Microsoft Word - DIPLOMSKA_NALOGA_

Transkripcija

1 UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA MARIBOR DIPLOMSKO DELO MOŽNOST UVEDBE BREZPAPIRNEGA POSLOVANJA V LEASING PODJETJE POSSIBILITY OF INTRODUCTION PAPERLESS BUSINESS INTO LEASING COMPANY Študentka: Maja Nestorović Naslov: Goriška 44, 3320 Velenje Številka indeksa: Redni študij Program: Univerzitetni, ekonomija Študijska smer: Računovodstvo in revizija Mentorica: doc. dr. Andreja Lutar Skerbinjek Velenje, januar, 2009

2 2 PREDGOVOR Pri klasičnem papirnem poslovanju se podjetja in organizacije srečujejo s težavami kot so: izguba časa za iskanje računovodskih in poslovnih dokumentov, razpršeni viri informacij, slaba operativnost, visoki stroški, itd.. Evolucija informacijske tehnologije je privedla do občutnih sprememb na področju upravljanja s papirnimi dokumenti ter ponudila rešitev za zgoraj omenjene težave. Ta rešitev se imenuje EDMS (Elektronski dokumentni sistem), ki omogoča preglednost, urejenost in nadzor nad dokumenti. V današnjem konkurenčnem okolju, je čas dragocena dobrina. Podjetja in organizacije se dnevno srečujejo z ogromnim številom dokumentacije. Samo iskanje in urejanje računovodskih ter ostalih dokumentov terja ogromno časa, ki ga bi lahko bolje izkoristili. Ravno zaradi tega smo v nalogi proučili sodobno upravljanje z računovodskimi dokumenti, ki omogočajo učinkovito ravnanje z računovodskimi dokumenti, prednosti in slabosti sistema, uvajanje programskih rešitev v leasing podjetje ter kako je poslovanje zakonsko urejeno. Osredotočili smo se na leasing hiše, ki se prav tako srečujejo z ogromnim številom dokumentov. Poleg tega pa je sklenitev leasing posla zapleten proces, ki zahteva ogromno časa in dokumentacije. Zaradi tega smo v nalogi predstavili vpeljavo dokumentnega sistema v leasing podjetje. V nalogi smo najprej splošno proučili delovanje dokumentnega sistema, v okviru katerega smo se omejili na dokumentni sistem v leasing podjetju. V praktičnem primeru smo predstavili podjetje X Leasing d.o.o.. Opisali smo dejavnost podjetja, dosežke podjetja in njegov položaj na trgu. Predvsem pa smo se osredotočili na dokumentni sistem, ki ga podjetje uporablja že več kot eno leto. Raziskali smo samo vpeljavo sistema v podjetje, odziv uporabnikov, prednosti, slabosti ter funkcije sistema, stroške in koristi ter cilje za prihodnost. Predstavili smo sklenitev leasing posla s programsko rešitvijo Lotus Notes. V podjetju se trudijo strmeti k brezpapirnemu poslovanju. Vendar bo potrebno za dosego zastavljenih ciljev premostiti še nekaj ovir, ki jih čakajo na poti. Negativnim posledicam pri sodobnem poslovanju, se je možno izogniti z ustreznim informacijskim in dokumentnim sistemom. Naše ugotovitve so, da postaja učinkovit dokumentni sistem nepogrešljiva stvar v sodobnem poslovanju ter, da je brezpapirno poslovanje (z upoštevanjem zakonskih ter ostalih določil, veliko truda, itd.) dosegljiv ideal. Ob izdelavi diplomske naloge bi se najprej zahvalila svoji mentorici doc. dr. Andreja Lutar Skerbinjek, ki mi je svetovala in me pravilno usmerjala. Zahvaljujem se tudi zaposlenim v podjetju. Prav tako bi se rada zahvalila svoji družini, fantu in prijateljem, ki so me spodbujali in mi stali ob strani. Posebna zahvala, gre mojemu pokojnemu očetu, Ljubiši Nestorović, kateremu diplomo tudi posvečam, saj mi je vedno stal ob strani in mi omogočil, da postanem to, kar sem.

3 3 KAZALO KAZALO... 3 KAZALO SLIK... 5 SLOVAR UPORABLJENIH KRATIC: UVOD Opredelitev področja in opis problema, ki je predmet raziskovanja Namen, cilji in trditve diplomskega dela Predpostavke in omejitve Predvidene metode raziskovanja DOKUMENTNI SISTEM Razvoj in opredelitev dokumentnega sistema Lastnosti in značilnosti elektronskega sistema za upravljanje z dokumenti Arhitektura sistema za upravljanje z dokumenti Elektronski zajem dokumentov Delovni tokovi Jedro sistema za upravljanje z dokumenti Elektronsko arhiviranje dokumentov Pravni vidik elektronskega dokumentnega sistema Zakon o arhivskem gradivu in arhivih Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih Ugotovitve o dokumentnem sistemu SPLOŠNO O LEASINGU Pojem leasinga Predmet leasinga Razvoj leasinga Začetki leasinga Razvoj leasinga v Sloveniji Vrste leasinga Finančni in operativni leasing Ostale razvrstitve leasinga Potek leasing posla Prednosti in pomankljivosti leasinga Leasing trg danes Ugotovitve o leasingu... 32

4 4 4. UVAJANJE ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA V LEASING PODJETJE Razlogi za uvajanje elektronskega dokumentnega sistema Lastnosti in uvedba dokumentnega sistema Prednosti in pomankljivosti elektronskega dokumentnega sistema Prednosti EDMS v primerjavi s klasičnim sistemom Pomanjkljivosti EDMS Ugotovitve o uvajanju elektronskega dokumentnega sistema v leasing podjetje PRAKTIČNI PRIMER DOKUMENTEGA SISTEMA V PODJETJU X LEASING D.O.O Predstavitev podjetja X Leasing d.o.o Razlogi za uvajanje dokumentnega sistema v podjetje X Leasing d.o.o Opis in uvedba dokumentnega sistema v podjetju X Leasing d.o.o Prednosti, slabosti ter funkcije dokumentnega sistema podjetja X Leasing d.o.o Faza sistema in odziv uporabnikov v podjetju X Leasing d.o.o Stroški in koristi ter cilji za prihodnost podjetja X Leasing d.o.o Sklenitev leasing posla s programsko rešitvijo Lotus Notes Potrjevanje vhodnih računov Ugotovitve o praktičnem primeru podjetja X Leasing d.o.o SKLEP POVZETEK LITERATURA VIRI... 64

5 5 KAZALO SLIK Slika 1: Koncept in struktura zahtev... 9 Slika 2: Primer življenjskega cikla računovodskega dokumenta Slika 3: Koncept dokumentnih sistemov Slika 4: Shematski prikaz sistema za elektronsko upravljanje dokumentov (EDMS) Slika 5: Preslikava papirnega dokumenta v elektronski dokument Slika 6: Razmerja med strankami v leasingu Slika 7: Metodologija uvajanja EDMS Slika 8: Proces analize Slika 9: Vstop in izstop dokumentov v različnih oblikah zapisa v EDMS in iz njega Slika 10: Organizacijska shema podjetja X Leasing d.o.o Slika 11: Imis- Struktura in primer delovanja... 49

6 6 SLOVAR UPORABLJENIH KRATIC: BON 1 (prvi obrazec) - zagotavlja podatke o lastništvu in obliki podjetja. BON 2 (drugi obrazec) - vsebuje podatke o tem, kako podjetje gospodari s svojimi sredstvi, saj so na njem podatki o sredstvih na transakcijksem računu podjetja, o blokadah na transakcijskem računu in kakšen je izid poslovanja (dobiček ali izguba). BON 3 (tretji obrazec) - vsebuje delno zadnjo bilanco stanja, ki omogoča osnovne preglede finančne bonitete. Na prvem mestu je znesek sredstev (vse naložbe), ki jih ima podjetje. Posebej je opredeljena višina osnovnih sredstev, zalog kratkoročnih terjatev. Na strani virov se nahaja podatek o kapitalu, o izgubi iz prejšnjih let, o kratkoročnih obveznostih iz poslovanja in financiranja. K temu so dodani še podatki iz izračuna dobička ali izgube, to so podatki o skupnih prihodkih ter čistih prihodkih iz prodaje. V tem obrazcu je navedeno tudi število zaposlenih. CASE (Computer Aided Systems Engineering) računalniško podprto načrtovanje sistemov. DMS (Document Management System) - sistem za upravljanje z dokumenti. EDMS (Electronic Document Management System) elektronski sistem za upravljanje z dokumenti. ERP (Enterprise Resource Planning) celovita informacijska rešitev, ki opravlja funkcijo transakcijskega informacijskega sistema. Forms Processing obdelava obrazcev oziroma dokumentov. HSM (Hierarchical Storage Management) - sistem hierarhičnega arhiviranja dokumentov. ICR (Intelligent Character Recognition) optično prepoznavanje rokopisov. NAVISION poslovna informacijska rešitev, ki omogoča informacijsko podporo celotnemu poslovanju podjetja. OCR (Optical Character Recognition) optično prepoznavanje znakov. RHEL (Red Hat Enterprise Linux) - je Linux distribucija, zasnovana pri podjetju Red Hat in je namenjena komercialnemu trgu. SAP R/3 poslovni paket, ki omogoča elektronsko vodenje podjetij. TIFF (Tagged Image File Format) oblika kompresija, ki se uporablja pri črno-belem, sivinskem ali barvnem skeniranju v dokumentih.

7 7 1. UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema, ki je predmet raziskovanja Živimo v svetu digitalnih medijev, kot so internet, intranet in e-pošta, ki so temelj sodobnih poslovnih okolij. Evolucija informacijskih tehnologij je občutno spremenila delovanje sodobnih pisarn, predvsem na področju upravljanja s papirnimi dokumenti. Prehod s papirnega na elektronsko poslovanje lahko bistveno spremeni način dela in komunikacijo med podjetji. Uporaba informacijske tehnologije v vsakdanjem delu pa pomeni vse večji poudarek na upravljanju in shranjevanju dokumentov v elektronski obliki. Nove tehnologije so močno zmanjšale potrebo po tiskanju in upravljanju s papirjem. Kljub temu je današnji poslovni svet še vedno v veliki meri odvisen od tovrstnih dokumentov, saj veliko podjetij še vedno ročno obdeluje velike količine dokumentov in podatkov. Zaposleni petino delovnega časa porabijo za iskanje podatkov in dokumentov, kar zavira storilnost in negativno vpliva na možnosti takojšnjega odzivanja na izzive vse bolj dinamičnega poslovnega okolja. Problemi se pojavljajo tudi pri izgubi računovodskih dokumentov in s tem informacij, do nepooblaščenih vpogledov vanje. V sodobnem svetu se je negativnim posledicam možno izogniti z ustreznim informacijskim in dokumentnim sistemom, za sodobno pisarniško poslovanje. Povpraševanje po programskih rešitvah za upravljanje z računovodskimi dokumenti narašča iz dneva v dan. Pri tem je na prvem mestu podpora najstrožjim standardom shranjevanja podatkov, znižanje stroškov in povečanje storilnosti zaposlenih. Težave, ki se pojavljajo pri klasičnem upravljanju z dokumenti so predvsem izguba časa, razpršeni viri informacij, slaba operativnost, visoki stroški. Današnje poslovno konkurenčno okolje zahteva večji izkoristek poslovnih virov, kot so čas, denar in energija. V dobi informacijske tehnologije je elektronsko upravljanje z dokumenti rešitev, ki vodi k učinkovitemu poslovanju, obenem pa optimira stroške poslovanja. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu ter Zakon o arhivskem gradivu in arhivih sta, z vidika urejanja postopkov in pogojev hrambe elektronskih podatkov in dokumentov v digitalni obliki v mnogih pogledih pomanjkljiva. Prav zaradi tega je v veljavo stopil novi zakon ZVDAGA, Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, ki celovito ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva v fizični in elektronski obliki. Pri elektronskem dokumentnem sistemu je pomembna primerna programska oprema. Torej bistvena je razpoložljivost in vzdrževanje opreme za učinkovito delovanje dokumentnega sistema. V nasprotnem primeru je onemogočeno pravilno delovanje sistema.

8 8 1.2 Namen, cilji in trditve diplomskega dela V podjetjih se pojavljajo precejšnje težave z nadzorom nad dokumenti. Iskanje dokumentov vzame veliko časa in niso vedno dostopni. Rešitev za podjetja, ki želijo povečati učinkovitost in operativnost poslovnih virov, predstavlja sistem za upravljanje z elektronskimi dokumenti. Hiter dostop do dokumentov, kot nosilcev poslovnih informacij, je ključnega pomena za uspešno poslovanje. Namen naše naloge je proučiti vpeljavo dokumentnega sistema v podjetje. Raziskali smo tudi kakšne so prednosti in slabosti sodobnega upravljanja dokumentov v primerjavi s klasičnim in kakšna je uporaba programskih rešitev, ki zajemajo vse poslovne procese v podjetju vezane na računovodsko dokumentacijo. Ta se nanaša na vhodno pošto, likvidacijo prejetih stroškovnih računov ter račune vezane na leasing posle od njihovega sklepanja do zaključitve. Manjši procesi pa se nanašajo predvsem na izdajo računa, obdelavo nakaznic in podobno. Naš cilj je raziskati sodobno upravljanje z računovodskimi dokumenti, ki omogočajo učinkovito ravnanje z računovodskimi dokumenti ter proučiti prednosti in slabosti le-tega in uvajanje programskih rešitev v leasing podjetje, ki zajemajo glavne poslovne procese, vezane na računovodsko dokumentacijo. Cilj naloge je tudi raziskati, kako je poslovanje s sodobnim dokumentnim sistemom zakonsko urejeno. Eden izmed ciljev je na praktičnem primeru proučiti uporabo elektronskega dokumentnega sistema v podjetju X Leasing d.o.o.. Opredelili smo proučevano podjetje ter proučili značilnosti poslovanja. Prav tako smo analizirali dokumentni sistem in na podlagi analize poiskali ustrezne rešitve za doseganje končnega cilja podjetja X Leasing d.o.o.. Ta pa je brezpapirno poslovanje. V tej diplomski nalogi smo poskušali potrditi trditev, da je dokumentni sistem v leasing podjetju dokaj dobro razvit in uspešno vodi k končnemu cilju, to je k brezpapirnemu poslovanju. 1.3 Predpostavke in omejitve V diplomskem delu smo se soočali z naslednjimi predpostavkami: - V času nastajanja diplomske naloge ne bo večjih sprememb v podjetju X. - V podjetju, ki želi ostati neimenovano, so nam zagotovili potrebne podatke, za katere predpostavljamo, da so pravilni. - Uvajanje dokumentnega sistema v podjetje, omogoča optimalno upravljanje z dokumenti. - Predpostavljamo, da se zakonodaja na proučevanem področju, v času nastajanja diplomskega dela, ne bo bistveno spremenila. V diplomski nalogi smo najprej splošno proučili delovanje dokumentnega sistema, v okviru katerega smo se omejili na dokumentni sistem v leasing podjetju, in sicer vse od priprave leasing posla do plačila predmeta leasinga. Pri praktičnem primeru pa smo se omejili na račune vezane na leasinške posle v podjetju X Leasing d.o.o..

9 9 Pri pisanju smo se omejili na razpoložljivo literaturo in vire. Obravnavanje in izbiranje literature pa je omejeno na slovensko in angleško jezikovno področje. 1.4 Predvidene metode raziskovanja V nalogi gre za poslovno raziskavo, saj smo obravnavali postopke in procese, potrebne za uvajanje dokumentnega sistema v podjetje. Analiza je dinamična, ker gre za dinamični proces, način pa deskriptiven. V teoretičnem delu smo uporabili metodo deskripcije, saj smo raziskali postopke delovanja dokumentnega sistema, metodo kompilacije, v okviru katere smo povzemali spoznanja, sklepe in stališča različnih avtorjev, ter metodo komparacije, kjer smo primerjali ugotovitve posameznih avtorjev. V praktičnem delu smo uporabili metodo deskripcije, saj smo proučili in prikazali praktičen primer dokumentnega sistema.

10 10 2. DOKUMENTNI SISTEM 2.1 Razvoj in opredelitev dokumentnega sistema Aktivnosti v okviru informacijskega sistema postajajo avtomatizirane ali podprte z informacijsko tehnologijo, ki revolucionarno spremlja razmere v družbi, v kateri živimo. Uporaba novih tehnologij je strateško pomembna za vsako podjetje, saj zmanjšuje stroške, pospešuje administrativne posle, izboljšuje odločanje, povečuje konkurenčnost, postaja strateško orožje in naredi vsako delo prijetnejše in učinkovitejše (Nose, 2001). Razvoj na področju informatike je izredno hiter, saj mu tudi specializirani strokovnjaki težko sledijo. Tudi sistemi za upravljanje z dokumenti imajo danes bolj sodobno podobo. Pomembno je pravočasno ugotoviti, kdaj je obstoječ sistem tako zastarel, da so potrebne spremembe in katere novosti je smotrno uvajati (Ibid). Informacijski sistem zbira, obdeluje, analizira, shranjuje, posreduje informacije za določen namen. Sestavina vsakega informacijskega sistema so podatki. Nosilci podatkov pa so lahko skozi zgodovino najrazličnejši. Najbolj pogost in še danes aktualen nosilec je papir. Vse do danes so se informacije v pretežni meri prenašale na papirnih nosilcih, torej papirnih dokumentih. Z razvojem informacijske tehnologije so začeli papirni dokumenti vse bolj dobivati elektronsko obliko (Ibid). Med posebne izvedbe informacijskega sistema uvrščamo dokumentni sistem. Dokumenti predstavljajo vhod in izhod v poslovni proces ali pa nastajajo med izvajanjem. V današnjem času se vse bolj uporabljajo elektronske oblike dokumentov in namen dokumentnega sistema je avtomatiziran nadzor digitalnih dokumentov. Elektronski sistem za upravljanje z dokumenti (EDMS-Electronic Document Management System) je informacijski sistem, katerega naloga je, da upravlja z dokumenti v elektronski obliki ter jih nadzira skozi njihov celoten življenjski cikel od nastanka do arhiviranja. Omogoča nastajanje dokumentov, ravnanje z njimi, distribucijo, pregledovanje, spremljanje verzij oz. različic, pretok (delotok), varovanje in shranjevanje dokumentov. EDMS je sistem za organiziranje, distribucijo, hranjenje in elektronski zajem (Treven et al., 2008). Slika 1 ponazarja koncept in strukturo zahtev. Slika 1: Koncept in struktura zahtev Vir: Treven et al., 2008

