1

Transkripcija

1 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija Smer Informatika v organizaciji in managementu SISTEMIZACIJA DELOVNIH MEST IN ORGANIZACIJSKA STRUKRTURA V AFORMI PROJEKT D.O.O. Mentor: mag. Franc Belčič Kandidat: Silvia Rozman Gerbec Kranj, februar 2006

2 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju magistru Francu Belčiču za njegove strokovne nasvete in čas, ki ga je posvetil izdelavi diplomske naloge. Hvala g. Aleksandru Gerbec in zaposlenim v podjetju Aforma Projekt d.o.o. za pripravljenost sodelovanja, pomoč in nasvete pri izdelavi diplomskega dela.

3 POVZETEK Sistemizacija delovnih mest je obveznost, ki posredno izhaja iz določb Zakona o delovnih razmerjih. Podjetje Aforma Projekt d.o.o. bo z nameravano rastjo zaposlenih to obveznost moralo izpolniti, saj ne bo več uvrščeno med manjše delodajalce, za katere zakon dopušča izjemo. Zakonska obveznost je pomembna, toda še pomembnejši je vsebinski vidik: za urejeno podjetje je koristno, če ne celo nujno, da ima urejeno organizacijo, znotraj tega pa sistemizacijo delovnih mest, ki je med drugim osnova za uspešno izvajanje kadrovske funkcije. V diplomskem delu je poleg teoretičnih izhodišč pripravljen katalog opravil v podjetju Aforma Projekt d.o.o. ter predvidena shema za opis delovnega mesta kot osnova za nadaljnje delo na tem področju. KLJUČNE BESEDE: Sistemizacija delovnih mest Poslovne funkcije Organizacijska struktura podjetja Katalog opravil Shema za popis delovnega mesta

4 ABSTRACT Job classification is an obligation, indirectly derived from the provisions of the Employment Relationship Act. The Aforma Projekt limited liability company intends to increase the number of employees. It will therefore have to fulfil this obligation because it will no longer be classified as a small organization, to which the provisions are not applicable. Legal obligation is significant but its contents are even more important: for a well-organized company it is useful or even necessary that it has a good organizational scheme. One of its parts is job classification, which forms a basis for successful implementation of personnel management. In addition to the theoretical part, the degree dissertation includes the catalogue of functions in the Aforma Projekt company and the job description form which represents the basis for further development in this field. KEY WORDS: Systemization of working posts Business functions Organization structure of a company Catalogue of functions Working post description form

5 KAZALO 1. UVOD PREDSTAVITEV PROBLEMA PREDSTAVITEV PODJETJA AFORMA PROJEKT D.O.O METODE DELA TEORETIČNE OSNOVE KAJ JE SISTEMIZACIJA? OSNOVE ZA SISTEMIZIRANJE DELA NAMEN SISTEMIZACIJE DELA POVEZANOST SISTEMIZACIJE Z ORGANIZACIJSKO STRUKTURO PODJETJA POJEM ORGANIZACIJSKIH STRUKTUR IN OSNOVNI MODELI ANALIZA DELOVNIH MEST ZAKONSKI PREDPISI, KI UREJAJO SISTEMIZACIJO OBSTOJEČE STANJE PODROBNEJŠA PREDSTAVITEV PODJETJA CILJI IN USMERITEV AFORME PROJEKT D.O.O ORGANIZACIJSKA IN KADROVSKA STRUKTURA NOVO OBLIKOVANJE SISTEMIZACIJE DELOVNIH MEST ANALIZA IN IZBIRA POSLOVNIH FUNKCIJ V PODJETJU OBLIKOVANJE POSLOVNIH FUNKCIJ POSTOPEK IZDELAVE SISTEMIZACIJE V AFORMI PROJEKT D.O.O METODA PRISTOPA K SISTEMIZACIJI PODATKI ZA SISTEMIZACIJO DELA A: PODATKI ZA IDENTIFIKACIJO B: ORGANIZACIJSKO-TEHNIČNI PODATKI C: KADROVSKI PODATKI D: PODATKI O PLAČAH IN BONITETAH SHEMA ZA POPIS DELOVNEGA MESTA...34

6 5. ZAKLJUČEK OCENA UČINKOV POGOJI ZA UVEDBO SISTEMIZACIJE MOŽNOSTI NADALJNEGA RAZVOJA LITERATURA IN VIRI...43

7 1.UVOD 1.1. PREDSTAVITEV PROBLEMA Osrednja značilnost današnje družbe je, da se okolje, v katerem določena organizacija deluje, nenehno spreminja, ter da preživijo in prosperirajo le organizacije, ki so sposobne nenehnega prilagajanja spremembam. Spremembe so torej edina stalnica, saj se tako delovni procesi, vsebina dela, vloga vodij, torej vsakdanjik vsake družbe, nenehno spreminja. Okolje je tisto, ki določeni gospodarski družbi daje različne možnosti, obenem pa ji postavlja razne omejitve za njeno poslovanje in nadaljnji razvoj. Vse večja konkurenčnost na trgu, novi izzivi in preizkušnje, s katerimi se podjetja soočajo, predstavlja za vodstvo in delavce vprašanje, kako oblikovati sistemizacijo, da bo na eni strani spoštovala zakonske zahteve in integriteto delavcev, na drugi pa omogočala čim večjo fleksibilnost s čim manj birokracije. V podjetju Aforma Interior d.o.o. se zavedajo, da je prednost in pogoj dobrih poslovnih rezultatov tržna prilagodljivost ter izpolnjevanje pogodbenih obveznosti, ob tem pa upoštevajo nestabilne gospodarske in politične tokove v današnjem obdobju. Vodstvo mora težiti k temu, da bi bili zaposleni objektivno seznanjeni z načrti, strategijo in cilji družbe ter tekočimi dejavnostmi uprave za doseganje osnovnih dejavnosti le-te. Podjetje Aforma Interior d.o.o. je bilo ustanovljeno leta Ukvarja se z opremljanjem in dizajniranjem objektov za lastnike in investitorje kjerkoli po svetu. Dejavnosti v grobem lahko razdelimo v dve smeri: Idejne zasnove in načrti projektov. Izvedba projektov, oskrba z materialom in pohištvom V zadnjih šestih letih je podjetje uspešno zaključilo več projektov na ladjah, naftnih ploščadih, bolnišnicah širom po svetu. Podjetje trenutno sklepa pogodbe tudi z drugimi podjetji za nudenje uslug za izdelavo notranje opreme v njihovih projektih in zato se je tako pojavila potreba po izdelovanju lastnega pohištva in ostale opreme, ki bi zadovoljevala potrebe njihovih naročnikov. Podjetje si prizadeva biti uspešno tudi pri vzpostavljanju vrednot kot so: Znanje in visoka strokovna usposobljenost kadra. Ekonomska stabilnost in finančna uspešnost. Stran 1 od 51

