ORGANIZACIJSKE VEDE KRANJ

Transkripcija

1 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE Specialistično delo Smer: Informatika v organizaciji in managementu Model vrednotenja programskih produktov za celovito upravljanje dokumentov Mentor : prof. dr. Vladislav Rajkovič Kandidat: Peter Pibernik Kranj, december, 2005

2 Zahvala Za pomoč in vzpodbudo pri študiju se iskreno zahvaljujem svojima hčerkama Mojci in Petri ter ženi Jani, ki je žal ni več med nami. Za strokovno pomoč in svetovanje pri izdelavi te naloge pa se zahvaljujem sodelavcem v podjetju, vodji sektorja za informatiko Miri Zimic, univ. dipl. kemik ter mentorju prof. dr. Vladislavu Rajkoviču. 2

3 Povzetek Model vrednotenja programskih produktov za celovito upravljanje dokumentov V raziskavi je na podlagi zbranih podatkov o vseh vrstah in oblikah dokumentov, delovanju, funkcionalnostih in uporabnosti sistemov za celovito upravljanje dokumentov izdelana analiza problematike upravljanja dokumentov v podjetju Helios d.d. ter s pomočjo programa za večparametrsko odločanje DEXi zgrajen model za ocenjevanje primernosti uvedbe programskega produkta za celovito upravljanje dokumentov. Na podlagi zgrajenega odločitvenega modela je podan rezultat vrednotenja posameznih variant in predlog izbire najprimernejše variante. Odločitveni model je v veliko pomoč pri upravljanju odločitvenega znanja vodstva podjetja pri sprejemanju strateških odločitev. Prednost takega načina dela je enostavno prikazovanje dobljenih rezultatov na prijazen in razumljiv način, kar pripomore k boljšim in hitrejšim sprejemanjem kvalitetnejših odločitev. Poleg tega je s pomočjo programa Vredana, ki je nadgradnja programa DEXi, izdelana analiza»kaj-če«, ki nudi še dodatne poglede na primernost odločitve. Rezultat naloge je prispevek k upravljanju odločitvenega znanja s pomočjo izdelanega večparametrskega modela za izbor ustreznega programskega produkta. Ključne besede: odločitveni proces, večparametersko odločanje, elektronsko upravljanje dokumentov, dokumentacijski sistem Abstract Evaluation model for programme products used for total management of documents This research represents the analysis of total management of documents in the company Helios d.d. It was prepared on the basis of the collected data on the different types and forms of documents, operating, functionality and application of the systems for total management of documents. By using the programme for multi-parameter decision-making DEXi the model for suitability evaluation of introducing programme product for total management of documents was designed. On the basis of the designed model the results of evaluations of individual variants and proposal for the selection of the most suitable variant were given. The decision making model will help the company's management in adoption of the strategic decisions. The advantage of such work model is easy indication of the obtained results in a friendly and understandable way, which helps in better and faster adoption of quality decisions. Furthermore, by the application of the programme Vredana, which is the upgrade of the programme DEXi, the analysis»what-if«was made, that offers additional aspects on the decisions' suitability. The result of this research work is the contribution to the management of decision making skills by means of multi-parameter model for the selection of the appropriate programme product. Key words: decision-making process, multi-parameter decision-making, electronic management of documents, documentation system 3

4 KAZALO 1. UVOD CILJ IN NAMEN RAZISKAVE PREDSTAVITEV PODJETJA ODLOČITVENI PROCES VEČPARAMETRSKO ODLOČANJE ANALIZA PROBLEMSKEGA STANJA CILJI UVEDBE SISTEMA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTOV SISTEM ZA CELOVITO UPRAVLJANJE DOKUMENTOV DOKUMENTACIJA VRSTE DOKUMENTACIJE DELO Z DOKUMENTI Življenski cikel dokumentov Iskanje dokumentov Sledenje verzijam Zaščita in varnost dokumentov Arhiviranje dokumentov SISTEM ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTOV SISTEM ZA ELEKTRONSKO UPRAVLJANJE DOKUMENTOV Značilnosti sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov Prednosti sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov Tehnologija za obvladovanje delovnih tokov ARHIV Klasični arhiv Mikrofilm Elektronski arhiv Prednosti elektronskega arhiva ELEKTRONSKI PODPIS ZAJEM DOKUMENTOV OPIS VARIANT SISTEM ORACLE COLLABORATION SUITE SISTEM DOKUMENTUM SISTEM CIKLON SISTEM CONTENT MANAGER IZGRADNJA MODELA DEXI VREDANA IDENTIFIKACIJA KRITERIJEV OPIS KRITERIJEV Finančna sredstva Funkcionalnost Ponudnik DREVO KRITERIJEV FUNKCIJA KORISTNOSTI REZULTATI VREDNOTENJA VARIANT VREDNOTENJE VARIANT ANALIZA»KAJ-ČE« KRITIČNA ANALIZA MODELA ZAKLJUČEK LITERATURA PRILOGA

5 1. Uvod Rast količine informacij je v sodobnem poslovnem svetu eksponentna. Izraža se v vse večji kompleksnosti pri upravljanju z dokumenti in vsebinami. Dokumentiranje in arhiviranje različnih procesov, specifikacij, zapisov, pogodb in ostalih dokumentov bremeni podjetja na tehnološkem, finančnem in organizacijskem področju. Razvoj informacijske tehnologije in internet omogočata, da je vedno več dokumentov v elektronski obliki. Elektronski podatki so razdeljeni na strukturirane podatke, kamor sodijo podatki v relacijskih bazah podatkov in ERP sistemih ter nestrukturirani podatki, kamor spada elektronska pošta, tekstovni dokumenti, razne preglednice, avdio in video datoteke itd. Zanimivo je dejstvo, da se približno 80% vseh informacij, ki jih potrebujejo zahtevni uporabniki, skriva v nestrukturiranih podatkih in da se po nepotrebnem izgubi veliko časa pri iskanju in uporabi teh podatkov. Danes je na trgu veliko število ponudnikov programske opreme, ki ponujajo rešitev za omenjeno porblematiko. Potrebno je veliko časa in napora za sprejem odločitev, ki se kasneje izkažejo za slabe, ker niso bili upoštevani določeni kriteriji, ki v bistveni meri vplivajo na končno odločitev. V raziskovalni nalogi je prikazana obsežnost problematike in glede na zahteve in cilje uporabnikov ponujena rešitev, ki zagotavlja dovolj informacij managementu za izbiro najustreznejše programske rešitve, ker je lasten razvoj programskih rešitev dolgotrajen in predrag. Zbrani podatki o vseh vrstah in oblikah dokumentov, ki nastopajo v podjetju, informacije o delovanju, funkcionalnostih in uporabnosti sistemov za celovito upravljanje dokumentov, ki so primerni za uvedbo ter izdelan odločitveni model ne prinašajo odločitve, ampak so v veliko pomoč managementu za sprejemanje hitrejših in kakovostnejših odločitev. Za vrednotenje programske rešitve za celovito upravljanje dokumentov so definirani kriteriji, podane vrednosti in ocene, postavljena so odločitvena pravila in s pomočjo metode večparametrskega odločanja ter programa za večparametrsko odločanje DEXi zgrajen model za ocenjevanje uporabnosti oziroma smiselnosti uvedbe posameznih programskih produktov za celovito upravljanje dokumentov. Model omogoča hitro in enostavno prikazovanje dobljenih rezultatov, ki so uporabniku prijazni in razumljivi. Poleg tega je s programom vredana, ki je nadgraja programa DEXi, izdelana analiza»kaj-če«, ki nudi še dodatne poglede na odločitveni problem in izboljšuje proces odločanja. S pomočjo sistemskega reševanja problematike so zajeti vsi kriteriji, ki bistveno vplivajo na sprejem odločitev, učinkovito predstavljene prednosti in slabosti posamezne variante ter izdelana nazorna analiza»kaj-če«, ki odločevalcu pomaga rangirati variante od najslabše do najboljše. Model vrednotenja omogoča enotno vrednotenje programskih produktov za celovito upravljanje dokumentov na podlagi vhodnih parametrov, vnaprej definiranih kriterijev in odločitvenih pravil. Rezultat vrednotenja so koristne informacije managementu za sprejem odločitve o programskem produktu, ki bo kar najbolj zadostil željam in potrebam uporabnikov. Poleg tega se gradi baza znanja, ki bo v veliko pomoč managementu pri reševanju tovrstnih in podobnih odločitvenih problemih. 5

6 2. Cilj in namen raziskave Rezultat naloge je ocena najprimernejše variante programskega produkta za celovito upravljanje z dokumenti in prispevek k upravljanju odločitvenega znanja s pomočjo izdelanega modela večparametrskega odločanja. Poleg tega je predstavljen sam sistem za celovito upravljanje dokumentov z zahtevami za uvedbo, organizacijskimi spremembami, ki jih zahteva tehnološka novost ter izdelana analiza delovanja, funkcionalnosti in uporabnosti programskega produkta. Naloga lahko služi kot vodilo nadaljnjim raziskavam za izgradnjo podobnih odločitvenih modelov, ker danes ni več smiselen lasten razvoj programske opreme, pač pa nakup že izdelanih programskih rešitev. Model služi kot pripomoček, ki nudi pomembne informacije in omogoča upravljanje z odločitvenim znanjem Predstavitev podjetja Odločitveni model je izdelan za potrebe podjetja Helios, ki je vodilni slovenski izdelovalec premaznih sredstev in ima 750 zaposlenih. Podjetje predstavljajo HELIOS Domžale d.d. kot krovna družba s petimi podjetji skupine, od katerih sta dve podjetji proizvodni, ostala tri pa storitvena. Krovno podjetje ima kapitalske naložbe v 12 podjetjih, tako v Sloveniji kot v tujini, predvsem pa v Rusiji in drugih državah bivše SZ, kakor tudi državah bivše Jugoslavije, v Italiji in na Poljskem. Po ekonomskih pokazateljih se lahko primerja s sorodnimi evropskimi proizvajalci. Razvojni program temelji na nenehni rasti prodaje in izvoza, uvajanju novih, ekološko prijaznih izdelkov in učinkoviti notranji organizaciji podjetja, ki omogoča stalno racionalizacijo poslovanja. Proizvodni program Heliosovih podjetij zajema izdelke s področja umetnih smol, premazov za široko potrošnjo, premazov za avtomobilsko industrijo, avtoreparaturnih premazov, premazov za zaščito kovin, lesa in mineralnih površin, premazov za lesno industrijo dekstrinov in lepil, škrobov in škrobnih modifikatov. Prodajna območja predstavljajo poleg Slovenije predvsem države bivše SZ, države bivše Jugoslavije, Srednje Evrope in Evropske Unije. Prednostna naloga poslovnega sistema Helios ostaja ravnanje z okoljem in razvoju okolju prijaznih izdelkov, zmanjševanju nastajanja novih odpadkov in predelavi obstoječih. Kakovost je nepogrešljiva in prevladujoča sestavina sodobnega poslovanja in tega se vodstvo podjetja močno zaveda. Zagotavljanje kakovosti izdelkov, storitev in odnosov s partnerji je vodilni element poslovne politike podjetij skupine Helios. Na področju trženja, razvoja, proizvodnje, kontrole in servisiranja barv, lakov in umetnih smol je podjetje Helios Tovarna barv, lakov in umetnih smol Količevo pridobilo mednarodni certifikat usklajenosti svojega poslovanja z zahtevami mednarodnega standarda ISO Podjetje je tudi pridobilocertifikat ISO sistem odgovornega ravnanja z okoljem.v preteklem obdobju je bila posebna pozornost namenjena načinu in oblikam usposabljanja proizvodnim strukturam, katerim so znanje posredovali domači strokovnjaki. Vzpostavljeni so dodatni stiki z nekaterimi tujimi ustanovami, kjer strokovno osebje s področja umetnih smol in premazov pridobivajo nova znanja. Vsi zaposleni morajo tudi po načelu samoizobraževanja slediti novim spoznanjem na njihovem ožjem strokovnem področju, z namenom zadržanja osebnostnega in poklicnega razvoja. Prav zaradi omenjenih standardov še 6

7 posebej obstaja potreba po celovitem upravljanju dokumentov, ki jih je v tako velikem podjetju in sodobnem načinu poslovanja vsak dan težje obvladovati. V podjetju želijo z uvedbo rešitve tudi avtomatizirati nekatere poslovne procese in s tem doseči večjo kontrolo nad samim izvajanjem posameznih procesov. Integracija znotraj podjetja in povezovanje s poslovnimi partnerji zahteva nenehno koordinacijo in delo v skupinah, zato je uvedba sistema za celovito upravljanje dokumentov nujno potrebna za uspešnejše in racionalnejše poslovanje celotnega podjetja Odločitveni proces Odločitveni proces je proces sistematičnega zbiranja in urejanja znanja. Zagotovil naj bi dovolj informacij za primerno odločitev, zmanjšal možnost, da bi kaj spregledali, pohitril in pocenil proces odločanja ter dvignil kakovost odločitve. Odločanje je proces, v katerem je potrebno izmed več variant (alternativ, inačic, možnosti) izbrati tisto, ki najbolj ustreza postavljenim ciljem oziroma zahtevam. Poleg izbora najboljše variante včasih želimo variante tudi rangirati od najboljše do najslabše. Pri tem so variante objekti, akcije, scenariji ali posledice enakega oziroma primerljivega tipa. Pri strateškem planiranju v podjetju so lahko variante različni razvojni ali investicijski scenariji. Kadar pa izbiramo najboljšega kandidata za neko delovno mesto, so variante ljudje. Odločanje je običajno del splošnega reševanja problemov in nastopa kot pomembna mentalna aktivnost na praktično vseh področjih človekovega delovanja. Težavnost odločitvenih problemov je zelo raznolika. Sega od enostavnih osebnih odločitev, ki so večinoma rutinske in se jih večinoma niti ne zavedamo, vse do težkih problemov skupinskega odločanja, na primer pri vodenju, upravljanju in planiranju v podjetjih, kadrovskem odločanju, medicinski diagnostiki in vrsti drugih področij. Pri težkih odločitvenih problemih nastopa veliko število dejavnikov, ki vplivajo na odločitev, številne oziroma slabo definirane ali poznane variante, zahtevno in pogosto nepopolno poznavanje odločitvenega problema in ciljev odločitve, več skupin odločevalcev z nasprotujočimi si cilji in omejen čas, v katerem je potrebno sprejeti odločitev in drugi viri za izvedbo odločitvenega procesa. S problemi odločanja se ukvarja vrsta znanstvenih področij in disciplin, od filozofije (na primer aksiologija - nauk o vrednotah), psihologije, ekonomije in matematike, do bolj specifičnih, kot sta odločitvena teorija (French 86; Ríos 94) in odločitvena analiza (Nagel 93). Posebej pomembno je vprašanje, kako pomagati odločevalcu, da bi na sistematičen, organiziran in čim lažji način prišel do kvalitetne odločitve. V ta namen je bilo razvitih mnogo metod in računalniških programov za podporo odločanja (Decision Support Systems (DSS): Turban 88; Silver 91; Mallach 94). V nalogi sem se omejil na metodo večparametrskega odločanja (Multi Attribute Decision Making MADM) Večparametrsko odločanje Večparametrsko odločanje temelji na razgradnji odločitvenega problema na manjše podprobleme. Posamezne variante so razgrajene na posamezne parametre (kriterije, atribute), ki so ločeno ocenjeni (slika 1). Končna ocena variante je določena z nekim postopkom združevanja. Tako izpeljana vrednost je potem osnova za izbor najustreznejše variante. 7

8 Slika 1: Večparametrski odločitveni model (V. Rajkovič) Vrednotenje variant pri večparametrskem odločanju tako poteka na osnovi večparametrskega odločitvenega modela, ki je v splošnem sestavljen iz treh komponent. Vhod v model predstavljajo parametri (atributi, kriteriji) X i. To so spremenljivke, ki ponazarjajo podprobleme odločitvenega problema, to je tiste dejavnike, ki opredeljujejo kvaliteto variant. Funkcija koristnosti v*(x 1, x 2,...,x m) je predpis, po katerem se vrednosti posameznih parametrov združujejo v spremenljivko v(a 1), ki ponazarja končno oceno ali koristnost variante. Variante opišemo po osnovnih parametrih z vrednostmi a i. Na osnovi teh vrednosti funkcija koristnosti določi končno oceno vsake variante. Varianta, ki dobi najvišjo oceno, je praviloma najboljša. Večparametrski modeli so koristen pripomoček za podporo odločanja v zahtevnih odločitvenih situacijah, to je takšnih, pri katerih nastopa veliko število dejavnikov, ki vplivajo na odločitev, veliko variant oziroma več skupin odločevalcev z različnimi interesi. Metode nikakor niso nadomestilo za človeka - odločevalca, ki je še vedno v celoti odgovoren za končno odločitev. Večparametrske metode pomembno prispevajo k bolj sistematičnemu in bolje organiziranemu odločanju. Odločevalca usmerjajo k poglobljenemu razmišljanju in zbiranju informacij o problemu ter zmanjšajo možnost, da bi spregledal dejavnike, ki bistveno vplivajo na odločitev. Podporna računalniška orodja mu pomagajo oblikovati odločitveni model, vrednotijo variante in ponujajo vrsto različnih analiz, s katerimi lahko podrobno verificira, utemelji, razloži in dokumentira svojo odločitev. Končna odločitev je zato praviloma kvalitetnejša. Navadno se odraža tudi v kvalitetnejši realizaciji odločitve, pri kateri lahko koristno uporabimo informacije, dobljene pri vrednotenju, na primer tiste o posebej izrazitih prednostih in pomanjkljivostih obravnavanih variant. Odločitveni proces poteka po fazah in sicer z identifikacijo odločitvenega problema, konča pa z vrednotenjem in analizo variant oziroma izdelavo elaborata. Trajanje procesa je močno odvisno od zahtevnosti problematike in ciljev procesa, v veliki meri pa tudi od znanja, ki ga imajo udeleženci procesa o problemu, vplivnih dejavnikih in variantah. V grobem lahko ta čas ocenimo na okrog 2 do 20 delovnih dni. Izmed faz sta navadno najzahtevnejši prvi dve: identifikacija problema in identifikacija kriterijev. Identifikacija problema vključuje definicijo problema, opredelitev ciljev in zahtev, oblikovanje odločitvene skupine ter izbor metode in računalniških orodij za podporo odločanja. Ustrezna struktura skupine in kvaliteta znanja o odločitveni problematiki sta bistvena pogoja za uspeh odločitvenega procesa. V drugi fazi, identifikaciji kriterijev, pa je posebej pomembno izbrati prave, to je najbolj merodajne in 8

