CT_SLO_White Paper_ENG

Transkripcija

1 UPORABNIŠKI PRIROČNIK //COMTRADE/ UPORABNIŠKI PRIROČNIK ZA PORTAL IN VARNOSTNO SHEMO MIZKŠ Priročnik za ravnatelje Priročnik pokriva glavne akcije, ki jih ravnatelji opravljajo v Varnostni shemi: upravljanje z uporabniki svojega zavoda, pooblaščanje uporabnikov za uporabo aplikacij MIZKŠ, obdelava prošenj za dodelitev pravic, ipd.

2 Kazalo ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1. Predpogoji za uporabo Portala MIZKŠ in Varnostne sheme (VS) Kaj sta Portal in Varnostna shema MIZKŠ (VS)? Pridobitev vloge vodje zavoda v VS Prijava v Portal, VS in aplikacije MIZKŠ Dodajanje uporabnikov in njihovih vlog preko prošnje za dodelitev pravic Ročno dodajanje uporabnikov, ki so zaposleni pri drugem zavodu ali uporabnikov, ki niso vpisani v KPIS Pregled in iskanje uporabnikov zavoda Brisanje in deaktivacija uporabnikov, ki so zaposleni pri drugem zavodu ali uporabnikov, ki niso vpisani v KPIS Dodajanje in odvzemanje vlog uporabnikom za aplikacije MIZKŠ neposredno v VS Pregled dnevnika dogodkov Vstopno geslo Pogosta vprašanja in odgovori Dodatek 1: Pravila sinhronizacije med VS in kadrovsko evidenco v aplikaciji KPIS Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

3 1. Predpogoji za uporabo Portala MIZKŠ in Varnostne sheme (VS) Predpogoji za uporabo Portala MIZKŠ in VS: Osebni računalnik z nameščenim spletnim brskalnikom Microsoft Internet Explorer ali Mozila Firefox. Podprte so verzije, ki so uradno podprte s strani proizvajalca (IE 8 in novejši, Firefox 13 in novejši). Nameščeno veljavno osebno digitalno potrdilo (certifikat) Sigen. Digitalna potrdila MSS CA je možno uporabljati z Varnostno shemo samo do preteka njihove veljavnosti. Vsa digitalna potrdila imajo omejen rok veljavnosti in uporabniki morajo pridobiti novo digitalno potrdilo Sigen še pred potekom starega potrdila. Navodila za pridobitev in namestitev digitalnega potrdila Sigen se nahajajo na spletnem naslovu: Predpogoj za uporabo VS: Dodeljena uporabniška vloga nadzornik zavoda v VS. Postopek pridobitve te vloge je opisan v poglavju Pridobitev vloge vodje zavoda v VS na str. 8). Za dostop do VS je potrebna prijava uporabnika preko Portala (glej poglavje Prijava v Portal, VS in aplikacije MIZKŠ na str. 9). Po uspešni prijavi se bo povezava do VS če imate pravice za uporabo VS - prikazala v seznamu aplikacij MIZKŠ. 3 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

4 2. Kaj sta Portal in Varnostna shema MIZKŠ (VS)? PORTAL MIZKŠ Portal MIZKŠ je enotna vstopna točka za aplikacije MIZKŠ. Nahaja se na naslovu: Do portala dostopate z uporabo spletnega brskalnika Internet Explorer ali Mozila Firefox, tako da v naslovno vrstico brskalnika vpišete spletni naslov Portala ali izberete zaznamek (priljubljene povezave) do Portala, če ste si zaznamek poprej shranili. Po vstopu na Portal MIZKŠ, se na levi strani ekrana prikažejo povezave do javno dostopnih aplikacij MIZKŠ, za dostop do vseh drugih aplikacij pa je potrebna prijava uporabnika z osebnim digitalnim potrdilom preko povezave "Prijava". Poleg povezav do aplikacij MIZKŠ so na portalu objavljena tudi aktualna obvestila v zvezi z aplikacijami, semafor statusa delovanja aplikacij, kontaktni podatki za podporo uporabnikom za posamezne aplikacije ter druge koristne povezave in informacije. 4 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

