Vprašanja in odgovori v zvezi z aplikacijo CEUVIZ Povezave do posameznih vsebin Vnos podatkov o tujih državljanih Vnos podatkov o povprečnih ocenah Masovni vnos Splošna vprašanja Vrtci Osnovne in glasbene šole Srednje šole Izobraževanje odraslih Vnos podatkov o tujih državljanih 1. Vnos podatkov o otrocih diplomatskega ter drugega osebja diplomatskega predstavništva ter članov osebja mednarodnih organizacij v skladu z mednarodnimi pogodbami, ki veljajo za Republiko Slovenijo. Šola lahko v aplikacijo CEUVIZ vpiše tudi družinske člane diplomatskega ter drugega osebja diplomatskega predstavništva ter članov osebja mednarodnih organizacij v skladu z mednarodnimi pogodbami, ki veljajo za Republiko Slovenijo. EMŠO pridobi od navedenih oseb oziroma njihovih skrbnikov. V primeru, da navedeni udeleženci nimajo EMŠO številke, mora šola Zahtevek za določitev EMŠO (obrazec DEMSO) poslati na naslednji naslov: LUCIJA LINDAV DIPLOMATSKI PROTOKOL Ministrstvo za zunanje zadeve Prešernova cesta 25 1000 LJUBLJANA e-mail: lucija.lindav(at)gov.si 01 478 6709 2. Na šoli imamo nekaj dijakov, kateri imajo stalno bivališče v tujini, vendar imajo EMŠO (verjetno, ker so rojeni v Sloveniji). Ko vnesem njihovo EMŠO številko v program mi javlja, da je la-ta napačna. Ali naj tudi za te dijake zaprosim za izdajo nove EMŠO številke? Pri masovnem vnosu v program CEUVIZ nam pri učencih, ki prihajajo iz sosednjih držav, javlja napako številka 9. Vsi ti učenci imajo vpisan EMŠO, vendar drugačnega (iz države iz katere pač prihajajo) in ne slovenskega. Kako lahko rešimo to napako? Aplikacija CEUVIZ potrebuje slovenski EMŠO, kot je vpisan v Centralni register prebivalstva. V primeru udeleženca VIZ, ki še nima določenega EMŠO-ja, zahtevek za določitev le-tega izpolni vzgojno izobraževalni zavod. K samem zahtevku tudi ni potrebno prilagati fotokopij najrazličnejših dokumentov, saj uradna oseba v vzgojno izobraževalnem zavodu potrdi relevantnost vpisanih podatkov. Zavod mora izpolniti Zahtevek za določitev EMŠO in ga oddati na MNZ (postopek je opisan v Navodilih za izpolnjevanje zahtevka za določitev EMŠO). Ob izpolnjevanju zahtevka opozarjamo na rubriko na vrhu obrazca, kamor je treba vnesti podatke o vašem zavodu (naslov!) zaradi povratne pošte.
Vnos podatkov o povprečnih ocenah 3. Vnos podatkov o povprečnih ocenah Podatke o povprečni oceni lahko začnete vnašati takoj, ko udeleženci pridobijo javne listine, na podlagi katerih izračunavate povprečno oceno v skladu s temi navodili. Vnos se mora zaključiti do vključno 31. 8. 2014. Učenci OŠ: A.) Povprečna ocena se izračuna kot navadna aritmetična sredina vseh ocen obveznih predmetov iz spričevala, zaokrožena na dve decimalki. Upoštevajo se tudi izbirni predmeti. Dijaki SŠ: A.) Za dijaka, ki se redno izobražuje in napreduje, se povprečna ocena izračuna kot aritmetična sredina izmed zaključnih ocen posameznih predmetov, posameznega letnika, pridobljenih med 1. septembrom in 31. avgustom (to so ocene, ki so v zaključnem spričevalu, ki ga je dijak prejel do 31. avgusta), zaokroženo na dve decimalni mesti. B.) Za dijaka, ki ponavlja ali je ponovno vpisan v isti letnik oziroma se pogojno vpiše oziroma mu je podaljšan status, šola ne računa povprečne ocene (polje ostane prazno). Četudi bo zamik pri opravljanju zadnje izpitne obveznosti zgolj nekajdnevni in bo vlagatelj po roku 31. 8. dokončal letnik ter se vpisal v višjega, se bo to z vidika štipendiranja upoštevalo, kot da letnika ni naredil. Tudi druge okoliščine, kot npr. status vrhunskega športnika, izredne socialne razmere ipd., na podlagi katerih je posamezniku omogočen pogojni vpis, podaljšan vpis ali ponovni vpis v isti letnik po ZŠtip ne štejejo kot upravičenost do nadaljnjega prejemanja štipendije. V aplikacijah MDDSZ bo tako štipendijsko razmerje zavedeno kot mirujoče, štipendija pa se ne bo izplačevala. C.) Za dijaka, ki se mu omogoči ponovni vpis v isti letnik ali podaljšanje statusa iz razloga starševstva ali bolezni, šola sicer ne računa povprečne ocene (polje ostane prazno), vendar bo povprečno oceno zanj izračunal Javni sklad RS za razvoj kadrov in štipendije, in sicer kot aritmetično sredino zaključnih ocen posameznih predmetov, pridobljenih med 1. septembrom in 31. avgustom posameznega šolskega leta na podlagi ustreznih dokazil, ki jih bo dijak priložil vlogi oziroma ga bo sklad pozval k dopolnitvi vloge. Če je v tem času dijak pridobil manj kot tri zaključne ocene, se povprečna ocena izračuna kot aritmetična sredina zaključnih ocen posameznih predmetov, pridobljenih v tem šolskem letu (v šolskem letu izračuna) in šolskem letu pred tem (zadnjem in predzadnjem), zaokroženo na dve decimalni mesti. Študenti VSŠ: - povprečno oceno se izračuna in posreduje za vse redne študente, ki se javljajo v CEUVIZ in izpolnjujejo pogoj za napredovanje v višji letnik (za izredne študente in za tiste, ki ne izpolnjujejo pogojev za napredovanje v višji letnik se povprečna ocena ne posreduje), - povprečna ocena se izračuna kot povprečje vseh številčno izraženih končnih ocen predmetov, pridobljenih v obdobju od 1. 