Zadnja sprememba-1. 1. 2019 Seznam in izseki predpisov s področja notranje revizije UVOD... 2 GOSPODARSKE DRUŽBE... 2 1. Zakon o gospodarskih družbah... 2 2. Zakon o revidiranju... 3 3. Kodeks upravljanja za nejavne družbe... 4 4. Slovenski kodeks upravljanja javnih delniških družb... 6 5. Kodeks korporativnega upravljanja družb s kapitalsko naložbo države 7 6. Priporočila za poročanje nadzornim svetom; Kaj naj nadzorni svet zahteva od uprave?... 9 7. Priporočila za revizijske komisije... 9 8. Prioritete za delo revizijskih komisij v letu 2017/2018... 14 9. Principles of Corporate Governance, G20/OECD... 15 10. OECD Guidelines on Corporate Governance of State-Owned Enterprises... 16 1
UVOD Odbor sekcije preizkušenih notranjih revizorjev je v sodelovanju s preizkušenimi notranjimi revizorji pripravil pregled predpisov in priporočil, v katerih je omenjena vloga in delo notranje revizije. Zadnja sprememba je bila vnesena 16. 6. 2017. GOSPODARSKE DRUŽBE 1. Zakon o gospodarskih družbah Vir: Uradni list RS, št. 65/09 uradno prečiščeno besedilo, 33/11, 91/11, 32/12, 57/12, 44/13 odl. US, 82/13, 55/15 in 15/17. Spremenjeni 622.k in 622.l člen ter 2. točka 683.a člena zakona se začnejo uporabljati 8. junija 2017. Do začetka uporabe določb spremenjenega 622.k in 622.l člena zakona se uporabljajo določbe 622.k in 622.l člena Zakona o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 65/09 uradno prečiščeno besedilo, 33/11, 91/11, 32/12, 57/12, 44/13 odl. US, 82/13 in 55/15). Določbi nove 2. točke prvega odstavka 686. člena in nove 1. točke prvega odstavka 688. člena zakona se začneta uporabljati dvanajst mesecev po uveljavitvi tega zakona (glej 24. člen ZGD-1J). 280. člen (revizijska komisija): (1) Če nadzorni svet imenuje revizijsko komisijo, mora biti vsaj en član komisije neodvisen strokovnjak in usposobljen za računovodstvo ali revizijo. Ostali člani revizijske komisije so lahko le člani nadzornega sveta, ki so neodvisni od revidiranega subjekta. (2) Vsi člani revizijske komisije so ustrezno usposobljeni za področje delovanja revidiranega subjekta. (3) Naloge revizijske komisije so: - spremlja postopek računovodskega poročanja ter pripravlja priporočila in predloge za zagotovitev njegove celovitosti, - spremlja učinkovitost in uspešnost notranje kontrole v družbi, notranje revizije, če obstaja, in sistemov za obvladovanje tveganja, - spremlja obvezne revizije letnih in konsolidiranih računovodskih izkazov, zlasti uspešnost obvezne revizije, pri čemer upošteva vse ugotovitve in zaključke pristojnega organa, - pregleduje in spremlja neodvisnost revizorja letnega poročilo družbe, zlasti glede zagotavljanja dodatnih nerevizijskih storitev, - odgovarja za postopek izbire revizorja in predlaga nadzornemu svetu imenovanje kandidata za revizorja letnega poročila družbe, - nadzoruje neoporečnost finančnih informacij, ki jih daje družba, - ocenjuje sestavo letnega poročila, vključno z oblikovanjem predloga za nadzorni svet, - sodeluje pri določitvi pomembnejših področij revidiranja, - sodeluje pri pripravi pogodbe med revizorjem in družbo, pri čemer so prepovedana vsa pogodbena določila, ki skupščini omejujejo izbiro imenovanja revizorja. Vse take določbe so nične, - poroča nadzornemu svetu o rezultatu obvezne revizije, vključno s pojasnilom, kako je obvezna revizija prispevala k celovitosti računovodskega poročanja in kakšno vlogo je imela revizijska komisija v tem postopku, - opravlja druge naloge, določene s statutom ali sklepom nadzornega sveta, 2
- sodeluje z revizorjem pri opravljanju revizije letnega poročila družbe, zlasti z medsebojnim obveščanjem o glavnih zadevah v zvezi z revizijo, in - sodeluje z notranjim revizorjem, zlasti z medsebojnim obveščanjem o glavnih zadevah v zvezi z notranjo revizijo. 281.a člen (notranja revizija) (1) Letno poročilo o delu notranje revizije, če jo družba ima, se najpozneje v treh mesecih po zaključku poslovnega leta predloži upravi, nadzornemu svetu in revizorju računovodskih izkazov. (2) Nadzorni svet daje soglasja k imenovanju, razrešitvi in prejemkom vodje notranje revizije ter k aktu, s katerim se urejajo namen, pomen in naloge notranje revizije, ter k letnemu in večletnemu načrtu dela notranje revizije. (3) Če notranje revizijske storitve opravljajo zunanji izvajalci, daje nadzorni svet soglasje k sklenitvi pogodbe, ki jo družba sklene z zunanjim izvajalcem, njeni spremembi in odpovedi s strani družbe. (4) Nadzorni svet lahko od notranjega revizorja zahteva dodatne informacije poleg informacij iz prvega odstavka tega člena. Če ima družba revizijsko komisijo, izvršuje to pravico revizijska komisija. 2. Zakon o revidiranju Vir: Uradni list RS, št. 65/08 z dne 30. 6. 2008 in št. 63/13 ZS-K z dne 26. 7. 2013. 7. člen (strokovna področja, povezana z revidiranjem) Strokovna področja, povezana z revidiranjem so: 1. računovodstvo, 2. poslovne finance, 3. notranje revidiranje, 4. revidiranje informacijskih sistemov, 5. davčno proučevanje in svetovanje, 6. ocenjevanje vrednosti podjetij, nepremičnin ter strojev in opreme. 9. člen (naloge in pristojnosti Inštituta) (1) Inštitut opravlja naloge in pristojnosti na področju revidiranja in drugih strokovnih področjih, povezanih z revidiranjem. (2) Inštitut opravlja naslednje naloge in pristojnosti: 1. sprejema in objavlja naslednja strokovna pravila: - računovodske standarde, - pravila revidiranja, - poslovnofinančne standarde in pravila, - pravila notranjega revidiranja, - pravila revidiranja informacijskih sistemov, - pravila ocenjevanja vrednosti; 2. določa hierarhijo pravil iz 1. točke tega odstavka; 3. določa strokovna znanja in izkušnje, potrebne za opravljanje nalog: - pooblaščenega revizorja, - pooblaščenega ocenjevalca; 4. organizira strokovno izobraževanje, izvaja preizkuse strokovnih znanj in izdaja potrdila o strokovnih znanjih za opravljanje nalog iz 3. točke tega odstavka; 5. opravlja nadzor nad kakovostjo dela revizijskih družb, pooblaščenih revizorjev in pooblaščenih ocenjevalcev; 6. odloča o izdaji dovoljenj za opravljanje: 3
