ko tehnologija postane brezmejna strast Microsoft Flow Uporabniška navodila Avtorji Brina Gomboc, Damjana Krampač, Lucija Kos Mentorici dr. Simona Sternad Zabukovšek Sara Cokan, mag. ekon. in posl. ved Ekonomsko-poslovna fakulteta Maribor, april 2019
Kazalo 1 Kaj je Microsoft Flow... 1 1.1 Prijava v Flow... 2 1.1.1 Vpis v Flow s službenim ali šolskim računom... 2 1.1.2 Uporaba in upravljanje preko mobilne aplikacije... 2 1.2 Okolje... 3 1.3 Mobilna aplikacija... 5 1.3.1 Pridobi današnjo vremensko napoved za mojo trenutno lokacijo... 10 1.3.2 Hitro pošiljanje opombe na lasten e-poštni naslov... 13 1.3.3 Upravljanje tokov... 16 1.4 Kreiranje poteka s pomočjo predloge... 17 1.5 Prejemanje obvestil o prejemu sporočil in e-pošte preko Flow-a... 20 1.5.1 Prenos aplikacije na mobilne naprave... 20 1.5.2 Ustvarjanje toka, ki pošilja potisna obvestila... 20 1.5.3 Ko prispe novo e-poštno sporočilo... 23 1.6 Pošiljanje potisnega obvestila z lokacijo uporabnika... 26 1.7 Pošiljanje e-poštnega sporočila sodelavcem, da boste odsotni zaradi bolezni... 30 1.8 Prejem dnevnega povzetka najbolj priljubljenih novic CNN... 34 1.9 Kopiranje datotek preko Flow-a... 37 1.10 Ustvarjanje ponavljajočih tokov... 40 1.11 Objavljanje tvitov... 46 1.11.1 Določanje dogodka za začetek poteka... 46 1.11.2 Določanje dejanja... 48 1.12 Skupinski poteki... 50 1.12.1 Ustvarjanje skupinskega poteka... 51 1.12.2 Dodajte seznam SharePoint kot solastnik toka... 52 1.12.3 Omejitve sprememb tokov... 52 1.12.4 Odstranite lastnika... 53 1.13 Odpravljanje težav toka... 55 1.13.1 Opredelitev napake... 55 1.13.2 Napake pri preverjanju pristnosti... 55
1.13.3 Težave pri konfiguraciji dejanj... 56 1.13.4 Začasne težave... 56
Kazalo slik Slika 1: Logotip Microsoft Flow.... 1 Slika 2: Na vrhu v naboru vseh aplikacij poiščemo Flow.... 2 Slika 3: Navigacijski stolpec na levi strani.... 3 Slika 4: Navigacijska vrstica, ki se nahaja desno zgoraj.... 4 Slika 5: Zavihek račun.... 5 Slika 6: Zavihek tokovi... 6 Slika 7: Zavihek gumbi.... 7 Slika 8: Zavihek prebrskaj.... 8 Slika 9: Zavihek dejavnosti.... 9 Slika 10: V zavihku prebrskaj izberemo željeno predlogo.... 10 Slika 11: Dokončanje toka.... 11 Slika 12: Dokončan ustvarjen gumb.... 12 Slika 13: Predloga.... 13 Slika 14: Dokončanje toka.... 14 Slika 15: Shranjeni tokovi.... 15 Slika 16: Podrobnosti toka.... 16 Slika 17:V levem navigacijskem stolpcu izberemo predloge in poiščemo želeno predlogo.... 17 Slika 18: Izpolnimo zahtevana polja in kliknemo ustvari tok.... 18 Slika 19: Urejanje shranjenega toka.... 18 Slika 20: Brisanje toka... 19 Slika 21: Brisanje toka... 19 Slika 22: Ustvarjanje toka iz predloge... 20 Slika 23: Izbira predloge... 21 Slika 24: Urejanje poteka... 21 Slika 25: Urejanje Check if it is my manager... 22 Slika 26: Urejanje povezave Send a push notifications... 22 Slika 27: Ustvarjanje novega toka... 23 Slika 28: Izbira sprožilca... 23 Slika 29: Določanje parametrov... 24 Slika 30: Izbira dejanja... 24 Slika 31: Obveščanje na mobilno aplikacijo Flow... 24 Slika 32: Poimenovanje teksta... 25 Slika 33: Zaključek poteka... 25 Slika 34: Izbira predloge... 26 Slika 35: Ustvarjanje toka... 27 Slika 36: Urejanje toka... 27 Slika 37: Izbira vrste uporabniškega vnosa... 28 Slika 38: Določanje datuma... 28 Slika 39: Preskusi tok... 28 Slika 40: Izvedba toka... 29 Slika 41: Zaključek poteka... 29
Slika 42: Ustvarjanje toka s predloge... 30 Slika 43: Izbrana predloga... 31 Slika 44: Vsebina sporočila... 31 Slika 45: Nadaljevanje poteka... 32 Slika 46: Izvajanje toka... 32 Slika 47: Dokončanje toka... 33 Slika 48: Uspešno zaključen tok... 33 Slika 49: Outlook koledar... 34 Slika 50: Izbira predloge... 35 Slika 51: Ustvarjanje toka... 35 Slika 52: Preizkušanje toka... 36 Slika 53: Izvajanje toka... 36 Slika 54: Tok je končan... 36 Slika 55: Uspešno končan tok... 37 Slika 56: Izbira predloge... 38 Slika 57: Vzpostavljanje povezave z OneDrive računom... 38 Slika 58: Izbira datoteke za kopiranje... 39 Slika 59: Izbiranje mape in datoteke... 39 Slika 60: Preskušanje toka... 40 Slika 61: Zaključek toka... 40 Slika 62: Ustvarjanje novega toka... 41 Slika 63: Izbira sprožilca... 41 Slika 64: Izbira sprožilca - urnik... 42 Slika 65: Dodajanje novega koraka... 42 Slika 66: Določanje dejanja... 