Dostop javnosti do dokumentov 2014 Prispevek predsedstva k letnemu poročilu Evropskega parlamenta EPRS Služba Evropskega parlamenta za raziskave Oddel

Dostop javnosti do dokumentov 2014 Prispevek predsedstva k letnemu poročilu Evropskega parlamenta EPRS Služba Evropskega parlamenta za raziskave Oddelek za preglednost Služba Evropskega parlamenta za raziskave Evropski parlament marec 2015 Oddelek za preglednost Evropski parlament

PREDGOVOR Evropski parlament, Svet in Komisija od 3. decembra 2001 izvajajo Uredbo (ES) št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov, ki jih te tri institucije hranijo. V skladu s členom 17(1) te uredbe: Vsaka institucija objavi vsako leto poročilo za preteklo leto, vključno s številom primerov, ko je institucija zavrnila dostop do dokumentov, razlogi za zavrnitev ter številom dokumentov občutljive narave, ki niso vpisani v register. Po členu 116(7) Poslovnika Evropskega parlamenta parlamentarni odbor, ki je pristojen za zakonodajo o preglednosti, tj. Odbor za državljanske svoboščine, pravosodje in notranje zadeve (LIBE), pripravi letno poročilo iz člena 17(1) Uredbe (ES) št. 1049/2001 na podlagi informacij, ki jih predloži predsedstvo, in drugih virov. Letno poročilo odbora LIBE se nato predloži v obravnavo na plenarnem zasedanju. Ta dokument je predlog za prispevek predsedstva k letnemu poročilu Evropskega parlamenta 2014 po členu 17(1) Uredbe (ES) št. 1049/2001. METODOLOGIJA Predlog za prispevek predsedstva k letnemu poročilu 2014 Evropskega parlamenta ima drugačno obliko in je nastal s prilagojeno metodologijo. Namen takega pristopa je biti prijaznejši do uporabnika in posredovati usklajene podatke. Zaradi spremenjene strukture v nekaterih primerih ni več mogoče primerjati podatkov za leto 2014 s podatki iz poročil za pretekla leta. Glede na uporabljeno metodologijo: podatki o pregledanih in zahtevanih dokumentih veljajo samo za točno navedene dokumente; prošnje za zelo veliko ali nedoločeno število dokumentov, ki jih institucija ni mogla identificirati (v nadaljnjem besedilu: nenavedeni dokumenti), niso vštete v statistične podatke o pregledanih in zahtevanih dokumentih; podatki o prošnjah za dostop do dokumentov zajemajo točno navedene kot tudi nenavedene dokumente; odobritev delnega dostopa šteje kot pozitiven odgovor; potrdilne prošnje so posledica celovite zavrnitve in odobritve delnega dostopa; podatki o potrdilnih prošnjah veljajo za leto, v katerem so bile vložene ustrezne začetne prošnje. 2

K A Z A L O P o v z e t e k........................................................................... 4 P O G L A V J E I....................................................................... 5 I z v a j a n j e U r e d b e ( E S) š t. 1 0 4 9 / 2 0 0 1 v l e t u 2 0 1 4.................... 5 A) Vsebina javnega registra dokumentov Parlamenta... 5 B) Podatki o pregledanih in zahtevanih dokumentih... 6 C) Podatki o prošnjah... 9 D) Profil prosilcev...11 P OG L A V J E I I.................................................................... 1 3 T r e n d i i n p o s e b n a v p r a š a n j a v z v e z i z d o s t o p o m d o d o k u m e n t o v v l e t u 2 0 1 4................................................... 1 3 A) Dokumenti v zvezi s poslanci...13 B) Porast v uporabi interaktivnih spletnih mest...13 C) Zapletene prošnje in dobro upravljanje: primer prošenj za dokumente v zvezi s postopki javnega naročanja...14 D) Medinstitucionalno sodelovanje...15 P OG L A V J E I I I................................................................... 1 6 O d l o č i t e v v a r u h i n j e č l o v e k o v i h p r a v i c g l e d e p r i t o ž b z o p e r P a r l a m e n t....................................................................... 1 6 A) Nova pritožba...16 B) Priporočila...16 K o n č n e o p o m b e............................................................... 1 7 3

