UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA LOGISTIKO visokošolskega strokovnega študijskega programa Gospodarska in tehniška logistika PRENOVA POSLOVNO INFORMACIJSKEGA SISTEMA V SKLADIŠČU V IZBRANEM PODJETJU Mentor: Mag. Andrej RIHTER Kandidatka: Špela Pogelšek Lektor: Marjanca Šoško Celje - Krško, avgust 2008
UNIVERSITY OF MARIBOR FACULTY OF LOGISTICS A thesis submitted for the degree of Bachelor of Science in Economic and Technical Logistics of Professional Higher Education Programme RENOVATION OF BUSINESS INFORMATION SYSTEM IN WAREHOUSE IN CHOSEN COMPANY by Špela Pogelšek Supervisor: Mag. Andrej Rihter Proofreader: Marjanca Šoško Celje Krško, avgust 2008 Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 2 od 65
ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju mag. Andreju Rihterju za pomoč in nasvete pri izdelavi diplomske naloge. Zahvala gre tudi podjetju Libela Elsi d.o.o., kjer sem opravila praktični del. Rada pa bi se zahvalila še domačim za podporo v vseh letih študija ter vsem ostalim, ki so kakorkoli pripomogli pri nastajanju tega dela. Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 3 od 65
IZJAVA O AVTORSTVU Podpisana Špela Pogelšek, roj. 03.07.1985, študentka Fakultete za logistiko Univerze v Mariboru, program Gospodarska in tehniška logistika, izjavljam, da je diplomsko delo z naslovom Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju pri mentorju mag. Andreju Rihterju, avtorsko delo. V diplomskem delu so uporabljeni viri in literatura korektno navedeni: teksti niso uporabljeni brez navedbe avtorjev. (podpis študentke) Celje - Krško, (datum) Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 4 od 65
POVZETEK Podjetje se mora zavedati, da logistika ni zgolj strošek, temveč je tudi dodana vrednost, ni samo objekt, temveč tudi tehnologija, ni samo oprema, temveč jo sestavljajo tudi ljudje, da logistika ni zgolj posledica, temveč vzvod za poslovanje in zato je potrebno vanjo vlagati še preden se podjetje loti reševanja izzivov proizvodne in notranje logistike ter oskrbne verige. Inovacije, razvoj in tehnologije so tako kot povsod drugje potrebni tudi v logistiki. Logistika je obsežna in povsod prisotna, saj je del nabave, toka materiala, notranjega transporta, skladiščenja, odpreme, načrtovanja in vodenja proizvodne ter preskrbne verige. Brez informatizacije in avtomatizacije ni učinkovite logistike. Pogoji, ki jih mora za doseganje pričakovanih standardov izpolnjevati vsako podjetje na področju logistike so: točnost, pravočasnost, brezhibno označevanje, sledljivost ter hitra odzivnost. V diplomski nalogi sem se osredotočila predvsem na informacijske sisteme in informacijsko podporo v skladišču v izbranem podjetju. Informacijski sistem je za učinkovito poslovanje skladišča ena najpomembnejših komponent, saj ne omogoča le nujno potrebnega nadzora nad blagom v skladišču, temveč tudi avtomatsko ustvarjanje dokumentov v poslovno informacijskem sistemu podjetja. Za vsako skladišče je pomemben čim hitrejši pretok blaga. Uporaba črtne kode in prenosni terminali povezani z informacijskim sistemom s pomočjo omrežja poenostavijo zbiranje informacij pri prevzemu v skladišče in pospešijo iskanje ter izdajanje iz skladišča. Hitra in enostavna dostopnost podatkov z enim klikom omogoča večji nadzor in kontrolo tudi vodilnim v podjetju. Razvoj lastnih standardov je precej drag, zato je smiselno uporabljati uveljavljeni standard GS1 za črtne kode. Z uporabo tehnologije črtne kode v podjetju zagotovimo, da hitro in brez napak strojno zajemamo enoznačne podatke o blagu, izdelkih ter zagotavljamo sledljivost skozi celotno podjetje. Organizacijska vpeljava sledljivosti narekuje stroge predpise izvajanja poslovnih procesov vzdolž oskrbne verige, saj je treba zajem kazalcev in manipulacijo z blagom izvajati dosledno, kar pomeni neko stopnjo tveganja za podjetje. Primer je skladiščna manipulacija, pri kateri se lahko izgubi natančen podatek o sledljivosti šarže zaradi nepravilnega vrstnega reda odvzema blaga iz komisionirne lokacije, posledica tega pa je neprava slika v celotni oskrbni verigi. Z dobro organizacijo in podporo informatike se da stroške logistike (tako stroške investicij kot tudi obratovalne stroške) že pri načrtovanju znižati. Ključne besede: logistika, oskrbna veriga, informacijski sistem, črtna koda, sledljivost. Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 5 od 65
ABSTRACT Companies must be aware that logistics is not merely a cost, but also added value, not merely an object, but also technology, and not merely a tool, as it also involves people. Furthermore, logistics is not a consequence, it is a lever for business, and must thus be invested in before tackling the challenges of production logistics, internal logistics and the supply chain. Innovations, development and technologies are as important in logistics as everywhere else, or perhaps even more. Being a part of procurement, flow of material, internal transport, storage, removal from storage, and planning and management of the production and supply chain, logistics is extensive and present everywhere. However, without computerisation and automation, it is ineffective. In order to achieve expected standards, every company must fulfil the following conditions in the field of logistics: accuracy, timeliness, flawless labelling, traceability, quick responsiveness. In my diploma thesis, I focused primarily on information systems and information support in the chosen company's warehouse. The information system is one of the most important components for effective warehouse operation. Not only does it enable crucial monitoring of warehouse goods, it also automatically creates documents in the company's business information system. Movement of goods being as quick as possible is important for every warehouse. Making use of barcodes and mobile terminals connected to the information system via network simplifies the collection of information upon receiving the goods at the warehouse, as well as accelerates searching and outloading from store. Moreover, fast and simple one-click access to data also provides better monitoring and control to the company's executive personnel. As developing