UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA Delo diplomskega projekta UVEDBA OBLAČNE REŠITVE NA PRIMERU REŠITVE SAP SUCCESSFACTORS Avgust, 2017 Katarina Čurč
UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA Delo diplomskega projekta UVEDBA OBLAČNE REŠITVE NA PRIMERU REŠITVE SAP SUCCESSFACTORS Cloud implementation in the case of SAP SuccessFactors Kandidatka: Katarina Čurč Študijski program: Ekonomske in poslovne vede Študijska usmeritev: Elektronsko poslovanje Mentorica: dr. Simona Sternad Zabukovšek Jezikovno pregledala: Cvetka Rezar, prof. slov. in teol. Študijsko leto: 2016/2017 Maribor, avgust 2017
ZAHVALA S posebno pozornostjo se zahvaljujem svojim staršem, ki so me med študijem podpirali in spodbujali. Zahvaljujem se mentorici doc. dr. Simoni Sternad Zabukovšek za vso pomoč pri izdelavi diplomskega projekta.
POVZETEK Živimo v času vsakodnevnih novosti. Vedno več podjetij se odloča za prestop v oblak. Predvsem majhna podjetja, ki lahko s pomočjo oblaka konkurirajo z velikimi igralci na trgu. Zavedati se moramo, da oblak ni le poceni izbira, zato se moramo poučiti tudi o njegovih slabostih in nevarnostih, ki nam jih lahko prinese. S selitvijo podjetja v oblak se soočamo tudi s selitvijo kadrovskega oddelka. Tako se popolnoma spremeni način dela, ki smo ga bili vajeni v kadrovskih oddelkih. S tem pospešimo in poenostavimo pomembne procese, ki smo jim priča v oddelku. Diplomski projekt smo razdelili na dva dela. V prvem, teoretičnem delu smo se posvetili teoretičnim opredelitvam računalništva v oblaku, kako ga uvedemo, njegove prednosti in slabosti. V tem delu smo tudi definirali človeške vire, njihov pomen in vlogo v organizaciji ter katere osnovne procese kadrovanja najdemo v kadrovskem oddelku. Drugi del projekta smo namenili rešitvi SAP SuccessFactors. Opredelili smo definicijo rešitve, zakaj je primerna za naše podjetje ter kako jo uvesti vanj. Za konec smo poiskali slovenska podjetja, ki so že uvedla SuccessFactors, in jih proučili. Ključne besede: računalništvo v oblaku, oblak, človeški viri, SuccessFactors, implementacija, SAP.
ABSTRACT We live in a time where we are constantly witnessing new innovations. More and more companies are deciding to move to the cloud. Especially small companies which can so compete with the bigger players on the market. We must be aware that the cloud is not only an economic choice. Companies should get educated about its weaknesses and the dangers that it may bring. By moving the company s IT to the cloud, we also face the migration of the human resource department. This completely changes the way in which we have used to work in human resources. We speed up and simplify the important processes, that we are using in the department. This diploma project will be divided into two parts. In the first theoretical part, we will focus on the theoretical definitions of cloud computing; how to implement it; its advantages and disadvantages. We will define the human resources, their importance and role in the company and which basic recruitment processes we found in the human resource department. The second part, we will dedicate to the SAP SuccessFactors solution. Which is the cloud solution for human resource management. We discuss why companies should implement SuccessFactors and how they can do it. In the end, we will search for Slovenian companies that have already implemented SuccessFactors. Key Words: cloud computing, cloud, human resources, SuccessFactors, implementation, SAP.
KAZALO 1 UVOD 1 1.1 Opis področja in opredelitev problema 1 1.2 Namen, cilji in hipoteze raziskave 1 1.3 Predpostavke in omejitve 2 1.4 Predvidene metode raziskovanja 2 2 OBLAČNE REŠITVE 3 2.1 Opredelitev oblačnih rešitev 3 2.2 Zgodovinski razvoj oblačnih rešitev 5 2.3 Prednosti in slabosti oblačnih rešitev 7 2.4 Varnost oblačnih rešitev 9 2.5 Skrite pasti oblačnih rešitev 9 2.6 Ponudniki oblačnih rešitev 10 3 UVEDBA OBLAČNIH REŠITEV 12 3.1 Uvajanje oblačnih rešitev 12 3.2 Vpliv oblačnih rešitev na poslovanje 14 4 ČLOVEŠKI VIRI 16 4.1 Opredelitev pojma 16 4.2 Pomen in vloga človeških virov v organizaciji 16 4.3 Osnovni procesi v kadrovskem oddelku 17 4.4 Rešitve na področju človeških virov 19 5 UVEDBA REŠITVE SUCCESSFACTORS 20 5.1 Rešitev SuccessFactors 20 5.2 Podpora rešitve SuccessFactors osnovnim procesom v kadrovskem oddelku 21 5.3 Razlogi za uvedbo SuccessFactors 25 5.4 Uvajanje rešitve SuccessFactors 27 5.5 Primeri uspešne uvedbe SuccessFactors v Sloveniji 28 6 SKLEP 31 LITERATURA IN VIRI 32 KAZALO SLIK SLIKA 1: STORITVENI MODELI... 5 SLIKA 2: MEJNIKI RAČUNALNIŠTVA V OBLAKU... 6 SLIKA 3: UPORABA RAČUNALNIŠTVA V OBLAKU V EVROPSKI UNIJI... 11 SLIKA 4: PROCES UVEDBE OBLAČNIH REŠITEV... 12 SLIKA 5: PRIMER MODELA PROCESOV UPRAVLJANJA S ČLOVEŠKIMI VIRI.... 18 SLIKA 6: LOGOTIP... 20 SLIKA 7: PRIMER OBRAČUNA PLAČ... 22 SLIKA 8: RAZVRŠČANJE ZAPOSLENIH GLEDE NA NJIHOVO USPEŠNOST... 23 i
SLIKA 9: ANALITIKA DELOVNE SILE.... 24 SLIKA 10: SAP JAM... 25 KAZALO TABEL TABELA 1: PONUDNIKI OBLAČNIH REŠITEV... 10 TABELA 2: HR REŠITVE... 19 TABELA 3: FAZE IMPLEMENTACIJE... 28 SEZNAM OKRAJŠAV EC2 Elastic Compute Cloud ERP Enterprise resource planning IBM International Business Machine Corporate SQS Simple Queue Service CRM Customer relationship management TCO Total cos tof ownership MOOC Massive Open Online Courses IPTO Information Processing Techniques Office ARPA United State of America Advanced Reserch Projects Agency IaaS Infrastructure as a Service PaaS Platform as a Service SaaS Software as a Service NIST National Institute of Standards and Tehnology IT Information Technology ISACA Information Systems Audit and Control Association HR Human resources EU Evropska unija HCM Human Capital Management HRM Human Resource Management
1 UVOD 1.1 Opis področja in opredelitev problema Skoraj vsakdo je že uporabnik družabnega omrežja Facebook, tako mlada kot starejša populacija. S tem, ko uporabljamo socialna omrežja, elektronsko pošto in druge storitve na internetu, uporabljamo računalništvo v oblaku. Torej vse informacije, novice, glasba, ki jih iščemo, so shranjene na strežnikih na različnih lokacijah po svetu (Geministyle, 2017). Računalništvo v oblaku se je v današnjem času zelo razvilo tako na področju industrije kot v domovih vsakdanjega uporabnika. Najlažje pa»cloud computing«ali računalništvo v oblaku razumemo kot metaforo za internet. Razumemo ga tudi kot shranjevanje, obdelavo in uporabo podatkov na oddaljenih računalnikih, do katerih dostopamo preko interneta. V diplomskem projektu bomo predstavili koncept oblačnih rešitev, njegovo uvedbo in spoznali človeške vire ter oblačno rešitev SuccessFactors. 1.2 Namen, cilji in hipoteze raziskave Namen diplomskega projekta je spoznati računalništvo v oblaku, opredeliti njegove prednosti in slabosti ter poudariti varnost v oblačnih rešitvah. Predstavili bomo tudi nekaj ponudnikov oblačnih rešitev. Seznanili se bomo s človeškimi viri, opredelili njihov pomen in vlogo v organizaciji. Opisali bomo temeljne procese, ki so prisotni v kadrovskih oddelkih v organizacijah. Cilj diplomskega projekta je, da vsebino računalništva v oblaku povežemo z oblačno rešitvijo SuccessFactors. Glavni cilji: opredelitev oblačnih storitev, poudariti varnost in skrite pasti v oblačnih rešitvah, predstavitev uvedbe oblačnih rešitev in njihov vpliv na poslovanje, opredelitev pomembnih procesov v kadrovskem oddelku, predstavitev pomena in vloge človeških virov v organizaciji, predstavitev SAP-ove rešitve SuccessFactors, predstavitev uspešne uvedbe SuccessFactors v slovenskem podjetju. Hipoteze: H1: Podjetja zaupajo oblačnemu sistemu poslovanja in prenašajo svoje podatke v oblak. H2: Vedno več podjetij se odloča za uvedbo oblačne rešitve SuccessFactors. 1
