Microsoft Word - VS_Mauer_Anja_1991_

Transkripcija

1 UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA MARIBOR DELO DIPLOMSKEGA SEMINARJA Uvajanje informacijskega sistema Microsoft Dynamics NAV v podjetju ''X'' Implementation of an information system Microsoft Dynamics NAV in the company ''X'' Kandidatka: Anja Mauer Program: bolonjski visokošolski strokovni Študijska usmeritev: Računovodstvo in davščine Mentorica: dr. Andreja Lutar Skerbinjek Študijsko leto: 2011/2012 Lektorirala: Maja Kovče, prof. slov. Šentjur, september 2012

2 2 PREDGOVOR Dandanes morajo imeti podjetja za obstoj dober informacijski sistem, ki omogoča dobro in uspešno poslovanje. Zato se morajo pravočasno odločiti in menjati svoj dosedanji informacijski sistem za novega, konkurenčnejšega. S starim, zastarelim sistemom podjetje namreč ne more biti konkurenčno, kar lahko vodi tudi v njegov propad. Ko se podjetje odloči uvesti nov informacijski sistem, mora uvedbo pred začetkom natančno načrtovati, med uvedbo pa se tega načrta tudi držati. Z dobro uvedbo, s katero dobijo vsi zaposleni zadostno znanje o novem sistemu, bo lahko podjetje kmalu začelo normalno delovati naprej. Če pa zaposleni ne dobijo zadostnega znanja in informacij, lahko imajo po uvedbi velike težave pri uporabljanju novega informacijskega sistema. V diplomskem seminarju sem v teoretičnem delu najprej predstavila informacijski sistem MS Dynamics NAV in ERP-rešitve oz. celovite informacijske rešitve (v nadaljevanju CIR). Na koncu, v praktičnem delu, pa še uvajanje MS Dynamics NAV v podjetju ''X''. V teoretičnem delu sem predstavila značilnosti MS Dynamics NAV in njegove prednosti, slabosti ter sam postopek uvedbe tega informacijskega sistema po fazah. Ker MS Dynamics NAV spada med CIR, sem tudi te v teoretičnem delu predstavila, predvsem njihove značilnosti in prednosti. Predstavila sem tudi pristope k uvajanju CIR. V praktičnem delu sem se usmerila predvsem v to, kako je uvedbo novega programa doživel računovodski oddelek. Predstavila sem prednosti in slabosti uvedbe za računovodski oddelek, razloge, zaradi katerih se je podjetje odločilo uvesti nov program, opisala pa sem tudi miselni preklop, ki je po mnenju računovodkinje v podjetju ''X'' zelo pomemben pri sami uvedbi programa.

3 3 KAZALO 1 UVOD Opredelitev oz. opis problema, ki je predmet dela diplomskega seminarja Namen, cilji in osnovne trditve dela diplomskega seminarja Predpostavke in omejitve dela diplomskega seminarja Predvidene metode dela dela diplomskega seminarja 7 2 MICROSOFT DYNAMICS NAV Značilnosti MS Dynamics NAV Upravljanje financ Prodaja in trženje Nabava Skladišče in materialni tokovi Upravljanje proizvodnje Kadrovska evidenca Prednosti in slabosti MS Dynamics NAV Prednosti Slabosti Struktura MS Dynamics NAV Varnost MS Dynamics NAV ERP-rešitve Koncept ERP Značilnosti rešitve ERP Prednosti rešitve ERP 18 3 UVAJANJE ERP-REŠITEV IN MS DYNAMICS NAV Pristopi k uvajanju rešitev ERP Pristop velikega poka Fazni pristop Vzporedni pristop Procesni pristop Hibridni pristop Šest grehov pri uvajanju ERP-rešitev Uvajanje MS Dynamics NAV Sure Step-metodologija Kritični dejavniki uvajanja 26 4 UVAJANJE MS DYNAMICS NAV V PODJETJU ''X'' Nekaj besed o podjetju Razlogi za uvedbo nove CIR Potek uvedbe MS Dynamics NAV v podjetju ''X'' Prednosti in slabosti MS Dynamics NAV za računovodski oddelek 32

4 4 4.5 Miselni preskok 34 5 SKLEP 35 6 POVZETEK 37 7 LITERATURA 39 8 VIRI 41

5 5 KAZALO SLIK SLIKA 1: INTEGRIRANA POSLOVNA REŠITEV 12 SLIKA 2: MODUL FINANČNO POSLOVANJE 13 SLIKA 3: MODUL PROIZVODNJA IN DISTRIBUCIJA (SCM) 13 SLIKA 4: MODUL UPRAVLJANJE ODNOSOV (CRM) 14 SLIKA 5: VERTIKALNE REŠITVE 14 SLIKA 6: RAZVOJ ERP-REŠITEV 16 SLIKA 7: CELOVITA PROGRAMSKA REŠITEV (CIR) 17 SLIKA 8: PRISTOPI K UVAJANJU CIR 19 SLIKA 9: ŽIVLJENJSKI CIKEL PROJEKTA 23 SLIKA 10: SURE STEP DIAGRAM 24 SLIKA 11: KNJIŽENJE V GLAVNO KNJIGO 30 SLIKA 12: KNJIŽENJE PREJETEGA RAČUNA V SALDAKONTE 31 KAZALO TABEL TABELA 1: RAZLOGI ZA NAKUP CIR 18

6 6 1 UVOD 1.1 Opredelitev oz. opis problema, ki je predmet dela diplomskega seminarja Sodoben računovodski informacijski sistem v osnovi omogoča enostaven vnos podatkov, kasneje pa omogoča pridobitev teh podatkov in njihovo preoblikovanje v informacije, ki bodo zadostile potrebam notranjega in zunanjega poročanja. Podjetja se dobro zavedajo, da dobro urejeni in pravilno interpretirani podatki pomenijo konkurenčno prednost. To pomeni, da lahko uporabniki oz. zaposleni upravljajo in uporabljajo tiste podatke, ki jih za svoje delo potrebujejo. Računovodski informacijski sistemi omogočajo vodenje računalniških poslovnih evidenc, računalniško pripravo poslovnih poročil in računalniško evidentiranje poslovnih dogodkov. Ker so informacije v današnjem času vedno pomembnejše, mora podjetje, če hoče preživeti v poslovnem svetu, zagotoviti informacijski sistem, ki bo zagotavljal kakovostne informacije. Podjetja se odločajo za prenovo informacijskih sistemov predvsem zato, ker so njihovi obstoječi informacijski sistemi za današnje čase nekoliko zastareli. Obstoječi sistemi, ki jih uporabljajo podjetja, so večinoma nepovezani informacijski sistemi. Informacijski sistemi, ki se jih podjetja odločijo uvesti, pa so predvsem sodobne in celovite informacijske rešitve. Ena izmed takih rešitev je tudi CIR MS Dynamics NAV. Za uvedbo takšne rešitve se je leta 2012 odločilo tudi podjetje ''X''. 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve dela diplomskega seminarja Namen: Namen diplomskega seminarja je bil proučiti CIR MS Dynamics NAV, prikazati njegov razvoj in postopek uvajanja v podjetju. Prav tako sem v teoretičnem delu diplomskega seminarja proučila njegove značilnosti, prednosti in slabosti na področju računovodstva ter kritične dejavnike uspeha uvedbe. V praktičnem delu diplomskega seminarja sem najprej opisala razloge za uvedbo CIR MS Dynamics NAV, nato pa proučila še potek uvedbe. Na koncu sem raziskala, kakšen je bil pomen uvedbe te rešitve za računovodski oddelek podjetja ''X''. Cilji: Cilj, ki sem ga želela doseči v praktičnem delu diplomskega seminarja, je ugotoviti, ali je bila uvedba za podjetje uspešna ali ne, in kako so se z uvedbo novega informacijskega sistema soočili v računovodskem oddelku. Nov informacijski sistem v podjetju ''X'' je za računovodstvo namreč pomenil tudi nov računovodski program. Cilj v teoretičnem delu diplomskega seminarja v drugem poglavju je bil proučiti CIR in MS Dynamics NAV ter njune prednosti in slabosti. V tretjem poglavju diplomskega seminarja pa je bil cilj proučiti, kako poteka uvedba CIR in MS Dynamics NAV.

