Navodila za uporabo uporabniškega programa Vpis v dijaške domove VPIS V DIJAŠKE DOMOVE VPIS V DIJAŠKE DOMOVE... 1 OSNOVNI OPIS PROGRAMA... 2 Dostop do programa... 2 Osnovni meni... 5 Razdelitev glavnega okna... 5 Osnovni ukazi pri delu s programom... 5 Statusi aplikacije... 6 PRIJAVA KANDIDATA... 7 Vnos kandidata iz baze osnovnošolcev... 7 Vnos kandidata, ki ga ni v bazi osnovnošolcev... 9 Prenos kandidata v primeru zamenjave dijaškega doma... 10 PODATKI O KANDIDATU... 10 Osnovni osebni podatki... 10 Bivališče... 11 Izstop... 11 Šola... 12 Preverjanje Šola, Program, Letnik... 13 Mati, Oče, Zastopnik... 14 Opombe... 15 Subvencija... 15 Sklep o sprejemu... 16 PREGLEDI... 16 IZPISI... 17 SUBVENCIJE... 18 Vloge... 18 Subvencija s 50% upravičenci... 21 Odsotnosti... 22 Nastavitve... 24 OBDELAVE... 25 Prenos oseb... 25 Preverjanje pri Prenosu oseb... 26 Šolsko leto... 27 Skupinski sprejem... 27 Izvoz... 28 OMEJITEV UREJANJA PODATKOV ZA NAZAJ... 28 POMOČ... 28 ODJAVA... 28 TEHNIČNA IN VSEBINSKA POMOČ... 28 Navodila podpirajo le tehnično delovanje aplikacije, za vsebinska vprašanja se obrnite na Ministrstvo za izobraževanje, znanost, kulturo in šport in šport.
OSNOVNI OPIS PROGRAMA Dostop do programa Za zagon programa potrebujete povezavo z internetom ter nameščen Internet Explorer ver. 7 ali višja različica ali Mozilla Firefox 4.0. Do programa dostopate preko portala ministrstva, ki se nahaja na spletnem naslovu: http://eportal.mss.edus.si Za dostop do aplikacij na portalu potrebujete osebni javno veljavni certifikat SIGEN CA. Postopek pridobitve certifikata SIGEN CA je opisan na spletni strani: http://www.sigen-ca. si. Po namestitvi certifikata se prijavite s klikom na povezavo PRIJAVA. Po uspešni prijavi, se na ekranu pojavi seznam aplikacij, do katerih imate dovoljenje za dostop. Med njimi se nahaja tudi aplikacija VPIS V DIJAŠKE DOMOVE. S klikom na to povezavo vstopimo v aplikacijo. Odpre se nova stran, kjer lahko izberete VPIS V DIJAŠKE DOMOVE. Kliknete na povezavo PRIJAVA NOVINCEV V ŠOLSKO LETO, če želite vnašati novince za novo šolsko leto ali pa VSTOP V APLIKACIJO, v primeru da želite pregledovati podatke iz prejšnjih šolskih let. 2/28
Na tej strani so izpisani še podatki o verziji aplikacije in pa kontaktni podatki za tehnično podporo aplikacije. Aplikacija ima urejena dva dostopa: Prijava novincev v naslednje šolsko leto Vstop v aplikacijo Po kliku na gumb Vstop v aplikacijo, se odpre aplikacija s podatki za tekoče šolsko leto, če želite dostopati do podatkov starejših šolskih let, to uredite v meniju Obdelave/Šolsko leto. Če preklopite v preteklo šolsko leto lahko podatke le pregledujete, izvajanje akcij nad podatki ni mogoče. Gumb Prijava novincev v šolsko leto je aktiven le v terminu, ko je čas prijave novincev za naslednje šolsko leto. V tem obdobju je možen vnos podatkov na obeh gumbih. Po uspešnem vstopu v aplikacijo se odpre program z zavihki. VELJAVNOST CERTIFIKATA Ker predvidevamo, da bo nekaterim uporabnikom potekla veljavnost certifikata, smo navodila dopolnili tudi s to informacijo. Veljavnost certifikata preverite tako, da v brskalniku Internet Explorerja izberete: 1. V zavihku ORODJA izberete možnost INTERNETNE MOŽNOSTI. 2. Odpre se vam okno 3/28
3. Izberete zavihek VSEBINA in kliknete na gumb CERTIFIKATI. 4. Odpre se vam okno, kjer so prikazani vsi certifikati, ki jih uporabljate. Certifikat, ki je potreben za aplikacijo VPIS V DIJAŠKE DOMOVE razlikujete od ostalih po nazivu, kdo je izdal certifikat. Izdajatelj certifikata je CA MSS ali SIGEN CA. Poleg izdajatelja certifikata je izpisan tudi datum veljavnosti certifikata. Zato bodite pozorni na ta datum in še pravočasno podaljšajte veljavnost, sicer vam aplikacija ne bo delovala. 5. Če želite aplikacijo VPIS V DIJAŠKE DOMOVE uporabljati na več računalnikih, si certifikat izvozite in nato uvozite na drugem računalniku. Certifikat izvozite tako, da označite certifikat in kliknete na gumb Izvozi. 6. Več o veljavnosti, namestitvi in podaljšanju certifikata si lahko prav tako preberete na strani Certifikatne agencije. 4/28
