(Microsoft Word - DIPLOMSKA NALOGA-MOJCA ZAKRAJ\212EK-v2.doc)

Transkripcija

1 UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija Smer: Organizacija in management kadrovskih in izobraževalnih procesov PROCES ZAPOSLOVANJA KADROV IN NAČIN ARHIVIRANJA DOKUMENTOV O ZAPOSLENIH NA RTV SLOVENIJA Mentor: mag. Franc Belčič, višji pred. Kandidatka: Mojca Zakrajšek Kranj, maj 2007

2 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju mag. Francu Belčiču za pomoč in vodenje pri pisanju diplomske naloge. Hvala vodju kadrovske službe na RTV Slovenija g. Aleksandru Novaku in njegovim sodelavcem za sodelovanje in pomoč pri zbiranju podatkov, nasvete in pogovore o njihovih problemih. Hvala tudi staršem, Salahu, sestri Nataši z Matjažem, bratu Tomažu, prijateljicam in vsem tistim, ki jih prej nisem omenila, ker so mi vsa leta študija stali ob strani in me vzpodbujali ter mi kakorkoli pomagali. To diplomsko nalogo pa poklanjam svojemu sinu Tariku, ki mi je vlil voljo, da študij zaključim.

3 POVZETEK Prvi del diplomske naloge je posvečen predstavitvi splošnih značilnosti procesa zaposlovanja kadrov, ki je kasneje dopolnjena s predstavitvijo ureditve v javnem zavodu RTV Slovenija. Drugi del diplomske naloge se osredotoča na elektronsko arhiviranje dokumentov, pri čemer posebno pozornost posvečamo arhiviranju kadrovskih podatkov. Tako so najprej predstavljena nekatera splošna dejstva s področja upravljanja dokumentov in elektronskega arhiviranja. Kljub vsemu pa kaže, da se poslovanju s papirnimi dokumenti najverjetneje ne bomo mogli v celoti nikoli izogniti. Vendar pa sistemi za elektronsko arhiviranje in upravljanje dokumentov ponujajo takšne prednosti pred klasičnim načinom dela z arhiviranimi dokumenti, da bodi ti v večini organizacij, kjer imajo opravka z večjo količino dokumentacije, postali nujni. Na osnovi intervjuja z vodjo kadrovske službe RTV Slovenija in s poizvedbami pri različnih podjetjih, ki se ukvarjajo s programi ter opremo za elektronsko arhiviranje dokumentov, smo preverjali izhodiščne predpostavke diplomskega dela. Ugotovili smo, da se klasični»papirnati«arhiv še vedno uporablja, pri čemer je čas iskanja posameznega dokumenta še vedno preveč zamuden in sočasna uporaba določenega dokumenta ni možna. Uvedba novega poslovnega informacijskega sistema pa bi omogočila sledljivost zaposlene osebe pri spremembah delovnega mesta. Pripravili smo okvirni predlog za elektronsko arhiviranje dokumentov, ki se navezujejo na kadrovsko dejavnost v RTV Slovenija. KLJUČNE BESEDE - zaposlovanje - prosto delovno mesto - dokument - kadrovsko informacijski sistem - elektronsko arhiviranje - RTV Slovenija

4 ABSTRACT First part of the undergraduate thesis deals with general characteristics of the employment process, which is later complemented with the specifics of the employment process in the public institution Radio-television Slovenia. Second part of the undergraduate thesis focuses on the electronic archiving of the documents with special emphasis on the electronic archiving of the employee data, starting with the description of some general facts about this area. Electronic archiving and document management systems hold many advantages over the classical paper archiving of the documents and thus the future usage of the electronic archiving systems in the bigger organizations which produce large quantities of documents seems inevitable despite the fact that the paper documents will probably never fully vanish. Initial assumption were verified on the basis of the interview with the head of the Human resource department of the Radio-television Slovenia and on the basis of inquiries made in the different firms which are in the electronic archiving business. We found out that the classical paper archives are still in use what inevitably bring long document searching times and inability to use the same document simultaneously. Introduction of the new business information would thus enable the tracking of the employees even after changing their place of work. We prepared the skeleton proposal for electronic archiving of the employment documents at the Radio-television Slovenia. KEYWORDS - employment - free working post - document - cadre information system - electronic archiving - Radio-television Slovenia

5 KAZALO 1 UVOD PREDSTAVITEV PROBLEMA PREDSTAVITEV ZAVODA PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE METODE DELA TEORETIČNE OSNOVE PROCES ZAPOSLOVANJA KADROV PRIDOBIVANJE KADROV OBJAVA PROSTEGA DELOVNEGA MESTA SIGNALNA OBJAVA PROSTEGA DELOVNEGA MESTA URADNIŠKA OBJAVA OBIČAJNA OBJAVA PROSTEGA DELOVNEGA MESTA POPOLNA OZIROMA IZČRPNA OBJAVA PROSTEGA DELOVNEGA MESTA ORIGINALNA OBJAVA IZBIRA KANDIDATA ŽIVLJENJEPIS (BIOGRAFIJA ALI CURRICULUM VITAE CV) PREGLED IN PREVERJANJE URADNIH LISTIN IN DRUGE DOKUMENTACIJE ANKETIRANJE TESTIRANJE INTERVJU OZIROMA RAZGOVOR POSTOPKI PO ODLOČITVI O IZBIRI KANDIDATA UVAJANJE NOVEGA DELAVCA OBSTOJEČE STANJE RTV SLOVENIJA SE PREDSTAVI ZGODOVINA RTV SLOVENIJA ORGANIZACIJA RTV SLOVENIJA DEJAVNOST RTV SLOVENIJA KOT JAVNEGA ZAVODA UPRAVLJANJE RTV SLOVENIJA VODENJE RTV SLOVENIJA PROCES ZAPOSLOVANJA KADROV NA RTV SLOVENIJA PRIDOBIVANJE KADROV OBJAVA PROSTEGA DELOVNEGA MESTA IZBIRA KANDIDATA POGODBA O ZAPOSLITVI NAČIN ARHIVIRANJA DOKUMENTACIJE O ZAPOSLENIH SPREMLJANJE IN ARHIVIRANJE DOKUMENTOV UPRAVLJANJE DOKUMENTOV DOKUMENT PRIMERJAVA MED KLASIČNIM IN ELEKTRONSKIM POSTOPKOM ARHIVIRANJA DOKUMENTOV PRAVNI POGLED NA ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE POSTOPEK ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA ANALIZA ARHIVIRANJA DOKUMENTACIJE O ZAPOSLENIH NA RTV SLOVENIJA ISKANJE IZDAJANJE DOKUMENTACIJE IZLOČANJE UNIČEVANJE DOKUMENTACIJE...40

6 4 PREOBLIKOVANJE ARHIVIRANJA DOKUMENTOV O ZAPOSLENIH NA RTV SLOVENIJA POTREBE NA RTV IZBIRA KOMPONENT IN TEHNIČNI DEJAVNIKI PROCES PREHODA NA ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE PROGRAMSKE REŠITVE ZAKLJUČEK OCENA UČINKOV POGOJI ZA UVEDBO...53 LITERATURA IN VIRI...55 KAZALO PRILOG...56 KAZALO SLIK...56 PRILOGE...57

7 1 UVOD 1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA Sklenitev delovnega razmerja oziroma zaposlovanje kadrov je proces, brez katerega poslovanje gospodarskih in drugih subjektov praktično ni mogoče.»pravega človeka na pravo mesto ob pravem času«je načelo, ki ga ni lahko uresničiti. V tej diplomski nalogi bomo opisali proces zaposlovanja kadrov in se lotili splošnih značilnosti zaposlovanja. Proučili bomo, kako ta proces poteka na RTV Slovenija. Drugi del diplomske naloge bomo posvetili elektronskemu arhiviranju dokumentov. Na več področjih današnjega poslovanja postaja klasično upravljanje dokumentov in njihovo arhiviranje zaradi vedno bolj očitnih pomanjkljivosti in vedno večjih količin velik problem. To postaja pereče predvsem po aktivni uporabi dokumentov, ko le-ti prehajajo v arhiviranje. Zato so za papirne arhive danes potrebni veliki prostori, zaradi teže papirja pa tudi posebne konstrukcije regalnih sistemov. Papir se stara, postaja krhek, v zadnjem obdobju, ko za izdelavo vedno pogosteje uporabljajo les, ki je bil v času rasti izpostavljen kislemu dežju, pa se me je življenjska doba začela še bolj krajšati. Problem so tudi težave z iskanjem posameznih dokumentov in možnost njihove sočasne uporabe. Pri obsežnejših papirnih arhivih so za to potrebni strokovno usposobljeni arhivarji. Tako priprava dokumentov za arhiviranje po njihovi aktivni uporabi postaja eno od najzamudnejših opravil poslovnega procesa. Upravljanje dokumentov pri njihovi aktivni uporabi kot pri njihovem arhiviranju je pri današnjem računalniško podprtem pisarniškem poslovanju že marsikje naletelo na velike dvome: kako in na kakšen način in do kod se odpovedati»papirju«. Kljub vse bolj razviti elektronski pisarniški opremi pa je tudi večina dokumentov še vedno tiskana na papir in v takšni obliki tudi arhivirana. Zakaj torej kljub temu, da vsi na nek način uporabljamo dokumente - in smo z njimi v stiku - in kljub temu, da so dokumenti kot kri vsake organizacije, sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov ne zaživijo tako, kot bi bilo pričakovati? Odgovore poznajo tiste organizacije, kjer tovrstne sisteme načrtujejo ali uvajajo. V diplomski nalogi nameravamo predstaviti nekatera splošna dejstva s področja upravljanja dokumentov in elektronskega arhiviranja. Hkrati pa RTV-ju Slovenija podati predlog o načinu arhiviranja dokumentov o zaposlenih, ki je v tako velikih zavodih nujno potreben. 1.2 PREDSTAVITEV ZAVODA RTV Slovenija je javni zavod posebnega kulturnega in nacionalnega pomena, ki opravlja javno službo na področju radijske in televizijske dejavnosti, z namenom zagotavljanja demokratičnih, socialnih in kulturnih potreb državljanov Republike Slovenije in Slovencev po svetu, pripadnikov slovenskih narodnih manjšin v Italiji, stran 1 od 64

8 Avstriji in na Madžarskem, italijanske in madžarske narodne skupnosti v Republiki Sloveniji ter druge dejavnosti v skladu z zakonom o RTV Slovenija (ZRTVS-1, Uradni list RS, št. 96/2005) Organiziranost je podrejena zahtevam in potrebam izvajanja javne službe na področju radijske in televizijske dejavnosti ter multimedije, ki jo opravlja RTV Slovenija. Javni RTV-servis se financira iz več virov, in sicer iz RTV-prispevka, tržnih dejavnosti, sredstev državnega proračuna ter iz sponzoriranja in drugih virov, skladno z zakonom in statutom. Ustanovitelj RTV Slovenija je Republika Slovenija. Upravljanje RTV Slovenija je javno. Programski svet šteje 29 članov. RTV Slovenija je pravno, organizacijsko in finančno celovita in enotna organizacija, ki je programsko, tehnološko in poslovno enotno upravljana in vodena. RTV Slovenija predstavlja in zastopa generalni direktor. Generalni direktor je vodilni delavec, ki združuje poslovno in programsko funkcijo vodenja RTV Slovenija. Generalni direktor organizira in vodi RTV Slovenija. Odgovoren je za poslovno in programsko vodenje zavoda. Generalnega direktorja RTV Slovenija izbira in imenuje programski svet na podlagi javnega razpisa. Mandat generalnega direktorja traja štiri leta. 1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE Izhodiščne predpostavke našega proučevanja so: RTV Slovenija se še vedno spopada z»papirnatim«arhivom, ki je vedno bolj zastarel. Če se delavci premeščajo, ni v njihovih podatkih vidno prejšnje delovno mesto. Čas iskanja in izdajanja dokumentacije je preveč dolg. Ni možna sočasna uporaba določenega dokumenta. V javnem zavodu, kjer je zaposlenih več kot 2000 ljudi, je problem»papirja«vse bolj pereč. Trenutno na RTV Slovenija uporabljajo klasično arhiviranje dokumentov o delavcih, razen pri plačah, kjer imajo podatke v svojih bazah. Vsak delavec ima svojo mapo - in ta mapa vsebuje tri podmape. Zaradi velika števila delavcev so takšne količine papirja težko obvladljive, s tem pa tudi nedostopne tistemu, ki jih potrebuje. Za rešitev smo zastavili naslednje cilje: 1. Proučiti proces zaposlovanja kadrov na RTV Slovenija. 2. Proučiti način arhiviranja dokumentov o zaposlenih. 3. Pregledati možnosti elektronskega arhiviranja. 4. Izdelati predlog za boljše in enostavnejše arhiviranje dokumentov na RTV Slovenija. Uporaba predloga za elektronsko arhiviranje dokumentov zaposlenih na RTV bo omogočila lažje, hitrejše in kvalitetnejše delo v kadrovski službi. stran 2 od 64

