SISTEMIZACIJA DELOVNIH MEST V MAJHNEM PODJETJU

Smer: organizacija in management kadrovskih in izobraževalnih procesov SISTEMIZACIJA DELOVNIH MEST V MAJHNEM PODJETJU Mentor: viš. pred. mag. Franc Belčič Kandidatka: Mateja Cvelbar Kranj, januar 2012

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju mag. Francu Belčiču. Hvala vsem, ki ste mi stali ob stani v času mojega študija, s spodbudami in napotki do uspešnega zaključka študija.

POVZETEK Veliko podjetnikov se vse bolj zaveda, da so zaposleni njihov največji kapital. Pomembno je poskrbeti, da se ta kapital pravilno porazdeli po delovnih mestih v podjetju in da se spremlja napredek posameznega zaposlenega. Kakor je pomembno vlagati v razvoj opreme, strojev in naprav, je pomembno tudi vlaganje v razvoj človeškega kapitala. Pomembno orodje za doseganje cilja je tudi kvalitetno pripravljena notranja organizacija in sistemizacija delovnih mest, kar je osrednja tema tega diplomskega dela. V teoretičnem razdelku povzemamo predvsem nekatera temeljna spoznanja o poslovnih funkcijah in sistemizaciji dela. V empiričnem razdelku izhajamo iz naslednje predpostavke: nameravamo ustanoviti novo podjetje. Podjetje naj bi zaposlovalo 17 ljudi. Po zakonu smo dolžni pripraviti sistemizacijo delovnih mest, ki bo ustrezno odražala organizacijsko strukturo in delovanje podjetja, vsebino dela, odgovornosti in zahtevnosti delovnih mest, pogoje za zasedbo delovnih mest oziroma za opravljanje dela in druge elemente. Za omenjeno podjetje smo pripravili osnutek pravilnika o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest s katalogom vseh delovnih mest, ki ga v celoti predstavljamo. KLJUČNE BESEDE - Zaposleni - Človeški kapital - Poslovna funkcija - Delovno mesto - Sistemizacija delovnih mest

ABSTRACT Many entrepreneurs are recognizing that employees are their most valuable asset. However it is important to ensure that this capital is properly allocated at working posts within the company and to monitor the progress of each employee. As it is important to invest in the development of equipment and machinery, it is also important to invest in humancapital development. A reasonably designed internal organization and a systematization of the working positions are important tools for achieving the objective, which is also the central theme of this degree dissertation. In the theoretical section we summarize some of the basic knowledge, primarily on business functions and the systematization of work. In the empirical section we proceed from the following assumptions. We intend to establish a new business. The company will employ 17 people. By law we are obliged to prepare a job classification, which will properly reflect the organizational structure and operation of the businesses, the job content, the responsibilities and complexity of jobs, the conditions for occupation position, or to perform work and other elements. For this company we have prepared a draft of the regulation on internal organization and the systematization of working posts with a catalog of all working posts, which we are presenting in a complete form. KEYWORDS - Employees - Human capital - Business function - Working post - Systemization of working positions

KAZALO 1 Uvod...... 1 1.1 Predstavitev problema... 1 1.2 Predstavitev okolja... 1 1.3. Metode dela... 2 2 Teoretični del... 3 2.1 Normativne podlage za sistemizacijo delovnih mest... 3 2.1.1 Zakon o delovnih razmerjih... 3 2.1.2 Kolektivna pogodba dejavnosti trgovine... 4 2.2 Cilji in nameni sistemizacije delovnih mest... 4 2.2.1 Cilji sistemizacije dela... 4 2.2.2 Nameni sistemizacije dela... 5 2.3 Praktična uporabnost sistemizacije delovnih mest... 6 2.4 Splošne ključne poslovne funkcije podjetja... 6 2.4.1 Kadrovska funkcija... 7 2.4.2 Naložbena ali investicijsko-tehnična funkcija... 8 2.4.3 Nabavna funkcija... 9 2.4.4 Proizvodna funkcija... 9 2.4.5 Prodajna funkcija... 11 2.4.6 Finančna funkcija... 11 2.5 Vrste organizacijskih shem, pomembni pojmi pri oblikovanju sheme in analiza dela... 12 2.5.1 Vrste organizacijskih shem... 12 2.5.2 Pomembni pojmi pri oblikovanju organizacijske sheme... 13 2.5.3 Analiza dela... 14 2.6 Opis delovnih mest v teoriji... 15 2.7 Uporaba sistemizacije delovnih mest za namene izbire delavcev, nagrajevanja, napredovanja in izobraževanja ter usposabljanja delavcev 17 2.7.1 Izbira delavcev... 17 2.7.2 Nagrajevanje, napredovanje in izobraževanje delavcev... 19 3 Empirični del... 21 3.1 Predstavitev podjetja... 21 3.2 Poslovne funkcije v podjetju... 22 3.3 Oblikovanje sheme za opis delovnih mest... 24 3.3.1 Splošno o shemi in opisu delovnih mest... 24 3.3.2 Opis sheme za oblikovanje delovnih mest... 25 3.4 Opis delovnih mest v podjetju... 26 3.4.1 Določitev in opis delovnih mest... 26 3.5 Predlog pravilnika o sistemizaciji delovnih mest... 29 3.6 Katalog delovnih mest... 33 3.7 Zaključek... 70 4 Literatura in viri... 71 _