- storitev revidiranja, - nalog pooblaščenega revizorja, - nalog pooblaščenega ocenjevalca; 7. določa strokovna znanja in izkušnje, potrebne za pridobitev strokovnega naziva: - preizkušeni notranji revizor, - preizkušeni računovodja, - preizkušeni poslovni finančnik, - preizkušeni revizor informacijskih sistemov, - preizkušeni davčnik; 8. organizira strokovno izobraževanje, izvaja preizkuse strokovnih znanj in izdaja potrdila o strokovnih znanjih za pridobitev strokovnih nazivov iz 7. točke tega odstavka; 9. opravlja druge strokovne naloge in storitve, povezane z razvojem revizijske stroke in drugih strokovnih področij, povezanih z revidiranjem; 10. vodi registre: - revizijskih družb in revizijskih subjektov tretjih držav, - pooblaščenih revizorjev, - pooblaščenih ocenjevalcev, - oseb, ki so pridobile strokovne nazive, ki jih podeljuje Inštitut; 11. opravlja druge naloge, določene z zakonom oziroma statutom Inštituta, med drugim lahko določa tudi smernice za oblikovanje cen revizijskih storitev in storitev ocenjevanja vrednosti podjetij, nepremičnin ter strojev in opreme. 16. člen (strokovni svet) (1) Strokovni svet: - odloča o izdaji dovoljenj za opravljanje nalog pooblaščenega ocenjevalca; - daje strokovno mnenje o opravljenem nadzoru nad kakovostjo dela pooblaščenih ocenjevalcev; - sprejema pravila ocenjevanja vrednosti; - določa pogoje za pridobitev potrdila o strokovnih znanjih za opravljanje nalog; pooblaščenega ocenjevalca; - pripravi strateški in letni načrt nadzora nad pooblaščenimi ocenjevalci. (2) Poleg nalog iz prvega odstavka tega člena strokovni svet 1. sprejema: - računovodske standarde, - poslovnofinančne standarde in pravila, - pravila notranjega revidiranja, - pravila revidiranja informacijskih sistemov; 2. opravlja druge naloge in pristojnosti iz drugega odstavka 9. člena tega zakona, razen tistih, za katere je na podlagi prvega odstavka 15. člena tega zakona pristojen revizijski svet. (3) Strokovni svet ima devet članov, od katerih jih osem imenujejo osebe, ki so pridobile kateregakoli od strokovnih nazivov, ki jih podeljuje Inštitut, enega člana pa iz vrst univerzitetnih delavcev po predhodnem soglasju visokošolskih ustanov imenuje ministrstvo, pristojno za visoko šolstvo. (4) Člani strokovnega sveta se imenujejo za dobo štirih let in so po preteku mandata lahko ponovno imenovani. 3. Kodeks upravljanja za nejavne družbe Vir: Gospodarska zbornica Slovenije, Ministrstvo za gospodarski razvoj in tehnologijo, Združenje nadzornikov Slovenije, maj 2016. 4
11. REVIZIJA IN SISTEM NOTRANJIH KONTROL: OSNOVNA RAVEN 11.1. Družba s postopkom izbire revizorja, v katerem dejavno sodelujejo organi vodenja ali nadzora družbe, omogoči imenovanje revizijske družbe, ki bo zagotovila neodvisen in nepristranski pregled računovodskih izkazov družbe skladno s strokovnimi in poklicno-etičnimi revizijskimi načeli ter drugimi pravili revidiranja. Za izpolnjevanje teh pravil družba med revizijo zagotavlja kakovostno komunikacijo z revizorjem. 11.1.1. Pred začetkom postopka izbire revizorja pristojni organ, ki skupščini predlaga njegovo imenovanje, oblikujeta merila za imenovanje revizorja in minimalne pogoje za sodelovanje z revizorjem, vključno z obveznim razkritjem vseh morebitnih (ne)revizijskih storitev, ki jih je revizorska družba v zadnjem letu opravila za družbo ali njene povezane družbe. 11.1.2. Organ nadzora preverja odzivnost organov vodenja na navedbe v pismu poslovodstvu, kot ga v predreviziji oziroma po opravljeni reviziji pripravi revizor. 11.1.3. Družba zamenja revizijsko družbo vsaj enkrat na vsakih sedem let. 11.2. Organ vodenja skrbi za vzpostavitev sistema upravljanja tveganj. Sistem mora biti tak, da omogoča pravočasno odkrivanje ključnih tveganj, ki grozijo družbi. Organ vodenja jasno razdeli pristojnosti in odgovornosti za posamezno področje poslovanja v družbi (organizacijsko enoto ali proces). 11.2.1. Če družba za upravljanje tveganj potrebuje zunanjo strokovno pomoč, naj se ta omeji predvsem na vpeljavo sistema v družbo. NAPREDNA RAVEN 11.3. Družba vzpostavi učinkovit sistem notranjega kontroliranja, ki omogoča tudi kakovostno upravljanje s tveganji. Družba v sodelovanju z organom nazdora ali revizijsko komisijo zagotovi vsebinski, periodičen in nepristranski strokovni nadzor nad delovanjem sistema notranjega nadzora, prilagojen dejavnosti in obsegu poslovanja družbe. 11.3.1. Organ vodenja zagotovi primerno organizacijo in usposobljeno osebje za pravočasno odkrivanje in ocenjevanje tveganj, ki jim je družba izpostavljena pri svojem poslovanju, ter njihovo ustrezno upravljanje. 11.3.2. Organ nadzora in revizijska komisija, če je bila ustanovljena, spremlja aktivnosti na področju upravljanja tveganj, se redno seznanja s ključnimi ukrepi na področju upravljanja tveganj, s poročili o izpostavljenosti tveganjem in opozori nadzorni svet v primeru, če se družba bolj izpostavlja tveganjem, kot je dogovorjeno (in dopuščeno). 11.3.3. Organ nadzora ali revizijska komisija, če je bila ustanovljena, sodeluje v postopku potrjevanja letnega načrta dela notranje revizije in zagotavlja tekoče spremljanje delovanja notranje revizije. Revizijska komisija daje notranji reviziji potrebno podporo, kar ji omogoča neodvisno in nepristransko delo. 11.3.4. Družba zagotovi, da so poročila in ugotovitve notranje revizije dostopni članom revizijske komisije in članom organa nadzora ter revizorju računovodskih izkazov. 11.3.5. Služba notranje revizije mora biti vzpostavljena skladno s pravili, kot jih določajo Mednarodni standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju. Glavna naloga oseb, pristojnih za notranjo revizijo, je izvajanje neodvisnega nadzora nad urejenostjo in gospodarnostjo poslovanja družbe, skladno s predpisi in notranjimi akti družbe, s posebnim poudarkom na kakovosti in ustreznosti sistema notranjih kontrol. S svojim ravnanjem spodbujajo kakovostno vrednotenje in 5