1.3 Predpostavke in omejitve V diplomskem projektu bomo uporabljali domačo in predvsem tujo literaturo, za pravilnost strokovnih izrazov pa spletne slovarje. Predpostavljali smo, da bomo imeli težavo pri iskanju dobrih primerov implementacije sistema, ki smo ga obravnavali v projektu. Ker so lahko nekateri podatki poslovna skrivnost, morda ne bi mogli pridobiti ustreznih podatkov. Prav tako bomo omejeni pri samem obsegu diplomskega projekta. Svojo omejitev smo videli v tem, da se bomo osredotočali na eno oblačno rešitev SuccessFactors. Omenimo lahko, da se bomo osredotočili le na oblačne vrste rešitev in ne na tako imenovane rešitve na lokaciji (angl. On-Premise). Prav tako se bomo osredotočili na uvedbo oblačnih rešitev in ne na uvedbo celovitih informacijskih rešitev. 1.4 Predvidene metode raziskovanja V diplomskem projektu bomo izbrali deskriptivni pristop, ki opisuje delovanje nekega pojava ali gospodarskega procesa, znotraj tega pristopa bomo uporabili naslednje metode: Z metodo deskripcije bomo opisali pojme in teorijo. Opredelili smo računalništvo v oblaku, človeške vire in oblačno rešitev SuccessFactors. Z metodo klasifikacije bomo določili mesto določenega pojava v sistemu pojavov in opredelili računalništvo v oblaku ter človeške vire. Z metodo komparacije, ki se nanaša na primerjavo enakih ali podobnih pojavov, bomo primerjali različne ugotovitve avtorjev glede prednosti in slabosti računalništva v oblaku. Z metodo kompilacije, ki se nanaša na povzemanje stališč in rezultatov avtorjev, bomo opredelili vplive oblačnih rešitev na poslovanje. 2
2 OBLAČNE REŠITVE Lahko rečemo, da je računalništvo v oblaku računalništvo, ki deluje na osnovi interneta. Vsak dan, ko posodobimo Facebook status, uporabljamo računalništvo v oblaku; tudi ko preverjamo bančno stanje na svojem telefonu. Računalništvo v oblaku bi lahko definirali na številne načine, vendar sta vsem skupna dva osrednja pojma: dinamični skalabilni viri in dostopnost do računalništva kot storitve (Zakrajšek, 2010). 2.1 Opredelitev oblačnih rešitev Kot smo že omenili, obstaja kar nekaj opredelitev računalništva v oblaku. Zato jih bomo navedli le nekaj. Beseda oblak kaže na dva pomembna koncepta, abstrakcijo in virtualizacijo. Pri abstrakciji gre za abstrahiranje sistemske implementacije za uporabnike. Virtualizacijo pa lahko definiramo kot pregledno združevanje oz. delitev računalniških virov (Höllwarth, 2012, str. 35). Tradicionalne poslovne aplikacije so bile že od nekdaj zelo kompleksne in drage. Pri računalništvu v oblaku se ne ukvarjamo s strojno ali programsko opremo to so odgovornosti ponudnikov. Aplikacije, ki delujejo na osnovi oblaka, potekajo za nižjo ceno. Oblačno aplikacijo odpremo v brskalniku, se prijavimo in jo začnemo uporabljati (Salesforce, 2017b). Ameriški urad za standarde in tehnologijo NIST opredeli računalništvo v oblaku na naslednji način:»računalništvo v oblaku je model, ki vam po potrebi, kadarkoli in povsod preko omrežja omogoča udoben dostop do skupine nastavljenih skupnih računalniških virov (npr. omrežij, strežnikov, pomnilniških sistemov, aplikacij in storitev), ki so lahko na voljo hitro in z minimalnimi stroški upravljanja ali z minimalno interakcijo ponudnika«(höllwarth, 2012, str. 36). Računalništvo v oblaku je slog računalništva, kjer so dinamično razširljiva in pogosto virtualizirana računalniška sredstva na voljo kot storitev preko interneta (Wikipedija, 2017). Računalništvo v oblaku lahko razdelimo na tri osnovne izvedbene modele: Javni oblak, definiran kot storitve v oblaku, ki nam jih ponuja trg. Gre predvsem za vire, ki so dostopni vsem, s tem pa se pojavljajo vprašanja varnosti, prava ter dostopnosti (Höllwarth, 2012, str. 38). Amazon, Apple, Microsoft in Google so le peščica vseh ponudnikov storitev javnega računalništva v oblaku. 3
Zasebni oblak zagotavlja oblačne storitve znotraj zasebnega omrežja. Je neodvisen od lokacije, glede vprašanja o varnosti, pravu in dostopnosti pa je bolj podoben tradicionalni informacijski tehnologiji, v nadaljevanju IT (Höllwarth, 2012, str. 40). Vse storitve kot infrastruktura so nadzorovane s strani ponudnika, upravljanje pa se lahko izvaja s pomočjo tretjega ponudnika. Do storitev lahko dostopamo preko interneta ali navideznih zasebnih omrežij. OnepStack, Eucalyptus, Microsoft Hyper-V Cloud so eni izmed ponudnikov zasebnega oblaka. Hibridni oblak je kombinacija storitev javnega oblaka, storitev zasebnega oblaka ter storitev običajnih rešitev za obdelavo podatkov. Zaradi mešane oblike integriranih storitev podjetja lažje najdejo rešitev (Höllwarth, 2012, str. 42). Uporabniki svoje storitve razdelijo in jih delno gostijo v zasebnem in delno v javnem oblaku. Notranji viri ostanejo pod nadzorom kupca, zunanje vire pa priskrbi ponudnik storitve v oblaku. Hibridni oblak bo imel veliko povpraševanja v okolju, kjer ostaja močna zahteva za uskladitev varnostnih ali drugih predpisov. Prepoznajo se zahteve po nizki ceni in primerni učinkovitosti (Geministyle, 2017). Poleg izvedbenih modelov računalništva v oblaku delimo oblak še na tri glavna področja storitvenih modelov: infrastruktura kot storitev (v nadaljevanju IaaS), platforma kot storitev (PaaS) in programska oprema kot storitev (SaaS). IaaS nanaša se na računalniško infrastrukturo, ponujeno z uporabo virtualizacije. Sem prištevamo strežnike, hrambo, omrežja, na katere uporabniki namestimo platforme, aplikacije ali podatke ter tako vzpostavimo delovno okolje. Prednost IaaS je v tem, da nam ni potrebno investirati v svojo strojno opremo. Je fleksibilna, inovativna storitev, dosegljiva na zahtevo (IBM, 2017). PaaS posreduje platformo, ki nam omogoča delovanje programske opreme. Gre za računalniške kapacitete, skupaj z orodji, za razvoj in testiranje računalniške programske opreme. Uporabljamo jo predvsem za čas razvoja in testiranja programske opreme naročnika. Uporabniki smo razvijalci, ki na tej platformi razvijamo svoje aplikacije in tako uporabljamo svoje rešitve. To nam omogoča razvoj aplikacij brez potrebe po nakupu in vzdrževanju tako lastne strojne kot programske infrastrukture (Geministyle, 2017). SaaS lahko definiramo tudi kot pot, kjer aplikacije potujejo na internet. Namesto nameščanja in vzdrževanja programske opreme lahko do aplikacij preprosto dostopamo preko interneta. Tako ne potrebujemo kompleksne programske in strojne opreme (Salesforce, 2017a). Dostop do aplikacij poteka preko brskalnika, pri tem ne potrebujemo predhodno nameščenih aplikacij ali programskega vmesnika. Aplikacijo uporabljamo brezplačno, 4
