1

Transkripcija

1 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA NARAVOSLOVJE IN MATEMATIKO Oddelek za matematiko in računalništvo Diplomsko delo DOKUMENTACIJSKI INFORMACIJSKI SISTEM IN UPORABA V ŠOLSTVU Mentorica: dr. Krista Rizman Žalik, Kandidatka: Petra Priselac docentka za računalništvo Maribor, 2009

2 ZAHVALA Iz srca se zahvaljujem mentorici doc. dr. Kristi Rizman Žalik za strokovno vodenje in pomoč pri nastajanju diplomskega dela. Iskrena hvala vsem sodelavcem za razumevanje in potrpežljivost ob neštetih vprašanjih. Velika zahvala pa velja tudi družini in vsem najbližjim, ki so mi v času študija in v tem zadnjem napornem a pomembnem obdobju življenja stala ob strani, me vzpodbujali in mi s tem pomagali priti do želenega cilja.

3 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA NARAVOSLOVJE IN MATEMATIKO IZJAVA Podpisana PETRA PRISELAC, rojena , študentka Fakultete za naravoslovje in matematiko Univerze v Mariboru, študijskega programa RAČUNALNIŠTVO in BIOLOGIJA, izjavljam, da je diplomsko delo z naslovom DOKUMENTACIJSKI INFORMACIJSKI SISTEM IN UPORABA V ŠOLSTVU pri mentorici dr. KRISTI RIZMAN ŽALIK avtorsko delo. V diplomskem delu so uporabljeni viri in literatura korektno navedeni; teksti in druge oblike zapisov niso uporabljeni brez navedbe avtorjev. (podpis študenta-ke) Maribor, I

4 PROGRAM DIPLOMSKEGA DELA CILJI Preučiti značilnosti dokumentacijsko informacijskih sistemov. Opisati en splošen dokumentacijski sistem in tisti, ki ga uporablja slovensko šolstvo in ju primerjati. Izdelati osnovno jedro dokumentacijsko informacijskega sistema. OPIS Vemo, da se vsako podjetje in ustanova dnevno srečujejo tako s papirno kot tudi z digitalno korespondenco kot so npr.: predračuni, računi, faks sporočili, pogodbami, dobavnicami, elektronsko pošto, poslovnimi analizami ipd. Hitro iskanje dokumentov in enostavno arhiviranje omogočajo elektronski sistemi za upravljanje z dokumenti (ang. EDMS Electronic Document Management System), s katerim se izognejo naštetim nevščečnostim. Ti sistemi zagotavljajo hitrejši pretok dokumentov, učinkovitejši dostop do dokumentov in informacij v trenutku, ko jih potrebujemo, njihovo sistematično arhiviranje in še veliko več. Opisala bo meta podatke in funkcije dokumentacijsko informacijskih sistemov. V programu Microsoft Office Access 2003 bo implementirala jedro dokumentacijsko informacijskega sistema, ki bo vsebovalo uporabnike, enostavne dokumente, sestavljene dokumente, življenjske cikle, več delovnih tokov in bo omogočalo simulacijo življenjskih ciklov dokumentov od njihovega nastanka do hranjenja. LITERATURA Multimedia document presentation, information extraction and document formation in MINOS: a model and a system, S.Christodoulakis, M.Theodoridu, F.Ho, M. Papa, A.Pathria, Transactions on Information Systems (TOIS),12,1986. Umek Karmen, Vito Strasberger: Uvajanje sistema za upravljanje dokumentov. Kakovost, 1 (2002). str. 3. Kovačič Andrej, Vintar Mirko: Načrtovanje in gradnja informacijskih sistemov. Ljubljana, Kočevar Matija: Prednosti in slabosti pri upravljanju dokumentov. Gospodarski vestnik, Priloga Informatika in tehnologija. Ljubljana, str Verbič Dušan: Temelji upravljalnega informacijskega sistema. Novo mesto: Visoka šola za upravljanje in poslovanje, 2001 Maribor, 2009 doc. dr. Krista Rizman - Žalik II

5 PRISELAC, P.: Dokumentacijski informacijski sistem in uporaba v šolstvu. Diplomsko delo, Univerza v Mariboru, Fakulteta za naravoslovje in matematiko, Oddelek za matematiko in računalništvo, IZVLEČEK Diplomska naloga je razdeljena na teoretični in praktični del. V teoretičnem delu so na kratko predstavljene značilnosti dokumentacijsko informacijskih sistemov. Opisana sta dokumentacijsko informacijska sistema, in sicer sistem, ki ga uporablja farmacevtsko podjetje Krka d.d., Novo mesto in sistem, ki se uporablja v izobraževalnih ustanovah z imenom Lo.Polis. Sistem Lo.Polis vsebuje več modulov, vendar je v diplomski nalogi opisan le modul Pošta, saj le ta ustreza evidentiranju dokumentarnega gradiva v elektronski obliki. Na koncu je prikazana primerjava raznih funkcij in storitev med obema sistemoma. Praktični del naloge vsebuje dejanski primer dokumentacijsko informacijskega sistema, izdelanega s programom Microsoft Office Access 2003, kateri je dovolj napreden za izdelavo preprostega primera, ki potrebujejo za svoje delovanje manjšo relacijsko podatkovno bazo. Ključne besede: dokumentacijski informacijski sistem, elektronski sistem za upravljanje z dokumenti, elektronski zajem dokumentov, farmacevtsko podjetje, arhiviranje dokumentov, Lo.Polis, modul pošta PRISELAC, P.: Documentation information system and its use in school system. Graduation Thesis, University of Maribor, Faculty of Natural Scienses and Mathematics, Department of Mathematics and Computer Science, ABSTRACT This graduation thesis is divided into theoretical and practical parts. The theoretical part briefly discusses the characteristics of documentation information systems. Two such systems have been described: the system used III

6 by the pharmaceutical company Krka d. d., Novo mesto and the system used by educational institutions called Lo.Polis. The Lo.Polis system includes several modules, but within the scope of this thesis only the module Post Office, which offers document management and tracking in electronic form, is presented. The final part of the thesis includes a comparison between the systems. The practical part embodies an example of an actual documentation information system created with the program Microsoft Access 2003 which is sufficiently advanced to create a simple example that requires a small relation database for its operation. Key words: documentation information system, electronic document management system, electronic capture of document, pharmaceutical company, document archiving, Lo.Polis, Post Office module IV

7 KAZALO VSEBINE 1 UVOD OPIS OBRAVNAVANE VSEBINE NAMEN IN CILJ DELA DOKUMENT PREDSTAVITEV DOKUMENTACIJSKEGA SISTEMA ELEKTRONSKI SISTEMI ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI (EDMS) Repozitorij Nadzor nad verzijami Upravljanje z metapodatki Prijavljanje in odjavljanje dokumentov v sistem in iz sistema (check-in/check-out) Izdelava novih dokumentov Kopiranje dokumentov Zagotavljanje varnosti Sestavljeni (virtualni)dokumenti Podpiranje zakonskih predpisov o elektronskem upravljanju dokumentov Upravljanje konfiguracije sistema Klasificiranje in indeksiranje Sledljivost Zajem dokumentov Elektronski zajem dokumentov Prednosti elektronskega arhiviranja Avtorstvo Sestavljanje Pretok Življenjski cikel Razlika med življenjskim ciklom in delovnim tokom: Iskalnik Uporabniški vmesnik Poročila EDMS V FARMACEVTSKEM PODJETJU ŽIVLJENJSKI CIKEL Z ENIM AVTORJEM Primer uvoza dokumenta z enostavnim življenjskim ciklom V

8 4.1.2 Primer izdelave novega dokumenta z enostavnim življenjskim ciklom ŽIVLJENJSKI CIKEL Z VEČ AVTORJI Ustvarjanje registracijskega dosjeja Načrtovanje (planning) Osnutek (draft) Potrjevanje (approve) Potrjen (approved) Oddan (submitted) Veljaven (efective) Arhiviran (archive) Izločen (exception) VAROVANJE DOKUMENTACIJSKEGA SISTEMA EDMS V IZOBRAŽEVALNIH USTANOVAH SHRANJEVANJE ZBIRK PODATKOV LO.POLIS Modul Pošta Življenjski krog zadev Obravnava dokumentov Hranjenje dokumentov Varovanje osebnih podatkov Varnost PRIMERJAVA MED DOKUMENTACIJSKO INFORMACIJSKIM SISTEMOM V FARMACEVTSKEM PODJETJU IN MODULOM POŠTA PREDNOSTI DOKUMENTACIJSKO INFORMACIJSKEGA SISTEMA SLABOSTI DOKUMENTACIJSKO INFORMACIJSKEGA SISTEMA IZDELAVA PRIMERA DOKUMENTACIJSKEGA SISTEMA DMS V PROGRAMU MICROSOFT ACCESS Osnove podatkovnih baz Definicija podatkovne baze Relacijska podatkovna baza Entitete Relacije Primarni ključ Tuji ključ Predstavitev rešitve DMS VI

9 Delo z enostavnimi dokumenti Gumbi za delo z enostavnimi dokumenti Delo s sestavljenimi dokumenti Gumbi za delo z sestavljenimi dokumenti ZAKLJUČEK LITERATURA IN VIRI VII

10 KAZALO SLIK SLIKA 1: GRAFIČNA PONAZORITEV GRADNIKOV DOKUMENTACIJSKEGA SISTEMA, VIR: ROT, SLIKA 2: SISTEM ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTOV, VIR: UMEK, STRASBERGER, SLIKA 3: SHEMATIČNI PRIKAZ POSAMEZNIH FAZ POSTOPKA OPTIČNEGA BRANJA, VIR: ROT, SLIKA 4: PRIMER KLASIČNEGA ARHIVA SLIKA 5: PRIMER DELOVENGA MESTA, KJER SE OPRAVLJA SKENIRANJE IN ARHIVIRANJE SLIKA 6: SHEMATIČNI PRIKAZ ŽIVLJENJSKEGA CIKLA SLIKA 7: PRIMER DELOVNEGA TOKA SLIKA 8: PRIMER ENOSTAVNEGA ŽIVLJENJSKEGA CIKLA SLIKA 9: ŽIVLJENJSKI CIKEL SESTAVLJENEGA DOKUMENTA SLIKA 10: VMESNIK INFORMACIJSKEGA SISTEMA LO.POLIS, VIR: PROGRAM LO.POLIS SLIKA 11: ENTITETNO RELACIJSKI MODEL PODATKOVNE ZBIRKE PRIMERA SLIKA 12: RELACIJA SESTAVLJENEGA DOKUMENTA SLIKA 13: RELACIJA AVTORJA DOKUMENTA SLIKA 14: RELACIJA DELOVNEGA TOKA IN S TEM ŽIVLJENJSKEGA CIKLA DOKUMENTA SLIKA 15: OBRAZEC ZA PREGLEDOVANJE IN UREJANJE ENOSTAVNIH DOKUMENTOV SLIKA 16: PRIKAZ ŽIVLJENJSKEGA CIKLA IN NALOGE DELOVNEGA TOKA ZA TRENUTNO PRIKAZAN DOKUMENT SLIKA 17: USTVARJANJE NOVEGA DOKUMENTA S POMOČJO ČAROVNIKA SLIKA 18: PRIKAZ SPREMEMBE DATUMA PRI SHRANJEVANJU ZAPISA SLIKA 19: PRIKAZ POROČILA ENOSTAVNEGA DOKUMENTA SLIKA 20: OBRAZEC ZA PREGLEDOVANJE IN UREJANJE SESTAVLJENEGA DOKUMENTA SLIKA 21: PRIKAZ POROČILA SESTAVLJENEGA DOKUMENTA VIII

