U N I V E R Z A V M A R I B O R U P E D A G O Š K A F A K U L T E T A Koroška cesta 160, 2000 Maribor KROGOTOK DOKUMENTACIJE, NAVODILA, NOTRANJE KONTROLE TER NALOGE IN ODGOVORNOSTI DELAVK NA FINANČNO RAČUNOVODSKEM PODROČJU PEDAGOŠKE FAKULTETE UNIVERZE V MARIBORU ŠTEV. 1/2008 PEF Dokument je bil sprejet na 3. pisni seji Poslovodnega odbora PEF UM, dne 10. 10. 2008. Spremembe 3.i člena so bile potrjene na 5. pisni seji Poslovodnega odbora PEF UM, dne 15. 12. 2008 in veljajo za potne naloge, izdane od 1. 1. 2009 dalje. Telefon: +386 2 2293 600, telefaks: +386 2 2293 760, www.pfmb.uni-mb.si PR: 01100-6090123790, ID št. za DDV: SI71674705 UNIVERZA V MARIBORU, Slomškov trg 15, 2000 MARIBOR
Priloga k Pravilniku o računovodstvu UM Na podlagi 89. člena Pravilnika o računovodstvu Univerze v Mariboru št. A1/2008-61 PU dekan Pedagoške fakultete izr. prof. dr. Samo Fošnarič izdaja naslednje navodilo: KROGOTOK DOKUMENTACIJE, NAVODILA, NOTRANJE KONTROLE TER NALOGE IN ODGOVORNOSTI DELAVK NA FINAČNO RAČUNOVODSKEM PODROČJU PEDAGOŠKE FAKULTETE UM Št. 1/2008 PEF 1. člen S tem navodilom se ureja izvajanje krogotokov knjigovodskih listin na finančnem področju PEF UM, opredeljuje se odgovorne osebe, notranje kontrole pri izvajanju krogotokov ter naloge in odgovornosti delavk v računovodski službi. Knjigovodske listine so: 2. člen - zahtevek za izvedbo naročila (Obr. JN-1), - naročilnice, - dobavnice, - prejeti računi dobaviteljev, - izdani računi, - potni nalogi, - pogodbe, - študentske napotnice, - čeki, menice, bančne garancije, - dokumenti za obračun plač, - temeljnice, - blagajniški izdatki in blagajniški prejemki, - reverzi, - druge listine. 3. člen Za izvajanje javnih naročil se upoštevajo Navodila o izvajanju Zakona o javnem naročanju na UM št. N1/2007-61 PU. 3. a člen Zahtevek za izvedbo naročila Zahtevek za izvedbo naročila je obrazec, ki ga izpolni oseba, ki želi naročiti določen material, storitev ali opremo. - 2 -
Zahtevek za izvedbo naročila ima naslednje sestavine: - številko naročila, - datum, - ime in priimek predlagatelja zahtevka, - oddelek, služba, - prošnja za izvedbo naročila z navedbo opisa predmeta naročila (oprema, blago, storitve), - dobavitelj, - število priloženih ponudb, - ocenjena nabavna vrednost z DDV oz. brez DDV, - stroškovno mesto na katerem je predvideno naročilo, - podpis predlagatelja zahtevka, tajnik/ca PEF UM, soglasje nosilca raziskovalnega projekta PEF UM, soglasje resornega prodekana, - podpis odgovorne osebe naročnika (dekana) z datumom odobritve izvedbe naročila. Izpolnjen zahtevek za izvedbo naročila se predloži vodji znanstvenega inštituta za naročila, ki so vezana na raziskovalno dejavnost ter tajnici dekana za vsa ostala naročila. 3.b člen Izdaja naročilnice Tajnica dekana in vodja znanstvenega inštituta zahtevek za izvedbo naročila preverita. Če zahtevek vsebuje vse potrebne podatke in priloge, ki so potrebne za izvajanje naročila male vrednosti izstavita naročilnico, s katero se naroči blago, storitev ali oprema pri izbranem dobavitelju, ki je zapisan na zahtevku za izvedbo naročila. Naročilnica mora vsebovati vse sestavine, ki so potrebne dobavitelju, da dostavi blago, opremo ali opravi storitev in izda račun v skladu z zakonodajo o DDV in sicer: - zaporedno številko, - datum izdaje,. - naslov naročnika in dobavitelja, - vrsto in količino blaga ali storitve, - osebo, ki naroča, - drugo. K naročilnici se priloži obrazec Obr. JN-1 in vsi ostali podatki potrebni za izdajo računa. Naročilnica se izdaja ročno v treh izvodih na tiskanem obrazcu MK (Obr. F.40). Original se pošlje dobavitelju, ena kopija se priloži prejetemu računu, ena kopija pa ostane v arhivu izdajatelja naročilnice. - 3 -
3.c člen Dobavnice oz. prevzemnica Dobavnica je listina, ki jo PEF UM izda dobavitelj ob dobavi blaga, opreme ali materiala. Skupaj z blagom jo prevzame in podpiše predlagatelj zahtevka za izvedbo naročila. Dobavnico dostavi v računovodstvo. Likvidator računa jo skupaj z zahtevkom za izvedbo naročila in naročilnico predloži prejetemu računu za dobljeno blago, opremo ali opravljeno storitev. 3. d člen Prejeti računi Računi prispeli na Pedagoško fakulteto UM se zavedejo v evidenco pošte, kjer se opremijo s sprejemnim datumskim žigom in se predajo računovodji, ki s podpisom v poštno evidenco potrdi prejem računov v računovodstvo. Računovodja prejete račune najprej pregleda in preveri ustreznost računa kot davčne listine in sicer, če račun vsebuje vse predpisane podatke po ZDDV. V primeru ugotovljenih nepravilnosti računovodja račun z obrazložitvijo v celoti ali delno zavrne dobavitelju Računovodja račune za osnovna sredstva (brez računov za knjige) preda knjigovodji za OS, ostale pa opremi z vso dokumentacijo: naročilnico, dobavnico, prevzemnico, zahtevkom za izvedbo naročila, preveri vsebino računa, pravilnost izračuna vrednosti računa, če je cena v skladu z dogovorom in če ima račun finančno pokritje ter jih odda knjigovodji. Za osnovna sredstva to naredi knjigovodja, ki vodi osnovna sredstva. Dobavnico