seminar Nepovratna sredstva v 2019 Ljubljana, 7.2.2019
Cilj seminarja Pregled napovedanih in aktualnih nacionalnih in mednarodnih razpisov v letu 2019 Praktični napotki za uspešno pripravo in izvedbo projektov. 2
Program A. Povratna in nepovratna sredstva v 2019 A. Kratek pregled aktualnih razpisov v Sloveniji in EU B. Praktični napotki za dobro pripravo projekta C. 10 najpogostejših problemov pri projektnem poročanju in kako se jim izogniti 3
Definicije 4
Raziskave Cilj raziskave je ustvarjanje novega znanja Temeljne raziskave: Eksperimentalno ali teoretično delo, predvsem zaradi pridobitve novega znanja iz osnovnih eksperimentalnih dejstev Aplikativne raziskave: originalna raziskava z namenom pridobivanja novega znanja, vendar usmerjena predvsem k določenemu namenu ali cilju. 5
Industrijske raziskave so načrtovane raziskave ali kritične preiskave, usmerjene v pridobivanje novega znanja in spretnosti za razvoj novih izdelkov, procesov ali storitev ali za znatno izboljšanje obstoječih izdelkov, procesov ali storitev. Vključujejo oblikovanje komponent kompleksnih sistemov in lahko zajemajo izdelavo prototipov v laboratorijskem okolju ali okolju s simuliranimi vmesniki obstoječih sistemov ter pilotih linij, kadar je to potrebno za industrijske raziskave, zlasti za vrednotenje generične tehnologije. 6
Eksperimentalni razvoj Pomeni pridobivanje, združevanje, oblikovanje in uporaba obstoječega znanstvenega, tehnološkega, poslovnega in drugega ustreznega znanja in spretnosti, katerih cilj je razvoj novih ali izboljšanih izdelkov, procesov ali storitev. Ti lahko vključujejo npr. tudi dejavnosti, usmerjene v konceptualne opredelitve, načrtovanje in dokumentacijo novih izdelkov, procesov ali storitev. Lahko vključuje izdelavo prototipov, predstavitve, pilotne projekte, preskušanje in potrjevanje novih ali izboljšanih izdelkov, procesov ali storitev v okoljih, ki so tipični za vsakdanje pogoje obratovanja, kadar je osnovni cilj nadalje tehnično izboljšati izdelke, procese in storitve, ki niso v veliki meri ustavljeni. To lahko vključuje razvoj prototipa ali pilotnega projekta za tržno uporabo, ki je obvezno končni tržni izdelek in je predrag, da bi ga izdelali samo za namene predstavitve ali potrjevanja. Eksperimentalni razvoj ne vključuje rednih ali občasnih sprememb obstoječega izdelka, proizvodnih linij, proizvodnih procesov, storitev in drugih tekočih dejavnosti, tudi če takšne spremembe lahko pomenijo izboljšanje. 7
Ločitev R&R od ostalih aktivnosti Osnovni kriteriji za ločitev R&R od podobnih aktivnosti (Frascati): Pomemben element novosti Tolmačenje znanstvene ali tehnološke negotovosti 8
TRL (Technological Readiness Level) 9
10
Finance Direktni stroški = stroški, ki so nastali samo za potrebe tega projekta Posredni stroški = stroški, ki niso nastali samo za potrebe tega projekta (npr. strošek najema prostora) Dejanski stroški dela = stroški dela, ki so dejansko nastali in bili plačani (dokazujemo s plačilno listo) Pavšalno financiranje stroška dela = pavšal, ki ga določi razpisovalec na podlagi svoje metodologije (npr R= 21 /h, STS= 14 /h) in ne rabimo dokazovati, da je bilo toliko tudi dejansko izplačano 11
Program A. Povratna in nepovratna sredstva v 2019 12
Program Napovedani in aktualni razpisi v Sloveniji 13
