(Microsoft Word - VIS_Ko\236elj_Petra_1980.doc)

Transkripcija

1 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE Smer: Informatika v organizaciji in managementu ODLOČITVENI MODEL ZA IZBIRO DOBAVITELJA PREHRAMBENEGA BLAGA Mentor: red. prof. dr. Vladislav Rajkovič Kandidatka: Petra Koželj Kranj, oktober 2006

2 IZJAVA Študentka Petra Koželj izjavljam, da sem avtorica tega diplomskega dela, ki sem ga napisala pod mentorstvom prof. dr. Vladislava Rajkoviča in skladno s 1. odstavkom 21. člena Zakona o avtorskih in sorodnih pravicah dovolim objavo tega diplomskega dela na spletni strani fakultete. V Kranju, 27.oktobra 2006 Petra Koželj

3 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju red. prof. dr. Vladislavu Rajkoviču za pomoč in svetovanje pri načrtovanju in izdelavi tega diplomskega dela. Za moralno podporo, vzpodbude in motivacije pri ustvarjanju se zahvaljujem družini in prijateljem. Nenazadnje hvala tudi fantu Urošu za ves trud in potrpežljivost. Zahvaljujem se tudi vsem drugim, ki so s čimer koli pomagali pri nastajanju tega diplomskega dela.

4 POVZETEK V okviru diplomskega dela smo s pomočjo večparametrskega odločitvenega modela izbrali najboljšega dobavitelja, ki je po odprtem postopku javnega naročila oddal pravilno ponudbo. Javna naročila predstavljajo kompleksen proces pridobivanja blaga, storitev ali gradnje. Pravna podlaga za izvajanje javnih naročil je zapisana v Zakonu o javnih naročilih in na podlagi zakona sprejetih podzakonskih aktov. Model za izbiro najugodnejšega dobavitelja za sukcesivno dobavo prehrambenega blaga smo izdelali s pomočjo ustrezne literature. Da bi izbrane variante ocenili čim bolj sistematično, celovito in transparentno, smo uporabili računalniški program za večparametrsko odločanje DEXi. Pri analizi končne ocene smo si pomagali tudi s programom za vrednotenje in analizo variant VREDANA. Odločitveni model nam omogoča preglednejše vrednotenje pridobljenih ponudb ter lažji izbor najugodnejše ponudbe. Ključne besede: javna naročila, večparametrsko odločanje, odločitveni model, DEXi.

5 ABSTRACT Diploma demonstrates the choice of the best supplier, who gave away the correct tender by open procedure of public contract, using multiparametric decision model. Public contracts present complex process of procurement of goods, services or construction. Legal basis for public procurement is to be found in Public Procurement Act and based on the law of implementing regulations. On the basis of studied literature we developed a model for choosing the most advantageous supplier for successive supply of food product. Computer programme for multiparametric decision DEXi was used to estimate chosen variants most systematically, integrated and transparently. With the analyses of the final assessment we also used VERDANA, the programme for evaluation and analysis of variants. Decision model provides us with more transparent evaluation of acquired tenders and with easier selection of the most advantageous tender. Key words: public contracts, multiparametric decision making, decision model, DEXi.

6 KAZALO 1. Uvod Splošno o javnih naročilih Opredelitev javnega naročila Naročniki javnih naročil Temeljna načela javnega naročanja Vrste postopkov naročanja Potek oddaje javnega naročila Pogoji za začetek postopka Razpisna dokumentacija Objava javnega razpisa Predložitev ponudb Odpiranje ponudb Pregled in ocenjevanje ponudb Sklenitev pogodbe Večparametrsko odločanje Ekspertni sistemi Struktura ekspertnih sistemov Baza znanja Mehanizem sklepanja Komunikacijski vmesnik Računalniški program DEXi Faze odločitvenega procesa Predstavitev problema Opredelitev problema Odločitvena skupina Metode dela Odločitveni kriteriji Opis osnovnih kriterijev Združevanje kriterijev Ekonomski dejavniki Tehnični dejavniki Dodatna merila Zaloge vrednosti kriterijev Funkcija koristnosti odločitvena pravila Opis variant Vrednotenje variant Rezultati vrednotenja variant »Kaj če«analiza Kritična analiza modela Zaključek Literatura in viri Priloge Kazalo slik Kazalo tabel Kazalo grafov... 41

7 1. Uvod Javna naročila v slovenskem prostoru že dolgo niso več novost. Nasprotno, pripisujejo jim vedno večji gospodarski pomen. Javna naročila predstavljajo oskrbo javnega sektorja z blagom, storitvami in gradbenimi deli. Osebe, ki jih Zakon o javnih naročilih opredeljuje kot naročnike, morajo v primerih, ko na trgu kupujejo blago oziroma naročajo storitve in gradnje, pred izborom pogodbenega partnerja in pred sklenitvijo pogodbe izvesti postopek oddaje javnega naročila. Postopek z namenom racionalne porabe javnih proračunskih sredstev in zagotovitve poštene konkurence na trgu javnih naročil pravno normira Zakon o javnih naročilih in na njegovi podlagi izdani podzakonski akti. Naročniki morajo pri izvajanju javnih naročil upoštevati določbe zakona in izvajati določena vsebinska oziroma postopkovna dejanja. Namen diplomske naloge je, da na podlagi proučevane strokovne literature in izkušenj iz prakse izdelamo večparametrski odločitveni model za izbiro najugodnejšega dobavitelja prehrambenega blaga, ki je ključnega pomena za uspešno poslovanje javnega zavoda. S postopkom oddaje javnega naročila želimo izbrati najugodnejšo ponudbo, ki je v primerjavi z ostalimi prispelimi ponudbami najugodnejša po vnaprej določenih merilih. In kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj? To je tisti, ki zagotavlja konstantno kakovost svojih izdelkov, jih dobavlja v dogovorjenih rokih, se je sposoben prilagajati željam naročnika, ima dostopne konkurenčne cene, ima izdelke in storitve, ki vsebujejo določene standarde, dobro logistično podporo in je sposoben hitro ter zavzeto odpravljati morebitne napake in podobno. Osnovni cilj naloge je olajšati delo strokovne komisije pri njenem odločanju o izbiri dobavitelja za dobavo blaga. Naročnik lahko opravi izbiro le med pravilnimi ponudbami. Pravilna ponudba je tista, ki je pravočasna in v celoti izpolnjuje vse zahteve iz razpisne dokumentacije. S pomočjo uporabe ekspertnega sistema, orodja za pomoč pri odločanju, zmanjšamo možnost sprejetja napačne odločitve. V drugem delu praktično preizkusimo delovanje modela na primeru štirih ponudnikov, ki so na osnovi razpisne dokumentacije po odprtem postopku javnega naročila oddali pravilne ponudbe. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 1 od 46

8 2. Splošno o javnih naročilih 2.1. Opredelitev javnega naročila Javno naročilo opredelimo kot skupek dejanj, ki jih naročniki opravijo s ciljem nabave blaga, storitev ali gradbenih del. K izvajanju javnih naročil so zavezani posredni in neposredni uporabniki državnih in lokalnih proračunov. Postopek javnega naročanja je sklop dejanj vseh udeležencev, naročnika in ponudnika od trenutka, ko naročnik na podlagi sklepa pristojnega organa ugotovi potrebo po neki dobrini (blagu, storitvi, gradbenem delu), pa vse do poteka garancijskega roka za nabavljeno blago ali opravljeno storitev. Sredstva, ki jih za naročila uporablja država, se stekajo v državno blagajno z davki, s carinami, taksami in z drugimi podobnimi fiskalnimi dajatvami, ki jih država v okviru zakonov pridobiva od fizičnih in pravnih oseb v Republiki Sloveniji. Sredstva, ki se zberejo na tak način, se namenijo za potrebe države, njenih enot in lokalnih skupnosti. Država mora tako zbrani denar porazdeliti s čim manjšimi stroški, kar pomeni, da morajo biti javni nakupi čim bolj racionalni. Zato proračunski porabniki v teh postopkih uporabljajo postopek javnega naročila Naročniki javnih naročil Naročniki so: organi Republike Slovenije in lokalne skupnosti (neposredni uporabniki proračuna), javni skladi, javne agencije, javni zavodi in drugi posredni uporabniki proračuna (posredni uporabniki proračuna), javna podjetja, javni gospodarski zavodi in druge osebe javnega prava. Za naročnika štejejo tudi pravne osebe zasebnega prava, ki jih z namenom zagotavljanja potreb v javnem interesu, in ne zaradi opravljanja pridobitne dejavnosti, ustanovi Republika Slovenija, lokalna skupnost ali druga oseba javnega prava, in izpolnjujejo enega od naslednjih pogojev: so v celoti ali pretežno financirana iz sredstev naročnika iz prejšnjega odstavka ali naročnik iz prejšnjega odstavka opravlja nadzor nad poslovanjem take osebe ali naročnik iz prejšnjega odstavka ima v njej pravico imenovati več kot polovico članov nadzornega sveta, upravnega odbora ali drugega organa, ki v skladu z zakonom zastopajo in predstavljajo osebo. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 2 od 46

