UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA STROJNIŠTVO Ervin JANČIČ NAČRTOVANJE POTREB PO MATERIALU Diplomsko delo univerzitetnega študijskega programa 1. stopnje Strojništvo Maribor, avgust 2016
NAČRTOVANJE POTREB PO MATERIALU Diplomsko delo Študent(ka): Študijski program: Ervin JANČIČ Univerzitetni študijski program 1. stopnje Strojništvo Smer: Proizvodne tehnologije in sistemi Mentor: izr. prof. dr. Iztok Palčič Maribor, avgust 2016
II
I Z J A V A Podpisani Ervin Jančič izjavljam, da: je diplomsko delo rezultat lastnega raziskovalnega dela; da predloženo delo v celoti ali v delih ni bilo predloženo za pridobitev kakršnekoli izobrazbe po študijskem programu druge fakultete ali univerze; da so rezultati korektno navedeni; da nisem kršil-a avtorskih pravic in intelektualne lastnine drugih; da soglašam z javno dostopnostjo diplomskega dela v Knjižnici tehniških fakultet ter Digitalni knjižnici Univerze v Mariboru v skladu z Izjavo o istovetnosti tiskane in elektronske verzije zaključnega dela. Maribor,19.8. 2016 Podpis: III
ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju izr. prof. dr. Iztoku Palčiču za pomoč in vodenje pri opravljanju diplomskega dela. Posebna zahvala gre tudi staršem, ki so mi omogočili študij. IV
NAČRTOVANJE POTREB PO MATERIALU Ključne besede: pomen zalog, stroški zalog, načrtovanje potreb po materialu, načrtovanje virov podjetja, informacijski organizacijski sistemi. UDK: 658.513.2:658.7(043.2). POVZETEK Zaloge so zelo pomemben del določenega podjetja, saj nam zagotavljajo nemoteno delovanje proizvodnje, brez nenadnih zastojev zaradi pomanjkanja potrebnega materiala ali sestavnih delov. Torej je delovanje podjetja brez zalog nemogoče. Ampak z zalogami so povezani tudi veliki stroški, zato je gospodarjenje z zalogami zelo pomembno. Premajhne količine zalog nam ogrozijo tekoče delovanje proizvodnje, prevelike pa povzročajo prevelike, nepotrebne stroške. Torej cilj je doseči optimalno količino zalog. V prvem delu diplomske naloge so predstavljeni osnovni pojmi povezani z zalogami, predstavljene so vrste zalog, upravljanje z zalogami ter stroški, ki se pojavljajo. V drugem delu pa so predstavljene različne metode, ki nam pomagajo pri načrtovanju potreb po materialu in pri samem upravljanju podjetja. Govorimo o metodah MRP (Materials requirements planning), MRP II ( Manufacturing Resource Planning ) in ERP (Enterprise resource planning). V ospredju je teoretična razlaga osnovnih pojmov povezanih z zalogami in pomen teh metod za podjetje. Metoda MRP je prikazana tudi na praktičnem primeru. V
MATERIALS REQUIREMENTS PLANNING Key words: the meaning of supply, supply costs, material requirements planning, planning of business sources, systems of information and organisation UDK: 658.513.2:658.7(043.2). ABSTRACT Supplies are an important part of a certain company because they provide a fluent production activity without sudden breaks because of the lack of required material or component part. Therefore the business activity without supply is not possible. However, supply could also mean high costs that is why good supply managing is very important. Insufficient supply could threaten the production business, nevertheless excessive supply could cause too high and unnecessary costs. Therefore the main goal is to reach the optimal supply. The first part of this diploma thesis represents fundamental concepts regarding supply, rather kinds of supply, supply and costs management, which occur. The second part represents diverse methods, which help at material requirements planning and at company managing itself. These methods are MRP (Material requirements planning), MRP II (Manufacturing resource planning), and ERP (Enterprise resource planning). In the foreground is theoretical explanation of basic concepts related to supply and meaning of these methods for the company. The method MRP is shown also through a practical case. VI
KAZALO 1. UVOD... 1 1.1 Opredelitev področja raziskovanja in opis obravnavanega predmeta... 1 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve... 1 1.3 Predvidene metode diplomskega dela... 2 2 OPREDELITEV IN POMEN ZALOG... 3 2.1 Namen in pomen zalog... 3 2.2 Vrste materialnih zalog... 4 2.3 Zakaj imeti zaloge?... 7 3 UPRAVLJANJE Z ZALOGAMI... 8 3.1 Dejavniki, ki vplivajo na zaloge... 10 4 STROŠKI ZALOG... 11 4.1 Vrste stroškov zalog... 11 4.2 Optimiranje stroškov zalog... 12 5 NAČRTOVANJE POTREB PO MATERIALU... 14 5.1 Definicija načrtovanja potreb po materialu (MRP)... 14 5.2 Postopek načrtovanja potreb po materialu (MRP)... 16 5.3 Dobre in slabe lastnosti metode MRP... 17 5.4 Metoda MRP II... 18 6 UPORABA METODE MRP NA PRAKTIČNEM PRIMERU... 20 7 NAČRTOVANJE VIROV PODJETJA (ERP)... 24 7.1 Kaj je ERP?... 24 7.2 Zgodovinski razvoj obsežnih informacijskih sistemov... 25 7.3 Kako je sistem ERP zasnovan?... 26 VII
7.4 Zakaj uporabljati sistem ERP?... 28 7.5 Stroški sistema ERP... 28 7.6 Prednosti in slabosti sistema ERP... 29 8 SKLEP... 30 9 SEZNAM UPORABLJENIH VIROV... 31 VIII
KAZALO SLIK SLIKA 2.1 VRSTE ZALOG... 5 SLIKA 2.2 NEODVISNO IN ODVISNO POVPRAŠEVANJE... 6 SLIKA 3.1 RAZMERJE MED EKONOMIČNOSTJO IN ZANESLJIVOSTJO... 8 SLIKA 4.1 OPTIMIRANJE STROŠKOV ZALOG... 12 SLIKA 5.1 POTREBNE INFORMACIJE ZA MRP... 15 SLIKA 5.2 POSTOPEK MRP... 16 SLIKA 5.3 PRIKAZ MRP I IN MRP II... 18 SLIKA 6.1 SAMOKOLNICA... 20 SLIKA 6.2 EKSPLOZIJA KOMPONENT... 20 SLIKA 6.3 TERMINSKI PLAN... 21 SLIKA 6.4 BRUTO IN NETO POTREBE MATERIALA... 23 SLIKA 7.1 ZGODOVINSKI RAZVOJ SISTEMA ERP... 26 SLIKA 7.2 SISTEM ERP... 27 IX