7 7 Osnovne trditve: Dobro načrtovana uvedba informacijskega sistema lahko bistveno zmanjša kasnejše zaplete pri zagonu programa. Skrbno in dobro izbrana CIR lahko zmanjša stroške poslovanja. 1.3 Predpostavke in omejitve dela diplomskega seminarja Predpostavljam, da bodo morala vsa podjetja v bližnji prihodnosti posodobiti oz. menjati njihovo CIR, če želijo ostati konkurenčna na trgu. Predpostavljam, da lahko dobro zasnovan in načrtovan delovni plan ter potek uvedbe CIR skrajšajo potek uvedbe. Pri izdelavi diplomskega seminarja sem se v teoretičnem delu omejila na proučitev CIR MS Dynamics NAV in njegovo uvedbo. V praktičnem delu sem se pri uvedbi programa v podjetju ''X'' omejila predvsem na oddelek računovodstva, in sicer, kako so se soočili z uvedbo in kakšne so prednosti ter pomanjkljivosti uvedbe te CIR za računovodstvo. Pri raziskavi praktičnega dela sem se omejila na podatke, ki sem jih pridobila od podjetja ''X''. Pri tem predpostavljam, da so podatki, ki so mi jih posredovali, resnični. V teoretičnem delu diplomskega seminarja sem bila omejena na razpoloženo literaturo. Uporabljala sem slovensko in angleško literaturo. 1.4 Predvidene metode dela dela diplomskega seminarja Delo je poslovna raziskava, saj proučuje uvedbo CIR MS Dynamics NAV v konkretnem podjetju. V diplomskem seminarju sem uporabila deskriptivni pristop. Uporabila sem metodo deskripcije, s katero sem opisala pojme in dejstva. Za predstavitev zgodovine nastanka MS Dynamics NAV in ERP-rešitev sem uporabila zgodovinsko metodo. Za sklepe in stališča drugih avtorjev sem uporabila metodo kompilacije. V praktičnem delu sem uporabila tudi metodo komparacije, s katero sem primerjala staro in novo CIR v podjetju ''X''.

8 8 2 MICROSOFT DYNAMICS NAV Microsoft Dynamics NAV (v nadaljevanju Navision) je od leta 1984 namenjen srednje velikim podjetjem, ki iščejo celovito rešitev za upravljanje poslovanja (CIF). To rešitev je mogoče hitro vpeljati, prav tako pa je tudi enostavna za nastavitev in uporabo. Navision uporablja že več kot milijon uporabnikov za poenostavitev poslovnih procesov. Danes je po svetu na voljo več kot 42 različic za posamezne države. Navision je enostaven za uporabo, hitro in enostavno se prilagaja, zato podjetjem omogoča enostavno dodajanje funkcionalnosti. Podjetje s to rešitvijo postane konkurenčnejše, zaposleni pa bolj učinkoviti. Poleg tega lahko zaposleni pomagajo pri razvoju podjetja z informacijami o proizvodnji, prodaji, trženju, financah (Microsoft, 2012). Microsoft Dynamics NAV odlikujejo hitra uvedba, enostavna uporaba, prilagodljive nastavitve in povezljivost z ostalimi CIF. To CIF v Sloveniji uporablja že več kot 500 podjetij. Microsoft Dynamics NAV združuje vaše celotno poslovanje v en sam integriran sistem, ki je vizualno in funkcionalno močno povezan z operacijskim sistemom Microsoft Windows in delovnim orodjem Microsoft Office. Nabor funkcionalnih področij zajema finančno poslovanje, proizvodnjo in oskrbovalno verigo, prodajo in marketing, upravljanje kadrov in vodenje projektov ter servisne dejavnosti. Rešitev je na voljo v skoraj vseh evropskih državah in s tem idealen izbor za organizacije, ki so s svojimi podjetji prisotne v več državah (Adacta, 2012). Vrednost naložbe Microsoft Dynamics NAV je manjša zaradi hitre uvedbe, enostavnega vzdrževanja in prilagodljivosti spreminjajočim se poslovnim potrebam. 2.1 Značilnosti MS Dynamics NAV Upravljanje financ Modul Upravljanje financ ima naslednje značilnosti (Result 2010a): možnost določitve poljubnega kontnega plana s poljubnim številčenjem kontov, samodejno in sprotno posodabljanje podatkov na osnovi poslovnih dogodkov, vnesenih na mestu nastanka dogodkov, možnost uporabe poljubnega števila dimenzij (stroškovna mesta, stroškovni nosilci, poljubne druge dimenzije) za analize, celovito upravljanje z denarnimi sredstvi oziroma bančnimi računi, podpora slovenski davčni zakonodaji, vključno s samodejnim oblikovanjem vseh potrebnih evidenc za poročanje in obračun davčni upravi, celovita evidenca vseh osnovnih sredstev, možnost evidentiranja planiranih osnovnih sredstev,

9 9 poljubno število knjig amortizacije za različne prejemnike poročil (npr. ena za davčne potrebe, druga za lastnike itd.), več vrst amortizacije, možnost razbijanja osnovnih sredstev na več osnovnih sredstev, možnost alokacije amortizacije osnovnih sredstev na več stroškovnih mest, možnost evidentiranja prevrednotenja in dograditve osnovnih sredstev, poročila in analize Prodaja in trženje Značilnosti modula Prodaja in trženje so (prav tam, 2010a): upravljanje s kupci, potencialnimi kupci in drugimi poslovnimi stiki, sproten pregled nad odprtimi, zapadlimi, zaprtimi in spornimi terjatvami, podpora prodajnemu postopku z možnostjo izdajanja več vrst prodajnih listin (ponudba, potrditev naročila, okvirno naročilo, račun, dobropis, vračilo, avansni račun), možnost arhiviranja različnih ponudb, fakturiranje in delno fakturiranje na osnovi posameznih naročil kupcev, več naročil kupcev, ene ali več dobavnic, projektov ali servisnih delovnih nalogov, izračun najzgodnejših dobavnih rokov, podpora poljubnemu številu cenikov in popustov (količinsko, akcijski, popust na znesek računa, rabatna matrika glede na posameznega kupca ali skupino kupcev ter glede na posamezen artikel, skupino artiklov ali vse artikle), obvladovanje reklamacij in vrnjenih artiklov Nabava Vir opredeljuje naslednje značilnosti modula Nabava (prav tam 2010a): upravljanje z dobavitelji in njihova povezava s poslovnimi stiki, sproten pregled na odprtimi, zapadlimi in zaprtimi obveznostmi, samodejno oblikovanje temeljnice nakazil glede na zapadlost obveznosti, podpora nabavnemu postopku z možnostjo izdajanja več vrst nabavnih listin (povpraševanje, naročilnica, potrditev naročila, okvirno naročilo, račun, dobropis,vračilo, avansni račun), fakturiranje in delno fakturiranje na osnovi posameznih naročil, več naročil, ene ali več prevzemnic in naročanje, vrsta poročil in analiz po različnih kriterijih.