9 2.3. Temeljna načela javnega naročanja Zakon o javnih naročilih temelji na štirih načelih, ki bi si jih organ, ki je ugotovil potrebo po javnem naročilu, moral držati in upoštevati. Načelo gospodarnosti in učinkovitosti porabe javnih sredstev zgoraj omenjeni organ zavezuje, da z izvedbo javnega naročila in z izborom ponudbe zagotovi, da je poraba sredstev za naročnika kar najbolj gospodarna. Preizkus gospodarnosti oddaje javnega naročila zajema primerjavo med ciljem naročila (glede na naročnika, namen naročila in predmet naročila) ter vloženimi sredstvi. Načelo zagotavljanja konkurence med ponudniki s svojo vsebino prepoveduje naročnikom tista in takšna ravnanja, ki ponudnikom na področju oddaje javnih naročil posledično omejujejo podjetniško svobodo. Načelo transparentnosti porabe javnih sredstev se nanaša na zakonitost, preglednost in javnost postopkov oddaje javnih naročil. Transparentnost in javnost zagotavljata nadzor nad načinom porabe javnih sredstev ter upoštevanje ostalih načel javnega naročanja, predvsem načela zagotavljanja konkurence med ponudniki in načela gospodarnosti in učinkovitosti porabe javnih sredstev. Načelo enakopravnosti ponudnikov prepoveduje diskriminacijo med ponudniki, ki skladno s predpisi in z objavljeno razpisno dokumentacijo predložijo svoje ponudbe. Zahteva velja za celoten postopek oddaje naročila. Vsi udeleženci postopka morajo biti enakopravni in nihče ne sme biti diskriminiran na podlagi razlogov, ki s konkretnim naročilom niso bistveno povezani in objektivno utemeljeni Vrste postopkov naročanja Poznamo več vrst postopkov oddaje javnega naročila. Odprti postopek oddaje javnega naročila je postopek, v katerem lahko odda ponudbo vsak ponudnik, katerega interes je pridobiti javno naročilo. Naročnik mora upoštevati vse ponudbe, ki prispejo v predvidenem roku. Vsebinsko naročnik v vsaki oddani ponudbi preveri, ali je ponudnik usposobljen in sposoben izvesti razpisan posel oziroma dobaviti blago, ki je predmet javnega naročila, poleg tega pa preveri še, ali je ponujeni predmet javnega naročila skladen z naročnikovimi zahtevami, določenimi v razpisni dokumentaciji. Omejeni postopek je vsebinsko podoben odprtemu postopku, le da je zanj značilna dvofaznost. V prvi fazi se zainteresirani ponudniki seznanijo z javnim naročilom, vendar le v obsegu, ki je v tem času naročnikova projekcija njegovih potreb. V drugi fazi pa se s povabilom k oddaji ponudb natančneje predstavi predmet naročila. Namen prve faze je ugotoviti sposobnosti kandidatov, s čimer si naročnik omeji krog potencialnih ponudnikov in tako v kasnejši fazi vsebinsko (glede na predmet Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 3 od 46

10 naročila) obravnava manjše število ponudnikov, ki ga lahko vnaprej določi. Naročnik v prvi fazi tega postopka zbira prijave in ne ponudbe, z njimi pa pridobi izjave o tem, da je določen poslovni subjekt zainteresiran za kasnejšo izpolnitev naročila in preveri njegov interes, da ga naročnik v drugi fazi povabi k oddaji ponudb. Oddaja javnega naročila po postopku s pogajanji brez predhodne objave se sme oddati, če pri odprtem ali omejenem postopku naročnik ne pridobi nobene ali nobene primerne ponudbe, in pod pogojem, da prvotno določen predmet javnega naročila in vsebina razpisne dokumentacije ostaneta enaka. Drugi pogoj je, da lahko naročilo izpolni le določen dobavitelj zaradi tehničnih, umetniških zahtev ali v povezavi z varovanjem izključenih pravic. Tretja možnost je izjemna nujnost oddaje naročila. Naročnik lahko odda javno naročila po postopku s pogajanji po predhodni objavi, ki se vsebinsko loči od postopka brez predhodne objave le po tem, da mora naročnik postopek predhodno objaviti. Naročilo male vrednosti je javno naročilo, katerega vrednost je nižja od vrednosti, določene v Zakonu o izvrševanju proračuna Republike Slovenije. Bistveno za oddajo javnega naročila male vrednosti je opustitev obveznosti objave javnega razpisa; gre za opustitev obveznosti vseh objav, vključno z objavo obvestila o oddaji javnega naročila. Vsak naročnik mora področje oddaj naročil male vrednosti urediti v notranjem predpisu, to je Pravilnik o oddaji naročil male vrednosti. Naročnik je obvezan sprejeti notranji predpis, v nasprotnem primeru mora ne glede na ocenjeno vrednost oddati naročila v skladu z vsemi določbami Zakona o javnih naročilih. Večini je skupno to, da morajo pozvati določeno število ponudnikov po lastnem izboru, kljub temu pa ne smejo zavrniti ponudnika, ki ni bil povabljen, in mu morajo na zahtevo nuditi vse informacije o naročilu male vrednosti. Seveda je za tako naročilo veliko težje izvedeti, zato si nekateri naročniki pomagajo tako, da taka naročila objavljajo na spletu. Tudi priloge, ki jih je potrebno v naročilu male vrednosti priložiti k ponudbi, so različne: nekateri zahtevajo zgolj izjavo, da ponudniki izpolnjujejo zakonske pogoje, drugi spet zahtevajo kopije ali celo originale različnih dokazil. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 4 od 46

11 3. Potek oddaje javnega naročila Predstavili bomo potek oddaje javnega naročila po odprtem postopku in zahteve, ki jih mora naročnik izpolniti, da je postopek oddaje javnega naročila v skladu z zakonskimi določili Pogoji za začetek postopka Osnovni pogoj, da smemo pričeti s postopkom oddaje javnega naročila, je, da imamo zagotovljena sredstva za plačilo. To pomeni, da mora biti javno naročilo predvideno v planu nabave, ki je osnova za pripravo finančnega načrta. Pogoj za začetek izvajanja postopka oddaje naročila je sprejet finančni načrt in določena vrsta nabave blaga, storitev in gradenj. Osnova za začetek postopka oddaje javnega naročila so za to predvidena sredstva za plačilo pogodbenih obveznosti. Postopek oddaje javnega naročila začnemo s sklepom o začetku postopka. Naročnik lahko v sklepu določi tudi odgovorne osebe za izvedbo postopka v celoti ali le za oceno ponudb Razpisna dokumentacija Razpisna dokumentacija je osnova vsakega javnega naročila. Določa pravila za pripravo ponudbe, natančno pojasnjuje, kaj naročnik od ponudnika pričakuje in katera dokazila ter dokumente potrebuje. Z uporabo standardnih dokumentov (obrazcev in izjav) naročniki pomagajo ponudnikom, da v naprej določenem roku pripravijo pravilne ponudbe. Razpisna dokumentacija mora biti prilagojena konkretnemu javnemu naročilu in mora vsebovati vse potrebne informacije za pripravo pravilne ponudbe. Bistvena elementa v razpisni dokumentaciji predstavljata opredelitev predmeta javnega naročila ter določitev ocenjevalnih kriterijev in njihovih uteži za izbor najugodnejšega ponudnika. V splošnem velja, če je naročnik v razpisni dokumentaciji nekaj zahteval, mora ponudnik to tudi izpolniti, sicer je njegova ponudba izločena. Vsebina razpisne dokumentacije pri oddaji javnega naročila po odprtem postopku vsebuje naslednje sestavne dele: povabilo k oddaji ponudbe: gre za standardni del, s katerimi ponudniki pridobivajo osnovne podatke javnega naročila in je po vsebini nekakšen povzetek objave javnega naročila. Povabilo vsebuje podatke o naročniku, o predmetu javnega naročila, informacijo o rokih, kraju oddaje in odpiranju ponudb, navedbo oseb za dodatne informacije in podobno. Navodila ponudnikom: so jedro razpisne dokumentacije, saj predstavljajo vodilo ponudnikom pri pripravi ponudbe. Vsebujejo glavne podatke o tem, katere dokumente mora posamezni ponudnik predložiti in na kakšen način mora predložiti ponudbo, da bo le-ta veljala za ustrezno. Postopek je strogo formaliziran, zato lahko naročnik izloči ponudbo že, če npr. ni parafiran en sam list ponudbe, če je naročnik Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 5 od 46

