VPELJAVA SISTEMA KAKOVOSTI V PODJETJU DI d.o.o.

Transkripcija

1 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA GRADBENIŠTVO, PROMETNO INŽENIRSTVO IN ARHITEKTURO Sebastijan Sagadin VPELJAVA SISTEMA KAKOVOSTI V PODJETJU DI d.o.o. Diplomsko delo Maribor, junij 2016

2 Smetanova ulica Maribor, Slovenija Diplomsko delo univerzitetnega študijskega programa VPELJAVA SISTEMA KAKOVOSTI V PODJETJU DI d.o.o. Študent: Študijski program: Smer/ Modul: Sebastijan SAGADIN univerzitetni, promet Cestni promet Mentor: doc. dr. SERGEJ TEŽAK, univ. dipl. inž. str. Maribor, junij 2016

3 I

4 II ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju doc. dr. SERGEJU TEŽAKU za pomoč in vodenje pri pisanju diplomskega dela. Posebna zahvala velja mojim najbližjim, ki so mi omogočili študij.

5 III VPELJAVA SISTEMA KAKOVOSTI V PODJETJU DI d.o.o. Ključne besede: gradbeništvo, promet, kakovost, projektiranje, poslovanje, analize. UDK: 005.6(043.2). Povzetek Diplomsko delo zajema analizo vpliva vpeljave sistema kakovosti v podjetje DI, d. o. o. Podjetje je pred časom v poslovanje na področju projektiranja vpeljalo sistem kakovosti SIST EN ISO 9001:2008. Delo predstavlja standard sistema kakovosti v podjetju ter analizo vpliva sistema kakovosti na poslovanje podjetja.

6 IV IMPLEMENTATION OF THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM IN THE COMPANY DI d.o.o. Key words: civil engineering, traffic, quality, design, business operation, analyses. UDC: 005.6(043.2). Abstract This graduation thesis includes an analysis of the impact of the quality system s implementation in the company DI d.o.o. Some time ago, the company implemented the quality system SIST EN ISO 9001:2008 for design services. The thesis represents a standard of the quality system in the company and an analysis of the impact of the quality system on the company s business operation.

7 V VSEBINA 1 UVOD OPREDELITEV PODROČJA IN OPIS PROBLEMA, KI JE PREDMET RAZISKAVE NAMEN, CILJI IN OSNOVNE TRDITVE PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE PROBLEMA PREDVIDENE METODE RAZISKOVANJA ISO STANDARDI IN SISTEM VODENJA KAKOVOSTI PREGLED STANJA SPLOŠNO O STANDARDIZACIJI ISO STANDARDI SISTEM VODENJA KAKOVOSTI VPELJAVA SISTEMA VODENJA KAKOVOSTI SIST ISO 9001: PREDSTAVITEV SISTEMA VODENJA KAKOVOSTI PO SIST ISO 9001: VPELJAVA SISTEMA SIST ISO 9001:2008 V PODJETJE DI, D. O. O SISTEM VODENJA KAKOVOSTI ODGOVORNOST VODSTVA VODENJE VIROV REALIZACIJA PROIZVODA MERJENJE, ANALIZE IN IZBOLJŠEVANJE VPLIV VPELJAVE SISTEMA VODENJA KAKOVOSTI V PODJETJE DI, D. O. O PREDSTAVITEV PODJETJA ANALIZA VPLIVA SISTEMA VODENJA KAKOVOSTI NA POSLOVANJE PODJETJA ANALIZA VPLIVA SISTEMA VODENJA KAKOVOSTI NA NEFINANČNI DEL POSLOVANJA ANALIZA VPLIVA SISTEMA VODENJA KAKOVOSTI NA FINANČNI DEL POSLOVANJA SKLEP VIRI, LITERATURA... 43

8 VI 7 PRILOGE SEZNAM SLIK SEZNAM PREGLEDNIC SEZNAM ENAČB... 45

9 VII UPORABLJENE KRATICE SIST slovenski standard ISO International Organization for Standardization (Mednarodna organizacija za standardizacijo) CEN European Committe for standardization (Evropski komite za standardizacijo) PD proizvajalnost dela Q vprašanje ROE dobičkonosnost lastniškega kapitala (Return on Equity) ROA dobičkonosnost celotnih sredstev (Return on Assets)

10 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 1 1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema, ki je predmet raziskave Vsa tržna podjetja v globalni ekonomiji druži isti cilj kako živeti in preživeti v boju z vse ostrejšo konkurenco. Podjetja se ukvarjajo z vse bolj kompleksnimi poslovnimi zahtevami in posledično imajo več odgovornosti. Zaradi vse ostrejših poslovnih pogojev in s tem povezano brutalno racionalizacijo podjetij se poslovni subjekti soočajo z množico hkratnih opravil pri odločanju ter delu, storitve zaradi prej omenjene preobremenitve pa ne smejo biti nič manj kakovostne. Področje raziskave je poslovanje majhnih podjetij z do 10 zaposlenimi, kjer je pretežna dejavnost vodenje projektov projektivna storitev v gradbeništvu in prometu. Konkretno je raziskava omejena na vpeljavo sistema vodenja kakovosti v postopke projektivne storitve, in sicer od povpraševanja potencialnega naročnika do predaje projektov in objekta naročniku ob zaključku gradnje oziroma drugega posla. 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Podjetje DI, d. o. o. se ukvarja pretežno s projektivnimi storitvami in namen diplomskega dela je analizirati vpliv vpeljave sistema vodenja kakovosti SIST ISO 9001:2008 na poslovanje podjetja DI, d. o. o. Cilj diplomskega dela je analizirati implementacijo sistema vodenja kakovosti v poslovanje podjetja ter primerjati kazalnike poslovanja pred vpeljavo in danes. Z vpeljavo sistema vodenja kakovosti želimo dokazati neposredni vpliv na izboljšanje kazalnikov podjetja.

11 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran Predpostavke in omejitve problema Gradbeno projektiranje je opredeljeno skladno z veljavnim zakonom o graditvi objektov, pravilnikom o projektni in tehnični dokumentaciji ter drugimi pravilniki in smernicami. Zaradi raznih uskladitev se lahko posamezni zakoni, pravilniki ter smernice s časom spreminjajo. Diplomsko delo se bo omejilo na vpeljavo sistema vodenja kakovosti izključno na področje gradbenega projektiranja v podjetju DI, d. o. o., v okviru trenutno veljavnega zakona o graditvi objektov ter pravilnika o projektni dokumentaciji. Pri delu bomo uporabili podatke podjetja DI, d. o. o., od leta 2008 do Predvidene metode raziskovanja Uporabili bomo različne metode raziskovanja: - metodo dedukcije in indukcije, - metodo analize in sinteze, - statistične metode in metodo prognoziranja, - metodo ekspertize.