Osnovni meni V levem zgornjem kotu je naziv aplikacije. Če kliknete na ime aplikacije, vas povezava preusmeri na vstopno stran aplikacije. Na vstopni strani bodo objavljena tudi obvestila, ki vam bodo namenjena. Tu so dosegljiva tudi navodila za uporabo aplikacije in pa kontaktni podatki tehnične podpore. V osnovnem meniju izbirate med zavihki za vnos in pregledovanje podatkov. Na voljo so OSEBA, PREGLEDI, IZPISI, SUBVENCIJE, OBDELAVE, ZGRADBE, POMOČ in ODJAVA, ki jih izberete s klikom. Ko želite zaključiti delo s programom, kliknite na zavihek ODJAVA. ODJAVA vas preusmeri na portal Ministrstva za izobraževanje, znanost, kulturo in šport. Tik pod menijsko vrstico je tudi izpisan naziv vašega dijaškega doma. Razdelitev glavnega okna Glavno okno je razdeljeno na levi in desni okvir. Okvir na levi strani je namenjen iskanju prijavljenih/sprejetih oseb na vašem zavodu. Pregled lahko omejite na prijavljene in sprejete, novince, brez novincev in vse osebe. Pregled oseb lahko prav tako omejite glede na vrsto osebe: Dijak, Učenec, Študent ŠV ali Študent ŠU. Privzeto se bodo prikazale vse prijavljene in sprejete osebe. Desni okvir je namenjen vnosu podatkov za prijavo kandidata in urejanju že prijavljenih/sprejetih kandidatov (UREJANJE(VNOSNI OBRAZEC)). Del okna lahko skrijete z namenom, da povečate ekranski prostor za drugi del. Temu je namenjen gumb Prikaži in Skrij ali. Osnovni ukazi pri delu s programom Padajoči seznam Padajoči seznam odprete s klikom na puščico. Iz prikazanega seznama izberete želeno vrednost. V nekaterih primerih je hitreje, če vrednost kar vtipkate (npr. pri Vrsti osebe vtipkate d ali pa š). Potrditveno polje S klikom v posamezni kvadratek potrdite ustrezne kriterije. 5/28
S klikom v posamezen krogec potrdite izbiro. Izberete lahko le eno možnost. Šifranti Podatek o pošti, občini in državi stalnega/začasnega bivališča, vnesete s pomočjo šifranta, kamor vnesete nekaj črk kraja in poženete iskanje. Klik na gumb LV odpre okno s šifranti. Na ta način lahko hitreje in bolj pravilno vnesete podatke. Zadošča, da vtipkate nekaj začetnih črk besede in pritisnete gumb Prikaži. S klikom na gumb Izberi potrdite izbiro iz seznama. Lahko pa samo kliknete na gumb Prikaži. V slednjem primeru se odpre celotni seznam. Šifrant je vezan na register prostorskih enot in v primeru, da imamo izbrano občino, se nam v šifrantu krajev prikažejo samo tisti, ki pripadajo izbrani občini. Statusi aplikacije Glede na rokovnik, ki vam ga je posredovalo ministrstvo, je lahko aplikacija v treh statusih: Brez omejitev Brez dodajanja Samo branje Če je aplikacija v statusu»brez omejitev«, potem lahko v aplikaciji dodajate nove kandidate, spreminjate njihove podatke, kandidatom spreminjate status, 6/28
Če je aplikacija v statusu»brez dodajanja«, potem lahko v aplikaciji podatke samo pregledujete, jih spreminjate in lahko kandidatom spreminjate status. Novih kandidatov ne morete dodajati. Če je aplikacija v statusu»samo branje«, potem lahko v aplikaciji podatke samo pregledujete, spreminjati jih ne morete, prav tako ne morete dodajati novih kandidatov. PRIJAVA KANDIDATA Kandidata lahko poiščete v bazi osnovnošolcev ali ga ročno vnesete v prazen obrazec. Oba postopka sta opisana v nadaljevanju. Podatke po vnosu shranite s klikom na gumb Shrani(Alt S). Če opazite, da ne vnašate pravih podatkov, dejanje prekinite s klikom na gumb Prekliči in odprite nov prazen obrazec ali poiščite drugega kandidata iz baze osnovnošolcev. Vnesite vsa obvezna polja. V nasprotnem primeru vnos ne bo shranjen, program pa vas bo na to opozoril z rdečim tekstom poleg polja in v zgornji vrstici obrazca. Dopolnite manjkajoče podatke in ponovno kliknite na gumb Shrani. Vnos kandidata iz baze osnovnošolcev Podatke kandidata poiščete v bazi učencev zaključnih razredov OŠ, do katere dostopate v delu PRIJAVA NOVE OSEBE. V prazno polje za priimek vnesete nekaj črk priimka in potrdite iskanje z gumbom Prikaži. Če želite natančnejše iskanje vpišite še ime, ter na enak način potrdite iskanje. V iskalnem polju pa mora vedno biti vpisan vsaj en znak. 7/28