8 Dobra organizacijska klima. Visoka organizacijska kultura in ugled. Lepo urejeno delovno in širše okolje. Zadovoljstvo zaposlenih, naročnikov in poslovnih partnerjev PREDSTAVITEV PODJETJA AFORMA PROJEKT D.O.O. Podjetja, ki ne želijo le preživeti, pač pa biti tudi uspešna, se morajo odzivati na dejavnike, ki vplivajo in preoblikujejo trge. To še toliko bolj velja za podjetje, ki svojo prihodnost vidi predvsem na svetovnem trgu. Podjetje Aforma Interior d.o.o. je končalo kar nekaj projektov, ki mu prinašajo evropske reference: Pohištvo in notranja oprema na križarki Carnival Spirit (Finska, 2000). Notranja oprema in konstrukcijske rešitve za dizajn vojne ladje Titan v luksuzno potniško jahto (Velika Britanija, 2004). Notranja oprema za prestižno potniško ladjo Queen Mary 2, največjo potniško ladjo za križarjenje na svetu (Francija, 2003). Bolnišnica na križarki Coral Princess (Francija, 2002). Bolnišnica na križarki Chrystal Princess (Francija, 2002). Notranja oprema ladij The World in Trolfjord (Norveška, 2002) ter Midnasol (Norveška, 2003). Precedniška rezidenca v Kijevu (Ukrajina, 2004). Podjetje ima trenutno okrog 10 redno zaposlenih, toda razmišlja naprej. Letošnje leto so na Colu, v bivšem Alpininem obratu, odprli lastno proizvodnjo pohištva ter ostalega lesnega programa z dodatnimi zaposlenimi. Glede na to, da za potrebe naročnikov trenutno nabavljajo opremo drugod (pogodbe z kooperanti), so z odprtjem proizvodnje lastne izdelave videli priložnost za rast podjetja. Nov obrat podjetja Aforma Interior d.o.o. Aforma Projekt d.o.o. je trenutno v fazi pridobivanja različnih dovoljenj in ostalih načrtov, ki so potrebni za vzpostavitev podjetja in zagon proizvodnje. Moj namen sodelovanja in s tem tudi cilj diplomskega dela je torej oblikovati organizacijsko strukturo novega proizvodnega obrata podjetja s podrobnim Stran 2 od 51

9 opisom delovanja njegovih funkcij ter v okviru kadrovske funkcije podati sistemizacijo delovnih mest METODE DELA Pri opisovanju teoretičnih izhodišč oblikovanja organizacijske strukture se bo uporabljalo predvsem metodo povzemanja rezultatov znanstveno-raziskovalnega dela, stališč, zaključkov in spoznanj s tega področja. Diplomsko delo bo sad sodelovanja z vodstvom podjetja in zaposlenimi, predvsem v praktičnem delu, kako oblikovati poslovne funkcije, posamezne naloge ter določiti opis del za posamezna delovna mesta. Če poskušamo v grobem grafično prikazati oblikovanje novega proizvodnega obrata s sliko potrebnih znanj, je shema prikazana na sliki 1. Sodelovanje pri izbiri aktivnosti za širitev podjetja Aforma Interieri d.o.o. iz predvsem svetovalne, projektno in v nadzor usmerjene organizacije v proizvodno podjetje Aforma Projekt d.o.o. je torej predvsem v metodah in znanjih organizacije. OBLIKOVANJE PROIZVODNEGA OBRATA VSEBINSKA ZNANJA METODOLOŠKA ZNANJA EKONOMSKA ZNANJA TEHNIČNO- TEHNOLOŠKA ZNANJA METODOLOGIJE IN TEHNIKE DELA METODE PLANIRANJA IN ORGANIZACIJE Slika 1: Potrebna znanja za vzpostavitev proizvodnega podjetja (Vir: Bizjak 1988) Stran 3 od 51

10 2.TEORETIČNE OSNOVE 2.1. KAJ JE SISTEMIZACIJA? Za vsako podjetje je ustrezen opis delovnih mest temeljni kadrovski instrument, s katerimi se izbira najustreznejše kadre. Čim bolj jasni,veljavni in konkretni so ti opisi, tem bolj zanesljivo lahko izberemo ljudi, ki bodo določeno delo kar najučinkoviteje opravljali, saj imamo s tem opredeljene zahteve, ki jim morajo kandidati ustrezati. Kadar imamo takšne opise za vsa delovna mesta, govorimo o sistemizaciji delovnih mest. V nadaljevanju navajam nekaj definicij, ki bolj podrobno opredeljujejo, kaj sistemizacija delovnih mest sploh je. Sistemizacija delovnih mest je definirano urejanje delitve dela v delovnih procesih, opredeljevanje vloge zaposlenih pri uresničevanju ciljev organizacije ter določanju njihovih kadrovskih zahtev. V bistvu so s sistemizacijo opredeljene naloge, pristojnosti in odgovornosti ter podane zahteve do delavcev na delovnih mestih v pogledu njihove strokovnosti in osebnostnih zahtev. Sistemizacija torej vzpostavlja povezavo med delovnim procesom in zaposlenimi na delu (Kejžar, 2003). Sistemizacija je organizacijski akt, katerega sestavni del so opisi del, ki predstavljajo popis vseh nalog, ki jih je potrebno opravljati za nemoteno odvijanje procesov in je osnova za učinkovito programiranje in organiziranje dela. Je torej kadrovski akt, v katerem so opredeljene vse zahteve, ki jih mora izpolnjevati zaposleni za kakovostno opravljanje nalog, opredeljenih v opisu in je osnova za načrtovanje in izvajanje kadrovske politike (Guštin, 2004). Dobra sistemizacija nam torej omogoča učinkovito selekcijo kadrov, načrtovanje usposabljanja in treningov, notranje prerazporeditve, izgradnjo in načrtovanje posameznikove kariere, itd. Kadrovska politika podjetja je sestavni del splošne poslovne politike, njena naloga pa je, da predvidi ljudi, ki bi bili primerni za določene poslovne funkcije, saj je nujno, da ljudje, ki bodo določene funkcije opravljali, ustrezajo zahtevanim pogojem. Poznati je torej potrebno število kadrov, kakšne osebe se bodo potrebovale, roke za njihovo zagotovitev ter stroške priprave. Delovno mesto je del nekega podsistema, ki je seveda nujno za delovanje sistema kot celote. Umestitev posameznika v nek sistem je nujna za ureditev ravni odnosov in ozračja v družbi. Naloga sistemizacije je torej ureditev vseh resursov določenega delavca, tako fizičnih kot psihičnih ter vključitev v aktualno okolje nekega dela. Tako lahko rečemo, da Stran 4 od 51

11 sistemizacija prinaša izboljšave in pospešuje napredek in produktivnost. Z njo želimo dobiti vpogled tudi v možne, v prihodnosti izrabljive sposobnosti zaposlenih pri pravilnem usmerjanju in vodenju človeških potencialov OSNOVE ZA SISTEMIZIRANJE DELA Da bi še bolje razumeli, kaj je vloga sistemizacije delovnih mest, si najprej oglejmo ključne pojme, ki se vedno znova pojavljajo. Sem sodijo funkcija, opravilo, delovna naloga, delovno mesto, delovni program in delovno področje (Kejžar, 1995). Funkcija (angl. function) zajema skupek opravil, s katerimi se najbolj smiselno opravlja neka posebna naloga združbe. Njeno bistvo je v vzajemno povezanih opravilih oziroma delovnih operacijah. Na kratko bi lahko rekli, da je funkcija specifična oblika posebne naloge organizacije 1 (Kejžar, 1995). Opravilo, opravek (angl. job) je ena ali več aktivnosti, ki jih posameznik izvaja v neposredno podporo poslovnemu smotru podjetja (Kejžar, 1995). Delovna naloga (angl. task) je ena izmed sestavin elementov dela, ki ga mora izvršiti posameznik. Je skupek sorodnih oziroma povezanih opravkov, ki se jih dodeli v izvedbo delavcu na kakem delovnem mestu (Kejžar, 1995). Delovno mesto je najmanjša organizacijska enota v združbi, ki jo opredeljujejo zaposlenec - človek, delovno sredstvo, predmet dela in prostor za delo pod ustreznimi pogoji (Mihelič, 2004). Delovno področje je opredeljeno z opravki, ki jih je zaposleni sposoben izvajati in za izvajanje katerih se je v naprej dogovoril ob nastopu zaposlitve (Mihelčič, 1993). Je delovni program, organizirano področje dela, v okviru katerega je za posameznika izvedena zbirka nalog in odgovornosti, pogosto pa se celo pokriva s poklicem (Kejžar, 1996). Delovni program določa konkretne naloge, ki naj jih delavec opravi v okviru svojega delovnega področja v določenem času, pod določenimi pogoji, v določenem obsegu in kakovosti (Uhan, 1996). Po Zakonu o delovnih razmerjih (Uradni list RS št. 42/2002) so definirani pojmi:»d elovno razmerje je razmerje med delavcem in delodajalcem, v katerem se delavec prostovoljno vključi v organiziran delovni proces delodajalca in v njem za plačilo, osebno in nepretrgano opravlja delo po navodilih in pod nadzorom delodajalca«(4. člen).»delavec je vsaka fizična oseba, ki je v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi«(5. člen). 1 Bolj podrobne definicije besede»funkcija«so opisane v 2.poglavju pod naslovom Izbira organizacijskih funkcij v podjetju. Stran 5 od 51

