Proces izbire ERP rešitve v trgovskem podjetju Avtosotla, d.o.o.

Transkripcija

1 UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA Diplomski projekt Proces izbire ERP rešitve v trgovskem podjetju Avtosotla, d.o.o. Process of selection of ERP solution selection for retail enterprise Avtosotla, d.o.o. Kandidat: David Romih Študijski program: Ekonomske in poslovne vede Študijska usmeritev: Elektronsko poslovanje Mentor: doc. dr. Simona Sternad Zabukovšek Jezikovno pregledala: Ana Marija Skelo Študijsko leto: 2015/2016 Maribor, junij 2016

2

3 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorici dr. Simoni Sternad Zabukovšek za vse napotke in pomoč pri izdelavi diplomskega projekta. Prav tako se zahvaljujem Timu Hrašu iz podjetja Lancom, Saši Dujiću iz podjetja Comtron, Draganu Stjepanoviću iz podjetja Perftech, Damirju Handžarju iz podjetja Datalab ter Damirju Juraku iz podjetja Birokrat, ki so mi pomagali z oddanimi ponudbami in informacijami o ERP rešitvah, ki jih zastopajo.

4

5 POVZETEK Celovite informacijske rešitve (angl. Enterprise Resource Planning) so nepogrešljivi člen praktično vsakega podjetja, saj pripomorejo k preglednejšemu in stroškovno učinkovitejšem poslovanju. Nekatere rešitve so v tem smislu naprednejše, nekatere malo manj, vse pa delujejo po istem načelu. Eden zahtevnejših korakov pri uspešni vpeljavi in uporabi novih rešitev je zagotovo proces izbire. V diplomskem delu bomo zato govorili o procesu izbire ERP rešitve. V teoretičnem delu diplomskega projekta se seznanimo s pojmom ERP, predstavimo sam pomen, zgradbo, zgodovino razvoja in opredelitve različnih avtorjev. Podrobneje pojasnimo, na kaj vse je potrebno še posebno paziti v procesu izbire, pri čemer mislimo na definiranje jasnih ciljev, zagotovitev udeležbe ključnih ljudi, razumevanje celotnih stroškov in postavitev časovnega okvirja izbire. V nadaljevanju je predstavljen proces izbire ERP rešitve na realnem primeru podjetja Avtosotla, d.o.o., katerega osnovna dejavnost je prodaja rezervnih delov za avtomobile. Na podlagi ocenjevalne lestvice, ki jo sestavlja deset kriterijev, je predstavljena in pojasnjena končna izbira najboljšega ponudnika podjetje Comtron z rešitvijo Tron Inter Center in Tron POS Retail. Ključne besede: rešitev ERP, proces izbire, elektronsko poslovanje, ponudniki ERP rešitev, informacijski sistem, poslovni procesi, avtosotla ABSTRACT Enterprise resource planning (ERP) solutions are indispensable part of almost every company these days. They provide more transparent and cost-effective business. In this context, some of them are more advanced and some less, but all of them work on the same principle. One of the hardest steps for successful implementation and later use of new ERP solution is definitely the selection process. This is why we are going to talk about selection process in the following graduation thesis. In theoretic part of thesis we get familiar with the concept of ERP, we introduce the meaning, architecture, history of development and definitions of various authors. We explain in detail what is important to take into consideration in the process of selection, as for example defining clear objects, ensure the participation of the key people, understanding the total cost and defining deadlines. What follows is introducing the process of selection of ERP solution in a specific example, which is Avtosotla, d.o.o. The basic activity of the mentioned company is selling car spare parts. There is introduced and explained final choice of the best provider of ERP solution, based on 10 marking criteria. The best provider is Comtron d.o.o. with its Tron Inter Center and Tron POS Retail solution. Key Words: ERP solution, process of selection, e-business, ERP solution providers, information system, business processes, avtosotla

6

7 KAZALO 1 UVOD Opis področja in opredelitev problema Namen, cilji in hipoteze raziskave Predpostavke in omejitve Predvidene metode raziskovanja 2 2 OPREDELITEV CELOVITIH INFORMACIJSKIH REŠITEV Opredelitev ERP rešitev Razvoj ERP rešitev Struktura ERP rešitev Razlogi za uvedbo ERP rešitve 8 3 PROCES IZBIRE ERP REŠITVE Definiranje jasnih ciljev in orodij za nadzor ciljev, postavitev časovnega okvirja izbire Zagotovitev udeležbe ključnih ljudi Predstavitev otipljivih koristi ERP rešitve novim uporabnikom Izbira ponudnika Ponudniki ERP rešitev V svetu V Sloveniji Prilagodljivost in podpora Razumevanje celotnih stroškov uvedbe 22 4 IZBIRA ERP REŠITVE ZA MALO TRGOVSKO PODJETJE AVTOSOTLA, D.O.O Predstavitev podjetja Analiza obstoječega stanja v podjetju Opis poslovnih procesov Stanje informacijskega sistema Razlogi za uvedbo nove ERP rešitve Postavitev kriterijev za izbiro ERP rešitve Analiza ponudnikov Izbor najboljšega ponudnika 32 5 SKLEP 34 LITERATURA IN VIRI 36 KAZALO SLIK SLIKA 1: FAZE RAZVOJA ERP REŠITEV OD LETA 1950 DO SLIKA 2: ERP PROCESI V ERP IN ES... 7 SLIKA 3: RAZLOGI ZA UVEDBO NOVE REŠITVE... 8 SLIKA 4: ZASLONSKA SLIKA SAP ERP 6.0 REŠITVE SLIKA 5: ZASLONSKA SLIKA REŠITVE ORACLE JD EDWARDS SLIKA 6: ZASLONSKA SLIKA REŠITVE MICROSOFT DYNAMICS NAV SLIKA 7: ZASLONSKA SLIKA REŠITVE INFOR 10X i

8 SLIKA 8: ZASLONSKA SLIKA REŠITVE EPICOR ISCALA SLIKA 9: PRIMERJAVA PLANIRANIH IN DEJANSKIH STROŠKOV VPELJAVE ERP REŠITVE PRI»VELIKI ČETVERICI« SLIKA 10: PRIHODKI IN DOBIČEK V OBDOBJU SLIKA 11: LOGOTIP PODJETJA AVTOSOTLA, D.O.O SLIKA 12: ZASLONSKA SLIKA REŠITVE RIAS BLAGAJNIŠKO POSLOVANJE SLIKA 13: REZULTATI PODROBNEJŠE ANALIZE PETIH PONUDNIKOV KAZALO TABEL TABELA 1: SVETOVNI PONUDNIKI ERP REŠITEV PO TRŽNEM DELEŽU V OBDOBJU MED JUNIJ 2014 IN OKTOBER TABELA 2: SLOVENSKI PONUDNIKI ERP REŠITEV TABELA 3: PP IN NJIHOV OPIS PRI TRGOVINSKEM POSLOVANJU TABELA 4: PP IN NJIHOV OPIS NA PODROČJU RAČUNOVODSTVA IN FINANC TABELA 5: SLABOSTI REŠITVE RIAS IN NJIHOVA PRISOTNOST V RIAS BP IN RIAS SGK TABELA 6: KRITERIJI ZA IZBIRO ERP REŠITVE TABELA 7: REZULTATI OCENJEVANJA ZA PODJETJE COMTRON IN REŠITVI TRON INTER CENTER TER TRON POS RETAIL TABELA 8: REZULTATI OCENJEVANJA ZA PODJETJE PERFTECH IN REŠITVI PERFTECH.LARGO TER PERFTECH.AIRLARGO TABELA 9: REZULTATI OCENJEVANJA ZA PODJETJE DATALAB IN REŠITEV PANTHEON RETAIL TABELA 10: REZULTATI OCENJEVANJA ZA PODJETJE LANCOM IN REŠITEV EPICOR ISCALA TABELA 11: REZULTATI OCENJEVANJA ZA PODJETJE BIROKRAT IN REŠITEV BIROKRAT POS SEZNAM OKRAJŠAV ERP OS PP SCM CRM HRM B2B IS IT MRP II ROP GUI MRP Enterprise Resource Planning Operacijski sistem Poslovni proces Supply Chain Management Costumer Relationship Management Human Resource Management Business-to-business Informacijski sistem Informacijska tehnologija Manufactoring Resource Planning Reorder Point Graphical user interface Material Requirements Planning ii

