Ekonomska šola Celje Mateja Obrez Verbič KOORDINATORSTVO KONZORCIJA COORDINATING A CONSORTIUM

Ekonomska šola Celje Mateja Obrez Verbič KOORDINATORSTVO KONZORCIJA COORDINATING A CONSORTIUM

Povzetek Ekonomska šola Celje je pred tremi leti svoje delovanje na področju mobilnosti nadgradila z ustanovitvijo Konzorcija ekonomskih šol, katerega delo koordinira koordinatorica projekta mobilnosti. Konzorcij se uspešno širi in s tem tudi obseg dela koordinatorice, ki poskrbi, da so vse naloge prijava projekta, priprava dijakov na mobilnost, sama mobilnost, diseminacija in priprava potrebne dokumentacije uspešno opravljene. Delo je raznoliko, naporno, a vredno truda, saj ima mobilnost neverjetno pozitiven učinek tako na dijake kot učitelje in šole nasploh. Ključne besede: konzorcij, koordinatorica, sodelovanje, mobilnost Abstract Three years ago Celje School of Economics upgraded their activities mobility wise by founding a Consortium of Schools of Economics, the activities of which are coordinated by the mobility project coordinator. The Consortium has successfully increased as has the scope of work the project coordinator does. She makes sure the latter is managed successfully, be it the project application, preparation of students for mobility, mobility itself, or dissemination as well as all preparation of the required documents. Tasks are diverse, it is hard work but worthwhile as mobility has proved to have a very positive effect on students as well as teachers and schools in general. Key words: consortium, coordinator, cooperation, mobility

1 Teoretični uvod Ekonomska šola Celje je aktivna na področju evropskih projektov že 15 let, najdaljši staž ima projekt mobilnosti, s katerim smo začeli našo evropsko pot pred 13 leti še v programu Leonardo da Vinci, jo nadaljevali z Vseživljenjskim učenjem, zdaj pa stopamo po poti programa Erasmus+. Število mobilnosti naših dijakov je z leti postopoma naraščalo, vsako šolsko leto smo jih izvedli več in pred tremi leti smo se odločili, da bomo s svojimi izkušnjami pomagali v svet mobilnosti tudi tistim šolam, ki te enkratne izkušnje svojim dijakom še niso omogočale, bodisi ker niso bile seznanjene s to možnostjo bodisi se same niso lotile prijave projekta iz drugih razlogov. Tako smo to nalogo prevzeli na Ekonomski šoli Celje in v ta namen ustanovili Konzorcij ekonomskih šol, v katerega smo se na začetku povezale 4 šole: Ekonomska šola Celje kot nosilka projekta, Ekonomska šola Novo mesto, Ekonomska šola Murska Sobota ter Srednja šola Slovenj Gradec in Muta. Najpomembnejšo vlogo pri zasnovi Konzorcija so imeli seveda ravnatelji, saj je dober glas o naših aktivnostih do njih prenesla naša ravnateljica direktorica in jih navdušila za sodelovanje, v pomoč nam je bila tudi naša spletna stran, kjer smo z diseminacijskimi prispevki o izkušnjah dijakov skušali za mobilnost navdušiti še koga. Ko je komunikacija med šolami stekla, je vsaka partnerska šola določila svojega sokoordinatorja, ki je zdaj vezni člen med koordinatorico Konzorcija in dijaki svoje šole in tako zelo pomemben del celotnega procesa. V prvem letu delovanja Konzorcija je bila glavna naloga koordinatorice le tega uvesti sokoordinatorje po posameznih šolah v način projektnega dela do te mere, da niso bili preveč obremenjeni, hkrati pa so ji bili v podporo pri organizaciji mobilnosti. V drugem letu delovanja se nam je pridružila nova začetnica na področju mobilnosti, Srednja ekonomska šola Ljubljana, ki jo je naše delo navdušilo. Z veseljem smo jih vključili v Konzorcij in nadaljevali s projektnimi aktivnostmi. To leto je bilo delo že bolj tekoče, saj je imela večina sokoordinatorjev s partnerskih šol za sabo že uspešno izpeljan projekt, povečini so dijake tudi sami spremljali v tujino in tako dobili res dober vpogled v celoten proces mobilnosti. Glede na to, da je projekt zelo dinamičen proces, nenehno stremimo k temu, da svoje delo in aktivnosti nadgrajujemo in dopolnjujemo, se učimo drug od drugega in iščemo vedno nove načine, kako delo poenostaviti, izboljšati kakovost in dijakom ponuditi kar največ v okviru

