NAČRTOVANJE UREJENOSTI ORGANIZACIJE Mirko Jenko mirko.jenko@t-2.net 1. Povzetek Prispevek je poslovni projekt iz prakse, s katerim želimo prenoviti organizacijski ustroj organizacije in spremljanje stroškov. Izhodišče bo procesni pristop urejenosti in spremljanje stroškov po procesih. Uredili bomo procesno usmerjeno računovodstvo stroškov za namen spremljanja stroškov in pridobivanja informacij za notranje uporabnike. Redifinirali bomo obstoječo strukturo stroškovnih mest in nosilcev, mest odgovornosti in delitev stroškov. Projekt je pomemben za organizacijo z vidika njene notranje urejenosti in poslovne uspešnosti. Pričakujemo, da bo v prihodnjih letih pomen obvladovanja stroškov za organizacije še pomembnejše kot danes. Ključne besede: stroški, procesi, stroškovno mesto, stroškovni nosilec, mesto odgovornosti 2. Uvod Naziv projekta: Načrtovanje urejenosti organizacije za namen urejenosti organizacije in računovodstva za notranje uporabnike informacij. Oznaka projekta: interni organizacijski predpis zadruge. Projekt spada v delovno področje poslovne skupine»vodstvo zadruge«, poslovi proces»poslovodenje«. Pravna oblika gospodarske organizacije, v kateri se projekt izvaja je zadruga; v nadaljevanju zato uporabljamo poleg navedbe»organizacija«ali»podjetje«tudi izraz»zadruga«. Namen projekta je posodobitev zasnove notranje urejenosti zadruge. Razlog posodobitvi so bistvene spremembe obsega in načina dela ter spremenjeno gospodarsko okolje. Glavni smoter je večja poslovna učinkovitost; nadalje so smotri učinkovitejša delitev dela, delitev pristojnosti in odgovornosti med zaposlenimi. Za področje urejenosti zadruge želimo urediti formalna pravila organiziranosti in odgovornosti, za področje računovodstva pa informacije o stroških in v nadaljevanju za analizo poslovanja in merjenje uspešnosti. Kratkoročni smoter bomo dosegli, ko bomo uredili nov načrt formalne urejenosti. Dolgoročni smoter bomo dosegli, ko bo zaposlenim jasna njihova naloga in odgovornost v poslovnem procesu in bodo ustvarjeni poslovni učinki poštena slika porabljenih in ustvarjenih dobrin. Kratkoročni cilj je ureditev novega organizacijskega ustroja (organiziranosti) zadruge. Dolgoročni cilj je povečanje učinkovitosti dela, merjenje uspešnosti in nagrajevanje zaposlenih po učinku. V projekt bodo vključeni vsi zaposleni; za ureditev načrta bo zadolženo vodstvo in odgovorni zaposleni, vsi zaposleni pa bodo seznanjeni z ureditvijo. 707
3. Opredelitev poslovnega problema Poslovni problem smo identificirali sledeče: 1. Kako so prepoznani poslovni procesi, stroškovna mesta in nosilci - Kako so določena odgovornostna mesta - Kako je urejeno razvrščanje stroškov - Poročila o realizaciji poslovnih učinkov za potrebe vodstva 2. Želeni strateški smotri in cilji pri urejenosti zadruge - Poslovnim potrebam prilagojen načrt urejenosti - Določeni poslovni procesi, stroškovna mesta in nosilci - Ureditev razvidovalnega načrta stroškov glede na poslovne procese - Priprava poročil za potrebe notranjih uporabnikov računovodskih informacij 3. Kakšna je vloga vodstva pri načrtovanju urejenosti in odgovornosti 4. Pregled kategorij in tem poslovnega problema 1. Kategorija poslovnega problema načrt ureditve organizacije Poslovodstvo podjetja se odloči za ustrezno organizacijsko ureditev, ki kaže na način urejanja (organiziranja) razmerij med zaposlenci. Predstavlja vzorec