KAZALO

Transkripcija

1 VPIS V SREDJE ŠOLE aplikacija za podporo vpisa v srednje šole KAZALO VPIS V SREDJE ŠOLE... 1 KAZALO OSNOVNI OPIS PROGRAMA Dostop do programa Veljavnost certifikata Osnovni meni Razdelitev glavnega okna Osnovni ukazi pri delu s programom PRIJAVA KANDIDATA Vnos kandidata iz baze osnovnošolcev Vnos kandidata, ki ga ni v bazi osnovnošolcev Vnos kandidata iz baze preteklih šolskih let PODATKI O KANDIDATU Osnovni osebni podatki Bivališče Predhodna izobrazba Drugi vpisni pogoji/razno Ocene/Dosežki Količniki Starši Rangi UREJANJE PODATKOV O PRIJAVLJENIH OZ. VPISANIH KANDIDATIH PRENOSI PRIJAV Odjava kandidata Prenos kandidata v primeru zamenjave šole POGOJI ŠOLA - PROGRAM Določitev ali ima program omejitev vpisa ali ne Izračun vpisnih mest in normiranega števila ponavljavcev Druga merila Številčenje sklepov in potrdil ŠOLSKO LETO PREGLEDI IN IZPISI OBDELAVE Prvi krog vpisnega postopka Drugi krog vpisnega postopka ISKANJE FORUM POMOČ POGOSTA VPRAŠANJA IN ODGOVORI TEHNIČNA IN VSEBINSKA POMOČ... 52

2 1. OSNOVNI OPIS PROGRAMA 1.1. Dostop do programa Za zagon programa potrebujete povezavo z internetom ter nameščen Internet Explorer ver. 7 ali višja različica ali Mozilla Firefox 4.0. Do programa dostopate preko portala ministrstva, ki se nahaja na spletnem naslovu: Za dostop do aplikacij na portalu potrebujete osebni javno veljavni certifikat SIGEN CA. Postopek pridobitve certifikata SIGEN CA je opisan na spletni strani: Po namestitvi certifikata se prijavite s klikom na povezavo PRIJAVA. Po uspešni prijavi, se na ekranu pojavi seznam aplikacij, do katerih imate dovoljenje za dostop. Med njimi se nahaja tudi aplikacija VPIS V SREDNJE ŠOLE. S klikom na to povezavo vstopimo v aplikacijo. Odpre se nova stran, kjer kliknete na PRIJAVA NOVINCEV V ŠOLSKO LETO ali izberete ARHIVSKI DOSTOPI ter VSTOP V APLIKACIJO. Na tej strani so izpisani še podatki o različici aplikacije, navodila ter kontaktni podatki za tehnično podporo aplikacije. 2

3 Po uspešnem vstopu v aplikacijo se odpre program z zavihki Veljavnost certifikata Veljavnost certifikata preverite tako, da v brskalniku Internet Explorerja izberete: 1. V zavihku ORODJA izberete možnost INTERNETNE MOŽNOSTI. 2. Odpre se vam okno 3. Izberete zavihek VSEBINA in kliknete na gumb CERTIFIKATI ali POTRDILA. 4. Odpre se vam okno, kjer so prikazani vsi certifikati, ki jih uporabljate. Certifikat, ki je potreben za aplikacijo VPIS V SREDNJE ŠOLE je kot izdajatelj naveden sigen-ca. Poleg izdajatelja certifikata je izpisan tudi datum veljavnosti certifikata. Zato bodite pozorni na ta datum in še pravočasno podaljšajte veljavnost, sicer vam aplikacija ne bo delovala. 3

4 5. Če želite aplikacijo VPIS V SREDNJE ŠOLE uporabljati na več računalnikih, si certifikat izvozite in nato uvozite na drugem računalniku. Certifikat izvozite tako, da označite certifikat in kliknete na gumb Izvozi. 6. Več o namestitvi certifikata in podaljšanju veljavnosti si lahko preberete na strani Certifikatne agencije Osnovni meni V osnovnem meniju izbirate med zavihki za vnos in pregledovanje podatkov. Na voljo so UČENEC, POGOJI, ŠOLA-PROGRAM, ŠOLSKO LETO, PREGLEDI, IZPISI, OBDELAVE, ISKANJE, POMOČ in ODJAVA, ki jih izberete s klikom. Ko želite zaključiti delo s programom, kliknite na zavihek ODJAVA Razdelitev glavnega okna Glavno okno je razdeljeno na levi in desni okvir. Okvir na levi strani je namenjen iskanju prijavljenih oz. vpisanih kandidatov na vaši šoli. Desni okvir je namenjen vnosu podatkov za prijavo kandidata in urejanju že prijavljenih oz. vpisanih kandidatov (UREJANJE(VNOSNI OBRAZEC)). Del okna lahko skrijete z namenom, da povečate ekranski prostora za drugi del. Temu je namenjen gumb Prikaži/skrij ali. 4

5 1.5. Osnovni ukazi pri delu s programom Padajoči seznam Padajoči seznam odprete s klikom na puščico. Iz prikazanega seznama izberete želeno vrednost. V nekaterih primerih je hitreje, če vrednost kar vtipkate (npr. pri spolu vtipkate m ali ž). Potrditveno polje S klikom v posamezni kvadratek potrdite ustrezne kriterije. Šifranti Podatek o pošti, občini in državi stalnega/začasnega bivališča, vnesete s pomočjo šifranta, kamor vnesete nekaj črk kraja in poženete iskanje. Klik na gumb LV odpre okno s šifranti. Na ta način lahko hitreje in bolj pravilno vnesete podatke. Zadošča, da vtipkate nekaj začetnih črk besede in pritisnete gumb Prikaži. S klikom na gumb Izberi potrdite izbiro iz seznama. Lahko pa samo kliknete na gumb Prikaži. V slednjem primeru se odpre celotni seznam. Podatke po vnesenih spremembah shranite s klikom na gumb Shrani(Alt S). Če opazite, da ne vnašate pravih podatkov, dejanje prekinite s klikom na gumb Prekini 5

6 Gumb Odjavi je namenjen odjavi kandidatov v času prenosa prijav oz. odjav nasploh (kandidat odnese prijavo). Gumb Sprejmi boste uporabili za ročni sprejem prijavljenih kandidatov (gumb je aktiven samo v terminih, ko je ta funkcija dovoljena v skladu z rokovnikom). 2. PRIJAVA KANDIDATA V delu PRIJAVA NOVEGA UČENCA izberete program, na katerega se kandidat prijavlja. V spustnem seznamu so na voljo programi vaše šole. Če želite, da se tudi pri naslednjem kandidatu ponudi izbrani program kliknite Shrani kot privzeto. Kandidata lahko poiščete v bazi osnovnošolcev ali ga ročno vnesete v prazen obrazec. Oba postopka sta opisana v nadaljevanju. Podatke po vnosu shranite s klikom na gumb Shrani(Alt S). Za vsako spremembo, ki jo vnesete pri učencu, je potrebno klikniti gumb Shrani. Podatki se samodejno ne shranjujejo. Če opazite, da ne vnašate pravih podatkov, dejanje prekinite s klikom na gumb Prekini in odprite nov prazen obrazec ali poiščite drugega kandidata iz baze osnovnošolcev. Vnesite vsa obvezna polja. V nasprotnem primeru vnos ne bo shranjen, program pa vas bo na to opozoril z rdečim tekstom poleg polja in v zgornji vrstici obrazca. Dopolnite manjkajoče podatke in ponovno kliknite na gumb Shrani Vnos kandidata iz baze osnovnošolcev Po izbiri programa, kamor želite kandidata prijaviti, poiščete podatke kandidata v bazi učencev zaključnih razredov OŠ, do katere dostopate v delu PRIJAVA NOVEGA UČENCA. V prazno polje za priimek vnesete nekaj črk priimka in potrdite iskanje z gumbom Prikaži. Če želite natančnejše iskanje vpišite še ime, ter na enak način potrdite iskanje. 6

7 S klikom na gumb Izberi pred priimkom in imenom, se podatki o kandidatu prepišejo v sredinski del ekrana, kjer je za UREJANJE (VNOSNI OBRAZEC). Privzeto je vklopljena funkcija, ki kaže samo učence, ki še niso prijavljeni na nobeno šolo. S tem se baza manjša in je olajšano iskanje. Za prijave na vzporedno izobraževanje, pa to funkcijo lahko sami izklopite tako, da odstranite kljukico. Če kandidata ne najdete v bazi, ponovite iskanje z manj vnesenimi črkami. V aplikaciji je dodana tudi nastavitev, ki onemogoča iskanje že prijavljenih kandidatov. Kandidate, ki so osnovno šolo zaključili prejšnje šolsko leto, lahko poiščete tudi v bazi predhodnih šolskih let. To storite tako, da dodate kljukico v polje Iskanje iz baze predhodnih šolskih let in po ustaljenem postopku poiščete z vnosom priimka in/ali imena. Ob Imenu in Priimku kandidata, se bo izpisal še: Datum rojstva, Prijavljen v šolskem letu, Šola, Program, Status. Vzporedna prijava Aplikacijo»Vpis v srednje šole«smo dopolnili tako, da mogoča prijavo enega kandidata na dva ali več programov hkrati, čeprav ti programi niso označeni kot interdisciplinarni (vzporedni). V primeru prve prijave, je postopek običajen kot do sedaj. V primeru druge in vsake naslednje prijave, pa je postopek prijave naslednji (začetek prijave poteka podobno, kot prijava na interdisciplinaren program): Najprej vam Ministrstvo za izobraževanje, znanost, kulturo in šport omogoči prijavo na neinterdisciplinaren program (potreben je pogovor z njimi) Izberete program, na katerega želite prijaviti kandidata V aplikaciji je potrebno najprej odstraniti kljukico»pri iskanju ne prikazuj že prijavljenih oz. sprejetih«7