10 Skladišče in materialni tokovi Modul Skladišče in materialni tokovi ima naslednje značilnosti (prav tam 2010a): uporaba poljubnega števila alternativnih merskih enot, nadomestnih artiklov in različic, možnost oblikovanja sestavljenih artiklov (kosovnic), možnost različnih načinov vrednotenja zalog (FIFO, LIFO, stalne cene, povprečne cene), podpora medskladiščnim prenosom Upravljanje proizvodnje Za Upravljanje in proizvodnjo sta opredeljeni dve značilnosti (prav tam 2010a): osnove proizvodnje (proizvodne kosovnice, delovni nalogi, temeljnice porabe materiala, poročila ), planiranje kapacitete (proizvodne kapacitete, proizvodni postopki, temeljnice kapacitet, poročila ) Kadrovska evidenca Značilnosti modula Kadrovska evidenca so (prav tam 2010a): celovita evidenca podatkov o delavcih (osebni podatki, dokumenti), hierarhičen pogled na organizacijsko strukturo, vodenje odsotnosti in izračun dopustov, vodenje izobraževanja, upravljanje z natečaji za nove delavce, določitev potrebnih izkušenj in usposobljenost za posamezno delovno mesto, samodejno ocenjevanje primernosti prosilcev glede na zahtevane pogoje za razpisano delovno mesto. 2.2 Prednosti in slabosti MS Dynamics NAV Prav tako kot vse CIR, ima tudi MS Dynamics NAV določene prednosti in slabosti Prednosti Prednosti MS Dynamics NAV: dobra uvajalna ekipa lahko v celovitem razvojnem okolju hitro spreminja vso obstoječo in dodaja poljubno novo funkcionalnost, skladno s specifičnimi zahtevami naročnika (Zajc 2002, 238),

11 11 ima preverjeno nizko razmerje med skupnimi stroški lastništva in funkcionalnostjo v primerjavi z ostalimi sistemi (Result 2012b), možno je postopno prilagajanje funkcionalnosti spremembam v podjetju, s čimer je zagotovljeno dolgoročno spremljanje razvoja podjetja (Zajc 2002, 238), lahko se prilagaja rasti podjetja in spremembam na trgu ter v poslovnem okolju (Result 2012b), uvajanje lahko poteka postopno in manj tvegano. Zaradi prilagodljivosti rešitve je z novim sistemom razmeroma enostavno podpreti zgolj omejen del poslovnega procesa (npr. glavna knjiga in nabava), preostale podatke pa črpati še iz stare CIR (Zajc 2002, 238), Microsoft tehnologija zagotavlja združljivost z Microsoftovimi orodji (Excel, Access, Word ) (Result 2012b), prilagodljivost sistema omogoča večjo obvladljivost tveganja neuspešnega projekta tudi v ''slabo organiziranih'' podjetjih, kjer menedžment nima ustreznega vpliva na posamezne poslovne funkcije (Zajc 2002, 238), vsi postopki temeljijo na načelu enkratnega vnosa podatkov v sistem (Result 2012b), stroški vzdrževanja sistema so minimalni, zagotovljene so nove verzije in ''servis packi'' (Result 2012b), v manjših podjetjih je možna ''hitra uvedba'', ker se sistem v fazi testiranja sproti prilagaja šele takrat ugotovljenim specifičnim zahtevam (Zajc 2002, 238) Slabosti Prav tako ima CIR MS Dynamics NAV naslednje slabosti: slabost MS Dynamics NAV je, da ustreza predvsem srednje velikim podjetjem, ker se njihovi poslovni procesi v veliki meri skladajo s standardnimi funkcionalnostmi rešitve, slabost je tudi, da so stroški uvedbe relativno visoki za majhna podjetja. Prav tako so stroški visoki pri nadgradnji programa, ker je treba vsako dodatno funkcionalnost plačati dodatno, tveganje neuspešnega razvoja dodelav, ki so ključne za uspešnost uvedbe (Zajc 2002, 238),

12 12 tveganje nepotrebnega razvoja (in močno povečanih uvajalnih stroškov) zaradi prilagodljivosti rešitve. V primeru neustreznega internega projektnega vodenja ali premajhnih pooblastil internega projektnega vodje, lahko uporabniki na nižjih ravneh v zadnjih fazah uvajanja izsilijo razvoj nepotrebnih funkcionalnosti, saj s tem pogojujejo svoje sodelovanje pri projektu (Zajc 2002, 238). 2.3 Struktura MS Dynamics NAV Navision je objektno zasnovana, modularna, povezana in celovita informacijska rešitev, sestavljena iz standardnih in dodatnih modulov. Ti so lahko razviti že vnaprej ali pa posebej za uporabnika. Vsak modul je sestavljen iz enega ali več manjših funkcionalnih sklopov, imenovanih granule. Vsaka granula je sestavljena iz enega ali več objektov. Granule so treh tipov, in sicer sistemske, za funkcionalnost in za obseg. Sistemske granule uporabnikom omogočajo uporabo in preoblikovanje programa. Granule za funkcionalnost uporabniku omogočajo informatizacijo posameznih poslovnih procesov. Granule za obseg določajo največje število v strežnik sočasno prijavljenih uporabnikov sistema. Za tiste poslovne procese, ki jih standardna CIR Microsoft Navision podpira le delno, obstaja bogata paleta dodatnih (add on) modulov, ki so večinoma narejeni v okviru okolja Microsoft Navision in so zato 100 % skladni s standardno različico. Za poslovne procese, kjer takih rešitev ni, pa je moč s programskimi orodji, vključenimi v Microsoft Navision, razviti tudi dodatne module (Promocijska priloga revije Moj mikro, 2004, str. 78). Navision je integrirana in celovita poslovna rešitev (Slika 1). Organizacijam omogoča upravljanje financ, proizvodnjo financ, oskrbovalnih verig, izdelovanje poslovnih analiz Slika 1: Integrirana poslovna rešitev Vir: Bobek in Sternad, 2011a. Navision je integrirana rešitev, ki vključuje: Modul Finančno poslovanje: modul vključuje področja, kot so Glavna knjiga, Osnovna sredstva, Obveznosti, Terjatve, Kadrovska evidenca (Slika 2).

13 13 Slika 2: modul Finančno poslovanje Vir: Bobek in Sternad, 2011a. Modul Proizvodnja in distribucija (SCM): modul vključuje področja, kot so Projekti, Osnove proizvodnje, Načrtovanje materialnih potreb, Načrtovanje kapacitet, Zamenjava artiklov, Navzkrižno sklicevanje, Neskladiščni artikli, Več lokacij, Skladiščno poslovanje, Materialno poslovanje, Skladiščni sistemi (Slika 3). Slika 3: Modul Proizvodnja in distribucija (SCM) Vir: Bobek in Sternad, 2011a. Modul Upravljanje odnosov (CRM): modul vključuje področja, kot so Stiki, Kampanje, Zadolžitve, Dnevnik interakcij in dokumentov, Integracija z MS Outlook, Servisni artikli, Razdelitev artiklov na komponente, Servisni nalogi, Servisne pogodbe, Servisne cene, Serviserji in njihova znanja, Načrtovanje in razporejanje opravil in resursov (Slika 4).