Predlog za prispevek predsedstva k letnemu poročilu Evropskega parlamenta o dostopu javnosti do dokumentov za leto 2014 (člen 17 Uredbe (ES) št. 1049/2001) Povzetek Podatki Število sklicev na dokumente v javnem registru je še naprej raslo. V primerjavi z letom 2013 se je povečalo za 10 %. Podatkovna zbirka registra je 31. decembra 2014 vsebovala 560 724 sklicev na dokumente. 433 576 dokumentov je bilo pregledanih neposredno na spletnem mestu javnega registra Parlamenta, kar za več kot štirikrat presega število neposredno pregledanih dokumentov v letu 2013. V istem obdobju je Parlament v obliki spletnega obrazca ali po elektronski pošti prejel 370 prošenj (med katerimi je 43 prošenj za dokumente, ki še niso bili objavljeni) za 532 točno navedenih dokumentov, kar je 14 % manj kot v letu 2013. V deležu upada pa ni upoštevanih 31 dodatnih prošenj za veliko ali nedoločeno število nenavedenih dokumentov, ki jih ni mogoče zabeležiti za statistične namene. Od 532 točno navedenih dokumentov jih 95 še ni bilo javno objavljenih. Parlament jih je objavil 80 in v dveh primerih odobril delni dostop. V letu 2014 je bilo torej 98 % odgovorov pozitivnih, kar je skladno s trendom prejšnjih let. Na podlagi zavrnitve v začetni fazi so bile v skladu s členom 8 Uredbe (ES) št. 1049/2001 vložene štiri potrdilne prošnje. V treh primerih je Parlament svoj prvotni odgovor potrdil, v enem primeru pa je odobril širši dostop do zahtevanega dokumenta. Največji delež prosilcev še vedno predstavljajo predstavniki visokega šolstva in raziskovalci: v to kategorijo sodi 39 % prošenj. Trendi 8,5 % prošenj, ki jih je Parlament prejel v letu 2014, se nanaša na dokumente v zvezi s poslanci, natančneje z dodeljenimi proračunskimi sredstvi in s stroški nadomestil za posamezne poslance, na dokumente posvetovalnega odbora o kodeksu ravnanja za poslance, pa tudi na dokumente, iz katerih bi bili lahko razvidni stiki med zastopniki interesov in posameznimi poslanci v okviru zakonodajnih postopkov. K večji prepoznavnosti javnega registra je prispevala pogostejša uporaba interaktivnih spletnih strani, kot je Ask the EU, a je hkrati vzbudila pomisleke v zvezi z izvajanjem nekaterih pravnih zahtev, ki veljajo za institucije. Nekatere prošnje so vse bolj zapletene, predvsem kadar neuspešni ponudniki v postopkih javnega naročanja zahtevajo dostop do dokumentov, povezanih s postopki razpisa, na katerega so se prijavili. Leta 2014 je bila pri varuhinji človekovih pravic vložena nova pritožba zoper Parlament v zvezi s prošnjo za javni dostop do peticij, ki vsebujejo osebne podatke. Varuhinja je preiskavo št. 262/2012/OV o zapisnikih sestankov koordinatorjev uspešno zaključila z dodatno pripombo, v kateri je od Parlamenta zahtevala, naj obstoječe zapisnike sestankov koordinatorjev iz parlamentarnega obdobja 2009 2014 vključi v javni register. 4

