UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA LOGISTIKO Nina Bucalo ŠTUDIJA IZBOLJŠAV OBSTOJEČEGA ERP SISTEMA PODJETJA ACORD-92 D.O.O. Diplomsko delo univerzitetne

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA LOGISTIKO Nina Bucalo ŠTUDIJA IZBOLJŠAV OBSTOJEČEGA ERP SISTEMA PODJETJA ACORD-92 D.O.O. Diplomsko delo univerzitetnega študijskega programa Celje, september 2011

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA LOGISTIKO Nina Bucalo ŠTUDIJA IZBOLJŠAV OBSTOJEČEGA ERP SISTEMA PODJETJA ACORD-92 D.O.O. Diplomsko delo univerzitetnega študijskega programa Mentor: doc. dr. Roman Gumzej Celje, september 2011

IZJAVA O AVTORSTVU diplomskega dela Spodaj podpisan/a Nina Bucalo, študent/ka Logistike sistemov UNI, z vpisno številko 20015400, sem avtor/ica diplomskega dela z naslovom: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o.. S svojim podpisom zagotavljam, da: je predloženo delo rezultat izključno mojega lastnega raziskovalnega dela; sem poskrbel/a, da so dela in mnenja drugih avtorjev oz. avtoric, ki jih uporabljam v diplomskem delu, navedena oz. citirana v skladu s navodili Fakultete za logistiko Univerze v Mariboru; sem poskrbel/a, da so vsa dela in mnenja drugih avtorjev oz. avtoric navedena v seznamu virov, ki je sestavni del diplomskega dela in je zapisan v skladu s navodili Fakultete za logistiko Univerze v Mariboru; sem pridobil/a vsa dovoljenja za uporabo avtorskih del, ki so v celoti prenesena v diplomsko delo in sem to tudi jasno zapisal/a v diplomskem delu; se zavedam, da je plagiatorstvo predstavljanje tujih del, bodisi v obliki citata bodisi v obliki skoraj dobesednega parafraziranja bodisi v grafični obliki, s katerim so tuje misli oz. ideje predstavljene kot moje lastne kaznivo po zakonu (Zakon o avtorskih in sorodnih pravicah, Uradni list RS št. 21/95), prekršek pa podleže tudi ukrepom Fakultete za logistiko Univerze v Mariboru v skladu z njenimi pravili; se zavedam posledic, ki jih dokazano plagiatorstvo lahko predstavlja za predloženo delo in za moj status na Fakulteti za logistiko Univerze v Mariboru; je diplomsko delo jezikovno korektno in da je delo lektoriral/a Anja Cirnski, slovenistka. V Celju, dne 25.05.2011 Podpis avtorja/-ice:

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju doc. dr. Romanu Gumzeju in zaposlenim v podjetju Acord-92 za nasvete in usmerjanje pri pisanju diplomske naloge. Prav tako bi se rada zahvalila še družini in Ladislavu za spodbudo in podporo, ki so mi jo nudili skozi celotno študijsko obdobje.

Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d. o. o. Diplomsko delo opisuje uporabnost in pomembnost celovitih informacijskih sistemov v podjetju, kar je v diplomski nalogi opisano na primeru podjetja Acord-92 d. o. o. V prvem delu diplome so opisani poslovni procesi v podjetju Acord-92 d. o. o. Prikazana je tudi povezanost poslovnih procesov z informacijskim sistemom Navision 3.56A, ki ga v podjetju uporabljajo. Prav tako so opisane vse prednosti in slabosti obstoječega ERP sistema. V drugem delu diplome sta opisani dve mogoči rešitvi za izboljšavo obstoječega ERP sistema. Prva opisana rešitev je nadgradnja z ERP sistemom Microsoft Dynamics NAV 2009 druga pa je uvedba odprtokodne rešitve OpenERP. Omenjeni rešitvi sta v diplomski nalogi primerjani s SWOT analizo in na podlagi le te smo v diplomski nalogi ugotavljali katera rešitev je za podjetje Acord-92 d.o.o. primernejša. Ključne besede: Celovite informacijske rešitve, Navision, Microsoft Dynamics NAV 2009, OpenERP. The improvement study of the existing ERP system in the company Acord-92 d.o.o. The respective diploma thesis describes the employability and importance of holistic information systems in companies, which is represented here in the exemplary company Acord-92 d.o.o. The first part of the thesis describes the business processes of the company Acord d.o.o. as well as it represents the connection between these processes and the information system Navision 3.56A, which has been used in the respective company. The thesis also discusses all the advantages and disadvantages of the existing ERP system. The second part of the thesis offers two possible solutions for the improvement of the existing ERP system. The first offered solution is an upgrade with the ERP system Microsoft Dynamics NAV 2009 and the second one is the introduction of the open-code solution OpenERP. In this thesis, the two solutions in question are being compared to SWOT analysis, on the basis of which we try to assess which of the two given solutions is more appropriate for the company Acord-92 d.o.o. Key words: Enterprise Resource Planning, Navision, Microsoft Dynamics NAV 2009, Open ERP

KAZALO UVOD... 1 NAMEN, CILJ IN OSNOVNE TRDITVE... 1 1.1 OPIS LOGISTIČNIH PODSISTEMOV V PODJETJU ACORD... 2 1.1.1 Nabavna logistika... 2 1.1.2 Notranja logistika... 4 1.1.3 Distribucijska logistika... 5 1.1.4 Poprodajna logistika... 6 2 UVAJANJE INFORMATIZACIJSKE TEHNOLOGIJE V LOGISTIKO... 13 3 ERP REŠITVE... 15 3.1 RAZVOJ ERP REŠITEV... 15 3.2 STRUKTURA ERP REŠITEV... 16 3.3 UVAJANJE ERP REŠITEV... 17 4 UPORABA INFORMACIJSKEGA SISTEMA NAVISION 3.56A V PODJETJU ACORD... 19 4.1 UPORABA PROGRAMA NAVISION V PODJETJU ACORD... 19 4.1.1 Uporaba Navisiona v procesu nabave... 21 4.1.2 Uporaba Navisiona v poprodajnih storitvah... 22 4.1.3 Uporaba Navisiona v procesu skladiščenja... 27 4.1.4 Uporaba Navisiona v procesu prodaje... 30 5 PREDLOG IZBOLJŠAV... 32 5.1 NADGRADNJA SISTEMA NAVISION... 32 5.2 ZAMENJAVA SISTEMA Z OPENERP SISTEMOM... 37 5.2.1 Odprtokodna ERP rešitev... 37 5.2.2 OpenERP... 37 5.2.3 Arhitektura OpenERP sistema... 37 5.2.4 Moduli... 38 5.2.5 Prednosti odprtokodne rešitve... 43 5.2.6 Slabosti odprtokodne rešitve... 44 6 SWOT ANALIZA... 46 ZAKLJUČEK... 48 LITERATURA IN VIRI... 49 Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. V

Kazalo slik Slika 1: Proces sprejema na servis v podjetju Acord.... 8 Slika 2: RMA proces v podjetju Acord... 12 Slika 3: Tri-nivojska arhitektura informacijskega sistema... 15 Slika 4: Primer kartice artikla... 20 Slika 5: Meni poročila analiza prometa... 21 Slika 6: Primer naročilnice... 21 Slika 7: Vrstice naročilnice... 22 Slika 8: Prevzem od kupca... 23 Slika 9: Servisni nalog... 23 Slika 10: Oddaja na dobavitelja... 24 Slika 11: Vrstice v Oddaji na dobavitelja... 25 Slika 12: Prevzem od dobavitelja... 26 Slika 13: Zamenjava na dobavitelju.... 26 Slika 14: Seznam naročilnic.... 27 Slika 15: Vnos serijskih številk v naročilnico... 28 Slika 16: Prevzemnica... 28 Slika 17: Med-skladiščnica... 29 Slika 18: Meni nalogov... 29 Slika 19: Primer ponudbe.... 30 Slika 20: Primer dobropisa.... 31 Slika 21: Začetne prilagojene strani za primer prodaje... 34 Slika 22: Tri-nivojska arhitektura za primer Microsoft Dynamics NAV 2009.... 35 Slika 23: Prikaz poročil in analiz v Microsoft Dynamics NAV 2009... 36 Slika 24: Arhitektura Open ERP sistema.... 38 Slika 25: Seznam kartic partnerjev.... 39 Slika 26: Primer kartice produkta v Open ERP.... 40 Slika 27: Primer premika artiklov med virtualnimi skladišči.... 41 Slika 28: Meni v modulu CMR.... 43 Kazalo tabel Tabela 1: SWOT analiza Microsoft Dynamics NAV 2009.... 46 Tabela 2: SWOT analiza Open ERP.... 47 Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. VI

UPORABLJENE KRATICE ERP Enterprise Resource Planning OEM Original Equipment Manufacturer RMA Return Material Authorisation FIFO First In First Out MRP I Materials Requirement Planning MRP II Manufacturing Resource Planning DOS Disk Operating System CRM Customer Relationship Management SQL Structured Query Language PDF Portable Document Format BOM Bill of Material SWOT Strenghts, Weaknesses, Opportunities and Threats Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. VII