8 V delu»prijava novega učenca«poiščete kandidata, ki ga želite ponovno prijaviti v iskalno polje vtipkate nekaj začetnih znakov imena in priimka in kliknete na gumb Prikaži Iz seznama kandidatov izberete kandidata s klikom na gumb Izberi Dopolnite kandidatove obvezne podatke Pri shranjevanju (klik na gumb Shrani(Alt+S)) nas aplikacija opozori:»kandidat je že prijavljen na xxx. Ali ga želite še enkrat prijaviti?«možna odgovora sta Da ali Ne. Pri kliku na gumb Da, se bo dodala nova prijava na izbrano šolo in program. Pri kliku na gumb Ne, se kandidat ne bo shranil na izbrano šolo in program in okno obvestila se bo zaprlo Vnos kandidata, ki ga ni v bazi osnovnošolcev Za vse ostale kandidate, ki ne prihajajo iz osnovne šole oz. kandidata ne najdete v osnovnošolski bazi, vnesite podatke v prazen obrazec, ki ga dobite s klikom na gumb Prazen obrazec. Odprl se vam bo prazen vnosni obrazec, kamor vnesete vse podatke o kandidatu. Obvezni podatki pri shranjevanju so: ime, priimek, spol, datum rojstva, emšo, kraj rojstva, državljanstvo, ulica, hišna številka, kraj, pošta, občina, država, predhodna izobrazba, šola. 8

9 2.3. Vnos kandidata iz baze preteklih šolskih let Če veste, da je kandidat bil v izobraževalnem procesu že v preteklih šolskih, ga lahko prenesete iz baze preteklih šolskih let. Prenos kandidatov deluje od šolskega leta 2009/2010 dalje. Prenos kandidata iz preteklega šolskega leta naredite po naslednjem postopku: V razdelku»prijava novega učenca«označite polje»iskanje iz baze predhodnih šolskih let«v iskalno polje vnesete ime in priimek kandidata oz. le del imena ali priimka Kliknite gumb Prikaži Iz seznama prikazanih kandidatov izberite ustreznega kandidata Kliknite gumb Izberi pred ustreznim kandidatom Podatki kandidata se prepišejo v vnosni obrazec Kliknite gumb Shrani Izberete zavihek Predhodna izobrazba Popravite ustrezno predhodno izobrazbo Označite eno izmed polj»ponavljavec v SŠ«,»Preusmerjenec«,»Zaključek OŠ/SŠ pred enim letom ali več«kliknite gumb Shrani Vnesite še ostale pogoje in podatke, potrebne za vpis Kliknite gumb Shrani 3. PODATKI O KANDIDATU 3.1. Osnovni osebni podatki Osnovni osebni podatki so obvezni, razen podatka o matični številki občana. Ko kandidate prijavljate, podatek EMŠO ni obvezen podatek. Kasneje, ko želite kandidata sprejeti, pa je podatek obvezen, in sprejem brez vnosa le tega ni mogoč. V primeru, da kandidat iz objektivnih razlogov ni mogel pridobiti EMŠO-ja, le to označite na zavihku DRUG. VPIS. POG./RAZNO. Osnovni osebni podatki so stalno vidni v srednjem delu ekrana. Nad njimi je meni za izbiro drugih podatkov, ki je razdeljen v naslednje zavihke: BIVALIŠČE, PREDHODNA IZOBRAZBA, DRUGI VPISNI POGOJI/RAZNO, OCENE/DOSEŽKI, STARŠI, DIJAŠKA IZKAZNICA, OPOMBE in RANGI. S klikom na želeni zavihek odprete vnosna polja Bivališče V polja o BIVALIŠČU praviloma vnesite podatke o stalnem bivališču. Če to ni mogoče (npr. prosilci za azil) oz. kandidat želi drugače (zaradi obveščanja), vnesite začasno bivališče. 9

10 Na desni strani je polje, ki ga označite, če želite naslov kandidata vnesti iz registra prostorskih enot. Če to polje ni označeno in naslov ni prenesen iz baze učencev ga vnesete sami. Kot rečeno, na razpolago so trije različni načini vnosa podatkov o bivališču: V primeru, da označite polje Naslov obstaja v registru prostorskih enot (RPE), morate vsa polja izbrati iz šifrantov (na gumbu LV). V primeru, da ne označite polje Naslov obstaja v registru prostorskih enot in imate izbrano Država = Slovenija, potem lahko iz šifranta izberete le polja Občina in Pošta. V primeru, da nimate označeno polje Naslov obstaja v registru prostorskih enot in država ni Slovenija, potem je potrebno vsa polja vpisati ročno, brez šifrantov Predhodna izobrazba Zavihek je namenjen vnosu podatkov o predhodni izobrazbi. Podatek o predhodni izobrazbi je povezan z obrazcem za vnos ocen in preračun točk s količniki. Zato je pomembno, da pravilno izberete predhodno izobrazbo. Vrsto predhodne izobrazbe izberete med naslednjimi vrstami: 10

11 Devetletna OŠ Izberete za kandidata, ki je osnovno šolo zaključil v šolskem letu 2010/2011 ali kasneje. Polje izberete tudi za tiste kandidate, ki so osnovno šolo zaključili v tujini pa tudi tiste, ki so zaključili osnovno šolo s posebnimi pedagoškimi načeli ne glede na šolsko leto. Devetletna OŠ zaključena 2009/2010 Izberete za kandidata, ki je osnovno šolo zaključil v šolskem letu 2009/2010. Devetletna OŠ zaključena 2008/2009 Izberete za kandidata, ki je osnovno šolo zaključil v šolskem letu 2008/2009. Devetletna OŠ zaključena v š.l. 2006/ /08 Izberete za kandidata, ki je osnovno šolo zaključil v šolskem letu 2006/07 ali 2007/08. OŠ na domu, OŠ za odrasle Izberete za kandidata, ki je zaključil te vrste programov ne glede na leto. OŠ končali pred š. l. 2006/07 Preden za kandidata, ki je OŠ končal pred š. l. 2006/07 izberete obrazec za vnos ocen, morate dobiti pisno izjavo o tem, za katera merila se je kandidat odločil, in sicer za merila, ki so veljala, ko bi se ali se je prvič vpisoval v srednjo šolo ali letošnja. Če se odloči za starejša merila imate na voljo naslednje obrazce: Devetletna OŠ zaključena v š.l. 05/06 ali pred š. l. 05/06 ali Osemletna OŠ. Nižje poklicno izobraževanje Izberete za kandidata, ki zaključuje NPI in se vpisuje v programe SPI ali STSI. Srednja šola Izberete za kandidata, ki se vpisuje v program poklicno-tehniškega izobraževanja PTI, poklicni tečaj PT ali maturitetni tečaj MT. Vnosna maska se bo odprla v povezavi s programom, na katerem je kandidat prijavljen. Če se kandidat vpisuje na program PTI, aplikacija zahteva izpolnjeno polje DOSLEJ OBISKOVANI SŠ PROGRAM. V primeru, da se kandidat vpisuje npr. v program gimnazija, je to polje nedelujoče. OŠ po meri V kolikor je kandidat obiskoval različne programe izobraževanja npr. 7. in 8. razred devetlene OŠ, 9. razred pa OŠ na domu, mu kot predhodna izobrazba izberete OŠ na domu. OPIS OSTALIH POLJ Iz šifranta izberete PREDHODNO IZOBRAZBO (osnovna ali srednja), in šolo, ki jo je kandidat obiskoval, PRVI TUJ JEZIK, PROGRAM SREDNJE ŠOLE in ODDELEK po želji. Preusmerjenec Označite, če gre za kandidate, ki so že bili vključeni v izobraževalni proces na srednji šoli, niso uspešno zaključili programa, pa se bodo ponovno vpisali v 1. letnik drugega programa. Če označite, da je prijavljeni kandidat preusmerjenec, potem ne označujte naslednjih polj: Ponavljalec, Zaključena OŠ/SŠ pred enim letom in več. Ponavljalec v SŠ 11

