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Transkripcija

1 EVIDENCA DEJAVNOSTI OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV (po 30. čl. Uredbe EU 2016/679) Upravljavec osebnih podatkov Tržaški partizanski pevski zbor-coro Partigiano Triestino Pinko Tomažič s sedežem na Padričah 60, Italija Trst in davčno številko izvaja spodaj naštete dejavnosti obdelave osebnih podatkov v skladu z veljavnimi zakonskimi določili. Zbirke osebnih podatkov 1) Osebni podatki članov in bivših članov a) kategorija podatkov Društvo hrani podatke o: istovetnosti, kraju in datumu rojstva, bivališču, telefonu, mobitelu, naslovu elektronske pošte, davčni številki, podatki, ki so na osebni izkaznici ali potnem listu (številka, kraj in datum izdaje in zapadlosti dokumenta) ter kopija slednjega članskemu statusu, izvedenem plačilu članarine članov in bivših članov Društva. Omenjeni podatki spadajo v kategorijo posebnih osebnih podatkov, ker se iz njih lahko razbere etnično pripadnost osebka. b) namen zbirke Društvo hrani omenjene podatke, da izpolni svoje obveznosti v zvezi z zakonsko predpisano Člansko knjigo in dokazovanja statusa člana posameznega subjekta. c) način obdelave Društvo hrani omenjene podatke z vpisom v Člansko knjigo, ki je na papirnati in elektronski podlagi, in ne izvaja nadaljnjih obdelav.

2 č) varovanje podatkov Društvo hrani Člansko knjigo na elektronski in na papirnati podlagi na društvenem sedežu v zaklenjenem predalu in ne dovoli javnega dostopa do nje. Društvo dovoli vpogled v Člansko knjigo javni osebi, ki je za to po zakonu pooblaščena. Vpogled v Člansko knjigo se javni osebi omogoči na podlagi uredbe v pisni obliki, razen če zakon drugače določa, in se vpiše v Evidenco dostopa do osebnih podatkov skupaj z uredbo o dostopu in fotokopijo osebnega dokumenta javne osebe oz. oseb. Javna oseba s podpisom v vpisu v Evidenco dostopa do osebnih podatkov potrjuje osveščenost o statusu posebnih osebnih podatkov vsebine Članske knjige in odgovarjajoče lastne zakonske odgovornosti. d) posredovanje Društvo omenjenih podatkov ne prenaša v države izven Evropske Unije ali mednarodne organizacije. Društvo lahko omenjene podatke posreduje organizacijam, v katere je včlanjeno, z namenom pridobitve osebnih članskih izkaznic teh organizacij za svoje člane. Organizacija, v katero je Društvo včlanjeno, je Zveza slovenskih kulturnih društev (kratko: ZSKD) s sedežem v Trstu, Ul Sv. Frančiška 20. Ob prenehanju delovanja se lahko Članska knjiga in ostali arhiv društvenega delovanja dodeli v hrambo Odseku za zgodovino Narodne in študijske knjižnice v Trstu ali sorodni slovenski ustanovi, izključno v študijske namene. e) rok hrambe Društvo hrani omenjene podatke dokler velja zakonska obveznost vodenja evidence članov in Članske knjige. f) uveljavljanje pravic Član Društva lahko ima vpogled v Člansko knjigo na podlagi pisne prošnje, ne sme pa Članske knjige prepisati ali preslikati. Vpogled člana v Člansko knjigo se vpiše v Evidenco dostopa do osebnih podatkov skupaj s pisno prošnjo in fotokopijo osebnega dokumenta člana. Član s podpisom v vpisu v Evidenco dostopa do osebnih