10. do 30. 9. študijskega leta ne glede na to, v katerem letniku je študent imel predmet, za katerega je v tem obdobju opravil izpit, za katerega se povprečna ocena posreduje (kot pridobljene ocene se smatrajo ocene pridobljene z opravljanjem izpitov in priznane ocene, če so številčno izražene), - če je v navedenem obdobju študent pridobil manj kot tri ocene, se poleg teh ocen upoštevajo tudi ocene, pridobljene v predhodnem študijskem letu, prav tako ne glede na letnik, v katerega je bil študent vpisan, - v primeru, da študent v dveh letih ne pridobi vsaj treh ocen, se povprečna ocena ne izračuna, - v primeru, da je študent v obdobju, za katerega se upoštevajo ocene, pridobil več končnih pozitivnih ocen pri posameznem predmetu (npr.: izboljševanje ocene), se upošteva le ena (najboljša) ocena za ta predmet, - povprečna ocena se zaokroži na dve decimalni mesti natančno. Udeleženci izobraževanja odraslih A.) Za udeleženca izobraževanja odraslih, ki se izobražuje po srednješolski programih, se povprečna ocena ne računa, ker niso vpisani v letnike.
Masovni vnos 4. V aplikacijo bi rada uvozila podatke o učencih. Masovni vnos je opravljen, status uvoza je OBDELANO, vendar podatkov o učencih v aplikaciji ne vidim. Kaj lahko storim? V aplikaciji CEUVIZ lahko preko masovnega vnosa izvedete dve operaciji: 1. KONTROLA v tem primeru aplikacija samo pregleda podatke s poslovnimi pravili in javi listo napak. Ta se uporabi v primeru, da želite pred uvozom preveriti podatke. 2. VPIS v tem primeru aplikacija naredi uvoz podatkov. Tip operacije preverite tako, da z Notepadom ali podobnim programom odprete xml datoteko, ki jo želite uvoziti v CEUVIZ in pogledate kaj se izpiše v praviloma 4 vrstici. Če je v datoteki navedeno: <operacija>kontrola</operacija> se podatki v centralno evidenco ne bodo vnesli, saj je za vnos potreben tip operacije VNOS. V tem primeru predlagamo, da se obrnete na izvajalca svoje programske opreme z vprašanjem, kako kreirati datoteko, v kateri bo naveden pravilen tip operacije za vnos podatkov v CEUVIZ. 5. NAPAKA ŠT. 9. Pri prenosu podatkov za šol.l. 2011/12 mi pri dvanajstih učencih kaže napako 9. Kaj sedaj? Pri prenosu podatkov vrtca nam javlja napako, ki je ne najdemo v odgovorih. Izpiše nam, da za naš zavod v vašem registru ni vnešena dejavnost (napaka št. 9). Kaj storiti? Pri oddaji XML obrazca za vrtce, vrne naslednjo napako "Za program ni vnešene izvedbe za izbrani razred". Katero polje manjka? Napaka št. 9 se javi v primeru, da kombinacija zavoda, programa in/ali razreda v vašem XMLju, ni skladna s podatki v evidencah VI zavodov in VI programov. V takem primeru predlagamo, da pri izvajalcu, ki skrbi za vašo programsko opremo, preverite, ali je v XML datoteki za uvoz pravilno navedena kombinacija šifre zavoda, programa in razreda (oz. letnika ali starostnega obdobja). Dostop do šifer dobi preko spletnega servisa, navedenega v uporabniških navodilih za masovni vnos. Napaka št. 9 se javi tudi primeru, da uporabnik na svojem certifikatu nima pravice vnosa podatkov na enoti zavoda, ki je navedena v datoteki za masovni vnos. Uporabniku je potrebno dodati pravico dela na enoti zavoda. 6. Pri masovnem prenosu podatkov v CEUVIZ nismo pri nekaterih otrocih imeli vpisane EMŠO številke. Zato teh otrok ni v centralni evidenci. Zanima me, ali lahko naredimo ponovni vnos vseh udeležencev ali moramo manjkajoče otroke vnesti ročno? Ko boste pridobili manjkajoče EMŠO številke otrok, lahko ali ponovite masovni vnos ali podatke o teh učencih vnesete ročno. Splošna vprašanja 7. Kako izberemo opravilno številko? Ali lahko uporabimo spis udeleženca VIZ oziroma njegovo številko? Opravilna številka je katera koli številka, ki je lahko sestavljena iz alfanumeričnih znakov na tipkovnici in ki jo določi zavod sam. Na osnovi te opravilne številke je mogoča obrazložitev vpogleda v CRP za podatke tega udeleženca VIZ. Številka spisa oz. enolična oznaka, pod katero vodimo podatke o vpisu udeleženca v VIZ, je lahko primerna za vnos v polje»opravilna številka«v aplikaciji CEUVIZ. 8. Kaj pomeni "Datum zaključka"? Datum zaključka je datum uspešnega zaključka izobraževanja. V to polje morate vnesti datum iz javne listine o uspešnem zaključku (poklicna matura, splošna matura, zaključni izpit, diploma, oziroma izpolnjene obveznosti po posebnih programih za odrasle). 9. Ali aplikacija omogoča izvoz podatkov?