12 to zahteval. Navodila vsebujejo tudi pogoje, ki jih mora izpolnjevati ponudnik, da bo njegova ponudba štela za pravilno, ter merila in način ocenjevanja prispelih ponudb. Z merili ugotavljamo, koliko je določena ponudba ugodnejša, boljša od ostalih. Poznamo dve vrsti meril za ocenitev ponudbe: najnižja cena pomeni, da je ob izpolnjevanju vseh zahtevanih pogojev edino merilo najnižja cena. Cena mora biti v tem primeru še posebno natančno opredeljena, saj mora naročnik navesti, kateri elementi bodo uporabljeni za določitev cene. Naročniki lahko primerjajo le ponudbene cene različnih ponudnikov, ki imajo enako vsebino, sicer so med seboj neprimerljive in lahko privedejo do nepravilnih izračunov. Ekonomsko najugodnejša ponudba je ponudba, ki ustreza različnim merilom, odvisno od predmeta javnega naročanja. Zakon poleg cene navaja tudi druga merila, pri čemer pa lahko naročnik opredeli tudi lastna, zanj pomembna merila. V razpisni dokumentaciji morajo biti merila, po katerih naročnik izbira najugodnejšo ponudbo, opisana in ovrednotena. Pri določanju pogojev in meril mora naročnik upoštevati temeljna načela javnega naročanja. Posebej mora paziti, da ponudnikov ne diskriminira neupravičeno. Nediskriminatornost ponudnikov se nanaša na zagotavljanje načela konkurenčnosti in enakopravnosti ponudnikov. Pogoji za ugotavljanje usposobljenosti in navodila o načinu dokazovanja usposobljenosti ponudnika so potreben in obvezen del razpisne dokumentacije, ki se jih lahko vsebinsko uvrsti v vsebino navodila za izdelavo ponudbe. Naročnik mora točno navesti, katera dokazila pričakuje, pri čemer je vezan na zakon. Izpolnjevanje pogojev ponudnik dokazuje z listinami v fizični ali elektronski obliki. Papirnati dokazi so praviloma lahko v fotokopiji. Specifikacije javnega naročila: navedene so tehnične karakteristike opreme ali tehnične zahteve za izvajanje storitev gre za vsebino javnega naročila. Kakršno koli neizpolnjevanje tehničnih karakteristik in zahtev navadno pomeni neprimernost ponudbe taka ponudba je izločena, razen če ni navedeno, da so odstopanja od tehničnih karakteristik mogoča. Javno naročilo je lahko razdeljeno na smiselno zaključene celote oziroma sklope, ki jih je mogoče oddajati ločeno. To pomeni, da naročnik navede oziroma ponudniki lahko izstavijo ponudbo samo za posamezne sklope in jih konkretno navedejo. Namen oblikovanja skupin blaga oziroma sklopov ne sme biti v tem, da naročniku zaradi tega ne bi bilo potrebno izvajati postopka z javnim razpisom. Oblikovanje skupin blaga omogoča večjemu številu ponudnikov, da se udeležijo javnega razpisa in da medsebojno konkurirajo. Večje število ponudnikov, ki konkurirajo po posameznih ali več skupinah, omogoča zdravo konkurenco med ponudniki. Po eni strani pomeni oblikovanje skupin v javnem razpisu večjo konkurenco, po drugi strani pa pomeni, predvsem za velike naročnike, racionalizacijo postopkov. Pri slednjih večkrat že vrednost vsake oblikovane skupine presega vrednost, od katere Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 6 od 46

13 dalje je potreben javni razpis. Z združevanjem vsebinsko povezanih skupin v javni razpis je število postopkov manjše in je s tem dosežena racionalizacija. Obrazec ponudbe ter predračuna je pomemben sestavni del razpisne dokumentacije, saj ponudnik v njem ponudi, kar je predmet javnega naročila, opredeli ceno in pogoje, odzivni čas, čas odprave reklamacij ter druge elemente, ki opredeljujejo predmet javnega naročila. Glede cene je najbolj pomembno, da naročnik opredeli način podajanja cen, saj zgolj na ta način prejme ponudbe, ki so postavljene na isti imenovalec in tako med seboj primerljive. V primeru, da je razpis razdeljen na več sklopov, lahko naročnik predvidi popust na ponudbeno ceno, ki predstavlja neke vrste pogojni popust. Ponudnik, ki ponudi več sklopov, lahko, če tako predvidi naročnik, ponudi popust na ponudbeno ceno. Popust na ponudbeno ceno mora naročnik predvideti v obrazcu, sicer ga ponudnik ne more vpisati. Vzorec pogodbe predstavlja osnovo, v katero bo naročnik vnesel podatke iz ponudbe izbranega ponudnika ter z njim sklenil pogodbo. Mogoče je prilagoditi vzorec pogodbe konkretnim podatkom iz ponudbe, prav tako je mogoče naknadno spreminjati nebistvene elemente, ki ne spreminjajo bistvenih elementov pogodbe ali elementov, ki so bili pomembni pri odločitvi o izbiri najugodnejše ponudbe (kot npr. način plačila, klavzule o spremembi cen, povečanje količine ipd.). Bistveni elementi iz vzorca pogodbe morajo ostati enaki, to pa pomeni, da je spreminjanje bistvenih elementov ponudbe, npr. daljši dobavni rok, daljši rok plačila in drugo, nemogoče Objava javnega razpisa Razpis oddaje javnega naročila je potrebno objaviti v Uradnem listu Republike Slovenije ter na Enotnem informacijskem portalu; če pa vrednost javnega naročila presega določeni vrednostni prag, pa tudi v Uradnem glasilu Evropske Unije. V javnem razpisu mora naročnik objaviti predvsem kdaj, kje, za kakšno ceno in od koga lahko interesenti pridobijo razpisno dokumentacijo. Od dneva, ko je bilo možno pridobiti razpisno dokumentacijo, pa do dneva, ki je naveden v njej, imajo interesenti pravico zahtevati pojasnila v zvezi z njo, vendar morajo biti odgovori posredovani vsem ponudnikom. Če pa ponudnik zahteva v zvezi s pripravo ponudbe dodatna obvestila ali pojasnila, mora to zahtevati v pisni obliki najkasneje pet dni pred potekom roka za predložitev ponudbe. Naročnik ne sme omejevati roka, do katerega lahko ponudniki zahtevajo razpisno dokumentacijo Predložitev ponudb Ponudnik mora ponudbo predložiti v roku, ki ga je naročnik postavil in je bil opredeljen v razpisni dokumentaciji. Ponudniki pisno dokumentacijo ponudbe zvežejo z vrvico na takšen način, da ni možno v nobenem primeru odvzemati ali dodajati listov. V primeru, da naročnik dobi samo eno pravilno ponudbo oziroma več nepravilnih ponudb, se postopek naročanja nadaljuje s pogajanjem v skladu z zakonitostmi javnega naročanja. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 7 od 46

