POSTOPEK PORAČUNA PLAČ V JAVNEM SEKTORJU ZA OBDOBJE JANUAR-JUNIJ 2007 Ljubljana, julij 2007 verzija 1.00
Stran - 1 Skladno z objavo Zakona o spremembah in dopolnitvah zakona o sistemu plač v javnem sektorju (Uradni list št. 57/2007, stran 7737), so javni uslužbenci pri obračunu plač za julij 2007 upravičeni do poračuna plač za obdobje januar-junij 2007 v višini razlike do izhodiščne plače oziroma plačnega razreda, veljavnih do 1. januarja 2007. Zaradi omenjenih dopolnitev zakona in razlag s strani Direktorata za plače v javnem sektorju smo program Vitez (verzija 3.75) ustrezno dopolnili in v nadaljevanju pripravili podroben postopek obračuna plač za mesec julij 2007, vključno s poračunom za obdobje januar-junij 2007. Osnova za omenjeni obračun plač je vsekakor podrobno poznavanje zakonodaje, ki ureja to področje (zbirka vseh predpisov se nahaja na spletni strani Ministrstva za javno upravo www.mju.gov.si, delovno področje Plače v javnem sektorju). Ob tem bi radi še zapisali, da podjetje Grad d.d. ni usposobljeno za podajanje razlag zakonodaje, ampak smo program dopolnili tako, da bi v kar največji meri poenostavil obdelavo in izplačilo posameznih obračunov. Cilj, katerega želimo doseči, je obračun plač za julij 2007 s spremenjeno izhodiščno plačo za negospodarske dejavnosti in spremenjeno plačno lestvico ter poračun plač za obdobje januar-junij 2007. Postopek za posamezno šifro podjetja je sledeč: 1. Po navodilih zaključimo mesec junij 2007. 2. V meniju Nastavitve.Nastavitve obračuna označimo Dodatno izplačilo (ostali parametri niso pomembni, saj v dodatnem izplačilu ne bomo delali obračuna). Slika 1
Stran - 2 3. Ker so do poračuna upravičeni tudi tisti zaposleni, ki so v tem obdobju odšli ali so na porodniškem dopustu, je potrebno pri teh osebah v meniju Šifranti.Plače.Kadri v zavihku Prihod odznačiti (odstraniti»kljukico«) polje Konec izplačil ali Porodniška odsotnost. Slika 2 4. Program bo izvedel poračun za posamezno obdobje v procentu (0,45%) na vse tiste VP-je, ki imajo v šifrantu Vrste podatka v zavihku Osnove obračunov, polje Za ostala izplačila označeno z 1- Upošteva. Na ta način lahko uporabnik sam določi, na katere šifre VP-jev se bo izvajal poračun. Nekaj namigov. Praviloma moramo vse VP-je označiti z 1, razen npr. regres, bonitete, neplačana odsotnost, razlika do minimalne plače, dodatki v zneskih, refundacije in podobno, ki jih označimo z 0 - Ne upošteva. Posebnost je lahko tudi poračun za mesec januar 2007, kjer so se določena nadomestila plač (praznik, dopust, boleznine do 30 dni) računala iz osnov preteklih obdobij (običajno pretekli mesec, torej december 2006). V takem primeru po našem mnenju zaposleni niso upravičen do poračuna na te šifre VP-jev, saj sprememba izhodiščne plače ali plačnega razreda ne bi vplivala na izračun le teh VP-jev.