Aplikacija omogoča izvoz podatkov v XML na povezavi»poročila XML«, kjer se izpišejo tudi podatki o subvencijah. Mogoče je kreiranje tudi različnih poročil in sicer na povezavah»poročila«ter»poročila subvencije«. 10. Ali bi bilo mogoče vse evidence ministrstva povezati in racionalizirati, da bi se vsak podatek vnašal samo enkrat? Ministrstvo bo v prihodnosti stremelo k povezovanju in racionalizaciji svojih evidenc. 11. Ali moramo pri uradu informacijske pooblaščenke prijaviti to evidenco? Prijava evidence ni potrebna. 12. Kako pripraviti podatke za aplikacijo za masovni vnos? Vsi potrebni podatki za masovni vnos v aplikacijo CEUVIZ so javno objavljeni na portalu ministrstva http://eportal.mss.edus.si/ na povezavi Centralna evidenca udeležencev VIZ - Vprašanja in odgovori. 13. Kdaj lahko uvažamo podatke iz naših baz v aplikacijo CEUVIZ in obratno? Kadarkoli. 14. Ali je potrebno, da v naših programih vpisujemo rojstni kraj udeleženca ali se ta podatek dobi iz centralne evidence prebivalstva? Aplikacija CEUVIZ ne potrebuje podatka o rojstnem kraju, saj le tega pridobi iz CRP. Torej je odločitev ali v svojih programih vodite te podatke, vaša. 15. Imamo bazo o udeležencih VIZ v Excelu, dodali bomo še podatke, ki manjkajo in jih masovno izvozili. Zanima nas, ali je potrebno podatke v Excelovi datoteki razvrstiti v stolpcih (A, B, C,...) točno po takšnem vrstnem redu, kot so navedeni v primeru "Primer XML za uvoz", ki ga navajate na vaši spletni strani: Vprašanja in odgovori v zvezi z aplikacijo Centralna evidenca udeležencev VIZ? Excelove datoteke ni mogoče uvoziti preko masovnega uvoza. Masovni uvoz predvideva, da bo dobil podatke v XML datoteki, ki je pripravljena po navodilih»centralna evidenca udeležencev v izobraževanju - Opis sheme za masovni uvoz podatkov.«navodila in primer datoteke so objavljeni zgoraj, pod rubriko masovni uvoz. 16. Kako je z naslovom oz. prebivališčem udeleženca VIZ? Kaj naredimo, ko se preseli? Podatek se o novem prebivališču se bo v aplikacijo avtomatično prenesel iz CRP. 17. Pri prenosu podatkov iz baze v Lopolisu v aplikacijo CEUVIZ se je pojavilo veliko napak pri matičnih podatkov o učencih. V aplikaciji CEUVIZ se izpiše napaka št.2. V aplikacijo CEUVIZ se prepišejo osebni podatki iz CRP-ja. Napaka št. 2, ki se pojavi pri uvozu, vas opozori na to, da se osebni podatki udeležencev, ki jih vodite v vaši evidenci, razlikujejo od uradnih osebnih podatkov zavedenih v CRP. 18. Zanima me kako je možno izbrisati vse vnesene udeležence izobraževanja, saj smo po pomoti vnesli vse na en zavod, imamo pa dva. Podatke lahko brišete ročno preko aplikacije. Postopek je opisan v uporabniških navodilih. Brisanje lahko izvedete tudi preko masovnega vnosa, tako, da v element TIP_VNOSA vnesete vrednost DELETE, kar je opisano v navodilih za pripravo XML datoteke za masovni vnos. Ob tem vas opozarjamo, da za vsakim vnosom ali brisanjem podatkov ostane revizijska sled zaradi varovanja osebnih podatkov. 19. Pri masovnem uvozu sem v centralni evidenci izbrala matično šolo in vnesla vse učence od 1-9 razreda namesto od 5-9 razreda. Učence od 1-4 razreda bi sedaj rada razporedila v centralni evidenci pod podružnično šolo? Ali je mogoče učence v centralni evidenci prerazporediti iz ene enote v drugo oz. ali je mogoče, da iz centralne evidence izbrišem več učencev hkrati in potem ponovno naredim masovni vnos za podružnično šolo? Na to vprašanje je odgovor že podan zgoraj.