9 obenem merljive kriterije. Paziti moramo, da ne spregledamo pomembnih. Dobršno mero znanja zahteva tudi postopek strukturiranja kriterijev v drevo na osnovi vsebinske povezanosti in medsebojne odvisnosti kriterijev. Ravno pri tej nalogi je podpora današnjih računalniških orodij najšibkejša; vsebino in strukturo drevesa je - razen v izjemnih preprostih primerih - potrebno oblikovati ročno, na osnovi razmisleka in razgovora v skupini. Povsem drugače je v nadaljnjih fazah odločitvenega procesa, v katerih lahko uporabimo vrsto različnih metod za oblikovanje funkcij koristnosti, vrednotenje variant in njihovo analizo Analiza problemskega stanja Z množično uporabo računalnikov se je močno povečala storilnost administrativnih opravil, kljub temu pa uporaba računalnikov ni zmanjšala količino dokumentacije, ki jo podjetje potrebuje pri svojem poslovanju. V nasprotju s pričakovanji se je količina potrebne dokumentacije še povečala. Preventivno v primeru potreb se vnaša v računalnik veliko podatkov, ki so zgolj informativne narave in se ne uporabljajo v obračunih, statističnih obdelavah ali kakršnih koli drugih poslovnih transakcijah, pa vendar velikokrat potem iščemo originalni dokument (Strasberger, 2000). Velikokrat pa je problem tudi to, da je večina znanja in bogastva zbranega ravno v dokumentih in ne v podatkovnih bazah informacijskih sistemov. Ti dokumenti so razpršeni po posameznih oddelkih, ki težko obvladujejo to dokumentacijo, nadzor nad celotno dokumentacijo podjetja v papirni obliki pa je nemogoč. Veliko časa se porabi za iskanje dokumentov, na katerih so informacije, ker se ne ve točno, kje se ti dokumenti nahajajo. Ko je iskani dokument najden, še vedno ni znano, če je v njem vsebina, ki se išče. Dokumenti prehajajo enega oddelka v drugega in ta čas je mrtev čas, ki povzroča zamude in pogosto privede do neučinkovitega poslovanja. Na dokumentih se pojavljajo napake, ki jih je potrebno popraviti. Tako dokumentacijo je potrebno pravilno oblikovati, izdelati dopolnitve, pridobiti potrditve, kar pomeni dodatno izgubo časa in denarja. Eden velikih problemov dokumentov v papirni obliki je vezava dokumenta na fizično lokacijo. Dokumentov se ne da pregledovati od drugod, zato se pogosto fotokopirajo. To povzroči, da se kmalu ni nadzora nda tem, koliko enakih dokumentov sploh obstoja, kje se nahajajo in kateri je original, kateri pa kopija. Še večji problem nastane, ko imajo posamezniki pred sabo sicer enak dokument, vendar druge verzije. Dogaja se tudi, da se komu papirni dokument posodi (morda za zelo kratek čas), oseba pa ga pozabi vrniti. Kmalu se pozabi, komu je bil dokument izročen. Na tak način se dokumenti izgubljajo in tudi poškoduje. Dokumenti v papirni obliki sami po sebi nosijo velike stroške, ki jih še povečuje tovrstno ročno upravljanje ter kasnejše upravljanje z arhivom. V Heliosu je že nekaj časa prisotna želja in potreba po prenovi procesa upravljanja z dokumenti. Vprašanje je samo kompleksnost sistema in s tem nujno povezanih stroškov investicije. Če izhajamo iz stališča, da je v povprečnem podjetju pomešanih 90% dokumentov in da predstavlja upravljanje s temi dokumenti 90% tipičnih opravil v pisarni, je več kot očitna potreba po učinkovitem sistemu za upravljanje z dokumenti. V ZDA so raziskave pokazale, da 30% delovnega časa zaposlenega predstavlja iskanje ustreznih dokumentov, kar za podjetje predstavlja popolno izgubo. Vzemimo kot primer situacijo, s katero se lahko identificira skoraj vsako večje podjetje. Recimo, da ima podjetje 100 zaposlenih, od katerih vsak porabi 10 minut vsak dan za iskanje enega samega dokumenta. Pri 22 delovnih dneh v mesecu in vrednosti delovne ure SIT, 9

10 znašajo stroški iskanja na letni ravni delovnih ur oz. 22 milijonov SIT izgube letno. Poleg tega zahtevajo veliko časa tudi ostala opravila v zvezi z dokumenti (tabela 1). Dokumente iščemo Z vsebino dokumentov je težko manipulirati Dokumente težko ažuriramo Dokumente težko souporabljamo z drugimi Vsebine dokumentov je težko konsistentno objavljati Izdelava dokumenta je ad-hoc proces Pregledovanje dokumenta je ad-hoc proces Pomembnost dokumenta ni očitna Distribucija papirjev je draga in zamudna Arhiviranje je drago, iskanje neučinkovito 1 ura 1,5 ure 1 ura 1 ura 0,5 ure 0,5 ure 0,5 ure 0,5 ure 1 ura 0,5 ure Tabela 1: poraba časa pri upravljanju klasičnem dokumentov (Jakovljevič, 2000) Namen prenosa vsakdanjega poslovanja v elektronsko okolje je predvsem povečanje učinkovitosti. Še vedno se prepogosto dogaja, da se podatki tiskajo na papir ali na tiskane obrazce ter pošiljajo naslovniku z navadno pošto. Na drugi strani je treba veliko dela, da se podatki prepišejo z obrazcev nazaj v računalnik, na koncu pa je potrebna še dodatna kontrola, če se podatki v računalniku ujemajo s tistimi v papirnati obliki. Prav zaradi primerjave moramo pogosto pripraviti natisnjene dokumente celo takrat, ko jih vendarle smemo poslati tudi v elektronski obliki. Vse to povzroča izguba časa in denarja Cilji uvedbe sistema za upravljanje dokumentov Avtomatizacija res pospeši nekatera opravila, v temeljih pa je delo še vedno isto; to pomeni, da ni nobene bistvene izboljšave v načinu opravljanja posameznih nalog. (Hammer & Champy, 1995). Z uvedbo sistema ne bi samo avtomatizirali, ampak tudi prenovili obstoječi proces upravljanja z dokumenti. V podjetju Helios se z uvedbo novega sistema pričakuje: boljši nadzor dokumentov, enostavno upravljanje dokumentov, združljivost z obstoječo tehnologijo, uporaba najboljših delovnih metod skladno z zakonodajo (elektronski podpis, shranjevanje, itd.), dostop do dokumentov kjerkoli in kadarkoli, znižanje stroškov, postopna gradnja sistema, podpora delu v skupini V podjetu Helios želijo povezovati papirno in pisarniško elektronsko poslovanje, spremljati potek in rezultate poslovnih procesov (Baan), ter izboljšati delo v skupini. Na ta način bo podjetje pridobilo centralno urejenost podatkov in dokumentov, ki bodo selektivno dosegljivi na upravljanje posameznim uporabnikom sistema in shranjeni v elektronskem arhivu. 10

11 V podjetju so pred leti uvedli integriran informacijski sistem Baan, katerega želijo povezati z sistemov za upravljanje dokumentov. Baan uporablja svojo in Oracle bazo podatkov, Office dokumenti pa ostajajo razpršeni po posameznih delovnih postajah, oziroma so delno zbrani na datotečnih strežnikih. Pisarniška dokumentacija ni povezana z poslovno logiko v Baan-u. Elektronska pošta se administrira na poštnem strežniku in ostaja nepovezana. Papirni dokumenti se hranijo v fasciklih in so razpršeni po posameznih sektorjih. Nov način dela sicer ne bo izničil stroškov upravljanja dokumentov, jih bo pa močno zmanjšal. Pričakujejo bistveno povečanje učinkovitosti dela ter nadzor nad dokumenti in delovnimi procesi. Izdelava in implementacija sistema za podjetje pomeni tudi nabiranje znanja za sedanjo in naslednje generacije. S centralno vodenimi dokumenti se v podjetju postavi baza znanja, ki ima temelje na delovnih izkušnjah. Tako urejena dokumentacija mora biti dosegljiva v trenutku in vsem, ki imajo za to ustrezne pravice. Sistem mora omogočati iskanje ne samo po opisnih podatkih, ampak tudi po vsebini dokumentov in s tem posredno po vsebini znanja podjetja. Minimalna časovna izguba za dosego dokumentov predvsem pa znižanje stroškov je ključnega pomena za uspeh projekta. Pri izvedbi takšnega projekta bi upoštevali potrebe naročnika. Osnovno načelo, ki se ga je potrebno držati, je postavitev jasnih ciljev sistema in izvedba po posameznih fazah. Realizacija bo potekala postopoma, kjer se po vsakem koraku meri učinkovitost. Oracle je z izdajo Oracle 9i dopolnil pa z izdajo Oracle 10g postavil na tržišče sistem, ki omogoča graditev uspešnega sistema upravljanja dokumentov. Sistem so poimenovali Internet File System (IFS). Za IFS je najpomembneje, da ima vgrajene vse osnovne mehanizme za delo z dokumenti in da ima odlično spisan vmesnik za nadgradnje. Sloni na sodobni tehnologiji - na tehnologiji JSP in Java zrn ter dokumente shranjuje v Oracle podatkovno bazo, kar pomeni, da lahko imamo strukturirane in nestrukturirane podatke hranjene v skupni bazi, kar zmanjšuje razpršenost in povečuje varnost in obstojnost podatkov. Distribucije sistema na odjemalčevi strani ni, ker vse, kar odjemalec potrebuje vsebujejo operacijski sistemi od verzije Windows 98 naprej; to je MS Explorer 5.0 ali več. IFS ponuja kompleksno povezljivost s katerimkoli programom, ki omogoča izmenjavo na nivoju standarda XML, kar ga uvršča med najsodobnejše izdelke. Pri iskanju informacijske rešitve sem se srečal z nekaj sistemi, ki nudijo zaključene funkcionalnosti (posebej sistemi za imaging, arhiviranje ali WorkFlow). Povezava tako različnih sistemov v celoto je skoraj nemogoča in predstavlja velik strošek. Sistemi temeljijo na različnih tehnologijah, zato bi bila težava pri povezljivosti teh različnih sistemov na obstoječe sisteme v Heliosu. Veliko sistemov uporablja arhitekturo težkih odjemalcev, kar pomeni administracijo po vseh delovnih postajah in s tem visoke stroške vzdrževanja in distribucije sistema do uporabnikov. Ena od zahtev naročnika je, da naj bo rešitev združljiva z Oracle podatkovno bazo kot podatkovno platformo ki mora biti sposobna povezati specialne podsisteme, sama pa mora omogočati osnovno upravljanje z dokumenti. Izbrana platforma bo z lastnim znanjem nadgrajena v rešitev, ki bo prilagojena naročnikovim zahtevam. Ustrezna razvojna platforma mora vsebovati izdelane mehanizme in metode za osnovno delo z dokumenti (verzioniranje, check in/check out, search,...), prav tako mora imeti dovolj dobro definiran programski vmesnik za nadgradnjo sistema do naročnikovih želja. Dodatni vidik izbire je tehnološka usmeritev ponudnika informacijske tehnologije, ki nudi dobro tehnično podporo uporabnikom in ima zanesljivo bazo znanja. 11

12 3. Sistem za celovito upravljanje dokumentov 3.1. Dokumentacija V sodobnem načinu poslovanja, še posebno v večjih podjetjih število dokumentov nenehno močno narašča, zato imanjo podjetja velike probleme z ročnim upravljanjem in nato arhiviranjem dokumentov. Veliko dokumentov je že v elektronski obliki, ni pa vzpostavljenega sistema za elektronsko upravljanje, zato se ti dokumenti izpisujejo in nato obdelujejo kot klasični dokumenti. V dokumentih je zbranih zbranih ogromno podatkov in informacij, ki jih podjetje potrebuje pri svojem poslovanju. V podjetju Heliosu se zbirajo velike količine podatkov in informacij o vseh vidikih poslovanja. V procesni industriji je prisoten še dodatni problem upravljanja dokumentacije v zvezi z operativnimi postopki, zapisniki o saržah, ISO dokumentacijo, varnostni listi (za delo z nevarnimi snovmi). Večina dokumentacije, ki vstopajo v poslovno-proizvodni proces, je še vedno v obliki tiskanega gradiva. Poleg tega obstaja še cela vrsta različnih tipov dokumentov od računalniških izpisov, elektronske pošte, slik, avdio in video datotek, itd. (slika 2). Slika 2 : Različni tipi dokumetov V podjetju je že kar nekaj časa želja in potreba uvesti sistem, ki bo enakovredno obravnaval vse vrste formatov zapisov informacij, od tekstovnih datotek do komprimiranih glasbenih ali video datotek. Sistem za upravljanje dokumentov želijo povezati z drugimi podsistemi v podjetju in specialnimi programskimi moduli. Prehod naj bi bil postopen z minimalnim spreminjanjem delovnih postopkov. Pri ohranjanju vsebin delovnih postopkov je le te potrebno najprej spoznati in izbrati sistem, ki ga bo mogoče najlažje prirediti zahtevam uporabnikov. Večina pomembnih informacij je shranjeno v papirnih dokumentih, elektronski dokumenti pa v nizih ločenih datotek z uporabo številnih nesorodnih in nezdružljivih datotečnih strežnikov. Na primer: datoteke, ki so ustvarjene z Microsoft Office programi, so shranjene na lokalnih diskih, datoteke, ustvarjene s spletnimi orodji, so shranjene na spletnih strežnikih in elektronska sporočila so shranjena na strežnikih elektronske pošte. Ta ločitev podatkov pomeni, da podjetjeje ne more optimalno uporabljati razpoložljivih informacij. Uporabniki, ki potrebujejo informacije, so tako prisiljeni, da izvajajo več iskanj na različnih strežnikih z uporabo različnih vmesnikov. Za rešitev tega problema mora sistem odstraniti umetno delitev datotek, spletnih vsebin in elektronskih sporočil. 12

13 Problematiko upravljanja dokumentov potrjujejo tudi naslednje teze: 20% se nahaja v PIS strukturirano in varno 80% v ostalih oblikah nestrukturirano, brez nadzora dostopa Samo 37% podjetij arhivira elektronsko pošto (Radicati Group) Elektronska pošta narašča cca 40% letno (Gartner Group) 3.2. Vrste dokumentacije V podjetju obstaja več vrst dokumentacije, ki jo lahko razdelimo v: Splošna dokumentacija ( ustanovni akti, sporazumi in družbeni dogovori, splošni akti, referendum, imenovanja, analize, poročila, zapisniki, ) Dokumentacija o delovnih razmerjih (plani, analize, evidence, sklepi, odločbe,..) Finančna dokumentacija (plani, poslovne knjige, pogodbe, analitične evidence, dobavnice, prevzemnice, fakture, ) Dokumentacija o upravljanju premoženja (zemljiškoknjižne zadeve, pogodbe,...) Dokumentacija v zvezi z vodenjem kakovosti - ISO dokumentacija 3.3. Delo z dokumenti Delo z dokumenti zahteva urejenost pri določevanju vlog posameznih uporabnikov ter pomoč administratorja, ki dodeljuje posamezne vloge. Te so razdeljene med posamezne sodelavce, ki lahko pripravljajo predlog posameznih dokumentov ali celotnih dosjejev, njihovo delo pa usklajuje koordinator. Dokumenti so zelo pomemben vir informacij, zato jih je potrebno še dolgo hraniti v arhivu zaradi zakonskih predpisov in v morebitnih spornih zadevah Življenski cikel dokumentov Vsak dokument gre skozi različne faze, v katerih uporabniki izvajajo določene aktivnosti (slika 3), glede na pravice, ki so jim dodeljene. V primeru, ko je treba dokument popraviti ali dopolniti, je potrebna izdelava nove verzije dokumenta, ki gre zopet skozi vse faze. Slika 3: Aktivnosti uporabnikov na posameznem dokumentu 13