1 UVOD 1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA Pomembno se je vprašati, kaj je potrebno storiti, da bi bila znanja v podjetjih zadosti vpeta v razvojne programe podjetja. Kako doseči, da bi v dobro spodbujanja ustvarjalnosti človeških virov delovala tako notranja klima podjetja, kot njegova poslovna organiziranost? Vsak dan je na trgu zaznati več gospodarskih subjektov, ki vrednotijo in pojmujejo človeške vire kot intelektualni kapital podjetja. V literaturi se za pojmom človeški kapital skrivajo različne opredelitve. Vsem pa je skupna naložba v sposobnosti posameznika, da s svojim znanjem, veščinami, izkušnjami in drugimi lastnostmi sodeluje v delovnem procesu in rešuje poslovne probleme. K sestavinam človeškega kapitala spadajo poleg izkušenj in znanja še spretnosti in veščine, vrednote organizacijske kulture, inovativnost, motiviranost zaposlenih, dobri medsebojni odnosi, sodelovanje pri upravljanju ter sposobnost upravljanja oziroma vodenja. Poleg teoretičnih in praktičnih znanj je za uspešno vodenje podjetja pomembno, da znamo pravilno organizirati sodelavce, tako da v čim večji meri prispevajo k doseganju zastavljenih ciljev in razvoju podjetja. 1.2 PREDSTAVITEV OKOLJA V majhnih podjetjih se pogosto srečujejo s pomanjkanjem kadra in finančnih sredstev. Dogaja se, da en zaposleni hkrati opravlja več funkcij, ki jih v večjih podjetjih opravlja več zaposlenih ali so celo porazdeljena po samostojnih organizacijskih enotah (oddelkih, odsekih in podobno). Med te funkcije spada tudi kadrovska funkcija. V majhnih podjetjih pogosto vse ključne vsebinske kadrovske postopke opravi direktor, medtem ko računovodja skrbi za obračun plač, izobraževanje je lahko prepuščeno zaposlenim samim ali pa del teh opravil prevzame tajnica oziroma poslovna asistentka. Iz tega je razvidno, da je velikokrat kadrovska funkcija formalno usmerjena le na plače in sklepanje pogodb z novo zaposlenimi. Težko je določiti, ali je smiselno zaposliti osebo za vodenje kadrovske funkcije, saj je to odvisno od različnih dejavnikov. Je pa verjetno smiselno, da bi v podjetju, ki zaposluje več kot 20 oseb, ena oseba posebej skrbela za izvajanje kadrovske funkcije, čeprav bi opravljala še druge naloge, saj je po nekaterih normativih za opravljanje kadrovske funkcije s polnim delovnim časom utemeljeno zaposliti osebo ob najmanj sto zaposlenih. V razvitih organizacijah postajajo človeški viri pomemben neopredmeten kapital in s tem podlaga za konkurenčnost podjetja, kar zahteva tudi spremembe in kakovostno prenovo kadrovske funkcije. Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 1

Ker me zanima, kako naj bi bila organizirana kadrovska funkcija v podjetju in kako naj bi delovala, sem se odločila, da napišem diplomsko delo, ki mi bo pomagalo odkriti in raziskati to področje. 1.3 METODE DELA Ker je diplomska naloga sestavljena tako, da gre za raziskovanje organiziranja dela in nalog ter ostalih spremljajočih aktivnosti s področja zaposlovanja v novem podjetju, bo osnova literatura, ki mi bo v veliko pomoč pri določanju kriterijev za določitev del, nalog in odgovornosti za posamezno delovno mesto z vsemi pogoji za zasedbo. S pomočjo pogovora z lastnikom novoustanovljenega podjetja bo diplomsko delo dobilo še praktično uporabnost. Na osnovi intervjuja, pogovora o njegovih načrtih, idejah, potrebah in zastavljenih ciljih bom lažje določila vse pomembnejše podatke za posamezno delovno mesto. Pri raziskavi bom upoštevala, da je razvoj podjetja dolgotrajen proces in da moramo upoštevati, da so začetki težki, saj je poleg kadrov, ki prispevajo k razvoju in širitvi podjetja, v veliki meri pomembna tudi višina finančnih sredstev, ki jih imamo na razpolago za udejanjanje napisanega. Iz tega razloga bom prikazala delovna mesta, in aktivnosti povezane z njim - kot naj bi bila urejena v podjetju v fazi popolnega zagona in pozitivnega poslovanja. Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 2