UVOD Po družbenih spremembah ob koncu devetdesetih let so nastale izjemne in zgodovinske spremembe tudi na področju gospodarstva. Nastalo je obdobje generalne transformacije strukture podjetništva, in sicer iz stanja, ko so prevladovala velika podjetja, v stanje, ko prevladujejo večinoma mala in srednja podjetja in le peščica velikih podjetij. Več podjetij, pomeni tudi večjo konkurenco. V konkurenčnih okoljih pa vse bolj dobiva na pomenu tudi logistika. Logistika je dejavnost, ki se ukvarja z upravljanjem toka materialov od virov do porabnikov, tako znotraj kot med podjetji. Logistika zajema fizični tok materiala in tok informacij od dobavitelja, preko proizvajalca in trgovca do končnega potrošnika in pomeni prostorske spremembe, poleg tega pa tudi skladiščenje (premagovanje časa). Cilj logistike je zagotoviti prave dobrine in storitve, na pravem mestu ob pravem času, količini in kakovosti, z najnižjimi stroški ter vplivi na okolje in s skladno sklenjeno pogodbo. Ker vsako podjetje v svojem logističnem procesu teži k doseganju čim večjih prihrankov v poslovanju, uvajajo ustrezno informacijsko tehnologijo. Ker živimo v času, v katerem smo priča nenehnim in hitrim spremembam, tako v podjetju kot v njegovem okolju ter, ker je konkurenčnost okolja vse izrazitejša, informacijska tehnologija pa vse zmogljivejša, se postavljajo pred podjetja zahteve po več in kakovostnejših podatkih ter ustreznejšemu upravljanju le teh. Vsako podjetje v svojem procesu teži k doseganju čim večjih prihrankov v poslovanju, zato uvajajo ustrezno informacijsko tehnologijo. Namen, cilj in osnovne trditve V diplomski nalogi bomo predstavili informacijski sistem Navision, ki ga uporabljamo v Podjetju Acord-92 d. o. o. (v nadaljevanju Acord). Ker je informacijski sistem že»zastarel«in ga v podjetju uporabljamo že 10 let, bomo v diplomski nalogi primerjali posodobljeno verzijo Navision in program OpenERP. Le te bomo povezali še z analizo prednosti in slabosti obeh ter v luči potrebnih sprememb skušali ugotoviti, kateri sistem je za Acord primernejša rešitev. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 1

1 OPIS OBSTOJEČEGA STANJA Acord je eden vodilnih uvoznikov in distributerjev računalniških komponent in eden največjih sestavljavcev osebnih in prenosnih računalnikov v Sloveniji. Njihova blagovna znamka računalnikov PCplus je v Sloveniji uveljavljeno ime osebnih in prenosnih računalnikov, tržni delež pa se vsako leto povečuje. V letu 2005 so kot prvi OEM partner korporacije Microsoft v Sloveniji vpeljali novo blagovno znamko računalnikov Win s pred-naloženim operacijskim sistemom Windows in v letu 2006 postali Microsoft Gold certified partner. Sedež podjetja je v Ljubljani, imajo pa še podružnico v Mariboru. Začeli so pred dvajsetimi leti kot skupina zanesenjakov, ki je iz majhnega podjetja, ki je sestavljalo računalnike, v nekaj letih postalo ena največjih distributerskih hiš z računalniško opremo v Sloveniji. Kot eden izmed največjih so pod konkurenčnim "pritiskom" mnogih podjetij, kar pa jim ne preprečuje, da poslujejo profesionalno in kvalitetno (»Kdo smo«[acord-92 d.o.o.], b. d.) 1.1 Opis logističnih podsistemov v podjetju Acord 1.1.1 Nabavna logistika Nabavna funkcija običajno vključuje proces nakupovanja, in sicer opredelitev potreb, izbiro dobavitelja, dogovarjanje o primerni ceni, določitev plačilnih in dobavnih pogojev, sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila. Skratka, nabavna funkcija naj zagotovi opremo, material ter druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti, v ustreznih količinah, po primernih ceni in pri pravem viru (Van Weele, 1998, str. 29). Po tej definiciji nabavna funkcija zajema odgovornost za opravila, katerih namen je (Van Weele, 1998, str. 29): opredelitev specifikacije (zahtevane količine in kakovosti) za material in storitve, ki jih je treba kupiti; izbira najprimernejšega dobavitelja; priprava na pogajanja z dobaviteljem za sklenitev posla in njihova izvedba; naročanje pri izbranem dobavitelju; Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 2

spremljanje in kontrola izpolnitve naročila (odpreme pri dobavitelju); kasnejše spremljanje in ocenitev opravljenih dobav (reklamacije, ažuriranje evidence izdelkov in dobaviteljev zaradi dokumentiranja in razvrščanja). Proces nabave je v podjetju Acord zelo pomemben in poteka na naslednji način. Na prvi stopnji nabavnega procesa se opredelijo nabavne potrebe ter specifikacije materialov, ki jih bomo nabavili. Poznamo različne vrste specifikacij (Acord-92 d.o.o., 2011, str. 7): funkcionalne specifikacije (v njej so opisane funkcije, ki jih mora material imeti za uporabnika); tehnične specifikacije (v njej so opisane tehnične značilnosti materiala); specifikacije za logistiko in vzdrževanje (opisujejo način dostave materiala, okoliščine, v katerih mora delovati oprema, ter zahteve glede vzdrževanja in poprodajnih storitev). Skladnost nabavljenih materialov s specificiranimi zahtevami za nabavo je zagotovljena z dejstvom, da so zahtevani materiali za nabavo določeni ne samo s specifikacijami, temveč kot točno določeni model (s številko produkta) točno določenega proizvajalca. Glede na tržne razmere se nabava ob podani frekvenci nakupa določenega materiala odloča za nakup le tega in definira količino. Nabava večinoma naroča na zalogo, torej za neznanega kupca. Druga stopnja nabavnega procesa je izbira dobavitelja. V podjetju Acord je izbira dobavitelja ena najpomembnejših stopenj nabavnega procesa in zajema naslednje dejavnosti (Acord-92 d.o.o., 2011, str. 7): povzemanje zahtev, ki izhajajo iz specifikacije naročila in jih morajo izpolniti dobavitelji, ki jih prosimo za ponudbo; sestavljanje seznama ponudnikov, ki lahko sodelujejo, za kar je potrebno raziskati trg; ovrednotenje ponudbe s tehničnega, logističnega, kakovostnega, finančnega in pravnega vidika; analiza tveganja v zvezi s kritičnimi dobavitelji; izbira dobavitelja, s katerim se pogaja o dobavi izdelka; Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 3

obveščanje dobaviteljev, ki niso bili izbrani, o razlogih za zavrnitev. V tretji stopnji nabavnega procesa se v podjetju sestavi pogodba o nabavi, ki zajema cene in dobavne pogoje, plačilne pogoje, pogodbeno kazen in garancijske pogoje ter druge dogovore (zavarovanje, prenos pravic obveznosti, sklepanje pogodb s tretjimi osebami ). Ko je pogodba podpisana, je treba material naročiti. Na naročilnici so navedene količine, opis materiala, cena na enoto ter želeni rok dostave in druge informacije, potrebne za učinkovito logistično in administrativno obdelavo. Nabavni proces se konča s stopnjo ocenjevanja (Acord-92 d.o.o., 2011, str. 8). V Acordu je v procesu nabave obvezno preverjanje dobave in dobaviteljev. Pri tem ločimo dobavitelje na dobavitelje strateških proizvodov in na distributerje. Dobavitelje strateških proizvodov ne moremo menjati, lahko pa jih spremljamo in ocenjujemo. Tukaj ločimo, preverjamo ter se odločamo na osnovi vrste pogodbe (ali gre za ekskluzivno ali ne), na osnovi položaja njihovega produkta na trgu, na osnovi potencialnega obsega posla, plačilnih pogojev, načinu reševanja garancije (RMA), marketinški podpori ter na osnovi zanimanja za projekte. Dobavitelji distributerje ocenjujejo na različne načine. Najpomembnejši dejavniki so plačilni pogoji, cena, garancijski pogoji ter zaloga oziroma dobavljivost. 1.1.2 Notranja logistika Funkcija notranje logistike se začenja s količinskim in kakovostnim prevzemom blaga, ki ga je nabavna logistika pripeljala z tržišč v poslovni sistem. Blago se razvrsti in se po količinskem in kakovostnem pregledu uskladišči, pri čemer so poleg stroškov skladišč in skladiščenja pomembni tudi stroški delovne sile in vezanih obratnih sredstev v zalogah. Notranja logistika mora vzdrževati primerno dobavno pripravljenost vhodnih materialov za proizvodni proces, skrbeti mora za notranji transport in medfazno skladiščenje materiala, kakor tudi za transport izdelkov iz proizvodnje v skladišče izdelkov (Oblak, 1997, str. 51). Notranja logistika se torej nanaša na gibanje in mirovanje materiala od skladišča nabavljenega materiala preko proizvodnje do skladišča končnih izdelkov. Le ti morajo biti tudi ustrezno pakirani in obstajati mora primarna razpoložljivost ali dobavljivost teh izdelkov, da jih lahko distribucijska logistika s svojimi aktivnostmi sploh dostavi odjemalcem (Logožar, 2004, str. 105). Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 4