lahko plačujemo mesečno najemnino ali licenco. Ponudniki morajo omogočiti nenehen dostop in pravilno delovanje aplikacij, nadgrajevanje programske opreme, zagotavljati varnost ter neokrnjenost uporabnikovih podatkov. Navedeni storitveni modeli so na sliki 1 prikazani v obliki piramide. Slika prikazuje, da se vsi trije elementi gradijo drug na drugem in so delno odvisni drug od drugega. Slika 1: Storitveni modeli Vir: (Geministyle, 2017) 2.2 Zgodovinski razvoj oblačnih rešitev Z izrazom oblačne rešitve pomislimo na situacije, produkte in ideje, ki so se začele v 21. stoletju. Vendar oblačni koncept obstaja že vrsto let. Njegov začetek lahko pripišemo letu 1962, ko je J. C. R. Licklider postal vodja IPTO (angl. Information Processing Techniques Office) pri ameriški agenciji o naprednih raziskovalnih projektih ARPA (angl. United State of America Advanced Reserch Projects Agency). Že takrat je imel idejo o tako imenovanem intergalaktičnem računalniškem omrežju. Prav tako lahko začetke računalništva v oblaku pripisujemo Johnu McCarthy, ki je dejal:»računalništvo bo nekega dne morda organizirano kot javna storitev.«leta 1966 je Douglas Parkhill v svoji knjigi The Challenge of the Computer Utiliy opisal, kako bo izgledala računalniška tehnologija v prihodnosti. Vse atribute, ki jih danes pozna oblak, je Parkhill zapisal v svoji knjigi, ki govori o spletnem (angl. Online), elastičnem vtisu neizčrpnih virov. Razmišljal je tudi o javnih, zasebnih, družbenih in oblastnih oblikah računalništva. Prvo formalno uporabo termina»računalništvo v oblaku«pripisujemo Ramnathu Chellappa leta 1997 (Höllwarth, 2012, str. 29-30). Da smo idejo uresničili, je trajalo kar nekaj let. Pomembno vlogo pa je odigrala nadgradnja na splet 2.0, kar je pomenilo, da internet ni več enostranski medij. Uporabniki smo lahko komunicirali v vseh smereh. Nadgradnja na splet 2.0 je pomenila tudi, da smo uporabniki lahko uporabljali različne aplikacije kar preko spletnega brskalnika. Tako se je izoblikovalo več slojev storitev. Najprej smo se srečali s 5
programjem, kot je storitev SaaS. Na nižjih slojih pa so se izoblikovale PaaS in IaaS (Geministyle, 2017). Na sliki 2 je navedenih nekaj pomembnih mejnikov, ki so se zgodili skozi evolucijo računalništva v oblaku. Omenimo lahko tudi, da je tehnologija z računalništvom v oblaku evolucijska in ne revolucionarna. Kot revolucionarno lahko definiramo uporabo te tehnologije. Slika 2: Mejniki računalništva v oblaku 2010 Google App Engine Microsoft Azure Google PaaS Force.com pri Salesforce 2005 Amazon.com EC2 Nicholas Carr»The big switch«amazon.com uvede Web Service Initiative SIA uporabi izraz»cloud Computing«2000 IEEE konferenca Grid Salesforce.vom kot SaaS Zakon o varstvu podatkov (VB) R.Chellapa uporabi izraz»cloud Computing«1990 I. Forster & Carl Kesselman»The Grid«1962 J. C. R. Licklider Vir: (Höllwarth, 2012, str. 31) 6
2.3 Prednosti in slabosti oblačnih rešitev Oblak je in bo prinašal še ogromno novosti na področju IT. Novosti imajo tako dobre kot slabe lastnosti. Zakaj se vedno več podjetij odloča za računalništvo v oblaku? Spodaj je navedenih nekaj prednosti oblaka (Salesforce, 2015): fleksibilnost, okrevanje po nesrečah, avtomatsko posodabljanje programske opreme, brezplačna investicija, povečano sodelovanje, delo od koder koli, kontrola dokumentov, varnost, konkurenčnost, okolju prijazno. Fleksibilnost. Storitve v oblaku so idealne za podjetja, ki so v fazi rasti. Kadar se povečajo naše potrebe, lahko preprosto povečamo oblačne kapacitete. Prav tako lahko v primeru zmanjšanja potreb, zmanjšamo kapacitete. Torej uporabniki lahko najamemo storitve glede na svoje trenutne potrebe. Prav zaradi tega so podjetja, ki uporabljajo oblačne rešitve, v prednosti pred drugimi podjetji. Okrevanje po nesrečah. Podjetja vseh velikosti bi morala investirati v preprečitev katastrof. Na žalost manjša podjetja ne uporabljajo teh investicij, predvsem zaradi pomanjkanja denarja in znanja. Oblak podjetjem omogoča, da imajo svoje podatke na varnem in da naredijo njihovo kopijo. Raziskave kažejo, da ima vedno več malih podjetjih implementirano oblačno rezervo in obnovitvene rešitve. Avtomatsko posodabljanje programske opreme. Prednost računalništva v oblaku je v tem, da strežniki niso lokalno nameščeni, kar pomeni, da jih ne vidimo in nam niso v breme. Dobavitelji skrbijo zanje, kar pomeni, da redno posodabljajo programsko opremo in skrbijo za varnostne posodobitve. Ni nam treba skrbeti in zapravljati časa za vzdrževanje sistema. To pomeni, da imamo čas osredotočiti se na stvari, ki so pomembne, na primer rast našega podjetja. Brezplačna investicija. Računalništvo v oblaku nam prihrani velike stroške strojne opreme. Z oblačnim računalništvom plačamo storitev, ko jo potrebujemo. Povečano sodelovanje. Vsi zaposleni lahko dostopajo, urejajo in delijo dokumente kadar koli in kjer koli. Več stvari lahko urejajo skupaj in si delijo mnenja. Dokument, ki ga urejamo v oblaku, bomo lažje delili, hkrati pa se bo dokument redno posodabljal in omogočal boljše sodelovanje. 7
Delo od koder koli. Kadar imamo internetno povezavo, smo lahko v službi. Računalništvo v oblaku lahko uporabljamo tudi na mobilnih telefonih. To nam omogoča dostop od kjer koli in kadar koli. Tako lahko imamo bolj fleksibilen delovni čas. Omogoča boljše ravnovesje med delom in življenjem. Kontrola dokumentov. Pred računalništvom v oblaku so delavci pošiljali datoteke kot priponke v elektronski pošti. To je pomenilo nepregledno in kaotično delovno okolje. Dokumente smo lahko izgubili. Kadar uporabljamo računalništvo v oblaku, so vse naše datoteke shranjene v oblaku. Do njih lahko preprosto dostopamo in ne izgubljamo pomembnih datotek. Varnost. Pred časom je bila bilijonska škoda, če so nam ukradli računalnik. Pri računalništvu v oblaku so naši podatki shranjeni v oblaku, do njih lahko dostopamo tudi, če nam ukradejo računalnik. Konkurenčnost. Večje kot je podjetje, nižji je njihov čas reagiranja. Manjše kot je podjetje, hitrejši je njihov čas reagiranja. Poslovne aplikacije v oblaku pomenijo, da lahko mala podjetja konkurirajo z velikimi podjetji na trgu. Okolju prijazno. Vse