-

Transkripcija

1 Organizacija in management informacijskih sistemov UVEDBA PROGRAMSKE REŠITVE»INETWORK«V KNJIŽNICI Mentor: red. prof. dr. Robert Leskovar Kandidat: Žan Kalan Kranj, september 2016

2 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju red. prof. dr. Robertu Leskovarju, ki me je usmerjal pri izdelavi diplomske naloge. Hvala razvojni ekipi, s katero smo razvili in implementirali programsko rešitev. Zahvala gre tudi posameznikom, ki so me podpirali v času študija, ter lektorici, ki je jezikovno pregledala diplomsko delo.

3 POVZETEK V diplomski nalogi sta predstavljena razvoj in uvedba programske rešitve v javno knjižnico. Iskali smo rešitev za učinkovit nadzor in evidentiranje dostopa uporabnikov do javnih računalnikov, pri čemer je proces doslej temeljil na ročnem izpolnjevanju internih obrazcev. V nalogi je analiziran celoten delovni proces. Skupaj z naročnikom je izdelan predlog izboljšanega procesa, ki se kaže kot povečana učinkovitost zaposlenih in natančnejši nadzor. Razvita in uvedena programska rešitev omogoča avtomatiziran nadzor dostopa do javnih računalnikov. Izbrana in konfigurirana je mrežna oprema, strojna oprema pa nadgrajena. Izvedeno je usposabljanje zaposlenih v knjižnici, celoten sistem pa je vpeljan v uporabo. KLJUČNE BESEDE: knjižnica nadzor omrežja uvedba programske rešitve

4 ABSTRACT The thesis describes the development and implementation of a software solution in the public library. We were looking for a solution to monitor and record user access to public computers. So far this has been done manually by filling out forms. The thesis analyses the entire working process. Together with the client we developed a proposal of an improved process, leading to increased efficiency of the employees and better control of the process. Developed and implemented software solution provides automated control access to public computers. As a part of the process we selected and configured network equipment and upgraded the hardware. We also had training for staff in the library. The entire system is working and in use. KEY WORDS: library monitoring network introduction of software solutions

5 KAZALO 1. UVOD 1 2. METODOLOGIJA DEFINICIJA PROBLEMA DEFINICIJA CILJEV METODE, TEHNIKE IN ORODJA OMEJITVE REŠITVE 4 3. PREDSTAVITEV ORGANIZACIJE ANALIZA STANJA PROUČEVANE ORGANIZACIJE OPIS PROBLEMSKEGA STANJA Z VIDIKA NAROČNIKA OPIS PROBLEMSKEGA STANJA Z VIDIKA PREDLAGATELJA PROGRAMSKE REŠITVE OPIS PROCESA V PROUČEVANI ORGANIZACIJI INFORMACIJSKA TEHNOLOGIJA V ORGANIZACIJI ZASTAVLJENI CILJI OB UVEDBI PROGRAMSKE REŠITVE OPREDELITEV ZAHTEVANIH LASTNOSTI PROGRAMSKE REŠITVE INETWORK PROCESI PODATKI UPORABNIŠKI VMESNIK IN PRIMERI UPORABE RAZVOJ REŠITVE ARHITEKTURA SISTEMA PROGRAMIRANJE IN TESTIRANJE NAMESTITEV PROGRAMSKE IN STROJNE OPREME VZPOSTAVITEV PROGRAMSKE REŠITVE ZAKLJUČEK 50 LITERATURA IN VIRI 51 KAZALO SLIK 51 KAZALO TABEL 52 KRATICE IN AKRONIMI 52

6 1. UVOD V diplomski nalogi je predstavljen proces uvedbe programske rešitve Inetwork v knjižnico. Naročnik je izpostavil problem preobremenjenosti zaposlenih na izposojevalnem mestu. Zaradi mnogih storitev je izpostavljen problem zapostavljanja osnovnega poslanstva knjižničarja kot svetovalca bralcem pri izbiri gradiva. Eden izmed vzrokov za zapostavljanje je zamuden proces dostopa do javnih računalnikov. V prvi fazi smo z opazovanjem proučili proces dela v knjižnici. Ugotovili smo, da velik del obremenjenosti predstavlja storitev dostopa do javnih računalnikov v knjižnici. Na podlagi ugotovitev smo izpostavili problem z vidika naročnika in izvajalca. Zastavili smo si cilj zmanjšanja obremenjenosti zaposlenih z uvedbo programske rešitve Inetwork, ki bo avtomatizirala proces dostopa do javnih računalnikov v knjižnici in omogočila tudi možnost dostopa prek brezžičnega omrežja. Analizirali smo trenutno stanje informacijske tehnologije v organizaciji in pripravili načrt potrebne nadgradnje informacijskega sistema za potrebe uporabe programske rešitve. Sestavili smo razvojno ekipo, s katero smo vzpostavili razvojno okolje. Vzpostavili smo tudi testno okolje, kjer smo simulirali omrežje naročnika. Potrebna je bila vzpostavitev virtualnega strežnika in vzpostavitev pametnega stikala, kamor smo povezali računalnik za simulacijo delovnega mesta. Na računalnik sta bila priklopljena tudi tiskalnik in čitalec za testiranje vseh funkcij rešitve. V omrežju smo simulirali prijavo uporabnikov prek javnega računalnika in brezžičnega omrežja. Namenska rešitev ima administrativni vmesnik, ki je namenjen zaposlenim za potrebe upravljanja omrežja, ter uporabniški vmesnik za potrebe avtentikacije uporabnikov, kjer uporabnik vpiše svoja uporabniško ime in geslo, potrebna za vstop v omrežje. Za delovanje aplikacije, ki je osnovana na jeziku PHP, smo na virtualnem strežniku vzpostavili spletni strežnik in dve podatkovni bazi SQL, ki imata skupaj 17 tabel. Vzpostavili smo tudi interni strežnik Radius za kreiranje internih uporabniških računov. Za razvoj aplikacije smo potrebovali 3 mesece, nato pa še 10 dni za prilagoditev omrežja in postopno implementacijo v okolje. V zaključni fazi projekta smo izvedli izobraževanje zaposlenih, kjer smo jim podrobno predstavili uporabo in delovanje aplikacije. Rešitev smo sprva testno vzpostavili v organizaciji le v enem oddelku ter spremljali delovanje aplikacije in novo vpeljanega delovnega procesa. V kratkem obdobju so se zaposleni privadili na rešitev, čemur je sledila optimizacija administrativnega dela aplikacije na podlagi ugotovitev v testnem obdobju. Zadnji korak je bil vzpostavitev končne verzije rešitve v celotni organizaciji. Po zaključeni uvedbi programske rešitve Inetwork smo po enem mesecu uporabe ugotovili, da se je obremenjenost zaposlenih na izposojevalnem mestu zmanjšala. Uporabniki so zadovoljnejši zaradi lažjega in hitrejšega dostopa do javnih računalnikov. Veseli nas, da so poleg naročnika zadovoljni tudi uporabniki. Rešitev ima možnost razširitve, kar lahko omogoči avtomatizacijo še drugih procesov knjižnice. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 1