11 11 Dokumentni sistem posega na področja kot so (Dokumentni sistemi 2008): shranjevanje elektronskih dokumentov ter stroški, ki nastajajo v povezavi s tem, dostop do dokumentov, razporejanje in označevanje dokumentov, varnost pred izgubo, poneverbo in uničenjem dokumentov ter varnost zaupnih informacij, arhiviranje dokumentov in s tem povezana berljivost dokumentov v prihodnosti, časovna uporabnost dokumenta ter varno uničenje po preteku njegove uporabnosti, distribucija dokumentov uporabnikom, potek delovnega procesa oz. pravila potovanja dokumenta med uporabniki, pravna veljava dokumenta in njegova avtentičnost. 2.2 Lastnosti in značilnosti elektronskega sistema za upravljanje z dokumenti Bielawski in Boyle sta dokument opredelila kot nosilec zbirke elementov ali objektov, ki so povezani z določeno problematiko ali temo in služi kot vir informacij (Bielawski in Boyle 1997, 37). Informacija, ki je zapisana na papirju in odložena v fasciklu, je v trenutku uporabe dostopna le enemu posamezniku. Ko posameznik dokonča svoj del naloge, fascikel preda naslednjemu. Delo povezano s takšno informacijo je strukturirano zaporedno. S tehnologijo podatkovnih baz, se je spremenilo pravilo enkratnega pojava originalnega dokumenta, saj imajo številni ljudje hkraten dostop do informacije. Informacije se lahko hkrati pojavijo na tolikih mestih kot je treba iz podatkovne baze. Tu govorimo o integriranih sistemih. Z uporabo le teh lahko generalisti opravijo delo številnih specialistov, zato se je spremenil način strukturiranja dela. Sodobne komunikacijske mreže omogočajo, da imajo središče in dislocirani oddelki enake dokumente in jih hkrati obdelujejo (Nose, 2001). Dnevno se podjetja srečujejo z velikimi količinami različnih vrst računovodskih in poslovnih dokumentov. Obdelovanje in hranjenje le-teh v papirni obliki ovira nemoteno delo in hitro sprejemanje poslovnih odločitev. Ob enem pa je potrebno usmeriti pozornost tudi na izredno visoke stroške, ki nastajajo pri tem (Jereb, 1994). Ravno zaradi tega, so organizacije za oblikovanje in upravljanje dokumentov, pričele uporabljati različne vrste elektronskih sistemov za pisarniško poslovanje. Elektronski sistemi za pisarniško poslovanje se lahko osredotočajo na iskanje informacij (npr. sistemi za upravljanje zapisov) ali podporo poslovnim procesom organizacije (npr. sistemi za delovni tok workflow). Ti sistemi lahko vključujejo tudi samostojne ali nemrežne sisteme. Vendar pa so v kontekstu moderne pisarne elektronski sistemi za pisarniško poslovanje navadno vključeni v distribuirana mrežna okolja na različnih nivojih. To se lahko začne z distribuiranim okoljem odjemalec strežnik v organizaciji, ki deli aplikacije in storitve z decentraliziranimi delovnimi postajami. Nadaljuje se z integracijo te mreže v intranetno okolje, v katero so lahko vključene različne organizacije (npr. vsi

12 12 državni organi), in se konča z informacijsko mrežo, ki temelji na internetu. Namesto da bi vzpostavljali različne stopnje, lahko vsi trije nivoji distribuiranih in decentraliziranih sistemov obstajajo hkrati ter upravljajo informacije na različnih nivojih občutljivosti in varnosti v ločenih mrežnih okoljih. Posebno v distribuiranih in decentraliziranih mrežnih okoljih postaja vedno težje identificirati, zajeti in vzdrževati verodostojne in zanesljive dokumente, še posebej takrat, ko na upravljanje dokumentov močno vplivajo spremembe v organizacijskih strukturah, postopkih in komunikacijah, pa tudi interakcija med tehnologijo in organizacijo. Te težnje spreminjajo tudi vrste dokumentov, ki nastajajo, odnos med elektronskim dokumentom in klasičnim dokumentom v tradicionalnih formatih, načine, na katere se dokument kontrolira in upravlja, ter vzorce dostopa in uporabe. Da bi zagotovili dokaz, potrebujemo orodja za hrambo dokumentov ter omogočanje uporabe le-teh (Electronic Records 2005). Sistem za hrambo dokumentov zagotavlja vzdrževanje in hrambo verodostojnih, zanesljivih in dostopnih dokumentov po določenem času. Če sistemi izpolnijo te zahteve, mora biti izvedena ustrezna funkcija hrambe dokumentov v vseh obdobjih celotnega življenjskega cikla dokumenta (Electronic Records 2005). Vsak računovodski dokument gre namreč praviloma skozi faze življenjskega cikla, ki jih prikazuje slika 2. Nastalemu dokumentu moramo biti sposobni slediti skozi celoten cikel in podpirati prehod med posameznimi fazami. S tem spremenimo neorganizirane in razpršene zbirke dokumentov v bolj pregledne in dostopne zbirke znanja oziroma informacij. Slika 2: Primer življenjskega cikla računovodskega dokumenta Vir: Kovačič 2004, 190 Brez dokumentnega sistema že manjše organizacije hitro naletijo na nepreglednost, neurejene in nenadzorovane datoteke. Pri vsaki datoteki se porajajo vprašanja o lokaciji in imenu, pod katerim je shranjena, o avtorstvu, številu različic in zadnji različici ter o pravicah dostopa do datoteke (tako glede prebiranja kot tudi spreminjanja). Ustrezen dokumentni sistem odpravlja te težave ter hkrati omogoča ustrezno varnost, dostopnost in razpoložljivost dokumentov (Kovačič, 2004).

13 13 Pri dokumentnem sistemu je izredno pomembno poznavanje gradnikov omenjenega sistema. Slika 3 prikazuje koncept dokumentnih sistemov, ki je sestavljen iz (Dokumentni sistemi Lastnosti 2008): Upodabljanje dokumentov (Imaging)- uporabljamo za vnos, shranjevanje in upravljanje elektronskih slik dokumentov, ki so bili prvotno skenirani (papirnati dokumenti) ali poslani po telefaksu in elektronski pošti. Upravljanje dokumentov- vključuje tehnološke rešitve, ki omogočajo iskanje, dostop, varovanje in upravljanje dokumentov. V sistem jih vnesemo s skeniranjem elektronskih dokumentov, ustvarjenih z aplikacijami za izdelovanje elektronskih preglednic ali urejevanje besedil, slik, avdio, video posnetkov, itd.. Upravljanje zapisov (COLD - Computer Output to Laser Disk)- vsebuje tehnološke rešitve, namenjene za elektronsko zajemanje, indeksiranje in trajno shranjevanje formatiranih računalniških izhodnih podatkov (tiskanih strani) v elektronski obliki. Na ta način je organizacijam elektronsko zagotovljena izvirna oblika dokumenta takšna, kot je bila izpisana na tiskalniku in jo je v roke dobila stranka. Upravljanje delovnih tokov (Workflow)- je avtomatiziranje pretoka dokumentov in informacij v delovnem procesu, pri čemer lahko natančno določimo delovne postopke glede na sodelujoče in njihove naloge ter vhodne in izhodne vrednosti. Hkrati z avtomatizacijo procesa omogoča tudi oblikovanje poslovnih pravil in strategij, ki uravnavajo tok dela ter nadzor in obveščanje pri izpolnjevanju delovnih nalog. Logični in fizični arhiv- uporabljamo za shranjevanje dokumentov in podatkov, pri čemer so meta podatki o dokumentih shranjeni v logičnem arhivu, sami dokumenti pa v fizičnem arhivu. Fizični arhiv skrbi tudi za dostopnost in zavarovanost dokumentov. Slika 3: Koncept dokumentnih sistemov Vir: Dokumentni sistemi Lastnosti 2008

14 14 Kot navajata Bielawski in Boyle pri upravljanju z dokumenti ne gre za eno entiteto ali tehnologijo, ampak za kombinacijo naslednjih elementov (Bielawski in Boyle 1997, 31): dokumenti v vseh oblikah (na papirju, različnih elektronskih medijih, mikrofilmu, magnetnih trakovih ), ljudje in organizacijska kultura (ljudje so nosilci organizacijske kulture, ki je močno zakoreninjena in vpliva na načine poslovanja (Tkalec 2002, 7)), tehnologija (strojna in programska oprema za zajem, shranjevanje in uporabo dokumentov ), zakonodaja (zakonske zahteve in omejitve glede načina hrambe dokumentov v elektronski obliki, možnosti za pretvorbo dokumentov v elektronsko obliko in predpisani minimalni roki hrambe), organizacija dela (obvladovanje posameznih poslovnih procesov). 2.3 Arhitektura sistema za upravljanje z dokumenti V osnovi lahko sistem za upravljanje z dokumenti (DMS) razdelimo na štiri podsklope (Žerko, 2004): elektronski zajem dokumentov (Imaging), obvladovanje delovnih tokov (Workflow), osrednji del dokumentnega sistema (DMS) in arhiviranje (Archiving). Te osnovne stebre povezuje sporočilni sistem (messaging) in s pomočjo ustreznih orodij in procedur lahko celoten DMS integriramo s t.i. transakcijskimi sistemi (ERP), kot so SAP R/3, Navision, ipd. (Žerko, 2004). Na sliki 4 je prikazana shema sistema za elektronsko upravljanje dokumentov. Slika 4: Shematski prikaz sistema za elektronsko upravljanje dokumentov (EDMS) Vir: Golob, 2004

15 Elektronski zajem dokumentov Za učinkovito uporabo sistema za upravljanje z dokumenti, je temeljni pogoj pretvorba papirne dokumentacije v digitalno. Pred procesom digitalizacije oziroma optičnim zajemanjem (skeniranjem) dokumentov, jih je potrebno fizično pripraviti (zložiti iz registrov, map, itd.). Postopek zajema dokumentov se deli na več faz (Skrt, 2006): prevzem dokumentov, predpripravo dokumentov za skeniranje, skeniranje dokumentov, optično prepoznavanje znakov, klasificiranje in indeksiranje dokumentov, verifikacijo dokumentov, vzpostavitev prvotnega stanja dokumentacije, vrnitev dokumentov naročniku, predajo končnih izdelkov na želenem mediju. V praksi obstajajo različne oblike vhodnih dokumentov, in sicer: papirni dokumenti, faksi, word, excel, datoteke, i, XML, itd.. Iz seznama ugotovimo, da so določeni dokumenti že v digitalni obliki, ostale pa je potrebno še digitalizirati. V podjetjih je še vedno najpogostejša papirnata varianta dokumentov, ki pa jih s pomočjo skeniranja pretvorimo v digitalno obliko. Rezultat skeniranega dokumenta je grafična datoteka različnih formatov (tiff, jpg, pdf). Poznamo tri načine skeniranja dokumentov (Skrt, 2006): Paketno zajemanje dokumentov- tu gre za masovni zajem dokumentov, ki sicer niso vsebinsko povezani, imajo pa neko določeno skupno lastnost, po kateri jih lahko pozneje iščemo v arhivu (primer: računi, izstavljeni v določenem časovnem obdobju). Dosjejsko zajemanje dokumentov. Za dokumente v dosjeju je značilno, da kljub temu da nastajajo v povsem različnih časovnih obdobjih, pripadajo določenemu poslovnemu dogodku.to pomeni da se z vsebinskega vidika medsebojno povezujejo in dopolnjujejo. Med najbolj tipične predstavnike tovrstne skupine dokumentov lahko uvrščamo pogodbeno in kadrovsko dokumentacijo. Zajem posamičnih dokumentov predstavlja najzahtevnejši proces zajema in obdelave dokumentov, saj se vsak dokument obravnava kot zaključena celota. Vsak dokument skeniramo posebej in ga opremimo s toliko atributi, da ga je ob poizvedbah mogoče enoznačno poiskati. Z dokumentov moramo ponavadi izvleči določene podatke in jih evidentirati v elektronske sisteme, namenjene za poznejšo obdelavo podatkov. Danes v podjetjih še vedno prevladuje ročen način vnašanja podatkov. Veliko naprednejši in hitrejši je OCR (Optical Character Recognition) postopek, ki nadomesti ročno delo pri vnosu podatkov. Preprosto povedano gre za proces prepoznavanja posameznih znakov, s pomočjo katerega iz slike dokumenta v grafičnem načinu dobimo podatke v tekstualni obliki. Proces razpoznavanja znakov lahko

16 16 izvajamo za celoten dokument ali pa samo za izbrane segmente oziroma dele dokumenta. Način uporabe je odvisen od namena (in zmogljivosti) posameznih aplikacij oziroma od namena računalniško upodobljenega dokumenta zapisanega v alfanumerični obliki. Poznamo še ICR (Intelligent Character Recognition) postopek, ki je namenjen predvsem prepoznavanju rokopisov. Na sliki 5 je prikazan proces preslikave papirnega dokumenta v elektronski dokument. Sistem za pretvorbo je sestavljen iz optičnega čitalca, iz programske opreme za zajem, procesiranje in optično prepoznavo znakov (Ibid). Slika 5: Preslikava papirnega dokumenta v elektronski dokument Vir: Jereb, 2005 Po opravljenem OCR/ICR prepoznavanju lahko dokumente razvrstimo (klasificiramo) v skupine glede na določene specifične lastnosti in elemente, ki jih neka skupina dokumentov vsebuje. V podjetjih se pojavljajo različni tipi dokumentov, npr. računi, pogodbe, projektna dokumentacija, ipd. Vsaka skupina zahteva zajem in evidentiranje različnih podatkov z dokumenta. Ta proces imenujemo indeksiranje, pridobljene podatke pa imenujemo metapodatki ali indeksni podatki. Ti podatki nosijo informacijo o dokumentu, ki je potrebna za poznejšo obdelavo oziroma predstavlja ključ za poznejše iskanje in pregledovanje dokumenta. Obstajajo trije pristopi (Nose, 2001): indeksiranje po ključnih besedah, indeksiranje po celotnem tekstu, vnos podatkov. Elektronski zajem podatkov se dejansko zaključi z verifikacijo zajetih dokumentov. Ta faza omogoča ročno kontrolo zajetih in prepoznanih podatkov ter odpravljanje napak in reševanje nepravilnosti, ki so nastale v fazi prepoznavanja ali klasifikacije. Tako pregledane (verificirane) in prečiščene podatke lahko uporabimo v poznejših fazah (Golob, 2004) Delovni tokovi Vsak sistem za računalniško upodabljanje in arhiviranje dokumentov dobi pravo vrednost šele potem, ko zagotovimo kontroliran in hiter pretok dokumentov (t.i. workflow). Workflow v literaturi srečujemo kot izraz, ki označuje disciplino, ki se ukvarja s preučevanjem in analizo pretoka dela in v povezavi s tehnologijo, kjer pod pojmom workflow pojmujemo programska orodja za analizo in upravljanje komponent delovnega procesa (Leben in Vintar 1997, 18).

17 17 Za posamezne vrste dokumentov določimo sheme informacijskih tokov oziroma način kroženja dokumentov med delovnimi skupinami in uporabniki. Ob pravilni in sistematični uporabi tovrstnih orodij lahko zgradimo nekakšen operacijski sistem za nadzor organiziranosti in opravil poslovnega sistema. S pomočjo takšnega sistema lahko pozneje izvajamo ne le razporejanje opravil, temveč tudi nadziramo, koordiniramo in korigiramo posamezne faze v delovnih procesih med posamezniki in/ali delovnimi skupinami (Golob, 2004). Workflow lahko s pomočjo posebnih programskih orodij nadgradimo s sistemom za obdelavo obrazcev oziroma dokumentov (t.i. Forms Processing), kar je še posebej primerno za informacijske sisteme, v katerih skenirani dokumenti predstavljajo osnovni vir podatkov (npr. plačilni promet, obdelava naročil, ipd.). S tem dejansko dosežemo najvišjo stopnjo avtomatizacije pisarniškega poslovanja oziroma upravljanja z dokumenti. V takšnih primerih je nujna uporaba že omenjenih sistemov za optično oziroma inteligentno prepoznavanje znakov (OCR, ICR). S tem lahko avtomatiziramo izvajanje posameznih nalog in procesov v celoti (Golob, 2004) Jedro sistema za upravljanje z dokumenti V dobi informacijske tehnologije so postali elektronski dokumenti vsakdanjost in vodijo k uspešnejšemu poslovanju podjetja. Uspešno poslovanje v večini primerov povzroči širitev poslovanja v smislu pridobivanja novo zaposlenih ali vsaj širitve obsega dela. Hkrati se poveča število dokumentov, ki se pojavijo v vsakdanjiku zaposlenih. Urejenost, nadzor, hitra dostopnost in predvsem enostavnost upravljanja in uporabe teži k okolju, ki logično povezuje vse dokumente na enem mestu v sistemu za upravljanje z dokumenti. Takšni sistemi so predvsem dobrodošli v srednjih in velikih podjetjih. Celovito obvladovanje dokumentacije lahko dosežemo z uporabo spletnih tehnologij, kar omogoča celovito upravljanje dokumentov na poljubni lokaciji: načrtovanje in priprava dokumentov, izdelava dokumentov s priljubljenimi orodji (MS Word, Excel, ), nadzor nad verzijami dokumentov, življenjski krog dokumentov in distribucija dokumentov v pregled in odobritev v elektronski obliki, elektronski podpis dokumenta, kontroliran izpis dokumentov na zahtevo, distribucija in objava dokumentov v spletnem okolju, omogoča povratno informacijo o tem, kdo je bil seznanjen s spremembami dokumentov, obvestilo o novih dokumentih, omogoča vnos zahteve za spremembo v dokumentaciji s strani uporabnikov sistema, obvladovanje in sledenje sprememb. Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov (DMS) so zato nedvomno pravi odgovor za poslovna okolja in dejavnosti, kjer je potrebno obvladovati velike količine nestrukturiranih informacij, ob tem pa zagotavljati revizijsko sled sprememb, varnost dostopa in minimiranje potrebnega časa za posamezne operacije (Golob, 2004).