12 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 3 2 ISO STANDARDI IN SISTEM VODENJA KAKOVOSTI PREGLED STANJA 2.1 Splošno o standardizaciji V zgodovini poslovanja podjetij je prišlo do različnih sistemskih sprememb. Vse spremembe so bile odraz različnih dejavnikov, a najpomembnejši je bil vedno preprečevanje ovir pri poslovanju. Tako je bilo v preteklosti vloženo veliko energije v oblikovanje pravil, smernic in ostalih smiselnih vodil, s katerimi so bile zagotovljene varnost, združljivost, komunikacija ter druge vsebine. S pomočjo naštetih dejstev v zgodovini pridemo do standardov, ki jih lahko definiramo kot dokument, ki nastane s konsenzom in ga odobri priznani organ ter določa pravila, smernice ali značilnosti za dejavnosti in njihove rezultate (izdelke, storitve, procese in proizvodne postopke). Namenjen je obči in večkratni uporabi ter usmerjen v doseganje optimalne stopnje urejenosti na danem področju (Slovenski inštitut za standardizacijo, 2012). Zaradi usklajevanja pravil se je uvedla dejavnost standardizacije, s katero pripravljamo, izdajamo in uporabljamo končne standarde (Slovenski inštitut za standardizacijo, 2012). V procesu standardizacije nastajajo standardizacijski dokumenti v mednarodnih, evropskih in nacionalnih standardizacijskih institucijah (International organisation for standardisation, 2015). Za raziskavo so najpomembnejši mednarodni standardi ISO na splošnem področju (International organisation for standardisation, 2015).

13 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran ISO standardi Kot je že omenjeno v prejšnjem podnaslovu, kratica ISO označuje Mednarodno organizacijo za standardizacijo»international Organization for Standardization«. Sestavljajo jo nacionalni organi za standarde iz velikih in majhnih, industrijsko razvitih držav ter držav v razvoju iz vseh svetovnih regij. ISO pripravlja prostovoljne tehnične standarde, ki dodajajo vrednost vsem vrstam poslovanja. Standardi prispevajo k uspešnejšemu, varnejšemu in čistejšemu razvoju, proizvodnji ter dobavi proizvodov in storitev. Omogočajo lažje in pravično trgovanje med državami, hkrati se uporabljajo tudi za varovanje potrošnikov ter na splošno uporabnikov proizvodov in storitev. ISO pripravlja samo tiste standarde, ki jih zahteva trg. Standardi ISO, objavljeni pod to oznako, predstavljajo mednaroden konsenz o stanju tehnike na danem področju (International Organization for Standardization, 2003). 2.3 Sistem vodenja kakovosti Hrbtenica vsakega uspešnega podjetja je sistem vodenja. Najpomembnejši dejavnik podjetij v zadnjih nekaj desetletij je zagotovo sistem vodenja kakovosti proizvodov in storitev. Sistem vodenja kakovosti označuje način, kako neka organizacija oz. podjetje usmerja in obvladuje tiste poslovne aktivnosti, ki so povezane s kakovostjo. Sestavljajo ga organizacijska struktura, načrtovanje, procesi, viri in dokumentacija, ki je uporabljena za dosego ciljev kakovosti, za uvajanje izboljšav v proizvode in storitve ter za izpolnjevanje zahtev naročnikov in ostalih soudeležencev proizvoda ter storitve (International Organization for Standardization, 2003). Pri vzpostavljanju sistema vodenja kakovosti je treba paziti, da ne povzročimo prevelike birokratizacije in s tem zmanjšamo prilagodljivost poslovanja podjetja.

14 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 5 3 VPELJAVA SISTEMA VODENJA KAKOVOSTI SIST ISO 9001: PREDSTAVITEV SISTEMA VODENJA KAKOVOSTI PO SIST ISO 9001:2008 Sistem kakovosti po SIST EN ISO 9001:2008 je mednarodni standard, ki ga je pripravil tehnični odbor Mednarodne organizacije za standardizacijo ISO/TC 176 (ISO/TC 176, 2008). Ta standard sistema kakovosti spodbuja vpeljavo procesnega pristopa sistemu kakovosti z namenom povečanja zadovoljstva odjemalcev ter preglednejšega poslovanja podjetja. S procesnim pristopom je omogočen nenehni nadzor povezav med posameznimi procesi poslovanja.

15 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 6 Sistem kakovosti SIST EN ISO 9001:2008 je opredeljen s petimi zahtevami, in sicer (ISO/TC 176, 2008): 1. sistem vodenja kakovosti, 2. odgovornost vodstva, 3. vodenje virov, 4. realizacija proizvoda, 5. merjenje, analize in izboljšave. Slika 3.1: Model sistema vodenja kakovosti, osnovan na procesih Vir: SIST EN ISO 9001:2008, str. 7

16 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran VPELJAVA SISTEMA SIST ISO 9001:2008 V PODJETJE DI, d. o. o SISTEM VODENJA KAKOVOSTI SPLOŠNO Sistem vodenja kakovosti se je vpeljal v primarno dejavnost podjetja, to je projektiranje v gradbeništvu. S sistemom vodenja je določen in dokumentiran sistem vodenja kakovosti DOKUMENTACIJA SISTEMA VODENJA Dokumentacija sistema zajema: a) dokumente: v njih so podane zahteve, obveze in postopki dela; b) zapise: z zapisi dokazujemo skladnost delovanja z zahtevami in učinkovitost delovanja. Tabela 1 Pregled dokumentacijskega sistema kakovosti Nivo Naziv dokumenta Področje uporabe Odgovornost 1 Poslovnik kakovosti Podjetje organizacija Direktor 2 Navodila, pravilniki (opisi procesov, postopkov dela) 3 Zakonodaja, predpisi, tehnične smernice, pogodbe Posamezna delovna področja Podjetje organizacija Direktor, vodja projektov Direktor, vodja projektov, izvajalec projektov, skrbniki pogodb 4 Obrazci in zapisi Posamezna delovna področja Direktor, vodja projektov, zaposleni

17 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 8 Dokumente zunanjega izvora, ki vplivajo na delo v podjetju, vodijo posamezniki v registratorjih. Dokumenti notranjega izvora so zbrani v seznamu internih predpisov, s katerimi se določajo medsebojni notranji odnosi, povezave in odgovornosti POSLOVNIK KAKOVOSTI Poslovnik kakovosti organizacije (v nadaljevanju poslovnik) je dokument, v katerem je opisan sistem vodenja kakovosti. Njegova struktura povzema poglavja standarda ISO 9001:2008. Kot sistemski dokument je dostopen vsem zaposlenim v izpisani obliki pri direktorju podjetja. Skrbnik sistema vodenja, direktor, je odgovoren za obnavljanje oziroma dopolnitve poslovnika. Pobude za dopolnitev in spremembe poslovnika lahko dajo vsi zaposleni. Poslovnik je sprejet, ko ga odobri oz. podpiše direktor. Vsaka sprememba poslovnika se odraža v novi številki izdaje. Skrbnik sistema vodenja mora poskrbeti za odstranitev stare izdaje iz uporabe in posredovanje nove. Odobren izvod poslovnika hrani direktor in služi tudi v morebitne pravne namene. Neveljavne izvode poslovnika hrani skrbnik kakovosti najmanj pet let po uveljavljeni spremembi. Izpisani primeri poslovnika ali njegovih posameznih poglavij, ki si jih lahko izpiše vsak zaposleni za svojo interno uporabo, so samo informativne narave in kot taki uradno niso veljavni OBVLADOVANJE DOKUMENTOV Pod pojmom obvladovanje dokumentov in podatkov obravnavamo in določamo ravnanje ter odgovornosti, ki so vezane na nastanek, kontrolo, odobritev, razdelitev in vodenje sprememb dokumentov sistema vodenja. Dokumente in podatke obvladujemo po naslednjih pravilih: uporabljajo se samo veljavni postopki in podatki; dokumenti in podatki morajo biti pravilni in popolni; dostopnost ter seznanjenost z dokumenti in podatki morata biti jasni; ustrezni podatki o sistemu vodenja kakovosti morajo biti zbrani in posredovani.

