Uporabniški priročnik
Vsebina O programu 2 DocSys CLIENT Priprava... datoteke 3 Podatki... računa 3 Uvoz... tabel 4 DocSys SERVER Nastavitve... 6 Poenostavljeno knjiženje GK Poenostavljeno... knjiženje 7 3 6 7 1
1 O programu Brezpapirna izmenjava med računovodskim servisom in strankami DocSys SERVER (računovodski servis) prihrani čas in kilometre. Stranka poskenira dokumente in jih pošlje v elektronsko vložišče računovodskega servisa, kjer jih lahko servis prevzeme takrat, ko jih želi. Skeniran dokument postane priponka k temeljnici, s čimer odpade potreba po prisotnosti papirnatih dokumentov v servisu. DocSys CLINET (stranka) je namenjen vsem podjetjem, ki želijo prihraniti nepotrebno pot v računovodski servis in ročno dopisovanje podatkov na papirnate dokumente. Z DocSys Client lahko dokumente skenirate, jih opremite z dodatnimi podatki (partner, opombe...) in jih pošljete v svoj računovodski servis. 2
2 DocSys CLIENT 2.1 Priprava datoteke V vnosno okno (FTP upload datotek) je potrebno opredelit naslednje parametre: Davčna številka upor. se vnese davčna številka podjetja, ki prenaša podatke v računovodski servis. Pot do sken. dokumentov opredeli se pot do mape, kjer shranjujete skenirane dokumente. Pot do arh. dokumentov opredeli se pot do mape, kjer shranjujete že poslane dokumente. Pripravi s klikom na gumb, sprožite da se dokumenti iz mape "sken. dokumentov" napolnijo v okno. Prikazi dok. prikaže se vam dokument iz mape "sken. dokumentov". Podatki odpre se vam novo okno "Vnos osnovnih podatkov", kjer vnesete podatke o posameznem računu. Pošlji ko posamezen račun opremite s podatki, lahko račun označen s kljukico pošljete v elektronsko vložišče računovodskega servisa. Pred pošiljanjem podatkov je potrebno potrditi, da je davčna številka uporabnika pravilna. FTP Server vnesejo se podatki o Serverju, User (uporabnik), Geslo. 2.2 Podatki računa S klikom na gumb Podatki odpre se vam novo okno "Vnos osnovnih podatkov", kjer vnesete podatke o posameznem računu. Prikazi dok. prikaže se vam dokument iz mape "sken. dokumentov". Obvezni podatki, da lahko prenesete datoteko so: Tip dokumenta določimo VD glede na to ali je izdana faktura oz. došla faktura. Datum opravljene storitve ID za DDV partnerja vnesete davčno številko vašega kupca oziroma dobavitelja. Z gumbom Preveri DŠ lahko preverimo, ali je davčna številka pravilna (je v davčnem registru). Vrsta stroška določi se vrsta stroška, na podlagi katere se bo račun knjižil pri računovodskem servisu. 3
Vrste stroškov uvozimo preko gumba Uvoz. Dokument pripravi računovodski servis, tu ga samo uvozimo. Za uspešen uvoz je potrebno opredeliti Vhodno datoteko, Delovni list. Za posamezne parametre je potrebno v kateri koloni je podatek in katera je začetna vrstica. 2.3 Uvoz tabel Tabelo za Tip dokumenta uvozimo preko gumba Uvoz. Dokument pripravi računovodski servis, tu ga samo uvozimo. Za uspešen uvoz je potrebno opredeliti Vhodno datoteko, Delovni list. Za posamezne parametre je potrebno opredeliti v kateri koloni je podatek in katera je začetna vrstica. Znesek. Priporočljivo je, da vnesete vnesete tudi ostale parametre (Datum dokumenta, Datum zapadlosti, Opis, Datum prejema, Eksterna številka, Sklic, podatke o DDV-ju). Tabelo za Vrste stroškov uvozimo preko gumba Uvoz. Dokument pripravi računovodski servis, tu ga samo uvozimo. Za uspešen uvoz je potrebno opredeliti Vhodno datoteko, Delovni list. Za posamezne parametre je potrebno v kateri koloni je podatek in katera je začetna vrstica. 4
5
3 DocSys SERVER 3.1 Nastavitve Za delovanje prenosa podatkov je potrebno nastaviti naslednje parametre: Podatke o FTP serverju Nastavitve serverja Glavna knjiga / Nastavitve / Nastavitve za DocSys Nastaviti je potrebno mapo, kam se shranjujejo prenešeni podatki od stranke (Dokumenti) in označiti "Standardni način shranjevanja dokumentov". 6
4 Poenostavljeno knjiženje GK 4.1 Poenostavljeno knjiženje Dostop preko menija Glavna knjiga / Poenostavljeno knjiženje Tabela prikazuje seznam knjižb v pripravi. Računovodski servis prevzame datoteke, ki mu jih pošlje stranka preko gumba DS. Odpre se novo okno, kjer Izberete dokument, ki ga želite prevzeti v Poenostavljeno knjiženje. Ko prevzemete dokumente v vnosno masko "Pregled knjižb v pripravi" z gumbom Spremeni računovodski servis pregleda podatke, ki jih vnese stranka s DSClientom. V Upload dokumenta pripnete vizualizacijo dokumenta, ki se nahaja v mapi določene v nastavitvah za DocSys. Z gumbom Knjiži v GK izbrano knjižbo poknjižimo v glavno knjigo. Uspešno prenešeni dokumenti, dobijo vezno številko v stolpcu Knjižba GK. 7