18 Elektronsko arhiviranje dokumentov Osnovna ideja arhiva je urejena hramba dokumentov ter drugih objektov. Pri arhivu gre za hierarhično urejeno shrambo razvrščenih dokumentov. Vsak dokument (objekt) v arhivu ima pripadajočo indeksno kartico (arhivska kartica), na kateri so navedeni podatki o tem objektu (metapodatki). Postopki obvladovanja arhiva zagotavljajo varnost kdo ima pravico dostopa do posameznega objekta ter nadzorujejo hrambo objektov koliko časa se posamezen objekt hrani in na kakšen način ga izločimo iz arhiva. Elektronsko arhiviranje lahko opredelimo kot zadnjo fazo, vendar lahko brez zadržkov zatrdimo, da gre za najpomembnejši del sistema za celovito upravljanje z dokumenti. Je urejena digitalna shramba vseh vrst dokumentov in objektov. Sodobna informacijska rešitev omogoča zajem in shrambo različnih objektov na magnetnih in optičnih medijih ne glede na njihov izvor ali način izdelave. Vsi objekti v elektronskem arhivu se sistematično upravljajo, vsi postopki so nadzorovani. Elektronski arhiv primarno omogoča funkcije zajema, hierarhične shrambe, varnega dostopa in nadzora življenjskega cikla dokumentov. Zajem objektov v elektronski arhiv mora biti zelo enostaven, hkrati pa naj bi uporabnika vodil tako, da je dokument v elektronskem arhivu pravilno uvrščen. Elektronski arhiv zagotavlja zajem tako digitalnih objektov (računalniške datoteke, računalniški izpisi ), kot tudi fizičnih dokumentov (papir, analogni medijski zapisi, ipd.). Elektronski arhiv mora ponujati tudi orodja za pretvorbo iz originalnega v standardiziran format za daljšo hrambo. Hierarhična hramba dokumentov pomeni večnivojsko shranjevanje dokumentov na različnih medijih, glede na čas hranjenja dokumentov in pomembnost dokumentov. Na začetku svojega obstoja je do dokumenta pričakovanih več dostopov, zato je zaželeno, da se dokument nahaja na hitrih magnetnih medijih (npr. računalniški disk). Po določenem časovnem obdobju lahko dokument prenesemo na počasnejše medije (npr. optične diske). Optični mediji zagotavljajo daljšo obstojnost zapisanih objektov, v primerjavi z magnetnimi mediji pa so tudi cenejši (Golob, 2004). Vsi objekti v elektronskem arhivu naj bi bili tudi ustrezno zaščiteni. Elektronski arhiv mora tako zagotavljati elemente avtentikacije ter avtorizacije uporabnikov na različnih ravneh od celotnega arhiva do posameznega hranjenega objekta. Znotraj elektronskega arhiva je potrebno tudi popolno sledenje vsem dogodkom, administrativnim kot uporabniškim. Tako lahko zagotovimo verodostojnost zapisov v elektronskem arhivu. Podatke o uporabniški aktivnosti lahko uporabimo tudi za analizo dostopov, ki nam pokaže preference uporabnikov ali pa nam omogoči personalizacijo elektronskega arhiva (Žerko, 2004). Kot smo že omenili in tudi prikazali na sliki 2 gre vsak dokument skozi določene faze življenjskega cikla (Žerko, 2004): nastanek dokument lahko nastane v ali izven organizacije; lahko je popolnoma nov ali pa samo verzija predhodnika, pregledovanje zelo redki dokumenti nastanejo samo na enem mestu, večinoma so rezultat skupinskega dela, potrjevanje dokument mora biti potrjen pred objavo in veljavnostjo, varen dostop - dokument omogoča izmenjavo informacij in idej ter pogosto porajajo nastanek novih dokumentov, izločanje iz arhiva izločanje lahko pomeni uničenje, izročitev v javne arhive ali pa drugo aktivnost prenosa objekta iz arhiva.

19 19 Elektronski arhiv mora zagotavljati nadzor in upravljanje z vsemi fazami življenjskega cikla dokumentov. V vsaki fazi mora ponuditi tudi ustrezna orodja za delo z dokumenti; predvsem je to pomembno v fazi nastanka dokumenta, kjer je potrebna podpora za skupinsko delo (Golob, 2004). 2.4 Pravni vidik elektronskega dokumentnega sistema Zakon o arhivskem gradivu in arhivih Zaradi svoje narave so dokumenti v elektronski obliki izpostavljeni modifikacijskim posegom brez nadzora. Ključen problem elektronskih vsebin je osredotočen na ohranjanje avtentičnosti (verodostojnosti) in zagotavljanja celovitosti podatkov. V povezavi z elektronskim dokumentom zasledimo Zakon o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA- Uradni list Republike Slovenije, št. 20/1997). Ta ureja odnose in pravilno poslovanje z arhivskim gradivom, zakonsko določa varstvo arhivskega gradiva in uporabo tega, podrobneje pa opisuje tudi pristojnosti in naloge posameznih arhivov. ZAGA zahteva, da je potrebno dokument predati v izvirniku v pristojni arhiv, saj se s tem zagotovi avtentičnost in integriteta dokumenta. Na nekaj mestih se sklicuje na podatke v elektronski obliki, vendar ne predpisuje bolj natančnega ravnanja z njimi na področju sprejemanja in arhiviranja (SETCCE 2003) Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) ureja elektronsko poslovanje, ki zajema poslovanje v elektronski obliki z uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije in uporabo elektronskega podpisa v pravnem prometu, kar vključuje tudi elektronsko poslovanje v sodnih, upravnih in drugih podobnih postopkih. Postopke elektronskega poslovanja in deloma tudi postopke ter pogoje hrambe elektronskih podatkov in dokumentov v digitalni obliki na magnetnih oziroma optičnih nosilcih, ureja Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu skupaj z Zakonom o splošnem upravnem postopku, Uredbo o upravnem poslovanju, Sodnim redom, Slovenskimi računovodskimi standardi, Zakonom o davku na dodano vrednost, Zakonom o davčnem postopku ter še z nekaterimi drugimi predpisi. Zakonske omejitve na področju elektronskega arhiviranja: Na področju elektronskega arhiviranja se Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP Uradni list Republike Slovenije, št. 57/2000) nanaša predvsem na pravno-formalni vidik, kjer je pisna oblika enaka elektronski obliki. 13. člen zakona določa, da se v primerih, ko zakon ali drug predpis določa pisno obliko, šteje, da je elektronska oblika enakovredna pisni obliki, če so podatki v elektronski obliki dosegljivi in primerni za kasnejšo uporabo, pri čemer se vsebinsko, v smislu prve alineje 2. člena, vsi taki podatki nanašajo na vse podatke, ki so oblikovani ali shranjeni na elektronski način. Pogoj za takšno izenačitev pisne in elektronske oblike pa je zagotovitev varnosti shranjenega dokumenta. Zakon upošteva določila 12. člena, ki se nanašajo na dualistični koncept arhiviranja, to je dosegljivost podatkov v elektronski obliki tudi po poteku daljšega obdobja od njihovega zapisa in primernost v elektronski obliki shranjenih

20 20 podatkov za kasnejšo rabo, kar pomeni tudi zavarovanje pred morebitnimi spremembami tehnoloških sredstev, ki bi utegnile onemogočiti njihovo reproduciranje. Zaradi teh pogojev je razumljivo, da mora arhivski sistem omogočati takšno tehnološko podporo, da bo ustrezal zakonskim zahtevam. Ker se takemu arhivu povečuje varnost in zanesljivost, se povečuje tudi ocena verodostojnosti elektronsko obdelanih informacij, kar je razvidno iz 4. člena, ki pravi, da se podatkom v elektronski obliki ne sme odreči veljavnosti ali dokazne vrednosti, ker so v elektronski obliki. To je posebej pomembno v elektronskem arhivu, ki omogoča spremljanje celotnega življenjskega cikla dokumenta, saj so ob njegovi vsebini pripeti tudi podatki o avtorju osnutka, nosilcu originalne verzije ter prihodnjih verzijah, ki so kronološko pregledni. Ker sta bila Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) in Zakon o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA) z vidika urejanja postopkov in pogojev hrambe elektronskih podatkov in dokumentov v digitalni obliki, v mnogih pogledih pomanjkljiva, je aprila leta 2006 stopil v veljavo Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), ki celovito ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva v fizični in elektronski obliki (Klasinc 2001, 67-74) Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA Uradni list Republike Slovenije, št. 30/2006) celovito ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva v fizični in elektronski obliki v primerjavi z dosedanjim Zakonom o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA), ki določa predvsem varstvo arhivskega gradiva v fizični obliki, dostop do arhivskega gradiva ter organizacijo javne arhivske službe v Republiki Sloveniji. Dosedanji zakon je sicer predstavljal dobro pravno podlago za varstvo arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika, ni pa urejal področja varstva elektronskega dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki je zaradi tehnološkega razvoja informacijske družbe, postalo prevladujoče in izjemno pomembno. Nova zakonska ureditev varstva elektronskih zapisov in posledično s podzakonskimi akti standardizirana hramba je bila zato več kot nujna. Zakon ureja: način, organizacijo, infrastrukturo in izvedbo hrambe dokumentarnega gradiva v fizični in elektronski obliki, vključno s pravnimi učinki takšne hrambe, varstvo javnega in zasebnega arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika, ne glede na vrsto, obliko ali nosilec zapisa oziroma medij, pogoje za njegovo dostopnost in uporabo, naloge in organizacijo javne arhivske službe v Republiki Sloveniji ter nadzor nad izvajanjem zakona. Zakon je bistveno nadgradil sedanjo ureditev varstva gradiva s celovitim in učinkovitim varstvom elektronskega dokumentarnega in elektronskega arhivskega gradiva ter prinesel v obstoječo pravno ureditev varstva arhivskega gradiva nekatere spremembe in dopolnitve v zvezi s kriteriji in postopki vrednotenja in odbiranja javnega arhivskega gradiva, varstvom filmskega arhivskega gradiva, arhivskim informacijskim sistemom in dostopom do arhivskega gradiva v javnih arhivih (Žumer, 2006).

21 21 Zakon med drugim predpisuje pogoje, ki jih mora izpolnjevati strojna in programska oprema za elektronsko arhiviranje, pogoje in postopke spreminjanja papirne dokumentacije v elektronsko obliko ter ureja način, organizacijo, infrastrukturo in izvedbo hrambe dokumentarnega gradiva v fizični in elektronski obliki, vključno s pravnimi učinki takšne hrambe. Ker elektronske digitalne zapise ni mogoče trajno ohranjati v izvirni obliki, kot je to značilno za fizične dokumente na papirju, je z novim zakonom poskrbljeno tudi za to, da bo v primeru hrambe elektronskega gradiva dovoljeno ohranjanje enakovrednih in verodostojnih reprodukcij gradiva namesto dosedanjega izključnega ohranjanja izvirnega gradiva. Način izvajanja ter tehnološke zahteve oziroma standardi za zajem, pretvorbo, hrambo, dostop, reproduciranje oziroma ohranjanje digitalnih zapisov bodo določeni s predvidenimi podzakonski akti, ki bodo sprejeti na podlagi novega zakona (Žumer, 2006). 2.5 Ugotovitve o dokumentnem sistemu V današnjem času je hiter razvoj informacijske tehnologije, privedel do vse večje uporabe elektronske oblike dokumentov. Elektronski sistem za upravljanje z dokumenti opredelimo kot informacijski sistem, ki upravlja z dokumenti v elektronski obliki ter jih nadzira skozi njihov celoten življenjski cikel. Ogromne količine računovodskih dokumentov, poslovnih dokumentov, itd., predstavljajo vsakodnevno stalnico v podjetjih. Organizacije in podjetja so pričele uporabljati različne vrste elektronskih sistemov, saj obdelovanje in hranjenje dokumentov v papirni obliki ovira nemoteno delo in hitro sprejemanje odločitev. Arhitektura dokumentnega sistema vsebuje elektronski zajem dokumentov, obvladovanje delovnih tokov, osrednji del dokumentnega sistema in arhiviranje. Pri elektronskem zajemu dokumentov, je temeljni pogoj za učinkovito uporabo dokumentnega sistema, pretvorba računovodskih dokumentov v digitalno obliko s pomočjo skeniranja. Obstajajo trije načini skeniranja, in sicer paketno in dosjejsko zajemanje dokumentov ter zajemanje posamičnih dokumentov. Sistem dobi pravo vrednost, ko se zagotovi kontroliran in hiter pretok dokumentov, kar imenujemo delovni tokovi oziroma workflow. Torej, je disciplina s katero avtomatiziramo, optimiziramo in upravljamo poslovne procese v podjetju ter dosegamo zastavljene cilje. Gre za programsko opremo, s katero uresničujemo avtomatizacijo poslovnih procesov. Jedro sistema za upravljanje z dokumenti pa vsebuje osnovne funkcije, kot so kreiranje in nadzor nad računovodskimi dokumenti, iskanje po polnem tekstu, kontrola verzij, itd.. Zadnja faza je elektronsko arhiviranje, ki je hkrati najpomembnejši del sistema. Omogoča zajem in shrambo različnih objektov na optičnih in magnetnih medijih, varen dostop in nadzor življenjskega cikla dokumentov. V povezavi z elektronskim dokumentnim sistemom zasledimo Zakon o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA), Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) in Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). ZAGA in ZEPEP sta bila v mnogih pogledih pomanjkljiva, predvsem z vidika urejanja postopkov in pogojev hrambe elektronskih podatkov in dokumentov v digitalni obliki, zato je v veljavo

22 22 stopil ZVDAGA. S celovitim in učinkovitim varstvom elektronskega dokumentnega in arhivskega gradiva, je ZVDAGA bistveno nadgradil sedanjo ureditev varstva gradiva.

23 23 3. SPLOŠNO O LEASINGU 3.1 Pojem leasinga Razumevanje oziroma pojmovanje leasinga se spreminja v času in prostoru, v odvisnosti od trenutnih potreb ter trenutne naravnanosti glede obravnave njegovih pravnih, davčnih, finančnih, ekonomskih, marketinških, računovodskih in drugih vidikov (Gerbec in Košir 1999, 31). Beseda»leasing«izhaja iz angleškega glagola»to lease«, ki pomeni»dati v najem«, oziroma iz samostalnika»lease«, ki ga prevajajo z»najem«ali»zakup«. Izraz leasing je neposredno težko prevedljiv (Ibid, 31). Mnenja avtorjev so pri opredelitvi leasinga deljena. Za nekatere je to zakupna ali najemna pogodba, za druge pa posebna mešana pogodba sodobnega gospodarstva (Ibid, 31). Obstajajo različne razlage in opredelitve leasinga, ki pa so si enotne v razumevanju leasinga kot posebne vrste poslovne operacije, pri kateri lastnik opreme (leasingodajalec) predaja njenemu uporabniku (leasingojemalcu) pravico uporabe predmeta leasinga proti plačilu določene najemnine (leasing obrokov) za pogodbeno časovno obdobje in na podlagi nekaterih, posebej za leasinško razmerje značilnih pogodbenih značilnosti. Ob koncu leasinga lahko preide predmet leasinga v lastništvo leasingojemalca. Leasing je neke vrste najem, kar opisujejo tudi različni prevodi v slovenščino: zakup, najem, poslovni najem (Ibid, 33). Leasing je podoben bančnim posojilom, saj leasingojemalec obročno odplačuje pogodbene obveznosti. Bistvena razlika je, da je v primeru leasinga pravno-formalni lastnik predmeta leasinga leasingodajalec, medtem ko je pri posojilu to posojilojemalec. Leasing je dejansko investiranje leasingodajalca v korist uporabnika, pri tem pa je leasingodajalec bolje zaščiten pred neizpolnjevanjem obveznosti leasingojemalca, saj ima polno pravno lastništvo nad predmetom leasinga. Definicije leasinga so se spreminjale v preteklosti in se bodo tudi v prihodnosti. Različna pojmovanja so povezana z razlikami v pravnih sistemih držav, spreminjajočih okoliščinah na mednarodnih trgih in iskanja praktičnih odgovorov nanje (Ibid, 33). Na sliki 6 so prikazane relacije oziroma razmerja med strankami v leasingu. Slika 6: Razmerja med strankami v leasingu Vir: Razmerja med strankami v leasingu 2008

24 Predmet leasinga Z leasingom je mogoče kupiti različne predmete ali jih najeti za določeno časovno obdobje. Predmet leasinga so lahko premičnine ali nepremičnine, ki morajo imeti dogovorjene lastnosti ter ustrezati namenu za katerega so predvidene (Infosvet 2008). V času trajanja leasinga je pravni lastnik predmeta leasingodajalec, ki mu pravno lastništvo nad predmetom pomeni osnovno zavarovanje naložbe. Ekonomski lastnik predmeta pa je leasingojemalec ter z njim ustvarja dohodek ali drugačno korist (Ibid). Med leasing premičnin uvrščamo: leasing vozil (osebna vozila, komercialna, tovorna vozila, prikolice, avtobusi, traktorji, motorji, itd.), leasing opreme (gradbena oprema, tiskarski stroji, medicinska in veterinarska oprema, računalniška oprema, itd.), leasing plovil (motorne jahte, jadrnice, čolni, tovorne in potniške ladje, itd.). Leasing nepremičnin je zahtevnejši od leasinga opreme in vozil, tako iz finančnega vidika kot iz strokovnega vidika. Sem sodijo stanovanja, hiše, poslovni prostori, proizvodni prostori, skladiščni prostori, komunalno opremljena in zazidljiva zemljišča. 3.3 Razvoj leasinga Začetki leasinga Že v času prvih razvitih civilizacij v Mezopotamiji, so bile prisotne prve pojavne oblike leasinga. Leasing so kot pojem financiranja poznali že pred letom 2000 pr.n.št.. V tem času je bil prisoten predvsem leasing poljedelskih zemljišč, poljedelskega orodja in živine. Prvi pisani dokumenti izvirajo iz okoli leta 550 pr.n.št. V času Rimskega imperija se je pojavila že ločitev na operativni in finančni leasing. Zanimiv predmet leasinga so si omislili Feničani, ki so v najem ponujali svoje ladjevje. V podjetniškem duhu so poleg ladij ponujali tudi svojo ladijsko posadko ter spremljajoče storitve. Prav Feničani so bili tisti, pri katerih prvič zasledimo leasing kot obliko finančnega leasinga. Leasing zemljišč in zgradb oziroma nepremičnin, se je razvijal v srednjeveški Evropi, saj je za to obdobje značilno omejevanje dedovanja svobodne lastnine ter togo zemljiško pravo. Leta 1855 so v Veliki Britaniji ustanovili ter registrirali prvo leasinško podjetje, imenovano Birmingham Wagon Company. Ukvarjali so se z leasingom železniških vagonov premogovnim družbam in rudnikom za določen čas. 1 Povzeto po: Gerbec in Košir (1999, 15-18).

25 25 Proti koncu 19. stoletja se je ideja leasinga dokončno uveljavila v ZDA. Podjetje The Bell Telephone System je organizirano posojalo teleprinterske aparate različnim uporabnikom. V ZDA in Veliki Britaniji se je v začetku 20. stoletja razvijal leasing specializiranih vrst opreme, kot so stroji za izdelavo obutve ali zasebne telefonske opreme. Pojem sodobni leasing se je začel širiti po drugi svetovni vojni z začetkom uveljavljanja t.i. industrije leasinga oziroma z ustanavljanjem samostojnih, neodvisnih leasinških družb. Takšna nova podjetja prevzamejo vlogo posojevalca denarja, ki jo sicer opravljajo banke in neodvisne finančne ustanove, hkrati pa se ukvarjajo tudi z nakupi in prodajo oziroma s kupoprodajnim posredovanjem med proizvajalci in uporabniki njihovih izdelkov. United States Leasing Corporation je bila prva sodobna leasinška družba ustanovljena leta 1952 v ZDA. Hitra rast leasinga v ZDA, povezana s stoodstotnim financiranjem, uveljavljanjem davčnih olajšav ter računovodskih prednosti, je konec petdesetih let že omogočila prodor najmočnejših leasinških družb na tuje trge. V Evropi je bilo prvo leasinško podjetje Leasing A.G. osnovano že leta 1958 v Švici. Leta 1961 so bile ustanovljene leasinške družbe tudi v Franciji in Italiji, leta 1962 v ZR Nemčiji in Belgiji, do leta 1966 še v drugih zahodnoevropskih državah. V osemdesetih letih v praksi leasinga prihaja do pomembnejših sprememb: ob večji geografski raznolikosti se spreminja tudi struktura leasinške dejavnosti, novim gospodarskim razmeram se prilagaja zakonodajna obravnava lesinga. V devetdesetih letih v ospredje prihajajo mednarodni vidiki leasinga: Od sklepanja poslov na nadnacionalni ravni, do konkretnejših poskusov regionalnega in nadregionalnega poenotenja leasinga Razvoj leasinga v Sloveniji Prve oblike leasinga v Sloveniji (in takratni Jugoslaviji) zasledimo v ohranjeni dokumentaciji tovarne Peko iz Tržiča. V arhivu te tovarne so shranjene pogodbe o najemu čevljarskih strojev, ki so sklepale z avstrijskim podjetjem od leta 1911 do Iz obdobja pred drugo svetovno vojno nimamo drugih podatkov v leasingu v Jugoslaviji. Po vojni pa vse do leta 1975 sta se v nekdanji Jugoslaviji uspešno razvijali dve obliki leasinga: leasing elektronske opreme in leasing letal; ti dve že dokaj razviti obliki, je onemogočila Uredba o spremembah in dopolnitvah Uredbe o začasnem uvozu blaga. Leasing kot nova oblika financiranja se je v Sloveniji začel pospešeno razvijati konec osemdesetih in v začetku devetdesetih let. Za njegovo hitro uveljavitev so naslednji razlogi: razvoj zasebnega podjetništva, administrativno zapleteni postopki pridobivanja osnovnih sredstev, omejitve zadolževanja v tujini, itd. Prva leasinška podjetja so bila ustanovljena z namenom povečevanja potencialnega povpraševanja po najrazličnejših izdelkih široke potrošnje. Na začetku je razvoj leasinga potekal brez sodelovanja med posameznimi leasinškimi podjetji. Leta 1993 so ustanovili Združenje leasing podjetij Slovenije za spodbujanje in razvijanje leasinga, kot posebno gospodarsko dejavnost.