7 2. METODOLOGIJA 2.1. DEFINICIJA PROBLEMA V proučevani organizaciji, splošni knjižnici, izpostavljamo problematiko zastarelih načinov vodenja procesa beleženja obiska in dostopa obiskovalcev do spleta. Trenutni proces poteka tako, da knjižničar vsakič ročno zapiše osebne podatke obiskovalca in čas uporabe računalnika v obrazec, ki ga hranijo v fizični obliki. Ob vsakem kvartalnem poročanju zajete podatke tudi ročno analizirajo. Zaradi zastarelega postopka se pojavljajo naslednji problemi: 1. Dolg postopek za dostop do računalnika Proces od prihoda uporabnika do začetka uporabe je predolg. Uporabnik za pridobitev dostopa do spleta porabi od 60 do 600 sekund, ker čaka v vrsti, v kateri uporabniki čakajo tudi na druge storitve. 2. Dolge čakalne vrste Postopek pridobitve dostopa do spleta traja približno 1 min in ga je treba opraviti pred vsako uporabo računalnika. 3. Preobremenjenost zaposlenih Zaposleni imajo na delovnem mestu za izposojo veliko zadolžitev in nalog. Poleg osnovnih storitev morajo voditi tudi statistiko uporabe spleta. V knjižnici se v povprečju zvrsti okoli 50 uporabnikov na dan, kar znese skoraj 1 uro, namenjeno dodeljevanju dostopa članom. To je 13,5 % delovnega časa zaposlenega na dan, kar je glede na ostale storitve preveč. 4. Premalo časa za svetovanje Zaposleni imajo zaradi prezasedenoti premalo časa za svetovanje bralcem. 5. Nezadovoljstvo uporabnikov Zaradi zapletenega postopka za dostop do računalnikov in dolgih čakalnih vrst je posledično večje število uporabnikov nezadovoljnih. Predvsem tistih, ki storitev koristijo vsaj enkrat ali večkrat dnevno DEFINICIJA CILJEV V diplomski nalogi smo predstavili potek izdelave in uvedbe programske rešitve v izbrano organizacijo. Analizirali smo preučevano organizacijo, splošno knjižnico, kjer je bil izpostavljen problem beleženja in nadzora dostopa bralcev do javnih računalnikov, ki se je dotedaj opravljal ročno z izpolnjevanjem obrazca. Odločili smo se, da bomo v knjižnico vpeljali programsko rešitev in si ob tem zastavili naslednje cilje: 1. Najprej bomo proučili trenutni potek dela in ga analizirali po korakih. Izdelali bomo sliko problemskega stanja in opisali celoten proces dela knjižničarja v tem procesu. Poiskali bomo možne izboljšave poslovnega procesa. Pridobili bomo mnenja in izražene potrebe uporabnikov, saj so ti podatki kjučni za začetek izdelave rešitve. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 2

8 2. Načrtovali bomo postopek uvedbe programske rešitve v podjetje. Problemsko stanje in proces bomo predstavili s programom MS Visio. Izdelali bomo optimalen plan za razvoj aplikacije, nadgradnjo strojne opreme in postopek integracije v okolje. 3. Na podlagi ugotovitev bomo naročniku predstavili potek uvedbe programske rešitve v knjižnico. 4. Podrobno bomo analizirali proces dela knjižničarja, da bomo lahko čim bolj optimalno prilagodili našo rešitev za obstoječe okolje in hkrati vpeljali spremembe novega procesa. Proučili bomo tudi zajete podatke v procesu dela, ki bodo v bodoče vnešeni v aplikacijo. 5. Razvili bomo testno okolje, kjer bomo razvijali aplikacijo. 6. Rešitev bomo za testno obdobje vzpostavili le v enem oddelku organizacije in tako pridobili prvi stik zaposlenih in bralcev s programsko rešitvijo. Celotno testno obdobje bomo pridobivali ter analizirali mnenja zaposlenih in uporabnikov, ki bodo o testu obveščeni. 7. Smiselne predloge bomo umestili na delovni seznam, spremembe pa vpeljali v končno različico programa. 8. Po izdaji končne verzije rešitve bomo vpeljali sistem v celotno organizacijo. Po uvedbi rešitve bodo izboljšani naslednji elementi: Skrajšan bo čas postopka vpisa v evidenco: zaposleni bodo na ta način prihranili veliko časa, ki ga bodo lahko namenili strokovnemu delu svetovanju bralcem, kar je bilo do sedaj bolj zapostavljeno zaradi veliko birokratkega dela zaposlenih. Boljša statistika: zaposleni ima možnost dostopa do širšega nabora podatkov kot prej, predvsem pa je postopek hitrejši. Sledljivost: zaradi elektronskega beleženja dostopa uporabnikov do spleta ima organizacija točne in podrobne podatke o svojih uporabnikih, kar omogoča večjo sledljivost METODE, TEHNIKE IN ORODJA V nalogi so uporabljene naslednje metode dela: proučitev literature, sistemska analiza (procesi, podatki), IKT-inženiring. Zelo pomembna je izbira ustrezne strojne in programske opreme. Odločili smo se, da programska rešitev ne bo namizna aplikacija, ki bi delovala lokalno, ampak spletna aplikacija s tem se izognemo nameščanju rešitve na veliko število računalnikov. Hkrati bo s tem rešitev podprta na različnih operacijskih sistemih in združljiva tudi z različno strojno opremo, ker je vezana le na brskalnik. Na podlagi te odločitve bomo temu primerno izbrali strojno in programsko opremo. Za potrebe rešitve bomo vzpostavili virtualni strežnik, kjer bo namenska rešitev nameščena. Za rešitev potrebujemo primeren usmerjevalnik, ki podpira sistem avtentikacije LDAP ter možnost upravljanja preko ukazov. Na trgu je veliko rešitev. Med vsemi bomo izbrali usmerjevalnik Mikrotik Cloud, ki podpira vse naše zahteve, je zmogljiv in cenovno veliko dostopnejši kot znane poslovne rešitve, kot je denimo Cisco. Stikalo za konfiguracijo uporablja lastno razvito strojno Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 3

9 programsko opremo Router OS. Izbiramo med operacijskim sistemom OsX in Windows. Zaradi širše palete orodij, ki jih potrebujemo za našo rešitev, smo se odločili, da bomo uporabljali operacijski sistem Windows 7. Uporabljali bomo standardni protokol IEEE 802.1Q, pri čemer smo se odločali med frekvenco 2,4 in 5 GHz. Zaradi vse več novejših naprav, ki imajo že podporo za 5 GHz, smo se odločili, da bomo uporabljali oba protokola in temu primerno izbrali strojno opremo. V okviru naloge bo potekal razvoj programske opreme (od načrtovanja do vzdrževanja). Sklope nalog smo si v razvojni ekipi razdelili tako, da smo vzporedno delali več segmentov skupaj in jih nato v zaključni fazi povezali med seboj. Za razvoj aplikacije bomo uporabili odprtokodni skriptni jezik PHP. Za samo programiranje bomo uporabili razvojno okolje Laravel. Po izdelavi prve prototipne verzije programa bomo vzpostavili testno okolje, kjer bomo lahko natančno simulirali okolje, v katerega bo rešitev integrirana. Po uspešno opravljenih testih (metoda bele in črne škatle) in odpravitvi napak bomo rešitev postopoma uvedli v organizacijo. Za izvedbo projekta bodo uporabljena naslednja orodja: Router OS, OpenLDAP, RADIUS, InSSIDER, VMware, CentOS, Apache, MariaDB, PHP modul za Apache, MySQL, NetBeans, Laravel in Bootstrap OMEJITVE REŠITVE Specifično okolje Karakterne lastnosti zaposlenih v knjižnici so si precej podobne. Navadno so zaposleni dobri strokovnjaki na filozofskem, književnem in zgodovinskem področju. Na področju računalništva znajo uporabljati programski vmesnik Cobiss in programe pisarniškega okolja. Ko zapustimo to področje informatike, se v večini primerov začnejo pojavljati težave. V tako specifičnem kolektivu je vpeljevanje novih programskih rešitev težavno in posledično je tudi odločitev ustanove za vpeljevanje sistema dolgotrajnejša. Vsakršno spreminjanje ustaljenih procesov predstavlja težavo oz. motnjo pri delovnem procesu. Še posebej na začetku, ko se zaposleni šele spoznavajo z novostmi. Specifičen proces je treba dobro poznati in programsko opremo kar se da optimizirati ter poenostaviti za uporabo. Le tako bo programska rešitev podjetju olajšala delo in na dolgi rok prihranila čas. Ko se organizacija odloči za vpeljevanje programske rešitve, je treba najprej dobro proučiti trenuten proces in na podlagi analiz izdelati kar se da optimalno rešitev, ki proces dela skrajša namesto podaljša, kot se sicer lahko zgodi ob napačno zastavljenem konceptu. Pri specifiki kolektiva sta zelo pomembna tudi učinkovit proces uvajanja in postopna implementacija rešitve (ne vse enote hkrati). Omejene investicije Zaradi naročnikovih omejenih sredstev za investicije v računalniško infrastrukturo bo treba razvoj programske rešitve osnovati na odprtokodnih in brezplačnih rešitvah. V ta namen bo naša rešitev v celoti tekla na spletni platformi, kar pomeni, da ne bo potrebne investicije v fizični strežnik, ampak bomo v ta namen vzpostavili virtualni strežnik, ki ga bomo pridobili v javnem zavodu Arnes, kjer je naročnik upravičen do storitve»strežnik po meri«. Programska rešitev bo sicer za potrebe testiranja delovala na testnem virtualnem strežniku v načinu»localhost«v našem Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 4