14 14 Slika 4: Modul Upravljanje odnosov (CRM) Vir: Bobek in Sternad, 2011a. E-poslovanje (Commerce Gateway, Commerce Portal, User Portal) (Bobek in Sternad, 2011a) Vertikalne rešitve (add on): namenjene poslovnim procesom, ki jih standardna rešitev ne pokriva (Slika 5). Slika 5: Vertikalne rešitve Vir: Bobek in Sternad, 2011a.

15 Varnost MS Dynamics NAV Microsoft Navision vsebuje tudi celovito podporo varnosti, in sicer na več ravneh (Promocijska priloga revije Moj mikro, 2004, str. 80): z nastavitvijo uporabniških imen z gesli, nastavitvijo pravic za posameznega uporabnika, možnostjo prilagoditve vnosnih mask z omejenim dostopom in možnostjo omejitve spreminjanja/vnosa/brisanja posameznega podatka z dodatno zaščito s programsko kodo, do katere imajo dostop le programerji s posebno licenco. Vsak uporabnik se ob zagonu odjemalca v sistem prijavi s svojim uporabniškim imenom in z geslom, ki ga lahko spreminja samo on ali pooblaščeni skrbnik sistema. Vsakemu uporabniku lahko določimo različne pravice na različnih ravneh. Najosnovnejša raven sistema pravic je posamezen programski objekt (npr. ena tabela oz. en šifrant, ena programska funkcija, eno poročilo). Za vsak objekt lahko predpišemo ločeno pravico izvajanja, branja, spreminjanja ali le posrednega branja podatkov (uporabnik podatka ne vidi, pač pa ima do njega dostop druga programska koda, ki pa jo uporabnik lahko izvede). Pravice dostopa do posameznih objektov lahko določimo tudi za skupine objektov in tako tvorimo različne vloge (npr. priprava novih prodajnih dokumentov, knjiženje prodajnih dokumentov, vnos podatkov o kupcih itd.). Iz tako ustvarjenih vlog lahko nato ustvarjamo kompleksnejše vloge, do ravni posameznega uporabnika, npr. prodajalca, računovodje itd. Posameznemu uporabniku nato določimo eno ali več takih vlog (Promocijska priloga revije Moj mikro, 2004, str. 80). V sistemu mora biti najmanj en uporabnik določen za ''super uporabnika''. Ta ima najvišjo stopnjo pooblastil in lahko edini upravlja sistemske in varnostne nastavitve (Promocijska priloga revije Moj mikro, 2004, str. 80). Ob ustrezni samozaščiti brez uporabniškega gesla stop v sistem ni mogoč. Za vsakega uporabnika lahko predpišemo tudi, ali želimo, da sistem beleži čas, ko je bil prijavljen v program. Tovrstno statistiko lahko uporabimo tudi za ustrezno poročanje o vseh avtoriziranih dostopih. Microsoft Navision ponuja tudi možnost samodejnega beleženja vseh vnosov, sprememb in brisanja podatkov v kateremkoli delu programa, skladno z nastavitvami Dnevnika sprememb (Promocijska priloga revije Moj mikro, 2004, str. 80). 2.5 ERP-rešitve ERP-rešitev (angl. Enterprise Resource Planning; v nadaljevanju CIR) se je prvič pojavila po letu 1990, ko je predstavljala predvsem povezano (integrirano), poslovno usmerjeno CIR. Integriran informacijski sistem je nastal kot nadaljevanje sistemov, usmerjenih v načrtovanje materialnih potreb proizvodnje (MRP Material Requirements Planning), ki se pojavi po letu 1965, in pozneje, po letu 1975, celovitega obvladovanja vseh virov procesa proizvajanja v podjetju (MRP II Manufacturing Resource Planning (II beremo kot 2)). CIR je torej

16 16 nadgradnja MRP II-sistemov in predstavlja celovito programsko rešitev informatizacije poslovanja podjetja (Kovačič in Bosilj-Vukšič 2005, 277). Na Sliki 6 je prikazan razvoj CIR glede na časovno zaporedje. Slika 6: Razvoj ERP-rešitev Vir: Bobek in Sternad, Koncept ERP Koncept ERP izhaja iz potrebe po celovitem upravljanju z vsemi viri in njihove uporabe v celotni organizaciji. Glavni cilj CIR je povezati vse oddelke in enote podjetja oziroma njegove poslovne procese z enim samim računalniškim sistemom, s centralno bazo podatkov. Slednja naj na enem mestu omogoča integracijo vseh podatkov in pripravo informacij, ki so potrebne za uspešno odločanje. CIR zagotavlja enoten uporabniški vmesnik za izvajanje in upravljanje temeljnih aktivnosti znotraj podjetja. Olajša sodelovanje in povezovanje s kupci (e-trženje in distribucija) ter njihovo vplivanje na samo proizvodnjo podjetja, vključuje pa tudi koncepta upravljanja odnosov s strankami in upravljanja oskrbovalne verige (Kovačič in Bosilj-Vukšić 2005, ). Glavne sestavine CIR so (Kovačič in Bosilj-Vukšić 2005, ): planiranje, nabava, proizvodnja, upravljanje z zalogami, vzdrževanje, finance, prodaja, distribucija in upravljanje s kadri.

17 17 Z uvedbo integriranega poslovno-informacijskega sistema se poenotijo standardi v podjetju, v sistemu se ne podvajajo podatki, kar pa, poleg večjih prihrankov, omogoča boljši nadzor nad poslovanjem podjetja in uvajanje novih storitev. CIR tudi pospešuje in razvija odnose med poslovnim sistemom in kupci ter omogoča učinkovitejše povezovanje z dobavitelji in prodajalci v oskrbovalni verigi (Kovačič in Bosilj-Vukšić 2005, ). CIR, ki s skupno podatkovno bazo povezuje posamezne aplikativne rešitve ali module, prikazuje Slika 7. Slika 7: Celovita programska rešitev (CIR) Vir: Kovačič in Bosilj-Vukšić 2005, Značilnosti rešitve ERP CIR imaj določene značilnosti (O'leary 2000, 27 v Abramovič 2007, 31): predstavlja paket programov, načrtovan za dva- oziroma trinivojsko arhitekturo v obliki tradicionalne oz. spletne aplikacije, omogoča integracijo večine poslovnih procesov, omogoča obdelavo velike večine transakcij organizacije, podpira uporabo enotne baze podatkov križem organizacije, ker je načeloma vsak podatek zaveden le enkrat, omogoča dostop do podatkov v realnem času, podpira več valut in več jezikov brez potrebe dodatnega programiranja (ključno za multinacionalke),