oz. prevzemnico, podpisano s strani dobavitelja in prevzemnika blaga, opreme oz. storitev mora prevzemnik blaga oz. storitve dostaviti v računovodstvo računovodji v enem dnevu od prevzema blaga oz. storitve. Podpisana dobavnica je jamstvo, da je bilo blago prejeto oz. storitev opravljena v skladu z naročilom in vsebino na dobavnici. Knjigovodja vse prejete račune vpiše v knjigo prejetih računov ter jim določi zaporedno številko, ki omogoča kontrolo popolnosti podatkov v računovodskih obdelavah. Nato jih opremi z žigom odredbodajalca, žigom nakazano ter pripne listek na katerega se zapišejo vsi podatki potrebni za knjiženje in likvidacijo. Knjigovodja se parafira na računu, kjer se podpisuje kot likvidator računovodja in tajnik/ca PEF UM. (Tajnik/ca preden račun parafira tudi preveri, če je v skladu z Zakonom o javnih naročilih. Tako opremljeni in podpisani računi se dajo še v podpis dekanu PEF UM, ki se podpiše kot odredbodajalec. Računi za knjige, ki se vodijo kot drobni inventar v okviru OS se predajo v knjižnico. Delavka v knjižnici račune opremi s spremnimi dokumenti in določi inventarne številke. Tako opremljeni in podpisani računi se v treh dneh predajo nazaj knjigovodji v računovodstvo. Likvidirane račune odobrene s strani dekana fakultete knjigovodja vknjiži v fakturno knjigo in pripravi virmane za plačilo. Računi se plačajo v 30. dneh od izstavitve računa oziroma na - 4 -
dan zapadlosti. Seznam za plačilo parafirajo računovodja, tajnik/ca PEF UM, transakcijo pa odobri dekan fakultete. Vknjiženi računi v fakturno knjigo se predajo računovodji, da jih knjiži stroškovno. Računi za osnovna sredstva (razen knjige) se predajo knjigovodji za osnovna sredstva. Plačilo računov na datum zapadlosti izvrši računovodja. Računi se skupaj s pripadajočo dokumentacijo odložijo v rednik po zaporednih internih številkah računov. V primeru prejema obračuna zamudnih obresti računovodja preveri upravičenost in pravilnost prejetih obračunov (dogovorjeni roki plačil in dejanska plačila, obrestno mero, pravilnost izračuna ). V primeru, da je dobavitelj upravičen do zamudnih obresti in je obračun pravilen, se za njegovo likvidacijo in odobritev izplačila izvede enak postopek kot pri ostalih prejetih računih. V primeru prejema dobropisa k določenemu računu je postopek njegove likvidacije enak kot pri prejetih računih. Posebnosti pri nabavi neopredmetenih in opredmetenih osnovnih sredstev so podrobneje opredeljene v Pravilniku o dokumentiranju in evidentiranju osnovnih sredstev Univerze v Mariboru št. A2/2008-61PU. 3.e člen Reverz Ob nabavi osnovnih sredstev se lahko osebi, ki določeno opremo uporablja zunaj sedeža zavoda, izda reverz. Za uporabo mobilnih telefonov se ob prevzemu le-tega izpolni obrazec Prevzemnica za službeni mobilni telefon, iz katerega so razvidni naslednji podatki: prevzemnik, enota, tip telefona, številka, morebitna dodatna oprema, datum izročitve in znesek odobrene mesečne porabe, ki jo je odobril dekan PEF UM. V nadaljevanju obrazca je izjava, ki jo podpiše prevzemnik. Ob vrnitvi oziroma uničenju prevzetega osnovnega sredstva se na reverzu oz. prevzemnici za služben mobilni telefon označi vrnitev osnovnega sredstva tako, da se na reverz oz. prevzemnico za služben mobilni telefon vpiše datum uničenja oz. vrnitve osnovnega sredstva. 3. f člen Opravljanje občasnega dela preko študentskih servisov, ter opravljanje nepedagoških del po podjemnih in drugih pogodbah Predlagatelj postopka za opravljanje del preko študentskega servisa ali opravljanjem del po podjemni pogodbi oz. drugi pogodbi mora pred pripravo predloga ugotoviti naslednje: - da gre za delovne naloge občasnega značaja, ki jih je v gospodarskem smislu racionalneje izvesti z delom preko študentskega servisa (gre za primere, ko navedena dela lahko opravi študent in zanje niso zahtevana posebna znanj), - 5 -
- da gre za delovne naloge občasnega značaja, ki jih je v gospodarskem smislu racionalneje izvesti z delom preko podjemnih oz. drugih pogodb, vendar tega dela ne more opraviti študent, ker dela zahtevajo posebna strokovna znanja oz. za to obstajajo drugi utemeljeni razlogi. Postopek naročanja občasnih del preko študentskega servisa in na osnovi podjemnih oz. drugih pogodb je naslednji: 1. odobritev občasnega dela, ko se pojavi potreba po zunanji pomoči zaradi začasno povečanega obsega dela se najprej izpolni obrazec Predlog za odobritev izvedbe financiranja začasno povečanega obsega dela. 2. Obrazec podpiše predlagatelj, (vodja službe oz. predstojnik, tajnik/ca fakultete), ki predlaga tudi obliko naročila (študentski servis oz. pogodba) 3. Izpolnjen obrazec se potem posreduje v odobritev dekanu PEF UM. 4. Ko je obrazec Predlog za odobritev izvedbe financiranja začasno povečanega obsega dela podpisan s strani dekana, predlagatelj poišče študenta, ki bo opravljal dela preko študentskega servisa. Študent mora prvi dan nastopa dela predlagatelju predložiti študentsko napotnico, v kolikor se na predlogu kot oblika naročila navede podjemna oz. druga