V podjetju Acord nabavljene materiale in proizvode overja skladiščnik s količinskim prevzemom, z vizualno kontrolo poškodb in s prevzemom po dokumentih (dobavnica dobavitelja ter naša naročilnica). Ko so nabavljeni materiali prevzeti, se sestavne dele dostavi v skladišče proizvodnje. Dostavno blago je označeno in zaščiteno v originalni embalaži proizvajalca. Osebje proizvodnje je odgovorno za ravnanje in opravljanje internih prevozov v proizvodnji. Proizvodi potujejo z enega delovnega mesta na drugo z delovnim nalogom, ki kaže opravljene delovne operacije. Operativni delovni nalog zaključi delavec, ki proizvode prevzema v naslednjo stopnjo obdelave in jih odda vodji proizvodnje za spremljanje realizacije proizvodnje. Končno preizkušanje opravijo pooblaščeni delavci v proizvodnji s testiranjem. Po uspešno zaključenem testiranju predajo dobre proizvode v skladišče za skladiščenje ali odpremo, neustrezne pa po postopku za obvladovanje neskladnosti zadržijo, dokler niso odpravljene neskladnosti in vsi testni postopki. Postopki za ohranjanje proizvodov se nanašajo na identifikacijo, skladiščenje, interne transporte, zaščito in pakiranje proizvodov, materialov ter sestavnih delov. V Acordu s proizvodi ravnajo tako, da se njihova kakovost ne zniža. Pri internih transportih in ravnanju uporabljajo ustrezno opremo (dvigala, viličarje, vozičke...), ki je vzdrževana tako, da omogoča varno delo brez odpovedi. Proizvodi in materiali, ki jih skladiščimo so identificirani ter označeni s kodo in datumom (prevzema v skladišče n roka uporabnosti) z namenom prepoznavanja in zagotavljanja načela FIFO (First in First out). Ob sprejetju v skladišče, skladiščnik vnese vse podatke o proizvodu, količini in datumu uporabe v informacijski sistem, ki omogoča spremljanje zalog. Dostop do teh podatkov imata logistika in nabava. Blago sprejemamo v skladišče s sprejemnico, izdajamo ga z dobavnico, od skladišča do skladišča pa ga pošiljamo z med-skladiščnico. Proizvode pakiramo v skladu z dokumentacijo in tehnološkim postopkom za pakiranje. Embalaža ščiti proizvod in nosi oznake, s katerimi je možno proizvode prepoznati. 1.1.3 Distribucijska logistika Distribucijska logistika skrbi za izročitev določenega blaga v zahtevani količini in kakovosti ter v določenem času uporabniku na kraju, ki ga je določil v kupni pogodbi. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 5

Lahko gre za enkratne, občasne ali kontinuirane dostave blaga. S parametri, kot so dobavni čas, dobavna pripravljenost in dobavna zanesljivost, prilagodi ponudnik svojo dobavo blaga včasih sorazmerno nepreglednim časovnim potrebam kupcev (Oblak, 1997, str. 53). 1.1.4 Poprodajna logistika Poprodajna logistika je najmlajši podsistem mikrologističnega sistema in je zaradi tega nekaterim podjetjem še manj znano in zato posledično tudi zanemarjeno področje. S svojimi dejavnostmi je lahko pomemben vir konkurenčnih prednosti podjetja, pri čemer niso pomembni le prihranki pri stroških, ki jih omogoča, temveč je potrebno poudariti tudi poglabljanje odnosov med prodajalci in kupci, kar je nujna posledica medsebojnih stikov in izmenjav informacij tudi po zaključenem prodajnem poslu. Poglobljeno sodelovanje lahko pomeni tudi povečanje medsebojnega zaupanja, kar je lahko v danih razmerah, torej v razmerah trga kupca, odločilen dejavnik za sklepanje novih in tudi večjih poslov (Logožar, 1999, str. 31). Poprodajne servisne storitve zajemajo (Logožar, 2004, str. 110): montažo in poskusno obratovanje strojev; servisno, sprotno in investicijsko vzdrževanje; dostavo potrebnih rezervnih delov. Za uspešen marketing morajo podjetja zagotavljati tudi logistiko rezervnih delov, ki je del poprodajnih storitev, zato se morajo odločiti, kako te storitve opravljati. V prvi fazi, ko gre za nove izdelke, se proizvajalci praviloma odločijo, da bodo poprodajne storitve opravljali sami. Na ta način ostajajo v stalnem stiku s kupcem in proizvodom ter si zagotavljajo povratne informacije, ki so lahko zelo koristne pri uvajanju določenih tehničnih izboljšav ali pa pri snovanju novih izdelkov. Opravljanje teh storitev lahko prinaša tudi finančne koristi. Po določenem času podjetja običajno prenesejo večji del vzdrževanja in popravil na pooblaščene distributerje in pooblaščene prodajalce. Tako se ponudba poprodajnih storitev geografsko bolj približa kupcem. Za dobavo rezervnih delov v tem primeru še Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 6

zmeraj skrbi matično podjetje, ki s prodajo teh delov še vedno ustvarja dobiček, dobiček od neposrednih del pa prepušča izvajalcem (Logožar, 2004, str. 119). Organiziranost logistike rezervnih delov je odvisna predvsem od pričakovanj uporabnika primarnega proizvoda v zvezi s funkcionalnostjo in neomejeno možnostjo uporabe proizvoda. Pri analiziranju teh pričakovanj naleti podjetje na številne dejavnike, s katerimi lahko v okviru oskrbe z rezervnimi deli vpliva na uporabnika primarnega proizvoda. Pri tem je poleg proizvajalčevih servisnih storitev in nakupa originalnih delov potrebno upoštevati predvsem možnost ponovnega nakupa primarnih proizvodov. Ta dejavnik je zelo pomemben, saj se delež nabav, ki pomenijo nadomestne investicije, stalno povečuje (Logožar, 2004, str. 119). V Acordu se pomembnosti in prednosti poprodajne logistike zelo zavedajo. Poprodajna logistika v Acordu zajema servisne storitve, poskusno obratovanje in testiranje naprav, dostavo rezervnih delov ter RMA (Return Material Authorisation) proceduro. Servisne storitve ter testiranje naprav Acord servisira računalnike PCplus, ki jih tudi sam sestavlja, je pa tudi pooblaščeni serviser za MSI prenosne in osebne računalnike. Sklop delovnih servisnih opravil zajema: sprejem računalnika/komponente na servis; odpiranje servisnega naloga; servisiranje; zapiranje servisnega naloga; fakturiranje; obvestila stranki o zaključenem servisu; izdajo iz servisa; arhiviranje; poročanje. Na Sliki 1 je prikazan proces sprejema na servis v podjetju Acord. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 7

Slika 1: Proces sprejema na servis v podjetju Acord. Ko stranka prinese ali pošlje računalnik oziroma komponento v servis, se v sprejemnici najprej opravi kontrola mehanskih poškodb. Če je na artiklu mehanska poškodba, je sprejem na servis zavrnjen. V tem primeru obvestimo kupca in mu artikel vrnemo. Če mehanske poškodbe ni, se proces nadaljuje s kontrolo spremnih dokumentov, s čimer ugotavljamo, ali je artikel v garancijski dobi, zato nam mora kupec priložiti dobavnico oziroma račun, s katerim uveljavlja garancijo ter opis napake v pisni obliki. Če kupec teh dokumentov ne priloži in če ne najdemo dokumenta o prodaji v našem sistemu, je sprejem na servis prav tako zavrnjen. V primeru, da kupec priloži vse potrebne dokumente, se začne proces sprejema v sistem z odpiranjem servisnega naloga. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 8

Servisiranje obsega: pregled pokvarjene naprave, ki je lahko v garanciji ali pa izven garancije; ugotavljanje njenega statusa; vpis potrebnih podatkov v servisni nalog; pisanje zapisnika; podajanje predloga zamenjalne robe; pridobivanje dokumenta, s katerim se dokazuje strinjanje stranke o doplačilu v primeru, da se artikel ne zamenja z enakovrednim artiklom; pridobivanje odobritve cene s strani komerciale za zgoraj opisani postopek. Ko se postopki, navedeni zgoraj, zaključeni, je potrebno zaključiti servisni nalog. Osnova za zapiranje servisnega naloga je vrnjena naprava iz servisa, ki mora biti očiščena in ji mora biti priložen zapisnik o popravilu z jasnimi oznakami. Zajemati mora: status naprave (popravljena, dobra, nepopravljiva); seznam uporabljenih rezervnih delov ; opis popravila in opis ugotovljene napake oziroma zapisnik o ugotovitvi, da ni najdene napake ter predlagani zamenjalni artikel z navedeno razliko v ceni, v kolikor ne gre za enak artikel. V tem primeru mora biti tudi podpisano potrdilo stranke, da se strinja z doplačilom in potrditvijo komerciale o ceni. Podlaga za fakturiranje je opisana zgoraj. Izdana faktura se natisne v treh izvodih. En nepodpisan izvod gre v arhiv servisa, dva izvoda pa v podpis direktorju. Od teh enega tajnica odpošlje, eden pa gre v računovodski arhiv. Ko imamo zaključen servisni nalog, lahko obvestimo stranko o zaključenem servisu. Obveščanje poteka po elektronski pošti ali faksu. Kot zadnji del tega procesa je izdaja kupcu. Na dokument izdaje kupcu se delavec Acorda in prevzemnik podpišeta. Dokument o izdaji kupcu se vloži v arhiv. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 9

Dokumenti, ki jih moramo arhivirati, so: prevzem od kupca; opis napake kupca; dobavnica oziroma dokument za uveljavljanje garancije (če jo ima); zaključen servisni nalog; zapisnik o pregledu; obvestilo kupcu; faktura kupcu; izdaja kupcu. Vsi dokumenti za arhiviranje morajo pred vlaganjem v arhiv v pregled organizacijskemu vodji tehničnih služb. Pregled se vrši dnevno za vse zaprte naloge. Poročanje Poroča se vsakodnevno vodji servisnega oddelka. Vsebina poročanja zajema seznam prejemov, za katere še ni odprt servisni nalog, seznam odprtih servisnih nalogov, razloge za vse prejeme oziroma servisne naloge, ki niso zaključeni v petih dneh po prejemu, ter ime serviserja, ki vodi primer (za odprte servisne naloge). Na podlagi dnevnega pregleda o prejemih za katere ni bil izdan servisni nalog in na podlagi dnevnega poročila, o tem, kateri servisni nalogi še niso zaprti, vodja razporedi dnevne delovne obveznosti. RMA (Return Material Authorisation) oddelek Naloga RMA oddelka je, da pokvarjene komponente, ki so še v garanciji, pošlje dobavitelju ter da v čim krajšem času prejme od dobavitelja popravljene ali nove komponente oziroma dobropis. Naloga RMA oddelka je tudi naročanje rezervnih delov, v primeru, da nastane nepredvidena potreba po rezervnih delih. Takrat je rezervne dele potrebno naročati izven rednih naročil. Serviser v tem primeru pošlje pisno naročilo vodeno na ta način po interni pošti v oddelek RMA, ki poskrbi za naročilo in tudi spremlja dobavo ter obvešča serviserja o dobavi. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 10