18 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran ODOBRITEV PRIMERNOSTI DOKUMENTOV PRED NJIHOVO IZDAJO Odobritev, izdaja in distribucija dokumentov sistema vodenja SIST EN ISO 9001:2008 je opisana v poglavju Direktor podjetja ali od njega pooblaščena oseba je odgovorna za pripravo navodil in pravilnikov ter obrazcev, vezanih na izvajanje določenih navodil. Pripravljajo jih lahko tudi vodje posameznih delovnih področij oz. procesov. Vsi odobreni dokumenti so načeloma shranjeni na mrežnem pogonu v posebni mapi (E:/Organizacija/Poslovnik), ki je za branje dosegljiv vsem zaposlenim. Dokumente lahko spreminja direktor ali od njega pooblaščena oseba, skrbnik sistema pa je odgovoren za vodenje evidence izdanih in veljavnih dokumentov PREGLED IN POSODOBITEV TER PONOVNA ODOBRITEV DOKUMENTOV, KO JE TO POTREBNO Predlog spremembe dokumenta ali obrazca lahko kdorkoli posreduje direktorju. Če je sprememba smiselna, direktor poskrbi za izvedbo spremembe. Obravnavanje sprememb poteka na enak način kot priprava novega dokumenta, ki je opisana zgoraj. Skrbnik sistema hrani s podpisom odobrene dokumente. Tako hranjen dokument služi tudi v morebitne pravne namene. Enako hrani tudi neveljavne izvode dokumentov najmanj dve leti po uveljavljeni spremembi. Neveljavni izvodi dokumentov se lahko hranijo tudi na računalniku v mapi (E:\Organizacija\Poslovnik\Neveljavne verzije poslovnika), ki jo ureja skrbnik sistema IDENTIFICIRANJE SPREMEMB IN TRENUTNI STATUS POPRAVKOV DOKUMENTOV Sprememba dokumentov se izvede po navodilu direktorja. Odgovorna oseba, tj. skrbnik sistema kakovosti, poskrbi, da se spremembe vnesejo v vse dokumente, na katere se sprememba nanaša. Izdela se čistopis, ki se objavi in shrani na določeno mesto. Vsi stari neveljavni dokumenti se odstranijo ter hranijo v arhivu pod oznako»neveljavno«.

19 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran RAZPOLOŽLJIVOST USTREZNIH IZVODOV DOKUMENTOV NA MESTIH UPORABE Vsi dokumenti so dostopni preko računalniških informacijskih tehnologij na dogovorjenem mestu. Dokumenti, ki so nujno potrebni za uporabo, so tudi v fizični obliki na samem mestu uporabe, za kar so odgovorni direktor, vodja projektov in vsi zaposleni. V primeru, da dokumentov ni na mestih uporabe, je delavec o tem dolžan obvestiti nadrejenega, ki poskrbi za ustrezno dokumentacijo ČITLJIVOST IN PREPOZNAVNOST DOKUMENTOV Vsi dokumenti morajo biti narejeni v takšnem formatu, da so dosegljivi, razločni ter prepoznavni. Če kakšen dokument ni čitljiv oziroma je težje prepoznaven, ga je treba nemudoma popraviti, za kar so odgovorni vodja oddelka in zaposleni DOKUMENTI ZUNANJEGA IZVORA Dokumenti zunanjega izvora so različne zakonske zahteve, predpisi, odloki, tehnične smernice in druge zakonsko obvezne vsebine. Spremljanje in posredovanje teh dokumentov je zagotovljeno z rednim pregledovanjem vsebinskega pregleda Uradnega lista RS, tehničnih smernic, posameznega pooblaščenega upravljavca, ki ga določi direktor. Dostop do dokumentov je zagotovljen preko uradnih spletnih strani. Vodja projektov pred začetkom vsakega posameznega projekta preveri posamezne bistvene spremembe zunanjih dokumentov, ki jih potem posreduje izvajalcu posameznih del ZAPISI Zapisi predstavljajo dokazila oziroma prikaze o doseženi zahtevani kakovosti in učinkovitosti delovanja sistema vodenja kakovosti, o sistemu ravnanja z okoljem ter o sistemu varnosti in zdravja pri delu. Predstavljajo dokazila o izvedenih aktivnostih in rezultatih dela. Zapisi so vezani tako na operativno delo kot tudi na celoten sistem vodenja. V skupino zapisov uvrščamo tudi vsa poročila, ki prikazujejo opravljeno delo ali rezultate. Zapisi, določeni kot obrazci v poslovniku, so hranjeni v mapah registratorjih, zvezkih ali digitalni obliki.

20 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 11 Oseba, odgovorna za arhiviranje zapisov, je dolžna hraniti zapise na način, ki preprečuje poškodovanje, spreminjanje, uničenje ali odtujitev zapisa. Vsi zapisi so enolično določeni z imenom zapisa, datumom nastanka in podpisom avtorja/ev zapisa. V primeru kasnejših popravkov ali dodatnih vpisov morajo biti ti datirani in odobreni s podpisom avtorja zapisa ODGOVORNOST VODSTVA Zavezanost vodstva Vodstvo podjetja predstavlja direktor, ki je odgovorna oseba za sistem kakovosti. Vodstvo mora sporočati organizaciji pomembnost izpolnjevanja zahtev odjemalcev kot tudi zahtev zakonodaje. Vodstvo določa politiko in cilje kakovosti. Izvajati je treba vodstvene preglede in zagotavljati razpoložljivost virov. Vsi procesi v organizaciji morajo spoštovati zahteve odjemalcev, ki so usklajene in opisane v medsebojni pogodbi oziroma projektni nalogi. Procesi morajo biti usklajeni oziroma morajo upoštevati zahteve iz veljavne zakonodaje in tehničnih smernic Osredotočenost na odjemalce Vodstvo mora ugotoviti zahteve izvajalcev ter zagotoviti izpolnjevanje le-teh Politika kakovosti Vodstvo organizacije oblikuje politiko kakovosti, ki je primerna namenu organizacije. Politika kakovosti organizacije zajema zahtevo o nenehnem izboljševanju uspešnosti sistema vodenja kakovosti. Vsi procesi organizacije morajo spoštovati zahteve odjemalcev, ki so usklajene in opisane v medsebojni pogodbi oziroma projektni nalogi. Procesi morajo biti usklajeni oziroma morajo upoštevati zahteve iz veljavne zakonodaje in tehničnih smernic. Politika kakovosti je opredeljena kot obvezno izpolnjevanje zadanih ciljev, popolno izpolnjevanje pogodb in projektnih nalog, motiviranje zaposlenih k soustvarjanju sistema kakovosti, timsko delo. Trajno se proučuje in pregleduje primernost politike kakovosti.

