Smer Organizacija in management delovnih procesov KADROVSKA FUNKCIJA V UPRAVNI ENOTI KRANJ Mentor: doc. dr. Mojca Bernik Kandidat: Miha Karničar Kranj, avgust 2012
ZAHVALA Zahvaljujem se mentorici doc.dr. Mojci Bernik za pomoč in nasvete pri izdelavi diplomskega dela Kadrovska funkcija v Upravni enoti Kranj. Na koncu pa bi se rad zahvalil vsem domačim in prijateljem, ki so skozi ves moj študij verjeli vame, me podpirali in na koncu z menoj preživeli uspešen zaključek študija.
POVZETEK Diplomska naloga obravnava kadrovsko funkcijo v Upravni enoti Kranj (v nadaljevanju UE Kranj), izvajanje kadrovske funkcije in možnost njenega nadaljnjega razvoja ter izobraževanje kadrov. Glavni cilj kadrovske funkcije je, da se zaposleni v najkrajšem času in najbolj učinkovito prilagodijo spremembam v organizaciji in okolju. Organizacije bodo postale konkurenčne, če bo poskrbljeno za dober razvoj kadrovske službe. Kadrovska služba skrbi za izvajanje kadrovskih procesov ter za nemoteno delo UE. V teoretičnem delu naloge je uporabljena deskriptivna metoda. Teoretični del obravnava področje javnega sektorja, ki je specifično po svojem delovanju in organizaciji kadrovske funkcije. Zaposleni v javnem sektorju so definirani kot javni uslužbenci, za katere velja Zakon o javnih uslužbencih. Javni sektor so vse osebe javnega prava, ki so ustanovljene za uresničevanje javnih interesov in se financirajo iz javnih sredstev. Teoretični del obravnava tudi kadrovsko funkcijo, ki je po vsebini precej zahtevna, saj obsega splet med seboj različno povezanih, a prepletenih nalog, ki se nanašajo na kadre. Kadri pa postajajo vse bolj pomemben dejavnik vsake organizacije. V kadrovski službi potekajo procesi, kot so spremljanje in usposabljanje kadrov, izobraževanje, premeščanje, sprejem novo sprejetih kadrov, napredovanje, sistemizacija delovnih mest in testiranje. V empiričnem delu je izdelana raziskava. Za izvajanje raziskave je potrebno najprej poznati okolje, v katerem bo raziskava potekala. Raziskava je bila opravljena na UE Kranj, ki pokriva teritorij 453 km 2 in zajema okrog 79.000 prebivalcev. Anketiranih je bilo 40 zaposlenih v UE Kranj, kar pomeni 42% vseh zaposlenih. Cilj anketnega vprašalnika je bilo ugotoviti, kako poteka kadrovska dejavnost, ali so zaposleni zadovoljni v kolektivu, ali imajo dovolj možnosti za dodatna izobraževanja, ali so preobremenjeni Rezultati ankete so pokazali, da bi organizacija potrebovala dodaten kader, na nekaterih področjih dela premalo ljudi, težave se kažejo tudi pri nadomeščanju v času odsotnosti. Veliko delavcev je preobremenjenih in ti trdijo, da ne bi zmogli prevzeti še dodatnih nalog. Večina jih je na koncu delavnega dne utrujenih. Po rezultatih sodeč daje UE Kranj ključni pomen potrebnemu usposabljanju zaposlenih. Imajo tudi ustrezne pogoje za kakovostno upravljanje dela, niso pa najbolj zadovoljni z vodstvom UE ter s svojim plačnim razredom. Zelo pogrešajo pohvalo in spodbudo s strani nadrejenih. Odnosi med samimi zaposlenimi pa so presenetljivo dobri, komunikacija poteka zelo uspešno. Zadovoljni so tudi s svojo delovno uspešnostjo. Da bi izboljšali delovanje kadrovske funkcije v UE Kranj, bi morali več pozornosti nameniti boljšim odnosom z vodstvom enote. KLJUČNE BESEDE: kadrovska funkcija, državna uprava, razvoj kadrov, planiranje kadrov, izobraževanje kadrov, napredovanje kadrov.
ZUSAMMENFASSUNG Die Diplomarbeit behandelt die Personalfunktion in der Verwaltungseinheit Kranj (nachfolgend UE Kranj genannt), die Ausführung der Personalfunktion und die Möglichkeit ihrer Weiterentwicklung und Ausbildung des Personals. Das Hauptziel der Personalfunktion ist es, dass sich die Mitarbeiter in kürzester Zeit und so effektvoll wie möglich an die Veränderungen in der Organisation und Umgebung anpassen. Die Organisation wird wettbewerbsfähig, wenn um eine gute Entwicklung der Personalabteilung gesorgt wird. Die Personalabteilung sorgt mit der Ausführung der Personalprozesse für eine ungestörte Arbeit der UE. In dem theoretischen Teil der Arbeit ist die deskriptive Methode verwendet. Der theoretische Teil behandelt das Gebiet des öffentlichen Sektors, das spezifisch in seiner Wirkung und der Organisation der Personalfunktion ist. Die Angestellten in dem öffentlichen Sektor sind als öffentliche Angestellten definiert, für die das slowenische Gesetz über öffentliche Angestellten gilt (Zakon o javnih uslužbencih). Der öffentliche Sektor nach der organisatorischen Definition, sind alle Personen des öffentlichen Rechtes, Personen, die für die Erfüllung öffentlicher Interessen gegründet sind und sich aus den öffentlichen Mitteln finanzieren. Die Funktionen des öffentlichen Sektors sind der Prozess der öffentlichen Verwaltung (Entscheidungen treffen über öffentliche Angelegenheiten) - das nennt sich Behördenteil und öffentliche Arbeiten (Gesundheitswesen, Bildungswesen, Kultur, Sozialschutz ), was als Dienstleistungsteil bezeichnet wird. Der theoretische Teil behandelt auch die Personalfunktion, die an sich in ihrem Inhalt sehr anspruchsvoll ist, da sie eine Verkettung von untereinander verschieden verbundener, aber verflochtener Aufgaben umfasst, die sich auf die Personalkräfte beziehen. Die Personalkräfte werden ein immer wichtigerer Faktor einer jeden Organisation. In einer Personalabteilung verlaufen Prozesse wie Verfolgung und Weiterbildung der Arbeitskräfte, Ausbildung, Versetzung, der Empfang neuer Arbeitskräfte, Beförderung, Systemisierung der Arbeitsplätze und Prüfungen. Bei dem empirischen Teil ist die Methode der Umfrage verwendet, die ich selber durchgeführt habe. Für die Durchführung der Forschungsarbeit muss man zuerst die Umgebung kennen, in der die Forschung stattfindet. Die Forschungsarbeit wurde in UE Kranj durchgeführt, die das Gebiet von 453 km2 und etwa 79.000 Einwohner umfasst. Befragt wurden 40 Mitarbeiter in UE Kranj - das bedeutet 42% aller Beschäftigten. In den Fragebögen wurden bestimmte Behauptungen angegeben, die die Befragten mit Ziffern von 1 bis 4 beantworten mussten, wobei 1 stimme überhaupt nicht zu bedeutet und 4 stimme voll und ganz zu. Das Ziel des Fragebogens ist es herauszufinden, wie die Personaltätigkeit verläuft, ob die Angestellten in dem Kollektiv zufrieden sind, ob sie genug Möglichkeiten für Weiterbildung haben und ob es auch mögliche Überförderung der Angestellten gibt. Die Ergebnisse der Umfrage deuten darauf hin, dass die Organisation zusätzliche Arbeitskräfte benötigen würde, auf welchen Gebieten zu wenige Leute angestellt sind. Die Umfrage ergab auch, dass es auch zu Problemen bei der Vertretung in der Zeit der Abwesenheit kommt. Viele Mitarbeiter sind überfordert und behaupten, dass sie nicht in der Lage sind, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen. Die Meisten sind am Ende der Arbeitszeit müde. Den Ergebnissen zufolge gibt die Verwaltungseinheit Kranj die Schlüsselbedeutung der benötigten Weiterbildung der Angestellten. Sie haben auch die passenden Bedingungen für eine qualitätvolle Arbeitsverwaltung. Sie sind jedoch nicht sehr mit der Leitung der VE und mit der Gehaltsstufe zufrieden. Sie vermissen sehr ein Lob und die Unterstützung seitens der
