eFin

HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy

HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy Uvod Najboljše rešitve izhajajo iz prakse Avtor: Gregor SLABE Programiranje poslovnih aplikacij je bilo vse od iznajdbe racunalnikov velik izziv. Program mora slediti zakonskim spremembam, zadovoljiti mora potrebe uporabnikov (ti imajo nemalokrat specificne zahteve), omogocati mora dober pregled nad podatki (porocila), biti mora enostaven za uporabo in še bi lahko našteval. Del dobrega programa so tudi dobro napisana navodila. Tudi navodila morajo slediti spremembam v programu, tako da so navodila tako kot program, živ organizem, saj jih je potrebno neprestano dopolnjevati, popravljati. Upam, da Vam bodo tudi navodila za delo s programom v pomoc, tako kot program sam!

1 Kazalo 0 Poglavje I Uvod 3 1 O programu... 3 2 Licencna pogodba... 4 3 Minimalne sistemske... zahteve 7 4 Namestitev programa... 7 5 Osnovni opis... oken in kontrolnikov 8 6 Slovar izrazov... 11 Poglavje II Šifranti 13 1 Šifrant partnerjev... 13 2 Šifrant storitev... 15 3 Šifrant gostinskih... artiklov 16 Poglavje III Delo z dokumenti 20 1 Izdani racuni... 20 Osnovno okno... Vnos izdanega... racuna 20 22 2 Predracuni... 24 Vnos predracuna... 24 3 Dobavnice... 26 Vnos dobavnice... 26 4 Prevzem blaga... 28 Vnos prevzema... Index 28 31 1

I Poglavje

1 Uvod 1.1 O programu 3 PRILAGODLJIVO IN UČINKOVITO VAM OLAJŠAMO DELO Vodite športni center ali društvo, trgovino, gostišče, lokal, vse v enem? V dobi računalnikov in informacij se vam izplača ves potencial, ki ga le ti premorejo, izkoristiti za poenostavitev dela ter povečanje ugleda med vašimi strankami-kupci. S pomočjo programskega paketa eklik si boste lahko računalnik prilagodili svojim potrebam, ne pa, da se boste morali vi prilagajati»bogu iz škatle«. Svoj čas in energijo raje namenite širitvi posla ali lastnim užitkom. LASTNO ZNANJE IN IZKUŠNJE Programski paket za vodenje športnih centrov ali društev, trgovin, gostišč, lokalov,.., eklik je z načinom delovanja, svojimi funkcijami in njihovo razporeditvijo, z vsemi strojnimi dodatki ter vizualnimi elementi nastal na podlagi znanja in izkušenj pridobljenih»na lastni koži«, sodelovanja z lastniki trgovin, gostišč, lokalov. Razvijalci smo sami delali s strankami, ter tako dodobra spoznali, kaj vse mora programski paket omogočati. KAKOVOSTNA in UČINKOVITA PODPORA UPORABNIKOM Pod pojmom podpora ne razumemo le odpravljanja morebitnih težavic, ampak celostno sodelovanje; predstavitev programskega paketa, uvajanje in izobraževanje vaših uslužbencev, konstanten razvoj in sledenje spremembam na trgu, morebitno prilagajanje programskega paketa vašim specifičnim zahtevam Tako so vam na voljo naši svetovalci, interaktivna pomoč v samem programu in priročnik. Če pa slučajno tudi vse to ne bi bilo dovolj, vam bo pomagal kateri od naših sodelavcev na terenu, ki vas bo obiskal v najkrajšem možnem času. ZADOVOLJSTVO STRANK Zadovoljstvo pomeni doseči pričakovanja, eklik pa jih mnogokrat tudi preseže. Za mnenje povprašajte organizacije, ki programski paket eklik že uporabljajo (zaprosite nas za referenčno listo, ki pa jo lahko najdete tudi na naši spletni strani). ODLIČNO RAZMERJE MED CENO IN KAKOVOSTJO Star rek pravi»več glav več zna«. To lahko potrdimo, saj smo med razvojem programskega paketa sodelovali z veliko ljudmi, ki sedaj eklik tudi uporabljajo. Skupaj smo zagotovili njegovo enostavno uporabo, prijaznost do uporabnika in pravilnost delovanja. Ker pa je programski paket eklik mogoče kupovati»po kosih«, lahko stroške prilagodite vašim potrebam. VARNOST Vsi programi vsebujejo večstopenjsko zaščito. Svojim zaposlenim na ta način dodelite različne uporabniške pravice in tako preprečite dostop do pomembnih podatkov, ki so namenjeni samo določenemu tipu uporabnikov (vodja PE, direktor, ). Vsi programi omogočajo tudi izdelavo varnostnih kopij (na trdi disk, prenosne medije, na druge računalnike v mreži), ki so garancija proti izgubi dragocenih podatkov. Naši sodelavci vam v primeru izgube podatkov (računalniški virus, okvara trdega diska,..) hitro odpravijo napako in restavrirajo podatke iz varnostne kopije podatkov. MREŽNE VERZIJE Vsi programi iz paketa eklik delujejo v računalniških mrežah. Možna je izvedba z več prodajnimi mesti (športna trgovina, trgovina s spominki, bar, športni center, lepotni salon), povezanimi s centralnim računalnikom (strežnikom). Tak način omogoča skupen pregled prodajnih in statističnih podatkov, kar omogoča sprotno spremljanje poslovanja, izdelava poročil v realnem času in velik prihranek časa.

4 1.2 Licencna pogodba 1. POGODBENI STRANKI Vaše podjetje v nadaljevanju Naročnik in 1 KLIK d.o.o., Bratov Čebuljev ulica 11, SI 1000 LJUBLJANA, ID za DDV: SI69078998, TRR.: 10100-0039165103, ki ga zastopa Matej KAVČIČ, direktor, v nadaljevanju Izvajalec, skleneta naslednjo licenčno pogodbo. 2. LICENČNA POGODBA LICENČNA POGODBA ZA KONČNEGA UPORABNIKA eklik PROGRAMSKE OPREME POMEMBNO - PREBERITE POZORNO: LICENČNA POGODBA ZA KONČNEGA UPORABNIKA JE PRAVNI DOGOVOR MED NAROČNIKOM (POSAMEZNIKOM ALI POSAMEZNO PRAVNO OSEBO) IN DRUŽBO 1 KLIK d.o.o. V ZVEZI S KUPLJENIM PROGRAMSKIM IZDELKOM, KI VKLJUČUJE RAČUNALNIŠKO PROGRAMSKO OPREMO, LAHKO PA VKLJUČUJE TUDI USTREZNE SPREMLJAJOČE POMNILNE MEDIJE, TISKANO GRADIVO IN ELEKTRONSKO DOKUMENTACIJO (V NADALJEVANJU»PROGRAMSKI IZDELEK«). PROGRAMSKI IZDELEK VKLJUČUJE TUDI VSE POSODOBITVE IN DOPOLNITVE IZVIRNEGA PROGRAMSKEGA IZDELKA, KI JO DOBAVI PODJETJE 1 KLIK. ZA VSO PROGRAMSKO OPREMO, KI JE DOBAVLJENA SKUPAJ S PROGRAMSKIM IZDELKOM IN KI JI JE PRILOŽENA LOČENA LICENČNA POGODBA ZA KONČNEGA UPORABNIKA, JE POTREBNO PRIDOBITI LICENCO POD POGOJI PRILOŽENE LICENČNE POGODBE. KADAR NAROČNIK NAMEŠČA, KOPIRA, PRENAŠA V SVOJ RAČUNALNIK, DOSTOPA ALI KAKO DRUGAČE UPORABLJA PROGRAMSKI IZDELEK, GA ZAVEZUJEJO DOLOČILA TE LICENČNE POGODBE. ČE SE Z NJIMI NE STRINJA, PROGRAMSKEGA IZDELKA NE SME NAMESTITI ALI UPORABLJATI. LICENCA ZA UPORABO PROGRAMSKEGA IZDELKA Programski izdelek je zaščiten z zakonom o avtorskih pravicah in mednarodnimi pogodbami o avtorskih pravicah ter z zakoni o varstvu intelektualne lastnine in podobnimi pogodbami. Programski izdelek ni prodan, temveč le dan v uporabo. 3. LICENČNE PRAVICE Licenčna pogodba podeljuje Naročniku naslednje pravice: (a) Uporaba programske opreme. Namestiti, uporabljati, dostopati, prikazovati, izvajati ali z njo kako drugače delovati (v nadaljevanju»izvajati«), je dovoljeno eno kopijo programskega izdelka ali na njegovem mestu katerokoli prejšnjo različico za isti operacijski sistem v enem računalniku, delovni postaji, terminalu, ročnemu računalniku, pozivniku, inteligentnemu telefonu ali drugi digitalni elektronski napravi (v nadaljevanju»računalnik«). (b) Shranjevanje in uporaba v računalniškem omrežju. Naročnik lahko kopijo programskega izdelka shrani ali namesti v omrežni strežnik, ki ga uporablja le za izvajanje programskega izdelka v drugih računalnikih v internem računalniškem omrežju. Vendar pa mora prej pridobiti licenco za vsak posamezen računalnik, v katerem bo programski izdelek izvajal iz omrežnega strežnika. Licence za uporabo programskega izdelka ni dovoljeno deliti ali istočasno uporabljati v različnih računalnikih. (c) eklik licenčni paket (paket eklik). Naročnik lahko izvaja toliko dodatnih kopij programskega dela programskega izdelka, kot je navedeno v Licenčni pogodbi. Vse pravice, ki niso posebej določene, si pridržuje 1 KLIK d.o.o. 4. DRUGE PRAVICE IN OMEJITVE (a) Programska oprema, ki ni namenjena prodaji. Če ima programski izdelek oznako»demo verzija«, je uporaba programskega izdelka omejena na uporabo v namene demonstracije, testiranja ali vrednotenja in Naročnik ne sme programskega izdelka prodati ali kako drugače vrednostno prenesti, ne glede na ostala določila te licenčne pogodbe za končnega uporabnika. (b) Ločevanje sestavnih delov. Programski izdelek je licenciran kot izdelek v celoti. Sestavnih delov ni dovoljeno ločiti in jih uporabljati v več kot enem računalniku. (c) Blagovne znamke. Ta licenčna pogodba za končnega uporabnika vam ne podeljuje nobene pravice v zvezi z blagovnimi znamkami ali storitvenimi znamkami podjetja 1 KLIK d.o.o. (d) Izposoja. Programskega izdelka ni dovoljeno dajati v najem, posojati ali dajati v zakup. (e) Skupna uporaba programov. Pri programih, ki niso del paketa eklik, mora Naročnik pregledati priloženo licenčno pogodbo ali pa se posvetovati z izdajateljem licence, da ugotovi, ali je skupna uporaba programa dovoljena. (f) Podporne storitve. Izvajalec lahko pripravi podporne storitve za programski izdelek (v nadaljevanju podporne storitve). Uporaba podpornih storitev je vezana na Izvajalčevo politiko in programe, ki so opisani v uporabniškem priročniku, elektronski dokumentaciji ali/in drugem Izvajalčevem gradivu. Vsa dodatna programska koda, ki jo Naročnik dobi kot del podpornih storitev, velja za del programskega izdelka in je podvržena pogojem in določilom te licenčne pogodbe za končnega uporabnika. Tehnične podatke, ki jih Naročnik priskrbi Izvajalcu kot del take podporne storitve, lahko Izvajalec uporabi v svoje poslovne namene, tudi za tehnično podporo in razvoj izdelkov. Tako dobljenih tehničnih podatkov Izvajalec ne bo uporabljal v obliki, kjer bi bil Naročnik osebno razpoznaven. (g) Prenos programske opreme. Prvi uporabnik programskega izdelka lahko enkrat trajno prenese to licenčno pogodbo na končnega uporabnika in programski izdelek samo neposredno na enega končnega uporabnika. Ta prenos mora vključevati programski izdelek v celoti (vključno z vsemi sestavnimi deli, pomnilnimi mediji in tiskanim gradivom, nadgradnjami ter to licenčno pogodbo za končnega uporabnika). Tak prenos ne sme biti opravljen prek komisijske prodaje ali na kakšen drug posreden način. Prejemnik takega enkratnega prenosa mora soglašati, da se bo ravnal po pogojih te licenčne pogodbe za končnega uporabnika, vključno z obvezo, da te licenčne pogodbe za končnega uporabnika in programskega izdelka ne bo dalje prenašal na druge uporabnike, kar tudi pisno potrdi ob podpisu nove licenčne