Potek RMA procesa: natisnemo zalogo artiklov, ki jo bomo pošiljali; izdelava RMA zahtevka; prejem RMA številke od dobavitelja; vpis blaga, ki ga bomo pošiljali v sistem; priprava in pakiranje blaga; izdelava carinskih dokumentov (No Charge Invoice); iskanje najbolj ugodnega transportnega ponudnika ter predaja blaga prevozniku; spremljanje prevoza; obvestilo špediterja o prispetju RMA (v primeru, da je izven EU); priprava dokumentov za carinjene (v primeru, da je izven EU); prejem povratne pošiljke od dobavitelja; morebitna zamenjava blaga (v primeru, da za poslane artikle nazaj nismo dobili artikle z enakimi karakteristikami); prevzem blaga od dobavitelja v sistemu; morebitni premik blaga na LJ-R; izdelava in posredovanje tedenskega poročila vodstvu; izdelava in posredovanje mesečnega poročila vodstvu. Na Sliki 2 je prikazan RMA proces v podjetju Acord. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 11

Slika 2: RMA proces v podjetju Acord Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 12

2 UVAJANJE INFORMATIZACIJSKE TEHNOLOGIJE V LOGISTIKO Informatizacija predstavlja splošen in celovit proces uvedbe in uporabe informacijske tehnologije. Informatizacija poslovanja je usmerjena v zagotavljanje konkurenčne prednosti organizacij oziroma k avtomatizaciji in optimatizaciji izvajanja njihovih poslovnih procesov. Informatizacija prinaša podjetjem neposredne koristi v obliki stalnega (Potočar & Razgoršek, 2009, str. 16): zniževanja stroškov nakupa; zniževanja obsega zaloge; skrajševanja poslovnega cikla; razvijanja učinkovitejše in uspešnejše pomoči ter povezovanja s svojimi odjemalci; zniževanja stroškov prodaje in trženja ter ustvarjanja novih tržnih priložnosti; Nižji stroški nakupa Proces nakupa oziroma poslovni postopki, ki potekajo med kupcem in dobaviteljem, so kompleksni, intenzivni in spremljani z množico dokumentov (povpraševanje, ponudba, naročilo, dobavnica, račun dobavitelja, plačilni nalog) v obeh smereh. Izkušnje kažejo, da neposredno elektronsko povezovanje v procesu nakupa znižuje zlasti stroške na področju izvajanja procesa ter izdelave in pošiljanja dokumentov. Avtomatizacija omogoča zaposlenim več časa za pogajanja o boljših nakupnih pogojih in ustvaarjanje boljših odnosov z dobavitelji (Potočar & Razgoršek, 2009, str. 16). Zmanjšanje obsega zalog Slabše kot je organizacija povezana s svojimi dobavitelji, večje so njene potrebne lastne zaloge surovin, materialov in polproizvodov, s katerimi lahko pravočasno oskrbuje svoj proizvodni proces. Večji obseg zalog po drugi strani za organizacijo pomeni višje stroške, običajno pa ne tudi pričakovanega hitrejšega in ustreznejšega odzivanja na potrebe odjemalcev. Manjši obseg in hitrejše obračanje zalog pomenita boljšo preglednost zalog in učinkovitejšo izrabo skladiščnih zmogljivosti (Potočar & Razgoršek, 2009, str. 16). Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 13

Skrajšanje poslovnega cikla Poslovni cikel predstavlja celoten čas, ki je potreben za razvoj, izdelavo in posredovanje proizvoda odjemalcu. Krajši poslovni cikel pomeni med drugim nižje stroške in hitrejši odziv na dinamične zahteve trga ter s tem seveda bistveno primerjalno prednost pred ostalimi proizvajalci (Potočar & Razgoršek, 2009, str. 17). Razvijanje učinkovitejše in uspešnejše pomoči in povezovanje z odjemalci S tem, ko organizacija preko interneta omogoči svojim odjemalcem (kupcem izdelkov ali uporabnikom storitev) podroben opis svoje ponudbe in neposreden vpogled v stanje oziroma status naročil, lahko močno razbremeni svojo prodajno službo ter dvigne raven zaupanja in zadovoljstva odjemalcev (Potočar & Razgoršek, 2009, str. 17). Znižanje stroškov prodaje in trženja ter ustvarjanje novih tržnih priložnosti Pri individualni prodaji je obseg prodaje omejen s številom razpoložljivih prodajalcev. Uporaba interneta pa probleme povečanja števila prodajalcev v primeru potrebe po povečanju prodajnih zmogljivosti, ob tem pa ne povzroča prav nobenih dodatnih stroškov. Razen tega internet odpira možnost neposrednega naročanja in odpravlja časovno zamudno ročno izpolnjevanje naročil (Potočar & Razgoršek, 2009, str. 17). Na področju logistike so se začele pojavljati rešitve v obliki računalniško podprtih informacijskih sistemov, ki omogočajo integracijo logističnih procesov. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 14

3 ERP REŠITVE Celoviti informacijski sistemi, znani pod angleško kratico ERP (Enterprise Resource Planning) so programske rešitve, ki omogočajo spremljanje in združevanje transakcijsko intenzivnih poslovnih procesov v celotni organizaciji. Za ERP je značilen celovit pristop k upravljanju virov (materialnih, finančnih in človeških) v organizaciji. Prepletenost poslovnih procesov je mogoče učinkovito rešiti le s popolno informacijsko integracijo, ki zahteva več-nivojsko arhitekturo, kar pomeni združevanje treh logičnih ravni informacijskega sistema, in sicer podatkovno, poslovno in predstavitveno raven. Na Sliki 3 je prikazana več-nivojska arhitektura, ki združuje tri logične ravni informacijskega sistema. Slika 3: Tri-nivojska arhitektura informacijskega sistema Vir: Šuhel, 2007, str. 77 3.1 Razvoj ERP rešitev ERP so se pojavili leta 1990. Razvili so se iz prej nastalih sistemov. Leta 1965 so se kot prvi tovrstni sistemi pojavili sistemi MRP I (Material Requirements Planning), ki so bili usmerjeni v načrtovanje materialov in so nastali kot nadgradnja sistemov, namenjenih vodenju zalog. Leta 1975 so se razvili sistemi MRP II (Manufacturing Resource Planning II). To so sistemi celovitega obvladovanja vseh virov procesov proizvodnje v podjetju. MRP II je pokrival posamezna področja, kot so finance, plače, upravljanje z resursi, proizvodnjo in distribucijo. ERP sistemi pa so nadgradnja MRP II sistema in predstavljajo celovito programsko rešitev informatizacije poslovanja podjetja. Danes so najbolj poznane ERP rešitve SAP R/3, Navision, Oracle, Pantheon (domača ERP rešitev) in druge (Bobek, 2008, str. 1). Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 15

Pet največjih ponudnikov ERP rešitev obvladuje okoli 70 % svetovnega trga. Tržni delež podjetja SAP AG je 30 %, Oracle dosega 15-odstotni tržni delež, podjetje PeopleSoft 9-odstotni, J. D. Edwards 5-odstotni, Baan 5-odstotni, ostali ponudniki pa si delijo 36% delež (Bobek, 2008, str. 3). Rešitve ERP imajo z vidika ekonomike naslednje učinke (Bobek, 2008, str. 3): zaradi avtomatizacije poslovnih postopkov in z zagotavljanjem elektronske sledi odgovornosti ter drugih dejavnikov, zmanjšujejo režijske stroške; zaradi splošno dostopnih in točnih podatkov podatkovnih baz, s katerimi zmanjšujejo stroške iskanja, prenosa in hranjenja podatkov ter komuniciranja, zmanjšujejo transakcijske stroške; z zagotavljanjem popolnih in ažurnih informacij, zmanjšujejo stroške obdelave podatkov ter stroške sprejemanja odločitev. 3.2 Struktura ERP rešitev ERP rešitve so celovite programske rešitve, kar pomeni, da pokrivajo vse poslovne funkcije podjetja. Za to se uporabljajo standardne programske rešitve in moduli. Podjetje ima možnost uvesti tiste module, ki jih potrebuje. Podjetja se med sabo razlikujejo predvsem glede na področje delovanja in velikost. Nekateri ERP moduli so nujno potrebni, ne glede na vrsto organizacije. Za delovanje sistema je potrebno imeti najmanj tri module. Moduli, ki sestavljajo tipične ERP rešitve so (Bobek & Sternad, 2007, str. 3) : marketing in prodaja; načrtovanje proizvodnje in razvoj; proizvodnja in kontrola inventarja; nabava; distribucija; kakovost; človeški viri; finance in računovodstvo; informacijske storitve. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 16