Nepovratna sredstva strukturni skladi Javni razpis Eurostars 2019-2023 Namen: izvajanje programa Eurostars 2. Eurostars 2 je program, ki s sofinanciranjem podpira MSPje, ki se intenzivno ukvarjajo z raziskavami in razvojem in njihove partnerje, pri izvajanju njihovih skupnih inovativnih projektov, ki imajo predviden kratek čas vstopa na trg Upravičenci: vsa podjetja s poudarkom na MSP Upravičeni stroški: stroški osebja (dejanski), stroški instrumentov in opreme, stroški stavb in zemljišča, stroški pog. raziskav, teh. znanje in patenti, posredni stroški Višina sofinanciranja: 40% za velika podjetja, 50% za MSP Vrednost sofinanciranja: do 100.000 /leto Trajanje projekta: do 36 mesecev Predvidena objava: marec 2019 Izvajalec: MGRT 14
Nepovratna sredstva strukturni skladi Javni razpis EUREKA 2019-2023 Namen: omogočiti polnopravno vključevanje slovenskih podjetij v mednarodni program EUREKA in spodbujanje udeležbe slovenskih podjetij na vseh tehnoloških področjih programa EUREKA, skladno s cilji OP 2014-2020 in prednostnimi področji S4 Upravičenci: vsa podjetja Upravičeni stroški: stroški osebja (dejanski), stroški instrumentov in opreme, stroški stavb in zemljišča, stroški pog. raziskav, teh. znanje in patenti, posredni stroški Višina sofinanciranja: 40% za velika podjetja, 50% za MSP Vrednost sofinanciranja: Z: do 100.000 /leto ; V: ni omejitve Višina razpisanih sredstev: 4 M Predvidena objava: maj 2019 Izvajalec: MGRT 15
Javni razpis Celovita podpora ukrepom digitalne transformacije v podjetjih 2019-2022 Namen: spodbuditi podjetja k celoviti digitalni transformaciji poslovnih procesov/produktov/storitev s postopno integracijo v vse faze poslovnega procesa Cilj razpisa: rast števila pametnih podjetij oz. števila razvitih pametnih produktov/storitev/procesev v podjetjih (programskih rešitev, platform itd.) Upravičenci: vsa podjetja Višina razpisanih sredstev: 10 M Predvidena objava: marec 2019 Izvajalec: MGRT 16
Javni razpis Razvoj in implementacija upravljavskih kompetenc za digitalno transformacijo podjetij 2019-2022 Namen: dvig organizacijskih, digitalnih in upravljavskih kompetenc Cilj: pridobitev upravljaljih kompetenc na področju digitalne pismenosti, poznavanja ključnih naprednih tehnologij, razumevanja podatkov, poslovnih modelov in integracije poslovnih rešitev Upravičenci: vsa podjetja Višina razpisanih sredstev: 2 M Predvidena objava: marec 2019 Izvajalec: MGRT 17
Spodbude za raziskovalno razvojne projekte (RRI v verigah in mrežah vrednosti TRL6-9) Namen: sofinanciranje izvajanja inovativnih, RR projektov podjetij ali konzorcijev za nove ali izboljšane proizvode, procese ali storitve, do stopnje, da so potrjeni v končni obliki ter primerni za uporabo v realnem okolju Rok za prijavo:24.9.2019 Upravičenci: vsa podjetja Partnerstvo: ni nujno, maksimalno do 3 partnerji Upravičeni stroški: stroški osebja (pavšalna cena ure), stroški zunanjih izvajalcev, stroški neopredmetenih sredstev, posredni stroški 15% Višina sofinanciranja: mikro in mala podjetja 45%, srednje velika 35%, velika 25% Vrednost sofinanciranja: min. 100.000, max. 500.000 Izvajalec: MGRT 18
Dopolnjevanje SME instrumenta - Faza 1 Namen: sofinanciranje izvajanja RRI projektov podjetij, ki so v okviru Obzorja 2020 dobili certifikat Seal of Excellence in zaradi pomanjkanja sredstev niso prejeli sofinanciranja iz SME instrumenta. Rok za prijavo: 15.5.2019 Upravičenci: MSP Višina sofinanciranja: pavšalni znesek v višini 35.000 Upravičeni stroški: stroški študije izvedljivosti po pavšalnem znesku Izvajalec: SPIRIT za MGRT 19
Dopolnjevanje SME instrumenta Faza 2 Namen: sofinanciranje izvajanja RRI projektov podjetij, ki so v okviru Obzorja 2020 dobili certifikat Seal of Excellence in zaradi pomanjkanja sredstev niso prejeli sofinanciranja iz SME instrumenta. Rok za prijavo: 12.9.2019 Upravičenci: MSP Upravičeni stroški: stroški osebja, stroški svetovalnih in druhih ustreznih storitev, stroški raziskav, posredni stroški Višina sofinanciranja: mikro in mala podjetja 45%, srednje velika 35% Vrednost sofinanciranja: do 1.600.000 /projekt Izvajalec: SPIRIT za MGRT 20