razmerij in pristojnosti, način razdeljevanja nalog med organizacijske enote in zaposlence, način usklajevanja nalog ter razmerja moči, položajev in hierarhije v podjetju. Tipičen prikaz organizacijske ureditve je organigram oziroma organizacijska karta. V njem so grafično predstavljeni sestavni deli podjetja po različnih ravneh, pa tudi povezave med njimi (Koletnik 2007, 176). Teme poslovnega problema: - Poslovni proces -PP - Stroškovno mesto - SM - Stroškovni nosilec - SN - Mesta odgovornosti - MO 2. Kategorija poslovnega problema računovodstvo za notranje uporabnike informacij Organizacije, ki želijo preživeti na zahtevnih trgih morajo ustvarjati zelo kakovostne proizvode ob čim manjših stroških. Zato je boj za gospodarno proizvodnjo in majhne stroške njihova vsakdanja naloga. Bistvena sestavina zmanjšanja stroškov je tudi uvajanja nadziranja nad stroški in odgovornost za nastale stroške (Turk, Kavčič in Kokotec 2006, 257). Zasnova mest odgovornosti vsebuje zahtevo, da so vsi deli organizacije razdeljeni tako, da pripadajo nekemu mestu odgovornosti. Mesto odgovornosti je obenem mesto odločanja in se lahko pojavlja na vseh ravneh organizacije. Teme poslovnega problema v zadrugi: - Prepoznavanje stroškov po PP, SM in SN - Razvrščanje stroškov po SM in SN - Razporejanje splošnih stroškov - Razkrivanje stroškov in priprava poročil za poslovodstvo - Analiza poročil in ukrepanje 3. Kategorija poslovnega problema vloga poslovodstva Načrtovanje urejenosti (organizacijskega ustroja) organizacije je stalna in temeljna naloga vodstva, saj se notranje in zunanje gospodarsko okolje stalno spreminja. Razporejanje 708
stroškov in ostalih poslovnih učinkov omogoča računovodske informacije za potrebe nadziranja poslovanja po mestih odgovornosti. Vodstvo mora določiti model obvladovanja stroškov (tradicionalno, procesi, ciljni. stroški) Vodstvo lahko zahteva odgovornost za obseg stroškov na mestih odgovornosti samo pod pogojem, da odgovorni lahko vpliva na obseg stroškov in da je seznanjen z metodo razvidovanja. 5. Cilji in kazalci uspešnosti projekta Cilji in kazalci uspešnosti projekta Cilji projekta Finančni vidik Cilj je večja produktivnost, konstantna in stabilna rast, dobičkonosnost Vidik poslovanja s strankami Cilj je določitev poslovnih procesov s ciljem osredotočenja na kupca odjemalca storitev Vidik notranjih poslovnih procesov Cilj ureditev organizacije po poslovnih procesih Vidik zaposlenih Cilj je vključiti v projekt zaposlene (zlasti ključne) Cilj je, da so vsi zaposleni seznanjeni (da razumejo) ustroj zadruge Kazalec (nematerialni) Ali delitev splošnih stroškov ustreza prispevku in udeležbi v PP, SM in SN Kako»pošteno«se meri uspešnost PP, SM Spremljanje poslovnih učinkov glede na mesto nastanka Kako je vodstvo uredilo merjenje glede na mesta odgovornosti Poudarek na strankah Procesi usmerjeni k stranki, h koristniku storitev Kako so opredeljene potrebe strank in usmerjeni PP Kako je določen proces ravnanja s strankami Kako so se izboljšali procesi naročanja prodajanja in poprodajnih aktivnosti PP naj bodo smiselno urejeni in usmerjeni v odjemalca Funkcijske naloge kako je določena njihova vloga in odgovornost Kako so zaposleni (zlasti ključni) seznanjeni s politiko upravljanja Kako uspešno je vodstvo seznanilo zaposlene z novim organizacijskim ustrojem Odgovornostna mesta ali so pooblastila za odgovorne ustrezno delegirana Kako so zlasti ključni zaposleni seznanjeni s poročili in analizami uspešnosti Kako so mesta odgovornosti usklajena z osebnimi cilji nosilcev odgovornosti 6. Pomembnejše faze projekta Zasnova projekta po fazah in delovnih nalogah Faze projekta Zasnova projekta Delovne naloge projekta 1 - Zaznava poslovnega problema in izdelava smotrov in ciljev 1.1 - Analiza obstoječega stanja 709