(h) (i) 5 pogodbe in prevzemnega zapisnika. Prenos fizično opravi osebje Izvajalca proti plačilu po takrat veljavnem ceniku vzdrževalnih storitev. Prenehanje veljavnosti licenčne pogodbe. Če Naročnik ne ravna v skladu s pogoji in določili te pogodbe, lahko Izvajalec brez škode za druge pravice to pogodbo prekine. V tem primeru mora Naročnik takoj uničiti vse kopije programskega izdelka in vseh njegovih sestavnih delov. Programska oprema eklik je zaščitena s podaljševalno namestitveno kodo, ki jo Izvajalec v primeru Naročnikovega spoštovanja licenčne pogodbe, sporoči pred iztekom veljavnosti. Obnovitev verifikacijske kode je potrebna dvakrat letno. 5. PRENOS LICENCE MED RAČUNALNIKI ALI PONOVNA NAMESTITEV PROGRAMSKE OPREME Izvajalec si pridržuje pravico do nadzora števila licenc pri Naročniku. V primeru prenosa licence (programa) med računalniki oz. ob ponovni namestitvi programske opreme, je Naročnik o svoji nameri dolžan obvestiti izvajalca vsaj 5 dni pred nameravanim posegom in z Izvajalcem uskladiti datum ponovne registracije. Ponovno registracijo programske opreme je mogoče opraviti ali na lokaciji Naročnika ali preko programa za oddaljeni dostop (RDC, VNC, Radmin, ISLight,...), nastali stroški pa se zaračunavajo po veljavnem ceniku storitev. 6. NADGRADNJE Če je programski izdelek označen kot nadgradnja, mora Naročnik pridobiti ustrezno licenco za uporabo izdelka, ki ga Izvajalec označi kot upravičenega do nadgradnje, da lahko uporablja programski izdelek. Tako dobljeni nadgrajeni izdelek lahko Naročnik uporablja samo v skladu z določili te licenčne pogodbe za končnega uporabnika. Če je programski izdelek nadgradnja komponente programskega paketa, za katerega je Naročnik pridobil licenco kot za izdelek v celoti, lahko programski izdelek uporablja ali prenese samo kot del te celote in ga ne sme ločiti za uporabo v več kot enem računalniku. 7. AVTORSKE PRAVICE Vsi naslovi in pravice intelektualne lastnine v zvezi s programskim izdelkom (vključno (a ne omejeno na) s slikami, fotografijami, animacijami, videom, avdiom, glasbo, besedili in programi, vključenimi v programski izdelek), priloženo tiskano gradivo in vse kopije programskega izdelka so last Izvajalca ali njegovih dobaviteljev. Vsi naslovi in pravice intelektualne lastnine v zvezi z vsebino, do katere imate dostop z uporabo programskega izdelka, so last posameznih lastnikov vsebin in so lahko zaščiteni z veljavnimi zakoni o avtorskih pravicah ali z drugimi zakoni in določili o varstvu intelektualne lastnine. S to licenčno pogodbo za končnega uporabnika Naročnik ne pridobi pravic do uporabe take vsebine. Če programski izdelek vsebuje dokumentacijo, le v elektronski obliki, lahko Naročnik natisne eno kopijo take dokumentacije. Tiskanega gradiva, ki je priloženo programskemu izdelku, ni dovoljeno kopirati. 8. PROGRAMSKA OPREMA NA DVEH RAZLIČNIH MEDIJIH Naročnik lahko programski izdelek prejme na več kot enem pomnilnem mediju. Ne glede na vrsto ali velikost prejetega medija lahko uporablja samo tistega, ki je primeren za njegov računalnik. Drugega pomnilnega medija ni dovoljeno izvajati v drugem računalniku. Drugega pomnilnega medija tudi ni dovoljeno dajati v najem, posojati, dajati v zakup ali kako drugače prenesti na drugega uporabnika, razen kot trajni prenos programskega izdelka (kot je določeno zgoraj). 9. VARNOSTNA KOPIJA Po namestitvi ene kopije programskega izdelka v skladu s to licenčno pogodbo za končnega uporabnika lahko Naročnik obdrži izvirne pomnilne medije, na katerih je dobil programski izdelek od Izvajalca, samo za varnostno kopijo ali za potrebe arhiviranja. Če je izvirni pomnilni medij potreben za uporabo programskega izdelka v računalniku, lahko Naročnik naredi eno kopijo programskega izdelka za varnostno kopijo ali za potrebe arhiviranja. Drugače ni dovoljeno delati kopij programskega izdelka razen kot je posebej določeno v aneksu k licenčni pogodbi za končnega uporabnika. 10. VGRADNJA DODATNIH MODULOV Naročnik se s podpisom licenčne pogodbe strinja, da so v programu vključeni vsi moduli in/ali funkcije potrebni za njegovo nemoteno poslovanje. Razvoj in vgradnjo dodatnih modulov plača Naročnik! 11. ODGOVORNOST ZA ŠKODO Prevzeti programski paket omogoča arhiviranje podatkov, zato Izvajalec ne odgovarja za izgubo podatkov, ki je nastala pri uporabi programskega paketa ali kako drugače 12. POSLOVNA SKRIVNOST Naročnik in Izvajalec del se zavezujeta k zaupnosti vseh informacij in dokumentov pridobljenih v trajnem pogodbenem razmerju po tej pogodbi in v pogodbi predhodnem procesu pogajanj. Takšne informacije in dokumenti se bodo obravnavali v zaupnem smislu. 13. PREKINITEV POGODBE Če katerakoli pogodbena stranka krši to pogodbo in kršitve ne odpravi v roku 14 dni po prejemu pisnega obvestila nasprotne stranke, lahko ta pogodbo takoj razdre ali po lastni presoji preneha Izvajati svoje obveznosti po tej pogodbi, dokler se kršitev ne odpravi in je upravičena do odškodnine. Če gre katerakoli od pogodbenih strank v stečaj ali likvidacijo, če je izrečena administrativna prepoved, lahko druga stran takoj razdre to pogodbo brez predhodnega obvestila. Razdrtje pogodbe ne obvezuje nobene strani od plačila dospelih obveznosti in plačila zaradi razdrtja. 14. ČAS TRAJANJA POGODBE Ta pogodba se sklepa za nedoločen čas. Vsaka stranka ima pravico pogodbo pisno prekiniti z enomesečnim odpovednim rokom 15. REŠEVANJE SPOROV Vsebina, izpolnjevanje in veljavnost te pogodbe se presojajo po veljavnem pravu Republike Slovenije. Stranki se obvezujeta, da bosta spore reševali sporazumno in po mirni poti. V primeru, da to ni možno je za reševanje morebitnih sporov te pogodbe, pristojno sodišče v Ljubljani. 16. KONČNE DOLOČBE