3 podatkov potrjuje osveščenost o statusu posebnih osebnih podatkov vsebine Članske knjige in odgovarjajoče lastne zakonske odgovornosti. 2) Kontaktni podatki članov in drugih oseb a) kategorija podatkov Društvo hrani naslove elektronske pošte in telefonske številke članov, bivših članov in drugih subjektov, ki želijo biti obveščeni o društvenih pobudah in delovanju društva. b) namen zbirke Društvo hrani omenjene podatke, da lahko člane in druge zainteresirane subjekte obvešča o društvenem delovanju preko mailing liste, ter da člane vabi k udeležbi na redne in izredne občne zbore. c) način obdelave Društvo hrani omenjene podatke z vpisom v računalniški seznam naročnikov na elektronsko pošto in ne izvaja nadaljnjih obdelav. č) varovanje podatkov Društvo hrani omenjeni seznam naročnikov na računalniku, zavarovanim z geslom za vstop v sistem. d) posredovanje Društvo omenjenih podatkov ne prenaša zunanjim subjektom, niti jih ne prenaša v države izven Evropske Unije ali mednarodne organizacije. e) rok hrambe Društvo hrani omenjene podatke dokler ne subjekt izrazi željo, da se ga iz zbirke izbriše. f) uveljavljanje pravic

4 Željo po izbrisu ali spremembi naslova lahko subjekt posreduje v katerikoli, tudi ustni, obliki Društvu ali kateremukoli članu društvenega odbora. 3) Podatki o obisku spletnega mesta tppz.net a) kategorija podatkov Društvo hrani podatke o IP adresi obiskovalcev spletnega mesta tppz.net, uro in datum obiska, uporabljeno programsko opremo in posameznih obiskanih straneh. Omenjeni podatki se smatrajo za osebne podatke, ker je v kombinaciji s podatki tretjih strani (dobavitelj IP adrese) mogoče ugotoviti istovetnost obiskovalca. b) namen zbirke Društvo uporablja omenjene podatke za upravljanje spletnega mesta in preverjanje pravilnega delovanja le-tega. Društvo hrani omenjene podatke ker bi najem sistema, ki bi teh podatkov ne shranjeval, povzročil prekomerno finančno breme za Društvo glede na tveganja za varstvo zasebnosti obiskovalca. c) način obdelave Društvo ne izvaja obdelave omenjenih podatkov poleg hrambe podatkov do samodejnega izbrisa. č) varovanje podatkov Omenjeni podatki se hranijo na spletnem strežniku in so dostopni izključno iz kontrolnega panoja, zavarovanega z geslom za vstop v panoj. d) posredovanje Društvo omenjenih podatkov ne prenaša zunanjim subjektom, niti jih ne prenaša v države izven Evropske Unije ali mednarodne organizacije. e) rok hrambe Omenjeni podatki se samodejno izbrišejo iz spletnega strežnika v

5 največ 48 urah po obisku spletnega mesta. f) uveljavljanje pravic Obiskovalec spletnega mesta tppz.net lahko svoje zakonske pravice glede varovanja osebnih podatkov uveljavi preko postopka, navedenega na strani o Upravljanju z osebnimi podatki na spletnem mestu samem. Omenjena stran je dosegljiva iz vsake posamezne strani spletnega mesta in je prevedena v vse jezike, ki jih spletno mesto uporablja. 4) Korespondenca a) kategorija podatkov Društvo hrani naslove elektronske pošte sporočil, poslanih na naslov elektronske pošte društva, ter kontaktne podatke iz sporočil, posredovanih preko kontaktnih strani spletnega mesta tppz.net. Društvo hrani v arhivu korespondence vsebino prejetih sporočil. b) namen zbirke Društvo hrani omenjene podatke, da se ohrani arhivska kopija komunikacij in omogoči nadaljnja korespondenca. c) način obdelave Društvo ne izvaja nadaljnje obdelave omenjenih podatkov. č) varovanje podatkov Društvo hrani omenjeno korespondenco na računalniku, zavarovanim z geslom za vstop v sistem. d) posredovanje Društvo omenjenih podatkov ne prenaša zunanjim subjektom, niti jih ne prenaša v države izven Evropske Unije ali mednarodne organizacije. V slučaju, da ni vsebina sporočila v slovenskem jeziku, lahko odbor Društva posreduje sporočilo ob priliki določenemu prevajalcu, da vsebino prevede. V slučaju, da predstavlja vsebina sporočila grožnjo, sovražni govor,