Vorgesetzten. Die Verhältnisse zwischen den Mitarbeitern selbst sind überraschen gut, die Kommunikation verläuft sehr erfolgreich. Sie sind auch mit ihrer eigenen Arbeitsleistung zufrieden. Gänzlich gesehen hat die Studie gezeigt, dass die Organisation gut organisiert ist, die Arbeitskräfte sind zumeist zufrieden, jedoch würden einige Korrektionen seitens der Führungskräfte erforderlich sein. SCHLUSSWÖRTER: - Personalfunktion - Staatliche Verwaltung - Personalentwicklung - Personalplanung - Personalausbildung - Personal Beförderung
KAZALO 1. UVOD... 1 1.1. PREDSTAVITEV PROBLEMA... 1 1.2. PREDSTAVITEV OKOLJA... 1 1.3. METODE DELA... 3 2. TEORETIČNA IZHODIŠČA... 4 2.1. OPREDELITEV POJMA ORGANIZACIJA... 4 2.2. OPREDELITEV POJMA JAVNA UPRAVA... 5 2.3. OPREDELITEV POJMA DRŽAVNA UPRAVA... 5 2.3.1. Upravne enote v okviru državne uprave... 6 2.4. UPRAVLJANJE S ČLOVEŠKIMI VIRI V JAVNI UPRAVI Z VIDIKA KADROVSKE FUNKCIJE... 6 2.4.1. Področja vodenja kadrov v javni upravi... 7 2.5. JAVNI USLUŽBENCI... 8 2.6. KADROVSKA FUNKCIJA... 9 2.6.1. Definicija kadrovske funkcije dejavnosti... 9 2.6.2. Kadri in njihova vloga v organizaciji...11 2.6.3. Kadrovska politika...11 2.6.4. Razvoj kadrovske funkcije...12 2.6.5. Procesi v kadrovski službi...13 3. KADROVSKA DEJAVNOST V ORGANIH DRŽAVNE UPRAVE...16 3.1. ORGANIZACIJA KADROVSKE SLUŽBE V ORGANIH DRŽAVNE UPRAVE...16 3.2. NAČRTOVANJE IN IZVAJANJE KADROVSKE POLITIKE V ORGANIH DRŽAVNE UPRAVE...17 3.3. ZBIRANJE PODATKOV O KADRIH V KADROVSKIH SLUŽBAH ORGANOV DRŽAVNE UPRAVE...19 3.4. SISTEMIZACIJA DELOVNIH MEST...20 3.5. DELOVNA MESTA, POLOŽAJI IN NAZIVI V DRŽAVNIH ORGANIH...21 3.6. PRIDOBIVANJE KANDIDATOV ZA ZAPOSLITEV V DRŽAVNI UPRAVI...23 3.6.1. Interni natečaj...23 3.6.2. Javni natečaj...24 3.6.3. Postopek zaposlovanja za strokovno tehnična delovna mesta, za zaposlovanje uradnika za določen čas ter za zaposlovanje pripravnikov...28 3.7. SISTEM RAZVOJA KADROV V ORGANIH JAVNE UPRAVE...29 4. EMPIRIČNI DEL...32 4.1. PREDSTAVITEV ORGANIZACIJE...32 4.2. SLUŽBA ZA KADRE IN ORGANIZACIJO...35 5. KADROVSKA STRUKTURA V UE KRANJ...36 5.1. SISTEMIZIRANA IN DEJANSKO ZASEDENA DELOVNA MESTA...36 5.2. NAČRT ZAPOSLOVANJA...37 5.3. BOLNIŠKA ODSOTNOST...38 5.4. OCENJEVANJE IN NAPREDOVANJE JAVNIH USLUŽBENCEV...38 5.5. NAGRADE OB DELOVNEM JUBILEJU...39 5.6. DELOVNA PRAKSA...39 5.7. SODELOVANJE Z RESORNIMI MINISTRSTVI, DRŽAVNIMI ORGANI...40 6. IZOBRAŽEVANJE, USPOSABLJANJE IN IZPOPOLNJEVANJE JAVNIH USLUŽBENCEV...41 6.1. JAVNI USLUŽBENCI PO IZOBRAZBENI STRUKTURI NA DAN 31. 12. 2011...41 6.2. STOPNJA IZOBRAZBE ZAPOSLENIH V UPRAVNI ENOTI KRANJ...41 6.3. IZOBRAŽEVANJE...43 6.4. USPOSABLJANJE IN IZPOPOLNJEVANJE...43 6.5. UČNI CENTER...44 6.6. IZOBRAŽEVANJE NA PODROČJU INFORMATIKE V LETU 2012...44 7. RAZISKAVA...46
7.1. INTERPRETACIJA MNENJSKEGA DELA...46 7.2. DEMOGRAFSKI PODATKI...47 7.3. REZULTATI MNENJSKEGA DELA...48 8. UGOTOVITVE...57 9. ZAKLJUČEK...59 10. LITERATURA IN VIRI...60
1. UVOD 1.1. PREDSTAVITEV PROBLEMA UE Kranj spada pod okrilje Ministrstva za pravosodje in javno upravo. Javna uprava spada med pomembne usmerjevalce družbenega razvoja, ker je zelo razgibana po dejavnosti in številna po odstotku aktivnega prebivalstva, ki ga zaposluje. Za svoje delovanje pa potrebuje velik del proračunskih sredstev. Kot pri vsaki organizaciji so tudi zaposleni v UE Kranj, pomemben člen za uspešno izvajanje nalog, ki jih zahteva delovni proces. Problemsko vprašanje diplomskega dela je proučiti stanje kadrovske funkcije v organizaciji, to je UE Kranj. Organizacija, ki skrbi za zaposlene in ki vlaga možna sredstva v programe za razvoj zmožnosti svojih zaposlenih, bo s tem vplivala na povečanje učinkovitosti in tudi na zadovoljstvo zaposlenih. Namen diplomskega dela je odgovoriti na naslednja raziskovalna vprašanja: kakšna je potreba po zaposlovanju dodatnega kadra, ali so zaposleni preobremenjeni, ali imajo potrebno znanje in usposobljenost, ali so zadovoljni s politiko organiziranosti delovnih mest, ali so zadovoljni z vodenjem, kakšni so odnosi med zaposlenimi, kakšno je medsebojno komuniciranje, kakšna je informiranost zaposlenih. Na podlagi ugotovitev iz raziskave in strokovne literature bodo podani predlogi za aktivnejše delovanje kadrovske službe in s tem tudi zadovoljstva zaposlenih. Cilji diplomskega dela so: analizirati v konkretni upravni enoti kadrovsko funkcijo ter njene prednosti in slabosti pri razvoju zaposlenih in podati predloge za izboljšanje kadrovske funkcije v UE Kranj. 1.2. PREDSTAVITEV OKOLJA UE Kranj se razprostira na 453 km 2 površine, vključuje 6 občin, 5 krajevnih uradov, 119 naselij in cca 79.000 prebivalcev. Po Zakonu o državni upravi je za opravljanje upravnih nalog, zaradi njihove narave treba teritorij organizirati tako, da se ustanovijo upravne enote. Upravna enota je osnovna oblika teritorialne organizacije državne uprave v Sloveniji in je organizirana za območje ene ali več lokalnih skupnosti. Temeljna pristojnost upravnih enot je izdajanje upravnih odločb na prvi stopnji v upravnih stvareh iz državne pristojnosti. Na prvi stopnji odločajo upravne enote, o pritožbi pa odloča ustrezno ministrstvo oziroma organ ali organizacija v njegovi sestavi (ZDU-1, Uradni list RS št. 113/2005-UPB4, 48/2009, 21/2012). Za delovanje upravnih enot je pristojno Ministrstvo za pravosodje in javno upravo Republike Slovenije. Le-to nadzoruje organizacijo dela in učinkovitost upravne enote v celoti, daje usmeritve in navodila za izboljšanje organizacije, učinkovitosti in kakovosti dela, predlaga vladi izdajo soglasja k notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest ter usklajuje Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 1