20. Pri masovnem vnosu podatkov iz Lopolisa mi v bazi podatkov program javlja napako številka 2 in sicer država rojstva pri vseh učencih. V Lopolisu pa imajo vsi učenci opredeljeno državo rojstva? V čem je problem? Napaka 2 nam pove, da je uvoz udeležencev narejen, vendar prihaja do razlik med podatki v CRP in v XML datoteki, s katero ste izvedli uvoz. V vašem primeru je navedba države rojstva v CRP različna od navedbe v vaši bazi podatkov. V CEUVIZ se osebni podatki o udeležencu prenesejo iz CRP-ja. Podatke o udeležencih lahko preverite preko maske Vnos/urejanje/iskanje. Iskanje udeležencev je prikazano v video predstavitvi Iskanje udeleženca. 21. Podatke za letošnje leto sem uspešno uvozil v CEUVIZ. Zdaj bi rad isto naredil še za lansko šolsko leto. Iz Lopolisa sem uspešno izvozil vse podatke in si naredil xml datoteko. Tam sem tudi ustrezno označil šolsko leto. Zanima me, če moram pred uvozom v CEUVIZ kje označiti, da gre za prejšnje šolsko leto ali kar masovno uvozim. Bojim se, da ne bi prepisalo zdajšnjih podatkov. V XML-ju za uvoz podatkov je z elementom solsko_leto definirano šolsko leto, za katerega uvažamo podatek o udeležencih. Podatki za različna šolska leta se ne morejo prepisati. Če želite preveriti, katero šolsko leto je navedeno v XML-ju, ki ga želite uvoziti, ga odprite in preverite zapise (primer zapisa za šolsko leto 2011/2012 je <solsko_leto>2011/2012</solsko_leto> ). 22. Ob dejanskih uvozih podatkov uporabniki velikokrat dobijo napake v stilu:»šifra napake: 2, opis napake: Podatki (država rojstva,spol,državljanstvo) se ne ujemajo«. Podatki se uspešno uvozijo, saj gre za napako tipa 2. Vseeno nas zanima ali ostajajo navodila, v kakšni obliki naj bi se pošiljala država in državljanstvo? Pri pripravi XML-ja lahko uporabite šifrant držav in državljanstev, ki je dostopen na https://paka1.mss.edus.si/drz.html. Za državo vpišete podatek iz polja DRZ_KIME_MLC, za državljanstvo pa iz polja DRZ_IME_DRZ. S tem se izognete napaki tipa 2 glede države in državljanstva. 23. Ali bi morali ob masovnem prenosu posebej dodati opravilno številko vsakemu učencu oziroma ali to ni potrebno storiti? Kje jo pri že vnešenem učencu sploh lahko vidimo in ali ta podatek sploh kdaj potrebujemo? Ali se z opravilno številko ukvarjamo samo pri ročnem vnosu učencev? Opravilna številka je sestavni del xml datoteke za masovni vnos in je označena kot polje >opravilna_st<. Številko morate vnesti pri obeh vrstah vnosa (ročnem ali masovnem), saj na podlagi te številke navedete razloge vpogleda v CRP. 24. A mi lahko bolj podrobno napišete kako izvedem izvoz. Najbrž naredim kaj narobe, ker je tudi v Excelu tabela nepregledna in je nemogoče videti pri katerem otroku gre za napako. V zavihku iskanje poiščite želene podatke in jih s gumbom "MS Excel" izvozite v Excel. Iskanje je podrobno opisano v video predstavitvah, ki jih najdete na vrhu spletne strani Vprašanja in odgovori v zvezi z aplikacijo Centralna evidenca udeležencev VIZ. 25. Masovni vnos podatkov imamo opravljen. Kaj pomeni številka ID, ki se nam je izpisala? Ali bi morali ob masovnem prenosu posebej dodati opravilno številko vsakemu učencu ali se to vpisuje samo pozneje pri ročnih vnosih? Kam jo vpišemo, saj nikjer nismo zasledili polja "opravilna številka"? Stolpec ID pri masovnem uvozu je številka paketa. Skladno z navodili je opravilna številka obvezen podatek v XML-ju in se uvozi hkrati z ostalimi podatki o udeležencih. Pri ročnem vnosu je polje vidno samo takrat, ko se podatki o udeležencu prvič prenesejo iz CRP-ja. Več o tem si lahko pogledate v video predavanju Pridobitev podatkov o udeležencu iz CRP 26. Za masovni vnos: ali je s prenosom html datoteke, poleg imen in priimkov dijakov, možen tudi prenos EMŠA, državljanstva ter programa, ki ga posamezni dijak obiskuje, ali je potrebno to ročno vnašati za vsakega dijaka posebej? Namreč, v svoji bazi vse te podatke imam.
