EndNote Basic Online navodila za uporabo Vsebina 1 Kaj je EndNote Online?... 2 2 Dostop in prijava... 3 2.1 Ustvarjanje računa... 3 3 Uporaba... 5 3.1 Dodajanje referenc... 5 3.2 Navodila za pripravo in izvoz referenc iz Cobiss+ v EndNote... 10 3.3 Navodila za pripravo in izvoz referenc iz DiKUL-a v EndNote... 12 4 Organiziranje referenc... 13 4.1 Oblikovanje bibliografij... 14 5 Namestitev in uporaba Cite while you write vtičnika v Wordu... 15 1
1 Kaj je EndNote Online? EndNote Online je spletna oblika programa za upravljanje z referencami in citiranje EndNote. Študentom, profesorjem, zaposlenim in drugim uporabnikom knjižnic Univerze v Ljubljani (ter članom konzorcija WoS) je omogočen brezplačen dostop do programa EndNote Basic Online. Uporabo programa EndNote še posebej priporočamo doktorskim študentom, mladim raziskovalcem in profesorjem, ki si želijo poenostaviti upravljanje z bibliografskimi referencami pri pisanju strokovnih, znanstvenih in drugih besedil. EndNote omogoča tudi: Uvoz datotek z bibliografskimi podatki iz različnih informacijskih virov (Cobiss+, Academic Search Complete, SAGE, SpringerLink, Wiley, ). Izgradnjo osebne zbirke oz. knjižnice digitalnih dokumentov z bibliografskimi podatki in celotnimi besedili (npr. PDF-ji člankov). Enostavno in učinkovito iskanje med bibliografskimi zapisi. Enostavno vstavljanje citatov in hkratno oblikovanje bibliografije na koncu prispevka med pisanjem v programu Microsoft Word»Cite while you write«. Pospeši delo z referencami, saj avtomatično ustvari različne načine izpisa bibliografij. Oblikovanje in izpis bibliografij možnost izbire med več kot 6000 slogi citiranja (APA, Harvard, IEEE, Vancouver, Chicago itn.). Organiziranje osebnih map z referencami po tematiki, avtorju, tipu dokumentov. Izmenjavo osebnih zbirk z drugimi uporabniki (npr. soavtorji). Storitev je v oblaku do vaše zbirke lahko dostopate od kjerkoli in kadarkoli. Glede na uporabljeno literaturo vam program predlaga tuje revije, v katerih lahko objavite vaš članek. 2
2 Dostop in prijava 2.1 Ustvarjanje računa Registracijo računa EndNote Online je prvič potrebno urediti na enemu izmed računalnikov na lokaciji članic Univerze v Ljubljani (ali drugih članic konzorcija WoS). Nato lahko svoj račun EndNote uporabljate iz katerekoli naprave z dostopom do interneta (uporaba funkcije»cite while you write«je dostopna z nameščenim vtičnikom v Microsoft Word). Registracija velja eno leto, nato se je potrebno vsaj enkrat ponovno prijaviti v račun iz računalnikov na lokaciji Univerze v Ljubljani. Račun ustvarite na povezavi: https://www.myendnoteweb.com. Kliknite na Register (Slika 1) in vpišite vaš e-naslov in geslo. Slika 1: Registracija računa EndNote Online Navodila za izbiranje gesla Geslo mora biti dolgo najmanj 8 znakov (brez presledkov) in mora vsebovati najmanj eno: številko: 0 9, črko, veliko ali malo, simbol:! @ # $ % ^ * ( ) ~ ` \ & _ Primer: 1sonce%luna 3
Na e-naslov boste prejeli potrditveno e-sporočilo. Preberite pravna navodila v angleščini in kliknite na Click here to activate. Program vam bo napisal, da je bila registracija uspešna. Sedaj se lahko prijavite v EndNote z vašo e-pošto ter izbranim geslom. Ob prvi prijavi bo potrebno potrditi, da se strinjate s pogoji uporabe. Pojavila se bo prva stran (Slika 2). Slika 2: Prva stran EndNote Online 4