9 1.4 METODE DELA Konzultirali bomo različna podjetja, ki se ukvarjajo s programi za elektronsko arhiviranje in razpolagajo z najrazličnejšimi podatki. Opravili bomo intervju z vodjem kadrovske službe na RTV - in s tem pridobili potrebne podatke, ki nam bodo pomagali tako pri teoretičnem delu kot pri izdelavi predloga za elektronsko arhiviranje dokumentov o zaposlenih. Za teoretični del naloge bomo uporabili tudi razpoložljive vire literature v različnih knjižnicah in iz RTV.. Delo bomo razdelili na več faz: 1. faza: Zbiranje podatkov o RTV. 2. faza: Razgovor z vodjem kadrovske službe. 3. faza: Iskanje gradiva, ki ga bomo uporabili v teoretičnem delu. 4. faza: Obisk podjetij, ki izdelujejo programe za elektronsko arhiviranje in pogovor z direktorji. 5. faza: Primerjanje podatkov in iskanje najboljše rešitve. 6. faza: Predstavitev eventualne rešitve vodji kadrovske službe in popravki, če bodo potrebni.. stran 3 od 64

10 2 TEORETIČNE OSNOVE 2.1 PROCES ZAPOSLOVANJA KADROV Avtorji opredeljujejo pojem zaposlovanja različno. Belčič (2002, str.16) ga definira kot strokovno in praktično dejavnost, s katero podjetje ugotavlja obseg in strukturo kadrovskih potreb ter zagotavlja njihovo realizacijo. Po Lipičniku (1994, str. 449) je zaposlovanje proces, s katerim podjetje zadovoljuje svoje potrebe po zaposlenih z napovedmi za prihodnost, s pridobivanjem in izbiranjem kandidatov ter orientacijo novih zaposlenih. Milkovich (1994, str. 281) definira zaposlovanje kot proces iskanja in vabljenja kandidatov, med katerimi bo podjetje kasneje izbralo svoje zaposlene. Razlikujemo dva pomena besede zaposlovanje, in sicer zaposlovanje v širšem smislu in zaposlovanje v ožjem smislu. O zaposlovanju v širšem smislu govorimo takrat, ko mislimo na verigo aktivnosti od planiranja do ravnanja z že zaposlenimi. O zaposlovanju v ožjem smislu pa govorimo, ko mislimo samo na tisti del zaposlovanja, kjer dobimo novega zaposlenega. Proces zaposlovanja je zelo kompleksen postopek, ki vključuje vrsto aktivnosti. Začne se s sprostitvijo delovnega mesta in sprejemom odločitve o nadomestitvi prejšnjega zaposlenega oziroma o zaposlitvi na novo, kadar gre za nova delovna mesta. Postopek je končan, ko zaposleni zapusti delovno mesto in se nato ponovi, če nastopi potreba po novih zaposlenih. Poznamo različne faze v procesu zaposlovanja: planiranje in napovedovanje zaposlenih, privabljanje, izbiranje, uvajanje v delo ali orientacija, razvijanje: napredovanje, nazadovanje, premeščanje, preoblikovanje dela, trening, odpuščanje, prosto delovno mesto. S planiranjem človeških zmožnosti se celotni postopek prične. V tem koraku želi podjetje na podlagi različnih postopkov določiti, kakšne in koliko zaposlenih dejansko potrebuje. Hkrati pa mora ugotoviti, kdaj te zaposlene potrebuje. Sledi faza privabljanja oziroma pridobivanja kandidatov za zaposlitev na določenem delovnem mestu. Podjetje lahko pridobi kandidata znotraj ali zunaj podjetja. Pridobivanje kandidatov iz notranjega vira je za podjetje osrednjega pomena. Šele ko je notranji vir pridobivanja izčrpan, prične podjetje pridobivati kandidate iz zunanjega vira. K sodelovanju lahko podjetje povabi kandidate na različne načine z oglasi v sredstvih javnega obveščanja, s štipendiranjem, preko zaposlovalne agencije, izobraževalne ustanove. Upoštevati je potrebno načelo javnosti, ki opredeljuje, da mora biti vsako delovno mesto dostopno vsakomur, ki izpolnjuje pogoje. stran 4 od 64

11 Nato sledi faza izbire ali selekcioniranja, ko podjetje med prijavljenimi kandidati izbere tiste, ki ustrezajo njihovim zahtevam. Pri tem si poleg prijave na delovno mesto pomagajo z življenjepisi, intervjuji, testi, opazovalnimi centri, priporočili in drugimi metodami ter tehnikami. Sledi faza uvajanja v delo ali orientacija, pri čemer je potrebno novo zaposlene seznaniti z obveznostmi, pravicami, odgovornostjo in pričakovanji. Ko so novo zaposleni seznanjeni z vsem, kar vpliva oziroma vodi k uspešnemu delu, sledi faza razvoja, napredovanja, uresničevanja karier. Začenja se proces spreminjanja določenih vlog, ki poteka toliko časa, da zaposleni svoje delovno mesto zapusti. Tako ponovno nastane prosto delovno mesto in proces zaposlovanja se ponovi. Planiranje in napovedovanje človeških zmožnosti NADOMESTITEV NE Privabljanje Zaposliti Selekcioniranje DA Orientacija Razvijanje - napredovanje - premeščanje - preoblikovanje dela - trening Odpuščanje Prosto delovno mesto Slika 1: Faze procesa zaposlovanja (Vir: Lipičnik, 1997, str. 79) 2.2 PRIDOBIVANJE KADROV Nove zaposlene delavce lahko pridobimo iz notranjega ali zunanjega vira. Prvi način zajema tiste zaposlene, ki so že zaposleni v podjetju, a želijo zasesti prosto delovno mesto. Če pa izberemo kandidata iz zunanjega vira, se pravi zunaj podjetja, se prične intenziven dvosmerni proces usklajevanja med kandidatom in podjetjem. Pridobivanje kadrov iz notranjih virov je namenjeno delavcem v podjetju, ki bi radi zamenjali ali napredovali na boljše delovno mesto. Ta način je dobrodošel predvsem v večjih organizacijah in pri iskanju delavca za vodilna mesta. Za notranje stran 5 od 64

12 pridobivanje delavcev delodajalci lahko uporabljajo objave na tablah, v okrožnicah ali glasilih organizacije. Za uspešno pridobivanje kadrov pa morajo imeti dobre podatke o zaposlenih, še posebno o njihovih zmožnostih. Največkrat uporabljajo inventar sposobnosti zaposlenih. To je del dokumentacije o zaposlenih. Vsebuje podatke o posameznikovih lastnostih, delovnih dosežkih, izobrazbi in usposabljanju, napredovanju in podobno. Te podatke organizacije stalno dopolnjujejo tako, da spremljajo razvoj posameznika oziroma da delavce občasno anketirajo ali intervjuvajo. Ni nujno, da podjetje izkoristi notranje kadrovanje. Zunanji viri včasih predstavljajo boljšo rešitev, saj slednji prinesejo svež veter v podjetje, nove ideje, drugačen pristop k reševanju nalog in problemov, opazijo napake, ki jih zaposleni ne vidijo. Prednosti pri pridobivanju zaposlenih iz zunanjih virov so: večja izbira kandidatov, dodatne koristi zaradi izkušenj, ki so jih zaposleni pridobili pri delu v drugih podjetjih. Slabosti pri tem pa so: da je potrebno daljše uvajanje novih zunanjih delavcev, tako pridobivanje je ponavadi povezano z višjimi zunanjimi stroški. Metode, ki jih podjetje uporablja pri pridobivanju novih zaposlenih iz zunanjih virov, pa so odvisne od profila kandidatov, ki jih iščejo, poslovne strategije in od okolja, v katerem podjetje deluje: Iskanje preko javne službe za zaposlovanje (Zavod RS za zaposlovanje): zavod razpolaga z najobsežnejšo bazo podatkov iskalcev zaposlitev na območju Republike Slovenije, v kateri so registrirani ljudje različnih profilov (po izobrazbi, delovnih izkušnjah, dodatni usposabljenosti in podobno). Za delodajalce so podatki iz njihove baze brezplačni, predstavljajo pa način za hitro in cenovno ugodno pridobitev novih zaposlenih. Iskanje preko oglasa v medijih javnega obveščanja: so najpogostejša oblika privabljanja, s katero lahko podjetje doseže in obvesti kar največji krog potencialnih kandidatov. Oglas lahko objavimo v vseh medijih. Zasebne agencije za zaposlovanje so posredniki, ki za podjetje iščejo kandidate. Te agencije pridobijo prošnje na podlagi zahtev podjetja. Same delajo selekcijo in tako za podjetje izberejo le nekaj najustreznejših kandidatov. Te agencije so hitre, učinkovite, a precej drage. Štipendiranje predstavlja kadrovanje na zalogo in je med dijaki in študenti zelo zaželen način financiranja med časom izobraževanja. Na ta način si podjetje zagotovi pritok ustrezno izobraženih zaposlenih ob določenem času. Število kadrovskih štipendij je močno upadlo glede na prakso v nekdanji državi. stran 6 od 64

13 Neposredna ponudba iskalcev zaposlitve je neformalen, hkrati pa z vidika podjetja zelo učinkovit vir. Ta način je za podjetje najcenejši in najpreprostejši, vendar pa običajno ni primeren za specifična delovna mesta. Priporočila zaposlenih, prijateljev, znancev (t.i. osebni vir) predstavlja način, ki ponavadi ne zahteva dolgih postopkov pridobivanja zaposlenih, so pa subjektivna ocena posrednika. Internet je pri nas razmeroma nov način pridobivanja kadrov in ponuja podjetjem novo dimenzijo pridobivanja potencialnih kandidatov za zaposlitev. Podjetje lahko objavi prosto delovno mesto na svojih spletnih straneh, straneh zaposlitvenih agencij ali na katerem od pri nas postavljenih zaposlitvenih portalih. Obstaja še nekaj drugih metod pridobivanja novih zaposlenih, ki pa so zastopane v manjšem obsegu. To so na primer dnevi odprtih vrat, stiki s profesionalnimi organizacijami in sindikati, zaposlitveni sejmi Preden se odločijo za metodo, morajo preučiti stroške in rezultate (število kandidatov in njihova ustreznost), ki jim jih da vsaka metoda. Paziti morajo na to, da je veliko število kandidatov dobro, a povzroča stroške in vzame veliko časa pri izbiranju. V vsakem primeru bi bila morda boljša odločitev za sicer dražjo metodo, ki bi dala manj kandidatov, ki bi bili ustreznejši. 2.3 OBJAVA PROSTEGA DELOVNEGA MESTA Priprava objave prostega delovnega mesta zahteva čas, znanje in trud, vendar pa je osnova za kvalitetno pripravljeno objavo predvsem kvalitetno izdelana analiza delovnega mesta, iz katere lahko črpamo vse pomembnejše podatke za sestavo objave. Podjetje, ki privablja in nato zaposluje nove zaposlene, mora upoštevati načelo javnosti, po katerem mora biti vsako prosto delovno mesto dostopno vsakomur, ki izpolnjuje pogoje. Zato mora podjetje upoštevati Zakon o delovnih razmerjih, ki v 23. členu nalaga, da morajo biti prosta delovna mesta javno objavljena. Za javno objavo se šteje tudi objava v uradnih prostorih Zavoda za zaposlovanje. stran 7 od 64