... P OG L A V J E I I z v a j a n j e U r e d b e ( E S) š t. 1 0 4 9 / 2 0 0 1 v l e t u 2 0 1 4... A) Vsebina javnega registra dokumentov Parlamenta Javni register dokumentov Parlamenta vsebuje sklice na uradne dokumente Parlamenta od leta 2001 dalje. Število sklicev na dokumente se vsako leto poveča in je bilo leta 2014 za 10 % višje kot leta 2013. Podatkovna zbirka registra je 31. decembra 2014 vsebovala 560 724 sklicev na dokumente (kar ustreza 3 623 179 dokumentom, če se upoštevajo vse jezikovne različice). V javnem registru dokumentov Parlamenta niso bili zabeleženi nobeni dokumenti občutljive narave v smislu člena 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001. (Graf 1) Razvoj javnega registra dokumentov Parlamenta 4000000 3000000 2825361 3097165 3372128 3623179 2000000 1000000 414169 463689 508436 560724 0 EP document references Documents (all language versions) 5

B) Podatki o pregledanih in zahtevanih dokumentih Po členu 12 Uredbe (ES) št. 1049/2001 je od 90 do 95 % dokumentov Parlamenta mogoče pregledati neposredno na spletnem mestu njegovega javnega registra 1. Dokumente, pri katerih ni možnost neposrednega vpogleda, je mogoče zahtevati s spletnim obrazcem 2 ali po elektronski pošti. B.1) Neposredno pregledani dokumenti Obiskovalci do spletnega mesta javnega registra večinoma dostopajo prek iskalnika Google ali portala Europa. Od leta 2011 je število pregledanih dokumentov na spletnem mestu javnega registra Parlamenta v stalnem porastu. Leta 2014 je bilo neposredno na spletni strani Evropskega parlamenta pregledanih 433 576 dokumentov, kar je več kot štirikratnik neposredno pregledanih dokumentov v letu 2013. Najpogosteje so bile pregledane naslednje vrste dokumentov (v padajočem vrstnem redu): vprašanja za pisni odgovor 3 (37,17 %); odgovori na vprašanja (31,08 %); sprejeta besedila (3,9 %); obvestila poslancem (3,55 %); predlogi resolucij (3,13 %); predlogi sprememb k poročilom (2,25 %); poročila (2,21 %); dnevni redi odborov (1,26 %) in zapisniki sej odborov (1,6 %). (Graf 2) Število dokumentov, pregledanih na spletnem mestu javnega registra dokumentov 500000 433576 400000 300000 200000 Documents 100000 72143 102682 106604 0 1 http://www.europarl.europa.eu/registreweb/search/simplesearchhome.htm?language=sl 2 https://www.secure.europarl.europa.eu/registreweb/requestdoc/secured/form.htm?language=sl 3 člen 130 Poslovnika Evropskega parlamenta 6

B.2) Dokumenti, zahtevani s spletnim obrazcem ali po elektronski pošti Leta 2014 je Parlament prek spletnega obrazca ali po elektronski pošti prejel 370 prošenj za 532 točno navedenih dokumentov, kar je 14 % manj v primerjavi s številom tovrstnih dokumentov, zahtevanih leto prej. (Graf 3)Točno navedeni dokumenti, zahtevani s spletnim obrazcem ali po elektronski pošti Specifed Documents requested 1161 777 610 532 V odstotku upada pa ni upoštevanih 31 dodatnih prošenj, ki jih je Parlament prejel v letu 2014, za dostop do velikega ali nedoločenega števila dokumentov (včasih višjega od 1000), ki jih ni mogoče zabeležiti za statistične namene, saj njihova identifikacija in iskanje zahtevata veliko dela zaradi datuma nastanka, klasifikacije, predmeta urejanja ali časovnega razpona, v katerega spadajo (npr. prošnja za vse dokumente v zvezi s... ali vse dokumente, ki vsebujejo informacije o... itd.) 4. Od 532 točno navedenih dokumentov jih 95 še ni bilo objavljenih. Parlament je 80 od 90 tovrstnih dokumentov objavil in v dveh primerih odobril delni dostop. 4 Prošnje za nenavedene dokumente v tem poročilu niso vključene v statistične podatke o številu zahtevanih dokumentov. 7