5 VARNOSTNA SHEMA MIZKŠ Portal MIZKŠ je integriran z Varnostno shemo (VS), ki služi za urejanje pravic uporabnikov. VS uporabljajo samo nadzorniki zavodov (ravnatelji) in nadzorniki na MIZKŠ. V Varnostni shemi so shranjeni podatki o VIZ in drugih organizacijah, uporabnikih, aplikacijah MIZKŠ ter uporabniških vlogah v teh aplikacijah. V njej za vsakega uporabnika določeno: do katerih aplikacij lahko dostopa, na račun katerega zavoda in kakšne so njegove uporabniške vloge v teh aplikacijah. Če uporabnik za aplikacije v VS nima definiranih nobenih pravic, lahko uporablja zgolj javno dostopne aplikacije, ki ne zahtevajo prijave. Uporabnik aplikacije vedno uporablja na račun določenega zavoda (VIZ) zavod, kjer je uporabnik zaposlen ali zavod, ki uporabnika pooblašča, da uporablja določene aplikacije, četudi uporabnik tam ni zaposlen. To je prikazano na spodnji skici: Vloga A Vloga B Vloga C Vloga D Aplikacija A Aplikacija B VIZ Uporabnik Nadzorniki zavodov (ravnatelji) so tisti, ki določajo, kdo sme uporabljati aplikacije MIZKŠ na račun zavoda ter določajo vloge, ki jih imajo uporabniki v teh aplikacijah (temu rečemo upravljanje z uporabniki oz. administracija uporabnikov). Varnostna shema je tesno povezana s kadrovsko evidenco KPIS, zato je upravljanje z uporabniki različno, glede na to ali so uporabniki vpisani v kadrovsko evidenco v aplikaciji KPIS in sicer: Upravljanje z uporabniki iz VIZ zavodov, ki imajo vneseno kadrovsko evidenco v aplikacijo KPIS. Podatki o teh uporabnikih 1 se dnevno prenašajo iz KPIS v VS: o Če je nov uporabnik vpisan v KPIS, je avtomatsko dodan v VS, kjer mu je na njegovem zavodu (kjer je zaposlen) avtomatsko dodeljena vloga zaposlen na 1 EMŠO, ime, priimek, ID in , če podatek o u obstaja. 5 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

6 aplikaciji Zaposlen. Če želijo to uporabniki uporabljati aplikacije MIZKŠ, jim mora vodja zavoda za to dodeliti ustrezne pravice na aplikacijah. o Če je uporabnik izbrisan iz KPIS, bo avtomatsko izbrisan tudi iz VS. Sinhronizacija med KPIS in VS je podrobneje opisana v dodatku Dodatek 1: Pravila sinhronizacije med VS in kadrovsko evidenco v aplikaciji KPIS na str. 35. Upravljanje z uporabniki, za katere se kadrovski podatki ne vodijo v KPIS-u: To so bodisi uporabniki, ki so zaposleni v zavodih, ki niso vpisani v KPIS 2 ali so zaposleni v zunanjih organizacijah, ki sodelujejo z vzgojno izobraževalnimi zavodi. o o Novi uporabniki sami zaprosijo za dodelitev pravic v aplikacijah MIZKŠ preko obrazca Prošnja za dodelitev pravic, nadzornik zavoda pa jim te pravice odobri ali zavrne. To je opisano v poglavju Dodajanje uporabnikov in njihovih vlog preko prošnje za dodelitev pravic na str. 10. Če uporabnik ne potrebuje več pravic za uporabo aplikacij MIZKŠ, mu mora nadzornik zavoda te pravice odstraniti ali uporabnika izbrisati iz VS. Postopek upravljanja z uporabniki je orisan tudi na spodnji skici: 2 Vrtci, organizacije izobraževanja odraslih ali višje strokovne šole ter nekatere srednje šole. 6 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

7 7 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

8 3. Pridobitev vloge vodje zavoda v VS Vodja zavoda mora imeti dodeljeno vlogo nadzornik zavoda v VS. Ta vloga mu omogoča, da svojim uporabnikom dodeljuje in odvzema pravice za uporabo aplikacij MIZKŠ. Če je vodja zavoda vpisan v KPIS, bo vlogo nadzornik zavoda v VS pridobil avtomatsko. Če pa vodja zavoda ni vpisan v KPIS, mora za vlogo nadzornika zavoda v VS zaprositi nadzornika na MIZKŠ. To stori preko prošnje za dodelitev pravic. Ta postopek je opisan v poglavju Oddaja prošnje za dodelitev pravic za pridobitev vloge nadzornik zavoda v VS na str. 10. Postopek pridobitve vloge nadzornik zavoda v VS je prikazan na spodnji skici: Nov uporabnik postane vodja zavoda Ali je zavod v KPISu NE Vodja zavoda izpolni Prošnjo za dodelitev pravic + Pošlje na eportalviz.mizks@gov.si z EMŠO EMŠO vodje zavoda/organizacije DA Avtomatski prenos podatkov iz KPIS Nadzornik tipa zavoda na MIZKŠ obdela prošnjo Uporabnik ima vlogo vodje zavoda v VS DA Nadzornik potrdi PDP? NE Uporabnik nima vloge vodje zavoda v VS Vodja zavoda se prijavi s certifikatom na Portal in vstopi v aplikacijo Varnostna shema in si nastavi geslo Nadzornik zavoda v VS si lahko sam nastavlja uporabniške vloge v aplikacijah MIZKŠ. To je opisano v poglavju Dodajanje in odvzemanje vlog uporabnikom za aplikacije MIZKŠ neposredno v VS na str Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