12 Označite, če gre za kandidate, ki so že bili vključeni v izobraževalni proces na srednji šoli in bodo ponavljali 1. letnik istega programa. Če označite, da je prijavljeni kandidat ponavljalec, potem ne označujte naslednjih polj: Preusmerjenec, Zaključena OŠ/SŠ pred enim letom in več, Izpolnjena samo osnovnošolska obveznost. Ponavljalce lahko poiščete tudi v bazi predhodnih šolskih let. Zaključena OŠ/SŠ pred enim letom ali več Polje obvezno izpolnite: Če gre za kandidata, ki je osnovno šolo (tudi na ljudski univerzi) zaključil pred enim letom in več in se do sedaj ni nikjer vključil v izobraževalni proces (ne gre za preusmerjence ali ponavljalce). Iz šifranta šol izberite naziv šole (ljudske univerze). Če gre za kandidata, ki je srednjo šolo po programih nižjega ali srednjega poklicnega izobraževanja zaključil pred enim letom in več in se do sedaj ni nikjer vključil v izobraževalni proces (ne gre za preusmerjence ali ponavljalce). Če gre za kandidata, ki se v program maturitetni tečaj vpisuje kandidat z uspešno zaključenim tretjim letnikom gimnazije, preverite, če je bil najmanj eno leto izven izobraževalnega procesa. Če kandidata prenašate iz baze preteklih šolskih let je potrebno označiti eno izmed polj:»preusmerjenec«,»ponavljalec v SŠ«ali»Zaključena OŠ/SŠ pred enim letom ali več«. Izpolnjena samo OŠ obveznost Označite za kandidate, ki niso zaključili osnovne šole, in imajo končano osnovnošolsko obveznost. V primeru, da ima kandidat označeno to polje, se lahko vpisuje samo na programe nižjega poklicnega izobraževanja, vnos ocen ni potreben. Zaključil(a) osnovno šolo v tujini Če je kandidat osnovnošolko obveznost zaključil v tujini, v polje dodajte kljukico. V šifrantu OŠ ni tujih šol, zato boste to polje morali izpolniti sami Drugi vpisni pogoji/razno Drugi vpisni pogoji Te podatke vnašate samo, če so z izobraževalnim programom določeni še drugi vpisni pogoji, kot so: preizkus nadarjenosti oz. spretnosti status športnika. zdravniško potrdilo. Če kandidat teh pogojev ne izpolnjuje, vas program na to še dodatno opozori nad vnosnim obrazcom učenca. Razno Tukaj vnašate podatke o kandidatu z odločbo o usmeritvi. Če je kandidat k vam razporejen z odločbo o usmeritvi, izberete v šifrantu vrsto motnje. Program vas bo opozoril na možnost izključitve kandidata iz izbirnega postopka. 12

13 Šifrant motenj: Če želite, da bo kandidat zaradi odločbe sprejet na vašo šolo mimo izbirnega postopka, izberite DA in potrditveno polje se bo samodejno napolnilo s kljukico. Če pa želite, da kandidat kljub odločbi sodeluje v izbirnem postopku, izberete NE, in potrditveno polje bo ostalo prazno. V izbirnem postopku bo kandidat sodeloval tako, kot da odločbe nima. Če je v odločbi določeno, da je potrebno upoštevati znižan normativ pri oblikovanju oddelka, potem to označite. Polje»Brez EMŠO iz objektivnih razlogov«označite samo v primeru, da kandidat iz objektivnih razlogov ni mogel pridobiti EMŠO-ja. EMŠO je obvezen del evidence, ki jo je potrebno voditi na vsaki šoli. Vajenci V kolikor se v program, ki ga izvajate v vajenški obliki prijavlja kandidat, prijavlja kandidat, ki bo obiskoval program kot vajenec, mu to ustrezno označite. Ko vajenec prinese pogodbo ki jo je sklenil z delodajalcem podatek označite v vrstici Vajeniška pogodba izvzeti iz izbirnega postopka. Z obkljukanim poljem bo kandidat izvzet iz izbirnega postopka Ocene/Dosežki Polja za vnos se aktivirajo glede na merila za vpis v izbrani izobraževalni program, ter v skladu z izbrano PREDHODNO IZOBRAZBO. Aplikacija bo vpisala (sprejela oziroma spremenila status iz prijavljen v vpisan) samo tistim prijavljenim kandidatom, ki bodo izpolnjevali vse vpisne pogoje. V tem zavihku ocene/dosežki 13

14 označujete izpolnjevanje splošnega vpisnega pogoja, končano ustrezno predhodno izobraževanje. Postopek je sicer avtomatiziran za večino prijavljenih učencev, saj se podatki o ocenah in zaključeni OŠ prenašajo iz obstoječih baz podatkov. Žal pa vedno ni tako, zato je včasih potrebno, da sami označite polja, ki jih aplikacija določa kot obvezna. V kolikor je kandidat obiskoval različne programe izbobraževanja (npr. 7. in 8. razred devetlena OŠ, 9. razred OŠ na domu) je potrebno za kombinacijo izbraževanj točke iz ocen ustrezno preračunati, glede na količnike v posameznem razredu. Prijava na NPZ in Vpis Na zavihku OCENE/DOSEŽKI je na desni strani ocen viden zadnji prenos ocen, ki smo ga izvedli na MŠŠ. V razdelku Prijava na NPZ in Vpis so naslednji podatki: o Datum zadnjega prenosa ocen datum zadnjega prenosa ocen za izbranega kandidata, če je bil kandidat vnesen ročno, nima izpolnjenih podatkov o Zaključena OŠ če je kandidat bil prenesen iz aplikacije»prijava na NPZ in Vpis«je v tem polju vidno stanje iz omenjene aplikacije, lahko se podatek ročno spreminja V primeru spreminjanja podatka v polju»zaključena OŠ«, je potrebno po spemembi klikniti gumb Shrani. Prenos ocen se izvaja dvakrat. Prvi prenos izvedemo ob vzpostavitvi aplikacije za novo šolsko leto, drugič pa v juniju, ko osnovne šole zaključijo z vnosom ocen v aplikacijo»prijava na NPZ in Vpis«. Na šolah, kjer ni omejitve vpisa obvezno vnesite: 1. Za kandidata, ki se vpisuje v program nižjega poklicnega izobraževanja z zaključeno osnovnošolsko obveznostjo v zavihku PREDHODNA IZOBRAZBA obvezno označite polje Izpolnjena samo OŠ obveznost, če kandidat izpolnjuje vpisni pogoj, bo to dovolj za sprejem. 2. Za kandidata, za katerega v bazi ni vseh ocen oziroma ni označenih obveznih polj in se vpisujejo v program nižjega in srednjega poklicnega izobraževanja, srednjega strokovnega in tehniškega izobraževanja, ter gimnazije, označite polje Zaključena OŠ, če je to razvidno iz spričevala 9. oziroma zadnjega razreda oziroma iz dokazil o izpolnjevanju vpisnega pogoja (to velja za kandidate, za katere ste izbrali predhodno izobrazbo Devetletne OŠ,, Devetletna OŠ zaključena 2009/2010 in Devetletna OŠ zaključena 2008/2009, Devetletna OŠ na domu in OŠ za odrasle, pri ostalih pa je dovolj, da vnesete splošni učni uspeh v zaključnem letniku), za dijaka, ki se po končanem izobraževanju po programu nižjega poklicnega izobraževanja vpisuje v program srednjega poklicnega izobraževanja ali srednjega strokovnega izobraževanja vnesite oceno splošnega uspeha pri zaključnem izpitu. 3. Za kandidata, ki se vpisuje v programe poklicno-tehniškega izobraževanja, ocena splošnega uspeha pri zaključnem izpitu. 4. Za kandidata, ki se vpisuje v program poklicnih tečajev, ocena splošnega učnega uspeha 4. letnika. 5. Za kandidata, ki se vpisuje v program Maturitetni tečaj, in je končal tretji letnik gimnazije, ocena splošnega učnega uspeha 3. letnika, za tistega, ki je končal program srednjega poklicnega izobraževanja, srednjega tehniškega ali poklicno-tehniškega, pa ocena splošnega uspeha pri zaključnem izpitu oz. poklicni maturi. 14

15 Čeprav kandidat v bazi nima vseh ocen oziroma nima označenih obveznih polj, ki preverjajo izpolnjevanje vpisnega pogoja, ga lahko na programih brez omejitve sprejmete. S tem ste zavestno kršili določila zakona, ki določa vpisne pogoje. Če se zavestno odločite, da boste kandidata, ki ne izpolnjuje vpisnega pogoja sprejeli, potem ga izberete iz seznama in kliknete na gumb Sprejmi, nad njegovimi osebnimi podatki. Aplikacija vas še enkrat vpraša, če res želite sprejeti takega kandidata. Če kliknete Da, se kandidatu spremeni status v SPREJET. V nasprotnem primeru je kandidat še vedno prijavljen. OŠ po meri Pri kandidatih, ki imajo v različnih razredih različne vrste izobaževanja, je potrebno točke iz ocen ročno preračunati. Na strani Ocene/Dosežki, se vam bo odprl obazce, kamor vnesete izračunane točke. Dosežki NPZ se bodo prenesli, v kolikor je kandiat opravljal nacionalno preverjanje znanja. V kolikor se iz osnovnošolske baze podatek o Zaključeni osnovni šoli ni prenesel, je potrebno tudi tega dodati. 15

16 Za preračun po posameznih razredih lahko uporabite priloženo tabelo, ali pa pokličete na vzdrževalno službo, ki vam bo pomagala izračunati točno število. OŠ - OŠ - na OŠ - OŠ - na OŠ - OŠ - na predmeti domu predmeti domu predmeti domu slovenščina matematika tuji jezik likovna vzgoja glasbena vzgoja geografija zgodovina držav. vzg. in etika fizika 5 5 kemija 5 5 biologija 5 5 naravoslovje 5 tehnika in tehnologija 5 5 športna vzgoja področje umetnosti družboslovni predmeti naravoslovni predmeti OŠ - predmeti OŠ - na domu skupni predmeti 7. oš 8. oš 9. na domu SKUPAJ ,375 16