42 Slika 67: Dejanje - Add a row into a table... 43 Slika 68: Določanje datoteke na OneDrive-u... 43 Slika 69: Definiranje nove vrstice... 44 Slika 70: Izvedba toka... 44 Slika 71: Zaključek poteka... 45 Slika 72: Zgodovina izvajanja... 45 Slika 73: Nova dodana vrstica v OneDrive-u... 45 Slika 74: Ustvarjanje novega toka... 46 Slika 75: Izbiranje priključka Twitter... 47 Slika 76: Iskanje ključne besede na Twitterju... 47 Slika 77: Dodajanje koraka... 48 Slika 78: Pošiljanje e-poštnega sporočila (dejanje)... 48 Slika 79: Polje "za" v elektronskem sporočilu... 49 Slika 80: Polje "zadeva" v elektronskem sporočilu... 49 Slika 81: List dinamične vsebine... 50 Slika 82: Tokovi skupine... 51 Slika 83: Dodajanje toka v skupno rabo... 51 Slika 84: Dodajanje uporabnika ali skupine kot lastnikov... 52
Slika 85: Odstranitev lastnika... 53 Slika 86: Ikona za odstranitev lastnika... 54 Slika 87: Povezave v uporabi... 55 Slika 88: Obvestilo o napaki... 55
1 Kaj je Microsoft Flow Microsoft Flow je programska oprema v oblaku, ki uporabnikom omogoča, da ustvarjajo in avtomatizirajo delovne procese in naloge v več aplikacijah in storitvah. Avtomatizirani delovni tokovi se imenujejo tokovi. Za ustvarjanje toka uporabnik poda, katero dejanje naj se izvede, ko pride do določenega dogodka. Ko je tok zgrajen, ga lahko upravljamo na namizju ali preko aplikacije na mobilni napravi. Pretok se lahko integrira z različnimi Microsoftovimi storitvami in aplikacijami, vključno z Power BI, PowerApps, Dynamics 365 in Office 365. Slika 1: Logotip Microsoft Flow. Microsoft Flow se ne integrira samo z drugimi Microsoftovimi izdelki, ampak se lahko uporablja tudi z najrazličnejšimi aplikacijami in storitvami - kar Microsoft imenuje»priključki«- vključno s Salesforce, SQL Server, Twitter, Box, DocuSign, Slack, Skype, Google Drive, PowerApps in Azure Logic. S pomočjo Microsoft Flow-a lahko avtomatiziramo vse, od preprostih obvestil in upravljanja vsebin do zapletenih poslovnih procesov z opredeljenimi koraki in stopnjami. (Rouse, 2018) Uporabniki lahko izkoristimo obsežno knjižnico predhodno pripravljenih tokov, drugače znanih tudi kot predloge. Če nobena od predlog ne ustreza procesu, ki ga je treba avtomatizirati, lahko uporabniki ustvarimo tudi lastne tokove. Microsoft Flow je zasnovan tako, da lahko zaposleni brez tehničnih znanj avtomatizirjo delovne tokove brez pomoči razvijalca. Flow lahko uporablja vsak, ki ima brezplačen Microsoftov račun, prav tako je Flow vključen v poslovnih različicah sistema Office 365 in Dynamics 365. Uporabniki lahko izbiramo med štirimi paketi: brezplačni Flow, ki ga lahko uporabljamo v online verziji ali pa si na računalnik prenesemo brezplačno Flow aplikacijo, Flow za Office 365 in Dynamics 365, Flow-paket 1 in Flow-paket 2. Podrobnosti o paketih so dosegljive tukaj: https://flow.microsoft.com/sl-si/pricing/?currency=eur. 1
1.1 Prijava v Flow 1.1.1 Vpis v Flow s službenim ali šolskim računom Za dostop do orodja PowerApps se lahko klasično vpišemo v storitev Office 365 s službenim oz. šolskim računom. Zgoraj v levem kotu izberemo gumb za dostop do aplikacij storitve Office 365. V naboru vseh aplikacij poiščemo in izberemo aplikacijo Flow. Slika 2: Na vrhu v naboru vseh aplikacij poiščemo Flow. Če prvič uporabjamo spletni produkt Microsofta, se bomo morali najprej prijaviti za uporabo Flow-a na linku: flow.microsoft.com. 1.1.2 Uporaba in upravljanje preko mobilne aplikacije Za uporabo in upravljanje Flow-a si moramo najprej prenesti aplikacijo na mobilni telefon. Tako kot v druge izdelke Microsofta se v aplikacijo vpišemo z našim uporabniškim računom. Več o uporabi Flow-a s pomočjo mobilne aplikacije: Flow mobilna aplikacija 2
1.2 Okolje Ob vstopu v orodje Microsoft Flow najdemo na levi strani navigacijski meni z naslednjimi zavihki: - Osnovno. - Odobritve. - Moji toki, tukaj najdemo tokove, ki smo jih ustvarili. - Predloge, na enem mestu zbrane priljubljene predloge. - Priključki, omogočajo povezovanje iz ene storitve v drugo. - Podatki, dostopamo do entitet, povezav, priključkov po meri in prehodov. - Učenje, na tem zavihku lahko najdemo informacije, ki nam bodo v pomoč pri uporabi programa Flow. Slika 3: Navigacijski stolpec na levi strani. 3