danih možnosti. Tako smo v drugem letu delovanja Konzorcija poudarili diseminacijo. Gostovali smo po vseh slovenskih šolah, kamor so nas povabili, za kar se moramo zahvaliti dobremu sodelovanju ravnateljev. Naša gostovanja so obrodila sadove, saj smo naleteli na zelo pozitiven odziv na vseh šolah, kjer smo projekt predstavljali. Tako je Konzorcij v šolskem letu 2015/16 vstopil v svoje tretje leto delovanja obogaten s petimi novimi članicami: Gimnazijo Celje Center, Srednjo ekonomsko šolo Maribor, Ekonomsko gimnazijo in srednjo šolo Radovljica, Srednjo šolo Jesenice in Srednjo ekonomsko poslovno šolo Koper. Združuje torej 10 šol, ki jih obiskujejo dijaki iz vseh slovenskih regij, kar pomeni, da smo trenutno edini konzorcij v Sloveniji s takšnim razponom delovanja, vse od Murske Sobote do Kopra. Dela bo v letošnjem šolskem letu ogromno, saj bomo v tujino poslali okrog 300 dijakov, precej bo tudi spremljevalcev, kar 50 jih bo skrbelo za dijake v tujini tekom šolskega leta. 2 Koordinacija aktivnosti 2.1 Prijava projekta Aktivnosti koordinatorice se začnejo že v mesecu novembru oz. decembru, ko Evropska komisija izda razpis v okviru programa Erasmus+, konkretneje gre za projekt mobilnosti z oznako KA1 (Ključna aktivnost 1). Najprej je treba dobro preučiti evropski razpis, nato pa na osnovi tega pripraviti razpis za dijake in jim omogočiti dovolj časa, da se nanj prijavijo ter predložijo vso potrebno dokumentacijo: življenjepis Europass in motivacijsko pismo (v angleščini), prijavni obrazec z vsemi potrebnimi podatki ter kopijo osebnega dokumenta. S temi podatki si precej olajšamo nadaljnje delo, saj podatke potrebujemo za optimalno načrtovanje tokov mobilnosti. Dijake pred dokončnim izborom tudi preverimo. To naredimo s pomočjo posebnega vprašalnika za razrednike, posvetujemo pa se tudi z oddelčnim učiteljskim zborom in s svetovalno službo, tako da na koncu izberemo res najustreznejše kandidate, ki bodo posamezno šolo zastopali v tujini. Vsaka partnerska šola opravi svoj izbor dijakov. Seveda lahko vedno pride do kakšnih presenečenj, saj od prijave projekta do dejanske mobilnosti poteče od 7 do 12 mesecev, v življenju in vedenju najstnika pa lahko pride v takšnem obdobju do precejšnjih sprememb. Praviloma lahko rečemo, da nam s sodelovanjem in izmenjavo mnenj uspe izbrati dobre in ustrezne dijake, ki sebe, svojo šolo in domovino v tujini dostojno zastopajo. Nemalokrat se tudi zgodi, da s svojim pozitivnim