S prenosom XML-ja je možen masovni vnos vseh podatkov, kot opisano v Navodilih za masovni vnos. 27. Ali je opravilna številka potrebna le, kadar želim vpogledati v CRP, drugače pa jo lahko pustim prazno? Polje opravilna številka je zahtevano samo ob vpogledu v CRP. Ker je takrat obvezno polje, ga ne morete pustiti praznega. Ko so podatki o udeležencu preneseni iz CRP-ja v CEUVIZ, aplikacija od vas ne bo več zahtevala vnosa opravilne številke. 28. Ali je smiselno za opravilno številko vpisati številko osebnega lista posameznega dijaka? Da. 29. Pri vnosu v centralno evidenco mi javi šifro napake 2, opis pa kraj rojstva, ime in priimek. Kaj to pomeni, saj je pri vseh otrocih vnesen ime in priimek? A je to potem vse in ali je potrebno te podatke še kam prenesti. V aplikacijo CEUVIZ se prepišejo osebni podatki iz CRP-ja. Napaka št. 2, ki se pojavi pri uvozu, vas opozori na to, da se osebni podatki udeležencev, ki jih vodite v vaši evidenci, razlikujejo od uradnih osebnih podatkov, zavedenih v CRP. Če gre za napako pri državi rojstva, si poglejte odgovore na predhodna vprašanja. Pravilnost podatkov lahko preverite tudi preko forme iskanje. Postopek iskanja je prikazan v video predstavitvah na vrhu pričujoče spletne strani. Ko so podatki uspešno uvoženi v aplikacijo CEUVIZ (uspešen uvoz je prikazan z napakami tipa 1 in 2), jih lahko preko mask Iskanje in Vnos/urejanje poiščete in pregledate. Vrtci 30. V teh dneh smo dobili vpogled v CEUVIZ, kjer so podatki o znižanem plačilu za otroke, ki so vključeni v vrtec. Pri izpisu v Excelu se ne izpiše cela številka odločbe. V aplikacijo MIZŠ moramo poleg številke odločbe vpisati tudi datum odločbe, ki pa ga v CEUVIZ ni. Zato prosim za informacijo, kateri datum naj vpišemo v aplikaciji. V primeru, da nimate datuma odločbe, lahko aplikacijo SPS namesto tega vpišete datum veljavnosti pravice (veljavna od), ki ga najdete v aplikaciji CEUVIZ. 31. V našem vrtcu imamo tri primere, ko gre za odložitev šolanja za eno leto. Te otroke aplikacija v naslednje šolsko leto ne prenese avtomatično. Stari so seveda več kot 6 let. Ali se da prenos narediti ročno ali obstaja drugačen način? Avtomatizem prenosa podatkov v naslednje šolsko leto smo za otroke, ki so dopolnili 6 let, onemogočili, da ne bi prišlo do napak pri prenosu podatkov. Zato je potrebno vnos v navedenih primerih izvesti ročno ali preko masovnega vnosa. Postopek ročnega vnosa je naslednji: Prijavite se v aplikacijo in izberite povezavo Vnos/urejanje/iskanje. V maski Vnos/urejanje udeleženca vpišite EMŠO udeleženca za katerega želite izvesti vnos podatkov za šolsko leto 2012/2013 in izberite gumb Potrdi. Na spodnjem delu maske izberite gumb Nov vnos in vnesite podatke od udeležencu za šolsko leto 2012/2013. 32. Kako v aplikaciji CEUVIZ izbrati starostno obdobje za otroka, vpisanega v vrtec? Starostno obdobje se, ne glede na čas vključitve v vrtec, določi z začetkom šolskega leta (1. september). Torej - če je bil otrok star 3 leta v januarju 2011 ali kasneje v tekočem šolskem letu, se bo v obrazec vnesel podatek, ki je za otroka veljal 1. septembra 2010 - prvo starostno obdobje. 33. Ali lahko otroka vpišemo v vrtec predčasno, ko že vemo kdaj bo prišel? Vpis v aplikacijo CEUVIZ je potrebno narediti, ko vrtec že sklene pogodbo s starši. 34. Ali vnašamo podatke o vključenosti otrok v kombinirane skupine?
Vnaša se samo prvo in drugo starostno obdobje. Pri določanju starostnega obdobja ob vnašanju podatkov o otroku v aplikacijo boste za otroka, ki bo v tekočem šolskem letu do konca koledarskega leta dopolnil tri leta ali več, izbrali drugo starostno obdobje, za mlajšega pa prvo starostno obdobje. Otrok ostane celo šolsko leto v istem starostnem obdobju. Starostno obdobje se določi enako (glede na začetek šolskega leta) tudi pri otroku, ki se bo v vrtec vključil proti koncu šolskega leta. 35. Kaj je namen vpisa podatkov v to aplikacijo (za vrtce)? Zakon o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev (Ur. l. RS, št. 62/2010) vzpostavlja preglednejši in za uporabnika preprostejši sistem socialnih transferjev. Odločitve v sistemu naj bi se sprejemale na enem mestu, kar zahteva vzpostavitev centralne evidence vseh pravic iz javnih sredstev ter povezavo informacijskih sistemov. Ministrstvo je dolžno zagotoviti centralno evidenco udeležencev vzgoje in izobraževanja, saj je podatek o šolanju družinskih članov bistvenega pomena pri uveljavljanju pravic. Podatki o vključenosti otrok v vrtec so pomembni pri določanju socialnih transferjev, zato je potrebno tudi te podatke vpisovati v aplikacijo CEUVIZ. 36. S katerim datumom se šteje, da je otrok vpisan v vrtec? Uporabi se isti datum, ki je naveden v pogodbi s starši. 37. Kako bo vrtec pridobil vrednost udeleženec_id za nove otroke, ki se v vrtec vključujejo s šolskim letom 2011/2012? Ali je lahko to poljubna enolična oznaka iz internega programa? Vrednost udelezenec_id pusti vrtec prazno. To vrednost se bo dalo pridobiti, ko bodo pripravljeni servisi za vračanje podatkov o udeležencih. 