11 KAZALO TABEL TABELA 1: PRIMERJAVA MED MODULOM POŠTA IN SISTEMOM FARMACEVTSKEGA PODJETJA KRKA D.D IX

12 1 UVOD 1.1 Opis obravnavane vsebine Z izrazom Document Management se v poslovanju srečujemo že kar nekaj desetletij, medtem ko se z informacijskimi sistemi za ravnanje z listinami ali elektronskimi sistemi za upravljanje z dokumenti (Electronic Document Management Systems- EDMS) aktivno srečujemo v zadnjih letih, kar so podjetja prišla do spoznanja, da so dokumenti pomembno premoženje podjetja, zato naj bi bili le ti točni in dosegljivi zaposlenim. EDMS sistemi zagotavljajo hitrejši pretok dokumentov, učinkovit dostop do dokumentov in informacij v trenutku, ko jih potrebujemo ter njihovo sistematično arhiviranje. Osredotočijo se na nadzor elektronskih dokumentov, slik in grafik v dokumentih, tabel, raznih datotek in obsežnih sestavljenih dokumentov skozi njihov celoten življenjski ciklus, od izdelave do arhiviranja. Dodatno k temu lahko EDMS sistemi omogočajo večkratno uporabo informacij, nadzor dokumentov med poslovnim procesom in skrajšanje časa, ki je potreben za izvajanje življenjskega cikla dokumenta. Brezhibno upravljanje dokumentov je ena od najpomembnejših zahtev, ki jih za npr. farmacevtsko industrijo predpisuje ena od ključnih zakonskih regulativ dobra proizvodna praksa (DPP). Pogoj za uspešno delovanje celotnega področja zagotavljanja in kontrole kakovosti ter njegovo usklajenost delovanja z regulatornimi zahtevami, je učinkovito vzpostavljen sistem za upravljanje dokumentov. 1.2 Namen in cilj dela Namen diplomske naloge je teoretično in praktično predstaviti dokumentacijski informacijski sistem. Osnovni cilj je izdelati jedro dokumentacijsko informacijskega sistema s programom Microsoft Office Access 2003, ki ponazarja osnovno delovanje dokumentacijsko informacijskega sistema. Pred izdelavo jedra je predstavljen tudi teoretični del naloge. Zaradi različnih mnenj o tem ali je dokumentacijski sistem le arhiviranje dokumentov ali podpira tudi proces izdelave dokumentacije je namen naloge prikazati in opisati dokumentacijski sistem ter njegove funkcionalnosti. Predstavljene so nekatere bistvene storitve dokumentacijsko informacijskega sistema farmacevtskega podjetja Krka d.d., ki se v podjetju najpogosteje uporabljajo in modul Pošta sistema Lopolis, ki se uporablja v šolstvo. Na koncu je prikazana primerjava teh dveh sistemov za učinkovito obvladovanje dokumentacije z vidika zahtev kakovosti. 1

13 Diplomska naloga temelji na praktičnih izkušnjah, ki sem jih pridobila v sodelovanju s farmacevtskim podjetjem Krka d.d., Novo mesto in pridobljeno literaturo, ki som jo sama našla o informacijskem sistemu Lo.Polis, saj podjetje Logos.si ni bilo pripravljeno sodelovati. Na podlagi tega, kar sem spoznala v farmacevtskem podjetju Krka d.d. in prebrala v literaturi glede informacijskega sistema Lo.Polis sem na koncu s programom Microsoft Office Access 2003 izdelala primer dokumentacijsko informacijskega sistema. 2

14 2 Dokument Dokument je sestavni del dokumentacijskega sistema. Definiran in opisan je lahko na različne načine. Na splošno so dokumenti nosilci nestrukturiranih podatkov (za razliko od baz podatkov, ki so strukturirane in imajo natančno določeno obliko in vsebino) in so namenjeni shranjevanju in prenosu informacij, ki imajo poljubno obliko in vsebino. Če pogledamo v organizacije so dokumenti najpogosteje trajni zapisi nekega poslovnega dogodka ali opis stanja procesa v danem trenutku. S pomočjo dokumentov organizacija tudi komunicira s svojim okoljem ter dokazuje svojo skladnost s standardi, priporočili, predpisi in zakoni. 3

15 3 PREDSTAVITEV DOKUMENTACIJSKEGA SISTEMA Obstaja več definicij, ki opredeljujejo dokumentacijski sistem. Na splošno je dokumentacijski sistem (DMS - document management system) sistem, ki zbira, upravlja in objavlja informacije. V preteklosti so se dokumentacijski sistemi delili v dve skupini: Arhivski dokumentacijski sistemi, katerih namen in funkcije so bile omejene na upravljanje dokumentov, ki se niso spreminjali. Njihove funkcije so tako bile optično branje dokumentov, označevanje dokumentov z metapodatki, kateri opisujejo vsebino dokumenta za potrebe kasnejšega iskanja, elektronsko arhiviranje dokumentov, pregledovanje in iskanje dokumentov in distribucija elektronsko arhiviranih dokumentov. Elektronski sistemi za upravljanje z dokumenti, katerih namen je upravljanje»živih«dokumentov, kar pomeni upravljanje dokumentov skozi njihov celoten življenjski cikel. Da pa je to izvedljivo omogočajo omenjeni sistemi še dodatne funkcije, kot so izvajanje funkcij ustvarjanja dokumentov, urejanje, revidiranje, verzioniranje, sledenje in upravljanje poteka dela. Meja med sistemoma je sčasoma izginila, zato danes govorimo le še o celovitih dokumentacijskih sistemih za upravljanje elektronskih dokumentov, ki omogočajo obvladovanje dokumentov v vseh fazah njihovega življenjskega cikla. Gradniki dokumentacijskega sistema Preden si podrobno ogledamo vsak element posebej naj še poudarim, da je pomembnejše od definicije dokumentacijskega sistema poznavanje gradnikov dokumentacijskega sistema, kateri so: o dokumenti v vseh oblikah (na papirju, različnih elektronskih medijih, mikrofilmu, magnetnih trakovih ), o ljudje in organizacijska kultura (uporabniki dokumentacijskega sistema), o tehnologija (strojna in programska oprema za zajem, shranjevanje in uporabo dokumentov ), o zakonodaja (zakonske zahteve in omejitve glede načina hrambe dokumentov v elektronski obliki, možnosti za pretvorbo dokumentov v elektronsko obliko in predpisani minimalni roki hrambe), 4

16 o organizacija dela (obvladovanje posameznih poslovnih procesov). DOKUMENTACIJSKI SISTEM Slika 1: Grafična ponazoritev gradnikov dokumentacijskega sistema, vir: Rot, Elektronski sistemi za upravljanje z dokumenti (EDMS) Elektronski sistemi za upravljanje z dokumenti so računalniško podprti sistemi za obvladovanje vseh dokumentov v podjetju in jih ne smemo zamenjevati z sistemi za arhiviranje, kateri so omejeni samo na skeniranje in arhiviranje papirnih dokumentov, ki dnevno nastajajo v organizaciji. Ti sistemi omogočajo: o proces obdelave in uvoza dokumentov, o proces izdelave dokumentov, o klasificiranje in indeksiranje dokumentov, o distribucijo dokumentov, o sledljivost, o elektronsko podpisovanje, o arhiviranje dokumentov, 5

17 o razpoložljivost dokumentov, o zmanjšanje stroškov, povezanih z arhivom o lažje obvladovanje delovnih procesov in drugo. Elektronski sistemi za upravljanje z dokumenti uporabljajo več različnih dopolnjujočih se tehnologij, katere lahko po funkcionalnosti razvrstimo na naslednje komponente: o repozitorij skladišče dokumentov, o zajem dokumentov, o avtorstvo izdelovanje in urejanje dokumentov, o sestavljanje sestavljanje posameznih dokumentov v celovit dokument, o pretok usmerjanje dokumentov s pomočjo delovnih tokov in življenjskih ciklov, o iskalnik iskanje dokumentov po sistemu, o uporabniški vmesniki uporaba spletne tehnologije, o poročila izpisi in pregledi. Naštete komponente so poglavitni deli večine dokumentacijsko informacijskih sistemov. Slika 2: Sistem za upravljanje dokumentov, vir: Umek, Strasberger,

18 3.1.1 Repozitorij Repozitorij predstavlja enotno mesto nahajanja dokumentov sistema. V njem se shranjujejo in nadzirajo nestrukturirani podatki (dokumenti) in strukturirani podatki (informacije o dokumentih). Nestrukturirani podatki se nahajajo na centralnem dokumentnem strežniku. Ločeni so od strukturiranih podatkov, ki so shranjeni v obliki podatkovnih baz. Repozitorij hrani tudi vse datoteke sistema, prav tako konfiguracijo, administrativne datoteke in ostale podatke, ki specificirajo delovanje sistema. Slabo organizirano strukturo dokumentov v repozitoriju lahko enačimo z neobvladovalnimi dokumenti v papirni obliki. Tipični repozitorij zagotavlja določene funkcije, kot so: o nadzor nad verzijami, o upravljanje z atributi (metapodatki), o prijavljanje in odjavljanje dokumentov v sistem in iz sistema, o izdelava novih dokumentov, o kopiranje dokumentov, o zagotavljanje varnosti, o sestavljanje (virtualnih, sestavljenih) dokumentov, o podpiranje zakonskih predpisov o elektronskem upravljanju dokumentov, o upravljanje konfiguracije sistema, o klasificiranje in indeksiranje, o sledljivost dokumentov, Nadzor nad verzijami Obvladovanje in pregled verzije posameznega dokumenta se v praksi uporablja z namenom, da se ugotovi trenutna veljavna verzija dokumenta. Sistem mora omogočati možnost ogleda vseh verzij določenega dokumenta, saj se s tem vidijo vse spremembe, ki so se zgodile na dokumentu. Hkrati mora dokumentacijski sistem omogočati dostopanje do zadnjih veljavnih verzij dokumentov vsem zaposlenim Upravljanje z metapodatki Metapodatki ali atributi vsebujejo informacije o nekem podatku, torej lahko rečemo, da so to podatki o podatkih, ki zajemajo njihov opis, značilnosti, nahajališče, 7