6 rasistični izpad ali podobno lahko odbor Društva posreduje sporočilo ob priliki določenemu pravnemu svetovalcu, sodstvu, upravi javne varnosti in/ali sredstvom javnega obveščanja. e) rok hrambe Društvo hrani omenjene podatke za neomejen čas. f) uveljavljanje pravic Korespondent lahko svoje zakonske pravice glede varovanja osebnih podatkov uveljavi preko postopka, navedenega na strani o Upravljanju z osebnimi podatki na spletnem mestu tppz.net. Omenjena stran je dosegljiva iz vsake posamezne strani spletnega mesta in je prevedena v vse jezike, ki jih spletno mesto uporablja. Končne določbe a) ocena učinkov na varstvo osebnih podatkov Glede na zakonska določila in tipologijo obdelave podatkov izvedba ocene učinkov na varstvo osebnih podatkov ni potrebna. b) pooblaščene osebe za varstvo podatkov: predsednik, podpredsednik, zborovodja, tajnik, blagajnik. c) evidenca vpogledov v Člansko knjigo Evidenca vpogledov v Člansko knjigo vodi Društvo v prosti obliki. Evidence Društvu ni treba pripraviti do prvega primera vpogleda v Člansko knjigo. č) seznam obvestil o kršitvah zasebnosti osebnih podatkov Seznam obvestil o kršitvah zasebnosti osebnih podatkov vodi Društvo v prosti obliki. Seznama Društvu ni treba pripraviti do prvega primera kršitve zasebnosti. d) pravilnik o upravljanju z osebnimi podatki

7 Ta dokument predstavlja društveni notranji pravilnik o upravljanju z osebnimi podatki in pisno navodilo pooblaščencem za obdelavo osebnih podatkov. Sprejeto na seji društvenega odbora na Padričah, dne 30. januarja 2019

8 REGISTRO DELLE ATTIVITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (art. 30 Direttiva UE 2016/679) Titolare del trattamento Tržaški partizanski pevski zbor-coro Partigiano Triestino Pinko Tomažič con sede a Padriče-Padriciano 60, Italia Trst-Trieste e C.F svolge i sottoelencati trattamenti di dati personali in conformità alle vigenti norme di legge. Raccolte di dati personali 1) Dati personali dei soci ed ex-soci a) categoria di dati L'Associazione conserva i seguenti dati: identità, luogo e data di nascita, indirizzo, numero di telefono, numero di telefono cellulare, indirizzo di posta elettronica, codice fiscale, dati riportati sulla carta d'identità o passaporto (numero, luogo e data di emissione e scadenza del documento) e fotocopia dello stesso status di socio, effettuato versamento della quota sociale del socio o ex-socio dell'associazione. I dati elencati appartengono alla categoria dei dati personali particolari in quanto permettono di identificare l'appartenenza etnica della persona. b) scopo della raccolta L'Associazione conserva i dati elencati per poter adempiere ai propri obblighi relativi al Libro soci previsto dalla normativa e per la dimostrazione dello status di socio del singolo soggetto.

