Priprava podatkov za sestavljanje poročil in analiz

Transkripcija

1 Smiselno urejeni šifranti in podatki za sestavljanje poročil in analiz Predavateljica: mag. Jana Trbižan XXL Konferenca, Ptuj, november 2013 Vsakodnevna zgodba Jaz: Gospa, zakaj tako delate? Toliko drobite številke, preknjižujete, izpisujete Ker smo vedno tako delali Gospa pred mano je tako delala Ker so mi rekli naj tako delam Zakaj pa bi delali drugače? 1

2 Kodeks računovodskih načel Zbiranje računovodskih podatkov in spreminjanje v računovodske informacije morata pri zahtevani kakovosti računovodskih informacij povzročati čim manjše stroške. Opustiti je treba takšno obdelovanje podatkov, ki ni za nikogar koristno. Pri oblikovanju novih računovodskih informacij je treba skrbeti, da dajejo koristi, ki so večje od stroškov zanje. Kaj delajo računovodje? Računovodje vnašajo podatke v računalnik 2

3 Kaj je delo računovodje? Pripraviti informacije za zunanje uporabnike AJPES, DURS, občine, ministrstva vsebina na predpisanih obrazcih Pripraviti informacije za notranje uporabnike Direktorji, ravnatelji, uprava, zaposleni, financerji, nadzorniki z vsebino, ki jo vsak od teh uporabnikov zahteva Na podlagi teh informacij bodo tako zunanji kot notranji uporabniki računovodskih informacij sprejemali svoje odločitve. Podatek informacija??? Računovodski podatek nepristransko izraža dejstva terjatev do kupca A je EUR Računovodske informacije so problemsko usmerjene in so podlaga za odločanje Informacijo dobimo, če podatek kombiniramo z drugimi podatki oz. našim (pred)znanjem: do kupca A imamo terjatev za EUR, s plačilom zamuja 95 dni, posredovali smo mu 3 opomine in sodišču posredovali predlog za izvršbo. 3

4 Kako naj računovodja pripravi ustrezne informacije za notranje uporabnike? Vedeti mora: Kaj? Komu? Kdaj? Kaj? Poznati zakonodajo, predpise, standarde, načela Poznati delovno področje in procese v organizaciji, tako da je vsebina knjigovodske listine v okviru delovanja organizacije popolnoma jasna Pred knjiženjem poslovnega dogodka vedeti, kaj bo treba o tem dogodku poročati zato mora od osebe, ki potrdi listino pred knjiženjem, pridobiti ustrezna pojasnila Na podlagi tega se odloči kako bo poslovni dogodek knjižen (z vidika kontov, analitik, drobljenja podatkov ) 4

5 Komu? Isti podatek/informacijo lahko različni uporabniki potrebujejo za različne odločitve: Npr. zaloga materiala v skladišču: računovodja: vrednost na kontu zalog finančnik: koliko denarja je vezanega v zalogah nabavnik: za koliko časa nam zadošča ta zaloga kontrolor kakovosti: koliko materiala bo neustrezne kakovosti, ker ga ne bomo uspeli pravočasno porabiti vodja proizvodnje: koliko manevrskega prostora nam te zaloge omogočajo pri planiranju proizvodnje Kdaj? Vnaprej morajo biti določeni roki za poročanje oz. situacije (odločitve), za katere je treba pripraviti določene informacije Za zunanje poročanje so roki predpisani Za notranje poročanje je smiselno roke in vsebino standardnih poročil predpisati v pravilniku o računovodstvu, za nestandardna poročila pa se dogovoriti za rok, v katerem se lahko pripravi kakovostno in verodostojno poročilo 5

6 Kako pripraviti kakovostno in verodostojno poročilo? Računovodska poročila morajo biti čim bolj pregledna in enostavna ter tako razumljiva uporabnikom, ki so jim namenjena. Sestavljati je treba samo tista računovodska poročila, ki so potrebna ter vsebujejo vse odločujoče podatke in informacije. Kako pripraviti kakovostno in verodostojno poročilo? Knjiženja poslovnih dogodkov morajo biti urejena in ažurna. Osnova za to so: 1.) UREJENI ŠIFRANTI vse šifrante moramo redno urejati, posamezne šifre, ki niso več ustrezne/uporabne, označiti kot neaktivne (ne brisati!!!) paziti, da se ne ponavljajo po nepotrebnem Sistem šifrantov mora odražati sliko organizacije 6

7 OSNOVNA ŠOLA Vrtec (VSM) Šola (VSM) Vrtec 1 (SM) Kuhinja (SM) Šola SM Javna služba (VSN) Tržna dej. (VSN) Javna sl. VSN Odd.1.star. obd. SN Odd.2.star. obd. SN Komb. odd SN Razvojni oddelek Malice zunanji Podružnica SN Centr.šola SN na 1 na 2 na 3 na 4 na 5 na 6 na 7 na 8 na 9 XXL d.o.o. Proizvodnja (VSM) Trgovina (VSM) Enota SLO SM Enota SLO (SM) Enota IT (SM) Pijača VSN Hrana VSN Trgovina 1 (VSN) Trgovina 2 (VSN) Trgovina 3 (VSN) Gazirana SN Negazirana SN BIO hrana Gazirana SN Negazirana SN BIO hrana Izd. 1 Izd. 2 Izd. 3 Izd. 4 Izd. 5 Izd.6 Izd.7 Izd. 1 Izd. 2 Izd. 3 Izd. 4 Izd. 5 Izd.6 Izd.7 7

8 Kako pripraviti kakovostno in verodostojno poročilo? 2.) UREJENE EVIDENCE Vedno knjižimo po vnaprej določenem sistemu, ki se ne spreminja prepogosto Delovne naloge in postopki, pravice, obveznosti in sankcije v zvezi z delovanjem računovodske službe morajo biti urejeni v internem aktu Kako pripraviti kakovostno in verodostojno poročilo? 3.) USKLADITVE Znotraj organizacije Redno usklajevati pomožne evidence z glavno knjigo Poskrbeti za kakovosten popis sredstev in obveznosti do virov sredstev ter uskladitev knjižnega stanja z dejanskim stanjem Zunaj organizacije Zahtevati pravilne knjigovodske listine (račune, dobavnice ) V primeru neusklajenih stanj čim prej poskrbeti za uskladitve 8

9 Kaj smo izvedeli? Računovodstvo je temeljna informacijska dejavnost v organizaciji, ki obsega usklajeno celoto računovodskega informiranja Računovodstvo ni zgolj vnašanje podatkov v računalnik, ampak je računovodja ključni informator v organizaciji Ustrezno urejeno računovodenje omogoča vsem odločevalnim ravnem v organizaciji sprejemanje odločitev, ki temeljijo na verodostojnih podatkih in informacijah Računovodja lahko s kvalitetnim delom in informiranjem veliko pripomore k uspešnejšemu poslovanju organizacije Najprej se moramo računovodje zavedati, kaj je namen in cilj našega dela Šele nato lahko pričakujemo, da nas bodo kot pripravljalce in nosilce pomembnih informacij za delovanje organizacije spoštovali tudi ostali 9

10 Razprava 10