1. UVOD 1.1 Opredelitev področja raziskovanja in opis obravnavanega predmeta Zaloge materiala so eden glavnih pogojev za uspešno, nemoteno delovanje podjetja. Ampak zaloge povzročajo tudi velike stroške, zato se pojavlja vprašanje, koliko materiala imeti v skladišču, da bo proizvodnja tekla nemoteno in da poslovanje ne bo predrago. Zaradi tega problema je planiranje oziroma načrtovanje potreb po materialu in po ostalih virih v podjetju zelo velikega pomena. Načrtovanje potreb po materialu oziroma z angleško kratico MRP (Material requirements planning) je metoda za planiranje proizvodnje, načrtovanje in nadzor materiala oziroma zalog. S tem sistemom želimo zagotoviti zadostno količino materiala, potrebnega za proizvodnjo in ob pravem času zadostno količino izdelkov za dostavo strankam. Načrtovanje virov podjetja oziroma ERP (Enterprise resource planning) pa je sistem, ki pomaga organizacijam upravljati svoje finančne podatke, nabavne verige in proizvodnjo. Vsako podjetje teži k čim boljšemu poslovnemu izidu in čim manjšim stroškom, zato se je potrebno načrtovanja, vodenja, vzdrževanja, transportiranja zalog oziroma materiala lotiti strokovno in premišljeno. To delo si lahko olajšamo s sprotnim spremljanjem in analiziranjem zalog. Tako dobimo potrebne informacije oziroma podatke, na podlagi katerih se odločimo, ali je potrebno zmanjšati ali povečati količino zalog, ali pa je količina zalog in njihovo načrtovanje ustrezno. 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Namen Namen diplomskega dela je predstaviti značilnosti zalog, pojasniti njihov velik pomen za podjetje, predstaviti vrste zalog, prikazati stroške, ki jih povzročajo zaloge in predstaviti njihovo financiranje. Teoretično bodo podrobneje predstavljene metode planiranja materiala kot tudi njihove prednosti in slabosti, poleg tega bo podan odgovor na vprašanje, katero kdaj uporabiti. Namen je bolje spoznati in predstaviti metode MRP, MRP II in pa ERP. Te metode bodo tudi uporabljene in predstavljene na primeru. 1
Cilji diplomskega dela so: - predstaviti osnovne pojme, povezane z zalogami, - prikazati delitev zalog in predstaviti različne vrste le-teh, - pojasniti pomen zalog za podjetje, - podrobno teoretično predstaviti različne metode planiranja po materialu, - primerjati posamezne metode in predstaviti njihove prednosti in slabosti, - metode načrtovanja potreb po materialu uporabiti pri praktičnem primeru, - prikazati pomembnost spremljanja in analiziranja metod. 1.3 Predvidene metode diplomskega dela Moje delo bo teoretična naloga, torej bo šlo predvsem za študij literature. Diplomsko delo bo zajemalo naslednje aktivnosti: - študij literature s področja gospodarjenja v proizvodnji in ekonomike tehnološkega podjetja; - metoda raziskovanja; - metoda zbiranja podatkov; - metoda analiziranja podatkov; - preučevanje realnega primera; - reševanje realnega, praktičnega primera s pomočjo preračuna; - praktični izračuni in analize; - pisanje poročila o izvedenem diplomskem delu. 2
2 OPREDELITEV IN POMEN ZALOG 2.1 Namen in pomen zalog Skoraj vsako podjetje se srečuje s težavami, povezanimi z zalogami. Težave se pojavljajo pri načrtovanju potreb po materialu ali ostalih potrebnih virih, saj moramo najti ravnotežje med zadostno količino materiala za nemoteno obratovanje podjetja in pa stroški, ki jih zaloge povzročajo, da ti ne bodo preveliki. Zaloga je količina nekega blaga, odložena na določenem mestu v podjetju. Ali natančneje, zaloge so količine materiala in trgovskega blaga v skladišču, dodelavi in predelavi, pa tudi na poti od dobavitelja do kupca ter količine nedokončane proizvodnje, polproizvodov in dokončanih proizvodov [1]. Zaloge se pojavljajo vsakokrat, ko vhodni in vmesni material proizvodnega procesa ni takoj uporabljen oziroma je zaloga vsak neizrabljen vir, ki čaka na bodočo uporabo [1]. V podjetjih se zaloge pojavljajo kot zaloge materiala za obdelavo na začetku procesa, kot medfazne zaloge nedokončane proizvodnje v procesu in pa kot zaloge končnih izdelkov na izhodu iz procesa za prodajo. Zaloge so torej surovine, material, polizdelki ali končni izdelki, ki se v poslovnem procesu ne porabijo oziroma prodajo takoj, ko so na razpolago. V ta namen uporabljamo skladišča, kjer se te zaloge hranijo za obdelavo, dodelavo ali pa prodajo. Skladišče, katerega element so zaloge, je zelo pomembno področje gospodarjenja v vsaki organizaciji. Je neke vrste blažilec v materialnih tokovih, ki zagotavlja možnost za njihov normalni potek. S tem omogoča v materialnih tokovih ustrezno delovanje številnih drugih funkcij, predvsem nabave, proizvodnje in prodaje, saj zagotavlja njihovo nemoteno oskrbo ob planiranem času. Skladiščenje kot funkcija in njegova glavna naloga vzdrževanja zalog pa povzroča tudi občutne stroške. Podjetja imajo investiran pomemben del vseh sredstev v zaloge [7]. 3
2.2 Vrste materialnih zalog Delitev materialnih zalog znotraj podjetja je možna na več načinov. Glede na sistem, ki nam zagotavlja neprekinjen tek proizvodnje v podjetju delimo zaloge na: najmanjše, največje, optimalne, signalne, alarmne, pretirane, nekorektne, varnostne, izločene in na zaloge, potrebne v kriznih situacijah. Najmanjše zaloge materiala predstavljajo najmanjšo količino materiala, pod katero ne sme pasti nivo materiala v skladišči, ne da bi pri tem ogrozili stalnost procesa v proizvodnji. Največje zaloge materiala predstavljajo zgornjo mejo, nad katero se ne sme nabavljati materiala, saj je nepotrebno oziroma ekonomsko neupravičeno in škodljivo za podjetje. Optimalne zaloge so tiste zaloge, h katerim težijo vsa podjetja, saj povzročajo najmanjše stroške nabave, dostave in skladiščenja. Signalne zaloge so tiste zaloge, pri katerih naročamo novi material. To so najmanjše zaloge in pa količina materiala, ki se bo porabila, dokler ne prejmemo novega materiala. Alarmne zaloge so količina materiala, ki je blizu najmanjšim zalogam ali pa celo pod njihovim nivojem in nas opozarjajo, da je nujno potrebno naročiti nov material. Prekonormne zaloge predstavljajo višek materiala. Opozarjajo nas, da moramo prenehati z naročanjem novega materiala oziroma moramo prodati višek materiala, saj povzroča visoke, nepotrebne stroške. Med nekurantne zaloge spada material, ki je zastarel ali pa je izgubil potrebne lastnosti. Te zaloge nastanejo zaradi spremembe proizvodnega programa, spremembe tehnologije, zaradi opuščanja določenih procesov, zaradi napak v nabavljanju in prevzemu materiala. Varnostne zaloge predstavljajo skladiščen material za posebne namene, primere. Izločene zaloge so zaloge materiala, ki niso primerne kakovosti in jih podjetja reklamirajo. Zaloge materiala potrebne v kriznih situacijah pa so zaloge materiala, ki je spravljen za primer raznih nezgod, vojne ali pa drugih motenj [2]. 4
