1 TEHNIČNA SPECIFIKACIJA 1.1 Namen in cilji projekta EDS Potreba po vzpostavitvi sistema, ki bo omogočal brezpapirno poslovanje, izhaja iz poslovnih p

Transkripcija

1 1 TEHNIČNA SPECIFIKACIJA 1.1 Namen in cilji projekta EDS Potreba po vzpostavitvi sistema, ki bo omogočal brezpapirno poslovanje, izhaja iz poslovnih potreb naročnika poslovati hitreje, transparentno in enotno. Velik delež aktivnosti, ki jih izvaja naročnik, je vezan na obravnavo dokumentov. Namen in cilji implementacije EDS: omogočiti zaposlenim pri naročniku evidentiranje, urejanje, obravnavo, hrambo in iskanje vseh uradnih dokumentov na zakonsko skladen, varen in učinkovit način, uvesti standardizirano pripravo, procese obdelave in procese hranjenja dokumentnega gradiva ter posledično v čim večji meri uveljaviti brezpapirno poslovanje naročnika. Zaposleni sedaj pri svojem delu uporabljajo tako papirne kot elektronske dokumente. Največ uradne komunikacije trenutno še vedno poteka preko papirnih dokumentov, ki se izmenjujejo preko pošte. Elektronsko obliko komunikacije v tem trenutku predstavlja e-pošta, izmenjevanje MS Office dokumentov, uporaba spletnih portalov, ipd. Vsi elektronski dokumenti, ki so zavedeni v EDS morajo biti obravnavani kot uradni dokumenti, kar zahteva evidentiranje, zajem, obravnavo in hrambo, oziroma uničenje kopij elektronskega dokumenta v skladu predpisi, ki urejajo upravljanje in hrambo dokumentarnega gradiva (Uredba o upravnem poslovanju, ZUP, ZVDAGA, UVDAG, ETZ ). S standardizacijo priprave dokumenta, evidentiranja dokumenta, procesa obdelave dokumenta in procesa hrambe, bo EDS na strani informacijskega sistema odpravil številne nepovezane in nepopolne baze dokumentov ter pripomogel k večji transparentnosti poslovanja in boljši porazdelitvi računalniških zmogljivosti. Na strani uporabnikov pa bo vzpostavitev enotne, z vseh oddaljenih lokacij dostopne baze in shrambe dokumentov, pomenila izziv in spodbudo za stalno izboljšanje obstoječih postopkov obravnave posameznih vrst in tipov dokumentov in s tem optimizacijo poslovanja ter dvig stopnje medsebojnega sodelovanja. Cilji projekta EDS: - vzpostavitev sistemov za podporo brezpapirnemu poslovanju in - uvedba brezpapirnega poslovanja. OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 1/43

2 1.2 Kratice, definicije, akronimi Pojem CRM Dokument Dokumentarno gradivo Dosje Družba EDS/ESUDG Elektronski dokument ETZ Evidenca dokumentarnega gradiva GP pisarna) Izhodni dokument (glavna Opis Customer relationship management Dokument je izviren ali reproduciran (pisan, risan, tiskan, fotografiran, fotokopiran, fonografski, v digitalni obliki ali kako drugače zapisan) zapis, ki je bil prejet ali je nastal pri delu družbe in je pomemben za njegovo poslovanje. Dokumentarno gradivo so vse zadeve, dosjeji, dokumenti ter evidence o njih, druge evidence, ki jih vodijo družba in druga gradiva, ki jih družba prejme ali nastanejo pri njegovem delu. Dosje je celota več dokumentov ali zadev različne vsebine, ki zadevajo isto fizično ali pravno osebo, oziroma dokumentov ali zadev enake vsebine, ki zadevajo različne fizične ali pravne osebe. JAVNI HOLDING Ljubljana ali posamezno javno podjetje DMS (Document Management System) /ESUDG (Elektronski sistem za upravljanje z dokumentarnim gradivom) je informacijski sistem za podporo vodenju zbirk dokumentarnega gradiva v skladu s predpisi na področju upravnega poslovanja in varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva. Dokument v elektronski obliki je vsak dokument, ki je zapisan v elektronski (digitalni ali analogni) obliki in je prejet po elektronski poti ali na fizičnem nosilcu elektronskih podatkov oziroma je izdelan v družbi v elektronski obliki. Kratica za enotne tehnološke zahteve Evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog družbe in se vodi o vseh zadevah, dosjejih in dokumentih. Družba mora za upravljanje z dokumentarnim gradivom organizirati glavno pisarno. Glavna pisarna je organizirana kot samostojna notranja organizacijska enota ali v okviru druge notranje organizacijske enote. Izhodni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki je nastal pri delu družbe in ga je družbe posredoval drugemu naslovniku. Klasifikacijski znak Klasifikacijski znak je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini. JHL Kratica za JAVNI HOLDING Ljubljana, d.o.o JP JAVNO PODJETJE ENERGETIKA LJUBLJANA d.o.o., (JPE) SNAGA Javno podjetje d.o.o., (SNG) JAVNO PODJETJE VODOVOD-KANALIZACIJA d.o.o., (VOK) TERMOELEKTRARNA TOPLARNA LJUBLJANA d.o.o., (TOL) JAVNO PODJETJE LJUBLJANSKI POTNIŠKI PROMET, d.o.o. (LPP) Javno podjetje Ljubljanska parkirišča in tržnice, d.o.o. (LPT) ŽALE Javno podjetje, d.o.o. (ZAL) Lastni dokument Lastni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki je nastal pri delu družbe in je pomemben za njegovo poslovanje ter ga družba ni odposlala drugemu naslovniku. NOE Notranja organizacijska enota. Delo v družbi poteka v notranjih organizacijskih enotah kot temeljnih oblikah dela OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 2/43

3 SAP Vhodni dokument ERP sistem, ki ga uporabljajo JHL in JP ( Nemško: Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung (Angleško: Systems, Applications & Products in Data Processing; SAP AG) Vhodni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki ga je družba prejela in je pomemben za njegovo poslovanje. UUP UVDAG Zadeva ZVDAGA Kratica za Uredbo o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 106/2005, 30/2006, 86/2006, 32/2007, 63/2007, 115/2007, 31/2008, 35/2009, 58/2010 in 101/2010, 81/2013). Kratica za Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006). Zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo; Kratica za Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, 30/2006). Tabela 1:Tabela izrazov 1.3 Pravne podlage EDS mora biti usklajen z zakonodajo, ki ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva: Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/2005, spremembe št. 106/2005, 30/2006, 86/2006, 32/2007, 63/2007, 115/2007 (122/2007 popr.), 31/2008, 35/2009, 58/2010, 101/2010, 81/2013) Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih /ZVDAGA/ (Uradni list RS, št. 30/2006) Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva /UVDAG/ (Uradni list RS, št. 86/2006) Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Uradni list RS, št. 52/2009) Enotne Tehnološke Zahteve 2.1, (Ministrstvo za kulturo, Arhiv Republike Slovenije, Ljubljana, ) EDS mora biti prilagojen standardom za pravno sprejemljivost in evidenčno vrednost elektronskih zapisov: Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu /ZEPEP/ (Uradni list RS, št. 57/2000, 30/2001, 25/2004, 73/2004-ZN-C, 98/2004-UPB1, 61/2006-ZEPT); Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Uradni list RS, št. 77/2000, 2/2001, 86/2006); EDS mora izpolnjevati zahteve, ki so vezane na upravljanje z dokumenti: Zakon o varstvu osebnih podatkov /ZVOP-1-/ (Uradni list RS, št. 86/2004, 113/2005- ZInfP, 51/2007-ZUstS-A, 67/2007, 94/2007-UPB-1); Zakon o dostopu do informacij javnega značaja /ZDIJZ/ (Uradni list RS, št. 24/2003, 61/2005, 96/2005-UPB1, 109/2005-ZDavP-1B, 113/2005-ZInfP, 28/2006, 51/2006- UPB2, 117/2006-ZDavP-2); Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 76/2005, 119/2007, 95/2011); Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/2005, 106/2005, 30/2006, 63/2007, 31/2008, 35/2009,101/2010); Pravilnik o vodenju evidence o upravnem postopku (Uradni list RS, št. 18/2003 in 7/2006); Pravila Pošte Slovenije o oddaji pošiljk (oddajna knjiga); Smernice EU na področju ravnanja z dokumentarnim gradivom (MoReq MoReq2 specification: Requirements for the management of electronic records, Update and extension, CECA-CEE-CEE, Bruxelles - Luxembourg, MoReq2010: Modular Requirements for Records Systems & 2011 DLM Forum OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 3/43