pristopom k delu in marljivostjo navdušijo tuje delodajalce in marsikdo se vrne domov s priporočilom svojega mentorja. V prijavnici projekta že načrtujemo število tokov mobilnosti in termine le teh. Tu šole aktivno sodelujemo in se povezujemo, tako da pri posameznem toku kombiniramo dijake različnih šol, upoštevajoč seveda logistiko transferjev. Največ tovrstnega povezovanja je med šolami Pomurske, Podravske, Koroške in Savinjske regije. Koordinatorica projekta mora poskrbeti za vse usklajevanje med šolami in seveda tudi tujimi partnerji, ki morajo vse načrtovane tokove in aktivnosti potrditi in poslati pismo o nameri, s čimer so vsi dogovori uradno potrjeni. Hkrati morajo vse šole načrtovati že vse diseminacijske aktivnosti, tako da je dela do oddaje prijavnice (praviloma v prvem tednu marca) ogromno. Glede na to, da smo šole združene v Konzorciju, vsaka partnerska šola podpiše mandatno pismo, s katerim nosilki projekta Ekonomski šoli Celje omogoči nemoteno vodenje projekta in upravljanje z evropskimi sredstvi. Vsaka nova članica Konzorcija mora pred prijavo projekta pridobiti še PIC kodo (Personal Idetification Code), brez katere je ne moremo umestiti med partnerske šole v projektu. Vsem šolam novinkam v Konzorciju koordinatorica projekta pomaga v procesu pridobitve te kode, da je postopek enostavnejši in hitrejši. 2.2 Priprava na mobilnost Takoj, ko je projekt odobri Nacionalna agencija (CMEPIUS), kar se ponavadi zgodi konec meseca maja ali v začetku junija, začnemo z delom. Projektne aktivnosti za mobilnosti v novem šolskem letu se torej začnejo že eno šolsko leto prej, tik pred poletnimi počitnicami pa ob odobritvi projekta po šolah kar završi od vznemirjenja, čeprav smo že vsi utrujeni od pestrega dogajanja v tekočem šolskem letu in z mislimi že na počitnicah oz. dopustu. Projekt v tem obdobju šele pravzaprav začenja živeti. Najprej vse članice Konzorcija seznanimo s prijetnimi novicami, nato pa takoj zavihamo rokave. Preverimo, če prijave dijakov še držijo. Najstniki si namreč radi premislijo in čas od prijave projekta do objave rezultatov izbora le teh je zanje že dokaj dolgo obdobje, poleg tega so tik pred zaključkom šolskega leta in razmišljajo samo še o počitnicah, tako da si z naslednjim šolskim letom ravno ne belijo glave. Vedno je tako, sploh pri velikem številu načrtovanih mobilnosti, da pride do nekaj sprememb in najpomembneje je, da pred počitnicami dokončno uredimo sezname dijakov, ki potem od jeseni naprej odhajajo na

