EVROPSKA KOMISIJA Bruselj, 22.11.2017 COM(2017) 691 final ANNEX 1 PRILOGA k Sklepu Sveta o stališču, ki naj se v imenu Evropske unije zastopa v ministrskem svetu, ustanovljenem na podlagi Pogodbe o ustanovitvi prometne skupnosti SL SL
PRILOGA SKLEP št. 2018/1 MINISTRSKEGA SVETA PROMETNE SKUPNOSTI D/2018/1/MC-TC z dne 2018: Poslovnik ministrskega sveta MINISTRSKI SVET PROMETNE SKUPNOSTI JE ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi prometne skupnosti ter zlasti členov 21, 22 in 23 Pogodbe SKLENIL: Edini člen Sprejme se poslovnik ministrskega sveta, priložen temu sklepu. V [...], dne... 2018 Za ministrski svet SL 1 SL
PRILOGA: POSLOVNIK MINISTRSKEGA SVETA PROMETNE SKUPNOSTI I. SPLOŠNO 1. Ta poslovnik določa notranje postopke delovanja ministrskega sveta kot institucije v okviru Pogodbe o ustanovitvi prometne skupnosti (v nadaljnjem besedilu: Pogodba). 2. V primeru navzkrižja med tem poslovnikom in Pogodbo se uporabljajo določbe Pogodbe. II. POGODBENICE, DRŽAVE OPAZOVALKE IN DRUGI UDELEŽENCI 1. Pogodbenice bi morale biti v ministrskem svetu načeloma zastopane na ministrski ali enakovredni ravni. 2. Brez poseganja v stališče držav opazovalk v skladu z drugim stavkom člena 22 Pogodbe se lahko predsedstvo in podpredsedstvo iz odstavka 2 oddelka III po potrebi dogovorita o povabilu predstavnikov drugih držav, mednarodnih organizacij ali drugih organov, vključno s predstavniki civilne družbe, da na ad hoc podlagi sodelujejo na posebnih zasedanjih ministrskega sveta ali enega ali več njegovih delov. 3. Če se predsedstvo in podpredsedstvo dogovorita o povabilu predstavnikov drugih držav, mednarodnih organizacij ali drugih organov, predsedstvo obvesti pogodbenice in stalni sekretariat prometne skupnosti (v nadaljnjem besedilu: sekretariat) najmanj tri tedne pred zasedanjem. Pogodbenice in sekretariat lahko predsedniku predložijo svoja stališča v roku petih delovnih dni od prejema teh informacij. III. PREDSEDSTVO 1. Ministrskemu svetu predseduje ista pogodbenica iz jugovzhodne Evrope, ki predseduje regionalnemu usmerjevalnemu odboru v skladu s členom 24(6) Pogodbe in ureditvami iz poslovnika regionalnega usmerjevalnega odbora. 2. Predsedstvo predseduje ministrskemu svetu. Pomagata mu en predstavnik Evropske unije in en predstavnik prihodnjega predsedstva, skupaj poimenovana podpredsedstvo. 3. Če predsedstvo na določenem zasedanju ne more opravljati svojih dolžnosti, mu predseduje predstavnik Evropske unije kot podpredsednik. IV. PRIPRAVA ZASEDANJ 1. Poleg letnih zasedanj v skladu s členom 23 Pogodbe lahko ministrski svet po potrebi skliče druga zasedanja. Zasedanja za takšne namene skliče predsedstvo po dogovoru s podpredsedstvom. SL 2 SL
2. Kraj zasedanj ministrskega sveta določi predsedstvo po posvetovanjih s podpredsedstvom in sekretariatom. Ta odločitev se sprejme vsaj dva meseca pred zadevnim zasedanjem. Prispevek sekretariata za organizacijske stroške zasedanj zunaj sedeža sekretariata se določi v skladu z njegovimi notranjimi proračunskimi pravili. 3. O datumih zasedanj se dogovorijo predsedstvo, podpredsedstvo in sekretariat. Ta dogovor se načeloma sprejme vsaj dva meseca pred zadevnim zasedanjem. 4. O osnutku dnevnega reda se dogovorita predsedstvo in podpredsedstvo. Osnutek dnevnega reda in dokumenti v zvezi z njim se posredujejo pogodbenicam in državam opazovalkam najmanj dva meseca pred zadevnim zasedanjem. Pogodbenice lahko podajo pripombe in predlagajo nove točke za uvrstitev na dnevni red. Dokumenti, ki bi jih lahko zanimali, se posredujejo tudi predstavnikom, povabljenim v skladu z odstavkom 2 oddelka II. 5. Za pripravo zasedanj je odgovoren sekretariat. Predsedstvo in podpredsedstvo redno in na njuno zahtevo obvešča o postopku priprav ter v zvezi s tem upošteva njune zahteve in napotke. V. ZASEDANJA MINISTRSKEGA SVETA POSTOPKOVNA PRAVILA 1. Zasedanja ministrskega sveta niso javna, razen če ministrski svet odloči drugače. 