Zaloge pa lahko delimo še na veliko več načinov. Njihovo delitev lepo prikazuje spodnja slika. Slika 2.1 Vrste zalog [1] Zaloge oziroma sisteme zalog pa delimo oziroma ločimo tudi glede na povpraševanje. Poznamo neodvisno povpraševanje in pa odvisno povpraševanje. Neodvisno povpraševanje je povpraševanje izven podjetja, je torej pod vplivom dejavnikov trga in zunaj kontrole proizvodnje. Ker to povpraševanje določajo subjekti izven podjetja, tega povpraševanja ni mogoče točno določiti, temveč ga moramo predvideti. Med zaloge, povezane z neodvisnim povpraševanjem, spadajo zaloge dokončane proizvodnje in rezervni deli ter tudi komponente, ki se prodajajo na trgu [8]. Odvisno povpraševanje izhaja iz neodvisnega povpraševanja, kjer gre za pokrivanje potreb znotraj podjetja. Gibanje odvisnega povpraševanja je pogojeno z obsegom proizvodnje. Povpraševanje po končnih proizvodih se posredno prenese na povpraševanje po materialih, ki so potrebni za proizvodnjo teh končnih proizvodov. 5
Spodnja slika prikazuje gibanje zalog pri neodvisnem in odvisnem povpraševanju. Slika 2.2 Neodvisno in odvisno povpraševanje [8] 6
2.3 Zakaj imeti zaloge? Glavni razlog, zakaj imajo podjetja zaloge, smo že omenili. Torej zaloge omogočajo nemoten, nepretrgan proces proizvodnje, saj v nasprotnem primeru, če se proizvodnja ustavi, zaradi pomanjkanja potrebnega materiala govorimo o ogromnih stroških oziroma izgubah za podjetje. Poznamo pa še nekaj razlogov za nastanek zalog v proizvodnem procesu, in sicer jih delimo glede na posledice, ki jih povzročajo: Zaradi ugodnih ekonomskih učinkov Pri tem mislimo na zmanjšanje stroškov nabave. To pomeni manjša cena pri naročeni večji količini materiala. Pozitivno je tudi neodvisno delovanje posameznih strojev, ki delujejo v medsebojnem zaporedju. S tem mislimo na zaplete, ki se lahko pojavijo, če zmanjka materiala, ki je potreben na začetku proizvodnje linije, saj bi zaradi tega morala stati celotna linija oziroma proizvodnja, česar pa si seveda ne želimo. Zaradi hitrih reakcij na zahteve uporabnikov V primeru nepričakovanega povečanja povpraševanja lahko hitro reagiramo in zadovoljimo uporabnike. To v večini primerov velja za končne proizvode, ki jih imajo podjetja na zalogi, da bi lahko hitreje ustregli uporabnikom kot njihova konkurenca. Zaradi zmanjšanja tveganja Pri tem mislimo na razne negotovosti, nepredvidljive dogodke. Material ni dobavljen v dogovorjenem času, zaradi raznih težav kot so stavke delavcev, nesreče in zastoji na cestah, oddaljenost virov. Zato imamo zaloge, ki nam pomagajo prebroditi takšne težave. Lahko pride pa tudi do okvare posameznega stroja. Zato, da lahko drugi stroji nadaljujejo z proizvodnjo, so potrebne zaloge nedokončanih proizvodov oziroma polizdelkov. Zaradi špekulativnih namenov Gre za zaščito pred predvidenimi neugodnimi dogodki. Na primer podjetje predvideva, da bo v državi prišlo do novih obdavčitev, zvišanja cen itd [9]. 7
3 UPRAVLJANJE Z ZALOGAMI Pri upravljanju in razpolaganju z zalogami sodeluje veliko število uporabnikov znotraj določenega sistema. Posamezna mnenja in potrebe uporabnikov si dostikrat nasprotujejo. Problemi se pojavijo na primer, ko nabavni referent želi naročiti veliko količino materiala oziroma zalog, ker lahko dobi količinski popust, referent, ki pa je zadolžen za upravljanje z zalogami, pa mu nasprotuje, ker prihaja na ta način do manjšega koeficienta obračanja materiala in se pojavljajo težave skladiščenja. Velike zaloge seveda omogočajo mirnejšo proizvodnjo, vendar zahtevajo večje skladiščne prostore in povzročajo večje stroške. Zaloge lahko zmanjšamo s pogostejšim nakupom manjših količin. Politika zalog pridobiva na pomenu s porastom obrestnih stopenj na obratna sredstva in z rastjo skladiščnih stroškov. Vendar je pogosto ugodno oblikovati zaloge zaradi stroškov dobave in dostave, zato raziskujemo možnost iskanja optimalne količine zalog, oziroma da bi bili skupni stroški nabave, dostave, skladiščenja in zalog čim nižji. Zaloge predmetov dela morajo biti takšne, da zagotovijo stalen potek procesa reprodukcije, da so hkrati ekonomične oziroma da povzročajo čim manjše stroške nabave, dostave, naročanja in skladiščenja. Govorimo o dveh nasprotnih načelih oziroma o dveh nasprotnih zahtevah [2]. Ti zahtevi sta zanesljivost in ekonomičnost in sta lepo predstavljeni na spodnji sliki. Slika 3.1 Razmerje med ekonomičnostjo in zanesljivostjo [2] 8
Da bi zadovoljili obe zahtevi, moramo upoštevati niz dejavnikov kot je tip proizvodnje (posamezna, serijska, masovna), ritem proizvodnje (kontinuirana, diskontinuirana), izbor nabav in njihovo število, pogoje nabave, krajevno oddaljenost od dobavitelja, kapaciteto materiala skladišč. Najbolj ekonomične so tiste zaloge, ki zadovoljujejo stalno porabo s stalnim pritekanjem predmetov dela v potrebnih količinah in se po vsakem vhodu materiala v proizvodni proces porabijo vse zaloge, čemur sledi dobava v enaki količini. Takšne zaloge povzročajo nizke stroške in imajo velik koeficient obračanja. Da ne bi stroški nabave in dostave zmanjšali tako dosežene racionalizacije, morajo biti dobavitelji nameščeni na ustrezni oddaljenosti od proizvodnih obratov [2]. V današnjem času, ko podjetja gledajo na ekonomičnost na vseh področjih in se skušajo izogniti nepotrebnim stroškom, je upravljanje z zalogami še posebej pomembno. Odgovorni na področju zalog se srečujejo s štirimi osnovnimi vprašanji: - Katere artikle imeti na zalogi? - Kakšno količino naročiti? - Kdaj naročiti? - Kateri sistem kontrole zalog uporabiti? Pri prvem vprašanju gre za odločanje o tem, ali imeti neko blago na zalogi ali ne. Pri materialu, ki se težko proda, ki hitro zastari, je to vprašanje še kako pomembno. Za materiale, ki se jih odločimo imeti na zalogi, moramo določiti količino, ki jo bomo naročili. Kot smo že omenili, je optimalna količina zalog zelo pomembna, saj imajo tako prevelike kot premajhne zaloge prednosti in slabosti. Prednosti prevelikih zalog so: manjša možnost pomanjkanja zalog, za naročanje večjih količin materiala se lahko dobi popust, večje količine lahko pomenijo tudi nižje transportne stroške ali druge stroške na enoto naročenega materiala. Slabosti prevelikih zalog pa bi bile večji vloženi kapital v časovno enoto in potreba po večjih skladiščih. Pri premajhnih zalogah pa je dobra stran to, da je potreben manjši kapital v časovni enoti, potrebni so manjši skladiščni prostori in imamo večjo preglednost o vrsti in velikosti zalog. Je pa potrebno pogostejše naročanje in pojavi se večja verjetnost po pomanjkanju materiala. Bistvenega pomena je tudi čas. Pomembno je določiti najustreznejši čas za nabavo materiala. Prezgodnje naročilo vpliva na stroške, prepozno naročilo pa povzroči zastoj proizvodnje. Z odgovorom na četrto vprašanje, ki se pojavlja pri upravljanju z zalogami, pa določimo, kakšen bo sistem obvladovanja zalog. Za učinkovito spremljanje zalog potrebuje podjetje tudi učinkovit informacijski sistem. Dandanes upravljanja z zalogami ne morem vršiti brez ustreznega računalniškega programa. 9