S klikom na gumb Izberi pred priimkom in imenom, se podatki o kandidatu prepišejo v sredinski del ekrana, kjer je UREJANJE (VNOSNI OBRAZEC). Če kandidata ne najdete v bazi, ponovite iskanje z manj vnesenimi črkami. Poleg osnovnih podatkov(priimek, ime, datum rojstva, ) o kandidatu, so poleg izpisani tudi podatki o identifikacijski številki kandidata in šoli, iz katere kandidat prihaja. Ko podatke kandidata shranite s klikom na gumb Shrani, se podatki kandidata zapišejo v tabelo na levi strani vnosnega obrazca, ko ponovno kliknete na gumb Prikaži. Pri shranjevanju dobi kandidat status Prijavljen. V tabeli so prikazani osnovni podatki kandidata in pa podatki, ki določajo kandidata (novinec, vrsta osebe) in njegov status. Na voljo so različni statusi kandidata: 1 - Prijavljen 2 Sprejet 10 Izpisan 20 - Izbrisan Na voljo sta dve različni vrste prijave: Da - Novinec Ne Ni novinec Na voljo so štiri različne vrste osebe: D Dijak ŠV Študent višje šole OŠ Osnovnošolec 8/28
Ti podatki so vidni tudi, če se z miško zapeljete na gumb?, in prikažejo se vam statusi: Vnos kandidata, ki ga ni v bazi osnovnošolcev Za vse ostale kandidate, ki ne prihajajo iz OŠ, vnesite podatke v prazen obrazec, ki ga dobite s klikom na gumb Prazen obrazec v osrednjem delu aplikacije. Odprl se vam bo prazen vnosni obrazec, kamor vnesete vse podatke o kandidatu. V zgornjem delu aplikacije imate še nekaj gumbov, ki vam pomagajo pri delovanju. Za dijake, ki imajo status Sprejet, bo na voljo tudi gumb Odjavi, kar omogoča spremembo statusa nazaj na Prijavljen. V primeru, da si kandidat premisli in odnese prijavo pred sprejemom, kliknite na gumb Izbriši. Če kandidata izbrišete, ga lahko ponovno poiščete v bazi osnovnošolcev. Subvencijo pa naredite s klikom na gumb Subvencija. Gumb je aktiven v skladu z rokovnikom. Poleg prijavljenih kandidatov se pojavi tudi gumb Sprejmi, kjer lahko sprejmete posameznega kandidata. Gumb je aktiven v začetku šolskega leta, glede na rokovnik. Preverjanje EMŠO Da pa bodo podatki pravilni, se pri vnosu preverja EMŠO številka kandidata. Preverjanje pravilnosti EMŠO številke se bo izvedlo ob shranjevanju podatkov. V kolikor podatek ne bo pravilen, bo aplikacija javila opozorilo, podatki pa se ne bodo shranili. V primeru, da EMŠO številka v tekočem šolskem letu že obstaja pri prijavljeni ali sprejeti osebi, se bo izpisalo opozorilo in podatki se ne bodo shranili. Za osebe, ki se prijavljajo v dijaški dom in so tujci je dodana izjema polje, ki ga lahko uporabniki ob vnosu podatkov obkljukajo; v tem primeru se EMŠO ne bo preverjal. 9/28
Vseeno pa sprejem osebe v dijaški dom ne bo mogoč, dokler oseba ne bodo imela pravilne in popolne slovenske EMŠO številke. Prenos kandidata v primeru zamenjave dijaškega doma V primeru, da je kandidat zapustil dijaški dom in se prepisal v novega, je prenos kandidata naslednji: Kandidata prvi dijaški dom odjavi in ga na drugem dijaškem domu poiščejo v bazi osnovnošolcev in prijavijo. PODATKI O KANDIDATU Osnovni osebni podatki Vsi osnovni osebni podatki so obvezni, razen podatka EMŠO, DATUM VSTOPA, ODLOČBA Z DOLOČBO O ZNIŽANEM NORMATIVU in VZGOJNA SKUPINA. DATUM VSTOPA se vam samodejno izpolni z datumom 31.8. prav tako DATUM PREJEMA PRIJAVNICE, kjer se izpiše trenutni datum. OSEBNI PODATKI so stalno vidni v srednjem delu ekrana. Poleg osebnih podatkov so vidni tudi podatki o prijavi. Pod OSEBNIMI PODATKI so zavihki, ki prikazujejo druge podatke o kandidatu: BIVALIŠČE, IZSTOP, ŠOLA, MATI, OČE, ZASTOPNIK in OPOMBE. S klikom na želeni zavihek odprete vnosna polja. Vnos vzgojne skupine Polje VZGOJNA SKUPINA se napolni z vzgojnimi skupinami, ki so že vpisane pri posameznih kandidatih. Če je vzgojna skupina že vpisana pri kakem kandidatu, potem je tudi že na voljo v šifrantu. Če vzgojna skupina še ni vpisana, jo dodate s klikom na gumb Dodaj. Odpre se polje za vnos nove vzgojne skupine. Če vzgojna skupina s podobnim imenom že obstaja, vas program pri kliku na gumb Shrani opozori: 10/28