reševanje kadrovskih, finančnih, prostorskih, materialnih in drugih podobnih vprašanj v zvezi z delom upravnih enot (http://www.upravneenote.gov.si/zakonodaja/pomembni_dokumenti). Upravne in strokovne naloge na območju UE Kranj po funkcionalnem načelu samostojno opravljajo še izpostave ministrstev in sicer: a) izpostave ministrstev: Ministrstvo za obrambo, Uprava za obrambo Kranj; Ministrstvo za notranje zadeve, Policijska postaja Kranj; Davčna uprava Republike Slovenije, Davčni urad Kranj, izpostava Kranj; Ministrstvo za finance Republike Slovenije, Uprava Republike Slovenije za javna plačila, območna enota Kranj; Ministrstvo za finance, Carinska uprava Republike Slovenije Carinski urad Ljubljana, izpostava Kranj; Ministrstvo za infrastrukturo in prostor, Inšpektorat RS za okolje in prostor, območna enota Kranj; Ministrstvo za infrastrukturo in prostor, Tržni inšpektorat RS, območna enota Kranj; Ministrstvo za zdravje, Zdravstveni inšpektorat RS, območna enota Kranj; Ministrstvo za kmetijstvo in okolje, Inšpektorat RS za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano, območna enota Kranj; Ministrstvo za delo, družino in socialne zadeve, Inšpektorat RS za delo, enota Kranj; Ministrstvo za gospodarstvo, Inšpektorat RS za energijo in rudarstvo; Državno pravobranilstvo, zunanji oddelek v Kranju; b) drugi organi: Zavod Republike Slovenije za zaposlovanje, območna enota Kranj; Zavod Republike Slovenije za zdravstveno zavarovanje, območna enota Kranj; Sklad kmetijskih zemljišč in gozdov Republike Slovenije, lokalna izpostava Kranj; Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, območna enota Kranj; Center za socialno delo Kranj; Občine: Mestna občina Kranj, Preddvor, Cerklje na Gorenjskem, Naklo, Šenčur, Jezersko. Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 2
Slika 1: UE s prikazom občin (www.geopedia.si, 2011) 1.3. METODE DELA Metoda diplomskega dela sledi proceduri Stuarta et.al (2002). Raziskava bo potekala po sledečih korakih: 1. korak postavitev raziskovalnega problema; 2. korak razvoj orodij anketa; 3. korak zbiranje podatkov; 4. korak analiza podatkov; 5. korak faza desiminacije. V diplomskem delu bo uporabljena kombinacija kvantitativnih in kvalitativnih metod. S kvalitativno metodo bo analizirana vsebina anketnih vprašalnikov, s kvantitativnimi metodami pa bo ovrednoteno stanje kadrovske funkcije v UE Kranj. Od statističnih metod bo uporabljena metoda frekvenčne distribucije, rezultati bodo prikazani v obliki frekvenčnih histogramov, pri čemer bodo na osi x nanesene posamezne vrednosti, na osi y pa relativne frekvence. V teoretičnem delu diplomske naloge bo uporabljena deskriptivna metoda (preučevanje literature). V drugem delu bo izvedena analiza anketnega vprašalnika in letnega poročila UE Kranj za leto 2011. Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 3
2. TEORETIČNA IZHODIŠČA 2.1. OPREDELITEV POJMA ORGANIZACIJA Organizacijo sestavlja vrsta delovnih operacij, opravil, ciljev in nalog z namenom realizirati določene funkcije oz. dejavnosti. Funkcije so vezane na skupine delovnih mest, notranje organizacijske enote, ki so povezane v okviru organizacije. (Lesar T., 2007, str. 1) Delovno mesto je najmanjša organizacijska enota v organizaciji, na katerem se izvajajo delovne naloge. Je predvsem prostor, na katerem izvajalec določene vrste in kvalificiranosti z ustreznimi delovnimi izkušnjami izvaja dodeljeno nalogo ali skupino nalog. Ta najmanjša organizacijska enota je lokacijsko postavljena v konkretno delovno okolje, zato izvajalca nalog na delovnem mestu spremljajo delovne razmere določene lokacije. (Lesar T., 2007, str. 1) Celotna organizacija je sestavljena iz notranjih organizacijskih enot, ki so med seboj povezane. Tu gre za strukturo organizacije. Sodobno obravnavanje organizacijske strukture zahteva, da zanjo definiramo vsaj troje (Dimovski V., 2002, str. 84, 85) in sicer: Formalizacija, s katero opredelimo politiko organizacije, proceduro (predpisane postopke) in pravila, ki so sestavina procedure, ker določajo, kako je treba določeno dejavnost opraviti v specifičnem primeru. Kompleksnost, ki zajema vertikalno in horizontalno diferenciacijo, torej opredelitev temeljnih funkcij, oddelkov in služb ter njihovo grupiranje. Tako vidimo število hierarhičnih stopenj in razpon kontrole, to je globino in širino organizacije. Centralizacijo, s katero so določena večja ali manjša pooblastila pri odločanju in koncentraciji le-tega, in sicer tako pri definiranju planov in delovnih nalog, kakor tudi v toku njihove realizacije. Večja ko je povezanost znotraj organizacije, boljše je sodelovanje in medsebojno koordiniranje v organizaciji. Kakšno obliko organiziranosti bo organizacija izbrala, je odvisno od njene dejavnosti, kvalifikacijske strukture zaposlenih ter oblike dela, ki opravlja. (Lesar T., 2007, str. 1) Cilji organizacije so definirani želena prihodnja stanja, ki si jih posamezniki, skupine ali organizacije prizadevajo doseči. Torej so cilji sestavni del organizacije. Prav tako kot posamezniki ali skupine ima tudi organizacija svoje cilje. (Lesar T., 2007, str. 1) Brez ciljev organizacija nazaduje, kar lahko pomeni njen propad. Klasično se organizacija obravnava kot zaprt sistem, kar pomeni, da naj bi organizacija najprej oblikovala svoje cilje ter nato naravnala posamezne dejavnosti. Vendar pa se zavedamo, da medtem ko organizacija oblikuje svoje dejavnosti, postavlja cilje ter išče strategije. Tako se v organizaciji vrši proces doseganja ciljev. (Lesar T., 2007 str. 2) Organizacija mora upoštevati svoje cilje, kot tudi pokrivati določene družbene potrebe ter nenazadnje dosledno izvajati zakone ter podzakonske akte. Kadar ni ne zahtev vodstva ne družbenih potreb po dosegih nekega cilja, postanejo ti cilji osebni interes nekoga v organizaciji, ne pa cilj organizacije. (Lesar T., 2007, str. 2) Kadar se organizacijski cilji in cilji zaposlenih razlikujejo ali si celo nasprotujejo pa, se pogosto pojavi pri zaposlenih neustvarjalnost in nezadovoljstvo. (Lesar T., 2007, str. 1) Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 4