26 26 Od leta 1993 do 1997 v realizaciji leasinških podjetij v Sloveniji prevladuje kupoprodaja s pridržkom lastninske pravice, ki mu sledi finančni leasing. V letih 1996 in 1997 pa sta se začela razvijati tudi leasing nepremičnin in operativni leasing. Graf 1: Razvoj leasinga v Sloveniji v obdobju od 1993 do 1997 Vir: Gerbec in Košir 1999, Vrste leasinga Leasing pri nas opredeljujejo Slovenski računovodski standardi (SRS), ki pa ga ne obravnavajo kot leasing, temveč kot najem. Pri tem se naslanjajo na prakso, ki velja v ZDA in Veliki Britaniji, ki ločuje med pravnim in ekonomskim lastništvom predmeta leasinga. To pa je ključnega pomena za pravne osebe, saj je s tem povezan knjigovodski način izkazovanja premoženja in obveznosti tako leasingojemalca kot tudi leasingodajalca (Vrste leasinga 2008). SRS ločijo dve osnovni obliki leasinga (najema): operativni in finančni. Operativni leasing je v praksi poimenovan tudi poslovni leasing oz. poslovni najem. Poleg finančnega in operativnega leasinga poznamo tudi ostale oblike leasinga, ki jih bomo omenili v nadaljevanju (Ibid) Finančni in operativni leasing Finančni leasing je oblika zakupa, kjer ima leasingodajalec pravno lastništvo nad predmetom leasinga, leasingojemalec pa ekonomsko lastništvo in ga beleži v svojih poslovnih knjigah. To pomeni, da so davčno priznani stroški (v primeru pravnih oseb) amortizacija in obresti. Pravno lastništvo predstavlja leasingodajalcu obliko zavarovanja v primeru, da leasingojemalec ne izpolni svojih obveznosti. Leasingodajalec ima pravno lastništvo vse do poplačila celotnega leasinga, leasingojemalec pa predmet leasinga dobi v pravno lastništvo s poplačilom zadnjega t.i. odkupnega obroka. Leasing ne sme trajati dlje, kot je življenjska doba predmeta leasinga. Finančni leasing je mogoče primerjati z dolgoročnim kreditom. Glavna razlika je, da so zneski leasinga višji, lahko predstavljajo tudi 100 % vrednosti, dobe odplačevanja pa daljše (Finančni in operativni leasing 2008).

27 27 V primerih, ko leasingojemalec pričakuje, da bo predmet leasinga potreboval skozi njegovo celotno življenjsko dobo, da predmet ne bo tehnološko zastarel in se tudi njegova cena v času leasinga ne bo bistveno spremenila, se uporablja finančni leasing. Operativni leasing ali poslovni leasing predstavlja posebno obliko najema predmeta leasinga. Leasingodajalec ostane ekonomski in pravni lastnik predmeta do poplačila vseh obveznosti, ki so določene v pogodbi. Obdobje najema je s pogodbo natančno določeno, po koncu leasinga pa lahko leasingojemalec predmet odkupi po tržni vrednosti, ki je običajno enaka neodplačanemu delu vrednosti predmeta leasinga. Torej stranka plačuje najemnino za predmet leasinga, ki ga vzame v uporabo, nikjer pa ni določeno, da bo ta predmet po določenem času lahko tudi odkupila (Ibid). Načeloma odkup ni možen po vnaprej dogovorjeni ceni. Če leasingojemalec predmeta leasinga ne odkupi, ga vrne leasingodajalcu. Doba operativnega leasinga ne sme biti daljša od 75 % življenjske dobe predmeta leasinga, polog oz. lastna udeležba leasingojemalca pa ne sme presegati 10 % nabavne vrednosti predmeta leasinga. Operativni leasing je zanimiv za podjetja, saj ne bremeni bilanc z dolgoročnimi obveznostmi. Prav tako je zanimiv za podjetja, ki potrebujejo prostor ali predmet za krajši čas ter jih zanima uporaba in ne lastništvo. Stroške vzdrževanja in zavarovanja predmeta nosi leasingodajalec. Strošek leasingojemalca pa je predvsem najemnina. Zato se tu uporablja izraz poslovni najem Ostale razvrstitve leasinga 2 Glede na stranke in njihove medsebojne odnose oziroma po statusu leasingodajalca delimo leasing na: Direktni leasing (neposredni leasing) je posel, pri katerem da proizvajalec opremo neposredno v leasing uporabniku brez posredovanja tretje osebe. Indirektni leasing (posredni leasing) leasinška družba je tista oseba, ki kupi predmet leasinga in ga da v uporabo leasingojemalcu. Glede na čas trajanja poznamo: kratkoročni leasing leasing do treh let, srednjeročni leasing leasing od treh do petih let, dolgoročni leasing nad pet let. Po predmetu pogodbe: leasing potrošnih dobrin, leasing premičnih investicijskih dobrin, leasing nepremičnih investicijskih dobrin. 2 Povzeto po: Gerbec in Košir (1999, 37-39).

28 28 V okviru te delitve se omenja še leasing nove opreme (first hand leasing) in leasing rabljene opreme (second hand leasing). Glede na določenost oziroma nedoločenost leasinga na: individualni leasing - pri katerem je predmet leasinga že vnaprej določen, blanketni leasing predmet leasinga ni vnaprej določen. Glede na obveznosti leasingodajalca na: neto leasing oblika leasinga pri kateri leasingodajalec prenaša na leasingojemalca pravico uporabe določenega predmeta brez prevzemanja obveze glede popravil, zavarovanj, vzdrževanja in servisiranja, bruto leasing oblika leasinga pri kateri leasingodajalec prevzame obvezo glede popravila, zavarovanja, vzdrževanja in servisiranja leasing predmeta. Glede na sedež podjetja: uvozni import leasing, izvozni export leasing. Glede na opremo: leasing domače opreme, leasing tuje opreme. Glede na časovno trajanje leasing razmerja: trajni lesing, sezonski leasing. Po vrsti pogodbenih obveznosti ob izteku leasinškega obdobja na: term leasing, revolving leasing, leasing brez opcije nakupa. Za nove investicijske projekte, refinanciranje obstoječih dolgoročnih ali kratkoročnih virov ter pridobivanje svežih obratnih sredstev, je primerna posebna oblika financiranja imenovana»sale and lease back«. V tem primeru se potencialni leasingojemalec odloči, da bo predmet leasinga, katerega lastnik je, prodal leasing hiši za dogovorjeno kupnino, ta pa ga bo leasingojemalcu oddala nazaj v leasing za dobo trajanja leasing razmerja. Na ta način leasingojemalec pride do dodatnega obratnega kapitala, saj mu leasingodajalec izplača dogovorjeno vrednost predmeta leasinga, razliko pa zadrži kot polog. Sredstva, ki jih leasingojemalec na ta način pridobi lahko porabi npr. za dokončanje nepremičnine, v kolikor gre za sale and lease back nepremičnine, za obnovo le-te, za nove investicije, za obratna sredstva.

29 Potek leasing posla Pri sklenitvi leasing posla se leasingojemalec in leasingodajalec dogovorita o predmetu leasinga, ki je lahko nepremičnina ali premičnina. Prav tako mora leasingojemalec seznaniti leasingodajalca od katerega dobavitelja bi zakupil predmet. Po dogovoru o predmetu leasinga, leasingodajalec pripravi ustrezno ponudbo, ki vključuje predračun in upošteva v okviru leasingodajalčevih možnosti vse želje leasingojemalca glede oblike leasinga, števila obrokov, pologa, načina plačevanja obrokov in drugo. V kolikor so ponudbeni pogoji v skladu z osnovnim dogovorom ter ugodni za leasingojemalca, se lahko ta odloči in naroči leasingodajalcu, da pripravi ustrezno pogodbo o leasingu. V pogodbi morajo biti natančno opredeljene vse obveznosti tako leasingodajalca kot leasingojemalca. Običajno mora pogodba vsebovati naslednja poglavja (Potek leasing posla 2008): kdo sklepa pogodbo, namen leasinškega posla, za kakšno obdobje se sklepa leasing, način plačila, devizna klavzula in po katerem tečaju bodo obračunani obroki, kako je v primerih predplačil, stroški v primeru, da pride do zamude plačila, način poravnave obveznosti, celotna vrednost pogodbenega posla in obračun obresti, obrestna mera, zamudne obresti, morebitni drugi stroški in njihovo plačilo (dolžnosti obveščanja), vrste ukrepov pri zamudi plačila, kako v primeru predčasno odplačanega posojila (način in instrumenti zavarovanja, kako se bodo urejali škodni primeri, ostale obveznosti leasingojemalca, kako v primeru razveze pogodbe leasingodajalca, kako v primeru odstopa od pogodbe leasingojemalca, pravno varstvo, krajevna pristojnost za reševanje sporov, veljavnost pogodbe, itd.). Pred podpisom leasing pogodbe mora leasingojemalec dostaviti leasingodajalcu sledečo dokumentacijo (Potek leasing posla 2008): Pravne osebe: BON 3 ali BON 1 in BON 2, sklep sodišča o registraciji podjetja, overjena fotokopija podpisnega kartona pri Agenciji za plačilni promet, fotokopija osebnega dokumenta direktorja, predračun dobavitelja, davčna številka.

30 30 Samostojni podjetniki (s.p.): fotokopija obrtnega dovoljenja, overjena davčna napoved, potrdilo o plačanih davkih, promet na transakcijskem računu v predhodnem in tekočem letu, predračun dobavitelja, fotokopija osebnega dokumenta nosilca s.p., davčna številka. Fizične osebe: potrdilo o stalni zaposlitvi, bančni izpis iz naslova plač v zadnjih 3 mesecih, fotokopija osebnega dokumenta, predračun dobavitelja, davčna številka. Kmetje: potrdilo o statusu kmetovalca, potrdilo o katastrskem dohodku, fotokopija pogodbe o prodaji tržnih viškov, fotokopija osebnega dokumenta, predračun dobavitelja, davčna številka. 3.6 Prednosti in pomankljivosti leasinga Leasing podjetja v Sloveniji kot najpomembnejšo prednost leasinga pred ostalimi oblikami financiranja omenjajo hitrost storitve. Poleg tega so še ostale prednosti leasinga, in sicer (Prednosti leasinga pred drugimi oblikami financiranja 2008): večje možnosti prilagajanja pogojev financiranja individualnim potrebam, postopek odobritve financiranja je hiter in enostaven, pravne osebe lahko koristijo določene vplive financiranja preko leasinga na bilanco stanja ter na stroškovno plat poslovanja, možnost pridobitve financiranja imajo tudi stranke z nekoliko manjšo kreditno sposobnostjo ter mlada in novo ustanovljena podjetja, možnost financiranja do 90% vrednosti investicije v sredstva, dodatno zavarovanje investicije pri leasingu tudi za daljše ročnosti običajno ni potrebno, financiranje investicij preko nekaterih oblik leasinga ne znižuje vašega kreditnega potenciala in nudi več razpoložljivega obratnega kapitala, možnost pridobitve dodatnega obratnega kapitala.

31 31 V primerjavi z drugimi oblikami financiranja ima tudi leasing nekaj pomanjkljivosti, kot so: leasing ali zakup je ponavadi dražji od nakupa, zato je potrebno skrbno pretehtati več ponudb tako ene kot druge oblike financiranja, predmet financiranja ni v lasti leasingojemalca, zato je potrebna privolitev leasingodajalca za nekatere posege v leasing predmet, leasingodajalec lahko izkorišča svoj prednostni položaj na trgu, pri prometu z rabljenimi nepremičninami se ob prenosu lastništva plača dvoodstotni davek na promet z nepremičninami, kar je pri leasingu dvakrat: pri prenosu lastništva od prodajalca na leasingodajalca ter ob izteku pogodbe, ko preide lastništvo na leasingojemalca (Pavlin 2005, 24), leasingojemalec, ki najame predmet in ta kasneje zastara ali je celo neuporaben, mora kljub temu plačevati obroke do izteka leasing pogodbe, za zavarovanje plačil lahko leasingodajalec zahteva visoko jamstvo, kot so zavarovanje z menicami, visoka lastna udeležba, akceptni nalogi, itd., večina leasingodajalcev se drži pravila, da doba financiranja ne sme presegati življenjske dobe predmeta leasinga, zato običajno ni možno z leasingom financirati nakup starejše premičnine. 3.7 Leasing trg danes Na podlagi podatkov Združenja leasing podjetij Slovenije, je leasing kot ena izmed sodobnih oblik financiranja, še vedno v velikem porastu. Leta 2007 je bila ta rast glede na leto %, večji obseg financiranih naložb je bil dosežen pri vseh leasing opremah, razen pri računalniški in pisarniški opremi. Leasing financiranje je postalo konkurenčno klasičnim finančnim posojilom, kar dokazuje povprečna letna rast tovrstnega financiranja, ki je v zadnjih šestih letih znašala 28%. K temu je privedla prilagodljivost, hitra realizacija poslov, cenovna primerljivost ter sprememba zakona o DDV, ki omogoča financiranje brez DDV-ja na obresti (Letno poročilo NLB Leasing za leto 2007). V strukturi celotnega leasing trga Slovenije največji delež pripada osebnim vozilom in nepremičninam, sledijo pa jim komercialna vozila ter proizvodna oprema. Leta 2007 je bila odstotna rast najvišja pri vrsti opreme, v katero so zajete ladje, vlaki in letala, vendar pa kljub temu ta vrsta opreme na celotnem trgu še vedno ne predstavlja izrazite vloge. Na drugo mesto odstotne rasti so se uvrstile nepremičnine 227 mio EUR, kar je največ med vsemi vrstami leasing naložb (Ibid). Glede na dejavnost leasingojemalcev sta leta 2007 v Sloveniji pri premičninah prevladovala industrija in gradbeništvo (28%), sledijo pa zasebno-storitveni sektor (28%) ter fizične osebe (26%). Pri nepremičninah je vodilni zasebno-storitveni sektor (56%), za njim pa sta uvrščena industrija in gradbeništvo (2 %). Fizične osebe predstavljajo pri nepremičninah le 6%vseh leasingojemalcev. Na grafu 2 je prikazana struktura leasinga v Sloveniji leta 2007 in 2006 (Ibid).

32 32 Graf 2:Struktura leasinga v Sloveniji leta 2007 in leta 2006 Vir: Letno poročilo NLB Leasing za leto 2007 Na slovenskem trgu se z leasingom aktivno ukvarja osemnajst družb ali skupin. Največjo vlogo na trgu imajo Hypo Leasing, NLB Leasing, Summit Leasing, SKB Leasing ter Sparkassen/Immorent Leasing, ki skupaj dosegajo 68% tržnega deleža. V letu 2007 je bil opazen tudi napredek ostalih, manjših leasing družb, saj je med 8 največjimi družbami oziroma skupinami po tržnem deležu v letu 2007 uspelo tržni delež povečati le eni, ostalim pa se je tržni delež glede na leto 2006 znižal. V obliki leasing storitev je bilo leta 2007 na slovenskem trgu financiranih za 2.539,0 mio EUR naložb, leta 2006 pa za 1.891,2 mio EUR naložb (Ibid). 3.8 Ugotovitve o leasingu Leasing je posebna vrsta poslovne operacije, pri kateri leasingodajalec, da leasingojemalcu v uporabo predmet leasinga proti plačilu leasing obrokov za pogodbeno časovno obdobje. Predmet leasinga so lahko premičnine ali nepremičnine. Ob koncu leasing pogodbe lahko predmet preide v v lastništvo leasingojemalca. V času trajanja leasinga je pravni lastnik predmeta leasingodajalec, ekonomski lastnik pa leasingojemalec. Dve osnovni obliki leasinga sta operativni in finančni leasing. Poleg teh obstajajo še ostale oblike leasinga. Pri sklenitvi leasing posla se leasingodajalec in leasingojemalec dogovorita o predmetu leasinga. Pripravi se ponudba in če je le-ta ustrezna, se pripravi leasing pogodba. V pogodbi morajo biti opredeljene vse obveznosti obeh strani. Kot bistveno prednost, leasing podjetja izpostavljajo predvsem hitrost storitve, pred ostalimi oblikami financiranja. Ostale prednosti so še prilagajanje pogojev, enostaven, pridobitev financiranja z manjšo kreditno sposobnostjo, itd.. Poleg prednosti, velja še omeniti nekaj slabosti, ki jih prinaša sodobna oblika financiranja. Leasing je ponavadi dražji od nakupa, predmet leasinga ni v lasti leasingojemalca, itd.. Leasing uvrščamo med sodobne oblike financiranja, ki je v zadnjem obdobju v velikem

33 33 porastu. Povprečna rast tovrstnega financiranja dokazuje, da postaja vse večja konkurenca klasičnim posojilom.