prejšnje točke govorijo o prednosti računalništva v oblaku za podjetje. Poleg našega podjetja nam bo hvaležno tudi okolje. Uporabljamo le kapacitete, ki jih potrebujemo. Tako uporabljamo energijo, ki jo potrebujemo, in ne puščamo velike količine ogljikovega dioksida. Poleg naštetih prednosti lahko naštejemo še nekaj drugih, kot so: večja računska moč, nižji stroški, lažje vzdrževanje, močna industrijska telekomunikacija, hitrejši razvoj novih storitev in drugo (Geministyle, 2017). Ob navedenih prednostih lahko zasledimo kar nekaj slabosti računalništva v oblaku (CMS, 2017): težave s povezavo, težave z varnostjo, dolgoročni stroški, računalništvo v oblaku lahko deluje na lastniški tehnologiji, povečuje omrežno zakasnitev. Težave s povezavo. Dostop do podatkov, ki jih hranimo v oblaku, je lahko oviran. Kadar se ustavi oblačni strežnik, pomeni, da naše podjetje ne more delovati in dostopati do podatkov, ki jih imamo shranjene v oblaku. V takšnem primeru je pametno, da imamo rezervni plan, ker bo tako podjetje nemoteno delovalo naprej. Težave z varnostjo. Če uporabljamo oblačne rešitve, pomeni, da svoje podatke in informacije objavljamo na spletu. Tudi najsodobnejši in najnaprednejši sistemi, ki nam ponujajo najnovejšo varnostno tehnologijo, lahko zatajijo. 8
Dolgoročni stroški. Ena od prednosti oblačnih rešitev, ki smo jih prej navedli, je ta, da oblačne rešitve ne stanejo dosti. Vendar se stroški skozi čas kopičijo. Pri strojni opremi se stroški nižajo, saj je največja investicija pridobiti opremo na samem začetku. Računalništvo v oblaku lahko deluje na lastniški tehnologiji. Kadar imamo opravka z oblačnimi sistemi, se moramo zavedati, da zaupamo svoje delo podjetju, ki uporablja lastniško programsko opremo. To nam lahko povzroči, da smo zaprti v določeno strukturo cen. Ker oblak teče na lastniški tehnologiji, pomeni, da imamo manj alternativ, kot če bi imeli nekaj, kar je odprtokodno. Posledice so manj svobode, hkrati pa lahko pomeni tudi manjše dolgoročnejše inovacije. Povečuje omrežno zakasnitev. Treba se je prepričati, da bo v našem podjetju vse potekalo hitro in da bomo lahko delovali z velikim številom podatkov. Vse, kar bomo naredili, bo potekalo na spletu; to pomeni, da lahko naše dejavnosti, kot so uporaba interneta ali video konference, delujejo počasneje. Kot slabost bi lahko navedli to, da nam spletne aplikacije omogočijo manj funkcionalnosti kot namizne. Še vedno obstaja vprašanje varnosti in varovanja naših podatkov, ki jih hranimo v oblaku. Slabost je tudi nedostopnost do lastne opreme, saj so podatkovni centri oddaljeni. 2.4 Varnost oblačnih rešitev Omenili smo, da je varnost ena od slabosti oblačnih rešitev. Vedno več podjetij se odloča za premik v oblačne rešitve, vendar je njihova največja skrb, kje bodo shranjeni njihovi podatki, ali so varni in podobno. Tako so bile v Sloveniji izoblikovane smernice glede osebnih podatkov. Izšle so na pobudo informacijskega pooblaščenca Slovenije, v sodelovanju s Cloud Security Alliance Slovenia Chapter, s Slovenskim odsekom ISACA ter Zavodom e-oblak, Eurocloud Slovenia. V smernicah so navedene in pojasnjene minimalne zahteve zakonodaje, na kaj je treba paziti pri odločanju o ustreznem ponudniku oblačnih storitev (Geministyle, 2017). Pojavlja se vprašanje, ali so naši podatki v oblaku varni ali ne. To pa ni preprosto vprašanje in nanj ni dopustno pavšalno odgovoriti, da je nekaj, kar imamo sami pod nadzorom, tudi bolj varno. Tukaj gre za vprašanje zaupanja. 2.5 Skrite pasti oblačnih rešitev Pri objavi vsebin na socialnih ali drugih omrežjih, ki potekajo v oblaku, si pogosto postavljamo vprašanja glede zasebnosti, varnosti in izgube podatkov. Tako se pojavljajo tudi vprašanja: Kaj se zgodi z vsemi podatki, če gre podjetje v stečaj ali če pride do okvare strežnika? Smo jih izgubili? Pri odločitvi prehoda s klasičnega modela do modela oddaljenih virov so potrebne natančne analize prednosti, slabosti in ekonomske upravičenosti. Prehod v oblak prenaša namreč množico novosti, ki se jih uporabniki pogosto ne zavedamo. S prehodom v oblak 9
smo seznanjeni s pričakovanimi tehničnimi novostmi, spregledamo pa predvsem pravna in etična vprašanja (Geministyle, 2017). Med tehničnimi vprašanji so vprašanja o podatkih. Kako bomo obstoječe podatke prestavili v novo okolje? V katerem formatu? Težave predstavlja tudi dejstvo, da se uporabniki ne zavedajo, da obstaja samo en oblak in da so ponudniki storitev v konkurenčnem razmerju. Problem najdemo predvsem pri trajni hrambi podatkov. Zakonodaja EU zahteva, da se določeni podatki hranijo v območju EU. Vemo pa, da se oblaki v podatkovnih centrih nahajajo na različnih predelih sveta. Tako se lahko zgodi, da se bodo podatki, ki so bili primarno locirani v evropskem podatkovnem centru, znašli na tujih lokacijah. 2.6 Ponudniki oblačnih rešitev Med ponudniki oblačnih rešitev najdemo plačljive in neplačljive platforme. Med prosto dostopnimi platformami lahko navedemo Amazon, Google, Apple. Plačljive in hkrati zmogljivejše platforme pa so IBM, Microsoft Azure. Poleg navedenih brezplačnih storitev v oblaku poznamo tudi bolj poznana družabna omrežja. Na primer Facebook, Twitter, različne spletne e-poštne storitve, kot so Gmail, Hotmail, različna spletna mesta za deljenje slik in podobno. V tabeli 1 imamo prikazane ponudnike oblačnih rešitev, razvrščene glede na storitvene modele. Tabela 1: Ponudniki oblačnih rešitev Ponudniki IaaS PaaS SaaS IBM IBM CloudBurst Appliance Microsoft Windows Server Hyper-V Amazon Amazon Web Services (EC2, S3, SQS, SimpleDB, ) Google VMWare vcloud IBM Cloud Service Provider Platform Windows Azure Google App Engine (Java, Python) IBM LotusLive Collaboration Suite Office 365, BPOS Google Apps (Gmail, Google Calendar, Google Talk, Google Docs, YouTube,...) Salesforce.com Salesforce CRM Force.com 10
Ponudniki IaaS PaaS SaaS Eucalyptus Predstavitev privatnih in hibridnih oblakov. Vir: (Geministyle, 2017) Spoznali smo prednosti in slabosti računalništva v oblaku. Zanima nas tudi, ali se podjetja kljub vsem prednostim in slabostim resnično odločajo, da bodo svoje poslovanje vodila in upravljala v oblaku. Na sliki 3 imamo prikazano, kako se je uporaba računalništva v oblaku spremenila glede na države v Evropski uniji. Prav tako imamo naveden procentni delež celotne uporabe oblaka, ki pa se je v dveh letih povišal za 2 %. V letu 2014 je bil 19 %, v letu 2016 se je dvignil na 21 %. Slika 3: Uporaba računalništva v oblaku v Evropski uniji Vir: (Giannakouris & Smihily, 2017) Sklepamo lahko, da vedno več podjetij zaupa oblaku in uporablja računalništvo v oblaku. Treba je omeniti, da z računalništvom v oblaku mislimo tako na elektronsko pošto kot na shrambo datotek v oblaku. 11