14 3.5. Odpiranje ponudb Odpiranje ponudb v odprtem postopku je javno. Prisotni so lahko tako predstavniki ponudnikov kot podizvajalcev ali drugi. Udeležba ponudnikov ni obvezna, je pa zaželena, saj tako daje javnemu odpiranju poseben pomen, sami pa se lahko seznanijo z vsebino konkurenčnih ponudb. Razlog za javnost je v zagotavljanju zakonitosti postopka. Izjemoma se sme javnost izključiti, kadar se varuje uradna, vojaška ali državna skrivnost. To mora biti objavljeno že v objavi javnega naročila. Glavni namen odpiranja ponudb je, da se ugotovi, kateri ponudniki so poslali ponudbe, ali so ponudbe popolne in kakšna je njihova vsebina. Pri tem se preveri, če so pečati neodprti, preveri se bistvene elemente ponudbe (ceno, plačilne pogoje, garancijo, vrsto blaga, rok dobave in podobno) in ali imajo ponudbe priložena vsa zahtevana dokazila in listine, ne preverja pa se njihove ustreznosti oziroma ugodnosti za naročnika. Odpiranje ponudb izvede komisija za odpiranje ponudb. O odpiranju ponudb se mora voditi zapisnik v skladu z Navodili o postopku odpiranja ponudb. Javno se smejo prebrati le podatki, ki so obvezno vsebovani v zapisniku, ostalih podatkov ni dovoljeno razkrivati Pregled in ocenjevanje ponudb Postopek primerjanja, ocenjevanja in vrednotenja ponudb mora biti transparenten in objektiviziran. Naročnik pri analizi prispelih ponudb najprej pregleda pravno formalne pravilnosti ponudbe. Pri tem se pregleda, če so vsa potrdila in dokazila ustrezna in veljavna, in izločijo se neustrezni ponudniki. Sledi ovrednotenje ponudb, ki je v skladu z vnaprej določenimi merili, in razvrščanje ponudb po vrstnem redu. Po opravljenem ocenjevanju ponudb naročnik izbere najugodnejšo ponudbo. Svojo odločitev mora obrazložiti in navesti ugotovitve ter razloge zanjo. Zaključni dokument oddaje javnega naročila je poročilo o oddaji javnega naročila. Obvestilo o izbiri ponudnika morajo dobiti vsi, ki so oddali pisne ponudbe. Ponudniki lahko zahtevajo dodatno obrazložitev odločitve naročnika. Pregled in ocenitev ponudb opravi komisija, imenovana v začetku postopka oddaje javnega naročila Sklenitev pogodbe Odločitev o izbiri najboljšega ponudnika še ne pomeni sklenitve pogodbe o oddaji javnega naročila, saj lahko na podlagi revizijskega postopka naročnik ali Državna revizijska komisija razveljavita sklep o izbiri ali celotni postopek oddaje javnega naročila. Kadar zahtevka za revizijo ni ali pa se zahtevek za revizijo postopka javnega naročila zavrne, ni več nobene ovire za sklenitev pogodbe. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 8 od 46

15 4. Večparametrsko odločanje Večkriterijsko odločanje razumemo kot proces ocenjevanja, v katerem razvijemo odločitveni model, ki zna vrednotiti eno ali več variant glede na zastavljene cilje in pričakovanja. Pri reševanju odločitvenih problemov se le redko srečamo s situacijami, ko variante ocenjujemo le po enem kriteriju oziroma odločanje podredimo zadovoljevanju le enega cilja. Torej večino realnih odločitvenih problemov lahko dejansko opišemo le z ustrezno kombinacijo več kriterijev. Le-te z določenimi funkcijami združujemo v izpeljane kriterije in tako gradimo odločitveno drevo. Izpeljani kriterij na najvišjem nivoju predstavlja rezultat odločitvenega problema. Večparametrsko odločanje temelji na razgradnji odločitvenega problema na manjše podprobleme. Variante razgradimo na posamezne parametre (kriterije, atribute) in jih ločeno ocenimo glede na vsak parameter. Končno oceno variante dobimo s postopkom združevanja. Tako izpeljana vrednost je potem osnova za izbor najustreznejše variante. Y Koristnost (utility, zaželjenost, primernost, ocena) F(X 1,X 2,...,X n) Funkcija koristnosti X 1 X 2 X n Parametri (atributi, kriteriji) X1 (a1) X2 (a1) Xn (a1) Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 9 od 46 an... a2 a1 Variante (inačice) Slika 1: Večparametrski odločitveni model (Vir: Bohanec, Rajkovič) Pri večparametrskem odločanju vrednotenje variant poteka na osnovi večparametrskega odločitvenega modela, sestavljeno je iz naslednjih komponent: vhod v model predstavljajo parametri (atributi, kriteriji) X n. To so spremenljivke, ki ponazarjajo podprobleme odločitvenega problema, to je tiste dejavnike, ki opredeljujejo kvaliteto variant. Običajno so urejeni v hierarhični strukturi in ponazarjajo medsebojne odvisnosti med parametri.

16 Funkcija koristnosti (F) je predpis, po katerem se vrednosti posameznih parametrov združujejo v končno oceno. Funkcija koristnosti je opredeljena za vsak izpeljani atribut in opredeljuje odvisnost tega parametra od njegovih neposrednih naslednikov v strukturi. Končno oceno (Y) oziroma koristnost variante dobimo po postopku združevanja od spodaj navzgor. Torej s postopnim združevanjem vrednosti v skladu z modelom in s funkcijo koristnosti (F). Variante opišemo po osnovnih parametrih z vrednostmi a i. Na osnovi teh vrednosti s pomočjo funkcije koristnosti določimo končno oceno vsake variante. Varianta, ki dobi najvišjo oceno, je praviloma najboljša. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 10 od 46

17 5. Ekspertni sistemi Ekspertni sistem lahko opredelimo kot inteligentni računalniški program, ki za reševanje problemov uporablja znanje in procedure sklepanja; problemi so tako zahtevni, da je za njihovo reševanje potrebno znanje posebno usposobljenih strokovnjakov ekspertov. Posnema torej delovanje eksperta ali izvedenca za določeno strokovno področje in njegovo sposobnost analiziranja, reševanja in utemeljevanja odločitev znotraj problemske domene. Ekspertni sistemi niso splošni reševalci problemov, temveč so namenjeni reševanju zaključenih, dobro definiranih problemov. Ekspertni sistemi običajno ne delujejo na tako širokih področjih, kot je npr. medicina, temveč so usmerjeni v specifična področja. Ekspertni sistemi podpirajo tudi sklepanje na osnovi nepopolnih ali nezanesljivih informacij. Praviloma omogočajo verjetnostno sklepanje, ko lahko uporabnik izrazi stopnjo negotovosti oziroma verjetnosti za posamezna dejstva ali podatke. Podatki o problemu, ki ga rešujejo, so lahko nepopolni ali negotovi, prav tako so lahko nezanesljive tudi relacije na problemskem področju. Negotovost lahko obravnavamo tako, da na različne načine dodatno označimo trditve problem lahko izrazimo z opisniki (res, zelo verjetno, verjetno, možno, nemogoče) ali z realnimi števili iz določenega intervala (od 0 do 1 ali od 5 do 5). Z vidika uporabnika se ekspertni sistemi od klasičnih programskih orodij razlikujejo v tem, da je njihovo obnašanje transparentno in uporabniku razumljivo. Klasična programska orodja z vidika uporabnika delujejo po načelu črne škatle: uporabnik v program vnese vhodne podatke, črna škatla te podatke skladno z neprepustno vgrajeno logiko obdela in rezultate posreduje uporabniku v obliki izhodnih podatkov. Način, s katerim je program izvajal obdelavo vhodnih podatkov, uporabniku ni znan, prav tako program rezultatov ne utemelji. Nasprotno temu ekspertni sistem uporabniku omogoča spremljanje in spreminjanje procesa reševanja problema, odločitev pa zna tudi utemeljiti. Sistem mora pojasniti svojo rešitev v obliki, ki jo uporabnik lahko preveri in da v primeru, ko se z rešitvijo ne strinja, ugotovi vzrok svoje napake ali napake sistema. Ekspertno obnašanje se torej odlikuje po transparentnosti znanja in razlage Struktura ekspertnih sistemov Ekspertni sistemi so sestavljeni iz treh delov, in sicer iz: baze znanja, mehanizma sklepanja, komunikacijskega vmesnika. Mehanizem sklepanja in komunikacijski vmesnik tvorita lupino ekspertnega sistema. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 11 od 46

18 UPORABNIK KOMUNIKACIJSKI VMESNIK BAZA ZNANJA MEHANIZEM SKLEPANJA Slika 2: Struktura ekspertnega sistema (Vir: Krapež, Rajkovič) Baza znanja Baza znanja je najpomembnejši del ekspertnega sistema, saj velja, da je kakovost ekspertnega sistema v glavnem funkcija obsega in kakovost baze znanja. Znanje je v bazo zapisano v obliki, ki jo ekspertni sistem razume in zna uporabiti za oblikovanje odločitve, za kar uporabljamo različne predstavitvene metode ali formalizme za predstavitev znanja. Vsebuje znanje dveh vrst: dejstva (problemsko situacijo in teorijo o problemskem področju), metode hevristike ter pravila, ki opisujejo relacije med dejstvi in usmerjeno uporabo znanja za reševanje specifičnih problemov. Znanje mora biti predstavljeno na način, ki omogoča prilagodljivo, hierarhično urejeno, heterogeno in aktivno strukturo zapisa. Prilagodljivost strukture zapisa znanja je potrebna zaradi naknadnega vključevanja novih spoznanj in omogočanja spreminjanja zapisov, hierarhičnost pa zaradi vertikalnih povezav med objekti nadrejenih in podrejenih tipov v bazi znanja. Heterogenost strukture pomeni možnost zapisa tako deklarativnega kot proceduralnega znanja, aktivnost strukture pa možnost povezovanja objektov v bazi znanja s pravili oziroma z metodami Mehanizem sklepanja Mehanizmi sklepanja so tisti del ekspertnega sistema, ki upravljajo in nadzorujejo delovanje celotnega ekspertnega sistema. Zadolženi so za aktivno uporabo znanja iz baze znanja, za ravnanje s podatki, ki vstopajo v sistem, in za izpeljevanje ustreznih sklepov. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 12 od 46