10 razvojnem okolju, nato se bo produkcijsko verzijo namestilo na omenjeni virtualni strežnik. Zasedenost strežnega mesta Vsak uporabnik bo moral ob prvi uporabi pridobiti uporabniško ime in geslo, ki se bosta izpisala na termičnem tiskalniku pri strežnem pultu. To pomeni, da bo moral na storitev počakati v isti vrsti kot vsi ostali uporabniki storitev knjižnice, kar pomeni, da je lahko čas do začetka uporabe javnega računalnika precej dolg in ni povezan s trenutno zasedenostjo računalnikov. To težavo bi bilo možno rešiti tako, da bi v ta namen vzpostavili terminal za vpis in izdajo uporabniškega računa. V knjižnici imajo terminale, ki so namenjeni iskanju po bazi Cobiss. Na sliki 1 je prikazan obstoječi terminal. Slika 1: Terminal za iskanje po bazi Cobiss (Arhiv Knjižnice Ivana Tavčarja 2012) Terminali v trenutni konfiguraciji ne bi mogli nadomestiti trenutnega delovnega postopka pri izposojevalnem pultu, saj bi jih bilo v ta namen treba nadgraditi s tiskalnikom za izpis uporabniškega imena in gesla. Pri tem se pojavi tudi pomislek, da bi lahko na tak način bralci kreirali lažne račune, saj ob prijavi v sistem ne bi bilo nadzora, kar se kaže kot težava predvsem pri mladoletnih uporabnikih. Ena izmed možnosti je sicer izpis uporabniškega imena in gesla v obliki SMSsporočila, vendar za naročnika to ni sprejemljivo, ker je velik del njihovih uporabnikov starejših in tovrstna oblika zanje ni preveč primerna. Obenem bi storitev kratkih sporočil predstavljala tudi določen mesečni strošek. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 5

11 Personalizacija Rešitev bo treba nastaviti ročno za vsako posamezno enoto: vpis statičnega naslova poslovne enote in dodajanje enote v bazo, vpis MAC naslovov naprav, nastavitev časovne omejitve, oblikovanje forme izdelave statističnih poročil, odvisno od želja naročnikov, ki se razlikujejo glede na oddelek (v primerjavi z odraslim oddelkom ima mladinski oddelek drugačne kriterije za dostop do spleta zaradi mladoletnosti članov). Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 6

12 3. PREDSTAVITEV ORGANIZACIJE Proučevana organizacija Knjižnica Ivana Tavčarja Škofja Loka ima dolgo tradicijo. Prvič se jo omenja že pred 150 leti, in sicer kot prvo čitalnico na Gorenjskem. Zadnja sprememba se je zgodila leta 1999, ko se je na občinski ravni ustanovil javni zavod Knjižnica Ivana Tavčarja Škofja Loka. Knjižnica ima prek članov, ki jo v enem letu obiščejo okoli krat in si izposodijo okoli enot gradiva (vir: Poslovno poročilo 2014). Uraden naziv in sedež: Knjižnica Ivana Tavčarja Škofja Loka Šolska ulica Škofja Loka SI Slovenija Kratek opis delovnega področja organa: Javni zavod Knjižnica Ivana Tavčarja Škofja Loka v skladu z Zakonom o knjižničarstvu (Uradni list RS, št. 87/01) opravlja javno službo na področju knjižnične dejavnosti, poleg tega pa opravlja tudi mnoge druge naloge. Glavne naloge so: ugotavlja potrebe po knjižničnem gradivu, nabavlja, strokovno obdeluje in obnavlja knjižnično gradivo, skrbi za dostopnost knjižničnega gradiva, ga izposoja, svetuje in pomaga pri njegovi izbiri in uporabi, opravlja domoznansko dejavnost, utrjuje in razvija strokovnost, organiziranost, povezanost in enotnost knjižničarske stroke, z dejavnostjo potujoče knjižnice zagotavlja na svojem območju dostop do knjižničnega gradiva, kjer ni krajevnih knjižnic, se povezuje v enoten slovenski knjižnični informacijski sistem, sodeluje v medknjižnični izposoji knjižničnega gradiva, vodi kataloge in drugo dokumentacijo knjižničnega gradiva ter evidence o knjižničarski dejavnosti, izvaja bibliografska, informacijska, dokumentacijska in komunikacijska dela, namenjena javnosti, pripravlja prireditve in druge oblike razvijanja interesa za knjižnično gradivo in knjižničarsko dejavnost, se vključuje v vseživljenjsko učenje, izdaja kataloge, bibliografije in druge strokovne publikacije o knjižničnem gradivu, zagotavlja ukrepe za zavarovanje knjižničnega gradiva pred nevarnostmi ali v vojni ter ob naravnih ter drugih hudih nesrečah, usmerja izločeno knjižnično gradivo s svojega območja, zagotavlja fotokopiranje in druge oblike razmnoževanja knjižničnega gradiva, opravlja druge naloge, določene z zakoni in predpisi. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 7

13 Notranje organizacijske enote knjižnice: uprava, računovodsko-administrativna služba, oddelek za nabavo in obdelavo gradiva, oddelek za delo z uporabniki, oddelek za sodelovanje in razvoj. Knjižnica ima fizično ločene naslednje enote: oddelek za odrasle, mladinski oddelek, krajevna knjižnica Gorenja vas, Sestranska vas 14, 4224 Gorenja vas, krajevna knjižnica Poljane, Poljane nad Škofjo Loko 77, 4223 Poljane nad Škofjo Loko, krajevna knjižnica Trata Frankovo naselje, Frankovo naselje 74A, 4220 Škofja Loka, krajevna knjižnica Železniki, Češnjica 54, 4228 Železniki, krajevna knjižnica Žiri, Trg svobode 8, 4226 Žiri, izposojevalna enota Sovodenj, OŠ Gorenja vas, Podružnica Sovodenj, 4225 Sovodenj. Knjižnica Ivana Tavčarja Škofja Loka je osrednja splošna knjižnica, ki združuje enote tudi po drugih občinah v okolici. Skupna tehnična služba omogoča boljšo organizacijo, nižje stroške in povezanost enot. Uprava in tehnične službe imajo sedež na Šolski ulici 6 v Škofji Loki. Zaposleni knjižničarji krožijo naključno med vsemi enotami, tako da vsi poznajo metode dela v posamezni enoti in so hkrati seznanjeni s stanjem v celotni organizaciji. Vseeno pa je v vsaki enoti določena ena vodja, ki skrbi za celovito delovanje. Vsaka enota na mesečni ravni pripravi tudi program prireditev (ura pravljic, potopisna predavanja, ustvarjalne delavnice, predstavitve knjig, tečaji, strokovna predavanja, razstave, jezikovni tečaji, lutkovne in ostale predstave, razna srečanja, zaključki prireditev, podelitve priznanj ). V knjižnico se je treba vpisati. V knjižnico se lahko vpiše vsakdo s priloženim osebnim dokumentom in plačilom letne članarine. Za otroke do 15. leta ter brezposelne osebe, prijavljene na Zavodu za zaposlovanje, je članarina brezplačna. Javne storitve, ki jih knjižnica zagotavlja svojim uporabnikom, so: izposoja knjižničnega gradiva, dostava gradiva na dom, rezervacija in naročanje, podaljševanje roka izposoje, medknjižnična izposoja, uporaba prostorov za učenje in prebiranje knjig, revij in dnevnega časopisja, publicistična dejavnost, najem prostorov, fotokopiranje, tiskanje, uporaba stacionarnih računalnikov, uporaba brezžičnega omrežja (Libroam, Eduroam), Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 8