4 Foundation. Najdeno na spletni strani ( moreq2010_vol1_v1_1_en.pdf, ). 1.4 Predstavitev naročnika JAVNI HOLDING Ljubljana in javna podjetja ( naročnik ) posodablja svoje poslovanje in znotraj svoje organizacije v čim večji meri uveljavlja brezpapirno poslovanje. V ta namen je naročnik že postavil sodoben elektronski dokumentni sistem ( EDS ) temelječ na OpenText programski opremi. Da bo čim bolje podprl tudi upravni postopek bo naročnik izvedel nadgradnjo obstoječega dokumentnega sistema. Ponudnik lahko ponudi novo enovito rešitev, ki v celoti izpolnjuje zahteve naročnika. Nova rešitev mora imeti realizirane vse že delujoče funkcionalnosti obstoječe rešitve. Integrirana mora biti z CRM in ERP sistemi v meri, kot je obstoječa. Ponudnik rešitve mora ponuditi implementacijo rešitve, potrebne licence ter migracijo obstoječih dokumentov z metapodatki v nov dokumentni sistem. Obstoječi dokumenti dostopni iz ERP in drugih sistemov morajo biti dostopni tudi po migraciji. Naročnik bo po vključitvi novega EDS obstoječega izklopil. Naročnik ima poslovne prostore razporejene po več lokacijah v Ljubljani. Zajem in distribucija dokumentov poteka na vseh lokacijah. Strežniška infrastruktura je postavljena na eni primarni lokaciji in bo postavljena na eni rezervni lokaciji. Poslovni prostori podjetij, primarna in rezervna lokacija so med seboj povezani z gigabit ethernet povezavami. Naročnik evidentira vhodno in izhodno pošto v glavnih pisarnah in tajništvih družb ter uporablja ERP sistem SAP, ki je deloma že integriran z dokumentnim sistemom. Več informacij o naročniku lahko najdete na: Ocenjeno predvideno število uporabnikov EDS Ocenjeno predvideno skupno število uporabnikov EDS pri naročniku je 1000 uporabnikov vključenih v delokroge. Uporabniki opravljajo različna dela in bodo vključeni v delo z različnimi moduli EDS. Posamezni uporabnik uporablja enega ali več modulov EDS ter do njih dostopa z ene ali več različnih naprav (npr. osebni, prenosni, tablični računalnik; pametni telefon...). 1.6 Izvedba projekta po fazah projekta Izvajalec mora v okviru ponudbe navesti detajlne plane aktivnosti. V nadaljevanju pa so predvidene faze projekta, ki jih pričakuje naročnik Implementacija EDS Implementacijo EDS mora izvajalec izvesti v roku 15 mesecev od podpisa pogodbe. Implementacije EDS obsega najmanj: - Analiza, načrtovanje, prilagoditve toka dokumentov procesom naročnika - Razvoj, vzpostavitev testnega okolja in namestitev EDS - Usposabljanje uporabnikov, ključnih uporabnikov in skrbnikov OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 4/43

5 - Namestitev EDS in vzpostavitev produkcijskega okolja - Poskusno delovanje Analiza, načrtovanje, prilagoditve toka dokumentov procesom naročnika Analiza, načrtovanje, prilagoditve toka dokumentov procesom naročnika obsegajo: sistemsko analizo in specifikacijo zahtev naročnika, prilagoditve in avtomatizacijo toka dokumentov, oblikovanje in potrjevanje funkcijskih specifikacij ter izdelave načrta potrebnega razvoja, načrta namestitve, načrta testiranja in načrta uvedbe ( tudi izobraževanje, uvajanje ) Razvoj, vzpostavitev testnega okolja in namestitev EDS Razvoj, vzpostavitev testnega okolja in namestitev EDS obsegajo: potreben razvoj in prilagoditev v specifikacijah definiranim naročnikovim zahtevam, vzpostavitev razvojnega okolja pri izvajalcu, testiranje ključnih uporabnikov. Po uspešnem verificiranju sledi namestitev EDS v IS naročnika, vzpostavitev okolja za delovanje testnega EDS, konfiguracijo sistema in navezavo na skupne testne podatke testno migracijo podatkov in dokumentov.. Integracija EDS v informacijski sistem naročnika v fazi razvoja zajema tudi integracijo s poslovnimi in spletnimi aplikacijami ter sporočilnim sistemom naročnika. Izbrani izvajalec skupaj z naročnikom preveri ustreznost in po potrebi dopolni nabor podatkov oz. parametrov posameznih metod in spletnih storitev EDS, ki jih pri povezovanju z EDS uporablja informacijski sistem naročnika. Izvajalec mora vzpostaviti povezave med EDS in ostalimi aplikativni sistemi naročnika na enoten način preko spletnih storitev. Za lažjo integracijo EDS z ostalimi aplikativnimi sistemi je pomembna predvsem uporaba odprtih arhitektur, ki vodi v lažjo integracijo tudi v kasnejših fazah ( v primeru dodatnih potreb po integraciji). Postavitev testnega okolja vsebuje postavitev in verificiranje testnega okolja verificiranje in delovanja testne verzije EDS z vključenimi moduli za podporo konkretnim procesom naročnika ter testno migracijo podatkov, dokumentov in šifrantov obstoječega sistema. Namestitev testne verzije v okolju naročnika mora vsebovati najmanj 80 % zahtevanih funkcionalnosti, oziroma skladnosti s predlaganimi aktivnostmi načrta za potrebni razvoj, namestitev in uvedbo. Izvajalec skupaj z naročnikom preveri ustreznost nabora podatkov oz. parametrov posameznih šifrantov in jih po potrebi dopolni skladno z izsledki analize. Izvajalec mora pri naročniku vzpostaviti EDS s podatki za nemoteno in pravilno delovanje EDS. Izvajalec mora pripraviti in izvesti plan migracije, izvesti testno migracijo in verificiranje testne migracije. Uspešno verificiranje je podlaga za končno migracijo podatkov in vzpostavitev šifrantov Usposabljanje uporabnikov in skrbnikov Izobraževanje Del splošnega usposabljanja za vse uporabnike mora obsegati splošne vsebine dela z dokumenti. Kot primer: priprava in obvladovanje dela z dokumenti. Glede na skupine uporabnikov pa mora biti predvideno delo s posameznimi specialnimi moduli ali funkcionalnostmi sistema. Uporabniki, ki delajo v glavni pisarni morajo znati vse funkcionalnosti dela GP v sistemu EDS. Posamezno usposabljanje sestavlja minimalno pol dnevna, specifične vsebine pa najmanj 1-dnevna delavnica z največ uporabniki. Za trenerje in skrbnike se izvede najmanj 2-dnevno poglobljeno usposabljanje. Poglobljeno usposabljanje vključuje tudi praktične primere priprave okolja za namestitev in upravljanja EDS. Uporabniška navodila Izvajalec ob vpeljavi posamezne funkcionalnosti izdela oz. dopolni uporabniška navodila ter OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 5/43