Poudarki, usmeritve in novosti na področju nacionalnih razpisov strukturni skladi Novi razpisi - poudarek na digitalni transformaciji podjetij, razvoju turizma in razvoju lesarstva Več denarja v Vzhodno kohezijsko regijo (večje stopnje sofinanciranja), Zahodna regija vedno manj denarja in nižje stopnje sofinanciranja Kjer je možno več denarja MSP 21
Program Aktualni programi v Obzorju 2020 2019 2020 22
ODLIČNA ZNANOST Excellent Science Podpora najbolj nadarjenim in ustvarjalnim posameznikom in njihovim ekipam za izvedbo pionirske raziskave najvišje kakovosti, ki gradi na uspehu Evropskega raziskovalnega sveta (ERC); Financiranje skupne raziskave za odpiranje novih in obetavnih področij raziskav in inovacij s podporo Prihodnjih in nastajajočih tehnologij (FET); Raziskovalcem nuditi odlične priložnosti za usposabljanje in poklicni razvoj prek Marie Curie Actions; Zagotoviti, da ima Evropa vrhunske raziskovalne infrastrukture (tudi e-infrastrukture), ki so dostopne vsem raziskovalcem v Evropi in širše. 23
VODSTVO INDUSTRIJE Industrial Leadership Olajšanje dostopa do tveganega financiranja; Podpora širom Evrope za inovacije v MSP. 24
European Innovation Council (EIC) pilot Fast Track to Innovation (FTI) SME Instrument FET Open Horizon Prizes Support and Exploratory Actions 25
Fast Track to Innovation (FTI) EIC-FTI-2018-2020 FTI targets industry-driven consortia seeking a quick market uptake of new solutions, and brings together actors with complementary backgrounds, knowledge and skills. TRL 6 do TRL 8 Max. Sofinanciranje: 3 M Stopnja sofinanciranja (70% za profitne org. in 100% za neprofitne org.) Roki za prijavo: 21.2.2019, 23.5.2019 26
SME Instrument Upravičenci: MSP iz kateregakoli sektorja, ustanovljen v EU Member state ali Horizon 2020 associated country. Teme (topics): jih ni. Negativnim vplivom na podnebje in okolje se je dobro izogibati. Faza 1: Študija izvedljivosti (Feasibility study): Lump sum: 50.000 (70% sofinanciranje), trajanje projekta: 6m Roki za prijavo: 13.2.2019, 7.5.2019, 5.9.2019, 6.11.2019 Faza 2: Od koncepta do trga 0,5 do 2,5 M (70% sofinanciranje), trajanje projekta: do 24m Roki za prijavo: 3.4.2019, 5.6.2019, 9.10.2019 Faza 3: Komercializacija (ni sofinancirana) 27
FET Open Fetopen-01-2018-2019-2020 (RIA) FET Open uses interdisciplinary collaboration to tap into Europe's excellent science base for exploring radically new technologies, which may become the game-changers of the future Roki za prijavo: 18.9.2019 28
DRUŽBENI IZZIVI - Societal Challenges Dejavnosti, od raziskav do trga z novim poudarkom na inovacijskih dejavnostih (kot npr. pilotna proizvodnja, demonstracije tehnologije, preskusne naprave, podpora za javno naročanje ter uveljavljanje na trgu) Naslavljanje glavnih skrbi državljanov v Evropi in drugod po svetu 29
Tipi projektov - ključni Research and Innovation Actions: Basic and applied research, technology development and integration, testing and validation on a small-scale prototype in a laboratory or simulated environment. At least 3 independent legal entities from 3 member states or associated countries need to take part in the project. The funding rate is 100%. Innovation Actions: Prototyping, testing, demonstrating, piloting, largescale product validation and market replication. At least 3 independent legal entities from 3 member states of associated countries need to take part in the project. The funding rate is 70% (100% non-profit organisations). Coordination and Support Actions: Accompanying measures such as standardisation, dissemination, awareness-raising and communication, networking, coordination or support services, policy dialogues and mutual learning exercises and studies. At least one legal entity based in a member state or associated country should take part. 30