3.3 Uvajanje ERP rešitev Zaradi kompleksnosti ERP rešitev in zaradi njihove zapletene uvedbe se morajo podjetja uvedbe lotiti premišljeno in pri tem upoštevati metodo uvajanja, ki jo priporočajo ponudniki ERP rešitev. Pri uvedbi se lahko podjetja odločijo za dograditev obstoječe rešitve, lasten razvoj rešitve, nakup rešitve ali za najem rešitve. Uvajanje celovitih ERP rešitev poteka v dveh fazah. V prvi fazi podjetje izbere takšno ERP rešitev, katere procesi se kar najbolje prilagajajo procesom podjetja. V drugi fazi pa mora podjetje izbrano ERP rešitev uvesti v podjetje v predvidenem obsegu, času in s predvidenimi stroški. Za vsako podjetje je pomembno, da rešitev ERP uvede v najkrajšem času in z najnižjimi možnimi stroški (Bobek & Sternad, 2008, str. 28). Poznamo več strategij uvajanja standardnih rešitev. Te strategije so (Bobek & Sternad, 2008, str. 29): strategija malega rizika; strategija proračuna; hitra strategija; strategija na ključ. Hitra strategija se je izkazala za najprimernejšo strategijo uvajanja rešitev ERP. Ta strategija vsebuje malo število aktivnosti, ki se izvajajo sočasno ter temelji na uvedbi ERP rešitve z najnižjimi stroški in kolikor hitro je mogoče. Ker ekonomija elektronskega poslovanja zahteva hitre rešitve problemov, so se druge strategije izkazale za manj uspešne. Zaradi velikega števila manj uspešno izvedenih projektov uvedbe rešitve ERP, so ponudniki teh rešitev pripravili svoje rešitve za uvedbo rešitev ERP, ki temeljijo na hitri strategiji. Strategijo so poimenovali hitra uvedba, vključuje pa pristop uvedbe, opis opravil in primere delovanja (Bobek & Sternad, 2008, str.29). Podjetje se lahko odloča med naslednjimi načini uvedbe ERP rešitve (Bobek & Sternad, 2008, str. 29): pristop velikega poka (Big Bang approach); fazni pristop (Phased approach); Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 17

kombinacija pristopa velikega poka in faznega pristopa. Pristop velikega poka Ta pristop predvideva, da na določen dan opustimo stare programske rešitve in izvedemo prehod na ERP rešitev. Za uspešnost tega pristopa moramo skrbno načrtovati uvedbo in že pred dnevom zagona v živo dobro preizkusiti delovanje rešitve ERP. Glavna prednost te metode je, da ni potrebno pripraviti vmesnikov med obstoječimi informacijskimi sistemi in uvedeno rešitvijo ERP. Prednosti tega pristopa so tudi nižji stroški uvedbe kot pri ostalih pristopih, krajši čas uvedbe ter manjše tveganje, zaradi večje posvečenosti projektu celotne projektne skupine in posledično je delo bolj usmerjeno in koordinirano. Pomanjkljivosti tega pristopa so čas in stroški priprav, pomanjkanje kritičnih virov in pomanjkanje profesionalnih izkušenj pri uvedbi rešitev ERP. Pomanjkljivost pa je tudi ta, da je ob neuspešni uvedbi nemogoče preiti nazaj na stare rešitve. Tveganje lahko zmanjšamo z metodo malega velikega poka, kjer proces uvedbe razdelimo na dva ali več manjših projektov, ki se nato vsak posebej uvedejo na enak način kot z metodo velikega poka (Bobek & Sternad, 2008, str. 29). Fazni pristop Ta pristop omogoča zaporedno uvajanje modulov rešitve ERP. To poteka tako, da najprej uvedemo en modul, in ko je ta modul uveden, uvedemo naslednji modul. Postopek se ponavlja, dokler niso uvedeni vsi moduli rešitve ERP. Ker se moduli uvajajo posamično, je potrebna manjša projektna organizacija, ki se lahko tudi bolje posveti uvedbi posameznega modula. Prednost tega pristopa je manjše tveganje, saj se sočasno vpeljuje le en modul, projektni tim pa si v času uvedbe posameznih modulov pridobiva znanje in izkušnje. Glavna slabost faznega pristopa je, da zaradi postopnega uvajanja modulov, ne uvedemo vseh potrebnih modulov hkrati in je zato potrebno pripraviti vmesnike med starimi informacijskimi sistemi in uvedenimi moduli rešitve ERP, kar pa povečuje stroške in čas uvedbe. Prav tako je potrebno v času uvedbe vzdrževati dva sistema, obstoječi informacijski sistem in uvedene module rešitve ERP (Bobek & Sternad, 2008, str. 29). Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 18

4 UPORABA INFORMACIJSKEGA SISTEMA NAVISION 3.56A V PODJETJU ACORD Navision je celovita poslovna rešitev za rastoča, srednje velika in velika podjetja, ki iščejo celovito rešitev za upravljanje poslovanja. Pokriva različna področja poslovanja v podjetju, od proizvodnje in upravljanja z oskrbovalno verigo, prodaje, računovodstva do poprodajnih storitev. Rešitev Navision je izdelala firma imenovana Navision A/S, ki se je leta 2000 združila z dansko firmo Damgaard A/S in se preimenovala, najprej v Navision Damgaard A/S, kasneje pa v Navision A/S. Leta 2002 je Microsoft kupil Navision A/S in rešitev Navision integriral s svojimi ERP rešitvami. Danes se Navision imenuje Microsoft Dynamics NAV in je na voljo v 42 različicah, prirejenih za posamezne države. V podjetju Acord uporabljajo verzijo Navision 3.56A, imenovano tudi modra verzija (angl. Blue Version), ki spada v prvo generacijo Navisiona. Ta verzija pa je tudi zadnja DOS verzija. 4.1 Uporaba programa Navision v podjetju Acord Navision 3.56A je preprost za uporabo, vendar ima kar nekaj pomanjkljivosti. V poglavju, ki sledi bom prikazala, kako je Navision povezan s poslovnimi procesi v podjetju Acord ter opisala praktično uporabo Navisiona ter njegove pomanjkljivosti. Osnovno bazo podatkov v Navisionu predstavljajo artikli, kupci in dobavitelji. Za vsak artikel, dobavitelja in kupca obstajajo tako imenovane kartice. V vsaki kartici so vpisani vsi podatki, ki so značilni bodisi za artikel, bodisi za dobavitelja ali kupca. Na primer, v kartici artikla so vpisani podatki, kot so cena, carinska tarifa, zaloga, specifikacijski podatki artikla in drugo. Pri kartici dobavitelja oziroma kupca so vanjo vpisani vsi kontaktni podatki, telefonske številke, davčne številke, naslovi in drugo. Vsak artikel ima svojo kodo, ki jo odpre nabavni referent, glede na specifikacije določenega blaga. Pri odpiranju kartic dobaviteljev ali kupcev, pa je le tem dodeljena kodna številka, imenovana številka dobavitelja oziroma številka kupca. Navision omogoča iskanje Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 19

oziroma sortiranje artiklov po specifikacijah ali kodah. Pomanjkljivost Navisiona v tem delu je, da so kartice dobaviteljev in kupcev nepregledne, saj je potrebno za vsako podružnico nekega dobavitelja oziroma kupca odpirati novo kodo in je tako za istega dobavitelja oziroma kupca odprtih deset različnih kod. Na Sliki 4 je prikazan primer kartice artikla. Slika 4: Primer kartice artikla Navision 3.56A omogoča izdelavo poročil na področjih nabave, med skladiščnih prenosov, prodaje, poprodajnih storitev in računovodstva. Poročila lahko izdelamo glede na izbrano obdobje, izbrane artikle, glede na izbrane kupce oziroma dobavitelje in glede na izbiro skladišča. Pomanjkljivost izdelave poročil je v tem, da je izpis podatkov mogoč le v DOS obliki. Podatke sicer lahko izvozimo in uvozimo v program Microsoft Excel ali Microsoft Word, vendar je v tem primeru prikaz zelo nepregleden in je potrebno dodatno urejanje. Pomanjkljivost je tudi v tem, da funkcija poročil ne omogoča grafičnega prikaza. Tako funkcija poročila ne generira končnega poročila, pač pa le podatke, s katerimi izven sistema Navision nato izdelamo končno poročilo. Na Sliki 5 je prikazan meni, v katerem postavimo omejitve za izpis poročila prometa med skladišči. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 20

Slika 5: Meni poročila analiza prometa 4.1.1 Uporaba Navisiona v procesu nabave V procesu nabave Navision omogoča preverjanje zalog ter odpiranje naročilnic. Pomanjkljivost je v tem, da program ne omogoča sledenje pošiljki. Če želimo preveriti, ali je pošiljka prišla, moramo preveriti, če je narejena prevzemnica za to naročilo (naloga skladišča) ali pa to izvemo takrat, ko dobimo prevzemnico iz skladišča v papirni obliki. Program tudi ne omogoča izdelave prednaročila in povezanosti z elektronsko pošto, kar podaljšuje postopke v nabavnem procesu. Na Sliki 6 je primer naročilnice. Slika 6: Primer naročilnice Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 21

Na Sliki 7 je prikazan primer vrstic v dokumentu naročilnice, kamor vpišemo vse artikle, ki smo jih naročili pri dobavitelju. Slika 7: Vrstice naročilnice 4.1.2 Uporaba Navisiona v poprodajnih storitvah V poprodajnem procesu Navision omogoča odpiranje dokumenta Sprejem na servis,v katerega se vpiše koda in serijska številka artikla, ki se prevzame od kupca. Sistem omogoča vpogled v zgodovino artikla, vse od nabave, prodaje, morebitnih servisnih posegov in drugo. Seznani nas tudi s podatkom o garanciji artikla. V kolikor je artikel v garanciji, se ga v servis sprejme v garancijsko popravilo. V primeru, da je garancija za ta artikel že potekla, se stranka o popravilu odloči sama. Na Sliki 8 je prikazan primer dokumenta Prevzem od kupca. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 22

Slika 8: Prevzem od kupca Za delovna opravila v servisu, ki so omenjena v poglavju poprodajne logistike, Navision omogoča odpiranje in zapiranje servisnega naloga, v katerega se vpišejo podatki o stranki in poteku popravila (ali so napravo popravili ali zamenjali). Sistem omogoča tudi ustvarjanje predračunov in računov. Z dokumentom Izdaja iz servisa, se artikel po končanem servisu vrne stranki. V tem delu se ponovi potreba po povezljivosti sistema z elektronsko pošto, ki pa je ni. Kot pomanjkljivost bi lahko dodali še problem avtomatizacije pri odpiranju določenih dokumentov. Pri prevzemu artiklov od strank, bi se lahko s prevzemom v servis avtomatsko odprl servisni nalog. Na Sliki 9 je prikazan primer servisnega naloga. Slika 9: Servisni nalog Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 23