3 UVEDBA OBLAČNIH REŠITEV Uvedbo oblačnih rešitev lahko razumemo tudi kot implementacijo oblačnih rešitev (angl. cloud implementation). V tem poglavju bomo predstavili pet korakov do uspešne uvedbe oblačnih rešitev. 3.1 Uvajanje oblačnih rešitev Pokazali bomo, kako se oblačne rešitve uvedejo v podjetje ter kaj to pomeni za podjetje in njegov IT. Implementacijo lahko razdelimo na pet ključnih korakov, kot prikazuje slika 4. Slika 4: Proces uvedbe oblačnih rešitev Raziskovanje Ocenjevanje Odločanje Implementacija Ponavljanje RAZISKOVANJE Vir: (Williams, 2010, str. 113) Fazo raziskovanja lahko razdelimo na dva dela. To sta pregled podjetja ter IT pregled. Pregled podjetja. Raziskati in pregledati moramo naše cilje in tarče podjetja. Cilji morajo biti specifični, merljivi, dosegljivi, realistični, časovni ter skladni. Pomembno je tudi, da se pri raziskavi osredotočimo na vse dele svojega podjetja. Tako moramo vključiti management, človeške vire, prodajo, marketing ter finance. V fazi raziskovanja so pomembni tudi zaposleni. Pri njih dobimo informacije o tem, na katerih delih porabijo največ časa ter kakšne izboljšave bi lahko uvedli, da bi njihovo delo potekalo hitreje. Pomembne so tudi naše stranke. Zastavimo jim vprašanja, kot so: kaj delamo dobro, kje vidite možnost izboljšav, katere izdelke bi pogrešali in podobno. Raziskovati moramo temeljito. Če bomo to naredili dobro in s tem spodbudili tako zaposlene kot stranke, imamo možnost, da bomo dobili kar nekaj dobrih idej za izboljšavo našega poslovanja (Williams, 2010, str. 114). IT pregled. Po končanem pregledu podjetja lahko razvijemo njegove konkretne cilje in posledično katere bomo lahko uresničili s pomočjo IT. Poudariti moramo, da je za to potreben tudi pregled obstoječega IT sistema (Williams, 2010, str. 116): treba je pregledati strojno opremo, kjer se osredotočimo na stroške energije, vzdrževanje pogodb, zasedbo prostora ter obnove; pregled programske opreme; shranjevanje podatkov, ki so shranjeni na strežnikih in osebnih računalnikih; povezljivost z internetom; 12
ključno tehnično osebje in njihova znanja; zahteve tehnične podpore; podatki o uporabnikih, njihove podrobnosti ter fizične lokacije. Razumeti moramo naše poslovne cilje, stroške ter vrednost naših IT sistemov. Tako bomo lahko oblikovali seznam procesov, ki jih lahko prestavimo v oblak. OCENJEVANJE Faza ocenjevanja je sestavljena iz zahtev za reševanje določenih problemov, stroškovne uporabe računalništva v oblaku in testiranja oblaka. Pri tej fazi smo definirali problem, ki ga moramo rešiti. Rešili ga bomo tako, da bomo zbrali zahteve, ki vsebujejo čim več podrobnosti, merljivih in preverljivih. Sledi stroškovni pregled uporabe oblaka. Pri izračunavanju stroškov moramo upoštevati tako interne stroške kot stroške porabe. Na podlagi tega lahko ocenimo, ali je uvedba oblaka racionalna. Če je racionalna, lahko začnemo s testiranjem oblaka. S preizkusom lahko ugotovimo, ali je rešitev dovolj hitra, učinkovita in ali nam omogoči doseganje zastavljenih ciljev (Williams, 2010). ODLOČANJE Glede na prejšnji fazi lahko v fazi odločanja izbiramo uporabo primerne arhitekture. V prejšnjem poglavju smo opredelili tri osnovne storitvene modele oz. arhitekture. Odločamo se lahko med IaaS, Paas ter SaaS. Prav tako lahko v fazi odločanja izbiramo primernega izvajalca. Zavedati se moramo, da računalništvo v oblaku ni samo proces varčevanja, temveč tudi ustvarjanja denarja (Williams, 2010). UVEDBA Čas uvedbe je odvisen od velikosti našega podjetja. Uvedba lahko traja od ene ure do enega leta ali celo dlje. Kadar je projekt uvedbe velik, potrebujemo načrt ter strategijo uvajanja, ker bodo po uvedbi potrebne meritve in spremembe. Vsaka uvedba oblačne rešitve mora vsebovati (Williams, 2010, str. 123): opredelitev projekta ključne gonilnike ter jasne poslovne cilje; upravljanje določitev sponzorjev in članov ekipe za projektno vodenje; ekipo za uresničevanje določitev ekipe, ki bo projekt izvajala, testirala in razvijala; urnik izvajanja določimo faze, aktivnosti, mejnike ter časovne roke; strukturo dela načrtovanje dejavnosti in kdo bo te dejavnosti izvajal; zahtevane vire določitev proračunskega načrta za IT in določitev stroškov osebja; obvladovanje tveganj; interesne skupine posvetovanje lastnikov podjetja s poslovnim osebjem; zagotavljanje kakovosti določitev ključnih meril uspešnosti in nadzora. Ob uvedbi novega sistema moramo zagotoviti primerno usposabljanje zaposlenih. Prav tako bomo morali vse svoje podatke prenesti iz lokalnih diskov na oblak. Pri tem pa se 13
bomo soočali s prilagajanjem. Zavedati se moramo, da bomo morali na samem začetku svoje podatke voditi iz starih in novih sistemov. Pomembno vlogo pri tem ima tudi testiranje varnosti. PONAVLJANJE Po uspešni prvi uvedbi se lahko podjetje odloči, da bo v oblak preneslo tudi druge dele svojega podjetja. To pomeni, da moramo vedno znova iti skozi celotni proces implementacije, ki smo ga navedli prej. 3.2 Vpliv oblačnih rešitev na poslovanje Ni pomembno, ali je podjetje veliko ali malo. Podjetja vseh velikosti lahko koristijo prednosti storitev v oblaku. Večje kot je podjetje, bolj kompleksna bo njegova pot v oblak. Majhna podjetja lahko svoje potrebe po IT popolnoma pokrijejo s storitvami javnega oblaka. Večja podjetja posegajo po zasebnih in hibridnih oblakih. IT oddelki v podjetju imajo jasno nalogo: odgovorni so za optimalno rabo IT. V današnjem času v podjetju ni področja, kjer se poslovni proces ne bi mogel izboljšati z uporabo IT. Problem za oddelek IT je, da z omejenimi denarnimi sredstvi zagotovimo optimalno strategijo in optimalno dostopnost. Veliko podjetniško tveganje predstavlja vsaka uvedba nove poslovne rešitve. V današnjem času se oddelki IT vedno bolj spopadajo z zahtevami strokovnih oddelkov, ki bi radi imeli nove rešitve. Najpogostejša izbira postajajo rešitve v oblaku, saj jih je enostavno uporabljati, stroški pa nastanejo na osnovi porabe. IT oddelki se dobro zavedajo, da se morajo s takšnimi zahtevami soočiti, če želijo imeti vlogo pri upravljanju IT (Höllwarth, 2012, str. 187-189). V gospodarstvu se vedno pogosteje srečujemo z nepredvidljivimi razmerami. Zaradi tega podjetja vedno pogosteje prehajajo iz standardnega fiksnega strateškega modela na model s spremenljivimi stroški. Omenjen pristop je današnjemu gospodarstvu primernejši. S tem zmanjšamo odvisnost in tveganja kapitalskih naložb za vstop na nove trge ali uvedbo novih izdelkov. Ta prožna struktura stroškov varuje denarni tok, saj se stroški povečujejo in zmanjšujejo usklajeno s prihodki. Ko pa se življenjski cikel proizvoda zmanjša na mesece, predvidljivost tržišč nadomestimo z negotovim globalnim gospodarstvom. Gospodarstvo je danes sestavljeno iz številnih manjših in hitro rastočih trgov, kjer kupci želijo več kot le poceni izdelek. Zato morajo podjetja nenehno razvijati svoje in nove izdelke, da bi obstala na trgu. Podjetja, ki sprejemajo variabilne stroške oblaka, bodo deležna koristi tako s strani ponudnika kot potrošnika (Hugos & Hulitzky, 2011, str. 154). Irving Wladawsky-Berger verjame, da ima računalništvo v oblaku najpomembnejši vpliv na poslovanje v trendu zunanjega izvajanja pomožnih dejavnosti. Opozarja, da je uporaba standardiziranih storitev v proizvodni industriji prinesla pomembne izboljšave v produktivnosti in kakovosti (Hugos & Hulitzky, 2011). Peter Fingar je avtor in opazovalec razvijajočega se razmerja med poslovanjem in IT. Verjame, da bo računalništvo v oblaku spremenilo način, kako podjetja delijo vsebino, kako bodo komunicirala s kupci kot tudi z dobavitelji ter kako bodo dostopala do svojih 14