12 »Delodajalec je pravna in fizična oseba ter drugi subjekt, ki zaposluje delavca na podlagi pogodbe o zaposlitvi«(5. člen). Osnova za sistemiziranje dela je torej iz opravil ali operacij sestavljena delovna naloga, vezana na delovno mesto ali delovno področje NAMEN SISTEMIZACIJE DELA Po Zakonu o delovnih razmerjih (ZDR) je delodajalec dolžan, da s splošnim aktom določi pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu. Delavec, ki sklene pogodbo o zaposlitvi, pa mora izpolnjevati predpisane pogoje, določene s kolektivno pogodbo ali splošnim aktom delodajalca in v skladu s prvim odstavkom 23. člena ZDR objavljene pogoje (20. člen). Izčrpni opisi delovnih mest so podlaga za izbor najustreznejših kadrov. Definiranje del, ki se na določenem delovnem mestu opravljajo, opredeljevanje nalog, dolžnosti in odgovornosti, ki jih delovno mesto zajema, vloga zaposlenih pri uresničevanju ciljev organizacije, vse to nam pomaga, da dobimo točno opredeljene zahteve, ki jim morajo kandidati na delovnem mestu ustrezati. Zakaj pravzaprav potrebujemo sistemizacijo delovnih mest? osnovni nameni so: Učinkovita selekcija kadrov. Načrtovanje usposabljanja in treningov, napredovanja v skladu z znanji, izkušnjami in dosežki. Notranje prerazporeditve, izgradnja in načrtovanje posameznikove kariere. Opis sistemiziranih delovnih nalog mora biti enostaven in vsem razumljiv. Biti mora predstavljen v jasni obliki, natančen in dosleden ter da se na podlagi le-tega delo strokovno presoja v najširšem pomenu. Sistemizacija tudi: Natančno opredeljuje dejavnosti posameznika ali skupine. Olajša definiranje delovnih sredstev. Določa moč pooblastil. Ureja vprašanja odnosov med ljudmi. Teži k nadaljnjemu razvoju organiziranosti dela (Kejžar, 1995). Pri opisu delovnega mesta je treba upoštevati vse posebnosti podjetja Aforma Projekt d.o.o Stran 6 od 51

13 Pri pripravi sistemizacije je upoštevana kombinirana metodologija z vidika organizacijske zgradbe podjetja ter z vidika vodenja kadrovskih procesov, oboje skupaj pa bo omogočilo, da bomo za vsako delovno mesto posebej opredelili: Konkretne zadolžitve in odgovornosti na posameznih delovnih mestih. Časovno porazdelitev posameznih zadolžitev (stalnih in občasnih). Pogoje, ki jih mora delavec izpolnjevati za opravljanje dela oziroma za zasedbo delovnega mesta POVEZANOST SISTEMIZACIJE Z ORGANIZACIJSKO STRUKTURO PODJETJA Sistemizacija, gledano iz organizacijskega vidika, predstavlja razdelitev delovnega procesa na osnovne naloge, da bi bili zastavljeni cilji tudi uresničeni. Funkcije, ki jih narekuje delovni proces, je potrebno, da bi bilo izvajanje res učinkovito, pretvoriti v smiselno zaokrožene organizacijsko-tehnične in planske celote naloge. Te uporabljamo za načrtovanje dela in vključevanje delavcev v delovni proces. Ko se namreč oseba v določenem podjetju zaposli, mora točno vedeti, za katere naloge, delovno področje ali delovno mesto bo sklenila delovno razmerje. Analiza dela v sistemizaciji mora za vsako delo, delovno mesto ali delovno področje pokazati: Položaj delavca v organizacijski strukturi v odnosu na druga delovna področja in temu pripadajoče organizacijske povezave. Od kje izvirajo naloge, navodila in napotki za delo, komu kaj poročati in na koga se obračati. Položaj zaposlenega v delovnem procesu: katera delan morajo biti končana prej in katera sledijo njegovemu delu. Morebitne druge povezave. S tem, ko delovni proces razdelimo na smiselno zaokrožena dela in določimo delavčev položaj v organizacijskem ustroju, zagotavljamo in spodbujamo njegovo racionalno in učinkovito izvedbo. Bolj so izkoriščene proizvodne in druge delovne zmogljivosti, delovni čas je popolneje izkoriščen, ni toliko zastojev pri delu, povečana je delovna produktivnost, kadrovski in materialni potenciali so uspešno povezani. Sistemizacija tudi pomaga, da so cilji posameznika usklajeni s ciljem podjetja, kar pozitivno vpliva tako na posameznika kot na podjetje. Z vidika organizacijske zgradbe je torej sistemizacija nujna zaradi načrtnega in smotrnega povezovanja vseh elementov, ki so organizirani v procesu dela, to so zaposleni, sredstva za delo in predmeti dela. Stran 7 od 51

14 POJEM ORGANIZACIJSKIH STRUKTUR IN OSNOVNI MODELI Struktura organiziranosti je končni rezultat organiziranja in odseva statični vidik odnosov med nosilci organizacijskih nalog. Struktura je sistem odnosov med ljudmi, da se izvrši določeno delo (Perrow, 1967). S strukturo označujemo shemo organizacije, predpisane vloge, predpise in druga določila (Možina, 1972). Struktura organiziranosti je ustroj oziroma smotrna razporeditev organizacijskih zmogljivosti po različnih organizacijskih osnovah. Organizacijske zmogljivosti pa so vsi kadrovski, materialni, finančni in drugi razpoložljivi viri v organizaciji, ki zagotavljajo uresničenje organizacijskih ciljev (Ivanko, 2004). Struktura organiziranosti ni nekaj stalnega. Spreminja se s spreminjanjem ciljev organizacije, z rastjo organizacije, z drugačnim oblikovanjem nalog ter njihovimi medsebojnimi razmerji. Organizacijska struktura je vizualna predstavitev zelo kompleksne ideje o podobi organizacije. Organizacijska struktura vsebuje tri osnovne parametre: Kompleksnost. Formalizacija. Centralizacija. Kompleksnost oz. diferenciacija je posledica delitve dela in oblikovanja različnih oddelkov ter se tako nanaša na posamezne razlike med njimi. Ideja kompleksnosti je, da je v organizaciji, kjer je več delovnih mest in enot, tudi več kompliciranih managerskih in organizacijskih problemov. Formalizacija se nanaša na napisana pravila in procedure, ki jih morajo zaposleni upoštevati, nanaša se na to, v koliki meri so ti postopki dela specificirani, napisani in uveljavljeni. Centralizacija se nanaša na delegiranje pristojnosti med delovna mesta v organizaciji za sprejemanje odločitev. Centralizacijo v smislu odločanja običajno razumemo kot to, da managerji na višjih ravneh sprejmejo vse pomembne odločitve, na izpolnjevanje katerih potem usmerjajo svoje podrejene na vseh nivojih (Kovač, 1997). Z vidika centralizacije ločimo več tipov organizacijskih struktur: Funkcijska organizacijska struktura. Divizijska organizacijska struktura. Matrična organizacijska struktura. Projektna organizacijska struktura. Stran 8 od 51