9 4. Prijava v Portal, VS in aplikacije MIZKŠ Nekatere aplikacije MIZKŠ so javno dostopne in zanje prijava ni potrebna, za vse druge aplikacije - tudi VS - pa se je potrebno prijaviti v Portal MIZKŠ: 1. Vstopite v Portal MIZKŠ na naslovu 2. Kliknite povezavo "Prijava" v zgornjem desnem delu Portala. 3. Odpre se okno za izbiro digitalnega potrdila. Izberite svoje digitalno potrdilo Sigen (oz. MSS CA, če Sigen digitalnega potrdila še nimate) in kliknite gumb "OK". Po uspešni prijavi se v zgornjem desnem delu Portala izpiše vaše ime in priimek, v seznamu aplikacij pa se prikažejo vse aplikacije, ki jih lahko uporabljate. Dokler ste prijavljeni v Portal MIZKŠ, ponovna prijava v aplikacije ni potrebna. V aplikacije (tudi v VS) vstopite tako, da na Portalu izberete aplikacijo. Ob prvi prijavi v VS boste morali izbrati še svoje vstopno geslo, ki mora biti dolgo najmanj 8 znakov 3. Geslo si zapomnite, ker ga boste potrebovali za vstop v VS. Če se vam namesto Portala prikaže ekran s prošnjo za dodelitev pravic, potem v VS nimate nastavljenih vlog za nobeno aplikacijo MIZKŠ. V tem primeru morate za dodelitev vloge zaprositi nadzornika na MIZKŠ. To je podrobneje opisano v poglavju Oddaja prošnje za dodelitev pravic za pridobitev vloge nadzornik zavoda v VS na str. 10. Ko portala in aplikacij MIZKŠ ne potrebujete več ali če svoj računalnik zapustite brez nadzora dalj časa, kliknite povezavo "Odjavi" in zaprite okno brskalnika ter vse aplikacije. S tem preprečite morebitno zlorabo vašega digitalnega potrdila in nepooblaščen vstop tretje osebe v aplikacije MIZKŠ preko vašega računalnika. Za ponoven vstop v aplikacije je potrebna ponovna prijava v Portal. 3 Svetujemo, da vaše geslo ne vsebuje vašega imena ali imena zavoda. Priporočljivo je, da je geslo sestavljeno iz kombinacije črk in številk. Geslo naj bo tako, da ga drugi ne bodo mogli uganiti. 9 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

10 5. Dodajanje uporabnikov in njihovih vlog preko prošnje za dodelitev pravic Prošnja za dodelitev pravic je spletni obrazec, ki se pojavi, kadar se uporabnik prijavi v Portal MIZKŠ in v VS nima definirane nobene vloge za aplikacije, lahko pa jo uporabnik izbere tudi preko povezave na Portalu MIZKŠ. Uporablja se v dveh primerih: Vodja zavoda, ki ni vpisan v KPIS, nadzornika na MIZKŠ zaprosi za dodelitev vloge nadzornik zavoda v VS. Ta postopek je opisan v poglavju Oddaja prošnje za dodelitev pravic za pridobitev vloge nadzornik zavoda v VS na str. 10. Uporabnik, ki ni vpisan v KPIS ali ni zaposlen na zavodu, mora vodjo zavoda zaprositi za dodelitev vloge v aplikaciji MIZKŠ, če želi uporabljati aplikacijo. Ta postopek je opisan v poglavju Oddaja prošnje za dodelitev pravic za navadne uporabnike na str. 14. Če uporabnik, ki oddaja prošnjo za dodelitev pravic sploh še ni vpisan v VS in nadzornik prošnjo odobri, bo ob tem dodan v VS 4. Če pa je že vpisan v VS (in nadzornik prošnjo odobri), se mu bodo dodale vloge, za katere je zaprosil. Prošnja za dodelitev pravic se uporablja samo za dodeljevanje vlog oz. za dodajanje novih uporabnikov, ne pa tudi za brisanje uporabnikov ali odvzemanje pravic. To lahko naredi samo nadzornik zavoda neposredno v VS in uporabniki za to ne morejo zaprositi. Odvzemanje vlog je opisano v poglavju Dodajanje in odvzemanje vlog uporabnikom za aplikacije MIZKŠ neposredno v VS na str. 28. Brisanje uporabnikov je opisano v poglavju Brisanje in deaktivacija uporabnikov, ki so zaposleni pri drugem zavodu ali uporabnikov, ki niso vpisani v KPIS na str. 25. ODDAJA PROŠNJE ZA DODELITEV PRAVIC ZA PRIDOBITEV VLOGE NADZORNIK ZAVODA V VS Nov vodja zavoda, ki ni vpisan v KPIS, mora nadzornika na MIZKŠ preko prošnje za dodelitev pravic zaprositi za dodelitev vloge nadzornik zavoda v VS. Vodjam zavodov, ki so vpisani v KPIS, tega ni potrebno narediti, ampak bodo v VS dodani avtomatsko. Postopek oddaje prošnje za dodelitev pravic za pridobitev vloge nadzornik zavoda v VS: 1. V Portalu MIZKŠ kliknite povezavo Prošnja za dodelitev pravic. 4 To velja samo za uporabnike, ki niso vpisani v kadrovsko evidenco v aplikaciji KPIS ali sicer so vpisani v KPIS, pa so zaposleni na drugem zavodu. 10 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