Druga navigacijska vrstica se nahaja desno zgoraj, kjer imamo šest ikon. - S pomočjo prve ikone lahko poseredujemo naše mnenje o uporabi programa. Vprašanja in komentarje lahko pošljemo razvijalcem in drugim izkušenim uporabnikom. - Preko druge ikone lahko preverimo dejavnost toka tukaj so prikazana opozorila, zagoni in obvestila. - Tretja ikona omogoča prenos Programa Flow na prenosne naprave. - Četrta ikona omogoča dostop do tokov, povezav, prehodov, priključkov po meri, nastavitev in dostop do skrbniškega središča. - Peta ikona, kjer najdemo povezave do dokumentacije, učenje (omogoča dostop do razlage o uporabi Flow-a), podpora, načrt, skupnost (nam da vpogled v to, kako drugi uporabljajo aplikcijo), posreduj povratne informacije, spletni dnevnik, cene (jih preverimo in primerjamo, da izberemo tisti paket, ki je za nas najprimernejši). - Šesta ikona prikazuje kdo je trenutno vpisan, v katerem okolju smo vpisani in omogoča tudi izpis. Slika 4: Navigacijska vrstica, ki se nahaja desno zgoraj. 4
1.3 Mobilna aplikacija Na mobilnem telefonu v trgovini Play/App Store poiščemo MS Flow in ga prenesemo. V aplikacijo se vpišemo z našim uporabniškim računom. V spodnjem delu aplikacije se nahaja menijska vrstica. Od leve proti desni lahko izbiramo med: dejavnostni, prebrskaj, gumbi, tokovi in računom. Slika 5: Zavihek račun. V računu lahko dostopamo do pomoči in podpore, vizitke ( tukaj se nahajajo informacije o licenčnih pogojih in podatki o različici aplikacije), zasebnosti in čisto spodaj tudi do izpisa. 5
Slika 6: Zavihek tokovi. V zavihku tokovi najdemo vse tokove, ki smo jih ustvarili sami in skupinske tokove. Da ustvarimo nov tok izberemo zgoraj desno znak plus. Tok lahko ustvarimo s pomočjo predloge ali pa sami ustvarimo tok. Če se odločimo ustvariti tok iz predloge nam samodejno odpre seznam predlog, ko izberemo predlogo nas aplikacija sama vodi čez korake. Če se odločimo sami ustvariti nov tok, se nam odpre iskalnik kjer lahko iščemo med vsemi priključki in sprožilci. Sami izberemo željen priključek in sprožilec, ter ustvarimo tok. 6
Slika 7: Zavihek gumbi. S pomočjo gumbov lahko na hiter in preprost način sprožimo tokove na zahtevo. Če želimo ustvariti gumb, kliknemo na: ustvarite tok gumba. Odprejo se nam predloge za gumbe. Željeno predlogo izberemo, izpolnimo zahtevane podatke in kliknemo»ustvari«. 7
Slika 8: Zavihek prebrskaj. Na zavihku prebrskaj najdemo razne predloge, v različnih kategorijah. Izbiramo lahko med kategorijami: mobilni telefon, gumb, predstavljeno, odobritev, zbiranje podatkov, e-pošta, dogodki in koledar, obvestila, storilnost, družabni mediji, sinhroniziraj. 8
Slika 9: Zavihek dejavnosti. V zavihku dejavnosti imamo pregled nad našimi nedavno ustvarjenimi tokovi. 9
1.3.1 Pridobi današnjo vremensko napoved za mojo trenutno lokacijo V zavihku gumbi, kliknemo na: ustvarite tok gumba. Odpre se nam seznam s predlogami. Slika 10: V zavihku prebrskaj izberemo željeno predlogo. 1. V seznamu izberemo predlogo za vremensko napoved in kliknemo na uporabi to predlogo. Da lahko gumb nemoteno deluje moramo imeti vklopljen dostop do lokacije na našem mobilnem telefonu. 10
Slika 11: Dokončanje toka. 2. Odpre se okno dokončanje toka, ki zahteva podatke o podrobnosti izvajanja. Tukaj izberemo željeno državo/regijo. Izbiramo lahko tudi med enotami: imperial ali metric. 3. Kliknemo ustvari. 11
Slika 12: Dokončan ustvarjen gumb. Ko ustvarimo tok se ta shrani med tokove. Ustvarjene gumbe lahko dodamo v skupno rabo. Ustvarjene tokove lahko tudi upravljamo. 12
1.3.2 Hitro pošiljanje opombe na lasten e-poštni naslov Slika 13: Predloga. 1. Odpremo aplikacijo Flow in na zavihku prebrskaj izberemo predlogo: Hitro pošiljanje opombe na lasten e- poštni naslov. 2. Na dnu strani kliknemo na uporabi to predlogo. 3. Obdržimo privzete nastavitve in kliknemo ustvari. 13
Slika 14: Dokončanje toka. 4. Potek se shrani med naše tokove. 14
Slika 15: Shranjeni tokovi. Na enem mestu zbrani vsi tokovi, ki smo jih ustvarili. 15
1.3.3 Upravljanje tokov Vsak tok, ki smo ga ustvarili lahko tudi upravljamo. Tok lahko vklopimo / izklopimo, urejamo, dodajamo in odstranjujemo lastnike, dodamo v skupno rabo, pregledujemo zgodovino izvajanja in izbrišemo. Do teh nastavitev dostopamo tako, da izberemo zavihek Tokovi. Odpre se seznam vseh ustvarjenih tokov. Izberemo tisti tok, ki ga želimo urejati. Odprejo se nam podrobnosti toka. Slika 16: Podrobnosti toka. 16