3.1 Dejavniki, ki vplivajo na zaloge Za upravljanje z zalogami morajo v podjetju poznati dejavnike, ki vplivajo na višino zalog. Vsako podjetje ima določene razloge, da drži zaloge na ustrezni višini, zato je prav, da te razloge dobro pozna in se jim tudi ustrezno prilagaja. Odločitve o najustreznejših nabavnih količinah so v tesni povezavi z uveljavljeno politiko upravljanja z zalogami. Te odločitve so najbolj tesno povezane s finančno in proizvodno politiko v podjetju. Kot že omenjeno finančna politika strmi k čim nižjim zalogam, saj je v zalogah vezan kapital, proizvodna politika pa k čim višjim zalogam, saj jim le-te predstavljajo nemoten proizvodni proces. Vsako podjetje mora poiskati vmesno pot med nasprotujočima si interesoma. Na obseg zalog vplivajo tudi kupci s svojimi zahtevami. Jasno je namreč, da razmere na sodobnih trgih postavljajo kupca in njegove potrebe v središče pozornosti, čemur je podrejeno podjetje, če želi realizirati zastavljene cilje glede prihodkov od prodaje. Zagotavljanje razpoložljivosti proizvodov je osnovna naloga upravljanja zalog. Z zalogami skuša podjetje ugoditi kupčevim zahtevam po učinkoviti in hitri dobavi proizvodov neposredno iz zaloge [1]. Na obseg zalog ter raven varnostnih zalog vpliva tudi stabilnost povpraševanja. Večja stabilnost povpraševanja pomeni manjšo verjetnost izčrpanja zalog. V primeru večje stabilnosti je variacija povpraševanja med dobavnim rokom manjša, kar hkrati pomeni manjšo varnostno zalogo. Ugotovimo lahko, da v primeru popolnoma stabilnega povpraševanja ne bi potrebovali varnostnih zalog. Res je, da se pravilni pristop vodenja zalog za katerokoli blago ne sme ozirati samo na denar, ki je vezan v zalogi. Potrebno se je ozirati tudi na stroške planiranja, skladiščenja in upravljanja takega blaga. Pravzaprav je znotraj enega podjetja»pravi«način vodenja zalog lahko primeren za eno vrsto artikla, za drugo pa ne. Prav tako velja, da je za enako vrsto artikla pristop v nekem podjetju»pravi«, v drugem pa ne [1]. Na višino zalog v podjetju torej vplivajo finančna in proizvodna politika podjetja, kupci s svojimi zahtevami, stabilnost povpraševanja in način vodenja zalog. Vse navedene dejavnike morajo v podjetju kontinuirano spremljati in se jim sproti prilagajati [1]. 10
4 STROŠKI ZALOG 4.1 Vrste stroškov zalog Pri zalogah se pojavljajo predvsem stroški vzdrževanja. Ti stroški so odvisni od posameznega podjetja in vrste industrije, vendar pri vseh se letni stroški vzdrževanja zalog gibljejo najpogosteje okoli ene četrtine njihove vrednosti. Stroške vzdrževanja zalog lahko razdelimo v štiri osnovne vrste: zastaranje, obresti, dotrajanost in skladiščenje [2]. Zastaranje Skladiščni deli lahko zastarajo zaradi spremembe proizvodnega programa ali zaradi tehničnih in tehnoloških sprememb v proizvodnji, ki izločajo uporabo določenih materialov. Pravilno vodena podjetja neusmiljeno izključujejo presežke zalog, kar je najboljše zdravilo proti zastaranju. Vendar je določeno zastaranje neizbežno in ga vedno ne moremo predvideti. Zato je dovoljeno, da del stroškov za vzdrževanje zalog pokriva izgube zaradi zastaranja [2]. Obresti Zaloge vežejo glavna obratna sredstva podjetja denar. Lastniki in kreditorji dajejo na razpolago omejene vsote za posle, z vsakim poslom pa težijo k čim večjemu dobičku. Kapital ni nikoli tako lahko dostopen, da bi lahko brez stroškov vlagali v zaloge. V urejenih pogojih proizvodnje lahko z dobrim upravljanjem zalog povečamo letni donos za 6 % [2]. Dotrajanost Pod tem pojmom razumemo zmanjšanje vrednosti osnovnih sredstev. Pri zalogah je to zaradi poškodb pri skladiščenju ali manipuliranju in vremenskih vplivov. Ti stroški znašajo približno 5% vrednosti zalog letno [2]. Skladiščenje To je najočitnejši strošek, vezan na zaloge. Sem spadajo stroški skladiščenja in prostora, plače osebja in stroški, vezani na skladiščenje, zavarovanja in takse. Zavarovanje in takse so neposredni spremenljivi stroški, zato ker se plačajo v višini, ki je neposredno sorazmerna vrednosti zalog. Stroški skladiščenja lahko nihajo, kar je odvisno od vrste materiala in od uporabljene opreme. Ti stroški znašajo do 4% vrednosti zalog letno [2]. 11
4.2 Optimiranje stroškov zalog Problem velikosti zalog je eden od najznačilnejših problemov organizacije dela, ker se v skladiščih surovin in v skladišču polizdelkov nahajajo večja ali manjša obratna sredstva. Poskrbeti moramo, da najdemo takšne relacije, s pomočjo katerih bi našli takšne zaloge, ki bi ob najmanjših stroških zagotavljale normalno oziroma tekočo proizvodnjo [2]. V osnovi poznamo tri osnovne skupine stroškov: - Stroški priprave naročila (stalni ne glede na količino, ki jo naročamo) ; - Stroški zalog v obliki obresti na količino materiala ali izdelka v skladišču in stroški skladiščenja (so sorazmerni z zalogo) ; - Stroški materiala in stroški izdelave na enoto (so stalni). Slika 4.1 Optimiranje stroškov zalog [2] S stroški Q količina naročila Q*- optimalna naročena količina V teoriji si primer idealiziramo in predpostavimo, da material enakomerno porabljamo in v trenutku, ko zaloga pade na nič, prispe v skladišče nova pošiljka. 12
Skupne stroške lahko ocenimo s pomočjo enačbe: Pri tem oznake pomenijo: S S - povprečni skupni stroški v časovni enoti, X - naročena količina materiala, S skl - stroški zalog, skladiščenja, q - poraba materiala v enotah, S nar - stroški naročila, S mat - stroški materiala, X opt - optimalna količina, ki jo naročamo. Z odvajanjem funkcije poiščemo ekstreme in potem z drugim odvodom funkcije dokažemo, da smo poiskali količino zalog z najnižjimi skupnimi stroški. Optimalno količino naročenega materiala ugotovimo s pomočjo spodnje enačbe: 13