(Graf 4) Število neobjavljenih in naknadno objavljenih točno navedenih dokumentov 289 Requested Positive responses 166 265 89 95 158 84 80 V letu 2014 je Parlament zavrnil prošnjo za javni dostop v primeru 15 neobjavljenih točno navedenih dokumentov. (Graf 5) Število neobjavljenih točno navedenih dokumentov in število zavrnjenih dokumentov 289 166 Requested Refusals 89 95 14 8 5 15 8

C) Podatki o prošnjah 5 V letu 2014 je Parlament skupaj prejel 401 prošnjo, od tega 43 prošenj za dokumente, ki še niso bili objavljeni. Prošnje so se večinoma nanašale na dokumente v zvezi s poslanci EP (8,5 %), upravne dokumente v zvezi z infrastrukturo in financami (7,0 %), sprejeta besedila (6,9 %), dobesedne zapise sej (4,7 %), dokumente predsedstva (4,4 %), uradno korespondenco (4,2 %) in peticije (2,2 %). Predvsem prošnje za še neobjavljene dokumente so v največji meri zadevale pravna mnenja Parlamenta (16 %), dokumente o izdatkih poslancev (11 %), obvestila predsedstva (5 %) in druga notranja poročila, predvsem poročila o trialogih. Od 401 prejete prošnje v letu 2014 se je Parlament pozitivno odzval v 393 primerih in odobril dostop do zahtevanih dokumentov. V dveh primerih je odobril zgolj delni dostop. (Graf 6) Število prošenj in pozitivnih odgovorov Applications Positive responses 589 536 447 401 585 533 443 393 5 Prošnje obravnavajo točno navedene in nenavedene dokumente. 9

Pri neobjavljenih dokumentih je Parlament ugodil 35 prošnjam od 43, ki jih je prejel v letu 2014. (Graf 7) Število prošenj za dostop do neobjavljenih dokumentov in število pozitivnih odgovorov Applications for non-previously disclosed documents Positive responses 289 166 285 163 89 85 43 35 V letu 2014 je Parlament zavrnil dostop v osmih primerih, in sicer na podlagi odločitve generalnega sekretarja, saj je pristojen za obravnavo začetnih prošenj. (Graf 8) Število prošenj za dostop do neobjavljenih dokumentov in število zavrnitev 289 166 Requested Refusals 89 43 4 3 4 8 10

V skladu s členom 8 Uredbe (ES) št. 1049/2001 so bile na podlagi zavrnitve v začetni fazi vložene Štiri potrdilne prošnje 6. V treh primerih je Parlament svoj prvotni odgovor potrdil, v enem primeru pa odobril širši dostop do zahtevanega dokumenta. Zavrnitve Parlamenta so večinoma temeljile na potrebi po zaščiti zasebnosti in integritete posameznika (člen 4(1)(b) Uredbe (ES) št. 1049/2001), postopka odločanja v Parlamentu, (člen 4(3) Uredbe (ES) št. 1049/2001) ter poslovnih interesov fizičnih in pravnih oseb (člen 4(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001). (Graf 9) Razlogi za uveljavljanje izjem v skladu s členom 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 6 25 16 50 39 16 32 4 15 11 17 5 11 6 11 50 6 35 21 28 % % % % Par. 1(a) Security Par. 1(b) Privacy Par. 2 Commercial interests Par. 2 Legal Advice Par. 2 Audits Par. 3 Decision-making process Delež pozitivnih odgovorov v letu 2014 sledi trendu iz preteklih let: Parlament se je namreč pozitivno odzval v skupaj 98 % primerov, v primeru prošenj za še neobjavljene dokumente pa v 81 %. Po objavi so dokumenti javno dostopni in na voljo za neposreden vpogled na spletnem mestu javnega registra Parlamenta. D) Profil prosilcev Največji delež prosilcev še vedno predstavljajo predstavniki visokega šolstva in raziskovalci. V to kategorijo spada 39 % prosilcev, sledijo jim predstavniki poslovnega sektorja, okoljskih organizacij in drugih interesnih skupin, ki skupaj tvorijo 18 % prosilcev. Delež prošenj, ki jih vložijo pravniki, ostaja bolj ali manj stabilen na 9 %. Kar zadeva zemljepisno porazdelitev prosilcev med državami članicami EU, je bil vzorec v letu 2014 zelo podoben vzorcu iz prejšnjih let. 31 % prosilcev prihaja iz Belgije, po številčnosti jim sledijo prosilci iz Nemčije (14 %), Francije in Italije (iz vsake 9 %), Nizozemske in Španije (iz vsake 5 %) ter Združenega kraljestva (4 %). Število prošenj iz tretjih držav se je nekoliko znižalo, na približno 8 %. V letu 2014 so bile prošnje najpogosteje napisane v angleščini (53 %), kar je podobno kakor v preteklih letih, sledijo jim prošnje v nemščini (14 %), francoščini (11 %) in španščini (7 %). 6 Potrdilne prošnje so lahko posledica celovite zavrnitve ali odobritve delnega dostopa (člen 7(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001). 11