11 2. Odpre se spletni obrazec prošnja za dodelitev pravic. EMŠO in nekateri ostali podatki uporabnika se preberejo iz digitalnega potrdila, dodatno pa vpišite še manjkajoče podatke: svoj elektronski naslov in telefonsko številko, ter ime in priimek, če manjkata. 11 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

12 3. Izberite tip zavoda, na katerem želite pridobiti vlogo nadzornik zavoda (npr osnovna šola ali 2020 vrtec). 4. Izberite občino. 5. Izberite konkreten zavod, na katerem želite pridobiti vlogo nadzornik zavoda. Prikazani so samo tisti zavodi, ki sodijo v izbrano občino v koraku V polju "Aplikacija, do katere želim dostopati" izberite "VS". 7. V polju "Moduli do katerih želim dostopati" izberite "Varnostna shema". 12 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

13 8. Izberite vlogo VS_Nadzornik_organizacije. 9. Kliknite gumb "Dodaj prošnjo za dodelitev pravic v seznam". Odpre se novo okno, v katerem lahko pregledate vašo vlogo. 13 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

14 10. Kliknite gumb "Vloži prošnje za dodelitev pravic". Nadzornik na MIZKŠ bo po elektronski pošti obveščen o novi prošnji za dodelitev pravic. Če vam prošnjo odobri, boste o tem obveščeni po elektronski pošti. Takoj zatem se lahko prijavite v VS (glej poglavje Prijava v Portal, VS in aplikacije MIZKŠ na str. 9). 11. Po oddaji prošnje za dodelitev pravic v VS, morate na elektronski naslov eportalviz.mizks@gov.si iz uradnega elektronskega naslova vašega zavoda/organizacije poslati sporočilo, ki vsebuje naslednji stavek:»potrjujemo, da je v organizaciji/zavodu (Ime vaše organizacije) oseba z Enotno matično številko občana (EMŠO vodje vašega zavoda) vodja (Ime vaše organizacije).«za nadaljnje delo z varnostno shemo si pomagajte z Uporabniškim priročnikom za portal in varostno shemo MIZKŠ, ki je objavljen na V VS si nastavite ustrezne uporabniške vloge za vse aplikacije MIZKŠ, ki jih boste potrebovali za svoje delo. Dodajanje uporabniških vlog v aplikacijah je opisano v poglavju Dodajanje in odvzemanje vlog uporabnikom za aplikacije MIZKŠ neposredno v VS na str. 28. ODDAJA PROŠNJE ZA DODELITEV PRAVIC ZA NAVADNE UPORABNIKE Prošnja za dodelitev pravic je spletni obrazec, s katerim lahko uporabnik svojega nadzornika zaprosi za dodelitev vloge v aplikaciji MIZKŠ. Pojavi se, kadar se uporabnik prijavi v Portal MIZKŠ in v VS nima definirane nobene vloge za aplikacije, lahko pa jo uporabnik izbere tudi preko povezave na Portalu MIZKŠ: 14 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

15 1. Odpre se spletni obrazec prošnja za dodelitev pravic. EMŠO in nekateri ostali podatki uporabnika se preberejo iz digitalnega potrdila, dodatno pa mora uporabnik vpisati še manjkajoče podatke: svoj elektronski naslov in telefonsko številko, ter ime in priimek, če manjkata. 2. Izbere tip zavoda, na katerem želi pridobiti vloge za aplikacije (npr osnovna šola ali 2020 vrtec). 3. Izbere občino. 4. Izbere konkreten zavod, na katerem želi pridobiti vloge za aplikacije. Prikazani so samo tisti zavodi, ki sodijo v izbrano občino v koraku V polju "Aplikacija, do katere želim dostopati" izbere "MŠŠ skupina aplikacij". 6. Izbere konkretno aplikacijo MIZKŠ, ki jo želi uporabljati. 15 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

16 7. Izbere vlogo, ki jo želi pridobiti v aplikaciji. Prikazane so samo tiste vloge, ki so možne v konkretni izbrani aplikaciji. 8. Klikne gumb "Dodaj prošnjo za dodelitev pravic v seznam". Podatki o izbrani aplikaciji se dodajo v tabelo. Če uporabnik želi pridobiti vloge za več aplikacij, ponovi korake od Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