pogodba, predlagatelj poišče primernega podjemnika oz. avtorja, s katerim se bo sklenila ustrezna pogodba Oddelek kadrovske službe na podlagi potrjene dokumentacije, ki jo preda predlagatelj, pripravi ustrezno pogodbo, v kateri se določi rok dokončanja naročenih del in cena. Po zaključku dela študent/podjemnik/avtor, ki je opravljal delo, preda vodji službe oz. predstojniku oz. tajniku/ci izpolnjen obrazec Poročilo o opravljenem delu. Poročilo o opravljenem delu z vsemi prilogami podpiše vodja službe, v kateri se je delo opravljalo in tajnik/ca PEF UM. S tem se potrdi, da je bilo delo opravljeno z dogovorom in v obsegu, ki je naveden v poročilu. Če je rezultat opravljenega dela avtorsko delo, se le-tega ustrezno arhivira v strokovni službi. V primeru del preko študentskega servisa se potrjena dokumentacija preda v računovodstvo. Dokumentacija se priloži k računu in se izvede plačilo. V primeru del preko podjemne oz. druge pogodbe se potrjena dokumentacija odda oddelku za kadrovsko službo, kjer po pregledu dokumentacije da nalog za izplačilo v računovodsko službo Notranje kontrole: - Predhodna notranja kontrola - vrši jo tajnica dekana in tajnik/ca PEF UM ob predložitvi zahtevka za izvedbo naročila in ob postopku zbiranja pripadajoče dokumentacije s strani naročnika - Naknadna notranja kontrola - vrši se ob likvidaciji računa..vrši tajnik/ca PEF UM ob parafiranju računa ter dekan kot odredbodajalec oz. ob dekanovi odsotnosti oseba, ki je s strani dekana pooblaščena za podpisovanje. Vrši se ob knjiženju prejetih računov s strani knjigovodje in računovodje. - 6 -
3. g člen A. Izdani računi Interni računi PEF - zahtevki se izstavljajo na osnovi sklenjenih sporazumov in pogodb. Izstavljajo se članicam univerz skladno s podpisanimi sporazumi in pogodbami. Kjer ni osnove za izstavitev računa podpisana pogodba ali sporazum, se izda nalog za izdajo računa. Podpisniki računov levo: fakturist (parafira računovodja in tajnik/ca) in desno dekan oz. ob njegovi odsotnosti tudi prodekani, tajnik/ca ter računovodja. Notranje kontrole: - prehodna notranja kontrola: vrši jo izdajalec naloga za izdajo računa, ter sestavljalci sporazuma pred podpisom. Vršita jo knjigovodja in računovodja ob pripravi in knjiženju računov. - naknadna notranja kontrola - vrši jo dekan (oz. v primeru odsotnosti dekana oseba, ki je s strani dekana pooblaščena za podpisovanje), pred podpisom računa ter računovodja in tajnik/ca pred parafiranjem računa. B. Računi končnim kupcem Računi se izdajo po ustreznem ceniku za šolnine, izpite, indekse, diplome Osnova za izstavitev računa je prejeto plačilo na račun fakultete, ki pa se preveri z vpisanimi in vnesenimi študenti v študentsko evidenco. Vsa plačila šolnin se tudi vnesejo v program študentske evidence. Na osnovi študentske evidence se ugotovijo nefakturirane terjatve ter preverijo vsi neplačniki. Neplačniki so lahko samo tisti študentje, ki jim je obročno plačilo odobril dekan. Vsem tem študentom se konec leta izstavi račun za razliko šolnine, ki bo poravnana v naslednjem letu (vzpostavi se terjatev konec leta). Podpisniki računov: - levo: fakturist - desno: dekan. Notranja kontrola: predhodna notranja kontrola - ob izdaji nalogov za plačilo študentom za storitve po ceniku v referatu za študijske zadeve. Naknadna notranja kontrola - vrši knjigovodja ob knjiženju- - 7 -
C. Računi izdani pravnim osebam Računi pravnim osebam se izdajo na osnovi podpisane pogodbe oz. sporazuma. V primeru, da ne obstaja podpisana pogodba ali sporazum, se izda račun pravnim osebam na osnovi»naloga za izdajo računa«ali prejete naročilnice. Izdajatelj naloga mora na nalog napisati podatke o prejemniku računa in vsebini računa (naslov in ID številko) ter priloži ustrezno dokumentacijo, ki je osnova za izdajo računa. Računi za najemnine se izdajo na osnovi dogovorjenega ključa razdelitve. Podpisniki računov levo: fakturist, parafira računovodja tajnik/ca PEF UM in desno dekan oz. ob njegovi odsotnosti oseba, ki jo je pooblastil dekan za podpisovanje. Notranja kontrola : - prehodna notranja kontrola - vrši jo izdajatelj naloga za izdajo računa, vrši jo knjigovodja ob pripravi računov. - naknadna notranja kontrola vršijo jo vsi, ki podpišejo in parafirajo račun s pregledom pripadajoče dokumentacije Račune izstavlja knjigovodja, ki preveri njihovo skladnost z nalogi za fakturiranje oz. veljavnimi pogodbami. Računi se vpišejo v knjigo izdanih računov ter se zaporedno številčijo, kar omogoča kontrolo popolnosti podatkov v računovodskih obdelavah. Naloge za izstavitev računa podpisane s strani predlagatelja je potrebno predložiti delavki v računovodstvo najkasneje dva dni od datuma opravljene storitve ali dobave blaga. Računi se izstavijo z datumom opravljene storitve, v kolikor gre za mesečne račune, se le-ti izdajo zadnji dan v mesecu. Podpisane izdane račune knjiži knjigovodja v računovodstvu, ki določi ustrezni konto in stroškovno mesto. knjigovodja v računovodstvu tudi spremlja plačila izdanih računov, obvešča odgovorne osebe in pošilja opomine v primeru neplačil. V primeru spremembe oziroma popravka izstavljenega računa se v računovodstvu PEF UMizstavi dobropis po enakem postopku kot račun. 3. h člen Kompenzacije Kompenzacije pripravi računovodja oz. že pripravljene kompenzacije s strani kupcev oz. dobaviteljev pa pregleda. Kompenzacije podpisuje dekan oz. ob njegovi odsotnosti oseba, ki jo je dekan pooblastil za podpisovanje, parafira pa tajnik/ca PEF UM in računovodja. Podpisana kompenzacija se knjiži kot plačilo obveznosti oz. terjatev in se odloži v banko. - 8 -