21 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran Planiranje Cilji kakovosti Najvišje vodstvo organizacije zagotavlja, da so cilji kakovosti določeni za ustrezne funkcije in morajo biti merljivi v skladu s politiko kakovosti. Cilji kakovosti v podjetju so: 1. izpolnjevanje zahtev iz projektne naloge, 2. doseganje terminskih planov, 3. izboljšave Planiranje sistema vodenja kakovosti Najvišje vodstvo zagotavlja: 1. planiranje sistema vodenja kakovosti z namenom, da se izpolnjujejo tako zahteve kot cilji kakovosti; 2. da se ohrani celovitost sistema vodenja kakovosti pri planiranju in izvajanju sprememb sistema vodenja kakovosti. Z uveljavljenimi postopki načrtovanja določamo: 1. nedvoumen potek temeljnih procesov, tako da potekajo na ponovljiv in učinkovit način, vse od določitve projektne naloge (zahteve stranke) do izvedbe, kontrole ter ukrepov ravnanja v primeru odstopanj od predpisanih ciljev; 2. izboljšavo temeljnih procesov oziroma sistema v primeru sprememb dejavnikov, ki vplivajo na sistem kakovosti. Planiranje sistema vodenja kakovosti predvideva izdelavo letnega plana poslovanja, s katerim opredelimo načrtovanje potrebnih virov (oprema, finančni viri, kadri idr.) za doseganje in izpolnjevanje ciljev Odgovornost, pooblastila in komuniciranje Odgovornosti in pooblastila Vodstvo zagotavlja, da so odgovornosti in pooblastila določena ter da je osebje s tem seznanjeno.

22 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran Predstavnik vodstva Predstavnik vodstva je direktor organizacije, ki je odgovoren in pooblaščen za sistem vodenja Notranje komuniciranje Komuniciranje znotraj in zunaj organizacije, v smislu zagotavljanje sistema vodenja kakovosti, je dovoljeno oziroma predpisano na različne načine in preko različnih medijev. Komuniciranje lahko poteka ustno, to je: osebno medsebojno komuniciranje, telefonsko ter ostalo zvočno-vizualno komuniciranje, ki ga omogoča tehnologija. Pisno komuniciranje poteka preko fizičnih zapisov, dokumentov, elektronskega obveščanja, informacijske table in drugih pripomočkov, ki jih omogoča tehnologija. V primeru, da je treba kakšne stvari dokazovati, se izdelajo zapisi oziroma dokumenti Vodstveni pregled Splošno Vodstvo pregleduje sistem enkrat letno in ugotavlja njegovo ustreznost, primernost in uspešnost. Zapisi o pregledih se arhivirajo v posebnem arhivu Vhodni podatki za pregled Vhodni podatki za vodstveni pregled vključujejo informacije o: 1. rezultatih presoj, 2. povratnih informacijah odjemalcev, 3. delovanju procesov in skladnosti, 4. proizvodih, 5. stanju preventivnih in korektivnih ukrepov, 6. ukrepih, ki so sledili predhodnim vodstvenim pregledom, 7. spremembah, ki lahko vplivajo na sistem vodenja kakovosti, 8. priporočilih za izboljšave.

23 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran Rezultat pregleda Z rezultatom pregleda se ugotavlja, ali je določen proces v povezavi s sistemom kakovosti ustrezen in če služi svojemu namenu, ali je primeren in še vedno zadošča, oziroma če je učinkovit in dosega želene rezultate. Rezultati pregleda nam dajejo sliko delovanja sistema in s tem, če se pojavijo nove potrebe po izobraževanju, spremenjeni pogoji za dobavitelje, potreba po dodatni oziroma novi opremi ter spremenjeno delovno okolje in infrastruktura VODENJE VIROV Preskrba virov Za nemoteno poslovanje ter delovanje sistema kakovosti je treba priskrbeti vire, ki so: osebje, finance, objekti in oprema. Vire je treba redno pregledovati, najbolje je to storiti ob vodstvenem pregledu Človeški viri Splošno Za izvajanje posameznih aktivnosti v poslovanju podjetja morajo biti zaposleni za to strokovno usposobljeni. Vsi zaposleni ter zunanji sodelavci morajo dokazati zahtevano strokovno usposobljenost z raznimi referencami in priporočili ter sposobnost opravljanja dela s pozitivno opravljenim zdravniškim spričevalom, ki ga morajo obnavljati vsakih 5 let, oziroma kakor je določeno v zakonodaji. V podjetju ne zaposlujejo oseb, mlajših od 18 let, razen če gre za začasne zaposlitve preko študentskega servisa. Le-te razporedijo na delovna mesta, ki so brez tveganj in nevarnosti. V podjetju zagotavljajo takšne pogoje dela, da je prisilno delo onemogočeno.

24 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran Kompetentnost, usposabljanje in zavedanje Vodstvo pregleduje in vzdržuje kompetentnost ter usposobljenost izvajalcev dela. Za posamezna opravila oziroma dela, za katera v podjetju ni kompetentnega kadra, se le-ta najame na trgu. Kompetentnost in usposobljenost morajo dokazovati z ustreznimi potrdili, certifikati in referencami. V primeru, da se za nekatera dela pojavi povečan obseg, se lahko kader usposobi z usposabljanjem. Pri vsakem vodstvenem pregledu se izvede plan predvidenega usposabljanja Infrastruktura Podjetje določi, priskrbi in vzdržuje infrastrukturo, potrebno za doseganje skladnosti z zahtevami za proizvod. Infrastruktura po potrebi vključuje: a) zgradbe, delovne prostore in pripadajoče pomožne prostore, b) procesno opremo (tako strojno kot tudi programsko) in c) podporne storitve (kot so transport, komunikacije ali informacijski sistemi). Skladno z razvojem podjetja ustrezno skrbijo tudi za vzdrževanje zgradbe, delovnih prostorov in opreme. Poseben poudarek namenjajo ustreznemu razvoju in vzdrževanju informacijske tehnologije, saj ima ta velik vpliv na kakovost dela. Organizacija zagotavlja osnovno infrastrukturo, ki je potrebna za delovanje bistvenih procesov. Infrastruktura je zagotovljena na različne načine, odvisno od potreb. Osnovni poslovni prostori so najeti. Osnovna infrastruktura poslovnega prostora zajema pisarne, kuhinjo in sanitarije. Prostori morajo imeti zagotovljen dostop z vozili ter za funkcionalno ovirane osebe, opremljeni morajo biti z daljinskim ogrevanjem, elektriko, računalniškim omrežjem, zadostno dnevno ter umetno osvetlitvijo. Procesna oprema je določena s sistematizacijo delovnega mesta ter je v osnovi sestavljena iz namiznega računalnika višjega srednjega ranga, starost strojne opreme je do 4 leta. Monitorji so višjega razreda, velikosti minimalno 27 in energijsko varčni. Vsa programska oprema mora biti licenčna in v osnovi sestavlja programe Word, Excel ter ZWCAD. Pri opremi CAD je najpomembnejše, da je nameščena vedno najnovejša različica. Za potrebe oblikovanja in detajliranja ter izdelovanja prikazov se po potrebi najame dodatna programska oprema. Organizacija ima postavljen lastni mrežni tiskalnik, in sicer laserski tiskalnik. Za tiskanje načrtov je na voljo mrežni tiskalnik formata A0.