izboljšave postopkov ravnanja s tveganji, njihovega obvladovanja tveganj in upravljanja s tveganji ter prispevajo k dodajanju vrednosti z dajanjem neodvisnih in nepristranskih zagotovil organu vodenja in organu nadzora družbe. 11.3.6. Družba mora, kolikor je le mogoče, poskrbeti tudi za zavarovanje tveganj. 11.3.7. Postopki interne kontrole, poročanja in sodelovanja med različnimi službami (npr. z revizorji) morajo sestavljati neprekinjeno verigo. Jasno mora biti, kdo, komu in kaj poroča ter kdo ima kakšno obveznost do druge službe. Dobro je, če je omogočeno neposredno sodelovanje med posameznimi službami (npr. med službo za finančna tveganja in notranjimi revizorji) in ne le posredno prek organa vodenja. 11.3.8. Vzpostavljen mora biti reden dialog med organom vodenja, organom nadzora in družbeniki o notranjih kontrolah ali sistemu notranjih kontrol in sistemu upravljanja tveganj. Periodično je potrebno tudi preverjanje učinkovitosti pristopa družbe k notranji kontroli. Tak pregled mora pokrivati vse ključne kontrole, vključno s finančnimi, postopkovne kontrole ter kontrole upoštevanja skladnosti z zakonodajo in internimi akti, pa tudi sistem upravljanja tveganj. 11.3.9. Organ nadzora mora v rednem časovnem obdobju prejeti ustrezne informacije glede upravljanja tveganj. Potrebno je tudi redno preverjanje učinkovitosti pristopa družbe k notranji kontroli ali sistemu notranjih kontrol ali so bila pravočasno zaznana tveganja, kako so bila sporočena naprej in kakšni so bili ukrepi. Družbeniki imajo največji ekonomski interes v povezavi z družbo, zato morajo biti obveščeni o vsaki nevarnosti, ki lahko ogrozi njihovo premoženje. 4. Slovenski kodeks upravljanja javnih delniških družb Vir: Ljubljanska borza, d. d., Ljubljana in Združenje nadzornikov Slovenije, z dne 27. 10. 2016 in pričetkom veljavnosti 1. 1. 2017. POLITIKA UPRAVLJANJA 2 Uprava skupaj z nadzornim svetom oblikuje in sprejme Politiko upravljanja družbe, v kateri določi poglavitne usmeritve upravljanja družbe z upoštevanjem zastavljenih dolgoročnih ciljev družbe, ter z njo seznani vse deležnike z razkritjem na spletnih straneh družbe. 2.1 Pri oblikovanju Politike upravljanja družbe uprava sodeluje z nadzornim svetom. Pri tem se upošteva razvojne potrebe družbe in specifične lastnosti družbe, kot sta njena velikost in dejavnost. Pri tem nadzorni svet za posamezno poslovno leto oblikuje načrt lastnih aktivnosti ter opredeli vsebine, kot so na primer sprejem koledarja sej, ključne vsebine nadzora, oblike komunikacije z upravo, vloga nadzornega sveta pri sprejemanju Politike upravljanja družbe in Politike raznolikosti, ki se izvaja v zvezi z zastopanostjo v organih vodenja ali nadzora družbe, vrednotenje delovanja nadzornega sveta, vloga nadzornega sveta pri presoji sistemov notranjih kontrol (zlasti sistema upravljanja tveganj, notranje revizije, finančnih in operativnih kontrol ter sistema skladnosti z zakonodajo in relevantnimi standardi) in postopek oblikovanja predlogov sklepov skupščine, zlasti predlogov za imenovanje članov nadzornih svetov. Pri oblikovanju Politike upravljanja družbe se lahko družba sklicuje na druge javno dostopne dokumente. IZJAVA O UPRAVLJANJU IN IZJAVA O SKLADNOSTI S KODEKSOM 5 Družba v svoje poslovno poročilo vključi izjavo o upravljanju družbe. Do izjave o upravljanju se v sklopu sprejemanja letnega poročila posebej opredeli nadzorni svet v poročilu o delu nadzornega sveta. 5.7 Družba vsaj enkrat na tri leta zagotovi zunanjo presojo ustreznosti izjave o upravljanju. Zunanjo presojo mora opraviti neodvisna institucija, ki ima ustrezne strokovne reference. Zunanja presoja se ne šteje za posle dajanja zagotovil, ki jih 6
opravljajo računovodski strokovnjaki z javnim pooblastilom (revizorji) ali računovodski strokovnjaki, ki nimajo javnega pooblastila (npr. notranji revizorji). Opravi se ločeno od revizije letnega poročila in je ne opravi institucija, ki je ponudnica revizijskih storitev za družbo oziroma je povezana z njimi. NOTRANJA REVIZIJA 26.2 Služba notranje revizije mora biti vzpostavljena skladno s pravili, ki jih določajo Mednarodni standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju. Glavna naloga oseb, pristojnih za notranjo revizijo, je izvajanje neodvisnega nadzora nad urejenostjo in gospodarnostjo poslovanja družbe skladno s predpisi in notranjimi akti družbe, s posebnim poudarkom na kakovosti in ustreznosti sistema notranjih kontrol. S svojim ravnanjem spodbujajo kakovostno vrednotenje in izboljšave postopkov ravnanja s tveganji, njihovega obvladovanja tveganj in upravljanja tveganj ter prispevajo k dodajanju vrednosti z dajanjem neodvisnih in nepristranskih zagotovil organu vodenja in organu nadzora družbe. 26.3 Revizijska komisija kot strokovna podpora nadzornemu svetu sodeluje v postopku potrjevanja letnega načrta dela notranje revizije in zagotavlja tekoče spremljanje upravljanja tveganj. 26.4 Družba zagotovi, da so poročila in ugotovitve notranje revizije dostopni članom revizijske komisije in revizorju računovodskih izkazov. PRILOGA A: KOMISIJE NADZORNEGA SVETA A1 Revizijska komisija Revizijska komisija sodeluje z zunanjim ter notranjim revizorjem tudi brez prisotnosti uprave ter skrbi za stalno in učinkovito izmenjavo mnenj. Za postopek izbire predlaganega zunanjega revizorja je operativno pristojna revizijska komisija, odgovoren pa nadzorni svet v celoti. Revizijska komisija naj zunanjega revizorja seznani s kriteriji za spremljanje njegove uspešnosti, ki jo mora spremljati v skladu z zakonodajo. Revizijska komisija je odgovorna za spremljanje učinkovitosti in uspešnosti notranje revizije v družbi. 5. Kodeks korporativnega upravljanja družb s kapitalsko naložbo države Vir: Slovenski državni holding d. d., z dne 25. 5. 2017. 6. NADZORNI SVET 6.13.6 Nadzorni svet naj pooblasti revizijsko komisijo, da preiskuje vsako dejavnost v okviru svojih nalog in pristojnosti ter da v tem okviru zahteva vse informacije, strokovna pojasnila in dokumente, ki jih potrebuje. Revizijska komisija na seji obravnava lastna gradiva in gradiva, ki jih pripravi poslovodstvo družbe, notranji revizor ali zunanji revizor. 9. REVIZIJA IN SISTEM NOTRANJIH KONTROL 9.2.2 Od nadzornega sveta družbe in revizijske komisije se pričakuje, da: - je seznanjen s sistemom upravljanja tveganj v družbi, preverja njegovo ustreznost in izboljševanje. Kjer urejen način upravljanja tveganj še ne obstaja, zahteva njegovo vzpostavitev in časovnico uvajanja ter spremlja uresničevanje predvidenih aktivnosti; - je seznanjen s sistemom notranjih kontrol, preverja njegovo ustreznost in izboljševanje. Pri tem se opira predvsem na ugotovitve in priporočila notranje revizije. 7