34 34 4. UVAJANJE ELEKTRONSKEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA V LEASING PODJETJE 4.1 Razlogi za uvajanje elektronskega dokumentnega sistema Leasing uvrščamo med sodobne oblike financiranja, saj je njegova prisotnost na domačem trgu v zadnjih letih bliskovito narasla. Ob stalnem povečevanju obsega storitev se leasing hiše soočajo z izzivi, povečati število zaposlenih ali pa informatizirati in optimalizirati poslovanje. Kratkoročno se podjetja odločajo za investiranje v vire, kljub temu, da je trg delovne sile drag. Dolgoročno pa to povzroča zapleteno poslovanje in šibkejšo konkurenčnost. Zmanjševanje stroškov v podjetjih je tesno povezano s povečanjem učinkovitosti zaposlenih. Struktura in število zaposlenih se spreminja, od njih se zahteva vedno večja samostojnost in odgovornost. Za opravljanje dela potrebujejo več znanja, sposobnosti in informacij. Zato na pomenu pridobiva dostop do točnih in pravočasnih informacij, ki se nahajajo v dokumentih. Živimo v obdobju hitro napredujoče tehnologije. Informatizacija poenostavlja obvladovanje obsežne dokumentacije, vendar hkrati predstavlja nove izzive pri usklajevanju z različnimi poslovnimi procesi. V zadnji letih se posveča veliko pozornosti upravljanju dokumentov. Čeprav je še veliko podjetij, ki temu posvečajo premalo časa. V današnjem konkurenčnem okolju se zahteva veliko več in vedno bolj natančno dokumentacijo pri poslovanju. Poleg tega so tu še različni regulatorni ali standardizacijski organi. Intenzivna informatizacija je privedla do zamenjave papirja z dokumenti v elektronski obliki. Približno tri četrtine poslovnih informacij najdemo v dokumentih. Podjetja se dnevno srečujejo z ogromno količino računovodskih in poslovnih dokumentov. Iskanje potrebne dokumentacije vzame ogromno dragocenega časa, saj bi lahko namesto tega bolj produktivno porabili 30 odstotkov delovnega časa. Potrebe po obvladovanju ogromnih količin dokumentov, so sprožile hiter razvoj sistemov za upravljanje dokumentov. Namen uvajanja omenjenih sistemov, je poenostaviti in izboljšati poslovni proces, katerega temeljni elementi so dokumenti. Poleg tega so se podjetja začela zavedati, da tudi papirnati arhiv zaseda veliko koristnega poslovnega prostora in da je potrebno ustvariti pogoje za sodobno poslovanje podjetja. Tudi leasing hiše se odločajo za programske rešitve, ki zajemajo vse glavne poslovne procese, in so vezane na poslovno ter računovodsko dokumentacijo. Eden izmed razlogov za uvajanje dokumentnega sistema v leasing podjetja, je poenostaviti proces leasinškega posla, ki je dokaj zapleten. Začne se z odobravanjem sklepa posla, po odobritvi se prične postopek zbiranja potrebne dokumentacije, temu sledi potrjevanje na več ravneh, skladno s sprejetimi pravili podjetja. Po pregledani in odobreni dokumentaciji se odobri račun za nakup leasing predmeta. Po odobritvi plačila gre račun v računovodstvo. Poleg sklenitve leasing posla potekajo v leasing hišah tudi drugi postopki, ki vzamejo veliko časa.

35 35 Brez učinkovitega sistema za upravljanje z dokumenti je težko nadzorovati množico dokumentov v podjetju. Ob tem pa strmo rastejo stroški obdelave, veliko znanja in informacij, hranjenih v dokumentih pa ostane neuporabnih. Z učinkovitim sistemom se lahko doseže optimalni poslovni proces, poveča se izkoriščenost virov in skrb za stranko ter manjše število papirnatih dokumentov v obtoku. 4.2 Lastnosti in uvedba dokumentnega sistema Dokumentni sistem in njegovo uvajanje temelji na odločitvi organizacije o novem pristopu k delu, k novi ureditvi ter tudi k prenovi poslovnih procesov. Prav tako je pomembno omeniti bistveno razliko med elektronskim sistemom za upravljanje dokumentov in sistemom za arhiviranje. Namreč elektronski sistem za upravljanje dokumentov ni samo omejen na skeniranje in arhiviranje papirnih dokumentov, temveč podpira tudi proces izdelave dokumentov, uporabo elektronskega podpisa, sledljivost procesa, upravljanje procesa, itd.. Bistvene naloge sistema za upravljanje vsebine dokumentov so varna shramba velike količine dokumentov, povezljivost z obstoječimi aplikacijami, omogočanje različnih pogledov na dokumente, hitro iskanje dokumentov, pomoč pri izdelavi in obdelavi dokumentov, omogoča življenjski krog in delovni tok vsebine ter nadzor vsebine dokumentov, itd.(bolanča in Jakovljević 2004, 50). Glavne značilnosti in lastnosti dokumentnega sistema so (Bolanča in Jakovljević 2004, 51): Centralno skladišče dokumentov - dokumenti se nahajajo v centralnem skladišču in so na voljo uporabnikom z različnimi odjemalci, v skladu s pravicami dostopa do dokumentov. S centraliziranim hranjenjem dokumentov je omogočena lažja kontrola in administracija, možna je tudi integracija z drugimi sistemi (sporočilni, ERP, finančne aplikacije). Upravljanje dokumentov - z dokumenti se lahko upravlja na različne načine, saj so definirani kot objekt. Tehnološke rešitve omogočajo iskanje, dostop, varovanje in upravljanje dokumentov. V sistem jih vnesemo s skeniranjem elektronskih dokumentov, ustvarjenih z aplikacijami za izdelovanje elektronskih preglednic ali urejevanje besedil, slik, itd.. Upodabljanje dokumentov - uporabljamo za vnos, shranjevanje in upravljanje elektronskih slik dokumentov, ki so bili prvotno skenirani (papirnati dokumenti) ali poslani po telefaksu in elektronski pošti. Iskanje - s sistemom je omogočeno hitro iskanje dokumentov, in sicer po njihovih lastnostih, vsebini besedila ali po več kriterijih hkrati. Omogoča tudi revizijsko sledenje, torej dostop do zapisov o preteklih dogodkih in dokumentih.

36 36 Upravljanje procesov - življenjski cikel dokumentov je statičen in sestavljen iz vnaprej določenih faz, tok dela je dinamična komponenta procesa in se prilagaja glede na vlogo in število uporabnikov. Distribucija - omogočena je izdelava različnih katalogov v papirni ali elektronski oblik kot je na primer spletni portal. Večina podjetij med njimi tudi leasing hiše, zaupajo vpeljavo sistema za upravljanje dokumentov zunanjim izvajalcem oz. strokovno usposobljenim ponudnikom tovrstnih storitev. Bolanča in Jakovljević (2004, 53) sta opredelila naslednje faze projekta pri uvajanju dokumentnega sistema v podjetje: Faza priprave - definirajo se potrebe po uvajanju novega sistema, potrebne infrastrukture, zagotovitev razpoložljivih kadrov, ki so nujno potrebni za uspešno uvedbo sistemov. Pomembno vlogo ima vodstvo, ki skrbi za zagotovitev resursov, sama izvedba pa je prepuščena projektni ekipi na strani naročnika, ki sistem uvaja. Izvajalec pa mora ustrezno svetovati in usmerjati stranko pri pripravi projekta. Faza implementacije je zelo pomembna faza, saj se po vnaprej definiranih postopkih namesti sistem, se testira in se implementirajo vsi moduli oz. aplikacije, ki so predvidene za uporabo. Poleg te faze se analizirajo tudi postopki oz. procesi, izredno pomembno pa je sodelovanje izvajalca s ključnimi uporabniki, saj slednji dobro poznajo poslovni proces. Faza prilagoditev na osnovi analiz se izvajajo prilagoditve sistema oziroma se vzpostavi sistem za delovanje, tako, da je prilagojen željam in potrebam končnih uporabnikov. Faza prehoda v produkcijo pomembna je s stališča delovanja sistema, saj morajo biti vse prilagoditve ustrezno testirane in delovanje preizkušeno s simulacijo delovanja večjih uporabnikov ter velike količine dokumentacije. Glede na to, da se spremeni način dela in prenovi proces, je pomemben odziv in sprejem uporabnikov. Vodstvo ima v tem primeru pomembno vlogo pri motiviranju le-teh. V nadaljevanju bomo podrobno predstavili metodologijo uvajanja elektronskega dokumentnega sistema (EDMS), ki je prikazana na sliki 7. Metodologija uvajanja zajema faze (Bielawski in Boyle 1997, 181): analiza, prototip, načrt, razvoj, implementacija in podpora.

37 37 Slika 7: Metodologija uvajanja EDMS Vir: Jereb, 2005 Za lažje razumevanje metodologije EDMS je potrebno opredeliti tri elemente, in sicer (Jereb, 2005): filozofija osredotočenost na uporabnika in ne na dokument; poslovni pristop postaviti osnovo iz katere bodo črpali vsi oddelki organizacije; tehnični pristop šest faz: analiza, prototip, oblika, razvoj, implementacija in faza po implementaciji. Tehnični pristop obsega šest faz, ki jih bomo v nadaljevanju podrobneje opisali ANALIZA Analiza je prva in ključna faza pri izgradnji sistema EDMS, ki jo razdelimo na planiranje in analiziranje. Pri planiranju je potrebno pregledati splošno poslovanje podjetja in opredeliti razsežnost problema ter izdelati plan razvoja in implementacije sistema. V planu se določi cilj projekta, določi se enota za pilotsko uvajanje sistema, oblikuje se projektna skupina, nato sledi proces uvajanja. Pri analizi je bistveno spoznati organizacijo, zaposlene ter njihove vloge. Pomembno je ugotoviti prave informacije, ki jih zaposleni potrebujejo v 3 Povzeto po: Jereb, 2005.

38 38 okviru EDMS-a, kajti uspešen sistem je tisti, ki dostavlja prave informacije ob pravem času. Do takšnih spoznanj je možno priti z metodami, kot so intervju, zajemanje procesov z dokumentiranjem vsake naloge in funkcije, z opazovanjem. V okviru analize se izvede tudi analiza možnosti za optimizacijo procesov in se izdela slika optimiziranih procesov, ki so primerni za implementacijo. Slika 8: Proces analize Vir: Rodič, 2008 Proces analize obsega šest faz: orientacija in izdelava profila podjetja (zbiranje informacij o poslanstvu podjetja, kriterijih uspeha, učinkovitosti zaposlenih, poslovnih področjih, strankah, uporabniških skupinah po funkciji in lokaciji); izdelava začetnega spiska dokumentov (vsi dokumenti, ki se uporabljajo v podjetju); izdelava profilov uporabnikov (analiza delovnih mest in delovnih nalog, pomembnost in pogostost nalog, posledice nepravilne izvedbe, ozka grla, itd.); izdelava profilov dokumentov (profil vključuje naslov in namen dokumenta, strukturo, tip dokumenta, količino, določitev meta podatkov za dokument, avtor dokumenta, pot dokumenta skozi podjetje, varnost, ugotoviti pravice uporabnikov); izdelava profila okolja (zbiranje informacij o obstoječih sistemih in standardih, opis odjemalcev, njihove strojne in programske opreme, strežnikov, mreže); ocena potreb po kapacitetah za shranjevanje (upoštevanje varnostnih metod za zaščito podatkov, kar zahteva dodatne kapacitete).

39 39 Specifikacija zahtev je zadnja faza pri analizi, ki opredeli kaj mora delati sistem. Pri EDMS podpira naslednje funkcije: kreacija, pretvorba, upravljanje, workflow, iskanje, pregled, varnost, sistemi. PROTOTIP Proces izgradnje prototipa poteka v naslednjem zaporedju: določitev obsega sistema (pri tem so pomembni uporabniški vmesnik, globina in širina, kritični elementi); skica izgleda sistema (kakšna bo ekranska slika, navigacija, uporabljen izrazi); izbira paketa (pri izbiri paketa je pomembna cena in stabilnost paketa, primeren paket za pokrivanje vseh potreb in ga je možno integrirati v obstoječi sistem); izgradnja in pregled prototipa (potrebno se je odločiti kdo bo izvedel izgradnjo, ali se bodo usposobil člani projektne skupine, pomoč dobavitelja ali najem zunanjega podjetja, seveda pri teh odločitvah je pomemben obseg finančnih sredstev); analiza vrzeli (ugotavljanje odmikov, identifikacija razlik, odstopanj ter tehtanje možnosti odprave, pri tem je potrebno upoštevati čas in finance). 2. NAČRT Cilj te faze je pretvoriti zahteve in prototip, torej KAJ naj bi sistem omogočal v način izvedbe oziroma KAKO naj sistem to počne. Načrt sistema mora biti razdeljen na tri dele: arhitektura sistema, načrt na višjem nivoju ter načrt na podrobnem nivoju. Pri teh opredelimo vse od arhitekture rešitve in načina integracije z obstoječim sistemom, do podrobnih načrtov posameznih zaslonskih mask. Na načrt EDMS-a vplivata dva pomembna faktorja: izbrano orodje in sposobnosti razvojne skupine. Vsako orodje ima svoje omejitve in pogosto je potrebno nekatere stvari razviti samostojno. To je potrebno zapisati tudi v načrtu. Strokovna usposobljenost razvijalcev vpliva na nivo podrobnosti načrta. Bolj izkušena skupina bo potrebovala namreč manj podroben načrt. 3. OBLIKA Infrastruktura predstavlja obstoječe in nove standarde, strojno in programsko opremo, mreže in aplikacije. Pri oblikovanju strukture se določijo strežniki in za katere funkcije se bodo uporabljali, določi se njihova specifikacija, uporaba skenerjev, topologija mreže, itd.. Pri postavitvi sistema so pomembni elementi, kot so nakup opreme, usposabljanje, instalacija in dokumentiranje. 4. RAZVOJ Možen je razvoj lastne aplikacije ali dopolnitev sistema po meri. Lahko pa razvijalci nastavijo parametre kupljenega sistema. To je eden izmed elementov razvoj, ostali so še testiranje, ki je pomembno ne glede na to ali je sistem kupljen ali razvit doma, uporabniški

40 40 priročniki, dokumentacija za izobraževanje in učenje uporabnikov ter modifikacija standardov. 5. IMPLEMENTACIJA IN PODPORA Pri implementaciji sistema v podjetje so pomembni štirje elementi: instalacija (veliko časa vzame odkrivanje in odpravljanje napak, veliko število ponovitev); polnjenje vsebine (zbiranje in sortiranje dokumentov, določanje atributov, polnjenje EDMS-a z dokumenti); usposabljanje (potrebno je usposabljati uporabnike, kako opravijo nalogo, kako uporabljati sistem, itd.); izvedba (predhodni elementi se morajo odvijati v smiselnem zaporedju). Podpora je namenjena tako uporabnikom kot razvijalcem sistema. S tehnično pomočjo je možno odpravit nepravilnosti, ob tem pa razvijalci prejmejo hitro povratno informacijo, če se pojavijo morebitne pomanjkljivosti sistema. 4.3 Prednosti in pomankljivosti elektronskega dokumentnega sistema Prednosti EDMS v primerjavi s klasičnim sistemom Leasing podjetja delujejo v konkurenčnem okolju, kjer je pomemben večji izkoristek poslovnih virov, predvsem časa, denarja in energije. V današnjem času je potrebno strmeti k učinkovitemu in optimalnemu poslovanju. Rešitve, ki vodijo k uspešnemu poslovanju, ponuja razvita informacijska tehnologija. Ena izmed teh, je vpeljava sistema za elektronsko upravljanje dokumentov. Veliko podjetij še vedno premalo pozornosti posveča dokumentom in upravljanju le-teh, saj se ne zavedajo težav s katerimi se srečujejo pri klasičnem upravljanju z dokumenti. Čas je dragocen vir, vendar se pri ročnem urejanju dokumentov, prenašanju teh med sodelavci v fizični obliki, arhiviranju in iskanju, izgublja ogromno časa. V tem času bi se lahko v leasing hišah posvetili svojim strankam in pridobivanju novih leasingojemalcev. Razpršeni viri informacij so tudi ena izmed slabosti klasičnega upravljanja z dokumenti. Dokumenti se nahajajo v različnih prostorih, pisarnah, mizah, predalih, računalnikih. Problemi se pojavijo takrat, ko isti dokument istočasno lahko uporablja le ena oseba, izposoja dokumentov ni evidentirana, zato se ne ve kje se dokument nahaja. To so posledice slabe operativnosti. Upravljanje in hramba dokumentov v fizični obliki predstavlja tudi visoke stroške. Vsako podjetje pa želi poslovati kar se da racionalno. Potrebni so prostori za arhiviranje, ki bi jih podjetja lahko drugače izkoristila. Prav tako je tu še draga oprema za tiskanje in kopiranje, stroške predstavlja tudi papir, tako z ekološkega kot s finančnega vidika. Nadzor sprememb je tudi neučinkovit, če si posamezniki izmenjujejo dokumente v elektronski obliki in se spregleda sprememba, ki je že zapisana v novo verzijo dokumenta.

41 41 Podjetja imajo lahko več poslovnih enot, ki so lahko zaradi vse večje globalizacije na različnih lokacijah. Pogodbe ali pomembni dokumenti potujejo od enega pregledovalca do drugega zelo dolgo, če se pošiljajo s klasično pošto ali osebno dostavijo, kar je v primerjavi z elektronsko komunikacijo potrata časa. Poleg tega se lahko tudi dokumenti na poti od enega zaposlenega do drugega izgubijo ali pa do njega dostopajo nepooblaščene osebe (Rudolf in Zorman 2004, ). Kot smo že omenili, so za poslovna okolja, kjer je potrebno obvladovati velike količine dokumentov in nestruktuiranih informacij, zagotavljati revizijsko sled, varnost dostopa in minimiranje potrebnega časa posamezne operacije, sistemi za upravljanje dokumentov prava rešitev. Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov prinašajo poleg izboljšanja operativne učinkovitosti zaposlenih tudi več prednosti, ki jih upravljanje z dokumenti v papirni obliki ne pozna: omogočen je popoln nadzor in sledljivost nad dokumenti; odpravljeno je fotokopiranje in fizično dostavljanje dokumentov različnim osebam na različne lokacije; omogočeno je enostavno prikazovanje in pregledovanje dokumentov kot tudi hkraten vpogled; ker so dokumenti digitalizirani in ker se nahajajo na strežniku so prek spletnega vmesnika dosegljivi kadarkoli in od koderkoli (tudi geografsko oddaljenim uporabnikom); delo z dokumenti je poenostavljeno, iskanje dokumentov in informacij je izredno hitro in enostavno; omogočeno je varno arhiviranje velikih količin dokumentov; določimo lahko več nivojev dostopa oziroma različne pravice uporabnikov; ne potrebujemo dodatnega prostora za shranjevanje dokumentov (Opara, 2001). Učinkovitejša kontrola nad uporabo dokumentov (revizijska sled skozi ves čas hrambe), časovni in krajevno neodvisni dostop do dokumentov in varno hranjenje, so prednosti elektronskega arhiviranja pred klasičnim sistemom arhiviranja. Ker lahko zaposleni dostopajo do dokumentov prek spletnega vmesnika odpadejo stroški posredovanja, razmnoževanja in razpošiljanja dokumentov, ki so povezani s klasičnim načinom arhiviranja dokumentov. Pri elektronskem arhivu se zahteva nenehna skrb in vzdrževanje, zaradi omejene obstojnosti računalniških medijev in spreminjajočih se standardov. Pomembno je, da se dokumenti z večjim številom dostopov, nahajajo na hitrih magnetnih medijih. Po določenem časovnem obdobju, ko se zmanjša njihova»popularnost«, pa se lahko prenesejo na počasnejše medije (npr. na optične diske), ki zagotavljajo daljšo obstojnost zapisanih objektov (Skrt, 2006). Omenili bomo še nekaj prednosti, ki jih prinaša elektronski dokumentni sistem (EDMS) v primerjavi s klasičnim papirnim poslovanjem, predvsem pri usklajevanju pogodb: učinkovitejša organizacija dela - udeleženci v procesu morajo opraviti svojo nalogo in jo potrditi z elektronskim podpisom, morajo izpolniti svoje delovne obveznosti; prilagodljivost poslovnih procesov - delovni tok je možno vnaprej opredeliti ali za vsako pogodbo sproti;

42 42 obvladovanje verzij in integriteta dokumentov - uporabniki lahko vidijo celotno zgodovino kreiranja vsebine pogodbe in ne samo zadnjo verzijo; učinkovit nadzor sprememb - omogočen je pregled vseh sprememb posameznega dokumenta po datumih in časih; učinkovitejše delo posameznikov - EDMS omogoča elektronsko obveščanje o nalogah, ki jih mora posameznik v postopku usklajevanja pogodbe izvesti in pri tem se prihrani čas za posamezno pogodbo; hitrejše uvajanje novih zaposlencev v način dela - postopki dela so vnaprej definirani in formalizirani, informacije so jim stalno na voljo za osvežitev znanja, sam sistem preprečuje napačno vključevanje v proces; kontrola dostopa - z elektronskim sistemom je omogočen dostop do dokumentov le pooblaščenim osebam; revizijska sled - pri EDMS vsaka aktivnost zapusti sled in je možno ugotoviti kdo, kdaj in s kakšnim namenom je spreminjal vsebino pogodbe; varna in centralizirana hramba dokumentov - EDMS predstavlja varen dostop, z vseh lokacij po spletu, pogodbe se samodejno shranijo na ustrezno mesto; usklajevanje s politiko celovitega zagotavljanja kakovosti v podjetju - s formalizacijo in avtomatizacijo poslovnih procesov se doseže dosledno izvajanje politike sistema zagotavljanja kakovosti (Rudolf in Zorman 2004, ). Slika 9: Vstop in izstop dokumentov v različnih oblikah zapisa v EDMS in iz njega Vir: Rudolf in Zorman 2004, Pomanjkljivosti EDMS Poleg vseh prednosti, ki jih prinaša elektronski sistem za upravljanje z dokumenti (EDMS), je potrebno biti pozoren tudi na pomanjkljivosti sistema. Čeprav postaja nepogrešljivo orodje pri sodobnem poslovanju, obstajajo tudi določeni pasti pri omenjenem sistemu, ki jih bomo skušali predstaviti v nadaljevanju. Osredotočili se bomo na obseg dokumentnega sistema, na uporabnike in opremo.