25 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 16 Podatki se varnostno kopirajo na mrežni disk 1-krat na 3 mesece. Sprotno se podatki arhivirajo v oblaku. Za potrebe terenskega dela so v organizaciji na razpolago različna merilna orodja in pripomočki, kot so: nivelir, laserski merilec, daljnogledi. Za kompleksnejše meritve se najame zunanja delovna sila (geodeti, geomehaniki itd.). Za prevoze se uporabljajo privatna vozila, za kar dobi zaposlen povrnjene potne stroške. Pri vsakem izdelovanju plana se opredeli morebitna nova nabava, oziroma se analizirajo dejanski stroški uporabe infrastrukture ter se po potrebi poda zahteva po spremembi izboljšavi Delovno okolje Delovno okolje predstavlja pisarna, ki mora biti ogrevana v ogrevalni sezoni ter po potrebi hlajena v poletnih mesecih. Minimalna temperatura prostora mora biti v zimskih mesecih 20 C, maksimalna v poletnih mesecih pa 26 C. Vsakemu zaposlenemu mora pripadati prostor v velikosti minimalno 9 m 2, v delovnem okolju morata biti tudi priročna kuhinja in sanitarije. Osvetljenost prostorov se zagotovi z naravno dnevno svetlobo in dodatno svetlobo s stropnimi ter drugimi svetili, s katerimi je zagotovljena primerna osvetlitev. Predlagani kriteriji delovnega okolja so bogatejši od predpisanega minimuma iz Pravilnika o minimalnih sanitarno-zdravstvenih pogojih poslovnih prostorov, funkcionalnega zemljišča, drugih zunanjih površin, opreme, naprav in delavcev v obrtni obratovalnici (Uradni list RS št. 17/1996 in 18/04).

26 ZAHTEVE Komunikacija PROJEKT Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran REALIZACIJA PROIZVODA V primeru podjetja DI, d. o. o., pomeni realizacija proizvoda izvedbo storitve projektiranja, kjer je izdelek projektna dokumentacija. Projektiranje je že v osnovi, s predpisi, urejeno podobno, kot so zahteve v sistemu vodenja kakovosti. V nadaljevanju so podane zahteve, ki morajo biti izpolnjene za realizacijo proizvoda v skladu s standardom SIST EN ISO 9001:2008. Z diagramom je prikazana organizacija dela v podjetju. Slika 3.2: Diagram organizacije dela pri izvedbi projekta v podjetju DI, d. o. o. ODJEMALEC Overjanje / Validacija PLANRANJE REALIZACIJE Overjanje / skladnost z zahtevami PROIZVODNJA IN IZVEDBA STORITVE PROCESI POVEZANI Z ODJEMALCI Overjanje NABAVA SNOVANJE IN RAZVOJ PROJEKTA Časovnica Planiranje realizacije proizvoda Realizacija proizvoda oziroma izvedba storitve v primeru podjetja DI, d. o. o.: 1. Projektna naloga, ki mora biti usklajena z odjemalcem in v kateri mora biti čim bolj natančno opredeljen cilj storitve. Projektno nalogo usklajuje vodja projekta. Overjena mora biti s strani odjemalca in vodje projekta, zapisan mora biti tudi datumom overovitve. Hrani se v projektni mapi projekta. 2. Preverimo vpliv zakonodaje, tehničnih smernic ter drugih eksternih pogojev, na katere moramo biti pozorni. Preverjanje izvede vodja projekta ter zabeleži morebitne pripombe opozorila za nadaljnje delo.

27 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran Izberemo načine, kako bo projekt izveden, da pridemo do želenega izdelka s čim manj neskladnosti in čim večjo produktivnostjo; za to poskrbi vodja projekta. 4. Določimo potrebne vire za izvedbo projekta. Za določitev potrebnih virov je odgovoren vodja projekta, ki jih navede v projektni mapi. 5. Vodja projekta izdela potrebna navodila za različne izvajalce. 6. Pred predajo dokumentacije odgovorni vodja projekta ponovno preveri, ali so upoštevane vse zahteve iz projektne naloge ter zahteve s strani zakonodaje. Vodja projekta opravi preverjanje dokumentacije, kar potrdi s podpisom, datumom in overovitvijo na sami projektni dokumentaciji Procesi, povezani z odjemalci Določitev zahtev v zvezi z odjemalcem Za sestavo projektne naloge z odjemalcem je odgovoren vodja projekta. V njej se točno specificira: a) Zahteve, ki jih specificira odjemalec, vključno z zahtevami za dostavo in aktivnosti po dostavi. Odjemalec določi cilj in zahteve, ki se nanašajo na proizvod in so odvisne od predvidenega objekta. Določi se, kdo zbira in ureja potrebna mnenja, soglasja in dovoljenja, kam se dostavi projekt in v koliko izvodih. b) Druge znane zahteve, ki jih odjemalec ne izrazi, vendar so nujne za specificirano ali nameravano uporabo. Odjemalec mora podati pisno pooblastilo investitorja, da pooblašča podjetje pri urejanju upravnih ter drugih potrebnih postopkih za realizacijo proizvoda projekta. c) Zakonske zahteve in zahteve tehničnih smernic glede proizvoda. Investitorju se na začetku predstavijo bistvene zakonske zahteve glede proizvoda projekta. Če se pojavijo nova dejstva, se zakonske zahteve predstavijo tudi med samo izdelavo projekta. d) Kakršnekoli dodatne zahteve, potrebne po mnenju organizacije. Določijo se tudi kakršnekoli drugačne zahteve glede specifičnosti proizvoda Pregled zahtev v zvezi s proizvodom Pred podpisom pogodbe oziroma potrditvijo naročila mora vodja projekta pregledati zahteve v zvezi s proizvodom. Pregleda, ali so zahteve za proizvod določene ter ali je sposoben zahteve izvesti. V primeru, da pride do sprememb zahtev, se mora zagotoviti, da se spremembe vnesejo v vse dokumente, ter preveriti, za kaj je odgovoren vodja projekta.