9.2.3. Velike družbe s kapitalsko naložbo države naj vzpostavijo notranje-revizijsko dejavnost in izvajajo notranje revizije z zaposlenimi v lastni notranje-revizijski službi. Srednje družbe naj notranje-revizijsko dejavnost izvajajo z zunanjimi izvajalci, razen če ocenjena tveganja zahtevajo stalno vključitev notranjega revizorja. Notranje revizije naj se izvajajo v skladu s sprejetimi letnimi in večletnimi notranje-revizijskimi načrti dela notranje revizije. Majhne družbe naj v primeru pomembnih zaznanih tveganj izvedejo notranjo revizijo na teh področjih s pomočjo zunanjih izvajalcev. 9.2.4 Notranja revizija naj se izvaja v skladu z mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju in drugimi pravili iz Hierarhije pravil notranjega revidiranja. 9.2.5 Zagotovi naj se neodvisno delovanje notranjih revizorjev. Če je vodja notranje revizijske službe zaposlen za nedoločen čas, delo vodje notranje revizije pa opravlja mandatno, je njegov mandat neodvisen od mandata organov družbe oziroma članov organov družbe. 9.2.6 Zagotovi naj se ustrezno število in usposobljenost notranjih revizorjev (in/ali najem potrebnih zunanjih izvajalcev), v odvisnosti od zahtevnosti in tveganosti poslovanja. 9.2.7 Priporočila notranjih revizorjev naj se uresničujejo v postavljenih rokih. 9.2.8 Izvajajo naj se letne notranje presoje kakovosti notranje-revizijske dejavnosti. Najmanj na pet let naj se izvede zunanja presoja kakovosti notranje-revizijske dejavnosti. 9.2.9 Notranja revizija je funkcijsko (vsebinsko) odgovorna in poroča revizijski komisiji nadzornega sveta oziroma nadzornemu svetu družbe, administrativno pa poslovodstvu družbe. 9.2.10 Od nadzornega sveta družbe in revizijske komisije se pričakuje, da: - zagotovi, da ima družba vzpostavljeno primerno notranje-revizijsko dejavnost oziroma da v srednji in mali družbi presodi, ali je potrebna. Presoja potrebnosti notranje-revizijske dejavnosti se izvede najmanj enkrat letno ter ob bistveno spremenjenih okoliščinah in pogojih poslovanja družbe oziroma bistveno povečani stopnji tveganosti poslovanja; - odobri proračun virov za delovanje notranje revizije; - v družbah z vzpostavljeno notranje-revizijsko dejavnostjo (z lastno službo ali z zunanjimi izvajalci): se opredeli do organizacijske umeščenosti notranje revizije in drugih pogojev za njeno neodvisno delovanje ter do pristojnosti in odgovornosti notranjih revizorjev; da soglasje k imenovanju, razrešitvi in prejemkom vodje notranje revizije; da soglasje k aktu, s katerim se ureja namen, pomen in naloge notranje revizije, če notranje revizijske storitve opravljajo zunanji izvajalci, daje soglasje k sklenitvi pogodbe, ki jo družba sklene z zunanjim izvajalcem, njeni spremembi ali odpovedi s strni družbe, da soglasje k letnemu in večletnemu načrtu dela notranje revizije, ki je zasnovan na tveganjih; obravnava letno poročilo o delu notranje revizije, neposredno komunicira z vodjo notranje revizije; preverja in zagotavlja neodvisno notranje-revizijsko delovanje; spremlja notranje-revizijsko delovanje, redno se seznanja z obdobnimi (medletnimi) poročili o delu notranje revizije, seznanja se s pomembnimi ugotovitvami in priporočili notranjih revizorjev; spremlja uresničevanje priporočil v postavljenih rokih; 8
se seznanja z notranjimi presojami kakovosti in spremlja uresničevanje izboljšav notranje-revizijskega delovanja; presoja, na koliko let je primerno zagotoviti zunanjo presojo kakovosti notranje-revizijske dejavnosti; seznanja se z ugotovitvami in priporočili zunanje presoje kakovosti notranje-revizijske dejavnosti ter spremlja uresničevanje teh priporočil; opravi ustrezne poizvedbe pri upravi družbe in vodji notranje revizije, ter ugotovi, ali obstajajo kakšne neustrezne omejitve glede obsega dela ali virov. 9.3.1 V nejavnih družbah, katerih edini lastnik je država ali SDH, naj bo SDH o odkritih tveganjih, o predlogih ukrepov za odpravo tveganj in o izvedbi ukrepov, obveščen dvakrat letno. 9.3 Družba naj zagotovi vse pogoje za kvalitetno in neodvisno delo notranje revizije, katere glavna naloga je dajanje nepristranskih in ustreznih zagotovil in svetovanje na področju upravljanja organizacije, upravljanja tveganj in notranjih kontrol oziroma kontrolnih postopkov z namenom prispevati k njihovemu izboljševanju. 6. Priporočila za poročanje nadzornim svetom; Kaj naj nadzorni svet zahteva od uprave? Vir: Združenje nadzornikov, 2014. 3.6. Uprava družbe za potrebe spremljanja tveganj pripravi obdobni sistem poročil, ki zajema: - četrtletna poročila o spremljanju posameznih vrst tveganj realizacijo priporočil notranje revizije, realizacijo sklepov nadzornega sveta na podlagi poročil o tveganjih, skladnost poslovanja s predpisi, vzpostavitev in delovanje mehanizmov za redno in celovito prepoznavanje in vrednotenje tveganj za korporativno integriteto ter sistema zaščite prijavitelja nepravilnosti in prevar, t. i. whistleblowing; - enkrat letno predlog načrta dela notranje revizije na podlagi ugotovljenih tveganj; - enkrat letno informacijo o delovanju sistema neprekinjenega poslovanja (business continuity and disaster recovery); - poročilo o odprtih tožbah in ugotovitvah iz inšpekcijskih pregledov; - pismo poslovodstvu, ki ga je izdal zunanji revizor; - četrtletno ali vsaj polletno poročilo o delu notranje revizije; - polletno poročilo o obvladovanju skupine (notranjega okolja na ravni skupine). 7. Priporočila za revizijske komisije Vir: Združenje nadzornikov Slovenije, 2017. 1 UVOD: Namen priporočil Priporočila predvsem podrobno obravnavajo delovanje revizijske komisije, na primer njene odnose in sodelovanje z notranjimi in zunanjimi revizorji in poslovodstvom 9