5 NAČRTOVANJE POTREB PO MATERIALU V podjetju je področje vodenja in načrtovanja proizvodnje zelo pomembno, saj brez dobrega načrta in planiranja podjetje težko funkcionira. Pri vodenju proizvodnje težimo h kratkim pretočnim časom, majhnim zalogam, doseganju dogovorjenih rokov, primerni izkoriščenosti kapacitet in veliki prožnosti. V področje načrtovanja proizvodnje spadajo tudi načrtovanje materialnih potreb in zalog. Razvitih je več strategij in pristopov in za katerega se odločimo je odvisno od vrste, velikosti in raznih drugih lastnosti proizvodnega področja. V nadaljevanju bomo podrobneje predstavili metode načrtovanja potreb po materialu in virih, in sicer metode MRP in MRP II ter ERP. 5.1 Definicija načrtovanja potreb po materialu (MRP ) Model planiranja potreb po materialih (MRP) je načrtovanje, ko na podlagi zahtevanega dobavnega časa končnega proizvoda določimo, kdaj je potrebno naročiti vse materiale, ki so del tega proizvoda, da bomo imeli še dovolj časa za proizvodnjo le-tega. Za to je potrebno poznati dobavne čase za vse materiale in celotni izdelavni čas v proizvodnji. Da bo MRP uspešno deloval, zahteva veliko informacij. Z uporabo tega modela lahko občutno znižamo nivo zalog v podjetju, saj podjetje na podlagi predvidenih potreb naroči materiale, ko jih potrebuje [1]. Pri modelu MRP (Material Resource Planning) gre, kot pove že ime, predvsem za usmerjenost k materialu, strogo pa je ločeno načrtovanje količin in rokov. Prav zaradi tega večkrat prihaja do problemov, ker pretočni časi niso usklajeni z realnimi kapacitetami. Kljub temu je sistem večkrat uporabljen v posamičnih in maloserijski proizvodnji [2]. To je proces planiranja proizvodnje, ki se začne s povpraševanjem po končnih izdelkih in temelji na informacijah kot so kosovnica, podatki o zalogah ter na glavnem terminskem planu, ki nam pove, kateri material je potreben kje, kdaj in v kakšni količini. To je lepo prikazano tudi na spodnji sliki. 14
Slika 5.1 Potrebne informacije za MRP [10] Za uporabo takšnega sistema moram poznati količino naročenih končnih izdelkov, njihovo zgradbo in postopek izdelave ter rok, do katerega je potrebno odposlati naročilo. Na primer potreba po motorjih, kolesih, karoserijah in ostalih avtomobilskih delih je odvisna od števila avtomobilov, ki jih je potrebno izdelati. Kar pomeni, da moramo poznati količino avtomobilov, da lahko določimo, koliko različnih avtomobilskih delov je potrebno naročiti. Pomemben je tudi postopek izdelave, saj je pomembno tudi, kdaj je potrebno imeti posamezni material oziroma sestavni del, da so zaloge v skladišču minimalne. Torej se pri postopku MRP izvede eksplozija oziroma razstavitev komponent, kar kot smo omenili pomeni določanje potreb po komponentah in materialih na podlagi potreb po končnih proizvodih. Pri tej metodi se torej deli načrtovanje po odvisnem in po neodvisnem povpraševanju. Neodvisno povpraševanje je povpraševanje po končnih izdelkih, medtem ko med odvisno povpraševanje spadajo posamezni podsklopi in sestavni deli, ki sestavljajo končni izdelek [4]. 15
5.2 Postopek načrtovanja potreb po materialu (MRP) Načrtovanje potreb po materialu je obsežno delo, saj je sestavljeno iz velikega števila različnih aktivnosti oziroma nalog. Osnovne dejavnosti, da sprostimo naročila, so poskus določanja končnega načrta proizvodnje, ter da so spremembe minimalne, čim prej odpravimo vse napake in poskušamo načrtovanje potreb čim bolj poenostaviti. Za izvajanje postopka moramo imeti pregled nad proizvodnjo in materialom. Osnovne dejavnosti so sestavljene iz kontrole stanja, načrtovanja potreb in načrtovanja naročil. S kontrolo stanja dobimo pogled v stanje v proizvodnji. Poznati moramo stanje v skladiščih, v delavnici, stanje delovnih nalogov in pa stanje dostave. Potem sledi načrtovanje potreb. Za vsako posamezno obdobje v proizvodnji je potrebno določiti potrebe po sestavnih delih in pomožnem materialu. Potrebe se delijo na primarne, sekundarne in terciarne. Primarne potrebe so potrebe po končanih izdelkih za prodajo. Sekundarne potrebe so potrebe po materialu in delih, potrebnih za zadovoljitev primarnih potreb. Pod terciarne potrebe pa spada pomožni in pogonski material. Materialne potrebe pa se delijo tudi na bruto in neto potrebe. Bruto potrebe so potrebe po materialih in sestavnih delih, ki se potrebujejo za izdelavo končnih izdelkov. Neto potrebe pa dobimo po odbitku razpoložljivega stanja od bruto potrebe [11]. Naloga nabavne službe podjetja pa je naročanje naročil. S tem zagotovimo, da je vedno ob pravem času na razpolago dovolj materiala. Pojavljajo se vprašanja kaj, koliko, kdaj in kje naročiti in pod kakšnimi pogoji kupiti [11]. Slika 5.2 Postopek MRP 16
5.3 Dobre in slabe lastnosti metode MRP Prednosti Kar naredi metodo MRP privlačno je, da je enostavna in praktično uporabna. Realnost seveda prinaša vprašanja negotovosti, vendar temeljna logika MRP ponuja številne prednosti, in sicer: - pomaga zmanjšati raven zalog, - povečanje prometa oziroma pretoka zalog, - opozarja na pomanjkanje inventarja, - pomaga pri določanju optimalne količine naročanja materiala, - omogoča boljšo izkoriščenost ljudi in opreme v proizvodnji, - skrajša pretočne čase v proizvodnji, - omogoča višjo raven storitve in prilagodljivost spremembam v naročilih, - skrajšajo se dobavni roki, - omogoča podrobno in natančno načrtovanje potrebnih zmogljivosti, - omogoča dobro predvidevanje dobavnega roka. Slabosti Kot vsak sistem in metoda se tudi pri metodi MRP pojavljajo problemi in slabe lastnosti le-te. Slabosti metode MRP so: - netočne informacije lahko privedejo do napačnega načrtovanja, prevelike oziroma premajhne zaloge ali do pomanjkanja ustreznih virov, - MRP metode ne moremo izvajati, če nimamo operativnega plana, - Metode ne moremo izvajati, če se plan pogosto spreminja, saj hitro pride do zmede, - Metode ne morem izvajati, če plan ni narejen za dolgo časovno obdobje, - MRP metoda je lahko draga in zamudna za vključitev v podjetje, - problemi se pojavljajo pri določanju proizvodnih časov, saj predpostavimo, da so proizvodni časi konstantni, kar pa v praksi ne drži. 17
5.4 Metoda MRP II Ko se proces načrtovanja potreb po materialu razširi oziroma poveže s procesi nabave, prodaje, računovodstva in ostalimi drugimi pomembnimi funkcijami v podjetju, pa se prične uporabljati metoda MRP II (Manufacturing Resource Planning). MRP II je torej nadgradnja prej predstavljenega sistema in v celotnem sistemu vključuje tudi logistično verigo. Na začetku je dodano načrtovanje proizvodnega programa in načrtovanje razvoja, na koncu pa je dolgoročno in kratkoročno načrtovanje kapacitet in vodenje obrata [2]. Pri tem, na primer načrtovanju proizvodnega programa, na začetku postavimo strateški nivo načrtovanja s področja nalog načrtovanja prodaje in razvoja. Načrtovanje rokov in količin še dopolnimo z dolgoročnim in kratkoročnim načrtovanjem kapacitet z vodenjem obrata [6]. Slika 5.3 Prikaz MRP I in MRP II [6] 18