own standards is fairly expensive, it is advisable to use the already established GS1 barcode standard. Using the barcode technology enables the company to collect unique machinereadable data about goods and products quickly and free of errors, and ensures traceability throughout the entire company. Organisational introduction of traceability requires strict regulations of implementing business processes in the supply chain, for indicator entry and goods manipulation must be carried out consistently, which means that the company faces a certain degree of risk. For instance, during warehouse handling accurate information about batch traceability may be lost due to removing goods from the commissioning location in an incorrect order; as a consequence, the image of the entire supply chain is incorrect. Logistics costs, that is, both investment and operating costs, may be reduced as early as in the planning stage by means of good organisation and information support. Keywords: logistics, supply chain, information system, barcode, traceability. Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 6 od 65
KAZALO 1 UVOD...9 1.1 OPREDELITEV OZIROMA OPIS RAZISKOVANEGA PROBLEMA...9 1.2 CILJI IN NAMEN DIPLOMSKEGA DELA...10 1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE RAZISKAVE...10 1.4 PREDVIDENE METODE RAZISKOVANJA...11 2 LOGISTIKA IN OSKRBNA VERIGA...12 2.1 POJEM LOGISTIKE...12 2.2 SESTAVA LOGISTIČNEGA SISTEMA...13 2.3 OPTIMIRANJE LOGISTIČNEGA SISTEMA...15 2.4 TOKOVI V OSKRBNI VERIGI...18 2.5 UPRAVLJANJE OSKRBNE VERIGE IN LOGISTIKA...19 2.6 LOGISTIKA V GOSPODARSTVU IN ORGANIZACIJI...21 3 SKLADIŠČNO POSLOVANJE...22 3.1 POMEN SKLADIŠČENJA ZA PODJETJE...22 3.1.1 Vloga skladišča...24 3.1.2 Gibanje po skladišču...25 3.1.3 Vodenje zalog...25 3.1.4 Uporaba skladišča in skladiščnega prostora...25 3.1.5 Kontrola skladišča...25 3.2 NALOGE SKLADIŠČENJA...26 3.4 SKLADIŠČA GLEDE NA VRSTE IZDELKOV V PROIZVODNEM PODJETJU...27 3.5 UREDITEV PROSTORA IN RAZPORED MATERIALA V SKLADIŠČU...27 3.6 ORGANIZACIJA SKLADIŠČNEGA POSLOVANJA...31 3.7 RAZVOJNE SMERI SKLADIŠČNEGA POSLOVANJA...32 4 LOGISTIČNI INFORMACIJSKI SISTEMI...34 4.1 INTEGRIRAN LOGISTIČNI INFORMACIJSKI SISTEM...37 4.2 NAČRTOVANJE LOGISTIČNEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA...38 5 INFORMACIJSKI SISTEM V PODJETJU...39 5.1 PREDSTAVITEV PODJETJA LIBELA ELSI D.O.O...39 5.2 PREDSTAVITEV POSLOVNO INFORMACIJSKEGA SISTEMA DATALAB PANTHEON...41 5.3 POSNETEK TRENUTNEGA STANJA POSLOVANJA V SKLADIŠČU...43 5.3.1 Prevzem blaga v skladišče...44 5.3.2 Izdajanje blaga iz skladišča...46 5.4 OBSTOJEČA OSKRBNA VERIGA...48 5.5 KRITIČNA ANALIZA OBSTOJEČEGA STANJA...50 6 PRENOVA LOGISTIČNIH PROCESOV V PROIZVODNEM PODJETJU...51 Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 7 od 65
7 PRENOVA SKLADIŠČNEGA POSLOVANJA V PODJETJU PREDLOGI REŠITEV...53 7.1 INFORMACIJSKA PODPORA...53 7.1.1 Hydra@Warehouse in Pantheon...54 7.1.2 Avtomatizacija zajema podatkov...55 7.1.3 Učinkovit način označevanja blaga...56 7.1.4 Označevanje logističnih enot in sledljivost blaga...56 7.1.5 Prednosti uvedbe črtne kode...58 7.2 PREDLAGANA OSKRBNA VERIGA...60 7.3 SWOT ANALIZA PREDLAGANIH SPREMEMB...61 7.4 POZITIVNI UČINKI GLEDE NA OBSTOJEČE STANJE...62 8 SKLEP...63 8.1 MOŽNOSTI ZA NADALJNJI RAZVOJ...64 9 LITERATURA IN VIRI...65 KAZALO TABEL Tabela 1: Stopnje vodenja materialnega toka.11 Tabela 2: Logistične odločitve na štirih ravneh in podpora informacijskega sistema..12 Tabela 3: Pogoji in posledice togega in elastičnega razporeda materiala v skladišču 28 Tabela 4: Uporaba računalnikov v različnih službah..34 Tabela 5: Vpliv IT na podjetje.34 Tabela 6: Spremembe takoj po uvedbi sledenja glede na stanje pred tem 57 Tabela 7: Spremembe po enoletni uporabi sistema sledenja glede na prvotno stanje..58 Tabela 8: predvideno (želeno) stanje po dveh letih glede na prvotno stanje.58 KAZALO SLIK Slika 1: Proces materialnih pretokov ob različnih pogojih. 22 Slika 2: Shema prevzema blaga v skladišče...44 Slika 3: Shema izdaje blaga...46 Slika 4: Oskrbna veriga v podjetju.47 Slika 5: Materialni tokovi med proizvodnjo in skladišči v podjetju 48 Slika 6: Predlagana oskrbna veriga..59 Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 8 od 65
1 UVOD Uvajanju sodobnih metod dela v proizvodni proces je potrebno slediti tudi z organizacijskimi in informacijskimi sistemi (IS). Zmogljivost in razširjenost strojne opreme ter vse boljših programskih rešitev lahko v veliki meri pripomorejo k boljšim informacijam za znižanje stroškov, večji kvaliteti in promptnosti dobave. Sodobni IS pripomore k racionalni organiziranosti podjetja oziroma modernejša organiziranost podjetja zahteva sodobno urejen IS. To pa so glavni elementi, ki vodijo podjetje k dolgoročnemu uspehu. 1.1 Opredelitev oziroma opis raziskovanega problema Proučevanje oskrbnih verig v podjetju in med poslovnimi partnerji zamenjuje nekdaj ločeno proučevanje posamičnih poslovnih funkcij v podjetju (nabave, proizvodnje, financ in prodaje). Proučevanje oskrbne verige daje podjetju možnosti, da postane bolj konkurenčno, bolj prilagodljivo spreminjajočim se tržnim razmeram in hitreje zadovoljuje odjemalčeve zahteve. Zato je potrebno v raziskavo konkurenčnih prednosti podjetja vključiti novo perspektivo proučevanja celote oskrbnih verig. Na področju notranje logistike so problemi proizvodnje, notranjega transporta, skladiščenja in premeščanja blaga med seboj tesno povezani. Proizvodne odločitve vplivajo na velikost zalog končnih izdelkov, ob upoštevanju, da so te odvisne od naročil kupcev. Zato je potrebna povezava (informacijska) med naročili, načrtovanjem proizvodnje in vodenjem zalog; proizvodnja, skladiščenje in transport naj potekajo hkrati. S povezavo poslovnih procesov lahko podjetje doseže trajno in težko posnemljivo konkurenčno prednost. Podjetje mora biti tehnološko in poslovno sposobno vstopiti v ta krog poslovanja, slediti spremembam in razumeti njihov poslovni pomen. Informacijske tehnologije v veliki meri omogočajo izvajanje hitrih sprememb, vendar je vzvod teh sprememb lahko le človek. Poslovodstvo mora poznati možnosti obstoječih in razumeti priložnosti uporabe novih tehnologij kaj lahko podjetje stori z uporabo novih tehnologij za izboljšanje poslovanja in za razvoj konkurenčnih prednosti podjetja. Procese v skladišču in dokumente navadno krmili informacijska tehnologija. Ta mora učinkovito podpirati te procese, delovati zanesljivo in biti povezljiva s preostalimi potrebnimi informacijskimi sistemi partnerjev, s katerimi podjetje sodeluje. V informacijsko tehnologijo sodi programska oprema, ki vsebuje poslovno oziroma operativno logiko delovanja skladišča ter strojna oprema, kamor sodijo avtomatizirani sistemi skladiščenja, ročni računalniki, delovne postaje, tiskalniki etiket in podobno. V to skupino lahko štejemo tudi programsko opremo za izmenjavo informacij s partnerji v oskrbni verigi. V obravnavanem podjetju nimajo popolne informacijske tehnologije, zato se skladiščni logistični procesi odvijajo počasi in nenatančno. Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 9 od 65