19 uporabo, Uporabljajo se za zagotavljanje, opis in opredeljevanje uporabnikovih podatkov in so vsebina kataloga posameznih podatkov (Turk, 1987, str.122). Lastnosti dokumentov so v dokumentacijskem sistemu opisani z metapodatki, ki nam omogočajo: o iskanje dokumentov v sistemu, o ustvarjanje različnih poročil, o sledenje življenjskega cikla dokumentov, o beleženje dostopov do dokumentov, tiskanja dokumentov, vseh dejanj, ki so jih izvedli uporabniki na določenem dokumentu (pregled, distribucija, odobritev ) Neprimerno definirani atributi lahko povzročajo probleme pri iskanju dokumentov in s tem nedostopnost do njihove vsebine Prijavljanje in odjavljanje dokumentov v sistem in iz sistema (check-in/check-out) S prijavljanjem in odjavljanjem dokumentov v in iz sistema se prepreči, da bi dokument obdelovalo in shranjevalo več ljudi hkrati, s tem se zagotovi, da le ena oseba istočasno obdeluje dokument. Ko želi neka oseba dokument spreminjati ga najprej odjavi iz sistema in s tem prenese k sebi. Ko je oseba končala s spreminjanjem prijavi dokument nazaj v sistem. S tem se preprečijo konflikti, ki nastajajo pri urejanju dokumenta s strani več uporabnikov in ohranjanje vseh obstoječih verzij Izdelava novih dokumentov Pri izdelavi novih dokumentov se mora uporabniku zagotoviti izdelava prve verzije dokumenta in možnost izdelave nove verzije na že obstoječi verziji. V obeh primerih pa mora biti uporabniku zagotovljeno: o da je izdelava dokumenta znotraj dokumentacijskega sistema predvsem enostavna, o da se dokument lahko ustvarja na podlagi vnaprej pripravljene predloge, o da dokumentacijski sistem omogoča uvoz različnih vrst datotek, kot so doc, xls, jpg, gif, pdf, o da lahko izdeluje samo tiste vrste dokumentov, kateri so mu dodeljeni glede na njegove delavne pravice, 8

20 o da ima možnost vnosa atributov, ki opišejo vsebino dokumenta in s tem olajšajo kasnejše iskanje, o da definira kdo bo pregledovalec in odobritelj dokumenta Kopiranje dokumentov Kopiranje dokumentov sodi med najbolj uporabne funkcije v dokumentacijskem sistemu. V večini primerov je vsebina dokumentov podobna in jo je potrebno le prilagoditi trenutnim potrebam. To se izvede s pomočjo kopiranja dokumentov, pri čemer se prenesejo metapodatki na novi dokument in v primeru, da ti ne ustrezajo vsebini dokumenta jih je mogoče spremeniti Zagotavljanje varnosti Varnost dokumentacijsko informacijskega sistema je eden večjih problemov v sodobnih organizacijah. Za največ varnostnih težav so krivi prav zaposleni v organizaciji, pri čemer več kot polovico predstavljajo uporabniki, ki škode ne povzročijo namenoma. Do informacijskih virov organizacije dostopa veliko različnih uporabnikov (zaposleni, partnerji, dobavitelji), ki se morajo identificirati. Identitete uporabnikov vnaprej vnesemo v informacijski sistem in jim določimo ustrezne vloge in dostope do virov, do katerih so upravičeni. Enaka politika drži tudi pri arhiviranju dokumentov, kjer je postopek ponavadi takšen, da vsi uporabniki vidijo metapodatke o dokumentih, vsebino dokumentov pa vidijo samo pooblaščeni uporabniki Sestavljeni (virtualni)dokumenti Kadar je dokument velik in ima lahko več avtorjev, sistem omogoča uporabo sestavljenih dokumentov. Sedaj je sestavljen dokument razdeljen na posamezne sekcije, ki imajo svojega lastnika, metapodatke, varnostno politiko in ostale lastnosti. Enostavni dokumenti se povezujejo v različne sestavljene dokumente, kjer se sestavijo v smiselne celote. V primeru spremembe vsebine enostavnega dokumenta se sprememba odraža tudi na sestavljenih dokumentih. Sestavljeni dokument omogoča sledljivost verzij podobno kot enostavni dokumenti. Najpogostejši razlogi za uporabo sestavljenih dokumentov so: o kadar dokument izdeluje več avtorjev, o kadar je dokument izdelan iz različnih vrst datotek, 9

21 o kadar je pomemben vrstni red dokumentov Podpiranje zakonskih predpisov o elektronskem upravljanju dokumentov Uporaba elektronskega podpisa v upravljanju dokumentov je bistvenega pomena, saj pospeši običajni poslovni proces, pri čemer je zanesljivost in varnost enaka podpisu papirnega dokumenta. Elektronski podpis je niz podatkov v elektronski obliki, ki je vsebovan, dodan ali logično povezan z drugimi podatki, in je namenjen pristnosti teh podatkov in identifikaciji podpisnika. (Umek, 2005, str. 20) Varen elektronski podpis je podpis, ki izpolnjuje naslednje zahteve, da je: o povezan izključno s podpisnikom, o iz njega mogoče zanesljivo ugotoviti podpisnika, o ustvarjen s sredstvi za varno elektronsko podpisovanje, ki so izključno pod podpisnikovim nadzorom, o povezan s podatki, na katere se nanaša, tako da je opazna vsaka kasnejša sprememba teh podatkov ali povezave z njimi Upravljanje konfiguracije sistema Procesi organizacije se neprestano spreminjajo, zato mora dokumentacijski sistem omogočati spreminjanje le teh tudi po vzpostavitvi delovanja sistema, kar pomeni enostavno spreminjanje življenjskega cikla dokumentov ter njihovih lastnosti v sistemu. Pojem upravljanje konfiguracij sistema se dotika tudi skrbništva sistema kot zaključene celote in omogoča naslednje: o upravljanje uporabnikov in njihovih dostop do sistema, o upravljanje varnostnih pravic uporabnikov in skupin, o upravljanje iskalnika, o upravljanje konfiguracij procesov. Najpomembnejše je upravljanje konfiguracij procesov za dokumente. Pri tem je potrebno določiti, da imajo vsa dejanja, ki jih uporabniki izvedejo možnost konfiguracije. V sodobnih dokumentacijskih sistemih je teh možnosti veliko, zato navajam le nekaj najbolj pogostih: 10

22 o spreminjane ali dodajanje predlog dokumentov, o odstranjevanje in dodajanje uporabnikov, ki sodelujejo pri izdelavi, pregledu, odobritvi, distribuciji dokumentov, o dodajanje in spreminjanje metapodatkov, o spreminjanje delovnih tokov (workflow); o številčenje dokumentov, o določanje možnih akcij, ki jih uporabniki izvajajo nad dokumenti, glede na stanje v življenjskem ciklu Klasificiranje in indeksiranje Zaradi lažjega kasnejšega iskanja dokumentov se vsakemu dokumentu dodajo izbrani atributi oziroma identifikacijske oznake dokumentov. Atributi se lahko dodajajo ročno, delno avtomatično ali popolnoma avtomatično. Proces dodeljevanja atributov se imenuje indeksiranje, pridobljene podatke pa imenujemo meta podatki ali indeksni podatki. Ti podatki nosijo informacije o dokumentih, ki so potrebni za poznejšo obdelavo oziroma predstavljajo ključ za poznejše iskanje in pregledovanje dokumentov Sledljivost Dokumentacijski sistem mora omogočati pregled dogajanj nad dokumenti v sistemu, saj organizacije želijo poskrbeti za določen nadzor nad dogodki v sistemu. S tem je omogočeno sledenje delu uporabnikov in ugotavljanje izkoriščenosti delovnega časa, ki je bil potreben za izdelavo posameznega dokumenta na primer, kje so nastale težave, kdo je pripomogel pri izdelavi in drugo Zajem dokumentov Osnovni gradniki dokumentacijskega sistema so dokumenti, ki prihajajo v sistem v različnih pojavnih oblikah, zaradi česar jih je tudi težje obvladovati. V sistem prihajajo dokumenti v naslednjih oblikah: o v elektronski obliki na nosilcu, o po elektronski pošti, o po faksu, o v papirni obliki. 11

23 Elektronski zajem dokumentov Tehnološko skoraj najbolj zapleten proces, vsekakor pa delavno najbolj intenziven nastaja na papirju. Včasih je pretvorba papirnih dokumentov v elektronsko obliko predstavljala glavnino elektronskih sistemov za upravljanje z dokumenti, danes pa omenjena pretvorba predstavlja le del dokumentacijskega sistema. Digitalizacija dokumentov in zajem podatkov dokumentov sta nujno potrebna postopka, če želimo povečati hitrost obdelave poslovnih dokumentov ter povečati učinkovitost zaposlenih. Pri tem potrebujemo: o optični bralnik ali skener, o programsko opremo za zajem, procesiranje in za optično prepoznavo znakov. Optični bralnik (skener) z digitalizacijo spreminja papirni dokument v elektronsko obliko. Postopek optičnega branja razdelimo na več faz: 1. Dokumenti se pripravijo za optično branje, kjer gre za tehnično pripravo, v katero spadata zlaganje dokumentov iz registratorjev in map in odstranjevanje sponk, ter za vsebinsko pripravo, kot je na primer razdeljevanje dokumentov na posamezne vsebinske celote. 2. Ko so dokumenti fizično in vsebinsko pripravljeni za digitalizacijo se prične postopek skeniranja. Rezultat digitalizacije dokumentov so grafične datoteke različnih formatov (tiff, jpg, pdf, ). 3. Grafične datoteke se z uporabo OCR (Optical Character Recognition) tehnologije obdelajo v primerno obliko, ki je primerna za nadaljno uporabo v dokumentacijsko informacijskem sistemu. Pri zajemu dokumentov velja omeniti še to, da se proces prepoznavanja znakov lahko izvaja za celoten dokument ali samo za izbrane dele dokumenta. 4. V zadnji fazi sledi prenos obdelanega dokumenta v dokumentacijski sistem v ustrezno mapo. Dokumentom je potrebno določiti tudi metapodatke. 12

24 Slika 3: Shematični prikaz posameznih faz postopka optičnega branja, vir: Rot, 2004 Preden se prične uvedba nekega sistema je potrebno poznati naravo dokumentov. Izbira načina obdelave je odvisna od vsebine in vrste dokumentov, zahtev pri iskanju in načina priprave dokumentov za zajem, glede na dostop dokumentov v elektronskem arhivu. Poznamo tri načine skeniranja oziroma zajemanja dokumentov: 1. Paketno zajemanje dokumentov: gre za prenos večjih količin dokumentov iz papirnih arhivov v elektronski arhiv, kateri sicer niso vsebinsko povezani, imajo pa neko določeno skupno lastnost, po kateri jih lahko pozneje iščemo v arhivu (primer: računi, izstavljeni v določenem časovnem obdobju). 2. Dosjejsko zajemanje dokumentov: za dokumente, ki pripadajo določenemu poslovnemu dogodku in sestavljajo celoto - dosje je značilno, da kljub temu da nastajajo v povsem različnih časovnih obdobjih, pripadajo določenemu poslovnemu dogodku. Z vsebinskega vidika se medsebojno povezujejo in dopolnjujejo. Med najbolj tipične predstavnike tovrstne skupine dokumentov lahko uvrščamo pogodbeno in kadrovsko dokumentacijo. 3. Zajem posamičnih dokumentov: predstavlja najzahtevnejši proces zajema in obdelave dokumentov, saj se vsak dokument obravnava kot zaključena celota. Če pozneje nastanejo kakršnekoli dopolnitve ali spremembe se te obravnavajo kot nov dokument ali nova verzija. Vsak dokument skeniramo posebej in ga opremimo s toliko atributi, da ga je ob poizvedbah mogoče enoznačno poiskati Poleg različnih načinov skeniranja je izvedba procesa skeniranja odvisna tudi od tipa dokumentov. Glede na različne tipe dokumentov mora biti zagotovljen zajem podatkov tako iz strukturiranih, polstrukturiranih in nestrukturiranih dokumentov. Med strukturirane dokumente se uvrščajo različne vrste obrazcev za katere je značilno, da se na njih nahajajo podatki iste vrste. Strojni zajem podatkov je pri teh dokumentih najboljši saj se natanko ve, kateri so iskani podatki in kje na dokumentu se nahajajo. Pri polstrukturiranih dokumentih se nahajajo podatki iste vrste, vendar se nahajajo na 13