17 9. Ko zaključi, klikne gumb "Vloži prošnje za dodelitev pravic". Vodja zavoda, za katerega želi uporabnik pridobiti vloge v aplikacijah, bo po elektronski pošti obveščen o novi prošnji za dodelitev pravic. OBDELAVA PROŠNJE ZA DODELITEV PRAVIC Ko uporabnik odda prošnjo za dodelitev pravic za uporabo določene aplikacije MIZKŠ na vašem zavodu, boste kot nadzornik tega zavoda po elektronski pošti prejeli obvestilo o prispetju nove prošnje za dodelitev pravic. To prošnjo morate bodisi odobriti bodisi zavrniti: 1. Prijavite se v VS. Postopek je opisan v poglavju Prijava v Portal, VS in aplikacije MIZKŠ na str V levem meniju kliknite povezavo "Pregled prošenj za dodelitev pravic". Prikaže se iskalnik prošenj za dodelitev pravic. Če veste, kateri uporabnik je poslal prošnjo za dodelitev pravic, lahko vpišete priimek uporabnika in kliknete gumb Išči. Lahko pa poiščete tudi vse še neobdelane prošnje za dodelitev pravic, tako da izberete svoj tip organizacije, občino (neobvezno) in zavod ter kliknete gumb Išči. 3. Prikaže se seznam oddanih prošenj za dodelitev pravic. Izberite prošnjo, ki jo želite obdelati (odobriti ali zavrniti), tako, da poleg prošnje kliknete povezavo ogled: 17 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

18 4. Odpre se stran s podrobnostmi izbrane prošnje za dodelitev pravic. Na tej strani lahko prošnjo za dodelitev pravic bodisi potrdite bodisi zavrnete. Uporabnik, ki je prošnjo oddal, bo o tem obveščen po elektronski pošti na svoj e-naslov. V za to namenjeno okno vpišite naziv vašega zavoda ter katere vloge v katerih aplikacijah ste odobrili in katere ste zavrnili: 18 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

19 5. Zatem kliknite gumb "Potrdi in pošlji sporočilo". Uporabnik bo dodan na vaš zavod, če še ni bil, nato pa mu bodo na vašem zavodu dodeljene vloge na želeni aplikaciji. Uporabnik pa bo o tem obveščen po elektronski pošti. Takoj zatem se že lahko prijavi v izbrano aplikacijo preko portala MIZKŠ. 6. Obdelajte še preostale prošnje, če jih je več (ponovite korake 2-5). 19 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

20 6. Ročno dodajanje uporabnikov, ki so zaposleni pri drugem zavodu ali uporabnikov, ki niso vpisani v KPIS Nadzorniki zavodov morajo v VS sami dodati oz. brisati uporabnike, če ti niso vpisani v kadrovsko evidenco v aplikaciji KPIS 5 ali če so uporabniki sicer vpisani v KPIS, pa so zaposleni na drugem zavodu. Ti uporabniki se v VS na vaš zavod ne dodajajo in ne brišejo avtomatsko 6. Navadno bodo ti uporabniki v VS dodani tako, da bodo sami preko prošnje za dodelitev pravic zaprosili za določeno vlogo v aplikaciji, nadzornik zavoda pa mu bo prošnjo odobril (opisano v poglavju Dodajanje uporabnikov in njihovih vlog preko prošnje za dodelitev pravic na str. 10. VS pa nadzorniku zavoda omogoča tudi neposredno dodajanje novih uporabnikov brez prošnje za dodelitev pravic. To postopek je opisan spodaj: 1. Prijavite se v VS. Postopek je opisan v poglavju Prijava v Portal, VS in aplikacije MIZKŠ na str V levem meniju kliknite povezavo "Administracija uporabnikov". 5 Uporabniki vrtcev, organizacij izobraževanja odraslih ali višjih strokovnih šol ter nekaterih srednjih šol. 6 Razen, če je uporabnik, ki je vpisan v KPIS, iz KPIS-a izbrisan. V tem primeru bo izbrisan tudi v VS na vseh zavodih, ne glede na to, kje je bil zaposlen. 20 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

21 3. Kliknite gumb Dodaj uporabnika. 4. Vpišite ime, priimek, EMŠO, naslov in telefonsko št. uporabnika, ki ga želite dodati. 5. Izberite svoj tip zavoda, občino (neobvezno) in svoj zavod. 6. Izberite aplikacijo MŠŠ skupina aplikacij, modul ter uporabniško vlogo, ki jo želite dodeliti uporabniku. 7. Uporabnik, ki je prošnjo oddal, bo o tem obveščen po elektronski pošti na svoj e- naslov. Če želite ob tem v sporočilo vključiti še poljuben tekst, ga lahko vpišete v za to namenjeno okno. 21 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