S sledljivostjo povezan problem v podjetju je tudi označevanje blaga, saj ni možno ugotoviti kaj se s posamezno enoto dogaja. Za izvajanje sledljivosti je potrebno zagotoviti povezavo med fizičnim tokom dobrin in tokom podatkov, ki se nanje nanašajo. Spremljanje od točke do točke je najpogostejši način za zagotovitev sledljivosti. 1.2 Cilji in namen diplomskega dela Namen diplomskega dela je predstaviti obravnavano podjetje, njegovo organiziranost ter celoten sklop aktivnosti, ki so povezane s skladiščenjem, skladiščnim poslovanjem ter informacijsko podporo v skladišču in na podlagi teh podatkov izdelati predloge za njegovo izboljšanje. Cilji diplomskega dela so naslednji: - predstaviti pomen logistike, oskrbne verige in logistični informacijski sistem proizvodnega podjetja, - opredelitev skladiščnega poslovanja s teoretičnega vidika, - predstaviti podjetje in njegovo organiziranost, - proučiti potek skladiščnih procesov v izbranem podjetju, - ugotoviti, na katerem področju oziroma področjih v podjetju so najbolj vidne slabosti in pomanjkljivosti povezane s skladiščnim poslovanjem, - predstaviti informacijski sistem, ki ga uporabljajo v podjetju, - proučiti in predstaviti možnosti za izboljšanje skladiščne dejavnosti in informacijske podpore v skladišču, - izdelati predloge izboljšav. 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave temelji na predpostavki, da je predstavljeni način nadgradnje oziroma prilagoditve poslovno informacijskega sistema Pantheon Datalab za podjetje Libela Elsi d.o.o najprimernejši. Vsi dejavniki, ki bi lahko vplivali na drugačen način prilagoditve, niso upoštevani. Nadgradnja oziroma prilagoditev poslovno informacijskega sistema Pantheon Datalab se nanaša predvsem na logistične procese v skladišču v podjetju Libela Elsi d.o.o.. Pri prilagajanju sem omejena s poslovanjem, ki je specifično za delo v skladišču podjetja. Prav tako pa se omejitev nanaša na uporabo internih podatkov podjetja. Zaradi aktualnosti teme, bo literatura, ki bo uporabljena kot pomoč pri pisanju diplomskega dela, novejša. Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 10 od 65
1.4 Predvidene metode raziskovanja Uporabljena metoda je poslovna raziskava, ki se nanaša na posamezno funkcijo podjetja, v tem primeru na skladiščno logistiko. Uporabili smo dinamično metodo, saj smo proučevali obstoječe stanje skladiščnega procesa v podjetju Libela Elsi d.o.o. in skušali navesti možne spremembe za izboljšanje določenih segmentov tega procesa. Pri raziskovanju gre za deskriptivni pristop, saj bo v delu predstavljena struktura ter delovanje informacijskega sistema DataLab Pantheon. Pri tem pristopu bo uporabljena kar metoda deskripcije, ker bom opisala postopek prilagoditve oziroma nadgradnje poslovno informacijskega sistema DataLab Pantheon na konkretnem primeru v podjetju na podlagi poprej znane teoretične predpostavke. Pri pisanju smo uporabili tudi metodo kompilacije, kar pomeni, da smo uporabili strokovno literaturo, predvsem v prvem delu diplomskega dela, ki je namenjen teoretičnemu opisovanju. Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 11 od 65
2 LOGISTIKA IN OSKRBNA VERIGA 2.1 Pojem logistike Pojem logistike je nastal v vojaški vedi, ko je postalo jasno, da učinkovitost vojaške organizacije ni odvisna samo od orožja, borbene sposobnosti in borbenega duha vojakov. Na učinkovitost je vplivala tudi možnost prevoza streliva in hrane ter oskrbovanja z njima. Preudarno urejanje prevoza in oskrbe z materialom, hrano in strelivom so imenovali logistika. Iz vojaškega pojmovanja se je pojmovanje logistike postopoma preneslo tudi v podjetja kot pred desetletji strategije in taktika. Do sredine 80. let 20. stoletja je bila logistika pojmovana ozko kot vodenje skladiščenja in transporta. Vodje logističnih operacij so svoj posel vodili izolirano, ne da bi vedeli, kako njihove odločitve vplivajo na dobičkonosnost celotnega podjetja in če sploh dodajo vrednost njegovim izdelkom ali storitvam. Zato ni čudno, da še danes precej podjetij pojmuje logistiko kot ozko, predvsem kot»spraviti pravi proizvod na pravo mesto«. Taka definicija logistike ustreza preteklemu pojmovanju podjetja, ki je bilo zazrto navznoter, v proizvodnjo. V 90. letih se je zaradi vse večjega poudarka dodajanju vrednosti v poslovnem procesu spremenil tudi pogled na logistiko. Njen obseg se je razširil in zajel celotno oskrbno verigo. Pojem logistika vsebuje sedaj vse materialne tokove: tok nabavljenega materiala v podjetje, tok v proizvodnem procesu in tok izdelkov do kupcev. Stopnja Aktivnosti 1. Načrtovanje Priprava materialne bilance, standardizacija materiala, izdelava specifikacij. 2. Oskrbovanje Opredelitev količine naročila, iskanje ponudb, ocenjevanje ponudnikov, certificiranje dobaviteljev, pogajanje, sklepanje dogovorov, pospeševanje dobav. 3. Skladiščenje Določitev lokacije in opreme, katalogiziranje in kodiranje, prevzem materiala, vhodna kontrola, čuvanje, izdajanje, ravnanje s presežno zalogo in odpadki, inventura. 4. Proizvodnja Priprava terminskih načrtov izdelave, odločitve o izdelavi ali nakupu, prevzem materiala iz skladišča, povratne informacije o kakovosti in zanesljivosti, nedokončana proizvodnja, predaja dokončanih izdelkov v prodajno skladišče. 5. Distribucija Skladiščenje in dostava izdelkov kupcem. Tabela 1: Stopnje vodenja materialnega toka Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 12 od 65