informacij. Računalništvo v oblaku spreminja ekonomijo poslovanja. Podjetjem omogoča, da prilagajajo in razširjajo svoje poslovne modele glede na razmere na trgu. Računalništvo v oblaku Peter Fingar vidi kot (Hugos & Hulitzky, 2011): razporeditev nalog med večje število računalnikov; zagotovitev platforme v realnem času za razvoj novih izdelkov; zagotavljanje platforme za skupinsko delo; zagotavljanje dostopnosti informacij ne glede na lokacijo. Dr. Wladamsky-Berger in Peter Fingar sta poudarila nekaj zanimivih področij razvoja, ki jih lahko razdelimo na dva dela. Kot prvo navajamo spreminjanje razmer med družbo in njenimi dobavitelji ter kupci, kot drugo pa spremembo vodstvenih paradigem ter model nadzora za trenutno povezovanje in sodelovanje (Hugos & Hulitzky, 2011). 15
4 ČLOVEŠKI VIRI Zaposleni oz. človeški viri omogočajo optimalno izrabo virov. Živimo v svetu, v katerem so spremembe stalnica, tempo življenja je hitrejši, kot smo ga vajeni. Podjetja se srečujejo z izzivi, ki jih silijo k razvoju in spremembam. Da bo podjetje uspešno, so v prvi vrsti pomembni dovolj usposobljeni kadri, ki uspešno opravljajo svoje delo. Podjetja se tako odločajo za razvoj človeških virov. To pomeni, da svoje zaposlene izobražujejo, usposabljajo in motivirajo. Ne smemo pozabiti, da se mora zaposleni počutiti cenjenega, spoštovanega in da prispeva k dobremu podjetju. 4.1 Opredelitev pojma Človeški viri so kadrovski oddelek v podjetju, ki se osredotoča na zaposlene. Vključuje aktivnosti, ki zajemajo vse od zaposlovanja novih ljudi, izobraževanja zaposlenih do njihovih plač (Dictionary, 2017). Človeški viri ali človeške zmožnosti so širok pojem, ki opredeljuje vse znane in neznane lastnosti. Zato bomo govorili o človeških zmožnostih v širšem pomenu, ki so raznovrstne in se nanašajo na različna področja človekovega življenja. V širšem pomenu govorimo o psihičnih, fizičnih in fizioloških zmožnostih. Ko govorimo o človeških zmožnostih v ožjem pomenu, mislimo na sposobnost, znanje in motivacijo (Lipičnik, 1997). Za motivacijo lahko opredelimo dva pomena, če jo preučujemo v povezavi z organizacijo. Prvič jo lahko označimo kot eno izmed strategij managementa. Managerji si prizadevajo prepričati zaposlene, da bi s svojim delom dosegli rezultate, pomembne za organizacijo. Naloga vsakega managerja je motivirati zaposlene, da bodo opravljali svoje delo boljše in z večjo prizadevnostjo. Drugi pomen motivacije izhaja iz psihološkega koncepta in se nanaša na notranje, mentalno stanje posameznika (Traven, 1998). Znanje lahko definiramo kot miselni produkt, ki ga ves čas nadgrajujemo in izpopolnjujemo. Več kot imamo posamezniki predhodnih izkušenj, večja kot je naša absorpcijska kapaciteta, več novega znanja bomo pridobili in uporabili (Dermol, 2013, str. 13). Sposobnosti razdelimo na strokovne in podporne. Strokovne se razvijajo z uporabo strokovnega znanja, podporne pa lahko uporabimo tudi brez le-tega. Niso vezane na določeno disciplino, ampak so uporabne na različnih delovnih mestih (Hosta, 2008). 4.2 Pomen in vloga človeških virov v organizaciji Podjetja in zaposlenih ne moremo ločiti. Brez zaposlenih ne bi bilo podjetja, brez podjetja pa ne bi imeli zaposlenih. Pomembno je, da se vodstvo podjetja zaveda, da ne smemo slediti le lastnim interesom, ampak se moramo osredotočiti tudi na interese zaposlenih. Ko vlagamo v razvoj človeških virov oz. zaposlenih, vlagamo v rast podjetja. Dejavniki uspešnosti podjetja niso zgolj velikost, ampak tudi organizacija poslovnega procesa, 16
možnost hitrega prilagajanja in spreminjanja proizvodnih postopkov, izdelkov. Sklepamo torej, da se mora upravljanje človeških virov znotraj podjetja nenehno prilagajati in odzivati na okolje. Predstavlja tudi velik problem pri formaliziranju spremenjenih pogojev. Ob upoštevanih navedenih vplivih na poslovanje podjetja je treba upoštevati še spremembo načina dela, za posameznika morda celo vrsto dela. Vendar to dvoje zahteva veliko prožnosti, tako na strani podjetja kot na strani zaposlenega. Uspešnost podjetja torej ni odvisna le od kvalitetnega izdelka ter enkratnih dejanj posameznika, temveč tudi od stalne dejavnosti celotnega kolektiva. Človek je tisti, ki daje vrednost. Pomembna sta tudi denar in oprema, vendar sama po sebi še ne zagotavljata uspešnosti, saj dokler ne začnejo z njima delovati ljudje. Zaposlenim je treba zagotoviti, da imajo občutek samopotrditve in skozi delo začutijo zadovoljstvo. Podjetja se morajo zavedati, da so zaposleni njihov intelektualni kapital, ki se pojavlja kot: človeški, socialni in strukturni kapital. Značilnost človeškega kapitala je, da raste ob naložbah v sposobnosti posameznika. Posamezniki z znanjem in izkušnjami sodelujejo v delovnem procesu. Ko vlagamo v intelektualne sposobnosti zaposlenih, višamo produktivnost posameznika. Višja produktivnost posameznika pa posledično povzroča višjo vrednost podjetja. Sestavine človeškega kapitala so: znanje, izkušnje, spretnost, dobri medsebojni odnosi, motiviranje zaposlenih in podobno. Kot socialni kapital razumemo tisto, kar spada v splet medsebojnih odnosov in komunikacije v podjetju, vrednote kulture podjetja, kooperativnost pri skupinskem delu, medsebojno zaupanje, koordinirano sodelovanje. Pomembna sestavina socialnega kapitala je občutek pripadnosti podjetju. Ta občutek je pomemben takrat, ko nastopijo v podjetju potrebe po kriznem vodenju. Tisti zaposleni, ki ne čutijo pripadnosti podjetju v kriznem obdobju, prvi zapustijo podjetje. Na koncu imamo še strukturni kapital, ki predstavlja organiziranost podjetja za uporabo vseh vrst znanja. Gre za vrste podpornih struktur človeškemu kapitalu. Tako ugotavljamo, da za uspešnim podjetjem stoji tudi sistem upravljanja s človeškimi viri, ki zaposlenim omogoča razvoj, izobraževanje v smislu inovativnosti, ustvarjalnosti ter motiviranosti (ZZZS, 2017). Vedno bolj bomo strmeli k pravilnemu upravljanju človeških virov. V prihodnje se bodo podjetja soočala s pomanjkanjem delovne sile, zato bodo morala dobro voditi zaposlene. Da človeške vire vidimo kot najpomembnejše dejavnike podjetja, pomeni, da z njimi tudi pravilno ravnamo. Lahko rečemo, da je to ključ do uspeha podjetja. Dejavniki, ki zagotavljajo podjetju uspeh, so kapital, sredstva ter ljudje. Ljudje omogočajo izrabo vloženega kapitala in sredstev. Človeški viri povežejo vse vire v delujočo enoto. Brez usposabljanja človeških virov je ves kapital neuporaben (ZZZS, 2017). 4.3 Osnovni procesi v kadrovskem oddelku V zadnjih letih se je kadrovska funkcija v podjetju dokaj razvila. Temu pa je pripomogla informacijska podpora, vključevanje vodij in zaposlenih v aktivnosti, povezovanje s kadri, večanje učinkovitosti zaposlenih, predvsem ocenjevanje delovne uspešnosti, kompetence in izobraževanje ter zaposlovanje kot kompleksen proces. Namesto izraza kadrovska funkcija bomo uporabljali izraz upravljanje s človeškimi viri, v nadaljevanju pa kraticov HRM (angl. Human Resource Management). To je ključna funkcija, ki ima 17