14 Vsak dokument gre skozi naslednje faze življenjskega cikla: nastanek dokument lahko nastane v ali izven organizacije; lahko je popolnoma nov ali pa samo verzija predhodnika, pregledovanje zelo redki dokumenti nastanejo samo na enem mestu, večinoma so rezultat skupinskega dela, potrjevanje dokument mora biti potrjen pred objavo in veljavnostjo, varen dostop - dokument omogoča izmenjavo informacij in idej ter pogosto porajajo nastanek novih dokumentov, izločanje iz arhiva izločanje lahko pomeni uničenje, izročitev v javne arhive ali pa drugo aktivnost prenosa objekta iz arhiva. Papirnih dokumentov je še vedno večina, zato so tudi najpomembnejši vir informacij. Iskanje in pridobivanje podatkov iz tako shranjenih dokumentov pa je težko in zamudno delo. Pri opravljanju svojega dela večina podjetij izdela in prejme veliko dokumentov, ki jih nato izmenjuje, popravlja ter spreminja. Posebno težavo predstavlja distribucija takih dokumentov, ki zahteva veliko časa in stroškov, izgubi se nadzor nad lokacijo in veljavnostjo dokumenta in problematičen je dostop do dokumentov iz oddaljenih lokacij. Dokumenti imajo določen rok trajanja, kar je odvisno od vrste dokumenta. Ko dokumentu poteče rok trajanja, ga je treba odstraniti iz aktualnega zbira dokumentov, ter ga ustrezno arhivirati. Za nadzor in načrtovanje dogodkov nad dokumenti na njihovi življenjski poti je potreben sistem za upravljanje toka dokumentov, ki omogoča definicijo in izvedbo avtomatiziranih opravil, ščitenje ter nadzor nad izvajanjem. Sistem za upravljanje toka dokumentov mora omogočati upravljanje nad posamičnimi tipi ali skupinami dokumentov Iskanje dokumentov Iskanje je za uporabnika pomembna funkcija, saj zvišuje uporabno vrednost informacij. Zelo pomembno je, da dokument hitro najdemo. Prav gotovo nam iskanje po lastnostih dokumenta (Document Query Language DCL). Rešitev mora omogočati iskanje po vsebini dokumenta (fulltext search). Ta funkcija nam na primer zelo olajša poiskati vse dokumente, ki se navezujejo na določen projekt, ponudbo za javni razpis, pogodbo o sklenitvi izvajalnih del, prejete in izdane račune, pogodbe z drugimi dobavitelji, terminske plane, dnevnike izvedbenih del, tehnično dokumentacijo, obračunane dnevnice. Sistem zagotavlja zmogljiv mehanizem za iskanje, ki je enostaven za uporabo. Zagotavlja on-line dostop do dokumentov v okolju internet, intranet, odjemalec/strežnik. Zagotavlja iskanje tako po atributih kot po vsebini dokumenta. Tak način predstavlja ključni element sistema za upravljanja z znanjem. Iskanje po vsebini dokumentov uporabniku poveča možnosti obvladovanja dokumentov na osnovni upravljanja vsebine dokumentov. Princip iskanja po vsebini olajša samo indeksiranje novo prijavljenih dokumentov, saj je poleg iskanja po opisnih atributih (meta podatki o dokumentu) na voljo tudi iskanje po vsebini sami Sledenje verzijam Dokumente je potrebno dopolnjevati oziroma popravljati in zato moramo pogosto ustvariti in obvladovati več verzij dokumenta. Posledično mora sistem uporabniku omogočati, da sledi spremembam, ki jih je naredil na dokumentu. Varnostne funkcije in funkcije nadzora dostopa morajo biti razpoložljive na nivoju dokumenta, kot tudi na nivoju verzij. Zgodovina dokumenta odraža zaporedne korake v oblikovanju končnega izdelka - dokumenta. V nasprotju z računalniškimi orodji, kot so urejevalniki besedil, se ob vnosu sprememb shrani 14

15 prejšnja različica. Tako je omogočen nadzor nad spremembami in po potrebi priklic katere od starejših različic. Prijava in odjava dokumenta sta pomembni predvsem, kadar z istim dokumentom dela več uporabnikov (na primer projektna skupina). V takih primerih lahko pride do istočasne obdelave določenega dokumenta s strani več (fizično ločenih) uporabnikov, kar ovira delovni proces. Za učinkovito upravljanje dokuemntov je potrebno sledenje in nadzor nad tem, ali je dokument trenutno v uporabi in kateri uporabnik dela na dokumentu. To pomeni, da mora sistem omogočati, da uporabnik odjavi dokument iz sistema in s tem zagotovi, da drugi uporabniki ne bodo mogli izvajati popravkov na dokumentu. Sistem pred vnosom sprememb v dokument zahteva odjavo dokumenta iz sistema. Uporabnik, ki dokument odjavi, v času odjave lahko edini vnaša spremembe. Ko z delom konča, dokument prijavi nazaj v bazo in ta je spet na voljo vsem uporabnikom. Tudi v času odjave pa imajo vsi uporabniki možnost vpogleda v dokument (read-only) Zaščita in varnost dokumentov Zelo pomembna je zaščita dokumentov (Access Control), ki se izvaja z nastavitvijo pravic uporabnikov nad določenim dokumentom ali sklopom dokumentov na način, ki omogoča tudi sledljivost. Sistem zagotavlja tajnost dokumentov, s katerimi upravljajo uporabniki. Dokumenti so lahko povsem javni in njihova obdelava omogočena vsem uporabnikom. Lahko pa se posameznim uporabnikom ali skupinam uporabnikov pravice omejijo ali razširijo. Administrator določa, kdo lahko dokument pregleduje, ureja, briše ali mu spremeni pravice dostopa. Dokument lahko postane povsem nedostopen za vse, razen njegovega lastnika in tiste, ki jim le-ta podeli pravice spreminjanja, brisanja, ipd. Varnostni model omogoča administratorjem sistema, da enostavno nadzorujejo, kdo ima dostop do dokumentov in kdo je za kaj odgovoren. Sistem omogoča uporabniku enostavno iskanje dokumentov, do katerih ima dostop, in hkrati preprečuje akcije nad dokumenti, za katere uporabnik nima ustreznih pravic Arhiviranje dokumentov Pri opravljanju dejavnosti podjetij nastajajo različni dokumenti, ki dokazujejo oziroma služijo kot informacija o opravljenih poslovnih dogodkih. Arhivirani dokumenti so obsežni, v različnih formatih, nestrukturirani, vseskozi se spreminjajo in kar je najpomembnejše njihova količina se iz dneva v dan povečuje. V primeru nepravilnega arhiviranja teh dokumentov in vzdrževanja arhiva se lahko zaradi otežene sledljivosti pojavijo različne težave pri ponovnem dvigu dokumentov iz arhiva. Poizvedovanje po dokumentih je v tem primeru zamudno, neracionalno in pogojeno s stroški. Arhiviranje dokumentov je običajno že stranski produkt sistemov za upravljanje dokumentov. Poteka zelo preprosto, saj dokumente z določenimi časovnimi komponentami pripravimo v pakete in jih prenesemo iz strežnika v arhiv. Arhivirajo se le njihove vsebine, naslov in splošni podatki (atributi dokumenta) pa ostanejo. Tako je dejansko vsem uporabnikom sistema glede na njihov nivo uporabniških pravic omogočen vpogled tudi v seznam vsebine arhiva. V primeru potreb pa je možna hitra vrnitev dokumentov nazaj na strežnik med aktivno dokumentacijo. 15

16 3.4. Sistem za upravljanje dokumentov Sistem za upravljanje dokumentov (Document Management System DMS) je sistem za celovito upravljanje dokumentov skozi celoten življenski cikel dokumenta od nastanka, obdelave in arhiviranja (slika 4). Na ta način je mogoče dostopati do željenih informacij hitro in učinkovito, vspostavljen je nadzor nad dokumenti in optimiziran poslovni proces. Sistem za upravljanje dokumentov je sestavljen iz štirih podsklopov: elektronski zajem dokumentov (Imaging), obvladovanje delovnih tokov (Workflow), osrednji del dokumentnega sistema, arhiviranje (Archiving). Slika 4: Shematski prikaz sistema za elektronsko upravljanje dokumentov Podsklope povezuje sporočilni sistem (messaging), ki omogoča avtomatsko pošiljanje sporočil uporabnikom glede na definiran delovni tok dokumentov. S pomočjo ustreznih orodij in procedur lahko celoten DMS integriramo z integriranimi informacijskimi sistemi (enterprise resource planning ERP), kot so SAP R/3, Navision, BaaN, ipd Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov (Electronic Document Management System EDMS) je informacijski sistem, katerega naloga je, da upravlja z dokumenti v elektronski obliki ter jih nadzira skozi njihov celoten življenjski cikel od nastanka do arhiviranja. Cel spekter funkcij EDMS je usmerjen na nastajanje, ravnanje, distribucijo, pregledovanje, verzije oz. različice, pretok (workflow), varnost in shranjevanje dokumentov (Kočevar, 2002). Uvedba EDMS v podjetje zahteva omrežje, ki uporabnikom omogoča dostop do dokumentov in njihovo upravljanje. EDMS omogoča upravljanje z dokumenti v 16

17 elektronski obliki in zato je potrebno vse dokumente, ki niso v elektronski obliki, pretvoriti v takšno obliko s sistemom za optični zajem. EDMS niso nobena novost in jih poznamo že kakšno desetletje. Največji problem starejših različic teh sistemov je bil, da so bili prekomerno oziroma izključno usmerjeni na dokumente. Iz tega pa izhaja njihova glavna slabost. Uporabljali so se zgolj za zbiranje dokumentov v elektronski obliki in predstavljali nekakšno elektronsko knjižnico. V tem primeru so bili EDMS pravzaprav sami sebi namen in so v podjetju predstavljali samo stroške (vzpostavitve in vzdrževanja), ne pa nečesa, kar bi bilo ključnega pomena za poslovno uspešnost. Glavna prednost EDMS sistemov bi morala biti zagotavljanje prave in točne informacije, pravim ljudem ob pravem času in na pravem mestu. Tako dobi EDMS povsem drugačno perspektivo in pozornost se iz dokumentov preusmeri na končnega uporabnika informacij. Sistem mora omogočati (poleg osnovnih funkcij, kot so zbiranje, shranjevanje in ravnanje) tudi filtriranje informacij, tako, da do uporabnika pridejo samo tiste informacije, ki jih potrebuje. Uporabniki morajo hitro in učinkovito dostopati do informacij. Tako sistem postane ustvarjalec dodane vrednosti in ne samo stroškov, oziroma pomaga ustvarjati prihodke in zmanjšuje stroške, povezane z produkcijo in uporabo dokumentov. Zato bi morali njegovo uporabo razširjati, ne pa zmanjševati, kot je to v navadi, če sistem ni pravilno zgrajen in uporabniki niso dobro seznanjeni z njegovimi funkcijami in prednostmi. Dodane vrednosti seveda ne ustvarja neposredno sistem, ampak se ta ustvarja posredno, preko uporabnikov tega sistema, saj so z njegovo pomočjo bolj produktivni pri svojih opravilih. EDMS torej lahko izboljša poslovanje, ni pa sam po sebi rešitev za vse probleme v podjetju Značilnosti sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov Poglavitne značilnosti EDMS sistema so usmerjenost k uporabniku, zbiranje, shranjevanje in upravljanje dokumentov ter filtriranje in dostavljanje dokumentov uporabniku. Uvajajo ga predvsem srednja in večja podjetja, kar pomeni množico uporabnikov, ki imajo vsak svoj ustaljen način dela, utečene delovne postopke in vsak svojo osebnost. Vsak bodoči uporabnik sistema ima prav tako specifičen odnos do novih tehnologij oziroma novosti nasploh. Pri uvajanju novih tehnologij naletimo na veliko problemov objektivne in subjektivne narave. Potrebno je upoštevati obstoječe delovne postopke, kar pomeni tesno sodelovanje naročnika in ponudnika pri uvajanju nove tehnologije. Učinkovito ravnanje s poslovno dokumentacijo zahteva nov, integriran način dela, ki vključuje vse vrste poslovne dokumentacije, ne glede na izvor ali obliko, hkrati pa zagotavlja individualno obravnavo vsakega dokumenta. Vsakemu dokumentu je možno definirati njegov življenski cikel (slika 5). 17

18 Slika 5. Življenjski krog dokumentov Prednosti sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov Prednost EDMS sistema je visoka stopnja učinkovitosti in produktivnosti ter nižji stroški poslovanja. Dosežen je krajši odzivni čas, večja hitrost distribucije dokumentov, preglednost poslovanja, centralizacija arhiva, dostopnost, varnost in nadzor nad dokumenti, olajšano delo s strankami in lažje sprejemanje odločitev, boljša porazdelitev dela, manjši stroški in v končni fazi večje zadovoljstvo strank. Z EDMS podprt poslovni proces ima kar nekaj prednosti: Učinkovitejša organizacija dela. Delovni proces je premišljen in do določene mere avtomatiziran. Vsi udeleženci v procesu morajo opraviti svojo nalogo in po potrebi to potrditi z elektronskim podpisom. Na tak način je onemogočeno namerno ali nenamerno neizpolnjevanje delovnih obveznosti. Prilagodljivost poslovnih procesov. Delovni tok je mogoče določiti vnaprej ali pa ga opredeliti za vsak dokument sproti. Obvladovanje verzij in integriteta dokumentov. Z uporabo EDMS imamo nedvoumno označene različne verzije posameznih dokumentov. Uporabniki lahko na istem mestu vidijo ne le zadnjo verzijo dokumenta, temveč tudi zgodovino kreiranja njene vsebine. Učinkovit nadzor sprememb. EDMS omogoča pregled vseh sprememb posameznega dokumenta po datumih in časih, pri čemer lahko spremljamo tudi, kdo je dokument spreminjal in vsebino teh sprememb. Sistem namreč lahko nastavimo tako, da vnos kakršnekoli spremembe samodejno zahteva kreiranje nove verzije dokumenta. Učinkovitejše delo posameznikov. EDMS omogoča elektronsko obveščanje o nalogah, ki jih mora posameznik v postopku usklajevanja pogodbe izvesti (npr. dopolniti vsebino v opredelitvi predmeta pogodbe ali preveriti plačilne pogoje). 18

19 Tako prihranimo čas za medsebojne dogovore in organizacijo dela s posamezno pogodbo. Hitrejše uvajanje uporabnikov v način dela v podjetju. Z vnaprej definiranimi in formaliziranimi postopki dela, ki so protokolirani, se novinci v podjetju hitreje seznanijo. Te informacije so jim stalno na voljo, da si lahko osvežijo znanje. Sam sistem pa tudi preprečuje napačno vključevanje v delovni proces. Kontrola dostopa - Z elektronskim sistemom se omogoči dostop in tiskanje dokumentov le pooblaščenim uporabnikom. Revizijska sled - Pri EDMS vsaka aktivnost zapusti nedvoumno sled, tako da lahko za nazaj ugotavljamo, kdo, kdaj in s kakšnim namenom je spreminjal vsebino določenega dokumenta. Te informacije lahko uporabimo tudi kot bazo znanja. Varna centralizirana hramba dokumentov. EDMS predstavlja varen, z vseh lokacij po spletu enako dostopen arhiv dokumentov, ki so v delu, in že podpisanih, veljavnih dokumentov. Organizacijo map z dokumenti je mogoče prilagoditi potrebam podjetja. Dokumenti se lahko glede na njihove atribute samodejno shranijo na ustrezno mesto in učinkovito iščejo. Usklajevanje s politiko celovitega zagotavljanja kakovosti v podjetju. S formalizacijo in avtomatizacijo poslovnih procesov dosežemo doslednejše izvajanje politike sistema zagovaljanja kakovosti v podjetju Tehnologija za obvladovanje delovnih tokov Tehnologija za obvladovanje delovnih tokov (workflow) v podjetjih racionalizira poslovanje, ker omogoča med oddelki hiter pretok in nadzor nad množico informacij. Različni so tudi komunikacijski procesi s strankami, poslovnimi partnerji. Workflow tehnologija oziroma programska oprema za avtomatizacijo poslovnih procesov omogoča podporo celotnemu poslovnemu procesu. Pri tem združuje transakcijo in obdelavo podatkov (Ugrin, 1999). Vsak sistem za računalniško upravljanje in arhiviranje dokumentov dobi pravo vrednost šele potem, ko zagotovimo kontroliran in hiter pretok dokumentov. Za posamezne vrste dokumentov določimo sheme informacijskih tokov oziroma način kroženja dokumentov med delovnimi skupinami in uporabniki. Ob pravilni in sistematični uporabi tovrstnih orodij lahko zgradimo nekakšen operacijski sistem za nadzor organiziranosti in opravil poslovnega sistema. S pomočjo takšnega sistema lahko pozneje izvajamo ne le razporejanje opravil, temveč tudi nadziramo, koordiniramo in korigiramo posamezne faze v delovnih procesih med posamezniki in delovnimi skupinami. Delovne tokove lahko s pomočjo posebnih programskih orodij nadgradimo s sistemom za obdelavo obrazcev oziroma dokumentov (Forms Processing), kar je še posebej primerno za informacijske sisteme, v katerih skenirani dokumenti predstavljajo osnovni vir podatkov (npr. plačilni promet, obdelava naročil, ipd.). S tem dejansko dosežemo najvišjo stopnjo avtomatizacije pisarniškega poslovanja oziroma upravljanja z dokumenti. V takšnih primerih je nujna uporaba že omenjenih sistemov za optično oziroma inteligentno prepoznavanje znakov (Optical Character Recognition OCR, Intellect Character Recognition ICR). S tem lahko avtomatiziramo izvajanje posameznih nalog in procesov v celoti. Workflow ne obravnava le posamezne delovne postopke, kot so sprejemanje naročil ali izdajanje naročil, pač pa zajema celoten poslovni dogodek (npr: delovni proces, ki zajema pot od sprejema naročila do odpreme). Posamezni koraki sistema so definirani, modelirani in med seboj smiselno povezani. Rezultat je shema nekega dogajanja, kot ga poznamo iz 19