2 TEORETIČNI DEL 2.1 NORMATIVNE PODLAGE ZA SISTEMIZACIJO DELOVNIH MEST Akt o sistemizaciji delovnih mest, včasih razvid del in nalog, je organizacijski akt delodajalca, s katerim se določi osnove za organizacijo dela oziroma delovnih procesov v podjetju. Od leta 2003 je posredno obvezen za vse delodajalce, ki imajo več kot 10 zaposlenih, seveda pa je lahko zelo koristen tudi za vse delodajalce, ki zaposlujejo manj kot 10 oseb. Pomembno je, da akt o sistemizaciji podjetja zadovolji zakonske zahteve in ima uporabno vrednost za delodajalca. Zakon zahteva, da se v aktu določi organizacija dela in drugih obveznosti, ki jih morajo poznati delavci, da lahko izpolnjujejo pogodbene in druge obveznosti. Pred sprejemom akta o sistemizaciji pa ga mora delodajalce uskladiti s sindikatom ali sindikalnim zaupnikom v podjetju. Podlaga za sprejem akta o sistemizaciji delovnih mest je Zakon o delovnih razmerjih in Zakon o kolektivnih pogodbah. 2.1.1 ZAKON O DELOVNIH RAZMERJIH Razmerja med delavcem in delodajalcem v Sloveniji ureja Zakon o delovnih razmerjih. Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/2002), ki je trenutno v veljavi, je bil sprejet v letu 2002 in velja od 01.01.2003 dalje. Ta zakon predstavlja prelomnico glede na dotedanjo zakonodajo, ki je urejala delovna razmerja, saj so v njem zajete tri temeljne novosti. Celovito je bil urejen sistem o individualnih delovnih razmerjih. Vzpostavljeni so bili dvostranski odnosi med delom in kapitalom ter med delavcem in delojemalcem, individualna delovna razmerja ureja zakon o delovnih razmerjih, kolektivna delovna razmerja pa ureja zakon o kolektivnih pogodbah. V zakon pa so bile vključene tudi zahteve direktiv. V novembru 2007 je bil sprejet Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 103/2007 ) ZDR-A, sprejet je bil kot kompromis med različnimi in nasprotujočimi si interesi socialnih partnerjev. Najpomembnejše spremembe, ki jih prinaša ZDR-A, so zagotavljanje večje notranje prilagodljivosti zaposlitve z možnostjo zaposlovanja za vrsto dela; širitev pravnih podlag za uporabo fleksibilnih oblik zaposlovanja; jasnejšo in učinkovitejšo ureditev izvedbe odpovedi pogodbe o zaposlitvi, jasnejšo ureditev plačila za delo; doslednejše uvajanje načela sorazmernosti; fleksibilnejšo ureditev delovnega časa, spodbude za usklajevanje poklicnega in družinskega življenja; skrajšanje odpovednih rokov; ureditev pravice do odpravnine v primeru zagotovitve nadaljevanja zaposlitve pri drugem delodajalcu; možnost dodatnega nadurnega dela; prenehanje delovnega razmerja delavcu v primeru dnevne neupravičene Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 3

odsotnosti z dela ter večjo zaščito delavcev pred diskriminacijo in vsemi vrstami trpinčenja. 2.1.2 KOLEKTIVNA POGODBA DEJAVNOSTI TRGOVINE Kolektivna pogodba dejavnosti trgovine Slovenije (Uradni list RS, št. 111/2006, 127/2006 - popr., 109/2007, 21/2008, 94/2008, 68/2009) dokaj podrobno ureja pravice in dolžnosti delavcev (preko 80.000 delavcev) in delodajalcev v dejavnosti trgovine. Med drugim vsebuje dogovore socialnih partnerjev o tarifnih razredih, pripravništvu, poskusnem delu, nadurnem delu, odpovedi pogodbe o zapolitvi, delovnem času, odmorih in počitku, izobraževanju delavcev, prejemkih iz delovnega razmerja Pomembno je, da kolektivna pogodba lahko vsebuje za delavca večji obseg pravic oziroma koristi kot jih določa zakon o delovnih razmerjih. 2.2 CILJI IN NAMENI SISTEMIZACIJE DELOVNIH MEST Sistemizacijo delovnih mest kot organizacijsko-kadrovski akt ali dokument Ivanuša- Bezjak (2006) predstavlja s tremi sestavnimi deli: - pravilnik o organizaciji in sistemizaciji, - opis delovnih mest in - priloge k sistemizaciji. Pravilnik o organizaciji in sistemizaciji delovnih mest mora biti sprejet v skladu z veljavno delovno zakonodajo in veljavno kolektivno pogodbo za dejavnost trgovine. Podjetje mora za dobro poslovanje sprejeti pravilnik o organizaciji in sistemizaciji delovnih mest. Sistemizacija delovnih mest je večnamenski akt in je obenem tudi najpomembnejši oziroma temeljni akt za izvajanje kadrovske funkcije. 2.2.1 CILJI SISTEMIZACIJE DELA Organizacijska struktura je sestavljena iz nalog in nosilcev, ki jih je potrebno medsebojno povezati, to pa lahko imenujemo tudi projektiranje organizacije. Podjetje mora najprej določiti poslovne cilje podjetja, da lahko oblikuje in organizira ostale procese. Najpomembnejši cilj ob oblikovanju sistemizacije dela je dobiček, poleg tega cilja pa so pomembni še ohranitev podjetja, varnost naložbe, zadovoljstvo zaposlenih, razvoj podjetja, skrb za okolje, zdravje zaposlenih Cilji se zaradi sprememb razmer na trgu lahko zelo hitro spreminjajo, zato jih moramo spremljati, analizirati in po potrebi uvajati spremembe. Pri novoustanovljenem podjetju je najpomembnejši cilj, da podjetje čim hitreje začne pozitivno delovati. Pri uresničevanju tega cilja ima velik pomen temeljita in učinkovita priprava pogojev dela in poteka dela. V začetkih delovanja bo imelo podjetja omejena sredstva, zato je še posebej pomembno, da pri določanju delovnih mest to upoštevamo - in organiziramo delovna mesta tako, da poslovanje čim bolj racionaliziramo že ob začetku poslovanja. Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 4