V sklop poprodajne logistike spada tudi RMA oddelek, ki se ukvarja s tem, da pokvarjene dele, ki so še v garanciji, pošilja nazaj dobaviteljem in od njih sprejema popravljene oziroma nove dele. Pri RMA procesu gre predvsem za premike artiklov med skladišči. In sicer, s prevzemom artiklov v servis, se artikli prevzamejo na stanje v skladišče Ljubljana servis oziroma LJ-S. Če so artikli, ki smo jih kupili od naših dobaviteljev, še v garanciji, jih s funkcijo prenos na garancijo prestavimo na skladišče Ljubljana garancija oziroma LJ-G. Tukaj nastopi RMA proces. Dolžnost RMA oddelka je ta, da vse artikle, ki so na skladišču LJ-G, odpošlje in prestavi na skladišče dobavitelja oziroma LJ-DOB. Na Sliki 10 je prikazan dokument Oddaja na dobavitelja. S kombinacijo tipk ALT+V lahko vstopimo v vrstice dokumenta, kar je prikazano na Sliki 11. Slika 10: Oddaja na dobavitelja Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 24

Slika 11: Vrstice v Oddaji na dobavitelja Dobavitelju je pred pošiljanjem artiklov potrebno poslati RMA zahtevek, kar v sistemu naredimo tako, da v dokument Oddaja dobavitelju vpišemo vse artikle, ki jih želimo poslati dobavitelju. RMA zahtevek lahko natisnemo in ga uporabimo kot spremni dokument pošiljki. Podatke, ki jih vsebuje RMA zahtevek, lahko izvozimo kot tekst ali v Excel datoteki. Način izvoza pa ni zelo uporaben, saj je potrebno datoteko dodatno urediti, da bi dosegli želeno obliko dokumenta. Poleg tega imajo dobavitelji svoje RMA obrazce, v katere vpisujemo vse podatke. Navision 3.56A ima funkcijo, da poleg RMA zahtevka natisne tudi nekomercialni račun (angl. Proforma Invoice). Pomanjkljivost sistema je v tem, da pošiljkam ne moremo slediti, dodatno pa moramo naročilo za prevoz urediti ročno preko spletnih strani prevoznikov. V RMA procesu je naslednje opravilo prejem artiklov od dobavitelja, kar je v sistemu omogočeno s funkcijo sprejem od dobavitelja. Dokument Sprejem od dobavitelja je prikazan na Sliki 12. V tem dokumentu moramo zapreti vse artikle, ki smo jih poslali dobavitelju in sprejeti njihove zamenjave ter vnesti serijske številke. S tem program omogoča, da imamo točno evidenco zamenjave artiklov in njihovih serijskih številk. V primeru, da dobavitelj nazaj pošlje artikel, ki se ne ujema s karakteristikami poslanega artikla, moramo v sistemu narediti zamenjavo na skladišču Ljubljana dobavitelj, kar nam omogoča funkcija zamenjava. Dokument Zamenjava je prikazan na Sliki 13. Artikli se prevzamejo na skladišče Ljubljana Buffer oziroma LJ-B. Če so artikli, ki jih dobavitelj pošlje nazaj, novi, se le ti premaknejo na skladišče LJ-R (Ljubljana Repro) in Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 25

so namenjeni nadaljnji prodaji. Ostali artikli so namenjeni za potrebe servisa. V kolikor jih v servisu ne potrebujejo, se premaknejo na skladišče imenovano CE-R in so namenjeni za prodajo, in sicer po nižji ceni ter s tri mesečno garancijo. Te premike v Navisionu omogoča funkcija med-skladiščnica, ki omogoča da artikle premeščamo med skladišči. Slika 12: Prevzem od dobavitelja Slika 13: Zamenjava na dobavitelju. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 26

4.1.3 Uporaba Navisiona v procesu skladiščenja Skladišče ima v podjetju Acord več funkcij. Med funkcije skladišča sodijo prevzemanje naročenega blaga, izdaja blaga in prestavljanje blaga med skladišči. Navision pri prevzemanju blaga omogoča: da skladiščnik račun preveri z naročilnico (ceno in količino) in pod vpisane kode v naročilnici vpiše serijske številke, ki jih je prevzel; sledenje serijskim številkam od prevzema v sistem dalje; delne ali celotne prevzeme materiala; avtomatsko ustvarjanje prevzemnice (s knjiženjem naročila). Na Sliki 14 je prikazan seznam naročilnic. Slika 14: Seznam naročilnic. Sistem dovoli, da pod določeno kodo vpišemo toliko serijskih številk, kolikor je količina, določena za prevzem. Če se zmotimo in želimo vpisati več serijskih številk, nas sistem o tem opozori oziroma nam vnosa več številk ne dovoli. Na Sliki 15 je prikazan vnos serijskih številk v naročilnico. Na Sliki 16 pa je prikazan primer prevzemnice, ki se ustvari avtomatsko, kot sem že omenila, s knjiženjem naročilnice. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 27

Slika 15: Vnos serijskih številk v naročilnico Slika 16: Prevzemnica Funkcija med-skladiščnica v Navisionu omogoča, da se artikli prestavijo iz enega skladišča v drugo. Skladišča so lahko virtualna ali dejanska. Primer med-skladiščnice je prikazan na Sliki 17. V kartico med-skladiščnice je potrebno vpisati artikle, ki jih želimo prestaviti, in nato s kombinacijo tipk Alt+P izberemo skladišče, kamor želimo artikle prestaviti. S knjiženjem dokumenta se artikli avtomatsko prestavijo na želeno skladišče. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 28

Slika 17: Med-skladiščnica V skladiščnem procesu ima pomembno vlogo tudi izdaja blaga. Navision v tem procesu omogoča vpogled skladišču v odprte ali v delno odprte naloge prodaje. Na Sliki 18 je prikazan meni nalogov. Slika 18: Meni nalogov V teh nalogih so vsa naročila kupcev, ki še niso bila dostavljena oziroma prevzeta. Navision v nalogih omogoča, da preverimo, ali so določeni artikli na zalogi. Dodatno omogoča tudi vnos serijskih številk pod posamezen artikel, ki je namenjen oddaji kupcu. Če vseh artiklov nimamo na zalogi, lahko poknjižimo delno oddajo, omogočeno pa je tudi, da se dobavnica avtomatsko natisne sama. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 29

4.1.4 Uporaba Navisiona v procesu prodaje Navision v prodajnem procesu omogoča: iskanje kupca v sistemu oziroma odpiranje kode za novega kupca v primeru, da v sistemu še ni vpisan; ustvarjanje ponudb (predračunov) in s knjiženjem le teh avtomatsko ustvarjanje naloga; pregled zaloge po posameznih artiklih ter vpogled v njihovo rezervacijo; ustvarjanje ter evidenčni pregled računov ter dobropisov. Pomanjkljivosti Navisiona v procesu prodaje: ne vsebuje modula CRM (Customer Relationship Management); če prodajni referent 1 rezervira določen artikel z vpisom v nalog in če prodajni referent 2 preveri samo zalogo, ne preveri pa, ali je artikel že rezerviran, ter ga vnese v svoj nalog, ga Navision na to ne opozori. Tako je artikel v dveh različnih nalogih. V primeru, da je na zalogi samo en artikel, bo moral eden izmed kupcev čakati na novo zalogo ali pa bo odšel h konkurenci; ni povezljivosti z elektronsko pošto. Na Sliki 19 je prikazan primer ponudbe, na Sliki 20 pa primer dobropisa. Slika 19: Primer ponudbe. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 30

Slika 20: Primer dobropisa. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 31

5 PREDLOG IZBOLJŠAV Obstoječi sistem v podjetju Acord lahko izboljšamo na dva načina. Prvi način je nadgradnja že obstoječega sistema Navision, drugi način pa je uvedba novega sistema, v našem primeru uvedba OpenERP sistema. 5.1 Nadgradnja sistema Navision Čeprav za verzijo Navision, ki jo uporabljamo v Acordu, obstaja veliko verzij, smo se odločili za nadgradnjo z najnovejšo verzijo Microsoft Dynamics NAV 2009. Za nadgradnjo obstoječega sistema s to verzijo smo se odločili zato, ker ima Microsoft Dynamics NAV 2009 v primerjavi s prejšnjo verzijo Microsoft Dynamics NAV 5.0 iste module, iste funkcije in zajema iste poslovne procese. Prednost zadnje verzije je v drugih stvareh, ki pa so za nas zelo pomembne. Z izboljšanim orodjem v Microsoft Dynamics NAV 2009 lahko lokalni partnerji Microsoft izvedejo učinkovito nadgradnjo vseh starejših verzij. Nakup licence rešitve Microsoft Dynamics NAV 2009 je na voljo od 990 na uporabnika dalje. Paket NAV Express nudi licence Microsoft Dynamics NAV in vse storitve, ki jih podjetje potrebuje za izvedbo projekta, v kar sodi (»Celoten projekt Microsoft Dynamics NAV«[Nps], b. d.): instalacija rešitve Microsoft Dynamics NAV; delavnica za pripravo šifrantov (1 dan); splošno šolanje za vsakega uporabnika (3 dni); šolanje enega uporabnika za področje financ (2 dni); uporaba učilnice za izvedbo projekta v Ljubljani ali Mariboru; priprava dokumentacije in uporabniških navodil. Ob nakupu licenc se zahteva tudi triletno članstvo v Microsoftovem programu nadgradnje, ki znaša 210 letno na uporabnika in omogoča dostop do najnovejših verzij rešitve ter uradnih Microsoftovih popravkov ob zakonodajnih spremembah (»Celoten projekt Microsoft Dynamics NAV«[Nps], b. d.). Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 32