Notranja kontrola: - Vrši jo računovodja ob pripravi kompenzacije oz. ob kontroli ali je kompenzacija upravičena. 3. i. člen Potni nalogi Potni nalog je pisni nalog, s katerim PEF UM pošlje delavca na službeno pot v zvezi z njegovim opravljanjem dela na sistemiziranem delovnem mestu. Potni nalogi se vodijo računalniško. Potni nalogi se izdaja na osnovi izpolnjene»prošnje za odobritev službene odsotnosti«, ki jo podpiše predlagatelj ter dekan oz. resorni prodekan. V primeru kritja potnih stroškov iz oddelčnih sredstev, IRD, SI odpiše vlogo tudi predstojnik oddelka. V primeru kritja stroškov iz raziskovalnega denarja podpiše vlogo predlagatelj, resorni prodekan oz. dekan in vodja projekta. Koriščenje sredstev iz sredstev rednega, izrednega, podiplomskega in doktorskega študija odobri resorni prodekan oz dekan. V primeru koriščenja sredstev CPI podpišeta vlogo predstojnik CPI in dekan. Vloga je v vseh primerih podpisana tudi s strani predlagatelja. Potni nalogi se izstavljajo glede na vir kritja stroškov: - v tajništvu fakultete (viri: SI, oddelčna sredstva, splošna sredstva, sredstva za gostujoče profesorje, izredni študij), - v Znanstvenem inštitutu (vir: IRD, raziskovalna, projektna dejavnost), - v CPI (vir: sredstva CPI), - v referatu za podiplomski študij (vir: sredstva podiplomskega študija). Izstavljene potne naloge podpiše dekan. V primeru odsotnosti dekana, jih podpiše pooblaščena oseba s strani dekana. Predlagatelj mora predložiti vlogo oz. prošnjo za odobritev službene odsotnosti najkasneje pet dni pred pričetkom službenega potovanja. V primeru, da je za službeno potovanje upravičeno izplačilo akontacije, mora predlagatelj prošnjo za odobritev službene odsotnosti dostaviti v ustrezno službo najkasneje 12 dni pred začetkom potovanja. Pedagoški delavci morajo na prošnji za odobritev službene odsotnosti za odsotnost nad pet delovnih dni v času izvajanja pedagoškega procesa tudi opredeliti oblike študijskega procesa (predmet, letnik, termin), ki bi jih po urniku v času službene odsotnosti moral izvesti ter opredeliti nadomestne termine v dogovoru s študenti za v času službene odsotnosti odpadle pedagoške obveznosti. Nalog za službeno pot vsebuje naslednje podatke: - naziv in sedež fakultete, - dan, mesec in leto izdaje potnega naloga, - stroškovno mesto, stroškovni nosilec, - njegovo zaporedno številko, - ime, priimek in naslov potnika, - delovno mesto, - kraj potovanja, datum poti, datum vrnitve, - 9 -
- prevozno sredstvo, registrsko številko - odredbodajalca, - namen poti, - odobreno izplačilo predujma v višini, - podpis osebe, ki sestavi (izda) potni nalog - podpis prejemnika. Nalog za službeno potovanje se izda najkasneje tri dni pred začetkom službene poti, v izrednih primerih tudi kasneje, po predhodni odobritvi odgovorne osebe. Nalog za službeno potovanje ima zaposleni s seboj na službeni poti. V nasprotnem primeru nosi vse posledice tega potovanja sam. Predlagatelj potnega naloga mora po končani službeni poti napisati potno poročilo o službenem potovanju, ga opremit z vsemi prilogami: originalni računi, letalske in druge vozovnice, označiti obroke (nočitev z zajtrkom ) datum in uro prihoda in odhoda, natančno relacijo (z vsemi postanki), število prevoženih kilometrov, datum in kraj predložitve naloga, ter podpis, s katerim jamči za točnost navedenih podatkov. Pravilno izpolnjeni nalogi se oddajo v vložišče sedem dni po končanem potovanju v tujini in tri dni po končanem potovanju v domovini. V vložišču se potni nalogi evidentirajo in se nato oddajo v računovodstvo. Knjigovodja potne naloge pregleda, obračuna in pripravi za izplačilo. Obračunane potne naloge podpiše pod odredil dekan, v primeru njegove odsotnosti pa osebe pooblaščene s strani dekana, pod izplačal se parafira knjigovodja, ki obračuna potne naloge, računovodja in tajnik/ca PEF UM. Dnevnica je povračilo stroškov za prehrano in pripada zaposlenemu, ki je na službeni poti in nima zagotovljene prehrane. Dnevnice za službeno potovanje v RS se obračunavajo in izplačujejo po Kolektnivni pogodbi za dejavnost vzgoje in izobraževanja. Dnevnice za službena potovanja v tujini se obračunajo na podlagi uredbe o dodatkih za službena potovanja in selitve v tujino. Za dneve, ko je zaposleni na službeni poti in prejme dnevnico, mu prehrana med delom ne pripada. Če je na nalogu za službeno pot določeno, da se uporabi za službeno potovanje lastno motorno vozilo, se povrnejo stroški kilometrine v skladu s Kolektivno pogodbo za dejavnost vzgoje in izobraževanja. Za obračun kilometrine se upošteva kilometrina AMZS. V primeru da delavec na službeni poti zamenja več lokacij, mora biti število kilometrov med različnimi lokacijami jasno razvidno. Če se na službenem potovanju uporablja javno prevozno sredstvo (vlak ali avtobus) in če je v nalogu tako določeno, se povrnejo zaposlenemu stroški v višini zneska predložene vozovnice. Če zaposleni za službeno potovanje uporabi privatno vozilo, uveljavlja pa kilometrino v višini javnega prevoza, se povrnejo stroški v višini vozovnice po veljavnih cenikih javnih prevoznikov. - 10 -