17 7. na domu 8. oš 9. oš ,99 1, na 7. oš domu 9. oš ,98 1, na domu 8. na domu 9. oš ,97 1,222 1, na domu 8. oš 9. na domu ,99 1,222 1, oš 8. na domu 9. na domu ,98 1,444 1,375 Na šolah z omejitvijo vpisa: 1. Obvezno vnesete vse podatke v skladu z merili za izbiro kandidatov v primeru omejitve vpisa. Če je učenec iz posameznega predmeta opravičeno neocenjen, bo pri tem predmetu vnesena povprečna ocena. Le-ta bo preračunana programsko ob uvozu ocen iz osnovnošolske baze ocen, ob pogoju, da so na osnovni šoli pravilno označili polje (namesto ocene označili s P) 2. Program bo preverjal izpolnjevanje: osnovnih (pozitivne ocene, zaključena OŠ) in drugih vpisnih pogojev zahtevanih za program (opravljen preizkus posebne nadarjenosti oz. spretnosti, status športnika oz. zdravniško potrdilo). 3. V omejitvi bodo sodelovali vsi prijavljeni kandidati, razen tistih, ki imajo odločbo o usmeritvi in hkrati oznako, da so izključeni iz izbirnega postopka. Posebni primeri ocen Ocena tipa N Če kandidat nima ocene iz posameznega predmeta, vpišemo N. Na primer kadar kandidat prihaja iz tujine in se njegov predmetnik razlikuje od ponujenega. V tem primeru se upoštevajo vse vnesene ocene, razen N, nato pa se doseženo število točk preračuna z ustreznim količnikom tako, da je največje število točk iz ocen (v primeru, da bi vse ocene imel 5) enako

18 Ocena tipa P Če je bil kandidat opravičeno neocenjen iz posameznega predmeta se to označi s črko P. Učencem bodo to oznako vpisali v OŠ, tako da vnos ne bo potreben. Pri izračunu točk se le ta nadomesti s povprečjem ostalih ocen predmetov iz ponujenega predmetnika (ne splošnega učnega uspeha) v tem razredu. Npr: Matematika 4 Slovenščina 5 Športna vzgoja P Tuj jezik 3 V tem primeru, se bo kot ocena za Športno vzgojo upoštevalo povprečje ostalih 3 ocen, to je ( )/3 = 4. 18

19 V primeru, da kandidatu izberemo predhodno izobrazbo Srednja šola, je potrebno vnesti številske ocene. Oceni N in P nista dovoljeni. Po zaključku vnosa ocen, je za shranjevanje potrebno klikniti gumb Shrani Količniki Potrebne količnike bo program izračunal avtomatsko, glede na vpisane podatke. Preverite jih lahko na gumbu Analiza. Količniki so namenjeni preračunu točk na nova merila za vpis. Količniki za preračun točk iz ocen Seštevek točk se izračuna ob shranjevanju, in je viden v polju TOČKE. Vsota točk je že pomnožena z ustreznim količnikom za preračun. Če kandidat ne da soglasja za uporabo dosežkov iz NPZ oz. v aplikaciji ni dodana kljukica za soglasje, se NPZ točke ne bodo upoštevale, čeprav so vpisane. 19

20 Kot že omenjeno, bo količnike program izračunal sam, za informacijo in preverjanje pa v nadaljevanju posredujemo nekaj najbolj pogostih. 20

21 NAJBOLJ POGOSTI KOLIČNIKI GLEDE NA PREDHODNO IZOBRAZBO Količniki so potrebni pri naslednjih vrstah predhodne izobrazbe: Naziv Deljenec Delitelj Količnik za ocene OŠ na domu ,346 OŠ za odrasle ,25 Devetletna OŠ zaključena v š ,0588 l. 2005/06 Devetletna OŠ zaključena ,3462 pred š.l. 2005/2006 Osemletna OŠ ,3462 KOLIČNIKI ZA KANDIDATE IZ NIŽJEGA POKLICNEGA IZOBRAŽEVANJA Količnik je odvisen od tega, koliko splošnoizobraževalnih predmetov je kandidat imel po predmetniku v zaključnem letniku. Delitelj je maksimalna vrednost točk glede na učenčev predmetnik (število ocen x 5). Nekaj primerov je v tabeli: Naziv Deljenec Delitelj Količnik za ocene Nižje poklicno izobraževanje (NPI) -14 ocen ,33333 Nižje poklicno izobraževanje (NPI) - 12 ocen ,6923 Za predmete, ki jih ni v učenčevem predmetniku vpišete oznako N. 21

22 Količniki za preračun točk iz NPZ oz. nacionalnega preverjanja znanja V polja se vnašajo odstotki, ki so jih kandidati dosegli pri NPZ, in ne točke. Tudi pri prenosu iz osnovnošolske baze bomo prenesli odstotke, brez decimalnih mest. Končal v 2005/06 in izbral letošnja merila V tem primeru se upoštevajo odstotki doseženi pri NPZ. V kolikor se kandidat NPZ ni mogel udeležiti (samo upravičeni razlogi) pa se upošteva ocena matematike in slovenščine/maternega jezika v 9. razredu, ki se pomnoži ta z naslednjim količnikoma: Za matematiko: 100/5 = 20 Za slovenščino/materni jezik: 100/5 = 20. Končal v 2005/06 in izbral lanska merila V tem primeru se upoštevajo ponderirane ocene 9. razreda, in se nato preračunajo s količnikom 200/142,5 = 1,4035 Končal osemletko ali devetletko pred šol. letom 2005/06 Upošteva se ocena matematike in slovenščine/maternega jezika v zadnjem razredu, ki se pomnožita z naslednjima količnikoma: Za matematiko: 100/5 = 20 Za slovenščino/materni jezik: 100/5 = 20. Kontrola Za zahtevnejše primere imate možnost ogleda izračuna točk na tekstu Analiza. Primer 1 Iz primera je razvidno, da kandidat z vsemi možnimi točkami po merilih za šolsko leto 2005/2006, tudi po predlanskih merilih dobi vse možne točke. Kje in kakšni količniki se pri tem uporabijo, je razvidno, če na obrazcu za vnos ocen kliknemo na povezavo Analiza. 22

23 Primer nam tudi pokaže, kako se kljub vpisanim vsem možnim priznanjem, upošteva iz tega le 15 točk, kar vidimo na gumbu Analiza. Lepo so razvidni tudi količniki omenjeni v poglavju Količniki. Primer 2 Primer prikazuje kandidata s končano osemletko, ki se NI odločil za predlanska merila. Enako kot v prejšnjem primeru, tudi tukaj ob najvišjih možnih ocenah in rezultatih dobi najvišje možno število točk. 23

24 Razvidni pa so tudi uporabljeni količniki oz. postopek izračuna števila točk. V tem primeru je število točk iz drugih dosežkov omejeno na

25 25

26 3.7. Starši Na zavihku STARŠI vnesete podatke o starših in njihove kontaktne podatke. Ločeno lahko vnesete podatke tako za enega kot za drugega starša. Podatki niso obvezni, so pa potrebni za vodenje evidence. Evidenco najdete med PREGLEDI»Evidenca prijavljenih kandidatov«in»evidenca vpisanih dijakov«. V primeru, da kandidat živi pri starših, imate na zgornjem delu obrazca gumb Kopiraj naslov kandidata, s katerim z enim klikom izpolnite polja o bivališču staršev. V spodnji del vnesete še kontaktne podatke staršev Rangi Polja za vnos rangov so aktivna samo v primeru, če je kandidat sodeloval v 1. krogu izbirnega postopka in je bil neuspešen. Range vnašate na osnovi oznak v seznamu šol s prostimi mesti. Poleg vsakega ranga vpišete, če ima kandidat pridobljene tudi DRUGE DOSEŽKE, ki so z razpisom priznani za vpis na ta rang (program). Po vnosu rangov podatke shranite z gumbom Shrani. V primeru napačnega vnosa, vas program na to opozori. 26

27 Ob vnosu rangov (oz. pri shranjevanju podatkov) se kontrolira izpolnjevanje vpisnih pogojev za rang. Če kandidat ne izpolnjuje katerega izmed pogojev, ranga ne bo mogoče shraniti. Po uspešnem shranjevanju se tabela napolni z nazivom šole in programom, ter z izračunom točk za posamezen rang. Podrobna navodila glede vnosa rangov so navedena v poglavju Drugi krog vpisnega postopka. 4. UREJANJE PODATKOV O PRIJAVLJENIH OZ. VPISANIH KANDIDATIH Okvir PRIJAVLJENI UČENCI je namenjen iskanju kandidatov, ki so prijavljeni oziroma vpisani na vašo šolo. Ko urejate prijavljene ali vpisane kandidate je smiselno, da del za prijavo novega učenca skrijete. To storite s klikom na gumb P/S prikaži/skrij. V polje PRIIMEK vnesite nekaj začetnih črk priimka ali cel priimek. Z gumbom Prikaži ali s tipko Enter na tipkovnici potrdite iskanje. Iščete lahko tudi po imenu tako, da vnesete še ime ali del imena v polje IME ter potrdite iskanje. Prikaže se vam seznam prijavljenih ali vpisanih kandidatov na vaši šoli. V polju PROG. je zaporedna številka programa, na katerega je kandidat prijavljen oz. vpisan. V polju STAT. je status kandidata. Pomen statusov: 1 kandidat je prijavljen, 5 kandidat je skupinsko sprejet v prvem krogu, 6 kandidat je sprejet v drugem krogu, 7 kandidat je sprejet drugam v drugem krogu, 8 kandidat je ročno sprejet. S klikom na Izberi pred priimkom kandidata, se na desni strani ekrana prikažejo njegovi podatki. 27