25 različnih mestih v dokumentih. Ker se ve kateri so iskani podatki, vendar se ne ve kje v dokumentu se nahajajo je potrebna naprednejša programska oprema, ki bo znala razvozlati lokacijo nahajanja iskanih podatkov. Med nestrukturirane dokumente se uvrščajo preostali dokumenti, ki nastajajo pri poslovni korespondenci. Tukaj je uspešno strojno prepoznavanje pomembnih podatkov skoraj nemogoče, saj se ne ve kateri podatki so pomembni in kje v dokumentih se nahajajo Prednosti elektronskega arhiviranja Slika 4: Primer klasičnega arhiva 1 Elektronski arhiv ima veliko prednosti pred klasičnim sistemom arhiviranja. Omogoča učinkovitejšo kontrolo nad uporabo dokumentov, časovno in krajevno neodvisno dostopnost do dokumentov in njihovo varno hranjenje. Zaposleni lahko dostopajo do dokumentov preko oddaljenega vmesnika, zato odpadejo stroški posredovanja, razmnoževanja in razpošiljanja dokumentov, kar se uporablja s klasičnim načinom arhiviranja dokumentov

26 Slika 5: Primer delovenga mesta, kjer se opravlja skeniranje in arhiviranje Avtorstvo Dokumentacijski sistem mora podpirati različne formate zapisov, saj s tem omogoča uporabnikom lažje in hitrejše delo pri izdelavi, vnosu in oblikovanju dokumentov. Dokumenti se izdelajo iz vnaprej pripravljenih predlog, saj se s tem omogoči avtorjem, da se posvetijo predvsem vsebini in ne obliki dokumenta. Ponavadi se avtomatsko oblikuje prva stran ter glava in noga, kamor se prepišejo vrednosti atributov, ki jih predvidi avtor Sestavljanje Velikokrat uporabniki izdelujejo sestavljene dokumente. Ti dokumenti so sestavljeni iz več različnih enostavnih dokumentov različnih formatov. Končni formati tega dokumenta so lahko pdf, html, xml, doc. Namen sestavljanja virtualnega dokumenta je, da se posamezni deli pretvorijo v enoten format na primer pdf in se vzpostavi enotno številčenje poglavja, glava, noga in ostalo oblikovanje. Rezultat je združen dokument. To omogoča orodje elektronska pretvorba, ki pretvarja sestavljen dokument v združen dokument in ga s tujko imenujemo publishing. V dokumentacijskem sistemu 2 vir: 15

27 je orodje vgrajeno, ker so dokumenti, ki jih potrebuje shranjeni v centralnem sistemu oz. repozitoriju Pretok Dokumenti, ki so vključeni v poslovnem procesu se gibljejo po točno določeni poti (stanjih) življenjskega cikla. Delovni tokovi pa urejajo delo uporabnikov znotraj posameznega stanja dokumentov. To konfiguracijo dosežemo z uporabo že omenjenih dveh sistemov: o Sistem življenjskega cikla (Lifecycle system) o Sistem delovnega toka (Workflow system) Ko govorimo o upravljanje delovnih tokov (Workflow) imamo v mislih avtomatiziranje pretoka dokumentov in informacij v delovnem procesu. V tem procesu moramo določiti delovne postopke glede na sodelujoče in njihove naloge, opredeliti način kroženja dokumentov tako med delovnimi skupinami kot tudi med posameznimi uporabniki, ter določiti vhodne in izhodne vrednosti. Pravo uporabno vrednost bo sistem za upravljanje in arhiviranje dokumentov dobil šele takrat, ko bo zagotovljen kontroliran in hiter pretok dokumentov v vseh fazah poslovnih procesov v podjetju. Torej, ugotovili smo, da lahko z delovnimi tokovi oblikujemo in nadziramo pravilnost poteka in na ta način pospešimo proces, saj dokumenti potujejo po točno določeni poti Življenjski cikel Vsak dokument, ki vstopa v poslovni proces poteka skozi različna stanja svojega življenjskega cikla. Preden dokument preide v naslednje stanje je potrebno, da so izpolnjene določene zahteve ali, da se končajo neke akcije. Dokument preide iz enega stanja v drugo stanje življenjskega cikla na podlagi pravil, ki so vezana na izpolnitev določenih pogojev. Življenjski cikel omogoča nadzorovanje statusa dokumenta. Kot primer pokažimo življenjski cikel, ki je sestavljen iz naslednjih stanj: Slika 6: Shematični prikaz življenjskega cikla 16

28 Mehanizmi, ki urejajo delo uporabnikov znotraj posameznega stanja dokumenta se imenujejo delovni tokovi. Ti nam zagotavljajo, da dokumenti tekoče prehajajo skozi svoje življenjske cikle. Poslovni procesi so s pomočjo delovnih tokov formalizirani in se tako lahko izvajajo večkrat. Delovni tokovi so lahko serijski, kjer aktivnosti nastopajo ena za drugo, ali se aktivnosti znotraj njih izvajajo istočasno. Poznamo pa tudi delovne tokove, kjer so aktivnosti serijske in istočasne. Delovni tokovi tako predstavljajo naloge, ki jih uporabniki dobivajo v posamezni fazi življenjskega cikla dokumenta. Poglejmo nekatere primere delovnih tokov: o aktivnosti, ki se izvajajo zaporedno: : tu imamo dva odobritelja dokumenta, pri katerem drugi odobritelj odobri dokument za prvim odobriteljem, o aktivnosti, ki se izvajajo paralelno: tu imamo več odobriteljev, ki pregledujejo in podpisujejo dokumente istočasno, o aktivnosti, ki imajo fiksna pravila: tu imamo odobritelja, ki v primeru odobrenega dokumenta pošlje dokument osebi A, v primeru zavrnitve dokumenta pa ga pošlje osebi B, o ad hoc: ta oblika se ne uporablja prav pogosto, saj so za izdelavo dokumentov vnaprej napisana pravila, katerih pa se včasih uporabniki ne morejo držati. Takrat uporabnik pošlje določeno aktivnost drugemu uporabniku. Slika 7: Primer delovnega toka Razlika med življenjskim ciklom in delovnim tokom: Življenjski cikli formalizirajo poslovne procese in s tem zagotavljajo preddefinirane poti dokumentov in s tem vzdrževanje njihovega statusa. Poti za posamezne dokumente so določene vnaprej glede na uporabnike, ki uporabljajo dokumente. Naloge, ki se dodeljujejo glede na posamezne faze življenjskega cikla pa se definirajo s pomočjo delovnih tokov. V določenih fazah delovni tokovi niso nujno potrebni. Vsako stanje življenjskega cikla ponavadi vsebuje le en delovni tok. Za vsako nalogo določenega delovnega toka je predviden elektronski podpis in opis naloge. 17

29 3.1.6 Iskalnik Za uporabnike je pomembno, da dokumente, ki se nahajajo v sistemu brez večjih težav hitro najdejo. Zato potrebujejo možnost enostavnega in hitrega načina iskanja. Pri enostavnem načinu se dokumente išče po atributih, ki jih je določil avtor dokumenta, s tem da se jih kombinira s pomočjo logičnih operatorjev. Napredni uporabniki večinoma uporabljajo zahtevnejši način iskanja s pomočjo poizvedb Uporabniški vmesnik Naloga vsakega uporabniškega vmesnika je, ja de uporabniku prijazen in mu olajša vsakdanje delo. Zaradi enostavnejše uporabe in navajenosti uporabnikov ima velika večina današnjih uporabniških vmesnikov dokumentacijskih sistemov izgled okolja Windows, kar zagotavlja, da uporabnik hitreje obvlada aplikacijo. Naslednja naloga izgleda uporabniškega vmesnika je možnost personalizacije za uporabnika, da si delovno okolje kolikor je mogoče prilagodi svojim potrebam in željam Poročila Skoraj vse informacije med uporabniki in dokumentacijskim sistemom prenašajo dokumenti, ki so najpomembnejši nosilci le teh med okoljem in organizacijo. Nad podatki, ki nastajajo ali prihajajo v informacijski sistem želimo natančen pregled za kar so potrebna ustrezna poročila. Izdelujejo se v ustrezni obliki in vsebini, pri njih je pomembna enostavnost izdelave in preglednost ter možnost izpisa. Poročila, ki se nanašajo na posamezni dokument nam omogočajo ugotavljanje v kateri fazi življenjskega cikla se dokument nahaja, koliko časa je že v obdelavi, v kateri verziji se nahaja, kdo dela na njem in druge informacije, kar omogoča sledljivost. Vodstvo podjetja v želji po večji izkoriščenosti delovnega časa izdeluje poročila, ki so vezana na uporabnike. Ta način omogoča ugotavljanje dela in časa na posameznem dokumentu, pregled sodelovanja, odobritev in druge informacije. 18

30 4 EDMS v farmacevtskem podjetju Farmacevtska podjetja se ukvarjajo z izdelavo zdravil in njihovo registracijo. Količina in kompleksnost dokumentacije, ki jo je potrebno oddati agencijam sta se v zadnjem času zelo povečali. Vsak korak oziroma postopek izdelave je potrebno ustrezno dokumentirati. Zaradi tega se farmacevtska podjetja vse bolj odločajo za elektronsko obvladovanje dokumentov, kar omogoča poenotenje dokumentacij, optimizacijo delovnih procesov ter pregled registracijske dokumentacije v elektronski obliki. Nekatera podjetja pa so se začela posluževati elektronskega sistema dokumentov zaradi prisil institucij, saj te od njih zahtevajo dokumente v elektronski obliki, ki so izdelani in obvladovani po standardih določenih s strani (FDA - Food and drug Administration), (EMEA - European Medicines Agency) in japonskega ministrstva za zdravje. Dokumentacijski sistemi poznajo dve vrsti dokumentov, tiste, ki jih ureja en avtor in ne potrebujejo potrjevanja preden vstopijo v veljavno stanje in tiste, ki jih ureja več avtorjev ter potrebujejo potrjevanje pred vstopom v stanje veljaven. Dokumenti, ki potrebujejo potrjevanje lahko uporabljajo različne življenjske cikle, ki jih pripeljejo v veljavno stanje po različnih delovnih tokovih. V tem poglavju bom predstavila razliko med življenjskim ciklom z enim avtorjem in življenjskim ciklom z več avtorji. 4.1 Življenjski cikel z enim avtorjem Za dokumente, pri katerih ni potreben pregled in odobritev se uporablja enostaven življenjski cikel. Ta poteka tako, da avtor izdela vsebino dokumenta v fazi izdelave, nato pa dokument takoj postane veljaven. Dokument lahko v katerikoli stopnji življenjskega cikla preide v izjemno stanje (exception). Med te dokumente spadajo dopisi, neuradna pošta, članki, odločbe, certifikati, in drugi, ki po večini nastajajo zunaj sistema in se uvažajo v dokumentacijski sistem. Če nadomestimo trenutno veljavni dokument z novo verzijo, le ta preide v arhiv. 19