Za službena potovanja v Republiki Sloveniji se akontacije ne izplačujejo, za tujino pa se lahko izplača upravičencu akontacija v višini 80% predvidenih stroškov, ki morajo biti v nalogu za službeno potovanje natančno razčlenjeni, vendar le v primerih, če dolžina službenega potovanja presega dva polna delovna dneva in še le v primeru, da potovanje vključuje tudi prenočevanje. Potni nalog se izplačuje na TRR račune predlagateljev potnih nalogov, za posebne primere (gostujoči tuji profesorji) pa v gotovini. V primeru, da je za službeno potovanje upravičeno izplačilo akontacije, mora služba, ki je izdala potni nalog, dostaviti v računovodstvo listino za izplačilo akontacije 10 dni pred začetkom potovanja. Izplačilo potnih stroškov se opravi samo na podlagi predhodno podpisanih in odobrenih listin in na podlagi verodostojnih prilog in se delavcem izplačujejo dvakrat mesečno (15. in zadnji dan v mesecu) na transakcijski račun uslužbenca, kamor delodajalec nakazuje plačo. Obračunani potni nalogi se hranijo po datumu izplačila (obračuna) na TRR v računovodstvu PEF UM. Zunanji sodelavci, ki imajo z PEF UM pogodbo, po kateri se jim izplača honorar, izpolnijo za povračilo potnih stroškov obrazec Poročilo o dejanskih stroških v zvezi z delom, po katerem se jim izplačajo potni stroški v zvezi z delom: stroški prevoza od kraja bivanja do kraja predavanja (kilometrina po uredbi ali vozovnica za javni prevoz, parkirnina ipd.) in nočitve. Za izračun razdalje se izbere najhitrejša pot po Telekomunikacijskem imeniku, zaradi natančnega izračuna kilometrov za odhod iz točno določene ulice ter prihod v točno določeno ulico. Vsa ta določila veljajo izključno za zunanje sodelavce, ki imajo stalno bivališče izven Maribora in so najmanj 20 km oddaljeni od Maribora in imajo dnevno obvezo najmanj tri šolske ure. Zunanjim sodelavcem, ki živijo manj kot 20 km iz Maribora niso upravičeni do povračila potnih stroškov. Na izredno odobritev dekana so možne izjeme. Obrazec je potrebno oddati (skupaj s poročilom o opravljenem delu) do 20. v mesecu v vložišču PEF UM. Izpolnjen obrazec pregleda delavka v vložišču za redni dodiplomski študij, referentka na podiplomskem študiju za podiplomski študij in izredni dodiplomski študij ter referentka na Centru za pedagoško izobraževanje in strokovno spopolnjevanje za povračilo dejanskih stroškov na centru. Notranja kontrola: - prehodna notranja kontrola - vrši jo delavka ob izdaji potnega naloga. - naknadna notranja kontrola - vrši jo delavka ob pripravi na izplačilo potnih nalogov in vknjižbi le teh v glavno knjigo, računovodja, tajnik/ca PEF UM ob parafiranju ter dekan oz. pooblaščena oseba dekana ob njegovi odsotnosti. 4. člen Pogodbe (avtorske, podjemne in druge) - 11 -
Pogodba je listina, ki se sklene s poslovnim partnerjem, zunanjim sodelavcem ali fizično osebo za nakup ali prodajo blaga in opravljeno storitev. Pogodbe pripravljajo strokovni sodelavci v službah na PEF UM in originale pripravljenih pogodb hranijo. Če ima pogodba za posledico prejem ali izplačilo finančnih sredstev se kopija pogodbe izroči računovodski službi PEF UM. Vsaka pogodba mora vsebovati bistvene sestavine po zakonu o obligacijskih razmerjih in v skladu z zakonom o DDV in sicer: - natančna imena pogodbenih strank, - davčne številke pogodbenih strank, - številke računov pogodbenih strank, - predmet pogodbe, - določbe o ceni in DDV, - rok za izpolnitev pogodbenih določil, - rok za plačilo, - datum sklenitve pogodbe, - zaporedno številko pogodbe, druge določbe, pomembne za izvajanje pogodbe. Pred podpisom pogodbo parafira sestavljalec pogodbe, pregleda in parafira vodja kadrovske službe ter tajnik/ca PEF UM. Zaradi specifik, vezanih na pripravo pogodb za delo, sofinancirano iz sredstev projektov evropskih strukturnih skladov in drugih sredstev Evropske unije, pogodbo parafirajo sestavljalec pogodbe oz. vodja Znanstvenega instituta, vodja/koordinator/skrbnik pogodbe in tajnik/-ca fakultete. Podpisnik določenih pogodb je rektor Univerze v Mariboru, te dekan PEF UM le parafira. Za nekatera področja je za podpisovanje pooblaščen dekan PEF UM. Register pogodb vodi posamezna služba PEF UM glede na vsebino dela in sicer jih ločeno številči po naslednjih vsebinah: - podjemne pogodbe, - avtorske pogodbe, - pogodbe o sodelovanju, - pogodbe javna naročila, - sponzorske pogodbe, - donatorske pogodbe, - najemne pogodbe (vsi najemi), - pogodbe o sofinanciranju, - pogodbe projekti, - tuje pogodbe, - sporazumi, - drugo. Prejete pogodbe se glede na vsebino arhivirajo po strokovnih službah PEF UM. Kopijo prejetih pogodb, ki imajo finančne posledice, prejme računovodstvo PEF UM. Za delo po pogodbi na PEF UM mora vsak delavec (zaposlen na PEF UM ali zunanji sodelavec) izpolniti obrazec za pogodbeno delo na PEF UM in ga odda v ustrezno strokovno službo, ki bo na osnovi tega obrazca izdala ustrezno pogodbo (avtorsko. oz. podjemno). A. Podjemne in avtorske pogodbe - 12 -