1.4 Kreiranje poteka s pomočjo predloge Podjetja in tudi posamezniki lahko dnevno prejmejo veliko e-poštnih sporočil in iskanje vseh priponk, ki so zanje pomembne lahko traja kar nekaj časa. S pomočjo Flow-a pa lahko ustvarimo potek, ki samodejno shrani vse prejete priponke v mapo v OneDriv-u. 1. Najprej se prijavimo v Flow z našim Microsoftovim računom in odpremo orodje Flow. 2. V levem navigacijskem stolpcu izberemo Predloge. 3. V seznamu predlog izberemo predlogo: shranjevanje e-poštnih prilog iz storitve Outlook.com v OneDrive. Slika 17:V levem navigacijskem stolpcu izberemo predloge in poiščemo želeno predlogo. 4. Na dnu strani kliknemo: ustvari tok. 5. Izpolnimo polja za Outlook.com in OneDrive s klikom na vpis. 6. V pojavnem oknu, ki zahteva dovoljenje, da lahko program dostopa do podatkov kliknemo da. 7. Ponovno kliknemo: ustvari tok. 17
Slika 18: Izpolnimo zahtevana polja in kliknemo ustvari tok. 8. Ustvarjen tok se shrani v Moji toki. 9. Tok lahko dodatno urejamo Slika 19: Urejanje shranjenega toka. Ustvarjen tok se samodejno shrani v Moji toki. Ko je tok ustvarjen ga lahko tudi uredimo. Spremenimo lahko povezave v uporabi in dodamo ali odstranimo lastnike, lahko ga vklopimo/izklopimo in izbrišemo. 18
Brisanje toka: 1. V levi navigacijski vrstici izberemo zavihek moji toki, potek ki ga želimo izbrisati označimo. V vrstici, ki smo jo označili se nahajajo tri pikice, ki jih kliknemo in nato izberemo izbriši. Slika 20: Brisanje toka. 2. Druga možnost brisanja je, da izberemo zavihek moji toki, odpremo želeni potek in pod navigacijsko vrstico levo zgoraj kliknemo na gumb več in izberemo izbriši. Slika 21: Brisanje toka. 19
1.5 Prejemanje obvestil o prejemu sporočil in e-pošte preko Flow-a Namen Microsoft Flow-a je prejemanje obvestil, ko se nekaj zgodi. Med obvestila štejemo e- pošto, sporočila ali potisna obvestila preko telefona. Ustvarili bomo potek, ki bo ustvaril potisno obvestilo vsakič, ko od upravitelja prejmemo e- poštno sporočilo. 1.5.1 Prenos aplikacije na mobilne naprave Potek, ki pošilja potisna obvestila na našo mobilno napravo lahko ustvarimo hitro in enostavno. Upoštevati moramo, da bomo za prejemanje potisnih obvestil potrebovali mobilno aplikacijo Microsoft Flow. Slednja aplikacija je na voljo za različne operacijske sisteme ter za vsakega od njih prilagojena. Na voljo je za Google Android, Apple ios in Windows Phone. V primeru uporabe nepodprte mobilne naprave, lahko za prejemanje obvestil uporabimo besedilna sporočila (SMS) namesto potisnih sporočil. 1.5.2 Ustvarjanje toka, ki pošilja potisna obvestila Microsoft Flow omogoča različne že vnaprej pripravljenje predloge, ki nam pomagajo pri začetku ustvarjanja tokov. Ustvarili bomo potek s pomočjo predloge (Prejem potisnega obvestila, ko vam šef pošlje e-poštno sporočilo). 1. Za začetek se prijavite v Microsoft (damjana.krampac@student.um.si). Flow s računom organizacije 2. Levo na navpičnem meniju izberite način Moji toki in izberemo Novo. 3. V naslednjem koraku izberete možnost Ustvari iz predloge, kjer izberete predlogo. Slika 22: Ustvarjanje toka iz predloge 4. Izberite predlogo Prejem potisnega obvestila, ko vam šef pošlje e-poštno sporočilo. 20
Slika 23: Izbira predloge Prikaže se izbrana predloga, Prejem potisnega obvestila, ko vam šef pošlje e-poštno sporočilo. Predlogo lahko hitreje najdemo, če v iskalno polje vpišemo obvestila. Na dnu zaslona izberete možnost Ustvari tok, ter tako začnete s potekom. Potek se je shranil med Moje tokove, ki jih najdete v meniju. Tok lahko podrobneje uredite, tako, da ustvarjen tok odprete. Za ta korak morate izbrati simbol Pisala, ki je prikazan na sliki. Slika 24: Urejanje poteka Ko tok odprete se vam prikaže podrobnejše urejanje. 21
Z klikom na Check if it is my manager razširite polje, ki ga boste urejali. Vaš e-mail naslov in managerjev naslov sta že samodejno vpisana zaradi podatkov, ki ste jih vnesli. Slika 25: Urejanje Check if it is my manager Podrobno lahko uredite tudi obvestila, če kliknete na povezavo Send a push notification. Za konec tok shranite in ga preizkusite. Preizkusite ga lahko na tak način, da si pošljete sporočilo v predal Prejeto na svoj e-mail račun oziroma počakate, da vam šef pošlje sporočilo. Slika 26: Urejanje povezave Send a push notifications 22