14 prireditve in dejavnosti za mlade, prireditve in dejavnosti za odrasle, razstavna dejavnost, vodeni ogledi knjižnice, informacijsko opismenjevanje ANALIZA STANJA PROUČEVANE ORGANIZACIJE V Sloveniji je 58 splošnih knjižnic, ki so enakomerno razporejene po vseh krajih. Njihov namen je nuditi storitve vsem občanom, za razliko od univerzitetnih knjižnic pa so namenjene širšemu občinstvu. Knjižnica nikoli ni bila samo ustanova ali servis za izposojo knjig, temveč veliko več. Že od nekdaj je predstavljala prostor, kjer so se ljudje zbirali in izmenjavali informacije ter poizvedovali po različnih vsebinah. Z informacijsko revolucijo je tudi v knjižnice prišla informacijska tehnologija. Tu so bili vzpostavljeni eni prvih javno dostopnih računalnikov, kjer so uporabniki lahko prišli v stik z novo tehnologijo. Ko je prišel internet in ko je bil v gospodinjstvih še prava redkost, so v knjižnicah uporabnikom omogočali dostopati do spleta. V ta namen so se v knjižnicah začele pojavljati t. i. računalniške sobe prostori, kamor so lahko obiskovalci začeli zahajati z namenom uporabe računalnika in kasneje tudi brskanja po spletu. Naslednji mejnik v razvoju informatike predstavlja vse boljša in kompaktnejša tehnologija strojne opreme, ki je povzročila razmah uporabe mobilnih naprav. Najprej so se pojavili prenosniki, ki so bili v prvi vrsti domena zgolj velikih podjetij ter ljudi, ki so imeli možnost odšteti zajeten kup denarja za napravo. Sčasoma se je pojavila konkurenca in razvoj trga prenosnikov se je tako razmahnil, da so naprave postale dostopne praktično vsakomur. Uporabniki prenosnikov so kmalu začeli iskati priložnost za svoje delo v urbanem okolju. Razvoj interneta in brezžičnih tehnologij je knjižnice prisilil, da so začele delno prestrukturirati del prostorov, namenjenih bralcem. Čitalnice so poleg svoje primarne funkcije dobile tudi brezžični dostop do interneta in sedaj bralcem poleg prostora za delo nudijo še dostop do spleta. Ob vseh spremljevalnih dejavnostih se je breme za knjižničarja povečalo. Poleg izposoje knjig so zaposleni zadolženi tudi za druge aktivnosti, kot so: sprejemanje rezervacij, podaljševanje knjig, odgovarjanje na vprašanja bralcev ter navsezadnje skrb za prostor med uradnimi urami. Poleg omenjenega so zaposleni zadolženi tudi za nadziranje in beleženje dostopa članov in nečlanov do računalnikov, namenjenih javni uporabi. Proučevana splošna knjižnica se je odločila za modernizacijo avtomatizacijo procesa beleženja dostopa bralcev do spleta, predvsem zaradi razbremenitve operativnih nalog knjižničarjev. Pri tem je želela imeti vse podatke o dostopih bralcev do spleta zbrane na enem mestu, s tem pa zagotovljeno urejenost, preglednost, varnost in dostopnost podatkov, kadarkoli in kjerkoli v organizaciji. Storitev knjižnice je veliko. Večji del bremena sloni na knjižničarjih, ki imajo delovno mesto za pultom, kjer sprejemajo člane in nudijo storitve, ki so članom na voljo. Poleg bralcev se skozi dan razvrsti tudi veliko obiskovalcev, ki si želijo dostopati do spleta, bodisi prek prenosnih bodisi prek stacionarnih računalnikov v knjižnici. Ta proces se izvaja ročno in predstavlja velik delež v primerjavi z vsemi ostalimi vsakodnevnimi procesi in storitvami v knjižnici. V organizaciji se že dlje časa čuti potreba po znižanju deleža časa, posvečenega urejanju dostopa posameznim članom, izvajanju ročnega legitimiranja obiskovalcev in beleženju Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 9

15 evidence. Z ustrezno programsko rešitvijo bi proces poenostavili in znatno pohitrili, pri čemer bi ostalo več časa za izvajanje drugih storitev OPIS PROBLEMSKEGA STANJA Z VIDIKA NAROČNIKA Proučili smo proces in problemsko stanje, kjer smo ugotovili. da je celoten proces dostopa do računalnika od prijave do odjave člana predolg. Uporabnik za pridobitev dostopa do spleta porabi od 30 do 300 sekund, pri čemer je čas odvisen od števila članov v čakalni vrsti. Postopek pridobitve dostopa do spleta traja približno 1 minuto in ga je treba opraviti vsakič znova. Dnevno se povprečno zvrsti okoli 50 uporabnikov, kar znese skoraj 1 uro dela, posvečenega dodeljevanju dostopa članom. To je 13,5 % delovnega časa zaposlenega na dan. Na počasen proces vpliva več dejavnikov. Vidik člana uporabnika: Član, ki bi rad uporabil računalnik, mora čakati v isti vrsti, kjer stojijo člani, ki potrebujejo drugačne storitve. Nekateri vračajo knjige, nekateri si jih nameravajo izposoditi, nekateri pa potrebujejo pomoč knjižničarja. Ko pride član na vrsto, se mora vsakič znova identificirati z osebnim dokumentom. Med uporabo računalnika mora dokument pustiti pri knjižničarju, kar sicer velja kot nezakonito pridržanje osebnega dokumenta. Ob zaključku uporabe računalnika mora ponovno v vrsto, kjer mora počakati, da lahko prevzame svoj dokument in zapusti knjižnico. Vidik knjižničarja: Knjižničar mora od člana zahtevati osebni dokument, čeprav je, denimo, član tisti dan že koristil storitev uporabe računalnikov oziroma četudi ga zaposleni morda že pozna. Zaradi internega dogovora o beleženju dostopa mora vnesti nov zapis. Knjižičarji morajo izvajati popis uporabnikov, ker so ob zlorabi po zakonu dolžni pristojnim organom poslati podatke o osebi, ki je tisti čas dostopala do spleta. Zaposleni se tudi izpostavlja zaradi nezakonitega pridržanja osebnega dokumenta. Prav tako nosi odgovornost, da se do članovega odhoda dokument na sprejemnem pultu ne izgubi oz. vrne napačni osebi, kar je ob urah, ko je v knjižnici veliko članov, verjetno. Vsi ti vzroki povzročijo dolg postopek, ki čaka člana, če se odloči za uporabo računalnika. To povzroča slabo voljo članov. Marsikdo se tudi ne odloči za koriščenje storitve in se namesto tega raje zateče v bližnje gostinske lokale. Na ta način knjižnica po nepotrebnem izgublja svoje člane in bralce, saj se pojavlja sloves birokratske ustanove OPIS PROBLEMSKEGA STANJA Z VIDIKA PREDLAGATELJA PROGRAMSKE REŠITVE V diplomski nalogi smo podrobneje proučili problematiko zastarelih načinov vodenja procesa beleženje obiska in dostopa do spleta obiskovalcev v splošni knjižnici. Trenutni proces poteka tako, da knjižničar ob vsakem obisku ročno zapiše njegove osebne podatke in čas uporabe računalnika v obrazec, ki se ga Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 10

16 hrani v fizični obliki. Ob vsakem kvartalnem poročanju se zajete podatke tudi ročno analizira. Z vidika predlagatelja programske rešitve smo prišli do enakega spoznanja kot naročnik. Proučili smo proces in problemsko stanje, kjer smo ugotovili, da je celoten proces dostopa do računalnika, od prijave do odjave člana, predolg. Glavni vzrok za predolg postopek je zastarel ročni način beleženja uporabe računalnikov in podvajanje vpisovanja iste osebe ob vsakem ponovnem obisku. Ugotovili smo tudi, da naročnik ne vlaga dovolj v razvoj programske opreme. Verjetno je tu glavni problem to, da naročnik ne pozna rešitev s tega področja, ker gre za bolj namensko aplikacijo. Bistven problem vidimo v tem, da se podatki vnašajo ročno. Tu pride do različnih težav: nečitljivosti zapisa, pozabljenega vpisa člana, zlasti v času povečanega obiska in pri izvajanju več nalog hkrati. Obstaja tudi možnost izgube arhiva ali uničenje zaradi naravnih nesreč. Za potrebe analiz zajete podatke 4-krat letno prepisujejo in izvedejo analizo v programih za pisarniška dela. Statistike niso ažurne in prikazujejo le končne rezultate ter ne omogočajo beleženja različnih parametrov. Na primer: zasedenost računalnika št. 1 v zadnjem mesecu v primerjavi z ostalimi. Vse skupaj privede do veliko dela in nepotrebnega podvajanja. S tem se dodatno obremenjuje zaposlene in nalaga zadolžitve, ki za zaposlenega ne predstavljajo motivacije. V tabeli 1 so na levi tretjini prikazani vzroki, ki privedejo do tega, da morajo obiskovalci dolgo časa čakati na izbiro storitve v knjižnici. Negativne posledice, ki se ob tem pojavijo, so navedene na desni tretjini sheme. VZROKI prezaposlenost delavcev veliko obiskovalcev knjižnice ob določenih terminih zapleten postopek dodelitve dostopa ročno vnašanje članov več zahtevkov za dostop do spleta hkrati v organizaciji ni IT strokovnjaka preveč storitev za sprejemnim pultom PROCES DOSTOPA DO JAVNIH RAČUNALNIKOV JE PREDOLG POSLEDICE dolgi postopki zajema podatkov daljši proces odobritve dostopa nezadovoljstvo članov nezadovoljstvo zaposlenih slab ugled knjižnice nezadovoljstvo članov manjši obisk koriščenje brezžičnega omrežja v bližnjih lokalih Tabela 1: Tabela vzrokov in posledic predolgega procesa dostopa do interneta Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 11