9 1 UVOD 1.1 Opis področja in opredelitev problema Podjetja si danes brez informacijskega sistema 1 ni mogoče več predstavljati. Hitrost in zahtevnost poslovanja se zaradi življenjskega sloga in konkurence na trgu neprestano povečujeta. Zato so spremembe in nadgradnje v poslovanju nujne. V času hitrega tehnološkega napredka je potrebno biti odziven in slediti novim trendom, da bi bili vedno ob boku s konkurenti ali celo korak pred njimi. Informacijske rešitve so eno takšnih področij. Pomembno je, da je rešitev, ki jo izberemo, kar se da najbolj integrirana. Veliko podjetij se odloča o nakupu prehitro, brez vsakršnih analiz, le na podlagi cene in podobnih kriterijev, ki pa niso ključni. Zato bomo v diplomskem projektu predstavili proces izbire celovite informacijske rešitve (angl. Enterprise Resource Planning; ERP), svojo metodologijo izbire pa bomo podkrepili s primerom procesa izbire ERP rešitve v podjetju Avtosotla, d.o.o. Podjetje Avtosotla, d.o.o. je trgovsko podjetje s poglavitno dejavnostjo prodaje rezervnih avtomobilskih delov na drobno. Trenutno v podjetju uporabljajo zastarelo informacijsko rešitev RIAS Blagajniško poslovanje, ki ne omogoča podrobnih in naprednih analiz, popolne integracije z obstoječo programsko in strojno opremo, naprednega grafičnega okolja, nadzornih plošč, integracije z računovodsko aplikacijo (direktnega knjiženja računov v glavno knjigo), nadzorovanja in dostopa do programske rešitve na vseh treh klientih, odčitavanja črtnih ali QR kod itn. Podjetje skrbi tudi za lastno računovodstvo, kjer prav tako uporabljajo zastarelo rešitev podjetja RIAS in se srečujejo s podobnimi težavami kot pri blagajniški rešitvi. 1.2 Namen, cilji in hipoteze raziskave Namen diplomskega projekta je predstaviti in opredeliti možne načine izbire ERP rešitve v podjetjih ter na podlagi teoretičnih opredelitev in raziskav izbrati najboljše ponudnike na zastavljenem problemu podjetja Avtosotla, d.o.o. Cilji, ki jih želimo doseči z diplomskim projektom, so: opredeliti ERP rešitve nasploh in pojasniti njihov namen, ugotoviti in določiti najpomembnejše kriterije za izbiranje ERP rešitev (ustrezna metodologija), opisati trenutno stanje in določiti zahteve podjetja Avtosotla, d.o.o. za novo ERP rešitev, analizirati ponudnike ERP rešitev za ta primer podjetja ter zanj izbrati najboljšega ponudnika ERP rešitve. Hipoteze raziskave, ki jih bomo v sklepu potrdili ali ovrgli, so naslednje: 1 V nadaljevanju bomo za pojem informacijski sistem uporabljali kratico IS. 1

10 1. proces izbire ERP rešitve je zahteven projekt, njegova uspešnost pa je odvisna od ustreznega pristopa in metodologije izbire; 2. dobra analiza ponudnikov ERP rešitev je ključni element pri končni izbiri. 1.3 Predpostavke in omejitve Predpostavljamo, da bodo vsi pridobljeni podatki iz različnih virov verodostojni in resnični. Predpostavljamo, da bodo preučevane ERP rešitve omogočale naše zahteve in podpirale poslovne procese. Omejili se bomo le na literaturo v slovenščini in angleščini, večjo težo bomo dali potrjenim in znanstvenim virom. V praktičnem delu diplomskega projekta se bomo omejili na analizo le slovenskih ponudnikov ERP rešitev. To bodo rešitve bolj znanih podjetij na slovenskem, med katerimi so: Saop, Kopa, Datalab, Birokrat, Perftech, Comtron, Vasco, Cadis, Maop, Irc, Pronet in Lancom. 1.4 Predvidene metode raziskovanja Diplomski projekt bo sestavljen iz teoretičnega in praktičnega dela. V prvem delu bomo uporabili metode kompilacije, deskripcije in komparativno metodo. Z njimi si bomo pomagali pri opisu in primerjavi splošno veljavnih dejstev o ERP rešitvah različnih avtorjev. V drugem delu bomo uporabili metodo modeliranja, s katero bomo popisali poslovne procese 2 v podjetju Avtosotla, d.o.o. Za informacije o ponudnikih ERP rešitev bomo uporabili metodo intervjuja. V zaključku, ko bo potrebno oblikovati ožji izbor najustreznejših ponudnikov ERP rešitev na primeru trgovskega podjetja Avtosotla, d.o.o., se bomo posluževali deduktivne metode. 2 V nadaljevanju bomo za poslovni proces uporabljali kratico PP. 2

11 2 OPREDELITEV CELOVITIH INFORMACIJSKIH REŠITEV 2.1 Opredelitev ERP rešitev ERP je angleška kratica za pojem Enterprise Resource Planning (ERP, 2016). V slovenščini ta pojem tolmačimo kot celovite informacijske rešitve 3. Mnogi povezujejo in enačijo ERP s programom (angl. software), vendar to ni enako. Ko mislimo na programsko rešitev, bi morali uporabiti izraz Enterprise System ali Enterprise Software (v nadaljevanju ES), v slovenščini Poslovna programska rešitev 4. Zakaj je temu tako, bomo natančneje razložili v podpoglavju 2.3. Analitska hiša Gartner Inc. je v začetku 90-ih predstavila kratico ERP kot koncept, ki opisuje naslednjo generacijo tedanjih MRP II (angl. Manufacturing Resource Planning) rešitev. ERP rešitev vključuje arhitekturo odjemalec/strežnik, uporabniški grafični vmesnik in je prepletena z različnimi sistemi. ERP rešitev ima sposobnost, da združuje celovit nabor poslovnih aplikacij, ki avtomatizirajo in podpirajo vrsto administrativnih ter operativnih PP v različnih panogah industrije (Gartner, 2016). Wallace in Kremzar (2001, str. 5) opisujeta ERP rešitve kot širok nabor upravljavskih orodij podjetja, s pomočjo katerih uravnavajo ponudbo in povpraševanje. Ti upravljavski pripomočki omogočajo povezovanje kupcev in dobaviteljev v zaključeno dobavno verigo, s povezovanjem in integracijo poslovnih funkcij, kot so prodaja, trženje, proizvodnja, logistika, finance, delovni viri pa so podpora odločanju (angl. decision-making). Prav tako omogočajo ljudem, da vodijo delo na visoki ravni, povečujejo produktivnost in poenostavijo prodajne aktivnosti, s čimer se posledično stroški in nepotrebne zaloge podjetja zmanjšujejo. Še posebej pomembno pa je to, da zagotavljajo temelje za učinkovito elektronsko poslovanje (angl. e-commerce). V Slovarju informatike zasledimo deskripcijo izraza ERP kot celovito povezano in na poslovnem modelu temelječo sestavo uporabniških programov, ki ob uporabi sodobne tehnologije zagotavlja vsem PP organizacije in njenim poslovnim partnerjem možnosti načrtovanja, razporejanja virov in ustvarjanja dodane vrednosti (islovar, 2015). Anderegg (2000, str. 5) govori o ERP kot celovitih organizacijsko-poslovnih programskih rešitvah. Sestavni deli teh rešitev so moduli, kot so na primer: trženje in prodaja, proizvodnja in nadzor, nabava, kakovost, človeški viri, proizvodnja, finance ter računovodstvo itn. Informacije se pri integraciji vseh teh modulov ne podvajajo. Sternad (2005, str. 10) opredeljuje rešitve ERP z naslednjimi značilnostmi: so gotove programske rešitve, izdelane za arhitekturo odjemalec/strežnik; 3 V nadaljevanju bomo za pojem celovite informacijske rešitve uporabljali kratico ERP. 4 V nadaljevanju bomo za pojem Poslovna programska rešitev uporabljali kratico ES. 3

12 v njih je združena večina PP; obdelajo večino transakcij v podjetju; uporabljajo podatkovno bazo na ravni organizacije, v kateri je vsak podatek zapisan samo enkrat; omogočajo dostop do podatkov v realnem času. 2.2 Razvoj ERP rešitev Začetki razvoja ERP rešitev segajo v sredino 20. stoletja. Takrat je postajala strojna in programska oprema vse bolj zmogljiva, omrežja so se širila hitro in bile so postavljene osnovne zahteve za razvoj naprednejših poslovnih rešitev. V proizvodnji se je pojavila potreba po večji avtomatizaciji procesov in hitro so prišli do spoznanja, da bi bilo možno izdelati program, ki bi samodejno javil, ko bi zaloge dosegle mejno vrednost ponovnega naročanja zaloge. S tem so se izognili nepotrebnim ročnim preverjanjem, saj je program sam javil stanje zalog in določil, kdaj je bilo potrebno ponovno naročati blago. Takrat se prvič srečamo z zametki današnjih ERP rešitev, in sicer s t. i. ROP rešitvami (angl. Reorder Point), kar v slovenščini pomeni točko ponovnega naročanja. Najprej so bile ROP rešitve»ročni sistemi«, šele kasneje pa so prešle na računalniško podprte sisteme (Bobek in Sternad, 2008). Za pisanje takratnih programov so uporabljali jezike Cobol, Algol in Fortran (Mohamed A. Rashid, 2002, str. 4). Po letu 1965 je sledila naslednja stopnja v razvoju. Rešitve MRP (angl. Material Requirements Planning), ki jih v slovenščini tolmačimo kot»planiranje zahtev materiala«, so omogočale načrtovanje potrebnih materialov za določeno kosovnico. MRP rešitve so sestavljali: načrt dela (kaj bomo delali); načrtovanje kosovnic (kaj potrebujemo za izdelavo) in seznam inventarja (kaj imamo). S pomočjo zgoraj naštetih modulov so določili prihodnje zahteve (kaj moramo še nabaviti). MRP rešitve so se uporabljale predvsem za avtomatizacijo rutinskih opravil in pogosto uporabljenih funkcij. Izdelane pa so bile po meri za posamezna podjetja (Sternad, 2005, str ). Izkazalo se je, da so bili ti sistemi slabi zaradi naslednjih lastnosti: napisali so jih ljudje, ki niso imeli programerskega znanja; uporabljali so nižje programske jezike; ni bilo podpore relacijskih podatkovnih baz; ni bilo zmogljivih pomnilnikov; uporabljali so se znakovni vmesniki, ki niso vedno komunicirali z velikimi računalniki v realnem času; pri razvoju niso sodelovali ključni uporabniki organizacij. Zaradi teh slabosti je sledila nadgradnja sistemov MRP in po letu 1975 se pojavijo rešitve MRP II (angl. Manufactoring Resource Planning), slovensko»planiranje proizvodnih virov«. Za razliko od MRP rešitev vsebujejo MRP II funkcionalnosti, ki 4