1.5.3 Ko prispe novo e-poštno sporočilo Ustvarili bomo potek, ki nam bo na mobilno aplikacijo poslal obvestilo vsakič, ko bomo prejeli novo e-poštno sporočilo. 1. Za začetek se prijavite v Microsoft Flow s računom organizacije (damjana.krampac@student.um.si). 2. Levo na navpičnem meniju izberite način Moji toki in izberite Novo. 3. V naslednjem koraku izberete možnost Ustvari novo. Slika 27: Ustvarjanje novega toka Spodaj izberite možnost Ko prispe novo e-poštno sporočilo. Slika 28: Izbira sprožilca Razširite spodnjo tabelo in vnesite željene parametre. Določite naslov pošiljatelja za katerega boste dobili obvestilo na aplikacijo Flow na mobitelu, vsakič ko vam pošlje e-poštno sporočilo. 23
Slika 29: Določanje parametrov Dodate nov korak in izberete način Notifications oziroma Obvestila. Slika 30: Izbira dejanja Na izbiro imate dve možnosti: obvestilo preko mobilne aplikacije ali obvestilo na e- mail račun. Izberete obvestilo preko mobilne aplikacije (Send me a mobile notifications). Slika 31: Obveščanje na mobilno aplikacijo Flow 24
Tekst lahko tudi preimenujete. In na koncu shranite ter preizkusite. Slika 32: Poimenovanje teksta Prejeli boste obvestilo na mobilno aplikacijo Flow takoj, ko nam bo izbran pošiljatelj poslal e-poštno sporočilo. Slika 33: Zaključek poteka 25
1.6 Pošiljanje potisnega obvestila z lokacijo uporabnika Levo na navpični navigaciji izberemo možnost Predloge, na kateri poiščemo predlogo z naslovom»pošlji mi potisno obvestilo z mojo trenutno lokacijo«. Namen predloge je, da nam pošlje obvestilo z našo lokacijo. 1. Levo na navpičnem meniju izberite način Predloge. 2. V naslednjem koraku izberete predlogo Pošlji mi potisno obvestilo z mojo trenutno lokacijo. Slika 34: Izbira predloge V naslednjem koraku ni potrebno nobenega vnosa, samo potrditev z gumbom Ustvari tok. 26
Slika 35: Ustvarjanje toka Potek lahko uredite z gumbom Uredi, ki se nahaja desno zgoraj. Slika 36: Urejanje toka Ponujene so različne možnosti uporabniškega vnosa. Izberete datumsko obliko, kjer vam na določen datum sistem pošlje vašo trenutno lokacijo. 27
Slika 37: Izbira vrste uporabniškega vnosa V naslednjem koraku vpišete datum in shranite potek. Slika 38: Določanje datuma Potek preizkusite s klikom na Preiskusi tok. Slika 39: Preskusi tok Datum še enkrat potrdite in izvedete tok. 28
Slika 40: Izvedba toka Tok je bil uspešen, saj ste na aplikacijo na telefonu prejeli obvestilo o vaši trenutni lokaciji. Slika 41: Zaključek poteka Tok se je samodejno shranil v Moje tokove. 29
1.7 Pošiljanje e-poštnega sporočila sodelavcem, da boste odsotni zaradi bolezni Spodnja predloga se uporablja v primerih, ko želite sodelavce obvestiti o slabem počutju. Vaš izostanek se zabeleži tudi v vaš koledar v Outlooku. S potekom obvestite sodelavce in hkrati blokirate svojih 8 delovnih ur na vašem koledarju. 1. Za začetek se prijavite v Microsoft Flow z računom organizacije (damjana.krampac@student.um.si). 2. Levo na navpičnem meniju izberite način Predloge. 3. V naslednjem koraku izberete predlogo Pošiljanje e-poštnega sporočila sodelavcem, da boste odsotni zaradi bolezni, in blokiranje koledarja v storitvi Outlook.com. Slika 42: Ustvarjanje toka s predloge Vpišete svoj Outlook račun in nadaljujete s potekom. 30
Slika 43: Izbrana predloga Pripraviti je potrebno vsebino vašega e-maila. Vpišete komu želite poslati sporočilo, določite zadevo sporočila. Spodaj v Create event (V2) izberete svoj Outlook koledar in shranite potek. Slika 44: Vsebina sporočila Potek preiskusite s klikom na Shrani in preskusi. V primeru, da ste za prejemnika vpisali svoj e-mail račun boste v svoj predal Prejeto na Outlook računu prejeli obvestilo o svoji odsotnosti. S klikom Nadaljuj nadaljujete potek. 31
Slika 45: Nadaljevanje poteka Za zaključek samo še izvedete tok s klikom na Izvedi tok. Slika 46: Izvajanje toka Izvajanje toka se je uspešno začelo. Tok je potrebno le še dokončati. 32
Slika 47: Dokončanje toka Tok je bil uspešno zaključen. Prejemnik, ki ste ga določili je na svoj E-mail račun prejel obvestilo o vaši odsotnosti, kar se je zabeležilo tudi v vaš Outlook račun. Slika 48: Uspešno zaključen tok 33