Če kliknete gumb Shrani, se ta vzgojna skupina doda na seznam ostalih vzgojnih skupin, v nasprotnem primeru se ne doda in izberete že obstoječo. Bivališče V polja o BIVALIŠČU praviloma vnesite podatke o stalnem bivališču. Če to ni mogoče (npr. prosilci za azil) oz. kandidat želi drugače (zaradi obveščanja), vnesite začasno bivališče. Podatki so obvezni, razen TELEFON, TELEFON2 in E-POŠTA. Na desni strani imate polje»naslov obstaja v registru prostorskih enot«, ki pove, ali želite naslov kandidata vnesti iz registra prostorskih enot. V primeru, da je polje označeno, boste naslov vnesli iz registra, če pa polje ni označeno, potem boste morali polja bivališča vnesti ročno. To pride v poštev predvsem v primeru, da kandidat ne živi v Sloveniji. Privzeto je nastavljeno tako, kot da so naslovi vpisani ročno. Kot rečeno, na razpolago imate tri različne načine vnosa podatkov o bivališču: V primeru, da imate obkljukano polje»naslov obstaja v registru prostorskih enot«(rpe), potem morate vsa polja izbrati iz šifrantov (na gumbu LV). V primeru, da nimate obkljukano polje»naslov obstaja v registru prostorskih enot«in imate izbrano Država = Slovenija, potem lahko iz šifranta izberete le še polja Občina in Pošta. V primeru, da nimate obkljukano polje»naslov obstaja v registru prostorskih enot«in država ni Slovenija, potem je potrebno vsa polja vpisati ročno, brez šifrantov. Izstop Na zavihku IZSTOP vnesete podatke, v primeru, da kandidat zapusti vaš dijaški dom. V tem primeru vnesete DATUM IZSTOPA, ki je obvezno polje in pa razlog za izstop. Na koncu kliknete zgoraj na gumb Izstop. 11/28
Kandidat mora pred izstopom imeti status 2 Sprejet, sicer ga lahko le izbrišemo. Če je kandidat že izstopil iz katerega dijaškega doma pred tem, se na tem zavihku prikaže tudi zgodovina izstopov. Šola Na zavihku ŠOLA vnesete dijakom podatke o srednji šoli, na kateri je kandidat prijavljen. Če je kandidat že prijavljen na srednji šoli, se podatki samodejno izpolnejo. V nasprotnem primeru pa najprej izberete naziv ustanove, nato pa še program, na katerem je kandidat prijavljen in pa letnik, katerega kandidat obiskuje. Podatki so obvezni samo za dijake, razen polja OPOMBE. Ko izberete šolo, se v šifrantu programov prikažejo le tisti, katere zavod izvaja. Če podatke vnašate za študente višjih šol, se v seznamu šol prikažejo višje šole, če vnašate podatke za študente visokih šol, se v seznamu šol prikažejo visoke šole, če vnašate podatke za osnovnošolca, se v seznamu šol pojavi seznam osnovnih šol. Aplikacija tudi preverja, če ste vnesli program, ki je bil aktiven v izbranem šolskem letu. Primer1: Če v izbranem šolskem letu (2012/2013) izberem npr. Srednjo šolo za oblikovanje in fotografijo Ljubljana in program Tehnik oblikovanja, sta na seznamu dva ista programa. S tem, da pri enem programu lahko izberete prvi in drugi letnik, pri drugem pa samo tretji, in četrti. letnik. 12/28
Če pa ste v aplikaciji v šolskem letu 2010/2011, in izberete isto šolo in program, pa imate na seznamu samo en program Tehnik oblikovanja, kjer pa so dovoljeni vsi letniki(1,2,3 in 4). Primer 2: Za primer si lahko pogledamo program Frizer na Srednji tehniški šoli Koper. Če kandidatu vnesemo letnik 3, se bodo podatki shranili, če vnesemo kandidatu letnik 1 pa ne, ker ta program ni več aktiven. In je razpisan nov program Frizer. V desnem zgornjem kotu je polje PONAVLJAVEC, ki označuje kandidata, ki je ponavljavec. To polje se prenese iz menija PRENOS OSEB, če označimo, da kandidata prenesemo kot ponavljavca. V primeru, da je kandidat ponavljavec, se preverjanje programa ne izvede. Preverjanje Šola, Program, Letnik Ob sprejemu osebe v dijaški dom se izvede preverjanje podatkov o Šoli, kjer se oseba šola ter Programu in Letniku, ki ga obiskuje. Podatke bomo primerjali s podatki iz aplikacije 13/28