13 omogočajo načrtovanje proizvodnih kapacitet in zbiranje informacij o stanju proizvodnega procesa ter uvajajo načela povratnih zank za opozarjanje na neustrezne zmogljivosti resursov (Bobek in Sternad, 2008). Ponudniki so tako obstoječim modulom dodali nove, ki so predstavljali najboljšo prakso v avtomatizirani podpori PP. Torej ponudniki so uporabili najboljše ideje svojih kupcev in strokovnjakov ter jih vključili v svoje rešitve. Prav tako so pričeli s spreminjanjem tehnološke arhitekture modulov, kar je pomenilo velik napredek, saj so zdaj lahko aplikacije poganjali na različnih operacijskih sistemih 5 in platformah ter različnih sistemih za urejanje podatkovne baze. Za nadaljnji razvoj je bil ključnega pomena tudi tehnološki razvoj, pojavili so se grafični uporabniški vmesniki GUI ( angl. Graphical User Interface), relacijske podatkovne baze, razvila se je 4. generacija programskih jezikov, srečamo se z izboljšano arhitekturo odjemalec/strežnik. V devetdesetih letih prejšnjega stoletja tako pridemo do ERP rešitev. Nadgradnja MRP II rešitev je po novem vključevala module financ, distribucije in človeških virov (Sternad, 2005, str. 13). Wallace in Kremzar (2001, str. 13) pravita, da so rešitve ERP zmogljivejše od MRP II zaradi tega, ker: vključujejo orodje za načrtovanje virov v organizaciji; zagotavljajo integracijo prodaje, proizvodnje in finančnih podatkov v realnem času ter vključujejo pristope načrtovanja virov na razširjeno oskrbovalno verigo kupcev in dobaviteljev. Po letu 2000 se pojavijo nove rešitve z imenom ERP II, ki pomenijo integracijo z internetom in so bolj odprte za druge organizacije, kar predstavlja velik napredek v medorganizacijskem poslovanju. Razvila so se področja, kot so: obvladovanje nabavnih verig in logistike v nadaljevanju SCM 6, upravljanje s človeškimi viri v nadaljevanju CRM 7 in tudi e-poslovanje (angl. e-business). Vse te funkcionalnosti so zdaj postale del sprednje pisarne podjetja. Zgodovinski razvoj ERP rešitev je prikazan na sliki 1. 5 V nadaljevanju bomo za operacijski sistem uporabljali kratico OS. 6 SCM je kratica za Supply Chain Management. 7 CRM je kratica za Costumer Relationship Management. 5

14 Slika 1: Faze razvoja ERP rešitev od leta 1950 do Točka ponovnega naročanja (ROP rešitve) Planiranje zahtev materiala (MRP rešitve) Planiranje proizvodnih virov (MRP II rešitve) Celovite informacijske rešitve (ERP rešitve) Celovite informacijske rešitve II (ERP II rešitve) 2.3 Struktura ERP rešitev Vir podatkov: (Mohamed A. Rashid, 2002) ERP rešitve sestavljajo programski moduli. Kovačič in Vintar (1994) pravita, da lahko govorimo o ERP rešitvi takrat, ko ta vsebuje vsaj tri od spodaj naštetih: načrtovanje poslovanja, prodaja, nabava, načrtovanje poslovanja, skladiščno in materialno poslovanje, osnovna sredstva, kadri in osebni dohodki, vzdrževanje sredstev, spremljanje projektov in avtomatizacija PP. Od takrat je minilo več kot dvajset let in še vedno srečujemo nekaj identičnih modulov, vendar so se v razvoju nekateri izbrisali, nadomestili, preimenovali in tudi združili. Bobek in Sternad (2008) naštevata programske module, ki so že bližje današnjim, in sicer so to marketing in prodaja, načrtovanje proizvodnje in razvoj, proizvodnja in nadzor inventarja, nabava, distribucija, kakovost, človeški viri, finance in računovodstvo ter informacijske storitve. Integracija modulov je dosežena brez podvajanja informacij. Od ERP rešitev se pričakuje tudi naslednje: podpirajo več valut in jezikov; 6

15 imajo podporo za podjetja v različnih panogah; so prilagodljive brez programiranja (t. i. mehko programiranje 8 ). Wallace in Kremzar (2001, str. 4) v svoji teoriji govorita o dveh pojmih, ki ju nekateri večkrat zamenjujejo. ERP in ES, kot smo že omenili v poglavju 2.1, ne smemo enačiti. Slika 2 prikazuje ERP procese, ki jih najdemo v tipičnem ES. Prav tako so razvidni procesi, ki jih lahko najdemo v ES, kot tudi tisti, ki niso del ERP in se pojavljajo v tipičnem ES. Torej če povzamemo, ES je celota programskih rešitev, ki jih vsako podjetje v razvitih državah že ima, ERP pa skupek osnovnih in naprednejših procesov, ki ga še nimajo vsa podjetja. Slika 2: ERP procesi v ERP in ES ERP ES ERP procesi, ki niso del tipičnega ES Napoved prodaje, planiranje prodaje, napredni sistemi za planiranje, kazalniki uspešnosti ERP procesi v tipičnih ES Planiranje proizvodnje, planiranje proizvodnih virov, planiranje kapacitete, planiranje distribucije, naročilo Ne- ERP procesi v tipičnih ES Prejeti računi, izdani računi, glavna knjiga, CRM, človeški viri, skladiščenje podatkov VIR: (Wallace in Kremzar, 2001, str. 4) 8 Prilagajanje in konfiguriranje brez poglobljenega znanja o programiranju. 7

16 2.4 Razlogi za uvedbo ERP rešitve Panorama Consulting je izvedla anketo, v kateri sprašuje po razlogih za prenovo in uvedbo nove ERP rešitve. Na prvem mestu se kot razlog pojavlja zamenjava starega IS oziroma ERP rešitve, sledi želja po izboljšanju poslovne uspešnosti, na tretjem mestu pa je težnja po integraciji IS med različnimi lokacijami. Torej najpogostejši razlog za zamenjavo je zastarelost ERP rešitve, morebitne potrebe po razširitvi sistema zaradi širjenja poslovanja na druge trge, zaradi potrebe po poenotenju z ERP rešitvami, ki jih uporabljajo ključni kupci in dobavitelji itn. Slika 3 prikazuje 12 najpogostejših razlogov za zamenjavo oz. uvedbo nove ERP rešitve. Slika 3: Razlogi za uvedbo nove rešitve Razlogi za uvedbo ERP rešitve 18% 15% 12% 9% 6% 3% 0% 17% 12% 12% 11% 10% 10% Razlog 7% 7% 7% 5% 2% 1% Zamenjava stare ERP oz. IS rešitve Integracja sistemov med lokacijami Poročanje/ pravne zahteve Zadovoljiti matično družbo/družbenike Olajšati delo zaposlenim Drugo Izboljšanje poslovne uspešnosti Rast podjetja Standardizacija globalnih operacij Lažje postreči kupca Zmanjšati delovni kapital Druga podjetja imajo ERP Vir podatkov: (Panorama Consulting Solutions, 2015, str. 2) Prednosti in razlogi za vpeljavo so pogosto povezani s posameznimi stroški v podjetju. Bobek in Sternad (2008) navajata, da ERP rešitve: zmanjšujejo agencijske stroške z zmanjševanjem stroškov nadzorovanja zaradi avtomatizacije poslovnih postopkov in z zagotavljanjem elektronske sledi odgovornosti ter z zmanjševanjem stroškov obveznosti z enostavnejšim načinom poročanja; zmanjšujejo stroške sprejemanja odločitev z zagotavljanjem točnih informacij, z zmanjševanjem stroškov obdelave podatkov; zmanjšujejo transakcijske stroške, saj z dostopnimi in točnimi podatkovnimi bazami zmanjšujejo stroške iskanje, prenosa in hranjenja podatkov ter komuniciranja nasploh. 8