Stran - 3 Torej, pred obračunom poračuna za januar 2007 določene VP-je izločimo iz osnove, vendar jih pred obračunom za obdobja od februarja do junija 2007 vključimo v osnovo za poračun. Slika 3 5. Sledi izračun razlik. V meniju Obdelave.Priprava za obračun izberemo obdobje (najprej januar 2007), vpišemo procent poračuna (0,45%) ter obvezno označimo Posamični VP-ji (za direktorje in funkcionarje je potrebno prikazati podatke analitično za vsak mesec posebej ter za vsako grupo izplačil posebej A, B,C ter G). Po končanem izračunu za januar 2007 eventualno določene VP-je vključimo v osnovo (npr. praznik, dopust, boleznine do 30 dni), ponovno izberemo meni Priprava za obračun, določimo obdobje (sedaj februar 2007), vpišemo procent in obvezno označimo Posamični VP-ji. Ta postopek ponovimo še za ostala obdobja (torej še za marec, april, maj ter junij 2007). Slika 4
Stran - 4 6. Po končanem izračunu razlik izberemo meni Obdelave.Formiranje obr. baze in določimo obdobje poračuna januar 2007 junij 2007. Na ta način bo program združil poračun šestih mesecev v skupno bazo. Slika 5 7. V šifrantu Vrste podatkov je potrebno preveriti prisotnost vsaj 6 šifer, ki so namenjene poračunu. Glede poračuna plač za zaposlene program potrebuje samo dve šifri (za Poračun rednega dela ter Poračun boleznin), medtem ko za poračun plač za funkcionarje ter direktorje potrebujemo 4 šifre (za Poračun rednega dela - A900, Poračun nadomestil plač - B900, Poračun dodatkov C900 ter Poračun boleznin G900). Torej, za zaposlene potrebujemo 2 šifri VP-jev. Običajno imamo šifri že odprti, vendar smo vam v nadaljevanju pripravili pregled osnovnih nastavitev. Slika 6
Stran - 5 Slika 7 Za poračun plač za funkcionarje in direktorje potrebujemo 4 šifre VP-jev. Pred odpiranjem novih šifer preverite obstoj šifer za poračun že v obstoječem naboru, v nasprotnem primeru pa odprete prosto šifro VP-ja in izmed ponujenih šifer izberete ustrezno ter prenesete nastavitve.
Stran - 6 Potrebujemo naslednje: Poračun rednega dela - A900, Poračun nadomestil plač - B900, Poračun dodatkov C900 ter Poračun boleznin G900. Slika 8 Slika 9
Stran - 7 Slika 10 Slika 11
Stran - 8 Slika 12 Slika 13
Stran - 9 Slika 14 Slika 15
Stran - 10 POMEMBNO!!: Pred nadaljevanjem je potrebno pri šifrah za poračun (torej na vseh 6 šifrah) obvezno v zavihku Osnove obračuna preveriti polji Za boleznine ter Za nadomestila, ki morata imeti izbrano 0 Ne upošteva (v nasprotnem primeru ne bo pravi izračun nadomestil pri obračunu plač). Nastavitve v ostalih zavihkih nastavimo smiselno enako, kot so že obstoječi VP-ji. Slika 16
Stran - 11 Prav tako program omogoča, da se pri obračunu plač za julij 2007 akontacija dohodnine od poračuna izvede po povprečni stopnji (v takem primeru moramo pri šifrah za poračun v zavihku parametri obračuna, polje Akontacija dohodnine, izbrati 2 Po povprečnem odstotku), vendar vam predlagamo, da zaradi majhnega zneska poračuna izvedete obračun akontacije dohodnine po dohodninski lestvici, saj bo v tem primeru v naslednjem letu manjše doplačilo dohodnine. Stopnja akontacije dohodnine je tako malenkostno višja, kot bi bila po povprečni stopnji. Odločitev o načinu obračuna akontacije dohodnine pa je v vsakem primeru vaša. Slika 17 8. V meniju Obdelave.Prometni podatki.dodatni vnosi izberemo Združevanje na zbirne VP-je. V nadaljevanju v posamezna polja vpišemo ustrezne šifre VP-jev za poračun (v tem primeru brez šifre za poračun refundacij), označimo Prepis v plače in potrdimo. Na ta način je program združil poračune po posamezni šifri VP-ja na zbirne VP-je in podatke prenesel v plače. S tem dejanjem se je končal izračun poračuna plač za obdobje januar julij 2007 in delo nadaljujemo v plačah. Slika 18
Stran - 12 V kolikor bi nastala potreba po ročnem vnosu ali popravljanju izračunanih zneskov poračuna za funkcionarje ter direktorje, je možen vnos (popravljanje ni možno) prometnih podatkov izključno preko menija Obdelave.Prometni podatki.posamično no, kjer pa je potrebno pri posameznem znesku poračuna OBVEZNO vpisati tudi podatek v polje Popravek za obdobje. 9. V meniju Nastavitve.Nastavitve obračuna izberemo Plače in vpišemo manjkajoče podatke. Posebna pozornost naj velja spremenjeni izhodiščni plači za negospodarske dejavnosti za I.tarifni razred, ki od 1. julija 2007 znaša 235,82 EUR. 10. V meniju Šifranti.Plače.Delovna mesta.posami.posamično je potrebno na delovnih mestih za funkcionarje in direktorje ustrezno spremeniti znesek osnovne plače iz plačne lestvice, ki velja od 1. julija 2007 (Z070). Slika 19 11. V meniju Šifranti.Plače.K e.kadri je potrebno pri posameznem funkcionarju ali direktorju na pogodbi o zaposlitvi v zavihku Osnovni količnik ustrezno spremeniti podatek pod Z113 ali Z115. Da ponovimo: Z113 Delež razlike za odpravo nesorazmerja Skladno z Zakonom o sistemu plač v javnem sektorju se pri obračunu plač za mesec december vsakega leta odpravi 25% nesorazmerja v osnovnih plačah. Tako je 100% znesek nesorazmerja (Z107) enak razliki med Z070 (nova osnovna plača iz delovnega mesta) ter Z106 Korekcijska osnovna plača (vpisana na pogodbi o zaposlitvi v zavihku Javni uslužbenci). Ker se je osnovna plača spremenila, se je hkrati spremenil tudi znesek nesorazmerja (Z107). Ker je obračun plač za december že mimo, je potrebno omenjeni znesek zmanjšati za 25%, tako da dobimo delež razlike za odpravo nesorazmerja. Delež razlike za odpravo nesorazmerja je tako pri spremenjeni julijski plači 2007 samo še 75% zneska pod šifro Z107.