6 izvede usposabljanje skrbnikov, trenerjev ter ostalih uporabnikov. Ob spremembi se izvede usposabljanje z nadgrajeno vsebino (nove funkcionalnosti). Usposabljanja se prilagajajo vrsti uporabnikov in morajo vsebovati praktične primere dela z EDS. Navodila za skrbnike Poleg uporabniških navodil izvajalec izdela tudi navodila za skrbnike. Navodila morajo biti razumljiva in vsebovati tudi praktične primere Namestitev EDS in vzpostavitev produkcijskega okolja Po potrjenem uporabniškem testu na testnem okolju, opravljenem usposabljanju skrbnikov in uporabnikov, izdelanih navodil za uporabnike in skrbnike, izvajalec skupaj z naročnikom na podlagi načrta uvedbe uvede EDS v produkcijsko okolje naročnika. Izvajalec izvede namestitev EDS in vzpostavitev produkcijskega okolja, ki obsega; - konfiguracijo sistema, - dokumentirana navodila za namestitev v produkcijsko okolje, - Integracijo z informacijskimi sistemi naročnika ( SAP, ActiveDirectory, Exchange, Navision, BASS) - migracijo obstoječih podatkov in dokumentov in vzpostavitev šifrantov, - integracijsko in migracijsko testiranje, - vzpostavitev delujočega sistema z integracijami, - verificiranje v IS naročnika, - izdelavo in predajo tehnične in vsebinske/uporabniške dokumentacijo celotnega EDS ( glede na zahteve ETZ). Naročnik nudi izvajalcu pomoč pri namestitvi infrastrukture in EDS, testiranje ter sodeluje pri integracijskem in migracijskem testiranju. opravi uporabniško Migracija obstoječih podatkov, dokumentov in vzpostavitev šifrantov v novi EDS zajema tudi prepis podatkov, dokumentov iz obstoječega sistema, ki ga naročnik uporablja za evidentiranje vhodnih in izhodnih dokumentov z vsemi potrebnimi podatki in parametri za delo ter uvoz obstoječih šifrantov za zagotovitev produkcijskega delovanja sistema EDS. Integracija z IS naročnika in migracija podatkov in dokumentov iz obstoječega EDS mora biti izvedena tako, da ne prekine poslovnega procesa naročnika za več kot 24 ur Poskusno delovanje Po uvedbi EDS v produkcijsko v okolje so predstavniki izvajalca 3 (tri) mesece prisotni pri naročniku in takoj odpravljajo ugotovljene pomanjkljivosti EDS z namenom nemotenega poslovanja naročnika. Po uspešen poskusnem delovanju naročnik s končnim primopredajnim zapisnikom potrdi skladnost celotnega naročenega EDS s specificiranimi zahtevami Vzdrževanje EDS Vzdrževanje in prilagajanje EDS za štiri letno obdobje se izvaja od dneva podpisa primopredaje celotnega EDS na podlagi pogodbenih določil navedenih v vzdrževalnih pogodbah Akreditacija e-hrambe Po uspešno izvedeni implementaciji EDS bo naročnik pristopil k izdelavi notranjih pravil ter registraciji in akreditaciji hrambe digitalnih gradiv na podlagi izhodišča e-hrambe. Postopek OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 6/43

7 izdelave in potrjevanja notranjih pravil ni del tega javnega naročila. pripravljen skladno z zahtevami iz ETZ. Mora pa biti EDS 1.7 Opis trenutnega stanja Naročnik uporablja sistem za upravljanje z dokumenti, s katerim evidentirajo dokumente v papirni obliki, ki na lokacije prejemnika prispejo ali se iz njih posredujejo. Enostranski dokumenti in dokumenti, ki imajo manjše število strani se optično zajamejo v celoti. Pri obsežnejših dokumentih se optično zajame le prva stran dokumenta. Delo v okviru glavnih pisarn poteka na naslednji način: - sprejem, evidentiranje vhodnih in izhodnih dokumentov ter odprema poteka v skladu z internimi navodili, - časovna dnevna razmejitev je naslednja: a) sprejem, optični zajem, evidentiranje, razporejanje,»klasificiranje«in»signiranje«vhodnih dokumentov poteka cel dan, najbolj intenzivno v dopoldanskem času, b) optični zajem, evidentiranje,»klasificiranje«,»signiranje«in odprema izhodnih dokumentov poteka cel dan, najbolj intenzivno v popoldanskem času. Vhodna pošta - v JP se vhodno pošto evidentira na sprejemnih mestih, dokumentacijo vezano na JHL se odpošlje po pošti ali kurirju, Izhodna pošta - v JP se optični zajem, evidentiranje,»klasificiranje«,»signiranje«in odprema dokumentov opravlja v tajništvih, - na JHL se odprema dokumentov izvaja na tri načine: a) v glavni pisarni, b) v administracijah in tajništvih posameznih služb, c) v administracijah in tajništvih služb dokumente pripravljajo za odpremo, v glavnih pisarnah dokumente dokončno odpremijo Naročnik uporablja za evidentiranje vhodno/izhodnih dokumentov dokumentov v obliki delovodnika. sistem za upravljanje Zaledni sistemi Z obstoječim delovodnikom so povezani zaledni sistemi, ki podpirajo procese računovodstva (SAP), reševanje reklamacij ( Snaga), procese kosovnega odvoza ( Snaga ) in anketiranja ( JP VODOVOD-KANALIZACIJA). Sistem za upravljanje dokumentov na osnovi evidentiranega dokumenta in oznake tipa dokumenta, ki jo vnese uporabnik GP preko spletne aplikacije vhodno-izhodna pošta, sproži specifičen proces, ki je povezan z izbranim tipom dokumenta. Tako se v primeru reklamacij zahteva določitev odjemnega mesta, v primeru računov pa se pošlje informacije o računu v SAP, kjer se začne proces obdelave računa. Za vse tipe dokumentov se preko spletne aplikacije vhodno-izhodne pošte določijo (vpišejo) vsi obvezni metapodatki, ki so pri vhodni pošti (pošiljatelj, naslovnik (JP), datum sprejema, tip dokumenta) ter izhodni pošti (pošiljatelj, prejemnik, datum odpreme, tip dokumenta). Vsak dokument je lahko signiran oz. preposlan od enega uporabnika do drugega z namenom, da se določi končnega naslovnika znotraj družbe. Temu ustrezno se dokumentu nastavljajo tudi pravice do urejanja ali vpogleda. Naročnik ima pripravljen enoten načrt klasifikacijskih znakov in signirne načrte. Seznam funkcionalnosti obstoječega dokumentnega sistema: - evidentiranje vhodnih in izhodnih dokumentov in njihove vsebine, - posredovanje pošte uslužbencem po podjetjih, - integracija z ERP sistemom ( SAP ), - podpora procesu elektronskega potrjevanja računov, OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 7/43