28 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 19 Če obstajajo kakšne nerešene zahteve ali če so določene zahteve nerazumne, je treba le-te rešiti skupaj z odjemalcem. Zapisi pregledov morajo biti dokumentirani, po navadi kar s podpisom odgovorne osebe ter datumom na samem dokumentu, to je na naročilnici ali pogodbi. Pogodba se hrani v arhivu podjetja v mapi z naslovom Pogodbe in v digitalni mapi pogodbe. Za vse preglede je odgovoren vodja projekta Komuniciranje z odjemalci Podjetje ima določen način komuniciranja z odjemalci. Z odjemalci praviloma komunicira vodja projekta. Komunikacija poteka v zvezi z informacijami o projektu, pripravo ponudb in naročilom ter reševanjem reklamacij. Vse informacije o proizvodu je treba dokumentirati v obliki zapisov, skic ali zvočnih in video zapisov, ki so shranjeni skupaj v mapi projekta. Vse aktivnosti v povezavi s ponudbami, naročili in dodatki opravlja odgovorna oseba v podjetju z vednostjo direktorja. Vse se pisno dokumentira ter hrani v mapah, sistematično razporejenih z zaporedno številko, letnico, datumom ter podpisom osebe, ki je dokument pripravljala. Vse povratne informacije se beležijo in hranijo, sprotno se obvešča odgovorne osebe ter subjekte, ki so direktno ali posredno vpleteni Snovanje in razvoj projekta Planiranje snovanja in razvoja projekta V podjetju pred začetkom načrtovanja planirajo, kaj bo treba storiti na projektu ter kdo bo projekt izdeloval. Jasno se razdelijo funkcije in odgovornosti, kar se tudi zapiše na projektnem listu, kjer je razvidno tudi, kakšen je končni cilj načrta, kdo vse bo sodeloval ter kakšni so pogoji načrtovanja. Na vseh načrtih mora biti jasno navedeno, kdo je načrt ali posamezni del načrta izdeloval, kdo ga je pregledal ter kdo ga je overil, zapisani morajo biti tudi datumi dogodkov. S projektnim listom, na katerem so vsi ključni podatki o projektu, se jasno določijo naloge, ki so že na samem začetku znane vsem izdelovalcem. Kakršnakoli sprememba, ki nastane

29 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 20 med načrtovanjem, se posreduje vsem navedenim na listu. Projektni list se hrani v projektni mapi v arhivu podjetja. Za projektni list je odgovoren vodja projekta. Faze procesov snovanja in razvoja so razdeljene na: določitev zahtev, izdelava ter potrditev ponudbe, sestava projektne naloge, izdelava proizvoda, predaja proizvoda odjemalcu, zaključek procesa. Pri vsaki fazi se dokumentirata pregled proizvoda ter odobritev za nadaljnjo fazo. Odgovornost in pooblastilo za snovanje ter razvoj ima vodja projekta. Organizacija mora voditi povezave med različnimi skupinami, vključenimi v snovanje in razvoj, da bi zagotovila uspešno komuniciranje ter jasno dodelitev odgovornosti. Rezultat planiranja je treba primerno obnavljati v skladu z napredovanjem snovanja in razvoja Vhodi za snovanje in razvoj Kot je že v prejšnjih poglavjih razvidno, za osnovo projektiranja služi projektna naloga, v kateri so definirane odjemalčeve funkcionalne zahteve in zahteve zmogljivosti. Dodatne zahteve izhajajo iz zakonskih zahtev ter pogojev, pridobljenih od soglasodajalcev uporabnikov prostora. Kot vhod za snovanje in razvoj se upoštevajo informacije iz preteklih podobnih projektov Rezultati snovanja in razvoja Po končanem načrtovanju posameznega načrta projekta se le-ta pregleda s strani odgovorne osebe, to je vodje projekta. S pregledom se preveri, ali je načrtovanje izvedeno v skladu z zahtevami in pogoji. Po končanem prvem pregledu odgovorne osebe se načrt predstavi investitorju, ki s podpisom in datumom na načrtu, lahko pa tudi z zapisnikom, potrdi ustreznost. Ko so vse potrditve izvedene, se projekt pošlje tudi drugim soudeležencem, če se to izkaže za potrebno (na primer projekt faze PGD, za katerega je treba pridobiti še soglasje za projektne rešitve). Po vseh potrditvah se lahko projekt kompletira ter preda odjemalcu Pregled snovanja in razvoja Med načrtovanjem se opravljajo formalna preverjanja posameznih stopenj projektiranja, s katerimi se ocenjuje izpolnjevanje zahtev ter identificirajo problemi in rešitve. Vse

30 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 21 rezultate je treba evidentirati ter pregledno vzdrževati v obliki zapisov. Preverjanje opravlja vodja projekta periodično in po dogovorjenih terminih Overjanje snovanja in razvoja Z overjanjem se preverja, ali so rezultati načrtovanja skladni z zahtevami. Overjanje opravlja vodja projekta. Zapisi rezultatov overjanja in ukrepov se hranijo in vzdržujejo Validacija snovanja in razvoja Pred začetkom izdelave načrta so določeni pogoji oziroma metoda validacije projekta. Validacijo izvede odjemalec pred uradno predajo dokumentacije. Zapisi rezultatov validacije in potrebnih ukrepov so zapisani v zapisnikih, ki se hranijo v projektni mapi Obvladovanje sprememb snovanja in razvoja projektiranja V primeru, da pride do spremembe načrtovanja zaradi različnih razlogov, je treba podati pisni zahtevek. Vodja projekta oceni, na katere dele projekta se spremembe nanašajo, ter poda predlog rešitve in presodi, kdo bo to izvedel. Vse zahteve, predlogi in navodila se vnesejo v zapisnik, na katerem sta opredeljena tudi datum ter rok za izvedbo Nabava Proces nabave V podjetju nabavljajo blago za proizvode na trgu. Vedno je pogoj kvalitetno blago, torej da je blago v resnici takšno, kot zahtevajo, ter v ustreznih količinah. Pri prevzemu blaga se takoj preveri količinska in vizualna kontrola (pregled deklaracij, specifikacij in drugih značilnosti blaga). V proces nabave spadajo tudi načrti podizvajalcev, ki se dostavijo na podjetje. Načrti oziroma deli projektne dokumentacije se predajo vodji podjetja, ki pregleda dobavljene projekte. Vodja projekta izdela zapisnik, ki vsebuje količinske podatke, podatke o izpolnjevanju zahtev. Če je dobavljeno blago v skladu z zahtevami, se potrdi in preda v nadaljnjo obdelavo. V primeru, da so ugotovljene pomanjkljivosti, se odločijo, kakšne so rešitve za popravke in dopolnitve, ter predajo dobavljenega v nadaljnjo obdelavo oziroma reklamacijo. Vsi zapisniki se vodijo in shranjujejo v projektni mapi.