V glavnem je sistemizacija dela večnamenski akt in podlaga za (Uhan, 1996, 43): - organiziranje delovnega procesa, - organiziranje širših organizacijskih enot, - oblikovanje delovnih področij in delovnih programov delavcev na podlagi organizacijske sestave in procesov ter celotnega delovnega ali proizvodnega progama združbe, - ugotavljanje zahtevnosti opravil, - ugotavljanje rezultatov dela, - načrtovanje dela delavcev, - zaposlovanje, ki zajema pridobivanje in izbor delavcev, - razporejanje in razvrščanje delavcev, - izobraževanje delavcev, - napredovanje delavcev in njihov razvoj, - varstvo delavcev pri delu in - druge namene. 2.2.2 NAMENI SISTEMIZACIJE DELA Namen izdelave sistemizacije delovnih mest je predvsem izboljšanje poteka in programiranja dela v podjetju s tem, ko se določijo obveznosti, odgovornosti in pristojnosti, načrtovanje in izvajanje kadrovske politike, ugotavljanje zahtevnosti delovnih mest in urejanje delovnih razmerij, razvrstitev delovnih mest v tarifne razrede, urejanje varstva in zdravja pri delu, napredovanje zaposlenih in izobraževanje. Namen uporabe sistemizacije delovnih mest narekuje tudi njeno vsebino. Vsebovati mora naslednje podatke (Ivanuša-Bezjak, 2006, po članku Kejžar, 2005): a) organizacijske podatke, kot je položaj ter vloga in naloge delovnega mesta v organizacijski strukturi, pristojnosti, odgovornosti in komunikacije v organizacijskem razporedu; b) kadrovske podatke, kot je strokovnost in osebnostne zahteve zaposlenih; c) delovno-pravne podatke, kot so pogoji za varnost in zdravje delavcev, delovni čas, zaposlitveni pogoji in drugo. Uhan (1996, 43) je namene sistemizacije razvrstil v štiri glavne funkcije: - identifikacija opravil in delovnih področij - organiziranje dela - ugotavljanje zahtevnosti in rezultatov dela - kadrovanje. Omenjena teoretična oziroma strokovna izhodišča bom upoštevala pri pripravi sistemizacije delovnih mest v predstavljenem podjetju. Pomemben namen sistemizacije dela je doseganje čim boljših - s sistemizacijo določenih - poslovnih ciljev. S tem, ko določimo cilje, imamo tudi izhodišče za Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 5