8 - avtomatski zajem dokumentov ( nabavna naročila, račun, zavrnitev računa ), - integracija s sistemom Navision obdelava reklamacij, - integracija s sistemom Navision Kosovni odvoz, - integracija s sistemom BASS Ankete. Podrobneje so opisane v poglavju 2.2»Prednastavljeni poslovni procesi«. 1.9 Vsebinske zahteve za ravnanje z dokumenti v novem sistemu EDS Sprejem in optični zajem dokumentov ter zadev Sprejem in odpiranje poštne in/ali kurirske pošiljke, ali pošiljke, ki na drug način prispejo k naročniku (v nadaljevanju: pošiljke) prevzema delavec v glavni pisarni (v nadaljevanju: GP). Ta delavec ne sme prevzeti priporočenih pošiljk in pošiljk, na katerih je označena vrednost (paketi, vrednostna pisma), če ugotovi, da je pošiljka poškodovana ali če obstaja sum, da je bila odprta. V tem primeru mora od poštnega podjetja zahtevati, da se komisijsko ugotovite stanje in vsebina pošiljke. Potem je pošiljko mogoče prevzeti skupaj z izvodom zapisnika o komisijski ugotovitvi. Takoj ob prejemu jo delavec GP razvrsti na evidenčno in neevidenčno gradivo. V primeru, da delavec GP po odprtju ovojnice ali elektronskega sporočila ugotovi, da je pošiljka napačno naslovljena oziroma naslovljena na drugo pravno ali fizično osebo, to na ovojnici, dokumentu ali v elektronskem sporočilu zaznamuje z oznako "Napačno dostavljeno!" in pošlje pravemu naslovniku, pošiljatelja pa o tem obvesti. Pošiljka, za katero iz označb na ovojnici izhaja, da se nanaša na natečaj ali razpis, delavec GP ne odpira. Delavec GP: - na ovojnico zapiše datum in čas (ura, minuta) prejema; - izpolni obrazec pripravljen v sektorju pristojnem za javna naročila ali elektronski izpis ob evidentiranju; - optično zajame ovojnico in obrazec ter - evidentira metapodatke za vhodne dokumente v elektronski evidenci EDS. Zaprto ovojnico z izpolnjenim obrazcem iz 2. alineje prejšnjega odstavka dostavi pristojni osebi. Zajem dokumentov v fizični obliki mora vsebovati optični zajem (skeniranje). Pred zajemom se na dokument nalepi črtna koda, identifikacija dokumenta. EDS mora omogočati digitalizacijo na vseh lokacijah. Poleg običajnega postopka zajema dokumentov naj bo mogoč tudi množičen zajem (več dokumentov hkrati). Dokumenti se med seboj ločujejo po nalepljeni črtni kodi. Sistem mora prepoznati eno in dvodimenzionalne črtne kode. Delavec GP optično zajame vse vhodne dokumente s prilogami, razen dokumentov za katere je določeno, da se ne zajamejo optično. Optično se zajamejo: - vsi vhodni dokumenti, na osnovi katerih se zadeva odpre; - vsa prispela pošta, ki se nanaša na že odprto zadevo in se v informacijskem sistemu zavede kot vhodni dokument; - vsi izhodni dokumenti opremljeni s štampiljko družbe ter podpisom pristojnega delavca; - vse povratnice; - vsi lastni dokumenti, pomembni za postopek (npr. uradni zaznamki, zapisniki). Neevidenčno gradivo se optično ne zajema. OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 8/43

9 V primeru, da pošta vsebuje več posameznih dokumentov, se optično zajame in s črtno kodo opremi vsak dokument posebej. V primeru, da se optično ne zajame celotni dokument, je potrebno optično zajeti spremni dopis, naslovno stran in kazalo dokumenta oz. prilog. Optični zajem je obvezen tudi za povratnice. Pri optičnem zajemu se glavni dokument zajame prvi, nato se optično zajamejo priloge. Če je dokument obojestranski, se optično zajameta obe strani. V primeru, da dokument ni optično zajet v celoti, mora delavec GP to zavesti v metapodatke. Optično zajeti dokumenti morajo biti vidni uporabniku kot slika. Ob optičnem zajemu dokumentov mora EDS omogočati pretvorbo dokumenta v tekstovno obliko (OCR). EDS mora omogočati tudi pretvorbo dokumenta v obliko skladno s priporočili ETZ za dolgoročno hrambo. Možnost optičnega zajemanja ( skeniranja ) več dokumentov hkrati ločenih s črtno kodo. Omogočen naj bo optični zajem (OCR) dokumentov s pretvorbo v PDF, PDF/A, searchable PDF/A, v formate skladne z ETZ zahtevo za dolgoročno hranjenje Evidentiranje vhodnih dokumentov S pomočjo elektronskega dokumentnega sistema (EDS) delavec v GP ob prejemu dokumenta, ki je pomemben za poslovanje (v nadaljevanju: vhodni dokument) ugotovi, ali mora evidentirati vhodni dokument, s katerim se začenja nova zadeva ali zadeva že obstaja. Vhodni dokumenti in zadeve morajo biti evidentirani na dan prejema ali najkasneje naslednji delovni dan. Na vseh vhodnih dokumentih mora biti odtisnjena prejemna štampiljka. Evidentiranje dokumentov se izvaja v EDS skladno z internimi navodili. Evidentiranje opravijo delavci GP in strokovni delavci, pri čemer EDS poskrbi za največjo možno stopnjo avtomatizacije procesa (avtomatski zajem metapodatkov in ostalih podatkov o dokumentu). Metapodatki, s katerimi je potrebno evidentirati vhodni dokument v EDS so: - datum prejema dokumenta; - datum in čas evidentiranja dokumenta (privzet datum z možnostjo evidentiranja za nazaj v izjemnih primerih, ko niso uspeli evidentirati vseh prejetih vhodnih dokumentov na dan prejema); - številka dokumenta, ki nastane po uvrščanju dokumenta v zadevo skladno s klasifikacijskim znakom; - pošiljatelj; - kratek opis dokumenta; - ključne besede (opcijsko) ; - vrsta dokumenta, (npr.: dopis, pogodba, račun, ipd.); - zveza z drugim dokumentom (npr.: opravilna številka drugega dokumenta ipd.) ; - način prispele pošiljke (po kurirju, priporočeno, s povratnico, po faksfaksu ipd.) ; - oznaka števila prilog in vsebinska označba le-teh oziroma seznam prilog dokumenta; - signirni znak (znak organizacijske enote zaposlenega), na katerega se dokument signira (uporabnik/končni uporabnik); - številka zadeve (klasifikacijski znak, zaporedna številka v okviru klasifikacijskega znaka, letnica nastanka zadeve, v katero je dokument uvrščen, lahko tudi številka dokumenta) ; - rok hranjenje (skladno z klasifikacijskim znakom zadeve v katero je dokument uvrščen); - mesto hranjenja dokumenta;, - oznaka stopnje tajnosti (v kolikor obstaja) ; - status dokumenta; - rok za naslednjo akcijo (rešitev) ; OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 9/43