družbe ter mehanizem njenega delovanja, kot so seje ter naloge in pristojnosti revizijske komisije. Najpomembnejša dejavnika za uspešno revizijsko komisijo sta vzpostavitev odprtih poti komuniciranja med revizijsko komisijo in njenimi glavnimi sogovorniki ter dosežena visoka stopnja medsebojnega spoštovanja. Člani revizijske komisije morajo vsi skupaj imeti poglobljeno strokovno znanje in potrebne osebnostne lastnosti, ki zagotavljajo, da so pripravljeni in sposobni prepoznavati in konstruktivno reševati zadeve tako, da so doseženi cilji komisije. Da lahko opravlja svoje delo, mora revizijska komisija pravočasno prejemati informacije o družbi in poslovodstvo bi moralo po skrbni presoji zagotavljati, da je revizijska komisija vedno obveščena o vseh pomembnih zadevah, ki se je tičejo, ne pa da le odgovarja na zahteve po informacijah. Pomembno je tudi opozoriti, da je revizijska komisija ustanovljena zato, da spremlja, ali se v družbi izvajajo določene ključne funkcije, in da pregleduje postopke njihovega izvajanja. Revizijska komisija ni pristojna za dejansko izvajanje postopkov; ustanovljena je zato, da jih spremlja. Vzpostavitev in vzdrževanje sistemov notranjih kontrol in upravljanja tveganj, za zagotovitev obvladovanja tveganj in točno računovodsko poročanje, ostaja v pristojnosti poslovodstva družbe. 2 KAJ JE REVIZIJSKA KOMISIJA: Dejstvo je, da revizijske komisije odigravajo ključno vlogo v procesu korporativnega upravljanja in kot take delujejo v dobro družbe in varujejo interese njenih deležnikov. Zato je ključnega pomena, da so člani revizijskih komisij neodvisni od poslovodstev družb in same družbe. Revizijske komisije so v pomoč nadzornim svetom pri izvajanju nadzora nad računovodskim poročanjem, notranjimi kontrolami in upravljanjem tveganj ter pri sodelovanju z zunanjimi in notranjimi revizorji. Ključne naloge, ki jih izvajajo revizijske komisije nadzornih svetov, so vsaj spremljanje: procesa računovodskega poročanja, procesa zunanje revizije računovodskih izkazov, procesa upravljanja tveganj in sistema notranjih kontrol, notranje revizije in skladnosti poslovanja z zakonodajo. Vloga revizijskih komisij je odvisna od več dejavnikov, med drugim od velikosti in kompleksnosti poslovanja družbe in dejavnosti, v kateri deluje družbe. 3 SESTAVA IN NEODVISNOST REVIZIJSKE KOMISIJE: Predsednik revizijske komisije 3.7 Vloga predsednika revizijske komisije je zahtevna, saj predsednik revizijske komisije zagotavlja učinkovitost in zanesljivost revizijske komisije. Predsedniki revizijskih komisij se ukvarjajo s postavljanjem jasnih ciljev za delo revizijske komisije, zunanjih in notranjih revizorjev. Predsednik revizijske komisije bo porabil veliko dodatnega časa na sestankih (na primer z vodjo računovodstva, notranjim ali zunanjim revizorjem) in s pripravo gradiva ob pripravah na seje revizijske komisije, zato je pomembno zagotoviti, da si bo, kdorkoli bo že izbran, lahko zagotovil potreben čas za kakovostno opravljanje svoje vloge. Potreboval bo tudi veliko znanja in spretnosti v medsebojnih odnosih in sposobnost dobre presoje; biti pa mora tudi etično neoporečen, saj bo pomemben del zaupanja, ki ga bo uživala revizijska komisija, odvisen prav od njega. 10
4 UVAJANJE IN USPOSABLJANJE: 4.2 V okviru uvajanja novega člana revizijske komisije naj bi le-ta proučil naslednja gradiva: Poslovnik o delu revizijske komisije, predstavitev članov revizijske komisije, letno poročilo družbe za zadnji dve leti, zapisnike sej revizijskih komisij in nadzornega sveta za eno leto nazaj, morebitne predstavitve investitorjem, sporočila za medije prejemanje medijskega klipinga družbe, dokumente, povezane s strategijo (trenutni in prejšnji strateški načrt, kazalnike spremljanja izvajanja strategije, ), dokumente, povezane z obvladovanjem tveganj v družbi (matriko tveganja, poročila o tveganjih, načrt neprekinjenega poslovanja), dokumente, ki se nanašajo na zagotavljanje skladnosti poslovanja z zakonodajo ter komunikacijo z različnimi regulatorji, dokumente o postopkih opozarjanja na nepravilnosti in nezakonitosti, tožbene zahtevke, letni načrt notranje revizije in vsa medletna in letna notranjerevizijska poročila za zadnje leto ter komunikacijo z zunanjim revizorjem (pisma poslovodstvu, seznami napak, predstavitvena pisma, poročila revizijski komisiji, druga pisna komunikacija). 4.3 V okviru uvajanja so možni tudi sestanki s predsednikom revizijske komisije, poslovodstvom družbe, vodjo računovodstva, vodjo financ, vodjo notranje revizije, vodjo oddelka informacijskih tehnologij, vodjo skladnosti, vodjo oddelka za obvladovanje tveganj kot tudi z zunanjim revizorjem. 5 NALOGE IN PRISTOJNOSTI REVIZIJSKE KOMISIJE: 5.1 Naloge in pristojnosti revizijske komisije naj zagotavljajo najmanj izpolnjevanje zakonskih zahtev, določenih v 280. členu ZGD-1. Ključne naloge in pristojnosti revizijske komisije so: spremljanje postopka računovodskega poročanja ter priprava priporočil in predlogov za zagotovitev celovitosti računovodskega poročanja, spremljanje učinkovitosti in uspešnosti notranjih kontrol v družbi, notranje revizije, če obstaja, in sistemov za obvladovanje tveganj, spremljanje obvezne revizije letnih in konsolidiranih letnih računovodskih izkazov, zlasti uspešnosti obvezne revizije, pri čemer upošteva vse ugotovitve in zaključke pristojnega organa (regulator trga revizijskih storitev), pregledovanje in spremljanje neodvisnosti revizorja letnega poročila družbe, zlasti glede zagotavljanja dodatnih nerevizijskih storitev, odgovornost za postopek izbire revizorja in oblikovanje predloga kandidata za revizorja letnega poročila družbe, nadzorovanje neoporečnosti računovodskih in finančnih informacij, ki jih daje družba, ocenjevanje vsebine in strukture letnega poročila, vključno z oblikovanjem predloga za nadzorni svet, sodelovanje pri določitvi pomembnejših področij revidiranja, sodelovanje pri pripravi pogodbe med revizorjem in družbo, pri čemer so prepovedana vsa pogodbena določila, ki skupščini omejujejo izbiro imenovanja revizorja, 11