Ena izmed glavnih lastnosti, ki jo mora podjetje imeti, je prilagodljivost in hiter odziv na spremembe, ki se pojavljajo na trgu. Večja kot je prilagodljivost, težje napovedujemo povpraševanje po izdelkih v določenem časovnem obdobju. Zaradi teh problemov mora načrtovanje proizvodnje temeljiti na konceptu hierarhičnega planiranja. MRP II je sistem planiranja, ki temelji na tem konceptu in je prav zato zelo primeren za uporabo v primeru negotovega povpraševanja. Tudi metoda MRP II ima številne prednosti. Vse vire lahko planiramo znotraj podjetja, podatkovna baza nam omogoča uporabo proizvodnih, prodajalnih, finančnih podatkov, izboljšajo se storitve za stranke, proizvodnja hitreje steče in načrt dela je zelo prilagodljiv. Slaba stran sistema pa je, da moramo imeti vse informacije na razpolago ob točno določenem času in pojavljajo se težave na samem začetku, saj je vpeljava sistema dokaj težavna. Če primerjamo obe metodi MRP in MRP II, ugotovimo, da je metoda MRP II sposobna določiti potrebna proizvodna sredstva kakor tudi denar in ljudi za pripravo povezanih poslovnih, prodajalnih in proizvodnih planov za proizvodno podjetje v določenem obdobju [12]. 19
6 UPORABA METODE MRP NA PRAKTIČNEM PRIMERU Sistem planiranja potreb po materialih (MRP) bomo najbolje razumeli, če ga predstavimo na praktičnem primeru. Kot je bilo opisano, bomo za to potrebovali vse potrebne informacije, kot so kosovnica, podatki o zalogah in glavni terminski plan. Ob pridobitvi vseh teh informacij bomo imeli pogoje za uporabo sistema MRP. Praktična razlaga bo temeljila na primeru preproste samokolnice. Slika 6.1 Samokolnica Samokolnica je sestavljen produkt iz večjih posameznih delov in materialov. To pomeni, da moramo izvesti tako imenovano eksplozijo komponent. Pri tem razstavimo celotni končni izdelek na posamezne sestavne dele. To nam omogoča lažji pregled in izračun količine potrebnega materiala oziroma sestavnih delov. Samokolnica je sestavljena iz korita, koles, gredi, ročajev, ki so sestavljeni iz kovinskega okvirja in gumijastih ročk. Ne gre pa seveda tudi brez strojnih elementov kot so matice, vijaki in zatič. Takšna eksplozija komponent je lepo predstavljena na spodnji shemi [4]. Slika 6.2 Eksplozija komponent 20
Ko imamo potrebne informacije, ki nam povedo, katere sestavne dele potrebujemo oziroma material za sestavo le-teh in pa stanje v zalogah, moramo določiti še terminski plan proizvodnje oziroma izdelave teh samokolnic. Datoteka stanja zalog prikazuje vse transakcije, tako prejete kot izdane. Stanje zalog beležimo tudi zaradi inšpekcijskih pregledov, zato želimo doseči, da so informacije o stanju zalog po fizičnem pregledu v enakem stanju, zabeleženem na datotekah. Informacije o inventarju morajo biti natančne in pravočasne, saj je to ključnega pomena za delovanje sistema MRP I in podlaga za nabavo potrebnih sestavnih delov. Spodnja slika lepo prikazuje načrt oziroma terminski plan za samokolnico. Prikazana je napoved prodaje ter napoved o inventarju oziroma zalogah za tri različna obdobja. TERMINSKI PLAN ZA SAMOKOLNICO PRODUKT- Samokolnica OBDOBJE Julij Avgust September Napoved prodaje Napoved inventarja za konec obdobja Začetni inventar Program podjetja 550 125 675 114 561 600 Slika 6.3 Terminski plan [4] 600 140 740 700 150 850 125 140 615 710 Namen terminskega plana oziroma načrta proizvodnje je, da nam poda informacije, koliko samokolnic se bo izdelalo v prihodnjem mesecu, letu, skratka v določenem časovnem obdobju. S tem lahko vnaprej predvidevamo oziroma načrtujemo, katere sestavne dele potrebujemo, koliko jih potrebujemo in kdaj jih potrebujemo. 21
Ob pridobitvi teh podatkov pa lahko izdelamo oziroma načrtujemo potrebe po materialu. Potrebe po materialu delimo na bruto in neto potrebe. Bruto potrebe so potrebe po materialu, ki ga potrebujemo za izdelavo izdelkov. Neto potrebe pa so potrebe, ko od bruto potreb odštejemo zaloge materiala in to je lepo razvidno in razloženo tudi na našem primeru. Spodnja slika nam lepo prikazuje potrebe po materialu oziroma našem primeru po sestavnih delih, potrebnih za sestavo samokolnice. V našem primeru moramo v določenem časovnem obdobju zagotoviti šesto samokolnic. Pri vseh rezervnih delih se neto potrebe izračunajo z odbitkom vseh zalog od bruto zahtev. Tako na primer določimo neto potrebe za korito z izračunom: 600 ( 70 + 500 ) = 30. Torej potreba je po 600 koritih, na zalogi jih imamo 70, tej zalogi prištejemo še planirano dobavo v velikosti 500 korit in ugotovimo, da je količina neto potreb 30 korit. Podobno je za platišča in pnevmatike, ki skupaj sestavljajo kolo. Torej pri izračunu neto zahtev za ta dva dela moramo upoštevati zaloge tako za platišča in pnevmatike kot tudi kolesa, ki so na zalogi. Če je bruto zahteva za samokolnice 600, bi bilo primerno, da je tudi potreba po platiščih 600, ampak, ker imamo na zalogi že 280 koles, to odštejemo od bruto potreb in ugotovimo, da je bruto potrebna količina platišč 320. Nato pa pri popisu zalog ugotovimo, da imamo v skladišču 190 platišč in še to odštejemo od bruto potreb in rezultat so neto potrebe, ki znašajo 130 platišč. Enako velja za pnevmatiko, ki je sestavni del kolesa. Spodaj je lepo prikazan izračun po potrebah le-teh. ZAČETNE BRUTO POTREBE: 600 POPIS KOLES: 280 POPIS PNEVMATIK: 135 (280 + 135) = 415 DEJANSKA NETO ZAHTEVA: ( 600 415) = 185 Ker imamo na zalogi 280 koles in 135 pnevmatik, hitro izračunamo, da je na zalogi skupaj 415 pnevmatik. Nato lahko hitro ugotovimo, da za izdelavo 600 samokolnic potrebujemo še 185 pnevmatik. Vse te potrebe po posameznih sestavnih delih so lepo prikazane na spodnji sliki tabele [4]. 22
Bruto in neto potrebe po materialu za samokolnico v določenem časovnem obdobju Sestavni del Popis zalog Planirana dostava materiala Potrebe po materialu Opis Številka artikla Bruto Neto Samokolnica 6200 114 - - 600 Korito 6201 70 500 600 30 Kolo 5010 280-600 320 Gred 6215 180 300 600 120 Ročaj 6220 240 400 1200 560 Zatič 0030 2800 2500 600 - Platišče 5011 190-320 130 Pnevmatika 5012 135-320 185 Kovinsko ogrodje 6221 140 400 1200 660 Gumijaste ročke 6224 320 1000 1200 - Vijaki in matice 0220 7280 1500 3600 - Zunanja pnevmatika Notranja pnevmatika 5015-1000 185-5016 - 1000 185 - Slika 6.4 Bruto in neto potrebe materiala [4] 23