20 proizvodnega procesa. Vendar pa so tu poti informacij ponavadi veliko bolj kompleksno konstruirane. Veliko procesov se razcepi, potem pa zopet pridejo skupaj, tako da nenazadnje lahko nastane obilen razvejan delovni potek (informacijska mreža). Sistem Workflow je brezpapirni pospeševalnik vseh standardnih postopkov, ki nastajajo med sodelavci, oddelki in v različnih nivojih hierarhije. Poslovni dogodki, ki se nanašajo na več oddelkov, so upodobljeni digitalno. Dokumenti so spremenjeni v podatke in elektronske formularje. Workflow predstavlja torej programsko opremo, ki avtomatizira vse korake poslovanja. Rezultat tega je procesno orientirana elektronska obdelava dogodkov. Sistem workflow omogoča strukturirano in kontrolirano obdelavo podatkov ter dokumentov in s tem izloča že same vire napak ter izboljšuje kvaliteto. Dogodki podjetja so transparentni in uporabniki, ki so vključeni v določen poslovni proces, imajo dostop do aktualnih informacij. S pomočjo sistemov workflow-a je informacijski pretok avtomatiziran do te mere, da je olajšano posredovanje, obdelava in zaključek delovnega naročila znotraj strateškega, funkcionalnega ali administrativnega toka poslovanja. Sistemi workflowa skrajšajo čas med posameznimi koraki določenega postopka, tako da je posredovanje potrebnih informacij pristojni osebi optimirano, s tem pa močno skrajšamo čas obdelave posameznega naročila. Sistem workflow ponazarja individualne delovne procese podjetja neprimerljivo bolje kakor samo ročno orodje. Zaradi velikih stroškov v upravljanju in posledično slabši konkurenčnosti je eden najpomembnejših produktivnih faktorjev v gospodarjenju. Prednosti workflowa so predvsem povečanje poduktivnosti glede na čas in s tem zmanjševanje stroškov, hitrejši tok podatkov, boljša motivacija in razbremenitev sodelavcev in managementu so na razpolago vedno aktualne informacije. Workflow aplikacija zagotavlja: avtomatski prenos podatkov in dokumentov k naslednjemu uporabniku, zmožnost opravljanja več različnih operacij hkrati, zmožnost opravljanja različnih akcij glede na zahtevane pogoje, bolj podroben vpogled v izvajanje poslovnega procesa, dostop do drugih sistemov (zunanjih ali notranjih), elektronsko podpisovanje in zaščito podatkov, integriracijo z ostalimi servisi ( , urejevalniki), standardizirane vmesnike Glede na to, da se posamezni delovni postopki dotikajo najrazličnejših subjektov in podatkovnih virov, se nam takoj pojavijo zahteve po dostopu do podatkov shranjenih v relacijskih bazah, upodabljanju in arhiviranju klasičnih papirnatih dokumentov (dokument imaging) in vključevanju zunanjih subjektov v lastne delovne postopke. Celoten sistem naj bi omogočal podroben nadzor nad dokumenti in olajšal komuniciranje med udeleženci delovnih postopkov. Tako tehnologijo danes že podpira ogromno število aplikacij. 20

21 3.6. Arhiv Klasični arhiv Izbira in obseg dokumentacije, ki se pošlje v arhiv določijo posamezne organizacijske enote v skladu z klasifikacijskim načrtom. Določijo tudi roke trajanja ob upoštevanju veljavnih predpisov, možnosti uporabe, trajanja oziroma veljavnosti dokumentov, možnosti uporabe pravnih sredstev, zastaralnih rokov, vrednosti raziskovalno razvojne dokumentacije. Postopek arhiviranja dokumentacije obsega pripravo in oddajo gradiva v centralni arhiv ter sprejem in razvrščanje gradiva v arhivu. V arhiv se oddaja le izvorna dokumentacija, ki je urejena, tehnično opremljena in označena. Za lažje iskanje je potrebno vsakemu dokumentu dodeliti atribute, po katerih ga lahko enoznačno okvalificiramo, npr.: organizacija, lastnik, avtor, format, verzija, datum nastanka, varnostna politika itd. Poslovanje z dokumentarnim in drugim arhivskim gradivom v podjetju ureja organizacijski predpis o arhiviranju dokumentacije, ki je usklajen z zakonodajo. Arhivsko gradivo v papirni obliki zahteva ogromno prostora, poleg tega pa ga je zamudno urejati, porabi se ogromno časa za iskanje določenega dokumenta, ki ga nekdo želi pogledati. Po pretečenem roku hrambe je potrebno gradivo izločiti in ta postopek je tudi precej zamuden Mikrofilm Zaradi zmanjšanja prostora in hitrejšega iskanja dokumentov se v podjetju uporablja mikrofilm. Več kot polovica arhivskega gradiva je posneta na mikrofilm, na katerega se hrani predvsem dokumentacija, ki ima daljši rok hrambe. Dokumenti, ki so ustrezno opremljeni za postopek arhiviranja, se posredujejo zunanjemu podjetju, ki te dokumente presname na mikrofilm in ga skupaj z ostalim gradivom vrne v podjetje, kjer se po določenem času, ko se opravi kontrola, komisijsko uniči. V posebni evidenci, kjer se vodi vse arhivsko gradivo, je označeno, kateri dokumenti so posneti na mikrofilm. V Heliosu je na voljo tudi aparat za pregled tovrstne dokumentacije. Če se pojavi potreba po izpisu določenega dokumenta, se mikrofilm pošlje podjetju, ki je izdelalo mikrofilm, da dokument izpiše. Za iskanje dokumentov se sicer porabi manj časa kot pri papirnem gradivu, vendar je še vedno precej zamudno Elektronski arhiv Na področju arhiviranja in dokumentiranja elektronskih informacij je danes na razpolago veliko število različnih sistemov, ki uporabljajo tudi različno strojno opremo in na tem področju seveda ne moremo in ne smemo pričakovati poenotenja. Mediji, na katerih so shranjeni podatki v digitalni obliki so disk, magnetni trak, CDROM. 21

22 Slika 6: Elektronski arhiv Elektronsko arhiviranje dokumentov Osnovna ideja arhiva je urejena hramba dokumentov ter drugih objektov. Pri arhivu gre za hierarhično urejeno shrambo razvrščenih dokumentov. Vsak dokument (objekt) v arhivu je potrebni indeksirati zaradi kasnejšega hitrega iskanja. Postopki obvladovanja arhiva zagotavljajo varnost, ki določa kdo ima pravico dostopa do posameznega objekta. Zagotovljen je nadzor nad hrambo dokumentov, kar pomeni časovno kontrolo nad tem, koliko časa se posamezen objekt hrani in na kakšen način je izločen iz arhiva. Elektronski arhiv (slika 6) lahko opredelimo kot zadnjo fazo, vendar lahko brez zadržkov zatrdimo, da gre za najpomembnejši del sistema za celovito upravljanje z dokumenti. Pomeni urejeno digitalno shrambo vseh vrst dokumentov in objektov. Sodobna informacijska rešitev omogoča zajem in shrambo različnih objektov na magnetnih in optičnih medijih ne glede na njihov izvor ali način izdelave. Vsi objekti v elektronskem arhivu se sistematično upravljajo, vsi postopki so nadzorovani. Elektronski arhiv primarno omogoča funkcije zajema, hierarhične shrambe, varnega dostopa in nadzora življenjskega cikla dokumentov. Zajem objektov v elektronski arhiv mora biti zelo enostaven, hkrati pa naj bi uporabnika vodil tako, da je dokument v elektronskem arhivu pravilno uvrščen. Elektronski arhiv zagotavlja zajem tako digitalnih objektov (računalniške datoteke, računalniški izpisi ), kot tudi fizičnih dokumentov (papir, analogni medijski zapisi, ipd.). Elektronski arhiv mora ponujati tudi orodja za pretvorbo iz originalnega v standardiziran format za daljšo hrambo. Hierarhična hramba dokumentov pomeni večnivojsko shranjevanje dokumentov na različnih medijih, glede na čas hranjenja dokumentov in pomembnost dokumentov. Na začetku svojega obstoja je do dokumenta pričakovanih več dostopov, zato je zaželeno, da se dokument nahaja na hitrih magnetnih medijih (npr. računalniški disk). Po določnem časovnem obdobju so dokumenti prenešeni na počasnejše medije (npr. optične diske). Optični mediji zagotavljajo daljšo obstojnost zapisanih objektov, v primerjavi z magnetnimi mediji pa so tudi cenejši. 22

23 Vsi objekti v elektronskem arhivu moraji biti ustrezno zaščiteni. Elektronski arhiv mora tako zagotavljati elemente avtentikacije ter avtorizacije uporabnikov na različnih ravneh od celotnega arhiva do posameznega hranjenega objekta. Znotraj elektronskega arhiva je potrebno tudi popolno sledenje vsem dogodkom, administrativnim kot uporabniškim. Le na ta način je zagotovljena verodostojnost zapisov v elektronskem arhivu. Podatki o uporabniški aktivnosti se uporabljajo za analizo dostopov, ki pokažejo preference uporabnikov ali pa za personalizacijo elektronskega arhiva. Elektronski arhiv mora zagotavljati nadzor in upravljanje z vsemi fazami življenjskega cikla dokumentov. V vsaki fazi mora ponuditi tudi ustrezna orodja za delo z dokumenti, predvsem je to pomembno v fazi nastanka dokumenta, kjer je potrebna podpora za skupinsko delo. Elektronski arhiv bistveno olajša delo z dokumentacijo v organizacijskih enotah, kjer morajo delavci posegati hkrati po isti tehnični dokumentaciji. Pripomore lahko k boljši dostopnosti do knjigovodskih bilanc, ki morajo biti na razpolago poslovodnemu kadru pri odločanju. Sistem prav tako omogoča večjo mobilnost delavcem, ki opravljajo delo na terenu (npr. trgovskim potnikom), ki lahko preko interneta dostopajo do željenih podatkov. Pri elektronskem arhivu je potrebno posebno pozornost posvetiti tudi zaščiti podatkov, ki obsega varstvo osebnih podatkov (Data Privacy) in zavarovanje podatkov (Data Security). Zavarovanje podatkov ima za objekt računalniško opremo in prostore, v katerih so zbrani podatki, postopki njihove obdelave in komunikacijska sredstva ter poti. Tu gre pravzaprav tudi za varstvo interesov uporabnikov podatkov, rešuje pa se kot tehnično vprašanje, torej z različnimi tehničnimi in organizacijskimi sredstvi, postopki in ukrepi Prednosti elektronskega arhiva Elektronski arhiv ima pred klasičnim arhivom kar veliko prednosti, vendar moramo biti pred uvedbo pozorni na to, da izberemo tehnologijo, ki bo še čez mnogo let, kolikor je potrebno hraniti določene dokumente, omogočala prikaz oziroma reprodukcijo dokumentov. Bistvene prednosti elektronskega arhiva so predvsem: nižjši stroški (manj papirja, fizičnega prostora, map, fasciklov, ), podatki so dostopni od koderkoli (preko intraneta in interneta ) isti dokument lahko hkrati uporablja več uporabnikov, boljši nadzor nad uporabo dokumentov (kontrola nad uporabniškimi imeni in gesli), enostavno in hitro iskanje posameznega dokumenta. Razvoj tehnologije je izredno intenziven, zato se lahko zgodi, da določenega ponudnika tehnologije ne bo več na trgu, ko bo potrebno dokumente reproducirati, zato je potrebno posebno pozornost posvetiti izboru tehnologije Elektronski podpis Avtentičnost papirnatega dokumenta preverimo z lastnoročnim podpisom, zato je v elektronskem okolju njegov nadomestek elektronski podpis. Potreben je povsod tam, kjer obstaja potreba po zagotovitvi pristnosti podatkov in prepoznavanju podpisnika. Elektronski podpis je niz podatkov v elektronski obliki, ki je vsebovan, dodan ali logično povezan z drugimi podatki (slika 7) in je namenjen preverjanju pristnosti teh podatkov ter identifikaciji podpisnika. 23

24 Slika 7: Shematski prikaz elektronskega podpisa Nekateri so uporabljali sliko podpisa, vendar so to kmalu opustili, Pri sliki gre za bitno mapo, ki ne zagotavlja informacije o kontekstu, povezavo z dokumentom in podpisnikom ter se enostavno brišejo, kopirajo ali dodajajo. Za zaščito lahko uporabljamo tudi gesla, vendar ima ta rešitev nekaj slabih lastnosti. Zelo težko vemo ali ga (že) pozna nepooblaščena oseba in da se ob vnosu ne preverja kdo je ta oseba. Za varno uporabo moramo geslo znati na pamet, pogosto ga je potrebno spreminjati, sicer se zlahka razkrije. Pri vsakdanjem delu moramo vedeti že veliko gesel na pamet (npr. šifra bančne kartice, pin koda za mobilne telefone, geslo za prijavo na računalnik, gesla za vstop do posameznih podatkovnih baz tako v internem poslovanju znotraj podjetja, kot do vstopa do posameznih informacij preko interneta itd.). Tako se lahko zgodi, da geslo pozabimo, kar poveča težave pri administrativnem delu. S pomočjo elektronskega podpisa uporabniki zmanjšajo stroške, ki nastajajo pri obdelavi in podpisovanju papirnih dokumentov, poleg tega pa se z elektronskim podpisovanjem dokumentov pospeši običajni poslovni proces, pri čemer je zanesljivost in varnost enaka podpisu papirja. Izpolnjevati mora naslednje zahteve: ustvarjen je s sredstvi za varno elektronsko podpisovanje, ki je izključno pod podpisnikovim nadzorom, povezan je s podatki, na katere se nanaša, tako, da je opazna vsaka kasnejša sprememba teh podatkov ali povezave z njimi, povezovanje izključno s podpisnikom, iz podpisa je mogoče zanesljivo ugotoviti podpisnika. Pri elektronskem podpisu je potrebno zagotoviti, da ga uporabljajo podpisniki, ki so za to avtorizirani. Izvedba podpisovanja je mogoča preko intraneta ali interneta, kar močno pospeši izvajanje procesov. Prednosti elektronskega podpisa: manjši stroški povezani z uporabo papirja, manjši stroški, kljub temu pa je zanesljivost enaka podpisu papirja, ponarejanje ni mogoče, raznašanje dokumentov, ki potrebujejo podpis, ni potrebno, shranjevanje in arhiviranje dokumentov poteka v elektronski obliki, pospeši običajni poslovni proces, življenjski cikel dokumenta poteka v celoti v elektronski obliki - od nastanka do arhiva 24

25 Poleg naštetih prednosti prinaša elektronski podpis tudi kontrolo nad izvajanjem in podpisniki se ne morejo več izgovarjati, da pošte niso dobili ali se je celo izgubila. Velikokrat se zgodi, da je podpisnik na službeni poti in dokumente podpiše šele ob povratku. Elektronski podpis rešuje tudi ta problem. Tehnologija za elektronsko podpisovanje Programske in strojne opreme za elektronsko podpisovanje je na trgu precej, od različnih vrst elektronskih pisal do izvedb metode (Message Authentication Code MAC), ki temeljijo na simetričnem šifriranju. Metod za elektronsko podpisovanje je več vrst, pravo varnost pa dejansko zagotavljajo le digitalni podpisi, ki temeljijo na asimetričnemu šifriranju. Za digitalne podpise potrebujemo še par ključev (zasebnega za podpisovanje, javnega pa za preverjanje podpisov) in potrdilo ali digitalni certifikat. Najpomembnejša algoritma za digitalno podpisovanje sta DSS in RSA v kombinaciji z enosmernimi zgoščevalnimi funkcijami, so že skoraj v vsakem programu, ki omogoča zaščito podatkov. Za elektronsko poslovanje so še posebej pomembne izvedbe algoritmov za digitalne podpise v pametnih karticah. Orodja za digitalno podpisovanje elektronske pošte in dokumentov v najrazličnejših zapisih, kot so Word, PDF, XML, tako ponujajo vsa pomembnejša podjetja, ki se ukvarjajo z varnostjo, na primer Baltimore ali Entrust, pa tudi na domačem trgu bi se verjetno našlo katerega. Elektronsko pošto lahko denimo digitalno podpisujemo z Microsoftovima programoma Outlook in Outlook Express ali s programom Netscape Communicator, za podpisovanje kode pa sta na voljo Jarsigner (javanski programčki) in Authenticode (komponente ActiveX). Kriptografija Kriptografija ali šifriranje je proces pretvarjanja berljivega teksta (čistopisa) v neberljiv tekst (tajnopis), ki ga je zelo težko ali celo nemogoče razbrati brez ustreznega ključa. Dešifriranje pa je proces pretvarjanja šifriranega teksta spet v berljivo obliko. V sodobnem elektronskem poslovanju se kriptografija uporablja tudi za ostale varnostne storitve, ne le zagotovitev tajnosti podatkov. Uporablja se tudi pri digitalnem podpisu ali časovnem žigu, pri plačevanju z digitalnim denarjem in še nekaterih drugih področjih. Sprva se je uporabljala samo simetrična kriptografija, pri kateri uporabljamo isti ključ tako za šifriranje kot za dešifriranje. Pri tem nastane težava upravljanja s ključi: kako vsakem uporabniku, ki bi želel naše sporočilo prebrati, ta ključ varno dostaviti. Zaradi tega se je uveljavila asimetrična kriptografija, ki rešuje ta problem (slika 8). Slika 8 : Asimetrični kriptografski sistem 25