10 - seznam naslovnikov, katerim se dokument posreduje v vednost (pravice vpogleda v dokumentu) ; - revizijska sled o posegih na dokumentu; - XML shema v kolikor obstaja;, - vsebina dokumenta; - oznaka, da gre za izvod izvirnika ali kopiran original; - črtna koda; - oznako, ali je dokument optično zajet v celoti (privzeta vrednost, je da,uporabnik pa lahko izbere ne) ; - ostali podatki pomembni za postopek. Glede na vsebino so zajeti in evidentirani dokumenti lahko različnih vrst: pogodbe, knjigovodske listine, dopisi, ipd. Uporabnik mora imeti možnost določanja in urejanja različnih vrst dokumentov. Posamezni vrsti dokumenta se ob nastavitvah sistema pripiše nabor metapodatkov, s katerimi ob zajemu dokumenta uporabnik dopolni posamezen dokument (npr.: knjigovodska listina, pogodba, dopis, ponudba, potni nalog, bolniški list, ipd.). Metapodatke, ki niso avtomatsko zagotovljeni v EDS, mora obvezno v elektronsko evidenco vpisati delavec v GP ali delavec, ki dobi dokument v reševanje. V primeru napake ob evidentiranju vhodnih dokumentov oz. zadev je delavec, ki je nosilec zadeve dolžan napako odpraviti. Ob vstopu dokumenta v EDS se ugotovi ali se dokument vsebinsko nanaša na že odprto zadevo ali gre za prvi dokument v novi zadevi. Če gre za že obstoječo zadevo, se na entiteto dokumenta zapiše obstoječo številko zadeve oz. klasifikacijski znak, zaporedno številko zadeve, letnico nastanka zadeve, zaporedno številko dokumenta v tej zadevi, signirni znak, število prilog in ostale metapodatke, ki so predvideni za to vrsto dokumenta. Uporabniku mora EDS omogočiti zajem in evidentiranje tako dokumentov v fizični obliki kot elektronskih dokumentov. Zajem dokumentov mora biti enostaven. Ob zajemu podatkov naj se skupaj z dokumenti evidentirajo kot metapodatki tudi nastavitve optičnega zajema. Pregled optično zajetih dokumentov mora omogočati osnovne manipulacije zajetih slik (povečevanje, obračanje slike, pomikanje med listi na naslednjo, na prejšnjo, na prvo, na zadnjo stran, avtomatsko brisanje praznih strani). EDS mora omogočati zajem dokumentov v elektronski obliki iz lokalnega datotečnega sistema ali preko neposredne povezave z e-pošto (neomejeno število predalov). Zajem dokumentov v elektronski obliki naj bo omogočen tudi na način, da se dokument prenese in evidentira z uporabo pripenjanja datotek. Uporabnik mora imeti možnost, da sam dodeljuje pravice branja dokumenta uporabnikom sistema, kadar oceni, da je to potrebno. Zajeti dokument uporabnik lahko posreduje ostalim uporabnikom sistema, ki so preko EDS oziroma njegove integracije z elektronsko pošto obveščeni z linkom na dokument. Integracija z e-poštnim strežnikom MS Exchange. Podpora optičnemu zajemu na delovnem mestu, kjer so skenerji, ki podpirajo standardne ISIS gonilnike. Enostavno evidentiranje različnih vrst datotek ( Word, Excel, PDF, e-pošta, DWG, SHP, ). Možnost zajema vsebin različnih virov iz oddaljenega mesta. Pričakuje se najmanj optični zajem in zajem e-pošte iz vseh lokacij družb. Pregled optično zajetih (skeniranih) dokumentov omogoča osnovne manipulacije nad zajetimi dokumenti (povečevanje, obračanje slike, pomikanje med listi na naslednjo, na prejšnjo, na prvo, na zadnjo stran, avtomatsko brisanje praznih strani). Možnost pripenjanja vsebine dokumenta neposredno iz datotečnega sistema. OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 10/43

11 1.9.3 Evidentiranje elektronskih vhodnih dokumentov V elektronski obliki prihajajo pošiljke na uradni elektronski naslov družbe ali v elektronske poštne predale posameznikov. Uradni poštni nabiralniki družb so ločeni od evidenčnega dela informacijskega sistema EDS zaradi možnosti zavračanja neželene pošte. Iz poštnega nabiralnika mora biti možno usmerjanje sporočil v modul za glavno pisarno, kjer se evidentira kot dokument v obstoječo zadevo ali v novo zadevo. Ob tem mora biti omogočeno iskanje po različnih atributih obstoječih zadev in dokumentov (številka zadeve, subjekt, kratek opis, ključne besede, datum, signirni znak, ). Za vhodne dokumente ali podatke vsebinske narave posredovane preko faksa, elektronske pošte ipd. (v nadaljevanju: komunikacijske naprave), vključno z morebiti osebno prejetimi podatki v obliki digitalnega zapisa, mora delavec, ki je prejemnik vhodnega dokumenta tega posredovati v osnovni postopek prejema poštnih pošiljk v GP. V kolikor obstaja zadeva, v katero sodi dokument, mora EDS omogočiti zaposlenemu, da sam na enostaven način uvrsti elektronsko sporočilo kot dokument v zadevo (do katere ima ustrezne pravice). Pri tem mu EDS ponudi vse zadeve, v katere je uvrščanje mogoče, oziroma iskalnik za definiranje izbora zadev. Ob evidentiranju prejetega sporočila se v EDS prenesejo v ustrezna polja naslednji podatki: - datum prispetja (pri času tudi minute), - pošiljatelj, - naslov sporočila, - vsebina sporočila, - priponke (datoteke različnih formatov), - XML shema (če obstaja). Vsako sporočilo, ki je preneseno v sistem, mora ohraniti vse priponke in vse, za elektronska sporočila specifične, meta podatke (npr. to/od:, from/za:, cc/kp:, subject/zadeva:, body/telo). Po prenosu mora biti onemogočeno spreminjanje evidenčnih podatkov. V primeru elektronskega vročanja priporočenih pošiljk oznaka»r«in priporočenih pošiljk s povratnico oznaka»ar«, mora sistem omogočati integracijo s sistemi za elektronsko vročanje. Prav tako mora EDS omogočati preusmeritev elektronskega sporočila v zbirko neevidenčnega gradiva ali pa označitev neželenih sporočil. Ohranjanje priponk in vsebine. Ločevanje uradnih poštnih nabiralnikov od evidenčnega dela informacijskega sistema EDS. Pretvorba elektronskih sporočil, prispelih po komunikacijskih napravah v oblike, ki so primerne za dolgoročno hrambo Upravljanje z dokumenti Ob evidentiranju v EDS mora biti dokument dopolnjen s podatki revizijske sledi, ki v nadaljevanju omogočajo sledljivost dokumenta do izločitve dokumenta iz evidence. Kot podatke revizijske sledi naročnik razume npr.: - podatke o uporabniku, ki je dostopal do posamezne verzije dokumenta, OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 11/43