CEUVIZ. V kolikor podatki ne bodo usklajeni, se bo izpisalo obvestilo, sprejem osebe pa ne bo uspešen, dokler podatki ne bodo usklajeni. Tudi po sprejemu osebe v dijaški dom se bo enkrat mesečno preverjala usklajenost podatkov (morebitni prepisi in izpisi). V kolikor podatki ne bodo več usklajeni, se bo ob vstopu v aplikacijo izpisalo obvestilo z naborom oseb, ki imajo neusklajene podatke. S klikom na Priimek in ime osebe se bo odprlo okno za urejanje podatkov. Obvestilo o neusklajenosti bo vidno, dokler podatki osebe ne bodo usklajeni. Mati, Oče, Zastopnik Na zavihku MATI, OČE IN ZASTOPNIK vnesete podatke o kandidatovih starših ali njegovem zastopniku. Če boste uveljavljali subvencijo plačila za bivanje tega dijaka v dijaškem domu, morate označiti, kateri izmed staršev je podpisnik vloge za subvencijo. Podatke o bivališču staršev lahko vnesete iz registra prostorskih enot. Če so podatki enaki, kot pri kandidatu, lahko podatke enostavno prekopirate z gumbom Kopiraj naslov dijaka. Podatki se prepišejo iz zavihka BIVALIŠČE. Podatki niso obvezna polja. Podatki, ki so potrebni za subvencijo so: PODPISNIK NASTANITVENE POGODBE, PRIIMEK in IME ter DAVČNA ŠTEVILKA. 14/28
Opombe Na zavihku OPOMBE lahko vnesete kakršno koli besedilo: npr. posebnosti kandidata, Subvencija Kandidati, ki so sprejeti, se jim v zgornjem desnem kotu pojavi en dodaten gumb Subvencija. Če kandidat poleg prijavnice odda tudi vlogo za subvecnijo, je za kandidata potrebno pripraviti subvencijo. Poleg kandidata kliknite na gumb Subvencija in pripravili se vam bodo vsi podatki, ki so potrebni za subvencijo in so zavedeni v bazi. To so podatki o kandidatu, podatki o njihovih starših oz. podpisniku vloge in podatki o kandidatovih bratih in sestrah, ki sočasno bivajo v dijaškem domu. Hkrati pa vam pripravljeno vlogo tudi prikaže. 15/28
Če aplikacija podatkov ne zbere samodejno, še vedno lahko sami dodate kandidate na vlogo na gumbu P/S. Podrobnosti sledijo v poglavju SUBVENCIJA. Sklep o sprejemu Ko ste kandidata sprejeli v dijaški dom, mu lahko s klikom na gumb Sklep pripravite Sklep o sprejemu v dijaški dom. PREGLEDI Na zavihku PREGLEDI so pripravljeni različni pregledi, ki vsebujejo veliko podatkov o posameznem kandidatu. Pregledi so namenjeni predvsem zato, da si posameznik pripravi tiste podatke, ki jih potrebuje. V filtru izberete najprej vrsto kandidatov, ki jih želite pregdledovati. Za prikaz pregleda je potrebno klikniti na gumb Prikaži. 16/28
Z gumbom Naredi izbor pregleda si označite vse podatke, jih kopirate v Excel in poljubno oblikujete, filtrirate, Ta gumb ne označi polj, če aplikacijo pregledujete v Mozilli Firefox. Podatki se prikažejo v tabeli: IZPISI IZPISI so v naprej pripravljeni. Če ne vsebujejo točno določenih podatkov, ki jih potrebujete, je bolje, da uporabite PREGLEDE in jih ustrezno oblikujete. 17/28
Če želite imeti na izpisu datum, ki ni današnji, lahko v polju DATUM NA IZPISU popravite datum, in izpisal se vam bo na izpisu. Izpisi so pripravljeni v pdf in excel obliki, uporabite primernejšega. SUBVENCIJE Na strani SUBVENCIJ imate naslednje možnosti: Vloge Odsotnosti Nastavitve Več o upravičenosti do subvencije si lahko preberete na strani Ministrstva za izobraževanje, znanost, kulturo in šport. Vloge V meniju VLOGE lahko pregledujete vloge, ki ste jih kreirali. Na levi strani ekrana lahko pregledujete kreirane vloge. Če ni bila še nobena vloga narejena, je seznam prazen. Novo vlogo lahko naredite le tako, da na strani OSEBA izberete kandidata, ki je upravičen do subvencije in kliknete na gumb Subvencija. Podrobno je opisano v poglavju Podatki o kandidatu/subvencija. Ko so podatki pripravljeni, je subvencija v statusu Nerešena. Da bo vloga pozitivno rešena, se preverjajo naslednji kriteriji: na vlogi morata biti zavedena vsaj dva dijaka dijaka morata imeti status 2 Sprejet 18/28
na strani OSEBA mora biti zavedeno pri obeh kandidatih, da je eden izmed staršev tudi podpisnik nastanitvene vloge(ima kljukico), in prav ta podpisnik mora biti tudi zaveden kot starš na sami vlogi v zavihku Podatki o staršu oz. zakonitem zastopniku vsak izmed kandidatov ima lahko na vlogi največ 100% delež podpisnik vloge mora imeti vpisano tudi osemmestno davčno številko kandidati, ki so zavedeni na vlogi, morajo imeti izpolnjena polja ŠOLA, PROGRAM in LETNIK V primeru, da kandidata bivata v različnih dijaških domovih, morata za pozitivno subvencijo oba izpolnjevati zgornje pogoje. V primeru, da eden izmed kandidatov nima vpisanih vseh ustreznih pogojev, ne morete potrditi