15 2.4. ANALIZA DELOVNIH MEST Analiza delovnih mest je tehnični postopek, s katerim ugotavljamo: Iz katerih nalog in dolžnosti je delovno mesto sestavljeno? Kako se naloge in dolžnosti izvajajo? V kakšnih objektivnih okoliščinah se dolžnosti in naloge izvajajo? Kakšne psihične in telesne lastnosti ter posebne spretnosti in druge lastnosti delavca zahteva izvajanje nalog in dolžnosti (Bujas, 1964)? Metod za analizo sistemizacije delovnih mest je več, nekatere so bolj usmerjene na delo, druge na delavca, tretje pa na njegove lastnosti. Za vsako podjetje jih je glede na potrebe potrebno spreminjati, prilagoditi ali dopolniti. Pomembno je, da sodelujejo ljudje različnih profilov specialistov (tehnolog, zdravnik specialist za medicino dela, psiholog, itd.), tako da o delovnem mestu ter dejavnostih, ki se tam opravljajo, nastane neka objektivna slika (Belčič, 2002). Seveda pa je širša timska obravnava možna praviloma le v večjih podjetjih. Sistemizacija delovnih mest se uporablja za številne namene: za izbiranje, razporejanje, izobraževanje, usposabljanje, napredovanje, nagrajevanje kadrov in je tako eden ključnih instrumentov kadrovske politike v podjetju. Da pa bi bila sistemizacija uspešna, je potrebno podatke, ki jih dobimo z omenjenimi postopki analize primerjati, kontrolirati, popravljati, dopolnjevati. Najprej je treba ugotoviti, kakšne osebe bo potrebno pridobiti, in to ni enostavno. Vloga osebe, ki ima v organizaciji neko funkcijo, obsega tri poglavitne dejavnike: Mora imeti sposobnosti in zmožnosti, da bo kos odgovornostim. Imeti mora ustrezno znanje, da se bo lahko spopadla z danimi razmerami. Imeti mora voljo, da nekaj naredi (Mihelič, 2000). Da oseba v nekem podjetju doseže vse to, je pomembna izbira le-te, da pa bi»pravo osebo«tudi izbrali, morajo iz opisa del izhajati lastnosti, ki jih mora imeti ZAKONSKI PREDPISI, KI UREJAJO SISTEMIZACIJO Sistemizacija delovnih mest kot akt, ki naj ureja notranjo organizacijo vsakega podjetja in pogoje za opravljanje nekega dela, ni novost. Po določbah ZDR: Stran 9 od 51

16 (1)»Delavec, ki sklene pogodbo o zaposlitvi, mora izpolnjevati predpisane, s kolektivno pogodbo ali splošnim aktom delodajalca določene oziroma s strani delodajalca zahtevane in v skladu s prvim odstavkom 23. člena tega zakona objavljene pogoje za opravljanje dela «(1)»Delodajalec je dolžan s splošnim aktom določiti pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu. Obveznost iz prejšnjega stavka ne velja za manjše delodajalce.«zakon sicer ne predpisuje vsebine sistemizacije delovnih mest, izbira je prepuščena delodajalcem, saj je logično, da se bo od podjetja do podjetja razlikovala. Tako je logično, da novoustanovljeno podjetje, kot je to obstoječi primer, ne more imeti dokončno oblikovane sheme kot neko veliko in»staro«podjetje z nekaj tisoč zaposlenimi, saj se delovna mesta šele oblikujejo. 8. člen ZDR (Splošni akt delodajalca) tako med drugim določa, da: (1)»Predloge splošnih aktov delodajalca, s katerimi delodajalec določa organizacijo dela ali določa obveznosti, ki jih morajo delavci poznati zaradi izpolnjevanja pogodbenih in drugih obveznosti, mora delodajalec pred sprejemom posredovati v mnenje sindikatom pri delodajalcu. Sindikat mora podati mnenje v roku osmih dni. «(2)»Če pri posameznem delodajalcu ni organiziranega sindikata, se s splošnim aktom delodajalca lahko določijo pravice, ki se v skladu s tem zakonom lahko urejajo v kolektivnih pogodbah, če so za delavce ugodnejše, kot jih določa zakon oziroma kolektivna pogodba, ki zavezuje delodajalca.«(3)»o vsebini predloga splošnega akta iz prejšnjega odstavka mora delodajalec pred sprejemom akta neposredno obvestiti delavce.«iz navedenih zakonskih določb torej vidimo, da je sistemizacija akt, katerega je delodajalec dolžan upoštevati, da bi zadostil zakonskim zahtevam, obenem pa je njihovo izpolnjevanje videti povsem logično in v korist dobro urejenih delovnih procesov in odnosov v vsakem podjetju. Stran 10 od 51

17 3.OBSTOJEČE STANJE 3.1. PODROBNEJŠA PREDSTAVITEV PODJETJA Podjetje Aforma Interior d.o.o. je bilo ustanovljeno leta 1999 in sicer kot družba z omejeno odgovornostjo. Že takoj na začetku je bila usmerjena izrazito na tuje trge, dejavnosti pa v grobem lahko razvrstimo v dve smeri: Idejne zasnove projektov. Izvedba projektov. V okviru idejne zasnove projektov dejavnosti razdelimo na: Svetovanje. Obliko in projektni razvoj. Projektni management. Aforma Interior d.o.o. v okviru svetovalske dejavnosti ponuja predvsem svetovanje glede posebne ladijske in pomorske opreme in arhitekture, projektno vodenje, ki zajema procese, tehnike in zasnove, ki jih uporabljamo za načrtovanje, organiziranje in nadzor uresničevanja projektov ter postopke upravljanja, katerih cilj je odločitev o bodočem delu. Svetovanje obsega: oblikovanje notranje opreme razvoj notranje opreme splošni pripravljalni plan predstavitev celotnega arhitekturnega izgleda stroškovno analizo podporo vsem aktivnostim na projektu. Ker je podjetje za potrebe naročnikov po notranjem interierju imelo sklenjene pogodbe z kooperanti, se je odločilo za ustanovitev proizvodnega podjetja Aforma Projekt d.o.o.. Stran 11 od 51