pomembno vlogo pri strateških odločitvah, saj vedno več prispeva k skupnim poslovnim strateškim odločitvam (Toplak, 2006). Vsaka organizacija pa naj bi vpeljala takšen model procesov upravljanja človeških virov, ki ji po dejavnosti in zmožnosti najbolj ustreza. Na sliki 5 imamo primer modela procesov upravljanja s človeškimi viri: Slika 5: Primer modela procesov upravljanja s človeškimi viri. Vir: (Toplak, 2006) Florjančič, Bernik in Novak (2004) opredelijo kadrovski proces kot proces sprejemanja in usposabljanja, razvoja zaposlenih, gre torej za tok dogodkov in aktivnosti, ki vodijo k zasedbi delovnih mest v organizaciji. Najpomembnejši procesi, ki potekajo v kadrovski funkciji: proces izbora kandidata, proces sprejemanja kadrov, proces uvajanja novosprejetih delavcev, proces permanentnega izobraževanja in razvoja, proces izobraževanj vodij. 18
4.4 Rešitve na področju človeških virov Večina celovitih informacijskih rešitev, v nadaljevanju ERP (angl. enterprise resourse planning), že vsebuje modul za človeške vire, v nadaljevanju HR (angl. human resources), v katerem so vse funkcionalnosti in informacije za upravljane z zaposlenimi. V mnogih podjetjih se informacije, ki jih imamo vnesene v modulu človeških virov, uporabljajo tudi za hranjenje informacij na drugih področjih podjetja. Na primer, oddelek za informacijsko tehnologijo prejme obvestilo o odpovedi, kar nam omogoča, da prekinemo dostop do vseh sistemov (White, 2011). IT rešitve za upravljane človeških virov največkrat najdemo kot modul ali funkcionalnost znotraj celovite informacijske rešitve. Vendar najdemo tudi samostojne rešitve. Te lahko razdelimo na tiste, ki jih imamo lokalno nameščene na strežniku, in tiste, ki jih najdemo v oblaku. Oblačne HR rešitve lahko označimo kot rešitve, ki so poceni, so fleksibilne imajo nizko tveganje, ponujajo avtomatske posodobitve ter drugo. Poleg vseh navedenih prednosti pa imajo oblačne HR rešitve tudi slabosti, kot so odvisnost od interneta, manjša prilagodljivost ter manjša kontrola. Z rešitvami, ki jih imamo lokalno nameščene na strežnikih, bomo vedno imeli večje stroške, vendar smo neodvisni od interneta. Kadar razmišljamo o korenitih spremembah v programski opremi, se moramo odločiti za lokalno nameščene rešitve (Middleton, 2017). Najboljše in najbolj prepoznavne rešitve HR si lahko ogledamo na tabeli 2. Rešitve smo razdelili na pet različnih kategorij glede na posamezno področje. Tabela 2: HR rešitve Uprava Upravljanje učinkovitosti Zaposlovanje Upravljanje učenja Angažiranje zaposlenih Workday SuccessFactors ICIMS Recruit Litmos Qualatrics Ultipro WideAngle Bullhorn Halogen Talentspace Bloomfire Ceridian Peoplesoft Jazz Cornerstone I5Five ADP Workday Halogen Pluralsight Bullseye Vir: (TehnologyAdvice, 2017) V nadaljevanju bomo podrobneje opisali SAP SuccessFActors. Rešitev smo si izbrali predvsem zaradi njegove hitre rasti. SuccessFactors ima kar 47 milijonov uporabnikov ter 51 % rasti iz leta v leto (Bersin, 2017). 19
5 UVEDBA REŠITVE SUCCESSFACTORS Danes se moramo zavedati, da dolgoročna rast in uspeh podjetja nista odvisna le od finančnega kapitala. Velik pomen za podjetje je imeti tudi intelektualni kapital. Imeti moramo prave ljudi, zadovoljne, na pravem mestu in s pravim znanjem. Rešitev SAP SuccessFactors nam to omogoča. Kadrovske službe bodo lahko s pomočjo te rešitve upravljale, načrtovale in zaposlovale nove kadre, jih usposabljale ter premeščale zaposlene. 5.1 Rešitev SuccessFactors SAP SuccessFactors je globalna oblačna rešitev z upravljanjem s človeškimi viri. Ustanovljena je bila leta 2001 v San Franciscu na podlagi SaaS programske opreme. Podjetje ima pisarne kar na 35 lokacijah, ima več kot 3500 strank ter uporablja več kot 35 jezikov. Med temi strankami je nekaj svetovno priznanih podjetij in znamk, kot so Adobe, Capital One, Starbucks, Siemens, PepsiCo, NASA, VMware, McAfee, American Airlines ter drugi (Grubb & Marson, 2015). SAP je leta 2011 sporočil, da bo prevzel podjetje SuccessFactors. Tako je leta 2012 podjetje SuccessFactors dobilo nov naziv»successfactors, an SAP company«(slika 6). Podjetje SAP pa je z nakupom pridobilo dostop do prave oblačne rešitve ter dostop do celovite rešitve na področju človeških virov (Grubb & Marson, 2015). Slika 6: Logotip Vir: (Wikimedia, 2017) SuccessFactors rešitev je zbirka aplikacij, imenovanih SuccessFactors, kar je upravljanje s človeškim kapitalom, v nadaljevanju HCM (angl. human capital management). Pokrivajo področja, ki so povezana z upravljanjem s človeškimi viri, kot so vključevanje HR, upravljanje talentov, načrtovanje dela, analitika ter sodelovanje. Področje upravljanja talentov zajema vsa ključna področja: upravljanje uspešnosti, zaposlovanje, upravljanje nadomestil, izobraževanje, nasledstvo ter razvoj (Grubb & Marson, 2015). Rešitev SAP SuccessFactors je moderna in sodobna rešitev v oblaku. Nadgrajuje standardne kadrovske postopke z naprednimi orodji na področju razvoja kadrov. SuccessFactors vsebuje več kot 20.000 prej definiranih vsebin ima svojo knjižnico opisov delovnih mest, kompetenc, veščin, ciljev, ki so prilagojeni tudi glede na vejo podjetja. Ima sodoben uporabniški vmesnik v znamenju mobilnih in družbenih omrežij. Namen rešitve je, da podjetjem omogoči realizacijo poslovnih strategij. Prav tako je 20