28 Za prikaz celotnega seznama prijavljenih ali vpisanih, kliknite gumb Prikaži, brez vnosa kriterija. V tem primeru dobite več kandidatov, kot je lahko prikazanih na ekranu, zato se seznam razširi na več strani, ki jih izbirate s klikom na zaporedno številko strani. 5. PRENOSI PRIJAV 5.1. Odjava kandidata Kandidate, ki iz šole odnesejo prijavo, odjavite na gumbu Odjavi. Enako storite, če kandidat prenese prijavo na drug program na vaši šoli. Pomembno je, da odjavo naredite čim prej, da omogočite prijavo na drugi šoli/programu. Kandidata, ki je prenesel prijavo k vam, poiščete v delu PRIJAVA NOVEGA UČENCA, kjer so na voljo vsi odjavljeni kandidati Prenos kandidata v primeru zamenjave šole V primeru zamenjave šole kandidata smo omogočili prenos kandidata brez dodatnega potrjevanja izvorne šole. Pri prijavi kandidata, ki je že prijavljen na drugi šoli, se vam bo prikazalo opozorilo. Ob potrditvi, se bo izvedlo brisanje kandidata na izvorni in prijava na trenutni šoli. Prenos kandidata deluje samo za prijavljene kandidate, za sprejete kandidate prenos ni možen. Potrebna je odjava na prvi šoli, šele nato prijava na drugi šoli. 28

29 6. POGOJI V meniju POGOJI se na seznamu pojavijo prijavljeni kandidati. Na eni strani lahko vsem prijavljenim kandidatom označite naslednja polja: Soglasje za uporabo NPZ Status športnika Preizkus nadarjenosti Zdravniško potrdilo Posameznemu kandidatu lahko omenjena polja označite na dveh mestih: V meniju POGOJI ali Na posameznemu kandidatu v meniju UČENEC/DRUGI VPISNI POGOJI in OCENE/DOSEŽKI Ko vsem kandidatom označite ustrezna polja, kliknite na gumb Shrani, da se podatki shranijo in prepišejo na vnosni obrazec kandidata. 7. ŠOLA - PROGRAM Na zavihku ŠOLA PROGRAM lahko označite, ali bo imel program omejitev vpisa, ali ne, vnesete predvideno število ponavljavcev, število mest za prvi in drugi krog izbirnega postopka, nastavite obliko številčenja sklepov in vnesete druga merila. 29

30 Razlaga stolpcev: ŠOLA naziv šole PROGRAM naziv izobraževalnega programa RANG šifra ranga V tudi vajeniška oblika izvedbe programa OMEJITEV VPISA označite, ali ima program omejitev vpisa ali ne RAZ. MEST število razpisanih mest na programu v skladu z razpisom PRVA RAZMESTITEV označeno je, če je program prvič razmeščen oz. ali se bo program prvič izvajal v prihodnjem šolskem letu ŠTEV. PRIJAV število prijavljenih kandidatov na program ŠTEV. PONAV. NORM. število ponavljavcev, ki je predvidenih po izračunu na strani 24 ŠTEV. PONAV. PRED. predvideno število ponavljavcev, ki jih predvideva izobraževalni program VP. MEST 1 (IZRAČUN) izračun prostih mest za prvi krog izbirnega postopka glede na formulo, ki je podana v poglavju»izračun vpisnih mest«vp. MEST 1 število kandidatov, ki jih želite sprejeti v prvem krogu izbirnega postopka VP. MEST 2 (IZRAČUN) izračun prostih mest za drugi krog izbirnega postopka glede na formulo, ki je podana v poglavju»izračun vpisnih mest«vp. MEST 2 število kandidatov, ki jih želite sprejeti v drugem krogu izbirnega postopka MAKS. ŠT. TOČK DM če je po skupinskem sprejemu na programih z omejitvijo vpisa zadnji kandidat sprejet na podlagi točk iz drugih meril, se izpišejo v tem polju točke iz drugih meril kandidata, ki je bil zadnji sprejet MINIMALNO ŠTEVILO TOČK OCENE če je po skupinskem sprejemu na programih z omejitvijo vpisa zadnji kandidat sprejet na podlagi točk iz ocen, se izpišejo v tem polju točke iz ocen kandidata, ki je bil zadnji sprejet MINIMALNO ŠTEVILO TOČK NPZ če je po skupinskem sprejemu na programih z omejitvijo vpisa zadnji kandidat sprejet na podlagi točk iz NPZ, se izpišejo v tem polju točke iz NPZ kandidata, ki je bil zadnji sprejet ŠTEVILČENJE v stolpec označimo obliko številčenja sklepov. Program tudi preverja, če je številčenje pravilno nastavljeno oz. če niz vsebuje dovolj znakov»#«, ki je nujno potrebnih za pravilno številčenje sklepov. TRENUTNA ŠT. pove, koliko sklepov je že bilo izdanih (v programu štejemo izpisane sklepe). Program sešteva samo tiste številke sklepov, ki imajo enako nastavljeno številčenje sklepov. PROSTA MESTA PO 1. IN 2. KROGU prosto mesto, kamor morate vnesti število prostih mest na programu, po že izvedenem prvem in drugem krogu izbirnega postopka. Podatki so potrebni za objavo na portalu ministrstva. Sicer se predvideva, da program nima več prostih mest. Za urejanje podatkov za posamezni program kliknite na gumb Uredi in po vnosu podatkov, spremembo Shranite ali pa Prekinite. Na gumbu Druga merila pa se vnašajo druga merila. 30

31 7.1. Določitev ali ima program omejitev vpisa ali ne V meniju ŠOLA PROGRAM izberite izobraževalni program in v isti vrstici na desni strani ekrana kliknete na gumb Uredi. Aktivirajo se vsa polja, ki jih je možno popravljati. Če IMA izobraževalni program omejitev vpisa, v stolpec OMEJITEV VPISA vstavite kljukico. Če izobraževalni program NIMA omejitve vpisa, kljukico OBVEZNO odstranite. V stolpec ŠTEV. PONAV. PRED. vpišete predvideno število ponavljavcev. S tem podatkom lahko regulirate število mest za vpis. Kliknete na gumb Izračunaj, in v polji VP. MEST 1 in VP. MEST 2 se izračuna število mest za prvi krog in število mest za drugi krog. Če vam izračunani podatki ne ustrezajo, jih lahko vedno spreminjate tako, da sami vpišete drugo številko ali spremenite število predvidenih ponavljavcev in še enkrat kliknete na gumb Izračunaj. Vsako spremembo podatkov, program zabeleži. V primeru, da vam podatki odgovarjajo kliknete na gumb Shrani, da se podatki shranijo Izračun vpisnih mest in normiranega števila ponavljavcev Izračun vpisnih mest za 1. in 2. krog Če je omejitev vpisa potem: Vp. mest 1 = (Raz. mest. + Štev. ponav. norm. Štev. ponav. pred.) * 0,9 Vp. mest 2 = (Raz. mest. + Štev. ponav. norm. Štev. ponav. pred.) * 0,1 Če ni omejitev vpisa potem: Vp. mest 1 = Raz. mest. + Štev. ponav. norm. Štev. ponav. pred. Vp. mest 2 = Raz. mest. + Štev. ponav. norm. Štev. ponav. pred. število prijavljenih kandidatov 31

32 Izračun polja normiranega števila ponavljavcev (glede na vrsto programa) Štev. ponav. norm. = Raz. mest. / Večkratnik ponavljavcev * št. ponavljavcev za večkratnik Vrsta programa Večkratnik ponavljavcev Št. ponavljavcev za večkratnik Nižje poklicno izobraževanje (NPI) 16 4 Srednje poklicno izobraževanje (SPI) 26 2 Srednje tehniko strokovno izobraževanje 28 2 (STSI) Gimnazije (GIM) 28 2 Poklicno-tehniko izobraževanje (PTI) 28 4 Maturitetni tečaji (MT) 30 6 Poklicni tečaji (PT) 0 0 Izjeme: Pri športnih gimnazijah je večkratnik ponavljavcev 18. Normirano število ponavljavcev za programe, ki se prvič razmeščajo (imajo izbran stolpec PRVA RAZMESTITEV) je vedno enak 0. V programih SPI, ki imajo razpisanih točno polovico večkratnika ponavljavcev(13), je št. ponavljavcev 2. V programih PTI, ki imajo razpisanih točno polovico večkratnika ponavljavcev(14), je št. ponavljavcev Druga merila Na tej strani vnašate tudi merila, ki ste jih določili sami in objavili do 1. septembra. Kliknete na gumb Druga merila. Odpre se vam obrazec za vnos drugih meril. Podatke o drugih merilih vpišete v polja NAZIV, TEKST, MINIMALNO ŠTEVILO TOČK in MAKSIMALNO ŠTEVILO TOČK. Za vsako novo vpisano merilo kliknete gumb Dodaj. V primeru, da morate podatke popraviti, kliknete na gumb Spremeni, če želite izbrisati druga merila, kliknete na gumb Izbriši. V primeru da je neko merilo že uporabljeno (pri kandidatu označeno), ga ni možno izbrisati. 32