31 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran Informacije za nabavo Podizvajalcem dobaviteljem ob naročilu blaga podajo zahteve za odobritev izdelave načrta. Pisno podajo zahteve odjemalca, soglasodajalcev in drugih soudeleženih v izdelavi projekta. S splošnimi zahtevami se določijo tudi količinski obseg, terminski plan ter kvalifikacije izdelovalcev načrta. Ob predaji mora dobavitelj predati tudi zapisnik o lastnem kvalitetnem pregledu proizvoda. Vse zahteve in zapiski se hranijo v projektni mapi Overjanje nabavljenih proizvodov Podjetje ob prejetem potrošnem materialu preveri količinsko ter vizualno ustreznost dobavljenega blaga, kar se potrdi oziroma overi s podpisom na dobavnico, ki se shrani. Prevzem opravi delavec v podjetju, ki ima pooblastilo za prevzem. Pri dobavi načrtov dobaviteljev se prevzame zapisnik o kontroli dobavitelja, ki se preda vodji projekta. Vodja projekta izvede kvalitetni prevzem in preveri ustreznost dobavljene dokumentacije. Izdela se zapisnik in overi dobavnica dobavitelja, ki je obvezna priloga računu za opravljeno storitev Proizvodnja in izvedba storitev Obvladovanje proizvodnje in izvedbe storitev Pri vsakem projektu se oblikuje projektna mapa, v kateri so vse informacije in karakteristike, ki zadevajo projekt. Na razpolago so zahteve in pogoji, ki vplivajo na projekt, ter navodila o obsegu, kritičnih točkah in drugih ključnih podatkih, ki vplivajo na kvaliteto projekta Validacija procesov za proizvodnjo in izvedbo storitev Validacija projekta se izvede ob dokončanju izvedbe objekta in predaji v uporabo. Preverijo se vse karakteristike projekta, ki se vnesejo v projekt izvedenih del. V primeru, da je kakšen del projekta spremenjen zaradi naknadnih dejavnikov, je treba projektno dokumentacijo dopolniti. Zahtevo za dopolnitev mora podati odjemalec pisno, nato vodja projekta izdela zapisnik in določi nadaljnja opravila. Zapisniki validacije se hranijo v projektni mapi.

32 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran Identifikacija in sledljivost Pred začetkom dela podjetje določi številko projektne dokumentacije, ki se ne spreminja. Številka projektne dokumentacije je sestavljena iz zaporedne številke odprtega projekta ter letnice. Ravno tako se zahteva od vseh dobaviteljev, da enolično določijo številko svojih projektnih dokumentov, ki se hranijo in vodijo v projektni mapi. Vsak načrt je sestavljen iz tehničnih opisov in risb, ki morajo biti opremljene s podatki izdelovalca in odgovornega vodje ter z datumom izdelave in overjanja Lastnina odjemalcev Vsa lastnina odjemalcev, ki pride v podjetje, se identificira vpiše se v bazo podatkov za te stvari in določi njena funkcija (kdo jo bo uporabljal in na kakšen način ter kdaj jo bo vrnil. Prevzem lastnine odjemalcev opravi delavec, ki je za to delo zadolžen. Na koncu je treba evidentirati vračilo lastnine (kaj, kdo, komu, kdaj in v kakšnem stanju). V primeru izgube ali poškodbe je treba obvestiti lastnika ter opisati zahteve za nadaljnje ravnanje Ohranitev proizvoda Projektna dokumentacija se hrani v digitalni obliki v projektnih mapah, skupaj z vsemi zapiski, kontrolnimi overitvami in validacijami. Določeni projekti, za katere je posebej drugače določeno, se arhivirajo v fizični obliki v arhivskih mapah. O vseh izdelanih projektih se vodi baza podatkov, za katero je odgovoren vodja projektov Obvladovanje nadzorne in merilne opreme V podjetju ne uporabljajo merilne in nadzorne opreme za svoje proizvode projekte.

33 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran MERJENJE, ANALIZE IN IZBOLJŠEVANJE Splošno Z izdelavo projektov se vzporedno nenehno preverjajo zadovoljstvo odjemalcev, sistem vodenja kakovosti, skladnost procesov in skladnost proizvodov ter storitev Nadzorovanje in merjenje Zadovoljstvo odjemalcev Pomemben del sistema kakovosti podjetja je spremljanje zadovoljstva odjemalcev. Zadovoljstvo odjemalcev spremljajo na več različnih načinov, in sicer: - diskretno: informacije poskušajo pridobiti od okolice odjemalcev; - direktno: informacije zbirajo s kratkim anketnim vprašalnikom. Vse kritične informacije in anketni vprašalniki se zabeležijo v projektnih mapah. Anketni vprašalnik je kratek, ima tri vprašanja ter možnost podajanja predlogov. Na vsa vprašanja lahko odjemalec odgovori z oceno od 1 do 5. Ocena 1 pomeni nezadostno, ocena 5 odlično. Vse ocene, slabše od 4, je treba prednostno obravnavati ter raziskati vzroke za nezadovoljstvo. Za obliko anketnega vprašalnika sta odgovorna vodja projektov in direktor. Anketiranje v podjetju izvaja za to pooblaščen delavec, lahko tudi najamejo eksternega izvajalca ankete. Anketni vprašalniki se hranijo v projektni mapi ter se obravnavajo za vsak projekt posebej Notranja presoja S presojo v podjetju ugotavljajo, ali se planirani dogovori za izvajanje delovanja sistema kakovosti izvajajo v skladu s poslovnikom kakovosti. Proces presoje vključuje: - planiranje presoje, kar pomeni program presoje, imenovanje presojevalcev ter predmet presoje, - pregledovanje dokumentacije sistema vodenja kakovosti, - izvedba presoje, - poročanje o rezultatih, - overjanje korektivnih ukrepov s preverjanjem učinkovitosti ukrepov, ki so posledica predhodne presoje.

34 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 25 Poročilo presoje se evidentira oziroma vnese v dnevnik ali dnevni red. Informacije o presoji se vnesejo v vodstveni pregled. Ker presojevalci ne smejo presojati lastnega dela, se določijo druge osebe, lahko je to direktor skupaj z nekaterimi delavci Nadzorovanje in merjenje procesov Nadzorovanje opravljajo odgovorne vodje projektov, ki so odgovorni za ustrezno izvedbo projektov. Nadzorujejo potek dela, ali so določeni terminski plani ulovljivi, ali so upoštevane zahteve. V primeru, da planirani rezultati niso doseženi, je treba predvideti korektivne ukrepe, s katerimi se lahko dosežejo planirani ukrepi Nadzorovanje in merjenje proizvodov Med izdelavo projektne dokumentacije mora odgovorna oseba, to je odgovorni projektant, preverjati karakteristike načrtovanih sklopov na določenih stopnjah. Odgovorna oseba mora posamezni proizvod ali risbo overiti tako, da mora biti iz zapisov in risb ter tehničnih izračunov razvidno, katera oseba je sprostila načrtovan del projekta za dostavo odjemalcu Obvladovanje neskladnih proizvodov V poslovanju vedno pride do problemov in treba se je odločiti, kaj z njimi storiti. V primeru, da pride do neskladja na projektni dokumentaciji, je treba neskladni del takoj umakniti iz dokumentacije ter opozoriti na neskladje vse ostale soudeležence. Za preprečitev neskladja so odgovorni vsi soudeleženci, to so direktor, vodja projektov in načrtovalec, zato si mora vsak soudeleženec prizadevati za boljšo kakovost in nemudoma opozoriti na težave. Vse neskladnosti v projektni dokumentaciji je treba popraviti po navodilu vodje projekta ter ponovno overiti Analiza podatkov Podjetje zbira podatke o zadovoljstvu odjemalcev, številu projektov, številu sprememb v projektni dokumentaciji, dolžini cikla izdelave projektne dokumentacije in podatke o dobaviteljih Izboljševanje Nenehno izboljševanje

