P R A V I L N I K o dodeljevanju in uporabi mobilnih telefonov, parkirnih mest in plačilnih kartic v uradu Informacijskega pooblaščenca

Na podlagi 16. člena Zakona o državni upravi (Uradni list RS št. 24/05) in na podlagi sklepov Vlade RS št. 046-01/2003 z dne 3.7.2003 in 00714-30/2006/21 z dne 5.10 2006 izdaja informacijski pooblaščenec P R A V I L N I K o dodeljevanju in uporabi mobilnih telefonov, parkirnih mest in plačilnih kartic v uradu Informacijskega pooblaščenca I. SPLOŠNE DOLOČBE 1. člen S tem pravilnikom se določi način dodeljevanja in uporabe službenih mobilnih telefonov, parkirnih mest, in plačilnih kartic funkcionarjem in javnim uslužbencem (v nadaljevanju: uporabniki) pri Informacijskem pooblaščencu (v nadaljevanju: Pooblaščenec). II. MOBILNI TELEFONI Dodelitev službenega mobilnega telefona 2. člen Upravičenci do stalne uporabe mobilnega telefona so: pooblaščenec/ka, namestnik/ca pooblaščenca/ke in generalni/a sekretar/ka. Drugim javnim uslužbencem se lahko mobilni telefon dodeli v stalno uporabo na podlagi sklepa pooblaščenke ali od nje pooblaščene osebe, upoštevaje potrebe po zagotovitvi namena uporabe mobilnega telefona. 3. člen Mobilni telefon se lahko dodeli tudi v začasno uporabo, za določen čas trajanja potrebe po stalni dosegljivosti uporabnika. Mobilni telefon v začasno in skupno uporabo dodeli generalni/a sekretar/ka. 4. člen Kriteriji za dodelitev mobilnega telefona v stalno oziroma začasno uporabo so: - vodstveno delovno mesto uporabnika, - dosegljivost izven delovnega časa, - zagotovitev stalne dosegljivosti v okviru delovnega časa v času službene odsotnosti, - opravljanje nalog izven kraja delovnega mesta in 1

5. člen Ob izročitvi mobilnega telefona in SIM kartice uporabniku le-ta podpiše prevzemnico za mobilni telefon. Prevzemnica se hrani v tajništvu Pooblaščenca. Obrazec prevzemnice za mobilni telefon je priloga temu pravilniku. Uporaba mobilnih telefonov 6. člen Mobilni telefon se uporablja pri izvrševanju službenih obveznosti uporabnika. Namen uporabe mobilnega telefona je zagotovitev dosegljivosti uporabnika, racionalnejša medsebojna komunikacija uporabnikov in boljša izraba delovnega časa. Uporabnik mora biti dosegljiv in uporabljati mobilni telefon v skladu z namenom uporabe. Uporabnik je poleg tega dolžan: - mobilni telefon uporabljati v skladu s proizvajalčevimi navodili, - z mobilnim telefonom ravnati s skrbnostjo dobrega gospodarja, - odgovorno osebo ali tajništvo Pooblaščena pravočasno opozoriti na morebitne napake ali težave pri uporabi mobilnega telefona, - povrniti škodo, ki nastane po njegovi krivdi, in je ni mogoče povrniti iz naslova zavarovanja. 7. člen Uporabnik je upravičen uporabljati le osnovne storitve mobilne telefonije, vključene v naročniški paket operaterja mobilne telefonije (npr. storitve govorne telefonije, prenos podatkov, prenos SMS sporočil), razen če pooblaščenka ali od nje pooblaščena oseba v sklepu o dodelitvi mobilnega telefona v uporabo ne določi drugače. Tudi v tem primeru veljajo omejitve zneskov uporabe iz 10. člena. Uporabnik lahko uporablja tudi druge storitve operaterja, če le-te finančno ne obremenjujejo proračuna Pooblaščenca. V sklepu o dodelitvi mobilnega telefona se lahko določi tudi posebne omejitve uporabe mobilnega telefona, če ponudnik storitev mobilne telefonije to omogoča (prepoved klicev v tujino, prepoved sprejemanja dohodnih klicev v tujini ipd.). Dobrodelne donacije preko mobilnega telefona se ne štejejo v upravičeno uporabo službenega mobilnega telefona in se ne glede na omejitve zneskov uporabe iz 10. člena trgajo od plače. 8. člen V primeru, da uporabnik mobilni telefon izgubi ali ga pogreša, je dolžan to takoj sporočiti operaterju mobilne telefonije in preklicati uporabo SIM kartice, naknadno pa o tem obvestiti tajništvo Pooblaščenca. 2