poročanje nadzornemu svetu o rezultatu obvezne revizije, vključno s pojasnilom, kako je obvezna revizija prispevala k celovitosti računovodskega poročanja in kakšno vlogo je imela revizijska komisija v tem postopku, opravljanje drugih nalog, določenih s statutom ali sklepom nadzornega sveta, sodelovanje z revizorjem pri opravljanju revizije letnega poročila družbe, zlasti z medsebojnim obveščanjem o glavnih zadevah v zvezi z revizijo, in sodelovanje z notranjim revizorjem, zlasti z medsebojnim obveščanjem o glavnih zadevah v zvezi z notranjo revizijo. Spremljanje računovodskega poročanja 5.10 Neobičajne transakcije (npr. pripojitev ali odtujitev odvisne družbe, prenehanje dela dejavnosti, načrte za prestrukturiranje, poravnave sodnih sporov, usredstvenje stroškov za raziskave in razvoj, transakcije z lastnimi delnicami itd.) bi bilo treba podrobno pregledati in se o njih pogovoriti tudi z notranjim in zunanjim revizorjem in z vodjo računovodstva. Notranje kontrole in sistemi upravljanja tveganj 5.18 Upravljanje tveganj ostaja v pristojnosti poslovodstva družbe. Revizijska komisija pa mora spremljati uspešnost in učinkovitost upravljanja s tveganji, tako da redno obravnava poročila s tega področja. Revizijska komisija bi morala prejemati poročila tudi o pregledih tega področja od zunanje in notranje revizije. Spremljanje notranje revizije 5.19 Revizijska komisija je odgovorna za spremljanje učinkovitosti in uspešnosti notranje revizije v družbi. 5.20 Kjer notranja revizija še ni vzpostavljena, revizijska komisija vsaj enkrat letno presodi, ali je potrebna. Potreba po notranji reviziji bo odvisna od posebnih okoliščin, v katerih družba deluje. Pri tej presoji bi morali upoštevati tudi notranje in zunanje dejavnike, kot so profil tveganja družbe, tržna gibanja, načrte za širitev in pričakovanja analitikov. Pri svoji analizi bi morala revizijska komisija razmisliti o oblikovanju notranje službe ali o oddaji teh nalog zunanjemu izvajalcu (outsourcing) ali pa morda o sodelovanju z zunanjim strokovnjakom pri opravljanju nalog notranje revizije (cosourcing). 5.21 Kjer notranja revizija ni vzpostavljena, bi morala revizijska komisija zagotoviti, da so vzpostavljeni drugi postopki, da sistem notranjih kontrol v družbi deluje, kot je načrtovano. 5.22 Kjer je notranja revizija vzpostavljena, naj bi njen akt (notranjerevizijsko temeljno listino), ki med drugim opredeljuje namen, pomen, naloge, pristojnosti in pooblastila notranje revizije, pregledala revizijska komisija in ga predložila v soglasje nadzornemu svetu. Zagotoviti bi morala, da se upoštevajo Mednarodni standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju, Kodeks etike in druga pravila iz Hierarhije pravil notranjega revidiranja. Menimo, da nadzorni svet daje soglasje k načrtu dela, ki ga pripravi notranja revizija (in predhodno sprejme uprava in pregleda revizijska komisija): če ima notranja revizija pripravljen večletni načrt, daje nadzorni svet soglasje tudi k večletnemu načrtu dela notranje revizije; sicer pa k letnim načrtom. 5.23 Revizijska komisija bi morala pregledati letni in večletni načrt dela notranje revizije, zasnovan na tveganjih, in proračun in načrt virov, ter jih predložiti v soglasje nadzornemu svetu. Zagotoviti bi morala, da bodo na voljo ustrezno usposobljeni ljudje in zadostna sredstva. Revizijska komisija lahko predlaga nadzornemu svetu, da oblikuje predlog o povečanju službe notranje revizije. 12
5.24 Nadzorni svet na predlog revizijske komisije daje soglasje k imenovanju, razrešitvi in prejemkom vodje notranje revizije. Kjer se določajo mandati vodij notranje revizije, naj bodo podeljeni za večletno obdobje, na primer vsaj 4 ali 5 let. Menimo, da je soglasje nadzornega sveta potrebno v primerih celotnega zunanjega izvajanja notranjega revidiranja (outsourcing) in ne tudi v primerih, ko se notranja revizija zagotavlja z lastnimi zaposlenimi in občasno sodeluje s podizvajalci (cosourcing). 5.25 Revizijska komisija bi morala redno sodelovati z vodjo notranje revizije neposredno, in ne prek posrednikov, kot je na primer uprava. Najmanj enkrat letno bi se morala z njim sestati na uradnem sestanku brez navzočnosti kateregakoli člana uprave. 5.26 Nadzorni svet na predlog revizijske komisije daje soglasje tudi k sklenitvi pogodbe, ki jo družba sklene z zunanjim izvajalcem notranje revizije, njeni spremembi in odpovedi s strani družbe. 5.27 Revizijska komisija bi morala redno prejemati poročila o delu notranje revizije in poročila o uresničevanju priporočil notranje revizije, in proučiti ustreznost in pravočasnost odzivov nanje. Letno poročilo o delu notranje revizije mora biti v skladu z zakonsko zahtevo predloženo nadzornemu svetu najpozneje v treh mesecih po zaključku poslovnega leta, pred tem naj ga obravnava revizijska komisija. 5.28 Revizijska komisija bi se morala seznanjati z obdobnimi samoocenitvami notranje revizije in z zunanjo presojo kakovosti notranje revizije, ki se mora izvesti najmanj na pet let ter spremljati uresničevanje priporočil za izboljšanje notranje revizije. Revizijska komisija naj presodi, če je petletni razmik med zunanjimi presojami primeren ali je potreben krajši. Opredeli naj kriterije za izbor zunanjega presojevalca in se vnaprej seznani s ponudbami in predlogom uprave za izbor ponudnika. V primeru, da se s predlogom ne strinja, naj revizijska komisija predlaga nadzornemu svetu proučitev ali je potrebno njegovo soglasje h končnemu izboru. 5.29 Revizijska komisija lahko od notranjega revizorja zahteva dodatne informacije. 7 SEJE REVIZIJSKE KOMISIJE: Poročevalci na sejah 7.3 Prisotnost drugih na sejah revizijske komisije je prepuščena presoji revizijske komisije. Najpogosteje bodo med poročevalci na sejah na splošno: član uprave za finance, ključni revizijski partner, vodja notranje revizije (če ta funkcija obstaja), vodja kontrolinga in/ali vodja računovodstva, predsednik uprave, notranji in zunanji pravni svetovalci, drugi neodvisni člani nadzornega sveta. Četrti odstavek 279. člena ZGD-1 določa, da se smejo sej udeleževati samo člani revizijske komisije, razen če statut družbe, njen poslovnik ali poslovnik nadzornega sveta ne določajo drugače. Pri obravnavanju posameznih točk so lahko na sejo komisije povabljeni izvedenci ali poročevalci. 7.4 Na vseh sejah revizijske komisije je prisoten tudi sekretar nadzornega sveta, ki je hkrati tudi sekretar revizijske komisije. Običajno je, da se v dnevnem redu seje pri posameznih točkah dnevnega reda navede posamezne poročevalce oz. zahtevano prisotnost drugih na seji. 7.5 Poročevalce je treba pravočasno in dovolj podrobno vnaprej obvestiti o zadevah, ki jih želi obravnavati revizijska komisija, in s tem zagotoviti, da se za sejo lahko primerno pripravijo. 13