26 Asimetrična kriptografija uporablja par ključev javni in zasebni. Sama uporaba asimetrične kriptografije v infrastrukturi javnih ključev nam zagotavlja celovitost, zaupnost, nezavrnitev sporočila in preverjanje identitete pošiljatelja. Če sporočilo zašifriramo z javnim ključem prejemnika, ga lahko samo ta uporabnik dešifrira s svojim zasebnim ključem. Ravno obratno velja pri digitalnem podpisu, ko pošiljatelj podpiše sporočilo s svojim zasebnim ključem, prejemnik pa na podlagi njegovega javnega ključa preveri, če je to sporočilo res podpisano s strani pošiljatelja in če med prenosom ni bilo spremenjeno. Če uporabnik za digitalni podpis uporablja kvalificirano potrdilo, je tak digitalni podpis enakovreden lastnoročnemu podpisu in uporabnik ne more več preklicati vsebine dokumenta, razen v izjemnih primerih, ko mu na primer ukradejo zasebni ključ in geslo. Asimetrična kriptografija je mnogo počasnejša od simetrične, zato se v praksi uporablja hibridni pristop. Pri elektronski pošti je celotno sporočilo zašifrirano s pomočjo naključnega simetričnega ključa, nato pa je sam ključ zašifriran še z javnim ključem uporabnika Zajem dokumentov Na dokumente, ki prihajajo v podjetje, navadno ne moremo vplivati. Dokumente, ki v elektronski obliki že prihajajo preko elektronske pošte ali preko interneta in niso osebne narave, po določenem procesu shranimo in damo v nadaljnjo obdelavo pooblaščenim osebam. Elektronsko poslovanje postaja oblika učinkovitega poslovanja podjetij in zato vse več dokumentov prihaja v elektronski obliki. V praksi pa je večina dokumentov še vedno v papirni obliki, zato jih je potrebno pretvoriti v digitalno obliko in povezati z obstoječo aplikacijo (slika 9). Slika 9: Pretvorba dokumenta v digitalno obliko in povezava z aplikacijo Tipično so to datoteke formata.pdf ali.tiff. Ustvarjene datoteke se nato ustrezno obdelajo in povežejo v enotni datotečni sistem s pomočjo spletnega jezika HTML, do katerega uporabniki dostopajo preko intraneta ali interneta. 26

27 Odločujoči faktor pri izbiri aplikacije za razpoznavanje znakov ni točnost in hitrost prepoznavanja, ampak zmožnost in cena odprave napak, ki so pri tem nastale. Avtomatizacija pri obdelavi dokumentov v obliki znanih form zahteva napredno tehnologijo pri prepoznavanju znakov, ki mora prepoznati znak na določenih poljih, prepoznati nestandardne podatke, imeti možnost izbire polja skeniranja. Preskeniranje: priprava dokumentov Priprava dokumentov je ključni korak v procesu skeniranja. Pravilno izvršena priprava je pomembna zato, da se posamezni dokumenti ne izgubijo in da so vsi kritični dokumenti zares vnešeni v sistem. Pomemben je tudi vrstni red skeniranja posameznih listov, še posebej v primeru kompleksnih dokumentov. Priprava dokumentov vsebuje naslednje korake: prepoznavanje vrste dokumenta, selekcijo strani, ki se bodo skenirale, določiti vrstni red skeniranja posameznih strani, definirati ravnanje z vprašljivimi dokumenti in določitev odgovorne osebe za nadzor postopkov, za vse primere napak in izjem predvideti postopke, ki ne bodo ogrozili integritete skeniranih dokumentov organizarati, pripraviti in določiti prioriteto skeniranja, odpreti kuverte, odstraniti sponke in pripraviti material, poravnati prepognjene robove in odstraniti vse, kar bi lahko motilo postopek skeniranja določiti strukturo dokumenta, definirati strani ki sestavljajo določen dokument in s separatorji določiti, kje se dokument začne in kje konča, dokumente dostaviti operaterju skeniranja Skeniranje dokumentov Skeniranje dokumentov zahteva posebno pozornost. Kvaliteta skeniranih dokumentov je v veliki meri odvisna od izbire skenerja. Pri izbiri hitrosti skeniranja je treba predvideti, da je resnična hitrost skenerja ponavadi le 80% tiste, ki jo navaja proizvajalec. Če se k temu prišteje še izgubljeni čas zaradi odpravljanja zastojev, podajanja dokumentov in drugih opravil, je ta vrednost približno 50% navedene hitrosti. Hitrost skeniranja poveča avtomatski podajalnik papirja in odpravlja ročno delo. Zajemanje dokumentov je proces pretvarjanja papirnih dokumentov v elektronsko obliko, ki je lahko zelo kompleksen in delavno zahteven proces. Ker je nakup strojne in programske opreme enkratna investicija, stroški dela pa so stalna obremenitev za podjetje, le ti po določenem času močno presežejo ceno začetne investicije. Z uporabo napredne tehnologije, ki avtomatizira proces zajemanja dokumentov, lahko močno prihranimo pri stroških dela. Ponovno skeniranje dokumenta se izvede v primeru, če je bilo v fazi kontrole kvalitete ugotovljeno, da je prišlo da napake ali slabe kvalitete skeniranja. Odprava napake je se običajno izvede s pomožnim skenerjem, določenem samo za to nalogo. 27

28 Pretvorba dokumenta v sliko vsebuje : obdelava slik (Image Enhancement): Namen teh obdelav je izboljšati berljivost, izboljšati prepoznavanje znakov in zmanjšati velikost datotek ter s tem doseči večjo hitrost prenosa preko omrežja in zmanjšati stroške pomnilniških medijev. Tehnike obdelave slike skeniranega dokumeta so "deskewing" (rotacija slike v pravilni položaj), filtriranje, izboljšanje kontrasta, odstranjevanje robov in odstranjevanje ozadja. kontrola kvalitete slik (Image Quality Checking): Kontrola kvalitete slike skeniranega dokumenta je potrebna za to, da so zares vsi dokumenti berljivi (ne manjka nobena stran, nobenih popačenih slik, itd.). indentifikacija vrste dokumenta (Document Identification) branje vsebine dokumenta ali optična razpoznava znakov (Optical Character Recognition OCR) avtomatično in ročno indeksiranje (Indexing & Key Entry): Po uspešnem skeniranju dokumenta sledi zajem (prepoznavanje) teksta. V običajno se uporabljajo naslednje metode: Indeksiranje po ključnih besedah: Določen zapis na dokumentu (beseda, številka, črtna koda,...) je uporabljen za identifikacijo dokumenta. Ta tip zajema podatkov se uporablja na primer pri indentifikaciji prejetih računov, kjer lahko na osnovi številke računa ali naziva dobavitelja ugotovimo, kdo nam je poslal račun. Indeksiranje po celotnem tekstu: Zajeto je celotno besedilo dokumenta. Preiskovanje po vsebini je uporabno takrat, kadar mora biti celotna vsebina dokumenta shranjena in kasneje lahko iščemo dokument po določenih besedah v dokumentu. Prepoznavanje vrste dokumenta: Prepoznavanje vrste dokumenta je uporabno v primerih, kjer obdelujemo velike količine dokumentov. Na podlagi slike dokumenta lahko ugotovimo, za katero vrsto dokumenta gre in iz tega tudi avtorja, ozoroma pošiljatelja dokumenta. Količina podatkov in metoda prepoznavanja iz skeniranega dokumenta je odvisna od programske opreme. izvoz dokumenta skupaj z atributi v dokumentacijski sistem (Export) Izvoz dokumentov v sistem za upravljanje in nadzor: Zadnja faza v procesu zajemanja dokumentov je izvoz podatkov v sistem za upravljanje in nadzor dokumentov. V tem procesu se slike in podatki o dokumentu (atributi) prenesejo v sistem, ki nam končno omogoča izrabo dobljenih informacij. Obdelava dokumentov : Globalno poslovanje zahteva distribuirano izvajanje v katerem koli času (24 ur na dan, 7 dni v tednu), varno in zanesljivo izmenjavo ter souporabo informacij s poslovnimi partnerji na on-line način ter verzije dokumentov s popolnim nadzorom (Strasberger, 2000). Sestavljanje dokumentov : Sestavljanje dokumentov (Publishing) je zahteven proces izdelave enega dokumenta iz več drugih dokumentov, ki so lahko različnih formatov (besedila, skenirane slike, tehniške risbe, itd.). avtomatična ali končna kontrola (Verify) Na kvaliteto skeniranja vpliva: resolucija skeniranja, format slik, vrsta vsebine strani (besedilo, grafika, slike, itd.), velikost strani, enostransko ali dvostransko skeniranje, kvaliteta tiska in papirja 28

29 Točnost podatkov je odločilnega pomena vsake aplikacije za zajem dokumentov. Napačni podatki ponavadi pomenijo izgubo informacije in pa tudi izgubo skeniranega dokumenta. Zaradi tega je potrebno posvetiti posebno pozornost pretvorbi dokumentov v elektronsko obliko, še posebno kontroli kvalitete skeniranih dokumentov. V primeru napak je potrebno dokument ponovno skenirati, oziroma obdelati slike, da so berljive. Sama pretvorba dokumentov poteka v več fazah. PDF dokumenti Za izdelavo sestavljenega dokumenta se uporablja formatportable Dokument Format (PDF), kot najbolj uveljavljen format za distribucijo dokumentov. Prednosti formata so predvsem v tem, da je pregledovalnik brezplačen, dokument je možno zaščititi pred spremembami in vsebina dokumenta je popolnoma enaka tisti v originalnem formatu (besedila, preglednice, skenirani dokumenti, tehniške risbe, itd.). Bistvene značilnosti oziroma prednosti pdf dokumentov so predvsem: dokument enotne oblike iz več dokumentov v različnih oblikah, avtomatično oblikovana kazala, kazalo za skupni PDF dokument, kazalo za posamezne dele PDF dokumenta, povezava med posameznimi dokumenti za ugotovitev možnih napak, oblika (izgled) strani znotraj dokumenta, dokument je razdeljen v več manjših, možen izpis celotnega dokumenta ali posameznih delov Za lažje iskanje je potrebno izdelati kazalo, vsebino razdeliti po posameznih straneh, strani oštevilčiti, izdelati glave in noge dokumentov. Omogoča sestavljanje velikega števila dokumentov in njihov izpis na papirju ali hranjenje v elektronski obliki. PDF format je možno tudi indeksirati po vsebini, tehniške risbe (izdelane npr. v AutoCadu) pa so shranjene v vektorskem formatu, in jih je moč na primer povečevati (zoom). 29

30 4. Opis variant 4.1. Sistem Oracle Collaboration Suite Slika 10: Oracle Collaboration Suite Sistem Oracle Collaboration Suite (OCS) je integriran paket programov podjetja S&T, ki se osredotoča na komunikacijo med posamezniki in delovnimi skupinami ter na upravljanje vsebin, ki jih le-ti ustvarjajo. Ker je zasnovan na platformi Oracle (Oracle baza podatkov in Oracle aplikacijski strežnik), zagotavlja stroškovno in funkcionalno učinkovito rešitev za upravljanje vsebin in podporo skupinskemu delu. Sistem je primeren za organizacije vseh velikosti. Ena njegovih glavnih prednosti je intenzivna uporaba relacijske podatkovne zbirke za varno, zanesljivo in učinkovito upravljanje vsebin. Skupaj z okoljem Oracle Application Server omogoča poenotenje programske opreme na ravni celotne organizacije in s tem zmanjšuje stroške vzpostavitve, vzdrževanja in upravljanja informacijskega sistema. OCS omogoča integracijo z obstoječimi poslovnimi aplikacijami. Oracle Workspaces kot sestavni del Oracle Collaboration Suite omogoča delovnim skupinam varno (slika 11) in organizirano okolje za učinkovito delo ter upravljanje z dokumenti in vsebinami. Intergracija z Oracle E-Business Suite povečuje učinkovitost in olajša organizacijo poslovnih procesov. 30

31 Slika 11: Uporabniški vmesnik Skupinsko delo omogoča: znižanje stroškov poslovanja in stroškov koordinacije, znižanje skupnih stroškov lastništva zaradi konsolidacije strežnikov in poenostavljenega dostopa do informacij, hitrejšo povrnitev investicije ter izboljšanje storilnosti uporabnikov, boljšo kvaliteto storitev zaradi zagotovljene visoke stopnje skalabilnosti in razpoložljivosti sistema, podporo inovativnosti, pospešeno doseganje poslovnih ciljev ter boljši izkoristek znanja v organizaciji. Skupinsko delo poleg prednosti, ki jih prinaša, zahteva tudi skrbno načrtovanje, nastavitev delovnega okolja skladno s poslovnim procesom, ki ga programski produkt (slika 12) podpira. Slika 12: Vmesnik za nastavitev dostopnih pravic uporabnikom 31

32 Arhiviranje in upravljanje dokumentov V sistem je vključen Enterprise Content Management (ECM) podjetja IXOS, ki je namenjen učinkovitemu upravljanju s poslovno kritičnimi vsebinami in pretoku poslovnih informacij znotraj in zunaj organizacije (slika 13). V celoti se sklada z evropsko zakonodajo o elektronskem arhiviranju in enostavno povezljiva z ostalimi informacijskimi sistemi. IXOS je celovita rešitev za upravljanje z dokumenti, saj združuje: Content management (CMS) - upravljanje vsebine. Document management (DMS) - upravljanje dokumentov. Content archive - arhiviranje vsebine. IXOS-om izboljša učinkovitost, zniža stroške in zaposlenim ter poslovnim partnerjem omogoči dostop do informacij in podatkov, ki jih potrebujejo pri vsakdanjem delu in sprejemanju odločitev. Dokaj enostavno ga je možno povezati z drugimi informacijskimi sistemi, ki jih uporablja podjetje. IXOS je najbolj razširjena rešitev za upravljanje z dokumenti v ERP sistemih in je povezljiva z infrastrukturo za overjanje javnih ključev (PKI). Slika 13: Trinivojska arhitektura OCS 32

33 Za pretvarjanje papirnatih dokumentov v elektronsko obliko je vključena programska oprema ScanSoft in OCR (OmniPage). V tej fazi je omogočeno avtomatsko kreiranje pdf datotek s txt nivojem. Potrebno je indexiranje dokumenta in nato se datoteka shrani v bazo podatkov. Sistem workflow omogoča vnos dodatnih parametrov. Dokumenti, ki so že v elektronski obliki kot so elektronska pošta, Office dokumenti, dokumenti iz poslovnega informacijskega sistema in podobno, se pri shranjevanju v Oracle Collaboration Suite avtomatično indexirajo. Dokumente iz poslovnega informacijskega sistema (izhodne liste) je možno shranjevati v določenih mapah. Uporabljena je Oracle funkcionalnost sledenje (Advance Queing), ki omogoča določanje dodatnih parametrov preko workflow-a. Sistem skrbi za pošiljanje in sledenje dokumentov v posameznem delovnem procesu, za pošiljanje obvestil porabnikom, ki morajo izvesti določeno akcijo nad dokumentom (potrditev, zavrnitev, pregled, v vednost). Poskrbljeno je za varno shranjevanje vseh vrst informacij in dokumentov (pošta, office dokumenti, web konference, koledar,...), omejen dostop, hiter in nadzorovan dostop, hitro iskanje, digitalni podpis, trajnost dokumentov-berljivost (nadgradnja, migracija). Arhiviranje vsebin manj uporabljenih dokumentov poteka preko postopkov za prenos na cenejši medij. Sistemsko je možen nadzor dostopov in pregled dokumentov (log datoteke). Administriranje poteka centralno preko interneta. Uporabniki dostopjajo uporabijo dostop preko MS internet explorerja ali MS Outlook. Podpira vse standardne pisarniške formate. Sistem nudi učinkovito dostopanje do elektronskih dokumentov tudi preko vsebine, ker so vsi shranjeni v eni bazi podatkov. Sistem je skalabilen, modularno zasnovan, možno dodati digitalni podpis. Sistem zagotavlja hitro in stabilno delovanje. Kar se tiče investicije v strojno in programsko opremo je poleg strežnika in programske opreme potrebno plačevati še licence, ki znašajo 60 USD + 15 USD za letno vzdrževanje. Upravljanje z dokumenti in vsebino na Oracle platformi Elektronske podatke lahko zelo grobo razdelimo na dva dela na strukturirane podatke, kamor sodijo podatki v relacijski bazi in ERP sistemih in na nestrukturirane podatke, kamor lahko prištevamo elektronsko pošto in dokumente v različnih formatih. Zanimivo je dejstvo, da se približno 80% vseh informacij, ki jih potrebujejo zahtevni uporabniki, skriva v nestrukturiranih podatkih in da se po nepotrebnem izgubi veliko časa pri iskanju in uporabi teh podatkov. Sistemi za upravljanje z dokumenti in vsebino, ki temeljijo na Oracle platformi, poskušajo iz sveta strukturiranih podatkov potegniti najboljše poslovne prakse in jih uporabiti na drugačni, vendar vsakodnevni obliki podatkov dokumentih, elektronski pošti in drugih nestrukturiranih podatkih. Upravljanje dokumentov in procesov v spletnem okolju Dokumentacijski sistemi za upravljanje dokumentov in procesov omogočajo učinkovito ter uspešno obvladovanje velikih količin dokumentov, ne glede na njihov izvor (papirna ali elektronska oblika). Pri uvajanju celovitega sistema za upravljanje dokumentov in procesov se srečujemo tudi z organizacijskimi izzivi, spremembami in optimizacijo poslovnih procesov, zato je za njegovo uspešno implementacijo potrebno omenjene procese zelo dobro poznati. Velika prednost in priložnost sodobnih sistemov za upravljanje dokumentov in procesov, kot je tudi sistem Oracle Collaboration Suite, je možnost dostopanja do dokumentov in njihovo upravljanje v spletnem okolju. Vsak uporabnik sistema je neodvisen od geografske lokacije, 33