praktično usposabljanje v tujino. Da je tudi uradno potrjeno, kdo od dijakov bo dejansko vključen v projekt, na vsaki šoli organiziramo sestanek z dijaki in njihovimi starši, na katerem jih seznanimo z vsemi podrobnostmi glede mobilnosti, nato pa podpišemo pogodbo o sodelovanju (šola starši dijak), hkrati pa se dogovorimo, kdo od učiteljev s posamezne šole bo spremljal dijake v tujino in v katerem obdobju. Vse te aktivnosti so izredno stresne, saj potekajo v za to najmanj ustreznem času, a drugače zaradi velikega števila mobilnosti žal ne gre. Tako smo koordinatorica in vsi sokoordinatorji v tem obdobju v rednem dnevnem kontaktu in elektronska sporočila neprestano švigajo sem in tja, telefoni skoraj pregorijo, a ko šole zaprejo svoja vrata, imamo s skupnimi močmi in dobrim sodelovanjem vse urejeno, da lahko koordinatorica projekta nemoteno nadaljuje s svojimi aktivnostmi tudi v poletnem času. Poletje je čas, ko s tujimi partnerji urejamo podrobnosti glede posameznega toka mobilnosti. Še enkrat preverimo, če dogovorjeni termini držijo, javimo morebitne spremembe glede številčnosti posamezne skupine ali spremembe v strukturi izobraževalnih programov, iz katerih izhajajo posamezni dijaki, itd. Ko tuji partnerji vse to potrdijo, je čas, da rezerviramo letalske karte, se dogovorimo glede letaliških transferjev, poskrbimo tudi za zdravstveno zavarovanje. Pripraviti je potrebno ustrezne sezname dijakov po tokovih mobilnosti, ki vključujejo različne podatke, ki jih potrebujemo pri vodenju projekta, saj ima večina tujih partnerjev svoje obrazce, ki jih je potrebno ustrezno izpolniti. Tako jih nekaj izpolni koordinatorica projekta, nekaj pa dijaki sami, tudi s pomočjo staršev (npr. o zdravstvenem stanju, ipd.). Preverimo še veljavnost osebnih dokumentov in če je potrebno, pozovemo dijake, da si uredijo nove, saj morajo biti v skladu s pravili letalskih prevoznikov. Za dijake predšolske vzgoje od Ministrstva za pravosodje pridobimo potrdila o nekaznovanosti, ki jih mora prevesti sodno overjeni prevajalec, preden jih pošljemo v tujino. Brez tega namreč v Združenem kraljestvu ne morejo opravljati praktičnega usposabljanja v vrtcih in šolah. Poleg tega koordinatorica projekta aktivno sodeluje z računovodstvom, kjer spremljajo oz. opravljajo vsa plačila in vse ostale finančne zadeve v povezavi s projektom. Precej dela imamo tudi z urejanjem dokumentacije dijakov, t.j. njihovega živjenjepisa in motivacijskega pisma. Dijakom sicer posredujemo vsa ustrezna navodila in napotke, kako se lotiti teh dveh dokumentov, ki sta zelo pomembna, saj z njima naredijo prvi vtis na tuje partnerje, a se žal ne potrudijo dovolj in moramo vse dobro pregledati in popraviti, preden jih pošljemo v tujino. Tako smo letos pregledali in dopolnili oz. popravili dokumentacijo več

kot 250 dijakov, kar je precej naporno delo, ki ga opravita koordinatorica projekta in po novem tudi njena asistentka, težko pričakovana pridobitev v tretjem letu delovanja Konzorcija, ki je svoje delo začela opravljati že v juniju, čeprav je uradni začetek teh aktivnostmi šele z novim šolskim letom. Z novim šolskim letom stopnja vznemirjenosti narašča z vsakim dnem, saj se prvi odhodi zelo hitro približujejo. Do dejanskega odhoda posamezne skupine moramo postoriti še marsikaj: dijake je potrebno ustrezno pripraviti na mobilnost, kar pomeni, da jim podrobneje približamo deželo gostiteljico (zgodovinsko kulturna priprava), regijo in kraj njihovega bivanja, našega tujega partnerja njihovega gostitelja, njegova pravila, posredujemo jim tudi podatke o bivališču (hotel oz. gostiteljska družina oz. apartma, odvisno od ponudbe tujih partnerjev) ter informacije o podjetjih, kamor so bili dodeljeni. Nekateri tuji partnerji želijo pred dokončno potrditvijo prakse v podjetjih opraviti še razgovor s posameznim dijakom, tako da v tem primeru poskrbimo še za komunikacijo preko skypa. Skratka, priprave skušamo izvesti tako, da so dijakom zanimive, da si čim več zapomnijo in se marsičesa naučijo, ne da bi to razumeli kot učenje, kot so ga navajeni v šoli. Za dijake, ki odhajajo na špansko in portugalsko govoreča območja, pripravimo videokonferenčni tečaj španščine oz. portugalščine, ki jih pritegne, saj gre za drugačen pristop k poučevanju, ki je z domačega fotelja bolj zanimiv kot iz šolskih klopi. Dijake ustrezno pripravimo tudi na potovanje, jih oskrbimo s seznamom 'obvezne opreme' glede na letni čas potovanja in način potovanja (dokumenti, valuta, ustrezna prtljaga, pravila letalskih prevoznikov itd.). Pred odhodom pripravimo še vso potrebno projektno dokumentacijo: dogovor o usposabljanju, dogovor o kakovosti, mobilnost Europass. Vse tri dokumente urejata koordinatorica in asistentka v sodelovanju s partnerskimi šolami in tujimi partnerji. Letos bomo prvič pripravili tudi ECVET dokumentacijo za en tok mobilnosti, s čimer na dolgi rok težimo k še višji kakovosti izvedenih mobilnosti. Postopoma bomo ECVET uporabili za vse mobilnosti. Pred odhodom posamezne skupine v tujino se koordinatorica ukvarja tudi z učitelji spremljevalci. Zanje pripravi ustrezno pogodbo o sodelovanju, jim posreduje vse informacije o projektu, ki jih dobijo tudi dijaki, jih povabi na sestanke z dijaki pred odhodom ter jim pripravi vso potrebno dokumentacijo, ki jo predajo tujim partnerjem in jim jo po potrebi pomagajo dopolniti, hkrati pa poskrbijo, da domov prinesejo ustrezno izpolnjeno in požigosano. Poleg tega spremljevalcem poda natančne napotke glede potreb diseminacije