Planiranje Testiranje predlogov ukrepov Izvedba Zaključek 1.1.1 - Analiza upravljanja (obstoječe stanje) 2 - Seznanitev ključnih zaposlenih s poslovnim problemom 2.1 - Priprava novega načrta organizacijskega ustroja 3 Analiza predloga načrta s ključnimi zaposlenimi 3.1 - Priprava končnega načrta 3.1.1 seznanitev zaposlenih z vsebino 4 - Začetek spremljanja stroškov po PP 4.1 Spremljanje poslovnih učinkov po PP, SM in SN 5 Analiza ustreznosti načrta v praksi 7. Razlogi za spremembo organizacijskega ustroja 1. Analiza obstoječega stanja - PP niso dovolj prepoznani in določeni. Izvajajo se procesi, kateri niso dovolj definirani, njihov končni učinek ni prepoznan v določeni tržni storitvi, učinek je zato težko določiti in spremljati. - Odgovornostna mesta so SM. Obstoječa ureditev je delno sprejemljiva; odgovornostna mesta je potrebno prilagoditi glede na PP. - Neposredni stroški se spremljajo po mestu nastanka, splošni stroški se delijo po ključu udeležbe materialnih enot v storitvi ali proizvodu. - Spremljanje poslovanja je obdobno na vsake 3 mesece. Poročilo je urejeno za celo zadrugo in za poslovne enote. Spremljanje učinkov po PP je le posredno preko SM in SN. 2. Cilji sprememb o okviru izvajanja projekta - Redefiniranje organizacijskega ustroja zadruge izdelava načrta urejenosti (organograma) - Izhodišče novega ustroja je ureditev po PP. - Preverili bomo ustreznost določitve SM in SN - Odgovornostna mesta naj dobijo večji pomen tudi v povezavi z nagrajevanjem ključnih zaposlenih - Uredi se nov razvidovalni načrt stroškov glede na udeležbo aktivnosti v PP - Poročila o poslovanju za potrebe notranjih uporabnikov računovodskih informacij bodo urejena po PP, mestih odgovornosti (SM, SN) 8. Izhodišče za izvedbo 1. Urejanja poslovne kategorije: načrt ureditve organizacije Izhodišče novega organizacijskega ustroja bo procesna ureditev. Opredeliti želimo številne procese, ki se uresničujejo na SM. PP bodo usmerjeni k uresničevanju trženja, to je k strankam. Povezano s tem se kaže potreba po procesno usmerjenem stroškovnem računovodstvu. Pri poslovanju za dosego končnih poslovnih učinkov naraščajo splošni stroški. Klasična delitev teh stroškov glede na število enot udeleženih pri nastajanju produkta (ure, komadi, ) ne ustreza vedno dejanskemu obsegu sodelovanja (udeležbe) splošnih stroškov v končnem produktu. 2. Urejanja poslovne kategorije: računovodstvo za notranje uporabnike informacij 710
Obvladovanje stroškov je nujno za vsako organizacijo. Pogoj za obvladovanje je planiranje, spremljanje in ukrepanje pri nastajanju stroškov. Notranje računovodsko spremljanje stroškov zato želimo urediti tako, da bodo poročila prikazala realno nastajanje in porabo učinkov na mestih nastanka. V okviru procesno usmerjenega stroškovnega računovodstva bomo zato; - najprej opravili temeljno analizo procesov in ugotovili, na katerih SM potekajo, - sledila bo ugotovitev učinkov procesov ter kateri so neposredni in posredni stroški po procesih, - na zadnji