34 vsi, ki sodelujejo na istih procesih, pa v vsakem trenutku vidijo isto, zadnjo verzijo dokumenta. Sistem omogoča centralno upravljanje dokumentov skozi ves življenski cikel dokumenta od kreiranja prve verzije do arhiviranja dokumenta. Repozitorij Repozitorij je jedro sistema. V njem se shranjujejo in nadzirajo dokumenti in informacije o dokumentih. Tipični repozitorij zagotavlja funkcije shranjevanja, nadzora nad različicami in upravljanje konfiguracij. Prijava dokumenta Vsi dokumenti so shranjeni v repozitoriju, tako prvo shranjevaje dokumenta, kot tudi dokumenti, ki se shranjujejo po tem, ko jih več ne potrebujemo. Repozitorij preverja pravice akcije na d dokumenti (branje, spreminjanje, shranjevanje). Repozitorij določi, kam bo dokument shranjen in ga tja tudi shrani. Atributi Samo prijavljanje dokumenta v repozitorij zagotavlja varno shranjevanje. Repozitorij je zgrajen tako, da je dostop do dokumentov enostaven in hiter. Zato je pri prijavljanju dokumenta potrebno dodatno vnesti nekatere podatke oziroma atribute o dokumentu. Pri tem se je treba držati standardnega sistema atributov. Najpogosteje so v uporabi nabori možnosti iz katerih uporabnik izbira vrednosti. Če je sistem atributov ustrezno postavljen, bo potem mnogo lažje iskati želene dokumente. Odjava dokumenta Repozitorij pomaga pri iskanju želenega dokumenta in potem omogoči uporabo dokumenta. Pri tem še preveri, kakšno različico lahko uporabnik dobi (samo za branje, za spreminjanje ). Poleg tega lahko repozitorij takrat zaklene dokument, tako da ga ne morejo uporabljati drugi. S tem preprečimo, da bi dokument spreminjalo več ljudi hkrati. Varnost Varnost je pomemben del repozitorija. Določa dostopne pravice uporabnikov do dokumentov v repozitoriju. Omogoča različne kombinacije pravic, ki se nanašajo na dokument, razred dokumentov ali pa na uporabnike. Najpogostejši nivoji dostopnih pravic so: ni dostopa, samo branje, branje in kopiranje, spreminjanje, brisanje ter administracija. Nadzor nad variantami dokumentov Nadzor nad variantami dokumentov je naslednja pomembna funkcija repozitorija. Ta spremlja spremembe na dokumentih in vsako tako spremembo tudi zabeleži. Ob tem skrbi za to, da so vse različice dokumenta logično povezane, da lahko kasneje po želji sledimo spremembam. Iz tehničnega vidika gre pravzaprav za enostavno stvar, ki v končni fazi postane vprašanje 34

35 kapacitet za shranjevanje. Po drugi strani je to dokaj kompleksen sistem, če upoštevamo potrebe podjetja. V nekaterih podjetjih so zadovoljni s tem, da je vedno na voljo samo zadnja različica dokumenta, spet drugje potrebujejo celo serijo dokumentov, od prve verzije preko vseh sprememb do zadnje, vključno z podatki o tem, kdaj so spremembe nastale in kdo jih je napravil. Tu je še vprašanje o številčenju različic, ki je lahko linearno (1, 2, 3 ) ali pa razvejano (1.0, 1.1, 2.0, ). Tudi to, kdaj sploh napraviti novo verzijo ni tako preprosta zadeva. Ali je to že najmanjša sprememba na dokumentu ali kaj večjega. Kdo lahko sproži postopek za nastanek nove različice? Ta in še druga vprašanja so pomembna pri nadzoru verzij dokumentov. Upravljanje konfiguracij Ta del repozitorija skrbi, da je vse logično povezano in usklajeno. Lep primer bi bil arhiviranje neke spletne strani, ki vsebuje tekst, povezave in slike. Repozitorij te strani ne bo hranil kot en dokument, pač pa po principu starš-otrok. Glavni del strani, torej vsebino oziroma tekst posebej, slike posebej. Pri tem bo poskrbel za jasne povezave med elementi. Tako uporabnik ne bo vedel, kako je dokument shranjen. Podobne primer je tudi nek wordov dokument, ki vsebuje excelovo razpredelnico. Tudi ta dva bo shranil posebej, tako da bodo vse spremembe, ki bodo nastale v razpredelnici, vidne tudi v celotnem dokumentu, brez da bi ga bilo potrebno spreminjati. Poleg omenjenih ima repozitorij še nekaj dodatnih funkcionalnosti, ki niso toliko pomembne, lahko pa jih uporabimo kasneje Sistem Dokumentum Za reševanje problema elektronskega upravljanja dokumentov je danes na voljo precej rešitev in pri izbiri tehnologije moramo upoštevati želje naročnikov ter možnosti povezav z obstoječim informacijskim sistemom. Današnja informacijska tehnologija omogoča rešitve problema upravljanja dokumentov na podlagi sodobnih pristopov, predvsem pa teži k celovitemu pravljanju vseh kategorij dokumentov in nadzoru v vseh njihovih procesih. Ena izmed takšnih rešitev za obvladovanje dokumentacije je tehnologija Dokumentum (slika 14), ki poleg celovitega upravljanja z dokumenti omogoča tudi povezavo z obstoječim informacijskim sistemom v podjetju. Documentum je namenjen upravljanju kompleksnih in sestavljenih dokumentov in je primeren za večja podjetja z ogromnim številom dokumentov. 35

36 Slika14: Celovito upravljanje dokumentov s sistemom Dokumentum Tehnologija Dokumentum deluje v različnih okoljih. Strežnik deluje v okolju MS Windows NT ali unix (Sun, IBM, HP). Relacijska baza podatkov, na kateri sloni sistem, je lahko Oracle, MS SQL, Sysbase ali Informix. Uporabniki lahko izbere katerokoli kombinacijo in tudi to je ena od prednosti tega sistema. Omogoča povezavo z priznanimi poslovnimi paketi (SAP R/3, BaaN, PeopleSoft idr.), s paketi izdelanimi v terminalski tehnologiji (Mainframe, Digital VMS, UNIX) in s paketi, ki so izdelani v tehnologiji odjemalec/strežnik (Oracle, MS SQL). Integracija z obstoječim informacijskim sistemom je možna preko omrežja in preko intraneta. Sistem temelji na objektni tehnologiji, zato kot omrežni datotečni sistem (EDMS) lahko upravlja z različnimi vrstami dokumentov. Office dokumenti (MS Wordu), preglednicami (MS Excelom), skeniranimi dokumenti, risbami, poslovnimi sistemi (ERP), 3D modeli, itd. Pomembne značilnosti tehnologije Documentum: predstavlja zanesljivo centralno zbirko za vse dokumente, omogoča iskanje in dostop do dokumentov neodvisno od kraja, omogoča povezavo z obstoječim poslovnim informacijskim sistemom, omogoča dostop iz drugih aplikacij, indeksiranje in iskanje po vsebini, zagotavlja varnost, omogoča predefiniranje procesov in enostavno izdelavo lastnih procesov, vsebuje Workflow tehnologijo, možnosti podčrtavanja, dodajanja opomb brez spremembe originalnega dokumenta. 36

37 Funkcionalnosti Dokumentuma: dokumenti potujejo skozi življenjski cikel (faze), avtomatska izdelava diagrama poteka dela, spreminja se lokacija in zaščita dokumentov, uporabniki dobivajo o tem obvestila v nabiralnik in po elektronski pošti, uporabniki imajo določen nabor funkcionalnosti glede na njihovo vlogo, delovanje centralno preko intraneta, enostavno dodajanje novih tipov dokumentov in življenjskih ciklov. S pomočjo te tehnologije se avtomatizirajo posamezna opravila in s tem pospešij običajni poslovni proces. Vsebuje tudi sistem za elektronsko podpisovanje dokumentov, kar pomeni, da tiskanje in raznašanje dokumentov, ki potrebujejo podpis, ni več potrebno. Preverjanje podpisov je hitrejše, lažje in bolj učinkovito od ročnega pregledovanja. Življenjski cikel dokumenta poteka v celoti v elektronski obliki, goljufija zaradi ponarejanja ni mogoča. Vse to kar močno zmanjša stroške, ki nastajajo pri obdelavi in podpisovanju papirnih dokumentov, pri čemer je zanesljivost in varnost enaka podpisu papirja. Obvladovanje ISO dokumentacije sistema kakovosti Dokumentacija sistema kakovosti zahteva pripravljene obrazce in postopke ter dogovorjene aktivnosti uporabnikov sistema na posameznem dokumentu. Definira se matrika odgovornosti, ki je definirana za vsak sistemski dokument ter življenjski cikel posameznega dokumenta. V posamezni fazi lahko sodelujejo različni uporabniki oziroma odgovorni delavci. Vsak dokument ima status, ki označuje, v kateri fazi se dokument nahaja. S tem je omogočen popoln nadzor in takojšnje ukrepanje v primeru zamujanja rokov. To je še zlasti pomembno pri projektni dokumentaciji, kjer sodeluje veliko sodelavcev. Zaradi običajno visokih finančnih sredstev je potrebnih tudi veliko nivojev odobritev in strokovnega nadzora pri izdelavi te dokumentacije. Prikaz ISO dokumentacije je zelo pregleden, saj vsebuje polne naslove in ne samo šifre dokumentov. Elektronska oblika omogoča direktni prehod na izbrani dokument z možnostjo pregleda vsebine, predloga za spremembe ali splošen opis lastnosti. Obvladovanje poslovne dokumentacije Dokumentum omogoča povezovanje poslovne dokumentacije z ostalo dokumentacijo. Poslovni informacijski sistem zagotavlja ogromno podatkov, ki so shranjeni v podatkovnih bazah. Povezava podatkov v podatkovnih bazah o pogodbah, naročilnicah, fakturah, navodilih za varstvo pri delu, projektih, arhiviranih dokumentih z njihovim originalnim dokumentom v elektronski obliki zagotavlja pravo informacijo ob pravem času na pravem mestu. Nesmiselno je, da se shranjujeta v papirni obliki na primer dva izvoda izdane fakture zgolj zaradi tega, ker vsebujeta tudi podpis, saj so vsi podatki za izdajo vsakega računa že v računalniku, poleg tega pa se računalniško izpiše še dokument. Ta se danes po večini še vedno pošilja kupcu v papirnati obliki. V zadnjem času veliko podjetij prehaja na elektronsko poslovanje in s tem se dokumenti pošiljajo elektronsko. Veliko poslovne dokumentacije se izpiše iz podatkovnih baz, ki niso namenjene zunanjim institucijam, ampak le za interno uporabo. Mnogo dokumentov obstoja samo zato, ker morajo biti, za vsak primer, če ga kakšen izmed inšpektorjev ali revizorjev hoče videti. Takšni dokumenti lahko obstojajo z enako vsebino in podpisom v elektronski obliki, kar Dokumentum tudi omogoča, pa še veliko lažje jih je najti v primeru 37

38 zahtev inšpektorja. Programska oprema je prilagojena glede na vlogo, ki jo ima uporabnik v poslovnem procesu (slika 15). Slika 15: Vloga uporabnika v poslovnem sistemu 4.3. Sistem Ciklon Ciklon je sistem za upravljanje z informacijami, ki ga ponuja podjetje Perftech. Po svoji zasnovi je rešitev, ki zaposlenim v podjetju in poslovnim partnerjem podjetja, omogoča upravljanje z notranjimi ali zunanjimi informacijami (slika 16). Omogoča zajem, organiziranje, iskanje in posredovanje le-teh. Bistvo je v enotnem in enostavnem dostopu do enotne podatkovne baze, do katere se dostopa preko enega spletnih brskalnikov (Internet Explorer, Netscape, Mozilla,...). Prednosti Ciklon-a: izboljšuje učinkovitost zaposlenih, poenostavlja komunikacijo med zaposlenimi, olajšuje in vzpodbuja timsko delo, povezuje zaposlene, partnerje in stranke, poenostavlja in izboljšuje izvajanje poslovnih procesov, katerih temeljni elementi so dokumenti ter s tem znižuje stroške, zagotovlja učinkovit nadzor nad nastajajočo in zaključeno dokumentacijo, omogoča pregled nad številnimi različicami dokumentov in zgodovino nastajanja posameznega dokumenta, zagotovlja dostop do dokumentov v obdelavi ali zaključenih dokumentov, omogoča, da zaposleni pravočasno najdejo orodja in informacije potrebne za opravljanje del, omogoča povezljivost in integracijo informacij, ljudi in procesov izvaja nadzor nad tokom dokumentacije (spremembami, vlogami ustvarjalcev) ter s tem povezuje poslovne in dokumentacijske procese 38

39 Slika 16: Shematski prikaz delovanja sistema Ciklon Referenčna lista uporabnikov sistema Ciklon TEKSTINA d.d. - dokumentacijski in sporočilni sistem ter spletni portal IIS (vodenje ISO dokumentacije) ŽITO GORENJKA d.d. LESCE - dokumentacijski in sporočilni sistem ter spletni portal IIS (ISO dokumentacija) TVT NOVA d.d. - dokumentacijski in sporočilni sistem ter spletni portal IIS (vodenje ISO dokumentacije) OBČINA NAKLO - Izgradnja spletnih strani OBČINA BLED - Izgradnja spletnih strani DETEL STROJEGRADNJA d.o.o. - Izgradnja spletnih strani IOTEH TRŽIČ d.o.o. - Izgradnja spletnih strani (skupaj z intranetom za key account management) SLOVENSKE ŽELEZNICE - Izgradnja in urejanje spletnih aplikacij za korespondenco z strankami ISKRA ISD d.d. - dokumentacijski in sporočilni sistem (vodenje proizvodne in ISO dokumentacije - uporaba workflow sistema); povezava z ERP Baan! TAB d.d. - sporočilni sistem (dopolnjevanje naročil) INFOLAB FAKULTETE ZA RAČUNALNIŠTVO IN INFORMATIKO - Izgradnja spletnih strani Poleg teh je še okoli 150 uporabnikov IIS Perftech Largo, ki za komunikacijo s support centrom uporablja portal Perftech Ciklon. 39

40 Ciklon je po svojem namenu sestavljen iz petih osnovnih gradnikov: 1. Splošni poslovno informacijski portal Notranja pošta, Web konference, Forumi (debate o vsebini posameznega ali skupine dokumentov v knjižnjici), Urniki (skupna raba koledarja), ki se lahko v celoti prilagodijo uporabnikovim potrebam Urejanje internega časopisa, Novice, Administracija vsebin, Osebna stran (od uporabnika odvisne vsebine), Sledenje uporabniku na podlagi njegovega obiska portala, Iskanja po tipih in lastnostih, Dostopne informacije na enem mestu 2. Sistem za vodenje dokumentacije (npr. ISO) Dostop do vseh dokumentov in informacij na enem mestu, Enotno iskanje po dokumentih, evidentiranih v portalu, Zaščita dokumentov, Definiranje vseh potrebnih podatkov na dokumentih, Obveščanje zaposlenih o spremembah in akcijah nad dokumenti (popravki, pregledi, odobritve,...), Pregled po nivojih in vrstah dokumentov, Iskanje po vsebini in dodatnih podatkih na dokumentih, Odjava in prijava na dokument (naenkrat lahko le eden popravlja vsebino dokumenta), Urejanje in pregled vseh izdaj dokumentov (kontrola verzij), Dnevnik dela z dokumenti, Dodajanje komentarjev na dokumente, Zaščita dostopa (kdo lahko ureja ali bere dokumente, kdo nima dostopa do dokumentov), 3. Spletni iskalnik Dostop do sistema poteka preko internet brskalnika, kamor je potrebna prijava preko uporabiškega vmesnika (slika 17) in na ta način zagotovljena varnost dostopa ter omejen dostop do dokumentov glede na pravice, ki jih ima posamezen uporabnik. Slika 17: Uporabniški vmesnik za prijavo v sistem Ciklon 40

41 Iskanje dokumentov je možno v slovenskem jeziku (preko 5000 pravil za korenjenje besed), več kot 10 načinov za podporo iskanja v vseh ostalih jezikih. Rezultat iskanja je sortiran tako, da naboljše odgovore postavi na začetek. Zadetki v najdenem dokumentu so vidno označeni, kar nudi jasno sliko. Enostavno administranje ter hiter in učinkovit doostop do iskanih vsebin so tudi prednosti, ki jih nudi ta sistem. 4. Spletno okno poslovnih aplikacij podjetja Sistem omogoča neposredno povezavo s podatkovno bazo (npr. Perftech.Largo). Deluje v okolju Windows Na strani odjemalca zadostuje navaden internet brskalnik: Interenet Explorer, Netscape, Opera, Mozzila... XML XSL Deluje na protokolu https Vsebine shranjene v relacijski bazi (MS SQL baza) Dokumente je možno enostavno pregledovati (slika 18), ker operacijski sistem glede na končnico sam najde primeren program za pregled dokumenta. Slika 18: Informacijski portal sistema Ciklon Osnovni gradniki so: Vnos in pregled naročil Vnos in pregled delovnih nalogov Vnos in pregled zahtev HelpDesk Ceniki Kartica partnerja Zapadle terjatve dni Vpogled v bilanco stanja, bilanco uspeha Prilagojen izpis zaslona za delo z dlančnikom 41