43 43 Obseg dokumentnega sistema Za uspešno realizacijo projekta, je eden izmed ključnih dejavnikov, zmožnost predvidevanja negativnih vplivov, ki bi onemogočili uspešno uvedbo in uporabnost dokumentnega sistema. Uspešno zaključen projekt ne predstavlja zagotovila, da je pravilno zasnovan za večje količine dokumentov in za daljše časovno obdobje. Morebitne napake ali nepravilnosti, ki se pri uvedbi dokumentnega sistema pojavijo, pa niso vedno "neozdravljive". Za njihovo pravočasno odpravljanje je najpomembnejši dejavnik zelo hiter odziv. Postopek uvajanja sistema zahteva ogromno razpoložljivih virov, poleg tega tudi morebitne spremembe znotraj organizacij. Pri načrtovanju projekta, je v začetni fazi bistveno pravilno načrtovati obseg in dinamiko izvajanja projekta. Največ časa za zagon delovanja sistema zahteva prvih nekaj dokumentov, ki so v dokumentnem sistemu bodisi v elektronskem poslovnem procesu ali v elektronskem arhivu. Načrtovani projekt je lahko preobsežno ali pomanjkljivo zastavljen. Preobsežno zastavljen projekt vključuje večje število uporabnikov, zato je potrebno že v osnovi definirate vse cilje, poti, uporabnike, prioritete za delovanje v sistemu, varnostno shemo, vrsto dokumentov in procesov ter dinamike poslovanja. Velikokrat se zgodi, da širok krog uporabnikov nestrpno pričakuje rezultate nove pridobitve. Glede na to, da so rezultati investicije vidni po določenem časovnem obdobju, začenjajo nekateri uporabniki postajati nestrpni. Sledi pojav negativnih oseb, ki začnejo zavestno delovati proti dosegu cilja. Ne sodelujejo s projektno skupino, ovirajo delo ali pa celo gradijo nasprotni tabor. V nasprotju z večjimi pa so v podjetjih tudi t. i. mini dokumentni sistemi. Podjetje, ki rešuje specifično težavo, se odloči za uvedbo minimalnega dokumentnega sistema. V primeru preozko zastavljenega projekta pa nastanejo druge vrste tveganj. Preozka usmerjenost in uporabnost takega sistema ne posega na druga področja znotraj podjetja, ki so tako prikrajšana, večji del sistema je odvisen od manjše skupine uporabnikov ali celo od posameznikov, posveča se mu premalo pozornosti in ni pravilnega vzdrževanja, kar pa lahko po krajšem času sproži zaustavitev in s tem povezane nove težave. Višina investicije v dokumentni sistem pa je zelo pomemben, če ne kar odločujoč dejavnik. Obsežnejši je sistem, večja je investicija. Uporabniki Novosti, ki se uvajajo v podjetja nemalokrat naletijo na odpor, in sicer s strani zaposlenih. To se dogaja predvsem zaradi strahu pred spremembami in s tem povezanim neznanjem. Informacijska tehnologija je relativno lažje obvladljiva kot njeni uporabniki. Prilagoditev uporabniških vmesnikov in navodil za uporabo je eden ključnih dejavnikov za pravilno in enostavno rabo elektronskih dokumentov, saj tukaj nedvomno gre za spreminjanje delovnih navad, ki so bile v veljavi desetletja. Že v začetnih fazah načrtovanja in analiz je potrebno nameniti veliko pozornost končnim uporabnikom. Ravno zaradi premajhne pozornosti, je veliko sistemov propadlo pri implementaciji (Tkalec 2002, 7).

44 44 V začetni fazi uvajanja elektronskega dokumentnega sistema se pogosto uporabljata oba načina dela tako elektronski kot klasični analogni. V izogib morebitnim pretresom je v praksi to zelo dobrodošel način, vendar ima lahko zelo negativen vpliv na poslovanje. Kadar uporabnik začne uporabljati elektronski dokumentni sistem in ob prvi priložnosti dokument, ki ga potrebuje za vpogled, natisne na papir, potem se z dokumentnim sistemom dosega negativne učinke. Ključ do uspešne uvedbe dokumentnega sistema je priučiti uporabnike za nemoteno delo v novem okolju in jih seznaniti s spremembami načina dela. To je težje izvedljivo pri starejših generacijah, ni pa nemogoče. S pravim pristopom, predvsem individualnim, se lahko doseže tudi na videz nemogoče. Tehnološka tveganja Pri izbiri dokumentnega sistema je pomembno, da podjetja že planirajo o strojni in programski opremi, saj obstaja verjetnost, da se sistem poruši, ko postaneta bolj kompleksni. Pri izbiri proizvajalcev in njihovih proizvodov je pomembno, da projektni tim izbere tistega, ki ima izkušnje z implementacijo sistema v podoben poslovni sektor kot je njihov. Prav tako je pomembno posvetovanje s ponudnikom pri izbiri strojne in programske opreme. Kajti dokumentni sistem teži k izbiri primerne opreme in stabilnega mrežnega okolja (Umek 2005, 33). V življenju se bolj ali manj vedno vse začne in konča pri denarju. Ponavadi so želje eno, dejanske zmožnosti pa drugo. Varčevanje pri investicijah v dokumentni sistem doseže kaj kmalu negativen učinek. Potrebno je pretehtati vse prednosti, ki jih prinaša elektronski dokumentni sistem, pri tem pa preučiti tudi pomanjkljivosti le-tega. Primerjati je potrebno na eni strani koristi na drugi strani pa stroške, ki jih prinaša implementacija in vzdrževanje sistema. 4.4 Ugotovitve o uvajanju elektronskega dokumentnega sistema v leasing podjetje Leasing je sodobna oblika financiranja, ki je v zadnjih letih v velikem porastu tudi na domačem trgu. Leasing podjetja se soočajo s povečanjem obsega storitev in s tem posledično povezano tudi večjim obsegom računovodskih in poslovnih dokumentov. Hitro napredujoča tehnologija poenostavlja obvladovanje obsežne dokumentacije. Veliko pomembnih informacij najdemo v dokumentih. Iskanje le-teh zahteva ogromno dragocenega delovnega časa. Konkurenčno okolje pa zahtevo veliko ter vedno bolj natačno dokumentacijo pri poslovanju. Leasing posel je že sam po sebi zapleten proces. Kot eden izmed ključnih razlogov za uvajanje dokumentnega sistema v leasing podjetja, je poenostaviti proces vse od odobritve sklepa do sklenitve leasing pogodbe. Elektronski sistem za upravljanje dokumentov podpira skeniranje in arhiviranje papirnih dokumentov, proces izdelave dokumentov, sledljivost in upravljanje procesa, uporabo elektronskega podpisa, itd.. Pri metodologiji uvajanja elektronskega dokumentnega sistema omenjamo analizo, prototip, načrt, razvoj, implementacijo in podporo.

45 45 Dokumentni sistem prinaša veliko prednosti, ki pripomorejo k boljšemu konkurenčnemu položaju. Omogoča popoln nadzor in sledljivost dokumentov, enostaven prikaz in pregled dokumentov, dosegljivost dokumentov tudi geografsko oddaljenim uporabnikom, varno arhiviranje dokumentov, revizijsko sled skozi ves čas hrambe dokumentov, itd.. Tako kot prednosti velja omeniti tudi pomanjkljivosti dokumentnega sistema. Potrebno je posvetiti pozornost obsegu, uporabnikom in tehnološkim tveganjem dokumentnega sistema.

46 46 5. PRAKTIČNI PRIMER DOKUMENTEGA SISTEMA V PODJETJU X LEASING D.O.O. 5.1 Predstavitev podjetja X Leasing d.o.o. V X Leasing d.o.o. trenutno deluje 13 družb za leasing, od tega 5 v Sloveniji in 8 na jugovzhodnih trgih. Podjetje X Leasing d.o.o. je imenovano za nosilca razvoja in koordinatorja te dejavnosti. Poleg družbe v Ljubljani so prisotne še ostale leasing družbe. Sestava X Leasing d.o.o. se je skozi pretekla leta nenehno spreminjala in dopolnjevala z novoustanovljenimi družbami. V zadnjih letih se je razvoj usmeril na jugovzhodne trge, tako je X Leasing d. o. o. na tem področju ustanovilo sedem novih družb, in sicer v Beogradu, Sarajevu, Podgorici, Zagrebu ter Sofiji. Ob tem je podjetje leta 2007 začelo še z izvedbo pravno-organizacijskega prestrukturiranja družb v Velenju in Murski Soboti ter jih v letu 2008 pripojilo k podjetju X Leasing d. o. o.. Slika 10: Organizacijska shema podjetja X Leasing d.o.o. Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o. X Leasing d.o.o. je v letu 2007 doseglo tržni delež v višini 6,5 %. Prodajna mreža, raznovrstnost prodajnih storitev in cenovna ponudba so se v letu 2007 izkazali kot ključni elementi za doseganje konkurenčnosti podjetja na slovenskem leasing trgu. Podjetju X Leasing d. o. o., je uspelo te in nekatere ostale elemente združiti v celoto in si s tem zagotoviti nadaljnje zaupanje strank ter utrditi konkurenčni položaj na trgu, ki si ga je podjetje z dosedanjo prizadevnostjo ustvarilo.

47 47 Slovenski leasing trg je v veliki meri razdeljen med družbe oziroma skupine, ki nastopajo na trgu kot univerzalni ponudnik leasing storitev, ter med»captive leasing companies«, torej med družbe, ki so organizirane v lasti distributerjev vozil. Slednji se ukvarjajo izključno s ponudbo leasinga osebnih in komercialnih vozil. Med tistimi, ki dosegajo visok tržni delež, so Summit Leasing, Debis AC Leasing in Porsche Leasing. Med največje ponudnike univerzalnih storitev uvrščamo Hypo Leasing, X Leasing d.o.o. ter SKB Leasing. Med glavnimi ponudniki v segmentu leasinga osebnih vozil najdemo tako univerzalne ponudnike kot tudi družbe, ki so organizirane znotraj distributerjev vozil, medtem ko je v segmentu nepremičnin najti samo družbe, ki se ukvarjajo s celovito ponudbo leasing storitev. Zgoraj opisano je prikazano na grafu 3 in grafu 4. Graf 3: Tržni delež v segmentu osebnih vozil v letu 2007 Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o. Graf 4: Tržni deleži v letu 2007 Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

48 48 Osnovna dejavnost X Leasing d.o.o. so storitve finančnega in operativnega leasinga. Poleg tega ponujajo tudi financiranje s pomočjo posojil (predvsem kratkoročno financiranje DDV-ja in financiranje projektov), ki je dopolnilo h klasičnim vrstam leasinga. Kot smo že prej omenili, uvrščamo operativni in finančni leasing med sodobne oblike financiranja, njuna vloga na finančnem trgu pa je vse bolj pomembna. Kar se zaveda tudi X Leasing d.o.o. in prav zato na njuni osnovi oblikuje nadaljnjo ponudbo svojih leasing storitev. Uvrščajo se med univerzalne ponudnike leasing storitev, saj zajemajo financiranje vseh vrst premičnin in nepremičnin. Poleg osnovnih oblik financiranja nudijo še veliko ostalih zanimivih oblik, kot so sale & lease back leasing, investicijski leasing, leasing za študente, leasing za upokojence, deljeni leasing in mnogi drugi leasingi. Ponudba storitev vključuje tudi dodatno kvalitetno ekonomsko in pravno svetovanje ter svetovanje pri realizaciji poslov (Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.). Pomembno je omeniti, da je podjetje po začetnih korakih temeljite prenove leta 2006, v skladu z začrtanimi cilju v letu 2007 nadaljevalo s prenovo in razvojem obstoječega informacijskega sistema. Rast poslovanja in načrtovan dvig kakovosti ter obsega storitev področja za informatiko sta ponovno privedla do dodatne kadrovske okrepitve področja. Med večjimi mejniki leta 2007 je gotovo selitev obvladujočega podjetja v novo stavbo. Za področje informatike je to, poleg izziva tehnične izvedbe same selitve, pomenilo predvsem priložnost pripraviti ustrezno sodobno infrastrukturo. Najpomembnejši je tu gotovo nov in prostoren sistemski prostor, ki je bil načrtovan za rast in širitev. Rast in širitev sta leta 2007 pomenila tudi zagon novega podjetja v Bolgariji in pa začetek pripojitve dveh podjetij v Sloveniji (Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.). 5.2 Razlogi za uvajanje dokumentnega sistema v podjetje X Leasing d.o.o. Bine Žerko navaja podatke, ki so jih v ZDA zbrale različne svetovalne in raziskovalne organizacije Coopers & Lybrand, Delphi Group, Nolan Norton Institute, AIIM, itd. (Žerko, 2000): 90 % dokumentov, s katerimi imamo opravka vsak dan, je pomešanih; 90 % tipičnih opravil v pisarni predstavlja zbiranje in iskanje dokumentov, razvrščanje ter razpošiljanje le-teh; 30 % dragocenega časa se porabi za iskanje dokumentov, v 15 % se dokumenti založijo in izgubijo; Stroški za hranjenje informacij na papirju so veliko višji kot na optičnem disku; V podjetjih naredijo povprečno 19 kopij istega dokumenta; 90 % znanja je na papirju, s prehodom na elektronsko obravnavanje dokumentov lahko zmanjša obseg arhiva za %; 5% od vseh stroškov z arhiviranjem dokumentov predstavlja oprema, 20% prostor in kar 70% odpade na plače; Stroški dela za arhiviranje vsakega dokumenta znašajo $20, za iskanje založenih $120 in kar $250 za "restavracijo" podatkov iz izgubljenega dokumenta. Po implementaciji sistema naj bi se povečala produktivnost od 25 do 50 %, transakcijski časi zmanjšali za 75 % ter stroški za arhiviranje prav tako zmanjšali od 60 % do 80 %. Ogromen dotok dokumentov (stroškovnih računov, računov za leasing posle, poslovna dokumentacija, itd.) je stalnica v podjetju X Leasing d.o.o., že zaradi dejavnosti s katero se

49 49 podjetje ukvarja. Prav zaradi tega so imeli precejšnje težave z nadzorom nad dokumenti. Dokumenti niso bili vedno dostopni, prav tako so porabili ogromno časa za iskanje le-teh. Potrebovali so natančnejšo opredelitev zbiranja, sledenja in potrjevanja. Spoznali so, da lahko to težavo najbolje odpravijo z uvedbo učinkovitega sistema za upravljanje z dokumenti. Razlog za uvedbo dokumentnega sistema je tudi velikost podjetja, saj podjetje upravlja z velikim številom leasing map, kjer je zbrana vsa dokumentacija v zvezi z določenim leasing poslom. Vsak leasingojemalec ima svojo leasing mapo, ki je shranjena v leasing podjetju. Vse spremembe (npr. spremembe pri plačevanju obrokov, razni reprogrami zaradi indeksa revalorizacije, opomini, računi, itd.) ki se dogajajo so zabeležene v mapah. To seveda pomeni kopičenje dodatnih papirjev in s tem povezano nepreglednost. Brskanje in iskanje določene informacije vzame zaposlenemu čas, ki bi ga lahko izkoristil bolj učinkovito in se posvetil stranki. Z uvedbo sistema se je povečala odzivnost do strank, saj imajo za vsako obstoječo stranko v vsakem trenutku na enem mestu na voljo celotno dokumentacijo. Eden izmed razlogov za pripravo sodobne infrastrukture in uvedbo dokumentnega sistema, je tudi planirana rast in širitev podjetja. Planirano so uresničili v letu 2008, in sicer širitev obsega poslovanja s pripojitvijo dveh podjetij. X Leasing d.o.o. se je zavedal vseh posledic, ki jih prinaša takšna rast od vse večjega števila dokumentacije, do večjega števila poslov in s tem povezanih leasing map, računov ter ostalih stvari. Torej poslovanje dislociranih poslovalnic se je poenotilo z matično in s tem so naredili velik korak v preglednosti. Tudi X Leasing d.o.o. navaja, da je eden izmed razlogov za uvedbo dokumentnega sistema poenostavljanje procesa leasing posla. Kajti že sam proces leasing posla je dokaj zapleten, že od sklepanja posla in vse do njegove dokončne izvedbe. 5.3 Opis in uvedba dokumentnega sistema v podjetju X Leasing d.o.o. Podjetje X Leasing d.o.o. uporablja sistem podjetja Imaging System imenovan IMIS (Imaging made in Slovenia). Je sistem za računalniško upodabljanje in arhiviranje dokumentov. Sestavljen je iz naslednjih delov: ImisScan, ImisView, ImisArc, ImisOptical File System, ImisOptical Charachter Recognition. Sistem, ki ga uporablja X Leasing d.o.o. je zasnovan na platformi Lotus Notes in arhivskem strežniku ImisARC. Na strežniški strani sta dva strežnika, ki sta tudi fizično na dveh ločenih strežnikih. Na enem teče arhivski strežnik ImisArc, ki skrbi za hrambo dokumentov. ImisArc, kot aplikacijski strežnik omogoča hierarhično arhiviranje dokumentov in deluje na Linux operacijskem sistemu, ki brez dvoma zagotavlja stabilno in zanesljivo okolje za tako pomembno funkcijo. V ImisArc je ohranjena možnost

50 50 transparentnega dostopanja do objektov na večjih strežnikih. Slika 11 ponazarja strukturo in primer delovanja Imis. Slika 11: Imis- Struktura in primer delovanja Vir: Prešern et al. 1998, 83 Podjetje Imaging System navaja, da so funkcionalnost sistema povečali z določenimi izboljšavami, kot so (Opis IMIS modulov 2008): večja fleksibilnost pri določanju pravil za migracijo podatkov po nivojih HSM; različni kriteriji pri migraciji podatkov na nižje nivoje; onemogočen direkten dostop do podatkov mimo strežnika (preko datotečnega sistema); migracija podatkov med strežniki (hierarhija strežnikov); dodatna enkripcija pred prenosom podatkov (možnost implementacije različnih orodij za kriptiranje); orodja za administracijo sistema (Remote Console); arhiviranje različnih tipov datotek, ne samo skeniranih dokumentov. Drugi strežnik je Lotus Notes strežnik, ki skrbi za meta podatke in implementacijo procesov. Oba strežnika tečeta na strojni platformi IBM Intel in operacijskem sistemu Linux (RHEL). Na strani uporabnikov pa je nameščen klient Lotus Notes, ki se uporablja le za potrebe dokumentnega sistema. Na vprašanje»kako je potekala celotna uvedba sistema?«nam je podjetje X Leasing d.o.o. odgovorilo, da je uvedba potekala v obliki dveh projektov. Prvi projekt se je ukvarjal z izborom dokumentnega sistema in drugi z vpeljavo izbranega sistema.