14 Slika 2: Objavljanje prostih delovnih mest (Vir: Belčič, 2002, str. 131) Delodajalec izpolni obrazec o potrebi po delavcu PD obrazec in ga predloži Zavodu za zaposlovanje. Zavod pa nadalje objavi potrebo na svojih spletnih straneh na Internetu in vsak teden v različnih časnikih ter na teletekstu Televizije Slovenija. Kvalitetna objava prostega delovnega mesta zahteva dobršno mero profesionalnosti, ki naj bi pritegnila čim večje število ustreznih kandidatov. Osnova je dobra analiza oziroma sistemizacija delovnih mest, iz katere se za objavo izbere vse pomembnejše podatke. Vidiki priprave oglasa: vsebinski upoštevanje vseh podatkov, ki so potrebni, da delo predstavijo pravni upoštevanje vseh zakonskih in drugih predpisov s področja zaposlovanja psihološki ta naj bralca navduši, da se bo prijavil vizualno - estetski privlačna grafična oblikovanost jezikovni ki izkazuje skrbno jezikovno oblikovano besedilo. Oglas naj bi vseboval: ime delodajalca naziv delovnega mesta in njegovo lokacijo delovne naloge odgovornost perspektive stran 8 od 64

15 podatke o plači in bonitetah pogoje za zasedbo delovnega mesta kot bistveni element način prijave (rok prijave in datum prijave). Ker pa je za oglase premalo prostora oziroma je prostor v javnih medijih zelo drag, delodajalci napišejo le nekaj o organizaciji, o delu, o kandidatu in načinu prijave. Oglas naj ne bo enostranski. Delodajalec naj poleg zahtev oziroma pogojev, ki jih zastavlja, napiše tudi, kaj organizacija nudi delavcu. Dober oglas mora pritegniti pozornost, to se lahko doseže: s poudarjenim naslovom ime delodajalca ali naziv delovnega mesta znakom podjetja uporabo barv podčrtavanjem večjim tiskom poudarjenim tiskom ilustracijami oglas naj bo uokvirjen. Poleg tega dober oglas ni predolg, jezik je enostaven, stavki so kratki in ne vsebuje dvoumnih izrazov. Delodajalci nikakor ne smejo pozabiti, da oglas v mediju ni le sredstvo za pridobivanje novih kadrov, temveč tudi sredstvo, s katerim predstavljajo svojo organizacijo v javnosti SIGNALNA OBJAVA PROSTEGA DELOVNEGA MESTA Prednost signalne objave, ki vsebuje le nekaj podatkov, je hitra priprava z nizkimi stroški. Vendar pa se lahko zgodi, da ostane objava neopažena pri potencialnih kandidatih. Glede na to, da so pogoji opredeljeni zelo skromno, lahko tak tip objave pritegne k sodelovanju ogromno število neustreznih kandidatov. Takšna prijava je primerna za manj zahtevna dela URADNIŠKA OBJAVA Uradniška objava je zapisana v strogo formalni obliki in vsebini, uporabljajo jo predvsem državne institucije, ki razpisujejo za ožji segment kandidatov, ki pogoje že sami več ali manj poznajo OBIČAJNA OBJAVA PROSTEGA DELOVNEGA MESTA Običajna objava vsebuje bolj natančno opredeljene pogoje za zasedbo delovnega mesta in tudi druge pomembnejše elemente kot na primer: pričakovanja in bonitete delodajalca. V tem primeru terja priprava več časa, pa tudi stroški objave se temu primerno večajo. Vendar pa nam ta način zelo olajša postopek izbire najustreznejšega kandidata, saj odvrne marsikaterega neustreznega kandidata že na samem začetku. stran 9 od 64

16 2.3.4 POPOLNA OZIROMA IZČRPNA OBJAVA PROSTEGA DELOVNEGA MESTA Popolna oziroma izčrpna objava pa vsebuje vse pomembnejše elemente: ime firme, vključno z znakom in logotipom, njeno dejavnost, podrobno predstavitev delovnega mesta in pogojev za zasedbo, bonitete in pričakovanja. Glavna prednost načina objave je, da je hitro in dobro opažena, vendar pa tudi, da po načinu samoselekcije odvrne neustrezne kandidate in pritegne ustrezne. Objava je hkrati tudi skrita reklama za podjetje oziroma zavod. Slabost te objave pa so predvsem visoki stroški priprave in tudi samega prostora za objavo v medijih ORIGINALNA OBJAVA Originalna objava odseva organizacijsko in splošno kulturo firme, zato je zaradi posebnosti dobro opažena. 2.4 IZBIRA KANDIDATA Ko podjetje s pomočjo različnih virov privabi določeno število kandidatov, se postopek izbire lahko prične. Vsako podjetje želi zaposliti kandidate, ki bodo na svojem delovnem mestu uspešni. S tem bodo zadovoljni tako novo zaposleni kot podjetje. Da bi se to doseglo, je potrebno spoznati kandidata, ki se želi zaposliti. Vsako podjetje se mora zavedati, da je selekcija vedno dvostranski proces. Ne izbira samo podjetje, ampak tudi kandidat. Zakon o delovnih razmerjih vsebuje več določb pri izbiri novih delavcev, na primer: kandidat ni dolžan odgovarjati na vprašanja, ki niso v neposredni zvezi z delovnim razmerjem, prepoved diskriminacije iskalcev zaposlitev pri zaposlovanju, pogodbena svoboda strank pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi, kandidate, ki niso izbrani, delodajalec o tem pisno obvesti, možnost sodnega varstva pa je dana neizbranemu kandidatu, ki meni, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije. Ko delodajalci objavijo prosto delovno mesto, bodo do roka, ki so ga določili, zbirali prijave. V tem času prijav ne odpirajo. Svojo radovednost morajo brzdati še en dan ali dva po določenem roku. Prijava, ki je poslana s priporočeno pošto in ima datum določenega roka, se še upošteva kot pravočasno prispela. Odgovor na zakasnelo pošto je negativen, vsebina teh pisem delodajalcev ne zanima. Ostalo pošto odprejo in jo temeljito preberejo. Temeljno izhodišče delodajalca pri izbiri kandidata je, da z različnimi metodami ugotovi, kateri od prijavljenih kandidatov bo najbolj ustrezen za prosto delovno mesto. Izbira med številnimi metodami in tehnikami je odvisna od številnih okoliščin: pomembnosti in zahtevnosti delovnega mesta, števila prijavljenih kandidatov, zahtevnosti metode, zaupanja. stran 10 od 64

17 Pri izbiranju kandidatov se uporablja več metod, vendar le-te niso obvezne niti primerne za vsako podjetje. Po Belčiču (2002) izbira lahko poteka po načelu lijaka ali postopne uporabe sit: Prvo sito: pregled prijav, javnih listin in druge dokumentacije; brez tega proces zaposlovanja sploh ni izvedljiv. Pregled teh podatkov sploh ne zahteva posebne strokovnosti, potrebna pa je natančnost in pozornost ob morebitnih ponaredkih. Zavrnejo se kandidati, ki zamudijo prijavni rok in kandidati, ki ne izpolnjujejo objavljenih pogojev za delo. Drugo sito: skupinski informativni pogovor, na podlagi katerega se nekateri kandidati sami odločijo za odstop od kandidature, ko bolje spoznajo vse okoliščine v podjetju, delovnem mestu, zaposlitvi. Tretje sito: pregled in vrednotenje življenjepisa, ankete, delovnega preizkusa, priporočil ŽIVLJENJEPIS (BIOGRAFIJA ALI CURRICULUM VITAE CV) Življenjepis odslika človekovo preteklo življenje. Vsak življenjepis naj bi vseboval šest ključnih podatkov, in sicer: osebne podatke, izobrazbeno pot, delovne izkušnje z navedbo posebnih spretnosti in dotedanjih odgovornosti, dotedanjo delovno kariero, priznanja in nagrade, priporočila. Življenjepis je pogosta in tradicionalna metoda pri izbiranju kandidatov. Poleg tega lahko na podlagi življenjepisa sklepajo, kakšen je kandidatov smisel za oblikovanje besedila, njegovo besedno izražanje, natančnost, pravopis, inteligentnost, razgledanost, Prednosti: hiter in poceni prvi vtis o kandidatu, hitro dobijo veliko informacij. Slabosti: kandidat se prilagaja zahtevam delodajalca, piše le tisto, kar je pozitivno in kar delodajalcu ustreza; kar ni dobro zamolči, delodajalec ne ve ali je kandidat življenjepis napisal sam PREGLED IN PREVERJANJE URADNIH LISTIN IN DRUGE DOKUMENTACIJE To metodo praktično uporabljajo vsi delodajalci, vsebuje pa pregled in preverjanje uradnih oziroma javnih listin ter drugih dokumentov, na primer: osebna izkaznica spričevalo, diploma potrdila o znanju jezikov potrdila o opravljanju različnih tečajev oziroma usposabljanja potrdila o opravljanju strokovnega izpita stran 11 od 64

18 priporočila (gre za zbiranje informacij od ljudi, ki so že tako ali drugače sodelovali s kandidatom) dokazila o delovnih izkušnjah ANKETIRANJE Je precej zahtevna metoda. Če ne sestavijo dobre ankete, ne dobijo želenih in uporabnih rezultatov. Ta metoda odpravi slabosti življenjepisa: kandidat rešuje sam odgovoriti mora na vsa vprašanja vsi odgovarjajo na enaka vprašanja. Slabost anketiranja pa je v tem, da praviloma ne spozna izvirnosti kandidata TESTIRANJE Teste uporabljajo za merjenje pričakovanega vedenja posameznika pri delu. Običajno jih uporabljajo kot dodatno sredstvo pri izboru kadrov. Vrste testov: simulacijski testi posnemanje pravega dela inteligenčni testi proučujejo umski potencial oziroma mentalne sposobnosti testi uspešnosti kandidat opravlja del nalog, ki jih bo opravljal pri delu test osebnosti. Po obravnavi teh podatkov sledi rangiranje kandidatov glede ustreznosti za prosto delovno mesto in oblikovanje ožjega seznama kandidatov, ki bodo povabljeni k pogovoru. Četrto sito: je intervju ob zaposlitvi, na podlagi katerega delodajalec oblikuje najožji krog kandidatov. Intervju ob zaposlitvi je med najbolj znanimi metodami izbire kandidatov. Dober intervju zahteva veliko znanja ter izkušenj, saj je uporabnost rezultatov odvisna izključno od oseb, ki intervju izvajajo INTERVJU OZIROMA RAZGOVOR Razgovor je prvi osebni stik, ki ga ima delodajalec s kandidatom. To pa pomeni, da si tako oni kot kandidat ustvarijo svoj prvi vtis, ki naj bo seveda čim boljši. Zaposlitveni intervju je sistematična in nadzirana ustna izmenjava informacij med delodajalcem in kandidatom za zaposlitev z namenom, da delodajalec na podlagi vnaprej določenih merilih ugotovi usposobljenost kandidata za uspešno opravljanje dela in da kandidat dobi podrobne informacije o organizaciji in delu za katero se zanima. stran 12 od 64