19 Mehanizme sklepanja v ekspertnem sistemu sestavljajo poizvedovalni postopki in postopki sklepanja, s katerimi ekspertni sistem izvaja iskanje ustreznih rešitev kot svoj rezultat. Njihova glavna lastnost je zmožnost vpogleda v svoje delovanje Komunikacijski vmesnik Komunikacijski vmesnik skrbi za sporazumevanje med sistemom in uporabnikom, ki mu omogoča vpogled v proces reševanja problema, ki ga izvajajo mehanizmi sklepanja. Komunikacijski vmesnik prevaja podatke, ki jih poda uporabnik, v obliko, primerno za računalniško obdelavo. Sklepe in pojasnila, ki jih poda sistem, pa predstavi uporabniku v razumljivi pisni ali grafični obliki. Omogoča tudi interakcijo z okoljem in drugimi sistemi, na primer z zunanjimi bazami podatkov. Najpogostejši vmesniški načini, ki jih uporabljajo ekspertni sistemi, so vprašanja in odgovori, meniji, hipertekst, naravni jezik, grafični vmesniki ipd. Komunikacijski vmesnik je kritični element celotnega ekspertnega sistema, saj lahko slab uporabniški vmesnik vodi v omejeno ali neučinkovito rabo celotnega sistema. Zato je oblikovanje komunikacijskega vmesnika na splošno zahtevnejše kot pri običajnih računalniških aplikacijah, saj se informacije, ki se izmenjujejo med uporabnikom in sistemom, navadno kompleksnejše, procesiranje, ki ga sistem izvaja, pa zahtevnejše Računalniški program DEXi DEXi je lupina ekspertnega sistema za večparametrsko odločanje, ki sloni na metodologiji DEX (Decision EXpert). Metodologija večparametrskega odločanja se od ostalih razlikuje po kvalitativnem pristopu in neposrednem določanju funkcij koristnosti več spremenljivk. Namenjen je reševanju kompleksnih večparametrski odločitvenih problemov in deluje v okolju MS Windows. V DEXi-ju je pristop sestavljen z nekaterimi elementi ekspertnega sistema in strojnega učenja. Atributi in združevalne procedure so obravnavani kot nedvoumne baze, sestavljene iz drevesa kriterijev, združevalne procedure, izražene z odločitvenimi pravili in opisa opcij. DEXi je v osnovi sestavljen iz dveh delov: pridobivanje in urejanje znanja: uporabniku pomaga pri oblikovanju drevesa kriterijev in pri oblikovanju pravil odločanja za obravnavani primer. Gre za proces strukturiranja odločitvenega problema in izražanja prednosti. Proces sproti računalniško preverja konsistentnost podanih odločitvenih pravil. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 13 od 46

20 Ocena in analiza opcij: drugi del DEXi-ja, prikazan na Sliki 3, uporabi pridobljeno bazo znanja za oceno in analizo opcij. V začetku je vsaka opcija opisana z vrednostmi kriterijev, ki predstavljajo ustrezno mesto na odločitvenem drevesu. DEXi vsako opcijo oceni v skladu z bazo znanja (s pomočjo drevesa kriterijev in odločitvenimi pravili). Za vsako opcijo dobimo primerno oziroma ustrezno oceno. Sledi analiza rezultatov, ki je sestavljena iz ene ali več aktivnosti: 1) razlaga ocene: DEXi razloži, kako je bila vsaka posamezna ocena pridobljena glede na kriterijske vrednosti in uporabljena odločitvena pravila. 2)»Kaj če«analiza: izvede se interaktivno s spreminjanjem opisa opcij, njihovim ponovnim ocenjevanjem in s primerjavo dobljenih rezultatov s prvotnimi rezultati. 3) Selektivna razlaga opcij: DEXi najde in poroča o tistih podkriterijskih drevesih, ki odražajo najmočnejše ali najšibkejše značilnosti posamezne opcije. Glavni namen je obrazložitev opcij z uporabo samo najbolj relevantnih informacij. OCENITEV AKTIVNOSTI PODATKI DEXi lupina OBRAZLOŽITEV OCEN "Kaj - če" ANALIZA BAZA ZNANJA Slika 3: Shematična struktura odločitvenega sistema (Vir: Rajkovič V.) DEXi ponuja pomoč pri ocenjevanju in odločanju na osnovi modeliranja znanja. Takšna podpora omogoča pregledno odločitveno analizo z obrazložitvijo vrednotenih rezultatov in pojasnitev samega ozadja procesa. Odločitvena podpora je uporabniku prijazna, saj je odločitveno znanje predstavljeno enostavno, običajno z besedami, s pravili in s hierarhično postavitvijo kriterijev. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 14 od 46

21 V diplomskem delu bomo uporabili programsko orodje DEXi za izgradnjo večparametrskega odločitvenega modela izbire najugodnejšega ponudnika prehrambenega blaga pri oddaji javnega naročila velike vrednosti. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 15 od 46

22 6. Faze odločitvenega procesa V odločitvenem procesu sistematično zbiramo in urejamo znanje. Zagotovimo si dovolj informacij za primerno odločitev, s čimer zmanjšamo možnost, da kaj spregledamo, pospešimo in pocenimo proces odločanja ter dvignemo kakovost odločitve. Proces poteka praviloma po fazah, ki se lahko prepletajo ali ponavljajo: predstavitev problema, odločitveni kriteriji, definicija funkcije koristnosti, opis variant, vrednotenje in analiza variant. Pred nami je izgradnja večparametrskega odločitvenega modela za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga. Znano je, da je zavod posredni uporabnik proračuna, s čimer je zavezan, da izvede proces pridobivanja ponudb po postopkih, ki so predpisani za javno naročanje. Prav tako mora svoja razpoložljiva finančna sredstva čim bolj racionalno porabiti. Tako bomo v omenjeni nalogi prikazali primer odločanja za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga iz enega od sklopov razpisne dokumentacije ob pomoči programa za podporo odločanju DEXi. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 16 od 46

23 7. Predstavitev problema Nastop te faze odraža dejstvo, da je nastopil odločitveni model, ki je dovolj težak, da ga je smiselno reševati na sistematičen in organiziran način. V tej fazi definiramo problem ter opredelimo cilje in zahteve. Oblikujemo odločitveno skupino, katere jedro sestavljajo odločevalci, ki se morajo v končni fazi odločiti in so odgovorni za odločitev. Praviloma poteka po fazah, ki so opisane v tem podpoglavju Opredelitev problema Javna naročila predstavljajo oskrbo javnega sektorja z blagom na temelju pogodb, ki jih sklene naročnik z izbranimi dobavitelji. Preko postopka javnega naročanja, ki pomeni izbiro najugodnejše ponudbe, naročniku omogoča pridobivanje prehrambenega blaga od ponudnikov pod enakimi pogoji. Govorimo o oskrbi javnega sektorja z javnimi dobrinami. Diplomsko delo predstavlja izbiro najugodnejšega ponudnika za dobavo blaga v javnem zavodu. S tem ko je zavod posredni uporabnik proračuna, je zavezan, da izvede proces pridobivanja ponudb po postopkih, ki so predpisani za javno naročanje. Zakon opredeljuje tudi, kako je potrebno oblikovati pogoje in merila, ki so uporabljena v javnem naročilu, kar pomembno vpliva na postopek izgradnje odločitvenega modela. S pomočjo odločitvenega modela ugotavljajo, katera ponudba je najugodnejša oziroma najbolj ustreza zahtevam naročnika. Zavod mora svoja razpoložljiva finančna sredstva čim bolj racionalno porabiti. Pomembno je, da bo izbrani ponudnik cenovno ugoden, poleg tega pa mora ustrezati tudi ostalim zahtevam. Temeljni namen je, da izberemo najugodnejšega ponudnika po odprtem postopku in da bo rezultat celotnega postopka uspešna oziroma optimalna izvedba javnega naročila Odločitvena skupina V projektu javnih naročil je potrebna nujna delitev dela. Definiramo naloge posameznih udeležencev, opredelimo njihove sposobnosti, pristojnosti, zlasti upravljanje, vodenje in operativno izvajanje naročila. Odgovorna oseba za izvedbo javnega naročila je direktor javnega zavoda, ki usmerja ter upravlja postopek oddaje naročil. Za izpeljavo postopka javnega naročila se oblikuje strokovna komisija. Strokovno komisijo sestavljajo predsednik in dva člana. Predsednik komisije je ekonom, člana pa sta dva zaposlena v zavodu. Strokovna komisija ima nalogo, da vodi celoten postopek javnega naročila za dobavo prehrambenega blaga. Pri zahtevnejših odločitvenih problemih je priporočljivo vključiti tudi analitika, ki kot moderator usklajuje delo odločitvene skupine. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 17 od 46