2.2. OPREDELITEV POJMA JAVNA UPRAVA Javna uprava so organi in organizacije, ki opravljajo javne zadeve, oz. izvajajo dejavnost upravljanja v javnih zadevah. (Brejc M., 2002, str. 4) Javno upravo delimo na državno in nedržavno upravo, ki se financirata iz državnega proračuna in opravljata naloge v javnem interesu. Javno upravo delimo na državno (javno) upravo in nedržavno javno upravo, ki zajema lokalno samoupravo, nosilce javnih pooblastil (npr. zavod za pokojninski in invalidsko zavarovanje, agencija za trg vrednostnih papirjev, itd ). Z javno upravo označujemo vse dejavnosti, ki omogočajo uresničevanje pravnega reda Republike Slovenije in ki zagotavljajo opravljanje vseh javnih zadev, ki se v javnem interesu. Na nivoju državne uprave je zastavljena pomembna vizija, ki stremi k temu, da bi se organizacija čimbolj približala sodobnemu človeku uporabniku ter postala prijazna državna uprava. Ta cilj se malo razlikuje od klasičnih ciljev, ki si jih postavi gospodarska organizacija, kajti ta organizacija stremi k čim uspešnejšemu poslovanju, medtem ko državna uprava neposredno ne proizvaja nekega dobička. 2.3. OPREDELITEV POJMA DRŽAVNA UPRAVA Državna uprava kot del izvršilne oblasti v Republiki Sloveniji izvršuje upravne naloge. Državna uprava opravlja svoje delo samostojno v okviru in na podlagi ustave, zakonov in drugih predpisov. Upravne naloge opravljajo ministrstva, organi v njihovi sestavi in upravne enote (Zakon o državni upravi, Uradni list RS, št. 56/2002, 1. člen). Državna uprava je skupek organov, ki upravljajo z državo, vendar ne v smislu določanja njene politike, temveč v smislu izvrševanja te politike. V organizacijskem smislu opravljajo aktivnosti državne uprave vlada kot najvišji organ izvršilne oblasti, državni organi (ministrstva s svojimi organi v sestavi), upravne enote, samoupravne lokalne skupnosti, podjetja in posamezniki, ki imajo javno pooblastilo za opravljanje nekaterih funkcij državne uprave. Po določbah Zakona o državni upravi (ZDU-1, Uradni list RS št. 113/2005-UPB4, 48/2009, 21/2012, členi 8 do13) ima državna uprava naslednje upravne naloge: sodeluje pri oblikovanju politik - uprava pripravlja za vlado zakone, podzakonske predpise in druge akte in gradiva ter zagotavlja drugo strokovno pomoč; izvršilne naloge, v okviru katerih uprava izvršuje zakone in druge predpise (proračun mednarodne pogodbe,...), ki jih sprejme zakonodajna oblast Državni zbor Republike Slovenije; z inšpekcijskim nadzorom nadzira izvajanje predpisov; spremlja stanja družbe na področjih, za katere je pristojna in skrbi za njen razvoj v skladu s sprejeto politiko države; v okviru zakonov, drugih predpisov in državnega proračuna spodbuja in usmerja družbeni razvoj; zagotavlja opravljanje javnih služb v skladu z zakoni, ki se opravljajo v okviru javnih zavodov in gospodarskih družb ter v drugih organizacijskih oblikah. Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 5
2.3.1. Upravne enote v okviru državne uprave Upravne enote so bile ustanovljene in so začele delovati s 1. 1. 1995, ko so se v Republiki Sloveniji na novo organizirale lokalne skupnosti. So del državne uprave, ki svoje naloge opravljajo na področjih, za katera so ustanovljena ministrstva. V Republiki Sloveniji je organiziranih 58 upravnih enot in v skladu z določili Zakona o državni upravi (ZDU-1, Uradni list RS št. 113/2005-UPB4, 48/2009, 21/2012, členi 34, 38, 40 in 41) samostojno izvršujejo upravne naloge iz državne pristojnosti na prvi stopnji. Delovno področje upravne enote je enako delovnemu področju ministrstev, katerih naloge se teritorialno izvajajo preko upravnih enot, le da obstaja delitev funkcij in pristojnosti. Temeljna pristojnost upravnih enot je torej odločanje v upravnih postopkih na prvi stopnji. Imajo lastne organe in lastno vodstvo, pri izvajanju nalog pa so povsem odvisne od centralne uprave. Opravljajo upravne naloge s svojega delovnega področja pod strokovnim vodstvom ministrstev, za katerega posamezne postopke vodijo. Ministrstva lahko upravnim enotam dajejo usmeritve, strokovne napotke, obvezna navodila za izvrševanje nalog, spremljajo organizacijo dela, usposobljenost uslužbencev in učinkovitost dela pri reševanju upravnih zadev. Nadzor nad strokovnostjo in zakonitostjo upravnih enot opravlja upravna inšpekcija, ki deluje pri Ministrstvu za pravosodje in javno upravo. Upravno enoto vodi načelnik, ki predstavlja upravno enoto, izdaja odločbe na prvi stopnji, koordinira delo notranjih organizacijskih enot, zagotavlja pogoje za opravljanje strokovnih nalog, skrbi za sodelovanje z lokalnimi skupnostmi z območja upravne enote. Načelnik je za svoje delo odgovoren Vladi Republike Slovenije, ministru, pristojnemu za upravo in ministrom, pristojnim za posamezna delovna področja (Zakona o državni upravi (ZDU-1, Uradni list RS št. 113/2005-UPB4, 48/2009, 21/2012, 37. člen). Glavni proces, ki se odvija na upravni enoti, je vodenje upravnih postopkov. Za učinkovitost izvajana oziroma vodenja upravnih postopkov so najpomembnejši ustrezno usposobljeni kadri in zagotovljena finančna sredstva za nabavo opreme in vzdrževanja sredstev ter informacijskega sistema. 2.4. UPRAVLJANJE S ČLOVEŠKIMI VIRI V JAVNI UPRAVI Z VIDIKA KADROVSKE FUNKCIJE Za lažje razumevanje delovanja državne uprave oziroma vse javne uprave je pomembno sledeče opažanje Hunta (Hunt P., 1987, str. 13) o delu in nalogah, ki jih opravljajo kadrovski managerji:»za uspešno delo kadrovskega managerja je pomembno, da ima izdelano jasno vizijo, da ve, kaj želi doseči na svojem področju in da kot član vodilnega teama v organizaciji doseže, da tudi drugi člani spremljajo to vizijo. Če do tega soglasja ne pride, bodo neprestana razočaranja in nesporazumi edino, kar lahko kadrovski manager v taki organizaciji pričakuje.«(hunt P., 1987, str. 13) Za uspešno delovanje državne uprave je potrebno upoštevati rezultate znanosti, doseči najvišji nivo organiziranosti in racionalizirati postopke odločanja. Ljudje in njihove zmožnosti so najpomembnejši dejavnik uspeha organizacije, zato je planiranje dela tudi toliko bolj dragoceno in vredno posebne obdelave. Zato se klasično delovanje javnega sektorja spreminja v ravnanje ali upravljanje s človeškimi viri (Human Resource Management), ki poudarja povezanost vseh aktivnosti, pa tudi potrebo po povezanosti vseh vrst strategij, saj iz leteh izhajajo osnovne zahteve po tem, kaj so naše ključne zmožnosti oziroma kakšne zaposlitvene profile potrebujemo. Za uspešno doseganje zastavljenih ciljev je potrebno točno opredeliti politiko in jasno definirati razvojno strategijo, kar v vsaki organizaciji predstavlja Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 6
