Upravljanje z dokumentarnim gradivom (DGSF)
Zgodovina dokumenta Verzije # Oznaka verzije Spremembe Avtorji Datum 1.0 Osnovni dokument Upravljanje z dokumentarnim gradivom (DGSF) Stran 2 od 13
Kazalo 1 Nameščanje certifikata izdajatelja digitalnih potrdil v Adobe Reader... 5 2 Preverjanje veljavnosti dokumentov... 7 2.1 Glavni elementi ZPIZ elektronskih dokumentov... 7 2.2 Dostop do izvornih dokumentov v elektronski obliki... 8 2.3 Preverjanje veljavnosti dokumenta, ki nima QR kode... 9 2.4 Preverjanje veljavnosti dokumentov, ki imajo QR kodo... 13 Upravljanje z dokumentarnim gradivom (DGSF) Stran 3 od 13
Seznam kratic Oz. Kratica/Izraz Razlaga Upravljanje z dokumentarnim gradivom (DGSF) Stran 4 od 13
1 Nameščanje certifikata izdajatelja digitalnih potrdil v Adobe Reader V ZPIZ vsi zaposleni pri podpisovanju elektronskih dokumentov uporabljajo digitalna potrdila izdajatelja sigen-ca. Namestitev izvedete po naslednjih korakih. 1) Pojdite na stran http://www.sigen-ca.si/identiteta.php 2) Pri "digitalno potrdilo SIGEN-CA" kliknite na "v obliki der - za vpis v brskalnik" 3) Shranite datoteko "sigen-ca.crt" na ustrezno mesto iz koder ga boste prenesli kasneje v Adobe Reader 4) Odprete Adobe Reader 5) Pojdite na "Document"->"Manage Trusted Identities..." 6) Izberite "Certificates" in kliknite "Add Contacts..." Upravljanje z dokumentarnim gradivom (DGSF) Stran 5 od 13
7) Kliknite "Browse" in poiščete datoteko "sigen-ca.crt", ki ste jo predhodno shranili in kliknite "Import" 8) Dobite sporočilo, ki ga potrdite in v seznamu se pojavi certifikat izdajatelja. Zaprete okno in certifikat je uspešno nameščen. Sedaj lahko odprete podpisan pdf dokument, kjer lahko preverite podpis. Upravljanje z dokumentarnim gradivom (DGSF) Stran 6 od 13
2 Preverjanje veljavnosti dokumentov 2.1 Glavni elementi ZPIZ elektronskih dokumentov QR vsebina pravno pojasnilo dodatni podatki o dokumentu digitalni podpisi Vsi dokumenti, ki nastanejo na ZPIZ imajo: Pravno pojasnilo pravno pojasnilo pojasnjuje, da se natisnjen dokument nahaja v elektronski obliki in ga je mogoče tudi preveriti preko storitve»vpogled v dokumente preko spleta«digitalni podpisi digitalni podpisi vseh podpisnikov dokumenta. Dokumentom, ki se natisnejo se ob odpremi doda naslednje elemente: QR koda - vsebuje podatke za direktni dostop do storitve»vpogled v dokumente preko spleta«dodatni podatki o dokumentu potrebni podatki za uporabo storitve»vpogled v dokumente preko spleta«upravljanje z dokumentarnim gradivom (DGSF) Stran 7 od 13
2.2 Dostop do izvornih dokumentov v elektronski obliki 1) Dostop do storitve»vpogled v dokumente preko spleta«: http://www.zpiz.si/wps/portal/vpogledvdokumente 2) Vpišete podatke o dokumentu in elektronsko pošto, kamor dobiti sporočilo z povezavo na dokument. Prepišete podatke iz dokumenta v razdelek»podatki O DOKUMENTU«. Upravljanje z dokumentarnim gradivom (DGSF) Stran 8 od 13
2.3 Preverjanje veljavnosti dokumenta, ki nima QR kode 1) Odprete dokument v»adobe Reader«2) Da je dokument veljaven mora biti digitalno podpisan. Vsi dokumenti, ki jih boste pregledovali od ZPIZ bodo tudi v obliki PDF/A a) Da je dokument podpisan se vam mora poleg dokumenta prikazati: Poleg tega so vsi podpisi dokumentov vizualizirani na spodnjem delu dokumenta: b) Da je dokument v obliki PDF/A se vam prikaže: Upravljanje z dokumentarnim gradivom (DGSF) Stran 9 od 13
3) Pregled digitalnega podpisa preverite s klikom na pero - in pokažejo se vam podatki podpisnikov (kliknite tudi na + pri podpisniku): a) Z desnim klikom na podpisniku in izbiro»show Signature Properties«dobite podrobne informacije o njegovem digitalnem potrdilu. Vidite tudi informacijo do kdaj digitalno potrdilo podpisnika velja. 4) Veljavnost podpisov preverite, da kliknete na»validate All«oziroma lahko z desnim klikom na posamezni podpis izberete»validate Signature«. Da je podpis veljaven se vam more poleg podpisnika pojaviti zelena kljukica. Upravljanje z dokumentarnim gradivom (DGSF) Stran 10 od 13
5) Veljavnost podpisa lahko preverite tudi tako, da kliknete na vizualizacijo podpisa. 6) Kdaj veljavnost podpisa ni veljavna a) Ko nimate nameščenega certifikata izdajatelja sigen-ca (poglavje 1) Upravljanje z dokumentarnim gradivom (DGSF) Stran 11 od 13
b) Ko preteče od podpisa dokumenta že toliko časa, da je poteklo tudi digitalno potrdilo podpisnika (običajno je veljavnost digitalnih potrdil 5let). V tem primeru je dokument še vedno veljaven in ni bil spremenjen. Upravljanje z dokumentarnim gradivom (DGSF) Stran 12 od 13
2.4 Preverjanje veljavnosti dokumentov, ki imajo QR kodo V tem primeru smo veljavnim dokumentom zaradi tiskanja dodali QR kodo (levo zgoraj na prvi strani) in informacije za preverjanje dokumenta preko spleta (na desnem robu na prvi strani). Pri dodajanju teh dokumentov nadomestimo tudi sličice podpisov z pravimi zaradi pravilnega tiskanja dokumentov. Vse te spremembe dokumenta podpišemo s strežniškim certifikatom. Da pa preverimo njegov izvor naredimo sledeče. 1) Odprete dokument v»adobe Reader«2) Pregled digitalnega podpisa preverite s klikom na pero - in pokažejo se vam podatki podpisnika - strežnik (kliknite tudi na + pri podpisniku): 3) V kolikor podpis še ni preverjen kliknite na»validate All«. Da je podpis veljaven se vam more poleg podpisnika pojaviti zelena kljukica. 4) Kdaj veljavnost podpisa ni veljavna -> Točka 6 v poglavju 2.3 Upravljanje z dokumentarnim gradivom (DGSF) Stran 13 od 13