31 Slika 8: Primer enostavnega življenjskega cikla Primer uvoza dokumenta z enostavnim življenjskim ciklom Dokument z enostavnim življenjskim ciklom uvozimo s pomočjo čarovnika, ki nas vodi skozi celotni postopek. Na začetku izberemo ustrezni dokument, ki ga želimo uvoziti, profil na katerem se bo dokument po uvozu nahajal in ustrezno stanje življenjskega cikla. Ker uvažamo enostavni dokument sta pri tem uvozu na voljo le dva različna stanja življenjskega cikla. Stanje veljaven (effective) uporabljamo za dokumente, ki se več ne bodo spremenili (npr. potrjena odločba, potrdilo o plačilu, ). Dokumente, ki bi jih še vedno radi spreminjali uvozimo v stanje osnutek (draft), ter jih po končanem urejanju zaključimo in s tem premaknemo v stanje veljaven. Po izbranem profilu in stanju življenjskega cikla nam čarovnik ponudi možnost vpisovanja metapodatkov dokumenta, pri katerem sta količina in vsebina metapodatkov odvisni od izbranega profila. Nekateri metapodatki (npr.: aktivna substanca zdravila, ime zdravila, jakost zdravila, ) so zelo pomembni, zato jih je potrebno vpisati v ustrezna polja. Metapodatki, kot so (npr.: ključne besede, komentar, ) niso tako pomembni, zato jih ni potrebno vnesti, je pa zaželjeno zaradi kasnejšega iskanja teh dokumentov v sistemu. Ko zapolnimo vsa polja nam čarovnik ponudi možnost, v kateri osebam dodelimo določene vloge in zaključimo uvoz. Sistem nas obvesti o uspešnem vnosu dokumenta in samodejno ustvarjeni številki dokumenta Primer izdelave novega dokumenta z enostavnim življenjskim ciklom Dokument z enostavnim življenjskim ciklom ustvarimo s pomočjo čarovnika, ki nas vodi skozi celotni postopek. Na začetku izberemo ustrezni profil, na katerem se bo 20

32 dokument po uvozu nahajal in ustrezno predlogo iz katere bo nastal dokument, ki bo se bo nahajal v stanju osnutek. Možnosti za izbiro stanja življenjskega cikla tukaj nimamo, saj ni potrebna, ker bomo dokument kasneje še napolnili z vsebino in ga nato zaključili ter s tem prestavili v stanje veljaven. Po izbranem profilu in ustrezni predlogi nam čarovnik ponudi možnost vpisovanja metapodatkov dokumenta, pri katerem sta količina in vsebina metapodatkov odvisni od izbranega profila. Nekateri metapodatki (npr.: aktivna substanca zdravila, ime zdravila, jakost zdravila, ) so zelo pomembni, zato jih je potrebno vpisati v ustrezna polja. Metapodatki, kot so (npr.: ključne besede, komentar, ) niso tako pomembni, zato jih ni potrebno vnesti, je pa zaželjeno zaradi kasnejšega iskanja teh dokumentov v sistemu Ko zapolnimo vsa polja nam čarovnik ponudi možnost, v kateri izberemo koordinatorja, ki skrbi za dokument. Glede na profil so za ostale vloge uporabniki vnaprej določeni, vendar jih lahko po potrebi tudi spremenimo. Sistem nas obvesti o uspešnem kreiranju dokumenta in samodejno ustvarjeni številki dokumenta, koordinator ki smo ga predhodno določili pa dobi obvestilo s podrobnim opisom naloge v svoj nabiralnik, ki ga ima v dokumentacijskem sistemu. Ko koordinator prebere obvestilo začne urejati dokument s pomočjo funkcije edit, katera odjavi (check-out) dokument iz sistema in ga avtomatično prenese na njegov lokalni sistem. Dokument se odpre v ustreznem programu za urejanje. Ko koordinator preneha z urejanjem dokumenta ga shrani in nato s funkcijo check-in prijavi nazaj v sistem. Če je uporabnik končal z urejanjem vsebine je dokument pripravljen, da ga privedemo v naslednje stopnjo njegovega življenjskega cikla, v primeru tega dokumenta je to stanje veljaven (effective). Uporabnik ima tudi možnost posredovanja naloge drugemu uporabniku, če iz kakršnih kolih razlogov ne more urediti tega dokumenta. Uporabnik stanje (effective). dobi obvestilo sistema o uspešnem prehodu dokumenta v veljavno 4.2 Življenjski cikel z več avtorji Dokumenti, ki za svojo veljavnost potrebujejo pregled in odobritev uporabljajo življenjski cikel z več avtorji. To so ponavadi dokumenti, ki nastajajo na nekem oddelku 21

33 in potrebujejo pred odobritvijo pregled odgovorne osebe. Avtor dokument izdela, napiše vsebino in ga preda odobritelju v pregled in odobritev. Ko ga odobritelj pregleda in potrdi, dokument postane veljaven. Dokument je lahko na svoji poti s strani odobritelja tudi zavrnjen. Ob izidu nove verzije trenutno veljavna verzija postane arhivska. Dokument lahko v katerikoli stopnji življenjskega cikla preide v izjemno stanje (exception). Slika 9: Življenjski cikel sestavljenega dokumenta Ustvarjanje registracijskega dosjeja Registracijski dosje v dokumentacijskem sistemu predstavlja sestavljen, virtualen dokument, ki ga ustvarja in ureja več uporabnikov, ki imajo v različnih stanjih življenjskega cikla različne naloge Načrtovanje (planning) Veliko prej, preden začnemo graditi prvi registracijski dosje novega zdravila, se začne začetna stopnja njegovega življenjskega cikla, načrtovanje (planning). Med drugim je to najpomembnejši del življenjskega cikla, saj brez dobrega načrtovanja gre lahko marsikaj narobe Osnutek (draft) Po zaključeni stopnji načrtovanja se prične sestavljanje registracijskega dosjeja. Ustvarimo novi dokument, ki bo nosil potrebno vsebinsko virtualno strukturo, kamor vstavljamo potrebne virtualne dokumente (struktura) in na koncu enostavne dokumente z vsebino. Dokler niso vsi vsebovani virtualni dokumenti veljavni (effective) dosje ne gre v stanje potrjevanja (approve). Dosje ustvarimo tako, da poženemo čarovnik za ustvarjanje novega dokumenta, izberemo ustrezni profil za ustvarjanje dosjeja in vanj vnesemo ustrezne atribute. Na koncu določimo še vlogo koordinatorja in potrjevalca, ki sta zadolžena za naloge na posameznih korakih življenjskega cikla. 22

34 Ko je dosje (zaključena celota) ustvarjen njegov koordinator poskrbi za dodajanje ustreznih virtualnih dokumentov (strukture), ki so delne celote in potrebujejo enega ali več avtorjev ter enega koordinatorja. Avtorji delnih celot so zadolženi za vstavljanje vsebinskih dokumentov v virtualno strukturo. S tem se vrši faza sestavljanja iz enostavnih dokumentov. Vloga koordinatorjev delnih celot je, da nadzorujejo vstavljanje dokumentov in, ko je to delo končano potrdijo virtualni dokument v stanje veljaven (effective). Če želimo vstavljati na virtualni dokument nove dokumente ga je potrebno pred tem izključiti iz sistem z akcijo odjavi (check-out). Na dosje, ki je odjavljen iz sistema je mogoče vstavljati nove virtualne dokumente in enostavne dokumente. Ko so vse delne celote dosjeja v stanju veljaven ga njegov koordinator pošlje odobritelju v potrditev (approve). Sedaj odobritelj dobi obvestilo o zadolžitvi Potrjevanje (approve) Odobritelj dobi obvestilo o registracijskem dosjeju, ki ga mora pregledati. Če je vsebina ustrezna ga potrdi in s tem prestavi v naslednjo stopnjo življenjskega cikla, potrjen (approved) Potrjen (approved) V stanju potrjen je dosje pripravljen za oddajo na agencijo v papirni ali digitalni obliki. To naredimo z objavo (publish), kjer enotno izvozimo vsebino sestavljenega dokumenta. Najpogosteje se uporablja format pdf. Sedaj lahko dokument natisnemo ali oddamo na optičnem mediju. Z akcijo izvoz (Export) lahko izvažamo tudi posamezne enostavne dokumente, ki se nahajajo v repozitoriju ali v virtualni strukturi Oddan (submitted) Dosje prestavimo v naslednje stanje življenjskega cikla, oddan (submitted), ko je dokumentacija oddana agenciji. Sedaj čakamo na odgovor agencije Veljaven (efective) Po prejetem odgovoru agencije dosje prestavimo v veljavno stanje (effective) življenjskega cikla. 23

35 Arhiviran (archive) Dosje preide v arhivsko stanje (archive), ko ga nadomesti nova verzija, vendar je uporabniku vedno na voljo Izločen (exception) Virtualni dokument lahko preide v izjemno stanje iz katerekoli stopnje življenjskega cikla. Uporabnik ga v tem stanju vidi, vendar ga ne more uporabljati. Kadarkoli ga lahko privede v prejšnje stanje. 4.3 Varovanje dokumentacijskega sistema Vsak uporabnik dobi svoje uporabniško ime in geslo, katero uporablja za prijavo v vseh uporabniških programih in sam računalnik - prijava v domeno. Vsak uporabnik ima svoj digitalni certifikat, s katerim se v sistemu zagotavlja pristnost dokumentov in se beleži odgovornost uporabnika do dokumentov, saj dokumenti v elektronski oblik popolnoma nadomeščajo papirno dokumentacijo. Elektronska dokumentacija ob dovolj visoki stopnji varovanja podatkov omogoča hranjenje podatkov za nedoločen čas. Papirna dokumentacija se hrani samo za trenutno veljavne verzije dokumentov. Kadar trenutno veljavni dokument nadomesti nova verzija, gre stara verzija takoj na uničenje. 24