trdno osnovo za doseganje ciljev. Od klasičnega delovanja se torej razlikuje predvsem po tem, da poudarja bolj strateško, k managementu usmerjeno delovanje in bolj kompleksno obravnavanje letega. 2.4.1. Področja vodenja kadrov v javni upravi Za namen doseganja zastavljenih ciljev v organizaciji obsega vodenje kadrov vrsto področij, ki vplivajo druga na drugo in morajo biti med seboj povezana, če želimo zagotavljati uspešnost in preglednost svojega delovanja, saj le kot celota zagotovijo uspešno delovanje javnega sektorja. Teh področij je pet in sicer (Florjančič in drugi, 1992, str. 22-23): zagotavljanje kadrov z ustreznimi znanji in veščinami na pravih mestih. V to področje sodijo naslednje aktivnosti: - planiranje kadrov, - pridobivanje in izbor kadrov, - uvajanje kadrov, - usposabljanje in preusposabljanje kadrov, - razporejanje kadrov (premeščanja, napredovanja). zagotavljanje najustreznejših oblik in pogojev za opravljanje dela. Aktivnosti, ki jih uvrščamo v ta področja, so: - analiziranje in oblikovanje dela posameznikov,oblikovanje organiziranosti - prilagajanje organizacijske strukture spremenjenim razmeram, novim tehnologijam ipd., - organizacijski razvoj - izboljšave z uvajanjem novih oblik dela in sodelovanja, - varstvo in zaščita pri delu. zagotavljanje kadrovskih pogojev za učinkovito prilagajanje spremembam. Kadrovske pogoje za učinkovito prilagajanje spremembam zagotavljamo predvsem z aktivnostmi na naslednjih področjih: - planiranje razvoja kadrov, - razvoj kadrov in spremljanje razvoja kadrov, - razvoj managementa, - spodbujanje in omogočanje lastnega razvoja posameznikov. zagotavljanje vzdušja in odnosov, potrebnih za doseganje ciljev ter za razvoj posameznikov in organizacije. Ustrezno vzdušje in odnose zagotavljamo z aktivnostmi na naslednjih področjih: - upravljanje organizacijske kulture, - upravljanje organizacijskega vedenja, - komuniciranje in informiranje, - sodelovanje s sindikatom. zagotavljanje povezanosti rezultatov dela in nagrajevanja ter ustreznih motivacijskih strategij za spodbujanje doseganja ciljev in razvoja. Aktivnosti, ki jih uvrščamo v ta področja, so: - ocenjevanje dela in delovne uspešnosti, - nagrajevanje dela, - ostale materialne in nematerialne spodbude. upravljanje človeških virov v državni upravi z delovnopravnega vidika najbolj posega zakon o javnih uslužbencih (Zakon o javnih uslužbencih, Uradni list RS, št. 63/2007 uradno prečiščeno besedilo in št. 65/2008). Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 7
V povezavi z upravljanjem človeških virov definira: decentrlizacijo in poenostavitev postopkov odločanja v kadrovskih zadevah in hkratno - centraliziranje in okrepitev nadzora ter vzpostavitev odgovornosti; uvedbo elementov kariernega sistema; zagotovitev pogojev za oblikovanje upravne elite, to je sistema usposabljanja, sistema - nazivov in delovnih mest, sistema izbire in sistema nagrajevanja; zagotovitev strokovnosti uprave; zagotovitev odprtosti delovanja, spoštovanja etičnih pravil ravnanja in usmerjenost k uporabniku; zagotovitev enotnosti sistema načrtovanja zaposlovanja v javni upravi; vzpostavitev politike horizontalnega usposabljanja in izpopolnjevanja (Tirak S., 2007, str. 23, 24) 2.5. JAVNI USLUŽBENCI Javni uslužbenci so zaposleni v javnem sektorju. Javni uslužbenci so uradniki in strokovno tehnični delavci (Zakon o javnih uslužbencih, Uradni list RS, št. 63/2007 uradno prečiščeno besedilo in št. 65/2008, 1 in 23. člen). Uradniki so javni uslužbenci, ki v organih opravljajo javne naloge. Javne naloge v organih so naloge, ki so neposredno povezane z izvrševanjem oblasti ali z varstvom javnega interesa. Kriterije za določitev delovnih mest, na katerih se v organih državne uprave, v pravosodnih organih in v upravah lokalnih skupnosti opravljajo javne naloge, opredeli podrobneje vlada z uredbo. Javni uslužbenci, ki v organih opravljajo spremljajoča dela, so strokovno-tehnični javni uslužbenci. Spremljajoča dela so dela na področju kadrovskega in materialnofinančnega poslovanja, tehnična in podobna dela ter druga dela, ki jih je treba opravljati zaradi nemotenega izvajanja javnih nalog organa. Javni uslužbenec na strokovno - tehničnem delovnem mestu lahko opravlja tudi enostavna upravna opravila, ki jih določi minister, pristojen za upravo. Slika 2: Javni uslužbenci (Brejc M., 2002, str 34) Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 8
Torej javni uslužbenci niso samo zaposleni, ki imajo javno pooblastilo ampak, so tudi tisti, ki opravljajo spremljajoča dela, ki pa so tesno povezana z izvajanjem javnih pooblastil in tudi zahtevajo ustrezna strokovna znanja. Funkcionarji v državnih organih in organih lokalnih skupnosti niso javni uslužbenci (Zakon o javnih uslužbencih, Uradni list RS, št. 63/2007 uradno prečiščeno besedilo in št. 65/2008, 1. člen). 2.6. KADROVSKA FUNKCIJA 2.6.1. Definicija kadrovske funkcije dejavnosti Naloga kadrovske funkcije je izbor kadrov, uvajanje v delo, spodbujanje inovativnosti in ustvarjalnosti ter napredka. Kadrovska funkcija čedalje bolj pridobiva nov, pomembnejši položaj v organizaciji. S tem so tudi funkcije dela kadrovskih vodij in kadrovskih strokovnjakov zahtevnejše, odgovornejše in strokovnejše. V vsaki organizaciji moramo, oz. naj bi izvajali dejavnosti v zvezi s kadri. Kadrovska funkcija kljub visoki razvitosti znanosti in tehnike ostaja ena pomembnejših funkcij v procesu managementa. Kadrovske funkcije pa ne opravljajo samo kadrovski strokovnjaki, ampak tudi vodje. (Lesar T., 2007, str. 14) Kadrovske dejavnosti, kakor jih opredeljuje Armstrong, so (Armstrong M., 1996, str. 12): pridobivanje kadrov, ohranjanje obstoječe kadrovske strukture, motiviranje, razvoj. Slika 3: Shema kadrovske dejavnosti po Armstrongu ( Armstrong M., 1996, str. 12) Kadrovske dejavnosti po Mesconu pa so sledeče (Florjančič in drugi, 2004, str. 13): planiranje kadrov, pridobivanje, selekcija, plačilo, orientacija, socializacija, usposabljanje, ocenjevanje uspešnosti, promocija, napredovanje, odpuščanje, razvoj karier. Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 9