17 3 PROCES IZBIRE ERP REŠITVE 3.1 Definiranje jasnih ciljev in orodij za nadzor ciljev, postavitev časovnega okvirja izbire Pri izbiri ERP rešitve se je potrebno zavedati, da tehnologija ne bo rešila vseh problemov, zato si morajo podjetja postaviti realne cilje, prav tako morajo biti pripravljena na metodološko delo za dosego teh ciljev. Zavedati se je potrebno, da vpeljava takšnega sistema lahko traja kar nekaj časa, preden bo ta v celoti uporaben. Podjetje mora biti potrpežljivo z rezultati, saj se ti skoraj vedno pokažejo kasneje, kot bi pričakovali. Veliko podjetij ne uspe formalno postaviti temeljnih ciljev, ki jih želijo doseči z vpeljavo ERP rešitev. S tem je onemogočeno merjenje uspešnosti takšnega projekta. Ko so glavni cilji določeni in pravilno interpretirani, morajo podjetja definirati podrobne cilje za vsak tip sistemskih uporabnikov, s čimer mislimo na uporabnike vseh modulov od financ, računovodstva, marketinga, človeških virov do prodaje in vseh ostalih. Tako vsak natančno ve, kaj se od njega pričakuje in kakšne rezultate bo uspešna uvedba sistema prinesla. Tako postavljeni cilji so tudi kasneje lažje merljivi in predvsem pripomorejo k sledljivosti samega projekta. Velikemu številu podjetij vpeljava oziroma nadgradnja ali zamenjava ERP rešitve ni ravno prioriteta. To velja v primeru, če podjetje nima naravnane vizije, usmerjene v razvoj in v informacijski tehnologiji 9 ne vidi konkurenčne prednosti. Pojavlja se tudi strah pred novim in težka prilagodljivost večjim spremembam, ki pa jih zamenjava takšnega sistema zagotovo prinaša. Podjetja, ki se za nakup ali nadgradnjo odločajo, si morajo za sprejete odločitve postaviti časovne okvire in postopke. Tako kot na vseh področjih in ravneh v podjetju, je tudi tukaj potrebno pravočasno reagirati, ko se ugotovi, da je nekaj potrebno spremeniti (Kunstelj, 2006). 3.2 Zagotovitev udeležbe ključnih ljudi Da bi bil projekt vpeljava ERP rešitve uspešen, morajo vsi uporabniki iskreno verjeti v ERP rešitev in njene koristi. Mnogokrat se cilji vodstva razlikujejo od tistih, ki jih imajo zaposleni. Vodstvo si želi orodje za podporo poročanja, sledenja, medtem ko si ostali uporabniki želijo predvsem orodje, ki jim bo olajšalo delo. Zato je pomembno, da so tudi končni uporabniki vključeni v proces izbire. Uporabniki, ki so vključeni v projekt, so običajno tudi bolj predani svojem delu in se trudijo za njegov uspeh. Vodilni v podjetju, pri tem mislimo na celotno managersko zasedbo z direktorjem na čelu, pogosto niso pripravljeni sodelovati v procesu izbire ter uvedbe sistema. 9 V nadaljevanju bomo za pojem informacijska tehnologija uporabljali kratico IT. 9

18 Pomembno je, da sodelujejo tudi te osebe, saj bodo zaposleni videli predanost vodilnih in se bodo tudi sami trudili za dosego ciljev in posledično uspešnega zaključka projekta. V mnogih podjetjih gledajo na izbiro ERP rešitve kot izključno tehnološki podvig. Ker za tovrstno tehnologijo v podjetjih skrbijo informatiki, je nujno potrebno, da o tem odloča poslovno vodstvo, saj so tovrstne programske rešitve kompleksnejše in zahtevajo ekonomsko in poslovno znanje. Ekonomisti najbolj vedo, katere poslovne procese v podjetju imajo in bodo na podlagi tega lažje izbrali primerno rešitev. Podpora informatike je seveda pomembna, ampak šele takrat, ko poslovne enote končajo z oceno svojih potreb in osnovno analizo razpoložljivih rešitev. Takrat informatiki potrdijo tehnične zmogljivosti in pomanjkljivosti ERP rešitev ter predstavijo svoje rezultate vodstvu, ki nato o tem dokončno odloči (Grobelšek, 2002). 3.3 Predstavitev otipljivih koristi ERP rešitve novim uporabnikom Eden od zahtevnejših korakov je zagotovo prepričati prihodnje uporabnike v sprejetje nove pridobitve ERP rešitve. Običajno imajo pri vpeljavi katerihkoli novih rešitev napačen vtis. Mislijo, da bo z njimi nadrejeni lažje nadzoroval njihovo delo, zato v takih primerih niso naklonjeni k njihovi uvedbi oziroma nadgradnji. Pogosto prihaja do zavračanja, saj so navajeni na staro delo in se ne želijo prilagajati ali priučiti novih načinov in pristopov. Težko razumejo, kako jim bo nova rešitev olajšala delo, zato je potrebno takšnim udeležencem jasno prikazati in razložiti namen uvedbe nove rešitve. Pomembno vlogo pri tej točki izbire ima ponudnik ERP rešitev. Priporočljivo je, da dajo potencialnim uporabnikom v test demo različico, saj se lahko le tako najbolje uvodno spoznajo z novo rešitvijo. Vodstvo podjetja mora poskrbeti za ustrezno klimo v podjetju, da bi uvodna predstavitev dosegla svoj cilj (Kunstelj, 2006). 3.4 Izbira ponudnika Nekatera podjetja izbirajo ERP rešitve, ne da bi sploh analizirala ponudnike, ki zastopajo te rešitve. Takšen pristop odsvetujemo, saj so zmožnosti in izkušnje ponudnikov zelo pomembne. Čas, ki ga porabijo podjetja pri analizi, pa ni nujno tudi merilo uspešnosti izbire pravega ponudnika. V praksi se poslužujemo analiziranja tovrstnih rešitev in ponudnikov z ocenjevanjem kriterijev. Ti morajo biti premišljeno izbrani in ustrezno odstotkovno ovrednoteni, da bi bili končni rezultati v čim večjo podpora pri odločitvi. Kriterije lahko ločimo glede na ponudnika in samo rešitev, lahko pa jih združimo. Pri manjših podjetjih je primernejša zadnja možnost. Dva pomembnejša dejavnika, ki morata biti upoštevana v procesu izbire ponudnikov, sta: uspešnost ponudnika v panogi, v kateri podjetje posluje; široka podpora ponudnika v času uvedbe sistema in po vpeljavi sistema ter njihovi načrti za prihodnost. Veliko ponudnikov prodaja splošne ERP rešitve, ki so namenjene različnim panogam in imajo različne stopnje uspešnosti znotraj posameznih panog. Če je ponudnik uspešno vpeljal ERP rešitev v lesni industriji, še ne pomeni, da ga bo lahko uspešno vpeljal tudi 10

19 na primer v avtomobilski panogi in obratno. Znanje ponudnika ERP rešitve o procesih iz panoge je zelo pomemben dejavnik za uspešnost projekta. Izbira sistema, ki ima ustrezno rešitev za panogo, v kateri posluje podjetje, zelo zmanjša stroške in čas vpeljave, saj prilagoditve sistema niso potrebne. Tak sistem je običajno tudi prijaznejši do uporabnikov. Potrebno je torej preveriti, kakšna priporočila ima ponudnik in si ogledati kakšen primer v praksi (Kunstelj, 2006). Ne smemo pozabiti na vse pogosteje odločilni dejavnik; to je cena rešitve, ki pa ne bi smel biti najpomembnejši. Ker na trgu vlada zasičenost in huda konkurenca, se podjetja izogibajo nepotrebnim večjim stroškom, kar uvedba takšnega sistema zagotovo je. Vendar se pogosto ne zavedajo, kakšne prednosti bi jim takšna rešitev prinesla (Unit4, 2016). 3.5 Ponudniki ERP rešitev Število ponudnikov se neprestano veča, tako na svetovnem trgu kot tudi slovenskem. Vse več je tistih, ki zadovoljujejo potrebe manjših in srednje velikih podjetij. Nekako glavni štirje prvaki na področju ERP rešitev pa so: SAP, Oracle, Infor in Microsoft. Tržni delež teh štirih podjetij skupaj, izmerjen v obdobju med junijem 2014 in oktobrom 2015, je znašal 64 % (Panorama Consulting Group, 2015). V Sloveniji deluje na področju ERP rešitev kar nekaj podjetij. Največji tržni delež in prepoznavnost pa imajo podjetja: Datalab, Comtron, SAOP, Lancom, MAOP, Kopa, Perftech, Vasco, Cadis, Irc, Pronet in Birokrat V svetu SAP Podjetje SAP je multinacionalno podjetje s svojim sedežem v Nemčiji. Danes je vodilni ponudnik ERP rešitev z več kot kupci v 190 državah po celem svetu. Ponuja rešitve za vse velikosti podjetij (SAP SE, 2015). Zadnja različica je SAP ERP 6.0, ki temelji na platformi NetWeaver in vsebuje integrirane poslovne aplikacije. Te so namenjene svojevrstnim panogam industrije, kar je lahko prednost kot tudi slabost. Prednost SAP rešitve je ravno v tem, da je stabilna in zelo obsežna ter svojevrstna. To pa se lahko pokaže kot slabost, če podjetje širi svojo diverziteto na morebitna druga področja v industriji. Takrat je potrebno kar nekaj časa, da se aplikacije in PP ustrezno modificira (SAP ERP, 2016). Slika 4 prikazuje zaslonsko sliko različice 6.0. Prednosti rešitve SAP ERP: dopušča enostavno globalno integracijo, zagotavlja informacije v realnem času, uporabniški vmesnik je prilagodljiv v celoti, dolgoletne izkušnje in preverjena kakovost. 11