1. način: Online Search 2. način: New reference 3. način: Import References 3 Uporaba Prednost organiziranja referenc in dokumentov v EndNote je predvsem v tem, da si uporabnik oblikuje lastno zbirko oz. knjižnico dokumentov, ki jih bo uporabljal pri prihodnjem raziskovalnem delu. Slika 3: Dodajanje referenc na tri načine Knjižnice vsako leto spreminjajo naročniška razmerja za tuje revije, zato obstaja verjetnost, da v prihodnosti ne boste imeli dostopa do vseh člankov. Rešitev je, da si v EndNote shranite PDF članka, kjer vam bo ostal dostopen.»prednost uporabe EndNote«3.1 Dodajanje referenc Reference lahko dodate na tri načine preko zavihka»collect«(slika 3): reference poiščete v katalogih knjižnic primeren za začetno iskanje reference si ustvarite sami uporabite, kadar dokument še ni v nobeni bazi reference uvozite iz drugih zbirk (npr. Cobiss+, DiKUL, PsycArticles...) najbolj uporaben način za vas 5
Prvi način: reference poiščete v katalogih knjižnic (Collect > Online Search) Začeti je najtežje, zato lahko pri začetni uporabi EndNote najprej brskate po katalogih izbranih knjižnic, s katerimi sodeluje Web of Science. Če pri raziskovanju uporabljate ameriške vire, je velika verjetnost, da boste reference zanje našli v katalogu največje ameriške knjižnice Library of Congress. Podobno velja npr. za nemške vire, te boste najlažje našli v katalogu nemške nacionalne knjižnice Deutsche Nationalbibliothek. Navodila: -Izberete Collect > Online Search. -V spustnemu seznamu izberete katalog izbrane knjižnice npr. Library of Congress in kliknete modro polje Connect. Ne glede na to, katero knjižnico izberete, vedno se bodo prikazala enaka iskalna polja (Slika 4). - Vpišete iskalno zahtevo ter kliknete na Search. Slika 4: Iskalna polja - S kljukico označite tiste zapise, ki se vam zdijo zanimivi ter kliknite na Add to group (Slika 5). Kar boste dodali v kategorijo [Unfiled], bo ostalo med vašimi nerazvrščenimi referencami ( My references > Unfiled ). V kategoriji My refereces lahko ustvarite poljubno število podmap glede na lastne preference (gl. poglavje Organiziranje referenc). 6
Slika 5: Izbira in dodajanje referenc iz kataloga knjižnice v "Add to group" Drugi način: reference si ustvarite sami (Collect > New reference) V primeru, da za nek dokument niste našli pripravljenih referenc za uvoz v EndNote (kljub temu, da ste že pregledali nacionalne kataloge, DiKUL, Cobiss+ ), lahko dokument v EndNote vpišete sami. Ta funkcija je uporabna še posebej v kontekstu sive literature, ki ste jo našli na spletnih straneh, ki ne omogočajo izvoza v EndNote (npr. poročila, zborniki, dokumenti javnih občil). - Kliknete na Collect > New Reference. Odpre se vam seznam polj za vnos bibliografskih podatkov (Slika 6). - Najprej izberete Reference Type, nato izpolnite želena polja (vse podatke, ki jih npr. zahteva APA standard, npr. naslov, avtor ). Pri vnosu avtorjev upoštevajte navodilo, da je potrebno vsakega vnesti v svojo vrstico, najprej priimek, sledi vejica, nato ime v celoti. - Svetujemo, da dodate tudi priponko npr. skenirani PDF članka ali vaš povzetek članka. 7
Slika 6: Vnos novih referenc (2. način) 8