38. Ali lahko podatke CRP preverjamo za starše, ki so v izbirnem postopku? Ne, takšno preverjanje podatkov ni dovoljeno 39. Zanima me, če lahko za centralno evidenco udeležencev izvozimo udeležence iz programa SIMTRO (program za vpis otrok v vrtce)? V aplikacijo CEUVIZ je mogoč uvoz podatkov, ki so pripravljeni v skladno z navodili za masovni vnos. Vprašanje, ali je mogoče podatke v ustrezni obliki izvoziti iz vaše aplikacije, pa morate ustrezno nasloviti na izvajalca. Osnovne in glasbene šole 40. Ko želim vpisati povprečne ocene tudi pri učencih, ki niso 9. razred, mi program še vedno javlja, da je to mogoče samo v 9. razredu. Povprečna ocena se vnaša samo učencem 9. razreda. Na ostalih razredih je ni potrebno in ni možno vnesti. 41. Ko sem izbrala učence 7. a, bi morala izbrati za vnos v naslednje šolsko leto v 8. a, jaz pa sem pomotoma izbrala 8. b. Kako bi rešil problem? v navedenem primeru imate dve možnosti: 1. Preko maske Vnos/urejanje lahko dostopate do teh udeležencev in jim za izobraževanje 2012/2013 preko gumba Uredi spremenite oddelek iz B v A. 2. Preko maske Vnos/urejanje poiščete udeležence, jim izbrišete izobraževanje za leto 2012/2013 z gumbom Briši in jih ponovno prenesete preko maske Prenos v naslednje šolsko/študijsko leto. 42. Učenec se bo z začetkom naslednjega šolskega leta prepisal na drugo šolo. Aplikacija mi ne dopušča, da bi ga že zdaj izpisala iz zavoda. Bo to mogoče šele 31.8.2012. Če bo udeleženec v vaš zavod vpisan do 31.8.2012, s 1.9.2012 pa bo začel obiskovati drug zavod, ga bo aplikacija avtomatično izpisala z naslednjim dnem, ko v vaš zavod ne bo več vpisan. V navedenem primeru vam datuma v polju "Vpisan do" ni potrebno spreminjati, saj je privzeta vrednost že zadnji datum šolskega leta. S 1.9.2012 se bo na ravni programa in
zavoda avtomatično izpisal datum 31.8.2012 za vse udeležence, ki izobraževanja na vašem zavodu ne bodo nadaljevali. Izjema so zadnji letniki srednjih šol, ki imajo status podaljšan za 30 dni in študenti višjih strokovnih šol. 43. Pri prenosu učencev v naslednje šolsko leto v spustnem seznamu ni navedenega posebnega programa. Udeležencev, ki so vključeni v Posebni program vzgoje in izobraževanja, ne morete prenesti preko maske Prenos v naslednje šolsko/študijsko leto. Podatke o izobraževanju za takšne udeležence, morate v aplikaciji vnesti preko maske Vnos/urejanje. 44. V navodilih za vnos podatkov v aplikacijo CEUVIZ je rečeno, da v polje "VPISAN OD" vnesemo datum vpisa v program. Dejansko prvošolce v osnovno šolo vpisujemo v mesecu februarju. Ali v to polje sodi dejanski datum vpisa ali datum začetka šolskega leta? Datum vpisa je datum, ko učenec prične z OBISKOVANJEM določenega programa na določeni šoli, večinoma je to 1. september. Datum vpisa v vašo šolo bo za vse učence, vpisane v šolskem letu 2010 / 11, 1. september 2010, ne glede na to, če so bili učenci na vašo šolo prvič vpisani že pred tem datumom. Za učence, ki so se vključili po 1. septembru 2010, pa je treba vpisati dejanski datum vpisa. 45. Učenec je uspešno zaključil 9. razred osnovne šole 24.6.2011. Kateri datum vpišemo v polje "Vpisan do" na nivoju programa in kateri datum v polje "Datum zaključka? V obe polji vnesete datum 31.8.2011! 46. V okviru naše OŠ delujeta matična šola in ena podružnica. Na matični šoli delujeta dva oddelka 6. razreda. Enega (6.A) nam je masovni vnos razporedil pod matično, drugega (6.B) pa pod podružnično šolo. Kako bi najlaže in najhitreje prenesla učence 6.B iz podružnične v matično šolo? Napačno vnesene udeležence lahko izbrišete ročno, z uporabo gumba»briši«ali preko masovnega vnosa, tako, da v element TIP_VNOSA vnesete vrednost DELETE, kar je opisano v navodilih za pripravo XML datoteke za masovni vnos. Ko boste podatke o napačnih udeležencih pobrisali, jih lahko z masovnim vnosom ponovno uvozite na pravo enoto. 47. Glede na to, da na naši šoli vpisujemo učence tudi v izredni program, ki je javno veljaven ne pa tudi financiran s strani ministrstva, me zanima, kaj je v tem primeru STATUS UDELEŽENCA in kakšen je NAČIN IZOBRAŽEVANJA? Je to KBS kandidat brez statusa, ki opravlja izpite? Kako te učence ločimo od učencev, ki jih ministrstvo financira? Glasbena šola v aplikacijo CEUVIZ vpisuje vse učence, ki obiskujejo javnoveljavni program ne glede na financerja, zato sta status in način izobraževanja vseh učencev enaka, saj aplikacija za enkrat še ne omogoča ločevanja učencev glede na vir financiranja. 48. Naša glasbena šola ima več enot. Ali podatke o udeležencih CEUVIZ vnašamo na matični zavod ali na posamezno enoto zavoda? Glasbene šole morajo vnesti VSE podatke na matično šolo in ne na enote! 49. Pri masovnem prenosu podatkov za šolsko leto 2010/11 se nam je prenesel podatek za učenca, ki ni bil vpisan celo šolsko leto pri nas (s 1.1.2011 vpis). Pri prenosu podatkov nam je preneslo, da je pri nas že od začetka šolskega leta, čeprav imamo v LoPolis-u pravilno vpisan datum pričetka šolanja pri nas. Ker je pri nas vpisan od začetka šolskega leta ga na prejšnji osnovni šoli ne morejo vpisati. Pri nas sem hotela podatke popravit ročno vendar tega program ne omogoča. Zanima me na kakšen način lahko popravimo podatke za otroka, ki je vpisan na dveh različnih šolah? Imamo tudi probleme za otroke, ki so bili vpisani in izpisani (bili so samo nekaj mesecev) pri nas, ugotovila sem, da jih sploh nimam v evidenci v LoPolis-u pa so.