18 18 podpira specifične panoge (npr. zdravstvo, kemična industrija, bančništvo ), omogoča prilagajanje programskega paketa brez potrebe po dodatnem programiranju (npr. sprememba nastavitev) Prednosti rešitve ERP Ko se podjetje odloči za spremembo CIR, se odloča na podlagi prednosti, ki jih ponujajo različne CIR. Za CIR, ki ima največ prednosti, se ponavadi podjetje tudi odloči. Preden se podjetje dokončno odloči, katero rešitev bo kupilo, pa preuči tudi svoje razloge za nakup nove CIR (Tabela 1). Tabela 1: Razlogi za nakup CIR STRATEŠKI TAKTIČNI OPERATIVNI Udejanjiti nove poslovne strategije, dvig uspešnosti poslovanja. Omogočiti globalizacijo poslovanja in povezljivosti z okoljem. Omogočiti strategijo upravljanja s strankami (CRM) in upravljanja oskrbovalne verige (SCM). Vir: Kovačič in Bosilj-Vukšić 2005, 282. Znižati stroške in izboljšati učinkovitost poslovnih procesov. Povečati prilagodljivost poslovnih procesov. Integrirati poslovne procese znotraj podjetja ter s svojimi kupci in z dobavitelji. Standardizirati in avtomatizirati delovne procese in postopke. Izboljšati kakovost informacij in izvajanje procesnih aktivnosti. Izboljšati uporabnost rešitev, informacijsko (tehnološko) infrastrukturo, znanja, motiviranost kadrov Informatizacija poslovanja s CIR prinese organizaciji veliko prednosti, npr. večjo kakovost informacij in znižanje stroškov skozi krajše časovne intervale izvajanja poslovnih procesov, ki so očiščeni nepotrebnih aktivnosti. Z uvedbo CIR se podjetju ponudi priložnost za poenotenje standardov, v sistemu se ne podvajajo podatki, to pa poleg večjih prihrankov omogoča boljši nadzor nad poslovanjem podjetja in uvajanjem novih storitev. Uporaba CIR tudi pozitivno vpliva na razvoj odnosov s kupci ter omogoča učinkovitejše povezovanje s partnerji v oskrbovalni verigi (Rak 2008). Kljub vsem potencialnim prednostim, ki jih informatizacija s CIR lahko prinese, mnogo podjetij ni uspelo izkoristiti teh prednosti. Razlog za to tiči predvsem v kompleksnosti njihovega uvajanja, ki zahteva veliko organizacijskih sprememb v podjetju ter angažiranja zaposlenih (Rak 2008).

19 19 3 UVAJANJE ERP-REŠITEV IN MS DYNAMICS NAV 3.1 Pristopi k uvajanju rešitev ERP 1 Poznamo več različnih pristopov (Slika 8) k uvajanju CIR-rešitev. Ti pristopi so pristop velikega poka, fazni pristop, vzporedni pristop, procesno orientiran pristop in hibridni pristop. Vsak pristop bomo v nadaljevanju tudi predstavili, prav tako tudi njegove prednosti in slabosti. Slika 8 prikazuje pet načinov pristopov k uvedbi CIR v podjetju. Slika 8: Pristopi k uvajanju CIR Vir: Bobek in Sternad, 2011 Kot lahko vidimo na Sliki 8, poznamo več načinov, kako bo podjetje pristopilo k uvedbi CIR. Vsak pristop bom v nadaljevanju na kratko opisala Pristop velikega poka Na točno določen dan zaključimo delo v obstoječi CIR in začnemo opravljati opravila v uvedeni CIR. Če želimo, da bo ta pristop uspešen, moramo skrbno načrtovati uvajanje CIR in dobro testirati uvedeno CIR pred dnevom zagona v živo. Prednosti: ni treba pripraviti vmesnikov med obstoječimi CIR in uvedeno CIR, nižji stroški uvedbe kot pri ostalih pristopih, manjše tveganje, saj se celotna projektna skupina posveti projektu in je zato delo bolj usmerjeno in koordinirano v izvedbo projekta, 1 Poglavje povzeto po Bobek in Sternad 2011.

20 20 krajši čas uvedbe. Pomanjkljivosti: čas in stroški priprav, pomanjkanje kritičnih virov, pomanjkanje profesionalnih izkušenj pri uvedbi CIR, ob neuspešni uvedbi CIR je nemogoče preiti nazaj na staro CIR. Metoda velikega poka je pristop, kjer proces uvedbe CIR razdelimo na dva ali več delov. Vsak del je sestavljen iz več povezanih modulov, kot npr. financ, distribucije in proizvodnje, ki se uvedejo na enak način kot z metodo velikega poka Fazni pristop Omogoča zaporedno uvajanje modulov CIR, tako da najprej uvedemo en modul, in ko je le-ta uveden, uvedemo naslednji modul. Najprej uvedemo finančne module in se šele nato lotimo uvajanja modulov materialnega toka. Ker uvajamo en funkcijski modul naenkrat, potrebujemo manjšo projektno organizacijo, ki se lahko bolje posveti uvedbi posameznega modula. Poleg tega pa potrebujemo tudi manj ostalih kritičnih virov v posamezni fazi uvedbe. Prednosti: manjši riziko, saj sočasno vpeljujemo samo en modul, projektni tim si iz uvedbe modula v modul pridobiva več znanja in izkušenj z uvajanjem le-teh. Slabosti: priprava vmesnikov med staro CIR in uvedenimi moduli CIR, kar povečuje stroške in čas uvedbe, vzdrževanje dveh sistemov (obstoječa CIR in na novo uvedena CIR), podaljša se čas uvedbe Vzporedni pristop Uporabljajo podjetja, kjer je nemoteno poslovanje izredno pomembno. Za ta pristop je značilno, da oba sistema (obstoječa CIR in uvedena CIR) delujeta sočasno nekaj mesecev. Prednosti: možnost hitre obnovitve obstoječih CIR ob izpadu uvedene CIR, sprotno preverjanje točnosti podatkov med starim in novim sistemom. Slabosti: potrebujemo več virov, tako strojne opreme, programske opreme, ljudi itd.,

21 21 podatki se podvajajo, saj morajo zaposleni dvakrat vnašati podatke tako v star kot tudi v nov sistem, kar povzroča dodatne stroške. Papirno vzporedni pristop: namesto dveh delujočih sistemov (starega in novega) zapisujemo vse transakcije stare CIR na papir. S tem se izognemo dodatnim stroškom dvojnih delujočih sistemov Procesni pristop Procesni pristop je podoben pristopu velikega poka. V procesu priprave uvedbe CIR razdelimo poslovanje organizacije na vzporedne diagrame poslovnih procesov oz. proizvodnih linij. Nato najprej uvedemo CIR za enostavnejši poslovni proces. Ko zaključimo uvedbo le-tega, pričnemo z uvedbo naslednjega, zahtevnejšega poslovnega procesa itd. Zaradi manjšega tveganja in večje možnosti uspeha, ponavadi najprej uvedemo enostavnejšo procesno linijo (oz. poslovni proces) in nato glede na težavnost še ostale procesne linije Hibridni pristop Kombinacija procesnega, faznega in vzporednega pristopa. Prednost: ni nujno fiksen, pač pa se lahko prilagaja med uvajanjem CIR, npr. na začetku uporabi projektni tim fazni pristop in ko s pomočjo le-tega spozna več o uvajanju modulov, lahko preklopi na drug pristop. Slabost: na začetku redkokdaj dobro načrtovan. Večina podjetij uporablja danes pri uvajanju CIR hitro uvedbo zaradi naslednjih razlogov: ostali pristopi so se izkazali za manj uspešne, ekonomija elektronskega poslovanja zahteva hitre rešitve problemov, pravilo 20/80 2, ki je v pomoč manjšim projektom, 2 Vilfredo Pareto, italijanski ekonomist, je ugotovil, da si je v njegovi državi 80 % vsega premoženja lastilo le 20 % prebivalstva. Po nadaljnjem raziskovanju so ugotovili, da razmerje 20/80 velja v veliki večini primerov. V večini primerov 20 % strank prinese kar 80 % prihodkov. Presenetljivo je tudi, da na službenih sestankih v določenih 20 % časa pride do 80 % vseh sklepov in 20 % zaposlenega osebja bo prineslo kar 80 % dobička, medtem ko bo drugih 20 % zaposlenih povzročilo 80 % vseh težav. Pomembno je torej, da ugotovimo, katerih 20 % nalog je prednostnih in pomembnejših. Le če se osredotočimo nanje, bomo cilj realizirali najhitreje. Z izvajanjem 80 % nalog, ki niso tako pomembne, bomo namreč dosegli le 20 % učinka (Borštnik 2008).