6 (a) Ta pogodba se podpiše v dveh izvodih, od katerih enega obdrži Naročnik, drugega pa Izvajalec. (b) Pogodba začne veljati s podpisom obeh strank. 17. SPREMEMBA POGODBE O vsaki spremembi te pogodbe se stranki pismeno sporazumeta. Pogodbeni stranki soglašata, da bosta obseg in število sprememb čim manjša zaradi prihranka stroškov in časa.

1.3 7 Minimalne sistemske zahteve Programski paket eklik ni zahteven, saj deluje v Windows okolju na vsakem PC-ju s procesorjem vsaj 733 MHz in operacijskim sistemom Win2000 ali katero novejšo različico. Priporočamo naslednjo konfiguracijo : Procesor: Pentium 4, 1.6 GHz Hitri spomin: 256 Mb Trdi disk: 40 Gb, 7200 Operacijski sistem: Win XP Home edition Programski paket deluje v računalniški mreži. Microsoftovo brezplačno orodje MSDE omogoča do 5 hkratnih uporbnikov, za delo v večji skupini (nad 5 uporabnikov) pa je potrebno dokupiti Windows SQL server. 1.4 Namestitev programa Vstavite CD v pogonsko enoto in počakajte, da se vam odpre okno za namestitev programa. V primeru da se okno ne odpre (da vaš sistem preprečuje samodejni zagon optičnih enot), izberite ikono Moj računalnik (My computer) in dvakrat kliknete na CD enoto (modra sličica zraven katere piše echeck). Prikaže se naslednje okno, ki zahteva namestitev strežnika za pravilno delovanje programa. Gre za Microsoft-ovo orodje, ki skrbi za pravilno delovanje podatkovne baze. Izberemo gumb»namesti MSDE«(čas potreben za namestitev je odvisen od hitrosti vašega računalnika): Ko je namestitev programa MSDE končana, ponovno zaženemo namestitev programa. To storite tako, da ponovno izberete ikono Moj računalnik (My computer) in dvakrat kliknete na CD enoto. Pojavi se meni kot na spodnji sliki: Izberite komponente, ki jih želite namestiti in kliknite na gumb naprej. Sledite navodilom v oknih, izberete gumb namesti in počakate, da se odpre okno v katerem se izpiše sporočilo o uspešni namestitvi programa. Kliknete na gumb 'Zapri'. Sedaj imate na vašem namizju dve ikoni: echeck in. Izberete želeni program in pričnete z raziskovanjem odlične aplikacije, ki Vam bo popestrila in olajšala delo. V primeru, da boste vseeno imeli težave, nas pokličite na GSM 031 658 035 (Gregor). NAMIG Za pravilno delovanje programa, mora biti MSDE orodje pravilno namesčeno. Na sliki spodaj je prikazana opravilna vrstica z delujočim MSDE strežnikom.

8 Prikaz MSDE-ja v pravilni vrstici: Delujoč strežnik: Nedelujoč strežnik: 1.5 Osnovni opis oken in kontrolnikov Splošni opis gumbov Gumb za dodajanje dokumentov (zapisov) oz. šifrantov Gumb za brisanje dokumentov (zapisov) oz. šifrantov Gumb za popravljanje dokumentov (zapisov) oz. šifrantov Gumb s katerim zaključimo vnos/popravljanje novega dokumenta (zapisa) oz. šifranta. Gumb s katerim prekličemo vnos/popravljanje novega dokumenta (zapisa) oz. šifranta. Gumb s katerim prikličemo okno za iskanje dokumentov oz. artiklov (kart, storitev, gostinskih, trgovskih artiklov) Gumb s katerim prikličemo okno za filtriranje dokumentov oz. artiklov (kart, storitev, gostinskih, trgovskih artiklov) Bližnjica do ustreznega šifranta. V primeru, da vnašamo nov izdani račun in v šifrant partnerjev partnerja še nismo vnesli lahko to hitro storimo z gumbom 'Bližnjica'. Spustno polje s katerim izbiramo med pogledom na aktivne oz. neaktivne šifrante. Splošni opis oken za kreiranje dokumentov

9 Okna v katerih so zapisi dokumentov (transakcij) so sestavljena iz filtrov, ki se nahajajo v zgornjem levem delu okna in tabele, ki se nahaja v spodnjem delu okna. S poljubno izbiro filtrov, lahko nastavimo kateri dokumenti (zapisi) naj bodo vidni v spodnji tabeli oz. katerie zapise želimo natisniti. Standardno so v vseh oknih gumbi za dodajanje in popravljanje zapisov, gumbe pa najdemo v zgornjem levem delu okna na sivi podlagi. Splošni opis oken šifrantov Okna v katerih so zapisi šifrantov (kart, storitev, trgovskih, gostinskih artiklov) so sestavljena iz vnosnih polj, ki se nahajajo v zgornjem levem delu okna in tabele, ki se nahaja v spodnjem delu okna. V zgornjem delu okna imamo pregled nad večino podatkov (ostali podatki so na vpogled pod dodatnimi zavihki), ki opisujejo

10 šifrant na katerem smo trenutno postavljeni v spodnji tabeli. V spodnji tabeli imamo pregled nad že vnešenimi šifranti. Če želimo dodati nov artikel to storimo tako, da izberemo gumb DODAJ (+) v zgornjem delu okna. Standardno so v vseh oknih gumbi za dodajanje in popravljanje šifrantov, gumbe pa najdemo v zgornjem levem delu okna na sivi podlagi.

1.6 11 Slovar izrazov Koren besede vsa iskalna polja znotraj programov eklik, omogočajo iskanje po korenu besede oz. znotraj besede. V naslednjih dveh zgledih sta opisana oba primera. Za primer bom navedel iskanje artikla 'Čokolada Gorenjka 100g' v šifrantu trgovskih artiklov. Iskanje po korenu besede - če v polje za iskanje artikla po nazivu, vpišemo besedo 'Gorenjka', program tega artikla ne bo našel zato ker se naziv artikla začne z besedo 'Čokolada'. Da bi program našel ta artikel moramo v iskalno polje vnesti ime artikla povsem enako kot je zapisan v programu, torej 'Čokolada Go...' Iskanje znotraj besede - v primeru da v iskalnem oknu izklopimo funkcijo za iskanje po korenu besede, bo program iskal naziv artikla kjerkoli v besedi. Tako bo artikel našel ne glede na to ali bomo v iskalno okno vpisali besedo 'Čokolada' ali pa besedo 'Gorenjka'. Koliko zapisov oz. rezultatov bo program vrnil, pa je odvisno le od tega koliko artiklov z besedami 'Čikolada' oz. 'Gorenjka' imamo vpisanih v šifrantu trgovskih artiklov.