(Graf 10) Profil prosilcev za dostop do dokumentov v letu 2014 7 državljanstvo drugo poklic poslanci EP javni organi univerzitetne knjižnice akademske raziskave pravniki novinarji civilna družba jezik 7 Avtorske pravice slik v grafih: salem / Fotolia - kebox / Fotolia Pekchar / Fotolia DIDEM HIZAR / Fotolia Claudio Divizia / Fotolia ravennka / Fotolia photolars / Fotolia Becky Stares / Fotolia Sylvie Bouchard / Fotolia atscene / Fotolia Seraphim Vector / Fotolia valentint / Fotolia quka / Fotolia Gstudio Group / Fotolia mostafa fawzy / Fotolia BERLINSTOCK / Fotolia Double-J Design Evropska unija. 12

... P OG L A V J E I I T r e n d i i n p o s e b n a v p r a š a n j a v z v e z i z d o s t o p o m d o d o k u m e n t o v v l e t u 2 0 1 4... A) Dokumenti v zvezi s poslanci 8,5 % prošenj, ki jih je Parlament prejel v letu 2014, se nanaša na dokumente v zvezi s poslanci, natančneje z dodeljevanjem proračunskih sredstev in povračilom stroškov posameznim poslancem, na dokumente posvetovalnega odbora o kodeksu ravnanja za poslance, pa tudi na dokumente, ki pričajo o vplivu zastopnikov interesov na posamezne poslance v okviru zakonodajnih postopkov (dnevni redi in zapisniki srečanj med poslanci/poročevalci in zastopniki interesov, korespondenca med poslanci itd.). Glede prošenj za dostop do podrobne razčlenitve nadomestil in stroškov posameznih poslancev Parlament uporablja smernice, ki jih je predsedstvo na podlagi dobre prakse nacionalnih parlamentov izdalo 20. februarja 2008. Na ta način je Parlament razvil proaktiven pristop, v skladu s katerim na svoji spletni strani objavlja informacije o nadomestilih, do katerih so poslanci upravičeni, in pravila, ki določajo njihovo dodeljevanje. Sicer pa podrobne razčlenitve zneskov, ki so jih poslanci dejansko prejeli, niso javno dostopne, a lahko dodatne informacije razkrijejo poslanci sami. B) Porast v uporabi interaktivnih spletnih mest V zadnjih letih je med prosilci vse pogostejši trend vlaganja prošenj za dostop do dokumentov prek spletnih portalov, na katerih so njihove prošnje objavljene skupaj z odgovori institucij. V letu 2014 je na primer Parlament 55 prošenj za dostop do dokumentov (kar ustreza 14 % vseh prošenj) prejel prek spletne strani Ask the EU (Vprašaj EU), projekta platforme Access into Europe. Funkcionalni poštni predal za dostop do dokumentov oddelka EP za preglednost je od postavitve spletnega mesta edina vstopna točka za vse prošnje, vložene na tem spletnem mestu, ne glede na predmet prošnje (dokumenti, informacije, pritožbe itd.). Sistem na spletni strani ustvari namenski naslov elektronske pošte, s katerega uporabniki pošljejo prošnjo za dostop do dokumentov, ne da bi jim bilo treba vnesti informacije o svoji identiteti. Odgovori na prošnje, vložene prek strani Ask the EU, se na spletno stran organizacije samodejno naložijo in postanejo javno dostopni. Prošnje, naslovljene na Parlament, in njegovi odgovori nanje so dostopni v posebnem zavihku spletne strani Ask the EU 8. Po Uredbi (ES) št. 1049/2001 prosilcem ni treba navajati informacij o svoji identiteti ali razlogov za vložitev prošnje. Vseeno pa lahko v nekaterih okoliščinah odsotnost slehernega podatka ali informacije o prosilcu oteži ustrezno obravnavo prošnje in pravilno uporabo nekaterih pravnih zahtev, ki veljajo za institucije, na primer glede možnosti pritožbe, uredbe o varstvu osebnih podatkov, zaščite pred krajo identitete ali uporabe lažne identitete. Posebno težavni so lahko primeri, v katerih prosilec ne navede poštnega naslova. S pomočjo podatka o poštnem naslovu lahko Parlament prepreči zlorabe pri dostopanju do dokumentov, se hkrati izogne odgovarjanju na fiktivne prošnje z lažnih elektronskih naslovov in poleg tega 8 http://www.asktheeu.org/en/body/european_parliament. 13