22 22 hitra uvedba prinaša poslovne prednosti hitreje kot ostale strategije. 3.2 Šest grehov pri uvajanju ERP-rešitev V tem poglavju bomo predstavili šest napak, ki se najpogosteje naredijo pred in v teku uvajanja CIR-projektov. 1. Nerazumevanje pomena in resnosti tega, v kar ste se spustili: veliko pozornost je treba nameniti iskanju prave CIR. O tem je treba razmišljati kot o prepuščanju vaše poslovne strategije v informatiki vašemu dobavitelju programske opreme. Zato je zelo pomembno izbrati pravi CIR-sistem za podjetje. Nikoli ne smemo podcenjevati velikosti in vpliva CIR-projekta in mu posvetiti polno pozornost. V podjetju je treba vsem aktivnostim dodati takšne prioritete, ki bodo zagotavljale pravilno izveden in dokončan projekt (Pronet 1993). 2. Projektu niso dodeljeni kakovostni in pravi ljudje: kadar so za projekt določeni napačni ljudje, se veliko projektov znajde v težavah. Projektna ekipa mora imeti ustrezno znanje o poslovanju podjetja. Vsi člani ekipa morajo biti tudi kreativni in pripravljeni na sprejemanje izzivov, kjerkoli je to potrebno (Pronet 1993). 3. Neučinkovito obvladovanje sprememb: veliko podjetij podcenjuje posledice sprememb, ki jih bo povzročila uvedba CIR na zaposlene, na njihove vloge v podjetju, na potrebna znanja in na celotno organizacijsko strukturo. Uspešnemu upravljanju s spremembami (Change management) se le redko pripisujeta potreben pomen in teža, je pa eden od najpomembnejših faktorjev pri ocenjevanju uspešnosti uvajanja CIR (Pronet 1993). 4. Neprepoznavanje koristi in pozitivnih učinkov implementacije CIR: večina projektov implementacije CIR sloni na zelo podrobnih študijah poslovnih primerov, vendar je le malo teh primerov ugledalo luč sveta, potem ko so upravičili vložena sredstva. Priporočljivo je, da se študija poslovnega procesa uporabi kot aktiven dokument, ki služi kot orodje za upravljanje projekta (Pronet 1993). 5. Nesprejemanje integracij: veliko podjetij se upira in ne želi spremeniti organizacijske strukture. Vendar pa bi podjetja morala o tem razmisliti, ker bi s spremembo organizacijske strukture pridobila maksimalno korist od uvedbe novega sistema (Pronet 1993). 6. Konec projekta mora biti načrtovan še pred začetkom projekta: veliko podjetij ne razume dolgoročnih posledic uvedbe CIR do samega zaključka projekta in tako degradirajo pomen projekta že na samem začetku. Če so določena dejstva znana že na začetku, bo to projektni ekipi pomagalo razčistiti mnoge dvome in s tem vplivalo na boljši končni učinek celega projekta (Pronet 1993).

23 Uvajanje MS Dynamics NAV Sure Step-metodologija Metodologijo lahko predstavimo kot skupek orodij, tehnik, postopkov in dokumentacijskih pripomočkov za izvajanje projekta. Je rezultat velikega števila uspešno izvedenih projektov ter dolgoletnih izkušenj (Slika 9). Slika 9 prikazuje življenjski cikel projekta uvedbe CIR. Slika 9: Življenjski cikel projekta Vir: Pajk, Sure Step-metodologija je metodologija uvajanja MS Dynamics NAV. Metodologija Sure Step se uporablja za uvajanje naslednjih CIR (Bobek in Sternad 2011): Microsoft Dynamics CRM, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics GP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL. Vsebina metodologije Sure Step je naslednja (Pajk 2011): projektna faza, predloge, različni tipi implementacije (standardna, celovita, hitra ter nadgradnja), projekti optimizacije, discipline projektnega menedžmenta, vloge ter orodje Sure Step.

24 24 Microsoftova metodologija ''predpisuje'' šest faz (Slika 10) uvedbe CIR Microsoft Dynamics (Bobek in Sternad 2011b): 1. diagnozo, 2. analizo, 3. načrtovanje, 4. razvoj, 5. namestitev, 6. delovanje. Slika 10: Sure Step Diagram Vir: Pangos Diagnoza Namen te faze je zbrati čim več informacij za pripravo predloga uvedbe nove CIR. Zberejo se predloge ponudb za implementacijo. Približno se oceni obseg projekta (stroškovni in časovni). Na koncu se faza konča s sprejetjem oz. s sklenitvijo pogodbe (sprejetje predloga implementacije, projektnega načrta) (Pajk 2011).

25 25 2. Analiza Z analizo se tudi uradno začne implementacija. Ta faza obsega analizo organizacije in poslovnih procesov. Opravijo se intervjuji in delavnice s ključnimi uporabniki. Dokumentirajo in strukturirajo se funkcionalne zahteve. V celoti se pripravi in načrtuje projekt. Druga faza (analiza) se konča, ko naročnik odobri funkcionalne zahteve ter sprejme posodobljen projektni načrt (Pajk 2011). 3. Načrtovanje V tej fazi se načrtuje, kako bodo poslovne zahteve implementirane. Prav tako se načrtuje dizajn aplikacije skupaj s ključnimi uporabniki, izdelajo se prototipi za kritične funkcionalnosti, pripravi se detajlni načrt za razvoj in testiranje. Vzpostavi se tudi testno okolje. Načrtovanje se konča, ko naročnik sprejme načrt specifikacij in načrt migracij podatkov ter odobri časovno obdobje razvoja in stroškovno ocenitev (Pajk 2011). 4. Razvoj V tej fazi prihaja do testiranja prilagoditev, ki so definirane v fazi načrtovanja. Razvijajo se vmesniki za migracijo podatkov in vmesniki z drugimi sistemi. Preden se opravi testiranje skupaj z uporabniki, testni uporabniki opravijo šolanje. Mejnik faze razvoja je, ko naročnik sprejme dostavljeno rešitev, rezultate testiranja in dokumentacijo (Pajk 2011). 5. Uvajanje V fazi uvajanja se opravi izobraževanje uporabnikov in testiranje funkcionalnosti. Opravijo se zaključne nastavitve sistema. Pripravi se tudi vse za fazo delovanja. Pripravita se uporabniška dokumentacija in detajlni načrt prehoda v živo. Da kasneje ne bi bilo težav z novim sistemom, se morajo napake in težave pravočasno odkriti. V nov sistem se prenesejo šifranti, prometni podatki in začetna stanja. Uvajanja je konec, ko nova CIR deluje v proizvodnem okolju (Pajk 2011). 6. Delovanje Delovanje se prične, ko naročnik potrdi fazo namestitve in ko je sistem vpeljan ter deluje. V tej fazi se začne poslovanje z novo CIR. Mejnik faze delovanja je, ko naročnik pregleda in potrdi končni prevzem sistema ter sprejme pogodbo o podpori po zagonu v živo (Pajk 2011).