Slika 49: Outlook koledar 1.8 Prejem dnevnega povzetka najbolj priljubljenih novic CNN Predloga se uporablja za vsakdanje obveščanje priljubljenih objav podjetja CNN. S potekom si zagotovite obveščanje prek e-poštnega sporočila. 1. Za začetek se prijavite v Microsoft Flow s računom organizacije (damjana.krampac@student.um.si). 2. Levo na navpičnem meniju izberite način Predloge. 3. V naslednjem koraku izberete predlogo Prejem dnevnega povzetka najbolj priljubljenih novic CNN. 34
Slika 50: Izbira predloge S klikom na Ustvari tok začnete s potekom. Slika 51: Ustvarjanje toka V naslednji fazi preizkusite tok s klikom na Preskusi tok in izberite možnost Jaz bom izvedel dejanje sprožilca. 35
Slika 52: Preizkušanje toka Nato sledi izvedba toka s klikom na Izvedi tok. Slika 53: Izvajanje toka Potek dokončate s klikom na Dokončano. Slika 54: Tok je končan 36
Tok je bil uspešno izveden. Na e-mail račun ste prejeli dnevni povzetek objav podjetja CNN. Slika 55: Uspešno končan tok 1.9 Kopiranje datotek preko Flow-a Microsoft Flow omogoča preprosto in samodejno kopiranje in premikanje datotek med dvema ali več različnimi računi. To pomeni, da, če želimo premakniti vsebino med različnimi računi ali mapami lahko to preprostno naredimo s spodaj prikazano predlogo. Uporabili bomo predlogo poteka za Kopiranje datotek iz enega računa ali mape v storitvi OneDrive v drug račun ali mapo. Za slednji potek moramo Microsoft Flow-u omogočiti dostop do mape OneDrive. 1. Za začetek se prijavite v Microsoft Flow s računom organizacije (damjana.krampac@student.um.si). 2. Levo na navpičnem meniju izberite način Predloge. 3. V naslednjem koraku izberete predlogo Kopiranje datotek iz enega računa ali mape v storitvi OneDrive v drug račun ali mapo. 37
Slika 56: Izbira predloge Prijaviti se je potrebno z svojim Gmail računon oziroma Yahoo! računom. Ko se prijavite, nadaljujete s potekom s pritiskom na gumb Nadaljuj. Slika 57: Vzpostavljanje povezave z OneDrive računom Odpre se bolj podrobna opredelitev nadaljne poti. Potrebno je določiti iz katere mape bo potekalo kopiranje in katera je ciljna mapa oziroma račun, kamor se bo datoteka prekopirala. 38
Slika 58: Izbira datoteke za kopiranje V našem primeru gre za kopiranje datoteke iz ene datoteke v drugo datoteko na istem računu. Izberete začetno in ciljno mapo. Ciljno mapo in dokument ustvarite ali naložite na svojem OneDrive računu. To je dokument, ki se bo kopiral v drugo mapo. Ko končate z določanjem, shranite potek in ga preizkusite z klikom na Preskusi. Slika 59: Izbiranje mape in datoteke Potek bo uspešen, ko na OneDrive v začetno mapo naložimo nov dokument, ki se bo samodejno prekopiral v ciljno mapo. 39
Slika 60: Preskušanje toka Potek je bil uspešen. Z klikom na vrstici lahko vidimo dodatne podrobnosti poteka. Slika 61: Zaključek toka 1.10 Ustvarjanje ponavljajočih tokov Ustvarili bomo vnaprej načrtovane tokove z uporabo sprožilca, to je ponovitev. Najprej bomo naložili že vnaprej pripravljeno excelovo datoteko na OneDrive račun. Ustvarili bomo tok, ki bo dodajal vrstice v tabelo. 1. Za začetek se prijavite v Microsoft Flow s računom organizacije (damjana.krampac@student.um.si). 2. Levo na navpičnem meniju izberite način Moji toki. 3. V naslednjem koraku izberete Novo in nato izberete Ustvarite novo. 40
Slika 62: Ustvarjanje novega toka Na dnu zaslona izberete možnost Preiščite več sto priključkov in sprožilcev. Slika 63: Izbira sprožilca V iskalno polje vpišite Urnik in ga izberete. Prikaže se možnost Ponovitev. 41
Slika 64: Izbira sprožilca - urnik Pri slednjem določite interval in pogostost ponavljanja poteka. Določite lahko še dodatne parametre, kot so časovni pas, začetni čas, ure in minute začetka. Za tem dodate Nov korak. Slika 65: Dodajanje novega koraka V iskalno polje vpišite Excel in izberete možnost OneDrive. Slika 66: Določanje dejanja 42
Izberete način Dodaj vrstico v tabelo (Add a row into a table). Slika 67: Dejanje - Add a row into a table Za nadaljno delo se je potrebno vpisati v OneDrive. Določite začetno excelovo datoteko iz katere boste črpali podatke. Določiti je potrebno tudi ime tabele. Določite podatke, ki se bodo vnesli v tabelo. Določiti je potrebno tiste podatke, ki jih tabela zahteva. Nato shranite. Slika 68: Določanje datoteke na OneDrive-u Vpišemo izdelek, ki ga želimo dodati v tabelo. 43