II Poglavje

2 Šifranti 2.1 Šifrant partnerjev 13 V glavnem oknu -a izberemo gumb PARTNERJI. V zgornjem levem delu okna 'Šifrant partnerjev' izberemo gumb Dodaj. V primeru, da imamo aktivirano bazo z registrom davcnih zavezancev, se odpre novo okno za iskanje po registru zavezancev za DDV (glej 'Iskanje po registru zavezancev za DDV'), ce registra nimamo pa program doda v šifrant partnerjev novo vrstico, kurzor pa se postavi v polje 'Partner'. Ko vnesemo vse razpoložljive podatke o partnerju, vpis zakljucimo z gumbom Shrani OPIS VNOSNIH POLJ Šifra: Partner: Naziv: Naslov: Pošta/Kraj: Tel1: Tel2: Fax: GSM: Email: WWW: Davčni zavezanec: Omogoči naročilnico: DŠ: TR: Matična številka: poljubna šifra s katero se lahko med drugim naredi povezava na računovodski program. Vnos v polje ni obvezen! vpišemo naziv podjetja. Vnos v polje je obvezen! dodatno ime podjetja - polje je v uporabi za podjetja, ki imajo dolg naziv Vnos v polje ni obvezen! naslov podjetja. Vnos v polje ni obvezen! program že vsebuje celoten šifrant pošt. Pri vnosu je potrebno pred poštno številko vnesti črki SI. Primer: SI3000 za Celje. telefonska številka podjetja. Vnos v polje ni obvezen! dodatna telefonska številka podjetja. Vnos v polje ni obvezen! številka fax naprave. Vnos v polje ni obvezen! številka mobilnega telefona. Vnos v polje ni obvezen! elektronski naslov podjetja. Vnos v polje ni obvezen! spletna stran podjetja. Vsebina polja se ne izpiše na računu. Vnos v polje ni obvezen! v primeru, da je partner zavezanec za DDV naredimo kljukico, v primeru, da poslovnemu partnerju omogočimo nakup na naročilnico, pri izbranem poslovnem partnerju naredimo kljukico. V tem primeru, se bo pri partnerju v maloprodajni (POS) blagajni poleg ostalih načinov plačila ponudila tudi opcija 'NAROČILNICA'. Partner bo tako prejel Dobavnico in mu v tistem trenutku, ne bo potrebno poravnati računa. Račun bo prejel šele, ko bomo iz dobavnice ali več dobavnic naredili zbirni račun, vpišemo davčno številko partnerja. Vnos v polje ni obvezen! vpišemo transakcijski račun partnerja. Pomemben podatek če program uporabljamo tudi za vnos prejetih računov. Vnos v polje ni obvezen! vpišemo matično številko partnerja. Vnos v polje ni obvezen!

14 Kontaktna oseba/ tel.: v primeru, da želimo preklicati podjetja, ki imajo do našega podjetja zapadle obveznosti je dobrodošel vpis v polje kontaktna oseba. Ta podatek se namreč izpiše na izpisu neplačanih računov. Vnos v polje ni obvezen! OPIS GUMBOV Išči: Pošlji e mail: Seznam strank: odpre se okno za iskanje po šifrantu strank, gumb odpre program za pošiljanje elektronske pošte - v polje 'Za' se avtomatično vpiše elektronski naslov partnerja, odpre se okno za izbiro datumskega obdobja v katerem so bili partnerji vpisani. Če izberemo gumb 'Predogled' lahko seznam natisnemo na izbrani tiskalnik, Iskanje po registru zavezancev za DDV V kolikor je na vešem racunalniku namesšcena podatkovna baza z registrom zavezancev za DDV, se vam ob vnosu novega partnerja prikaže naslednje okno: V registru partnerjev imamo možnost isknja po nazivu podjetja oz. po davcni številki. Ko v registru najdemo ustrezno podjetje, ga v šifrant partnerjev prenesemo z gumbom 'Dodaj iz seznama', v koliko partnerja ne najdemo (ce nimate aktualne baze), pa izberemo gumb 'Dodaj novega' in program se bo postavil nazaj na Šifrant partnerjev, kjer lahko poslovnega partnerja vpišemo na roke. OPIS VNOSNIH POLJ V oknu za iskanje partnerja v registru zavezancev za DDV ni vnosnih polj! OPIS GUMBOV Naziv: Koren: Dodaj iz seznama: Dodaj novega: Prekliči: z gumbom izbiramo med iskanjem po nazivu partnerja (podjetja) oz. po davčni številki, funkcija gumba je podrobneje opisana v rubriki 'Slovar izrazov', s izbiro gumba 'Dodaj iz seznama' bo program v šifrant partnerjev prenesel podjetje, ki je izbrano v tabeli, če v šifrantu ne najdemo iskanega partnerja, se z gumbom 'Dodaj novega' postavimo nazaj na šifrant partnerjev in vpis opravimo ročno, zapremo okno 'Register partnerjev',

2.2 15 Šifrant storitev V glavnem oknu -a izberemo gumb STORITVE. V zgornjem levem delu okna 'Šifrant storitev' izberemo gumb Dodaj in pričnemo z vnosom podatkov v polja. Dodatna pojasnila o pomenu posameznih polj se nahajajo v nadaljevanju dokumenta. OPIS VNOSNIH POLJ Šifra: Naziv: Prodajna cena: DDV: z DDV: Skupina: Podskupina: EM: poljubna šifra storitve, ki je pretežno namenjena za lažje iskanje artiklov in njihovo označevanje. Vnos v polje ni obvezen! naziv-ime storitve. Vnos v polje je obvezen! prodajna cena brez DDV. Prodajna cena z DDV se bo samodejno preračunala na podlagi izbrane DDV stopnje. Vnos v polje je obvezen! davčna stopnja, ki velja za vpisano storitev. prodajna cena z DDV. Prodajna cena brez DDV se bo samodejno preračunala na podlagi izbrane DDV stopnje (in obratno če v polje 'Prodajna cena' vnesemo ceno brez DDV). Vnos v polje je obvezen! vsako storitev lahko vpišemo v poljubno skupino in podskupino. Pred tem je potrebno definirati šifrant skupin in podskupin. Vnos v polje ni obvezen! vsako storitev lahko vpišemo v poljubno skupino in podskupino. Pred tem je potrebno definirati šifrant skupin in podskupin. Vnos v polje ni obvezen! iz že vnešenih merskih enot izberemo ustrezno mersko enoto. Vnos v polje ni obvezen! Vrsta storitve Storitev: Normativ: izberemo v primeru, da gre za enostavno storitev, da ob prodaji ni potrebno odpisati materiala. izberemo v primeru, da mora program ob prodaji storitve odpisati tudi material. Specifična nastavitev! Storitev Ne prikazuj: Prikaži povsod: Prikaži lev u: storitev ne bo vidna ne v u ne na POS blagajni. storitev bo vidbna tako v u kot tudi na POS blagajni! storitev bo vidna samo v Finu! OPIS GUMBOV Natisni cenik: natisnemo cenik storitev.

16 2.3 Šifrant gostinskih artiklov V glavnem oknu -a izberemo gumb GOSTINSKI ARTIKLI. V zgornjem levem delu okna 'Šifrant gostinskih artiklov' izberemo gumb Dodaj in pričnemo z vnosom podatkov v polja. Dodatna pojasnila o pomenu posameznih polj se nahajajo v nadaljevanju dokumenta. OPIS VNOSNIH POLJ Šifra: Naziv: Dobaviteljeva cena: Prodajna cena: poljubna šifra, ki je pretežno namenjena za lažje iskanje artiklov in njihovo označevanje. Vnos v polje je obvezen! naziv-ime gostinskega artikla. Vnos v polje je obvezen! nabavna cena brez DDV, DDV in cena z DDV. Prodajna cena z DDV se bo samodejno preračunala na podlagi izbrane DDV stopnje. nabavna cena brez DDV, DDV in cena z DDV. Prodajna cena z DDV se bo samodejno preračunala na podlagi izbrane DDV stopnje. Vrsta artikla: Nabavni in prodajni Nabavni Normativ Skupina: Podskupina: EM: status 'Nabavni in prodajni' dodelimo artiklom, katerih prodajna količina je enaka nabavni. To so npr. RED BULL, ZALA 0,5L, ŽVEČILNI GUMI, ČIPS, itd. oz. vsi artikli katere prodajamo na KOS. V to skupino ne sodijo artikli kot so KAVA, VODKA 0.1L, JUICE 0.1L, itd. status 'Nabavni' dodelimo artiklom, katere samo prevzemamo in jih ne prodajamo naprej. Če želimo tak artikel prodajati naprej, potem definiramo artikel s statusom 'Normativ'. Primer nabavnega artikla bi bila KAVA 1KG, ali pa BALANTINES 0.7L se pravi artikli, katerih vsebina se prodaja po mericah in ne celotne vsebine naenkrat. v to kategorijo sodijo artikli, ki nimajo zaloge oz. so sestavljeni iz 'Nabavnih' ali 'Nabavnih in prodajnih' artiklov. V to skupino sodijo KAVA, KAVA Z MLEKOM, ČAJ Z LIMONO, JUICE 0.1L, itd. vsak artikel lahko vpišemo v poljubno skupino in podskupino. Pred tem je potrebno definirati šifrant skupin in podskupin. Vnos v polje ni obvezen! vsak artikel lahko vpišemo v poljubno skupino in podskupino. Pred tem je potrebno definirati šifrant skupin in podskupin. Vnos v polje ni obvezen! iz že vnešenih merskih enot izberemo ustrezno mersko enoto. Vnos v polje ni obvezen!