2. Vsako od pogodbenic ali druge udeležence zasedanja lahko spremljajo uradniki, ki jim pomagajo. Njihova imena in nazivi se vnaprej sporočijo sekretariatu. Teh uradnikov naj načeloma ne bi bilo več kot tri za vsako od pogodbenic in ne več kot dva za vsakega drugega udeleženca zasedanja. Vendar lahko predsedstvo nadalje svetuje glede največjega števila predstavnikov posamezne delegacije. 3. Šteje se, da je v ministrskem svetu dosežena sklepčnost, če so zastopane štiri pogodbenice iz jugovzhodne Evrope in Evropska unija. 4. Ministrski svet odloča s soglasjem. Če se pogodbenica vzdrži glasovanja, lahko ministrski svet kljub temu ukrepa, če je dosežena sklepčnosti v skladu z odstavkom 3 tega oddelka. 5. Dnevni red zasedanja se sprejme na začetku zasedanja. V nujnih primerih se lahko med zasedanjem vključijo nove točke, če s tem soglašata predsedstvo in podpredsedstvo. 6. Države opazovalke lahko dajo izjave, če jim predsedstvo to dovoli ali jih k temu pozove. 7. Osebe, povabljene v skladu z odstavkom 2 oddelka II, lahko sodelujejo v razpravah, ne pa pri ukrepanju ministrskega sveta. 8. Sklepi vsakega zasedanja se pripravijo s pomočjo sekretariata. Podpiše jih predsedstvo ter se posredujejo pogodbenicam in državam opazovalkam. Če osnutkov sklepov ni mogoče dokončno oblikovati do konca zadevnega zasedanja, predsedstvo zagotovi, da se dokončajo in posredujejo v sedmih koledarskih dneh po zasedanju. Vsaka pogodbenica lahko zaprosi za SL 3 SL
popravke v sedmih koledarskih dneh po prejemu osnutka sklepov. Predsedstvo poskrbi, da se končna različica posreduje v sedmih dneh po izteku roka za predložitev pripomb. 9. Smernice ali ukrepi splošne politike, sprejeti na zasedanju, se zabeležijo v sklepih. 10. Sklepi zasedanja ne smejo na noben način omejevati področja uporabe ali učinkov pravnih aktov ali Pogodbe. Vse podane izjave in sprejeti sklepi morajo biti v skladu z zavezujočimi pravnimi določbami. Sklepi zasedanja niso del pravnih aktov, prav tako nimajo normativnega učinka. VI. NAČINI UKREPANJA IN POSTOPKI, KI JIH MORA UPOŠTEVATI MINISTRSKI SVET 1. Ministrski svet ukrepa s sprejemanjem, odvisno od primera: splošnih smernic politike in sklepov, priporočil ali mnenj (skupaj imenovani ukrepi ). Sprejemanje pravil, ki zagotavljajo delovanje ministrskega sveta, in sprejemanje poročil se štejeta za sprejemanje sklepov. 2. Ko se splošne smernice politike ali ukrepi sprejmejo ali spremenijo, jih nemudoma podpiše predsedstvo, sekretariat pa jih razpošlje vsem pogodbenicam. 3. Splošne smernice politike in ukrepi začnejo veljati na dan njihovega sprejetja, razen če v njih ni določeno drugače. Splošne smernice politike 4. Sprejetje ali spremembo splošnih smernic politike lahko zahteva katera koli pogodbenica ali sekretariat. Zahteva se predloži v pisni obliki in vsebuje zadostne informacije, ki pojasnjujejo potrebo po sprejetju ali spremembi predlaganih smernic ministrskega sveta. 5. Pogodbenica svojo zahtevo v pisni obliki predloži predsedstvu, kopijo pa podpredsedstvu in sekretariatu. Predsedstvo obvesti vse druge pogodbenice v sedmih koledarskih dneh po prejemu zahtevka. Pogodbenica ali sekretariat, ki pripravi zahtevek, po potrebi zahteva stališče regionalnega usmerjevalnega odbora. 6. Predsedstvo po posvetovanju in v soglasju s podpredsedstvom organizira pripravo osnutka stališča ministrskega sveta, ki se predloži za razpravo na naslednjem zasedanju ministrskega sveta. Osnutek stališča se pošlje pogodbenicam najmanj 30 koledarskih dni pred zasedanjem. 7. V ustrezno utemeljenih primerih se lahko splošne smernice politike sprejmejo ali spremenijo brez upoštevanja načinov ukrepanja in postopkov iz odstavkov 4 do 6 tega oddelka. Ukrepi SL 4 SL