51 51 Pri izbiranju programskih rešitev so upoštevali splošne kriterije (Kovačič 2004, 47): izdelana mora biti s sodobnim informacijskim orodjem, ki omogoča objektni pristop k razvoju in uporabi rešitve, razvita mora biti za uporabo na razširjenem oziroma de-facto standardnem operacijskem sistemu, dokumentirana in vzdrževana mora biti z ustreznim orodjem CASE (procesni in podatkovni model), kupcu mora biti na voljo v izvorni kodi, uporabljati mora skupno in celovito podatkovno bazo podjetja, predstavljati mora enovito rešitev za obravnavo sorodnih opravil (posebnosti rešujejo različni uporabniški vmesniki), proizvajalec oz. ponudnik rešitve mora sodelovati pri ugotavljanju informacijskih potreb in uvedbi programske rešitve, proizvajalec oz. ponudnik mora zagotoviti zadostno število izvajalcev ter vnaprej opredeliti pogoje za vzdrževanje rešitve. Poleg splošnih kriterijev so upoštevali še tehnično-tehnološke kriterije: funkcionalnost, učinkovitost in odzivnost, prijaznost do uporabnikov, kakovost dokumentacije, sistemske in uporabniške, način in kakovost vzdrževanja, celovitost in združljivost oziroma povezljivost v enoten sistem, razširljivost, prožnost in prilagodljivost glede obsega in funkcionalnosti, varnost in zaščita, zanesljivost, razpoložljivost stabilnost in perspektivnost tehnološke platforme. Edini kriterij, ki pri izbiranju programskih rešitev ni običajen, je bil akreditacija Arhiva RS. To so k kriterijem dodali s ciljem dolgoročnega prehoda v brezpapirno poslovanje, saj je ta akreditacija ena od osnovnih zahtev za vzpostavitev takega sistema. 5.4 Prednosti, slabosti ter funkcije dokumentnega sistema podjetja X Leasing d.o.o. Podjetje X Leasing d.o.o., se je odločilo za uvedbo dokumentnega sistema zaradi naslednjih prednosti: dostopnost do dokumentov (lahko gledajo vsi naenkrat, ni iskanja po hiši, ), sledljivost, revizijska sledljivost in poenostavljeni pregledi, poenostavljena komunikacija s partnerji, prihranek prostora po uničenju nepotrebnih dokumentov, avtomatizacija delovnih procesov (workflow), pri kateri dokumenti, informacije in naloge potujejo od udeleženca do udeleženca, omogoča naslednje prednosti: zmanjšanje števila napak, dodatne programske kontrole,

52 52 definiranost procesov, prenos znanja, hitrost, zanesljivost. Kot smo že omenili, vsak sistem prinaša poleg prednosti tudi določene težave. X Leasing d.o.o. je naletel na težave pri prehodu zaradi delne neurejenosti procesov pred vpeljavo. Ob vpeljavi morajo biti procesi jasno določeni, drugače sistema ni mogoče vpeljati. Temu primerno so začeli z enostavno osnovo in nato hkrati delali na svojih procesih in vpeljevali sistem. V letu dni so procese in funkcionalnost pripeljali na občutno višji nivo, kot ga je podjetje lahko vzdrževalo pred vpeljavo dokumentnega sistema. Funkcije sistema delijo v dva sklopa, in sicer: hranjenje in upravljanje z dokumenti, avtomatizacija procesov: vhodna pošta, prejeti računi, odobravanje poslov, kontrola map, zaključevanje poslov, prijava in odobravanje odsotnosti. 5.5 Faza sistema in odziv uporabnikov v podjetju X Leasing d.o.o. Dokumentni sistem je implementiran v podjetje X Leasing d.o.o.. Kljub temu v sistem še vedno vključujejo nove procese, izboljšujejo obstoječe in se intenzivno pripravljajo na občutno zmanjšanje papirnega poslovanja. V prihajajočem letu pričakujejo potrditev regulatorja, da njihov sistem in z njim povezani procesi ustrezajo zahtevam. S tem potrdilom bodo dokumenti v dokumentnem sistemu pridobili status enakovreden papirnim dokumentom tudi pred sodiščem. Vsaka novost prinaša začetne težave in zahteva svoj čas, da se zaposleni navadijo, navajajo v podjetju. Odziv uporabnikov je bil šolski primer odziva uporabnikov pri uvajanju novih sistemov. Pred pričetkom je bilo precej dvoma in nekaj odpora. Sama uvedba je slonela na nekaj ključnih uporabnikih, po uvedbi pa so se zaposleni na sistem dokaj hitro navadili. Zagotavljajo, da danes v podjetju ne najdemo zaposlenega, ki bi si želel ali sploh lahko predstavljal poslovanje brez dokumentnega sistema. Pri vpeljavi dokumetnega sistema je sicer sodelovalo le nekaj ključnih uporabnikov, vendar se v zadnjem času krog uporabnikov z novimi idejami povečuje. 5.6 Stroški in koristi ter cilji za prihodnost podjetja X Leasing d.o.o. Glede na to, da uvedba dokumentnega sistema zahteva veliko časa, napora poleg tega pa predstavlja še velik finančni zalogaj, nas je zanimalo ali se pokrijejo nastali stroški, kakšne so koristi, v kolikšnem času se povrnejo stroški, ali morebiti vpliva na poslovni izid. V podjetju so nam povedali, da je uvedba dokumentnega sistema kar precejšen zalogaj, tudi finančni. Vendar se lahko ob pametni izbiri»teža«zalogaja precej omili. K temu so prišteli

53 53 še razmejevanje stroškov in amortizacij ter s tem prišli do številk, ki jih podjetje z lahkoto prenese in ne vpliva na njihov končni poslovni izid. Pred samo vpeljavo so imeli tudi ROI analize in pokritost se je gibala v času od 9 do 18 mesecev. Ob pametni izbiri se stroški z uspešno implementacijo vsekakor več kot pokrijejo. Končni cilj podjetja je poslovati povsem brezpapirno, saj lahko s tem načinom dosežejo veliko več kot prej. Stranke so hitreje in bolj pregledno obravnavane, prihranijo veliko časa, navajajo pa tudi to, da so s tem projektom pokazali odgovornost tudi do okolja, saj porabijo bistveno manj papirja. Poleg zmanjšanja papirnega poslovanja pa imajo mogoče še pomembnejši cilj. Ta je sama prestavitev procesov v dokumentni sistem z ostalih vidikov: procesi se uredijo in so dokumentirani, delo je sledljivo in dokumenti se ne izgubljajo, delo poteka neprimerno hitreje in enostavneje. 5.7 Sklenitev leasing posla s programsko rešitvijo Lotus Notes Podjetje X Leasing d.o.o zagotavlja preprostost in hitrost odobritve leasinga za financiranje premičnin in nepremičnin. Po dogovoru o predmetu leasinga, leasingodajalec sestavi informativno ponudbo, ki ustreza željam leasingojemalca. V nadaljevanju bomo prikazali potek v dokumentnem sistemu, ki ga uporablja podjetje, in sicer vse od informativne ponudbe do sklepanja pogodbe leasinga za premičnine, natančneje za vozila. V X Leasingu d.o.o. za vodenje in spremljanje vseh oblik financiranja, uporabljajo program Leasing 4, ki je kompatibilen z programom Lotus Notes. Ponudbo za vozila do določene vrednosti sestavijo v Leasing 4. V prilogi 1 je prikazan primer informativne ponudbe finančnega leasinga za Podjetje X d.o.o.. Nato se v programu Leasing 4 pripravi sklep o odobritvi posla, ki je prikazan v prilogi 2. Uporabnik se v program IBM Lotus Notes prijavi z osebnim geslom, kar omogoči preprečitev zlorabe ob enem pa tudi sledljivost dela posameznika. V levem okencu so razvrščeni trije menuji, ki vsebujejo podmenuje. Menu Dokumenti vsebuje naslednje možnosti: Po podjetju, Po vrsti, Po številki, Po potrjevalcu (te možnosti omogočajo iskanje partnerjev v programu), Partnerji (omogoča vnos novega partnerja). Moji dokumenti vsebujejo funkcije: Procesi, Prejeti, Namestništva (ta funkcija omogoča nadomeščanje odsotnosti zaposlenega). Menu Leasing mape ima podmenuje Sklepi (v potrjevanju, odobreni, zavrnjeni), Mape (po številki, po komercialistu, po statusu, neplačane), CCM (splošne informacije v podjetju), Računi za danes. Navedeno je razvidno v prilogi 3. Kot smo že omenili se v Leasing 4 pripravi sklep o odobritvi posla. Nato je potrebno klikniti na možnost tiskanja in izbrati možnost intranet. Pri tem se spremeni dokument v PDF obliko in se shrani v posebno mapo. V Lotus Notes 7 se kreira nov sklep z izbiro možnosti Sklepi- V potrjevanju- Nov sklep. Prikaže se slika, ki je priložena v prilogi 4.

54 54 V orodni vrstici so možnosti Izhod, Shrani, Proces in IMIS Menu. Izberemo IMIS menu in uvozimo datoteko oz. sklep o odobritvi posla, ki smo ga pretvorili v PDF obliko ter vse shranimo. V nov sklep vnesemo zahtevane podatke, in sicer: stranko, predmet, morebitne opombe, znesek, številko pogodbe vnesemo na koncu, ko že imamo pripravljeno leasing pogodbo. Pri tem je razviden komercialist, ki je vnašal podatke, zgodovina pregledov, trenutno stanje procesa in zadnji pregledovalec. Nato se izbere menu Proces in se pošlje sklep v potrjevanje. V primeru, ko je stranka oz. leasingojemalec že vnesen v program kot partner, se nam pri vnašanju podatkov v sklep pripne njegova osnovna mapa CCM (osnovni podatki o leasingojemalcu). Priloga 5 nam prikazuje vsebino CCM mape. Komercialist, ki je pripravljal sklep, prejme obvestilo ali je sklep potrjen ali zavrnjen. Sklep se potrjuje od pristojnih potrjevalcev. V u je direktna povezava do programa Lotus Notes. Odobren sklep se nahaja v Leasing mapi- Sklepi- Odobreni. K sklepu je potrebno dodati priponke, ki jih vidimo v menuju Pregledi. Priponke se poskenirajo in pripnejo k sklepu pred odobritvijo. Za podjetja so potrebne naslednje priloge: informativna ponudba, bilančni podatki, solventnost, itd.. Opisano je prikazano v prilogi 6. Po odobrenem sklepu sledi priprava leasing pogodbe v programu Leasing 4. Za veljavno pogodbo je potreben podpis leasingojemalca in ostala dokumentacija (plan plačil, prevzemni zapisnik, menične izjave, itd.). V sklep vnesemo številko leasing pogodbe in v orodni vrstici odpremo zavihek Proces ter kliknemo na možnost Prenos iz Leasing 4. Kreira se leasing mapa. V prilogi 16 je prikazan celoten diagram poteka leasing mape, in sicer vse od vnosa nove leasing mape do njenega arhiviranja, vključno z vsemi pristojnimi potrjevalci. Prvi del leasing mape so osnovni podatki o leasingojemalcu (podjetje, naslov, vrsta dokumenta), drugi del so podatki o leasing mapi (št. pogodbe, šifra stranke, stranka, davčna številka, komercialist, predmet leasinga, vrednost, trajanje, rok arhiviranja, vrsta mape in financiranja, tip pogodbe, datum sklenitve, začetek in konec, podatki o vozilu). V zadnjem delu slike so naslednji zavihki: Splošni del, Pogodba, Predmet, Zavarovanje terjatev, Premoženjsko zavarovanje, Denarni tok, Spremljava investicije, Razno, Škoda, Zaključek pogodbe. Vsi zavihki morajo vsebovati določene dokumente, ki se poskenirajo in pripnejo. Ko je celotna dokumentacija ustrezna, vključno s poskeniranimi prilogami, se v orodni vrstici izbere možnost Proces in se s klikom na Aktivna, aktivira leasing pogodba. Z zavihkom Stanje določimo ustreznost vseh dokumentov, ki jih vsebujejo zgoraj našteti zavihki. V prilogi 7 lahko, med ostalim vidimo tudi vsebino zavihka Pogodba (sklep o odobritvi posla, ponudba leasinga, podpisana pogodba s prilogami, račun). Pri zavihku Denarni tok je pomemben račun ali predračun. Račun se kreira v menuju Dokumenti- Po podjetju- Vrsta dokumenta (ali je račun ali je predračun za leasing, itd.). Priloga pa je poskenirani račun od dobavitelja. Leasing mapa in račun se pošljeta v pregled pristojnim potrjevalcem, in sicer tako, da se klikne v Procesu možnost Pregled za plačilo. V primeru, ko leasingodajalec prejme predračun od dobavitelja, se ta lahko plača, vendar se račun kreira v Lotus Notesu, šele takrat, ko dobavitelj izstavi račun. Priloga 8 prikazuje

55 55 kreiranje predračuna za leasing. V prilogi 9 pa je primer poskeniranega originalnega računa, ki je kot priloga. Po zaključitvi celotnega procesa, je potrebno leasing pogodbo še arhivirati, in sicer z izbiro Pregled za arhiviranje. Pred tem pa se še enkrat preveri ustreznost mape. Po arhiviranju je potrebno leasing mapo zaključiti. Priloga 17 prikazuje celoten potek zaključitve mape. 5.8 Potrjevanje vhodnih računov V sprejemni pisarni najprej poskenirajo prejeti račun ter določijo zaporedno številko. Opisano je vidno v prilogi 10. Kot je razvidno v prilogi 11, se v programu Lotus Notes na tako imenovano masko Račun vnesejo naslednji podatki: izdajatelj računa (podjetje), vrsta dokumenta (prispela pošta/predračun (ostali), prispela pošta/račun za leasing ), datum prispetja, način, številka računa, znesek z DDV, potrditelj 1, datum računa, valuta. Nato se pošlje v potrjevanje potrditelju 1. Potrditelj 1 nato preveri ustreznost in upravičenost računa. Določi ali znesek računa predstavlja strošek podjetja ali se ta prefakturira. V primeru prefakturiranja potrditelj pod opombe v programu Lasing 4, vpiše številko leasing pogodbe, na katero se bremeni strošek računa. Prav tako določi stroškovno mesto kar prikazuje priloga 12. Nato sproži proces in izbere eno izmed naslednjih možnosti: pošlji Potrditelju 2, spremeni Potrditelja 1, zavrni, že plačan, nazaj na vnos, prekliči. Navedeno je razvidno v prilogi 13. Potrditelj 2 še enkrat preveri ustreznost in upravičenost računa ter pravilno stroškovno mesto. Sproži proces in izbere eno izmed naslednjih možnosti: pošlji v Kontrolo, vrni Potrditelju 1, prekliči. V primeru, da je račun potrjen ga prejme Kontrola. Ta ponovno preveri ustreznost računa in sproži proces: vrni Potrditelju 2, pošlji v kontiranje. Priloga 14 prikazuje organizacijo potrjevanja. Po potrditelju 2 račun prejme in obdeluje oddelek računovodstva. V primeru, da je potrjen jo naslednji člen poknjiži in pošlje za plačilo ter pripravi nalog za prefakturiranje (v primeru, da ne gre za strošek podjetja) ali pa ga vrne nazaj v Kontrolo. Pristojni za izvrševanje plačil prejeti račun ali pošlje nazaj na knjiženje oziroma ga plača in pošlje v prefakturiranje. Priloga 15 prikazuje nalog za prefakturiranje. 5.9 Ugotovitve o praktičnem primeru podjetja X Leasing d.o.o. Podjetje X Leasing d.o.o. že več kot eno leto uporablja elektronski sistem za upravljanje z dokumenti. Zaradi velikih težav z nadzorom nad dokumenti, nedostopnost dokumentov v vsakem trenutku, poraba časa za iskanje potrebne dokumentacije, planirana rast in širitev podjetja, itd., so se v podjetju začeli zavedati, da je potrebna vpeljava dokumentnega sistema. Podjetje X Leasing d.o.o. uporablja sistem podjetja Imaging System, ki je zasnovan na platformi Lotus Notes in arhivskem strežniku ImisARC. Pri izbiri programskih rešitev so

56 56 upoštevali splošne in tehnično- tehnološke kriterije. Upoštevali so tudi akreditacijo Arhiva RS, ki je osnovna zahteva za vzpostavitev sistema, ki strmi k brezpapirnem poslovanju. Pri sami uvedbi dokumentnega sistema, je bila pomembna kompatibilnost obstoječega programa Leasing 4 z programom Lotus Notes. Program Leasing 4 uporabljajo za vodenje in spremljanje vseh oblik financiranja. S tem so se izognili dodatnim stroškom in večjim integracijskim problemom. Kljub temu, da podjetje X Leasing d.o.o. uporablja dokumentni sistem le dobro leto, jim je v tem času uspelo veliko. Obstoječi sistem je prinesel veliko prednosti, kot so poenostavljena obdelava računov, skrajšan čas za likvidacijo, sledljivost, dostopnost do dokumentov, revizijska sledljivost, poenostavljena komunikacija med partnerji, itd.. Skratka z uvedbo sistema je podjetje izboljšalo svoje poslovanje, saj se lahko bolj intenzivno posvetijo novim ter obstoječim leasingojemalcem. Poraba dragocenega časa za iskanje posameznih leasing map postaja preteklost. Prav tako so dosegli tudi racionalizacijo dela v računovodskem oddelku. Sistem omogoča natančen pregled v kateri fazi se nahaja račun, in sicer ali je potrjen, zavrnjen, podpisan, itd.. Dokumentni sistem je implementiran v podjetje X Leasing d.o.o.. Kot vsaka novost je tudi ta prinesla nekaj ovir ter tveganj. S finančne plati so to stroški, ki pa se z uspešno implementacijo več kot pokrijejo. Ključni dejavnik pa je odziv uporabnikov, saj navsezadnje so le-ti tisti, ki uporabljajo sistem vsak dan pri svojem delu. V podjetju so se uporabniki dokaj hitro navadili. Glede na to, da podjetje strmi k brezpapirnem poslovanju, je potrebno zaposlene že na samem začetku navajati na delo brez papirja. V podjetju pa je še vedno prisotna velika količina papirnatih dokumentov. S tem se dosegajo negativni učinki elektronskega dokumentnega sistema. Eden izmed korakov, ki loči podjetje od brezpapirnega poslovanja, je zagotovo vzpostavitev arhiva, kjer bodo hranili originalne dokumente. Potrebno bo ločiti med dokumenti, katerih originali se bodo takoj uničili in tistih, ki se bodo shranjevali, določiti samo hranjenje slednjih (po datumu, številki, itd.), dobo hranjenja in podobno. Glede uporabe dokumentnega sistema je X Leasing d.o.o. relativno mlado podjetje. Kljub temu dosledno sledijo svojim ciljem, saj v sistem vključujejo nove procese, izboljšujejo obstoječe in se tudi pripravljajo na občutno zmanjšanje papirnega poslovanja. Do sedaj so že dosegli veliko, vendar se zavedajo, da je potrebno še veliko dela za doseganje končnega cilja brezpapirno poslovanje. Menimo pa, da uspešno strmijo k zastavljenim ciljem.