9 c) modalità di trattamento L'Associazione conserva i dati elencati mediante iscrizione al Libro soci in formato cartaceo ed elettronico e non effettua ulteriori trattamenti. č) protezione dei dati L'Associazione permette l'accesso al Libro soci ai pubblici ufficiali ove tale accesso è previsto dalla normativa. L'accesso al Libro soci viene reso possibile al pubblico ufficiale in base ad un'ordinanza in forma scritta, salvo che la normativa preveda altrimenti, e viene verbalizzato nel Registro degli accessi ai dati personali assieme all'ordinanza di accesso ed alla fotocopia di un documento d'identità del pubblico ufficiale. Il pubblico ufficiale certifica tramite firma autografa nel Registro degli accessi ai dati personali di essere a conoscenza dello status di dati personali particolari del contenuto del Libro soci e della propria responsabilità legale personale al riguardo. d) trasferimento dei dati L'Associazione non trasmette i dati elencati a paesi al di fuori dell'unione Europea o ad organizzazioni internazionali. L'Associazione può trasmetter i dati elencati ad enti o organizzazioni alle quali è associata allo scopo di ottenere le tessere individuali di socio di detti enti per i propri soci. L'ente di cui l'associazione è socia e la Zveza slovenskih kulturnih društev - Unione dei Circoli Culturali Sloveni (ZSKD) con sede a Trst-Trieste, via S. Francesco 20. Alla cessazione dell'attività il Libro soci e l'archivio sociale possono essere devoluti alla Sezione storica della Biblioteca Nazionale Slovena e degli Studi di Trst-Trieste o ad un analogo ente sloveno, esclusivamente per scopi scientifici e di studio. e) termine della conservazione L'Associazione conserva i dati elencati fin quando vige l'obbligo legale di tenuta del Libro soci. f) diritti dell'interessato

10 Il socio può prendere visione del Libro soci dietro richiesta scritta, ma non può copiarne o riprenderne il contenuto. L'accesso del socio al Libro soci viene verbalizzato nel Registro degli accessi ai dati personali assieme alla richiesta scritta ed alla fotocopia di un documento d'identità del socio. Il socio certifica tramite firma autografa nel Registro degli accessi ai dati personali di essere a conoscenza dello status di dati personali particolari del contenuto del Libro soci e della propria responsabilità legale personale al riguardo. 2) Contatti di soci ed altri a) categoria di dati L'Associazione conserva gli indirizzi di posta elettronica ed i numeri di telefono di soci, ex-soci ed altri soggetti che desiderano essere informati delle attività sociali. b) scopo della raccolta L'Associazione conserva i dati citati per poter informare i soci ed altri soggetti interessati delle attività sociali tramite mailing list e per poter invitare i soci alle assemblee sociali ordinarie e straordinarie. c) modalità del trattamento L'Associazione conserva i dati citati tramite registrazione nella lista di distribuzione della posta elettronica e non effettua ulteriori trattamenti. č) protezione dei dati L'Associazione conserva i dati citati in un sistema informatico che richiede l'immissione di una password per l'accesso. d) trasferimento dei dati L'Associazione non trasmette i dati elencati a terzi, ne li trasmette a paesi al di fuori dell'unione Europea o ad organizzazioni internazionali.

11 e) termine della conservazione L'Associazione conserva i dati citati finché il soggetto non esprime la volontà di essere depennato dalla raccolta. f) diritti dell'interessato Il soggetto può comunicare la volontà di essere depennato o la variazione dell'indirizzo di posta elettronica / numero di telefono in qualsiasi forma, anche a voce, all'associazione o a qualsiasi componente del Direttivo. 3) Dati dei visitatori del sito tppz.net a) categoria di dati L'Associazione conserva i dati sull'indirizzo IP dei visitatori del sito tppz.net, nonché la data e l'ora della visita, il software utilizzato e le singole pagine visitate. Tali dati sono ritenuti dati personali in quanto rendono possibile l'identificazione del visitatore in congiunzione con dati di terze parti (fornitore dell'indirizzo IP). b) scopo della raccolta L'Associazione utilizza i dati elencati per la gestione del sito e la verifica del corretto funzionamento dello stesso. L'Associazione conserva i dati elencati in quanto il noleggio di un server che permetta la disabilitazione del registro delle visite costituirebbe un onere finanziario sproporzionato rispetto ai rischi per la riservatezza del visitatore. c) modalità di trattamento L'Associazione non effettua alcun trattamento dei dati citati oltre alla mera conservazione fino alla cancellazione automatica. č) protezione dei dati I dati citati vengono conservati presso il server web e accessibili esclusivamente tramite pannello di controllo protetto da password.