Razmerje: 17 pri artiklih s statusom 'Nabavni' je potrebno biti pazljiv pri vnosu v polje 'Razmerje'. PRIMER: vpisali smo artikel BALANTINES 0.7L katerega bomo prodajali po mericah. Ker se zaloga spremlja v merskih enotah, moramo v tem primeru v polje 'Razmerje' vpisati vrednost 0.7 Samo tako bo program ob prevzemu 10KOS steklenic te pijače pravilno zabeležil zalogo 7 litrov. Če te vrednosti ne bi popravili bi program zabeležil zalogo 10L kar ne bi bilo pravilno.vnos v polje ni obvezen! OPIS GUMBOV Cenik gostinskih artiklov: Zaloge artiklov: Kartice zalog: natisnemo cenik artiklov. natisnemo zalogo artiklov. podroben pregled zgodovine izbranega artikla. Na kartici so vidni vsi dogodki nabave in prodaje posameznega artikla. PRIMERI VNOSA: V šifrant artiklov lahko vnesemo tri različne vrste artiklov in sicer: 1.Nabavni in prodajni, 2.Nabavni, 3.Normativ 1.Nabavni in prodajni artikel: za primer bomo vzeli artikel ZALA 0.5L V oknu Šifrant trgovskih artiklov izberemo gum 'Dodaj'. Program se postavi v polje Šifra in v primeru, da imamo v nastavitvah izbrano da se šifra kreira samodejno, bo program avtomatsko dodelil naslednjo prosto šifro. Šifro lahko poljubno spremenimo, vendar pa ne smemo izbrati šifre, ki je že zasedena oz. je že uporabljena pri katerem drugem artiklu (program v tem primeru izpiše opozorilo). Ko izberemo ustrezno šifro pritisnemo tipko ENTER in program se postavi v polje za vnos 'Naziv' artikla. Tokrat vnašamo artikel 'ZALA 0.5L', kar tudi vpišemo v polje 'Naziv'. S tipko ENTER nadaljujemo pot na polje 'Dobaviteljeva cena', kamor vnesemo nabavno ceno artikla brez DDV, v naslednjem spustnem oknu izberemo davčno stopnjo artikla in na podlagi nabavne cene brez DDV, ter izbrani davčni stopnji bo program preračunal nabavno ceno z DDV in jo tudi že vpisal v polje 'Dobaviteljeva cena z DDV'. Postopek ponovimo pri poljih za vnos prodajne cene in nadaljujemo z opcijo 'Vrsta artikla'. V tokratnem primeru je to vrsta 'Nabavni in prodajni', pa si poglejmo zakaj. Vzemimo, da nekega artikla prevzamemo 24KOS in da ravno toliko kosov prodamo naprej. V tem primeru lahko trdimo, da gre za prodajo v razmerju 1:1 oz. kolikor kosov prevzememo toliko jih tudi prodamo, kar velja tudi za artikel ZALA 0.5L ne bi pa veljalo za artikel KAVA KG, kar si bomo ogledali v naslednjem primeru. Polje razmerje v tem primeru ne popravljamo, ker je že ustrezno nastavljen in sicer 1KOS=1KOS 2.Nabavni artikel: za primer bomo vzeli artikel KAVA KG Postopek vnosa artikle je do vnosa prodajne cene posvsem enak kot v prvem primeru s to razliko, da pri nabavnem artiklu ni potrebno vnesti prodajne cene, saj že samo ime pove, da gre za nabavni artikel, torej ga ne prodajamo. Pri opciji 'Vrsta artikla' v tem primeru izberemo 'Nabavni' in vnos nadaljujemo pri opciji EM (enota mere). Kot smo že v samem imenu artikla navedli je merska enota za kavo 'KG' (kilogram), kar tudi izberemo iz spustnega menuja. Na tej stopnji moramo biti izredno pazljivi, saj je pri Nabavnem artiklu merska enota ključnega pomena pri vodenju zalog in pri definiranju NORMATIVA. Namreč vsak nabavni artikel mora imeti definiran NORMATIV, saj v nasprotnem primeru tega arikla ne moremo prodajati. Vsi artikli, ki jih označimo kot nabavni v blagajni niso visni, vidni so le ob kreiranju prevzema in naročilnice. Oglejmo si še polje 'Razmerje'. Pri nabavnih artiklih je potrebno biti posebej pazljiv tudi pri tem polju, saj bo program ob napačno vnešeni vrednosti ob prevzemu blaga zabeležil napačno zalogo. V tokratnem primeru sicer ne bi prišlo do napake, saj bi program pravilno ugotovil da je 1KOS=1KG, zato si poglejmo primer za odprto vino. Za primer vzemimo da vnašamo artikel 'VINO HALOŽAN SOD 200L'. Ker celega soda ne bomo prodali, ampak ga bomo odprli in točili merice po 0,1L, sod vnesemo kot NABAVNI arikel. Pri opciji EM (enota mere) izberemo mersko enoto LITER (L) pri polju razmerje pa naredimo kljukico in v polje vpišemo vrednost 200. Sedaj bo v polju izpisano, da je 1KOS=200L in ob prevzemu 1 soda vina, bo program zabeležil zalogo 200L, ob prevzemu 2KOS 400L, itd. 3.Normativ: za primer bomo vzeli artikel KAVA S SMETANO Postopek vnosa artikle je do vnosa prodajne cene posvsem enak kot v prvem in drugem primeru s to razliko, da pri normativu ni potrebno vnesti nabavne cene. Pri opciji 'Vrsta artikla' primeru izberemo 'Normativ' in v tem primeru program skrije polje 'EM' in 'Razmerje', saj za samo definiranje NORMATIVA ti dve opciji nimata pomena. Za razliko od prvih dveh primerov, pa se pri NORMATIVU prikaže tudi zaviheh 'Normativ'. Z miško kliknemo na zavihek 'Normativ' in v spodnjo tabelo z gumbom Dodaj (+) dodamo artikle katere želimo, da jih program ob prodaji odpiše. Na seznam lahko dodamo poljubno število artiklov (ni omejitve), izbiramo pa lahko le med artikli ki so definirani kot 'Nabavni in prodajni' in 'Nabavni'. Pri vnosu moramo biti posebej previdni pri vpisu količine v polje 'Kol.' saj bo stanje zalog ob napačno vpisani količini takoj povsem napačno. Dodatno pa moramo ob vnosu količine upoštevati mersko enosto, ki je izpisana v polju 'EM'!

18

III Poglavje

20 3 Delo z dokumenti 3.1 Izdani racuni 3.1.1 Osnovno okno V osnovnem oknu 'Izdani racuni' so prikazani vsi racuni izdelani v datumskem obdobju 'Datum od - do'. Prikazane racune lahko filtriramo s pomocjo filtrov v zgornjem levem delu okna, v sredini okna pa lahko vklopimo funkcijo za prikaz skupnega zneska vseh faktur, ki so prikazane v tabeli. V desnem delu okna so filtri za kreiranje izpisa racunov. Na voljo so številni kriteriji, tako da lahko izpis poljubno prilagodite svojim potrebam. Oznacevanje placanih racunov (samo za racune ki so bili izdani v -u). V oknu 'Izdani racuni' se postavimo na racun katerega želimo oznaciti, da je placan in nanj kliknemo z desno tipko miške. Iz menuja, ki se prikaže lahko izberemo med dvema opcijama: 'Placano' in pa 'Obrocno'. 1. Izberemo opcijo 'Placano' Odpre se okno prikazano na sliki. V polju 'Izberi datum placila' izberemo datum ko je bil racun placan, v spustnem meniju 'Placilno sredstvo' pa izberemo nacin placila. Svoj izbor potrdimo z gumbom 'Potrdi'. 2. Izberemo opcijo 'Obrocno'

Odpre se okno prikazano na sliki. V polju 'Znesek placanega obroka' je po privzetem že vpisan celoten znesek placila, katerega popravimo na znesek, ki je bil dejansko placan. V polju 'Izberi datum placila' izberemo datum ko je bil racun delno placan, v spustnem meniju 'Nacin placila' pa izberemo nacin placila. Svoj izbor potrdimo z gumbom 'Potrdi'. 3. Izberemo opcijo 'Neplacano' V primeru, da smo racun že oznacili kot placan, se v menuju izpiše opcija 'Neplacano'. 21