19 Z njim naj bi ustrezne kandidate spodbudili k odločitvi za zaposlitev, vsem kandidatom pa naj bi organizacijo predstavili v dobri luči. Slika 3: Karikatura predstavitve podjetja (Vir: ) Vrste intervjujev: Informativni skupinski intervju: na katerem delodajalec povabljenim kandidatom predstavi podjetje in delovno mesto, in sicer stvarno, jasno in prilagojeno nivoju kandidatov. Omenjena oblika se lahko izvede v skupini ali le na štiri oči. Informativni pogovor se uporablja tudi v primeru kadrovanja na zalogo, kjer delodajalec vzame ponudbo kandidata kot možnost za kasnejšo zaposlitev. Zaporedni ali sekvenčni intervju: se uporablja za zahtevnejša delovna mesta in zahteva dobro predpripravo. Kandidata intervjuja v zaporedju več predstavnikov delodajalca, ki imajo natančno razdeljene vloge oziroma vsebino pogovorov. Prednost takega intervjuja je predvsem v porazdelitvi odgovornosti ob morebitni napačni ali slabi izbiri kandidata. Panelni intervju: kjer se vsi spraševalci zberejo skupaj in se pogovarjajo s kandidatom, kar lahko obremenjujoče vpliva na kandidate. V tem kontekstu poznamo tudi stresni intervju s hitrim, ostrim zastavljanjem vprašanj. Problemski intervju: kandidatu zastavijo v reševanje problem, ki običajno odslikava realno stanje v podjetju. Strukturirani ali nestrukturirani intervju: pri strukturiranem intervjuju so vprašanja vnaprej pripravljena in se vsem kandidatom postavljajo v enakem vrstem redu, pri nestrukturiranem pa vsebina in vrstni red nista planirana, ampak se pogovor prosto vodi. stran 13 od 64

20 Slika 4: Karikatura predstavitve delavca (Vir: ) Naloga voditelja intervjuja: ugotoviti primernost kandidata v skladu zahtevami delovnega mesta oceniti pomembnejše osebnostne poteze, motivacijo in druge pomembnejše načine soočanja z ljudmi in situacijami ovrednotiti nekatere kandidatove sposobnosti izpostaviti prednosti in slabosti kandidata. Dober intervju mora biti planiran in sistematično voden. Kandidata se raziskuje kronološko. Preskakovanje s teme na temo ni dobro, saj se tako pretrga nit pogovora, kandidat se lahko zmede tako, da spraševalec ne pride do vseh informacij. Kandidat naj govori pretežni del časa, voditelj intervjuja ga le usmerja z vprašanji in komentarji. Ugotovitve naj temeljijo na konkretnih podatkih in dejstvih, ne pa na prehitro ustvarjenih vtisih. Vsebinska priprava: Pomembno je, da spraševalec natančno pozna delovno mesto delo in naloge ter lastnosti, ki jih delodajalec zahteva od kandidata. Vodja intervjuja zbere in uredi podatke o kandidatu, ki jih že ima. Določi lestvico oziroma sodila, po katerih bo ocenjeval lastnosti kandidatov. Pripravi si vsaj ključna vprašanja. Paziti mora tudi na vrstni red vprašanj na začetku naj bo vprašanje za prebijanje ledu, temu sledijo zahtevnejša vprašanja. Ne sme pozabiti na to, da je intervju pogovor in da tudi kandidat lahko kaj vpraša, zato že vnaprej pripravi odgovore na možna vprašanja. Organizacijska priprava in priprava prizorišča: Vnaprej pripravljena vprašanja sestavi tako, da bo odgovore nanje lahko vrednotiti in jih sproti zapisovati. Kandidate se pravočasno obvesti. Določi se kraj in datum. stran 14 od 64

21 Pomemben je tudi ustrezen čas o tem se je najbolje pogovoriti s kandidatom po telefonu. Prostor, v katerem bo pogovor potekal, mora biti primeren naj bo primerno velik. Poskrbeti je treba, da v času razgovora ne bo telefonskih klicev, obiskovalcev... Pomembno je, da vodja intervjuja pozna tehnike intervjuvanja: kandidata skrbno posluša s tem kaže spoštovanje do njegovih mnenj, mišljenja opazuje kandidata opazuje njegovo mimiko, govorico telesa, stalna prisotnost opisa opravil, za katera izbira kandidata, intervju se ne sme spremeniti v debato vodi intervju, ne sme se pustiti zavesti, naj prvi vtis kandidata ne vpliva na oceno. Pogoste napake pri intervjuju in drugih metodah: Halo efekt vpliv premočnega prvega vtisa. Logična napaka je vrsta halo efekta. Nastane zaradi napačnega logičnega sklepa, pa tudi zaradi predsodkov, stališč in vrednot osebe, ki intervju izvaja. Primer: oseba, ki je šolanje uspešno zaključila, ni nujno tako uspešna pri delu. Črno-belo ocenjevanje kadar ocenjevalec ljudi razvršča v stroge okvirje. Centralna tendenca vse kandidate se oceni s povprečno oceno, kar ne omogoča razlikovanja med kandidati. Učinek vrstnega reda pri obdelavi večjega števila podatkov si ocenjevalec najbolj zapomni zadnjega kandidata, če pa se pregledovanja loti kasneje, mu najbolj ostane v spominu prvi kandidat. Napako odpravi s sprotnim zapisovanjem. Katero od metod oziroma zaporedje več metod bodo delodajalci izbrali, je odvisno od števila in od delovnega mesta, za katerega kandidata izbirajo. Upoštevati morajo predvsem, koliko časa jim bo metoda vzela in koliko kandidatov bodo z njo izločili. Peto sito: dokončna in celostna presoja o izbiri. Delodajalec mora izbranega kandidata napotiti na zdravstveni pregled in kriti stroške pregleda (26. člen ZDR);z njim dobi delodajalec podatke o zdravstvenem stanju kandidata, o tem, ali bo lahko kos fizičnim in psihičnim naporom, ki jih prinaša delo. Če je zdravniško spričevalo ustrezno, sledi sklep o izbiri, sicer je potrebno ponoviti postopek za drugega kandidata. Izbranemu kandidatu in drugim prijavljenim je treba poslati obvestilo oziroma pisni sklep o izbiri. Če je izbrani kandidat brezposeln, bo lahko z delom začel takoj. V nasprotnem primeru bo treba upoštevati njegov odpovedni rok. Šesto sito: pisni predlog pogodbe o zaposlitvi pred sklenitvijo delovnega razmerja. stran 15 od 64

22 2.5 POSTOPKI PO ODLOČITVI O IZBIRI KANDIDATA Končna odločitev o izbiri delavca je praviloma celostna, se pravi, da temelji na presoji celostne osebnosti. V skladu z 22. členom Zakona o delovnih razmerjih delodajalec svobodno odloča, s katerim kandidatom, ki izpolnjuje pogoje za opravljanje dela, bo sklenil pogodbo o zaposlitvi. S tem prevzema tudi vse posledice pozitivne, če se odloči dobro, in negativne, če se odloči slabo ali nepravilno. Predlog pogodbe o zaposlitvi mora kandidat prejeti najmanj tri dni pred predvideno sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi (15. člen ZDR). V primeru, da kandidat sprejme predlog pogodbe o zaposlitvi, jo podpiše in lahko prične z delom. Kandidate, ki niso bili izbrani, je potrebno v skladu z 28. členom Zakona o delovnih razmerjih v osmih dneh po sklenitvi pogodbe o zaposlitvi pisno obvestiti, da niso bili izbrani. V primeru, da kdo izmed neizbranih kandidatov meni, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije, lahko zahteva sodno varstvo pred pristojnim delovnim sodiščem. Delodajalec je dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev, sicer jih je potrebno po izteku zakonskega roka uničiti. Na dan, ko se sklene pogodba o zaposlitvi, kadrovska služba delodajalca poskrbi za izpolnjevanje ustreznih dokumentov oziroma obrazcev. Delavec predloži delovno knjižico, v katero se vpišejo podatki in izda potrdilo o prejemu le-te v hrambo (226. člen ZDR), nato se opravi prijava delavca v obvezno pokojninsko, invalidsko, zdravstveno zavarovanje in zavarovanje za primer brezposelnosti. Kopijo obrazca pa je v roku 15 dni od nastopa dela potrebno obvezno izročiti delavcu kot dokaz, da je prijavljen v zavarovanje. Po ureditvi vseh formalnosti delavec nastopi delo skladno s sklenjeno pogodbo o zaposlitvi. 2.6 UVAJANJE NOVEGA DELAVCA Novi delavci so običajno manj učinkoviti, ker še niso usposobljeni za konkretno delo, ne vedo, kako deluje organizacija, ne poznajo ritma dela in odnosov med zaposlenimi. Zato jih je potrebno uvajati in usposobiti. Dobro pripravljeno uvajanje zmanjšuje stroške in omogoča hitro doseganje minimalnih standardov izvrševanja. stran 16 od 64

23 Slika 5: Karikatura predstavitve sodelavca(vir: 2007) Uvajanje je aktivnost kadrovskih strokovnjakov in vodij. Cilj uvajanja je seznanjanje kandidata z delovnimi standardi pri opravilih na delovnem mestu in s tem zmanjšanje začetnih stroškov. Trajanje uvajanja v delo je lahko zelo kratko, dan ali dva, ali pa je tudi daljše, če gre za bolj odgovorno in zapleteno delo. Z učinkovitim uvajanjem novih delavcev bi radi povečali njihovo varnost pri delu, zmanjšali fluktuacijo delovne sile, povečali delovno uspešnost, ustvarili dobre odnose med sodelavci. Če uvajanje v organizaciji ni dobro izvedeno, lahko delodajalec pričakuje, da novi delavec še dolgo ne bo vedel, kakšna je organizacija, kakšne so njegove naloge in dolžnosti in s kom vse sodeluje. Resne posledice so lahko tudi pri delavčevi uspešnosti. Usposabljanje je aktivnost, ki organizacije mnogo stane, vendar so mnoge spoznale, da gre za nepogrešljivi del njihovega delovanja. Program za uvajanje naj vsebuje: zgodovino podjetja in njegove osnovne akte opis proizvodov oziroma storitev organiziranost podjetja ukrepe zdravstvene zaščite in varstva pri delu kadrovsko politiko, sistem nagrajevanja, ocenjevanja in napredovanja delovne predpise. Vendar naloga kadrovskih delavcev s tem še ni končana. Delavca morajo spremljati ves čas svojega dela v podjetju. Podatke o delavcu je potrebno urejati sproti, delavcu omogočiti dodatno izobraževanje, ga usmerjati, meriti njegovo uspešnost, stran 17 od 64

24 3 OBSTOJEČE STANJE 3.1 RTV SLOVENIJA SE PREDSTAVI ZGODOVINA RTV SLOVENIJA 1925 Ing. Marij Osana je začel poskusno oddajanje radijskega programa v Ljubljani prek oddajnika, ki ga je sam konstruiral septembra prva eksperimentalna oddaja Radia Ljubljana, 28. oktobra redni program aprila nemška Luftwafe uniči oddajnik Radia Ljubljana v Domžalah. Radijsko postajo zasedejo Italijani. 17. novembra prvič oddaja ilegalni radio Osvobodilne fronte Kričač. V naslednjih letih se seli med 23 ilegalnimi lokacijami in ostane neodkrit. Okupatorji v jezi zasežejo vse radijske aparate in antene avgusta začne z oddajami z osvobojenega ozemlja v Beli krajini oddajati Radio Osvobodilne fronte (ROF) maja začne z delom ROF iz Ljubljane, 11. maja se oglasi Radio Svobodni Maribor aprila ustanovijo prvi TV laboratorij v Ljubljani, 24. maja začne z oddajami radio v Kopru V avgustu prve eksperimentalne TV oddaje z Gospodarskega razstavišča oktobra se začne redni eksperimentalni program iz TV studia Ljubljana, ki se ustali z 28. novembrom, ko postane program reden (skupni jugoslovanski program, delež TV Ljubljana je okoli 30%) TV-program oddajajo 5 dni v tednu. Prvi neposredni TV prenos iz Slovenije v Evrovizijo (smučarski poleti v Planici) maja odprejo nov radijski dom v Kopru. Končana je gradnja sistema glavnih TV oddajnikov aprila prvi televizijski dnevnik v slovenščini. 17. oktobra uvedejo redni stereofonski program na Radiu Ljubljana Aprila začne oddajati TV Koper/Capodistria Ustanovitev Založbe kaset in plošč RTV Slovenija maja začne TV Slovenija oddajati teletekst Začetek oddajanja RDS signala na programih Radia Ljubljana Med in letala jugoslovanske armade poškodujejo in uničijo RTVoddajnike na Kumu, Nanosu, Krvavcu, Pohorju, v Domžalah in na Boču. Škode je za 10 milijonov DEM. Med vojno ob pomoči EBU prve satelitske oddaje Od aprila redne TV oddaje prek tujih satelitskih postaj. stran 18 od 64