Za uporabo Microsoft Dynamics NAV 2009 morajo biti izpolnjene sistemske zahteve, kot so določeni operacijski sistemi, zahtevana strojna oprema, naloženi pa morajo biti tudi nekateri programi, ki jih potrebujemo za delovanje rešitve. Microsoft Dynamics NAV 2009 deluje na 32 in 64 bitnih operacijskih sistemih naslednjih izdaj (»System requirements«[microsoft], b. d..): Windows 7 Professional, Ultimate ali Enterprise; Windows Server 2008; Windows Server 2008 R2; Windows Vista Business, Enterprise ali Ultimate z SP1 ali SP2; Windows Server 2003 SP2; Windows Server 2003 R2 SP2; Windows XP Professional SP3. Strojna oprema, ki je potrebna da rešitev deluje (»System requirements«[microsoft], b. d.): minimalno 500 MB trdega diska; minimalno 3GB spomina. Dodatni programi, ki morajo biti naloženi da rešitev deluje (»System requirements«[microsoft], b. d.): Microsoft.NET Framework 3.5 SP1, ki je avtomatsko naložen takrat ko se naloži Microsoft Dynamic NAV 2009, v primeru če ni naložen že prej; Microsoft Office; Microsoft Outlook Z dodajanjem dodatnih možnosti v Microsoft Dynamics NAV 2009, se povečujejo tudi sistemske zahteve, ki pa jih zaradi obsežnosti in kompleksnosti le teh, nismo naštevali. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 33

Glavne prednosti, ki jih ima Microsoft Dynamics NAV 2009 pred starimi verzijami so: Prilagojene začetne strani Microsoft Dynamics NAV 2009 prinaša poenostavljen dostop do poslovnih procesov in pogledov, ki so prilagojeni vlogam zaposlenih. S tem uporabnikom zagotavlja nov pogled na svoje delo in preprost način za dostop do nalog in informacij. Prilagojene začetne strani so zasnovane tako, da zaposlenim nudijo pregled nad najpomembnejšimi delovnimi nalogami in preprost dostop do potrebnih informacij in orodij ter s tem nudijo nove načine za organizacijo dela in razvrščanje nalog, kar povečuje njihovo storilnost in učinkovitost. Z novo različico NAV 2009 so te začetne strani na voljo tudi oddaljenim uporabnikom. (»Pregled značilnosti: Glavne funkcionalnosti rešitve Microsoft Dynamics NAV«[Microsoft], b. d.). Na Sliki 21 je prikazan primer začetnih prilagojenih strani za primer prodaje. Slika 21: Začetne prilagojene strani za primer prodaje Vir:»Pregled značilnosti: glavne funkcionalnosti rešitve Microsoft Dynamics NAV«[Microsoft], b. d. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 34

Tri-nivojska arhitektura in integrirana podpora za spletne storitve Tri-nivojska arhitektura in integrirana podpora za spletne storitve poenostavlja povezovanje z drugimi aplikacijami in zmanjšuje napore in stroške, potrebne za medsebojno integracijo. Omogoča tudi večjo prilagodljivost in več možnosti za izmenjavo informacij in sodelovanje s strankami, dobavitelji in partnerji preko različnih podatkovnih virov. Tri-nivojsko arhitekturo sestavlja odjemalski nivo rešitve Microsoft Dynamics NAV 2009, ki že ob namestitvi vključuje vlogam prilagojen dostop do podatkov in poslovnih procesov. Prav tako je del tri-nivojske arhitekture tudi strežniški nivo, ki je v celoti razvit z uporabo orodja Microsoft.NET Framework in vključuje prilagodljive spletne storitve za hitro in stroškovno učinkovito integracijo z drugimi aplikacijami. Tretji nivo je nivo podatkovne zbirke, ki temelji na strežniku SQL Server, eni najzmogljivejših in zanesljivih podatkovnih platform na trgu. (»Pregled značilnosti: Glavne funkcionalnosti rešitve Microsoft Dynamics NAV«[Microsoft], b. d.). Na Sliki 22 je prikazana tri-nivojska arhitektura. Slika 22: Tri-nivojska arhitektura za primer Microsoft Dynamics NAV 2009. Vir:»Arhitektura Microsoft Dynamics NAV 2009«[Microsoft], b. d. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 35

Učinkovite analize, komunikacija in sodelovanje Microsoft Dynamics NAV 2009 vključuje orodje za oblikovanje poročil Report Designer, ki je del storitev SQL Server Reporting Services. Zaposleni lahko sami oblikujejo intuitivna poročila in jih shranijo v obliki PDF za preprosto distribucijo drugim uporabnikom. Bogata poročila dopolnjujejo napredne možnosti grafičnega prikaza podatkov. Microsoft Dynamics NAV 2009 omogoča, da lahko uporabniki hitro izvedejo hierarhično primerjavo dveh vrednosti, kot sta na primer dobiček in prodaja. Microsoft Dynamics NAV 2009 omogoča tudi več možnosti za tesno integracijo s sistemom Microsoft Office, kar vključuje izdelke Excel, Word in Microsoft Office SharePoint Server (»Pregled značilnosti: Glavne funkcionalnosti rešitve Microsoft Dynamics NAV«[Microsoft], b. d.). Na sliki 23 je prikaz poročil in analiz v Microsoft Dynamics NAV 2009. Slika 23: Prikaz poročil in analiz v Microsoft Dynamics NAV 2009 Vir:»Pregled značilnosti: glavne funkcionalnosti rešitve Microsoft Dynamics NAV«[Microsoft], b. d. Microsoft Dynamics NAV 2009 pokriva skoraj vse pomanjkljivosti, ki smo jih ugotovili pri obstoječem sistemu Navision 3.56A v prejšnjem poglavju in ponuja tudi druge rešitve, ki jih sistem Navision 3.56A ni omogočal (prilagojene strani, povezljivost s spletnimi aplikacijami...). Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 36

5.2 Zamenjava sistema z OpenERP sistemom 5.2.1 Odprtokodna ERP rešitev Razvoj odprtokodnih operacijskih sistemov in drugih aplikacij je spodbudil tudi razvoj odprtokodnih ERP rešitev. Odprta koda (angl. Open Source) je programska oprema, za katero je na voljo izvorna programska koda, ki jo lahko vsak po lastni volji distribuira, spreminja in dopolnjuje brez omejitev in je za razliko od zaprte kode na voljo brezplačno. Odprtokodni programi so večinoma napisani za vse platforme oziroma operacijske sisteme (Windows, Linux, Mac OS). 5.2.2 OpenERP OpenERP (nekoč imenovan Tiny ERP) je celovita programska rešitev za upravljanje oziroma menedžment podjetij. Je program, ki je preprost za uporabo in prinaša velike koristi pri vodenju podjetja. Danes je na voljo v kar 18 jezikih. Avtorja programa sta Fabien Pinckaers in Geoff Gardiner (Pinckaers & Gardiner, 2009, str. 13). 5.2.3 Arhitektura OpenERP sistema Do OpenERP sistema lahko dostopamo na dva načina, in sicer (Pinckaers & Gardiner, 2009, str. 24): z uporabo spletnega odjemalca/vmesnika, ki je usmerjen na spletni strežnik OpenERP sistema; z uporabo programskega odjemalca, ki je inštaliran na vsak računalnik. OpenERP sistem sestavljajo tri komponente (glej Sliko 24) (Pinckaers & Gardiner, 2009, str. 25): podatkovni PostgreSQL strežnik, ki vzdržuje bazo podatkov, ki združuje vse podatke in večino elementov sistema OpenERP; aplikacijski strežnik, ki vsebuje vso logiko procesov in zagotavlja, da OpenERP deluje optimalno; Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 37

spletni strežnik, ki omogoča da se odjemalec lahko poveže z OpenERP sistemom iz standardnega spletnega brskalnika. Slika 24: Arhitektura OpenERP sistema. Vir: Pinckaers & Gardiner, 2009, str. 26 5.2.4 Moduli OpenERP omogoča podjetjem, da izbirajo med velikim številom aplikacij (modulov). Ponuja module vseh vrst poslovnih procesov, kar omogoča podjetju, da si s konfiguriranjem modulov, ki so zanj najprimernejši, konfigurira sistem po lastni meri. Osnovni moduli so avtomatsko naloženi ob inštalaciji sistema OpenERP in jih kasneje lahko tudi posodobimo. Čeprav so v sistemu naloženi, pa še niso konfigurirani, zato jih je potrebno ob inštalaciji oziroma kasnejši vključitvi še konfigurirati. Dodatne module lahko dodatno naložimo iz uradne OpenERP spletne strani. Standardni moduli so (»Discover«[OpenErp], b. d.): nabava; proizvodnja; skladiščenje; projekti; računovodstvo in finance; človeški viri; Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 38