Vedno bolj postaja jasno, da so procesi, s katerimi zadovoljujejo potrebe svojih odjemalcev, ključnega pomena za vsako podjetje. Logistika je nit, ki povezuje te ključne procese in postavlja temelje za oblikovanje sistemov, ki zagotavljajo stroškovno učinkovito oskrbovanje v celotni oskrbni verigi. Na podlagi povedanega lahko logistiko opredelimo kot strateško usmerjano gibanje in skladiščenje materiala, sestavnih delov in končnih izdelkov s ciljem, da bi prispevali k sedanji in prihodnji dobičkonosnosti z učinkovitim izpolnjevanjem naročil odjemalcev. Zaradi velikih političnih, pravnih, gospodarskih in tehnoloških sprememb na koncu 20. stoletja se je povečala potreba po uvajanju celovitega logističnega sistema, ki obsega tridimenzionalno pojmovanje materialnih tokov lokacijsko, časovno in lastniško. Poleg materialnih tokov je pomembno tudi gibanje logističnih informacij. V logistiki se je po letu 1990 zgodilo več sprememb kot kadar koli prej. 2.2 Sestava logističnega sistema Logistika je v svojem bistvu povezovalni proces, ki poskuša optimirati tok materiala, polizdelkov in končnih izdelkov skozi organizacijo in njegov tok do končnega porabnika. V tem povezovalnem procesu se potrebe odjemalcev podjetja prevajajo v zahteve najprej do proizvodnje in nato do dobaviteljev materiala. Zato širitev logistične funkcije nazaj k dobaviteljem in naprej h končnim porabnikom prinaša velike koristi podjetju. To je zamisel vodenja oskrbne verige (supply chain management), ki ga podjetje uresničuje s svojim logističnim sistemom. Raven odločanja 1. Operativna raven (stalno) 2. Kontrola procesov (večkrat dnevno) 3. Taktično izvajanje (pogosto, vendar ne dnevno) 4. Strateško načrtovanje (letno) Področja odločanja obdelava naročil stanje zaloge spremljanje izvršitve naročil prevozne poti razporejanje lastnega voznega parka nadzor nad prevzemom in izdaja izdelkov v skladišče ocenjevanje dobaviteljev izbira drugih prevoznikov spremljanje gibanja zaloge logistično poslanstvo cilji logistike organizacija logistike ocenjevanje doseženih rezultatov na področju logistike Tabela 2: Logistične odločitve na štirih ravneh in podpora informacijskega sistema Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 13 od 65
Oskrbno verigo lahko pojmujemo kot skupino medsebojno povezanih organizacij, katerih skupni namen je čim boljša oskrba končnih porabnikov. To verigo sestavljajo dobavitelji in njihovi dobavitelji, podjetje, njegovi odjemalci in njihovi odjemalci vse do končnih porabnikov. Le malo oskrbnim verigam uspeva trajno zadovoljevati potrebe porabnikov. Ohranitev pridobljene konkurenčne prednosti zahteva prilagodljivost in stalno spremljanje konkurenčnih oskrbnih verig, s čimer je omogočeno neprekinjeno uvajanje najboljših rešitev v lasten logistični sistem. Hitrost in prilagodljivost zahtevata tesno sodelovanje med vsemi z materialnim tokom povezanimi funkcijami. Za razumevanje pomembnosti celotnega pogleda na procese v zvezi z materialnim tokom je koristno poznavanje naslednjih pojavov: Oblikovanje in razvoj izdelka ter tehnične dejavnosti izrazito vplivajo na ravnanje z materialom, saj te dejavnosti določajo sestavo (prihodnjih) končnih izdelkov. Dopustni odmiki ter specifikacije materialov in sestavnih delov so pogosto opredeljeni tako podrobno, da jih lahko dobimo le pri nekaterih dobaviteljih. Proizvodni oddelek tudi pomembno vpliva na uspešnost in učinkovitost logistike. Cilj proizvodnega oddelka je velika izkoriščenost zmogljivosti. Motnje v proizvodnem procesu, ki so posledica pomanjkanja materiala, so nezaželene. Logistični sistem se začne pri odjemalcu. Če prodajna služba na primer obljubi dobavo v krajšem času, kot je notranji pretočni čas, zgolj da bi dobila naročilo, bodo verjetno nastali veliki logistični problemi. Ti se pogosto kažejo v pretirani naglici pri načrtovanju proizvodnje, pri izdelavi in nabavi. Nabavni oddelek mora»pritisniti«na dobavitelje, da bi dobil potrebni material čim prej, in to pogosto po precej višji ceni. Zato je izredno pomembno, da podjetje določi stroške, ki nastajajo na celotni oskrbni verigi. Pri tem mora poiskati odgovore na dve vprašanji: Kje in koliko se materialu, polizdelku in končnemu izdelku dodaja vrednost v verigi od dobavitelja do porabnika? Kakšni so stroški dodajanja vrednosti na vsaki stopnji v tej verigi pri nabavi, prevozu, skladiščenju materiala, predelavi, skladiščenju končnih izdelkov in distribuciji do odjemalcev? Odgovore na ti dve vprašanji daje podrobna analiza posameznih členov oskrbne verige, njihovih stroškov in dodane vrednosti: Dobavitelji (in dobavitelji dobaviteljev) so prvi člen v verigi. Večina podjetij ima omejeno število velikih dobaviteljev, ki zagotavljajo okrog 80% vseh vhodnih materialov. Pogajanja in partnerstvo omogočajo zmanjšanje nabavne cene, večjo kakovost in zanesljivost dobav. Relacija dobavitelj podjetje ponuja priložnost za številne logistične prihranke na podlagi lokacije, časa in prevzema lastništva (v kateri fazi gibanja materiala naj podjetje vstopi v logistični proces). V tem odnosu lahko podjetje zniža zalogo celo do 60%, zlasti pri nabavnem partnerstvu, ki omogoča tudi prihranke zaradi zmanjšanja števila dokumentov, izboljšanja Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 14 od 65