18 3.2. CILJI IN USMERITEV AFORME PROJEKT D.O.O. Definiranje in načrtovanje poslovno-razvojne strategije organizacije sodi med najpomembnejše dejavnosti vodilnih delavcev v podjetju. Strategija je definirana kot opredelitev dolgoročnih ciljev in predvidevanje aktivnosti, poti in resursov za njihovo uspešno realizacijo (Mihelič, 2001). Vsako podjetje se ustanovi z določenim namenom: temu pravimo poslanstvo organizacije. Osnovni namen opredelitve poslanstva je v zagotovitvi enotnosti v podjetju in s tem delovanju zaposlenih v določeni smeri. Določi se kultura podjetja in poslovanja ter omogoča identifikacijo delavcev s podjetjem. V Aformi Projekt d.o.o. se zavedajo, da je poznavanje projektnega razvoja in projektnega managementa ključno za polno razumevanje potreb kupcev oziroma njihovih strank. Tako lahko rečemo, da je to ena osnovnih usmeritev podjetja, namreč zadovoljstvo strank. Ostali cilji so: Vpeljava novih storitev in izdelkov Ta bo zajemala: - notranje pohištvo za hotele, poslovne zgradbe, zdravstvene ustanove, rekreacijske centre, otroške vrtce, šole, - kuhinje ter masivno kuhinjsko opremo - spalnice, dnevne sobe, kabinete, postelje, Ta segment bo povsem nov, saj podjetje do sedaj ni imelo lastne proizvodnje. Investicija v novo tovarno Kot je bilo že omenjeno, je podjetje svoj nov obrat že odprlo, vendar pa dokončna ureditev zahteva še veliko dela. Obrat je nastal iz bivšega Alpininega obrata in tako je potreben temeljite obnove, prav tako pa tudi investicije v stroje, orodja, in naprave. Reorganiziranje Podjetje na začetku svojega poslanstva potrebuje stalno prilagajanje potrebam. Trg še ni povsem določen in raziskan, tudi končno število vseh zaposlenih ne, tako da je še nekaj neznank s tem pa je prisotna tudi nuja po nenehnem prilagajanju. Lasten razvoj Podjetje bo veliko energije in sredstev vložilo v razvoj lastnega asortimana visokokakovostnih izdelkov. Razvoj je potreben tudi na področju strojev in naprav, prav tako pa v komunikacijah s poslovnimi partnerji. Stran 12 od 51

19 3.3. ORGANIZACIJSKA IN KADROVSKA STRUKTURA Na organizacijsko strukturo podjetja vpliva veliko dejavnikov. Eden najpomembnejših je nedvomno strategija podjetja 2, kateri se celotno podjetje prilagaja, da doseže cilj, zaradi katerega podjetje sploh obstaja. Način doseganja osnovnih strateških ciljev pa določa organizacijska struktura podjetja, ki je lahko: Linijska organizacijska struktura Značilnost takšne organiziranosti podjetja temelji na pravici odločanja in ukazovanja vodilnih podjetja ter izvrševanja s strani podrejenih (Vila-Kovač, 1997). Štabno-linijska organizacijska struktura Ta organizacijska oblika je svetovalnega značaja. Obstajata dve obliki štabnih organov: osebni štabni organ, ki je namenjen nekemu vodilnemu zaradi določenih specifičnih znanj ali sposobnosti ter izdeluje študije, analize, poročila, specializiran štabni organ je običajno služba ali oddelek, ki ga uporablja celotna organizacija, ko se za to pokaže potreba (Vila-Kovač, 1997). Funkcijska organizacijska struktura Tu gre predvsem za to, da neka funkcija da zahteve po opravljanju in izvedbi določene naloge ali postopka drugi funkciji podjetja npr. proizvodnja da kadrovski službi zahtevo po določenem številu ustrezno usposobljenih delavcev. V splošnem velja, da so organizacije z oddelki, ki temeljijo na funkcijah, nekoliko bolj formalne, kompleksne in centralizirane. Takšni oddelki so zelo odvisni od specializacije dela in centraliziranih pristojnosti za koordiniranje dela zaposlenih (Vila-Kovač, 1997). Divizijska organizacijska struktura Ta organizacijska struktura je sestavljena iz enot, ki so dokaj samostojne in se lahko ukvarjajo s povsem različnimi področji. Vrh daje divizijam strateške cilje, zagotovi finančna sredstva ter ugotavlja uspešnost tako posameznih divizij kot podjetja kot celote. Divizijska oblika organizacije se pogosto uporablja, ko so aktivnosti podjetja geografsko razpršene, saj fizična ločitev aktivnosti otežkoča centralizirano koordinacijo (Vila-Kovač, 1997). Projektna organizacijska struktura 2 Več o strategiji in ciljih podjetja glej pod naslovom Cilji in usmeritev Aforme Projekt d.o.o. Stran 13 od 51

20 »Projekt je neka posebna planirana naloga, ki jo je treba izvršiti v nekem določenem času, se ne ponavlja ali pa se ne ponavlja v enaki obliki«(kovač, 1997). Značilno za to obliko organiziranosti je, da se formira za izvedbo določenega projekta v dogovorjenem roku s planiranimi stroški in kvaliteto. Lahko prevzame večino ali samo del funkcij, lahko je večja ali manjša, bolj ali manj odvisna od ostale organizacije podjetja. Matrična organizacijska struktura Matrične strukture najdemo v organizacijah, ki se morajo odzvati na hitre spremembe v več okoljih, v organizacijah, ki se soočajo z negotovostjo ter v organizacijah, ki se soočajo z finančnimi in kadrovskimi problemi. Značilnost zanjo je, da se postavi vodstvo projekta, določi se naloge, ki so potrebne za izvedbo določenega projekta ter se prevzame skrb za celotno izvajanje projekta. Ljudje ostanejo na svojih rednih delovnih mestih, dodelijo pa se vodji za čas izvajanja aktivnosti na projektu (za določen čas, običajno ne polni). Vodja projekta je tisti, ki skrbi za stike z naročnikom, saj se spozna na kompletno situacijo, ostali člani projekta pa so mu za svoje aktivnosti podrejeni disciplinsko in strokovno. Bistvo matrične organizacije je torej dvojno vodenje ter s tem dvojno poročanje podrejenih. Prednosti matrične organiziranosti: Dobra izkoriščenost zaposlenih, saj za določeno nalogo ni potrebno izbrati novega kadra, pač pa se uporabi zaposlenega, ki obenem lahko preostali čas še vedno opravlja svoje delo. S tem se izognemo podvajanju resursov, saj je bolje angažirati manj strokovnjakov na več projektih kot pa da bi na vsakem projektu zaposlili novega strokovnjaka. Elastičnost organizacije, saj se člani tima vključujejo in izključujejo po potrebi. Odprti tokovi informacij zaradi horizontalnega in vertikalnega pretoka informacij ter sodelovanja različnih profilov ljudi, tako da spodbuja nove ideje, saj mora sleherni znati poslušati in razumeti druge. Slabosti matrične organizacije: Veliko število sestankov, dogovorov,. Velik poudarek skupnemu odločanju, kar je velikokrat sicer prednost, v določenih primerih pa se pokaže kot slabost. Vodja pogosto uporabi precej časa za blažitev napetosti in konfliktov, saj takšna organiziranost pogosto poraja konflikte. Podrejeni včasih ne vedo, kdo je njihov pravi vodja: vodja projekta ali njihov linijski vodja oddelka. Obstajata dve osnovni obliki matrične organizacije Začasna oblika Stran 14 od 51