25 Slika 6: Znak RTV Slovenija (Vir: ) ORGANIZACIJA RTV SLOVENIJA RTV Slovenija je javni zavod posebnega kulturnega in nacionalnega pomena, ki opravlja javno službo na področju radijske in televizijske dejavnosti, z namenom zagotavljanja demokratičnih, socialnih in kulturnih potreb državljanov Republike Slovenije in Slovencev po svetu, pripadnikov slovenskih narodnih manjšin v Italiji, Avstriji in na Madžarskem, italijanske in madžarske narodne skupnosti v Republiki Sloveniji ter druge dejavnosti v skladu z zakonom o RTV Slovenija. Skladno z zakonom o RTV Slovenija mora javni zavod pripravljati dva nacionalna televizijska programa, tri nacionalne radijske programe, radijske in televizijske programe regionalnih RTV-centrov v Kopru in Mariboru, po en radijski in televizijski program za avtohtono italijansko in madžarsko narodno skupnost ter radijske in televizijske oddaje za romsko etnično skupnost, radijske in televizijske programe za slovenske narodne manjšine v sosednjih državah ter za slovenske izseljence in zdomce, radijske in televizijske programe za tujo javnost ter teletekst internetni in mobilni portal. Poleg tega mora RTV Slovenija pripravljati tudi poseben nacionalni televizijski program, namenjen neposrednim prenosom in predvajanju posnetkov sej Državnega zbora Republike in njegovih delovnih teles. V okviru RTV Slovenija delujejo Simfonični orkester, Big Band, Komorni zbor ter Otroški in mladinski pevski zbor, skupina glasbenih producentov in Nototeka, ki večino svojega dela namenijo ustvarjanju in poustvarjanju glasbenih del ter prek snemanja del bogatijo arhiv glasbene zakladnice RTV Slovenija. Ob tem pa seveda velja omeniti tudi njihovo bogato koncertno dejavnost doma in v tujini ter promocijo RTV Slovenija in Slovenije kot države. V okviru RTV Slovenija deluje tudi Založba kaset in plošč, ki izdaja zgoščenke, avdiokasete in videokasete ter DVD-je. Prihodnost širitve delovanja RTV Slovenija pa kaže razvoj Multimedijskega centra, v okviru katerega nastajajo teletekst, internetne strani multimedijskega portala ter WAP portala. Multimedijski center pa je zadolžen tudi za ustvarjanje treh infokanalov (otroški, zabavni in informativni) in podnaslavljanje oddaj za gluhe in gluhoneme. Skladno z zakonom o javnem servisu mora RTV Slovenija spoštovati načela resničnosti, nepristranskosti in celovitosti informacij, človekovo osebnost in dostojanstvo, politično uravnoteženost ter svetovnonazorski pluralizem. Spoštovati mora načela ustavnosti in zakonitosti pri oblikovanju programov, vključno s prepovedjo spodbujanja kulturne, verske, spolne, rasne, narodne ali kakršnekoli druge nestrpnosti. Javni zavod mora zagotavljati celovito in nepristransko obveščenost ter svobodo oblikovanja mnenj, spoštovati mora načelo politične stran 19 od 64

26 neodvisnosti in avtonomnosti novinarjev, uveljavljati profesionalno etiko poročevalcev, dosledno razločevanje informacij in komentarjev v novinarskih prispevkih ter varovati otroke in mladino pred vsebinami, ki bi lahko škodljivo vplivale na njihov duševni in telesni razvoj. RTV Slovenija mora v svojih programih zagotavljati verodostojne in nepristranske informativne oddaje, kakovostne izobraževalne oddaje, produkcijo igranega programa, ustvarjati mora dokumentarne oddaje nacionalnega pomena ter zagotavljati visoko kakovostno lastno produkcijo, namenjeno otrokom, mladostnikom in starostnikom. RTV Slovenija podpira nastanek in razvoj čezmejnih radijskih in televizijskih projektov, izvaja programske vsebine, namenjene slepim in slabovidnim ter gluhim in gluhonemim v njim prilagojenih tehnikah, posebno pozornost namenja invalidom in z njimi povezanimi vsebinami, predstavlja in promovira slovensko kulturo in znanost, spodbuja kulturno ustvarjalnost ter svobodo umetniškega ustvarjanja in zagotavlja ustvarjanje, poustvarjanje ter posredovanje umetniških del. RTV Slovenija posveča posebno pozornost položaju in delovanju registriranih verskih skupnosti ter razvijanju splošne jezikovne in politične kulture. Poleg tega pa RTV Slovenija širi tudi razumevanje slovenske kulture, zgodovine in identitete, spodbuja šport ter informira o vprašanjih zdravja, varstva okolja in varstva potrošnikov. Nacionalni program mora pokrivati ozemlje, kjer živi najmanj 90 odstotkov prebivalstva Republike Slovenije oziroma 90 odstotkov ozemlja, kjer živijo pripadniki italijanske in madžarske narodne skupnosti, kadar gre za narodnostni program Javni RTV-servis se financira iz več virov, in sicer iz RTV-prispevka, tržnih dejavnosti, sredstev državnega proračuna ter iz sponzoriranja in drugih virov, skladno z zakonom in statutom. Zavezanci za plačilo RTV-prispevka so vsi, ki imajo radijski ali televizijski sprejemnik na območju Republike Slovenija, kjer so zagotovljeni tehnični pogoji za sprejem vsaj enega programa RTV Slovenija. Vseh aktivnih zavezancev za plačilo RTV-prispevka je več kot Ustanovitelj RTV Slovenija je Republika Slovenije. stran 20 od 64

27 Slika 7: Organigram RTV Slovenija (Vir: ) DEJAVNOST RTV SLOVENIJA KOT JAVNEGA ZAVODA RADIJSKA IN TV DEJAVNOST Ustvarjanje, pripravljanje in oddajanje tehle radijskih in televizijskih programov: dveh televizijskih in treh radijskih nacionalnih programov; radijskih in televizijskih programov regionalnih centrov v Kopru in Mariboru; po en radijski in televizijski program za avtohtono italijansko in madžarsko narodno skupnost ter radijske in televizijske oddaje za romsko etnično skupnost; radijskih in televizijskih programov za slovenske narodne manjšine v sosednjih državah ter za slovenske izseljenke in izseljence in zdomce; radijskih in televizijskih programov za tujo javnost; teleteksta, internetnega in mobilnega portala. stran 21 od 64

28 Javna služba po zakonu poleg prej naštetih programov obsega tudi poseben nacionalni televizijski program, namenjen neposrednim prenosom sej Državnega zbora Republike Slovenije in njegovih delovnih teles ter predvajanju posnetkov teh sej, kadar neposredni prenos ni mogoč, in celovitemu informiranju javnosti tudi o vsem drugem parlamentarnem dogajanju, vključno s sejami Državnega sveta Republike Slovenije, mednarodnimi aktivnostmi parlamenta, posveti v organizaciji Državnega zbora Republike Slovenije oziroma njegovih delovnih telesih ali Državnega sveta Republike Slovenije in drugimi aktivnostmi, povezanimi z uresničevanjem ustavnih pristojnosti slovenskega parlamenta. V radijskih in TV programih RTV Slovenija: zagotavlja verodostojne in nepristranske informativne oddaje, s katerimi celovito obvešča o političnem dogajanju doma in v zamejstvu, o pomembnih dogodkih v preostalih evropskih državah, zlasti članicah Evropske unije, in o pomembnih svetovnih temah tako, da posredovane vsebine omogočajo objektivno javno obveščenost državljanov Republike Slovenije, Slovencev po svetu, pripadnikov slovenskih narodnih manjšin v Italiji, Avstriji in Madžarski, avtohtone italijanske in madžarske narodne skupnosti v Republiki Sloveniji ter romske skupnosti, ki živi v Sloveniji; zagotavlja kakovostne izobraževalne oddaje, v okviru katerih posreduje celoten spekter aktualnih vsebin od verskih in socialnih do naravoslovnih in tehnološko-informacijskih vsebin; zagotavlja produkcijo igranega programa; zagotavlja oddaje, ki odražajo življenje in probleme različnih struktur prebivalstva, pri čemer izhaja iz načela enakopravnega obveščanja o dogajanjih v vseh delih Slovenije in zamejstva, zagotavlja ustvarjanje dokumentarnih oddaj nacionalnega pomena, ki predstavljajo dokument preteklega časa in časa, v katerem živimo; zagotavlja visoko kakovostno lastno produkcijo, namenjeno otrokom, mladostnikom in starostnikom; zagotavlja kakovostne razvedrilne vsebine za vse starostne skupine; zagotavlja kakovostne informacije o vseh pomembnih kulturnih, političnih, zgodovinskih, športnih, socialnih in ekonomskih dogodkih; zagotavlja uresničevanje ustavnih pravic madžarske in italijanske narodne skupnosti na področju radijskega in televizijskega javnega obveščanja in spodbuja povezovanje narodnih skupnosti z matičnim narodom in vključevanje kulturnih ter drugih dosežkov italijanskega oziroma madžarskega naroda v narodnostne programe; skladno z meddržavnimi pogodbami in v sodelovanju z javnimi radiotelevizijami sosednjih in drugih držav podpira nastanek in razvoj čezmejnih radijskih in televizijskih projektov; izvaja programske vsebine, namenjene slepim in slabovidnim ter gluhim in gluhonemim v njim prilagojenih tehnikah; posebno pozornost posveča invalidom in z njimi povezanim vsebinam; predstavlja in promovira slovensko kulturo, spodbuja kulturno ustvarjalnost ter svobodo umetniškega ustvarjanja in zagotavlja ustvarjanje, poustvarjanje ter posredovanje umetniških del; predstavlja in promovira znanost; stran 22 od 64

29 posebno pozornost posveča problematiki in zahtevam otrok ter družin, in skupin ljudi s posebnimi potrebami, ki so zaradi posebnih okoliščin bolj občutljive za dogajanje v družbi; posebno pozornost posveča položaju in delovanju registriranih verskih skupnosti; posebno pozornost posveča razvijanju splošne, jezikovne in politične kulture; širi razumevanje vseh ključnih vprašanj delovanja demokratične družbe; širi razumevanje slovenske zgodovine, kulture in identitete, tudi z vidika evropske zgodovine in mednarodnih povezav; spodbuja šport; informira o vprašanjih zdravja, varstva okolja in varstva potrošnikov; informira o pomembnejših vprašanjih varnosti ljudi, varstva pred naravnimi in drugimi nesrečami ter obrambe države, vključno z vprašanji delovanja institucij mednarodne skupnosti, v katere je včlanjena Republika Slovenija, ter posreduje nujna obvestila v zvezi z ogroženostjo ljudi, premoženja, kulturne dediščine in okolja, upošteva interese posameznih skupin gledalk in gledalcev ter poslušalk in poslušalcev v Republiki Sloveniji in v okviru možnosti omogoča njihov dostop v programe; spodbuja kulturo javnega dialoga ter omogoča širok prostor za javne razprave o problemih v družbi; obvešča slovenske narodne skupnosti v sosednjih državah, Slovence po svetu in tujo javnost o dogajanjih in dosežkih na kulturnem in drugih področjih v Republiki Sloveniji ter skrbi za uveljavljanje slovenske radijske in televizijske ustvarjalnosti v tujini; podpira razširjanje programskih vsebin, namenjenih gluhim ter slepim, v njim prilagojenih tehnikah; podpira širjenje vednosti o drugih kulturah, ki so zastopane v Sloveniji, in njihovih predstavnikih; zagotavlja produkcijo in predvajanje slovenskih avdiovizualnih del in avdiovizualnih del neodvisnih producentov; zagotavlja prometne informacije. RTV Slovenija zagotavlja arhiviranje programske produkcije, ki jo ustvarja v okviru javne službe. RTV Slovenija je dolžna trajno ohranjati svoje arhivsko gradivo tako, da avdiovizualne zapise na filmskih in drugih nosilcih, ki bi zaradi procesov staranja lahko razpadli, oziroma drugače bistveno poslabšali kvaliteto zapisa, ustrezno zaščiti oziroma prenese na tehnološko trajnejše nosilce besede, zvoka in slike oziroma besede in zvoka. DEJAVNOSTI MULTIMEDIJE RTV Slovenija izvaja kot javno službo tudi naslednje dejavnosti: oddajanje lastnih televizijskih, radijskih in multimedijskih programov preko oddajnikov in zvez ter drugih infrastrukturnih objektov oziroma naprav; oddajanje radijskih oziroma televizijskih programov s statusom lokalnega, regionalnega, študentskega ali nepridobitnega radijskega ali televizijskega programa po zakonu, ki ureja področje medijev, z njihovimi napravami na oddajnih točkah RTV Slovenija; zagotavljanje vidnosti in slišnosti programov RTV Slovenija in drugih programov posebnega pomena za Republiko Slovenijo, zlasti na območjih v stran 23 od 64