20 Slika 4: Zaslonska slika SAP ERP 6.0 rešitve VIR: (Claiborn, 2016) ORACLE Podjetje Oracle je bilo ustanovljeno leta 1977 v Kaliforniji v ZDA. V začetku je Oracle prodajal in proizvajal sisteme za upravljanje s podatkovnimi bazami. S prevzemom podjetij JD Edwards, PeopleSoft in Siebel CRM ter v sodelovanju s podjetjem SAP pa je podjetje razvilo svoje lastne ERP rešitve. Danes zaposluje več kot ljudi in je eden vodilnih ponudnikov ERP rešitev. Rešitev PeopleSoft targetira na velike organizacije predvsem v javnem in finančnem sektorju. Vsebuje 8 različnih aplikacij, med njimi finance, dobavno verigo, CRM, človeške vire. Zadnji dve sta po podatkih Panorame Consulting najbolj priljubljeni. Rešitev je na voljo tudi v oblačni obliki (angl. Cloud Service). JD Edwards EnterpriseOne je namenjen predvsem proizvodnji industriji, saj podpira veliko različnih PP z eno skupno podatkovno bazo. Ima odprto platformo, ki podpira različne OS, podatkovne baze in vmesno programsko opremo od Oracla in drugih ponudnikov. Slika 5 prikazuje prenovljeno grafično podobo rešitve JD Edwards (Panorama Consulting Group, 2015). Nekatere funkcijske prednosti Oracla: dobro podprta modula financ in računovodstva, e-portal zagotavlja enostavno interakcijo s kupci in dobavitelji, arhitektura IT, funkcionalnosti za proizvodne operacije. 12

21 Slika 5: Zaslonska slika rešitve Oracle JD Edwards MICROSOFT DYNAMICS VIR: (Aimeeelman, 2016) Podjetje Microsoft sta ustanovila Bill Gates in Paul Allen leta 1975 v New Mexicu v ZDA. Je multinacionalno tehnološko podjetje, ki je najbolj znano po OS Windows. Tudi Microsoft je kot Oracle svoje prve ERP rešitve razvil s prevzemom podjetij, ki so se s tovrstnimi rešitvami že ukvarjale. Med temi sta dva pomembnejša: Navision in Great Plains. V grobem ponuja pet različic ERP rešitve: GP, NAV, AX, SL in C5 (Dynamics, 2016). Microsoft Dynamics GP je namenjena manjšim in srednje velikim podjetjem, ki jih pritegne enostavna in»out-of-the-box«programska rešitev. Uporabljajo jo predvsem v ZDA, v Evropi pa je bolj v uporabi Microsoft Dynamics NAV, ki je namenjena majhnim in srednje velikim podjetjem, vendar je v primerjavi z GP obsežnejša in bolj prilagodljiva. Microsoft Dynamics AX pa je namenjena velikim podjetjem (Panorama Consulting Group, 2015). Slika 6 prikazuje nadzorno ploščo Microsoft Dynamics NAV Prednosti ERP rešitve Microsofta so: enostavnost prilagajanja, velika fleksibilnost, enostavnost povezovanja, poznan uporabniški vmesnik, lokalizacija in večvalutna podpora, močna podpora znotraj in izven organizacije. 13

22 Slika 6: Zaslonska slika rešitve Microsoft Dynamics NAV 2013 INFOR VIR: (Dynamicsusers, 2016) Podjetje Infor je bilo ustanovljeno leta 2002 v Pennsylvaniji v ZDA in ponuja napredne rešitve za tipične industrije v več kot 200 državah po svetu. Infor avtomatizira kritične procese predvsem za industrije, kot so: zdravstvo, proizvodnja, moda, prodaja, javna uprava, logistika in finance. Njihove aplikacije so grajene z moderno na standardih bazirano arhitekturo, ki podpira odprtokodnost in zagotavlja fleksibilnost, usmerjenost in zmogljivost. V sodelovanju s podjetjem Amazon Web Services ponuja svoje rešitve tudi v oblaku. Svojo najširšo ERP rešitev imenujejo Infor 10x ERP, drugače pa je ta sestavljena iz posameznih aplikacij. Za avtomobilsko industrijo so označili svojo ERP rešitev kot Infor M3, za proizvodnjo pa rešitev Infor LN. Njihova oblačna rešitev se imenuje Infor CloudSuite. Slika 7 prikazuje nadzorno ploščo rešitve Infor 10x. 14

23 Slika 7: Zaslonska slika rešitve Infor 10x VIR: (Copley Consulting Group, 2016) EPICOR iscala Čeprav rešitev iscala ne sodi med»veliko četverico«, smo se odločili, da jo predstavimo, saj jo bomo v praktičnem delu vključili v analizo za končno izbiro. Podjetje Lancom prihaja iz Maribora in je vodilni slovenski integrator že več kot dve desetletji, ustanovljeno je bilo namreč leta Svetujejo, načrtujejo, postavljajo in vzdržujejo ERP rešitve ter razvijajo svojo programsko opremo v sodelovanju z vodilnimi svetovnimi ponudniki IT. Ukvarjajo pa se tudi s sistemskimi rešitvami. Podjetje zaposluje 50 ljudi, letni promet v 2014 je znašal 10 milijonov evrov. Leta 2013 so pridobili certifikat kakovosti ISO 9001:2008 (LANCom, 2016). Zastopajo in implementirajo ERP rešitev podjetja Epicor, in sicer Epicor iscalo. Gre za ERP rešitev, primerno za vse vrste gospodarskih subjektov, sestavljeno iz šestih programskih skupin: Finance, Logistika, Proizvodnja, Storitve, Plače in Projekti. Slika 8 prikazuje grafično podobo rešitve, ki nekoliko spominja na starejšo različico Microsoftov Dynamics NAV

24 Slika 8: Zaslonska slika rešitve Epicor iscala VIR: (Software Advice, 2016) V tabeli 1 so navedeni tržni deleži»velike četverice«v obdobju med junijem 2014 in oktobrom Izjemoma smo dodali na seznam slovensko podjetje Lancom, ki zastopa tujo ERP rešitev podjetja Epicor. Tabela 1: Svetovni ponudniki ERP rešitev po tržnem deležu v obdobju med junij 2014 in oktober 2015 Ponudnik Rešitve Tržni delež (%) 1. SAP SAP ERP 6.0, SAP R Oracle JD Edwards EnterpriseOne, Peoplesoft Enterprise, E- Business Suite Infor Infor 10x ERP, Infor M3, Infor LN Microsoft Dynamics NAV, CRM, AX, GP, POS, RMS, SL 9 5. Ostali Epicor, CDC Software, Exact Software Lancom ERP Epicor iscala Vir podatkov: (Panorama Consulting Group, 2015) V Sloveniji Tabela 2 prikazuje najbolj prepoznavne slovenske ponudnike ERP rešitev. Nekateri imajo zavidljivo število namestitev, drugi so nekoliko manj zastopani, vendar imajo dobre reference. Večina od teh pa je prisotna na slovenskem trgu že več let in ponujajo rešitve lastnega razvoja. 16

25 Ponudnik SAOP KOPA DATALAB BIROKRAT PERFTECH Tabela 2: Slovenski ponudniki ERP rešitev Rešitve icenter, minimax Kopa ERP Pantheon X, Small Business, Retail, Accounting Birokrat, POS Perftech.Largo, Perftech.DSS, Perftech.AirLargo 6. COMTRON ERP sistem TronInterCenter, TronWharehouse SAOP VASCO CADIS MAOP IRC PRONET Vasco Faw, Blaw, Osw, Gkw CADIS poslovanje MAOP finančni sistem, kadrovski sistem, trgovinski sistem, poslovno obveščanje RC IRC upravljanje s kadri, komerciala, finance in računovodstvo, obračun plač, proizvodnja ProGRAM, ProFARM Vir podatkov: (spletne strani ponudnikov) Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1987 in je med prvimi na slovenskem tržišču ponudilo lastno ERP rešitev. Njihova glavna produkta sta icenter in minimax, ki ju uporablja že več kot 6000 podjetij in ustanov v Sloveniji. Produkt minimax je namenjen računovodskim servisom in malim podjetjem. Ponudnik navaja naslednje koristi programa (SAOP, 2016). Velik prihranek časa in denarja z brezpapirnim poslovanjem. V minimaxu teče krog od naročila, prodaje, izdaje, knjiženja do obračuna DDV in letnih obdelav. Velik prihranek časa zaradi avtomatičnih knjiženj vseh dokumentov in obračunov. Avtomatična izdelava vseh poročil za državo. Sočasno delo z istimi podatki in dokumenti vseh uporabnikov v podjetju. Ni začetne investicije v strojno opremo. Zakonske in vsebinske nadgradnje programa so vključene v ceno. Ažurni obračunski podatki v sistemu. Varno hranjenje in arhiviranje podatkov. 17