ocenjevanje opravljenega dela in analizo rezultatov, ki nam bodo v nadaljnjem razvoju pomagale dosegati še boljše rezultate. 2.3 PRAKTIČNA UPORABNOST SISTEMIZACIJE DELOVNIH MEST Sistemizacija delovnih mest je eno od osnovnih orodij za praktično oziroma operativno določitev pravic in obveznosti delodajalca in delojemalca. Je podlaga za določitev nalog posameznega delovnega mesta, saj delavec s podpisom pogodbe o zaposlitvi lahko opravlja in ima pravico opravljati le tiste delovne naloge, ki so določene v pogodbi o zaposlitvi. S tem je omogočen tudi prehod z enega delovnega mesta na drugega v okviru del in nalog, ki so zaposlenemu določene v opisu del in nalog. Iz določitve del in nalog pa izhajajo tudi pristojnosti in odgovornosti, ki so pomemben dejavnik pri odnosu delavec in delodajalec. S sistemizacijo je potrebno določiti delovna mesta, delovna mesta se oblikujejo s pomočjo opisa delovnih nalog, z določitvijo pristojnosti za posamezno delovno mesto in hkrati tudi odgovornosti za posamezno delovno mesto. Potrebno je vključiti okoljske dejavnike, ki vplivajo na delovni proces. Določiti je potrebno znanja, ki jih posamezni delovni proces zahteva ter lastnosti in sposobnosti posameznika, ki bi prispevale k boljšemu opravljanju nekega dela. Na osnovi omenjenih dejavnikov in pri upoštevanju le teh je podana osnova, da bodo delovna mesta zasedli ustrezni kadri in bo to pozitivno vplivalo na delovanje podjetja in njegov razvoj. S temeljito preučitvijo pogojev za zasedbo nekega delovnega mesta podjetje natančno ve, kakšno delo ponuja in tako lažje pridobi ustrezne kandidate, da zasedejo delovna mesta v podjetju. To je pomembno zato, da se natančno ugotovi potrebno število kadrov, ki bi s čim manjšimi stroški dosegli čim višjo produktivnost. Je pa tudi podlaga za nagrajevanje in napredovanje zaposlenih. V novo ustanovljenem podjetju bomo akt o sistemizaciji delovnih mest uporabili za pravilen izbor kadra na osnovi opisa pogojev za zasedbo posameznih delovnih mest. Na začetku bo potreben boj za preživetje in upoštevanje združitve del in nalog posameznih delovnih mest, kasneje ob načrtovani rasti poslovanja pa bo še toliko bolj pomembno ohraniti zaposlene in vlagati v njihov razvoj. Posebno pozornost bo potrebno nameniti nagrajevanju, izobraževanju in možnostim napredovanja zaposlenih. 2.4 SPLOŠNE KLJUČNE POSLOVNE FUNKCIJE PODJETJA Osnovno izhodišče pri vzpostavljanju organizacije v podjetju, ki jo moramo upoštevati pri organizaciji, je spisek nalog podjetja. Te naloge lahko glede na sorodnost združimo v poslovne funkcije. Novak v knjigi Organizacija stručnih službi (1974, 9) funkcijo opredeljuje kot tisti del opravkov (dejavnosti), s katerim Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 6

uresničimo posamezno posebno nalogo v združbi, oziroma funkcija zajema skupino opravkov, s katerimi smotrno opravimo posebno nalogo združbe. Poslovni proces združbe lahko ločimo na delne poslovne procese ali temeljne poslovne procese. V razvitih tržnih gospodarstvih so naslednje: - kadrovska, - investicijsko-tehnična ali naložbeno-tehnična, - nabavna ali nakupna, - proizvodna ali ustvarjanja poslovnih učinkov, - prodajna, - finančna. Funkcije so v medsebojni odvisnosti, pri nekaterih je ta povezanost bolj opazna, pri drugih manj. Poleg temeljnih funkcij pa poznamo še organizacijske funkcije, katerih glavna značilnost je določanje položaja članov podjetja ali organizacije pri določanju in uresničevanju ciljev poslovnega ter organizacijskega procesa, odločanju o celotnem delovanju družbe, udeležbo na dobičku in odgovornost za prevzemanje slabih rezultatov. Organizacijske funkcije so: funkcija upravljanja, funkcija ravnateljevanja ali poslovodenja in funkcija izvajanja. Informacijske funkcije, kamor sodi kroženje informacij, izhajajo iz informacijskega sistema. Informacijske funkcije obsegajo: funkcijo obravnavanja podatkov o preteklih rezultatih, ki se deli na knjigovodstvo kot najbolj pomemben del računovodstva, statistiko, arhiviranje; funkcijo, ki obravnava podatke o prihodnosti in se kaže v načrtovanju na različnih področjih delovanja združbe; funkcijo, ki nadzira obravnavo podatkov ali revidiranje, funkcijo, ki analizira podatke. 2.4.1. KADROVKSA FUNKCIJA Z izrazom kadri običajno označujemo zaposlene. Kadrovska funkcija se je v preteklosti najbolj spreminjala in vse bolj pridobiva na pomembnosti. Na to vpliva predvsem spremenjena vloga in pomen človeka v delovnem procesu. Skozi čas je vedno bolj dozorevalo spoznanje, da je človek s svojimi sposobnostmi, znanjem in motivacijo najpomembnejši proizvodni tvorec in s tem osnova delovnega ali proizvodnega procesa. Glavna naloga kadrovske funkcije je pridobivanje, priprava, uvajanje in uveljavljanje, razvijanje in izobraževanje ter napredovanje in varstvo zaposlenih v podjetju. Naloge morajo biti povezane s človekom kot osnovnim nosilcem proizvodnega tvorca delovne sile. S tem, ko zaposleni uporablja sredstva dela in obvladuje delovni proces, je v središču dogajanja v podjetju. Za dobro poslovanje vsakega podjetja je pomembno dobro sodelovanje drugih temeljnih funkcij podjetja s kadrovsko funkcijo. Velikost organizacijskih enot v podjetju in delovanju le teh mora biti v ustreznem razmerju glede na velikost in naloge posameznega podjetja. Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 7