kakovosti, znižanja nabavnih cen, opuščanja vhodne kontrole in hitrejšega pretoka informacij pri računalniškem povezovanju obeh partnerjev. Relacija podjetje distributerji je naslednja faza logističnega procesa in jo pojmujemo kot ožji sistem distribucije. Sistem distribucije je namenjen prenosu končnih izdelkov do prodajnega mesta (če je potrebno prek skladišč in distribucijskih centrov). Analiza distribucijskega sistema pokaže priložnosti za znižanje stroškov z znižanjem zaloge, zmanjšanjem potrebnega skladiščnega prostora, skrajšanjem obračanja zaloge in hitrejšim prevozom. Relacija prodajalne potrošniki je končna faza logističnega procesa in njegova gonilna sila, saj brez nakupov potrošnikov ne bi bilo oskrbne verige. Cilj oskrbne verige je, da podjetje maksimira dobiček s povečano konkurenčnostjo, nižjimi stroški in najkrajšim možnim časom postrežbe potrošnikov. Zato konkurenčni boj ne poteka več med posameznimi podjetji. Uspešnejša so tista, katerih oskrbne verige so stroškovno učinkovitejše od oskrbnih verig konkurentov. Pogosto je neučinkovitost obstoječih oskrbnih verig posledica pomanjkanja zaupanja in pretoka informacij med členi oskrbne verige. Potrošniki z vedno večjimi zahtevami pritiskajo na trgovce na drobno, ki prenesejo pritisk nazaj po verigi in zahtevajo od proizvajalcev dodane koristi, da bi bili učinkovitejši v primerjavi s konkurenti. 2.3 Optimiranje logističnega sistema V logističnem procesu so možni veliki prihranki. Različne načine reševanja problema lahko glede števila členov oskrbne verige delimo na: prestrukturiranje logističnih postopkov znotraj podjetja enostopenjski proces optimizacije, optimizacija logističnih postopkov med dvema členoma oskrbne verige (npr. proizvajalcem in distributerjem) dvostopenjski proces optimizacije, optimizacija logistične verige proizvajalec distributer trgovec na drobno tristopenjski proces optimizacije, štiristopenjski proces optimizacije vključuje partnerske odnose med dobavitelji in njihovimi odjemalci. Optimiranje logističnega sistema je nujno znotraj in zunaj podjetja. a) Prestrukturiranje logističnih postopkov znotraj podjetja Proces optimizacije oskrbne verige mora podjetje začeti navznoter. Malo je verjetno, da bi bilo notranje nepovezano in neusklajeno podjetje sposobno zgraditi in obdržati uspešna partnerstva z ostalimi členi oskrbne verige. V številnih podjetjih se že med oddelki pojavlja nezaupanje in sodelovanje je manjše, kot bi lahko bilo. Govorimo o notranjih specializiranih skupinah, vodenih s strani oseb, ki se čutijo ogrožene, in zato nočejo deliti za poslovanje celotnega podjetja pomembnih informacij z ostalimi. Odstranjevanje ali nevtraliziranje vpliva teh skupin je odločilnega pomena za uspeh preureditve podjetja in optimiranje oskrbne verige. Tri glavne nevarnosti mentalitete notranjih specializiranih skupin so naslednje: Specializirane skupine običajno dosegajo svojo učinkovitost na račun drugih delov podjetja ali oskrbne verige. Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 15 od 65
Specializirane skupine izkušenj in znanja običajno ne prenašajo med skupinami. Če na primer ena skupina v oskrbni verigi odkrije postopek skladiščenja, ki močno zmanjša izgube ali poškodbe materiala, in tega ne posreduje naslednjim členom, ki imajo opravka z materialom, se stopnja izgub in poškodb v celotni verigi ne bo bistveno zmanjšala. Specializirane skupine so nagnjene h kopičenju varnostne zaloge. Preden se podjetje sploh začne ukvarjati z optimizacijo notranje logistike, mora vedeti, da je končni cilj zadovoljstvo potrošnikov in posledično dobiček in rast podjetja. Ni dovolj, da se tega zaveda le vodstvo. Usmeritev na potrošnike mora prežeti vse zaposlene, sicer bodo napori hitro zamrli. Ko v podjetju dosežejo soglasje o potrebnih spremembah na vseh ravneh, se proces optimizacije lahko začne. Priporočljivo je, da se najprej izdela natančen posnetek vseh delovnih procesov, ki so potrebni od prejema naročila do njegove izpolnitve. Vsaka skupina v podjetju mora identificirati svoje interne dobavitelje in odjemalce. Izkušnje kažejo, da je 40% procesov slabih, saj interni odjemalci v njih ne vidijo zadostnega dodajanja vrednosti. Naslednji korak v procesu notranje optimizacije logistike je primerjava z uspešnimi podjetju v panogi. Primerjalne podatke je mnogo lažje dobiti od podjetja, ki ni neposredni konkurent. Za optimizacijo logističnega sistema sta pomembni dve primerjavi: primerjava kazalnikov, kot so celotni stroški logistike, stopnja postrežbe kupcev, gospodarjenje s sredstvi, dosežena kakovost in produktivnost v primerjavi z najboljšimi podjetji. Gre za ugotovitev»kako dobri smo«, primerjava, kako podjetje izvaja logistične aktivnosti oziroma kako logistične aktivnosti opravljajo konkurenti in najboljša podjetja, omogoča hitro uvedbo novih tehnologij. Nadaljnji pogoj za prestrukturiranje logističnih postopkov je uporaba računalniške tehnologije, ki lahko obvladuje ogromno število podatkov, vsakodnevno ustvarjenih s strani nabavne verige. Nobeno večje podjetje ne bi zmoglo voditi svojega logističnega sistema brez podpore informacijske tehnologije, saj so informacije postale kritični dejavnik vzdrževanja prednosti pred konkurenti na področju logistike. Sodoben informacijski sistem ima namreč vlogo povezovalca posameznih členov oskrbne verige, poleg notranjih porabnikov tudi zunanjega dela logističnega sistema. Logistični informacijski sistem centralizira podatke za načrtovanje in kontrolo ter hkrati decentralizira operativne odločitve. Decentralizacija omogoča lokalnim vodjem dostop do pomembnih informacij za njihovo odločanje. Optimizacija notranje logistike bi bila brez ustreznega informacijskega sistema povsem nemogoča. b) Optimizacija logistike zunaj podjetja Ko podjetje doseže idealno notranjo organizacijo logistike, se mora usmeriti preko svojih meja, najprej po oskrbni verigi (zunanje skladiščenje, fizična distribucija in prodaja na drobno) in tudi nazaj do svojih dobaviteljev. Podjetje ima možnost, da sodeluje z zunanjimi partnerji ali pa integrira posamezne logistične storitve. Za odločitev so pomembni transakcijski stroški oziroma stroški izločanja aktivnosti iz Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 16 od 65