22 8. Kliknite gumb Potrdi spremembe in pošlji el. sporočilo. Uporabnik bo na vašem zavodu dobil vloge na aplikaciji, ki ste mu jih dodelili in bo o tem obveščen po elektronski pošti. Takoj zatem se že lahko prijavi v izbrano aplikacijo preko portala MIZKŠ. 22 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

23 7. Pregled in iskanje uporabnikov zavoda Nadzornik zavoda izvaja nadzor nad svojimi uporabniki. VS nadzorniku zavoda omogoča vpogled v vse uporabnike, ki imajo kakršne koli pravice na aplikacijah MIZKŠ vezane na nadzornikov zavod. Nadzornik zavoda nima vpogleda v uporabnike drugih zavodov. Postopek za iskanje posameznega uporabnika ali vseh uporabnikov, ki imajo na zavodu definirane kake uporabniške vloge v aplikacijah MIZKŠ: 1. Prijavite se v VS. Postopek je opisan v poglavju Prijava v Portal, VS in aplikacije MIZKŠ na str V levem meniju kliknite povezavo "Administracija uporabnikov". 3. Vpišite poljubne iskalne kriterije: a. Iskanje posameznega uporabnika: vpišite ime ali priimek uporabnika ali njegov EMŠO. b. Iskanje vseh uporabnikov, ki imajo na zavodu definirane kake uporabniške vloge v aplikacijah MIZKŠ: izberite svoj tip organizacije, svojo občino (neobvezno) in svoj VIZ. Kliknite gumb Išči. 23 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

24 4. Prikazal se bo seznam uporabnikov, ki ustrezajo iskalnim kriterijem. S klikom na povezavo Uredi ali na EMŠO uporabnika si lahko ogledate, katere vloge v aplikacijah so dodeljene uporabniku. 24 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

25 8. Brisanje in deaktivacija uporabnikov, ki so zaposleni pri drugem zavodu ali uporabnikov, ki niso vpisani v KPIS Uporabnikov, ki imajo vneseno kadrovsko evidenco v aplikaciji KPIS, nadzorniku zavoda, kjer so ti uporabniki zaposleni, v VS ni potrebno brisati, ampak se v VS dodajajo in odstranjujejo samodejno preko povezave s KPIS. Če je uporabnik izbrisan iz KPIS-a, bo s periodično sinhronizacijo podatkov med KPIS in VS izbrisan tudi iz VS. To je podrobneje opisano v poglavju Varnostna shema MIZKŠ na str. 5. Nadzorniki zavodov pa morajo v VS sami dodati oz. brisati morebitne druge uporabnike, če ti niso vpisani v kadrovsko evidenco v aplikaciji KPIS ali če so uporabniki sicer vpisani v KPIS, pa so zaposleni na drugem zavodu. Ti uporabniki se v VS na vaš zavod ne dodajajo in brišejo avtomatsko. Če pa je uporabnik, ki je vpisan v KPIS, iz KPIS-a izbrisan, bo izbrisan tudi v VS na vseh zavodih, ne glede na to, kje je bil zaposlen. Dolžnost vodje zavoda je, da vzdržuje kontrolo nad uporabniki drugih organizacij oz. drugih zavodov in pazi na to, da imajo dostop do aplikacij MIZKŠ le tisti zaposleni drugih organizacij oz. zavodov, ki so za to pooblaščeni na podlagi pogodbe zavoda s to organizacijo oz. je to nujno potrebno za delovanje zavoda. Če ne obstaja več podlaga ali razlog za to, da je uporabnik drugega zavoda oz. zunanje organizacije v VS pooblaščen za uporabo aplikacij MIZKŠ, je takega uporabnika potrebno odstraniti iz VS ali mu odvzeti uporabniške vloge v aplikacijah MIZKŠ. Pomen pojmov brisanje in deaktivacija uporabnika: Brisanje uporabnika: uporabnik in vse njegove vloge v aplikacijah MIZKŠ, ki so vezane na vaš zavod, so odstranjene iz VS. Če bi želeli uporabnika ponovno pooblastiti za uporabo aplikacij MIZKŠ, bi ga morali ponovno dodati v VS in mu dodeliti ustrezne vloge na aplikacijah. Če je uporabnik za uporabo aplikacij pooblaščen na več zavodih, bo izbris efektiven samo za vaš zavod, na ostalih zavodih pa bodo njegove vloge v aplikacijah nedotaknjene. Deaktivacija uporabnika: uporabnik ostane vpisan v VS, njegove vloge v aplikacijah MIZKŠ za vaš zavod pa se zamrznejo. Uporabnik aplikacij ne more uporabljati, dokler je deaktiviran. Deaktivacija uporabnika je primerna, kadar bo uporabnik dalj časa službeno odsoten (npr. v primeru porodniškega dopusta ali dalj časa trajajoče bolniške odsotnosti). Ko se uporabnik vrne, ga nadzornik zavoda preprosto ponovno aktivira in uporabnik bo ponovno lahko uporabljal vse aplikacije MIZKŠ enako kot prej. 25 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