Slika 69: Definiranje nove vrstice Shranimo in klikemo Preizkusi tok. Slika 70: Izvedba toka Potek je bil uspešen. 44
Slika 71: Zaključek poteka Če bi ponovitev nastavili na eno minuto, bi se vsako minuto dodala nova vrstica v tabelo; kot prikazuje spodnja tabela. Slika 72: Zgodovina izvajanja V tabelo smo dodali novo vrstico. Slika 73: Nova dodana vrstica v OneDrive-u 45
1.11 Objavljanje tvitov Ustvarimo lahko tok, ki samodejno izvede eno ali več dejanj, potem ko ga sproži dogodek. Potek nas lahko na primer obvesti po e-pošti, ko nekdo objavi tvit, ki vključuje ključno besedo, ki jo določimo. V tem primeru je objavljanje tvita dogodek (znan tudi kot sprožilec) in pošiljanje e-poštnega obvestila je dejanje. Se uporablja za namig, dodatne informacije 1.11.1 Določanje dogodka za začetek poteka Najprej moramo izbrati sprožilec (dogodek), ki začne tok. 1. Prijavite se v Microsoft Flow s svojim organizacijskim računom. 2. Izberite Moji toki. 3. Izberite Novo in nato izberite Ustvarite novo. Slika 74: Ustvarjanje novega toka 4. Izberite Preiščite več sto priključkov in sprožilcev. 5. V iskalno polje vpišite twitter in nato izberite priključek Twitter. Nato izberite sprožilec Twitter Ko je objavljen nov tvit. 46
Slika 75: Izbiranje priključka Twitter 1. 2. 6. Če računa Twitter še niste povezali s programom Microsoft Flow, izberite Prijava v Twitter in vnesite poverilnice. 7. V polje Iskano besedilo vnesite ključno besedo za iskanje. Slika 76: Iskanje ključne besede na Twitterju 47
1.11.2 Določanje dejanja 1. Izberite Nov korak. Slika 77: Dodajanje koraka 2. V iskalno polje vpišite pošlji e-poštno sporočilo in nato izberite Pošlji e-poštno sporočilo (Outlook v storitvi Office 365). Slika 78: Pošiljanje e-poštnega sporočila (dejanje) 1. 2. 48
3. Če računalnik zahteva, da se prijavite, izberite gumb za prijavo in vnesite poverilnice. 4. V polje Za vpišite oziroma prilepite vaš elektronski naslov. Nato izberite vaše ime in priimek iz liste kontaktov, ki se pojavi. Slika 79: Polje "za" v elektronskem sporočilu 5. V polje Zadeva vpišite Nov tvit od:, za dvopičjem dodajte še presledek. Slika 80: Polje "zadeva" v elektronskem sporočilu 6. Na listu dinamične vsebine izberite Avtor tvita. 49
Slika 81: List dinamične vsebine 7. Izberite polje Telo in nato na seznamu dinamične vsebine Besedilo tvita. 8. Izbirno: dodajte še več elementov dinamične vsebine. 9. Izberite Shrani, da shranite potek. 10. Objavite tvit, ki vključuje ključno besedo, ki ste jo določili, ali počakajte, da nekdo drug objavi ta tvit. V eni minuti po objavi tvita vas bo e-poštno sporočilo obvestilo o novem tvit-u. 1.12 Skupinski poteki Skupinski poteki razširjajo moč Microsoft Flow na skupine ljudi. Konec koncev, zakaj naj bi samo ena oseba uživala prednosti povečane avtomatizacije v svojem delovnem okolju? Nekaj prednosti skupinskih potekov: Več ljudi lahko poseduje in upravlja skupni potek. Če ustvarjalec skupinskega toka zapusti organizacijo, ga lahko drugi lastniki toka še naprej vodijo. Vsi lastniki skupinskega poteka si lahko ogledajo njegovo zgodovino, upravljajo njegove lastnosti, ga uredijo, dodajo in odstranijo lastnike. Če ste ustvarjalec ali lastnik skupinskega poteka, ga boste našli na zavihku Tokovi skupine v programu Microsoft Flow. 50
Slika 82: Tokovi skupine Deljene povezave se lahko uporabljajo samo v poteku, v katerem so bile ustvarjene. Lastniki lahko uporabljajo storitve v poteku, vendar ne morejo spremeniti poverilnic za povezavo, ki jo je ustvaril drug lastnik. 1.12.1 Ustvarjanje skupinskega poteka Skupinski potek ustvarimo z dodajanjem drugih lastnikov obstoječemu toku. Ko so novi lastniki dodani v tok, se bo tok prikazal na zavihku Tokovi skupine. 1. Prijavite se v Microsoft Flow s svojim organizacijskim računom. 2. Izberite Moji toki. 3. Izberite gumb Daj v skupno rabo za tisti potek, ki ga želite spremeniti. Slika 83: Dodajanje toka v skupno rabo 51