Novosti v okviru EU razpisov Veljavni Delovni programi 2018-2020 Novost pri ERC (pilot the award of Proof of Concept grants on the basis of a lump sum of EUR 150 000) Postavljeni so novi roki za prijavo Napovedani novi razpisi (teme so enake) EIC pilot se nadaljuje do 2020 31
Obzorje 2020 projektna ideja Financirajo se najbolj inovativne (cutting edge ideje) Vaš projekt mora imeti zelo velik učinek na EU Diseminacija in eksplotacija rezultatov projekta je izjemno pomembna in se ocenjuje Sodelovanje med raziskovalci in industrijo 32
Program Praktični nasveti za dobro pripravo projekta 33
Struktura projektne prijave (splošna) 1. Administrativni del 2. Vsebinski del 3. Izvedba projekta 4. Finančni del (finančna konstrukcija) 5. Drugo (podporna dokumentacija, ipd.) 34
Najbolj problematični deli, ko se piše projekt 1. Administrativni del 2. Vsebinski del (cilji, rezultati, ozadje - koncept, inovativnost) 3. Izvedba projekta (opis/uravnoteženost/kakovost konzorcija in partnerjev) 4. Finančni del (finančna konstrukcija) 5. Drugo (podporna dokumentacija, ipd.) 35
Vsebinski del 36
Vse se začne s cilji projekta Morajo biti pametni (S.M.A.R.T): Specific (specifični) Measurable (merljivi) Achievable (dosegljivi) Relevant (relevantni) Time-bound (časovno vezani). 37
Primer Glavni cilj projekta: Obremenitev odpadne vode v Donavo je zmanjšana Izberite kazalnik: Koncentracija spojin težkih kovin (Pb, Hg, Cd) Opredelite cilje: Opredelite količino: Koncentracija spojin težkih kovin (Pb, Hg, Cd) je zmanjšana za 75 % glede na leto 2017. Opredelite kvaliteto: za dosego mejnih vrednosti vode za namakanje Opredelite ciljno skupino: uporabljajo kmetje v Golubcu Opredelite prostor: v Vzhodni Srbiji Določite čas: 2 leti od začetka projekta 38
Cilji morajo imeti kazalnike Kazalniki povejo ali je cilj dosežen ob definiranem času Pogosti kazalniki, ki jih zahtevajo razpisovalci vaš projekt mora prispevati k tem kazalnikom: Povečanje št. zaposlenih Dodana vrednost na zaposlenega Izvoz 39
(Raziskovalni) problem projekta? Definirajte kakšna je vaša motivacija za izvedbo tega projekta: Zakaj smo se odločili za ta projekt? Zakaj je pomemben za nas (kakšne tehnološke probleme želimo reševati)? 40
Ključni rezultati projekta Morate ga tržiti (npr. nov proizvod) Mora biti povezan z vašimi cilji in cilji in namenu razpisa Morate ga povezati z eno od prioritet S4 in vsaj en SRIP 41
Za uspešeno prijavo projekta Definirajte glavne cilje projekta (1-3) Definirajte kazalnike Definirajte ključne rezultate (1-3) Definirajte aktivnosti, ki so potrebne, da dosežete cilje in rezultate projekta šele nato poiščite primeren razpis. 42
RAZPIS (cilji, namen) PROJEKTNA IDEJA (cilji) 43
Vprašajte se Na katere konkretne izzive/teme se cilji projekta navezujejo s cilji/namenom razpisa? Kako se nanje navezujejo? 44
Imate projektno idejo in imate primeren razpis kaj zdaj? 45
Interna logika projekta (predvsem nujno za RR projekte) 46
CILJI POTREBE KUPCEV NOVO ZNANJE OBSTOJEČE REŠITVE NEREŠENI TEHNOLOŠKI PROBLEMI NEIZPOLNJENE POTREBE 47
Uporaba logičnega okvirja na projektu? 48