26 Kritični dejavniki uvajanja Uvedba kompleksnih CIR je zapletena naloga, ki se je morajo podjetja lotiti premišljeno in pri tem upoštevati metodo uvajanja, ki jo priporoča ponudnik CIR, hkrati pa morajo zagotoviti pogoje uvajanja, ki bodo omogočili uspešno in učinkovito uvedbo CIR. Zato ne preseneča navedba, da je samo od 10 do 30 % CIR (Gartner Group; povzeto po kosi 2004) uvedenih v predvidenem času, s predvidenimi stroški in v predvidenem obsegu. Zaradi velikega števila neuspešno uvedenih CIR so mnogi proučevali dejavnike, ki vplivajo na uspeh uvedbe CIR. Kritični dejavniki uspeha pri uvajanju CIR so torej dejavniki, ki usodno vplivajo na uspešnost in učinkovitost projektov uvedbe CIR. Kritični dejavniki so naslednji (Sternad et al.): vključitev in podpora upravi, jasni cilji, strategija in obseg uvajanja rešitve, organizacija projektnega tima in njegove kompetence, izobraževanje uporabnikov CIR, prenova poslovnih procesov, menedžment sprememb, komunikacija znotraj projektnega tima in med projektnim timom ter preostalimi v organizaciji, vključitev in sodelovanje uporabnikov pri uvedbi CIR, prenos podatkov iz starih CIR, vključevanje zunanjih svetovalcev, uporaba principov projektnega menedžmenta, aktivna vloga sponzorja projekta, izbira tehnološke arhitekture in minimalno prilagajanje CIR posebnostim organizacije.

27 27 4 UVAJANJE MS DYNAMICS NAV V PODJETJU ''X'' 4.1 Nekaj besed o podjetju 3 Podjetje ''X je proizvodno podjetje. Razvilo se je iz majhnega obrtnega podjetja. Podjetje se je skozi leta počasi razvijalo in nenehno dopolnjevalo svoj proizvodni program. V preteklosti je bilo podjetje ''X'' hčerinsko podjetje, ker pa je matična družba v stečaju, je danes samostojno podjetje, vendar je še vedno v 100 % lasti matične družbe, ki ga je ustanovila. Poslanstvo: Zadovoljstvo kupcev in zaposlenih ter razvojno-inovativna naravnanost podjetja, usklajena z usmeritvami in s pričakovanji lastnikov. Prodajni in tržni položaj: Njihova glavna tržišča ostajajo Nemčija, Italija, Češka in Slovenija, na katerih kljub vse ostrejši konkurenci uspevajo ohranjati svoj tržni delež. Cilji: Prodajni cilji: izkoristiti konkurenčno prednost (geografski položaj, kratek odzivni čas, optimalne cene), povečati tržne deleže po državah (novi kupci, novi proizvodi), ponuditi kupcu več (akcijski proizvodi), povečati aktivnosti na področju marketinga, skrajšati valutne roke in povečati obrat zalog, reorganizirati poslovanje. Proizvodni cilji: povečanje produktivnosti, zmanjšanje deleža bolniških odsotnosti, izboljšanje izobrazbene strukture zaposlenih, razvoj novih izdelkov, linijska proizvodnja posameznih skupin proizvodov. Nabavni cilji: podaljšanje plačilnih rokov do dobaviteljev, nabava po optimalnih cenah, zmanjšanje obsega vrednosti zalog vhodnega materiala. Finančni cilji: zagotavljanje pozitivnega denarnega toka, zmanjševanje zadolženosti, zniževanje obrestnih mer (dolgoročni krediti, zamudne obresti do dobaviteljev), ukrepi na področju zmanjševanja stroškov. Preden je podjetje ''X'' uvedlo nov informacijski sistem, je uporabljalo sistem na ORACLE bazi (KOPA stara verzija iz leta 1996). 3 Celotno poglavje povzeto iz internega gradiva podjetja ''X''.

28 Razlogi za uvedbo nove CIR Kot razloga za uvedbo nove CIR se omenjata predvsem dva najpomembnejša: stečaj matične firme, zaradi katerega je hčerinsko podjetje ''X'' ostalo samo. Na podlagi tega je moralo vodstvo podjetja hitro reagirati in uvesti oz. zagotoviti novo CIR, ukinitev starega sistema, programa KOPA. 4.3 Potek uvedbe MS Dynamics NAV v podjetju ''X'' Kot sem omenila že na začetku tega poglavja, je podjetje ''X'' zamenjalo staro CIR Kopa, ki je deloval na Oracle bazi, za CIR MS Dynamics NAV. Ker se je stečaj matične firme zgodil zelo na hitro, je bilo posledično treba na hitro uvesti novo CIR v hčerinskem podjetju ''X''. Za uvedbo novega programa je imelo vodstvo na voljo zgolj tri mesece. V tem času pa je moralo vodstvo izbrati najboljšega ponudnika, pripraviti oz. izobraziti zaposlene in pripraviti program na zagon. 1. IZBOR PONUDNIKA: prav tako kot narekuje teorija uvajanja MS Dynamics NAV v Sure step-metodologiji, je tudi vodstvo podjetja začelo zbirati ponudnike in informacije, ki so pomembne za uvajanje. Ponudnike je vodstvo podjetja iskalo na podlagi tega, kateri programi so primerni za proizvodno podjetje. Ko so dobili seznam teh ponudnikov, so jih seznanili z dejstvom, da imajo zgolj tri mesece časa za uvedbo programa. Nekaj ponudnikov v tako kratkem času ni bilo pripravljenih uvesti novega sistema, saj ni bilo niti časa za pripravo in izvedbo posnetka stanja vseh delujočih funkcij v podjetju, brez česar nekateri izmed ponudnikov niso hoteli pristopiti k projektu. Prav tako je imela pri izbiri ponudnika vpliv tudi cena. Vendar pa lahko ta dejavnik dolgoročno vpliva zelo negativno, saj za malo denarja dobiš program, ki ti nudi zelo malo proti tistemu, kar lahko vidiš na prvi predstavitvi. Za vse dodatne funkcije, ki jih želiš oz. jih potrebuješ, pa moraš pozneje veliko doplačati. Na podlagi vseh teh dejavnikov so se na koncu odločili za CIR MS Dynamics NAV. V podjetju zaradi pomanjkanja časa niso uspeli analizirati sedanjega stanja in poslovanja podjetja, kar bi bilo glede na zapisano teorijo dobro opraviti. 2. PRIPRAVA OZ. IZOBRAŽEVANJE ZAPOSLENIH: prvih izobraževanj oziroma podrobnejših predstavitev so se udeležili vodje posameznih poslovnih funkcij podjetja. Predstavljanje programa je potekalo za vsako funkcijo v podjetju posebej. To pomeni, da so imele nabava, prodaja, računovodstvo itd. vsaka svojo predstavitev programa. Pri vsaki predstavitvi programa je bil vedno prisoten računovodja. Ker je bilo za uvedbo zelo malo časa, je izobraževanje potekalo samo en mesec. Težava je nastala predvsem v računovodstvu. Ker je ta oddelek vedno zadnji na vrsti, je prav zanje

29 29 ostalo najmanj ur za uvajanje oz. izobraževanje. Na koncu se je zgodilo celo, da je morala oseba iz računovodstva kar preko telefona spoznavati oz. se izobraževati o obračunu DDVja. Časovni pregled izobraževanj: osnovna predstavitev po poslovnih funkcijah. Skupaj z informatiki, ki so upravljali staro CIR, so pregledali, kako bi bilo treba pripraviti podatke, prav tako so pregledali tudi, kateri podatki ustrezajo novemu programu. Predstavili so jim tudi terminologijo, ki se je kar precej razlikovala od stare sledila je podrobnejša predstavitev po posameznih funkcijah, kjer so sodelovali samo vodje in računovodja. V teh štirih dneh bi si morali zapomniti vse, da bi bili pripravljeni na začetek. Seveda je to nemogoče. Slaba stran časovne stiske je bila tudi ta, da ni bilo časa za podrobna oziroma popolna navodila za posamezna področja v tem obdobju so pripravljali nastavitve v novem programu za vsako posamezno področje. V računovodstvu so to šifranti, konti, knjižne skupine itd. Ena izmed najpomembnejših nastavitev za kasnejše pravilno evidentiranje poslovnih dogodkov je nastavitev listin v knjigovodstvu. Te nastavitve sta pripravljala računalničar in računovodja. V tem obdobju se je, kakor navaja teorija, podjetje nahajalo v tretji in četrti fazi uvajanja MS Dynamics NAV zagon v živo. Začetek delovanja programa. Z novim programom so se zaposleni seznanili tudi z novo podobo programa. Različno podobo enega in drugega programa prikazujeta sliki 11 in 12. Slika 11 prikazuje knjiženja v glavno knjigo, Slika 12 pa knjiženje prejetega računa v saldakonte.