4. Vnesite imena, e-poštne naslove ali skupine uporabnikov, ki jih želite dodati kot lastnike. Slika 84: Dodajanje uporabnika ali skupine kot lastnikov 5. Na prikazanem seznami izberite uporabnika ali skupino (uporabnik ali skupina postane lastnik toka). Upoštevajte, da se ustvarjeni skupinski tok prikaže na zavihku Tokovi skupine. Na zavihku Moji toki se ne prikaže več. 1.12.2 Dodajte seznam SharePoint kot solastnik toka Lahko dodate sezname Microsoft SharePoint kot solastnike toka. V tem primeru lahko vsak, ki ima dostop do urejanja seznama, samodejno dobi dostop do urejanja toka. Ko je tok v skupni rabi, lahko samo distribuirate povezavo do njega. 1.12.3 Omejitve sprememb tokov Vsak lastnik skupinskega toka lahko prispeva povezave toku. Ko ima druga oseba dostop do toka, lahko ta oseba uporablja katerekoli povezave v njem, vendar le v okviru tega toka. Primer. Miha ustvari s svojim računom tok, ki posodablja elemente v storitvi SharePoint. Z Majo deli tok. V tem primeru bo Maja lahko spremenila uporabo SharePointa znotraj tega toka, ne pa v katerem izmed njenih osebnih tokov. Prav tako lahko Maja spremeni tok tako, da uporablja SharePoint povezavo, vendar Miha še vedno ne bo mogel uporabiti te nove SharePoint povezave v katerem izmed njegovih tokov. 52
1.12.4 Odstranite lastnika Če odstranite lastnika, katerega poverilnice se uporabljajo za dostop do storitev Microsoft Flow, se prepričajte, da posodobite poverilnice za te povezave, da bo tok še naprej pravilno deloval. 1. Na zavihku Tokovi skupine izberite gumb Daj v skupno rabo za tok, ki ga želite spremeniti. Slika 85: Odstranitev lastnika 2. Izberite ikono Izbriši za lastnika, ki ga želite izbrisati. 53
Slika 86: Ikona za odstranitev lastnika 3. V potrditvenem pogovornem oknu izberite Odstrani. 1.12.5 Vdelane in druge povezave Povezave, ki se uporabljajo v toku, spadajo v dve kategoriji: Vdelane: Te povezave se uporabljajo v toku. Druge: Te povezave so definirane za tok, vendar se v njih ne uporabljajo. Če prekinete uporabo povezave v toku, se ta povezava prikaže na seznamu Druge povezave. Ostala bo tam, dokler je lastnik ne bo ponovno vključil v tok. Če si želite ogledati seznam povezav, spremenite tok skupine. 1. Na zavihku Tokovi skupine izberite gumb Daj v skupno rabo za tok, ki ga želite spremeniti. 2. Seznam povezav se pojavi pod seznamom lastnikov v lastnostih toka. 54
Slika 87: Povezave v uporabi 1.13 Odpravljanje težav toka 1.13.1 Opredelitev napake Preden popravimo tok, moramo ugotoviti, kje se je pojavila težava oz. zakaj tok ni uspel. 1. Na vrhu spletne strani izberite gumb Obvestila (ikona zvonca) in nato na prikazanem seznamu izberite svoj tok. Slika 88: Obvestilo o napaki 2. Pojavijo se podrobnosti o toku in vsaj en korak ima simbol rdečega klicaja (!). Odprite ta korak in preglejte sporočilo o napaki. 1.13.2 Napake pri preverjanju pristnosti V mnogih primerih tokovi ne uspejo zaradi napake pri preverjanju pristnosti. Če pride do te vrste napake, sporočilo o napaki vsebuje besedo»nepooblaščeno«ali se prikaže koda napake 401 ali 403. Napake pri preverjanju pristnosti lahko običajno popravimo s posodobitvijo povezave. 55
1. Na vrhu spletne strani izberite gumb Nastavitve in nato v meniju izberite Povezave. 2. Pomaknite se na povezavo, za katero je bilo sporočilo o napaki»nepooblaščeno«. 3. Zraven povezave izberite Preveri geslo. 4. Preverite poverilnice, tako da sledite navodilom, ki se prikažejo. Nato se vrnite na napako v toku in izberite Ponovno pošlji. Tok se mora nato izvajati po pričakovanjih. 1.13.3 Težave pri konfiguraciji dejanj Tokovi včasih ne uspejo, če nastavitev v enem od dejanj toka ne deluje po pričakovanjih. V tem primeru sporočilo o napaki vključuje besedno zvezo»bad request«ali»not found«ali pa se prikaže koda napake 400 ali 404. V sporočilu o napaki mora biti navedeno, kako odpraviti napako. 1. Izberite gumb Uredi in nato odpravite težave znotraj definicije toka. 2. Shranite posodobljen tok in izberite Ponovno pošlji, da poskusite znova zagnati tok s posodobljeno konfiguracijo. 1.13.4 Začasne težave Če se prikaže koda napake 500 ali 502, je napaka začasna ali prehodna. Izberite Ponovno pošlji, da poskusite znova zagnati tok. 56
Viri in literatura Get started with Microsoft Flow. Microsoft. [Elektronski]. [Navedeno: 15. marec 2019.] https://docs.microsoft.com/en-us/learn/modules/get-started-with-flow/. Rouse, Margaret. 2018. TechTarget. [Elektronski] november 2018. https://searchcontentmanagement.techtarget.com/definition/microsoft-flow. 57