Podatke o učencu, ki je začel vašo šolo obiskovati dne 1.1.2011, popravite tako, da v maski "Vnos/urejanje udeleženca" izberite gumb "Uredi" in v maski "Urejanje" popravite oba datuma v poljih "vpisan od" na 1.1.2011. Izberite gumb Shrani. Ko to izvedete, lahko popravite tudi datum "Vpisan od" na ravni zavoda, ki je na maski "Vnos/urejanje". 50. Ali moramo učence, ki so zaključili 9. razred izpisati iz programa po navodilih izpis učenca iz programa ob uspešnem zaključku? Da. Izpišete jih iz zavoda (posledično tudi iz programa in razreda) in sicer s 31.8.2011. 51. Smo zavod s petimi podružničnimi šolami. Na podružničnih šolah so učenci od 1. do 4. razreda. 5. razred učenci obiskujejo na centralni šoli. Zato moramo v šolskem letu 2010/2011 zaključiti šolanje učencev 4. razreda na podružničnih šolah. Kako naj zaključim šolanje učencev 4. razreda na podružničnih šolah? Učence lahko prenesete iz podružnične v matično šolo preko maske Prenos v naslednje šolsko/študijsko leto. V spodnjem delu maske morate izbrati enoto, na katero boste udeležence prepisali. Pogoj za izvedbo tega prepisa je, da imate pravice vstopa do podatkov za obeh enotah (matični in podružnični šoli). 52. Pri urejanju evidence sem želela popraviti podatke za učenca ponavljalca, pa sem opazila, da so vsi učenci B oddelka razporejeni v oddelek KOMBINACIJA. Ko sem skušala to popraviti mi program nudi samo dve možnosti A in KOMB. Prosim vas za pomoč, kako naj to uredim. Najprej morate v šifrant»vnos oddelkov OŠ«dodati oddelek B, potem pa podatke o učencu ustrezno popraviti. Na osnovnih šolah lahko v aplikaciji CEUVIZ vnesete podatke o oddelkih vaše šole preko masovnega vnosa ali pa ročno z vpisom v šifrant. Če želite oddelke dodati ročno, morate po vstopu v aplikacijo CEUVIZ izbrati povezavo na levi strani: "Vnos oddelkov OŠ". Odpre se maska šifrant oddelkov. Izberite šolsko leto, program, razred in oddelek ter pritisnite gumb "Dodaj". Oddelek bo vnesen v šifrant, kar pomeni, da ga boste lahko izbrali tudi ob vnosu izobraževanja za posameznega udeleženca v maski "Urejanje", do katere lahko dostopate preko "Vnosa/urejanja udeleženca". Pri masovnem vnosu se podatki v šifrantu oddelkov vnesejo avtomatično, glede na podatke v vaši XML datoteki. Srednje šole 53. Kakšen je rok za vpis podatkov? Podatke je treba vpisati ob vsaki spremembi izobraževanja dijaka. 54. Kdo na šoli je pristojen za vnos podatkov? Za organizacijo dela na šoli je pristojen ravnatelj, ki bo določil, kdo je pristojen za vnos podatkov. 55. Ali bo aplikacija omogočila vnos vseh podatkov iz šolske dokumentacije? Aplikacija v tej fazi ne bo nadomestila matične knjige. 56. Kako je z masovnim vnosom podatkov, če nimamo drugih aplikacij oz. podatke o dijakih vodimo ročno? Aplikacija CEUVIZ omogoča prenos podatkov o že vpisanih dijakih v višje letnike, pa tudi prenos podatkov iz baze vpisanih v 1. letnike. Za dijaka, ki ga ni v eni izmed teh baz, boste morali podatke vnesti ročno. Vnos podatkov v aplikacijo CEUVIZ boste morali izvesti ročno za posameznega dijaka. 57. Vpis v maturitetni tečaj poteka konec septembra. Kdaj vnesemo podatke v aplikacijo CEUVIZ? Podatke vnesemo ob dejanskem vpisu v maturitetni tečaj. 58. Kaj storiti, če se naslov na šoli ne ujema z naslovom v CRP? Naslov v CRP je uradni naslov. Šola, ki ugotovi razliko, lahko starše oz. dijaka pozove, naj si uredi podatke o prebivališču. 59. Kako je s subvencijami za prehrano? Ali jih bo ta aplikacija podpirala?