Glavni cilji projekta Primer: Obremenitev onesnaženosti Donave se zmanjša Cilji in namen razpisa Glavni rezultati projekta Primer: Nov inovativen produkt Črpalka za odstranjevanje spojin težkih kovin iz vode Primer: Aktivnosti (WP) WP1 Razvoj delnega prototipa črpalke za simuliranje v kontroliranem okolju WP 2 Razvoj končnega prototipa za simuliranje v simuliranem realnem okolju Ostali rezultati projekta - deliverables (tehnična dokumentacija, prototipi, ) Naloge (Task) 49
Rezultati prispevajo k ciljem projekta Cilj 1 Cilj 2 Rezultat 1 X Rezultat 2 X Rezultat 3 X X Aktivnosti prispevajo k doseganju ključnih rezultatov (posledično k ciljem) WP 1 WP 2 Cilj 1 Cilj 2 X WP 3 X X X 50
Kaj lahko doda logični okvir? Logična povezava med cilji, aktivnostmi in rezultati Širši družbeni vplivi (tudi posredni vplivi rezultatov projekta na različne deležnike) Kako naš projekt odgovarja na zaželene učinke razpisovalca? (DV/Z, izvoz ) 51
Identifikacija tveganj na projektu Tveganja izvedbe (partnerji, finance, roki ) Pojasnimo kako jih bomo obvladovali: vodenje projekta, pojasnilo finančne konstrukcije, delovni program, opis partnerjev in reference Tehnološka tveganja (kako jih obravnavamo) Pojasnimo kako jih bomo obvladovali: reference ključnega kadra, reference partnerjev, pretekle izkušnje z vodenjem RR projektov Tržna tveganja (eksploatacija rezultatov) Pojasnimo kako jih bomo obvladovali: komu bomo prodajali, kako jim bomo prodajali, ali smo že prisotnih na ciljnih trgih 52
Tveganja na projektu Različni razpisi dovolijo različne stopnje tveganj na projektu V prijavi nujno pojasniti, da ste sposobni obvladovati tveganja projekta 53
Izvedba projekta partnerji da ali ne? 54
Dober konzorcij KOMPLEMENTARNOST RAVNOTEŽJE 55
Kako pojasniti komplementarnost in ravnotežje konzorcija? Ko je vloga posameznega partnerja dobro utemeljena, se lahko lotimo iskanja partnerja V prijavi je potrebno nujno pojasniti: Zakaj je posamezen partner na projektu? Kaj je njegova vloga v projektu? Kakšno odgovornost ima posamezni partner? Vodja aktivnosti! Reference ključni kadri in podjetje Brez vseh članov konzorcija projekt ne bo uspešen! 56
Kako najti partnerje? 57
Kako najti partnerja? Organizacije s katerimi že sodelujete Organizacije, ki vam jih drugi priporočijo SRIP-i, tehnološke platforme, združenja Spletne strani za iskanje partnerjev
Konzorcijska pogodba kaj je to? Konzorcijska pogodba je pogodba med partnerji udeleženci v izvajanju projekta, ki ga financira EU, z namenom, da ureja medsebojne odnose med partnerji ter preprečuje morebitne težave, ki se lahko pojavijo med izvedbo 59
Konzorcijska pogodba kdaj? Konzorcijska pogodba se definira in podpisuje pred začetkom izvajanja projekta, oziroma pred podpisom Pogodbe o sofinanciranju V Sloveniji se konzorcijska pogodba podpiše pred oddajo projekta na razpis Je obvezna priloga k projektni prijavi Pogosto ministrstva pripravijo vzorec, ki vsebuje minimalne zahteve ministrstva, ga pa lahko še dopolnite 60
Finančni del priprava proračuna projekta 61
Kaj je proračun projekta? Seznam vseh stroškov na projektu Eden najbolj kompliciranih elementov pri pripravi projektne prijave Proračun: eden od kriterijev ocenjevanja Vedno samo ocena stroškov 62
STROŠKI Upravičeni stroški Neupravičeni stroški Direktni stroški Stroški osebja Stroški opredmetenih sredstev Stroški zunanjih izvajalcev Potni stroški Materialni stroški Stroški potrošnega materiala Posredni stroški Stroški elektrike Stroški telefona Stroški vode Zavarovanja Računovodstvo Direktor organizacije Podporna pisarna 63