30 30 Slika 11 prikazuje različno podobo starega in novega programa pri knjiženju v glavno knjigo. Slika 11: Knjiženje v glavno knjigo Star sistem: Nov sistem: Vir: Interno gradivo podjetja ''X''.

31 31 Kot je razvidno iz slik, je nov program dosti preglednejši, moderniziran in lepši. Zaposleni se strinjajo, da so se, kljub novi podobi, programa dobro in hitro navadili. Tudi slika 11 prikazuje različni podobi sistema, vendar tokrat pri knjiženju prejetega računa. Slika 12: Knjiženje prejetega računa v saldakonte Star sistem:

32 32 Nov sistem: Vir: Interno gradivo podjetja ''X''. Na sliki je prikazano oknoo kartice, ki prikazuje knjiženje prejetega računa, in sicer starega ter novega sistema. Tudi v tem primeru vidimo, da je nov sistem preglednejši. 3. PRIPRAVITI PROGRAM NA ZAGON: iz starega programa Kopa je bilo treba prenesti vse podatke oz. zapise v nov program MS Dynamics NAV. Pri tem je bilo treba vse podatke računalniško pripraviti. Podatke je po navodilih zunanjega informatika in njunem medsebojnem sodelovanju za nov sistem pripravil računalničar ''starega programa''. Podjetje ''X'' je po vseh opravljenih korakih program uvedlo 1. aprila 2012, z zagonom v živo oz. pristopom velikega poka. Pristop velikega poka, kot sem predstavila že v teoretičnem delu diplomskega seminarja, pomeni, da so na dan uvedbe, to je 1. april 2012, zaključili z delovanjem stare CIR in pričeli z delovanjem nove CIR MS Dynamics NAV. Prvi teden v aprilu sta bila prisotna dva računalničarja, ki sta pomagala na samem začetku uporabe novega sistema. Kar nekaj zaposlenih se je z novim sistemom srečalo šele takrat, ko se je zgodil zagon v živo. 4.4 Prednosti in slabosti MS Dynamics NAV za računovodski oddelek Ker je podjetje program uvedlo šele pred petimi meseci, prednosti in slabosti programa še niso tako vidne. Šele na daljši rok se bo dejansko videlo, katere so prednosti in katere slabosti

33 33 programa. Nekaj prednosti in slabosti pa so računovodje opazile že v tem kratkem času uporabe programa. 1. Prednosti: Ena izmed prednosti programa je dobro opazna pri vseh obdelavah podatkov in pri obdelavi izpisov. Ker Microsoftova tehnologija omogoča združevanje z ostalimi Microsoftovimi programi, lahko vse izpise, ki jih potrebujejo, neposredno izvozijo v Microsoft Excel in nato v Excel-u poljubno dalje obdelujejo podatke. Za razliko od prejšnjega programa Kopa, Navision 4 nima enostranskih knjižb, zato se tudi ne more zgoditi, da bi bila bruto bilanca neizravnana. Prednost tega programa je tudi ta, da nobene poslovne listine, ki je že bila poknjižena, ne more nihče izbrisati iz evidence. Opravi se lahko le storno knjižba. Poročila, ki se pripravljajo za zunanje uporabnike (AJPES, razne statistike), so lahko, če to nastavimo v prednastavitvah, avtomatske obdelave. Na starem programu je bila ena šifra (ident) artikla tako za polizdelek kot za material, česar pa nov sistem ne omogoča in tako mora biti za polizdelek en ident, za material pa drug ident. Zaposleni jemljejo to kot prednost, kar je z vidika vrednotenja tudi pravilno, ker se material in polizdelek različno vrednotita. Nov sistem ne omogoča več enostranskih knjižb v analitična knjigovodstva, kot jih je omogočal star sistem. To je velika prednost, saj so zdaj primorani evidentirati knjižbo in protiknjižbo. S tem se zdaj tudi izognejo kasnejšemu usklajevanju neizravnanih bruto bilanc. Nov sistem omogoča, da se vse knjižbe avtomatično takoj zapišejo tudi v glavni knjigi. Na starem sistemu so se posamezna analitična knjigovodstva (saldakonti, materialno knjigovodstvo ) v glavno knjigo prenesla z določeno programsko funkcijo. 2. Slabosti: Slabost, ki jo omenjajo v računovodstvu, so kontrole. Navision je pripravljen tako, da ni treba opravljati nobenih medsebojnih navzkrižnih kontrol, ker naj bi se vse poknjižilo pravilno. Vendar pa računovodja v podjetju ''X'' tega ne verjame, ker meni, da se lahko zgodi, da so že kakšne predhodne nastavitve napačne, zato je v vsakem primeru treba izvajati kontrole. 4 Navision = MS Dynamics NAV

34 34 Kot slabost omenjajo tudi to, da pogrešajo določene obdelave izpise, ki so jih imeli v prejšnjem programu. Vendar si prizadevajo, da bi v prihodnosti, ko bodo že dalj časa uporabljali nov program, to dodelali. V novem programu je izrazoslovje drugačno kot v prejšnjem programu (v prejšnjem programu je bilo npr. skladišče, v novem programu pa je to poimenovano lokacija), kar jim povzroča še nekaj težav, predvsem zato, ker se programa še niso popolnoma navadili. Vendar tega ne moremo uvrstiti ne v slabost ne v prednost, saj so v vsakem programu nekateri izrazi malo drugačni. Novost za zaposlene je tudi ta, da sedaj nimajo svojega informatika, ki je bil na voljo vedno, kadar je kdo kaj potreboval. Sedaj imajo zunanjega informatika, ki ga morajo obvestiti, ko ga potrebujejo. Nato pride informatik v podjetje in opravi dela oz. nastavi nove nastavitve, ki jih zaposleni potrebujejo. 4.5 Miselni preskok Oseba, zaposlena v podjetju ''X'', s katero sem se pogovarjala, pravi, da ima zelo velik pomen pri uvedbi miselni preskok. Pri tem misli na to, da morajo zaposleni čim prej, tudi miselno, prestopiti na nov program. Ne smejo pričakovati, da bo vse tako, kot je bilo pred uvedbo novega informacijskega sistema. Prav tako ne smejo pričakovati, da bo v enem mesecu vse tako kot je bilo, ker ne bo in tudi ni bilo. Zaposleni morajo vedeti, da se uvaja povsem nov program, drugačen od prejšnjega in da bo potrebnega kar nekaj časa, da se bodo v celoti navadili na nov program. Čim hitreje bodo zaposleni naredili ta miselni preskok, tem hitreje bodo spoznali vse funkcionalnosti uporabe nove CIR MS Dynamics NAV. Ko jih bodo spoznali, bo delo veliko lažje in hitrejše.