33 7.4. Številčenje sklepov in potrdil Zaradi upoštevanja Odredbe o enotnem klasifikacijskem načrtu z roki hrambe za vzgojnoizobraževalne zavode smo v aplikaciji»vpis v srednje šole«spremenili prikaz, urejanje in način številčenja dokumentov tako sklepov kot potrdil o vpisu. V meniju Šola program, se sedaj nahajata dve tabeli. Zgornja tabela z naborom programov služi, tako kot do sedaj, za urejanje vpisnega postopka označitev omejitve vpisa, vnos števila ponavljalcev, določanje mest, Nova spodnja tabela, pa je namenjena urejanju številčenja dokumentov. Osnovna nastavitev številčenja Številčenje dokumentov je sestavljeno iz X/LLLL-###, kjer pomeni: številka po klasifikacijskem načrtu, ki je ni možno spremeniti; X številka, ki jo šole same določite lahko je enotna za vse dokumente, lahko jo poljubno spremenite, glede na vrsto dokumentov ali program; LLLL tekoče leto izdaje dokumenta, ki ga ni možno spremeniti; ### - zaporedna številka dokumenta. Za novo šolsko leto je številčenje sklepov in potrdil nastavljeno na /LLLL-###. Lastna nastavitev številčenja Če želite, da imate za posamezen program drugačno številčenje, morate tem programom, vsakemu posebej, nastaviti številčenje. S klikom na povezavo Uredi, se bo aktivirala vrstica za urejanje nastavitev številčenja za izbrani program. Takrat lahko spremenite število X za številčenje sklepov in/ali potrdil. Nastavite lahko tudi Naslednjo številko dokumenta, v kolikor želite, da se določeni dokumenti številčijo od nastavljene številke dalje. Ob shranjevanju program preveri vnesene novosti in vas opozori, kateri programi in kateri dokumenti se bodo na ta način številčili: 33

34 Ob kliku na gumb Nadaljuj, se bodo spremembe upoštevale, ob kliku na gumb Prekliči, pa se spremembe ne bodo zabeležile in ostane v veljavi pred tem nastavljeno številčenje. V kolikor program ugotovi, da izbrano številčenje ni usklajeno pri vseh programih, na katere novost vpliva, vas bo opozoril in sprememb ne bo dopustil. Tako kot do sedaj, se bodo zaporedne številke dokumentov kreirale ob izdaji teh dokumentov. To pomeni, ko boste med Izpisi izbrali Sklep in/ali Potrdila o vpisu in jih s tem pripravili, se bodo dokumenti oštevilčili in se bo v tabeli Številčenje v polje Naslednja številka nastavila ustrezna številka glede na število izdanih dokumentov. Počisti številčenje Če je nastavljeno enako številčenje tako za sklepe kot potrdila na izbranem programu, bo možnost Počisti številčenje le ena, v kolikor pa je nastavljeno ločeno številčenje za sklepe in potrdila, pa izberemo Počisti številčenje za tiste dokumente, kjer to želimo uveljaviti. Tudi tokrat nas bo program opozoril, katero številčenje bo zaradi istih nastavitev pobrisano. 34

35 8. ŠOLSKO LETO Meni ŠOLSKO LETO je aktivno samo na aplikacijah iz preteklih šolskih let, v trenutnem šolskem letu meni ni aktiven. V meniju ŠOLSKO LETO, lahko preklapljate med različnimi šolskimi leti. Trenutno lahko v aplikaciji pregledujete bazo kandidatov le za aktivno šolsko leto, za pretekla šolska leta (od 2009/2010 dalje) je pri vstopu v aplikacijo poseben link. Na šolskih letih od 2010/2011 dalje lahko izvajate vse funkcije, ki so opisane v tem dokumentu in če je to možno po rokovniku, medtem ko za prejšnja šolska leto podatkov ne morete spreminjati, lahko jih le pregledujete. Prav tako so onemogočene OBDELAVE. Nimate gumba Shrani, s katerim bi podatke popravili, niti ne morete spreminjati statusov kandidatov. Lahko pa pregledujete podatke in tiskate PREGLEDE in IZPISE. Podatki kandidatov so prikazani SAMO ZA BRANJE. 35

36 9. PREGLEDI IN IZPISI V zavihku PREGLEDI so pripravljeni različni pregledi. Tukaj je zbrano večje število podatkov o kandidatih v vaši bazi. Te podatke lahko obdelujete tako, da jih prenesete v Excel. Z gumbom Naredi izbor pregleda jih označite in kopirate. Nato podatke prilepite v Excel-ovo preglednico in jih poljubno urejate. Med preglede smo dodali dve novi preglednici. Pripravljena sta pregleda, ki so obvezni del srednješolske evidence:»evidenca prijavljenih kandidatov«in»evidenca vpisanih dijakov«. V zavihku IZPISI so pripravljeni različni izpisi, nalepke, sklepi o sprejemu in potrdila o vpisu. Izpisi so pripravljeni v PDF obliki in Excelu. 36

37 Najprej so izpisi prijavljenih kandidatov, nato sprejetih in nesprejetih v prvem in drugem krogu, vpisanih, na koncu pa še sklepi in potrdila o vpisu. Med izpisi prijavljenih kandidatov se na novo nahajata tudi izpisa Prijavljeni brez EMŠO in Prijavljeni brez soglasja NPZ. Če želite natisniti sklepe samo za en izobraževalni program, v spustnem seznamu izberete, za kateri izobraževalni program želite natisniti Sklep oziroma Potrdilo o šolanju. Poleg izbire programa imate tudi nastavitev datuma na izpisu. Izpise označene s zvezdicami, lahko natisnete le za vse izobraževalne programe skupaj (Seveda obstaja možnost, da pred dejanskim tiskanjem na tiskalnik omejite tiskanje zgolj želenih strani.) Kandidatom, ki so sprejeti na program z omejitvijo vpisa, se natisnejo naslednji sklepi: SKLEP SPREJETI V PRVEM KROGU, SKLEP SPREJETI V DRUGEM KROGU. Kandidatom, ki so sprejeti na program brez omejitve vpisa, se natisnejo naslednji sklepi: SKLEP SPREJETI NA PROGRAMIH BREZ OMEJITVE. SKLEP SPREJETI V PRVEM KROGU (NA PROGRAMIH BREZ OMEJITVE) smo pripravili tudi v italijanščini. SKLEP NESPREJETI V DRUGEM KROGU se pripravijo na tisti šoli, ki je bila rangirana kot zadnja šola in kandidat ni bil sprejet na rangirani program. Za sprejete kandidate se pripravijo tudi POTRDILA O VPISU, ne glede na to, ali je bila omejitev vpisa ali ne. Za kandidate, ki so bili izključeni iz izbirnega postopka, se pripravijo sklepi: SKLEP USMERITEV. Na koncu sklepov imate na voljo tudi tiskanje POTRDIL O VPISU. Lahko jih tiskate za vse izobraževalne programe, lahko pa izberete samo določen program, in tiskate samo za tega. Potrdila o vpisu so pripravljena tudi za dvojezične šole. Na voljo je tudi obrazec za naročilo dijaških izkaznic na izpisu NAROČILO DIJAŠKIH IZKAZNIC. Ter SEZNAM NOVINCEV, kjer so podatki o kandidatih za izdelavo dijaške izkaznice. Pri sprejetih kandidatih so potrdila o šolanju in sklepi o sprejemu pripravljeni tudi na vnosni maski kandidatov. Ko je kandidat enkrat sprejet, se poleg ostalih gumbov pojavi polje, kjer lahko izberete, kateri izpis želite pripraviti: potrdilo o šolanju ali sklep o sprejemu. Na koncu kliknete na gumb Izpiši. 37

38 V primeru, da kandidati niso bili sprejeti s pomočjo skupinskega sprejema (temveč ročno), se za nesprejete kandidate sklepi o nesprejemu ne pripravijo! V tem primeru je potrebno izvesti skupinski sprejem ne glede na to, da so vsi potrebni kandidati že sprejeti. Čisto spodaj se pojavijo napisi POČISTI ŠTEVILČENJE: 1.KROG, 2.KROG. V primeru, da ste nastavili svojo obliko številčenja sklepov in vam po izvedenem skupinskem sprejemu na izpisu sklepa za prvi krog oblika ne odgovarja, oz. ste opazili, da ste naredili napako, potem kliknite gumb 1.KROG. Paziti morate, da to kliknete samo v primeru, ko še nihče od kandidatov sklepa ni dobil v roke. Enako velja za sklepe drugega kroga. 10. OBDELAVE Na zavihku OBDELAVE izvajate skupinski in ročni sprejem kandidatov. Če skupinski sprejem ni mogoč, je dostop zavrnjen Prvi krog vpisnega postopka Prvi krog vpisnega postopka izvedejo šole. Postopek za 1. krog v osnovi delimo na postopek, kjer imamo omejitev vpisa in postopek, kjer omejitve vpisa ni. Grafični prikaz 38