24 7.3. Metode dela Pri postopku izbire najugodnejšega ponudnika smo uporabili metodo večparametrskega odločanja, ki temelji na razgradnji odločitvenega problema na manjše podprobleme. Dela se lotimo postopoma. Osnova za pripravo odločitvenega modela je, da proučimo literaturo in zberemo podatke o javnih naročilih, ki so potrebni tudi za samo odločitev. Sledila je faza strukturiranja kriterijev, določanje zalog vrednosti kriterijem in postavljanje odločitvenih pravil, ki vplivajo na izbor najugodnejšega ponudnika v javnem zavodu. Dobljeno združimo v model večparametrskega odločanja. Za razvoj drevesa kriterijev in ocenjevanje ponudb uporabimo programsko orodje DEXi, lupino ekspertnega sistema za večparametrsko odločanje. V zadnji fazi model praktično preizkusimo z vnosom variant dobaviteljev, ki so v odprtem postopku oddali pravilne ponudbe za dobavo blaga. S programom DEXi smo tako dobili končno oceno, ki med prispelimi ponudbami izbere najugodnejšo. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 18 od 46

25 8. Odločitveni kriteriji V tej fazi določimo kriterije, na osnovi katerih ocenjujemo variante in zasnujemo strukturo odločitvenega modela. Pri določanju kriterijev je potrebno upoštevati vse kriterije, ki vplivajo na odločitev (načelo polnosti). Pri oblikovanju modela poskušamo izpolniti tudi druge zahteve, kot so celovitost, neredundantnost, ortogonalnost (neodvisnost kriterijev) in operativnost (merljivost). Kriterije identificiramo po naslednjih korakih: spisek kriterijev: v skupini oblikujemo nestrukturiran seznam kriterijev, ki jih bomo upoštevali pri odločanju. Strukturiranje kriterijev: kriterije hierarhično uredimo tako, da upoštevamo medsebojne odvisnosti in vsebinske povezave. Nepomembne kriterije in tiste, ki so izraženi z ostalimi kriteriji, odstranimo in po potrebi oblikujemo nove. Rezultat je drevo kriterijev. Merske lestvice: Vsem kriterijem v drevesu določimo merske lestvice oziroma zalogo vrednosti, ki jo lahko zavzamejo pri vrednotenju Opis osnovnih kriterijev Najpomembnejša naloga je priprava osnovnih kriterijev, s katerimi ocenimo izbrane variante. Pri pripravi kriterijev sem stremela k spoštovanju načel popolnosti (zajem vseh relavantih kriterijev), neredundantnosti, neodvisnost oziroma ortogonalnosti in operativnosti kriterijev. Pri izbiri osnovnih kriterijev je pomemben občutek za»pravo mero«. Iskanje najboljšega ponudnika s konkurenčno ceno še ne pomeni diktata najnižje pridobljene cene. Izbira prave kombinacije kriterijev in njihov pomen, ki ustreza dejanskim potrebam, lahko omogoči dejansko ugotavljanje ekonomsko najugodnejše ponudbe. Osnovne kriterije vključimo v model, ki so strukturirani po funkcijah pomembnosti v odločitveno drevo in pomembno vplivajo na odločitev izbrane variante. Menimo, da naj bi samo število vključenih kriterijev ne bilo preveliko, saj z vsakim zmanjšanjem števila lahko kršimo načelo popolnosti. Razlogi za tolikšno število kriterijev so različni. Vključitev in razporeditev večjega števila kriterijev po skupinah omogoča natančno večparametrsko oceno posameznega sestavljenega kriterija. V primeru pa, da nas zanimajo samo plačilni pogoji, se na oceno ustreznosti dokazil dobavitelja ne oziramo. Drevo kriterijev je pri tem še vedno dovolj pregledno in primerno za uporabo. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 19 od 46

26 Osnovni kriteriji v modelu so naslednji: cena predračuna rok plačila bančna garancija reference kvaliteta blaga lastna proizvodnja odzivni čas čas odprave reklamacij dosedanje izkušnje Tabela 1: Seznam kriterijev 8.2. Združevanje kriterijev Po oblikovanju osnovnih kriterijev le-te strukturiramo v drevesno strukturo pod oceno, ki je osnova za primerjanje ponudnika z drugimi možnimi dobavitelji, ki dobavljajo določeno skupino blaga. V korenu drevesa končno oceno predstavljajo ponudniki za dobavo blaga, ki so pravilno oddali ponudbe. Osnovne kriterije v modelu združimo v tri glavne poddrevesne strukture: ekonomski dejavniki, tehnični dejavniki, dodatna merila. Najpomembnejši sestavljeni kriterij v ekonomskih dejavnikih, ki v največji meri doprinese h končni oceni, so plačilni pogoji. Je eden temeljnih znakov razlikovanj ugodnosti ponudbe. Cilj izbire najugodnejšega ponudnika je tudi preskrba prehrambenega blaga po pravi ceni. Ni pa nujno, da je cena najnižja, ker to ponavadi ne zagotavlja ustrezne kakovosti. Pri oceni plačilnega pogoja je pomemben tudi rok plačila računa, saj s tem lažje usklajujemo naše finančno stanje. Nato sledijo tehnični dejavniki, ki bistveno vplivajo na odločitev pri izbiri ponudnika. Saj le s tem kriterijem zagotavljamo ustrezno kakovost prehrambenih izdelkov. Pri kriteriju dodatna merila ugotovimo, v kolikšnem odzivnem času se ponudnik odzove na naše naročilo oziroma reklamacijo in kakšno je bilo naše dosedanje sodelovanje s ponudnikom, ki ga ocenjujemo. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 20 od 46

27 Slika 4: Drevo kriterijev V nadaljevanju bomo podrobneje opisali posamezne združitve v odločitvenem drevesu, ki vplivajo na izbiro: Ekonomski dejavniki Plačilni pogoji Cena predstavlja obvezujočo vrednost tedaj, ko mora naročnik plačati dobavitelju za dobavo blaga, ob upoštevanju vseh zahtevanih pogojev, navedenih v razpisni dokumentaciji. Cene morajo biti fiksne 6 mesecev po podpisu pogodbe, potem pa se lahko usklajujejo s stopnjo življenjskih stroškov, za kar morata naročnik in ponudnik v vsakem primeru podpisati aneks k pogodbi. Ponudnik mora navesti v ponudbi končno ceno v tolarjih z vključenim DDV-jem. Ponudbena cena mora biti specificirana. Iz specifikacije morajo biti razvidne vse postavke, ki jih cena zajema. Ponudnik mora navesti v ponudbi končno vrednost ponudbe, ki jo dobi tako, da cene pomnoži s količinami in tako dobljeno vrednost sešteje. V primeru uporabe najnižje cene naročnik po sklenitvi pogodbe ne sme priznati naknadnega povišanja cen. Rok plačila je časovni interval med dnevom izstavitve računa ter dnevom, ko mora naročnik dobavljeno blago plačati. Za naročnika je idealno, če ponudnik v predloženi ponudbi ponudi čim daljši plačilni rok, do katerega je potrebno dobavljeno blago plačati, saj le s tem naročnik lahko prilagaja finančno zmogljivost glede na ostala naročila. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 21 od 46