projekta, saj so v tujini dolžni poskrbeti, da dijaki pripravijo dovolj gradiva. Slednje se v glavnem nanaša na ustrezne fotografije, kar pa je z masovno uporabo pametnih telefonov za fotografiranje žal postala prava znanost. V letošnjem šolskem letu bodo spremljevalci prvič v naši zgodovini mobilnosti prisotni v tujini ves čas, s tem da se bodo na polovici termina menjali, tako da bosta sprotna diseminacija in evalvacija na takšen način veliko lažji in predvidevamo, da tudi boljši. Pripravo dijakov in spremljevalcev povečini izvaja koordinatorica Konzorcija, kar pomeni, da je tudi veliko na poti, saj v ta namen obišče vsako partnersko šolo večkrat letno: prvič v juniju, ko vsaka šola organizira uvodni sestanek za dijake in starše, drugič za namene priprave pred odhodom posamezne skupine in zadnjič po opravljeni mobilnosti, da dijake vodi skozi končno poročilo. 2.3 Bivanje v tujini V času bivanja dijakov v tujini je koordinatorica v rednem kontaktu s posameznimi spremljevalci in tujimi partnerji, občasno tudi z dijaki, tako da skupaj sproti poskrbimo za evalvacijo in ustrezno diseminacijo, saj je utrinke s praktičnega usposabljanja najbolje objavljati sveže, ko so aktualni, ne pa čakati, da se skupina vrne in pripravi vse potrebo, saj to terja veliko časa in potem ni več takšnega učinka na zainteresirano javnost kot ob takojšnjih diseminacijskih aktivnostih. Hkrati s spremljanjem tokov mobilnosti v tujini, doma nepretrgoma tečejo priprave na preostale tokove. Odhodi v tujino so namreč skoncentrirani okrog počitnic, tako da imamo v jesenskem času načrtovanih 12 odhodov, v zimskem 10 in v spomladanskem 2, računamo pa še na nekaj dodatnih skupin, ki jih bomo oblikovali naknadno na račun dobrega gospodarjenja z evropskimi sredstvi. Me organiziranje načrtovanih aktualnih tokov mobilnosti dokaj kmalu (v novembru) zopet začnemo načrtovati nov projekt za naslednje šolsko leto. Torej konec novembra 2015 že pripravljamo razpis za opravljanje prakse v tujini v šolskem letu 2016/17 in potem nas čaka obilica dela s pripravo nove projektne dokumentacije. Obeta se nam širitev Konzorcija, a to glede na dosedanje izkušnje ne bo težava.