9. člen Uporabnik, ki izgubi ali iz malomarnosti uniči ali poškoduje mobilni telefon ali SIM kartico, ju je dolžan nadomestiti z novimi oziroma povrniti stroške za njuno popravilo oziroma nakup. Omejitev uporabe mobilnih telefonov 10. člen Uporabniki smejo, v zvezi z izvrševanjem službenih obveznosti, komunicirati v obsegu, ki ne presega zneska: 1.320 EUR letno za pooblaščenca/ko, 720 EUR letno za namestnika/co pooblaščenke in generalnega/no sekretarja/ko. Znesek za ostale uporabnike se določi s sklepom, s katerim se dodeli službeni mobilni telefon v uporabo, vendar le-ta ne sme presegati: 360 EUR letno za druge uradnike in strokovno tehnične javne uslužbence. Predstojnik lahko javnemu uslužbencu zaradi narave dela izjemoma dodeli višjo omejitev, kot je določena v 2. odstavku tega člena. Zneski navedeni v tem členu ne vključujejo DDV in mesečne naročnine. Prekoračitev omejitve uporabe mobilnih telefonov 11. člen V izjemnih primerih o upravičenosti prekoračitve določenega zneska iz 10. člena odloči pooblaščenec/ka ali od nje/ga pooblaščena oseba s sklepom, s katerim lahko uporabnika delno ali v celoti oprosti plačila prekoračitve. Uporabnik mora podati pismeni zahtevek z obrazložitvijo za oprostitev plačila prekoračitve. Ministrstvo znesek prekoračitve ali ustrezno zmanjšan znesek odtegne pri naslednjem obračunu plače na podlagi sklepa pooblaščenca/ke in izjave uporabnika o dovolitvi trganja prekoračitve omejitve od plače, ki jo poda ob izdaji prevzemnice za mobilni telefon. Prenehanje upravičenja do uporabe mobilnih telefonov 12. člen Upravičenost do uporabe mobilnega telefona po tem pravilniku preneha: - če uporabnik preneha opravljati funkcijo oziroma mu preneha delovno razmerje pri Pooblaščencu, - z dnem, ko poteče čas, za katerega je bil mobilni telefon dodeljen, - v primeru daljše odsotnosti z dela, ko zaradi narave odsotnosti uporabnik ne opravlja nobenih službenih nalog (npr. odsotnost zaradi bolezni nad 2 meseca, porodniški dopust) ali - s sklepom pooblaščenca/ke ali od nje/ga pooblaščene osebe, če prenehajo razlogi za zagotovitev mobilnega telefona. 3

13. člen Nadzor nad uporabo in dodeljevanjem mobilnih telefonov izvaja tajništvo, nadzor nad spoštovanjem določil pravilnika pa generalni/a sekretar/ka. Tajništvo vodi evidenco ter skrbi za dodeljevanje in vračanje mobilnih telefonov in SIM kartic. Generalni/a sekretar/ka izvaja finančni nadzor nad mesečno porabo na službenih mobilnih telefonih. III. PARKIRNA MESTA Dodelitev parkirnega mesta 14. člen Uporabnikom dodeli parkirna mesta pooblaščenec/ka s sklepom. Zoper sklep iz prejšnjega odstavka ni pritožbe. Kriteriji za dodelitev parkirnih mest so: 15. člen - vodstveno delovno mesto uporabnika, - oddaljenost kraja dela od kraja prebivališča uporabnika, - slabe prometne povezave med krajem dela in krajem prebivališča uporabnika, - pogosti službeni izhodi med delovnim časom na lokacije, kjer ni ali je slabo zagotovljen javni prevoz, - pogosto prevažanje stvari in opreme v službene namene. Če je vlog za parkirno mesto več, kot je na voljo parkirnih mest, se kot prednostni kriterij upošteva vodstveno delovno mesto uporabnika. Pooblaščenec/ka lahko, kadar to opravičujejo izjemne okoliščine, delavcu dodeli parkirno mesto tudi ob neizpolnjevanju kriterijev, navedenih v tem členu. Evidenco parkirnih mest vodi tajništvo Pooblaščenca. 16. člen Glede izročitve ključa, kartice, daljinskega ključa, dovolilnice ali nalepke, s katero lahko uporabnik nemoteno uporablja varovano parkirno mesto ter glede potrdila o prevzemu le teh, smiselno velja določba 5. člena tega pravilnika. Uporaba parkirnega mesta 17. člen Uporabnik uporabe parkirnega mesta ne sme prenesti na drugo osebo. V primeru da parkirnega mesta ne uporablja, je o tem dolžan obvestiti tajništvo. 4