Slika 4: Kadrovske dejavnosti po Mescon-u (Florjančič J. in drugi, 2004, str. 13) Kadrovska dejavnost zajema več področij, ki jih poskuša čim bolj uresničevati in povezovati med seboj. Posamezna področja tako pomagajo oblikovati kadrovsko politiko, kadrovsko informacijski sistem, pomagajo pri proučevanju kadrov in kadrovske dejavnosti, pri planiranju kadrov in kadrovske dejavnosti in so tesno prisotna pri kadrovski operativi. (Majnik I., 2007, str. 8) Organiziranost kadrovske dejavnosti v določeni organizaciji je odvisna od velikosti organizacije, števila zaposlenih, kvalifikacijske strukture, okolja in vrste proizvodnje ali storitve. V majhnih organizacijah, kjer je do 100 zaposlenih, lahko vodje sami opravljajo kadrovsko funkcijo, če so za to dobro usposobljeni. Večja kot je organizacija, večja je tudi potreba po kadrovski dejavnosti. V organizaciji s 100 do 200 zaposlenimi se s kadrovsko dejavnostjo ukvarja kadrovski referat, v katerem sta do 2 zaposlena. V organizaciji z 200 do 600 zaposlenimi se kadrovska dejavnost organizira v obliki kadrovske službe, ki zaposluje od 2 do 7 delavcev. Če je v organizaciji zaposlenih več kot 600 delavcev, se oblikuje kadrovski sektor, v katerem so zaposleni najmanj 4 kadrovski delavci. Število kadrovskih strokovnjakov je odvisno od števila delavcev, ki so zaposleni v organizaciji, in sicer v razmerju: 1 kadrovski strokovnjak na 120 do 200 zaposlenih. (Florjančič J., Kavran D., 1992, str. 57) Področja kadrovske dejavnosti razdelimo na (Florjančič J., 1982, str. 92): kadrovanje, delovno-pravna razmerja, razvoj in izobraževanje kadrov, samoupravno komuniciranje, inovativno dejavnost, delo samoupravnih in poslovodnih organov, delegacij in družbenopolitičnih organizacij, sistematizacijo dela, motivacijo in stimulacijo kadrov, varstvo in zaščito. Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 10
2.6.2. Kadri in njihova vloga v organizaciji Kadri so ljudje, ki lahko ustvarjalno sodelujejo, načrtujejo, odločajo o izvajanju nalog za dosego osebnih in delovnih ciljev v organizaciji. Najpomembnejši člen organizacije je prav gotovo človek. Človek temeljno prispeva k organizacijskemu procesu predvsem z znanjem, sposobnostmi in motiviranostjo. Prispevek človeka je pomemben dejavnik, ki ga lahko dosežemo edino s pravilno kadrovsko politiko ter z ustreznim ravnanjem v organizaciji. (Lesar T., 2007, str. 4) 2.6.3. Kadrovska politika Kadrovska politika je politika pravilne zasedbe delovnih mest za opravljanje delovnih nalog in obenem politika izbire najustreznejših kadrov za opravljanje posameznih funkcij dela. Kadrovsko politiko je potrebno opredeliti vsebinsko kot sistem načel in temeljnih odločitev o kadrovskih zadevah, ki morajo temeljiti na strokovnih temeljih in biti sprejete po demokratični poti. (Majnik I., 2007, str. 5) Kadrovsko politiko oblikujejo lokalne skupnosti, država, organizacije in posamezniki. Je pomemben sestavni del splošne politike organizacije. S pomočjo kadrovske politike ljudje ustvarjajo pogoje za uspešno delovanje organizacije in vsestranski razvoj. Ko je kadrovsko politiko potrebno opredeliti, moramo določiti njene cilje, njena načela, naloge in normativno urejanje. Prav tako pa mora biti zagotovljen dober kadrovsko informacijski sistem. (Majnik I., 2007, str. 5) V vsaki organizaciji so prav kadri tisti, ki izpolnjujejo sistem različnih strategij, oz politik z namenom zagotavljanja normalnega odvijanja in izpopolnjevanja procesa v svoji organizaciji. Sistem različnih strategij je razdeljen na (Majnik I., 2007, str. 5) : investicijsko politiko, politiko znanstveno raziskovalnega dela, politiko izobraževanja in usposabljanja, razvojno politiko, politiko delitve dohodka in delitve osebnega dohodka, politiko informiranja. Kadrovska politika je sestavljena iz več načel (Možina S., 2002, str. 33): pravilne izbire pravi človek na pravo mesto, zadovoljitve varnosti pri delu, primernega uvajanja v posel, odgovornosti, razvijanja socialno zdravstvenih aktivnosti, splošne in pravočasne informiranosti, solidarnosti, napredovanja, pravočasnega obravnavanja konfliktnih situacij, dobrih delovnih pogojev in časa dela, sodelovanja pri ustreznih odločitvah. Vloga kadrovske politike je opredeljena predvsem z urejanjem točno določenih področij in je pogojena z učinkom na ta področja. Glavna področja, na katera kadrovska politika vpliva z urejanjem, so (Majnik I., 2007 str. 6): razvoj del oziroma nalog, Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 11
strokovno delo pri uresničevanju kadrovske politike, načrtovanje kadrov, načela kadrovanja, poklicno usmerjanje, funkcija vzgoje in izobraževanja. Ko kadrovsko politiko oblikujemo, jo je potrebno ves čas spremljati. Proces spremljanja in oblikovanja kadrovske politike je precej zahteven, sistematičen in konstanten. Skozi ves čas oblikovanja in spremljanja spremlja kadrovsko politiko cela vrsta dejavnikov, ki razrešujejo vprašanja te politike in o njej odločajo. Da bi reševanje kadrovske problematike in sprejemanje ustreznih kadrovskih odločitev bilo čim bolj uspešno, mora biti zagotovljena precej dobra strokovna priprava, ki mora upoštevati kadrovski potencial, materialne možnosti in predvsem dobro uveljavljeno kadrovsko politiko, ki mora biti usklajena z notranjo strukturo dolgoročnega razvoja. 