17 3.4. OPIS PROCESA V PROUČEVANI ORGANIZACIJI Proces od prihoda člana v knjižnico do začetka uporabe javnega računalnika ni zapleten, vendar v organizaciji ni podprt z ustrezno programsko rešitvijo, zato je postopek dolgotrajen in obremenjujoč, tako za zaposlene kot člane. Dolgotrajno je tudi zajemanje podatkov za potrebe statistik. Potencialna nevarnost je tudi izguba podatkov, saj se ročno zajeti podatki 4-krat letno vnašajo v računalnik, kar pa pomeni, da bi se lahko podatki v vmesnem času izgubili. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 12

18 Na sliki 2 je prikazan proces od prihoda do odhoda obiskovalca knjižnice. Slika 2: Diagram zaporedja obstoječi proces od prihoda do odhoda obiskovalca knjižnice Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 13

19 V procesu nastopata uporabnik in knjižničar. Proces se začne, ko pride obiskovalec knjižnice z željo, da bi koristil eno izmed storitev knjižnice. Tu se zgodi glavna odločitev, ko se obiskovalec identificira kot član ali nečlan. Člani lahko izbirajo med Cobiss storitvami knjižnice ali izbiro dostopa do javnih računalnikov, medtem ko nečlani lahko izberejo le dostop do javnih računalnikov oz. se odločijo urediti svoje članstvo. Če želi član ali nečlan dostopati do interneta prek javno dostopnih računalnikov v knjižnici, se postavi v isto vrsto kot ostali obiskovalci, ki čakajo za koriščenje različnih storitev, ki niso vezani na pridobitev dostopa do javnih računalnikov (izposoja, podaljševanje, rezervacije knjig ter ostale storitve kot so kopiranje, tiskanje, vpis/izpis članov...). Ko pride uporabnik na vrsto, sporoči knjižničarki, da želi pridobiti dostop do javno dostopnega računalnika. Na tej točki se začne ročni postopek dodelitve dostopa do računalnika. Na sliki 3 je prikazan obstoječ ročni postopek pridobitve dostopa do javnih računalnikov. Slika 3: Proces dostopa do javnih računalnikov. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 14

20 Zapleten postopek vodenja uporabe računalnikov Knjižničar mora ob vsakem obisku obiskovalca prositi za osebni dokument. Tudi če je član v istem dnevu že uporabljal javni računalnik (v primeru da ob prvem obisku ni porabil dnevno dovoljene kvote uporabe računalnika). Član je pozvan, da poda osebni dokument knjižničarki, ki medtem vzame iz predala mapo, jo odpre in na ustrezno polje na obrazcu prepiše ime in priimek, se ozre na uro na steni ali računalniku ter zapiše čas prihoda člana. Obrazci so natisnjeni na A4 format ter speti v mapi. En obrazec se uporablja za en dan. Vsak dan mora knjižničar razpreti spete liste in obrazec prejšnjega dne prestaviti na spodnji del spetega kupa obrazcev, ki se jih enkrat mesečno natisne vnaprej. Na prvi strani pa na sedaj prazen obrazec zapiše današnji datum in točno uro prihoda bralca. Na obrazcu je 6 polj, oštevilčenih od 1 do 6. Vsako polje predstavlja enega izmed računalnikov. Po enakem zaporedju so oštevilčeni tudi računalniki. Na vsako polje knjižničar vsak začetek delovnika položi 6 dovolilnic oz t. i. kuponov. Kupon številka 1 je na polju obrazca številka 1 itd. Knjižničar vzame kupon št. 1 in ga poda uporabniku. Na kuponu je na veliko napisana številka 1. To je dokaz, da ima član pravico uporabljati računalnik, označen s to številko. Na mesto, kjer je bila prej dovolilnica, sedaj knjižničar položi osebni dokument ter napoti člana na računalnik številka 1. Člani lahko namesto osebnega dokumenta pustijo tudi člansko izkaznico knjižnice, medtem ko obiskovalci, ki niso člani, lahko pustijo osebni dokument. S tem sistemom imajo zaposleni pregled nad tem, kateri računalnik je prost. Na tistem polju, kjer je položen dokument ali članska izkaznica, dotični uporablja računalnik. Člani so obveščeni, da lahko računalnik uporabljajo eno uro. To evidenco mora zaposleni spremljati ročno in obiskovalce opozarjati o pretečenem času uporabe. Posebej težavno je to opravljati na mladinskem oddelku pri otrocih do 15. leta, ki so manj samodisciplinirani in poslušni. Težava je tudi, ker so računalniki v drugem prostoru in knjižničar ne more sproti preverjati, če bralec zares uporablja dodeljeni računalnik. Večkrat pride do zmede, ko se bralci med seboj prerekajo glede izbora računalnika. Na to vpliva tudi to, da vsi računalniki ne delujejo enako dobro, tako da stalni obiskovalci že pri prevzemu dovolilnice pritiskajo na zaposlene, da jim dodelijo njim priljubljene računalnike. Statistika uporabe Na koncu četrtletja mora dežurni knjižničar, ki je odgovoren za izdelavo statistike, pozvati vodje enot, da dostavijo mape z zabeleženimi dostopi v matično enoto, kjer nato poteka ročno prepisovanje zajetih podatkov v MS Excel program. Na podlagi tega se izdeluje preprosta statistika. Tu lahko pride do človeške napake v več fazah: 1. faza napak: se lahko zgodi ob vnašanju dogodka. Zaposleni lahko pozabi vnesti dogodek. 2. faza napak: se lahko zgodi, da izgubijo obrazec v enoti (vsak dan se odpira in zapira vezava obrazcev). 3. faza napak: se lahko izgubi ali poškoduje, ko se dostavlja mapo osebi, ki je zadolžena za popis statistike. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 15

21 4. faza napak: se lahko zgodi zaradi neberljivosti zapisov in tudi človeške napake zaposlenega, ki izvaja popis statistike. V tem procesu je veliko dvojnega in dodatnega dela, ki bi ga z današnjo informacijsko podporo lahko občutno poenostavili. Menimo, da bi omenjene težave med procesom lahko rešili z ustrezno programsko rešitvijo, ki jo je treba razviti v sodelovanju z zaposlenimi na sprejemnem pultu in ne samo s predstavnikom naročnika, ki nima toliko praktičnih izkušenj v tem procesu. S tem, ko bi začeli ta proces obdelovati elektronsko, bi lahko pridobili veliko dragocenega časa, z zajetimi podatki pa bi pridobili veliko koristnih statističnih podatkov. Tako tudi ne bi več prihajalo do napak pri vnašanju in prepisovanju podatkov INFORMACIJSKA TEHNOLOGIJA V ORGANIZACIJI V knjižnica Ivana Tavčarja imajo fizično ločenih 6 enot. Skupno je obiskovalcem in zaposlenim namenjenih okoli 60 računalnikov. Na vsaki lokaciji je komunikacijsko vozlišče, v katerega je na priključni panel speljana celotna mrežna napeljava. V omari je usmerjevalnik v lasti in upravljanju ponudnika interneta, ki je nato naprej priklopljen na glavno stikalo, ki deli omrežje na dva virtualna omrežja. Omrežje je ločeno zaradi varnosti zaposlenih, saj je na vseh enotah možen fizičen dostop obiskovalcev do omrežja preko računalnikov. Celotna komunikacijska zaščita je zavarovana s prenapetostnimi vtičnicami in brezprekinitvenim napajanjem UPS, ki skrbi za nemoteno delovanje ob izpadu električne energije. V vseh enotah je tiskalnik, namenjen obiskovalcem, ki je priklopljen in namenjen uporabi le v omrežju za obiskovalce. Na omrežju za zaposlene je vsaj en ali več tiskalnikov, ki so dostopni vsem zaposlenim znotraj omrežja in ne samo posameznim pisarnam glede na lokacijo priklopa. V vsaki enoti je vzpostavljen vsaj 1 računalnik za izposojo, ki zajema računalnik, ekran, miško, tipkovnico ter čitalec črtnih kod za odčitavanje knjig in termični tiskalnik za izpis zadolžnic. Na računalnikih je nameščen operacijski sistem Windows s pripadajočimi pisarniškimi orodji MS Office in spletnim brskalnikom. Poleg ostalih osnovnih programov je nameščena tudi aplikacija Cobiss, ki se povezuje prek aplikacije Java na strežnik, lociran na inštitutu informacijskih znanosti IZUM v Mariboru, kjer dostopa do aktualne baze ter vnaša spremembe izposoje in statusov članov. Vsaka lokacija ima vzpostavljene statične IP-naslove. Računalniki za bralce so opremljeni z operacijskim sistem Windows in osnovnimi pisarniškimi programi MS Office ter spletnim brskalnikom. Diski so zaščiteni proti pisanju in se s pomočjo programske opreme Radix in Deepfreeze ob vsakem zagonu vrnejo na točko sistema, ki je določena. Tako so bralci varni pred zaščito podatkov, saj ne vidijo vsebin predhodnih obiskovalcev, prav tako pa so ob koncu dneva izbrisani njihovi podatki. S tem je vzdrževanje tudi bistveno lažje. V matični enoti je vzpostavljen tudi mrežni disk, ki je na voljo v vseh enotah prek VPN-povezave. Vsaka enota ima vsaj 1 IP telefon, ki je prek operaterja povezan v lokalno omrežje, kar pomeni, da so interni klici znotraj organizacije brezplačni. V matični enoti je vzpostavljen tudi strežnik za potrebe Eduroam in Libroam Radius strežnika, saj je v matični enoti tudi omogočen brezžičen dostop prek omenjenega standarda. V dislociranih enotah ni vzpostavljenih dostopnih točk, ker so možne hitrosti interneta na obrobjih mesta premajhne za dosego standarda, ki ga zahteva Eduroam (simetrična povezava vsaj 20/20 Mb/s). Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 16