39 V zavihku Šola program označimo, da program nima omejitve ( če še ni) Vpišemo število predvidenih ponavljalcev Odpremo Skupinski sprejem V zavihku Šola program označimo, da program ima omejitev vpisa Vpišemo število predvidenih ponavljalcev Kliknemo»Izračunaj«da dobimo število vpisnih mest za 1 oz. drugi krog. Preverimo Pritisnemo gumb»prikaži«odpremo Skupinski sprejem Preverimo in pritisnemo gumb»sprejmi vse, ki izpolnjujejo pogoje«izpišemo Sklep nesprejeti zaradi pogojev Izpišemo Sklep sprejeti na programih brez omejitve Izpišemo Prvi krog - sprejeti Izpišemo Prvi krog nesprejeti zaradi pogojev Preverimo predlagano število vpisnih mest Kliknemo»Izračunaj omejitev«preverimo mejne točke in kliknemo»prikaži«preverimo in pritisnemo gumb»sprejmi vse, ki izpolnjujejo pogoje«izpišemo Sklep nesprejeti zaradi pogojev Izpišemo Sklep nesprejeti Izpišemo Sklep sprejeti v prvem krogu Izpišemo Prvi krog - sprejeti Izpišemo Prvi krog nesprejeti zaradi pogojev 39

40 Vpisni postopek na programih z omejitvijo vpisa Nastavljen imate izobraževalni program z omejitvijo vpisa, v katerega sprejemate kandidate. V menijski vrstici izberete OBDELAVE, in kliknete na SKUPINSKI SPREJEM. Prikaže se posebna stran, ki vas po korakih vodi skozi postopek skupinskega sprejema z omejitvijo. V spustnem seznamu najprej izberete izobraževalni program, na katerem je vpis omejen ter želite izvesti skupinski sprejem. Korak 1: Podatek ŠT. MEST 1 se prepiše iz podatkov, ki so vpisani v zavihku ŠOLA PROGRAM pri določenem izobraževalnem programu. Podatek lahko tudi popravite, nespremenjena vrednost števila mest je vidna desno od polja za vnos. V primeru, da boste podatek spreminjali, se bo, ob izvedbi skupinskega sprejema, sprememba zabeležila tudi v meniju ŠOLA-PROGRAM. Za izračun kliknete na gumb Izračunaj omejitev. Podatek ŠT. MEST 2 se prepiše iz podatkov, ki so vpisani na zavihku ŠOLA PROGRAM pri določenem izobraževalnem programu. Če podatek spremenimo, se podatek shrani tudi v meniju ŠOLA PROGRAM le v primeru, da poleg vpisa števila mest dodamo tudi kljukico v polje SHRANI SPREMENJENO ŠT. VPISNIH MEST ZA 2. KROG. To polje pa ni vedno vidno. Polje se pojavi le, če spreminjamo polje ŠT. MEST 1. V kolikor spremembe št. mest za 2. krog ne shranimo, vsota mest za 1. in 2. krog ne bo več ustrezala porazdelitvi razpisnih mest po izračunu iz poglavja ŠOLA - PROGRAM! 40

41 Korak 2: Po kliku na gumb Izračunaj omejitev se v polja TOČKE IZ OCEN, TOČKE NPZ in TOČKE MERILA vpišejo vrednosti mejnega kandidata, na osnovi katerih sprejemamo na izobraževalni program. Aktivira se gumb Prikaži. S klikom na gumb Prikaži, se obarvajo vsi kandidati, ki bodo sprejeti na osnovi teh meril. Kandidati se lahko obarvajo različno in sicer: Modro: kandidati, ki izpolnjujejo pogoje in bodo sprejeti (po kliku na gumb Sprejmi vse, ki izpolnjujejo pogoje), Zeleno: kandidati, ki so izključeni iz izbirnega postopka in bodo sprejeti (po kliku na gumb Sprejmi vse, ki izpolnjujejo pogoje), Rdeče: mejni kandidati, ki imajo enako število točk in se program avtomatično me more odločiti ali bodo sprejeti (v zgornjem primeru želimo sprejeti 20 kandidatov pri tem, da imata 20. in 21. kandidat enako število točk) Belo (neobarvani): kandidati, ki ne bodo sprejeti, ker bodisi ne izpolnjujejo osnovnih ali dodatnih pogojev ali pa nimajo zadostnega števila točk. Korak 3: Ko ste zadovoljni s prikazanim številom kandidatov, kliknete na gumb Sprejmi vse, ki izpolnjujejo pogoje. Status kandidatov, ki so sprejeti se spremeni iz 1 PRIJAVLJEN v 5 SPREJET V 1. KROGU. 41

42 V primeru, da ste naredili napako, in želite kaj popraviti, kliknete na gumb Razveljavi skupinski sprejem in vsi skupinsko sprejeti ponovno dobijo status PRIJAVLJEN. Kandidati s posebnimi potrebami: Kandidata označite, da je kandidat izključen iz izbirnega postopka tako, da v zavihku UČENEC poiščete kandidata, ki ga želite izključiti, kliknete na zavihku DRUG. VPIS. POG. / RAZNO in označite polje Ali je izključen iz izbirnega postopka? V primeru, da je kandidat izključen iz izbirnega postopka, bo sprejet ne glede na število doseženih točk, vendar mora kandidat kljub temu izpolnjevati osnovne in dodatne pogoje. Natisnejo se naslednji sklepi o sprejemu: SKLEPI USMERITEV. Kandidati, ki so osnovno šolo zaključili v tujini: Kandidate, ki so osnovno šolo zaključili v tujini(v nadaljevanju tujci), označite v meniju PREDHODNA IZOBRAZBA. Kot predhodno izobrazbo kandidatom izberete DEVETLETNA OŠ. Obkljukate polje ZAKLJUČIL(A) OSNOVNO ŠOLO V TUJINI in vnesete podatek o šoli ročno. Šola ne sme biti izbrana iz šifranta, sicer podatke ne morete shraniti. Tujci nimajo točk iz NPZja, zato v meniju OCENE/DOSEŽKI ne vnašajte odstotkov pri dosežkih. V meniju DRUG.VPIS.POG./RAZNO tujcem ne vnašajte točk iz drugih meril in ne obkljukajte polja»soglasje za uporabo NPZ«. V nasprotnem primeru podatkov ne morete shraniti in vas aplikacija opozori o napaki. 42

43 Ker tujci nimajo točk iz NPZja in drugih meril, moramo pri skupinskem sprejemu na programih z omejitvijo vpisa upoštevati, da je kandidat enakovreden kandidatu, ki imajo enako število točk iz ocen in največje število točk iz NPZ. V tabeli skupinskega sprejema je stolpec»tujec«, kjer lahko vidite, kateri kandidat je tujec. Kandidate z istim številom točk so razporejeni skupaj, s tem da se tujec pojavi na prvem mestu in ima pri sprejemu tudi prioriteto. Zato morate še posebej paziti, kje boste dejansko naredili mejo med sprejetimi in nesprejetimi kandidati. Primeri delovanja aplikacije, če imate tujca Primer1: 43

44 Primer2: Primer3: Vpisni postopek na programih brez omejitve vpisa V orodni vrstici kliknete ŠOLA PROGRAM. 1. Izberete izobraževalni program, ki ga želite urejati in nima omejitev vpisa. V isti vrstici na desni strani ekrana kliknete na gumb Uredi. 2. V stolpec ŠTEV. PONAV. PRED. vpišete predvideno število ponavljavcev. 3. Kliknete na gumb Izračunaj, in v polji VP. MEST 1 in VP. MEST 2 se izračuna število mest za prvi krog in število prostih mest. 4. V zavihku OBDELAVE izberete SKUPINSKI SPREJEM. 44

45 5. V polje ŠT. MEST 1 IN ŠT. MEST 2 se prepišejo podatki o razpisanih mestih na izbran izobraževalni program, ki ga ne morete spreminjati, ker omejitve vpisa ni. 6. S klikom na gumb Prikaži se obarvajo vsi kandidati, ki izpolnjujejo pogoje in bodo sprejeti. Kandidati se obarvajo na enak način kakor pri sprejemu z omejitvijo. 7. Kandidate sprejmete s klikom na gumb Sprejmi vse, ki izpolnjujejo pogoje 8. Vsem sprejetim kandidatom se status spremeni iz 1 PRIJAVLJEN v 5 SPREJET V PRVEM KROGU. Ko je skupinski sprejem izveden, vpisna mesta za prvi krog ni več možno spreminjati. Ročni sprejem kandidatov Ročni sprejem lahko izvedete na dva načina: Prvi način V zavihku UČENEC kliknete na levi strani ekrana na gumb Prikaži (med Prijavljenimi kandidati). Pogledate, kateri kandidat ni sprejet (ima status 1 PRIJAVLJEN). Preveriti je potrebno, če izpolnjuje vse pogoje za vpis in kliknete na gumb Sprejmi. Kandidat dobi status 8- SPREJET ROČNO. Kandidat bo sprejet tudi, če nima vnesenih vseh ocen oz. če nima obkljukanega polja Zaključena OŠ, le da vas bo program na to opozoril. Če ima izobraževalni program omejitev vpisa, ročni sprejem ni mogoč in gumb Sprejmi ni omogočen. Ko je kandidat sprejet, se prikaže spustni seznam, v katerem lahko izberete med izpisoma za tiskanje potrdila o vpisu ali pa sklepa o sprejemu. Sklep o sprejemu se pripravi glede na način sprejema kandidata in glede na program, na katerega je sprejet. Tudi za kandidate, ki so sprejeti na podlagi odločbe se pripravi ustrezen sklep. Po izbiri izpisa kliknete na gumb Izpiši. Drugi način V zavihku kliknete OBDELAVE in izberete SKUPINSKI SPREJEM, v zadnjem polju kliknete na gumb Sprejmi in kandidatu se spremeni status v 8 SPREJET ROČNO. 45