12 - čas dostopa do dokumenta, - akcija, ki jo je uporabnik izvedel nad dokumentom. Dokumenti, nad katerimi mora uporabnik izvajati določene akcije, morajo biti vizualno opazni, npr. označeni s krepko pisavo ali prikazani v posebnih delih pregledov ali posebnih pregledih. Uporabniku mora biti omogočen dostop do vseh verzij dokumenta, ki ga v nekem trenutku ureja. Uporabnik mora imeti možnost dodajanja komentarjev na nivoju dokumenta. Novo verzijo dokumenta naj povzroči vsaka sprememba na dokumentu: tako sprememba vsebine dokumenta kot sprememba njegovih metapodatkov. Uporabniku je dovoljeno, da lahko spreminja samo zadnjo verzijo dokumenta. Predhodne verzije dokumenta lahko le pregleduje in bere. Zaradi zagotavljanja sledljivosti sprememb se k vsaki verziji dokumenta zabeleži datum in podatki o uporabniku avtorju verzije. Za potrebe upravljanja dokumentov, nad katerimi ima pravice za delo več uporabnikov, mora biti poleg ustreznega dodeljevanja verzij zagotovljeno tudi zaklepanje dokumentov. EDS mora v primeru, ko na dokumentu že dela uporabnik, za vse ostale uporabnike zakleniti/ onemogočiti dostop do tega dokumenta in spreminjanje njegove vsebine. EDS mora prikazovati informacijo o uporabniku, ki trenutno ureja dokument. Na ta način se zagotovi, da lahko v določenem trenutku zadnjo verzijo dokumenta spreminja le en uporabnik. Za MS Office dokumente mora EDS omogočiti kreiranje in urejanje vsebine dokumenta neposredno na strežniku, brez uporabe lokalnih kopij. Za kreiranje lastnih/ izhodnih dokumentov naj ima uporabnik možnost uporabe predlog. EDS mora omogočati hkratno in zaporedno potrjevanje ter elektronsko podpisovanje dokumentov. EDS mora omogoča vodenje knjige vhodne in izhodne pošte in hraniti formalni dokaz za vso vhodno in izhodno pošto, in sicer ločeno po vrsti odpreme (npr. navadno, R, AR, tudi po vrstah odpreme, paketi ). EDS mora omogočati pripravo posebnih poročil z naslova vhodno/izhodne pošte (npr. oddajna knjiga, število poštnih pošiljk po mesecih in po podjetjih), iskanje vhodne/izhodne e- pošte za vse e-poštne predale ter prepošiljanje napačno naslovljenih elektronskih sporočil. Več o pregledih in poročilih je napisano v nadaljevanju. O vsakem dokumentu se evidentirajo vsaj naslednji podatki: - datum dokumenta, - datum evidentiranja, - zaporedna številka dokumenta v okviru zadeve (skupaj s številko zadeve tvori številko dokumenta), - subjekt (pošiljatelja (vhodni), naslovnika (izhodni):ime in priimek fizične osebe oziroma ime pravne osebe ter naslov), - kratek opis dokumenta, - vrsta dokumenta, - signirni znak in opis signirnega znaka, - številka zadeve (privzeta od zadeve in samo prikazana), - klasifikacijski znak z opisom (samo prikazan), - vsebina dokumenta, - status dokumenta (v pripravi, v potrjevanju, v podpisovanje, v odpremi, odpremljen, objavljen), - kdo, kdaj in kaj je spreminjal. in opcijsko še naslednje podatke: - referenčna številka (zveza, sklic na številko vhodnega dokumenta), - vrsta oziroma načinu prispetja/pošiljanja, - oznaka stopnje tajnosti (v kolikor obstaja), - ključne besede, OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 12/43

13 - priloge, - rok hranjenja, - mesto hranjenja, - črtna koda, - XML shema, - v vednost, - vročiti, - oznaka kopije ali originala kopiranega dokumenta, - rok za naslednjo akcijo, - podpisnik, - pripravljalec dokumenta, - opombe. Poleg standardnih metapodatkov mora sistem omogočati tudi konfiguracijo dodatnih metapodatkov, ki je vezana na vrsto dokumenta. EDS omogočati pretvorbo dokumentov v ustrezne formate po ETZ ne samo pri optičnem zajemu (skeniranju) ampak v kateri koli točki procesa. Tako mora omogočati pretvorbo vseh formatov dokumentov, ki bodo nastali v procesih dela z dokumenti, v formate za dolgoročno hrambo, skladne z ETZ. Evidentiranje dokumentov skladno z vsebinskimi zahtevami in postopki dela naročnika. Vodenje oddajne knjige. Vsaka sprememba dokumenta ali njegovih metapodatkov se odraža v novi verziji dokumenta. Predhodne verzije so na voljo samo za branje. Možnost uporabe predlog dokumentov in integracija z MS Office. Omogočeno mora biti zaporedno in hkratno potrjevanje dokumentov z obveščanjem o naslednjih korakih (nalogah). Omogočeno mora biti elektronsko podpisovanje dokumentov. Vodenje revizijske sledi na dokumentu Pretvorba dokumentov v formate za dolgoročno hrambo v katerikoli točki procesa Evidentiranje in upravljanje zadev En ali več dokumentov, ki se nanašajo na isti poslovni dogodek ali povezane poslovne dogodke, sestavljajo tako imenovano zadevo. Osnova za razvrščanje gradiva je enotni načrt klasifikacijskih znakov. Klasificiranje zadev poteka sproti ob prejetju ali pripravi dokumentov in ustvarjanju zadev. Zadeve, ki nastanejo pri delu v družbi, morajo biti vselej popolne. Iz zadev ni dovoljeno vzeti nobenega dokumenta in ga komur koli izročiti. EDS mora nuditi podporo skupnemu klasifikacijskemu in več signirnim načrtom, ki jih bo uporabljal naročnik. Ob prepošiljanju dokumentov med družbami mora biti omogočen prenos že zavedenih skupnih metapodatkov. Vsaka družba bo imela lastno številčenje dokumentov in zadev. Če nastanejo naloge in z njimi povezane zadeve v družbi, mora delavec NOE na začetku opravljanja naloge odpreti novo zadevo in jo nemudoma evidentirati. Prepovedano je interno oblikovanje zadev in dokumentov v smislu kreiranja novih oznak zadeve oziroma oznak dokumentarnega oziroma arhiskega gradiva, ki ne bi izhajale iz skupnega načrta klasifikacijskih znakov družbe. Splošne in organizacijske akte družbe, v skladu s klasifikacijskim načrtom, evidentira delavec v NOE, kjer se je akt pripravil. Sistem mora podpirati upravljanje zadev. Uporabnik s pooblastili mora imeti možnost OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 13/43

14 kreiranja zadeve, klasificiranja zadeve, uvrščanja dokumentov v zadevo, zaključevanja zadeve in ponovne reaktivacije zadeve. Vsako zadevo naj bo možno signirati in presignirati. Dokumenti v zaključenih zadevah so lahko dostopni samo za branje (»read-only«). Zaključene zadeve se hranijo skladno z določenim rokom hranjenja. Uporabnik mora imeti možnost, da za vsako zadevo določi rok hranjenje skladno s klasifikacijskim načrtom naročnika. V zadevo se lahko uvrstijo vhodni, izhodni ali lastni dokumenti. Vsak dokument znotraj zadeve naj ima svojo zaporedno številko sestavljeno s klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve ter letnice nastanka zadeve in zaporedne številke dokumenta v zadevi. Dokumente naj bo možno tudi enostavno premikati med zadevami, vendar mora ostati zapis v dokumentu in uradni zaznamek (opomba), da je dokument prestavljen ali storno. Omogočeno naj bo združevanje in razdruževanje zadev. Lastni in izhodni dokumenti se lahko kreirajo s pomočjo predlog, kar poveča učinkovitost ter izboljša skladnost oblike dokumentov. Zadeva je evidentirana z naslednjimi podatki: - številka zadeve, ki se izračuna glede na izbrani klasifikacijski znak (zaporedna številka zadeve za to klasifikacijo v okviru tekočega leta z vodilno dogovorjeno oznako družbe); - klasifikacijski znak in opis (samo prikazano); - datum odprtja zadeve (privzet, možno spreminjanje nazaj); - signirni znak; - opis zadeve; - subjekt ali tema zadeve (pri subjektu tudi naslov); - povezave (zveza); - stanje zadeve pisarniška odredba; - oznaka stopnje tajnosti (v kolikor obstaja); - rok hranjenja (prenesen iz klasifikacijskega načrta); - rok za rešitev; - rok za naslednjo akcijo; - mesto hranjenja; - v vednost; - ključne besede; - zahteva za elektronsko obveščanje o spremembi statusa zadeve; - oznaka vrste postopka in stopnje zahtevnosti (samo pri ZUP zadevah); - tip zadeve (elektronska, fizična, kombinirana); - opombe; - revizijska sled (kdo, kdaj in kaj je spreminjal, bral..). Poleg standardnih metapodatkov mora sistem omogočati tudi konfiguracijo dodatnih metapodatkov, ki je vezana na vrsto postopka. Podpora skupnemu načrtu klasifikacijskih znakov in več signirnim načrtom, ki jih bo uporabljal naročnik; ob prepošiljanju dokumentov med družbami mora biti omogočen prenos že zavedenih metapodatkov. Podpora delu z zadevami. Uporabnik lahko kreira novo zadevo. Vsaka zadeva ima svojo številko glede na klasifikacijski znak. Vsaka zadeva ima nosilca, ki je odgovoren za zadevo in dodatne pooblaščene avtorje in bralce. Vsako zadevo je mogoče signirati in presignirati. Uporabnik lahko uvrsti dokument v ustrezno zadevo. Vsak dokument v zadevi ima svojo zaporedno številko. Dokumente je mogoče premikati v druge zadeve pri čemer mora v zadevi ostati zapis o dokumentu in informacija o lokaciji prestavitve. Zadeve je mogoče združevati in razdruževati. Možnost konfiguracije dodatnih metapodatkov vezanih na vrsto postopka. OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 14/43