Prenehanje upravičenja do uporabe parkirnega mesta 18. člen Upravičenje do uporabe parkirnega mesta po tem pravilniku preneha: - če uporabnik preneha opravljati funkcijo oziroma mu preneha delovno razmerje pri Informacijskem pooblaščencu, - z dnem, ko poteče čas, za katerega je bila uporaba parkirnega mesta dodeljena, - v primeru daljše odsotnosti z dela, ko zaradi narave odsotnosti uporabnik ne opravlja nobenih službenih nalog (npr. odsotnost zaradi bolezni nad 2 meseca, porodniški dopust) ali - če prenehajo razlogi za dodelitev parkirnega mesta. O prenehanju upravičenja do uporabe parkirnega mesta izda pooblaščenec/ka sklep. Uporabnik mora biti o prenehanju upravičenja do uporabe parkirnega mesta obveščen najmanj 14 dni pred odvzemom parkirnega mesta. Zoper sklep iz prejšnjega odstavka ni pritožbe. Uporabnik, ki mu preneha upravičenje do uporabe parkirnega mesta, je dolžan vrniti, ključ, kartico, daljinski ključ, dovolilnico ali nalepko tajništvu. IV. PLAČILNE KARTICE Dodelitev plačilne kartice 19. člen Funkcionarjem, generalnemu sekretarju in drugim javnim uslužbencem, za katere se ugotovi da narava njihovega dela zahteva uporabo plačilne kartice, se lahko zaradi plačila nepredvidenih stroškov začasno dodeli v uporabo službena plačilna kartica. 20. člen Plačilno kartico dodeli v uporabo generalni sekretar. Dodelitev plačilne kartice generalnemu sekretarju odobri pooblaščenec/ka. Kriteriji za dodelitev so: - narava delovnega mesta, - pogosta potovanja v tujino in - opravljanje nalog izven kraja delovnega mesta. 21. člen 22. člen Glede izročitve plačilne kartice uporabniku in glede potrdila o njenem prejemu smiselno velja določba 5. člena tega pravilnika. 5

Uporaba plačilne kartice 23. člen Uporabnik lahko uporablja plačilno kartico za plačilo službenih stroškov, ki jih ni bilo mogoče vnaprej predvideti ali ni bilo mogoče predhodno opraviti postopka za odobritev stroška. 24. člen Uporabnik je dolžan nemudoma ali najkasneje v treh dneh po uporabi oziroma po vrnitvi iz službene poti v tajništvo predložiti račun in»slip«s podpisom o izvršenem plačilu s plačilno kartico. Tajništvo lahko od uporabnika zahteva tudi pisno pojasnilo o vrsti nastalih stroškov in razlogu za uporabo plačilne kartice. 25. člen Plačilne kartice, ki jih uporabljajo pooblaščenec/ka, namestnik/ca, generalni/a sekretar/ka imajo omejeno porabo na 1.300 EUR mesečno, plačilne kartice, ki jih uporabljajo drugi delavci pa imajo omejeno porabo na 150.000 SIT mesečno. V posebnih primerih se lahko omejena poraba poveča. Povečanje zneskov iz tega člena odobri generalni sekretar, za generalnega sekretarja pa povečanje omejenega zneska odobri pooblaščenec/ka. 26. člen Za poslovanje s plačilno kartico veljajo enaka pravila poslovanja kot za ostalo finančno poslovanje proračunskih uporabnikov. 27. člen Uporabnik ne sme uporabljati plačilne kartice za plačilo osebnih stroškov. 28. člen V primeru, da uporabnik plačilno kartico izgubi ali jo pogreša, je dolžan to takoj sporočiti na pristojno banko, naknadno pa o tem obvestiti tajništvo. Stroške izdelave izgubljene ali ukradene plačilne kartice nosi uporabnik. 29. člen Kontrolo nad uporabo plačilne kartice izvaja tajništvo, nadzor nad spoštovanjem določil pravilnika pa generalni sekretar. Tajništvo vodi evidenco, skrbi za dodeljevanje in podaljševanje plačilnih kartic ter vodi evidenco porabe. 30. člen Neupravičena uporaba kartice se šteje za kršitev delovne obveznosti, za katero je uporabnik odškodninsko odgovoren. V kolikor se ugotovi neupravičena uporaba plačilne kartice, mora uporabnik znesek takoj po prejemu računa poravnati sam in predložiti dokazilo o plačilu stroška. 6