zagotovi pravno varnost glede dneva, ko je bil njegov odgovor prejet. Datum prejema označuje začetek obdobja, v katerem je mogoče vložiti pritožbo. Poštni naslov Parlamentu omogoča, da prosilcu svoj odgovor posreduje v priporočenem pismu s potrdilom o prejemu, ki zagotavlja pravno varnost. Tudi Sodišče EU je priznalo, da je priporočeno pismo s potrdilom o prejemu ustrezen način obveščanja, če je mogoče določiti datum, ki označuje začetek omenjenega obdobja. Poleg tega je odločitev ustrezno vročena takrat, ko je posredovana osebi, na katero je bila naslovljena, in ko se naslovnik z njo lahko seznani 9. Zaradi tega je primer dobre prakse, da Parlament prosilca vpraša po poštnem naslovu vedno, ko ga mora obvestiti o zavrnitvi dostopa do dokumentov. Tovrstna dobra praksa je tudi skladna z zahtevami uredbe o varstvu podatkov, kar je evropski nadzornik za varstvo podatkov priznal v svoji odločitvi z dne 11. julija 2014, sprejeti na podlagi pritožbe o domnevno nepotrebnih informacijah, ki jih Komisija zahteva od prosilcev za dostop do dokumentov. C) Zapletene prošnje in dobro upravljanje: primer prošenj za dokumente v zvezi s postopki javnega naročanja Drug trend, ki ga velja omeniti, je porast števila zapletenih in daljših prošenj, naslovljenih na Parlament za dostop do dokumentov, na primer prošenj za dostop do celotne dokumentacije v zvezi s postopki javnega naročanja. Uredba (ES) št. 1049/2001 v nasprotju z nekaterimi državnimi zakonodajami ne vsebuje določb o nepravičnih ali očitno nerazumnih prošnjah ali poskusih zlorab. V primeru prošenj, ki niso dovolj natančne, ali prošenj, ki se nanašajo na zelo dolg dokument ali na veliko dokumentov, ima institucija dve možnosti, in sicer a) da prosilca pozove, naj prošnjo razjasni (člen 6(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001), in b) da se s prosilcem neuradno posvetuje o primerni rešitvi (člen 6(3) Uredbe (ES) št. 1049/2001). V izjemnih primerih lahko institucija prvotni zakonski rok za odgovor tudi podaljša za dodatnih 15 delovnih dni. Gre za možnosti, ki se sicer niso vedno izkazale kot primerne. Zapletene prošnje lahko za institucijo pomenijo odvečno upravno breme, saj njihova obravnava pogosto zahteva temeljito iskanje zahtevanih dokumentov, podrobno analizo zelo dolgih tehničnih dokumentov, vključitev številnih služb Parlamenta ali posvetovanje s tretjimi strankami. Sodišče EU je nedavno ponovno potrdilo, da bi institucijam v posebnih primerih, v katerih bi količina dokumentov ali delov, ki jih je treba cenzurirati, terjala nerazumno količino upravnega dela, načelo sorazmernosti omogočilo, da pretehtajo med interesom prosilca za javni dostop in delovno obremenitvijo, ki bi jo zahtevala obravnava prošnje. V teh primerih lahko institucije varujejo interese dobrega upravljanja 10. V letu 2014 je Parlament obravnaval pomembnejše prošnje za dostop do dokumentov o postopkih javnega naročanja v skladu s finančno uredbo. Pogosti so primeri, v katerih na osnovi Uredbe (ES) št. 1049/2001 neuspešni, pa tudi uspešni ponudniki v postopkih javnega naročanja prosijo za dokumente in informacije o postopkih razpisa, na katerega so se prijavili, in skušajo obiti omejitve, določene v finančni uredbi in njenih pravilih uporabe, s katerimi se skuša zagotoviti enako obravnavanje vseh udeležencev. Tako se je na primer zgodilo v primeru prošnje za dostop do približno 10 000 dokumentov, ki jo je vložil eden od uspešnih ponudnikov okvirne pogodbe za storitve informacijske tehnologije od leta 2009 do leta 2014. 9 Zadeva C42/85, Cockerill-Sambre proti Komisiji [1985], Recueil, 3749. 10 Zadeva T-14/98, Hautala proti Svetu, odstavek 86; zadeva C-127/13 P, Strack proti Komisiji, EU:C:2014:2250, odstavek 27. 14