15 1.9.6 Klasificiranje zadev Pri novih zadevah mora delavec GP na osnovi vsebinske tematike vhodnega dokumenta določiti klasifikacijski znak. Vsakemu dokumentu v EDS se dodeli unikatna identifikacijska oznaka znotraj sistema EDS skladno z zaporedno številko zadeve, v katero je uvrščen dokument. Vsi strokovni delavci so dolžni poznati vse klasifikacijske znake, ki jih uporabljajo pri svojem delu. Poznavanje jim omogoča učinkovitejše delo, da lahko posamezno zadevo klasificirajo, torej razvrstijo po vsebini. Klasifikacija dokumentov se opravlja v EDS. Ob klasifikaciji se obvezno določi tudi rok hranjenja vsakega dokumenta. Avtomatsko se privzame roke hranjenja iz načrta klasifikacijskih znakov. Rok hranjenja je mogoče podaljšati, nikakor pa ne skrajšati. Klasificiranje prvega dokumenta v zadevi je odločilno za klasifikacijo celotne zadeve. Vsi dokumenti v zadevi morajo biti označeni z enakim klasifikacijskim znakom. Za razlikovanje posameznih zadev, ki imajo enak klasifikacijski znak, se vodi tudi zaporedno številko zadeve v okviru posameznega klasifikacijskega znaka in letnico nastanka zadeve. Zaporedno številko ob evidentiranju prvega dokumenta zadeve določi EDS. Vsak dokument se v EDS hrani samo enkrat, lahko pa se ga uvrsti (kopira) v več zadev (link/povezava na dokument). Zaporedna številka zadeve se izračuna glede na izbrani klasifikacijski znak: zaporedna številka zadeve v tekočem letu za klasifikacijski znak in družbo. Številka zadeve mora vsebovati biti tudi oznako družbe. Avtomatski prevzem roka hranjenja iz načrta klasifikacijskih znakov. Ločeno številčenje zadev in dokumentov po družbah. Avtomatsko številčenje zadev in dokumentov v zadevah Signiranje in izročanje v reševanje Dodeljevanje gradiva v reševanje pristojnemu strokovnemu delavcu poteka preko načrta signirnih znakov. Zadevi oz. dokumentu v EDS se dodeli signirni znak in označi stanje, tako da je vsak trenutek znano, v kakšnem stanju se le-ta nahaja in kdo je za zadevo oz. dokument odgovoren. Ta postopek se imenuje signiranje. Ob prenosu odgovornosti (reševanja zadeve) na drugega pristojnega oz. strokovnega delavca se spremeni nosilec zadeve. EDS mora omogočati spreminjanje nosilca zadeve. Ta postopek se imenuje presigniranje. Vsi vpogledi v in spremembe na zadevi/dokumentu so razvidni iz revizijske sledi, ki jo vodi EDS in je ni moč spreminjati. Uporabnik je delavec, ki je s signirnim načrtom določen, da lahko prispeli dokument v elektronski evidenci in dokument v fizični obliki dosignira drugemu delavcu, ki je končni uporabnik. Končni uporabnik je delavec, ki po signirnem načrtu ne more prispelega dokumenta v elektronski evidenci in dokumenta v fizični obliki dodeliti nikomur in je prejel dokument v obdelavo oziroma reševanje, lahko pa dokument v primeru napačnega signiranja vrne delavcu, ki je dokument signiral oziroma v GP. Uporabnik, ki dokument dosignira oziroma dodeli v nadaljnji postopek, v elektronski evidenci dopolni metapodatke z navedbo končnega uporabnika oziroma dosignira dokument končnemu uporabniku v obdelavo, in sicer v EDS in v fizični obliki na dokument. V družbi dodeljuje zadeve v reševanje vodja NOE, ki na vsak vhodni dokument, pisno, z ustrezno označbo in signirnega znaka vzetega iz signirnega načrta, izvede popolno signiranje OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 15/43

16 (določi končnega uporabnika) oziroma nepopolno signiranje (določi notranjo organizacijsko enoto) ter s tem dodeli dokument oziroma zadevo v reševanje. V primeru daljše odsotnosti delavca, ki je nosilec zadeve (npr. daljša odsotnost zaradi bolezni, porodniški dopust) mora vodja NOE presignirati zadeve v reševanje drugemu delavcu. V primeru odhoda delavca, ki je nosilec zadeve, na drugo delovno mesto ali v primeru prekinitve delovnega razmerja oziroma druge daljše odsotnosti, vodja NOE nedokončane zadeve presignira (dodeli) drugemu delavcu. Na novo prispeli dokumenti, ki so evidentirani in vloženi v ustrezne zadeve, se izročijo v nadaljnjo obdelavo pristojni NOE, na katero so signirnani. Če je reševanje posameznih zadev nujno, se prispeli dokumenti prednostno evidentirajo in takoj izročijo v delo. Delavec, ki je prejel zadevo v reševanje kot nujno, mora o tem obvestiti nadrejene po hierarhiji in poskrbeti, da je dokument na področju obdelave v družbi evidentiran skladno z določbami tega pravilnika. Uporabnik ali končni uporabnik mora pregledati prispelo pošto v elektronski evidenci in jo v primeru, da ne spada v njegovo delovno področje ali v primeru, da se elektronska slika ne ujema z dokumentom v fizični obliki, vrniti tistemu, ki mu je pošto signiral, po elektronski poti in v fizični obliki v ponovno razporeditev. Uporaba enega signirnega načrta za vsako družbo. Uporabnik je lahko uporabnik v več signirnih načrtih. Možnost presigniranja in dosigniranja. Razlikovanje med uporabnikom in končnim uporabnikom Delo z dosjeji EDS mora omogočiti izdelavo in vodenje dosjejev. Dosje lahko vsebuje tako posamezne dokumente kot tudi cele zadeve. Virtualni dosje lahko kreira vsak delavec z ustrezno vlogo. Ta mora imeti možnost uvrščanja zadev in dokumentov v dosje, združevanja in zaključevanja dosjejev. Pregleduje lahko vse dokumente in zadeve v dosjeju. Dosje je evidentiran z naslednjimi podatki: - številka dosjeja; - nosilec dosjeja; - datum odprtja dosjeja; - klasifikacijski znak; - signirni znak, dosje odprl; - opis dosjeja; - subjekt ali tema dosjeja (pri subjektu tudi naslov) ; - povezava (zveza) ; - oznaka stopnje tajnosti (v kolikor obstaja) ; - rok hranjenja (prenesen iz načrta klasifikacijskih znakov) ; - rok za rešitev; - rok za naslednjo akcijo; - mesto hranjenja; - v vednost; - ključne besede; - zahteva za elektronsko obveščanje o spremembi statusa dosjeja; - oznaka vrste postopka in stopnje zahtevnosti; (samo pri ZUP zadevah) ; - tip dosjeja (elektronski, fizičen, kombiniran) ; - opombe; - revizijska sled (kdo, kdaj in kaj je spreminjal, bral..) ; - ključne besede; - stanje dosjeja - pisarniška odredba, OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 16/43