26 Postopek brisanja in deaktivacije uporabnika: 1. Prijavite se v VS. Postopek je opisan v poglavju Prijava v Portal, VS in aplikacije MIZKŠ na str V levem meniju kliknite povezavo "Administracija uporabnikov". 3. Poiščite uporabnika, ki mu želite dodati ali odvzeti vloge za aplikacije MIZKŠ za svoj zavod (postopek iskanja je podrobneje opisan v poglavju Pregled in iskanje uporabnikov zavoda na str. 23). 4. V seznamu rezultatov bodo prikazani osnovni podatki (ime, priimek, telefon, ter podatek o tem, ali je uporabnik v VS aktiven ali ne). S klikom na povezavo Uredi si lahko ogledate, katere vloge v aplikacijah MIZKŠ ima uporabnik dodeljene. Če želite uporabnika izbrisati, kliknite povezavo Da v stolpcu Briši. Če uporabnika želite zgolj deaktivirati, kliknite povezavo Deaktiviraj. 26 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

27 5. Vpišite razlog za izbris oz. deaktivacijo uporabnika in potrdite akcijo. Opomba: brisanje oz. deaktivacija uporabnika postane efektivno ob naslednji prijavi uporabnika. Če je uporabnik že prijavljen v kako aplikacijo MIZKŠ, brisanje / deaktivacija nima vpliva, dokler uporabnik ne zapre aplikacije. Ob naslednji prijavi v aplikacijo bo VS uporabniku zavrnila vstop. 27 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

28 9. Dodajanje in odvzemanje vlog uporabnikom za aplikacije MIZKŠ neposredno v VS Nadzorniki zavodov lahko svojim uporabnikom (ki so na zavod vpisani bodisi ročno bodisi preko integracije s KPIS) poljubno dodajajo in odvzemajo vloge v aplikacijah za svoj zavod: 1. Prijavite se v VS. Postopek je opisan v poglavju Prijava v Portal, VS in aplikacije MIZKŠ na str V levem meniju kliknite povezavo "Administracija uporabnikov". 3. Poiščite uporabnika, ki mu želite dodati ali odvzeti vloge za aplikacije MIZKŠ za svoj zavod (postopek iskanja je podrobneje opisan v poglavju Pregled in iskanje uporabnikov zavoda na str. 23). V seznamu rezultatov kliknite povezavo Uredi. 4. Odpre se stran, kjer so prikazane obstoječe vloge na aplikacijah. 28 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

29 Če želite uporabniku dodati nove vloge: 1. Izberite svoj tip zavoda, občino (neobvezno) in svoj zavod. 2. Izberite aplikacijo MŠŠ skupina aplikacij, modul ter uporabniško vlogo, ki jo želite dodeliti uporabniku. 3. Kliknite gumb Dodaj izbrane pravice. 4. Če uporabniku želite dodati še kako vlogo (na isti ali drugi aplikaciji), ponovite korake 1-3. Ko zaključite, kliknite gumb Potrdi spremembe in pošlji el. sporočilo. Uporabnik bo na vašem zavodu dobil vloge na aplikaciji, ki ste mu jih dodelili in bo o tem obveščen po elektronski pošti. Takoj zatem se že lahko prijavi v izbrano aplikacijo preko portala MIZKŠ. 29 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

30 10. Pregled dnevnika dogodkov Nadzornik zavoda ima možnost pregledovati dnevnih dogodkov v ISSU, kjer vidi, kdaj se je posamezen uporabnik prijavil v VS. Nadzornik lahko vpogleda v dnevnik dogodkov za vse uporabnike, ki imajo kakršne koli pravice na aplikacijah MIZKŠ vezane na nadzornikov zavod. Nadzornik zavoda nima vpogleda v uporabnike drugih zavodov. Postopek pregledovanja dnevnika dogodkov: 1. Prijavite se v VS. Postopek je opisan v poglavju Prijava v Portal, VS in aplikacije MIZKŠ na str V levem meniju kliknite povezavo "Dnevnik dogodkov". 3. Če kliknete gumb Išči se bo prikazalo zadnjih 10 dogodkov iz Dnevnika dogodkov. Lahko pa prikaz omejite z iskalnimi kriteriji, npr. poiščete dogodke na določen dan, ali vse prijave določenega uporabnika (na podlagi njegovega imena, priimka ali EMŠO). 30 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