obsega poslovanja podjetja. Zato moramo vrednostno verigo, ki jo obravnavamo kot zaporedje aktivnosti, potrebnih za to, da se vhodni materiali in storitve pretvorijo v končne izdelke ali storitve namenjene kupcu, razširiti na celotno oskrbno verigo, od prvega dobavitelja do končnega porabnika. Podjetje se mora odločiti, katere od aktivnosti v verigi bo izvajalo samo in katere bo prepustilo drugim podjetjem. Število aktivnosti, ki jih posamezno podjetje opravlja v celotni vrednostni verigi, določa stopnjo njegove navpične integriranosti. Odločitev o stopnji navpične integriranosti je odvisna od odgovora na vprašanje, katere transakcije, ki jih opravlja podjetje, so ekonomsko uspešnejše. Podjetje bo torej optimiziralo logistični sistem po oskrbni verigi nazaj in naprej na podlagi transakcijskih stroškov za vsako logistično aktivnost (prevoz, skladiščenje itd.), da bi pridobilo stroškovno prednost pred konkurenti. Izločanje določene aktivnosti iz procesa poslovanja pomeni, da podjetje prepusti izvajanje te aktivnosti, ki je potrebna za njegovo poslovanje, zunanjemu partnerju. Razlogov za takšno odločitev je lahko več, najpogostejši pa so: aktivnost zahteva posebna znanja in spretnosti, podjetje ne želi vlagati in razvijati aktivnosti, ki niso bistveno povezane z njegovo temeljno dejavnostjo, podjetje želi razpoložljiva sredstva usmeriti v razvoj temeljne dejavnosti, podjetje spozna, da pomožne aktivnosti opravlja specializirani dobavitelj hitreje, kakovostneje, zanesljiveje in ceneje. Posamezne aktivnosti v podjetju imajo različen pomen in vpliv na njegove strateške cilje. Čim večja sta pomen in vpliv neke aktivnosti, tem več lastnih sredstev mu bo podjetje namenilo in obratno. Čim bolj je aktivnost po pomenu in vplivu oddaljena od temeljne dejavnosti, tem večja je verjetnost, da jo bo podjetje izločilo. Odločitev ali naj podjetje aktivnosti logistike opravlja samo ali jih prepusti zunanjim izvajalcem, je odvisna od stroškov in pomena logistike za podjetje. Prevoz in skladiščenje sta logistični aktivnosti, ki ju podjetje najpogosteje opravlja samo, čeprav bi bili operativni stroški večinoma nižji, če bi ju izvajala zunanja specializirana organizacija. Področji, kot sta informatika in vodenje logističnih procesov, sta bistveni podporni aktivnosti oskrbne verige. Zato je razvijanje lastnega logističnega sistema lahko edinstvena konkurenčna prednost podjetja in bi bilo njegovo izločanje preveč tvegano za dolgoročni razvoj. Kadar se podjetje odloča o izločanju posameznih aktivnosti, mora vedno preučiti konkurenčne prednosti, ki jih zaradi tega ne sme izgubiti. Minimiziranje transakcijskih stroškov lahko doseže z izločanjem samo nekaterih logističnih aktivnosti, npr. pomoč zunanjih strokovnjakov pri prestrukturiranju logističnih postopkov znotraj podjetja. Poglavja 2.1, 2.2 in 2.3 po Potočnik, 2002, strani 214 220. Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 17 od 65
2.4 Tokovi v oskrbni verigi Uspešna oskrbna veriga dosega visoko raven servisiranja odjemalcev in njihovih potreb. Usklajenost delovanja in integriranost vseh procesov od dobaviteljev ter proizvodnega podjetja do odjemalcev omogočata zagotavljanje odličnosti na vseh ravneh poslovanja. Doseganje konceptualne odličnosti, odličnosti v proizvodnji in distribuciji so ključni dejavniki uspešnega obvladovanja oskrbne verige ob hkratnem povezovanju vseh treh področjih, ki jih v nadaljevanju podrobneje opisujem. 1. Konceptualna odličnost: proaktivna vloga pri oblikovanju novih izdelkov ob upoštevanju želja in pričakovanj odjemalcev, brez povratne informacije o dogajanjih na trgu in poznavanja smernic ni mogoče zagotoviti uspešnega delovanja oskrbne verige. 2. Odličnost v proizvodnji: pravočasna oskrba in pravilno načrtovanje potreb trga sta temelj proizvodnega procesa, zagotoviti je potrebno, da so dobave med posameznimi operacijami ob točno določenem času, hitrost proizvodne linije določa odjemalec. 3. Odličnost v distribuciji: pravočasno in pravilno napovedovanje potreb trga je ključnega pomena za pravočasno oskrbo s surovinami in racionalizacijo proizvodnih stroškov, zagotavljanje visoke ravni dobavnega servisa omogoča optimizacijo vseh blagovnih tokov oskrbne verige, poleg materialnega toka je treba opozoriti na tok informacij in tok denarja; tok informacij poteka v nasprotni smeri kot materialni tok. Globalna konkurenca je prisilila podjetja k selitvi proizvodnih obratov in distribucijskih centrov z namenom biti konkurenčen in stroškovno učinkovit. V nekaterih industrijskih panogah (na primer elektroniki in avtomobilski industriji) vodilna podjetja zahtevajo, da njihovi ključni dobavitelji izdelujejo sestavne dele in postavijo montažne linije ali skladišča v neposredni bližini njihove tovarne. V nekaterih drugih primerih podjetja selijo proizvodne obrate v države z nizko ceno delovne sile z namenom stroškovne učinkovitosti (Lemoine in Skjoett-Larsen 2004, 797 798). Vpliv obvladovanja oskrbne verige na zniževanje stroškov, povečanje donosnosti podjetja in večanje zadovoljstva odjemalcev ostaja za večino podjetij neznanka. Povečevanje zalog, zastoji v proizvodnji, neučinkovito porabljen delovni čas in zamude pri dobavi končnih izdelkov so glavne slabosti, ki kažejo na še vedno tradicionalno poslovanje. Zahteve in pričakovanja trga silijo podjetja k preoblikovanju oskrbnih verig. Vedno večji pritiski zahtevajo, da so podjetja prisotna na posameznem trgu. Ni nujno potrebna majhna oddaljenost oziroma razdalja, pomembnejša je bližina v smislu hitrega časovnega odziva. Odzivni čas 24 48 ur je Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 18 od 65
v Evropi pogost za večino industrijskih področij. Ta odzivnost pogosto pomeni, da podjetja preoblikujejo strukturo distribucijskih centrov z namenom zadovoljevanja zahtev trga. Podjetja so preoblikovala proizvodni in distribucijski sistem prav z namenom, da postanejo dejavna pri proizvodnji in dobavi izdelkov. Proizvodni zamik pomeni strategijo, ki jo je mogoče uporabljati za izboljšanje prilagodljivosti in hitrega odziva na porabnikove zahteve. Proizvodni zamik pomeni, da so modularne komponente proizvedene v skladu z napovedmi prodaje in nato dokončno sestavljene na naslednji točki oskrbne verige, kar pomeni bliže kupcu (Lemoine in Skjoett-Larsen, 2004, 797 798). Razvoj informacijske in industrijske tehnologije je povečal možnosti prenosa informacij, tako geografsko kot med različnimi udeleženci oskrbne verige. Omogoča nam sledljivost pošiljk od dobaviteljev skozi ves proizvodni proces. Informacijski sistem se lahko integrira med notranjimi funkcijami podjetja kot tudi med posameznimi podjetji. Pomemben dejavnik pri prestrukturiranju oskrbnih verig je hiter razvoj učinkovitega transportnega sistema. Ukinitev carinskih in trgovinskih ovir med državami Evropske unije ima velik vpliv na transportni sistem. Razvoj mednarodnega transporta je povzročil prevzeme podjetij, spojitve in strateška zavezništva. 