46 10.2. Drugi krog vpisnega postopka Drugi krog vpisnega postopka bo izveden na ministrstvu. Vpisni postopek za 2. krog se izvaja za kandidate, ki niso bili sprejeti v 1. krogu vpisnega postopka in izpolnjujejo vpisni pogoj. Šola, na kateri je kandidat prijavljen, vnesete podatke o rangih to je kandidatovih izbranih programih, na katerih bo kandidiral v drugem krogu. Vnos rangov je možen samo, če kandidat ni bil sprejet v prvem krogu in izpolnjuje vpisne pogoje. V seznamu na desni strani, izmed prijavljenih kandidatov (ima status 1 - Prijavljen) izberete ustreznega učenca, s klikom na gumb Izberi. V orodni vrstici izberete meni RANGI. S klikom na gumb Uredi se prikaže maska za vnos rangov izbranemu kandidatu. Vsak RANG posebej vnesete v vnosno polje od 1 do 10. Po vsakem OBVEZNO pritisnemo na tipko TAB, ker aplikacija tako preveri, ali ima kandidat že vpisane dodatne pogoje (zdravniško potrdilo ipd.) na osnovni prijavi, če se vpisani RANG nanaša na isto šolo/program kot osnovna prijava. 46

47 Po vnosu rangov (največ 10) podatke shranite s klikom na gumb Shrani. Za posamezni vpisani rang se nato izpišejo vsi podatki o šoli in programu, na katerega se kandidat rangira. V primeru, da program potrebuje dodatne pogoje, vas program na to opozori. S klikom na povezavo Uredi, uredite točke za druga merila, v kolikor so definirana za posamezen program. Vnos poteka na posebni formi, kot je opisano v poglavju Druga merila. S klikom na gumb Izpiši, se za izbranega kandidata pripravi izpis rangov v PDF obliki. Na šoli, kjer je učenec prijavljen V sklopu RANGOV učenca, se s klikom na gumb Uredi odpre vnosni obrazec, kjer vpišemo točke drugih meril kandidata in pritisnemo gumb Shrani in zapri. Po tem, ko ste obrazec shranili, se na samem pregledu rangov izpišejo skupne točke, ki jih je kandidat dobil pri drugih merilih. 47

48 Na šoli, kamor učenec kandidira Šola, ki jo je kandidat navedel kot svojo izbiro (rang), lahko za tega učenca vnese točke za druga merila, ne glede na to ali je primarna šola rang že vnesla ali ne. Izberemo program, za katerega želimo kandidatu vpisati točke za druga merila, odstranimo kljukico Pri iskanju ne prikazuj že prijavljenih oz. sprejetih in izberemo gumb Iskanje po dodatnih merilih, vpišemo priimek in/ali ime kandidata v iskalno polje, ter pritisnemo gumb Prikaži. Gumb Iskanje po dodatnih merilih vam omogoča iskanje kandidatov, ki so prijavljeni na neki drugi šoli, pa so v drugem krogu rangirali vašo šolo in program. V primeru, da imate določena»druga merila«, lahko preko funkcije na gumbu vnesete kandidatu točke iz drugih meril. Gumb je omogočen le v času med prvim in drugim krogom. Izmed prikazanih kandidatov izberemo ustreznega in v vnosno masko za vpis točk drugih meril, vpišemo ustrezne točke. Vnos potrdimo z pritiskom na gumb Shrani in zapri. Ne glede na to, ali točke za druga merila vnaša šola kjer je kandidat prijavljen ali šola, ki jo je kandidat navedel kot rang, se podatki shranjujejo na isto mesto h kandidatu. Kar pomeni, da lahko nekaj, kar se je vneslo na eni šoli, se na drugi prepiše. 48

49 Točke Paziti morate na ustrezen izračun točk za posamezen rang. Točke pridobljene z uspehom in priznanji, so fiksna za vse range, medtem ko so točke pridobljene z drugimi dosežki, odvisne od ranga. Te točke morate za posamezen rang vnašati ročno na podlagi predloženih potrdil učencev. Ker program teh točk ne kontrolira, je pomembno, da ste pri tem pazljivi. Izpisi Za lažji pregled dogajanja s kandidati, si lahko pomagate z Izpisi drugi krog, kjer imate na voljo izpis rangov za vse kandidate, sprejeti, razporejeni in nesprejeti. 11. ISKANJE Na zavihku ISKANJE, smo vam omogočili enostavno iskanje že prijavljenih in sprejetih kandidatov na drugih šolah. Primer: k vam prinese kandidat pisno prijavo in se želi vpisati na vaši šoli. Po standardnem postopku želite kandidata vpisati v aplikacijo. Program vam javi napako, da je kandidat že prijavljen na neki šoli in ga ne morete prijaviti. V aplikaciji odprete zavihek ISKANJE in vnesete podatke kandidata v iskalno polje. Aplikacija vam sporoči, kje je ta kandidat prijavljen. Tako boste lahko obvestili šolo, kjer so vašega kandidata pozabili odjaviti. 12. FORUM Spletna govorilnica oz. FORUM je namenjen vsem uporabnikom aplikacije, kjer lahko objavljajo svoje uporabne nasvete ostalim uporabnikom, zastavljajo vprašanja, namenjen je tudi komunikaciji med vsebinskimi skrbniki in svetovalnimi delavci na šoli, komunikaciji med vzdrževalci in ostalimi uporabniki. Po kliku na meni forum se vam odprejo v naprej pripravljene teme, ki jih je pripravil skrbnik aplikacije. V aplikacijo je vključen interni forum, ki je namenjen izmenjavi informacij za skupine uporabnikov»sš«,»ministrstvo«in»skrbnik«. Forum omogoča naslednje funkcionalnosti: 49

50 Pregled seznama vseh forumov s prikazom števila tem, ki jih vsebuje, ter datumom in uporabnikom, ki je izvedel zadnji vnos, Pregled seznama tem posameznega foruma s prikazom števila vnosov, ki jih vsebuje ter datumom in uporabnikom, ki je izvedel zadnji vnos, Uporaba grafičnih simbolov za prikaz različnih statusov vnosov: o Neprebrana tema, o Prebrana tema, o Zaklenjena tema: tema je zaklenjena in novih odgovorov ni mogoče več dodajati. o Lepljiva tema: tema ima posebno ikono in je prikazana vedno na vrhu. Primerno za teme, ki vsebujejo informacije nujne/dobrodošle za vse uporabnike. Za uporabnike na srednjih šolah (»SŠ)«smo omogočili: Pregled vseh forumov, tem in vnosov znotraj tem, Dodajanje novih tem v obstoječe forume, Odgovarjanje na vnose znotraj tem s citiranjem objave ali pa brez, Brisanje teme uporabnika, ki jo je dodal Preden objavite novo temo na forumu, prosim preverite, če je ta že razdelana v kateri izmed tem. Ko oddate novo temo na forum, se to posreduje v obliki elektronske pošte na B2 podporo in gospe Ines Vidmar na Ministrstvu za izobraževanje, znanost, kulturo in šport. Na forumu je dodan tudi iskalnik, kjer lahko lažje poiščete, če je posamezna tema že obdelana, da se vprašanja ne ponavljajo. V zgornjem delu je spustni seznam s šolskimi leti, kjer lahko izbirate, za katero šolsko leto želite prebirati forum. 50

51 Pri kliku na gumb Iskalnik se prikaže vnosno polje, kamor vtipkate iskalni niz, ki ga želite najti. In kliknete na gumb Išči. Iskalnik prikaže rezultate v obliki tabele, tako kot je prikazan sam forum, le da je poleg navedeno še, v katerem šolskem letu je forum objavljen. Iskalnik išče tudi po predhodnih šolskih letih. 14. POMOČ Na zavihku pomoč so vključena navodila za uporabo aplikacije. Poleg navodil pa je tudi orodje, ki nam je v pomoč pri reševanju ne logičnih napak. Z orodjem ISL Light se lahko s svetovalcem povežete in pokažete, kje se je napaka pojavila. 15. POGOSTA VPRAŠANJA IN ODGOVORI 1. Učenci so prijavljeni oz. vpisani, ko pogledam izpise, na nobenem izpisu ničesar ne odpre. Lahko da se izpišejo le nekateri podatki učencev (lahko samo ime in priimek, lahko da ne izpisuje šumnikov). Potrebna je namestitev novejše/druge različice programa Acrobat Reader. 2. Pri vnosu učencev v aplikacijo, ne vidim vseh izobraževalnih programov oz. vidim preveč izobraževalnih programov. V primeru, da v meniju»prijavi novega na ta program«v spustnem seznamu nimate vseh izobraževalnih programov oz. nekateri niso pravi, nas pokličite. 3. Učenca sem prijavila na napačen izobraževalni program. Če je učenec prijavljen na napačen program, potem ga odjavite z gumbom Odjavi, nato pa najprej izberite pravi izobraževalni program in poiščite učenca in ga prijavite z gumbom Shrani. Seveda je ta odgovor pogojen z datumi v rokovniku. Če prenos prijav ni mogoč, potem kandidata ne morete shraniti, odjavite pa ga lahko. 4. Vneseni so vsi učenci, sedaj ko sem pogledala izpise (Sklepe in Potrdila o šolanju) pa mi ničesar ne odpre. Učenci morajo biti sprejeti in ni dovolj, da so le prijavljeni. 5. Kje najdem sklep o nesprejemu? 51