7 NAČRTOVANJE VIROV PODJETJA ( ERP) Proces delovanja podjetja je zelo širok. Pojavlja se zelo veliko informacij in področij znotraj nekega podjetja kot so prodaja in trženje, analiza podatkov, upravljanje z zalogami in dobavo materiala, računovodstvo in finance, proizvodnja. Za lažji pregled celotnega dogajanja in delovanja podjetja se uporablja metoda načrtovanja virov podjetja oziroma metoda ERP (Enterprise resource planning ). 7.1 Kaj je ERP? Metodo ERP bomo poskušali razložiti na čim bolj preprost način. Predstavljajmo si, da smo se odločili organizirati domačo zabavo v roku dveh tednov in pričakujemo okoli štirideset ljudi. Poleg pijače moramo poskrbeti tudi za hrano in prigrizke. Seveda si bomo že v naprej pripravili izračun in približno oceno, koliko pijače in hrane bo potrebno, da nahranimo štirideset lačnih ust. Pri svojem nakupovalnem seznamu moramo upoštevati, če imamo kaj hrane in pijače, ki jo lahko uporabimo že doma. Potem je pomembno, če se odločimo za kuhano hrano po receptu, saj moramo preračunati koliko vseh sestavin potrebujemo za takšno skupino ljudi. Prav gotovo se bomo odločili, da bomo nekaj hrane pripravili že prej in jo zamrznili, ostalo pa bomo pripravili na dan zabave ali kakšen dan prej. Torej se moramo odločiti o času, kdaj in kaj pripraviti. Torej načrtujemo niz medsebojno povezanih odločitev o količini in o času, kdaj bo kakšen material potreben. To je osnovni koncept, na katerem temelji ERP. Gre za proces, ki pomaga podjetjem pri izračunu obsega oziroma določanju količine in časovnega obdobja, kdaj je kateri material potreben. Kot v opisanem primeru, le da gre za veliko večji obseg in večjo stopnjo zahtevnosti. Sistem pa ne vključuje le tega, ampak je povezan tudi s financami. Morda bomo za takšno zabavo potrebovali večjo količino denarja in se bomo morali dogovoriti za povečanje limita na kreditni kartici. Tudi to zahteva vnaprejšnje načrtovanje in izračune, koliko bo kaj stalo in koliko dodatnega denarja potrebujemo. Pojavljajo se še drugi problemi pri organiziranju zabave. Pojavljajo se vprašanja, kaj bi morali dati prijateljem, ki pomagajo pri organizaciji, in kdaj naj pridejo, da se pravočasno pripravi vsa hrana. To je zopet povezano s časovnimi nalogami, ki jih je potrebno rešiti. Torej te razmeroma preproste dejavnosti je za uspešno načrtovanje potrebno povezati ter organizirati vse informacije skupaj, saj nam to omogoča uspešno načrtovanje in nadzor nad dogajanjem. Bodisi pri organiziranju zabave ali pri načrtovanju in vodenju proizvodnje oziroma podjetja. Seveda je v podjetjih to veliko bolj zapleteno kot v našem opisanem primeru, saj podjetja običajno prodajajo veliko različnih izdelkov več sto strankam, za katere je verjetno, da spreminjajo svoja naročila. Torej za boljše načrtovanje in nadzor nad dogajanjem je potrebno združiti vse informacije v nek sistem in ta sistem je ERP [3]. 24
Načrtovanje virov podjetja (ERP) je kategorija poslovno-programske opreme za zbiranje, shranjevanje, upravljanje in razpolago podatkov oziroma informacij iz različnih poslovnih dejavnosti kot so: - načrtovanje prodaje, - načrtovanje proizvodnje in izvajanja storitev, - trženje in prodaja, - upravljanje z zalogami, - logistika in plačilo. Kratica ERP se prvič pojavi v letu 1990. Sistem je vključeval načrtovanje materialnih potreb, načrtovanje virov kot tudi računalniško integrirano proizvodnjo. Namen sistema je bil, da predstavlja večjo celoto, ki vključuje povezovanje aplikacij in informacij izven podjetja. Vsi sistemi ERP pa niso povezani izrecno z proizvodnjo, ampak je bilo razvijalcem sistema v interesu tudi, da se ERP uporablja tudi v računovodstvu, vzdrževanju in upravljanju s storitvami. Tako je kasneje z uporabo sistema ERP začela tudi vlada in neprofitne organizacije. 7.2 Zgodovinski razvoj obsežnih informacijskih sistemov Informacijski sistemi so se začeli razvijati v šestdesetih letih prejšnjega stoletja, in sicer najprej na področju proizvodnje. Najprej se je pojavljal malo višje predstavljeni sistem načrtovanja potreb po materialu MRP. Ta sistem nam prikazuje, kaj je potrebno izdelati, kaj za to potrebujemo, kaj od tega že imamo in kaj še moramo pridobiti. Sistem MRP se je kasneje hitro razvil v podobno metodo, in sicer MRP z zaprto zanko. Ta sistem ni imel samo funkcije samo-planiranja materialnih potreb, ampak tudi možnost organiziranja kapacitet in prednostnih nalog ter je podpiral tako planiranje kot izvedbo. Nato se je razvil sistem MRP II, ki smo ga že tudi opisali na prejšnjih straneh. Ta sistem se je pojavil v osemdesetih letih, gre pa za nadgradnjo prejšnjega sistema. Sistem MRP II je že učinkovita metoda planiranja vseh virov podjetja, ki omogoča optimiziranje zalog in proizvodnje kot tudi finančnih poročil. 25
Slika 7.1 Zgodovinski razvoj sistema ERP [13] V devetdesetih pa se je ta razvoj nekoliko končal, saj se je razvil sistem ERP, ki pa je kar precej podoben MRP II metodi. Kot omenjeno je ERP sistem omogočal povezavo najrazličnejših procesov znotraj podjetja v en učinkovit celosten sistem. Pri razvoju sistema ERP so se kasneje uporabljale že tudi najnovejše tehnologije kot so grafični vmesniki. ERP uravnava ponudbo in povpraševanje ter pomeni celotno organizacijo [13]. 7.3 Kako je sistem ERP zasnovan? ERP se vrti okoli enotne in celovite zbirke podatkov, ki so na voljo po vsej organizaciji. Gesla so navadno izdana, da ima del osebja dostop do nekaterih območij sistema. Ob enotni bazi podatkov za vse informacije v podjetju je za vodje mnogo lažje spremljati vse izdelke na vseh lokacijah in ob vsakem času. Podatkovna baza zbira podatke in jih hrani v različnih aplikacijah programske opreme sistema. Če vpeljemo novo informacijo v določeni točki sistema, se informacija o spremembi prenese samodejno na druge aplikacije. Spodnja slika prikazuje nekaj tipičnih aplikacij z nekega področja in dejavnosti znotraj vsakega od njih [5]. 26