36 5 EDMS v izobraževalnih ustanovah Izobraževalne ustanove se vsak dan srečujejo z vedno večjim številom uradnih in neuradnih dokumentov v papirni in elektronski obliki (vpisni list, vloge, korespondenca učencev/študentov in staršev, potrdila in drugi.), kateri se nanašajo na vse osebe, ki so vključene v izobraževalni proces. Izobraževalne ustanove zbirajo, obdelujejo, shranjujejo, posredujejo in uporabljajo podatke, vsebovane v zbirkah podatkov, ki jih vodijo v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov. Vrste zbirk podatkov so lahko: o zbirka podatkov o učencih, ki so vpisani v osnovno šolo, o zbirka podatkov o starših učencev, o zbirka podatkov o uspehu učencev in njihovem napredovanju, o zbirka podatkov o izdanih spričevalih in drugih listinah, ki jih pridobijo učenci, o zbirka podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev, o zbirka podatkov o učencih, ki potrebujejo posebno pomoč pri učenju, oziroma svetovanje, o evidence učencev, ki opravljajo zaključno preverjanje znanja. V izobraževalnem procesu se osebni podatki učencev zbirajo, obdelujejo in uporabljajo za potrebe z zakonom določenih nalog s strani ministrstva za šolstvo ter izvajanje zaključnega nacionalnega preverjanja znanja državnega izpitnega centra. Če se podatki uporabijo pri statističnih analizah za potrebe znanstveno raziskovalnega dela, objavljeni osebni podatki ne smejo razkrivati identitete učencev. 5.1 Shranjevanje zbirk podatkov Vse zbirke podatkov imajo zakonsko določen rok hranjenja. Zbirke podatkov o učencih, njihovih napredovanjih, izdanih spričevalih in drugih listinah se hranijo trajno, preostali podatki iz zbirk podatkov, pa se hranijo eno leto po končanem šolanju učenca. Za vse vrste zbirk podatkov velja, da se vodijo in hranijo v šolski dokumentaciji in sicer tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov. Velik odstotek šol še vedno uporablja klasične načine shranjevanja. Različni dokumenti so shranjeni pri različnih 25

37 osebah, ki so zato zadolžene, ali pa imajo za shranjevanje vseh listin določen prostor (arhiv), kjer hranijo vse dokumente. Zaradi teh dokumentov nastaja z vsakim dnem večja potreba po enostavnem, hitrem in učinkovitem vodenju nastajajoče dokumentacije. Tako se čedalje več izobraževalnih ustanov poslužuje sistemov za podporo elektronskemu upravljanju z dokumenti Eden izmed sistemov je Lo.Polis. 5.2 Lo.Polis Lo.Polis je razvilo podjetje Logos in je šolsko mesto, ki predstavlja krovni program, v katerem se nahajajo posamezni moduli, ki predstavljajo ustanove, katera podpirajo različna področja šolskega dela. Moduli skupaj z Lo.Polisom tvorijo enoten in medsebojno povezan informacijski sistem, ki omogoča staršem vpogled v ocenjevanje njihovih otrok preko spleta, vnašanje in urejanje podatkov o posameznih učencih, opisno in številčno ocenjevanje učencev, ustvarjanje in tiskanje obvestil, med drugim tudi obvestila o uspehu učencev. Poskrbel naj bi tudi za boljšo komunikacijo med šolo in starši. Moduli, ki jih sistem Lo.Polis vsebuje: o matični urad je modul za vnos podatkov vseh udeležencev informacijskega sistema, o šola je modul za vodenje evidence o dogajanju pri pouku (zaznamki, opisne ocene, o tiskarna je modul za izpise raznih podatkov, obvestil, dokumentov informacijskega sistema..., o uprava je modul za dodeljevanje pravic, kateri je razdeljen na več pisarn, saj bo vsaka poskrbela za svojo ustanovo, o banka je modul, ki omogoča plačila učencev, o prometej je modul, kateri podpira nivojski pouk, izbirne predmete, urnik in omogoča potekanje svojih podatkov v druge module, o restavracija je modul za sestavljanje jedilnikov in vodenje skladišča, o statistični urad je modul za pregled vnešenih podatkov o učencih in o uspehu v različnih statističnih poročilih, 26

38 o stadion je modul za vodenje predpisanih postopkov pri izvajanju nacionalnih preizkusov znanja ob koncu obdobij v devetletni osnovni šoli, o pošta je modul za elektronsko vodenje dokumentacije, o kavarna je modul, ki omogoča forum uporabnikov. Izmed vseh naštetih modulov le modul Pošta ustreza evidentiranju dokumentarnega gradiva v elektronski obliki, zato bom v nadaljevanju diplomske naloge opisala le tega. Slika 10: Vmesnik informacijskega sistema Lo.Polis, vir: program Lo.Polis Modul Pošta Modul Pošta uporablja že 193 ustanov (vrtcev, osnovnih šol, zavodov in srednjih šol). Modul pošta omogoča evidentiranje dokumentarnega gradiva v elektronski obliki. Program številči dokumente v skladu s klasifikacijskim načrtom. Evidenca v modulu pošta je v pomoč pri iskanju in povezovanju dokumentov, pregledu rešenih ali nerešenih zadev, pri pregledu kdo jih rešuje, spremljanju rokov hrambe, odbiranju in izločanju dokumentarnega gradiva,... 27

39 Življenjski krog zadev Program razvršča dokumente v zadeve. Ob odpiranju nove zadeve samodejno vključi metapodatke, ki izhajajo iz razvrstitve v klasifikacijskem načrtu. V zadevo se dodaja nove dokumente, dokler ta ni zaključena. Beleži se tudi datum zaprtja zadeve in razlog za zaprtje. Beleženje vseh vnosov, ogledov in sprememb podatkov se samodejno beleži z tako imenovano revizijsko sledjo. Modul pošta vsebuje tri zbirke, v katerih se vodijo zadeve in dokumenti: o zbirka nerešenih zadev: v tej zbirki se odpirajo zadeve, vnašajo se dokumenti, o tekoča zbirka: v tej zbirki se nahajajo vse rešene zadeve, ki pa jih je možno še urejati, o stalna zbirka - arhivska zbirka: ker se informacijski sistem drži predpisov o hranjenju dokumentacije v izobraževalnih ustanovah se dokumenti po predpisanem zakonskem roku preselijo iz tekoče zbirke v stalno - arhivsko zbirko Obravnava dokumentov Modul pošta obravnava dokumente nastale v Lo.Polisu (spričevala, potrdila, ) tako, da uporabniku ni več potrebno ročno številčiti dokumentov, saj se to dogaja v sistemu samodejno. Uporabnik mora le odpreti novo zadevo, v katero dodaja dokumente iste vrste, ki jih sistem nato oštevilči (npr.: vsa spričevala). Pri tem se sistem drži enotne klasifikacije dokumentov. Pomembno je, da uporabniki vpisujejo smiselne metapodatke o posameznih dokumentih, saj si bodo s tem olajšali iskanje dokumentov s pomočjo uporabniku zelo prijaznega in učinkovitega iskalnika dokumentov Hranjenje dokumentov Vsak vnešen dokument je povezan z rokom hrambe, kateri je določen že s klasifikacijskim načrtom. Ko dokumentu poteče rok hrambe, program opozori na proces 28

40 odbiranja ali izločanja gradiva. Na nivoju osnovnošolskega izobraževanja nastajajo dokumenti z štirimi različnimi dobami hranjenja 3. Dokumenti, ki jih osnovna šola shranjuje trajno so: o matična knjiga in matični listi, o šolska kronika, o letni delovni načrt šole, o letna organizacijska poročila, o zapisniki sej učiteljskega zbora, o zapisniki sej oddelčnih učiteljskih zborov, o zapisniki sej sveta šole. Dokumenti, ki jih osnovna šola hrani še eno leto po zaključku šolanja so: o zapisniki komisij za ugotavljanje pripravljenosti otrok za vstop v šolo, o vpisni listi, o osebne mape učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje, o športno vzgojni kartoni, o dnevniki, o redovalnice, o zapisniki o popravnih, razrednih in predmetnih izpitih učencev, o soglasja staršev. Dokumenti, ki jih osnovna šola hrani najmanj 5 let po nastanku so: o zapisniki sej strokovnih aktivov, o zapisniki sej sveta staršev in oddelčnih svetov staršev. Dokumenti, ki jih osnovna šola hrani do konca šolskega leta so: o letne priprave, o priprave na pouk, o mapa vzgojnih ukrepov. 3 PRAVILNIK O DOKUMENTACIJI V DEVETLETNI OSNOVNI ŠOLI (Uradni list RS, št. 61/2005) in PRAVILNIK O DOKUMENTACIJI V OSNOVNI ŠOLI (Uradni list RS, št. 29/96, s popravki št. 11/99, 27/2002 in 82/2003) 29

41 Varovanje osebnih podatkov Podjetje Logos.si zagotavlja, da so vsi podatki šifrirani. Pogled do podatkov je omogočen več ljudem (staršem, učiteljem, ravnatelju), zato šifriranje ni izvedeno na ravni osebnih ključev, ampak je na spletu dostopna le kopija zbirke, ki vsebuje ocene otrok, katerih starši so pristopili k projektu e-redovalnice. Zbirka je shranjena na strežnikih v varovanih prostorih ponudnikov spletnih storitev. Kopija zbirk se enkrat na dan obnovi iz operativnega sistema slovenskih šol. Celovita zbirka se hrani le za obdobje tekočega šolskega leta, potem pa je izbrisana. Kadar šola hrani dokumentacijo v elektronskem mediju v enotni podatkovni zbirki, mora zagotavljati, da s pomočjo ustrezne programske opreme uresniči dejansko ločitev uporabe podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi. Dokumentacijo je nujno potrebno hraniti v nadomestnih kopijah tako v elektronski obliki, kot izpisu na papir Varnost Uporabniki dokumentnega sistema so lahko vsi delavci šole. V program se vstopa z gesli, ki jih delavcem pripravi šolski administrator, ki določi osebo na šoli, katera postane skrbnik dokumentnega sistema. Organizacijo dela in vse pravice uporabnikov v modulu pošta določa skrbnik dokumentnega sistema. 30

42 6 Primerjava med dokumentacijsko informacijskim sistemom v farmacevtskem podjetju in modulom pošta Dokumentacijska informacijska sistema se uporabljata v dveh zelo različnih dejavnostih, vendar je njun namen podoben. Zato ni mogoča primerjava po naboru možnosti, ki jih ponujata, ampak po značilnostih, ki so skupni vsem dokumentacijsko informacijskim sistemom. Tabela 1: Primerjava med modulom pošta in sistemom farmacevtskega podjetja Krka d.d. Sestavljeni dokument Modul pošta iz sistema Lo.Polis zadeva dosje EDMS v farmacevtskem podjetju Življenjski cikli 3 stanja zbirka nerešenih zadev tekoča zbirka stalna zbirka - arhivska zbirka 7 stanj načrtovanje (planning) osnutek (draft) potrjevanje (approve) potrjen (approved) oddan (submited) veljaven (effective) arhiviran (archive) Delovni tokovi nima delovnih tokov narekujejo delo uporabnikov znotraj posameznega stanja življenjskega cikla dokumenta Hranjenje dokumentov Predloge glede na vrsto dokumenta, gredo dokumenti po zakonsko določeni dobi iz sistema omogoča: spričevala, opomini, poročila, zaradi nadomeščanja papirne dokumentacije z elektronsko dokumentacijo je hranjenje neomejeno omogoča: certifikati, izjave, dopisi, Avtorstvo en avtor en koordinator 31

43 en ali več avtorjev Sestavljanje dokumentov ni možnosti sestavljanja dokumentov v treh primerih: dokument izdeluje več avtorjev, dokument je izdelan iz različnih formatov dokumentov, pomemben je vrstni red dokumentov Verzije ohranja trenutno veljavno trenutno veljavna verzija in vse predhodne Izvoz Excelov dokument Wordov dokument enostavni dokumenti v izvorni obliki ali pdf sestavljeni dokumenti v pdf Število uporabnikov neomejeno uporabnikov število neomejeno število uporabnikov Varovanje varovanje podatkov enkrat dnevno kopije hranjenje na več lokacijah po ISO/IEC varovanje podatkov enkrat dnevno kopije hranjenje na več lokacijah po ISO/IEC