Tovrstne prošnje, ki jih vložijo predstavniki poslovnega sektorja in ki so pogosto utemeljene na osnovi zasebnih poslovnih interesov prosilcev, za Parlament ne pomenijo samo nesorazmerne delovne obremenitve, temveč tudi odmik od prvotne funkcije Uredbe (ES) št. 1049/2001, da se državljanom omogoči tesnejše sodelovanje v postopkih odločanja, upravi pa zagotovi večja legitimnost in večja mera učinkovitosti in odgovornosti v odnosu do državljanov v demokratičnem sistemu. D) Medinstitucionalno sodelovanje Parlament je tako s Svetom kot s Komisijo okrepil sodelovanje na upravni ravni, da bi našli skupne rešitve za horizontalna vprašanja v zvezi z dostopom javnosti do dokumentov. Vse tri institucije se v primeru prošnje za dostop do dokumenta, ki prihaja iz ene od njih, sistematično posvetujejo. Za vzpostavitev mehanizma za hitro posvetovanje je bil leta 2002 sklenjen memorandum o soglasju, ki so ga podpisali vsi trije generalni sekretarji. Tako je se je v letu 2014 s Parlamentom osemkrat posvetovala Komisija in dvakrat Svet, večinoma o vlogah, ki jih je pripravila pravna služba Parlamenta, in opombah trialoga. S Parlamentom so se poleg tega o dokumentih, ki so v lasti držav članic, dvakrat posvetovale oblasti teh držav. 15