Kadrovska služba s pomočjo ostalih služb v podjetju uresničuje kadrovske cilje, ki jih postavlja vodstvo ali uprava podjetja. Za kadrovsko politiko je pomembno spoštovati osebnost vsakega zaposlenca pri uresničevanju njegovih pravic in pri prevzemanju nalog, spoštovanje splošnih, posebnih in posamičnih interesov pri njihovem medsebojnem usklajevanju, zasedanju prostih delovnih mest najprej z ustreznimi zaposlenci znotraj podjetja ter njihovem nagrajevanju, ki izhaja iz izmerjenih učinkov dela. Področja delovanja kadrovske funkcije po Mihelčiču (2000, 20) so: - načrtovanje sestave in števila zaposlencev, - pridobivanje zaposlencev, - poklicno usmerjanje in izbiranje zaposlencev, - spremljanje razvoja zaposlencev, - izobraževanje zaposlencev, - ocenjevanje dela in učinkov zaposlencev, - motiviranje, zlasti nagrajevanje, - obveščanje zaposlencev, - usklajevanje sestave zaposlencev, - odpuščanje zaposlencev, - urejanje medsebojnih odnosov ali razmerij pri delu, - varovanje zaposlencev pred poškodbami in boleznimi, - reševanje socialnih vprašanj v družinah zaposlencev, - določanje sistemizacije delovnih področij in delovnih programov, - načrtovanje delovnih karier zaposlencev. Glede na zapisano je torej kadrovska funkcija najpomembnejša poslovna funkcija, kar bi se moral zavedati vsak delodajalec, prav tako pa tudi delojemalec. 2.4.2. NALOŽBENA ALI INVESTICIJSKO-TEHNIČNA FUNKCIJA Za dobro opravljanje svojega dela zaposleni najprej potrebujejo ustrezna delovna sredstva, zato naložbeno ali investicijsko tehnično funkcijo po pomembnosti uvrščamo na drugo mesto. Glavni namen te funkcije je v ugotavljanju potreb, nabavi, pripravi, vzdrževanju in varstvu delovnih sredstev. To pomeni, da se mora v sklopu te funkcije delovno sredstvo postaviti in poskrbeti za nemoteno delovanje s tekočim, tehničnim in investicijskim vzdrževanjem. Naložbena ali investicijsko tehnična služba mora poskrbeti za celovito funkcijo delovnih sredstev - od načrtovanja potreb po delovnih sredstvih do njihove uporabe - in na koncu o njihovi odprodaji. To funkcijo bi marsikdo nadomestil ali kombiniral s kakšno drugo temeljno funkcijo, najpogosteje s proizvodno ali nabavno funkcijo. Vendar je pomembno, da je ta funkcija samostojna, saj se v okviru naložbeno ali investicijsko-tehnične službe ukvarjamo s sredstvi dela, ki so poleg kadrov najpomembnejši tvorec v proizvodnem procesu, da bi omogočali nemoten potek dela oziroma poslovnega procesa. Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 8

Prav tako kot kadrovska funkcija je tudi naložbena ali investicijsko-tehnična funkcija trdno povezana z ostalimi funkcijami, še najbolj z nabavno, proizvodno in finančno funkcijo. Delovna sredstva se lahko uporabljajo, dokler delajo nemoteno, če se kaj pokvari ali obrabi, delovno sredstvo po vsej verjetnosti ni več uporabno, razen v primerih, ko se posamezni del lahko popravi - in to ne predstavlja prevelikega stroška. V preteklosti so bila delovna sredstva razmeroma enostavna in so jih lahko popravljali zaposleni sami, saj so jih s tem, ko so z njim upravljali, najbolje poznali. V sodobnem času pa se v proizvodne procese uvaja mehanizacija in avtomatizacija na vse bolj specializiranih strojih in je potrebna tudi večja strokovna usposobljenost za njihovo brezhibno delovanje, ker je vzdrževanje zahtevnejše. Glede na velikost in dejavnost podjetja ali organizacije se lahko naložbena ali investicijsko-tehnična funkcija različno členi glede na njeno uporabnost. 2.4.3 NABAVNA FUNCKIJA Vsebina nabavne funkcije je v priskrbi in varstvu delovnih predmetov ali priskrbi storitev, kar je odvisno od poteka delovnega procesa. Naloge nabavne funkcije so predvsem preučevanje dobaviteljev oziroma nabavnih trgov, načrtovanje nabave, odločanje o dobaviteljih, o načinih in oblikah nabavnega procesa, o nabavnih poteh, skrbi za stike z dobavitelji, razvid in analiziranje nabave. Tudi nabavna funkcija je povezana z ostalimi funkcijami, saj s pomočjo dobrega informiranja med posameznimi funkcijami vpliva na manjše stroške nabave in izboljša nabavne pogoje pri dobaviteljih. Glavne naloge nabavne funkcije naj bi bile: - stalno preučevanje razmer na trgu, - izbira dobaviteljev in po potrebni njihova menjava, - trajno in pravočasno oskrbovanje podjetja s potrebnimi delovnimi predmeti, v našem primeru s talno oblogo, - vzpostavljanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji, - doseganje najbolj ugodnih nabavnih pogojev, - poskrbeti za čim nižje stroške na enoto nabavljenih delovnih predmetov, - načrtovanje ustreznih količin. Tudi to funkcijo lahko glede na velikost podjetja ali organizacije razdelimo na več nivojev delovanja. 2.4.4. PROIZVODNA FUNKCIJA Proizvodna funkcija je najbolj uporabna v podjetjih, kjer se ukvarjajo s proizvajanjem izdelkov ali polizdelkov. Združuje vse elemente dela, delovna sredstva, delovne predmete, storitve in delovno silo. Mihelčič (2000, 63) jo Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 9