subvencije. Ko kliknete na gumb Subvencija pri kandidatu iz vašega dijaškega doma, se pripravi obrazec za subvencijo. Če na spodnjem delu v zavihku PODATKI O OTROCIH ne vidite obeh kandidatov, pomeni da ima podatke izpolnjene le kandidat, ki se pojavi v zavihku PODATKI O OTROCIH. Če podatki ustrezajo pogojem, vnesete še datum odločbe in kliknete na gumb Pozitivna in vloga za subvencijo je pozitivno rešena (ima status 1). V primeru, da je vloga negativna, je potrebno kot obvezno polje vnesti DATUM ODLOČBE in OPOMBA, kjer navedete, zakaj je bila vloga zavrnjena. Nato kliknete na gumb Negativna. Pozitivno in negativno vlogo lahko izpišete na gumbu Izpis odločbe. 19/28
Podatke o subvenciji lahko popravlja le oseba na dijaškem domu, ki je kreirala subvencijo. Dijaški dom, kjer se nahaja drugi kandidat pa lahko podatke le pregleduje, popravljati jih ne more. Na voljo ima le izpis odločbe. Statusi vloge so torej lahko: 0 - Nerešena 1 - Pozitivna 10 Negativna 20 - Prekinjena V primeru, da je odločba pozitivna in ste ugotovili, da kandidat ni upravičen do subvencije ali pa kakšen drug razlog, potem lahko pozitivno odločbo prekinete. Prekinete jo tako, da kliknete na gumb Prekinitev. Odločba dobi status 20 - Prekinjena. Vloga je prekinjena tudi v primeru, da je bila pred tem pozitivna, nato pa se je eden od kandidatov na vlogi izpisal iz dijaškega doma. Odločba mora biti pred tem pozitivno rešena, sicer gumba Prekinitev nimate. 20/28
V primeru, da je vloga že rešena (Pozitivno ali Negativno) in jo želite kljub temu popravljati, jo je potrebno najprej odkleniti. Kliknete na gumb Odkleni, popravite podatke in vlogo ponovno potrdite. Če pa se kateri izmed kandidatov, ki so vključeni na pozitivni odločbi, med šolskim letom izpiše, potem se kreira elektronsko sporočilo. V sporočilu je zavedeno, kateri dijak se je izpisal, datum izpisa, podatki o subvenciji, ime in priimek kandidata, ki je upravičen do subvencije, številka vloge in datum vloge. Dijaški dom, ki vsebuje kandidata, ki je upravičen do subvencije, pa se je njegov brat/sestra izpisal-a iz dijaškega doma, dobi po elektronski pošti naslednje obvestilo. In tudi na vlogi subvencije se izpiše status dijaka, da je izpisan. Status vloge pa se spremeni v 20 Prekinjena. Čeprav so bili trije upravičenci na zgornjem primeru, je subvencija Prekinjena. V takem primeru pripravite novo vlogo za subvencijo s kandidatoma, ki sta še vedno sprejeta. Subvencija s 50% upravičenci V primeru, da se starši ne morejo odločiti, kdo izmed njiju bo oddal vlogo za subvencijo bivanja v dijaškem domu, lahko vlogo oddata oba. Vendar sta oba upravičena le do sorazmernega deleža (vsak 50%, ali pa eden 30%, drugi 70%). V tem primeru je potrebno v aplikaciji narediti dve subvenciji. Prva subvencija se glasi na prvega starša: 21/28
Nato v zgornjem delu kliknete na gumb Subvencija. Pripravijo se vam podatki o staršu in kandidatih. Na zavihku PODATKI O OTROCIH je potrebno popraviti delež, do katerega so posamezni dijaki upravičeni. V primeru, da imajo kandidati delež 100%, ni možno narediti še ene subvencije. Vnesete še datum odločbe in subvencijo potrdite z gumbom Pozitivna. Drugo subvencijo naredite na podoben način kot prvo, le da je potrebno najprej nastaviti, da je drug izmed staršev podpisnik pogodbe in mu vpisati vse potrebne podatke. Ponovno kliknete na gumb Subvencija in ponovno popravite delež upravičenosti posameznega dijaka. In subvencijo potrdite s klikom na gumb Pozitivna. Odsotnosti Na zavihku ODSOTNOSTI vodite evidenco o odsotnostih za kandidata, ki je upravičen do subvencije. 22/28
Vsakemu dijaku je potrebno vnesti odsotnosti v preteklem mesecu. Vnašate število skupinih dni odsotnosti oz. v kolikor je imel le kak obrok manj, vnesete število posameznih obrokov. Kliknete na gumb Uredi in vnesete število dni, ko kandidat ni bil prisoten v dijaškem domu oz. obrokov, ki jih ni imel. Glede na število dni/obrokov, ko je bil kandidat odsoten iz dijaškega doma, se ustrezno zmanjša tudi znesek za subvencijo. Podatki so vidni samo za aktivno šolsko leto. Npr. dijak je bil odsoten tri dni in poleg teh treh ni ni imel dveh večerij in treh zajtrkov. Kot V tabelo Odostnosti vnesete po stolpcih tako: Odsotnosti v primeru prekinjene subvencije V primeru, da se subvencija prekine, se avtomatično izračuna Število dni odsotnosti, še vedno pa lahko podatke ročno popravite. Če subvencijo prekinete na prvi dan v mesecu, se kandidat ne pojavi na odsotnostih za dan prekinitve subvencije. Subvencija: 23/28