44 7 Prednosti dokumentacijsko informacijskega sistema Največja prednost dokumentacijsko informacijskega sistema so nižji produkcijski stroški, zmanjšanje porabe časa zaposlenih, ki sodelujejo pri izdelavi dokumentacije in enostavnejši dostop do dokumentov. Nižji stroški izhajajo iz manjše potrebe po papirju in drugih pisarniških materialih ter arhivskemu prostoru, ki jih zahtevajo papirne verzije dokumentov. Čas elektronsko izdelanega dokumenta se zmanjša od začetka izdelave do njegove končne odobritve, saj lahko dokument hkrati pregleduje več oseb. Skrbnik dokumenta ves čas ve kje v delovnem toku se dokument nahaja. Iskanje dokumentov v dokumentacijskem sistemu nam zagotovi, da posamezne dokumente zelo hitro najdemo preko enostavnega vmesnika ter da omogočimo končnim uporabnikom dostop do veljavnih in/ali arhivskih verzij. Na zelo enostaven način lahko ugotovimo, kje se dokument nahaja, kdo ga je izdelal, pregledal, odobril, in še mnogo drugih podatkov, saj dokumentacijski sistemi omogočajo sledljivost dokumentov. 33

45 8 Slabosti dokumentacijsko informacijskega sistema Čeprav dokumentacijsko informacijski sistem prinaša veliko prednosti ima njegova uporaba tudi nekaj pomanjkljivosti. V fazi planiranja je pomembna komunikacija med naročnikom in izvajalcem, saj slaba komunikacija lahko privede do nepopolnega sistema ali do ustavitve projekta izdelave sistema. Potrebna je še pazljiva izbira primerne strojne in programske opreme, ki naj kot celota deluje optimalno, saj lahko v nasprotnem primeru privede do sesutja celotnega sistema. Uvedba novega načina dokumentiranja prinaša spremembe pri delu vseh zaposlenih, zato je pomembno, da se vsi uporabniki izobražujejo, da jim je nova pridobitev v pomoč in ne v breme. Če se uporabniki niso pripravljeni izobraževati prihaja do oteževanja njihovega dela in napak v sistemu. 34

46 9 Izdelava primera dokumentacijskega sistema Ena izmed nalog, ki sem si jih zadala v okviru diplomskega dela, je bila izdelava preprostega primere dokumentacijskega sistem. Za izdelavo primera sem izbrala program Access iz Microsoftovega paketa Office 2003, kateri je dovolj napreden za izdelavo tega primera in podobnih rešitev, ki potrebujejo za svoje delovanje manjšo relacijsko podatkovno bazo. Microsoft Access je eden izmed sistemov za upravljanje relacijskih podatkovnih baz, kateri je namenjen zbiranju, organiziranju in vzdrževanju podatkov, ki jih lahko na različne načine obdelujemo in deluje v operacijskem sistemu Microsoft Windows. Zaradi svoje preprostosti in nezahtevnosti je zelo razširjen in priljubljen med uporabniki. S pomočjo uporabe preprostih obrazcev in vnaprej definiranih poizvedb je interakcija s podatkovno bazo zelo poenostavljena tudi za manj izkušene uporabnike. Kadar želimo ustvariti naprednejšo rešitev si pomagamo z uporabo VBA jezika (Visual Basic for Aplications), ki nam omogoča, da v ozadju dogodkovno programiramo in tako ustvarimo poljubno rešitev kakor smo si jo zamislili. 9.1 DMS v programu Microsoft Access Osnove podatkovnih baz Definicija podatkovne baze Obstajajo številne definicije podatkovnih baz. Navedimo dve izmed definicij: Podatkovna baza je zbirka med seboj povezanih podatkov, ki so shranjeni v računalniškem sistemu, dostop do njih je centraliziran in omogočen s pomočjo sistema za upravljanje podatkovnih baz. (Mohorič, 2002, str. 15). Podatkovna baza je mehanizirana, večuporabniška, formalno definirana in centralno nadzorovana zbirka podatkov (Mohorič, 2002, str. 15). Kot je razvidno iz definicij se v podatkovni bazi shranjujejo podatki, ki so zaradi svoje narave med seboj povezani in odražajo stanje okolja kateremu je le ta namenjena. Za nadzor in dostop do podatkov skrbi sistem za upravljanje podatkovnih baz (DBMS - Database Management System). 35

47 Relacijska podatkovna baza Relacijska podatkovna baza je množica tabel, sestavljena iz vrstic in stolpcev. Vrstice predstavljajo zapise, stolpci pa atribute ali polja. Vsaka tabela je sestavljena iz čelne vrstice, katera vsebuje imena posameznih stolpcev v tabeli in podatkovnih vrstic. Vsebina tabel je uporabniku dostopna s pomočjo poizvedovalnega jezika SQL (Structured Query Language - strukturirani povpraševalni jezik). Jezik SQL, katerega je razvilo podjetje IBM se je zaradi svoje učinkovitosti in preprostosti kmalu razširil po svetu. Sprejela ga je organizacija ANSI (American National Standards Institute) in ISO (International Standards Organization, zato je postal standarden jezik. Osnovni štirje ukaze za delo s podatki so : o SELECT za izbiro podatkov, o DELETE za brisanje podatkov, o INSERT za vstavljanje podatkov, o UPDATE za posodobitev podatkov Entitete Z entitetami predstavimo stvari ali dogodke, katerih podatke bomo kasneje shranjevali v obliki tabel. Vsaki entiteti pripada ena tabela. Značilnosti entitet opišemo z atributi, ki v tabeli predstavljajo posamezne stolpce. Vsak stolpec ima prirejen podatkovni tip. Vsaka vrstica v tabeli ustreza enemu primerku entitete, katere so med seboj povezane z relacijami Relacije Ker so podatki porazdeljeni po različnih tabelah med njimi definiramo relacije, ki se med seboj povezujejo s pomočjo primarnih ključev, ki smo jih definirali ob ustvarjanju tabel. Primarna tabela v relaciji vsebuje primarni ključ, druga tabela v povezavi z njo pa vsebuje tuji ključ Primarni ključ Vsaka tabela mora imeti vsaj en stolpec, ki predstavlja primarni ključ določene vrednosti, ki ne sme biti ničelna (null). Njegove vrednosti morajo biti enolične za vsak zapis v tabeli, kar pomeni, da polje s primarnim ključem ne vsebuje dveh popolnoma enakih podatkov. 36

48 Tuji ključ En ali več stolpcev v tabeli predstavlja tuj ključ, ki omogoča sklicevanje na primarni ključ v drugi, povezani tabeli. S pomočjo njih realiziramo povezave med ustreznimi tabelami Predstavitev rešitve DMS Jedro dokumentacijskega primera sestavlja podatkovna zbirka, sestavljena iz trinajstih tabel, ki so med seboj povezane po prikazanem entitetno relacijskem modelu: o del_tok (#id_del_tok, id_faza_ziv_cikel, naloga, zaporednost, id_izvajalec), o dokument (#id_dokument, id_jezik, id_vrsta, id_prenos, id_pravice, id_del_tok, id_predhodnik, dokument, ime, ključne_besede, verzija, datum_nastanka, datum_spremembe), o dokument_avtor (#id_dok_avtor, id_dokument, id_avtor), o eno_ses_dokument (#id_eno_ses_dokument, id_dokument, id_sestavljen_dokument), o faza_ziv_cikla (#id_faza_ziv_cikla, id_ziv_cikel, faza), o jezik (#id_jezik, jezik), o oseba (#id_oseba, ime_in_priimek, uporabniško_ime, e_posta), o pravice (#id_pravice, pravice), o prenos(#id_prenos, prenos), o sestavljen_dokument (#id_sest_dokument, ime), o vrsta (#id_vrsta, vrsta), o vrste_vlog (#id_vrsta_vloge, vloga), o ziv_cikel (#id_ziv_cikel, ime) Pripadajoče relacije med tabelami so prikazane na spodnji sliki. 37

49 Slika 11: Entitetno relacijski model podatkovne zbirke primera Entitetno relacijski model vsebuje tri zahtevnejše povezave, ki potrebujejo manjše pojasnilo. Ker želimo imeti več sestavljenih dokumentov, ki lahko vsebujejo poljubno število enostavnih dokumentov potrebujemo vmesno, presečno tabelo, ki to omogoča. V njej se beležijo primarni ključi sestavljenega dokumenta in primarni ključi enostavnih dokumentov, ki mu pripadajo. Slika 12: Relacija sestavljenega dokumenta Dokument ima lahko enega ali več avtorjev, zato potrebujemo enako kot pri sestavljenih dokumentih vmesno, presečno tabelo, kjer se beležijo primarni ključi enostavnega dokumenta in primarni ključi oseb, ki so njegovi avtorji. 38

50 Slika 13: Relacija avtorja dokumenta Življenjski cikel dokumenta je sestavljen iz več faz. Vsaka faza življenjskega cikla vsebuje delovni tok, ki je sestavljen iz vsaj ene naloge. Da vemo katera je trenutna naloga, ki jo je potrebno izvršiti nad dokumentom je potrebno vzpostaviti povezavo, kot je prikazano na sliki 14. Z drugimi besedami, če vemo katera je trenutna naloga dokumenta, preko povezave z tabelo faza_ziv_cikla izvemo v kateri fazi življenjskega cikla se dokument nahaja in faza življenjskega cikla določi katero vrsto življenjskega cikla ima dokument. Tabela delovni tok tako vsebuje vse delovne tokove, ki jih imajo faze vseh življenjskih ciklov. Slika 14: Relacija delovnega toka in s tem življenjskega cikla dokumenta Ker je primer enostavnejša rešitev sem se odločila, da se dokumenti hranijo v podatkovni bazi skupaj z ostalimi podatki, kar ponavadi v dejanskih rešitvah temu ni tako, saj se dokumenti in podatki o dokumentih nahajajo v dveh različnih podatkovnih bazah. Primer omogoča poljubno število življenjski ciklov in nalog delovnih tokov na posamezni stopnji življenjskega cikla. Vsakemu dokumentu določimo en življenjski 39

51 cikel, primer pozna dva enostavnega in zahtevnega. Enostavni ima stopnje osnutek, veljaven in arhiviran. Zahtevni ima stopnje načrtovanje, osnutek, potrjevanje, potrjen, oddan, veljaven in arhiviran. Vendar rešitev omogoča enostavno dodajanje novih življenjskih ciklov Delo z enostavnimi dokumenti Delo z enostavnimi dokumenti poteka preko obrazca, ki omogoča pregledovanje in urejanje enostavnih dokumentov. S pomočjo obrazca uporabnik pred vnosom novega dokumenta le tega opiše z potrebnimi metapodatki in vstavi že obstoječo datoteko, ki se nahaja na njegovem datotečnem sistemu ali ustvari novi dokument s po močjo ustreznega urejevalnika. Slika 15: Obrazec za pregledovanje in urejanje enostavnih dokumentov Gumbi za delo z enostavnimi dokumenti - gumb zaključi določeno nalogo na dokumentu in prikliče novo iz trenutnega delovnega toka v kolikor ta obstaja ali prestavi dokument v naslednjo stopnjo njegovega življenjskega cikla. Obrazec v polju zadolžen za nalogo prikazuje vrsto uporabnika, ki je zadolžena za trenutno nalogo delovnega toka. Kadar je dokument v stanjih veljaven ali arhiviran je gumb za potrjevanje nalog onemogočen. 40