Na kaj moramo biti pozorni! Maksimalna dovoljena višina stroškov Stroške ločimo na upravičene in neupravičene stroške Stroški po partnerjih morajo biti sorazmerni z vloženim delom in rezultati Strošek opreme se upošteva nabavna vrednost ali vrednost amortizacije? Upoštevanje omejitev razpisa: min in max delež stroškov posameznega partnerja 64 min in max delež vrste stroška (na partnerja ali projekt kot celoto)
Upravičenost stroškov Glavne stroške na projektu moramo pojasniti v projektni prijavi (potem ko imamo proračun narejen) Pojasnilo zneskov kalkulacija (čim bolj natančno) Racionalna povezava z opredeljenimi aktivnostmi Nabava sredstev (opreme, ): kaj bomo nabavili in zakaj je to potrebno v projektu Potni stroški: kdo potuje, kje, na kakšen način, 65
Nasveti iz prakse - proračun Ne delajte ga na koncu (+ uravnoteženost po partnerjih) Planirajte stroške glede na predvidena izplačila (proračunska leta) Realistično ocenite stroške (posebej strošek dela) če ne, problemi kasneje pri izvajanju 66
Nasveti iz prakse - proračun Če nabavljate opremo imejte alternativne dobavitelje Čim manj stroškov podizvajalcev (+podizvajalcev ne omenjajte poimensko v prijavi) Bolje realistične kot optimistične projekcije Pripravite se na zamike izplačil 67
Najpogostejše napake - finance Neravnotežje med partnerji Napačno izračunana cena človek/mesec Previsoki stroški podizvajalcev Stroški podizvajalcev niso predvideni v projektni prijavi Stroški niso vezani na delovne sklope Stroški projektnega managementa so predvideni samo za koordinatorja 68
Program Izkušnje iz preteklih prijav Dobre in slabe prakse 69
Razpisovalci Priprava vseh potrebnih (strateških) dokumentov je ZELO počasna Ko se končno pojavijo razpisi : V pripravi sodeluje toliko ljudi, da so razpisi preveč komplicirani in včasih kontradiktorni Zamenjava formularjev zaradi napak (Excel!) Odgovori na vprašanja so pozni in omejeni Spremembe rokov za oddajo! 70
Prijavitelji Stalno spremljajte spletno stran razpisa Nujno vprašajte, ali so vprašanja in odgovori del razpisne dokumentacije Govorite z odgovorno osebo, če je to le mogoče (+ vse obrazložitve na pisno) Ali obstaja možnost dopolnitev (vsaj za podporno dokumentacijo/administrativni del)? 71
Prijavitelji Takoj na začetku preverite obrazce, ki jih morate izpolniti (morebitne napake?) Če so kriteriji v glavnem KVANTITATIVNI ne izgubljajte časa s pisanjem lepih stavkov v projektni prijavi, ker to ne prinaša točk Če kriteriji niso kvantitativni Argumentirajte na osnovi veljavnih definicij, ki jih citirate (npr. Frascati manual za RR) 72
Prijavitelji Takoj začnite z zbiranjem dokumentacije Elektronski obrazec oddajte pred gnečo na serverju! Pazite na žig (datum in čas), če pošiljate po pošti 73
Program C. 10 najpogostejših problemov pri projektnem poročanju in kako se jim izogniti 74
Razpisovalec/kontrolor Največji strah: DVOJNO FINANCIRANJE Pogosto so centi bolj pomembni kot milijoni Kontrolor projekta partner ali nekdo, ki išče napake? Spremembe (finančnih) pravil med izvajanjem projekta nove dopolnitve 75
1. Zamenjava partnerja med izvajanjem projekta Partner zaradi različnih razlogov želi zapustiti konzorcij kaj zdaj? Preveriti znotraj konzorcija ali lahko kdo prevzame njegovo delo/stroške Če da, prerazporeditev dela med partnerji in obvestiti razpisovalca Če ne, poiskati drugega partnerja V vsakem primeru obvestiti razpisovalca takoj ko je jasno kaj boste naredili 76
2. Prerazporeditev stroškov med stroškovnimi kategorijami Pri nekaterih razpisi je mogoča brez obvestitve razpisovalca Pri nekaterih prerazporeditev stroškov med stroškovnimi kategorijami ni mogoča brez odobritve razpisovalca Postopek prerazporeditve je dolgotrajen in velikokrat neodobren postopek Izognite se mu z dobrim planiranjem v fazi prijave 77