2.5 Upravljanje oskrbne verige in logistika Čeprav je pojem upravljanja oskrbnih verig prisoten že nekaj časa, ga mnogi zamenjujejo z logistiko. Logistiko opredelimo kot tisti del procesa oskrbne verige, ki vključuje načrtovanje, izvajanje, nadzor učinkovitosti in uspešnosti tokov ter skladiščenja blaga, storitev in s tem povezanih informacij od izvora do mesta porabe z namenom zadostiti uporabnikovim zahtevam. Že iz te opredelitve je razvidno, da je logistika samo del oskrbne verige, kjer je poudarek na procesih. Je pa logistiko lažje opredeliti kot upravljanje oskrbne verige, kjer je bolj očitno pomembna za pridobivanje in ohranitev strank. Težišče logistike in upravljanja oskrbne verige je na procesih nizih povezanih, nepretrganih in upravljanih dejavnosti, ki vodijo k skupnemu cilju. Optimizacija logistike nujno vodi tudi v optimizacijo drugih procesov, ki jih zajema pojem oskrbne verige. Upravljanje oskrbne verige obsega načrtovanje, nabavo, proizvodnjo, obvladovanje zalog, skladiščenje, delo, distribucijo, logistiko in kakovost (Klopčič, 2003, stran 16). Upravljanje oskrbne verige je obsežno povezovanje vseh podprocesov, ki omogočajo izmenjavo informacij in gibanje dobrin med dobavitelji ter končnimi porabniki, vključno s proizvajalci, distributerji, trgovci na drobno in katerim koli drugim podjetjem znotraj obširne oskrbne verige v celoto. Upravljanje oskrbne verige je sestavljeno iz treh podprocesov (Supply Chain Management, 2003): načrtovanje povpraševanja za učinkovito načrtovanje tržnega povpraševanja; cilja procesa načrtovanja povpraševanja sta razumevanje nakupnih navad strank in razvoj celostnih napovedi, načrtovanje dobave za optimalno razporejanje virov v skladu s povpraševanjem; dolgoročno načrtovanje dobave, načrtovanje zalog, distribucije, nabave, načrtovanje transporta in razpored nabave so del tega procesa, Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 19 od 65
izvedba naročil za učinkovito izpolnitev povpraševanja; sprejem naročil, preverjanje strank, obljuba izpolnitve naročil, upravljanje s predplačili in izpolnitev naročil so del tega podprocesa. Cilj upravljanja oskrbne verige je maksimiranje prihodkov ali minimiziranje stroškov ter optimalen izkoristek vseh sredstev, kar naj bi posledično privedlo do večje dobičkonosnosti, tržnega deleža in odzivnosti na povpraševanje (Supply Chain Management, 2003). Klopčič (2003, stran 16) je opredelil, da je cilj upravljanja oskrbne verige optimiziranje zadovoljevanja uporabnikovih potreb ob minimiziranju stroškov z rabo vseh sredstev celotne oskrbne verige. Logistika in upravljanje oskrbnih verig tako postajata v poslovanju vse pomembnejša. Poglavitni razlogi za to so: stalen pritisk na cene, globalizacija poslovanja, podobnost izdelkov, večja moč kupca in vpliv elektronskega poslovanja (Klopčič, 2003, stran 17). Pritisk na cene je še posebej velik v času, ko po svetu vlada recesija in si nihče ne upa napovedati, kdaj bo dosegla dno. Višanje cen izdelkov z namenom višanja dobičkov torej ne pride v poštev. V procesu globalizacije podjetja iščejo nove trge, svoje izdelke pa želijo prodajati po vsem svetu. Toda na nove, oddaljene lokacije je treba blago pripeljati čim ceneje, sicer se prodaja tam ne bo izplačala. Proizvodnja se zato seli na dele sveta s cenejšo delovno silo, logistika pa mora reševati težave z dostavo materialov in odpremo izdelkov. Kupci niso več vezani na nabavo dobrin doma, kupujejo tam, kjer je cena s stroški dobave nižja. Veliko vlogo v tem procesu je odigral internet. Pomembno je postalo, da izdelke dandanes po kakovosti in lastnostih vse težje razlikujemo. Podjetja so postala zelo prilagodljiva, vsako novost enega izdelovalca pa lahko drugi izdelovalci podobnih izdelkov hitro kopirajo. Dodatna prednost in s tem dodatna vrednost izdelka je lahko zato način njegove dostave oziroma dodatnih storitev od dostavi logistike. Zaradi pritiskov na ceno in podobnosti izdelkov se je povečala moč kupca, pri čemer so pomembne kupčeva zvestoba in trgovske znamke. Kupčeva zvestoba je opredeljena s pomanjkanjem boljše alternative. Če kupec ne dobi točno tistega, kar si želi, bo za naslednjim vogalom to dobil pri konkurenci. Od ponudnika je torej odvisno, kako bo kupcu zagotovil blago, a hkrati ne kopičil zalog. Kot zadnje in hkrati najpomembnejše gibalo v oskrbni verigi se je pojavila komercializacija interneta. Vsak nov»igralec«na trgu se lahko prek interneta predstavi kot veliko in ugledno podjetje. Z delovanjem prek interneta lahko odreže velik del oskrbne verige in si tako zniža cene poslovanja, vendar mora kljub temu dostaviti prodano blago. Ali bo ta proces oddal zunanjim izvajalcem ali pa ga bo opravil sam, je odvisno od njega samega. V ozadju je torej logistika. Enake težave bo imel izdelovalec. S prodajo prek interneta bo odrezal del oskrbne verige, ki jo predstavlja trgovsko podjetje, in ponudil izdelek neposredno svojim kupcem. Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 20 od 65
2.6 Logistika v gospodarstvu in organizaciji Pretežni del človekovega in s tem tudi celotnega družbenega življenja poteka v bistvu s pomočjo različnih tokov. V medsebojnem komuniciranju (sporazumevanju) človek izmenjuje material, informacije, energijo in denar (finance) v različnih oblikah, na različnih relacijah in v različnih časovnih obdobjih. Poleg tega pa se tudi sam giblje v prostoru in času. Vsi ti številni tokovi ga tudi povezujejo v raznovrstne organizacije in s tem ustvarjajo različne družbene oblike (Čižman, 2002, stran 12). Materialni tokovi predstavljajo zelo pomemben del celotnega družbenega dogajanja, saj omogočajo družbi njeno delovanje in preživetje. Vse njene dele oskrbujejo s potrebnimi materialnimi prvinami nabava in prodaja sta pri tem samo dva pola procesa oskrbovanja porabnika. Glede na dejanske potrebe pa so materialni elementi le redko na razpolago na istem prostoru in v istem času. Šele transportni in skladiščni procesi omogočajo premostitev prostorskih in časovnih dimenzij ter s tem zagotovijo smiselno oskrbo posameznih porabnikov. Vsi ti prostorski in časovni materialni pretoki oziroma njihova kakovost tudi bistveno določajo uspešnost delovanja različnih procesov in s tem tudi celotne družbe. Zato drži trditev, da razvitost posameznih družb lahko v veliki meri ocenjujemo