21 Tim, ki je bil ustanovljen za izvršitev nekega projekta, se razpusti po zaključku in uspešni predaji, včasih pa celo že pred tem. Stalna oblika Za to obliko je značilno, da je dotok projektov stalen, lahko pa se pojavljajo v različnih oblikah (Vila-Kovač, 1997). V primeru, ki ga obravnava to diplomsko delo, težko govorimo o neki čisti obliki organizacije; gre za določeno obliko stalne matrično-projektne organizacije, ki pa ima primesi še drugih oblik organizacije, kar je predstavljeno na sliki 2. Na strukturo organizacije močno vpliva okolje. Lahko rečemo, da se okolje nenehno spreminja in je zato za podjetje nujno, da na te spremembe ustrezno reagira. Lastnost organizacije, ki se pri tem zahteva, je njena fleksibilnost. Od odziva podjetja na te spremembe je odvisno ne le njegovo preživetje, pač pa tudi uspešno poslovanje. Okolje konkurenti, dobavitelji, kupci, posojilodajalci, država,... vsi ti so pomembne sile, ki vplivajo na to, katera od naštetih oblik bo optimalna Okolje je lahko stabilno, kar pomeni, da se okusi kupcev ne spreminjajo hitro, da je nova tehnologija redka, da ni velike konkurence. Stabilno in mirno okolje ne povzroča nepričakovanih dogodkov, zato so specializacija, formalizacija in centralizacija lahko visoki. V okolju, ki je spreminjajoče, se spremembe dogajajo v strategijah konkurentov, tržnih potrebah, v oglaševanju in tehnologijah. Spremembe so dokaj hitre, vendar jih je mogoče vsaj nekoliko predvideti. Za takšno okolje so primernejše organizacijske oblike, ki sledijo neoklasičnemu pristopu oblikovanja organizacijskih struktur, to pomeni, da so relativno nespecializirane, neformalne in decentralizirane. O turbolentnem okolju pa govorimo, ko so spremembe nepričakovane in nepredvidljive, ki jih med drugim ustvarjajo nove konkurenčne strategije, novi zakoni in nove tehnologije. Za takšne razmere je še kako pomembno, da delovna mesta ponujajo dovolj prilagodljivosti. Nadaljnji dejavnik je tehnologija, s katero podjetje razpolaga. Za obliko podjetja ni vseeno, ali ima podjetje visoko avtomatiziran proizvodni sistem ali pa gre zgolj za izvajanje določenih storitev (Mihelič, 2001). Dejavnik je tudi faza življenjskega cikla podjetja. Najbolj pogosta delitev življenjskega cikla podjetja je na štiri faze, in sicer: Faza vstopa. Faza rasti. Faza zrelosti. Faza diferenciranja. V začetni fazi vstopa ali zgodnji fazi rasti je podjetje vsekakor drugače organizirano kot veliko podjetje v svoji zreli dobi ali celo v fazi konjukture. Na osnovi navedenih dejavnikov lahko torej zaključimo, da je podjetje Aforma Projekt d.o.o. v začetni fazi delovanja, s precej visoko stopnjo avtomatizacije Stran 15 od 51

22 proizvodnje in tehnološko precej zahtevnim proizvodnim procesom. Po številu zaposlenih ga lahko uvrstimo med srednje velika podjetja, v katerem ima ključno vlogo direktor podjetja. Okolje, v katerem se organizacija nahaja, je zelo spremenljivo, celo turbolentno, za podjetje pa težko definiramo neko točno določeno strukturo organizacije, še najbližje je projektno-matrični organizacijski strukturi, ki je tudi bolj natančno opisana. Aformi Projekt d.o.o. ustreza organski tip organizacije, za katerega so med drugim značilne naslednje značilnosti: iznajdljivi ljudje, veliko znanja in spretnosti za oblikovanje novih rešitev velika prilagodljivost spremembam v okolju delovne naloge niso stalno in jasno začrtane odnosi med zaposlenimi so dobri in prijateljski (Mihelič, 2001). Stran 16 od 51

23 ZAGOTAVLJANJE KAKOVOSTI PROJEKT 1 PROJEKT 2 NABAVA RAZISKOVALNO RAZVOJNA FUNKCIJA DIREKTOR TEHNIČNI VODJA PROIZVODNJA IN INVESTICIJE FINANCE PRODAJA KADROVSKA OZ. SPLOŠNA FUNKCIJA Slika 2: Organizacijska struktura podjetja Aforma Projekt d.o.o. Stran 17 od 51

24 4.NOVO OBLIKOVANJE SISTEMIZACIJE DELOVNIH MEST 4.1. ANALIZA IN IZBIRA POSLOVNIH FUNKCIJ V PODJETJU Da pojma»funkcija«ni enostavno definirati, se kaže v dejstvu, da je mnogo različnih definicij, kaj poslovna funkcija je. Kaj je osnovna prvina za definicijo? Lahko rečemo, da je osnovna prvina neka delna naloga, toda ne vsaka delna naloga, ki jo opravljajo določeni nosilci nalog. Tako v nadaljevanju navajam dve definiciji besedne zveze»poslovna funkcija«. Poslovna funkcija je opredeljena kot tisti del dejavnosti ali opravkov, s katerimi uresničimo posamezno posebno nalogo v združbi, oz. funkcija zajema skupino opravkov, s katerimi smotrno opravimo posebne naloge združbe (Mihelčič, 2000). Funkcija v organizaciji je torej sinteza s posebnim predmetom poslovanja povezanih in medsebojno odvisnih delnih nalog, ki jih opravljajo za to usposobljeni subjekti nosilci nalog v zaokroženem delnem poslovnem procesu (Ivanko, 2004). Izbira poslovnih funkcij kot tudi število le-teh nam omogoča, da skupni poslovni proces podjetja razčlenimo na posamezne manjše segmente. V splošnem lahko rečemo, da so finančna, nabavna, proizvodna in prodajna funkcija osnovne funkcije, ki pa jih potem členimo in prilagajamo obravnavani organizaciji. Poleg te osnovne členitve lahko funkcije podjetja razvrščamo tudi na namembnost uporabnika izložka, glede na strokovne profile delavcev, glede na razmerja skupin ljudi v organizaciji, glede na faze upravljalno-proizvodnega procesa, glede na faze tehnološkega procesa in podobno. Funkcije podjetja lahko razdelimo tudi glede na to, ali izložek funkcije zadovoljuje nek osnovni cilj oz. je namenjen zadovoljitvi potreb okolja, ali pa je njegov izložek namenjen delovanju samega sistema. V našem primeru težko govorimo o strogi ločenosti posameznih poslovnih funkcij, vsi elementi določenih funkcij nastopajo, vendar lahko rečemo, da so funkcije zelo prepletene med seboj, pa tudi delavci pogosto»primejo za vsako delo«. Kljub temu bomo poskušali delovne naloge razdeliti na nekaj funkcij, iz katerih bomo potem izpeljali tudi sistemizacijo dela. Stran 18 od 51

25 OBLIKOVANJE POSLOVNIH FUNKCIJ RAZISKOVALNO-RAZVOJNA FUNKCIJA Definicij, ki razlagajo besedi»raziskovanje«in»razvoj«je precej, tu navajam eno s področja raziskav, eno s področja razvoja, ter eno, ki opredeljuje celotno raziskovalno-razvojno funkcijo. Raziskovanje zajema iskanje novih, ekonomsko optimalnih rešitev za nove konstrukcije in nove tehnologije na podlagi znanstvenih dognanj. Značilnost aplikativnih raziskav je njihova usmerjenost v praktično uporabnost. Razvoj je dejavnost, katere naloga je, da določa nove rešitve za tehnične probleme, ki jih z obstoječimi sredstvi ni možno zadovoljivo reševati, pa je za njihovo reševanje treba poiskati nove, do sedaj še neznane poti. Raziskovalno-razvojna funkcija je sinteza z raziskovanjem in razvijanjem izdelkov, povezanih in med seboj odvisnih nalog, ki jih opravljajo za to usposobljeni nosilci v raziskovalno-razvojnem procesu (Ivanko, 2004). V okviru raziskovanja se pojavlja vrsta pomembnih nalog, na primer: Izdelava in urejanje tehnične dokumentacije o izdelkih, ki se bodo proizvajali. Študij in proučevanje dosežene razvojne stopnje izdelkov. Idejno oblikovanje in zamišljanje novih izdelkov. Preliminarno raziskovanje in pripravljanje idejnih osnutkov izdelkov. Pomembno je tudi projektiranje in oblikovanje izdelkov, proizvajanje prototipov oz. modelov, končno oblikovanje izdelkov, sestavljanje načrtov izdelkov, itd. Na področju razvoja pa je pomembno zlasti zbiranje, uporabljanje in ravnanje s tehnično dokumentacijo, študije dosežene razvojne stopnje izdelkov, surovin, materialov in tehnologije, uvajanje novih tehnoloških postopkov in stalno posodabljanje in izpopolnjevanje, tipizacija in standardizacija tehnoloških postopkov, tehnične opreme, materialov, embalaže idr. NABAVNA FUNKCIJA Nabavna funkcija je sinteza z nabavo dela povezanih in medsebojno odvisnih nalog in del, ki jih opravljajo za to usposobljeni nosilci v funkcionalnem nabavnem procesu kot delnem procesu poslovnega procesa proizvodne organizacije (Ivanko, 2004). Nabavna funkcija je ena temeljnih funkcij, ki: skrbi za nabavo določenih materialov po čim bolj ugodni ceni, Stran 19 od 51