7.6 Priporočamo, da se člani revizijske komisije srečajo z nekaterimi povabljenimi poročevalci, na primer z notranjim ali zunanjim revizorjem, brez navzočnosti drugih, predvsem članov uprave. Takšne seje naj bi bile najmanj enkrat na leto, po možnosti še pogosteje. 7.7 V poslovniku revizijske komisije naj bi bilo tudi določilo o sklepčnosti seje, za kar naj bi bila potrebna večina članov revizijske komisije. Dnevni red sej 7.11 Dnevni red sej pripravi predsednik revizijske komisije v sodelovanju s sekretarjem. Vsebino dnevnega reda seje se pripravi na podlagi informacij članov organov vodenja in nadzora ter notranjih in zunanjih revizorjev. Vendar pa mora biti predsednik revizijske komisije odgovoren za dnevni red in te naloge ne sme prenesti na poslovodstvo. 8. Prioritete za delo revizijskih komisij v letu 2017/2018 Vir: Združenje nadzornikov Slovenije, maj 2017. Določanje prioritet ni nikoli enostavno. Leti 2017 in 2018 bosta polni izzivov, predvsem zaradi uporabe spremenjene zakonodaje v praksi, hkrati pa smo še vedno priča hitro spreminjajočim geopolitičnim in ekonomskim okoliščinam ter turbulentemu razvoju tehnologij. Izpostavili bi nekaj področij, ki naj bi jih revizijske komisije vključevale v program dela v letih 2017 in 2018. 5. Krepitev vloge notranje revizije Revizijska komisija naj za zagotovitev neodvisnosti notranje revizije nadzornemu svetu posreduje predlog za soglasje k imenovanju, odpoklicu in plačilu vodje notranje revizije ter za razširitev službe notranje revizije. Revizijska komisija naj presoja potrebnost zunanjih presoj kakovosti notranje revizije na manj kot pet let ter sodeluje pri izboru zunanjega presojevalca. Revizijska komisija naj preverja, če se načrti dela notranje revizije (in njihovo izvajanje) osredotočajo na preverjanje obvladovanja ključnih poslovnih tveganj ter če področja revidiranja, vključno s korporativnim upravljanjem, in cilji revizij izhajajo iz teh ključnih tveganj ter načrte predlaga v soglasje nadzornemu svetu. Ali notranja revizija pomaga revizijski komisiji razumeti kakovost kontrolnega okolja, poslovnih procesov in zaposlenih? Ali je notranja revizija dovolj cenjena in upoštevana? 6. Medletno poročanje in kakovost poročanja V splošnem je sorazmerno velika pozornost usmerjena na letno poročanje. Kakšna pa je kakovost in zanesljivost medletnega poročanja za potrebe spremljanja poslovanja s strani nadzornega sveta? Ali revizijska komisija in nadzorni svet obravnavata ključna medletna poročila pred njihovo javno objavo oziroma pred posredovanjem nadzornim organom (regulatorjem)? Kakovost poročanja je v veliki meri odvisna od kakovosti ključnih kadrov na področjih računovodstva, financ, kontrolinga, obvladovanja tveganj in skladnosti v družbah. Ali ima družba pripravljen nasledstveni načrt za ključne kadre na teh področjih? Ali je revizijska komisija seznanjena s temi nasledstvenimi načrti in ali je seznanjena s tem, kako družba razvija kadre na omenjenih ključnih področjih in kakšna izobraževanja jim nudi? Ali ima družba dovolj zaposlenih na posameznih ključnih področjih? Kako kakovost ključnih kadrov in ustreznost širše kadrovske zasedbe na zgoraj omenjenih področjih ocenjujejo zunanji in notranji revizorji? 14
7. Osredotočenost na tveganja informacijske Varnosti Ali družbe ustrezno ocenjujejo tveganja, ki so jim izpostavljena na hitro spreminjajočih se področjih tehnologije in kibernetske varnosti (»cyber secutiry«)? Kdo v družbah je zadolžen za ocenjevanje tveganj na tem področju? Ali družbe primerjajo lastno izpostavljenost tovrstnim tveganjem z izpostavljenostmi tovrstnim tveganjem v primerljivih podjetjih? Ali družbe na osnovi ocene tveganj s teh področij oblikujejo ustrezne notranje kontrole in notranjerevizijske preglede? Ali ima revizijska komisija jasno opredeljeno vlogo pri spremljanju tveganj na področju kibernetske varnosti in varnosti podatkov? V kakšni meri je revizijska komisija vključila spremljanje tveganj s področja kibernetske varnosti v svoj načrt za delo? Ali je revizijska komisija seznanjena z morebitnimi realiziranimi nevarnostmi na tem področju? 9. Principles of Corporate Governance, G20/OECD Vir: G20/OECD Principles of Corporate Governance, 2015. V. DISCLOSURE AND TRANSPARENCY: C. An annual audit should be conducted by an independent, competent and qualified, auditor in accordance with high-quality auditing standards in order to provide an external and objective assurance to the board and shareholders that the financial statements fairly represent the financial position and performance of the company in all material respects: The audit committee or an equivalent body should provide oversight of the internal audit activities and should also be charged with overseeing the overall relationship with the external auditor including the nature of nonaudit services provided by the auditor to the company. Provision of non-audit services by the external auditor to a company can significantly impair their independence and might involve them auditing their own work. To deal with the skewed incentives which may arise, the disclosure of payments to external auditors for non-audit services should be required. Examples of other provisions designed to promote auditor independence include, a total ban or severe limitation on the nature of non-audit work which can be undertaken by an auditor for their audit client, mandatory rotation of auditors (either partners or in some cases the audit partnership), a fixed tenure for auditors, joint audits, a temporary ban on the employment of an ex-auditor by the audited company and prohibiting auditors or their dependents from having a financial stake or management role in the companies they audit. Some countries take a more direct regulatory approach and limit the percentage of non-audit income that the auditor can receive from a particular client or limit the total percentage of auditor income that can come from one client. VI. THE RESPONSIBILITIES OF THE BOARD: D. The board should fulfil certain key functions, including: 6. Monitoring and managing potential conflicts of interest of management, board members and shareholders, including misuse of corporate assets and abuse in related party transactions: It is an important function of the board to oversee the internal control systems covering financial reporting and the use of corporate assets and to guard against abusive related party transactions. These functions are often assigned to the internal auditor which should maintain direct access to the 15