stopnji bomo prenesli stroške procesnih učinkov na SN. 9. Izvedba projekta delovni koraki 1. Prvi korak - Opredelitev dejavnosti in opredelitev procesov Kaj bomo spoznali oziroma določili: - Spoznamo dejavnost in vpliv na posamezna SM. - Določiti na katerih dejavnostih in katerih mestih bomo ugotavljali procese. - Določili bomo metodo (merilo) prenašanja splošnih stroškov na temeljna mesta. Za analizo obravnavane dejavnosti bomo uporabili sledeče pripomočke: - Opis SM, SN. - Opis PP in diagram poteka. - Organigram organizacijskega ustroja. - Delovna navodila. Delne in glavne procese bo opredelil vodja SM. 2. Drugi korak Opredelitev procesnih učinkov Določili bomo vrste in obseg učinkov glavnih procesov, ki so povzročitelji procesnih stroškov. Med različnimi možnostmi bomo sledili»količini procesnih učinkov«, ki kažejo neposredno zvezo z gotovim proizvodom ali storitvijo. Spoznali bomo, katerim SN so učinki namenjeni; izdelali bomo katalog procesnih učinkov. 3. Tretji korak Opredelitev stroškov po procesih in procesnih učinkih Urejali bomo podlago za razporejanje stroškov na končne SN: - Velikost stroškov po procesnih učinkih določajo glavni poslovni procesi. - Prepoznati moramo pomožne in glavne procese. - Ugotovili bomo odvisnost (oziroma neodvisnost) od procesa in posledično določili delež pripisa (razdelitve) stroška k procesu. - Deleže bomo določili glede na izbrano metodo. 4. Četrti korak Prenos stroškov od procesov k SN Določili bomo, koliko procesnih učinkov bo prevzel posamezen SN. Odločili se bomo za kombinacijo kalkulacijskih metod; primarno bomo sledili količini procesnih učinkov na določen SN. Slika1: Organigram urejenosti zadruge KZC, z.o.o. Vodenje zadruge (uprava - direktor) Programi: Poslovodenje 711
Načrtovanje Tajništvo Upravljanje s premoženjem Kadrovske zadeve Splošne zadeve PS PS PS Organi zadruge Ekonomika in finance Komerciala (Trženje) Programi: Programi: Upravljanje Finance in FR Občni zbor Materialno R PS PS PS Upravni odbor Poslovodno R Odkup Centralna prodaja Maloprodaja Nadzorni odbor Informatika Programi: Programi: Programi: Direktor Vodenje poslovnih knjig Odkup kmet proiz Centralna trgovina Trgovina Cerklje Nabava Trgovina Šenčur Logistika Trgovina Voklo Tržno komuniciranje Trgovina Komenda Trgovina Moravče 10. Izzivi po uvedbi Procesno usmerjeno računovodstvo ima nekaj posebnosti glede na druge sisteme in metode obračunavanja poslovanja. Uvesti ga želimo zaradi spoznanja, da je pretežni del splošnih stroškov sorazmeren s procesnimi učinki. Za neposredne stroški so znani končni SN, zato ne potrebujejo posebnih rešitev. Odvisne splošne stroške bomo naprej usmerili na procese in procesne učinke ter prek njih na končne SN. Neodvisne splošne stroške bomo s pomočjo odvisnih splošnih stroškov in stopenj dodatno prenesli na procesne učinke in prek njih na končne SN. Pričakujemo, da bomo dobili boljše podatke glede dejanske cene storitve ali proizvoda, kot jih dobimo pri klasični delitvi stroškov na SN. 11. Končni cilj Končni cilj je boljše poslovanje zadruge in posledično večje možnosti za njen stalni razvoj in rast. Seznam literature: 1 Koletnik, F. 2007. Računovodstvo za notranje uporabnike informacij. Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije. 2 Turk, I., Kavčič, S., in Kokotec, M. 2006. Poslovodno računovodstvo. Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo. 712