2.4 Po mobilnosti Po vrnitvi dijakov domov ni časa za počitek. Aktivno nadaljujemo z diseminacijo, dijake vodimo skozi proces ustvarjanja končnega poročila v sistemu Mobility Tool ter jim skušamo po najboljših močeh pomagati, da se uspešno vključijo nazaj v šolske aktivnosti in ne pozabijo na svoje številne šolske obveznosti. Pri tem sodeluje praktično ves učiteljski zbor, saj dijaki po vrnitvi iz tujine potrebujejo nekaj časa, da se zopet prizemljijo in spet začnejo opravljati svoje običajne obveznosti. Dokončno uredimo tudi vso potrebno dokumentacijo za posamezen tok mobilnosti in na koncu organiziramo slovesno podelitev dokumenta Europass mobilnost, ki priznava pridobljene izkušnje v celotnem evropskem prostoru. Slika 1: Podelitev Europassov na Ekonomski šoli Celje Ko zaključimo z vsemi tokovi mobilnosti, poskrbimo še za končno evalvacijo. V lanskem šolskem letu smo to uredili tako, da smo konec meseca maja na skupni evalvacijski sestanek na Ekonomski šoli Celje povabili sokoordinatorja s posamezne partnerske šole in tudi kakšnega učitelja spremljevalca ter vsaj po enega dijaka na destinacijo. Sestanka se je udeležila tudi naša ravnateljica direktorica, ga. Marčeta. Odločitev se je izkazala za pravilno, saj so bili sploh dijaki še posebej navdušeni nad ponovnim snidenjem z vrstniki s partnerskih šol in odlično priložnostjo, da so lahko skupaj obujali spomine. Sklep sestanka je bil, da smo

zelo dobro in uspešno sodelovali in vsi smo se strinjali, da bomo to obliko evalvacije ohranili tudi v prihodnje. Slika 2: Prijetno ponovno snidenje sokoordinatorjev in dijakov s štirih partnerskih šol Slika 3: Utrinek z majskega evalvacijskega sestanka

Po vseh opravljenih aktivnostih je napočil čas za končno poročilo projekta, ki ga izpolni koordinatorica projekta. Tako z vsemi aktivnostmi zaključimo v drugi polovici julija, hkrati pa potekajo vse potrebne aktivnosti za mobilnosti v novem šolskem letu, tako da je tudi poletje precej pestro. 3 Zaključek Koordinatorstvo Konzorcija je precejšen zalogaj, delo je zelo dinamično, zahteva izredno prilagodljivost in iznajdljivost v včasih nemogočih situacijah in še bolj nemogočih urah in veliko smisla za timsko delo, hkrati pa je občasno rutinsko dolgočasno ob izpolnjevanju vse dokumentacije, čeprav do neke mere tudi slednje pogojuje uporabo domišljije in besednih spretnosti, da na pet zelo podobnih vprašanj Evropske komisije podaš pet različnih, domiselnih in nasploh pravih odgovorov. Po drugi strani pa to delo neznansko razširi obzorje, prinese ogromno novih znanj, spretnosti in nenazadnje poznanstev, ki zagotovo pustijo sledi, večinoma na srečo pozitivne, tu in tam pa tudi takšne, ki bi jih raje pozabili, a vse to je del življenja in tudi iz tega črpamo nova (spo)znanja. To je zelo stresno delo, ki zahteva celega človeka; delo, ki ne pozna dopusta, ne priznava bolezni in utrujenosti, a hkrati nudi tiho zadovoljstvo, ko se vsi srečno vrnejo domov, ko se v očeh krešejo iskrice zadovoljstva, ko dijaki pridejo na klepet v projektno pisarno 'kar tako' in nenazadnje, ko tu in tam kdo najde kakšno pohvalo za vso opravljeno delo, za ves vložen trud, ki si ga ljudje težko predstavljajo, še posebej takrat, ko vse gladko teče. 4 Viri in literatura 1. www.cmepius.si, 29. 8. 2015 2. Fotografije iz arhiva projektov 3. Projekt je financiran s sredstvi Evropske unije. Prispevek odraža stališča avtorja. Nacionalna agencija in Evropska komisija ne odgovarjata za kakršnokoli uporabo informacij navedenih v prispevku.