Podjemne in avtorske pogodbe se izstavljajo glede na vir kritja stroškov na: - Znanstvenem inštitut Pedagoške fakultete Univerze v Mariboru (vir: projekti, IRD ) - Kadrovski službi: (vir: redni študij, oddelčna sredstva, splošna sredstva) - Referatu za študentske zadeve (vir: izredni, podiplomski in doktorski študij); - Centru za pedagoško izobraževanje in strokovno spopolnjevanje. Vsako pogodbo pred podpisom dekana parafira sestavljalec pogodbe, vodja kadrovske službe, tajnik/ca PEF UM. Avtorska oz. podjemna pogodba se pošlje delavcu v podpis v treh izvodih. Hkrati s pogodbo se posreduje delavcu tudi cena za opravljanje dela. Po opravljenem delu sklenitelj pogodbe odda poročilo, ki je osnova za izplačilo v zgoraj navedene službe. Službe poročilo pregledajo, ga parafirajo in oddajo v računovodstvo v obračun plač. Obračun izvede knjigovodja na osnovi prejetega poročila. Poročila vezana na te pogodbe se oddajajo v računovodstvo do najkasneje 20. v mesecu za zaposlene v okviru UM, pri čemer se izplačilo izvede 5. v naslednjem mesecu (sočasno z obračunom plač). Poročila vezana na pogodbe za zunanje sodelavce se oddajo v računovodstvo najkasneje do 5. v mesecu za izplačilo 20. v istem mesecu. 5. člen Plače Dokumenti za plače so : - pogodba o zaposlitvi (hrani se v kadrovski službi PEF UM), - aneks h pogodbi o zaposlitvi (nov plačni sistem -hrani se v kadrovski službi PEF UM), - obvestilo o plači (hrani se v kadrovski službi PEF UM), - obrazec delovna uspešnost za delavce PEF UM (hrani se v računovodski službi PEF UM) - obrazci za nadurno delo (hranijo se v kadrovski službi PEF UM), - obrazci za koriščenje dopusta, službene odsotnosti ter druge odsotnosti (hranijo se v kadrovski službi PEF UM), - obrazec za izračun pedagoške obveznosti in nadobveze (hrani se v kadrovski službo PEF UM), - obrazec za napredovanje zaposlenih (hrani se v kadrovski službi PEF UM), - drugo. Navedeni dokumenti se pripravijo v oddelku za kadrovske zadeve razen obrazec delovna uspešnost za delavce PEF, ki ga pripravi tajnik/ca PEF UMza strokovne sodelvace in dekan PEF UM za pedagoške delavce. Vsi ti obrazci so pripravljeni v skladu z veljavnimi predpisi: 1. Zakon o sistemu plač v javnem sektorju (ZSPJS)-UPB7. Spremembe in dopolnitve Zakona o sistemu plač v javnem sektorju (Uradni list RS št. 17/08, Uradni list RS 58/08, 80/08) 2. Uredba o enotni metodologiji in obrazcih za obračun in izplačilo plač v javnem sektorju Uradni list RS št. 64/08, Uredba o spremembah in dopolnitvah Uredbe o - 13 -
enotni metodologiji in obrazcih za obračun in izplačilo plač v javnem sektorju (Uradni list št. 69/08;Uredba o spremembah in dopolnitvah Uredbe o enotni metodologiji in obrazcih za obračun in izplačilo plač v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 78/08; 3. Uredba o napredovanju javnih uslužbencev v plačne razrede (Uradni list RS, št. 51/08 4. Uredba o delovni uspešnosti iz naslova povečanega obsega dela za javne uslužbence (Uradni list RS št. 53/08. 5. Uredba o kriterijih za določitev položajnega dodatka za javne uslužbence (Uradni list RS, št. 57/08). V računovodstvu se obračuna plača na osnovi prejetih dokumentov iz kadrovske službe in sicer: - fotokopije aneksa h pogodbi o zaposlitvi za vse zaposlene, - fotokopije obvestila o plači za vse zaposlene, - avtorske in podjemne pogodbe ter poročila vezana na avtorske in podjemne pogodbe, - nastop oz. prekinitev delovnega razmerja ali porodniškega dopusta, - seznam po ljudeh za povračilo stroškov prehrane v znesku, - drugo. Kadrovska služba mora v računovodstvo obračun plač javiti tudi vse mesečne spremembe, ki so vezane na zgoraj vezane alineje. Delovno uspešnost po novem Zakonu o sistemu plač v javnem sektorju pripravi za računovodstvo tajnik/ca PEF UM, podpiše pa dekan PEF UM. Kadrovska služba posreduje v računovodstvo PEF tudi naloge za izplačilo regresa, odpravnin, odškodnin, jubilejnih nagrad in socialnih pomoči. Vse te dokumente parafira vodja kadrovske službe in tajnik/-ca PEF UM, podpiše pa dekan PEF UM. Na PEF UM vodi evidenco prisotnosti delavcev referentka v kadrovski službi in do 20. v mesecu za tekoči mesec pripravi evidenco opravljenih ur oz. odsotnosti, ki jo parafira vodja kadrovske službe. Za obračun plač se oddaja dokumentacija v računovodstvo obračun plač do 20. v mesecu.(razen v izjemnih primerih, ko je obračun plač potrebno zaključiti prej napr. v mesecu aprilu in mesecu decembru) Navedeni dokumenti so podlaga za obračun plač v računovodstvu PEF UM skladno z veljavno zakonodajo s pomočjo računalniškega programa MMR plače. Obrazce, ki jih je potrebno oddati na DURS oziroma AJPES parafira referentka za obračun plač, vodja računovodstva, tajnik/ca PEF UM, podpiše pa dekan PEF UM. - 14 -