42 Specifične gradnike razvijejo po željah in zahtevah stranke. 5. Orodje za izdelavo spletnih strani in press center Sistem omogoča enostavno izgradnjo in administracijo spletnih strani za zunanjo predstavljanje podjetja, kot tudi za interno obveščanje zaposlenih. enostavno in hitro vnašanje novic urejanje novic (urednik lahko iz arhivov posameznih oddelkov vnaša, izbira in objavlja novice po lastni izbiri) dodeljevanje pravic za objavljanje novic posameznim oddelkom objavljanje novic na spletnih ali intranetnih straneh, v skladu s celostno grafično podobo posamezne predstavitve (podloga na kateri so novice objavljene je lahko za vsako novico drugačna); objavljanje fotografij skupaj z novico dodajanje poljubnih lastnosti za posamezen tip novice več slik na eno novico (zapis)pošiljanje novic preko elektronske pošte Uporabnik se v sistem prijavi z uporabniškim imenom in geslom. Sistem je zaščiten z osebnimi certifikati na nivoju windows identifikacije Sistem Content Manager Programska oprema Content Manager podjetja Comtech, združena z informacijskim sistemom omogoča distribucijo, nadaljno obdelavo v procesnem sistemu (workflowu) in elektronsko arhiviranje teh dokumentov. Aplikacijska integracija pomeni povezavo enega ali več aplikacij skupaj z namenom izmenjave podatkov ali izvršitve zahtevkov. Z avtomatizacijo poteka dela in informacij med delavci, strankami, partnerji in aplikacijami tehnologija workflow razširija vrednost njihovega sistema in podatkov, ki jih ta sistem vsebuje. Omogočen je dostop do internetne aplikacije, ki omogoča uporabnikom brskalnika bogat spletni dostop do vseh sistemskih zmogljivosti. Za uporabnike, ki vsakodnevno sodelujejo preko elektronske pošte v poslovnih procesih. Workflow omogoča vgradljivo integracijo z vodilnimi poštnimi strežniki. Poslovnim analitikom in programerjem omogoča, da natančno definirajo vsako podrobnost poslovnega procesa. Vgrajeni so mehanizmi, ki se ukvarjajo z intenzivnimi interakcijami med udeleženci kot so dajanje navodil ali pooblaščanje dela neki osebi. Dizajnerji procesa morajo le nakazati, da so ti elementi veljavni in so del poslovnega procesa. Workflow bo usmeril primer procesa ustreznim udeležencem in zaključil poslovni proces pravočasno. Arhitektura neposredne povezave pomeni, da je delovanje sistema hitrejše kot običajno delovanje aplikacijske integracijske arhitekture. Workflow tehnologija je zasnovana tako, da ustreza poslovnim potrebam in ne obratno. Workflow je idealna rešitev za podjetja, kjer želijo fleksibilne, prilagojene in robustne rešitve za upravljanje s poslovnimi procesi. E-poštar Uporabnik prejme obvestilo v svoj e-poštni nabiralnik skupaj z ostalimi elektronskimi sporočili. V vsebini elektronskega sporočila je navedena vrsta dokumenta, pošiljatelj, datum 42

43 in povezava na dokument v arhivu. S preprostim klikom na povezavo se na zalonu prikaže dokument v originalni obliki. Uporabnik si lahko dokument ogleda, natisne ali posreduje naprej. Vsi dohodni dokumenti se samodejno arhivirajo v elektronskem arhivu, kjer so dostopni v nekaj sekundah ter varno shranjeni za daljše časovno obdobje. Dokumenti so v elektronskem arhivu pregledno arhivirani ter urejeni. Znotraj pravil v e-poštarju je definiran seznam prejemnikov in katero vrsto dokumentov prejemajo. Prejemnik pošte pa lahko sam določi pravila, katero pošto ne želi prejemati. Lahko se opredeli na pošiljatelja ali vrsto dokumenta. Administracija sistema poteka preko internet vmesnika. Preko istega vmesnika si prejemnik lahko ureja SPAM listo. Prijava v sistem ni potrebna saj se izkorišča prijava v MS Windows AD. Uporabnik ne potrebuje dodatnega uporabniškega vmesnika za pregledovanje dokumentov v arhivu.ogleda si jih prek svojega odjemalca elektronske pošte, ki je lahko MS outlook (slika 19). Za bolj vešče uporabnike je na voljo poseben vmesnik, ki omogoča zahtevnejše poizvedbe. Slika 19: Vmesnik za pregled elektronske pošte Uporabnik si lahko sam časovno omeji prejemanje obvestil o prejeti pošti. V času omejitve ne bo prejel nobenega obvestila. Po preteku omejitve prejme zbirno obvestilo o vsej pošti, ki je prispela. Dokumenti se shranijo na varno mesto takoj ob vstopu v podjetje. Nadaljne aktivnosti potekajo samo še z elektronskimi dokumenti, katerih ni moč izgubiti ali poškodovati. Za zajem podatkov služi Cardiffov sistem Teleform Enterprise za avtomatizacijo in procesiranje obrazcev ter dokumentov. Organizacije po vsem svetu uporabljajo Cardiffov nadgrajen in patentiran sistem, ki spremeni informacije iz papirne oblike v elektronsko uporabno informacijo. S sistemom pridobimo: povečano produktivnost, zmanjšanje stroškov in skoraj 100 % podatkovno točnost. Teleform Enterprise je mrežni sistem, ki obvladuje veliko število podatkov in dokumentov pri zajemu podatkov. Teleform mreža združuje naslednje komponente: Designer oblikovanje obrazcev, Reader branje podatkov, Verifier preverjanje dokumentov, Scan Station skeniranje dokumentov. 43

44 Tri CR in Software Re Scan tehnologiji omogočata avtomatično prepoznavanje podatkov. Teleform Tri CR prepozna ročno pisavo, tiskano pisavo, znake, bar kodo in ostalo. Z uporabo Teleform Verifier modula in z vgrajenim podatkovno čistilnim orodjem je dosežena 100 % podatkovna točnost. Connect Agents avtomatično pošlje podatke v podatkovno bazo in uporabniško okolje, ter obdela podatke, ki se nahajajo na dokumentih. Teleform Form Designer je aplikacija, katera bistveno zmanjša čas obdelave podatkov in zajema dokumentov. Orodje»Point & Click«oblikuje različne položaje obrazcev in vsebuje orodje za enostavno razpoznavanje in vrednotenje ter pregled podatkov v podatkovnih bazah. Obrazci, kateri bodo faksirani ali procesirani s starejšimi skenerji morajo vsebovati štiri natančno fiksirane kote in ID - razpoznavno kodo obrazca. Vse to dovoljuje Teleformu, da hitro popravlja vse nepravilnosti, ki se pojavijo med postopkom. VersiForm je nastavljen za avtomatsko prepoznavanje podatkov in avtomatsko ločuje strani. Obrazec vsebuje spremenljive reference in identifikacijske oznake. Poslovne obrazce lahko za prepoznavanje pripravimo v dveh korakih. V prvem koraku se enostavno skenira prazen obrazec in Teleform bo prepoznal njegove značilnosti. Nato se povežejo posamezna polja in uporabi Teleformov oblikovni čarovnik za hitro razpoznavanje lastnosti posameznih polj. Cardiffov Teleform vsebuje naslednje produkte: Cardiff PDF + Forms Razvit v partnerstvu z Adobe Systems. PDF+Forms spremeni Adobe Acrobat in PDF v Enterprise eform solucijo (rešitev). Poslovni papirni obrazci so lahko objavljeni online ali avtomatično procesirani iz web-a ali preko uporabnikov. Ključni elementi vsebujejo routing, Auto Fill digitalne podpise in so shranjeni lokalno. Cardiff HTML + Forms HTML+Forms doda avtomatizirano podatkovno zbirko, čiščenje, preverjanje in procesiranje k standardnemu web obrazcu. Obrazci oblikovani z Designerjem so lahko izvoženi kot standardni DHTML/HTML eforms z enim enostavnim korakom, še vedno pa se ohrani izgled orignalnega obrazca. Cardiff AutoMerge Publisher Kombinira podatkovno informacijsko bazo z obrazci oblikovanimi v Designerju za združitev obrazcev za , Adobe PDF, Fax in print dostava. Lahko se prejmejo delno izpolnjeni obrazci in z uporabo Auto Merge Publisher se dokončno izpolnijo ter osebno potrdijo, overijo in procesirajo. Teleform slovi po enostavni instalaciji in uporabi. S Teleformom se oblikuje obrazec enkrat nato pa ga je možno tiskati in izdajati v poljubnem formatu. Izbira je možna med standardno odhodno papirno obliko, fax sporočilo celo kot priponko ali kot Web oblika dokumenta. Scan Station podpira visoko zmogljivo procesiranje, ki se ga optimizira z Connect Agents»Twain«in skenerjevimi grafičnimi karticami. Za zagotovitev optimalnega skeniranja je potrebno spremeniti in prilagoditi kontrolne komponente v skenerju. 44

45 Teleform vključuje tudi Software Re Scan program, ki poveča in popravi skeniran dokument, brez ponovnega skeniranja. Program vsebuje vse osnovne operacije za popravljanje dokumenta (rotacija, uravnavanje, popravljanje same slike dokumenta, paketne operacije). Cardiff ponuja še eno inovativno rešitev s sistemom TRI CR za branje dokumentov. Uporablja se skupaj s programom Reader. TRI CR je sistem, ki s kombinacijo umetne inteligence in statističnim modulom ustvari visoko točnost, tako za ročno pisane dokumente, kot tiskane dokumente. TRI CR sisitem je veliko točnejši za prepoznavanje ročne pisave kot tudi za prepoznavanje tiskanih dokumentov v primerjavi s sistemi, ki ne uporabljajo umetne tehnologije za prepoznavanje pisave. Teleform vključuje značilnost, ki zagotavlja pravilnost procesiranja, indeksiranja in arhiviranja podatkov. Teleformov zajem dokumentov vključuje prepoznavanje in indeksiranje bar kod, sklopa podatkov, ločilec strani in ostalo. Tudi s 100 % točnostjo pri prepoznavanju pisave, se lahko zgodi, da je podatek ali obrazec nepravilno potrjen ali verificiran. Teleform Designer poskrbi s funkcijo»point & Click«vmesnikom za enostavno popravljanje napačnih podatkov. Vsebuje: preverjanje baze podatkov (primerjanje dobljenih podatkov na obrazcih z podatki iz baze podatkov) preverjanje s pomočjo slovarja (potrjuje proizvodno oštevilčene dele in cene) številčno preverjanje potrjevanje seštevanja oblikovanje datumov, zneskov in posebnih značilnosti pisave omogoča pregled in označevanje vstopnih zahtev/kriterijev v poljih Običajno poslovanje v podjetju in pravila za preverjanje podatkov je možno uporabiti za nadaljnje povečevanje točnosti podatkov ali kot sprožilec nadaljnih poslovnih procesov. Z uporabo popolnoma integriranega BasicScriptTM Visual Basic Language so težavne logične operacije in funkcialnost preskakovanja ter zapolnjevanja skozi povezavo na zunanje aplikacije omogočene. Skupne značilnosti tega procesa: ponovno preračunavanje vseh računskih zneskov, davkov ipd. primerjava podatkov z dokumenta s strankinimi podatki iz baze podatkov e-trgovinsko poslovanje in odobritev plačil s karticami avtomatska odobritev posojil sprožilci SQL ukazov avtomatska izdelava računov avtomatski zagon projekta AutoMerge Publisher uravnavanje zagona podatkov za»workflow«ukaze V primeru pomanjkljivo prebranega dokumenta z Readerjem ali če določene informacije potrebujejo osebno kontrolo se lahko v programu Verifier hitro popravijo podatki preden se dokumenti izvozijo v Connect Agents. S tem je zagotovljena 100 % točnost podatkov. Ker so 45

46 samo dokumenti, ki potrebujejo popravke poslani v Verifier operator, lahko s Teleformom močno pospešimo procesiranje v primerjavi z ročnim vnašanjem podatkov. Povečanje produktivnosti se doseže s pravilno konfiguracijo. Integracija z poslovnimi aplikacijami Ko so vse funkcije opravljene sledi izvoz dokumentov v Connect Agents, ki avtomatično razpošlje dokumente in podatke v uporabnikovo aplikacijo. To vključuje razvrščanje dokumentov in PDF v arhive, dokumente in sisteme za upravljanje z dokumenti, ter pravilno procesiranje podatkov v podatkovno bazo in uporabnikovo aplikacijo. Običajni Connect Agents je lahko oblikovan v vmesniku skupaj z uporabnikovimi aplikacijami. Prenos podatkov je možen v: baze podatkov: ODBC, SQL, Server, Acess, FoxPro, podatki: XML, ASCII, CSV, Excel, SPSS, arhiv dokumentov: Adobe PDF, TIFF, IMR, OTG, KM sistemi: FileNET, Open Text, faxi: vsi večji fax strežniki Teleform-ov kontrolni center omogoča uporabnikom nadzor in upravljanje s celotnimi podatki in postopkom zajemanja dokumentov. Uporabnik lahko poroča in reagira na vsako aktivnost od vnosa in prepoznavanja obrazca do pridobljenih podatkov prek omrežja. Zasnovan je na Microsoft Management Console (MMC), Teleform-ov kontrolni center zagotavlja doseganje zastavljenih ciljev in omogoča izdelavo poročil na bazi individualnega, skupinskega ali sistemskega delovanja. Control Center za analize in odločanje je zasnovan na SQL bazi s prilagodljivimi zahtevami in ga lahko uporabimo za poročanje o smereh, ki zadevajo poslovno okolje. Control Center omogoča: pregled poslovanja in celotne sistemske predstavitve pregled in nadzor operacij, ter doseganje ciljev v realnem času spremembo sistemskih in uporabniških nastavitev kontrolo prednostnih procesov in določanje prednostnih nalog in njihovo procesiranje vzdrževanje sistemske varnosti z dodelitvijo uporabniških imen in gesel nastavljanje alarmov skozi procese za nujno obdelavo izdelava obširnih sistemskih poročil in poročil uporabniškega delovanja 46

47 5. Izgradnja modela Drag lasten razvoj programske opreme je vzrok, da se programska oprema v večini primerov ne razvija več v podjetjih, ampak se podjetja odločajo za nakup na trgu. Ponudba je raznovrstna, zato obstaja velik odločitveni problem, kateri programski produkt je tisti, ki bo v največji meri zadostil potrebam in željam uporabnikov, se vklopil v obstoječ informacijski sistem in ne bo povzročil prevelike investicije. Odločitveni problem V raziskavi sem se omejil na štiri variante programskih produktov za elektronsko upravljanje dokumentov, med katerimi bi bila možna izbira in jih je možno primerjati med seboj. Med veliko ponudbo so izbrani štirje programski produkti, ki bi bili po hitri oceni nekako primerni za uvedbo. Vrednoteni so sistemi Oracle Collaboration Suite podjetja S&T, Dokumentum podjetja Infothena, Ciklon podjetja Perftech in Content Manager podjetja Comtech. Vsaka varianta ima nekaj dobrih in nekaj slabih karakteristik in ker je investicija v katerikoli sistem precej velika, se v podjetju soočajo z kar velikim odločitvenim problemom. Napačna odločitev lahko povzroči kar nekaj neprijetnosti od tega, da problem upravljanja dokumentov ne bo rešen do velikih stroškov zgrešene investicije. Odločitvena skupina Odločitvena skupina pri izgradnji modela je team, ki ga sestavljajo strokovni delavci posameznih sektorjev (sektorja za informatiko, komercialni direktor, vodja kontrole kakovosti, vodja razvojnega oddelka, vodja marketinga in vrsta drugih), ki so zadolženi za posamezna področja in so nosilci sprememb posameznih poslovnih procesov. Odločitvena skupina kasneje nosi tudi vso odgovornost sprejete za posledice, ki jih prinaša odločitev. Metoda dela Za ocenjevanje primernosti programskega produkta je zgrajen večparametrski odločitveni modelom, ki vsebuje 25 osnovnih kriterijev. Model nazorno prikazuje kriterije z vrednostmi, ki so na osnovi drevesne strukture agregirani v končno oceno posamezne variante. Dobljeni rezultat vrednotenja so informacije, pomembne za končno odločanje o primernosti programskega produkta, ki poteka v ekspernih skupinah. Metoda dela obsega izdelavo modela z vsemi najpomembnejšimi kriteriji, ki vplivajo na končno odločitev. Zelo važno vlogo pri izbiri igra integracija z sistemom ERP in obstoječo bazo podatkov ter obstoječe aplikacije, ki jih je potrebno vključiti v sistem EDMS. Kasnejša izdelava vmesnikov za integriracijo lahko zelo podraži investicijo ali pa celo lahko povzroči, da projekt ne uspe, čeprav je izbrana najugodnejša varianta gledano s finančnega stališča. Pri iskanju odločitve, ki se bo najbolj približala željenim ciljem, ki naj bi jih z izbranim programskim produktom dosegli, je pomembna tudi subjektivna ocena posameznih članov odločitvene skupine. Zavedati se je potrebno, da s takšnim načinom odločanja gradimo neko bazo znanja, ki bo kasneje služila za reševanje še bolj kompleksnih odločitvenih problemov. Zbiranje podatkov o variantah je bilo ker težko delo, ker ponudniki težko ponudijo konkretne podatke o določenih kriterijih, predvsem o stroških, ker je to odvisno od samih želja in zahtev uporabnika. Stroške je možno natančno opredeliti šele na podlagi izvedene študije glede števila in vrste dokumentov, glede na definicijo procesa in določitve števila uporabnikov. Pri netočnih podatkih si pomagamo z neko oceno parametra, ki pomaga rangirati varianto. 47