31 11. Vstopno geslo Varnostna shema privzeto za vstop zahteva poleg digitalnega potrdila tudi vstopno geslo. To vstopno geslo lahko spremenite. Če uporabnik svoje vstopno geslo pozabi, mu ga njegov nadrejeni lahko ponastavi. SPREMEMBA LASTNEGA VSTOPNEGA GESLA Priporočamo, da vstopno geslo za VS zaradi varnostnih razlogov spremenite najmanj vsake 3 mesece. To izvedete tako, da: 1. Prijavite se v VS. Postopek je opisan v poglavju Prijava v Portal, VS in aplikacije MIZKŠ na str V zgornjem desnem delu ekrana kliknite povezavo Uporabnik: 3. Prikaže se stran, kjer lahko spremenite svoje vstopno geslo, tako da vpišete najprej staro geslo in nato dvakrat vpišete novo geslo in kliknete gumb "Ponastavi geslo". 31 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

32 PONASTAVITEV VSTOPNEGA GESLA PODREJENIM UPORABNIKOM Če uporabnik pozabi svoje vstopno geslo za VS, mora zaprositi svojega nadzornika, da mu geslo ponastavi. Nadzornik zavoda lahko ponastavi vstopno geslo za vse svoje uporabnike: 1. Prijavite se v VS. Postopek je opisan v poglavju Prijava v Portal, VS in aplikacije MIZKŠ na str V levem meniju kliknite povezavo Administracija uporabnikov. Poiščite uporabnika, ki mu želite ponastaviti geslo (postopek iskanja je podrobneje opisan v poglavju Pregled in iskanje uporabnikov zavoda na str. 23). 3. Kliknite povezavo Da v stolpcu Reset gesla. Uporabniku se bo geslo ponastavilo in ob naslednji prijavi bo VS od uporabnika zahtevala, da si izbere svoje vstopno geslo. 32 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

33 33 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

34 12. Pogosta vprašanja in odgovori KJE DOBIM DIGITALNO POTRDILO (CERTIFIKAT)? Navodila za pridobitev in namestitev digitalnega potrdila Sigen se nahajajo na spletnem naslovu: POZABIL SEM SVOJE VSTOPNO GESLO. KDO MI LAHKO POMAGA? Kontaktirajte nadzornika na MIZKŠ. 34 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

35 13. Dodatek 1: Pravila sinhronizacije med VS in kadrovsko evidenco v aplikaciji KPIS Oseba, ki je v KPIS določena kot vodja zavoda, v VS avtomatično dobi pooblastila vodje zavodov in v VS avtomatično vidi in upravlja z vsemi zaposlenimi na svojem zavodu. Če se v KPIS zamenja vodja zavoda, se avtomatično zamenja tudi v VS. Če je novi vodja zavoda pred tem imel kakršne koli vloge na aplikacijah za ta zavod, se mu te vloge pobrišejo in dodeli privzet nabor vlog za aplikacije. Ta privzeti nabor vlog je odvisen od tipa zavoda (ravnatelj vrtca bo imel drugačen seznam privzetih vlog kot ravnatelj OŠ). Kakršne koli morebitne vloge na aplikacijah na ostalih zavodih se mu ne spremenijo. Če vodja zavoda v KPISu preneha biti vodja zavoda in postane navaden uporabnik, se mu pobrišejo vse obstoječe vloge na zavodu, na katerem mu je prenehala funkcija ravnatelja. Novi ravnatelj mu mora ponovno nastaviti vloge v aplikacijah, ki jih bo uporabljal. Če vodja zavoda A v KPISu preneha biti vodja zavoda A in postane vodja zavoda B, VS uporabniku pobriše vse obstoječe vloge na zavodu A in mu dodeli privzeti nabor vlog vodje glede na tip zavoda B. Če vodja zavoda A v KPISu postane tudi vodja zavoda B, VS uporabniku dodeli privzeti nabor vlog vodje glede na tip zavoda B, vloge na zavodu A ostanejo nedotaknjene. Če je nek uporabnik odstranjen iz baze KPIS (ni več zaposlen), bo z nočno sinhronizacijo podatkov med VS in KPIS odstranjen tudi iz VS in bo izgubil vse pravice in vloge v vseh aplikacijah MIZKŠ na vseh zavodih (v primeru, da je bil pooblaščen na več različnih zavodih in ne zgolj na zavodu, kjer je zaposlen). Če se uporabnik prezaposli iz zavoda A na zavod B, VS uporabniku pobriše vse obstoječe vloge na zavodu A. Na zavodu B nima definiranih nobenih vlog in mu jih mora definirati vodja zavoda B. Če se v KPIS vpiše nov navadni uporabnik, se v VS iz KPISa prenesejo podatki o uporabniku in uporabnika doda kot navadnega uporabnika pod ustrezen zavod. Vodja zavoda mu mora definirati vloge v aplikacijah. 35 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport

36 36 Ministrstvo za izobraževanje, kulturo, znanost in šport