2.6.4. Razvoj kadrovske funkcije V razvitih deželah kadrovske funkcije ne opravljajo izključno kadrovski strokovnjaki, temveč tudi vodje. Cilj razvoja kadrov je predvsem usmerjen na izpopolnjevanje znanja in sposobnosti zaposlenih. To pomeni, da moramo pri razvoju kadrov nujno upoštevati tudi interese posameznih delavcev, njihovo motivacijo in sposobnost za opravljanje posamezne naloge. V sistem razvoja kadrov so torej vključeni tudi drugi in ne le izobraževalni kadrovski ukrepi. S tem dosežemo, da kadrovska funkcija dobi širši pomen. Cilj oz. namen razvoja kadrov je v tem, da zagotavlja poklicno, izobrazbeno in kvalifikacijsko strukturo zaposlenih. Pri tem moramo upoštevati strateške cilje in razvitost organizacije. S kadrovsko funkcijo se ukvarjajo: posamezni vodje, managerji, kadrovski strokovnjaki. Med posamezniki pa lahko pride do nasprotij predvsem zaradi različnih vlog v organizaciji. Kadrovski strokovnjaki imajo nalogo skrebeti predvsem za kadrovske procese, kot so: planiranje kadrov, sistematizacija opravil in nalog, kadrovanje, delno pa tudi za razporejanje kadrov, premeščanje in napredovanje. Tako kadrovski strokovnjaki vplivajo na uspešnost vodenja. Kadrovski strokovnjaki v svetu postajajo specialisti, njihovo število v kadrovskih službah pa vse bolj narašča. Njihovo delo je plansko povezovanje dela in izobraževanja. Pomembna pa je vse večja strokovnost delavcev v kadrovskih službah. Dober vodja bo pozoren na dobro opravljanje kadrovskih nalog. Vodje kadrovskih služb pogosto opravljajo naloge vodij. Managerji so odgovorni za rezultate dela celotne organizacije. Ker pa imajo vodje odgovornost za rezultate v organizaciji, se smejo vpletati v delo kadrovske službe. Delo kadrovskih strokovnjakov in vodij se med seboj dokaj povezuje. Tako bo v manjših organizacijah delo, ki ga navadno opravlja kadrovski strokovnjak, lahko opravljal posamezni vodja. Z večanjem organizacije pa se povečuje potreba po bolj specializiranem znanju. Vodja s svojim znanjem o vodenju organizacije teži k temu, da se organizacija čim bolj razvija, postaja tržno zanimiva in čim bolj informirana. Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 12
2.6.5. Procesi v kadrovski službi Kadrovski proces zajema celoto dogodkov in aktivnosti pri planiranju, sprejemanju, razporejanju in razvoju kadrov ter skrbi za fizične in psihične pogoje dela. S tem v bistvu vstopa v vse druge procese (proizvodni, finančno - komercialni, proces odločanja), pri katerih je osnovni dejavnik človek, njegova sposobnost, znanje, veščina in stopnja njegove motiviranosti in integriranosti. Vsi ti drugi procesi pa imajo le posreden vpliv na kadrovski proces (Florjančič J., Kavran D., 1992, str. 48). Procesi, ki se v večji ali manjši meri pojavljajo v vsaki organizaciji, so (Florjančič J., Jesenko J., Pagon M., 1992, str. 44): proces kadrovanja in razvoja, proces planiranja kadrov, proces izbire novih delavcev, proces pridobivanja in izpopolnjevanja strokovne izobrazbe, proces usposabljanja, proces štipendiranja, proces napredovanja, proces pripravništva, proces spremljanja in analiziranja odsotnosti z dela in fluktuacija, proces motivacije, proces izgradnje sistema delitve osebnih dohodkov, proces vzdrževanja sistema delitve osebnih dohodkov, proces analiziranja delovne discipline, proces varstva pri delu, proces zagotavljanja celovitega varstva pred požarom, proces varstva invalidov, proces odpravljanja in preprečevanja alkoholizma, proces varstva družin s slabšim materialnim položajem, proces ergonomije, proces vodenja delovnopravnih postopkov pred sodiščem, proces vodenja gospodarskih postopkov pred sodišči, proces vodenja vseh vrst pogodbenih odnosov, proces vodenja zemljiškoknjižnih zadev, proces prometa nepremičnin, proces vodenja statusnih in registrskih zadev, proces normativne dejavnosti, proces reševanja stanovanjske problematike, proces zagotavljanja prehrane med delom, proces zagotavljanja kulturne dejavnosti, proces zagotavljanja organiziranega letovanja, proces zagotavljanja rekreacije, proces javnega obveščanja, proces stikov z javnostjo, proces tiskanja, tehničnega urejanja in administrativnih nalog, proces varovanja objektov in materialnih koristi, proces opravil za organe upravljanja, proces splošnih opravil, proces arhiviranja poslovne dokumentacije. Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 13
Od naštetih procesov bi v nalogi na kratko predstavili le nekatere od procesov: Proces kadrovanja in razvoja Dejavnost kadrovanja in razvoja predstavlja okvir dela kadrovske službe, ki naj zagotovi optimalno izrabo človeških virov v organizaciji. V ospredje je torej postavljen posameznik, s katerim se ukvarjamo. Razlog zato je dejstvo, da je delavec samo del svojega časa v organizaciji in da je to samo ena od njegovih vlog v življenju. Organizacija se mora seveda truditi, da bi bila vloga, ki jo zavzema v življenju posameznika, čim večja, nikoli pa naj ne bi presegla njegovih psihičnih in fizičnih zmožnosti. To pomeni, da moramo pri razvoju posameznika upoštevati tudi njegove druge vloge (prosti čas, družina...). Proces kadrovanja in razvoja kadrov se prične s planom razvoja organizacije. Kadrovska služba s pomočjo plana kadrov vodi aktivnost poklicnega informiranja in usmerjanja, seznanitev kadrov in izbire novih delavcev, tudi štipendiste. Nato kadrovski delavec opravi razgovor z nadrejenim ter podrobneje spozna delavca ter izdela pripravo načrta (Florjančič J., Jesenko J., Pagon M., 1992, str. 50,51). Proces planiranja kadrov Planiranje kadrov je kontinuiran proces, preko katerega pridemo do plana kadrovskih potreb in v končni fazi do plana kadrovskih ukrepov (plan zaposlovanja, plan štipendiranja, plan napredovanja itd.). V procesu planiranja gre za ocenjevanje, izračunavanje in analiziranje bodočih razmer na osnovi sedanjih trendov. Na podlagi tega se naredi plane kadrovskih ukrepov, njihova učinkovitost pa je odvisna od kvalitete izvajanja procesa planiranja. Če so v prvi fazi izpolnjeni pogoji za izvajanje kontinuiranega procesa planiranja, moramo v drugi fazi z ustrezno metodo izračunati teoretične kadrovske potrebe. Tretjo fazo procesa planiranja kadrovska služba opravi vse potrebne analize trenutnega stanja analizo kadrovske strukture. V naslednji fazi izračunavamo korektivne faktorje po organizacijskih enotah, poklicih in delovnih mestih (absentizem, nesreče pri delu, porodniški dopust itd.). Sledi faza, v kateri ugotavljamo potrebe po kadrih po organizacijskih enotah, delovnih mestih, tako da primerjamo drugo fazo s tretjo in ugotavljamo deficit in suficit kadrov. V zadnji fazi procesa planiranja zagotovimo realizacijo in spremljanje plana kadrov (Florjančič J., Jesenko J., Pagon M., 1992, str. 54,55). Proces izbire novih delavcev Proces izbire novih delavcev je lahko sprožen na podlagi izvajanja plana kadrov ali po sklepu vodstva organizacije. Izvajalec procesa je služba, zadolžena za kadre, ki po prejemu naloge za izvedbo procesa predlaga komisiji sprejem sklepa o objavi prostih del in nalog. V sklepu o objavi prostih delovnih mest in nalog se navedejo tudi pogoji iz razvida del in nalog. Na podlagi sklepa komisije služba, zadolžena za kadre, prijavi potrebo po delavcu strokovni službi za