26 icenter je namenjen srednje velikim in velikim podjetjem. Uporabljajo ga trgovinska podjetja, storitvena in proizvodna podjetja, javni zavodi in računovodske hiše. Prednosti rešitve, ki jih izpostavlja ponudnik, so: nepogrešljivo orodje za poslovno odločanje, nižanje stroškov poslovanja, prilagodljivost potrebam podjetja, vedno skladen z zakonodajo, že več kot uporabnikov KOPA Podjetje Kopa računalniški inženiring, d.d. je na slovenskem prostoru prisotno že več kot 30 let in je med vodilnimi podjetji ERP rešitev v Sloveniji. Podjetje ima sedež v Slovenj Gradcu in zaposluje 60 ljudi. Ima veliko dobrih referenc, velikih in uspešnih slovenskih podjetij. Jedro IS KOPA predstavlja popolnoma integrirana aplikativna programska rešitev za področje vodenja in spremljanja proizvodnje ter poslovanja, ki je v celoti zasnovana na ORACLE relacijski tehnologiji. Poleg tega KOPA zagotavlja ustrezne rešitve na področju strojne in mrežne opreme ter seveda tudi vso licenčno programsko opremo. KOPA ERP pomaga optimalno organizirati in obvladovati proizvodni ter PP in je pravzaprav idealna rešitev za srednja in velika podjetja, je pa tudi kos problemom, ki se pojavijo pri poslovanju manjših podjetij, bank ali zavarovalnic (KOPA, 2015). DATALAB Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1997 z namenom razvoja integralnih poslovnih IS za mala in srednja podjetja. Je prvo tehnološko podjetje, ki kotira na Ljubljanski borzi in ima že več kot uporabnikov. Imajo bogato paleto namenskih ERP rešitev, krovna in najnovejša pa je Pantheon X. Drugi programski paketi so: Pantheon Small Business, za mala podjetja; Pantheon Enterprise, za velika in srednje velika podjetja; Pantheon Accounting, namenjen računovodskim servisom; Pantheon Retail, namenjen prodaji; Pantheon Manufacture, za proizvodnjo; Pantheon Public Service, namenjen javni upravi; Pantheon Specific Solutions, namenjen prilagoditvi potrebam specifike podjetja. Podjetje ponuja gostovanje oziroma rešitev v oblaku, možen pa je tudi enkraten nakup rešitve (Datalab, 2015). BIROKRAT Podjetje Birokrat IT d.o.o. že več kot 24 let razvija in prodaja programsko opremo. Ponujajo sodobne poslovno-informacijske rešitve za podjetja, samostojne podjetnike, 18

27 društva, javne zavode, hotelsko-turistične objekte, trgovine, gostinske lokale ipd. Vsa njihova programska oprema je plod lastnega razvoja. Trenutno njihove rešitve uporablja več kot uporabnikov po celi Sloveniji. Birokrat je sodoben program za vodenje poslovanja podjetij, samostojnih podjetnikov, društev in javnih zavodov. Namenjen je tako splošni uporabi pri pisarniškem poslovanju in vodenju knjigovodstva za storitvene, trgovske ali proizvodne dejavnosti, kot tudi računovodskim servisom, ki morajo za svoje stranke izdelati davčne in računovodske izkaze (Birokrat, 2015). PERFTECH Podjetje deluje na področju računalniškega in informacijskega inženiringa z lastnim razvojem programske opreme. Tržijo izgradnjo poslovno IS, razvijajo in tržijo multimedijske rešitve in storitve, prodajajo informacijske rešitve, računalniško in komunikacijsko opremo ter sistemske integracije. Njihove rešitve in storitve so zaradi različnih področij delovanja zelo raznolike in se med seboj prepletajo, pa tudi dopolnjujejo. To je poleg znanja in izkušenj njihova konkurenčna prednost, da lahko oblikujejo rešitve za različne naročnike, mala, srednja in velika podjetja iz različnih branž in raznolikih zahtev. Glavni produkti podjetja so: Perftech.Largo je celovita ERP rešitev; Perftech.DSS predstavlja poslovno obveščanje (angl. Business Intelligence); Perftech.Ciklon je dokumentni sistem in Perftech.Hospitality je namenjen upravljanju hotelskih sob oziroma nastanitvenim ustanovam. Podjetje ponuja rešitev Perftec.Largo tudi Perftech.AirLargo (Perftech, 2015). v oblaku, in sicer z imenom COMTRON Podjetje Comtron d.o.o je eno vodilnih računalniških podjetij v Sloveniji, s sedežem v Mariboru. Organizirano je v dva profitna centra, to sta PC Inženiring in PC TIC. Zadnji se ukvarja s poslovno programsko opremo. ERP rešitev TRON InterCenter temelji na popolni objektni orientiranosti v omrežjih (internet/intranet), za razliko od klasičnih rešitev pa so te dostopne uporabnikom od koder koli in na enak način, pa naj bo to na delovnem mestu, na poti ali od doma. Z uporabo večnivojske arhitekture in transakcijskega strežnika se ERP sistem TRON InterCenter uvršča v najvišji varnostni nivo zanesljivosti. Poleg ERP sistema ponujajo tudi spletne rešitve in program za skladiščenje TRON Warehouse. Rešitev TRON InterCenter nudi privlačen nabor tehnologij, ki pomagajo upravljati poslovanje, finance, odnose s strankami in preskrbovalne verige. Uporabniki izkoriščajo standardne funkcionalnosti rešitve TRON InterCenter za zagotavljanje zmogljivih panožnih rešitev, ki izpolnjujejo zahteve posameznih panog (Comtron, 2015). 19

28 Podjetje Comtron d.o.o. ima bogate izkušnje z organizacijami različnih vrst in velikosti. Nudijo rešitve, ki so prilagojene naštetim panogam: maloprodaja, distribucija, avtodeli, proizvodnja, neprofitne organizacije, profesionalne storitve, gradbeništvo. VASCO Začetki podjetja segajo v leto 1991, ko sta ga ustanovila dva programerja z željo, da ponudita kakovostno programsko opremo. Sedež podjetja je v Šenčurju. Programska oprema VASCO je namenjena zasebnikom, manjšim in srednje velikim podjetjem, pa tudi večjim poslovnim sistemom. Njihova glavna usmeritev je približati se potrebam uporabnikov in jim kar najbolj olajšati poslovanje ter zagotavljati ustrezne poslovne rešitve. Imajo že več kot 2000 uporabnikov. Njihove rešitve delijo na: finančno-računovodski podsistem (knjiga prejetih faktur, osnovna sredstva, blagajna, glavna knjiga itn.); kadrovski podsistem (plače, podjemne pogodbe); maloprodajni in veleprodajni podsistem (fakturiranje FAW); druge manj pomembne podsisteme (avtošola ASW, obračun vrtca SOLAW). Tako kot ostali ponudniki tudi VASCO ponuja gostovanje v oblaku ali pa enkraten nakup licence (Vasco, 2015). CADIS Podjetje je bilo ustanovljeno leta 1991 v Lendavi. Vse od ustanovitve podjetja pa do danes je osnovna dejavnost podjetja razvoj programske opreme za različne vrste uporabnikov: za občine, javne zavode, podjetja in druge vrste pravnih subjektov. Pozorno spremljajo novosti na področju IT in svoje aplikacije razvijajo z najnovejšimi programskimi orodji, ki uporabniku zagotavljajo enostavno in prijazno delo ter omogočajo povezljivost z ostalimi produkti iz tega področja. Uporabniku ponudijo produkt, ki ga z ustreznimi nastavitvami prilagodijo tako, da je njemu pisan»na kožo«. Programski paket CADIS poslovanje je plod dolgoletnega razvoja ter upoštevanja želja strank. Programski paket je modularen. Vsi moduli so med seboj tesno povezani, po potrebi pa lahko delujejo tudi povsem samostojno. Veliko praktično uporabnost predstavlja možnost prilagajanja (administriranja) programa. Rešitev CADIS poslovanje uporablja več kot 200 organizacij, med temi je polovica javnih in polovica zasebnih organizacij (Cadis, 2015). 20