V aplikaciji so na voljo podatki o subvencijah samo za tiste dijake, ki so se na malico prijavili in ste jim to tudi ustrezno označili v aplikaciji na maski»vnos urejanje iskanje«in sicer na zavihku»prijava na prehrano«. Podatki o subvenciji so v aplikaciji vidni naslednji dan po tem, ko ste vnesli prijavo na malico. Na voljo so podatki o: vrsti pravice (Subvencija malice), začetnem datumu obdobja upravičenosti do pravice (Pravica velja od), zadnjem datum obdobja upravičenosti do pravice (Pravica velja do), višini pravice (1; 0,7; 0,4, kar pomeni 100%, 70% ali 40% subvencijo), S pritiskom na gumb»podrobnosti«pa se vam izpišejo tudi podrobni podatki o odločbi, ki je podlaga za subvencijo za malico (številka, datum, veljavnost, datum kreiranja odločbe in datum prejema podatkov o odločbi v CEUVIZ). 60. Kako oblikovati opravilno številko? Opravilna številka je katera koli številka, ki je lahko sestavljena iz alfa-numeričnih znakov na tipkovnici in ki jo določi šola sama, npr. številka prijavnice za vpis. Na osnovi te opravilne številke je mogoča obrazložitev vpogleda v CRP za podatke tega dijaka. 61. Kaj naredimo, ko se dijak prešola? Podatke o izpisu dijaka vnesemo v aplikacijo. 62. Kako vpisovati dijake, ki samo opravljajo izpite? Če mladostnik nima statusa dijaka, ga ne vpisujete. 63. Kakšna je povezava sceuviz in dijaškimi domovi? Dijaški domovi v aplikacijo CEUVIZ ne vnašajo dijakov. Podatki o bivanju v dijaškem domu se bodo samodejno prenesli iz aplikacije Vpis v dijaške domove. 64. Ali lahko vidimo podatke o preteklih izobraževanjih dijaka (da preprečimo izkoriščanje statusa)? Samo če se je izobraževal na vaši šoli. Ko dijaka vpisujete in aplikacija ne zahteva prenosa podatkov iz CRP, je to znak, da je dijak že v bazi, kar pomeni, da se je že izobraževal. 65. Ali spadajo podatki o datumu zaključka šolanja med obvezne podatke? Da. 66. Dijaki, ki na srednjih poklicnih in srednjih strokovnih programih zaključujejo šolanje, imajo status dijaka do 30. 9. 2012. Ali moramo te dijake vnesti v CEUVIZ za šolsko leto 2012/2013, čeprav v tem letu več ne bodo obiskovali pouka? Dijak, ki je bil v šolskem letu 2011/12 v zaključnem letniku, ima v skladu s predpisi status dijaka do 30. 9. 2012. To ne pomeni, da je vpisan v šolsko leto 2012/13, njegov status se je zaključil v šolskem letu 2011/12 s 30. septembrom 2012, zato ga ni treba vnašati v CEUVIZ za šolsko leto 2012/13. Vnesli pa ga boste v CEUVIZ za šolsko leto 2011/2012. 67. Dijak je uspešno zaključil srednje poklicno izobraževanje in prejel spričevalo o opravljenem zaključnem izpitu z datumom 10. 6. 2012. V katero polje vpišemo datum 10. 6. 2012, ki je datum zaključka izobraževanja in v katero polje datum 30. 9. 2012, ko dijaku dejansko poteče status dijaka? Ali sta datuma»vpisan do«na ravni programa in na ravni šolskega leta obakrat 30. 9. 2012? Datum uspešnega zaključka, torej v vašem primeru 10. 6. 2012, vpišete v polje»datum zaključka«. Datum 30. 9. 2012, ko udeležencu poteče status dijaka, vpišete v obe polji»vpisan do«na ravni letnika in programa. 68. Kaj narediti z dijaki, ki so se do 15. 9. 2012 vpisali v zavod in tudi izpisali iz njega. V datoteki za masovni vnos iz Lo.Polisa jih več ni. Jih je treba vnesti ročno? Ali jih je sploh treba vnesti?
Centralna evidenca udeležencev beleži vse vpise in izpise v šolskem letu (ni stanja na točno določen dan v šolskem letu in samo ta dan, kot pri aplikaciji ŠOL-S), zato morajo biti tudi ti dijaki zavedeni v evidencah. 69. Glede na to, da svetovalna služba pridobi vse podatke (oz. jih vnese) v aplikaciji ŠOL-S ali ne bi bilo smiselno narediti izvoza podatkov iz tam? Ministrstvo že pridobi vse podatke o udeležencih znotraj te aplikacije in nima smisla 2x vnašanje. V aplikaciji ŠOL- S ni individualnih podatkov ampak samo zbirni, zato ni mogoče izvoziti podatkov o dijakih v CEUVIZ Izobraževanje odraslih 70. V zadnjem času zaznavamo povečano zainteresiranost kandidatov za vpis v izredno izobraževanje samoizobraževanje. Ali obstaja pri vpisu samoizobraževalcev številčna omejitev? Za kandidate, ki obiskujejo predavanja je v razpisu navedeno število razpisnih mest, za samoizobraževanje pa tega ni. Torej bi jih lahko vpisali tudi n.pr. 200. Ali je to možno in kako bomo te kandidate vnašali v centralno evidenco udeležencev VIZ? V izobraževanju odraslih izvajalci izvajate različne javno veljavne programe. Ministrstvo vsako leto objavi Razpis za vpis odraslih v šolsko leto, kjer je s soglasjem ministra za šolstvo in ministra za delo, družino in socialne zadeve, določeno število vpisnih mest v posamezne programe. V Razpisu so objavljene tudi oblike izvajanja programov (Razpis za vpis izobraževanja odraslih v šolsko leto 2011/2012, str. 9): - individualno (I) - skupinsko (S) - kombinirano (K) Oblika izvajanja opredeljuje na kakšne način izvajalec izvaja program. To pomeni, da izvajalec, ne glede na obliko izvajanja, udeležence izobraževanja odraslih vpiše v program. V centralnih evidencah udeležencev VIZ bodo tako zabeleženi vsi udeleženci, vpisani v posamezen program, ne glede na obliko izvajanja.