9. Če s tem poslovnikom ali drugimi pravili, ki jih določi ministrski svet za posebne primere, ni določeno drugače, sprejetje ali sprememba ukrepov poteka po enakem postopku. 10. Vsaka zahteva pogodbenice ali sekretariata za sprejetje ali spremembo ukrepa se predloži v pisni obliki vsaj 60 koledarskih dni pred zasedanjem ministrskega sveta, na katerem se bo razpravljalo o zahtevi. 11. Zahteva se pošlje predsedstvu, kopija pa vsem pogodbenicam in sekretariatu. Zahtevi se priložijo ustrezna pojasnila. Pogodbenica ali sekretariat, ki pripravi zahtevek, po potrebi zahteva stališče regionalnega usmerjevalnega odbora. 12. V ustrezno utemeljenih primerih se lahko ukrepi sprejmejo ali spremenijo brez upoštevanja načinov ukrepanja in postopkov iz odstavkov 10 in 11 tega oddelka. Sprejemanje splošnih smernic politike in ukrepov z dopisovanjem 13. Ministrski svet lahko v obdobjih med svojimi zasedanji sprejme ali spremeni splošne smernice politike ali ukrepe z dopisovanjem. Predsedstvo se na zahtevo pogodbenice ali sekretariata, da se splošne smernice politike ali ukrep sprejmejo z dopisovanjem, ali na lastno pobudo po posvetovanju in v soglasju z podpredsedstvom odloči, ali zadeva upravičuje uporabo postopka z dopisovanjem. 14. Kadar predsedstvo odloči, da se uporabi postopek z dopisovanjem, sekretariatu naroči, naj vsaki pogodbenici posreduje zahtevo skupaj z informacijami, za katere predsedstvo po posvetovanju in v soglasju s podpredsedstvom meni, da so potrebne. Predsedstvo po posvetovanju in v soglasju s podpredsedstvom odloči, ali in pod kakšnimi pogoji lahko pogodbenice spremenijo zahteve. 15. Predsedstvo po posvetovanju in v soglasju z podpredsedstvom določi rok (datum in uro) za prejem odgovorov, ki v nobenem primeru ne sme biti krajši od 10 koledarskih dni od datuma posredovanja informacij iz odstavka 14 tega oddelka. V izjemnih okoliščinah lahko na zahtevo ali po lastni presoji predsedstvo po posvetovanju in v soglasju z podpredsedstvom podaljša rok za prejem odgovorov. Vsaka pogodbenica, ki ne odgovori v pisni obliki (vključno z elektronsko pošto) v določenem roku, se šteje, da se je vzdržala. VII. RAZKRIVANJE INFORMACIJ 1. Razen če ni odločeno drugače, se dokončno oblikovani dokumenti zasedanj (dnevni red, sklepi itd.) objavijo na spletni strani sekretariata. 2. Pravico do dostopa do dokumentov, ki jih ima ministrski svet, določi regionalni usmerjevalni odbor v skladu s členom 38(2) in (3) Pogodbe. VIII. KONČNE DOLOČBE 1. Države opazovalke in osebe, povabljene v skladu z odstavkom 2 oddelka II, upoštevajo zahteve glede zaupnosti, ki veljajo za pogodbenice. Take zahteve so izražene v sklepih zasedanja. SL 5 SL
2. Osebe, povabljene v skladu z odstavkom 2 oddelka II, morajo pred udeležbo na zadevnih razpravah podpisati izjavo o zaupnosti. Taka izjava o zaupnosti vsebuje zavezo spoštovanju pravil iz prvega odstavka tega oddelka. Osebe, ki odklonijo podpis takšne izjave, se izključijo iz navedenih razprav. 3. Akte ministrskega sveta podpiše predsedstvo. 4. Spremembe tega poslovnika se sprejmejo s sklepom ministrskega sveta. 5. Če se ob uporabi tega poslovnika v določeni okoliščini pojavijo težave pri razlagi, predsedstvo po posvetovanju in s soglasjem podpredsedstva svetuje glede odprave take okoliščine. 6. Po enem letu od začetka veljavnosti tega poslovnika lahko sekretariat na podlagi praktičnih izkušenj pri njegovi uporabi predlaga spremembe poslovnika, za katere meni, da so koristne ali potrebne. Kadar želi tako spremembo predlagati pogodbenica, se najprej posvetuje s sekretariatom. Ta poslovnik začne veljati na dan, ko ga sprejme ministrski svet. SL 6 SL