board. Where other corporate officers are responsible such as the general counsel, it is important that they maintain similar reporting responsibilities as the internal auditor. 7. Ensuring the integrity of the corporation s accounting and financial reporting systems, including the independent audit, and that appropriate systems of control are in place, in particular, systems for risk management, financial and operational control, and compliance with the law and relevant standards: The Board should demonstrate a leadership role to ensure that an effective means of risk oversight is in place. Ensuring the integrity of the essential reporting and monitoring systems will require the board to set and enforce clear lines of responsibility and accountability throughout the organisation. The board will also need to ensure that there is appropriate oversight by senior management. Normally, this includes the establishment of an internal audit system directly reporting to the board. It is considered good practice for the internal auditors to report to an independent audit committee of the board or an equivalent body which is also responsible for managing the relationship with the external auditor, thereby allowing a co-ordinated response by the board. It should also be regarded as good practice for this committee, or equivalent body, to review and report to the board the most critical accounting policies which are the basis for financial reports. However, the board should retain final responsibility for oversight of the company s risk management system and for ensuring the integrity of the reporting systems. Some jurisdictions have provided for the chair of the board to report on the internal control process. Companies with large or complex risks (financial and non-financial), not only in the financial sector, should consider introducing similar reporting systems, including direct reporting to the board, with regard to risk management. F. In order to fulfil their responsibilities, board members should have access to accurate, relevant and timely information: Board members require relevant information on a timely basis in order to support their decision-making. Non-executive board members do not typically have the same access to information as key managers within the company. The contributions of non-executive board members to the company can be enhanced by providing access to certain key managers within the company such as, for example, the company secretary, the internal auditor, and the head of risk management or chief risk officer, and recourse to independent external advice at the expense of the company. In order to fulfil their responsibilities, board members should ensure that they obtain accurate, relevant and timely information. Where companies rely on complex risk management models, board members should be made aware of the possible shortcomings of such models. 10. OECD Guidelines on Corporate Governance of State- Owned Enterprises Vir: OECD, 2015. VII: THE RESPONSIBILITIES OF THE BOARDS OF STATE-OWNED ENTERPRISES: ANNOTATIONS TO CHAPTER II: THE STATE S ROLE AS AN OWNER 16
F. The state should act as an informed and active owner and should exercise its ownership rights according to the legal structure of each enterprise. Its prime responsibilities include: 4. Setting up reporting systems that allow the ownership entity to regularly monitor, audit and assess SOE performance, and oversee and monitor their compliance with applicable corporate governance standards; Effective monitoring of SOE performance can be facilitated by having adequate accounting and audit competencies within the ownership entity to ensure appropriate communication with relevant counterparts, both with SOEs financial services, its internal audit function and specific state controllers. The ownership entity should also require that SOE boards establish adequate internal controls, ethics and compliance measures for detecting and preventing violations of the law. ANNOTATIONS TO CHAPTER II: THE STATE S ROLE AS AN OWNER J. SOEs should develop efficient internal audit procedures and establish an internal audit function that is monitored by and reports directly to the board and to the audit committee or the equivalent corporate organ: As in large listed companies, it is necessary for large SOEs to put in place an internal audit system. Internal auditing provides independent and objective evaluations to help SOEs improve risk management, control and governance. Internal auditors are important to ensure an efficient and robust disclosure process and proper internal controls in the broad sense. They should define procedures to collect, compile and present sufficiently detailed information. They should also ensure that SOE procedures are adequately implemented. To increase their independence and authority, the internal auditors should work on behalf of, and report directly to, the board and its audit committee, or the audit boards when these exist. Internal auditors should have unrestricted access to the Chair and members of the entire board and its audit committee. Their reporting is important for the board s ability to evaluate actual company operations and performance. Consultation between external and internal auditors should be encouraged. Finally, it is also recommended as good practice that an internal control report is included in the financial statements, describing the internal control structure and procedures for financial reporting. Material findings from the internal audit should be reported to the board and, where applicable, its audit committee. 17