Odsotnosti december: Odsotnosti januar: Nastavitve Na zavihku nastavitve lahko določite naslednje vrednosti: Subvencionirana najemnina na mesec ( ), Prehrana na dan ( ), Zajtrk na dan (maks. vrednost ), Kosilo na dan (maks. vrednost ), Večerja na dan (maks. vrednost ), Subvencionirana najemnina na dan ( ), E-pošta za obveščanje Kako vrednost obrok razporedite, je stvar zavoda, a skupna vsota ne sme presegati makdimalne vsote Prehrane na dan. Vnesite nastavitve, ki so pogoj za izdelavo subvencije. Še posebej elektronski naslov odgovorne osebe, ki dela s programom. Na elektronski naslov se obvešča dijaški dom, katerega kandidat je bil kandidat na subvenciji, pa se je njegov brat/sestra izpisal iz nekega drugega dijaškega doma. 24/28
OBDELAVE Na zavihku OBDELAVE imate na voljo več postopkov: prenos oseb šolsko leto skupinski sprejem izvoz Sezam. Prenos oseb Če izberete možnost PRENOS OSEB, lahko v aktivno šolsko leto prenesete kandidate iz prejšnjih let. Najprej izberete šolsko leto, iz katerega želite kandidate prenesti. In kliknite na gumb Napolni. Prikažejo se vam kandidati, ki so v bazi za izbrano šolsko leto. V levem delu so označeni kandidati, ki imajo v prejšnjem šolskem letu vpisan podatek o letniku in pa če je»letnik < Trajanje študija«. Kandidate lahko označite tudi ročno, tako da v prvem stolpcu obkljukate še tiste, ki jih želite prenesti. Izbor lahko omejite tudi z gumbi. S klikom na gumb Brez 4 letnikov iz seznama odstranite kandidate četrtih letnikov, z gumbom Brez 5 letnikov pa kandidate petih letnikov. Če kandidati v predhodnem šolskem letu nimajo vpisanih vseh obveznih podatkov (razen občine), kandidata ne boste mogli prenesti v aktivno šolsko leto. Pri prenosu najprej izberete kandidate, ki jih želite prenesti. V stolpcu»izvedi prenos«označite v stolpec»da«kandidate, ki jih želite prenesti in v stolpec»ne«, katere ne želite prenesti. Kandidata lahko prenesete v aktivno šolsko leto na več načinov: Navaden prenos - Kandidata prenesemo v izbrano šolsko leto in povečamo vrednost v polju letnik za 1. Kot ponavljavca - Kandidat se prenese v izbrano šolsko leto, šola in program vpisa ostaneta enaka, prav tako tudi letnik. V meniju ŠOLA se izpolni polje»ponavljavec«. 25/28
Kot študenta visoke šole - Kandidatu se spremeni vrsta osebe na»študent visoke šole«, vrednosti v poljih za šolo in program, ki jih obiskuje, se izpraznijo, letnik pa se nastavi na vrednost 1. Kot študenta višje šole - Kandidatu se spremeni vrsta osebe na»študent višje šole«, vrednosti v poljih za šolo in program, ki jih obiskuje, se izpraznijo, letnik pa se nastavi na vrednost 1. V primeru, da želite prenesti osnovnošolca, ga lahko prenesete samo v primeru, da ima kandidat letnik manjši od 9. Če je kandidat že v 9. razredu, potem prenos ni možen, ker kandidat nadaljuje šolanje v srednjo šolo in so podatki o izbiri šole in programa obvezni. Kandidata morate v tem primeru vnesti ročno. V tem primeru uporabnika obvesti: Da se vedno na začetku prikazujejo kandidati, ki niso bili preneseni, lahko obkljukate polje NA SEZNAMU PRIKAŽI TUDI KANDIDATE IZKLJUČENE IZ PRENOSA. Sicer boste v primeru, ko boste enkrat že izvedli prenos, imeli seznam na strani PRENOS OSEB prazen. Če kandidat nima popolnih podatkov, se prenos za tega kandidata ne bo izvedel. Ostali kandidati bodo uspešno preneseni. Če prenos kandidata ne uspe, ga v aplikacijo lahko dodate ročno, preko gumba Prazen obrazec. Preverjanje pri Prenosu oseb Tudi ob prenosu oseb, ki so v dijaškem domu bivale predhodno šolsko leto se bo izvajalo preverjanje usklajenosti podatkov. Sam postopek prenosa oseb ostaja nespremenjen; v meniju Obdelave izberete Prenos oseb ter ustrezno označite osebe za prenos. V kolikor bodo podatki posamezne osebe usklajeni s podatki dobljenimi iz aplikacije CEUVIZ se bo prenos izvedel in oseba bo kot Sprejeta vidna v naboru oseb tako kot doslej. V kolikor EMŠO ne bo pravilen in podatki osebe ne bodo usklajeni, se prenos ne bo izvedel. Pri tem se bo izpisalo opozorilo tako na vrhu ekrana, kot pri osebi, ki ni prenesena. 26/28