Uporabnik je dolžan plačilno kartico vrniti tajništvu: Prenehanje upravičenja do uporabe plačilne kartice 31. člen - če preneha opravljati funkcijo oziroma mu preneha delovno razmerje pri Pooblaščencu - z dnem, ko poteče čas, za katerega je bila plačilna kartica dodeljena, - v primeru daljše odsotnosti z dela, ko zaradi narave odsotnosti uporabnik ne opravlja nobenih službenih nalog (npr. odsotnost zaradi bolezni nad 2 meseca, porodniški dopust) ali - s sklepom generalnega sekretarja, če prenehajo razlogi za dodelitev plačilne kartice. 32. člen Določbe tega pravilnika v zvezi s plačilnimi karticami se smiselno uporabljajo tudi za specializirane plačilne kartice za uporabo na bencinskih servisih (Magna ipd.) s tem, da je s takimi karticami dovoljeno plačevanje naslednjih storitev in blaga: - gorivo, - tekočina za pranje avtomobilskih stekel, hladilna tekočina in maziva, vezana na pravilno delovanje pogonskih sklopov avtomobila, - morebitna nujna popravila vozila ter - drugo nujno potrebno blago z namenom zagotoviti nemoteno vožnjo vozila. VI. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE 33. člen Uskladitev obstoječega stanja z določbami tega pravilnika in določitev upravičencev do mobilnih telefonov, parkirnih mest in plačilnih kartic v skladu s tem pravilnikom mora biti opravljena najkasneje v 30 dneh po sprejetju pravilnika. 34. člen Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o dodeljevanju in uporabi mobilnih telefonov, parkirnih mest in plačilnih kartic v uradu Informacijskega pooblaščenca številka: 020-1/2007/1 z dne, 29.1.2007. Ta pravilnik začne veljati z dnem, 1. 1. 2015. 35. člen Številka: 020-1/2014 Datum: 24. 12. 2014 Priloga: - Prevzemnica za mobilni telefon Informacijski pooblaščenec: Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., pooblaščenka 7

Zadeva: PREVZEMNICA ZA MOBILNI TELEFON Ime in priimek: potrjujem da sem od Informacijskega pooblaščenca prejel-a naslednjo opremo: 1. Prenosni digitalni telefon IMEI: 2. Kartica SIM PIN št: PUK št: 3. Dodatna oprema: Napajalnik 220V IZJAVA tel.št: Podpisani prevzemnik/ca izjavljam, da sem bil/a ob prevzemu mobilnega telefona seznanjen/a s Pravilnikom o dodeljevanju in uporabi mobilnih telefonov, parkirnih mest in plačilnih kartic v uradu Informacijskega pooblaščenca št.,z dne, In se strinjam: - s predpisanim oziroma odobrenim zneskom mesečnega komuniciranja in dolžnostjo poravnati prekoračitev zneska; - da moram mobilni telefon uporabljati s skrbnostjo dobrega gospodarja in v skladu s proizvajalčevimi navodili ter da moram odgovorno osebo ali strokovno službo pravočasno opozoriti na morebitne napake, poškodbe ali težave pri uporabi mobilnega telefona; - z dolžnostjo povrniti škodo, ki nastane po moji krivdi in je ni mogoče povrniti iz naslova zavarovanja. Hkrati dovoljujem, da: - da mi Informacijski pooblaščenec mesečni znesek prekoračitve, ali ustrezno zmanjšan znesek odtegne, pri naslednjem obračunu plače na podlagi sklepa pooblaščenca/ke ali od njega/nje pooblaščene osebe. PREDAL Ime in priimek: Podpis: Ljubljana,dne PREVZEL Ime in priimek: Podpis: Odobreni znesek limita: VRNITEV MOBILNEGA TELEFONA Ime in priimek: Podpis: Ljubljana, 8