22 3.1.2 Vnos izdanega racuna V glavnem oknu -a izberemo gumb IZDANI RAČUNI. V zgornjem levem delu okna 'Izdani računi' izberemo gumb DODAJ. V kolikor imamo v nastavitvah definirano samo eno prodajno mesto se prikaže okno za kreiranje novega računa, v nasprotnem primeru, pa moramo v oknu za izbiro 'Tipa računa' izbrati še ustrezen Tip računa oz. prodajno mesto. V oknu za krairanje novega računa se program po privzetem postavi na polje za vnos Partnerja. Iz šifranta partnerjev izberemo ustreznega partnerja. V primeru, da partner še ni vpisan v šifrant, ga moramo najprej vpisati (postopek je opisan v rubriki NASVETI). Po vnosu partnerja lahko nastavimo datumska polja (datum računa, datum storitve, datum valute), v polja 'Poljubni tekst' in 'Poljubni tekst 2' lahko vnesemo poljubno spremno besedilo, izberemo referenta (kdo je kreiral račun), za lastno evidenco pa lahko dodamo še opombo v polje 'Opomba'. Sedaj lahko pričnemo z dodajanjem postavk na račun. Na desni strani okna za kreiranje izdanega računa, se nahaja celoten šifrant vseh artiklov in storitev (v nadaljevanju Cenik), katere imamo vpisane v šifrante trgovskih, gortinskih artiklov oz. v šifrant storitev ali kart (kateri zavihki so vidni je odvisno od registracije). Za dodajanje nove postavke se postavimo v Cenik (desno okno) in poiščemo prvi artikel. Ali bomo na račun dodali artikel ali storitev izberemo z zavihkom, ki se nahaja tik nad tabelo za iskanje artikla. Na vsakem zavihku piše po katerem šifrantu trenutno poteka iskanje (Storitve, Trgovina, Gostinstvo, Karte). Še višje nad zavihki se nahaja iskalno polje v katerem lahko vidimo po katererem kriteriju (besedi) iščemo. Glede na vpisano besedo oz. kriterij se v Ceniku izločijo vsi artikli, ki ne ustrezajo vpisani frazi. Ko najdemo iskani artikel, naš izbor potrdimo s tipko Enter. Artikel smo sedaj dodali na račun, kurzor pa se postavi na polje za vnos količine. Po vpisu željene količine ponovno pritisnemo tipko enter in kurzor se postavi nazaj na cenik po katerem lahko pričnemo iskanje novega artikla (v primeru da želimo na račun dodati več artiklov (postavk). Ob dodajanju artiklov na račun, se polja Šifra, Naziv, Cena, DDV, Cena z DDV, Znesek in polje Znesek z DDV samodejno izpolnijo z vrednostmi, ki so pod določenim artiklom vpisane v šifrantu. Vrednosti lahko na računu tudi popravljamo. Ko smo enkrat na račun vnesli vse potrebne podatke, ga lahko zaključimo z gumbom 'Potrdi'. Program bo računu dodelil naslednjo zaporedno številko računa in prikazal predogled računa. Račun lahko sedaj natisnemo in okno za predogled zapremo z gumbom 'Zapri' (Close). OPIS VNOSNIH POLJ Datum računa: Oddaja iz skladišča: datum računa se po privzetem nastavi na trenutni datum. S pomočjo gumba 'Spremeni datum' ga lahko poljubno spremenimo. Vnos v polje je obvezen! izberemo skladišče iz katerega želimo narediti izdajo blaga. Po privzetem je izbrano skladišče, ki je v 'Šifrantu tipov računov' vezano na računalnik, na katerem delamo 'Izdani račun'. Vnos v polje je obvezen!

Datum valute: Datum storitve: Že plačano: Stranka: 23 po privzetem se datum valute zamakne za toliko dni, kolikor imamo definirano v nastavitvah. Torej, če imamo v nastavitvah nastavljeno, da je datum zapadlosti računa 7 dni se bo datum valute zamaknil za 7 dni. Vnos v polje je obvezen! po privzetem se datum storitve nastavi na isto vrednost kot datum računa, vendar ga lahko poljubno popravimo. Vnos v polje je obvezen! v primeru, da je bil račun že plačan (npr. po predračunu) izberemo opcijo 'Že plačano' (naredimo kljukico). V tem primeru se na izpisu računa namesto datuma valute, izpiše tekst 'Že plačano'. Vnos v polje ni obvezen! iz šifranta strank izberemo ustreznega partnerja. Če partner še ni vpisan, ga moramo najprej vpisati. To lahko storimo tako, da izberemo gumb, ki se nahaja na desni strani polja za izbiro partnerja. Odpre se obrazec 'Šifrant partnerjev' v katerega partnerja vpišemo in ko se vrnemo nazaj na okno za kreiranje računa lahko partnerja že izberemo iz šifranta. Vnos v polje je obvezen! Poljubni tekst: Poljubni tekst 2: Referent: Opombe: vpišemo poljubni tekst s katerim želimo prejemniku računa sporočiti nekaj dodatnih informacij. Tekst iz tega polja se izpiše na računu. Vnos v polje ni obvezen! tako kot v polje POLJUBNI TEKST, lahko tudi v polje POLJUBNI TEKST 2 vpišemo dodatno opombo k računu. Obstoječi uporabniki v to polje največkrat vpišejo plačilne pogoje. Vnos v polje ni obvezen! v kolikor imate nastavljeno prijavljanje uporabnikov v z uporabniškim imenom in geslom se v polje Referent samodejno vpiše oseba, ki je prijavljena v program. Polje lahko ustrezno popravimo. Vnos v polje ni obvezen! vnesemo svojo poljubno opombo, ki je le za našo lastno evidenco. Vsebina polja se ne izpiše na računu. Vnos v polje ni obvezen! OPIS GUMBOV Gumb Naziv: Gumb Koren: Gumb Predogled: Gumb Trgovski artikli, Gostinski artikli, Storitve: Gumb Potrdi: Gumb Izbriši: Gumb Shrani: gumb je po privzetem nastavljen na iskanje po Nazivu artikla. Če želimo iskati po Šifri artikla, kliknemo na gumb Naziv in vklopilo se bo iskanje po Šifri, funkcija gumba je podrobneje opisana v rubriki 'Slovar izrazov', če želimo videti kakšen bo izgled računa oz. ga želimo natisniti to storimo z gumbom 'Predogled', bližnjica do ustreznega šifranta, zaključimo račun. Račun je zaključen šele takrat, ko ga potrdimo z gumbom Potrdi. Pred tem je račun brez številke (je v pripravi)! v kolikor računa še nismo zaključili (potrdili z gumbom Potrdi), ga lahko pobrišemo z gumbom Izbriši, v koliko računa še ne želimo zaključiti (je še v pripravi), ga lahko shranimo. Račun je v tem primeru še brez številke, NASVETI V primeru, da partner še ni vpisan v šifrant, ga moramo najprej vpisati. Vnos partnerja je opisan v poglavju Šifrant partnerjev, bližnjica do šifranta partnerjev pa se nahaja na desni polja za vnos partnerja. Če na račune velikokrat dodajamo standardne opombe, katere vpisujemo v polja POLJUBNI TEKST ali POLJUBNI TEKST 2, si lahko standardne opombe vnesemo v Šifrant opomb. Tako si prihranimo čas z neprestanim pisanjem istih tekstov znova in znova. Bližnjica do šifranta opomb se nahaja na desni strani polja POLJUBNI TEKST.

24 3.2 Predracuni 3.2.1 Vnos predracuna V glavnem oknu -a izberemo gumb PREDRAČUN. V zgornjem levem delu okna 'Predračun' izberemo gumb DODAJ. V kolikor imamo v nastavitvah definirano samo eno prodajno mesto se prikaže okno za kreiranje novega predračuna, v nasprotnem primeru, pa moramo v oknu za izbiro 'Tipa računa' izbrati še ustrezen Tip računa oz. prodajno mesto. V oknu za krairanje novega predračuna se program po privzetem postavi na polje za vnos Partnerja. Iz šifranta partnerjev izberemo ustreznega partnerja. V primeru, da partner še ni vpisan v šifrant, ga moramo najprej vpisati (postopek je opisan v rubriki NASVETI). Po vnosu partnerja lahko nastavimo datumska polja (datum predračuna, veljavnost predračuna), v polja 'Poljubni tekst' in 'Poljubni tekst 2' lahko vnesemo poljubno spremno besedilo, izberemo referenta (kdo je kreiral predračun), za lastno evidenco pa lahko dodamo še opombo v polje 'Opomba'. Sedaj lahko pričnemo z dodajanjem postavk na predračun. Na desni strani okna za kreiranje predračuna, se nahaja celoten šifrant vseh artiklov in storitev (v nadaljevanju Cenik), katere imamo vpisane v šifrante trgovskih, gortinskih artiklov oz. v šifrant storitev ali kart (kateri zavihki so vidni je odvisno od registracije). Za dodajanje nove postavke se postavimo v Cenik (desno okno) in poiščemo prvi artikel. Ali bomo na predračun dodali artikel ali storitev izberemo z zavihkom, ki se nahaja tik nad tabelo za iskanje artikla. Na vsakem zavihku piše po katerem šifrantu trenutno poteka iskanje (Storitve, Trgovina, Gostinstvo, Karte). Še višje nad zavihki se nahaja iskalno polje v katerem lahko vidimo po katererem kriteriju (besedi) iščemo. Glede na vpisano besedo oz. kriterij se v Ceniku izločijo vsi artikli, ki ne ustrezajo vpisani frazi. Ko najdemo iskani artikel, naš izbor potrdimo s tipko Enter. Artikel smo sedaj dodali na predračun, kurzor pa se postavi na polje za vnos količine. Po vpisu željene količine ponovno pritisnemo tipko enter in kurzor se postavi nazaj na cenik po katerem lahko pričnemo iskanje novega artikla (v primeru da želimo na predračun dodati več artiklov (postavk). Ob dodajanju artiklov na predračun, se polja Šifra, Naziv, Cena, DDV, Cena z DDV, Znesek in polje Znesek z DDV samodejno izpolnijo z vrednostmi, ki so pod določenim artiklom vpisane v šifrantu. Vrednosti lahko na predračunu tudi popravljamo. Ko smo enkrat na predračun vnesli vse potrebne podatke, ga lahko zaključimo z gumbom 'Potrdi'. Program bo predračunu dodelil naslednjo zaporedno številko in prikazal predogled predračuna. Predračun lahko sedaj natisnemo in okno za predogled zapremo z gumbom 'Zapri' (Close). OPIS VNOSNIH POLJ Datum predračuna: datum predračuna se po privzetem nastavi na trenutni datum. S pomočjo gumba 'Spremeni datum'