6. člen Notranja kontrola pogodb, podjemnih, avtorskih pogodb in plač Vrši jo oseba, pri kateri je bila pogodba sklenjena,ob pregledu poročila, razen za kadrovsko službo vrši kontrolo Nina Gorenjak in pri samem obračunu. 7. člen Čeki, menice, bančne garancije Čeki, menice, bančne garancije in podobni finančni instrumenti se pripravljajo le na podlagi posebnih nalogov za pridobitev ali oddajo teh dokumentov. Nalog za izdajo takšnih dokumentov izda tajnik/ca PEF UM ali referentka na ZI po odobritvi dekana za samo izvedbo pridobitve oz. oddaje takšnih dokumentov je odgovorna tajnik/ca in vodja računovodstva. Podpisnik dokumentov je dekan, v določenih primerih pa tudi rektor. 8. člen Temeljnice Temeljnica je nalog za knjiženje poslovnih dogodkov, ki se sestavi v računovodstvu. Podlaga za knjiženje so obračuni oziroma prenosi v računalniškem programu. Temeljnica se sestavi ročno ali računalniško v naslednjih primerih: - knjiženje plač, podjemnih in avtorskih pogodb v glavno knjigo, - za knjiženje v glavno knjigo na osnovi internih in drugih izračunov, - za knjiženje zaključnih knjižb - za knjiženje amortizacije in odpisov osnovnih sredstev - drugo. Temeljnice podpiše referentka v računovodstvu, ki jo izdela in vodja računovodstva. 9. člen Blagajniško poslovanje Blagajniško poslovanje se vodi na PEF UM preko glavne blagajne, ki je v računovodstvu PEF UM. A. Blagajniški dnevnik O vseh gotovinskih plačilih in izplačilih se vodi evidenca v blagajniškem dnevniku. Blagajniški dnevnik zagotavlja časovno zaporedje podatkov o denarnih prejemkih in izdatkih ter dnevno stanje gotovine v blagajni fakultete. Vodi in zaključuje se dnevno oz. ob vsaki gotovinski spremembi, saldo se prenese kot začetni saldo v blagajniški dnevnik naslednjega dne. - 15 -
Zaključeni blagajniški dnevnik podpiše oseba odgovorna za vodenje blagajne in računovodja ter parafira tajnik/ca PEF UM, ki s tem napravi naknadno notranjo kontrolo dnevnega blagajniškega poslovanja. Blagajniški dnevnik, izdatek in prejemek se označujejo vsak po svoji zaporednih številkah in se v začetku vsakega poslovnega leta začnejo številčiti na novo. Blagajniška vplačila in izplačila se vpisujejo v blagajniški dnevnik ob vsaki gotovinski spremembi. Nato se dokumenti knjižijo v glavno knjigo. B. Dvig gotovine Dvig gotovine se izvršuje s plačilnim nalogom BN 02 pri NKBM d. d. s posebnega računa z ničelnim stanjem. Plačilni nalog je podpisan s strani pooblaščenih osebe za dvigovanje gotovine z gotovinskega računa z ničelnim stanjem. Pooblaščene osebe so osebe navedene na podpisnih kartonih, ki so deponirani pri NKBM d. d. Dvig gotovine opravi oseba, ki ima pooblastilo za dvig. C. Blagajniški maksimum Oseba odgovorna za vodenje blagajne lahko ima v blagajni gotovino do višine blagajniškega maksimuma, ki ga s sklepom določi Upravni odbor Univerze v Mariboru. V kolikor se v začetku poslovnega leta ne določi nov blagajniški maksimum, velja za tekoče poslovno leto zadnji s sklepom UM določen blagajniški maksimum. D. Blagajniški izdatki Poslovanje preko blagajne se izvaja, ko gre: - za plačila materialnih stroškov manjše vrednosti, - izplačila na podlagi potnih nalogov tujim profesorjem Iz blagajniškega izdatka, ki je potrdilo o izplačilu in prilog mora biti razvidno, komu, zakaj in na podlagi katere listine je bilo izplačilo opravljeno. Izplačilo se opravi na podlagi potrebe za izdajo naročila in verodostojne listine (npr. računi, ki so bili plačani z gotovino) oz. potnega naloga. Blagajniški izdatek podpiše prejemnik izplačila in oseba odgovorna za vodenje blagajne. Predhodno notranjo kontrolo opravi tajnik/ca, resorni prodekani in dekan, ki potrdi izplačilo s podpisom na potrebi za izdajo naročila ali potnega naloga. E. Blagajniški prejemki Blagajniški prejemek je potrdilo o prejeti gotovini. Blagajniški prejemek podpiše oseba odgovorna za vodenje blagajne in vplačnik. Gotovina, ki jo prejme oseba odgovorna za vodenje blagajne se mora vplačati na podračun PEF UM najpozneje naslednji delovni dan. Potrjen polog iz strani NKBM d. d. se odda blagajniku in je obvezna priloga računalniškemu izpisu blagajniškega prejemka. Dogodki se knjižijo v glavno knjigo. - 16 -