52 Slika 16: Prikaz življenjskega cikla in naloge delovnega toka za trenutno prikazan dokument S programerskega vidika zaključek naloge poteka sledeče: o s pomočjo SQL poizvedbe pridobimo id naslednje naloge glede na določeni življenjski cikel za dokument, o spremenimo vrednost na ustreznem kontrolnem elementu za polje id_del_tok na obrazcu. - gumb za dodajanje novega dokumenta požene čarovnika za izbiro datoteke ali ustvarjanje novega dokumenta v ustreznem urejevalniku in popisovanje metapodatkov. Podatke, ki se stalno nahajajo v podatkovni bazi uporabnik izbira s pomočjo padajočih menijev (jezik, vrsta, način prenosa, pravice, ime življenjskega cikla), ključne besede in ime dokumenta uporabnik vpiše ročno, za datum nastanka in datum spremembe skrbi program sam ob vsaki spremembi na dokumentu. Sprememba imena in življenjskega cikla dokumenta po prvi shranitvi ni več mogoča, ostale atribute (jezik, vrsta, ključne besede, način prenosa in pravice) pa uporabnik lahko spremeni, dokler dokument ni v stanju veljaven ali arhiviran, odvisno od izbire življenjskega cikla. Ob vnosu ali ustvarjanju novega dokumenta in izbiri ter popisu atributov je potrebno določeno stanje najprej shraniti, šele nato je možen izbor avtorjev, katerega je mogoče kasneje spremeniti. Podprogram, ki ga proži gumb uporablja za shranjevanje zapisov, ustvarjanje datuma in priklic čarovnika za vstavljanje OLE predmeta (OLEobject) že vgrajene funkcje. 41

53 Slika 17: Ustvarjanje novega dokumenta s pomočjo čarovnika - gumb uredi/odpri dokument omogoči uporabniku, da ga odpre v ustreznem urejevalniku samo s pritiskom na njega in ne z dvoklikom na predogled dokumenta. - gumb shrani podatke zapisa na zahtevo uporabnika, ob tem se spremeni datum spremembe. Slika 18: Prikaz spremembe datuma pri shranjevanju zapisa - gumb najdi predhodnika omogoča skok na prejšnjo različico dokumenta in s tem pregled nad spremembami na dokumentu. Če trenutno izbrani dokument nima predhodnika je gumb onemogočen. - gumb nova verzija, omogoči, da lahko uporabnik doda novo verzijo dokumenta. Ob tem lahko spremeni vse metapodatke in izbere življenjski cikel dokumenta kot pri vnosu novega dokumenta. Novo verzijo za dokument je mogoče dodati šele takrat, ko je njegov predhodni dokument v stanju veljaven. Pred tem gumb nova verzija ni aktiven. 42

54 Iz programerskega vidika ustvarjanje nove verzije dokumenta poteka sledeče: o prestavimo obstoječi dokument v arhivsko verzijo (uporabimo enak podprogram kot pri potrjevanju naloge), o označimo trenutni zapis (dokument), o ga kopiramo, o ustvarimo nov zapis (dokument), o prilepimo kopiran zapis (dokument), o številka verzije se poveča za ena, o sledijo spremembe uporabnika in shranjevanje. - gumbi omogočajo krmarjenje med dokumenti in hiter skok na prvi in zadnji dokument ter uporabljajo vgrajene ukaze programa Access. - gumb izbris dokumenta izvede dva vgrajena ukaza programa Access. Naprej izberemo zapis in ga nato izbrišemo. - gumb sestavljeni dokumenti odpre obrazec v katerem uporabnik ustvari sestavljeni dokument. Med dokumenti, ki so na voljo v levem polju uporabnik izbere tiste, ki jih želi združiti in jih s pritiskom na gumb dodaj dokument prenese v desno polje. S pritiskom na gumb odstrani dokument uporabnik vrne izbrane dokumente nazaj v polje dokumentov, ki so na voljo (Slika20). - gumb poročilo za enostavne dokumente odpre poročilo, katero prikazuje vse enostavne dokumente, ki se trenutno nahajajo v programu. Poročilo o dokumentih prikaže ime dokumenta, fazo, v kateri se dokument trenutno nahaja, življenjski cikel dokumenta, datum nastanka in datum spremembe dokumenta ter avtorje, ki so sodelovali pri izdelavi dokumenta. 43

55 Slika 19: Prikaz poročila enostavnega dokumenta Delo s sestavljenimi dokumenti Obrazec za sestavljene dokumente je enostavnejši. Prikazuje ime sestavljenega dokumenta, seznam enostavnih dokumentov, ki so na voljo, da jih uporabnik lahko doda v sestavljen dokument ter navigacijske gumbe. S programerskega vidika se s pomočjo SQL poizvedbe v seznamu enostavnih dokumentov znajdejo dokumenti, ki še niso dodani v sestavljeni dokument, s tem preprečimo podvajanje dokumentov. 44

56 Slika 20: Obrazec za pregledovanje in urejanje sestavljenega dokumenta Gumbi za delo z sestavljenimi dokumenti - gumb dodaj dokument omogoča uporabniku prenos označenih enostavnih dokumentov, ki jih uporabnik želi združiti v sestavljen dokument. - gumb odstrani dokument omogoča uporabniku odstranjevanje enostavnih dokumentov, katere ne želi imeti v sestavljenem dokumentu. - gumbi omogočajo krmarjenje med dokumenti in uporabljajo vgrajene ukaze programa Access. - gumb poročilo za sestavljene dokumente odpre poročilo, katero prikazuje vse sestavljene dokumente, ki se trenutno nahajajo v programu. Poročilo dokumenta vsebuje ime sestavljenega dokumenta, imena, izbrane jezike, pravice uporabnikov, načine prenosov in vrste enostavnih dokumentov, ki so dodani v sestavljen dokument. 45

57 Slika 21: Prikaz poročila sestavljenega dokumenta enostavnimi dokumenti. - gumb enostavni dokumenti omogoča skok na obrazec za upravljanje z 46

58 10 Zaključek Neustrezno urejena in shranjena dokumentacija je nekoč predstavljala velik problem, saj so zaposleni vse prevečkrat porabili veliko časa za iskanje določenih informacij ali podatkov, ki se nahajajo v dokumentih, ali pa dokumenta sploh niso našli. Danes je s pomočjo sodobnih elektronskih sistemov za upravljanje z dokumenti (Electronic Document Management Systems - EDMS) delo uporabnikov precej olajšano, saj so na svojem področju pridobili precej pozitivnih in uporabnih sprememb. Sodobna tehnologija uporabnikom omogoča, da za nastanek dokumentov porabijo precej manj časa in da enostavneje dostopajo do dokumentov. Celotnemu podjetju in izobraževalnim ustanovam pa prinaša precejšnjo znižanje produkcijskih stroškov. Diplomsko nalogo zaključujem z ugotovitvijo, da je elektronski sistem za upravljanje z dokumenti velik sistem po vsebini, kot tudi po količini podatkov, ki jih običajno hrani. Vsebuje veliko število metapodatkov različne narave, življenjskih ciklov in delovnih tokov. 47

59 11 Literatura in viri Literatura o KOVAČIČ, A. in M. Vintar: Načrtovanje in gradnja informacijskih sistemov. 1. izdaja. Ljubljana : DZS, o GROŠELJ, B.: Informacijski sistemi za podjetnike. 1. izdaja. Portorož : Visoka strokovna šola za podjetništvo, o VINTAR, M.: Informatika. 1. natis. Ljubljana : Paco, o VERBIČ, D.: Temelji upravljalnega informacijskega sistema. 1. izdaja. Novo mesto : Visoka šola za upravljanje in poslovanje Novo mesto, o POJMOVNIK poslovne informatike.1. izdaja. Ljubljana : Društvo ekonomistov Ljubljana, o IVANKO, Š., Š. Kajzer in J. Špindler: Osnove organiziranja poslovanja in dela. 1. izdaja. Maribor : Ekonomsko-poslovna fakulteta, o SKRIVNOSTI elektronskega poslovanja. 1. natis. Ljubljana : Gospodarska zbornica Slovenije, o UMEK, L.: Dokumentacijski sistem v farmacevtskem podjetju. Magistrsko delo. Ljubljana : Ekonomska fakulteta, o ŠVERKO, P.: Upravljanje elektronskih dokumentov. Diplomsko delo. Ljubljana : Ekonomska fakulteta, o COTMAN, G.: Informacijski sistem podjetja Dnevnik d.d.. Diplomsko delo. Ljubljana : Ekonomska fakulteta, o KRALJ, T. in P. Cvelbar: Interno gradivo podjetja Krka d.d.. Verzija 1.0. Novo mesto : o CEHNER, K.: Šolski informacijski sistem Lo.Polis. Diplomska seminarska naloga. Maribor : Fakulteta za naravoslovje in matematiko, o ROT, M.: Elektronsko arhiviranje dokumentov (1): Prednost digitalne hrambe. V: Tajnica. 10(2004)5. Str o ROT, M.: Elektronsko arhiviranje dokumentov (2): Prenova je zahteven projekt. V: Tajnica. 10(2004)6. Str o ROT, M.: Elektronsko arhiviranje dokumentov (3): Gradniki sistema. V: Tajnica. 10(2004)8. Str

60 o ROT, M.: Elektronsko arhiviranje dokumentov (4): Zajem papirne dokumentacije. V: Tajnica. 10(2004)9. Str o ROT, M.: Elektronsko arhiviranje dokumentov (5): Zajemanje dokumentov. V: Tajnica. 10(2004)10. Str o JAKOVLJEVIČ, Č.: Celovito upravljanje znanja z upravljanjem življenjskega kroga dokumentov. V: Rast. 10(1999) o UMEK, K. in V. Strasberger: Uvajanje sistema za upravljanje dokumentov. V: Kakovost. 1(2002). Str o CHRISTODOULAKIS, S., THEODORIDOU, M., HO., F., PAPA., M. in A. Pathria:"Multimedia Document Presentation, Information Extraction and Document Formation in MINOS: A Model and a System.V: Transactions on Office Information Systems. 4(1986)4. Str o MOHORIČ, T: Načrtovanje relacijskih podatkovnih baz. 1. izdaja. Ljubljana : BI-TIM d.o.o., o MOHORIČ, T.: Podatkovne baze. 2. izdaja. Ljubljana : BI-TIM d.o.o., Viri o Elektronski zajem in arhiviranje dokumentov. (objavljeno ) (uporabljeno ). o Elektronski arhiv. (uporabljeno ). o Upravljanje, nadzor in varnost informacijskih sistemov (uporabljeno ). o Dokumentni sistemi - edms. (uporabljeno ). 49

61 50