CRM in prodaja. Modul partnerjev in nabave omogoča ustvarjanje in sledenje naročilom, omogoča vodenje kontaktov dobaviteljev in kontrolira proces dobave ter omogoča pregled dobaviteljevih računov. Modul nabave zajema funkcije, kot so zahteva za ponudbo, nakup naročila, adresar, vodenje zaloge, vodenje računov, izdelka ter funkcijo poročanja. Prvi korak v procesu nabave je ustvariti zahtevo za ponudbo. To je naročilo, ki še ni veljavno. Potrebno ga je potrditi s strani vodstva podjetja in dobavitelja. V zahtevi za ponudbo so določeni proizvodi in količine, ki jih podjetje potrebuje in čaka na najboljšo dobaviteljevo ponudbo. Ko so produkti, cene in količine potrjene s strani vodstva podjetja in dobavitelja, se zahteva za ponudbo spremeni v naročilo. Ko se potrdi še naročilo, se izda sprejemni nalog, v katerem se preverja dobaviteljeva dostava in predračun, ki bo uporabljen pri preverjanju z dobaviteljevega računa. Program omogoča pogled vseh naročil v preglednicah, po kriterijih, ki si jih izberemo sami. Imenik ponuja seznam vseh dobaviteljev. Vsak dobavitelj ima svojo kartico, v kateri so vsi dobaviteljevi podatki. Primer seznama kartic partnerjev je prikazan na Sliki 25. Z zgodovino kartic lahko sledimo vse poteze in transakcije, povezane z določenim dobaviteljem, kot so naročilnice, terjatve in tako naprej. Slika 25: Seznam kartic partnerjev. Modul nabave nam omogoča tudi vodenje zalog. Prihajajoče pošiljke predstavljajo vse pošiljke, ki smo jih naročili pri dobaviteljih in so potrjene s potrdilom o naročilu. Sistem Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 39

omogoča avtomatizirano vodenje zalog, vodenje serijskih številk in nadzor kakovosti uvoženih izdelkov. Modul nabave omogoča tudi funkcijo kontrole računov. Ta funkcija vsebuje vse predračune dobaviteljev, ki temeljijo na količinah in cenah, ki smo jih naročili in so namenjeni za primerjanje z računi, ki jih podjetje prejme od dobavitelja. Nabavni modul ima tudi funkcijo produkti, v kateri najdemo kartice vseh produktov (glej Sliko 26), ki smo jih nabavljali, njihove karakteristike, podatke o njihovi ceni in drugo. Seveda pa nabavni modul omogoča tudi nabavne analize, in sicer imamo možnost poročanja po različnih kriterijih (po produktu, po dobavitelju...). Slika 26: Primer kartice produkta v Open ERP. Modul proizvodnje nam omogoča celovito in natančno upravljanje dobavne verige. Funkcija viri v modulu omogoča upravljanje dveh vrst virov, in sicer materialov ter človeških virov. Funkcija matični podatki nam omogoči vpogled v sestavnice (BOM) proizvodov, kjer vidimo iz katerih delov so sestavljeni končni proizvodi. V tem modulu je tudi funkcija, v kateri lahko kreiramo urnik in je osnovni del OpenERP sistema v smislu načrtovanja proizvodnje. Ta del omogoča organiziranje proizvodnih nalogov, ki temeljijo na prednostnih nalogah (datume, proizvodnjo podizdelkov, ki so potrebni za glavno proizvodnjo ), odpira naročila za manjkajoče komponente in dodeljuje izdelke, ki so na zalogi. Proizvodno naročilo vsebuje spisek vseh materialov, ki se uporabljajo v posamezni proizvodni fazi, surovine pa lahko v proizvodni fazi porabimo naenkrat ali postopoma. Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 40

Modul skladiščenja in logistike v OpenERP omogoča upravljanje več skladišč in temelji na hierarhični strukturi od skladišča do podskladišč. Edinstven dvostaven sistem vodenja evidenc, omogoča upravljanje notranjih kot tudi zunanjih lokacij (kupci, dobavitelji ali proizvodne zaloge). OpenERP ima možnost upravljanja serij in serijskih številk ter zagotavlja skladnost z zahtevami sledljivosti. Prihajajoče pošiljke predstavljajo vsa dobaviteljeva naročila, ki jih je potrebno prejeti na podlagi potrjene naročilnice. Sistem omogoča avtomatizirano upravljanje oziroma vodenje zalog, serijskih številk in nadzor kakovosti. Notranji premiki predstavljajo notranji pretok proizvodov med več lokacijami v skladiščih. Primer kartice premika med notranjimi lokacijami je prikazan na Sliki 27. Slika 27: Primer premika artiklov med virtualnimi skladišči. OpenERP glede na nekatere posamezne definirane specifikacije avtomatizira nekatere notranje premike. Funkcija odpremne pošiljke prikazuje vse pošiljke, ki so namenjene za odpošiljanje iz skladišča. Funkcija sledljivosti v modulu omogoča, da lahko sledimo vsem premikom, ki smo jih naredili v preteklosti ali jih planiramo v prihodnosti. Modul omogoča tudi kontrolo zaloge na fizičnih lokacijah, lokacijah partnerja in virtualnih lokacijah. Omogoča periodični pregled zalog (lahko letni ali po posameznih obdobjih za vse produkte ali samo za nekatere lokacije). V OpenERP-ju je proizvod vsak predmet, ki se lahko kupi, proda ali da na zalogo. Modul skladiščenja omogoča, da lahko sledimo posameznem produktu po premikih med lokacijami. Sistem ima funkcijo, s katero lahko določimo minimalno ali maksimalno količino zalog. Kadar zaloga doseže minimalno količino, imamo možnost avtomatičnega kreiranja naročila. Modul ima tudi funkcijo poročanja, in sicer lahko izbiramo med več vrstami poročil, npr. poročilo o vrednotenju zaloge, ki vsebuje denarno vrednost količine zaloge za vsako lokacijo skladiščne Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 41

strukture. Sistem omogoča tudi poročilo o zalogi po lokacijah in poročilo po produktu na kateri koli dan na kateri koli lokaciji. V modulu projekti program OpenERP omogoča vodenje projektov kakršnekoli narave. Lahko so povezani s servisnimi storitvami, proizvodnjo ali razvojem. Sistem dopušča organiziranje vseh aktivnosti ter določa in planira vse delo, ki je potrebno, da je naloga končana. Sistem omogoča dodajanje sredstev na kratkoročni in dolgoročni osnovi, pa tudi avtomatsko pošiljanje elektronske pošte, s katero partnerje obveščamo o statusu projekta. V modelu najdemo tudi možnost prikaza Gantovega diagrama, s katerim lahko grafično predstavimo projekt, razpoložljivost virov in delovne obremenitve. Projekti se lahko pretvorijo v hierarhijo na osnovi projekt/podprojekt, kar omogoča, da kreiramo široko projektno strukturo, ki je zelo uporabna za organiziranje dela. Model je sestavljen iz niza nalog, ki jih je treba izpolniti. Vpogledni seznam pa omogoča hitro preverjanje statusa naloge ter drugih kriterijev, ki so za posameznika pomembni. Računovodski modul v OpenERP omogoča upravljanje dnevnih računovodskih dejavnosti in omogoča izvajanje hitrih finančnih analiz. Omogoča nastavitev računovodske strukture od A do Ž in avtomatizira ponavljajoče se aktivnosti. Model zajema vse funkcije računovodstva od terjatev, kratkoročnih obveznosti, bilanc do drugih funkcij. Modul človeški viri v OpenERP ponuja popolno zbirko orodij, ki omogočajo podjetjem, da upravljajo z najpomembnejšim sredstvom v njihovi organizaciji, s svojo delovno silo. Modul vključuje aplikacije za upravljanje zaposlitev in vrednotenje delovanja. Prav tako pa vsebuje orodja za sledenje obiskovalcev, spremljanje prisotnosti in drugo. Sistem OpenERP v novi verziji združuje CRM (Cutomer Relationship Management) z modulom prodaje. Modul omogoča sledenje prodajnih aktivnosti od prvega stika s kupcem, pa vse do izpolnitve naročila (prodaje). Kontaktni obrazci kupcev so v OpenERP-ju avtomatsko integrirani v CRM, modul pa omogoča tudi spremljanje vse elektronske pošte in izmenjave dokumentov z odjemalci. Izraz CRM pomeni upravljanje odnosov s strankami. Osnova koncepta je ugotovitev, da je za podjetje ključnega pomena, da vzpostavi kakovostne odnose s svojimi strankami, ki so osnova za obojestransko koristno in dolgoročno poslovno sodelovanje. Modul omogoča Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 42

sledenje najboljših ponudb (zgodovino komuniciranja, pričakovane prihodke...), izdajanje računov, vodenje zalog in dobavni proces. OpenERP obvladuje izdelke, storitve in potrošni material. Prodajni nalog lahko sproži aktivnosti, kot so nabavna naročila, nakupe ter drugo. V sistem je vpeljan tudi koledar sestankov, ki je popolnoma integriran z ostalimi aplikacijami. Model prodaje v povezavi s CRM-om omogoča sledenje vsem transakcijam od prvega kontakta s kupcem do transakcij po prodaji (servisne storitve, pritožbe ), omogoča hitro in prilagodljivo poročanje glede na posamezne kriterije. Na Sliki 28 je prikazan meni modula CRM, iz katerega je lepo razvidno, kaj vse modul omogoča. Slika 28: Meni v modulu CMR. 5.2.5 Prednosti odprtokodne rešitve Najpomembnejša prednost odprtokodne rešitve so nizki stroški. V primerjavi s komercialnimi rešitvami kot so SAP R/3 ali Navision ni potreben nakup ali obnova dragih licenc ter posodobitev programske opreme. Tudi v primeru, če želijo v podjetju povečati število zaposlenih, se stroški pri komercialnih rešitvah z vsakim uporabnikom povečujejo, medtem ko pri odprtokodnih rešitvah teh stroškov ni. Ena izmed glavnih prednosti OpenERP sistema in sorodnih odprtokodnih rešitev je tudi ta, da so zanesljive v smislu, da tekoče in brez napak delujejo na vseh nivojih v podjetju. To zanesljivost omogoča izdajanje popravkov, ki jih po prijavi na spletnem Nina Bucalo: Študija izboljšav obstoječega ERP sistema podjetja Acord-92 d.o.o. 43