29 MAOP Podjetje MAOP d.o.o. je na slovenskem trgu prisotno že več kot 25 let in so ena večjih programskih hiš v Sloveniji ter okoliških državah. Njihovo kakovost potrjuje leta 1996 pridobljen certifikat ISO 9001 za izdelavo, dobavo, uvajanje in vzdrževanje programske opreme. MAOP Rešitve, ki temeljijo na spletni in portalni tehnologiji, ponujajo komponente s področja oskrbovalnih verig, financ, upravljanja s človeškimi viri in administracije. Ponujajo modularno sestavljeno ERP rešitev MAOP. En del rešitve je MAOP Komercialni sistem, drugi del pa MAOP finančni sistem. MAOP Komercialni sistem je del MAOP ERP rešitve, ki omogoča celotno informacijsko podporo komercialnim procesom v podjetju. Sistem je modularen, zato omogoča implementacijo samo tistih modulov, ki jih podjetje zares potrebuje, poleg tega pa je kompatibilen z vsemi ostalimi MAOP rešitvami, kar omogoča celovito informacijsko podporo delovnim procesom v podjetju. MAOP Finančni sistem sestavljajo posamezni moduli, ki so med seboj povezani na ta način, da se podatek v sistem vnese samo enkrat, podatki pa se med moduli prenašajo glede na delovni proces, ki se odvija v organizaciji. Ti moduli so narejeni glede na posamezno funkcijsko področje, ki se odvija v organizaciji (MAOP, 2015). RC IRC Podjetje ima sedež v Celju in je bilo ustanovljeno leta Osnovna dejavnost podjetja sta razvoj in uvajanje sodobnih in celovitih poslovno-informacijskih sistemov za podporo PP podjetij, katerih cilj je biti pred konkurenco. Večina ponudbe družbe RC IRC izhaja iz domene, da je treba ambicioznim podjetjem ponuditi rešitve, ki ne bodo njihovih PP postavljale na glavo, temveč jih bodo izboljšale, če so šibki, in optimizirale, če so dobri. Rešitve imajo nastavljene za štiri večja področja, ta so: zdravstvo, javni zavodi in podjetja, industrija in proizvodna podjetja ter bančništvo. Poslovni IS za javne zavode in podjetja sestavljajo (RCC IRC, 2016): podsistem za poslovno obveščanje, finančno-računovodski podsistem, komercialni podsistem, kadrovski podsistem. PRONET Podjetje Pronet Kranj sestavlja ekipa računalniških strokovnjakov, ki sveže ideje spreminjajo v učinkovite računalniške rešitve za podporo poslovanja podjetja. Uspešnost poslovanja podjetja PRONET Kranj se kaže v visoki bonitetni oceni AA, ki še posebej v današnjih težkih gospodarskih razmerah pomaga pri doseganju verodostojnosti in varnosti pri kupcih. Njihove rešitve pokrivajo več poslovnih področij, med temi so: Poslovna inteligenca, CRM, IS za proizvodnjo vina in procese v vinski 21

30 kleti, upravljanje človeških virov (HRM), trgovina in storitve, računovodstvo ter finance, plače in drugi prejemki, sejemska dejavnost, IS študentskih servisov. Accounting Box ProGRAM je rešitev, ki intuitivno razume sodobno poslovanje in je pisana na kožo podjetjem, ki iščejo učinkovitost, preprostost, celovitost in tehnološko naprednost. Na voljo je vpogled v analizo terjatev, obveznosti, kazalnike poslovanja, bonitetne kazalnike in še mnogo več. Rešitev je na voljo v oblačni obliki in se zaračunava mesečna licenčnina za uporabo (PROnet Kranj, 2015). 3.6 Prilagodljivost in podpora ERP rešitve, ki imajo preveč funkcionalnosti, nepotrebnih gumbov in bližnjic, vsebujejo potencialno nevarnost, da ne bodo uporabljane zaradi prevelike kompleksnosti. Torej če bo kompleksnost ERP sistema prevelika, bodo uporabniki našli lažje načine, ki jih bodo raje uporabljali. Učinkovit sistem mora zato biti dovolj enostaven za osnovne uporabnike na nižjih položajih, po drugi strani pa mora biti dovolj prilagodljiv, da zajema tudi dodatne funkcije, ki jih potrebujejo zahtevnejši uporabniki. V začetnih fazah uvedbe je zelo pomembno usklajevanje s ponudnikom glede same strategije uvedbe sistema. Ta proces zahteva raznovrstne povezave, ki vključujejo strateško načrtovanje, načrtovanje PP, tehnične opredelitve, vnos podatkov, podporo in strokovne storitve. Zaradi kompleksnosti takšnega projekta potrebujemo ponudnika, ki ponuja ustrezno podporo skozi celoten proces uvedbe sistema. Prav tako je pomembno, da ima ponudnik ustrezno tehnično podporo in ustrezno izobraževanje, ko je začetna uvedba sistema končana (Kunstelj, 2006). 3.7 Razumevanje celotnih stroškov uvedbe Cene ERP rešitev se zelo razlikujejo. Stroški vpeljave so relativno visoki, za majhna in srednje velika podjetja je to lahko nekaj tisoč evrov, za velika podjetja pa tudi več kot milijon evrov. Večina ponudnikov nudi mesečno ali letno poravnavo licenčnine. Vsak uporabnik klient potrebuje svojo licenco. Praksa kaže, da so načrtovani stroški vpeljave skoraj vedno preseženi, zato je potrebno misliti tudi na ta scenarij. Slika 9 prikazuje omenjeno prakso prekoračitve stroškov vpeljave v primerjavi»velike četverice«. Le pri Inforju so bili načrtovani višji kot dejanski. 22

31 Milijoni $ Slika 9: Primerjava planiranih in dejanskih stroškov vpeljave ERP rešitve pri»veliki četverici«stroški vpeljave (Planirani vs. Dejanski) 3 2,5 2 1,5 1 Načrtovani Dejanski 0,5 0 SAP Oracle Microsoft Dynamics Infor Vir podatkov: (Panorama Consulting Group, 2015) Vse več ponudnikov danes ponuja svoje rešitve v oblakih. V letu 2015 je bila pri vodilnih ponudnikih dosežena skoraj tretjina vseh uporabnikov ERP rešitev v oblačni različici. S širitvijo poslovanja so potrebne spremembe in prilagoditve tudi v ERP rešitvah. To je seveda povezano z dodatnimi stroški. Pomembno se je zavedati, katere funkcionalnosti v ERP rešitvi obstajajo in katere manjkajo. Ponudnik nam mora zato jasno predstaviti, kaj vse njihova rešitev omogoča, da lahko to primerjamo z drugimi rešitvami in se nato odločimo, katera je za nas primernejša (Kunstelj, 2006). Podjetja bi morala na vpeljavo takšnih rešitev gledati kot na investicijo in ne kot strošek. Raziskave podjetja Panorama Consulting Group kažejo, da se investicija v povprečju povrne v treh letih (Panorama Consulting Solutions, 2015). 23

32 4 IZBIRA ERP REŠITVE ZA MALO TRGOVSKO PODJETJE AVTOSOTLA, D.O.O V nadaljevanju bomo predstavili podjetje Avtosotla, d.o.o., analizirali in popisali trenutne PP podjetja, posebej za računovodstvo in finance ter trgovinsko poslovanje. Opisali bomo trenutno stanje IS in predstavili trenutno rešitev ter navedli razloge za zamenjavo in postavili kriterije, ki nam bodo v pomoč pri končni izbiri. 4.1 Predstavitev podjetja Avtosotla, d.o.o. je družinsko podjetje, ustanovljeno leta Osnovna dejavnost podjetja je prodaja rezervnih delov za avtomobile na drobno. V začetku je direktor, Vladislav Romih, ustanovil s.p., leta 2009 pa je podjetje preoblikoval v pravno obliko d.o.o. Do leta 2006 je bila poslovalnica na lokaciji Slake 7, 3254 Podčetrtek. Zaradi stiske s prostorom in željo, da kupcem ponudijo več, pa so potem trgovino preselili v nov poslovni prostor na Trško cesto 26, 3254 Podčetrtek, kjer jih najdemo tudi danes. Z leti so ponudbo le še večali, saj je povpraševanje in želja po rasti to zahtevala. Od osnovne dejavnosti, prodaje rezervnih delov za avtomobile, zdaj prodajajo tudi rezervne dele za traktorje, vrtno mehanizacijo, kolesa in motorje. Družba zaposluje 2 osebi in je glede na velikost mikro podjetje. Temeljna strategija podjetja je normalizacija oziroma učvrstitev na lokalnem trgu. To uresničuje podjetje z gojenjem dobrih odnosov na eni strani z dobavitelji in na drugi s kupci. Prihodki podjetja so v letu 2015 znašali evrov, čisti dobiček istega leta pa je znašal evrov. Glede na leto 2014 so se prihodki in dobiček zmanjšali. Razlog za to je povečanje konkurence na lokalnem območju. Slika 10 prikazuje krivuljo poslovanja od ustanovite podjetja Avtosotla, d.o.o. do leta Slika 10: Prihodki in dobiček v obdobju Prihodki in dobiček v obdobju Prihodki Čisti dobiček 24 VIR: (Ajpes, 2016). Slika 11 predstavlja logotip podjetja, ki se ni spremenil vse od ustanovitve podjetja. Avtor grafične podobe logotipa je Ika Kerkoš.