30 zamejstvu, kjer živi slovenska narodna skupnost, skladno z meddržavnimi pogodbami; vzdrževanje in skrb za razvoj televizijske in radijske infrastrukture ter za njeno tehnološko usklajenost s predpisi Evropske unije; digitalno oddajanje programov. TRŽNE DEJAVNOSTI Tržne dejavnosti RTV Slovenija so: trženje oglaševalskega časa in trženje programov; tehnične in telekomunikacijske storitve, ki niso sestavni del javne službe; dajanje oddajne infrastrukture in drugih nepremičnin v najem; založniška in koncertna dejavnost; tržne programske storitve, vključno z interaktivnimi programskimi storitvami; komercialna uporaba arhivskega gradiva UPRAVLJANJE RTV SLOVENIJA Organi RTV Slovenija so: programski svet, nadzorni svet, programska odbora za italijanski in madžarski narodnostni program, programski odbor za problematiko programskih vsebin za invalide oziroma za ljudi s posebnimi potrebami, svet delavcev. PROGRAMSKI SVET RTV SLOVENIJA Programski svet je vodilni organ zavoda, kar zadeva programsko politiko. Pri svojem delu zastopa in varuje interese javnosti, tako da programsko politiko vodi na način, ki je v službi vseh prebivalcev Slovenije, ki v duhu vsebinske enakosti upošteva večino in avtohtoni narodni skupnosti, manjšine in skupine s posebnimi potrebami (načelo javnosti). NADZORNI SVET RTV SLOVENIJA Nadzorni svet pri svojem delu preverja in v obliki nadzora varuje interese gospodarnosti oziroma ekonomske učinkovitosti poslovanja. Skladno s splošno sprejetimi standardi poslovanja v obliki nadzora zagotavlja skrbno in varčno poslovanje RTV Slovenija ter poslovanje skladno s sprejetimi načrti. PROGRAMSKA ODBORA ZA ITALIJANSKI IN MADŽARSKI NARODNOSTNI PROGRAM Programska odbora pri svojem delu zastopata in varujeta interese javnosti. Svojo programsko politiko vodita na način, ki je predvsem prilagojen potrebam avtohtonih narodnih skupnosti, zagotavljanju uresničevanja ustavnih pravic madžarske in italijanske narodne skupnosti v zvezi z radijskim in televizijskim javnim obveščanjem in spodbujanjem povezovanja narodnih skupnosti z matičnim narodom ter vključevanju kulturnih ter drugih dosežkov italijanskega oziroma madžarskega naroda v narodnostne programe. stran 24 od 64

31 PROGRAMSKI ODBOR ZA PROGRAMSKE VSEBINE, NAMENJENE INVALIDOM OZIROMA LJUDEM S POSEBNIMI POTREBAMI Programski odbor pri svojem delu sicer zastopa in varuje interese javnosti v najširšem pomenu besede, vendar pa je posebej osredotočen na zagotavljanje varovanja interesov ljudi s posebnimi potrebami. Skladno s splošno sprejetimi standardi svobodne demokratične družbe, Ustavo RS in Zakonom o RTV Slovenija mora programski odbor s svojim vplivom na strukturo in vsebino programov RTV Slovenija nenehno skrbeti za zagotavljanje in napredovanje ravni vsebinskega in tudi tehničnega prilagajanja programov RTV Slovenija specifičnim potrebam ljudi s posebnimi potrebami. SVET DELAVCEV, PRAVICE DELAVCEV RTV SLOVENIJA, NEODVISNOST NOVINARJEV IN UREDNIKOV TER SINDIKALNO GIBANJE V javnem zavodu RTV Slovenija deluje svet delavcev javnega zavoda RTV Slovenija. Predstavnik sveta delavcev sodeluje na sejah programskega in nadzornega sveta, prejema vsa gradiva za seje ter ima na njih pravico predstaviti mnenja sveta delavcev o obravnavanih gradivih. Glede delovanja in pristojnosti sveta delavcev se upoštevajo določila zakona, ki urejajo sodelovanje delavcev pri upravljanju, razen kadar je to z Zakonom o RTV Slovenija drugače urejeno. Delavci RTV Slovenija sodelujejo pri upravljanju RTV Slovenija: v programskem in nadzornem svetu RTV Slovenija soodločajo s svojimi predstavniki; v okviru sveta delavcev dajejo pobude, predloge in mnenja o vseh predlogih, splošnih aktih in odločitvah, povezanih z organizacijo dela, urejanjem delovnih razmerij, vrednotenjem dela, plačami in drugimi osebnimi prejemki, napredovanjem in življenjsko ravnjo delavcev, ter soglasja, kadar tako določa zakon VODENJE RTV SLOVENIJA Vodilni delavci RTV Slovenija so: generalni direktor, direktor Radia in direktor Televizije, pomočnika generalnega direktorja za Radio in Televizijo za avtohtono italijansko in madžarsko narodno skupnost. Vodstveni delavci RTV Slovenija so: odgovorni uredniki programov, strokovni direktorji oziroma strokovni vodje ter pomočniki in svetovalci generalnega direktorja, vodji regionalnih centrov, vodja programsko-produkcijske enote MMC, vodje organizacijskih enot, stran 25 od 64

32 vodja organizacijske enote Oddajniki in zveze, vodji organizacijskih enot tehnične produkcije Radia in Televizije, vodja organizacijske enote Glasbeni programi in glasbena produkcija. Skladno z organizacijskim modelom vodenja lahko generalni direktor imenuje strokovne direktorje oziroma strokovne vodje ter pomočnike in svetovalce. Opis njihovih del in nalog generalni direktor opredeli z aktom o notranji organizaciji zavoda. GENERALNI DIREKTOR Generalni direktor je vodilni delavec, ki združuje poslovno in programsko funkcijo vodenja RTV Slovenija. Generalni direktor organizira in vodi RTV Slovenija. Odgovoren je za poslovno in programsko vodenje zavoda. Generalnega direktorja RTV Slovenija izbira in imenuje programski svet na podlagi javnega razpisa. Mandat generalnega direktorja traja štiri leta. (Besedilo v poglavju 3.1 je v celoti prevzeto po viru: ) 3.2 PROCES ZAPOSLOVANJA KADROV NA RTV SLOVENIJA Na RTV Slovenija uporabljajo kadrovski plan, ki je izhodišče za ugotavljanje potreb po novih delavcih. Ta kadrovski plan je skladen s strategijo javnega zavoda, ki ga sprejme Svet RTV Slovenija. V njem so zapisane predvidene upokojitve, razporeditve delavcev znotraj RTV, združevanje poklicev. Potreba po novi delavcih se najprej pojavi v delovni enoti. Delovna enota jo sporoči kadrovski službi, ta jo preuči in se sestane z vodjem tega oddelka oziroma te delovne enote PRIDOBIVANJE KADROV Na RTV Slovenija morajo najprej podati odločitev o tem, kje in kako poiskati potreben kader. Zato morajo ugotoviti, ali obstajajo ustrezni zaposleni znotraj zavoda ali jih je potrebno poiskati zunaj njega. Novo zaposlene torej pridobivajo iz notranjih ali zunanjih virov. Na RTV Slovenija sedaj v večini pridobivajo kadre iz notranjih virov, tukaj gre za razporeditve delavcev ali za združevanje poklicev. Prav tako uporabljajo Intranet za interno iskanje kadrov. Vsako leto v letni brušuri objavijo razpis za štipendije, in sicer iz področja tehnike, informatike, glasbe in novinarstva. Imajo pa tudi socialne štipendije. V kolikor pa ni iskanega kadra v podjetju, uporabljajo zunanje vire. Te iščejo predvsem z oglasi v javnih medijih in preko Zavoda za zaposlovanje. Če se odločijo za zaposlovanja iz zunanjih virov, se prične intenziven dvosmerni proces usklajevanja med kandidatom in zavodom, ki je bolj intenziven kot v primeru zaposlitve iz notranjih virov. stran 26 od 64

33 3.2.2 OBJAVA PROSTEGA DELOVNEGA MESTA Kvalitetna objava prostega delovnega mesta zahteva profesionalnost, ki naj bi pritegnila čim večje število ustreznih kandidatov. Osnova je dobra analiza oziroma sistemizacija delovnih mest, iz katere se za objavo izbere vse pomembnejše podatke. Po Zakonu o delovnih razmerjih moramo prosta delovna mesta javno objaviti. Izbira, kje in kako bomo objavili prosto delovno mesto, je poleg finančnih zmožnosti odvisna tudi od tega, kateri ciljni publiki je namenjena. Javno objavljanje prostih delovnih mest praktično poteka tako, da izpolnimo obrazec PD-1 Prijava potrebe po delavcu oziroma pripravniku in ga predložimo Zavodu za zaposlovanje. Zakon o delovnih razmerjih določa, da se za javno objavo šteje že objava v uradnih prostorih Zavoda za zaposlovanje. Zavod za zaposlovanje prosto delovno mesto registrira v svojih evidencah in ga objavi na svojih oglasnih deskah na sedeži urada, nadalje objavi potrebo na svojih spletnih straneh na internetu, vsak teden v raznih časnikih ter na teletekstu. RTV Slovenija svoje potrebe objavlja predvsem v javnih medijih. Ponavadi se odločijo za običajno objavo, ki je prikazana na spodnji sliki. Slika 8: Primer običajne objave za prosto delovno mesto notranjega revizorja na RTV Slovenija (Vir: Kadrovska služba RTV Slovenija, 2003). Kadar pa gre za objavo prostih delovnih mest v top managementu, RTV Slovenija uporablja t.i. popolno objavo. Izčrpna objava vsebuje domala vse, za kandidata najpomembnejše elemente, vključno z znakom in logotipom zavoda, podrobno predstavitvijo delovnega mesta in pogojev za zasedbo, bonitete in pričakovanja delodajalca. stran 27 od 64