22 Slika 4: Prikaz trenutnega stanja informacijske tehnologije v knjižnici Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 17

23 3.6. ZASTAVLJENI CILJI OB UVEDBI PROGRAMSKE REŠITVE Ob odločitvi prehoda na programsko rešitev smo si zadali cilje, ki jih želimo doseči z rešitvijo. Cilji naročnika so: manj porabljenega časa in več pozornosti članom, večje zadovoljstvo članov zaradi lažjega dostopa do računalnikov, postati članom bolj prijazna knjižnica, informacijski razvoj in napredek, vsi podatki, zbrani na enem mestu, zmanjšanje papirne dokumentacije, manj dela s statistiko, bojša in ažurnejša statistika, določiti odgovorno osebo za sodelovanje pri razvoju aplikacije, boljša komunikacija in odziv zaposlenih pri razvoju aplikacije. Cilji izvajalca predlagane rešitve: vzpostavitev virtualnega strežnika za potrebe aplikacije, nadgradnja obstoječe informacijske arhitekture za nemoteno delovanje izdelane rešitve, razvoj specifičnega programa za informacijsko podporo proučevanega procesa, olajšati dostop in vpogled v statistične podatke, stalna razpoložljivost in ažurnost programske rešitve, razvoj dodatnih modulov in izboljšave novih verzij, nadgradnja računalniške opreme za uporabnike, podatki o razvoju rešitve bodo zbrani na enem mestu, razumljiv in preprost vmesnik, postopna in nemotena integracija v okolje. V organizaciji smo se dogovorili, da se bo programska rešitev najprej preizkusno začela uporabljati v enem oddelku matične enote, kjer je informacijska arhitektura najprimernejša in ni potrebnih večjih strojnih posodobitev. Prav tako sta v enoti vedno dva zaposlena na sprejemnem pultu, kar pomeni, da ob morebitnih težavah na enem sprejemnem mestu še vedno deluje drugo sprejemno mesto. V podružničnih enotah je le eno izposojevalno mesto, zato bi izpad programske rešitve v obdobju testiranja pomenilo 100 % onemogočeno delo zaposlenih. Težava je tudi v oddaljenosti enot, kar pomeni, da so odzivni časi in stroški odprave napak večji. Ko se bo aplikacija dobro vpeljala v okolje in bo dodobra stestirana, se bo programsko rešitev lahko kasneje implementiralo v vse enote. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 18

24 4. OPREDELITEV ZAHTEVANIH LASTNOSTI PROGRAMSKE REŠITVE INETWORK Programska rešitev Inetwork je narejena po zahtevah naročnika, a smo v času razvoja rešitve mislili na to, da razvijemo aplikacijo čimbolj modularno in fleksibilno, kar nam omogoča lažjo prilagoditev rešitve tudi drugim morebitnim organizacijam, ki omogočajo dostop do spleta prek lastnih stacionarnih računalnikov. Naša ciljna skupina so vse knjižnice, šole, zavodi, študentski klubi ter ostale organizacije s podobnim javnim interesom. NADZOR DOSTOPA Rešitev omogoča nadzor trenutne zasedenosti računalnikov in omejevanje uporabe računalnikov na čas, ki ga določi naročnik sam. V rešitvi smo glede na zahteve naročnika pripravili 3 kategorije uporabnikov: 1. Interni uporabniki Naročniku je omogočeno dodajanje začasnih uporabniških računov, ki jim določimo omejen rok veljavnosti računa. Taka raven dostopa se dodeli uporabnikom, ki ne bodo postali člani knjižnice in bodo le krajše obdobje koristili dostop do javnih računalnikov ali interneta. Ti uporabniki ob registraciji dobijo dodeljeno uporabniško ime in geslo za dostop, ki ga zaposleni natisnejo ob zaključku prijave na termični tiskalnik. Natisnjen kupon lahko uporabniki uporabljajo znotraj določenega obdobja, ki se določi ob registraciji. To pomeni, da mora uporabnik kupon pridobiti le ob prvi uporabi, kasneje pa lahko dostopa do računalnika ali spleta brez čakanja v vrsti z ostalimi člani. S tem se naša rešitev razlikuje od ostalih, ki kupone tiskajo vnaprej in jih naključno delijo med uporabnike, pri čemer ne beležijo identitet uporabnikov, ki so dostopali do spleta, hkrati pa je treba vsakič znova pridobiti kupon. S tem pa ne rešimo osnovnega problema predolgih čakalnih vrst. Na sliki 5 je prikazan primer natisnjenega kupona, ki ga dobi uporabnik ob registraciji. Izpis zajema uporabniško ime in geslo, ki ga uporabnik vpiše v prijavno okno, ki se avtomatično prikaže, ko odpre spletni brskalnik. Geslo je sestavljeno iz dveh besed in dvomestnega števila. V bazi imamo 100 besed s področja knjižnic in tako naključno generiramo gesla, ki si jih lahko uporabniki zlahka zapomnijo. Na izpisu je tudi natisnjena črtna koda EAN8, ki zaposlenim omogoča hiter dostop do podatkov uporabnika. Z enim klikom v aplikaciji se zaposlenemu odpre profil uporabnika. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 19

25 Slika 5: Primer natisnjenega kupona (podatki niso resnični) Primeri uporabnikov, ki se jim omogoči to vrsto dostopa: turisti (pridejo v kraj le za določeno obdobje), poslovni partnerji, gosti (v primeru, ko se v organizaciji izvaja dogodek ali sestanek in je potrebno omogočiti dostop do interneta), običajni obiskovalci (nečlani, ki koristijo le dostop do spleta in računalnikov). 2. Člani Libroam uporabnik Sistem Inetwork v naši rešitvi omogoča tudi prijavo obstoječih članov knjižnice brez dodatne registracije. To pomeni, da ni potrebno dvojno kreiranje računov, saj vsi člani pridobijo uporabniški račun Libroam že ob vpisu v knjižnico, s katerim se lahko prijavijo v naš sistem, ki v realnem času preverja pristnost uporabnika v bazi Cobiss. Uporabniški račun Libroam je sestavljen iz akronima knjižnice in številke člana. Na sliki 6 je primer prijave na portalu Cobiss. Slika 6: Primer prijave uporabnika Libroam na portalu Cobiss Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 20