Stran - 13 Torej, znesek pod šifro Z113 delež razlike za odpravo nesorazmerja (vpišemo ga z negativnim predznakom v pogodbo o zaposlitvi) trenutno znaša 75% zneska nesorazmerja (Z107). Slika 20 Z115 Zmanjšanje po uredbi Skladno z 12. členom Uredbe o plačah direktorjev v javnem sektorju se osnovne plače direktorjev v letu 2007 zmanjšajo za 1,5%. To pomeni, da je potrebno zaradi spremenjene osnovne plače direktorjev pri obračunu plač za mesec julij 2007 na pogodbi o zaposlitvi pri direktorju spremeniti zmanjšanje po uredbi. Torej, znesek pod šifro Z115 znaša 1,5% od osnovne plače (Z070). Podatek se vpiše s predznakom (minus). Slika 21
Stran - 14 12. Nadaljevanje obračuna plač je identično predhodnim obračunom, s to razliko, da imamo v prometnih podatkih že podatke o poračunu plač za obdobje januar-junij 2007 (pri funkcionarjih in direktorjih so podatki o poračunu analitični po vrsti prejemka in obdobju). POSEBNOST: V primeru, da je zaposleni v obdobju januar-junij 2007 kadarkoli spremenil način obračuna plač (nekaj časa zaposleni, nekaj časa funkcionar ali direktor), je potrebno v tem smislu tudi opraviti poračun in pripraviti datoteko XML. V kolikor bi nastopile težave, se lahko za podrobna navodila obrnete na GRAD d.d. in s skupnimi močmi bomo rešili nastalo situacijo). 13. Po zaključku meseca julija 2007 je potrebno vsem, ki so zapustili podjetje ali odšli na porodniški dopust v meniju Šifranti.Plače.Kadri v zavihku Prihod ponovno označiti Konec izplačil ali Porodniška odsotnost. Poračun plač za obdobje januar-junij 2007 lahko izvedemo tudi ločeno od obračuna plač za julij 2007 (obvezno po obračunu plač), tako da po točki 8 vpišemo parametre v Nastavitve obračuna, izvedemo obračun, pripravimo izpise in ostale dokumente ter naredimo pripis v kumulativo plač. Po pripisu se prijavimo v plače in šele sedaj pripravimo XML datoteko za AJPES (v datoteki bo tako plača kot poračun za funkcionarje ter direktorje). Za konec pa še tole: v kolikor so nastavitve in ostale prilagoditve pripravljene skladno z zgoraj opisanimi postopki in seveda usklajene s predpisano metodologijo obračuna plač, potem boste s programom uspešno obračunali spremenjene plače skupaj s poračunom. DODATNO OBVESTILO: S 01. julijem 2007 predvidoma spremenjene premije - program VIZIR. Skladno z obvestilom na spletni strani Kapitalske družbe d.d. se s 01. julijem 2007 (torej pri plači za julij 2007) predvideva uskladitev premij kolektivnega dodatnega pokojninskega zavarovanja za javne uslužbence. V kolikor bo Odbor sklada ZVPSJU sprejel sklep o uskladitvi dodatnih premij, naj bi bila nova tabela z zneski premij po premijskih razredih objavljena v Uradnem listu, predvidoma v petek, 27. julija 2007. V tem primeru je potrebno za izplačilo plač za julij 2007 uskladiti vrednosti premij po posameznih razredih v meniju Šifranti.Premijski razredi za javne uslužbence. Podjetje GRAD d.d. vam želi čim manj stresen obračun.