57 57 6. SKLEP Globalizacija, hiter tehnološki razvoj, internet, elektronska poslovanja, itd., so elementi enaindvajsetega stoletja. V začetku osemdesetih let, se je s pojavom osebnih računalnikov začela prava računalniška revolucija. Danes že lahko govorimo o»digitalni ekonomiji«, saj je računalniška tehnologija prisotna na skoraj vseh segmentih. Potrebno je omeniti, da so za sodobno poslovno okolje značilne stalne in simultane spremembe, ki jih je potrebno izkoristiti ob pravem času. Prav to nam lahko omogočajo sodobni informacijski sistemi. V sodobnem svetu je čas dragocena dobrina in je tudi eden izmed pomembnih dejavnikov, ki zagotavljajo konkurenčno prednost. Organizacije se dnevno srečujejo z ogromnim številom dokumentov. Iskanje in urejanje le-teh zahteva veliko časa. Ta čas bi lahko namenili opravljanju svojih dejavnosti, pridobivanju strank, sklepanju poslov, itd.. Za obvladovanje vseh dokumentov, ki se dnevno kopičijo v organizacijah obstaja rešitev imenovana EDMS. Sistemi omogočajo preglednost, urejenost in nadzor nad dokumenti. Prav tako je pomembno, da nudijo varnost, dostopnost in razpoložljivost dokumentov. V diplomski nalogi smo opisali arhitekturo sistema za upravljanje z dokumenti, ki vsebuje podsklope, in sicer: elektronski zajem dokumentov (Imaging), obvladovanje delovnih tokov (Workflow), osrednji del dokumentnega sistema (DMS) in arhiviranje (Archiving). Dotaknili smo se tudi področja zakonodaje. Tu smo omenili Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu ter Zakon o arhivskem gradivu in arhivih z vidika urejanja postopkov in pogojev hrambe elektronskih podatkov in dokumentov v digitalni obliki. V mnogih pogledih sta pomanjkljiva, zato je v veljavo stopil Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Opisali smo ga kot zakon, ki celovito ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva v fizični in elektronski obliki. Proučili smo tudi sodobno obliko financiranja, ki se imenuje leasing. Po svetu je takšna oblika že stalnica, pri nas pa v zadnjem času vse bolj pridobiva na pomenu. Prikazali smo tudi potek leasing posla, ki je zahteven proces od začetka in vse do sklenitve leasing posla. Omenili smo tudi prednosti, ki jih prinaša takšna oblika financiranja in tudi pomanjkljivosti ter predstavili nekaj oblik leasinga. Leasing podjetja se srečujejo z ogromnim številom dokumentov. Ravno zaradi tega smo v nalogi proučili vpeljavo dokumentnega sistema v leasing podjetja. Pomembno je doseči optimalni poslovni proces, povečati izkoriščenost virov in skrb za stranko, itd.. Z učinkovitim sistemov je navedeno možno doseči. Predstavili smo lastnosti, uvedbo in metodologijo uvajanja sistema za upravljanje z dokumenti. Omenili smo tudi prednosti, ki jih prinaša sistem v primerjavi s klasičnim sistemom. Torej omogoča učinkovitejšo organizacijo dela, učinkovitejše delo posameznika, hitrejše uvajanje novih zaposlencev v način dela, revizijsko sled, itd.. Prav tako smo izpostavili tudi pomanjkljivosti dokumentnega sistema. V praktičnem primeru smo predstavili podjetje X Leasing d.o.o., ki že dobro leto uspešno uporablja dokumentni sistem zasnovan na platformi Lotus Notes in arhivskem strežniku Imis ARC. Zaradi zapletenega procesa od začetka do sklenitve posla, ostalih procesov, ki

58 58 potekajo v podjetju, zaradi hitrejšega odzivnega časa in več posvečanja strankam, vse to in še veliko več, je privedlo do uvajanja sistema, ki je uspešno implementiran v X Leasingu d.o.o.. Z dokumentnim sistemom je podjetju uspelo poenostaviti sklenitev leasing posla, ki je že sam po sebi zapleten proces. Poleg tega hiter vpogled v leasing mape posameznega leasingojemalca, sledljivost, avtomatizacija delovnih procesov, prihranek prostora po uničenju nepotrebnih dokumentov, itd.. Menimo, da podjetje uspešno strmi k enemu izmed svojih ciljev, in sicer k brezpapirnem poslovanju. Prav tako, smo na praktičnem primeru pokazali kako učinkovit je dokumentni sistem ter, da postaja nepogrešljiva stvar v sodobnem poslovanju.

59 59 7. POVZETEK Pomemben vir informacij v podjetjih so še vedno papirni dokumenti. Pridobivanje podatkov in informacij iz tako shranjenih dokumentov je zamudno delo. Težavo predstavlja tudi distribucija, saj zanjo porabimo veliko časa in papirja. V zadnjih letih so se podjetja začela zavedati kako pomembno je učinkovito ravnanje z računovodsko in poslovno dokumentacijo ter individualna obravnava vsakega dokumenta. Tu je potrebno omeniti sisteme za elektronsko upravljanje z dokumenti, ki omogočajo kvalitetno izdelavo, popravljanje in upravljanje obsežne količine dokumentov. V praktičnem primeru smo prikazali implementacijo dokumentnega sistema v leasing podjetje. Leasing kot sodobna oblika financiranja v zadnjem času pridobiva pomemben položaj na trgu. Z razvojem leasing dejavnosti, se vsekakor povečuje obseg sklenjenih leasing poslov. Tu se ponovno srečamo z obsežno dokumentacijo v vseh oblikah in ponujeno rešitvijo za učinkovito upravljanje le-te. Samo uvajanje dokumentnega sistema, sicer predstavlja finančno in tehnološko breme, vendar se po uspešni implementaciji sistema in učinkovitem vzdrževanju poveča vrednost podjetja. Ključne besede Dokumentni sistem, elektronski sistem za upravljanje računovodskih dokumentov, brezpapirno poslovanje, leasing, prednosti in slabosti dokumentnega sistema ABSTRACT Paper documents are still an important source of information in companies. Acquiring data and information from such documents is time-consuming work. Distribution is also a problem, because we spend a lot of time and paper for it. In recent years companies have begun to realize how important is an effective handling with accounting and business documentation and individual treatment of every document. Here it is important to mention systems for electronic control of documents, which provide quality making, correction and control of extensive quantity of documents. In practical example we have demonstrated the implementation of documenting system in a leasing company. Leasing as a contemporary form of financing has been gaining an important position on the market in recent years. With development of leasing activity, the extent of leasing deals is surely increasing. Here we again come across an extensive documentation in all forms and offered solution for its efficient control. The introduction of document system represents otherwise a financial and technological burden, but after a successful implementation and efficient maintenance of the system, the value of company increases.

60 60 Key words Document system, electronic system for control of accounting documents, paperless business, leasing, advantages and disadvantages of documenting system

61 61 8. LITERATURA 1. Bielawski, Larry in Boyle, Jim Electronic document management systems. New Jersey: Prantice Hall PTR. 322 str. 2. Bolanča, Denis in Jakovljević, Čedomir Vloga vodstva pri uvajanju in uporabi sistemov za upravljanje dokumentov in procesov. V: Zbornik posvetovanja, Dnevi slovenske informatike 2004, urednik S. Novaković. Portorož: Cambell, Dennis E-Commerce: Law and Jurisdiction. Comparative Law Yearbook of International Business. Salzburg. 319 str. 4. Derek, Soper in Munro, Robert M The Leasing handbook. Hill Book Company. London. 361 str. 5. Gerbec, Franci in Košir, Borut Pogodbe o leasingu. Gospodarski vestnik. Ljubljana. 6. Golob, Simon (2004). Upravljanje z dokumenti kot sistem za kvalitetnejše upravljanje z znanjem. Dostopno na: ( ). 7. Grant, Richard in Gent, David Asset Finance and Leasing Handbook. Woodhead-Faulkner. New York. 203 str. 8. Hajtnik, Tatjana. Kje smo dve leti po sprejemu ZVDAGA?. (online). Dostopno na: f ( ). 9. Hayes, Mark Are Paper Forms Disappearing?. E-doc. Januar/Februar Jereb, Eva (2005). Elektronski sistemi za upravljanje z dokumenti. (online). Dostopno na: ( ). 11. Jereb, Janez Avtomatizacija pisarniškega poslovanja: Moderna organizacija. Kranj. 379 str. 12. Kampffmeyer, Ulrich E- Documents- It is all legal, or is it?. E-doc. September/Oktober Klasinc, Peter Pavel Slovenska arhivistika in zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu. V: DOK_SIS 2001, Sistemi za upravljanje z dokumenti. Portorož

62 Kočevar, Matija Prednosti in slabosti pri upravljanju dokumentov. V: Gospodarski vestnik, Priloga Informatika in tehnologija. Ljubljana Kovačič, Andrej Prenova in informatizacija poslovanja. Ljubljana : Ekonomska fakulteta. 341 str. 16. Kovačič, Andrej in Vintar, Mirko Načrtovanje in gradnja informacijskih sistemov. Ljubljana Leaseurope : Anual Report Bruxelles Leben, Anamarija in Vintar, Mirko Od prenove poslovanja k upravljanju delovnih procesov. V: Uporabna informatika. Ljubljana Minoli, Daniel Imaging in corporate environments: technology and communication. New York. 309 str. 20. Nose, Boris Potrebe po uvedbi sistemov za upravljanje z dokumenti v podjetju. V: DOK_SIS 2001, Sistemi za upravljanje z dokumenti. Portorož Opara, Renata Zajem in distribucija velike količine vhodnih dokumentov. V: DOK_SIS 2001, Sistemi za upravljanje z dokumenti. Portorož Pavliha, Marko in Jerman, Blažič Borka Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu s komentarjem. 1.natis, Ljubljana: GV založba. 223 str. 23. Pavlin, Barbara Leasing je bolj prijazen kot posojilo. Finance 60: str Pičman Štefančič, Polona in Štefančič, Marko Elektronski arhiv konkurenčna prednost sodobnega poslovanja. V: Zbornik posvetovanja, Dnevi slovenske informatike 2003, urednik S. Novaković. Portorož Prešern, Saša, et al Slovenski informacijsko-dokumentacijski splet. Sistem za celovit dostop do porazdeljenih dokumentnih virov. Študija potreb izvedbe. Ljubljana Rodič, Blaž (2008). Zbornik prispevkov 2. strokovnega posveta. Informatika v sodobni družbi (online). Dostopno na: ( ). 27. Romm, T. Celia in Fay Sudweeks Doing bussiness electronically: A global perspective of electronic commerce. London: Springer. 28. Rudolf, Martina in Zorman, Mateja EDMS kot podpora obvladovanja tveganj na področju pogodbenega urejanja medsebojnih razmerij. V: Zbornik posvetovanja, Dnevi slovenske informatike 2004, urednik S. Novaković. Portorož

63 Skrt, Radoš (2006). Elektronski zajem in arhiviranje dokumentov (online). Dostopno na: ( ). 30. Šantl, Simona (2006). Ključ do uspeha je sprememba procesov v sprejemni pisarni. Inside Mikrocop 1. (online), 5 odstavkov. Dostopno na: ( ). 31. Tkalec, Robert Upravljanje dokumentov - uporabna rešitev ali zgolj še ena nadležna muha?. V: Gospodarski vestnik, Priloga Informatika in tehnologija, Ljubljana Treven, Roman, Pušnik, Luka in Mahorič, Miha (2008). Upravljanje življenjskega cikla podatkov). (online). Dosotopno na: 05.ibm.com/si/ibmforum/presentations/treven_pusnik_mahoric upravljanje_zivljenjskega_cikla_podatkov.pdf ( ). 33. Turban, McLean, Wetherbe Information Technology for Management: transforming bussiness in the digital economy, 3rd ed. New York. 771 str. 34. Umek Luzar, Karmen Dokumentacijski sistem v farmacevtskem podjetju. Magistersko delo. Ljubljana: EF. str Velikonja, Miha (2000). Kakovostna ekipa za mednarodno uspešnost. Infosrc.si 29. (online), 13 odstavkov. Dostopno na: ( ). 36. Žerko Bine IMiS Imaging, Made in Slovenia. V: DOK_SIS Portorož. 10 str. 37. Žerko, Bine Sistem za upravljanje z dokumenti: poslovna (ne)učinkovitost in odprta koda?. V: Zbornik posvetovanja, Dnevi slovenske informatike 2004, urednik S. Novaković. Portorož Žumer, Vladimir (2006). Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih- ZVDAGA (online). Dostopno na: df ( ).

64 64 9. VIRI 1. Arhitektura IMIS, (online). Dostopno na: ( ). 2. Dokumentni sistemi (online). Dostopno na: ( ( ). 3. Dokumentni sistemi - Lastnosti (online). Dostopno na: ( ). 4. Electronic Records: A Workbook for Archivists. International Council on Archives, Committee on Current Records in an Electronic Environment, ICA Studies 16 (2005). Dostopno na: ( ). 5. Finančni in operativni leasing (online). Dostopno na: 3 ( ). 6. Infosvet (2008). Leasing. Infosplet št.26 (online). Dostopno na: id=84 ( ). 7. Letno poročilo HYPO Leasing za leto 2007 (online). Dostopno na: ( ). 8. Letno poročilo NLB Leasing za leto 2007 (online). Dostopno na: ( ). 9. Opis IMIS modulov (online). Dostopno na: ( ). 10. Potek leasing posla (online). Dostopno na: ( ). 11. Prednosti leasinga pred drugimi oblikami financiranja (online). Dostopno na: ( ). 12. Razmerja med strankami v leasingu (online). Dostopno na: ( ).

65 SETCCE (2003). Tehničo priporočilo za varno elektronsko arhiviranje. (online). Dostopno na: Elektronski_arhiv_0.99(v_pripravi).pdf ( ). 14. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Uradni list RS 86/ Vrste leasinga (online). Dostopno na: leasinga.asp ( ). 16. Zakon o arhivskem gradivu in arhivih- ZAGA (Uradni list RS, št. 20/1997). 17. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu - ZEPEP (Uradni list RS, št. 57/2000). 18. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih- ZVDAGA (Uradni list RS, št. 30/2006).

66 PRILOGE Seznam prilog: Priloga 1: Informativna ponudba finančnega leasinga Priloga 2: Sklep o odobritvi posla Priloga 3: Prvi modul v programu Lotus Notes Priloga 4: Kreiranje sklepa Priloga 5: Vsebina CCM mape Priloga 6: Sklep s priponkami Priloga 7: Vsebina pogodbe Priloga 8: Kreiranje predračuna za leasing Priloga 9: Poskenirani račun Priloga 10: Poskenirana in s številko označen račun Priloga 11: Vnos podatkov v masko Račun Priloga 12: Določitev stroškovnega mesta Priloga 13: Menu Proces Priloga 14: Organizacija Potrjevalcev 2 Priloga 15: Nalog za prefakturiranje Priloga 16: Leasing mapa (LMM) Priloga 17: Zaključek leasing mape

67 1 Priloga 1: Informativna ponudba finančnega leasinga Podjetje X d.o.o. INFORMATIVNA PONUDBA FINANČNEGA LEASINGA ŠT.: A. Predmet leasinga: OS.VOZILO KIA PRO CEED 1,4 Datum: Zveza: Predračun dobavitelja MG D.D. Št. Predračuna: 456 z dne , veljavnega do B. Pogodbeni tečaj: Tečaj za EUR C. Predračunska vrednost z DDV: ,00 EUR D. Trajanje leasinga: 36 mesecev E. Plačevanje: Mesečno F. PLAČILA LEASINGA: Vrednosti na dan Lastna udeležba (polog) 2.175,60 EUR Stroški odobritve pogodbe: 141,41 EUR DDV: 0,00 EUR 1. SKUPAJ PLAČILA OB SKLENITVI POGODBE: 2.317,01 EUR 2. Višina obroka 279,08 EUR 3. Število obrokov Odkupna cena (opcija) 0,00 EUR SKUPAJ (1)+(2)x(3)+(4) Prosimo upoštevajte, da je ponudba informativne narave in za družbo nezavezujoča. Dokončno odločitev o financiranju sprejme za to pristojni organ družbe. Odstopanja od ponudbe so mogoča na podlagi izkazane bonitete leasingojemalca in dodatnih zavarovanj. Ponudba je pripravljena na podlagi trenutno veljavne referenčne obrestne mere, ki se zaradi sprememb na finančnih trgih lahko spremeni. Ob sklenitvi posla se upošteva referenčna obrestna mera, ki dejansko velja na dan sklenitve posla. Vašo vlogo obdeluje Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o. (podpis)

68 2 Priloga 2: Sklep o odobritvi posla Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

69 3 Priloga 3: Prvi modul v programu Lotus Notes Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

70 4 Priloga 4: Kreiranje sklepa Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

71 5 Priloga 5: Vsebina CCM mape Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o

72 6 Priloga 6: Sklep s priponkami Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

73 7 Priloga 7: Vsebina pogodbe Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

74 8 Priloga 8: Kreiranje predračuna za leasing Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

75 9 Priloga 9: Poskenirani račun Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

76 10 Priloga 10: Poskeniran in s številko označen račun Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

77 11 Priloga 11: Vnos podatkov v masko Račun Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

78 12 Priloga 12: Določitev stroškovnega mesta Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

79 13 Priloga 13: Menu Proces Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

80 14 Priloga 14: Organizacija Potrjevalcev 2 Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

81 15 Priloga 15: Nalog za prefakturiranje Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

82 16 Priloga 16: Leasing mapa (LMM) Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.

83 17 Priloga 17: Zaključek leasing mape Vir: Interno gradivo podjetja X Leasing d.o.o.