Obračun storitev v vrtcu in šoli mag. Jana Trbižan Pripravili: mag. Jana Trbižan, Nuša Peternelj, Mitja Živko Podpora uporabnikom Dnevni red 1. Pogoste napake pri obračunu v vrtcu in šoli 2. Kaj pomeni obvezna uvedba e-računov za obračun storitev? 1
1. Pogoste napake pri obračunu Nastavitve, programi za vrtec Skladno s sklepom ustanovitelja (fiksni, delovni dnevi 3 možnosti) 2
Ne pripiše dolga, ne obračuna obresti Ne naredi poračuna za vrtec Preveriti zgodovino Preveriti količino pri poračunu 3
Napačni datumi na računih Neustrezno število dni vpisan za vrtec Napačni datum valute, datum za SDD Trajniki se ne pripravijo Se ne poknjižijo vsi računi smo prehitro poknjižili, še popravljamo obračun 4
Ne vemo kam je shranilo datoteko (SPS, SDD, temeljnico ) V SPR otrok/učencev ne kaže v pravih skupinah/razredih 5
Zbrisali smo otroka/učenca, sedaj nam ne dovoli vpisati novega pod to brisano šifro Kaj smo zadnje uvozili v subvencije obrokov? Preglednico Subvencije obrokov smo dopolnili z novo kolono Zadnji popravek, kjer dobimo informacijo, da je program na teh zapisih nekaj popravljal 6
Kako vidimo, da se časovno prekrivata dve enaki subvenciji? V preglednici je dodano tudi barvanje vrstic v primeru; da se za subvencijo malice ali subvencijo kosila termini veljavnosti odločbe prekrivajo je vrstica obarvana rdeče Na izpisu Subvencije šolske prehrane se ne ujema število prijavljenih učencev/dijakov s subvencijo - izpis združuje podatke iz šifranta Subvencije obrokov ter Neposrednega vnosa Možni vzroki za neusklajeno stanje: - v Neposrednem vnosu imamo učence, ki cel mesec niso bili prijavljeni na prehrano - v Subvencijah obrokov imamo podvojene zapise, ki se datumsko prekrivajo in tako se na zahtevku poveča število subvencij 7
2. E-računi v programu Obračun storitev 1. Prijava na Upravi za javna plačila (UJP) za IZDAJANJE e-računov: UJP vpiše proračunskega uporabnika v evidenco izdajateljev eračunov na podlagi Vloge za posredovanje izdanih računov Po vključitvi proračunskega uporabnika se lahko pravne in fizične osebe naročijo na prejemanje njegovih eračunov 8
2. Prijava staršev na prejemanje e-računov na dva načina: - Oddajo prijavnico pri vas - Se prijavijo preko svoje spletne banke 3. Vnos podatkov v icenter Izdajatelj e-računov in stranka mora imeti vpisano: - Naziv stranke, Ulica s hišno številko, Kraj, Država Šifra in naziv!, Pošta - Davčna številka - Bančni račun ki ga moramo potrdit s klikom na 9
Uredimo podatke starša plačnika (stranke), ki bo prejemnik e-računa, tako da vnesemo v šifrantu Strank naslednje podatke: - Na zavihek Bančni računi vnesemo bančni račun: - Na zavihku Izstavitev dokumentov dodamo nov zapis in obkljukamo 4. Priprava datoteke z e-računi 10
5. Uvoz datoteke z e-računi na UJPnet OPOZORILA Priprava e-računov na kodi za oskrbovance (DSO, CSD ) ni mogoča Združevanje položnic na enem e-računu ni mogoče Pripis dolga ali preplačila k končnem znesku računa ni mogoč Na UJP je potrebno oddajati zip. datoteko 11
Shranjevanje slik izpisov na doplačnika Dodana je nova funkcionalnost, ki omogoča shranjevanje slike izpisa v mapo stranke doplačnika (ministrstvo, pri vrtcih oz. domovih starejših občanov občina zavezanka za doplačilo oskrbe ). To vam v nadaljevanju omogoča, da se slika specifikacije doda tudi na račune za doplačnike v Fakturiranju. Ta možnost se nahaja na naslednjih izpisih v Obračunu storitev: Obračun za doplačnika: Doplačila oskrbnine: 12
Poračuni občin in ministrstva: Ko označimo kljukico se nam NE PRIKAŽE možnost predogleda, zato je pomembno, da pred tem nastavimo ustrezni izpis med vsemi, kateri se nahajajo v spustnem polju Naziv izpisa: Ukaz Tiskaj se spremeni v ukaz Shrani: S klikom na Shrani se slike izpisov shranijo na doplačnika: 13
Izvoz iz modula Obračun storitev v Fakturiranje Izvoz v fakturiranje se nahaja na Obračunih v modulu Obračun storitev (OST), ikona Izvoz podatkov. Ta funkcionalnost omogoča pripravo računov za doplačnike, ki plačujejo del storitev otrokom/koristnikom/oskrbovancem Izvoz v Fakturiranje je možen, če imate poleg modula Obračun storitev tudi modul Fakturiranje: Program zahteva naslednje podatke: Šifra knjige računov izberete v kateri knjigi računov v Fakturiranju naj se vam ustvarijo računi iz OST Šifra artikla za doplačila obračuna vpišemo artikel, pod katerega se bodo prenesli podatki doplačil storitev v fakturiranje, v primeru vrtca oskrba in medemesečna sprememba (upošteva tudi razlike do ekonomske cene). Program deluje na tak način, da vzame šifro tega artikla, kot naziv artikla pa zapiše naziv obračuna v OST. 14
Šifra artikla za poračune doplačil aktivno samo za vrtce. Vpišemo artikel, pod katerega se bodo prenesli podatki poračunov v fakturiranje. Program deluje na tak način, da vzame šifro tega artikla, kot naziv artikla pa zapiše naziv obračuna v OST. Priprava za vrtec aktivno samo za vrtce. Funkcionalnost deluje tako, da podatke vezane na obračun oskrbe, medmesečnih sprememb in poračunov prenese na račune za doplačnike. Na en račun za občino zavezanko se prepiše tako podatke obračuna tekoče oskrbe in poračune za pretekla obdobja. uporabite v primeru, če izstavljate ločene račune vsaki občini zavezanki posebej. Program bo pripravil toliko računov, kolikor imate občin zavezank. izberite to možnost, če želite pripraviti račun za občino ustanoviteljico, ki izstavlja račun/zahtevek za ostale občine zavezanke. Mapa za datoteko program predlaga mapo za izvoz iz Nastavitve programa Povezave Mapa za izvoz. Izloči žepnine polje je aktivno samo pri kodi programa za domove starejših in CSD (koda O) Ko pripravimo izvoz se nam v Fakturiranju Knjiženje Računi kreirajo računi: 15
Na računih sta vidni tako vrstica tekoče oskrbe kot poračun: Na samem računu v Fakturiranju se kot priponka prenese tudi zadnji izpis (Doplačila oskrbnine, Obračun za doplačnika, Poračuni občin in ministrstva ) katerega smo shranili v datoteko na Obračunu storitev, preden smo obračun izvozili v Fakturiranje. 16
Hvala za pozornost! 17