Po kliku na povezavo Neusklajeni ali izbiri iz menija Obdelave, Prenos oseb neusklajeni se prikaže nabor oseb, ki imajo neusklajene podatke z aplikacijo CEUVIZ. Pri posamezni osebi lahko tako izberemo povezavo Uskladi podatke ali Prekliči prenos. V kolikor ugotovimo, da osebe ne bomo dodali v novo šolsko leto, kliknemo na izbiro Prekliči prenos in ta bo osebo iz nabora neusklajenih odstranila. V kolikor jo bomo kasneje želeli ponovno prenesti, pa bo potrebno ponoviti postopek Prenosa oseb iz prejšnjega šolskega leta. Pri kliku na povezavo Uskladi podatke, se odprejo podatki izbrane osebe, kjer popravimo podatke Šola, Program, Letnik in jih shranimo. Če so podatki usklajeni s podatki iz aplikacije CEUVIZ, se bo prenos v novo šolsko leto izvedel. Šolsko leto Če izberete možnost ŠOLSKO LETO, lahko preklapljate med kandidati iz predhodnih šolskih let in aktivnega šolskega leta. Spreminjanje baze je možno le na aktivnem šolskem letu in aktivnem šolskem letu + 1 (oz. na šolskem letu za prijavo kandidatov(novincev) za bodoče šolsko leto). Na aktivnem šolskem letu(2012/2013) pa lahko trenutno vnašate novince in vse kandidate, ki bivajo v vašem dijaškem domu, ter pregledujete podatke na PREGLEDIH in IZPISIH. Kandidatom lahko spreminjate statuse, jim pripravljate subvencije in vnašate ažurno stanje. Na preteklem šolskem letu (2011/2012) ne morate vnašati novih kandidatov in izvajati kakršnih koli operacij. Vse funkcije v aplikaciji so onemogočene. Podatki, ki so vezani še na starejša šolska leta, so onemogočeni za urejanje. Podatke lahko le pregledujete, tiskate izpise in preglede, popravljati podatkov ne morete. Skupinski sprejem Če izberete možnost SKUPINSKI SPREJEM, se vam odpre okno, kjer boste lahko sprejeli vse kandidate, ki imajo vpisan datum vstopa. 27/28
Izpiše se vam število prijavljenih kandidatov, in pa koliko je prijavljenih kandidatov, ki izpolnjujejo pogoje imajo vpisan podatek datum vstopa. Ko kliknete na gumb Izvedi skupinski sprejem, vas program še enkrat vpraša: Nadaljujem s postopkom? Če kliknete na gumb V redu, se vam izvede skupinski sprejem in vsi kandidati, ki izpolnjujejo pogoje dobijo status Sprejet. Izvoz Če izberete možnost IZVOZ SEZAM, lahko iz aplikacije izvozite podatke in jih nato uvozite v program SEZAM. Podatki se bodo izvozili v txt obliki. Izvozijo se vsi podatki, ki jih aplikacija VPIS V DIJAŠKE DOMOVE vsebuje, razen podatki o subvencijah. Po izbiri menija IZVOZ SEZAM, se vam prikaže gumb Izvedi izvoz. Kliknete na gumb, izberete prostor/pozicijo na računalniku, kamor boste shranili datoteko in kliknete gumb Shrani. OMEJITEV UREJANJA PODATKOV ZA NAZAJ Ker morajo biti podatki v aplikaciji Vpis v dijaške domove vedno ažurni, je urejanje katerih koli podatkov za nazaj omejeno. Tako se lahko do 15. v mesecu popravljajo podatki za prejšnji mesec (to pomeni, da do 15. novembra lahko urejate podatke za mesec oktober), starejši pa ne. V kolikor ugotovite, da določenih podatkov niste uredili, kontaktirajte ministrstvo, ki vam izjemoma lahko dovoli in v aplikaciji omogoči popravljanje tudi starejših podatkov. POMOČ Na zavihku POMOČ so navodila za uporabo programa in pa orodje ISL POMOČ, s katerim se povezujete s svetovalcem, v primeru, da pride do nejasnosti v postopku. ODJAVA Na zavihku ODJAVA se odjavite iz aplikacije po končanem delu. S klikom na zavihek boste preusmerjeni na portal ministrstva. TEHNIČNA IN VSEBINSKA POMOČ V primeru težav z delovanjem programa se za tehnično pomoč obrnite na B2 d.o.o., Draga Kos, podpora@b2.eu, tel: 01/244-42-22. Za vsebinsko pomoč se obrnite na Ministrstvo za izobraževanje, znanost, kulturo in šport in šport, Urška Zobec, urska.zobec@gov.si, tel: 01/400-54-21. Posodobljeno: 13.3.2018 28/28