28 Dokazila Ponudnik mora predložiti bančno garancijo za resnost ponudbe v višini 5 % skupne ponudbene cene z vključenim DDV-jem kot varščino, da bo pod pogoji iz tega javnega naročila sklenil pogodbo. Veljavnost bančne garancije mora biti 60 dni od datuma, določenega za dostavo ponudbe. Naročnik vrne bančno garancijo vsem ponudnikom takoj po izbiri najugodnejšega ponudnika, izbranemu ponudniku pa šele po podpisu. Reference smo opredelili kot kriterij v okviru pojma ekonomsko najugodnejša ponudba. Izbira reference kot merila se nam ne zdi sporna in je v primeru celo nujna za realizacijo ravnanja z načelom gospodarnosti in učinkovite porabe javnih sredstev. Pri tem je potrebno upoštevati, da morebitno neizpolnjevanje tega kriterija ni odločilnega pomena. Referenca je vezana na dejansko ugotavljanje sposobnosti ponudnikov. Smiselno jih je vključiti med ostala merila za ocenjevanje ponudb, ker je kakovost izvedbe naročila v veliki meri odvisna od ponudnikovih znanj in sposobnosti (osebnih lastnosti) njegovega kadra. So pomemben vir informacij o ponudnikovem izvajanju glede kakovosti in dostave. Poročajo lahko tudi o tem, kako in kdaj je ponudnik razrešil kakršne koli probleme, ki so se pojavili Tehnični dejavniki Merilo kvalitete blaga opredelimo kot skupek značilnosti in značilnih vrednosti izdelka glede na njihovo primernost in izpolnjevanje točno določenih in predpostavljenih potreb. Izbran bo ponudnik, ki bo v svoji ponudbi ponudil najkakovostnejše izdelke in bo to potrdil tudi s predložitvijo dokazil in s certifikatom o kakovosti izdelkov. Dva izmed njih sta predstavljena v naslednjih dveh odstavkih. Standardi ISO obravnavajo kakovost predvsem s stališča organizacije in vodenja podjetja. Njihovi cilji pa so trije: doseči in obdržati kakovost izdelkov in trajno izpolnjevanje zahteve naročnika ter zaupanje vodstva javnega zavoda, da je kakovost ustrezna in da jo je mogoče vzdrževati. Sistem kakovosti po zahtevah mednarodnih standardov serije ISO 9000 ne naredi boljših izdelkov, ampak naredi procese bolj zanesljive. Sistem HACCP je preventiven, sistematičen način proizvodnje varnih oziroma zdravstveno ustreznih živil. Zajema pridelavo hrane od kmetovalca do mize naročnika in vključuje vse vrste živilske dejavnosti, kot je kuhinja v javnem zavodu pa tudi promet, kamor se uvrščajo skladišča, hladilnice in transport. Kakovost izdelkov je pomemben kriterij pri končni izbiri najugodnejšega ponudnika, saj naročnik lahko ugotovi, če je zajamčena kakovost res dosežena in če zadovoljuje zahteve oziroma standarde. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 22 od 46

29 Lastna proizvodnja je tista proizvodnja, ki je proizvedena v podjetju samem ter ustreza najsodobnejši tehnološki opremljenosti in spoštuje stroge standarde sistema nadzora ISO, HACCP in druge, s čimer zagotavlja visoko stopnjo varnosti živil Dodatna merila Dobava in dostava blaga vključujeta pravočasno in točno izpolnjeno naročilo. Zelo pomembno je, da je blago v najkrajšem možnem času pri naročniku. Pri dostavi zahtevamo izpolnitev dveh pogojev: pravočasno dostavo in pravilno dostavo (vrste in količine prehrambenega blaga ustrezajo naročilu). V primeru nepravilne dostave prehrambenega blaga pa seveda naročnika zanima tudi, v kolikšnem času se ponudnik odzove na reklamacije. Razlikovanje ponudb po teh dveh merilih uporabimo upravičeno, kajti v primeru kasnejše dobave blaga oziroma odziva na reklamacije naročnik svoje dejavnosti ne more ustrezno opravljati. Do sedaj sem opisala in proučila kriterije za izbiro najugodnejšega dobavitelja, kot so cena, rok plačila, reference in kakovost blaga. Značilnost teh kriterijev je, da se lahko vsakega od teh na nek način kvalificira in med seboj primerja. Pomembni podatki o ponudniku izhajajo tudi iz odnosov in dosedanjih izkušenj pri poslovanju z njimi, kar pomeni veliko več kot samo nizka cena in visoka kakovost. Dobro sodelovanje z dobavitelji je težko doseči, vendar je za dolgoročno uspešnost pomembno, da znamo z dobaviteljem vzpostaviti partnerski odnos in transparentnost pri poslovanju. Dober dobavitelj je tisti, ki zagotavlja ustrezno kakovost, obljublja pravočasno dobavo po ugodnih cenah in se v primeru nepredvidenih dogodkov prilagaja naročniku. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 23 od 46

30 8.3. Zaloge vrednosti kriterijev Zaloge vrednosti določimo vsem kriterijem, sestavljene so iz besednih ali numeričnih intervalov. V modelu variante ocenjujemo po stopenjski lestvici, v kateri je merska lestvica urejena od najslabše proti najboljši vrednosti. Zaloge vrednosti skušamo čim bolj naravno oceniti, da z njimi lahko ocenimo razlike med variantami. Pri uporabi pravila, da je najmanjše število vrednosti tri, sem le-tega pri kriteriju bančna garancija izpustila zaradi same vsebine kriterija. Podane zaloge vrednosti so navedene v spodnji preglednici. Slika 5: Zaloge vrednosti Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 24 od 46

31 9. Funkcija koristnosti odločitvena pravila Funkcija koristnosti je kriterijska funkcija. Z njo določamo koristnost variant na osnovi posameznih parametrov oziroma kriterijev in njihove medsebojne povezave. Pri večparametrskem odločanju predpostavljamo opisljivost variant in obstoj ustrezne funkcije koristnosti. Funkcijo koristnosti določi uporabnik na podlagi znanja in izkušenj. V tej fazi definiramo funkcije, ki opredeljujejo vpliv nižjenivojskih kriterijev na tiste, ki ležijo višje v drevesu, vse do korena drevesa, ki predstavlja končno oceno variant. Oblika funkcij in način njihovega zajemanja močno zavisi od uporabljene metode. Najpogosteje se uporabljajo preproste funkcije, kot so utežena vsota in razna povprečja, srečamo pa tudi zahtevnejše funkcije, ki imajo večjo izrazno moč, vendar so nekoliko zahtevnejše za praktično uporabo: funkcije zvezne logike, funkcije na osnovi Bayesovega pravila ali mehkih množic, odločitvena pravila. Različne računalniško podprte metode omogočajo odločevalcem uporabno podporo in segajo od neposrednega analitičnega izražanja funkcij do možnosti izbiranja oziroma parametrizacije vnaprej pripravljenih funkcij, definiranja funkcij po točkah, zajemanja v grafični obliki in raznih dialogov, ki jih vodi računalniški program. Posameznim sestavljenim kriterijem določimo funkcijo koristnosti oziroma odločitvena pravila. Le-ta lahko določimo z utežmi ali točkovno ter pri določanju upoštevamo tudi pomembnost posameznih nižjenivojskih kriterijev. V nadaljevanju predstavljamo tabeli odločitvenih pravil z analizo. Tabela 2: Odločitvena tabela ocena ponudnika Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 25 od 46

32 Iz tabele odločitvenih tabel je razvidno, da so odločilni kriterij modela za izbiro najugodnejšega ponudnika prehrambenega blaga ekonomski dejavniki. Ta kriterij največ pove o ekonomskem stanju ponudbe, in tisti ponudnik, ki je predložil boljšo ponudbo za dobavo blaga, ima prednost pred ostalimi. Kriteriju ekonomski dejavniki sledi kriterij tehnični dejavniki, ki predstavljajo kakovost blaga, navedeno v ponudbi. Zato uporabljamo različne pokazatelje, s katerimi ocenimo ustrezni standard kakovosti. Kriterij dodatna merila predstavlja zanesljivost potencialnega ponudnika pri dobavi blaga ter dosedanje izkušnje; pri poslovanju so naročniku v pomoč, ko se odloča o dobavitelju prehrambenega blaga. Tabela 3: Odločitvena pravila ekonomski dejavniki Če je kriterij plačilni pogoji/dobri in kriterij dokazila/neustrezna, so ekonomski dejavniki kljub temu ustrezni, saj zavzema kriterij dokazila bistveno manjšo vrednost kot kriterij plačilni pogoji, ki je za naročnika bolj pomemben in hkrati tudi odločilen. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 26 od 46

33 V Tabeli 4 so prikazane povprečne uteži, izražene v odstotkih. Tabela 4: Povprečne uteži Zgornja tabela prikazuje povprečne uteži kriterijev, iz nje pa je razvidno, koliko posamezni kriterij vpliva na končno oceno. Iz zgornje tabele razberemo, da je h končni oceni v največji meri prispeval izpeljani kriterij ekonomski dejavniki (predvsem osnovna kriterija cena predračuna in reference). Izmed predlaganih kriterijev ima velik pomen še izpeljani kriterij tehnični dejavniki, medtem ko imajo dodatna merila manjšo težo. Globalne uteži se nanašajo na glavni kriterij ocene ponudnika, kjer osnovni kriterij znotraj sestavljenega kriterija ne dajejo skupne vrednosti 100, temveč dejansko vrednost sestavljenega kriterija. Primer globalnih uteži podajamo na sestavljenemu kriteriju plačilni pogoji. To sta kriterija: cena predračuna (22,9) ter rok plačila (9,1), ki predstavljajo skupno vrednost 32,0. Skupni seštevek znotraj sestavljenega kriterija je enak 100 in predstavlja lokalno utež. Iz Tabele 4 sta primer lokalne uteži kriterija plačilni pogoji (71,4) in dokazila (28,6), ki prispevata vsak svoje uteži, tako da je vsota teh dveh kriterijev skupaj 100. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 27 od 46