F. Odgovornost blagajnika Oseba, ki je odgovorna za vodenje blagajne je odgovorna za gotovino v blagajni, vodenje in hrambo blagajniških listin in ključe blagajne. 10. člen Naloge in odgovornosti delavk v računovodstvu PEF UM Organizacija in sistemizacija z opisom del in nalog posameznih delovnih mest zahteva podrobnejšo določitev aktivnosti in odgovornosti na posameznih delovnih mestih. V računovodstvu PEF UM so zaposlene tri delavke in sicer: - vodja področja enote II. (z do pet zaposlenimi) - strokovni delavec V - strokovni delavec V Delavci računovodstva so zadolženi in odgovarjajo za pravočasno ter pravilno in v skladu s predpisi opravljeno delo. Za pravočasno opravljeno delo šteje delo, ki je opravljeno v rokih, ki so določeni z zakoni, podzakonskimi akti, ustreznimi predpisi in navodili. Posamezna računovodska opravila, na katera je vsebinsko po področjih dela razdeljeno računovodstvo, opravljajo delavci zaposleni v računovodstvu. Delavci v računovodstvu morajo poznati svoje delo in ga opravljati zanesljivo, natančno in strokovno. Glede na navedeno so opisi dolžnosti in odgovornosti po delovnih mestih naslednji: Dolžnosti in odgovornosti vodje področja enote II. (z do pet zaposlenimi) - izdelava in knjiženje določenih temeljnic, - spremljanje realizacije prihodkov od Ministrstva, drugih ministrstev in občin, ter razdelitev le teh po stroškovnih mestih, - pregled kontov glavne knjige, pregled stroškovnih mest, kontrola in izpis bruto bilance - kontrola in knjiženje denarnega toka prilivov ministrstev, UM, stroškov plač, stroškov povezanih z računi za knjige in stroškovnimi računi, kontrola transakcijskega računa in usklajevanje IOP obrazcev z Ministrstvom za finance, - vezava sredstev pri zakladnici in poročanje na UM o višini vezave, - likvidacija, kontiranje in knjiženje (stroškov) računov dobaviteljev razen računov za OS, - kontrola saldakontov dobaviteljev ter usklajevanje IOP obrazcev razen OS, - priprava temeljnic in knjiženje plač v glavno knjigo po stroškovnih mestih, - priprava temeljnic in knjiženje podjemnih, avtorskih pogodb, regresa, jubilejnih nagrad odpravnin po stroškovnih mestih, - materialno (gorivo, skripta), - vodenje in knjiženje blagajne, - priprava kvartalnih finančnih poročil, - mesečno potočilo BST ter trimesečno poročilo terjatev in obveznosti za UM, - razna druga poročila ( za UM, poročilo na ministrstvo za podiplomski študij), - 17 -
- izvedba plačil na Upravo za javne prihodke (UJP) ter izpis in odlaganje UJP izpiskov, spremljanje stanja na računu,. - priprava in knjiženje temeljnic za prilive raziskovalne dejavnosti (projekti, programi) po stroškovnih mestih na osnovi razreza prilivov po nalogu iz ZI, - izdelava zaključnega računa (bilance, poročila, sklepi, poročanje PO), - izdelava finančnega načrta ter spremljanje realizacije finančnega načrta, - usklajevanje dela na finančno računovodskem področju, ter spremljanje zakonodaje in predpisov, - druga dela po nalogu nadrejenega, - hramba dokumentacije na svojem področju. Dolžnosti in odgovornosti strokovnega delavca V. - kontira in knjiži račune dobaviteljev za osnovna sredstva, račune za investicije (likvidacija, dostava pooblaščeni osebi v podpis, fakturna knjiga, glavna knjiga, knjiga OS in priprava virmanov za plačilo ter knjiženje in kontrola denarnega toka za OS), - usklajevanje kontov in odprtih postavk dobaviteljev za OS, - obračun amortizacije in priprava podatkov o osnovnih sredstvih za temeljnice, - letna inventura, reverzi izdelava elaborata, - poročila za bilanco stanja, - statistična poročila za osnovna sredstva, - vodi kredite, njihova plačila in ukrepa v primeru terjatev, - sestava zahtevkov za prijavo škod za premoženjska in druga zavarovanja, - priprava gradiva za Poslovodni odbor, ter zapisnik PO, - obračun plač in ostala nadomestila (odtegljaji, prehrana, prevoz, regres odpravnine, priprava zahtevkov za refundacijo boleznin,sindikalne članarine, kolektivno zavarovanje, pošiljanje seznamov nakazil bankam ). - priprava virmanov za nakazilo plač, - izdelava statističnih poročil v zvezi z plačami, - kontrola REK obrazcev za članico, kontrola dohodnine, kontrola M4 obrazcev in dostava na UM, - spremlja zakonodajo in predpise na svojem področju, - druga dela po nalogu nadrejenih, - hramba dokumentacije na svojem področju. Dolžnosti in odgovornosti strokovnega delavca V. - odgovornost za obračun knjiženje, kontiranje, razdelitev stroškov po stroškovnih mestih in spremljanje stanja razpoložljivih sredstev po stroškovnih mestih potnih nalogov na službenih potovanjih skladno z veljavno zakonodajo, - za kadrovsko službo izdela mesečni seznam dni odsotnosti zaposlenih, ki so bili službeno odsotni in so dobili izplačane (obračunane) dnevnice preko potnega naloga. - vodi knjigo izdanih računov, - izdajanja, kontira in knjiži račune kupcev (fakturna knjiga, glavna knjiga, plačila). - vnos plačil šolnin v študentsko evidenco, - usklajevanje odprtih postavk kupcev izpis IOP obrazcev, - 18 -
- izdajanje opominov za izdane že zapadle fakture, - kontira, knjiži in kontrolira denarni tok prihodkov po izdanih računih, - vodi knjigo prejetih računov, - knjiženje saldakontov dobaviteljev razen OS, vnos le teh v fakturno knjigo, dostava pooblaščeni osebi za podpis ter priprava za izplačilo, - kontrola in končni mesečni obračun DDV, - druga dela po nalogu nadrejenih, - spremljanje zakonodaje in predpisov na svojem področju, - hramba dokumentacije na svojem področju, Navodilo stopi v veljavo, ko ga sprejme Poslovodni odbor. Maribor, 1. 9. 2008 Mag. Simona Kolar, Izr. prof. dr. Samo Fošnarič, p. p. tajnica PEF UM dekan PEF UM - 19 -