Slika 7.2 Sistem ERP [5] Oblikovanje sistema ERP zahteva, da podjetje skrbno analizira svoje glavne procese, tako da se lahko izvedejo ustrezne odločitve o usklajevanju obstoječih sistemov z novo programsko opremo. Včasih je potrebno postopke podjetja v celoti prenoviti, preden lahko podjetje uživa ugodnosti tega sistema. Vendar se je izkazalo, da ima podjetje največ koristi, če obdrži svoje sisteme ERP čim bolj preproste, z majhnim številom prodajalcev in s čim bolj standardiziranimi sistemi. Podjetje lahko v nasprotnem primeru porabi veliko več denarja za uporabo sistema ERP kot je potrebno. Sistem je zapleten in drag za uporabo. Večino sistemov ERP danes uporablja grafični uporabniški vmesnik, čeprav so starejše izvedbe zaradi svoje enostavnosti in zanesljivosti še vedno zelo priljubljene. Ti sistemi pa ne delujejo samo znotraj enega podjetja, ampak si lahko s tem informacije izmenjujejo podjetja med samo [5]. 27
7.4 Zakaj uporabljati sistem ERP? Razlogov, zakaj bi vsako podjetje moralo imeti sistem ERP, je veliko, in sicer: - je zelo dobrodošel za vodstvo, da je na tekočem z dogajanjem v podjetju, - je rešitev za boljši management in vodenje podjetja, - zmanjšuje trajanje različnih ciklov, - omogoča nadzor nad stroški, - omogoča nizke stroške obratovanja, - pomaga pri osvojitvi najnovejše tehnologije, - pomaga zadovoljiti stranke z visokimi zahtevami, - s sistemom lažje ostanemo konkurenčni ostalim podjetjem. 7.5 Stroški sistema ERP Kot vsak sistem oziroma metoda tudi sistem ERP zahteva svoje stroške. Stroški se pri tem delijo na direktne in indirektne. Direktni stroški so: - stroški strojne opreme, - stroški programske opreme, - plače zaposlenih na tem področju. Indirektni stroški pa so: - vzdrževanje, - nadgradnje, - povečevanje proizvodnje in plač. 28
7.6 Prednosti in slabosti sistema ERP Prednosti ERP sistem pomaga pri zmanjševanju operativnih stroškov in omogoča enostavno sledenje poteku dela v različnih oddelkih v proizvodnji. Prednosti sistema so še: - zmanjšuje podvajanje podatkov, - usklajuje avtomatski potek dela iz enega oddelka oziroma funkcije v podjetju na drugo in zagotovi nemoten prehod in dokončanje postopkov, - popolna preglednost vse pomembnih procesov v različnih oddelkih organizacije, - ERP sistem zagotavlja napredno elektronsko poslovanje in povezovanje, kar omogoča spletno sledenje in obdelavo naročil, - v ERP sistem so vključene vse verige podjetja kot so vodenje računov, finance, upravljanje z viri, trženje, prodaja, proizvodnja itd. - v bazi podatkov se izvaja tudi shranjevanje vseh potrebnih informacij, ki jih podjetje potrebuje, - ERP omogoča hitrejše in boljše sodelovanje med posameznimi oddelki, - varnostna politika prav tako uporablja ERP, saj so s tem vse transakcije bolj varne, - ERP omogoča lažje sledenje zalog, sledenje prihodkov in pomaga pri napovedovanju prodaje, - ERP pomaga pri upravljanju globalne razširitve podjetja. Slabosti - Stroški izvajanja ERP programske opreme, načrtovanja, konfiguracije in prilagoditev so zelo visoki, - da vzpostavimo sistem ERP in da se izvaja ter deluje v celoti, lahko traja tudi od enega to treh let, - preveč prilagoditev zelo upočasni projekt, - pojavijo se lahko potrebe po dodatnih stroških, povezanih z nadgradnjo omrežnih povezav, nove infrastrukture, itd., - ko je sistem ERP izveden, nadgradnje in prilagoditve niso več mogoče. 29
8 SKLEP V diplomski nalogi je predstavljena ena najpomembnejših funkcij v proizvodnem podjetju in to so zaloge materiala oziroma načrtovanje le-teh. Zaloge materiala so eden glavnih pogojev za uspešno, nemoteno delovanje podjetja. Zelo pomembno pa je tudi njihovo načrtovanje, pri katerem se pojavljajo glavna vprašanja kot so: kaj naročiti, kdaj naročiti in kakšno količino določenega materiala naročiti. Podjetja se s temi problemi spopadajo z metodami kot so načrtovanje potreb po materialu in viri oziroma s kraticami MRP, MRP II in s sistemom za upravljanje z informacijami ERP. Lahko bi rekli, da je diplomska naloga sestavljena iz dveh delov. Prvi del diplomske naloge je sestavljen iz splošnih definicij o zalogah, o tem kako pomembna so za podjetje, o vrstah zalog, o dejavnikih, ki vplivajo na zaloge in seveda o stroških, ki se pojavljajo pri zalogah, saj je s stroški povezan glavni problem, ki se pojavlja. Pomembno je določiti torej optimalno količino naročenega materiala, da zaloge niso premajhne, kar lahko pripelje do zastoja v proizvodnji in s tem do velike izgube, kar povzroča prevelike stroške skladiščenja. Za reševanje takšnih problemov uporabljamo metode načrtovanja potreb po materialu. Metode MRP, MRP II in ERP pa so lepe predstavljene v drugem delu diplomske naloge. Model planiranja potreb po materialih (MRP) je načrtovanje, ko na podlagi zahtevanega dobavnega časa končnega proizvoda določimo, kdaj je potrebno naročiti vse materiale, ki so del tega proizvoda, da bomo imeli še dovolj časa za proizvodnjo le-tega. Ko se proces načrtovanja potreb po materialu razširi oziroma poveže z procesi nabave, prodaje, računovodstva in ostalimi drugimi pomembnimi funkcijami v podjetju, pa se prične uporabljati metoda MRP II. ERP pa je sistem, ki je podjetjem zelo v pomoč pri samem delovanju, saj se vse potrebne informacije v podjetju zberejo preko tega sistema, se obdelajo, arhivirajo in omogočajo podjetju oziroma zaposlenim boljši pregled nad celotnim dogajanjem. 30
9 SEZNAM UPORABLJENIH VIROV [1] Barbara Grintal ; Učbenik: Upravljanje zalog: Zavod IRC, Ljubljana, 2011 [2] Polajner Andrej,Borut Buchmeister, Marjan Leber: Organizacija proizvodnje: Fakulteta za strojništvo, Maribor, 2002 [3] Nigel Slack, Alistair Brandon-Jones, Robert Johnston ; Operations Management, Seventh Edition,United Kingdom, 2013 [4] Alex Hill, Terry Hill; Operations management, Palgrave Macmillan,New York,USA,2012 [5] Lee J. Krajewski, Larry P. Ritzman, Manoj K. Malhotra: Operations Management (9th Edition), Prentice Hall,2010 [6] Polajnar Andrej. Priprava proizvodnje. Maribor : Fakulteta za strojništvo, 1998 [7] Kaltnekar Zdravko. Logistika v proizvodnem podjetju. Kranj: Moderna organizacija. 1993 [8] Rusjan Borut. Management proizvodnje. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 1999 [9] Kavčič Bojan. Upravljanje proizvodnje. Novo mesto: Visoka šola za upravljanje in poslovanje Novo mesto. 2000 [10] Hamid Noori, Russell RadFord. Production and Operations Management : Total Quality and Responsiveness. USA. McGraw- Hill. 1995. [11] Leber Marjan, Buchmaister Borut. Proizvodni management; priročnik za vaje. Maribor. Fakulteta za strojništvo. 1998. [12] Burman Richard. Manufacturing management- Priciples and System. London : McGraw- Hill. 1995. [13] Wallase Thomas F.,Kremzar Michael H. : ERP: Making it happen, The Implementers Guide to Success with Enterprise Resource Planning. New York. 2001. 31