26 preučuje nabavna tržišča, da bi našla najugodnejše, skrbi za politiko nabave, kooperacijo, prevzemanje in skladiščenje surovin in materialov, ki so potrebni za nemoteno proizvodnjo. V nabavni funkciji se načrtuje in analizira stroške nabave, uvoz surovin ter administrativno-tehnične posle v zvezi z nabavo. PROIZVODNJA IN INVESTICIJE V tem delu je smiselno ločiti operativno pripravo proizvodnje in samo proizvodnjo. Tako je operativna priprava proizvodnje krmilni mehanizem proizvodne funkcije in je sinteza s krmiljenjem tekoče proizvodnje povezanih in medsebojno odvisnih nalog, ki jih opravljajo za to usposobljeni nosilci v funkcionalnem procesu operativne priprave proizvodnje kot delnem procesu skupnega oblikovalnega procesa proizvodne organizacije (Ivanko, 2004). Načrtovanje proizvodnje zajema: pripravo in preučevanje tehnoloških procesov in razčlenjevanje tehnoloških postopkov za obstoječe ali nove izdelke, pripravo delovnih načrtov, konstrukcijo naprav in specialnih orodij programiranje CNC strojev, koordinatnih merilnih naprav in načrtovanje kontrole, sestaviti je potrebno dokumentacijo in normative za vzdrževanje tehnične opreme, normirati surovine, materiale, orodja in druge priprave. Spremljamo in evidentiramo proizvodne zmogljivosti in v skladu z njimi načrtujemo število proizvodnih delavcev, razpišemo proizvodno dokumentacijo ter načrtujemo porabo surovin in materialov. Proizvodna funkcija je sinteza s fizičnim oblikovanjem ciljnega objekta povezanih in medsebojno odvisnih delnih nalog, ki jih opravljajo za to usposobljeni nosilci v delovnih in tehnoloških procesih fizičnega oblikovalnega procesa proizvodne organizacije (Ivanko, 2004). Sama beseda»proizvodnja«v najširšem pomenu besede pomeni proizvodnjo dobrin oziroma izdelkov. Vhodni resursi, kot so energija, delo in kapital se pretvarjajo v določene izdelke. Tako funkcija proizvodnje skrbi za: sprotno evidentiranje dosežene proizvodnje, prilagajanje dela operativnemu načrtu proizvodnje, skladiščenje gotovih izdelkov, ukrepanje ob zastojih v proizvodnji, Stran 20 od 51

27 organiziranje dostave dokumentacije in materiala na delovna mesta, spremljanje in korigiranje proizvodnje, razporejanje delavcev na delovna mesta, organiziranje notranjega transporta in skladiščenje polizdelkov. Investicijska funkcija je sinteza z izgradnjo proizvodnih zmogljivosti povezanih in medsebojno odvisnih del in nalog, ki jih opravljajo za to usposobljeni nosilci v posebnem funkcionalnem procesu investiranja kot delnem procesu celotnega poslovnega procesa proizvodne organizacije (Ivanko, 2004). Investicijska funkcija je zelo pomembna za zagon proizvodnje, saj zajema: Pripravo in oskrbo investicijske dokumentacije. Posle v zvezi s sklepanjem pogodb o nakupih ali posebni izdelavi specialni strojev, naprav in opreme. V okviru te funkcije se izvede strokovno pripravo odločitev v zvezi z nabavo ali nakupom osnovnih sredstev ter izgradnjo in nadzorovanjem gradbenih in montažnih del. FUNKCIJA ZAGOTAVLJANJA KAKOVOSTI Funkcija zagotavljanja kakovosti je med pomembnejšimi, saj le visokokakovostni izdelki zagotavljajo podjetju optimalen dobiček in prednost pred konkurenco. Za kakovost mora skrbeti celotno podjetje. Zagotavljanje kakovosti pomeni vse načrtovane in sistematične aktivnosti, ki potekajo znotraj menedžmenta kakovosti s ciljem doseganja ustreznega zaupanja, da bo določeni element izpolnil zahteve kakovosti (Polajnar, 2001). Kakovost izdelkov ali storitve lahko opredelimo kot merilo ustreznosti določenim standardom, ki jih postavljajo plačilno sposobni in zainteresirani kupci. Problem pa lahko nastane, ker je kakovost z vidika stranke odvisna od razlike med pričakovano in zaznano kakovostjo. Zato mora podjetje v fazi zagotavljanja kakovosti raziskati potrebe in pričakovanja strank ter v skladu s tem zasnovati izdelke, ki so prilagojeni vsaki stranki posebej. Načrt kakovosti mora vsebovati: opis vseh, za kakovost poslovnega učinka pomembnih lastnosti, opis pomembnih dejavnikov za vsako kontrolirano značilnost ter načrtovane ukrepe pri pojavu teh dejavnikov, navedbo metod, pogostosti časa, kraja ter oseb, odgovornih za kakovost, stroške preverjanja (Mihelčič, 2000). Stran 21 od 51

28 Za uspešnost zagotavljanja kakovosti je nujna podpora vodstva podjetja. To pomeni, da bi morali biti pripravljeni spremeniti svoje obnašanje z dejavnim vključevanjem v projekte za izboljševanje kakovosti, ki praviloma potekajo v treh stopnjah: ozaveščanje in začetek ukrepov (izbira orodij in metod, izobraževanje na vseh ravneh, analiza stanja,...), usklajevanje dejavnosti in organiziranje (opredelitev kakovosti, izdelava poslovnika kakovosti,...), nadzorovanje in izpolnjevanje (iskanje novih priložnosti za izboljšanje, izobraževanje, usposabljanje,...) (Mihelčič, 2000). PRODAJNA FUNKCIJA Prodajna funkcija je sinteza s prodajo izdelkov ali storitev povezanih in medsebojno odvisnih delnih nalog, ki jih opravljajo za to usposobljeni nosilci v zaokroženem funkcionalnem procesu (Ivanko, 2004). Prodajna funkcija je v podjetju ključnega pomena, saj mu zagotavlja preoblikovanje gotovih izdelkov v denar, na ta način pa omogoča podjetju nemoteno poslovanje in obstoj. Funkcijo prodaje lahko razdelimo na marketing in operativno pripravo. Marketing Marketing oz. slovenski izraz trženje je postopek načrtovanja in izpeljave zamisli, cen, komunikacij ter distribucije idej, izdelkov in storitev v postopkih menjav, ki zadovoljujejo posamične cilje in cilje podjetij (organizacij) (Makovec, 2003). Trženje lahko razumemo kot proces sprejemanja odločitev, v katere vključimo želje uporabnikov in zahteve podjetja. Marketing je torej instrument, s katerim podjetje izpelje svoje tržne zamisli in ideje. Je sredstvo, s katerim se predstavlja navzven do kupcev, konkurence,. Eden ključnih elementov funkcije marketinga je, da interpretira dogajanja in trende okolja, razišče morebitne priložnosti, ki se ponudijo ter o tem oblikuje ustrezno presojo. Raziskava trga je zelo pomembna za podjetje, saj si na ta način lahko odgovori na vprašanja: Kdo bo kupec storitve ali izdelka? Kakšne storitve ali izdelke proizvajati? Kako določiti ceno? Kje dobiti material, delovno silo in podobno? Problem nastopi, ker so pogosto na razpolago le delne informacije, manjkajoče moramo predvideti sami in jih nato povezati skupaj. Kljub tej pomanjkljivosti je marketing pomemben instrument podjetja, ki vpliva na njegovo preživetje, pa tudi na planiranje in uspešnost celotnega poslovanja. Stran 22 od 51