zaposlovanje in objavi prosta dela in naloge. Po objavi služba, zadolžena za kadre, sprejema in evidentira prispele prošnje. Po izteku roka za prijavo ugotovi, ali je/so na razpis prispele prošnje z zahtevanimi prilogami in dokumenti. Če ustreznih prošenj ni oziroma jih ni dovolj, služba, zadolžena za kadre, razpis ponovi. Če so na razpis prispele prošnje z zahtevanimi prilogami, se opravi selekcija prošenj glede na izpolnjevanje razpisnih pogojev. Kandidate, ki so prišli v ožji izbor, nato povabi na razgovor (Florjančič J., Jesenko J., Pagon M., 1992, str. 57,58). Proces pridobivanja in izpopolnjevanja strokovne izobrazbe Proces poteka na podlagi pravilnika o izobraževanju in plana izobraževanja. Kadrovska služba oblikuje notranji razpis in na podlagi prijav ustrezna komisija po predpisanem roku obravnava posamezne prijave. Če komisija meni, da prijavljeni kandidat ne ustreza zahtevam razpisa, obvesti kandidata o neustreznosti. Če kandidat pogojem ustreza, se Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 14
sklene pogodba o izobraževanju, ki je posredovana izbranemu kandidatu, finančni službi in arhivu. Kadrovska služba spremlja potek izobraževanja do faze zaključka. Ko kandidat zaključi izobraževanje, se opravi razporeditev glede na potrebe organizacije, pri čemer se kandidat vključi v proces napredovanja. Kadar kandidat ne zaključi izobraževanja in s tem ne realizira obveznosti iz pogodbe, se začne realizacija teh obveznosti vračilo sredstev (Florjančič J., Jesenko J., Pagon M., 1992, str. 60). Proces usposabljanja Kadrovska služba na osnovi plana kadrov in pravilnika o izobraževanju izdela plan usposabljanja, pri čemer upošteva podatke iz analize o potrebah po usposabljanju in ga posreduje organom odločanja. Po potrditvi oblikuje služba konkretne programe in organizira potrebne izobraževalne akcije. Plani usposabljanja se hranijo v arhivu. Za usposabljanja, kjer je potrebno preverjanje znanja, se to preverjanje opravi in izda ustrezno potrdilo, ki ga prejme delavec in arhiv organizacije. V vsakem primeru je potrebno po zaključku usposabljanja še preverjanje učinkov le-teh (Florjančič J., Jesenko J., Pagon M., 1992, str. 62). Proces štipendiranja Služba, zadolžena za kadre, izdela plan štipendiranja. Ustrezni organ potrjuje plan štipendiranja. Če ga ne potrdi, izdela služba korekture plana, če pa je plan potrjen, se objavi v sredstvih obveščanja in istočasno shrani v arhivu. Po predpisanem roku se prispele prošnje analizirajo. Prošnje, ki ustrezajo zahtevam, obravnava komisija, ki o svojih odločitvah obvesti vse tako izbrane kot ne izbrane kandidate. Z izbranimi kandidati nato sledi sklenitev pogodbe o štipendiranju. Pogodbo prejmejo štipendist, finančna služba in arhiv. Kadrovska služba spremlja vsakega štipendista posebej in ugotavlja uspešnost določenih pogojev iz pogodbe. Če kandidat ne izpolnjuje vseh pogojev, se mu pogodba za določenčas prekine. Pri kandidatih, ki izpolnjujejo predpisane pogoje, se v času šolanja lahko organizira počitniška praksa. Po uspešnem zaključku šolanja naj bi se štipendist vključil v proces izbire novih delavcev (Florjančič J., Jesenko J., Pagon M., 1992, str. 65). Proces motivacije Motivacijska dejavnost naj bi se pojavljala v organizaciji večinoma kot strokovno svetovalna dejavnost, ki bi morala skrbeti, da imajo vsi organizacijski mehanizmi vključeno ustrezno motivacijsko komponento. Začetna faza v procesu je izdelava analize stanja, ki je lahko širokega ali ozkega spektra. Na podlagi take analize se lotimo izbora tistih motivacijskih sredstev, ki imajo največjo potencialno moč in jih tako oblikujemo, da jih je možno uvesti v prakso (Florjančič J., Jesenko J., Pagon M., 1992, str. 76). Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 15
3. KADROVSKA DEJAVNOST V ORGANIH DRŽAVNE UPRAVE Kadrovska funkcija v državni upravi pridobiva vedno večjo in odločilno vlogo. Kadrovski strokovnjaki v državni upravi skrbijo za stalni razvoj, izobraževanje in na začetku na uvajanje zaposlenih. Le sposobni zaposleni z vsemi potrebnimi znanji lahko omogočajo napredek v javni upravi ter se prilagajajo novim izzivom. Pomembno je, da bodo v prihodnosti uspešne tiste organizacije, ki bodo dajale kadrom največji pomen in tega se zaveda tudi slovenska državna uprava. V kadrovski dejavnosti obstajajo trije osnovni izzivi, s katerimi se ukvarja kadrovska služba, da bi zagotovila ustrezen kadrovski management, in to so (Florjančič J. in drugi, 1992, str. 31): sposobnost kadrovske službe, zaupanje v kadrovsko službo, potreba, da razvijejo sebe tako, da bodo znali razvijati druge. Konkretni procesi, ki se odvijajo v kadrovskih službah organov državne uprave, so: načrtovanje in izvajanje kadrovske politike, urejanje delovnih razmerij, izdelava dokumentov s področja delovnih razmerij, priprava predlogov akta o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest, načrtovanje in organiziranje usposabljanja, izobraževanja in pripravništva javnih uslužbencev, spremljanje kariere javnih uslužbencev, razvoj zaposlenih, izdelava kadrovskih analiz, poročil in vodenje kadrovskih evidenc, priprava obvestil in informacij za zaposlene, informatika, vodenje in urejanje strokovne knjižnice, druge naloge v skladu z določili predpisov, obrambni načrti, varnost in zdravje pri delu in izvajanje obračuna plač in drugih stroškov dela. 3.1. ORGANIZACIJA KADROVSKE SLUŽBE V ORGANIH DRŽAVNE UPRAVE Organizacijo kadrovske službe lahko delimo glede na strateški in operativni vidik. Operativni vidik kadrovske službe je opredeljen kot tradicionalen način kadrovske službe, tu gre predvsem za zaposlovanje, uvajanje, usposabljanje, odpuščanje,... Glavna naloga operativnega dela kadrovske službe je v tem, da ima ob pravem času na voljo ustrezno število strokovno ustreznega kadra. Kadrovsko načrtovanje in kontrola pa skrbita, da imamo optimalno izrabo kadrovskih virov. Kadrovska politika mora težiti k ustrezni usmeritvi delovanja ter prispevati k povečanju inovacijskih sposobnosti kot tudi sposobnosti prilagajanja spremembam. Strateški vidik pa poudarja vse naloge od načrtovanja kadrov do vodenja in spremljanja. Kadrovska služba mora razpolagati s podatki o zaposlenih, ki izpolnjujejo kadrovske pogoje za realizacijo posamezne naloge. Miha Karničar: Kadrovska funkcija v Upravni Enoti Kranj Stran 16