48 5.1. DEXi Model vrednotenja programskih produktov je zgrajen s pomočjo računalniškega programa DEXi, ki je lupina ekspertnega sistema za večparametrsko odločanje v windows okolju. To je preprost program za delo z odločitvenimi modeli, ki omogoča izdelavo in preurejanje drevesa kriterijev, urejanje zalog vrednosti kriterijev in odločitvenih pravil, zajemanje podatkov o variantah, vrednotenje variant ter tabelarični pregled rezultatov vrednotenja z analizo tipa kajče. Grafični prikaz rezultatov vrednotenja nazorno prikaže rezultate vrednotenja variant. Uporablja se za podporo odločevalcem v reševanju zapletenih problemih odločanja tako v poslovni, kot tudi individualni rabi. DEXi je v osnovi sestavljen iz dveh delov in sicer pridobivanje in urejanje znanja ter ocene in analize opcij (slika 20). Prvi del pomaga uporabniku pri oblikovanju drevesa kriterijev in pravil odločanja za obravnavani problem, drugi del pa uporablja pridobljeno bazo znanja za oceno in analizo variant. Slika 20: Shematični prikaz strukture sistema za ocenjevanje (Rajkovič, 2003) V primerjavi s splošnimi večkriterijskimi sistemi ima dve posebnosti: Uporablja kvalitativne diskretne kriterije, vrednosti so običajno opisane z besedami, le redko so to številke ali numerični intervali. Funkcije koristnosti so podane s preprostimi odločitvenimi pravili tipa: če potem; na ta način je funkcija koristnosti podana po točkah. Vrednotenje z modelom DEXi poteka v več fazah: identifikacija problema in priprava spiska kriterijev strukturiranje kriterijev merske lestvice definicija funkcije koristnosti vrednotenje in analiza variant V fazi identifikacije problema in priprave spiska kriterijev poteka definicija problema in opredelitev ciljev in zahtev, ki se želijo doseči z odločitvijo. Naslednja faza je strukturiranje kriterijev na osnovi medsebojne odvisnosti in vsebinskih povezav. DEXi omogoča skoraj poljubno strukturacijo kriterijev. Sledi definicija merske lestvice, kjer so zaloge vrednosti kriterijev sestavljene iz besed ali numeričnih intervalov. Merske lestvice so urejene od slabih(manj zaželenih) proti boljšim vrednostim, kar omogoča lažjo kontrolo konsistentnosti odločitvenih pravil s tem pa tudi pohitritev vnosa funkcij koristnosti. 48

49 Z dodatnimi analizami lahko z večjo verjetnostjo izberemo najustreznejšo varianto, poleg tega pa nam metoda DEXi omogoča tudi določitev rezervne variante in navsezadnje tudi rangiranje vseh variant, od najboljše do najslabše Vredana Program Vredana je nastal kot nadgradnja lupine ekspertnega sistema DEX. Nadgrajuje ga v fazi vrednotenja in analize variant ter odpravlja nekatere njegove pomanjkljivosti. Program je napisan s programskim orodjem Visual Basic 3.0 Prof in deluje v okolju Windows in podpira funkcije branja in pisanja datotek tipa DAX, branje podatkov o variantah s standardnih datotek tipa DIF, kombinirano kvalitativno in kvantitativno vrednotenje variant, prikaz in izpis rezultatov vrednotenja s stolpičnimi, korelacijskimi in zvezdnimi grafikoni ter analizo variant tipa kaj-če. Program je zasnovan tako, da omogoča uporabniku čimbolj udobno in enostavno delo. Ima sodobno oblikovan uporabniški vmesnik z menuji in orodno vrstico, ki še dodatno olajša delo. Na voljo je pomoč z razlago nekaterih osnovnih pojmov. Program VREDANA opozori uporabnika, če je le-ta spreminjal bazo znanja. Ponudi mu, da lahko novo različico baze znanja zapiše v novo datoteko tipa DAX. Prednosti programa VREDANA pred DEXi je predvsem v razvrstitvi variante znotraj razreda in zelo dobra analize tipa kaj-če Identifikacija kriterijev To je zelo pomembna faza v procesu odločanja, v kateri so opredeljeni vsi kriteriji, ki so pomebni in vplivajo na končno odločitev. V modelu nastopajo naslednji kriteriji: softwear hardwear izobraževanje licence nadgradnja enostavnost upravljanja enostavnost uporabe pokritost dokumentov ERP baza podatkov aplikacije izkušnje čas uvajanja modularnost tehnična podpora razpoložljivost kadrov svetovanje ostale programske rešitve prenos podatkov nadgradnja 49

50 5.4. Opis kriterijev Finančna sredstva Uvedba sistema za celovito upravljanje dokumentov predstavlja velik finančni vložek, zato tudi igra največji vpliv pri končni izbiri. Finančna sredstva so razdeljena na sredstva za nakup programske opreme, sredstva za nakup strojne opreme in sredstva za izobraževanje sistemskih administratorjev in končnih uporabnikov sistema ter stroške vzdrževanja sistema, kamor sodijo stroški licenc in stroški nadgradnje sistema. Glede na sorazmerno veliko investicijo v projekt, je potrebna maksimalna angažiranost vseh zaposlenih, ki delajo na takem projektu, da se projekt dokonča in da se v največji meri izkoristijo funkcionalnosti EDMS sistema. Dobra odločitev in izbira najboljše variante bo poleg neposrednih prihrankov prinesla tudi posredne prihranke, ki se bodo pokazali šele kasneje, kot posledica prenovitve in optimizacije procesov. Zavedati se je potrebno, da bo sistem EDMS opravičil investicijo, če ga bodo uporabniki s pridom uporabljali in bo obvladoval čim večje število dokumentov Funkcionalnost Poleg stroškov je potrebno posebno pozornost posvetiti funkcionalnosti programskega podukta, še posebno možnosti povezav z obstoječim informacijskim sistemom in aplikacijami, kjer imamo opravka z dokumenti. Z uvedbo sistema EDMS želi podjetje avtomatizirati nekatere procese, zato je delo v skupini neobhodno potrebno. Funkcionalnost, po katerih je možno primerjati posamezne variante, so razdeljene na tehnične karakteristike, integracijo in uvedbo. Kriterij skalabilnost pomeni, kako bo sistem deloval, ko bo podatkov nekajkrat več, kot jih je sedaj. Sistem mora biti že sedaj dimenzioniran na pridvideno povečanje obsega dokumentov in tudi povečanega poslovanja podjetja tudi zaradi širitve podjetja na tuje. Hitrost delovanja pomeni odzivnost sistema na zahteve uporabnikov, ki hočejo takojšen dostop do podatkov, ki jih potrebujejo pri svojem delu. Kriterij funkcionalnost mora zadostiti potrebam in ciljem uporabnikom sistema, ki si želijo hiter in zanesljiv dostop do informacij, ki jih potrebujejo pri svojem delu. Kriterij finančna sredstva je razdeljen na podkriterije: tehnične karakteristike o upravljanje in uporaba enostavnost upravljanja enostavnost uporabe pokritost dokumentov integracija o ERP o baza podatkov o aplikacije uvedba o izkušnje o čas uvajanja o modularnost 50

51 Ponudnik Ponudnik je tudi zelo važen dejavnik pri izbiri, ker se je pred izbiro potrebno prepričati, da nam nudi dovolj dobro tehnično podporo, da ima dovolj izkušenj in končno tudi dovolj usposoblejnega kadra za samo uvajanje in v kasnejši fazi za podporo. Pri izbiri ponudnika se vedno poraja vprašanje, koliko reference ima podjetje, ki ponuja programski produkt, da je možno povprašati uporabnike, kakšne izkušnje imajo z uvedbo rešitve. Kriterij ponudnik je razdeljen na dva podkriterija: karakteristike: o reference o izobraževanje o kadri tehnična podpora razpoložljivost svetovanje dodatna ponudba o programsek rešitve o prenos podatkov o nadgradnja 5.5. Drevo kriterijev Odločitvena drevesa so tipičen predstavnik simboličnih metod strojnega učenja, pri katerih so učni vzorci predstavljeni kot par (lastnosti, odločitev). Lastnosti so opisane kot zbirka oziroma vektor več atributov, ki naj bi na najboljši možen način predstavljale posamezni objekt. Izbira atributov je odvisna od snovalcev množice učnih vzorcev, od okoliščin in od zmožnosti opravljanja meritev. Odločitev je tista lastnost, ki je znana pri objektih v učni množici, ne pa tudi pri objektih, o katerih bomo kasneje s pomočjo odločitvenega drevesa sprejemali odločitve. Običajno gre pri odločitvi za lastnost, ki se ne da izmeriti (npr. nek dogodek, ki se bo zgodil v prihodnosti) oziroma je njena meritev povezana z velikimi stroški, časovno zahtevnostjo ali zahtevami po zapletenih postopkih. Z uporabo odločitvenega drevesa je na enostaven in razumljiv način možno poiskati alternativne možnosti za dosego cilja, ki bodo skrajšale čas, zmanjšale stroške ali omogočile doseganje želenih rezultatov. 51

52 Slika 21: Odločitveno drevo za vrednotenje programskih produktov za EDMS Za lažje razumevanje problematike služi odločitveno drevo za vrednotenje programskih produktov za EDMS (slika 21), po katerih so ocenjene in analizirane posamezne varinate ter na ta način primerjane med seboj. Koncept večparametrskega ocenjevanja je zasnovan tako, da je osnovni problem razčlenjen v manjše oziroma manj kompleksne probleme. Variante se ocenjujejo neodvisno na podlagi različnih kriterijev. Celotni postopek je zasnovan tako, da lahko odločevalec kar najučinkoviteje izrazi svoje preference, to je stopnje zaželenosti oziroma nezaželenosti variant. Tako izražena oziroma izmerjena zaželenost služi za oceno variante. Vsakemu kriteriju je pripisana vrednost iz zaloge vrednosti (slika 22), ki so razvrščene od najslabše do najboljše vrednosti. 52

53 Slika 22: Zaloga vrednosti 5.6. Funkcija koristnosti Funkcija koristnosti opredeljujejo vpliv nižjenivojskih kriterijev na tiste, ki ležijo višje v drevesu, vse do korena drevesa, ki predstavlja končno oceno variant. Uporabljena je funkcija utežene vsote, ki je preporostejša od zahtevnejših funkcij (funkcije zvezne logike, funkcije na osnovi Bayesovega pravila ali mehkih množic), ki imajo večjo izrazno moč, vendar so nekoliko zahtevnejše za praktično uporabo. Funkcija koristnosti pove, katera varianta je ima po danih kriterijih največjo vrednost, kar pomeni, da je najbolj zaželena, vendar s tem ni nobene garancije, da bo odločitev res najboljša. Podana je le informacija, na podlagi katere je lahko sprejeta dobra odločitev. V določenih modelih lahko nastopa izločilni kriterij, ki izloči varianto, ki zaradi tega ne pride v poštev. V obravnavanem primeru takega kriterija ni. 53

54 6. Rezultati vrednotenja variant Primerjava ocen programskih produktov je pokazala, da sta Oracle Collaboration Suite in Ciklon bolje ocenjena kot ostala dva produkta (slika 23), vendar oba rangirana v isti razred in zato je bilo potrebna podrobnejša analiza posameznih kriterijev in njihovih vrednosti. Za rangiranje znotraj razreda je uporabljen program Vredana (slika 26), kjer se vidi malenkostna prednost sistema Ciklon. Varianta z najvišjo oceno je praviloma najboljša. Končna ocena ni bila povsem s pričakovanji članov odločitvene skupine, ker se je večina bolj nagibala k varianti Oracle Collaboration Suite, ker se v podjetju že uporabljajo produkti (elektronska pošta, koledar, Internet Files Sistem IFS), ki so del OCS-a. Pri sprejemanju končne odločitve je vsekakor treba upoštevati tudi subjektivno oceno posameznih članov odločitvene skupine, v kateri ima večjo veljavo mnenje vodje sektorja za informatiko, ki ima tudi več specifičnih znanj in izkušenj. Slika 23: Grafični prikaz vrednotenja z DEXi 6.1. Vrednotenje variant Zgrajen odločitveni model nudi celovit pregled nad ocenami in primerjavo variant, na katerem so dobro vidne sprembe ocen variant ob spremembi določenega kriterija. Celoten pregled ocen programskih produktov po vseh kriterijih (slika 24) nazorno kaže, da sta varianti Oracle OCS in Ciklon ocenjeni z zelo dober, medtem ko sta varianti Content Manager in Dokumentum ocenjeni z dober. Oracle OCS se odlikuje z funkcionalnostjo, hitrostjo delovanja in ponudnikom, slaba stran je edino cena licenc, kar bi pri velikem številu uporabnikov zelo podražilo investicijo. Sistem Ciklon ima nižje stroške licenc, vendar je problematična integracija z ERP sistemom BaaN. Podjetje, ki ponuja ta sistem ima tudi manj zaposlenih, zato je bolj problematična tehnična podpora, kadar jo bodo uporabniki potrebovali. Sistem Content manager ima tudi drage licence in integracijo z BaaN-om, zelo dobro pa obvlada tehnologijo workflow in zagotavlja zelo kratek čas uvedbe. Prednost sistema Dokumentum je v delovanju in tudi referenc ima veliko, nima pa neke izrazite značilnosti, ki bi bila bistveno boljša od vseh primerjanih variant. Slaba lastnost programskega produkta Oracle OCS je velik strošek licenc, ki bi ga z racionalnim nakupom licenc lahko zmanjšali, 54

55 poleg tega pa bi z eventuelnimi pogajanji lahko dosegli določen popust pri programski opremi, ker podjetji že dalj časa sodelujeta. Izboljšava bi močno vplivala na kriterij finančna sredstva in ta sistem bi bil v tem primeru najbolje ocenjen. Slika 24: Rezultat vrednotenja programskih poduktov Rezultat vrednotenja programskih produktov je dobro prikazan s programom DEXi (slika 24), ki nudi še mnogo nazornejši grafičen prikaz (slika 25). Varianta z največjo površino je praviloma tudi najboljša, ker ima pri tej varianti funkcija koristnosti največjo vrednost. Hitro in enostavno je spreminjati razne poglede in primerjave posameznih programskih produktov glede na določen kriterij, simulirati občutljivost odločitve s spreminjanjem uteži posameznim kriterijem, ki jim dodajamo večjo utež oziroma večji vpliv na končno oceno. 55

56 Slika 25: Grafični prikaz vrednotenja programskih produktov Funkcionalnost programskega produkta oziroma delovanje je najboljša pri Oracle OCS in Dokumentumu, najcenejša pa je varianta Ciklon, ki pa bi jo bilo nekoliko težje integrirati z obstoječim informacijskim sistemom, zato bi tudi uvedba tega programskega produkta oziroma integracija zahtevala več časa. Varianto Content Manager bi uvedli najhitreje in tudi kriterij upravljanje in uporaba je enako dober kot pri Oracle OCS, vendar je stroškovno manj ugodna. Slika 26: Grafični prikaz s programom Vredana 56

57 Razvrstitev znotraj razredov omogoča pregled z programom Vredana (slika 26), kje se vidi da je varianta Ciklon malenkostno bolje ocenjena kot Oracle OCS. Najslabše je ocenjena varianta Dokumentum, ki ima odlične reference in veliko pomoč v kadrih kar se tiče razpoložljivosti, tehnične podpore in svetovanja Analiza»kaj-če«Simulacije s pomočjo odločitvenega modela s spreminjanjem posameznih kriterijev pokažejo na občutljivost odločitve. Tako lahko predvidimo, kaj se zgodi ob eventuelni izboljšavi oziroma slabši vrednosti posameznih kriterijev. Z analizo kaj-če so spremembah vrednotenj rezultati vidni takoj. Glede na subjektivne ocene članov odločitvene skupine, ki je mnenja, da je potrebno izbrati produkt, ki se bo najbolj integriral z obstoječim informacijskim sistemom in programsko opremo, ki že obstaja. Vredana je odlično orodje za izdelavo tovrstnih analiz (slika 27), omogoča pa tudi dodajanje različic iste variante, kar pripomore k še boljšemu razumevanju problematike. Dodana je različica variante Oracle OCS ima spremenjen oziroma bolje ocenjen kriterij stroški softweara in licenc, kar vpliva na oceno integriranega parametra finančna sredstva. Oracle OCS je v tem primeru najbolje ocenjen programski produkt in v takšnih pogojih najboljša odločitev. Slika 27: Analiza»kaj-če«s programom Vredana Dobra lastnost Vredane je prikaz velikega števila variant, prav tako pa tudi možnost prikazovanja 8 kriterijev istočasno (slika 28), kar pomeni še bolj nazoren prikaz. To je pomembno v odločitvenih problemih, kjer imamo opravka z velikim številom variant in kriterijev s čimer se management običajno srečuje pri svojem odločanju. 57

58 Slika 28: Analiza»kaj-če«z Vredano Izboljšan kriterij stroški softwearea in licenc (slika 29) pomeni največjo vrednost funkcije koristnosti za Oracle OCS in tako je ta varianta najboljša odločitev za programski produkt za celovito upravljanje dokumentov. Slika 29: Analiza»kaj-če«z Vredano Model se da preprosto dopolniti in razširiti in kot takšen lahko služi za vrednotenje ostalih programskih produktov ali pa ga je možno uporabiti v podobnih odločitvenih problemih. 58