33 Slika 11: Logotip podjetja Avtosotla, d.o.o. VIR: (Avtosotla, 2016) 4.2 Analiza obstoječega stanja v podjetju V poglavju bomo natančno popisali vse PP, tako področje trgovinskega poslovanja kot tudi računovodstva in financ. Podrobneje bomo predstavili trenutni IS in izpostavili njegove pomanjkljivosti Opis poslovnih procesov PP podjetja bomo razdelili v dve skupini. Prva skupina bo pokrivala področje trgovinskega poslovanja, druga skupina pa procese računovodstva in financ. V tabeli 3 so navedeni PP pri trgovinskem poslovanju. Tabela 4 vsebuje opise PP na področju računovodstva in financ. Tabela 3: PP in njihov opis pri trgovinskem poslovanju Proces Prodaja izdelkov Nabava izdelkov Prevzem izdelkov Opis procesa (aktivnosti) 1. Iskanje ustreznega izdelka (TecDoc) 2. Preverjanje zaloge (RIAS) 3. Iskanje izdelka v skladišču/nabava izdelka 4. Prodaja končnemu kupcu (navadni račun, izdajnica ali dobavnica) 5. Nabava prodanega izdelka 1. Iskanje najugodnejšega izdelka preko B2B 10 spletnih trgovin dobaviteljev 2. Izbira in vnos količine izdelka 3. Pregled košarice in potrditev naročila 1. Vpis izdelkov po podatkih iz dobavnice (določanje nove ali iskanje obstoječe šifre, prodajne cene in naziva izdelka) 2. Izpis prevzemnega lista 3. Nadzor prispelih izdelkov in ročno etiketiranje izdelkov 4. Pospravljanje izdelkov v skladišče 10 B2B je kratica za angleški izraz Business-to-business. 25

34 Izdajanje računov (proces se izvaja 15. in 30. dne v mesecu) Zaključevanje blagajne Izpis seznama faktur in prevzemnih listov (proces se izvaja prvi dan v mesecu) Povpraševanja za originalne dele preko e- pošte Reševanje reklamacij in vračilo blaga 1. Pregled izdanega blaga na prejemnicah v obdobju 2. Prenos na fakturo 3. Potrditev in izpis fakture 4. Kuvertiranje in odpošiljanje 1. Izpis dnevnega prometa iz POS terminala 2. Izpis dnevnega prometa iz RIAS Blagajniško poslovanje 3. Štetje gotovine 4. Zapis prometa v papirnato evidenco 5. Oddaja izpisov v računovodstvo 1. Izpis seznama faktur in prevzemnih iz RIAS BP za prejšnje mesečno obdobje 2. Vložitev v ustrezen fascikel 1. Zagon Windows Live e-pošte 2. Oblikovanje sporočila in pošiljanje 3. Čakanje na odgovor 4. Naročanje izdelka ali opustitev 1. Ugotavljanje pravice za uveljavljanje reklamacije 2. Izpolnjevanje reklamacijskega zapisnika od dobavitelja izdelka 3. Priprava paketa (mesečno) in odpošiljanje VIR: (Avtosotla, 2016) Tabela 4: PP in njihov opis na področju računovodstva in financ Proces Knjiženje prejetih in izdanih računov Vpis prejetih računov za prenos v spletno banko Priprava paketa za prenos v spletno banko in poravnava obveznosti Potni nalogi Knjiženje TRR izpiskov Opis procesa (aktivnosti) 1. Oštevilčevanje računa 2. Vnos podatkov iz računa v RIAS SGK 3. Izbira pravilnega konta 4. Pregled vnesenih podatkov 5. Knjiženje in zaključitev 1. Vpis podatkov iz računa v RIAS SGK 2. Preverimo vpisane podatke in potrdimo vnos 1. Izbira želenih odprtih obveznosti 2. Označimo in potrdimo 3. Generira in shrani se paket 4. Prenos paketa v spletno banko 5. Pošiljanje paketa v izvršbo in avtorizacija 1. Vpis podatkov iz osebne evidence v RIAS-Potni nalogi 2. Preveri se pravilnost vnesenih podatkov in potrdimo vnos 3. Izpis vnosa, dokument vložimo v fascikel 1. Izpis prometa na TRR preko spletne banke 2. Iskanje in zapiranje prejetih in izdanih računov v RIAS SGK po podatkih iz izpiska za določen dan 26

35 Knjiženje blagajne Priprava in oddaja obrazca DDV-O Vodenje sredstev osnovnih Pošiljanje faktur javnim organizacijam Obračun plač Poročilo o prodaji blaga v države EU 3. Knjiženje in potrditev 1. Vnos prejemkov po rekapitulaciji dnevnega iztržka in nakazil iz kartičnega poslovanja (POS) 2. Vnos izdatkov po podatkih osebne evidence pologov gotovine 3. Preverimo vnesene podatke 4. Knjiženje in izpis blagajniškega dnevnika 1. Nadzor knjižb vnesenih v RIAS SGK s prejetimi in izdanimi računi ter dnevnimi iztržki 2. Izpis DDV-O obrazca iz RIAS SGK 3. Vnos podatkov na spletni obrazec v e-davkih 4. Preverimo pravilnost vnosa 5. Potrditev in avtorizacija 1. Vpis osnovnih sredstev 2. Določitev amortizacijskega načrta 3. Preverjanje pravilnosti vnosa in potrditev 1. Vstop v aplikacijo UJP E-računi 2. Vnos podatkov iz natisnjene fakture 3. Preverjanje pravilnosti vnosa 4. Avtorizacija in odpošiljanje računa 1. Obračun plač v Microsoft Excel-u 2. Vpis podatkov v obrazec REK-1 preko edavkov 3. Knjiženje plač v RIAS SGK 1. Vpis podatkov v obrazec RP-O preko edavkov 2. Preverjanje pravilnosti vnosa 3. Potrditev in avtorizacija obrazca VIR: (Avtosotla, 2016) Stanje informacijskega sistema Trenutno v podjetju uporabljajo programsko rešitev RIAS, ki temelji na MS-DOS-u. To je OS iz družine DOS 11, ki ga je razvilo podjetje Microsoft. Izdan je bil leta 1981, kasneje so ga nadomestili OS iz družine Windows. Rešitev RIAS Blagajniško poslovanje podpira PP, ki se tičejo prodaje in nabave materiala, zalog in izdaje računov. Rešitev RIAS Saldokonti glavna knjiga pa podpira procese, ki jih zahtevajo računovodski procesi v podjetju. Rešitvi sta ločeni, torej ima vsaka svojo podatkovno bazo. Ločeno od glavnih dveh rešitev uporabljajo v podjetju tudi program TecDoc. To je programska rešitev, ki združuje vse večje svetovne ponudnike rezervnih delov za avtomobile in omogoča iskanje šifer posameznih delov za določen tip avtomobila. Te šifre so ključne za hitro iskanje artiklov v B2B trgovinah dobaviteljev. V računovodstvu uporabljajo za podporo PP programski paket Microsoft Office Angleška kratica za Disk operating system. 27

36 Slika 12: Zaslonska slika rešitve RIAS Blagajniško poslovanje 28 VIR: (Avtosotla, 2016). 4.3 Razlogi za uvedbo nove ERP rešitve Trenutna programska rešitev ima veliko slabosti in malo prednosti. Daleč največja prednost je letni strošek licenčnine in storitev povezanih z rešitvijo, ki znaša 280 EUR bruto. Sledi stabilnost in enostavnost upravljanja programa. Slabosti je nekaj več, zato jih bomo navedli v spodnji tabeli in ustrezno označili njihovo prisotnost pri obeh rešitvah RIAS Blagajniško poslovanje ter RIAS Saldokonti glavna knjiga. V poglavju 2.4 smo govorili o najpogostejših razlogih za zamenjavo oz. nadgradnjo ERP sistemov. Tudi v podjetju Avtosotla, d.o.o. je na prvem mestu razlog zamenjava zastarele rešitve. Sledi želja po združitvi podatkovne baze maloprodaje in računovodstva in s tem avtomatskega knjiženja prejetih/izdanih računov. V tabeli 5 smo navedli veliko slabosti, ki bi jih nova rešitev morala reševati ali vsaj v določeni meri poenostaviti. Ogromna prednost bi bila integracija ERP rešitve s TecDoc programom, saj bi s takšno podporo pohitrili procese nabave in prodaje. Eden od razlogov je tudi zahteva po večji prilagodljivosti in sledljivosti poslovanja, ki je v tem trenutku precej omejeno. Ne smemo pozabiti na možnost rasti in širjenja podjetja, čeprav v tem trenutku politika podjetja ni tako naravnana. Tabela 5: Slabosti rešitve RIAS in njihova prisotnost v RIAS BP in RIAS SGK Slabost RIAS BP RIAS SGK Ločena podatkovna baza in podvajanje podatkov Ne podpira avtomatskega knjiženja Ne podpira full screen na OS Windows 7 in novejši Ne omogoča naprednejših analiz, grafičnih prikazov podatkov Grafični vmesnik Hitrost delovanja