34 3.2.3 IZBIRA KANDIDATA Temeljno izhodišče pri izbiri kandidatov je, da ugotovimo, kateri od prijavljenih kandidatov bo najbolj ustrezen za prosto delovno mesto. Pri izbiri se gre skozi različne faze. Po objavi prostega delovnega mesta sprejemajo in evidentirajo prispele prošnje, izločijo tiste kandidate, ki so za zamudili rok prijave. Temeljito pregledajo prijave, javne listine, razna dokazila in priporočila. Pri tem pa je treba biti pozoren na razne ponaredke. Na razgovor povabijo ustrezne kandidate, ponavadi še število vrti od 10 do 15 kandidatov. Že v vabilu na razgovor kandidatom pošljejo vprašalnik, ki ga morajo izpolnjenega prinesti na razgovor. Vprašalnik je v prilogi. Na razgovoru sodeluje kadrovska služba, vodja oddelka, v katerem bo delavec zaposlen, pri bolj zahtevnih delovnih mestih pa tudi vodstveni delavci. V ožji izbor pridejo ponavadi 3 do 4 kandidati. Kandidati morajo opraviti praktični preizkus in testiranje s psihologom. Grafologije ne uporabljajo. Končna odločitev je praviloma celostna, temelji na presoji celostne osebnosti kandidata, izbira je odvisna od karakteristik kandidata, od osebnih lastnosti, od izobrazbe, delovnih izkušenj, znanj, strokovnosti in sposobnosti. Kadrovska služba poda poročilo o kandidatih generalnemu direktorju, ki se odloči, katerega kandidata bodo zaposlili POGODBA O ZAPOSLITVI V roku 8 dni se z izbranim kandidatom podpiše pogodba, ostale pa obvestijo o neizbiri. Primer pogodbe o zaposlitvi na RTV Slovenija je v prilogi. Delodajalec je dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti dokumentacijo, ki jo je predložil ob kandidatiranju, sicer jo je potrebno ob izteku zakonskega roka uničiti. Predlog pogodbe o zaposlitvi mora kandidat prejeti najmanj tri dni pred predvideno sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi. V primeru, da kandidat sprejme predlog pogodbe o zaposlitvi, jo podpiše. Ko se prejme zdravniško spričevalo kandidata, lahko le-ta prične z delom. 3.3 NAČIN ARHIVIRANJA DOKUMENTACIJE O ZAPOSLENIH SPREMLJANJE IN ARHIVIRANJE DOKUMENTOV V javnem zavodu, kjer je zaposlenih več kot 2000 ljudi, je problem»papirja«seveda vse bolj pereč. Trenutno na RTV Slovenija uporabljajo klasično arhiviranje dokumentov o delavcih, razen pri plačah, kjer imajo podatke v svojih bazah. Vsak delavec ima svojo mapo - in ta mapa vsebuje 3 podmape. Zaradi velika števila delavcev so takšne količine papirja težko obvladljive, s tem pa tudi nedostopne tistemu, ki jih potrebuje. stran 28 od 64

35 Logičen korak pri tem bi bilo iskanje celovitega sistema za upravljanje z dokumenti in elektronsko arhiviranje. Tako smo se znašli pred novim izzivom, ki bo zahteval daljšo, težjo in široko zasnovano pripravo: postopen prehod z danes običajnega»papirnatega«upravljanja dokumentov in njihovega arhiviranja na elektronsko morda nekoč celo resnično»brezpapirno« UPRAVLJANJE DOKUMENTOV Glavni cilj upravljanja dokumentov je združevati vire informacij podjetja in zagotoviti njihovo nadzorovano dostopnost, izmenjavo in izločanje. Pojem sistem za elektronsko arhiviranje in upravljanje dokumentov zajema strojno in programsko opremo, ki jo potrebujemo za izvedbo sistema za elektronsko arhiviranje in upravljanje dokumentov oziroma je uporabljen kot sistem za DIP (Document Image Processing) in DIM (Document and Image Management). Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov lahko definiramo tudi kot računalniško podprte sisteme za zajemanje, sestavljanje, evidentiranje, elektronsko distribucijo, indeksiranje, preiskovanje in arhiviranje. Z aktivnim elektronskim arhiviranjem rešimo problem shranjevanja papirnih dokumentov, integracija z obstoječim informacijskim sistemom in spremljanje dokumenta skozi celoten življenjski cikel pa ponuja nove možnosti za izboljšanje delovnih procesov. Dokumentacijski inženiring tako zadeva skoraj vsak proces, ki poteka pri poslovanju, saj imamo pri večini nalog opravka z dokumenti v različnih pojavnih oblikah DOKUMENT Kaj je dokument, je prvo vprašanje, ki se zastavi ob razmišljanju o upravljanju dokumentov. In odgovori so lahko zelo različni; odvisno od tega, komu v podjetju ga zastavimo. Večina ljudi spozna dokument, ko ga vidijo, težje pa ga je definirati in postaviti pravila, ki bi dokument ločevala od podatkov. Dokument lahko v širšem smislu definiramo kot pisno gradivo. Dokument je vsaka zaključena pisna celota, ki opisuje katerokoli obliko poslovnega razmerja. Dokument (listina, akt, spis, pisanje, elektronski dokument) je vsak posamezni izvirni in reproducirani zapis, ne glede na vrsto nosilca zapisa (glinasta ploščica, pergament, papir, fotografski papir, filmski trak, mikrofiš, magnetni disk, trak ali disketa, optični disk ali zgoščenka, magnetno-optični disk ) ali način zapisa (rokopis s pisalom, pisalni stroj, informacijska strojna in programska oprema oziroma magnetni, optični načini ), ki vsebuje podatke, sporočila, informacije ali druge vsebine (sliko, zvok). Dokumente lahko razlikujemo po vrstah, naslovih, vsebini, po zaupnosti (javni, zaupni, interni), po izvoru (prejeti, lastni, odposlani) in po zvrsti (uradni, poslovni, osebni). Dokumente pri pisarniškem poslovanju združujemo v zadeve, spise in dosjeje ali po vrstah dokumentov. Posamezni dokument je lahko tudi samostojna enota. stran 29 od 64

36 Dokumenti lahko imajo tudi priloge, to je priložene zapise ali predmete, ki dokument dopolnjujejo, pojasnjujejo ali dokazujejo njegovo vsebino. 1 OBLIKE DOKUMENTOV Zaradi zelo različnih standardov in postopkov se v poslovnem sistemu srečujemo s celo vrsto raznih dokumentov. Glede na obliko in stopnji obdelanosti lahko dokumente razdelimo na tri skupine: dokumenti, ki nastajajo elektronsko z urejevalniki besedil, preglednicami ali drugo standardno programsko opremo. Z določenim formatom zapisa obstajajo kot datoteke na magnetnem ali optičnem nosilcu; dokumenti, ki so produkt programov, pri katerih je dokument natisnjen na papir, vendar zapis ne obstaja tudi kot datoteka. To so lahko npr. specializirani programi za računovodstvo; klasični papirni dokumenti, za katere ne obstaja nikakršen elektronski zapis in jih je torej potrebno skenirati. ŽIVLJENJSKI CIKEL DOKUMENTA Večina dokumentov, ki se pojavljajo pri poslovanju ima podoben življenjski cikel, ki opredeljuje njihovo uporabo in dostopanje do informacij, ki jih vsebuje določen dokument. Vidimo lahko, da se takoj po nastanku ali prejemu dokumenta pojavlja največ (okoli 90%) poizvedb po informacijah z dokumenta. Število s časom relativno hitro upada, ta čas pa je odvisen od narave dokumenta. Pri določenih vrstah dokumentov se lahko frekvenca vpogledov spet poveča na koncu določenega obdobja, npr. konec meseca, ob koncu obračunskega obdobja ali leta. Upoštevajoč dejstvo, da je pri klasičnem arhiviranju dokument arhiviran šele po koncu njegove aktivne dobe, lahko trdimo, da so klasični arhivi izkoriščeni le 10- odstotno PRIMERJAVA MED KLASIČNIM IN ELEKTRONSKIM POSTOPKOM ARHIVIRANJA DOKUMENTOV Najenostavneje značilnosti sistemov elektronskega upravljanja dokumentov in arhiviranja predstavimo s primerjavami. Te primerjave so lahko najbolj realne tam, kjer ob elektronskem upravljanju še vedno obstaja tudi klasični način dela z dokumenti in njihovim arhiviranjem. Analiza obeh načinov potem lahko pokaže vse prednosti in slabosti tako enega kot drugega načina. PROSTORSKE ZAHTEVE Tu so razlike najbolj zaznavne. V registrator je mogoče spraviti največ 500 listov formata A4, kar pomeni, da morajo že podjetja z majhno intenzivnostjo poslovanja za arhiv namenjati velike prostore s sistemi kovinskih polic. Zaradi teže papirnega gradiva in protipožarnega varovanja so potrebne tudi posebne arhitekturne rešitve in nenehen nadzor. 1 Mag. Žumer, V. (2001) Arhiviranje zapisov, stran 43, GV založba, Ljubljana stran 30 od 64

37 Slika 9: Primer klasičnega arhiva (Vir: Comtech d.o.o., 2003) Elektronsko arhiviranje je potrebe po prostoru toliko zmanjšalo, da so te skorajda zanemarljive. Obsežne konstrukcije kovinskih regalov zamenja sistem diskov, ki ne zavzamejo več prostora kot ena sama manjša arhivska omara. TRAJNOST ZAPISA Ko govorimo o trajnosti elektronskega zapisa, moramo biti kljub teoretično visoko deklariranim rokom obstojnosti previdni. Tehnologija je še relativno nova in zato trajnost zapisa na različne medije še ni preizkušena v praksi. Kot vse razvijajoče se tehnologije, je tudi tehnologija shranjevanja digitalnih zapisov izpostavljena hitrim spremembam. Hitrosti in kapacitete naraščajo vsako leto, cene medijev pa padajo in zato je izbira tehnologije strateška odločitev, ki lahko usodno vpliva na elektronski arhivski sitem, prek njega pa na celotno poslovanje poslovnega sistema. ČAS DOSTOPA DO DOKUMENTOV Čas dostopa do dokumentov je v sistemih za elektronsko arhiviranje in upravljanje dokumentov, v primerjavi z mikrofilmskimi ali klasičnimi papirnimi arhivi, izrazito krajši. Elektronsko arhiviranje dokumentov omogoča izredno hiter dostop do arhiviranih dokumentov z vseh primerno računalniško opremljenih delovnih mest. V smiselno urejenih sistemih za elektronsko arhiviranje je lahko katerikoli dokument dostopen v času, ki povprečno ni daljši od nekaj sekund do minute. SOČASNA UPORABA DOKUMENTOV V klasičnih papirnih arhivih so arhivirani originalni dokumenti in njihove kopije. Ko več ljudi hkrati potrebuje isti dokument, ga je potrebno fotokopirati. Elektronsko arhivirane dokumente lahko prek računalnikov pregleduje in po potrebi tiska več ljudi hkrati. AKTIVNO ARHIVIRANJE DOKUMENTOV Aktivno arhiviranje dokumentov pomeni, da evidentiranje in razvrščanje dokumentov opravimo že ob vstopu dokumentacije v poslovni sistem oziroma ob njenem nastanku, ne pa šele takrat, ko dokumentacija zapušča aktivno fazo poslovnega procesa. Tako imamo možnost, da dokumente spremljamo in upravljamo v vseh njihovih življenjskih fazah, še posebej prvih nekaj dni po tem, ko dokument vstopi v poslovni sistem in je zahteva po razpoložljivosti največja. stran 31 od 64

38 REPRODUCIRANJE DOKUMENTOV Ker v poslovnem procesu posamezni dokument pogosto potrebuje več ljudi hkrati, je potrebno narediti več kopij. Reprodukcija elektronsko arhiviranih dokumentov zahteva zelo malo časa, vsi tekstovni, grafični in fotografski elementi kopije pa ohranijo prvotno ločljivost. Kakovost reprodukcije je sicer odvisna od načina skeniranja (navadno od 200 do 400 dpi), zato je zaradi zmanjšane ločljivosti in izgube barv zmanjšana tudi arhivska in zgodovinska vrednost dokumentov. Ker pa v poslovni sferi uporabna vrednost elektronsko obdelane dokumentacije zaradi teh slabosti ni bistveno zmanjšana, to ni posebna ovira. MOŽNOST ARHIVIRANJA NA RAZLIČNE NAČINE PRISPELE DOKUMENTACIJE Dokumentacija prihaja in odhaja v poslovni sistem in iz njega na najrazličnejše načine: po pošti, elektronski pošti, prek telefaksov, s kurirji Elektronski arhivski sistem na določeni točki združi in unificira vse oblike zapisov informacij. Slika 10: Primer dokumentov (Vir: Comtech d.o.o., 2003) IZLOČANJE ARHIVIRANIH DOKUMENTOV Arhiviranje ne pomeni trajne hrambe vse dokumentacije, s katero se srečuje poslovni sistem, ampak racionalno arhiviranje le toliko časa, kolikor je predpisano z notranjimi in splošnimi pravilniki ter zakoni. Pri elektronskem arhivskem sistemu je lahko izločanje popolnoma avtomatizirano, saj lahko za vsak tip dokumenta definiramo čas hranjenja. stran 32 od 64