34 10. Opis variant Vsako varianto opišemo z vrednostmi osnovnih kriterijev, ki ležijo na listih drevesa. Do tega opisa nas vodi bolj ali manj zahtevno proučevanje variant in zbiranje podatkov o njih. Pri tem se pogosto srečujemo s pomanjkljivimi ali nezanesljivimi podatki. Nekatere metode v tem primeru odpovedo, druge omogočajo, da takšne podatke opišemo v obliki intervalov ali verjetnostnih porazdelitev. Ponudnike, ki so na osnovi razpisne dokumentacije oddali pravilne ponudbe, vključimo v odločitveni model. Ponudniki oziroma variante zaradi varovanja osebnih podatkov ne vsebujejo pravih imen in smo le-te za primer modela poimenovali Ponudnik A, B, C in D. Namen modela je izbrati najugodnejšo ponudbo za sukcesivno dobavo prehrambenega blaga. Tabela 5: Opis variant Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 28 od 46

35 11. Vrednotenje variant Vrednotenje variant je postopek določanja končne ocene variant na osnovi njihovega opisa po osnovnih kriterijih. Vrednotenje poteka od listov proti korenu drevesa v skladu s strukturo kriterijev in funkcijami koristnosti. Varianta z najvišjo oceno je ponavadi najboljša, v kolikor pri ocenitvi ni prišlo do večjih napak. Na končno oceno namreč vpliva mnogo dejavnikov in pri vsakem od njih lahko pride do napake. Poleg tega pa tudi sama končna ocena navadno ne zadostuje za celovito sliko o posamezni varianti, zato je potrebno variante analizirati Rezultati vrednotenja variant V nadaljevanju prikazujemo rezultate vrednotenja v obliki tabel ter grafov. Tabela 6: Tabelarični rezultati vrednotenja Pri vrednotenju variant sta Ponudnik A in Ponudnik B dobila končno oceno»odličen«, Ponudnik C je»sprejemljiv«, medtem ko je računalniški program DEXi podal oceno za Ponudnika D kot»nesprejemljiv«-ega za dobavo blaga. Če podrobneje pogledamo, imamo dve varianti ocenjeni z odlično, zato je potrebna nadaljnja analiza, da ugotovimo, katera od njiju je najugodnejša. Pri tabeli vrednotenja (Tabela 6) lahko tudi vidimo, da se bistveno razlikujeta po kar nekaj kriterijih. Analizo končne ocene bomo opravili s programom za vrednotenje in z analizo variant Vredana. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 29 od 46

36 Graf 1: Grafični prikaz: Rezultati vrednotenja z DEXi-jem Iz Grafa 1 je razvidno, da sta najbolj primerni varianti Ponudnik A in Ponudnik B, saj najbolj ustrezata kriterijem za izbiro najugodnejšega ponudnika za dobavo prehrambenega blaga. Sledi jima Ponudnik C, ki nima veliko možnosti, da bi ga na podlagi ocenjenih kriterijev, ki jih je predložil v ponudbi, izbrali za dobavo blaga. Ponudnik D pa se je za izbor izkazal kot najmanj primeren. Kot je razvidno iz Grafa 1, varianti Ponudnik A in Ponudnik B kažeta enake vrednosti končne ocene. Potrebno je ugotoviti, ali sta varianti res enakovredni ali pa med njima obstaja razlika. Tega s programom DEXi na žalost ne moremo ugotoviti, zato ga nadomestimo s programom Vredana. Vredana je program, ki se uporablja za vrednotenje in analizo variant v večparametrskih odločitvenih modelih, zgrajenih z lupino ekspertnega sistema DEX. Omogoča dodatno analizo rezultatov vrednotenja DEX in DEXi. Rezultati vrednotenja s programom Vredana so prikazani v Grafu 2. Graf 2: Rezultati vrednotenja z Vredano Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 30 od 46

37 Z rezultatom, ki ga dobimo s programom Vredana, lahko ugotovimo, zakaj je skupna končna ocena Ponudnika B boljša od Ponudnika A. V Grafu 3 prikažemo razliko med dvema najboljšima variantama. Graf 3: Grafična primerjava dveh najboljših variant Zgornji grafični prikaz nam natančno prikaže, kateri kriterij v največji meri doprinese k najboljši končni oceni. Nazorno lahko razberemo, da je kriterij ekonomski dejavniki nekoliko bolje ocenjen pri Ponudniku B, kar je pri izboru za najugodnejšega ponudnika za dobavo prehrambenega blaga odločilnega pomena. Pri kriteriju tehnični dejavniki se med ponudnikoma ni pokazala razlika; največja prednost ene variante pred drugo pa se je izkazala pri dodatnih merilih, pri katerih se je zopet najbolj izkazal Ponudnik B. V poddrevesu Ekonomski pogoji prikažemo razlikovanje dveh najboljših variant glede na kriterija plačilni pogoji in dokazila. Graf 4: Grafični prikaz poddrevesa Ekonomski pogoji s programom DEXi Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 31 od 46

38 Graf 5: Grafični prikaz poddrevesa Ekonomski dejavniki s programom Vredana V zgornjih dveh grafičnih prikazih prikazujemo vrednotenje skozi kriterije v poddrevesu Ekonomski pogoji, ki nam pokažejo, pri katerih lastnostih se najboljši varianti razlikujeta med seboj. Kriterija ekonomski pogoji in plačilni pogoji sta pri Ponudniku B bolje ocenjena kot pri Ponudniku A, medtem ko je kriterij dokazila bolje ocenjen pri Ponudniku A. Ponudnik B ima, kot nam je pokazalo predhodno vrednotenje variant, najboljšo končno oceno za izbor dobavitelja prehrambenega blaga »Kaj če«analiza S pomočjo analize tipa»kaj če«ugotovimo, kako sprememba vrednosti enega ali več kriterijev izbrane variante ali sprememba funkcij koristnosti oziroma odločitvenih pravil vliva na spremembo končne ocene. S pomočjo analize tipa»kaj če«lahko ugotovimo, kaj se zgodi, če spremenimo najboljšo ocenjeno varianto pri Ponudniku B in najslabše ocenjeno varianto pri Ponudniku D, dva kriterija, ki bistveno vplivata na končno odločitev. Prvi kriterij, ki ga spremenimo pri obeh variantah, je cena predračuna. Ponudniku B le-tega spremenimo z nizke na visoko vrednost, pri Ponudniku D pa z visoke na nizko vrednost. Drugi spremenjeni kriterij je kvaliteta blaga, ki ga pri Ponudniku B spremenimo z odlične na dobro vrednost, Ponudniku D pa ga spremenimo s slabe na odlično vrednost. Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 32 od 46

39 Rezultati vrednotenja z analizo»kaj če«v programu Vredana so naslednji: Graf 6: Prejšnji ter novi rezultati po»kaj če«analizi Iz Grafa 6 je razvidno, da se najboljše ocenjena varianta Ponudnika B z analizo»kaj če«spremeni v relativno sprejemljivo ocenjeno varianto. Ponudnik D pa iz najslabše variante v odlično varianto. Na končno oceno pomembno vplivata spremenjena kriterija, saj ugotovimo, da že pri majhni spremembi vrednosti kriterijev le-ti končno oceno variante postavijo v boljši oziroma slabši položaj. Priporočljivo je, da pri sestavljanju modela natančno izberemo zaloge vrednosti, s katerimi ocenjujemo kriterije. Prav tako pa moramo kriterijem natančno določiti funkcije koristnosti, saj s slabo določitvijo zalog vrednosti dobimo slabo ocenjene variante in s tem netočne rezultate. Da bi se težavam izognili, moramo vsak opis variante dobro preučiti Kritična analiza modela Odločitveni ekspertni sistem smo ovrednotili tudi s pomočjo analize SWOT. Kratica SWOT je sestavljena iz prvih črk angleških izrazov: Strenght (notranje prednosti) Weaknesses (notranje slabosti) Opportunities (zunanje priložnosti) Threats (zunanje nevarnosti) Prednosti notranje Slabosti notranje Priložnosti zunanje Nevarnosti zunanje Tabela 7: Matrika SWOT Petra Koželj:Odločitveni model za izbiro dobavitelja prehrambenega blaga Stran 33 od 46