29 Z načinom vedenja, razmišljanja in delovanja oseb in organizacije je v središču potrošnik s svojimi potrebami in zahtevami, zato mora marketinško razmišljanje prežemati vse dele poslovnega sistema oz. tudi razmerja znotraj podjetja. Mednarodni marketing, ko je podjetje prisotno v več kot eni državi, se od marketinga na domačem trgu razlikuje predvsem v obsegu in zapletenosti postopkov, tako da nepoznavanje mednarodnega okolja lahko potegne za seboj napačne poslovne odločitve, ki izničijo razvoj nekega podjetja. Operativna priprava Ta del prodajne funkcije zajema: Načrtovanje prodaje. Načrtovanje in analiziranje stroškov prodaje. Prodajo in distribucijo izdelkov na domačem in tujem trgu. Reševanje reklamacij kupcev oziroma potrošnikov. Operativna priprava prodaje skrbi tudi za obveščanje o prodaji in izvozu ter administrativno-tehnično poslovanje. FINANČNO-RAČUNOVODSKA FUNKCIJA Finančna funkcija Finančna funkcija je sinteza financiranja in gospodarjenja s finančnimi sredstvi ter iz financiranja izhajajočimi finančnimi odnosi povezanih in medsebojno odvisnih delnih nalog, ki jih opravljajo za to usposobljeni nosilci nalog v posebnem funkcionalnem procesu (Ivanko, 2004). Za finančno funkcijo lahko rečemo, da je temeljna poslovna funkcija, ki je nujna v vseh odnosih sodobnega gospodarstva, ker je vsako poslovno dogajanje vezano na razpolaganje z denarjem. Ta funkcija mora: priskrbeti sredstva, z njimi ustrezno gospodariti, jih vlagati tako, da se podjetju vračajo ter nasploh urejati finančne odnose in skrbeti za optimiranje likvidnosti in ustvarjanje rezultatov, urejati delitveno razmerje dohodka. Temeljni cilj finančne funkcije podjetja je zagotavljanje najugodnejše (optimalne) kratkoročne in dolgoročne plačilne sposobnosti, prispevanje k dolgoročni donosnosti lastniškega kapitala, prispevanje k zmanjšanju tveganj v poslovanju in prispevanje k poslovni neodvisnosti podjetja. Prav dolgoročna plačilna sposobnost podjetja je zelo pomembna, saj podjetju omogoča, da dolgoročno predvidi poslovanje in sprejme določene ukrepe, ki bodo omogočali podjetju ves svoj življenjski cikel sproti Stran 23 od 51

30 poravnati svoje obveznosti, kar pa je za nosilce finančne funkcije tudi zelo velika odgovornost. Zaposleni v podjetju morajo tesno sodelovati z direktorjem ali lastnikom podjetja, ki je glavni nosilec finančne politike, od te pa je potem odvisno, ali bodo finančna sredstva dejavnik kakovosti in obsega poslovanja v podjetju. V finančni funkciji je zelo pomembna primerjava dejanskega stanja z načrtovanim letnim (ali kakšnim drugim) planom, saj je zaradi nastanka morebitne plačilne nesposobnosti podjetja treba gibanje denarnih in drugih finančnih sredstev stalno nadzorovati. Računovodska funkcija Računovodstvo obsega spremljanje, proučevanje in prikazovanje stanja in sprememb poslovanja v organizaciji in njenem okolju. Med dejavnosti računovodstva spadajo: Računovodsko načrtovanje. Knjigovodstvo. Računovodsko analiziranje. Računovodsko nadziranje. Računovodsko informiranje. SPLOŠNA FUNKCIJA Splošna funkcija je sinteza posebnih, splošnih, pravnih in drugih medsebojno povezanih in odvisnih del in nalog, ki jih opravljajo za to usposobljeni nosilci v posebnem funkcionalnem procesu (Ivanko, 2004). Posli, ki jih lahko uvrščamo med splošno funkcijo, so: Tajniški opravki za organe upravljanja ter izvajanje notranjih in zunanjih pravnih opravil. Skrb za stike z javnostjo ter družbeno ekonomskimi in drugimi organizacijami. Recepcija. Skrb za osrednji arhiv in dokumentacijo trajne veljave. Ravnanje s sredstvi za zveze in žigi. Opravljanje pomožnih del in skrb za enotno obveščanje zaposlenih. Stran 24 od 51

31 KADROVSKA FUNKCIJA Splošno o kadrovski oz. splošni funkciji Beseda «kadri«izhaja iz francoščine, uporablja pa se za zaposlene ljudi v podjetju, ustanovi, zavodu itd., ki imajo različen izobrazbeni profil, so mlajši, starejši, bolj ali manj usposobljeni itn. Kadrovska funkcija je med najpomembnejšimi funkcijami v podjetju, saj je njena naloga, da pridobiva, pripravlja, uvaja, skrbi za razvoj zaposlenih. Kadrovska služba poskuša urejati kadrovsko politiko, ki so jo začrtali vodstveni organi družbe, tako da lahko rečemo, da je sodelovanje med njima obojestransko. Kadrovski strokovnjaki skrbijo za opravila, povezana s kadri, istočasno vodstveni organ (tudi ti so kadri) skrbi za učinkovito izbiro, sprejemanje, razporejanje, izobraževanje, nagrajevanje delavcev Informacijski sistem kadrovske službe mora skrbeti za prošnje za zaposlitev, obrazce za prijavo, priporočila, določila v zvezi z delovnimi razmerji, izobraževanjem, usposabljanjem, napredovanjem in podobno. Naloge kadrovske funkcije Sistemizacija delovnih mest. Načrtovanje in izbor kadrov. Načrtovanje kadrov mora biti definirano za krajše in daljše časovno obdobje, zajema število zaposlenih kot tudi njihovo izobrazbo in kvalifikacijsko raven. Potrebe po novih kadrih se pojavijo, ko se povečajo obstoječe zmogljivosti podjetja, ko se osnuje nova družba, ko nastopijo potrebe po kadrih, ki bi imeli drugačno izobrazbo in raven strokovne usposobljenosti, delovne izkušnje, osebnostne lastnosti in podobno. Razvoj in izobraževanje kadrov. Razvoj kadrov je sistematičen in načrtovan proces priprave ter izvajanje izobraževalnih postopkov, namenjenih strokovnemu, delovnemu in osebnostnemu razvoju zaposlenih. Od izobraževanja je v veliki meri odvisen uspeh vsake družbe, zato bi ga vsako podjetje moralo vključiti v svoje strateške plane. Motiviranje in nagrajevanje zaposlenih. Sistem motiviranja je sestavljen iz več dejavnikov, in sicer: - Sistem napredovanja - Sistem javnih pohval in priznanj - Sistem prijateljske kritike - Sistem disciplinskega ukrepanja - Sistem nagrajevanja Urejanje medsebojnih odnosov ali razmerij pri delu. Varovanje pred poškodbami, boleznimi in reševanje socialnih vprašanj Stran 25 od 51