na osnovi razvitosti njihovih logističnih procesov. Vsi ti procesi oziroma različni tokovi pa zahtevajo veliko naporov in povzročajo tudi pomemben delež celotnih družbenih stroškov, kar samo še povečuje potrebo po njihovi smotrni organizaciji in učinkovitem managementu vseh logističnih procesov (ibidem). Proces materialnih tokov je nujno povezan s številnimi informacijskimi tokovi, ki materialne tokove aktivirajo, jih v celotnem procesu spremljajo in jih na koncu zaključijo in ovrednotijo (ibidem). Materialne komunikacije v organizaciji in med organizacijami lahko ponazorimo z ožiljem, ki oskrbuje posamezne celice telesa s potrebnimi hranilnimi snovmi. Informacijski sistem v logistiki pa je mogoče primerjati z živčnim sistemom, ki regulira celotno delovanje človeškega organizma. Značilno za materialne tokove je, da jih spremlja veliko število različnih informacij, ki so posledica vse večjega števila različnih izdelkov, materialov, orodij, naprav, storitev itd. in velikega števila interakcij med posameznimi logističnimi procesi (nakup, prodaja, transport, skladiščenje) (ibidem). Zaradi tega imajo informacijski sistemi in komunikacije v logistiki izredno pomembno vlogo pri obvladovanju vseh teh številnih materialnih ter informacijskih tokov v organizaciji in med organizacijami (oskrbovalna veriga). V današnjem času predstavlja logistični informacijski sistem, ki nudi managerjem pomoč pri sprejemanju vseh zahtevnejših odločitev na operativni, taktični ali strateški ravni, ključen dejavnik učinkovitega logističnega managementa, ki ima velik vpliv na uspešno poslovanje celotnega podjetja (Čižman, 2002, stran 13). Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 21 od 65
3 SKLADIŠČNO POSLOVANJE 3.1 Pomen skladiščenja za podjetje Skladiščenje je zelo pomembno področje poslovanja vsakega podjetja. Kot nekakšen»amortizer«materialnih tokov zagotavlja pogoje za njihov normalni potek. S tem omogoča delovanje številnih drugih funkcij, predvsem nabave, proizvodnje in prodaje, saj zagotavlja nemoteno in pravočasno oskrbovanje. Osnovni tok materiala teče od dobaviteljev prek nabave, proizvodnje in prodaje kupcem, vendar pa različni vplivi pogosto prekinjajo ta tok (Potočnik, 2002, stran 238). Skladiščenje kot neke vrste blažilec v materialnih tokovih zagotavlja možnosti za normalni potek gospodarjenja v vsaki organizaciji. S tem omogoča ustrezno delovanje številnih drugih funkcij, predvsem nabave, proizvodnje in prodaje, saj zagotavlja njihovo nemoteno oskrbo ob planiranem času. Skladiščenje na drugi strani deluje tudi kot funkcija katere glavna naloga vzdrževanje zalog povzroča tudi občutne stroške. V zalogah je največkrat investiran pomemben del sredstev zato so skladišča lahko prava»počivališča kapitala«. Zaradi obeh vidikov, možnosti oskrbe in stroškov, lahko ustreznost odločitev o količini skladiščenega materiala močno vpliva na gospodarnost celotnega podjetja (Kaltnekar, 1993, stran 245). V podjetju želimo ves proces reprodukcije čim bolj usmerjati proti postavljenim ciljem. Pri planiranju vseh postopkov in posameznih dejanj v okviru postavljenih ciljev lahko le redko dosežemo popolno definiranost vseh elementov, ki na ta dogajanja vplivajo. Različnih vplivov je veliko, nastopajo v različnih okoliščinah z različno močjo, zato njihov pojav lahko le ocenimo z večjo ali manjšo verjetnostjo, poleg tega pa so tudi medsebojno povezani in vplivajo drug na drugega. Vse to skoraj onemogoča vsako planiranje, še posebej, če v sistem ne vgradimo regulatorjev, blažilcev, ki omogočajo premostiti obdobja nepričakovanih dogajanj (ibidem). Številni pretoki materiala spremljajo celoten proces reprodukcije. Vse te pretoke pa lahko v grobem združimo v skupen osnovni pretok materiala, ki teče od dobavitelja prek nabave, proizvodnje in prodaje do kupca. Tudi tu se srečujemo s številnimi vplivnimi dejavniki. Le redko naletimo na situacijo, ko teče material skozi celoten proces brez kakršnih koli motenj in lahko vse dogajanje točno vnaprej predvidimo ter planiramo (ibidem). Številni različni vplivi največkrat razbijajo ta neprekinjeni tok. Na različnih točkah procesa prihaja do mnogih nepredvidenih ali včasih nepredvidljivih dogodkov, motenj. Te motnje so številne in se pojavljajo na vseh posameznih pretokih znotraj celotnega procesa. Nekatere občutljive točke in motnje, ki se na njih pojavljajo: v odnosih med dobaviteljem in nabavo se spreminjajo dobavni roki dobavitelj zamuja z dobavami, spreminjajo se količine, kakovost, vrsta materiala, ipd. Te motnje so pogoste, saj je skoraj nemogoče čisto natančno vzpostaviti ta odnos, Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 22 od 65
med nabavo in proizvodnjo se kažejo motnje v spreminjanju zahtev in možnosti za njihovo zadovoljitev, npr. spremembe v rokih, količinah, vrstah in kakovosti materiala in drugem, motnje v proizvodnji se pojavljajo kot posledica sprememb v sami proizvodnji, predvsem v rokih izdelave različnih proizvodov, v različni količinski porabi materiala zaradi različne kvalitete samega materiala in tudi dela, opuščanje proizvodov in uvajanje novih, ter drugih vzrokov, na drugi strani proizvodnje se kažejo motnje v prodajnem procesu, kadar prodaja postavlja spremenjene zahteve proizvodnji in proizvodnja spreminja svoje možnosti za njihovo zadovoljitev, kot posledica vseh prejšnjih sprememb se spreminja tudi možnost pokrivanja želja in potreb kupcev, na drugi strani pa se seveda spreminjajo tudi zahteve kupcev. Vse to povzroča težave v pretokih gotovih izdelkov (Kaltnekar, 1993, stran 245 in 247). Skladiščenje je v bistvu vedno prekinitev materialnega toka. Namenjeno je premostitvi časa, kar pomeni, da se s skladiščenjem izravnavajo časovne razlike med proizvodnjo in uporabo različnih dobrin. Vzroki zaradi katerih nastopa potreba po skladiščenju so: neskladnost med časom proizvodnje in časom potrošnje, oddaljenost med krajem proizvodnje in krajem potrošnje, različni trgovski in finančni pogoji in potreba po varnosti oskrbe (Kaltnekar, 1993, stran 248). Slika 1: Proces materialnih pretokov ob različnih pogojih (Kaltnekar, 1993, stran 246). Špela Pogelšek: Prenova poslovno informacijskega sistema v skladišču v izbranem podjetju stran 23 od 65