3. Prerazporeditev stroškov med proračunskimi leti Velikokrat zaradi slabega planiranja stroškov pride kasneje pri izvajanju do te težave Prerazporeditev stroškov med proračunskimi leti je dolgotrajen proces na ministrstvu in je velikokrat neodobren Izognite se mu s planiranjem stroškov po proračunskih letih in ne koledarskih 78
4. Prerazporeditev stroškov med projektnimi partnerji H2020 - je mogoče, če je dobro utemeljeno SLO - je mogoče samo med partnerji v isti kohezijski regiji (včasih tudi brez obvestila ministrstva) 79
5. Stroški niso bili predvideni v projektni prijavi kaj zdaj? Lahko zaprosite za prerazporeditev stroškov med stroškovnimi kategorijami ali Pokrijete strošek iz posrednih stroškov, ki so vam priznani 80
6. Prestavljanje rokov za izvedbo aktivnosti, projekta, dosego ciljev itd. H2020 je mogoče ob dobri utemeljitvi Mogoče je tudi podaljšanje projekta SLO je kot strel v nogo Po podpisu pogodbe o sofinanciranju zelo neradi prestavljajo roke za karkoli 81
7. Manjkajoče časovnice, napačno izračunana urna postavka 1. Zaposleni imajo v časovnici navedene nadure in/ali so delali čez vikende 2. Strošek prehrane za zaposlenega je bil obračunan za 10 dni, čeprav je zaposleni glede na časovnico na projektu delal 20 dni 3. Vse časovnice so podpisane s strani istega človeka (npr. direktorja podjetja ali računovodje) 4. Ure so v časovnicah knjižene v decimalkah (npr. 7,34 ur) 5. Z majem mesecem se je zaposlenemu plača dvignila iz 650 EUR na 1200 EUR 82
8. Oprema - manjkajoči računi, poročila, dobavnice 1. Priložen je samo seznam opreme, ki se amortizira ter izračunani zneski amortizacije, priložena metodologija pa kontrolorju ne omogoča, da preveri pravilnost uveljavljenih stroškov amortizacije v obdobju (metodologija nepopolna) 2. Predračun za opremo je bil plačan v obliki avansa 3. Manjkajo potrdila o dobavi opreme 4. Vse kopije računov za sodelujoče podjetje je potrdil (s podpisom) nosilni partner 5. Stroški obračunani dvakrat (nabavna vrednost in amortizacija) 6. Imamo račune v različnih denominacijah (GBP, USD, JPY) in zneske prevedene v EUR nimamo pa navedene menjalne tečaje za konkreten dan 83
9. Podizvajalci 1. Ni dokumentacije o postopku javnega naročila 2. Med stroški zunanjih storitev je tudi račun za študentsko delo (ni upravičen strošek, razen kjer je kot tak eksplicitno napisan) 3. Pregled računov je pokazal na zaračunavanje storitev med povezanimi osebami 4. Manjka poročilo o opravljeni storitvi 5. Strošek priprave projekta je predložen kot upravičen strošek 84
10. Potni stroški Manjkajo računi, boarding pass-i, Manjkajo pojasnila, če uveljavljate strošek reprezentane (navade v vaši državi, team building) Manjkajo podpisne liste iz sestankov Iz potnega naloga ni razvidno, da ste potovali za namen izvedbe projekta Potuje oseba, ki ne dela na projektu V časovnici niso zabeležene ure službenega potovanja 85
86
Kje in zakaj se pri projektnem poročanju največkrat zatakne? Površno pripravljen delovni program in finančna konstrukcija v času prijave Nepoznavanje finančnih pravil razpisa/programa (in vseh uredb, navodil OU, itd.) Ne sledenje planom (time line delovnih paketov, nalog), deliverable zamujajo itd. Določeni stroški niso planirani (npr. nakup stroja) 87
Kakšne so posledice, če se projektnega poročanja ne lotimo pravočasno in dovolj vestno? Zakasnitev pri izplačilu ZZI Vračanje sredstev V SLO možnost izgube dela sredstev, če niso pravočasno izplačana iz proračuna 88
89
RR & CO. d.o.o. Einspielerjeva ulica 6, 1000 Ljubljana petra.rudolf@rr-co.eu 040 979 107 www.rr-co.eu www.efamt.eu