... P OG L A V J E I I I O d l o č i t e v v a r u h i n j e č l o v e k o v i h p r a v i c g l e d e p r i t o ž b P a r l a m e n t z o p e r... A) Nova pritožba Leta 2014 je bila pri varuhinji človekovih pravic vložena pritožba zoper Parlament (1257/2014/KM) v zvezi s prošnjo za dostop do dokumentov o parlamentarni peticiji. Pritožnik je podal štiri navedbe: eno v zvezi z varstvom osebnih podatkov in tri v zvezi s postopkom. Pred odločitvijo o dopustnosti obtožbenih navedb v zvezi s postopkom je varuhinja človekovih pravic Parlamentu predlagala hitro rešitev, da bi obravnavala pritožnikovo obtožbo v zvezi z varstvom osebnih podatkov. Na zahtevo varuhinje je Parlament pritožniku 25. septembra 2014 posredoval dodaten odgovor in o tem ustrezno obvestil njen urad. Parlament še čaka, da začne varuhinja človekovih pravic obravnavati ostale tri navedbe. B) Priporočila 31. marca 2014 je varuhinja človekovih pravic pripravila osnutek priporočila za preiskavo pritožbe št. 262/2012/OV v zvezi z vpisom in razpoložljivostjo zapisnikov s sej koordinatorjev odborov na spletnem mestu javnega registra dokumentov. V svojem osnutku priporočila je varuhinja Parlamentu svetovala, naj v javni register dokumentov vključi sklice na obstoječe zapisnike koordinatorjev odborov, kar bo v skladu s členom 12 Uredbe (ES) št. 1049/2001 omogočilo neposreden dostop do njih. 27. junija 2014 je Parlament varuhinjo človekovih pravic obvestil o harmonizaciji svoje prakse v zvezi s zapisniki koordinatorjev. Z začetkom 8. zakonodajnega obdobja se ne pripravljajo več ločeni zapisniki koordinatorjev. Se pa priporočila ali sklepi, ki jih sprejmejo, vključijo v javne zapisnike odborov po tem, ko jih sprejme ustrezni odbor. Na podlagi tega je oktobra 2014 varuhinja človekovih pravic preiskavo pritožbe zaključila, saj je menila, da je Parlament sprejel ustrezne ukrepe. Svojo odločitev je pospremila s pripombo, naj Parlament v svoj javni register dokumentov vključi tudi obstoječe zapisnike koordinatorjev, ki so bili pripravljeni v parlamentarnem obdobju 2009 2014. Da bi se dodatna pripomba varuhinje upoštevala, je bil v javnem registru dokumentov Parlamenta pod razdelkom dokumenti odborov ustvarjen podrazdelek koordinatorji. Nalaganje zapisnikov koordinatorjev, ki so bili sprejeti v prejšnjem zakonodajnem obdobju, še poteka. 16

K o n č n e o p o m b e Javni register dokumentov Parlamenta je postal pomembno iskalno orodje, ki državljanom omogoča tesnejše in aktivnejše sodelovanje v parlamentarnem demokratičnem sistemu. Aktivna preglednost Parlamenta kot organa odločanja se je dodatno povečala, število neposredno dostopnih dokumentov pa nenehno narašča. Proaktivna politika glede informacij in dokumentacije je Parlamentu omogočila, da poveča količino in izboljša kvaliteto informacij, ki so širši javnosti na voljo na njegovem spletnem mestu. Čeprav je skupno število prošenj za dostop do dokumentov zaradi proaktivne politike preglednosti Parlamenta upadlo, so prošnje vse bolj zapletene, pogosto prihajajo iz poslovnega sektorja, utemeljene pa so na osnovi zasebnih poslovnih interesov prosilcev. Ta novi trend za Parlament ne pomeni samo občasne nesorazmerne delovne obremenitve, temveč tudi odmik od prvotne funkcije Uredbe (ES) št. 1049/2001, da se državljanom omogoči tesnejše sodelovanje v postopkih odločanja, upravi pa zagotovi večja legitimnost ter večja mero učinkovitosti in odgovornosti v odnosu do državljanov v demokratičnem sistemu. 17