Tretji način: reference uvozite iz drugih zbirk (Collect>Import References) Največja verjetnost je, da boste reference v EndNote uvažali iz drugih informacijskih virov (npr. Cobiss+, DiKUL, dlib, PsycArticles, The New Pauly Online, MLA International Bibliography, Academic Search Complete Za seznam e-virov, do katerih imate kot član/ica naše knjižnice dostop, kliknite na spodnjo povezavo. Povezava Postopek za uvoz referenc v EndNote iz drugih zbirk je sledeč: IZVOZ izbranih referenc iz določenega e- vira (RIS format) UVOZ v EndNote (Collect>Import references) UREJANJE uvoženih referenc, dodajaje PDF datotek V nadaljevanju smo pripravili podrobnejša navodila za pripravo in izvoz referenc iz dveh najbolj pogosto uporabljenih zbirk: Cobiss+ in DiKUL. 9
3.2 Navodila za pripravo in izvoz referenc iz Cobiss+ v EndNote - Prijavite se v Moj COBISS in poiščite gradivo, ki ga nameravate uporabiti pri pisanju vaših del. (npr. na temo govorne motnje pri predšolskih otrocih). - Iz prikaza zadetkov s kljukico označite tiste zapise, ki so za vas zanimivi. - Po izboru zanimivih zapisov kliknite na Na polico (gl. Sliko 7). - Ko menite, da imate na polici dovolj zapisov, kliknite na vaše ime (zgoraj) in iz spustnega seznama izberite Moja polica (gl. Sliko 8). Slika 7: Izbor zapisov v Cobiss+ -V seznamu vaše police označite tiste zapise, ki jih želite uvoziti v EndNote, nato kliknite na ikono z napisom RIS (gl. Sliko 8), kar bo sprožilo prenos datoteke (s končnico.ris). Datoteka se bo shranila na vaš disk v mapo»prenosi«. To datoteko boste v naslednjem koraku uvozili v EndNote. 10
Slika 8: Izvoz zapisov iz Cobiss+ v formatu RIS -V EndNote izberete Collect > Import References (Slika 9), -naložite datoteko, -med Import Option izberete format RefMan RIS (priporočamo, da si ga dodate preko Select Favourites, -določite destinacijo oz. mapo, v katero naj se shranijo reference npr.: [Unfiled], -kliknete na Import, počakate nekaj trenutkov in sistem vam bo sporočil, koliko referenc je bilo uspešno uvoženih. Preverite in ažurirate jih med My References. Slika 9: Uvoz zapisov v EndNote (3. način) 11
3.3 Navodila za pripravo in izvoz referenc iz DiKUL-a v EndNote -V iskalno okence DiKUL-a vnesemo iskalno zahtevo npr.»preschool children«in»speech disorders«. Iz prikaza zapisov izberemo tiste, ki so za nas zanimivi in jih dodamo v mapo tako, da kliknemo na rumeno ikono mape na desni strani vsakega zapisa (gl. Sliko 11). Sliki 10 in 11: Izbor zapisov v DiKUL za izvoz -Na desni strani zaslona boste videli napis Mapa vsebuje gradiva. Ko izberete nekaj zapisov, ki jih želite izvoziti, kliknete na Pogled mape ter Izvozi. -Sistem vam bo ponudi več možnosti. Odločite se ali za: - Neposredni izvoz v format RIS (na vaš računalnik se bo prenesla datoteka, ki jo uvozite v EndNote preko Collect > Import References ) ali za - Direct Export v EndNote Web (zapisi bodo takoj vidni v mapi [Unfiled] v EndNote). 12