Veljavnost predračuna: Stranka: 25 ga lahko poljubno spremenimo. Vnos v polje je obvezen! vpišemo datum do katerega bo predračun veljaven. Vnos v polje ni obvezen! iz šifranta strank izberemo ustreznega partnerja. Če partner še ni vpisan, ga moramo najprej vpisati. To lahko storimo tako, da izberemo gumb, ki se nahaja na desni strani polja za izbiro partnerja. Odpre se obrazec 'Šifrant partnerjev' v katerega partnerja vpišemo in ko se vrnemo nazaj na okno za kreiranje predpredračuna lahko partnerja že izberemo iz šifranta. Vnos v polje je obvezen! Poljubni tekst: Poljubni tekst 2: Referent: Opombe: vpišemo poljubni tekst s katerim želimo prejemniku predpredračuna sporočiti nekaj dodatnih informacij. Tekst iz tega polja se izpiše na predračunu. Vnos v polje ni obvezen! tako kot v polje POLJUBNI TEKST, lahko tudi v polje POLJUBNI TEKST 2 vpišemo dodatno opombo k predračunu. Obstoječi uporabniki v to polje največkrat vpišejo plačilne pogoje. Vnos v polje ni obvezen! v kolikor imate nastavljeno prijavljanje uporabnikov v z uporabniškim imenom in geslom se v polje Referent samodejno vpiše oseba, ki je prijavljena v program. Polje lahko ustrezno popravimo. Vnos v polje ni obvezen! vnesemo svojo poljubno opombo, ki je le za našo lastno evidenco. Vsebina polja se ne izpiše na predračunu. Vnos v polje ni obvezen! OPIS GUMBOV Gumb Naziv: Gumb Koren: Gumb Predogled: gumb je po privzetem nastavljen na iskanje po Nazivu artikla. Če želimo iskati po Šifri artikla, kliknemo na gumb Naziv in vklopilo se bo iskanje po Šifri, funkcija gumba je podrobneje opisana v rubriki 'Slovar izrazov', če želimo videti kakšen bo izgled predpredračuna oz. ga želimo natisniti to storimo z gumbom 'Predogled', Gumb Trgovski artikli, Gostinski artikli, Storitve: bližnjica do ustreznega šifranta, Gumb Izbriši: Gumb Shrani: v kolikor predpredračuna ne želimo shraniti, ga lahko pobrišemo z gumbom Izbriši, v koliko predpredračuna še ne želimo zaključiti (je še v pripravi), ga lahko shranimo, NASVETI V primeru, da partner še ni vpisan v šifrant, ga moramo najprej vpisati. Vnos partnerja je opisan v poglavju Šifrant partnerjev, bližnjica do šifranta partnerjev pa se nahaja na desni polja za vnos partnerja. Če na predračune velikokrat dodajamo standardne opombe, katere vpisujemo v polja POLJUBNI TEKST ali POLJUBNI TEKST 2, si lahko standardne opombe vnesemo v Šifrant opomb. Tako si prihranimo čas z neprestanim pisanjem istih tekstov znova in znova. Bližnjica do šifranta opomb se nahaja na desni strani polja POLJUBNI TEKST.

26 3.3 Dobavnice 3.3.1 Vnos dobavnice V glavnem oknu -a izberemo gumb DOBAVNICE. V zgornjem levem delu okna 'Dobava blaga' izberemo gumb DODAJ. V kolikor imamo v nastavitvah definirano samo eno prodajno mesto se prikaže okno za kreiranje nove dobavnice, v nasprotnem primeru, pa moramo v oknu za izbiro 'Tipa računa' izbrati še ustrezen Tip računa oz. prodajno mesto. V oknu za krairanje nove dobavnice se program po privzetem postavi na polje za vnos Partnerja. Iz šifranta partnerjev izberemo ustreznega partnerja. V primeru, da partner še ni vpisan v šifrant, ga moramo najprej vpisati (postopek je opisan v rubriki NASVETI). Po vnosu partnerja lahko nastavimo datumsko polje datum dobave, v polja 'Poljubni tekst' in 'Poljubni tekst 2' lahko vnesemo poljubno spremno besedilo, izberemo referenta (kdo je kreiral račun), za lastno evidenco pa lahko dodamo še opombo v polje 'Opomba'. Sedaj lahko pričnemo z dodajanjem postavk na dobavnico. Na desni strani okna za kreiranje dobavnice, se nahaja celoten šifrant vseh artiklov in storitev (v nadaljevanju Cenik), katere imamo vpisane v šifrante trgovskih, gortinskih artiklov oz. v šifrant storitev ali kart (kateri zavihki so vidni je odvisno od registracije). Za dodajanje nove postavke se postavimo v Cenik (desno okno) in poiščemo prvi artikel. Ali bomo na dobavnico dodali artikel ali storitev izberemo z zavihkom, ki se nahaja tik nad tabelo za iskanje artikla. Na vsakem zavihku piše po katerem šifrantu trenutno poteka iskanje (Storitve, Trgovina, Gostinstvo, Karte). Še višje nad zavihki se nahaja iskalno polje v katerem lahko vidimo po katererem kriteriju (besedi) iščemo. Glede na vpisano besedo oz. kriterij se v Ceniku izločijo vsi artikli, ki ne ustrezajo vpisani frazi. Ko najdemo iskani artikel, naš izbor potrdimo s tipko Enter. Artikel smo sedaj dodali na račun, kurzor pa se postavi na polje za vnos količine. Po vpisu željene količine ponovno pritisnemo tipko enter in kurzor se postavi nazaj na cenik po katerem lahko pričnemo iskanje novega artikla (v primeru da želimo na račun dodati več artiklov (postavk). Ob dodajanju artiklov na dobavnico, se polja Šifra, Naziv, Cena, DDV, Cena z DDV, Znesek in polje Znesek z DDV samodejno izpolnijo z vrednostmi, ki so pod določenim artiklom vpisane v šifrantu. Vrednosti lahko na dobavnici tudi popravljamo. Ko smo enkrat na dobavnico vnesli vse potrebne podatke, jo lahko zaključimo z gumbom 'Potrdi'. Program bo dobanici dodelil naslednjo zaporedno številko in prikazal predogled dobavnice. Dobavnico lahko natisnemo in okno za predogled zapremo z gumbom 'Zapri' (Close). OPIS VNOSNIH POLJ Datum dobave: datum računadobave se po privzetem nastavi na trenutni datum. Datum lahko poljubno spremenimo. Vnos v polje je obvezen!

Oddaja iz skladišča: Stranka: 27 izberemo skladišče iz katerega želimo narediti izdajo blaga. Po privzetem je izbrano skladišče, ki je v 'Šifrantu tipov računov' vezano na računalnik, na katerem delamo novo dobavnico. Vnos v polje je obvezen! iz šifranta strank izberemo ustreznega partnerja. Če partner še ni vpisan, ga moramo najprej vpisati. To lahko storimo tako, da izberemo gumb, ki se nahaja na desni strani polja za izbiro partnerja. Odpre se obrazec 'Šifrant partnerjev' v katerega partnerja vpišemo in ko se vrnemo nazaj na okno za kreiranje dobavnice lahko partnerja že izberemo iz šifranta. Vnos v polje je obvezen! Poljubni tekst: Poljubni tekst 2: Referent: Opombe: vpišemo poljubni tekst s katerim želimo prejemniku dobavnice sporočiti nekaj dodatnih informacij. Tekst iz tega polja se izpiše na dobavnici. Vnos v polje ni obvezen! tako kot v polje POLJUBNI TEKST, lahko tudi v polje POLJUBNI TEKST 2 vpišemo dodatno opombo k dobavnici. Vnos v polje ni obvezen! v kolikor imate nastavljeno prijavljanje uporabnikov v z uporabniškim imenom in geslom se v polje Referent samodejno vpiše oseba, ki je prijavljena v program. Polje lahko ustrezno popravimo. Vnos v polje ni obvezen! vnesemo svojo poljubno opombo, ki je le za našo lastno evidenco. Vsebina polja se ne izpiše na dobavnici. Vnos v polje ni obvezen! OPIS GUMBOV Gumb Naziv: Gumb Koren: Gumb Predogled: Gumb Trgovski artikli, Gostinski artikli, Storitve: Gumb Potrdi: Gumb Izbriši: Gumb Shrani: gumb je po privzetem nastavljen na iskanje po Nazivu artikla. Če želimo iskati po Šifri artikla, kliknemo na gumb Naziv in vklopilo se bo iskanje po Šifri, funkcija gumba je podrobneje opisana v rubriki 'Slovar izrazov', če želimo videti kakšen bo izgled dobavnice oz. želimo dobavnico natisniti to storimo z gumbom 'Predogled', bližnjica do ustreznega šifranta, zaključimo dobavnico. Dobavnica je zaključen šele takrat, ko jo potrdimo z gumbom Potrdi. Pred tem je dobavnica brez številke (je v pripravi)! v kolikor dobavnice še nismo zaključili (potrdili z gumbom Potrdi), jo lahko pobrišemo z gumbom Izbriši, v koliko dobavnice še ne želimo zaključiti (je še v pripravi), jo lahko shranimo. Dobavnica je v tem primeru še brez številke, NASVETI V primeru, da partner še ni vpisan v šifrant, ga moramo najprej vpisati. Vnos partnerja je opisan v poglavju Šifrant partnerjev, bližnjica do šifranta partnerjev pa se nahaja na desni polja za vnos partnerja. Če na dobavnico velikokrat dodajamo standardne opombe, katere vpisujemo v polja POLJUBNI TEKST ali POLJUBNI TEKST 2, si lahko standardne opombe vnesemo v Šifrant opomb. Tako si prihranimo čas z neprestanim pisanjem istih tekstov znova in znova. Bližnjica do šifranta opomb se nahaja na desni strani polja POLJUBNI TEKST.