rešitev primerna za vsa podjetja, ki imajo od 50 do več tisoč zaposlenih ne glede na to, kakšen informacijski sistem uporabljajo (Avtenta, 2017). 5.2 Podpora rešitve SuccessFactors osnovnim procesom v kadrovskem oddelku V poglavju 4 smo obravnavali človeške vire ter najpomembnejše procese v kadrovskem oddelku. Kadrovske rešitve, ki jih ponuja SuccessFactors, bi lahko razdelili na štiri glavne dele, in sicer: celovita kadrovska evidenca, rešitve za upravljanje talentov, analitika, sodelovanje in socialno učenje. CELOVITA KADROVSKA EVIDENCA (angl. Employee central) Zaradi globalne delovne sile se morajo kadrovske rešitve prilagajati ter podpirati lokalne in globalne potrebe. SuccessFactors Employee Central oz. kadrovska evidenca je zasnovana v oblaku (osnova HR), ki združuje HR transakcije in procese. Je visoko prilagodljiva poslovnim procesom in poslovnim potrebam. Kadrovska evidenca vsebuje vse podatke o delovni sili, je globalni sistem vodenja evidenc, omogoča popolno integracijo, kar pomeni, da omogoča povezavo s klasičnimi ali v oblaku zasnovanimi aplikacijami. Omogoča tudi družbeno sodelovanje ter zmogljivo analitiko, saj povezuje podatke delovne sile s finančnimi, CRM ter drugimi podatki (Dejavniki uspeha, 2017a). Znotraj celovite kadrovske evidence imamo tudi OBRAČUN PLAČ (angl. Payroll). Rešitev SAP za plače lahko uporabljajo podjetja, ki uporabljajo Celovito kadrovsko evidenco. Namenjena je podjetjem, ki želijo sama upravljati plače preko oblaka. Oblačna rešitev za plače pa nam omogoča popolnoma enake zmožnosti in ugodnosti kot SAP onpremis rešitev za plače. Ta nam ponuja preizkušene rešitve, zgrajene na podlagi svetovno priznane rešitve za plače. Ponuja nam globalni doseg, saj je danes na voljo že v 28 državah. Zagotavlja nižje TCO oz. stroške lastništva (angl. total cost of ownership) ter skladnost, tudi pravno. Primer obračuna plač lahko vidimo na sliki 7 (Dejavniki uspeha, 2017a). 21
Slika 7: Primer obračuna plač REŠITVE ZA UPRAVLJANJE TALENTOV Vir: (Sam, 2013) Zavedati se moramo, da so zaposleni naša največja naložba. Prav tako predstavljajo skoraj polovico vseh stroškov poslovanja. Zato jih moramo dobro voditi. SuccessFactors vključuje rešitve, s katerimi od zaposlovanja do upokojitve pokriva vse procese za upravljanje talentov. Vključuje tudi vpogled v talente, iskalnike talentov ter orodja za izgradnjo delovnega mesta. Ciljno vodenje in merjenje uspešnosti (angl. Performance & Goals). Omogoča nam, da pridobimo podrobne informacije o uspešnosti naših zaposlenih, ki so potrebne za nagrajevanje in razvoj talentov. Cilje lahko usklajujemo, kar pomeni, da zaposleni in managerji uskladijo individualne cilje s cilji organizacije. Zaposlene lahko razvrščamo glede na njihovo uspešnost, kot je prikazano na sliki 8. Kadar primerjamo in ocenjujemo zaposlene na podlagi enakih kriterijev, nam pomaga odkriti najuspešnejše v podjetju ter morda tudi potencialne voditelje (Dejavniki uspeha, 2017b). 22
Slika 8: Razvrščanje zaposlenih glede na njihovo uspešnost Vir: (Dejavniki uspeha, 2017b) Nagrajevanje (angl. Compensation). Sredstva, namenjena za nagrajevanje zaposlenih, lahko s pomočjo SuccessFactors učinkovito razdelimo tako, da nagradimo in ohranimo najuspešnejše. Izogibamo pa se plačevanju neučinkovitih delavcev. Poleg nagrajevanja lahko optimiziramo proračun, izboljšamo skladnost in zmanjšamo možnost napak, ki se lahko pojavijo pri ročnem nagrajevanju (Dejavniki uspeha, 2017b). Nasledstvo in razvoj (angl. Succession & Development). Pomembno je, da podjetja skrbijo za svojo naslednjo generacijo voditeljev. Nasledstvo in razvoj nam tako pomagata, da odkrijemo in razvijemo talente, ki jih potrebujemo za večjo moč organizacije. Z rešitvijo lahko oblikujemo strateške nasledstvene procese, ki nam pomagajo pri doseganju boljših rezultatov (Dejavniki uspeha, 2017b). Uvajanje novih zaposlenih (angl. Onboarding). Pomaga nam pri spreminjanju novih zaposlenih v zavzete, samozavestne in produktivne zaposlene. To pa nam omogoča s tem, da: kadrovsko službo in nove zaposlene vodimo skozi proces uvajanja; nove zaposlene povežemo s pravimi ljudmi in pravo vsebino; hitro razvijamo nove zaposlene in jih oblikujemo v člane ekipe, ki so produktivni. Poleg tradicionalnega uvajanja, kot so obrazci in opravila, SuccessFactors ponuja funkcije, osredotočene na nove zaposlene. Omogoča, da se novi člani počutijo povezano in da so obveščeni že od samega začetka (Dejavniki uspeha, 2017b). Izobraževanje (angl. Learning). Če želimo, da naše podjetje raste in na trgu uspe, moramo poskrbeti, da v svoje podjetje vpeljemo kulturo učenja. Z rešitvijo učenja oz. izobraževanja bomo izboljšali znanja zaposlenih, razvili vodje in zaposlene, zmanjšali tveganje in zagotovili boljšo zavzetost zaposlenih (Dejavniki uspeha, 2017b). Zaposlovanje (angl. Recruiting Execution). Lahko ga definiramo kot celovito rešitev za pridobivanje talentov. Omogoča nam, da pridobimo talente, ter nam pomaga, da izberemo in zaposlimo kandidate, ki odgovarjajo na naše potrebe. SuccessFactors 23
patentirana metodologija nam omogoča, da pravi kandidati izvedo za novo delovno mesto ob pravem času (Dejavniki uspeha, 2017b). ANALITIKA Analitiko lahko označimo kot zbirko orodij, tehnik in znanj, ki zaposlenim in podjetjem pomagajo raziskati pretekle poslovne rezultate. Pri SAP SuccessFactors lahko definiramo analitiko delovne sile in načrtovanje delovne sile. Analitika delovne sile (angl. Workforce Analytics). Pomaga nam, da izboljšamo proces odločanja in poiščemo odgovore na ključna vprašanja o izzivih delovne sile. Pomaga nam tudi k uspešnemu izvajanju ciljev (Dejavniki uspeha, 2017c). Nekatera orodja za analitiko delovne sile so prikazana na sliki 9. Slika 9: Analitika delovne sile. Vir: (Marson, 2014) Načrtovanje delovne sile (angl. Workforce Planning). Omogoča nam načrtovanje in analiziranje»kaj če«scenarijev. Primerno načrtovanje nam prinaša kratkoročne in dolgoročne rezultate v procesu zaposlovanja, nasledstva, izobraževanja, uspešnosti ter drugih pobud delovne sile. Rešitev uporabljamo zato, da bi zmanjšali negotovost, hkrati pa odkrili prave strategije načrtovanja delovne sile (Dejavniki uspeha, 2017c). 24
SODELOVANJE IN SOCIALNO UČENJE Jam Interno socialno omrežje je mreža, ki nam omogoča vodenje in spremljanje dela, ki se odvija, ko se pojavijo izjeme in je za rešitev potrebno timsko delo. Tako se lahko povežemo, komuniciramo in spremljamo razprave, hkrati pa lahko ustvarjamo in delimo vsebino. SAP Jam nam tako izboljša komunikacijo in povezuje zaposlene iz različnih geografskih območij (Dejavniki uspeha, 2017d). Na sliki 10 je razviden zaslon SAP Jam rešitve, ki nam prikazuje opravila, sporočila ter sestanke. Slika 10: SAP Jam Vir: (Elliott, 2012) 5.3 Razlogi za uvedbo SuccessFactors Z uvedbo rešitev bomo povezali cilje podjetja z individualnimi cilji zaposlenih, kar vodi do mnogo višje motivacije sodelavcev in uresničljivosti poslovnih načrtov. Gre za uskladitev individualnih ciljev zaposlenih s cilji podjetja, kar zagotavlja odlične rezultate, ki sledijo strategiji podjetja. Z rešitvijo SuccessFactors bomo lahko enostavno postavili točno določene in pomembne cilje, ki bodo merljivi, dosegljivi in časovno opredeljeni. Hkrati nam rešitev omogoča sprotno spremljanje doseganja postavljenih ciljev. Z rešitvijo bomo pridobili vodilne kadre, učinkoviteje izbirali in hitreje zaposlili prave kandidate, ki se bodo ujemali z našimi potrebami in poslovnimi cilji (Avtenta, 2017). 25