ponazarja kot ciljno usmerjeni proizvodni sistem z določenimi vložki in izložki ter zmogljivostmi prvin poslovnega procesa za procesno delovanje in predelovanje. Proizvodni sistem v nekem podjetju, ki je usmerjen predvsem v industrijo, je sistem spreminjanja oziroma preoblikovanja delovnih sredstev (materialov) v nek nov proizvod ali kombiniranje večjega števila. Pomembno je dobro načrtovati proizvodni proces določenega izdelka, saj s tem zagotovimo nemoten potek dela in čim večjo realizacijo proizvodov. Glavne naloge v proizvodnem procesu delimo na: - analizo trga, - izdelavo programa proizvodnje, - oblikovanje proizvodnje, - določitev količin materiala, - določitev posameznih operacij, - določitev delovnih mest, - določitev parametrov obdelave, - določitev orodij, naprav in merilnih sredstev, - določitev norm, - kalkulacijo, - načrtovanje in spremljanje zasedenosti zmogljivosti, - načrt in specifikacija materiala, - zagotovitev in izdelavo posebnih orodij, - določitev izvedbenih rokov, - izdelavo in posredovanje delovne dokumentacije, - terminiranje delovnih nalog in oskrbo delovnih mest, - proizvodnjo, - kontrolo proizvodnje, analiziranje in potrebno ukrepanje, - izkaz izvrševanja, - obračun in zaključek del. Pri proizvodni funkciji je najpomembnejše stalno nadzorovanje, kako proizvesti čim več izdelkov, zato je potrebno preučevati, spremljati, dopolnjevati vse sestavine dela. To so delovna sredstva, delovni predmeti, storitve in zaposleni. Pri tej funkciji je zelo pomembna uporaba matematike, saj si le matematično lahko izračunamo, s kakšno ceno in kakšnimi stroški se nek izdelek proizvaja, da ima podjetje od tega dobiček. Tako kot ostale funkcije mora tudi proizvodna funkcija sodelovati z drugimi funkcijami, da lahko dosega svoje cilje. Proizvodna funkcija je uporabna predvsem v podjetjih, kjer se ukvarjajo s proizvodnjo oziroma pridelavo novih izdelkov ali polizdelkov. V predstavljenem podjetju nimamo lastne proizvodne in zato ta funkcija v sistemizaciji dela zaenkrat ne bo uporabna. Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 10

2.4.5. PRODAJNA FUNKCIJA Namen vsakega podjetja je ustvarjati nek proizvod ali storitev za trg, zato je pomembno stalno nadzirati dogajanja na trgu in slediti spremembam. S prodajo preidejo poslovni učinki na potrošnike. Pomembno je, da vemo, koliko moramo proizvesti, da bomo to lahko na trgu prodali. Prodajna funkcija je zelo povezana s proizvodno funkcijo, vendar to predvsem v podjetjih, ki se ukvarjajo s proizvodnjo lastnih izdelkov. Seveda pa je povezana tudi z vsemi ostalimi funkcijami. Naloge prodajne funkcije so: - raziskovanje trga in iskanje novih kupcev, - načrtovanje prodaje, - določanje plačilnih rokov, morebitnih garancij, - sama prodaja, kamor sodijo pogovori, vezani na prodajo in reševanje morebitnih reklamacij, priprava ponudb, predračunov, sklepanje pogodb, pridobivanje naročilnic, - oglaševanje, reklamiranje, - spremljanje in analiziranje prodaje, - kontroliranje poteka prodaje in spremljajočih dejavnikov. Prodajne služba mora po prejemu naročila kupca in po sklenitvi pogodbe, ki je lahko pisna ali ustna - čeprav je v današnjem času najboljše, če je ta v pisni obliki -, poskrbeti za naročilo materiala in dostavo naročenega kupcu, določiti mora dobavni rok, plačilne roke, garancijske roke, kraj prevzema materiala. Pomembno za razvoj podjetja je, da podjetje vlaga v oglaševanje, najpomembnejše in hkrati najcenejše oglaševanje so zadovoljni kupci, ki so najboljše reference za vsako podjetje. Prodajno poslovanje je potrebno iz različnih vzrokov ves čas analizirati, saj le tako lahko ugotovimo, če smo izkoristili vse prodajne možnosti in dosegli zastavljene cilje prodaje. Mihelčič (2000, 325) navaja, zakaj je pomembna kontrola prodaje z vidika poslovanja celotnega podjetja ali organizacije: - ker se spremembe na trgu najhitreje odražajo prav v prodaji, - ker lahko napake v procesu ustvarjanja poslovnih učinkov vplivajo na vse druge poslovne funkcije, zlasti na nabavno, proizvodno in finančno, - ker le uspešna prodaja ustvarja možnosti za razvoj družbe. 2.4.6. FINANČNA FUNKCIJA Bistvena naloga finančne funkcije je pridobivanje, vlaganje in vračanje finančnih sredstev, gospodarjenje s finančnimi sredstvi in urejanje finančnih odnosov. Naloga financiranja je poskrbeti za nemoten denarni tok v posameznem podjetju. Kodeks poslovno finančnih načel opredeljuje pomembnost finančnih načrtovanj pri vodenju finančne politike podjetja. Finančno načrtovanje opredeljuje kot način za Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 11