39 VAROVANJE ARHIVIRANIH DOKUMENTOV Varovanje arhivov in nadzorovanje arhivirane dokumentacije je, še posebej na področjih, ki so s stališča varovanja osebnih podatkov občutljivejša, ena glavnih skrbi poslovodstev in arhivarjev. Sistemi za elektronsko arhiviranje in upravljanje dokumentov omogočajo široko paleto možnosti za varovanje podatkov in nadzor nad dostopnostjo, od enostavnega varovanja dostopa do celotnega sistema, do večnivojske zaščite z možnostjo natančne definicije pravic in privilegijev za posameznega uporabnika ali skupino uporabnikov PRAVNI POGLED NA ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE Zakon o varovanju osebnih podatkov iz leta 2005 pravi, da zavarovanje osebnih podatkov obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihovo spremembo ali izgubo ter nepooblaščeno obdelavo teh podatkov tako, da se: varujejo prostori, oprema in sistemsko programska oprema, vključno z vhodno-izhodnimi enotami; varuje aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki; preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih; zagotavlja učinkovit način blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov; omogoča poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov. V primeru obdelave osebnih podatkov, ki so dostopni preko telekomunikacijskega sredstva ali omrežja, morajo strojna, sistemska in aplikativno programska oprema zagotavljati, da je obdelava osebnih podatkov v zbirkah osebnih podatkov v mejah pooblastil uporabnika osebnih podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov morajo biti ustrezni glede na tveganje, ki ga predstavlja obdelava in narava določenih osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Funkcionarji, zaposleni in drugi posamezniki, ki opravljajo dela ali naloge pri osebah, ki obdelujejo osebne podatke, so dolžni varovati tajnost osebnih podatkov, s katerimi se seznanijo pri opravljanju njihovih funkcij, del in nalog. Dolžnost varovanja tajnosti osebnih podatkov jih obvezuje tudi po prenehanju funkcije, zaposlitve, opravljanja del ali nalog ali opravljanja storitev pogodbene obdelave. Ker sta bila Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu in Zakon o arhivskem gradivu in arhivih z vidika urejanja postopkov in pogojev hrambe elektronskih podatkov in dokumentov v digitalni obliki, v mnogih pogledih pomanjkljiva, je stopil v veljavo Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), ki celovito ureja varstvo dokumentarnega in stran 33 od 64

40 arhivskega gradiva v fizični in elektronski obliki. Zakon med drugim predpisuje pogoje, ki jih mora izpolnjevati strojna in programska oprema za elektronsko arhiviranje, pogoje in postopke spreminjanja papirne dokumentacije v elektronsko obliko ter ureja način, organizacijo, infrastrukturo in izvedbo hrambe dokumentarnega gradiva v fizični in elektronski obliki, vključno s pravnimi učinki takšne hrambe. Ker elektronske digitalne zapise ni mogoče trajno ohranjati v izvirni obliki, kot je to značilno za fizične dokumente na papirju, je z novim zakonom poskrbljeno tudi za to, da bo v primeru hrambe elektronskega gradiva dovoljeno ohranjanje enakovrednih in verodostojnih reprodukcij gradiva namesto dosedanjega izključnega ohranjanja izvirnega gradiva. Način izvajanja ter tehnološke zahteve oziroma standardi za zajem, pretvorbo, hrambo, dostop, reproduciranje oziroma ohranjanje digitalnih zapisov bodo določeni s predvidenimi podzakonski akti, ki bodo sprejeti na podlagi novega zakona. S prodorom novodobnih tehnologij v vsakodnevno poslovanje je porasla količina dokumentarnega gradiva v elektronski obliki, zato je treba način in pogoje hrambe gradiva prilagoditi elektronski obliki gradiva POSTOPEK ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA V elektronski obliki se lahko hranijo dokumenti različnih vrst in formatov kot npr. skenirani dokumenti, elektronske datoteke, elektronska pošta, zvočni zapisi, fotografije, filmi, internetne strani, poslovni procesi ipd. Vsi ti dokumenti so shranjeni na enem mestu in dostopni na enak način. Iskanje dokumentov v elektronskem arhivu poteka z vnosom določenih iskalnih kriterijev v iskalna polja. Sistem prikaže listo zadetkov, ki ustrezajo vnešenemu iskalnemu kriteriju. Ne glede na vrsto, velikost in obliko dokumentov je za dostop do njih potrebnih samo nekaj sekund. Informacije, shranjene v elektronskem arhivu, so prav tako dostopne za pregledovanje s pomočjo Internet brkljalnika. Uporabniški vmesnik v Internet okolju je identičen klasičnemu uporabniškemu vmesniku in uporabnik lahko preprosto uporablja oba sistema z istimi nastavitvami. Dokumenti so arhivirani na ustreznih medijih, ki imajo dolgo življenjsko dobo in so zaščiteni pred uničenjem. Preprosto in poceni razmnoževanje teh medijev ter hranjenje na različnih lokacijah zagotavlja maksimalno varnost pred različnimi dejavniki zlorabe ali višje sile. Glavne pridobitve, ki sledijo po uvedbi elektronskega arhiviranja: hiter dostop do informacij, nižji stroški poslovanja, nadzor nad dokumenti, varnost pred uničenjem in odtujitvijo ter zmanjšanje arhivskega prostora. Elektronski arhiv ni omejen na določeno vrsto dokumentov. Smotrno ga je uporabiti v čim večjem obsegu. Glede na vrsto in obliko dokumenta se izdela organizacijska struktura načina arhiviranja dokumenta in kasneje tudi uporabe. Glede na stopnjo zaupnosti se prav tako izdela varnostna politika dostopov in uporabe različnih tipov dokumentov. Dokumenti se lahko skenirajo, tiskajo ali pa izdelujejo tudi na različnih lokacijah. stran 34 od 64

41 Slika 11: Karikatura klasičnega arhiva (Vir: ) Nekaj primerov elektronskega arhiviranja: Kadrovski dokumenti zahtevajo strogo varnostno politiko. Dostop do dokumentov je dovoljen majhni skupini uporabnikov. Arhiviranje kadrovske dokumentacije zahteva tudi temu primeren optični čitalec skener. V personalnih mapah je zelo različna dokumentacija in v mnogih primerih tudi zelo stara. Pri organizaciji arhiva je potrebno upoštevati tudi dejstvo, da ima ta dokumentacija trajni rok hrambe. Projektna dokumentacija ima to lastnost, da je posamezen dokument zelo obsežen. Lahko ima tudi več sto ali celo tisoč strani. Poleg tega so v projektni dokumentaciji dokumenti velikih formatov ali fotografije. Za arhiviranje potrebujemo več različnih skenerjev, velik format, plosko skeniranje, barvno skeniranje. Glede na zahtevnost in enkratnost projekta predlagamo izvedbo storitve arhiviranja. ISO dokumentacija ima tri nivoje zaupnosti, ki jih je potrebno upoštevati. Za iskanje posameznih navodil je zelo priporočljivo vključiti tudi iskanje po celotnem tekstu. Office datoteke - se arhivirajo v naravnem formatu. V elektronski arhiv se prenašajo z uporabo»macrojev«ali s funkcijo»drag & Drop«. Računalniški izpisi razni izpisi iz poslovnih ali»office«aplikacij se arhivirajo v elektronski arhiv ob tiskanju. Dokument za v arhiv je lahko v ASCII ali grafični obliki. Postopek arhiviranja je popolnoma samodejen. Sistemi za elektronsko arhiviranje in upravljanje dokumentov so navadno sestavljeni modularno. Komponente sistema lahko izvirajo od različnih proizvajalcev in so, kadar je to potrebno, povezane na katerega od uveljavljenih načinov za komunikacijo med programsko opremo (OLE, DDE ). Gradnik, ki kot samostojna komponenta deluje ustrezno in zadovoljuje vse zahteve, lahko v kompleksnem sistemu in v kombinaciji z drugimi elementi daje popolnoma drugačne rezultate. Izbira gradnikov, njihova povezava ter navezava na morebitne obstoječe sisteme je torej problem, ki mu je potrebno posvetiti kar največ pozornosti. Prva funkcija in vstop v sistem za elektronsko arhiviranje je pretvorba dokumenta v elektronsko obliko (grafično podobo). Po skeniranju dobimo na zaslon sliko dokumenta, ki jo v izbranem grafičnem zapisu shranimo na polnilni medij. Ker je besedilo na skeniranem dokumentu prikazano kot bitna slika in kot takšno neberljivo, je potrebno dokument v grafičnem formatu pred shranjevanjem opremiti z atributi, lastnostmi in ključnimi besedami, po katerih bomo dokument kasneje iskali. stran 35 od 64

42 Postopek zajema dokumentacije poteka skozi več faz, to so: priprava dokumentov, skeniranje, vnos indeksov skeniranega dokumenta (ali avtomatsko indeksiranje z optično prepoznavo znakov), kontrola kakovosti skenirane podobe in morebitno popravljanje ali ponovno skeniranje, shranjevanje skeniranega dokumenta. Slika 12: Prikaz procesa elektronskega arhiviranja (Vir: ) SKENIRANJE Pretvorbo dokumentov v elektronsko podobo omogočajo skenerji. Teh poznamo več vrst, od ročnih vlečnih izvedb, prek ploskih do visoko zmogljivih obojestranskih naprav z avtomatskimi podajalniki papirja in hitrostmi prek 150 strani na minuto. Skenerje ločimo tudi po številu barv, ki jih lahko zajamejo in po ločljivosti, s katero delujejo. Za skeniranje dokumentacije navadno zadošča črno-belo oziroma sivinsko skeniranje z ločljivostjo od 200 do 240 pik na palec. Na izbiro skenerja pa predvsem vpliva narava in število dokumentov, ki jih nameravamo obdelovati. Največkrat lahko uporabimo skener za format A4 z avtomatskim podajalnikom papirja, kar ustreza večini dokumentov v poslovni sferi. Včasih pa moramo skenirati dokumentacijo, ki je vezana, večjih dimenzij ali poškodovana. V takih primerih moramo uporabiti ploske ali celo ročne skenerje. Skeniranje ne sme biti ozko grlo pri zajemu dokumentacije, zato moramo upoštevati tudi hitrost skeniranja. Proizvajalci v tehničnih podatkih navadno navajajo teoretično deklarirano hitrost, ki pomeni hitrost pomikanja dokumenta skozi skener. Dejanska hitrost je ponavadi nekaj manjša, na kar predvsem vpliva način zgoščevanja, prenosa in zapisovanja podatkov. INDEKSIRANJE OZIROMA VNOS ALFANUMERIČNIH PODATKOV Ko je dokument skeniran in shranjen v elektronski obliki, je primerljiv s katerokoli sliko to pomeni, da vsebine dokumenta oziroma besedila na njem ni več mogoče popravljati z urejevalniki besedil, temveč morebiti le z urejevalniki slik. Prav tako je onemogočeno iskanje po besedilu. Če želimo skenirani dokument kasneje najti med milijoni drugih dokumentov, ga moramo pred shranjevanjem opremiti z atributi, ki identificirajo dokument; to so parametri, po katerih lahko dokument iščemo. stran 36 od 64