12 d) trasferimento dei dati L'Associazione non trasmette i dati elencati a terzi, ne li trasmette a paesi al di fuori dell'unione Europea o ad organizzazioni internazionali. e) termine della conservazione I dati citati vengono cancellati automaticamente dal server entro 48 ore al massimo dalla visita. f) diritti dell'interessato Il visitatore del sito tppz.net può avvalersi dei propri diritti riguardo alla riservatezza dei dati personali tramite il procedimento descritto nella pagina sulla riservatezza dei dati personali del sito. Detta pagina è raggiungibile da ogni singola pagina del sito ed è tradotta in tutte le lingue utilizzate dal sito. 4) Corrispondenza a) categoria di dati L'Associazione conserva gli indirizzi di posta elettronica dei messaggi inviati all'indirizzo di posta elettronica dell'associazione ed i dati di contatto dei messaggi trasmessi tramite le pagine di contatto del sito tppz.net. L'Associazione conserva nell'archivio della corrispondenza il contenuto dei messaggi ricevuti. b) scopo della raccolta L'Associazione conserva i dati citati per mantenere un archivio delle comunicazioni e permettere il proseguimento della corrispondenza. c) modalità di trattamento L'Associazione non effettua ulteriori trattamenti dai dati citati. č) protezione dei dati L'Associazione conserva la corrispondenza citata in un sistema informatico che richiede l'immissione di una password per l'accesso.

13 d) trasferimento dei dati L'Associazione non trasmette i dati elencati a terzi, ne li trasmette a paesi al di fuori dell'unione Europea o ad organizzazioni internazionali. Nel caso che il contenuto del messaggio non sia in lingua slovena il Direttivo sociale può trasmettere il messaggio ad un interprete/traduttore appositamente nominato per la traduzione. Nel caso che il contenuto del messaggio contenga minacce, manifestazioni di ostilità, esternazioni razziste o assimilabili il Direttivo sociale può trasmettere il messaggio ad un consulente legale appositamente nominato, alla magistratura, alle forze dell'ordine e/o ai media. e) termine della conservazione L'Associazione conserva i dati citati per un periodo indeterminato. f) diritti dell'interessato Il corrispondente può avvalersi dei propri diritti riguardo alla riservatezza dei dati personali tramite il procedimento descritto nella pagina sulla riservatezza dei dati personali del sito tppz.net. Detta pagina è raggiungibile da ogni singola pagina del sito ed è tradotta in tutte le lingue utilizzate dal sito. Disposizioni finali a) valutazione degli effetti sulla protezione dei dati personali In base alla normativa vigente ed alla tipologia dei trattamenti l'esecuzione di una valutazione degli effetti sulla protezione dei dati personali non è necessaria. b) soggetti incaricati della protezione dei dati: presidente, vicepresidente, direttore del coro, segretario, tesoriere.

14 c) Registro degli accessi al Libro soci L'Associazione mantiene un Registro degli accessi al Libro soci in forma libera. L'Associazione non è tenuta a preparare tale Registro fino al primo accesso al Libro soci. č) Registro delle comunicazioni sulla violazione della riservatezza dei dati personali L'Associazione mantiene un Registro delle comunicazioni sulla violazione della riservatezza dei dati personali in forma libera. L'Associazione non è tenuta a preparare tale Registro fino al primo caso di violazione della riservatezza. d) Regolamento sulla gestione dei dati personali Questo documento rappresenta il regolamento interno dell'associazione riguardo la gestione dei dati personali e la direttiva scritta ai soggetti autorizzati al trattamento dei dati personali. Approvato nella seduta del Direttivo sociale a Padriče/Padriciano il 30 gennaio 2019