28 3.4 Prevzem blaga 3.4.1 Vnos prevzema V glavnem oknu -a izberemo gumb PREVZEM BLAGA. V zgornjem levem delu okna 'Prevzem blaga' izberemo gumb DODAJ. V kolikor imamo v nastavitvah definirano samo eno prodajno mesto se prikaže okno za kreiranje novega prevzema, v nasprotnem primeru, pa moramo v oknu za izbiro 'Tipa računa' izbrati še ustrezen Tip računa oz. prodajno mesto. V oknu za krairanje novega prevzema se program po privzetem postavi na polje za vnos Partnerja. Iz šifranta partnerjev izberemo ustreznega partnerja. V primeru, da partner še ni vpisan v šifrant, ga moramo najprej vpisati (postopek je opisan v rubriki NASVETI). V polje 'Dobavnica št.' lahko vnesemo št. veznega dokumenta za prejeto dobavnico (številko dobavnice in datum prejema blaga). V polje 'Račun št.' lahko vnesemo št. veznega dokumenta za prejeti račun (številko računa in datum računa). V polju 'Referent' lahko iz šifranta uslužbencev izberemo osebo, ki je dokument kreirala, v polje 'Opomba' pa lahko vnesemo poljubno opombo k prevzemu. Vsebina polja 'Opomba' se ne izpiše na Prevzemnici. Naslednji korak je dodajanje postavk na prevzem. Na desni strani okna za kreiranje prevzema, se nahaja celoten šifrant vseh artiklov (v nadaljevanju Cenik), katere imamo vpisane v šifrante trgovskih oz. gortinskih artiklov (kateri zavihki so vidni je odvisno od registracije). Za dodajanje nove postavke se postavimo v Cenik (desno okno) in poiščemo prvi artikel (tako da na tipkovnici vtipkao naziv artikla oz. šifro artikla - odvisno od tega na katero vrednost smo postavljeni na gumbu F6). Nad zavihkom 'Gostinstvo' oz. 'Trgovina' se nahaja iskalno polje v katerem lahko vidimo po katererem kriteriju (besedi) iščemo. Glede na vpisano besedo oz. kriterij se v Ceniku izločijo vsi artikli, ki ne ustrezajo vpisani frazi. Ko najdemo iskani artikel, naš izbor potrdimo s tipko Enter. Artikel smo sedaj dodali na prevzem, kurzor pa se postavi na polje za vnos količine. Po vpisu dobavljene količine ponovno pritisnemo tipko enter in kurzor se postavi nazaj na cenik po katerem lahko pričnemo iskanje novega artikla (v primeru da želimo na prevzem dodati več artiklov (postavk). POMEMBNO 1. Vnos količine v KOS-ih ali ENOTAH MERE V primeru, ko prevzemamo gostinske artikle lahko količino vnašamo v KOSIH ali pa ENOTAH MERE npr. v litrih, kilogramih, itd. Če želimo prevzeto količino vnesti v ENOTAH MERE se v spodni tabeli postavimo na artikel in na tipkovnici s tipko 'Ins' prikličemo okno za vnos količine v KOSIH ali ENOTAH MERE. Program glede na FAKTOR, ki je definiran za izbrani artikel, ustrezno preračunava količine. PRIMER Na prevzem dodamo artikel 'VINO HALOŽAN 0.7L'. Če v polke 'Kol.' vnesemo vrednost 10, bo program zabeležil zalogo 7L, ker je pakiranje steklenice 0.7L. Lahko pa se postavimo na artikel in na tipkovnici pritisnemo tipko 'Ins'. Odprlo se bo naslednje okno:

29 Sedaj lahko v ustrezno polje vnesemo količino v KOS-ih ali v pa ENOTAH MERE. Ne glede na to v katero polje bomo vnesli količino, bo program izvedel ustrezen preračun. Okno 'Vnos količin' zapremo z gumbom 'Potrdi'. 2. Večkratni vnos istega artikla Za primere ko imamo več artiklov združenih pod enega (primer artikla 'ČAJ - FILTER VREČKA') program dopušča, da artikel dodamo na prevzem večkrat na več vrstic. S to funkcijo lahko za vsako vrstico določimo svojo lastno ceno, program pa ob zaključku prevzema ustrezno izvede preračun povprečne cene. PRIMER Od dobavitelja smo dobili naročeno količino čajev, vendar pa smo naročili različne okuse, ki imajo različno ceno. Zaradi pravilnega odpisovanja, smo artikel 'ČAJ - FILTER VREČKA' v šifrant vnesli samo enkrat. To bi lahko predstavljalo določeno omejitev, zato smo omogočili, da isti artikel dodamo na prevzem večkrat (program nas opozori, da izbrani artikel na prevzemu že obstaja in če ga želimo dodati še enkrat). V tem primeru bomo lahko za vsako vrstico vnesli drugačno količino in drugačno ceno s čimer odpade potreba po preračunavanju količin in cen za posamezno vrsto čaja. To delo bo namesto nas opravil računalnik. Ob dodajanju artiklov na prevzem, se polja Šifra, Naziv, Cena, Cena s pop., DDV, Znesek, Znesek DDV, Cena prodajna samodejno izpolnijo z vrednostmi, ki so pod določenim artiklom vpisane v šifrantu. Vrednosti lahko na Prevzemu tudi popravljamo. Ko smo enkrat na Prevzem vnesli vse artikle, ga lahko zaključimo z gumbom 'Potrdi/Natisni'. Program bo Prevzemu dodelil naslednjo zaporedno številko in prikazal predogled Prevzema. Prevzem lahko natisnemo in okno za predogled zapremo z gumbom 'Zapri' (Close). OPIS VNOSNIH POLJ Prevzem v skl.: Dobavitelj: Dobavnica št: Račun št.: Referent: Opomba: izberemo skladišče v katerega želimo narediti prevzem blaga. Po privzetem je izbrano skladišče, ki je v 'Šifrantu tipov računov' vezano na računalnik, na katerem delamo novo dobavnico. Vnos v polje je obvezen! iz šifranta partnerjev izberemo dobavitelja blaga, v polje lahko vnesemo št. dobavnice s katero nam je dobavitelj dobavil naročeno blago, v polje lahko vnesemo št. računa s katero nam je dobavitelj izstavil račun za naročeno blago, v kolikor imate nastavljeno prijavljanje uporabnikov v z uporabniškim imenom in geslom se v polje Referent samodejno vpiše oseba, ki je prijavljena v program. Polje lahko ustrezno popravimo. Vnos v polje ni obvezen! vnesemo svojo poljubno opombo, ki je le za našo lastno evidenco. Vsebina polja se ne izpiše na Prevzemu. Vnos v polje ni obvezen! OPIS GUMBOV Gumb Predogled: Gumb Trgovski artikli: Gumb Gostinski artikli: Gumb Potrdi/Natisni: Gumb Shrani: Gumb Izbriši: NASVETI gumb je po privzetem nastavljen na iskanje po Nazivu artikla. Če želimo iskati po Šifri artikla, kliknemo na gumb Naziv in vklopilo se bo iskanje po Šifri, funkcija gumba je podrobneje opisana v rubriki 'Slovar izrazov', če želimo videti kakšen bo izgled dobavnice oz. želimo dobavnico natisniti to storimo z gumbom 'Predogled', če smo zaključili s kreiranjem Prevzema, ga lahko potrdimo in natisnemo z gumbom Potrdi/Natisni. Program bo zapisal zalogo in ustrezno uskladil materialne kartice, v kolikor Prevzema še ne želimo zaključiti (je še v pripravi), ga lahko shranimo. Prevzem je v tem primeru še brez številke, v kolikor Prevzema še nismo zaključili (potrdili z gumbom Potrdi/Natisni), ga lahko pobrišemo z gumbom Izbriši,