26 Tak tip računa uporabljajo vsi člani knjižnice, ki se sicer prijavljajo znotraj našega pojavnega okna. Račun je veljaven toliko časa, kolikor je veljavno članstvo v knjižnici, kar pomeni, da ni potrebno uporabnikov brisati oz. blokirati, saj se to izvede avtomatično. 3. Eduroam uporabnik Sistem Inetwork omogoča tudi prijavo Eduroam uporabnikov. To pomeni, da se vsi upravičenci lahko prijavijo v našo rešitev s svojim akademskim računom, četudi niso člani knjižnice. Prijava s tem računom je možna, dokler je aktiven akademski račun Eduroam. Tak tip prijave lahko uporabljajo vsi uporabniki, ki niso člani knjižnice, so pa akademski upravičenci do računa Eduroam, kar vključuje tudi tuje državljane. Slika 7: Primer prijave Eduroam uporabnika STATISTIKA: Rešitev ima urejen sistem beleženja log zapisov o podrobnosti sej. Vsi pomembni podatki o zgodovini vzpostavljenih sej uporabnikov so vključno z aplikacijo shranjeni varno v oblaku z dodatno varnostno kopijo prek storitve»arnes Shramba«. Iz arhiviranih podatkov tudi generiramo različne statistične prikaze, ki naročniku omogočajo izdelavo različnih analiz, ki so jih dosedaj opravljali ročno. Primeri števcev: število vseh uporabnikov, število unikatnih uporabnikov, zasedenost posameznih računalnikov tako lahko lažje načrtujejo prenovo informacijskega sistema, arhiv dostopov vseh uporabnikov, način dostopa: javni računalnik/brezžični dostop. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 21

27 4.1. PROCESI V organizaciji se bo po implementaciji programske rešitve proces dela za zaposlene in obiskovalce spremenil. Sprememba za bralce Sedaj bodo lahko člani in Eduroam upravičenci dostopali do javnih računalnikov in brezžičnega omrežja brez stanja v vrsti z ostalimi obiskovalci, ki koristijo druge storitve odslej bo namreč omogočen prost dostop brez javljanja pri sprejmnem pultu. Sprememba za zaposlene Po uvedbi rešitve zaposlenim ne bo več treba skrbeti za organiziranje pravične delitve dostopa bralcem in beleženja evidence uporabnikov. Prav tako so se v organizaciji odločili, da bo bralcem omogočeno prosto dostopanje do računalnikov brez posebnega obveščanja zaposlenih o prisotnosti. Zaposleni namreč lahko v vsakem trenutku vidi stanje zasedenosti v rešitvi, ki prikazuje tudi identitete trenutno prijavljenih uporabnikov. Zaposleni bodo za dostop do javnih računalnikov in spleta morali sprejemati le še dnevne obiskovalce, turiste in druge začasne uporabnike, ki niso in ne bodo člani knjižnice, pa še to zgolj ob prvem obisku posameznika. Registracija uporabnika Na sliki 8 je prikazan proces registracije novega uporabnika v programsko rešitev Inetwork. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 22

28 Slika 8: Registracija novega uporabnika Na sliki 9 je prikazan proces po implementaciji programske rešitve v organizacijo. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 23

29 Slika 9: Prikaz proces prihoda uporabnika v knjižnico Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 24

30 Na sliki 10 je prikazana shema poti podatkov ob avtentikaciji uporabnika z vidika strojne opreme. V sistem se lahko uporabnik prijavi na dva načina: prek javno dostopnih računalnikov ali prek lastne brezžične naprave prek dostopne točke (dostopna točka nima gesla za prijavo). Ko uporabnik odpre spletni brskalnik, se mu na zaslonu pojavi prijavno okno, ki zahteva vpis uporabniškega imena in gesla. Ko uporabnik vnese geslo, usmerjevalnik pošlje podatke spletnemu strežniku, ki z integrirano logiko preveri vrsto uporabniškega računa (interni, Libroam ali Eduroam uporabniško ime) in temu primerno pošilja zahtevke po omrežju, dokler ne dobi potrditve o ustreznosti vnešenih podatkov. Na podlagi tega odobri ali zavrne dostop do spleta. Ob uspešni prijavi v sistem ima uporabnik na prijavnem oknu podatke o preostalem času, ki ga ima še na voljo v dnevu (dnevni limit je 1 ura). Brezžični uporabniki nimajo časovne omejitve uporabe spleta. Slika 10: Prikaz poti podatkov na strojni opremi ob avtentikaciji uporabnika Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 25

31 Na sliki 11 je prikazan podroben proces prijave uporabnika, ko sistem preveri pravilnost gesla in morebitne omejitve računa. Po uspešni prijavi sistem sam preverja in sporoča preostali čas, ki je uporabniku še na voljo ter ga na koncu tudi odjavi iz sistema, ko je presežen dnevni limit uporabe računalnika. Slika 11: Podroben prikaz procesa od avtentikacije do odjave uporabnika Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 26

32 4.2. PODATKI Programska rešitev ima za svoje delovanje svojo bazo registriranih uporabnikov na virtualnem strežniku. Razpolaga pa tudi z možnostjo poizvedovanja po tujih bazah (Eduroam, Libroam) za potrebe preverjanja eksistence uporabniških računov. Podatkovna baza lokalnih uporabnikov Baza je namenjena zapisu vseh registriranih uporabnikov v programski rešitvi. V bazi so pomembni naslednji atributi: id šifra uporabnika user uporabniško ime password geslo uporabnika ime ime uporabnika priimek priimek uporabnika veljaven_do datum veljavnosti ustvarjenega uporabniškega računa created_at datum ustvarjenega uporabniškega računa Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 27

33 Slika 12: Izpis baze internih uporabnikov Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 28

34 Podatkovna baza vseh vzpostavljenih sej Baza beleži vse vzpostavljene seje ne glede na vrsto uporabnika in vrsto povezave (javni računalniki in brezžične povezave). Oblika baze je vzpostavljena po standardu, ki ga določa Radius. V bazi so pomembni naslednji atributi: radacct id id seje/zaporedna številka seje username uporabniške ime (kjer vidimo vrsto uporanika) nasipaddress iz katerega IP-ja je bila seja vzpostavljena (kateri računalnik) nassportid vrsta povezave (javni računalnik ali wifi) acctstarttime čas vzpostavljene povezave acctstoptime čas prekinjene povezave callingstationid MAC naslov naprave Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 29

35 Slika 13: Izpis baze vseh vzpostavljenih sej Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 30

36 4.3. UPORABNIŠKI VMESNIK IN PRIMERI UPORABE Aplikacija Inetwork se v osnovi deli na dva dela: Uporabniški vmesnik za zaposlene nadzorna plošča: nadzor omrežja (grafični prikaz), dodajanje članov, pregled uporabnikov, izpis kuponov, podaljševanje sej, blokiranje uporabnika, ogled zgodovine sej, ogled statistike in izdelava poročil. Spletni vmesnik za bralce (prijavno okno): prijavni obrazec,»wall garden«(dovoljene povezave do spletnih strani brez prijave), status page (prikaz prijavljenega uporabniškega vmesnika in preostali čas uporabe), odjavni obrazec NADZORNA PLOŠČA MODUL: PRIJAVA Pred prvo prijavo v nadzorno ploščo si morajo zaposleni ustvariti uporabniški račun. Ko zaposleni izpolni registracijski obrazec, dobi potrditveno povezavo za aktivacijo na kontaktni e-poštni račun. Uporabnik je tako aktiviran in se lahko prijavi v sistem. Slika 14: Prijava v nadzorno ploščo Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 31

37 Če uporabnik vnese napačno uporabniško ime ali geslo, ga sistem opozori z obvestilom nad vstopnim gumbom, kot je prikazano na sliki 15. Slika 15: Obvestilo o napačnih prijavnih podatkih Po uspešni prijavi se uporabniku prikaže osnovni meni lokacije, ki prikazuje naslednje elemente: Slika 16: Prikaz osnovnega menija Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 32

38 MODUL: NAVIGACIJA Izbirni meni med posameznimi kategorijami je grafično prikazan z zavihki. Tako uporabnik vedno razločno vidi, na katerem aktivnem zavihku se nahaja. MODUL: LOKALNI RAČUNALNIKI Najpomebnejši del aplikacije je tabela z grafičnim prikazom trenutne zasedenosti računalnikov. Iz prikaza lahko vidimo naslednje podatke: NAZIV RAČUNALNIKA opiše pozicijo računalnika v prostoru, STATUS rdeča/zelena barva označuje trenutno stanje zasedenosti računalnika, UPORABNIK prikaz uporabnika, ki je prijavljen, ZAČETEK SEJE prikaz časa, ko se je uporabnik prijavil v sistem, POTEK SEJE prikaz časa, ko uporabniku poteče čas uporabe računalnika, PREOSTALI ČAS prikazuje skupn čas, ki je še na voljo uporabniku, PODROBNOSTI možnost je aktivna le, ko je uporabnik prijavljen na omrežje, pri čemer se odpre dodatni meni v»litebox«načinu, kjer lahko uporabniku podaljšamo sejo uporabe računalnika iz privzete 1 ure na poljubno dolžino. Prav tako obstaja možnost blokade uporabnika. To je želja naročnika, predvsem za potrebe mladinskega oddelka, kjer se večkrat pojavijo težave z neprimernim vedenjem uporabnikov, kar kaznujejo s prepovedjo za določen čas, ki ga določi zaposleni. Slika 17: Podrobne nastavitve trenutno prijavljenega uporabnika MODUL: BREZŽIČNE NAPRAVE V spodnjem delu nadzorne plošče je tabela z grafičnim prikazom vseh uporabnikov, ki so trenutno prijavljeni s svojimi napravami na brezžično dostopno točko. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 33