17 - in ostale metapodatke glede na vrsto postopka Vsak uporabnik z ustrezno vlogo lahko kreira dosje. Vsak dosje mora imeti nosilca. Uporabnik z ustrezno vlogo lahko v dosje uvršča dokumente oz. zadeve. Uporabnik lahko pregleduje seznam vseh dokumentov in zadev v dosjeju. Dosje je mogoče združevati in razdruževati. Dosje je mogoče zaključiti Reševanje zadev in pisarniške odredbe zadeve Pri poslovanju z zadevami se v EDS uporabljajo pisarniške odredbe, ki se vnašajo v evidenco z določenimi oznakami. Pisarniške odredbe oziroma stanja, ki se uporabljajo pri delu z zadevami so: - v reševanju, - v rokovniku, - rešena, - storno. Za posamezne vrste postopka se lahko določijo tudi druge odredbe ali stanja. S pisarniško odredbo»rešena«nosilec zadeve zaključi zadevo. To pomeni, da so obveznosti iz odločbe v celoti izvršene, vključno z izterjavo stroškov postopka. Zadeva mora biti popolna, izdelan mora biti popis zadeve, dokumenti v zadevi morajo biti zloženi skladno s popisom zadeve. S tem dejanjem preide zadeva v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva, ki se praviloma vodi do dveh let. Obvezni podatki o stanju zadeve: - vrsta odredbe/akcije; - datum odredbe; - datum do katerega velja odredba (na primer za rokovnik). Stanje zadeve se lahko menja glede na akcijo uporabnika ali pa je lahko izvedeno samodejno skladno z nastavitvijo postopkov (primer: ob odpremi pogodbe se spremni stanje zadeve v rešeno). Pri stanju zadeve»v rokovniku«mora biti omogočeno nastaviti datum, do katerega je zadeva v rokovniku. Rok mora biti možno določiti tako na zadevah kot dokumentih. O poteku roka informacijski sistem samodejno obvesti uporabnika. Rokovnik mora omogočati: - spremljanje poteka roka zadevam v rokovniku; - spremljanje roka za naslednjo akcijo na zadevah; - spremljanje roka za naslednjo akcijo na dokumentih; - spremljanje roka za rešitev zadeve. EDS mora opozarjati na bližanje izteka roka (obvestilo v okviru) nekaj dni prej (nastavljivo). Uporabnik mora imeti možnost, da v primeru odsotnosti določi, da namesto njega obvestilo o poteku roka dobi kdo drug. Uporaba pisarniških odredb. Možnost samodejnega in ročnega spreminjanja stanja zadeve. Določanje roka na zadevah in dokumentih. Obveščanje o poteku roka. OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 17/43

18 Izhodni in lastni dokumenti Delavec, ki je nosilec zadeve izdela izhodni dokument skladno z obliko dokumentov za splošno poslovanje, pri evidentiranju dokumenta pa izbere ustrezno vrsto obrazca glede na postopke dela. Pri vnosu vsebine dokumenta izdela dokument na osnovi predloge, obrazca, ki ga z urejevalnikom teksta popravi, dopolni, pripne ali uvozi dokument, ki je bil izdelan z drugim programom. Izhodne dokumente evidentira v aplikaciji tisti delavec oziroma nosilec zadeve, ki je dokument izdelal. Delavec, ki je nosilec zadeve in zadevo rešuje, mora poskrbeti, da je dokument evidentiran in vložen v zadevo v fizični obliki. Delavec, ki pripravi izhodni dokument, v elektronski evidenci dokument uvrsti v skladu s klasifikacijskim načrtom in sicer v zadevo, če ta obstaja, v nasprotnem primeru pa odpre novo zadevo (v kolikor ima to pooblastilo, v nasproten primeru pa za to zaprosi GP) ter na ta način pridobi identifikacijsko številko zadeve, katero vpiše na izhodni dokument. Vsak dokument mora imeti svojo identifikacijsko številko zadeve. V kolikor se pošilja izhodni dokument z isto vsebino na več naslovov, se evidentira pod eno identifikacijsko številko zadeve in se zavede vse prejemnike ter način odprem, ki je lahko različen glede na način komuniciranja z naslovnikom. Dokument, ki je nastal pri delu in bo odposlan naslovniku (v nadaljevanju: izhodni dokument) evidentira delavec, ki zadevo rešuje. Metapodatki, s katerimi je potrebno opremiti izhodni dokument ob vnosu v elektronsko evidenco, so: - datum dokumenta; - številka dokumenta; - prejemnik oziroma prejemniki in za vsakega prejemnika način odpreme odredba o načinu odprave (po kurirju, priporočeno, s povratnico, po faksu ipd.); - signirni znak; - vrsta dokumenta; - zveza z drugim dokumentom (opravilna številka drugega dokumenta); - oznaka števila izvodov izhodnega dokumenta; - oznaka stopnje tajnosti (v kolikor obstaja); - število prilog; - mesto hranjenja (tajništvo NOE oziroma ime in priimek zaposlenega); - črtna koda ( ki naj se izračuna in iztiska na dokument za kasnejše samodejno uparjanje skeniranega dokumenta); - ostali podatki, ki so pomembni za postopek. Poleg standardnih metapodatkov mora sistem omogočati tudi konfiguracijo dodatnih metapodatkov, ki je vezana na vrsto dokumenta. Metapodatke, ki niso avtomatsko zagotovljeni v elektronski evidenci, mora obvezno v elektronsko evidenco vpisati delavec, ki zadevo rešuje. Če delavec ne evidentira izhodnega dokumenta sam, mora preko GP poskrbeti, da bo evidentiran in opremljen s pravilnimi evidenčnimi podatki ter podana prava zahteva za odpremo dokumenta. Oblika dokumentov družbe (znak družbe, glava dokumenta, barve, vrsta, format papirja, oblika in velikost črk itd.) mora biti v skladu z določeno grafično podobo družbe. Pri izdelavi dokumentov morajo delavci uporabljati samo standardne formate listnega ali neskončnega papirja. Izjemoma, največ v primerih potrebe tehnične, tehnološke, projektne, tržne in druge podobne dokumentacije, so lahko dokumenti tudi v obliki nestandardnih formatov. V poslovanju in komuniciranju družbe z zunanjimi javnostmi (podjetja, lokalna in državna OpisInZahteveJHL_cistopis_UP_končni.docx 18/43