35 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 26 Proces nenehnega izboljševanja vključuje priložnosti za izboljšavo izvedbe storitve, od skrajšanja časa izvedbe do prenosa določenega dela na nove dobavitelje s ciljem povečati kvaliteto in zadovoljstvo odjemalca. Vse spremembe, ki vplivajo na sistem kakovosti, se vnesejo v posamezni del sistema, oziroma se vnesejo v poslovnik kakovosti podjetja, za katerega je odgovoren direktor Korektivni ukrepi Podjetje vodi dokumentiran postopek pregledovanja neskladnosti (to vodi vodja projekta) ter ugotavljanje vzroka neskladnosti. Glede na vzrok neskladnosti je treba določiti potrebne ukrepe ter izvedbo le-teh. Za vse ukrepe je treba izdelati zapise ter določiti rok za izvedbo korektivnih ukrepov, za kar je odgovoren vodja projekta Preventivni ukrepi Preventivni ukrepi so ena pomembnejših aktivnosti za izboljšanje sistema kakovosti. Z njimi se poskuša preprečiti nastanek potencialnih problemov. V primeru, da se začnejo pojavljati kronične težave s katerim od odjemalcev ali z dano infrastrukturo itd., je treba vnesti v pravila, kako se stvar lahko prepreči (na primer: pravočasna zamenjava programov, zaposlitev dodatnih strokovnjakov, zamenjava dobavitelja in podobno). Vodja projekta zbira vse podatke, ki jih pridobi od delavcev in dobaviteljev. Te podatke preda odgovorni osebi v podjetju, ki je zadolžena za posamezni resor.

36 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 27 4 VPLIV VPELJAVE SISTEMA VODENJA KAKOVOSTI V PODJETJE DI, D. O. O. 4.1 PREDSTAVITEV PODJETJA Podjetje DI, d. o. o., je malo podjetje in se primarno ukvarja s storitvenimi dejavnostmi v gradbeništvu. Podjetje deluje od leta Od začetka ustanovitve do leta 2011 se je podjetje ukvarjalo pretežno s projektiranjem nizkih gradenj ter raznih prometnih elaboratov. Odjemalci so fizične in pravne osebe. Zaradi vse večjega obsega dela ter povečanja števila sodelavcev pri projektiranju se je pokazala potreba po vzpostavitvi sistema kakovosti, s katerim bi, kljub povečanju obsega dela, povečevali zadovoljstvo odjemalcev in kvaliteto proizvodov. Odločili so se za vpeljavo sistema kakovosti skladno s standardom SIST EN ISO 9001:2008. Podjetje se je obvezalo, da bo uresničevalo ter izboljševalo sistem dela. Način delovanja podjetja na področju projektiranja je zapisan v poslovniku. Poslovnik kakovosti predstavlja temeljni dokument o delovanju podjetja. Vodilo podjetja je osredotočenost na stranke, zaposlene, okolje in družbeno skupnost ter lastnike. Poslovnik je zavezan mednarodnemu standardu SIST EN ISO 9001:2008 in na njem tudi temelji. Osnovno načelo poslovanja podjetja je»enostavno IN FUNKCIONALNO«. Poslovnik kakovosti je obvezujoči dokument za vse zaposlene v celotnem podjetju.

37 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran ANALIZA VPLIVA SISTEMA VODENJA KAKOVOSTI NA POSLOVANJE PODJETJA ANALIZA VPLIVA SISTEMA VODENJA KAKOVOSTI NA NEFINANČNI DEL POSLOVANJA Analiza števila zaključenih projektov v tekočem letu Podjetje je na začetku leta 2013 vpeljalo sistem kakovosti SIST EN ISO 9001:2008 in z analizo bomo dokazali vpliv vpeljave sistema kakovosti na količino zaključenih projektov. Tabela 2 Število zaključenih projektov od leta 2008 do 2015 Poslovno leto Št. projektov Slika 4.1: Število zaključenih projektov po letih 90 št. projektov št. projektov

38 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 29 Iz pridobljenih podatkov je razvidno, da je število projektov od leta 2008 do leta 2011 naraščalo, med letoma 2012 in 2014 pa je nekoliko stagniralo. Občuten dvig projektov se je pojavil leta Iz pridobljenih podatkov lahko sklepamo, da vpeljava sistema kakovosti ni imela bistvenega vpliva na število zaključnih projektov. Lahko trdimo, da je imel sistem kakovosti vpliv dobro leto in pol po vpeljavi, takrat se je število projektov namreč zelo povečalo. Vpliv sistema kakovosti na število projektov se je začel kazati leto in pol po vpeljavi Analiza proizvajalnosti dela V sklopu analiz vpliva sistema kakovosti na nefinančno poslovanje prikazujemo analizo kazalnikov proizvajalnosti (Bergant, 2007). Proizvajalnost dela, v nadaljevanju PD: PD = Poslovni učinki Delovna sila (4.1) Za potrebe analize smo ovrednotili poslovne učinke s točkami za posamezno delo v procesu izdelave projekta. Glede na obseg zaključenih projektov smo smiselno zožili izbor referenčnih projektov za vsako posamezno leto in izvedli analizo proizvajalnosti. Tabela 3 Analiza proizvajalnosti za referenčne projekte po posameznih poslovnih letih Št. projekta Poslovni učinek Delovna sila Proizvajalnost dela Povprečna proizvajalnost dela Leto 70/ ,55 4 3,638 68/2015 7,9 2 3,950 56/ ,1 6 2,850 42/ ,667 39/2015 8,25 2 4,125 07/ ,05 2 5,025 3, / ,05 3 3,350 47/2014 3,3 1 3,300 45/2014 5,3 1 5,300 42/2014 2,75 1 2,750 39/2014 5,4 1 5,400 32/2014 3,45 1 3,450 07/ ,2 6 2,033 3,

39 Vpeljava sistema kakovosti v podjetju DI d.o.o. Stran 30 55/2013 4,95 1 4,950 53/2013 5,3 2 2,650 47/2013 2,8 1 2,800 44/2013 8,25 2 4,125 43/2013 2,8 1 2,800 38/2013 4,2 1 4,200 36/2013 5,45 2 2,725 31/2013 3,25 1 3,250 29/2013 7,65 3 2,550 15/2013 8,5 3 2,833 12/2013 5,15 3 1,717 3, /2012 6,95 4 1,738 45/2012 1,9 2 0,950 38/2012 3,15 2 1,575 37/2012 1,5 1 1,500 32/2012 3,8 4 0,950 28/2012 8,05 4 2,013 25/2012 8,05 3 2,683 20/2012 8,75 8 1,094 1, /2011 8,25 5 1,650 51/2011 4,45 2 2,225 47/2011 4,5 3 1,500 42/2011 3,05 2 1,525 38/2011 1,4 1 1,400 33/ ,35 6 1,892 16/ ,25 6 2,375 02/2011 2,3 1 2,300 1, /2010 5,35 3 1,783 40/2010 2,05 1 2,050 25/ ,1 5 2,020 15/2010 4,85 3 1,617 14/2010 7,9 3 2,633 2, /2009 2,5 1 2,500 26/2009 3,2 1 3,200 24/2009 1,2 1 1,200 15/2009 2,6 2 1,300 04/2009 1,35 1 1,350 1, /2008 1,6 1 1,600 08/2008 3,1 1 3,100 07/2008 2,2 1 2,200 05/2008 2,55 1 2,550 01/2008 2,4 1 2,400 2,