39 Iz prikaza lahko vidimo naslednje podatke: NAZIV brezžične naprave imajo pod nazivom izpisano MAC številko za razliko od stacionarnih računalnikov, ki so poimenovani glede na pozicijo v prostoru, UPORABNIK prikaz uporabniškega imena, s katerim je prijavljen, ZAČETEK SEJE prikaz časa, ko je uporabnik začel uporabljati računalnik, KONEC SEJE brezžične naprave nimajo omejitve uporabe, uporabniki so lahko s svojimi napravimi povezani ves čas uradnih ur knjižnice. MODUL: DODATNE MOŽNOSTI V padajočem meniju lahko izberemo naslednje možnost: Slika 18: Padajoči meni dodatnih možosti PODALJŠAJ SEJO možnost podaljševanja seje uporabnikom, ki trenutno niso prijavljeni v sistem. Vnesti je treba uporabniško ime oz. odčitati črtno kodo s kupona ali članske izkaznice: Slika 19: Forma "Podaljšaj sejo" NOV UPORABNIK dodajanje novega uporabnika zahteva vnos imena in priimka na podlagi priloženega osebnega dokumenta. Zaradi statističnih namenov je treba Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 34

40 vnesti tudi vrsto obiskovalca (turist, dnevni obiskovalec, poslovni partner, mladinski oddelek). Uporabniku se tudi določi datum poteka računa, ki ga je možno tudi naknadno podaljšati. Slika 20: Forma "Nov uporabnik" ODJAVA odjava iz sistema. Ob izhodu iz programa se pojavi obvestilo, kjer potrdimo našo odločitev o izhodu iz programa. Slika 21: Potrditveno okno "Odjava" MODUL: UPORABNIKI Modul prikazuje seznam vseh registriranih uporabnikov, ki so jih zaposleni dodali v sistem. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 35

41 Slika 22: Modul "Uporabniki" seznam registriranih uporabnikov Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 36

42 ISKALNIK Osnovna vrstica omogoča iskanje uporabnikov po uporabniškem imenu, priimku, imenu ter statusu blokade. SEZNAM UPORABNIKOV Seznam uporabnikov prikazuje vse uporabnike, dodane v sistem. Vidni so podatki: Uporabniško ime, ime, priimek, datum kreiranja in datum poteka uporabniškega računa. DODATNE MOŽNOSTI Pri vsakem uporabniku so na voljo še nekatere dodatne možnosti: ponovno tiskanje kupona, če ga uporabnik izgubi ali pozabi, bližnjica do obrazca za podaljševanje seje, možnost onemogočanja in omogočanja uporabnika. MODUL: ZGODOVINA V modulu zgodovina so prikazane vse seje uporabnikov, razvrščene padajoče po datumu. Zapisani so podrobni podatki: uporabniško ime, začetek seje, konec seje, dolžina seje, vir dostopa do interneta (brezžično omrežje ali javno dostopni računalnik). Na koncu je pripisana še številka MAC, ki je uporabna predvsem pri uporabnikih prek brezžičnega omrežja. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 37

43 Slika 23: Modul "Zgodovina dostopov" seznam vseh vzpostavljenih sej Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 38

44 MODUL: STATISTIKA V modulu statistika se generirajo različni izpisi zajetih podatkov, glede na želje in potrebe naročnika. Slika 24: Modul "Statistika" SKUPNI ŠTEVEC Prikazuje število vseh vzpostavljenih sej in vseh unikatnih vzpostavljenih sej od začetka do danes. Pri tem so števci porazdeljeni na računalnike, ki so namenjeni javni uporabi. Tako se lahko iz statistike da razbrati, katere naprave so bolj obremenjene kot ostale, kar je kasneje tudi prikazano na tortnem diagramu. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 39

45 VRSTA OBISKOVALCEV V tortnem diagramu so prikazani različni deleži uporabnikov. Uporabnike delimo na dnevne obiskovalce, turiste, poslovne partnerje, člane, zaposlene. Kategorije so narejene po željah naročnika. LETNI PRIKAZ Statistika tudi generira mesečni prikaz razmerja unikatnih in vseh vzpostavljenih sej PRIJAVNO OKNO Ko se uporabnik prijavi v omrežje in odpre spletni brskalnik, se mu odpre prijavno okno, kamor vpiše svoje vstopne podatke. Cobiss mcobiss Domača stran Slika 25: Prijavno okno WALL GARDEN na vstopni strani je tudi nekaj povezav do spletnih strani, ki jih je možno obiskati tudi, če uporabnik ni prijavljen. V primeru naročnika je to njihova domača spletna stran, iskalnik Cobiss in mobilna različica Cobiss. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 40

46 5. RAZVOJ REŠITVE Za razvoj rešitve smo sestavili projektno ekipo, v katero smo povabili razvijalce s specifičnim znanjem v skladu s potrebami, ki smo jih zastavili skupaj z naročnikom. Projekt razvoja rešitve smo razdelili na več sklopov: razvoj programske kode programa, izdelava in oblikovanje grafičnega administrativnega vmesnika, izdelava in oblikovanje grafičnega vmesnika prijavnega okna, izdelava in oblikovanje izpisa vavčerja, vzpostavitev testnega okolja. Razvojna ekipa je imela 4 posameznike z naslednjimi zadolžitvami: Vodja projekta Vodja projekta je skrbel za komunikacijo med naročnikom in razvojno ekipo. Načrtoval je delo in usklajeval vzporedni razvoj med posameznimi sklopi, ki so bili neposredno soodvisni za nemoten razvoj projekta. Programer Njegova prvotna naloga je bila vzpostavitev razvojnega okolja in načrtovanje arhitekture programske rešitve in kasneje tudi razvoj same programske kode. Inženir strojne opreme Odgovorni za strojno opremo je proučil združljivost različne strojne opreme s programsko rešitvijo, kar smo upoštevali pri razvoju rešitve. Načrtoval je testno okolje in poskrbel za dobavo strojne opreme in vzpostavitev. Oblikovanje, optimizacija procesov Oblikovalec je skrbel za načrtovanje optimalnega procesa dela in logično postavitev modulov na grafičnem vmesniku v rešitvi. Izdelal je tudi celostno podobo programa in skrbel za oblikovanje elementov, potrebnih za uporabo v grafičnih uporabniških vmesnikih ARHITEKTURA SISTEMA Informacijski sistem v organizaciji je bilo treba nadgraditi, zato smo pripravili načrt nadgradnje. Vzporedno z razvojom aplikacije smo poskrbeli za dobavo in namestitev potrebne strojne opreme. Na sliki 26 je prikazana strojna oprema, ki smo jo vzpostavili ob nadgradnji informacijskega sistema. Potrebna je bila tudi delna prestrukturitev omrežja. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 41

47 Slika 26: Nadgradnja obstoječe informacijske infrastrukture 5.2. PROGRAMIRANJE IN TESTIRANJE PROGRAMIRANJE Celotna programska rešitev zajema 4200 vrstic kode. Za potrebe delovanja smo vzpostavili 2 podatkovni bazi. Rešitev lahko preverja eksistenco uporabnikov prek baz uporabnikov izven našega omrežja (Arnes). Ločeno od programske rešitve smo pripravili še prijavno okno, ki se fizično nahaja na stikalu in ima funkcijo vstopnega portala, ki se pojavi ob prijavi uporabnika v omrežje. Spletna stran je kompaktna, ker je tudi velikost spomina na stikalu omejena. Dolžina kode HTML je okoli 300 vrstic. Na sliki 27 je prikazana shema interne podatkovne baze, kjer so shranjeni vsi interno kreirani uporabniški računi. Žan Kalan: Uvedba programske rešitve»inetwork«v knjižnici stran 42