4 Organiziranje referenc Preko zavihka Organize lahko: - ustvarite osebne mape, v katerih boste hranili reference, - delite vaše mape z drugimi uporabniki EndNote, - smiselno odstranite duplikate zapisov in - urejate priponke. Za izdelavo mape (Slika 11): 1. kliknite zavihek Organize > Manage My Groups, 2. kliknite modri gumb New Group, 3. v okence vnesite ime mape ter kliknite gumb V redu. Mape smiselno poimenujte glede na področja, ki jih raziskujete ali glede na tipe dokumentov oz. zapisov, ki jih boste hranili. Slika 11: Ustvarjanje map Posamezne osebne mape lahko delite z vsakim uporabnikom EndNote. Deljenje map: 1. kliknite na Organize > Manage My Groups, 2. kliknite moder gumb Manage Sharing in Start sharing this group, 3. prikazalo se bo okence, kamor vnesite e-poštne naslove (tiste, s katerimi imajo uporabniki ustvarjen račun v EndNote), ločene s tipko Enter. Lahko tudi uvozite datoteko z e-poštnimi naslovi, ločenimi z vejicami, 4. izberite možnost Read only samo branje ali Read & Write branje in pisanje in kliknite gumb Apply. 13
4.1 Oblikovanje bibliografij EndNote omogoča izvoz referenc v določenem slogu bibliografije in v izbrani obliki datoteke za izvoz preko e-pošte, za shranjevanje ali tiskanje. Ustvarjanje bibliografije (Slika 12): 1. kliknite zavihek Format > Bibliography, 2. izberite reference/mapo za oblikovanje, 3. izberite končni slog s spustnega seznama Bibliographic style, 4. kliknite gumb Save, E-mail ali Preview & Print (Pazite, da ima brskalnik omogočeno pojavljanje novih oken.) Slika 12: Priprava izpisa bibliografij Kot privzeti način so bibliografski stili dostopni v spustnem seznamu. Za izbiro iz manjšega, bolj prijaznega seznama, pa lahko določite svoje priljubljene bibliografske stile tako, da jih izberete preko»select Favorites«(npr. APA 6th). 14
5 Namestitev in uporaba Cite while you write vtičnika v Wordu Na zavihku Format kliknite na povezavo Cite While You Write (gl. Sliko 12) ter si naložite pravi vtičnik (gradnik programske opreme, ki bo razširil funkcionalnost Worda): - Download Windows ALI - Download Macintosh. Sledite navodilom za instalacijo v Wordu. Po uspešni namestitvi vtičnika, v Wordu izberite zavihek EndNote (Slika 13) in se prijavite v svoj račun z e-naslovom in geslom, ki ste ga izbrali za EndNote Online. Slika 13: Zavihek EndNote v Word Odpre se nova orodna vrstica (Slika 14). - Najprej preverite, ali ste res prijavljeni v svoj račun EndNote tako, da kliknete na "Preferences > Application". - "Style": kot privzeti način citiranja se bo prikazal tisti, ki ste si ga nastavili v EndNote (gl. Sliko 12). 15
Slika 14: Orodna vrstica EndNote v Word Med pisanjem besedila v Wordu se postavite na mesto, kjer želite dodati referenco, kliknite na zavihek EndNote in "Insert citations" (Slika 15). Med besedilo se bo avtomatično vstavil citat (med oklepaji), in hkrati se bo na koncu strani prikazal celoten zapis reference (bibliografija). Slika 15: Vstavljanje referenc 16
V primeru, da se reference niso pravilno izpisale, jih je potrebno popraviti v programu EndNote in ne v Wordu. S takšnim načinom popravljanja si boste olajšali nadaljnje delo z istimi referencami oz. zapisi, ki ste jih shranili v svoj račun na EndNote. Več o uporabi funkcije Cite while you write si lahko pogledate v vadnici na Youtube. Video: Cite while you write Vse dodatne informacije o uporabi ali glede individualnega izobraževanja dobite v Knjižnici UL PEF ali preko e-pošte: knjiznica@pef.uni-lj.si. Uporabni povezavi: uradna stran EndNote in vadnica tutorial EndNote (oboje v angleščini). EndNote Basic Online - navodila za uporabo Knjižnica UL PEF Januar 2019 17