doseganje finančnih ciljev. Opredeljuje tri naloge izvajanja, to so izvajanje, informiranje in odločanje, za izvajanje katerih je potrebno načrtovanje. Zaradi upravljanja denarnih sredstev, ker so praktično vsa poslovna dejanja povezana z denarjem, mora biti finančna funkcija povezana z drugimi poslovnimi funkcijami. Z nekaterimi poslovnimi funkcijami je v odnosu vsakodnevno. Naloge finančne funkcije so: - skrb za plačilo sposobnost družbe in zagotavljanje zadostnih finančnih sredstev, - pomoč pri skrbi za nemoten denarni tok, - skrb za poravnavanje obveznosti do dobaviteljev in drugih, - skrb za poravnavanje obveznosti do zaposlenih, - pomoč pri skrbi za vlaganje sredstev v proizvodni proces, - svetovanje pri vlaganju denarnih presežkov, - sodelovanje z drugimi poslovnimi funkcijami v podjetju, še posebej s prodajno funkcijo, saj je ta tista, ki zagotavlja dotok denarnih sredstev, - pridobivanje finančnih virov, - skrb za racionalizacijo stroškov. 2.5. VRSTE ORGANIZHACIJSKIH SHEM, POMEMBNI POJMI PRI OBLIKOVANJU SHEME IN ANALIZA DELA 2.5.1. VRSTE ORGANIZACIJSKIH SHEM Glede na vrsto dela v podjetju ločimo dve osnovni načeli, ki jih upoštevamo pri oblikovanju sheme: to je decentralizacija in centralizacija. Decentralizacija pomeni, da se isto dela opravlja na različnih lokacijah, centralizacija pa pomeni, da se delo opravlja na enem mestu. Dalje razlikujemo pet osnovnih tipov organizacijskih shem: Funkcijska organizacijska shema, ki je največkrat uporabljena organizacijska shema. Pri tej shemi gre za oblikovanje funkcij v najbolj uporabno glede na število sektorjev, služb, oddelkov. Prednosti te sheme so v tem, da se zmanjšujejo stroški zaradi opravljanja nalog na enem mestu, prostoru, hkrati povečujemo strokovnost zaposlenih. Primerna je predvsem za podjetja, ki imajo konstantno poslovanje. Težko se prilagaja spremembam in je prepočasna pri sprejemanju novih odločitev in uresničevanju novih idej, rezultati razvojnega dela pa se težko poznajo v poslovanju. Divizijska organizacijska shema je decentralizirana organizacijska shema, katere funkcije so prav tako organizirane decentralizirano. Gre za to, da se veliko podjetje razdeli na nekaj manjših podjetij. Glede na dejavnost pa organiziramo funkcije v posameznem podjetju. Potrebno je nenasilno združevanje funkcij ob upoštevanju avtonomne decentralizacije. Odločitve se sprejemajo glede na dejavnost oziroma program proizvodnje. Prednost te funkcije je v tem, da lahko poslovanje vsakega podjetja posebej spremljamo in na ta način spremljamo donose Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 12

posamezne enote. Na ta način hitro ugotovimo, kateri program se ne izplača in ga izločimo, na ta način pa omogočimo ostalim nemoteno poslovanje. Slaba stran te sheme je v tem, da posamezne enote oziroma podjetja začnejo stremeti k osamosvojitvi, s tem pa lahko povzročimo, da začnejo konkurirati sami sebi. Pomembno je, da so enote oziroma podjetja zastavljena tako, da delujejo ena z drugo - in ne ena proti drugi. V tej shemi se združujejo funkcije, ki so potrebne za vse enote in tako vplivamo na nižje stroške poslovanja. Projektna organizacijska shema pri kateri so aktivnosti povezane z določenim projektom, ki ni v stalni praksi nekega podjetja. Ponavadi gre za aktivnosti na kratek rok, ki jih je potrebo izvesti le enkrat. Zaradi nenehnih sprememb na trgu se projektna organizacijska shema vse bolj uveljavlja. Oblikuje se glede na projektne cilje, določi se vodjo, ki je odgovoren za delovanje skupine in za dosežene rezultate. Zaposleni iz različnih enot dobijo naloge, ki jih je potrebno narediti, da dosežejo dogovorjeni cilj projekta, ko je cilj dosežen in so vidni rezultati, se skupino razpusti. Poleg pozitivnih strani projektne organizacijske sheme pa ima lahko tudi pomanjkljivosti, kot so neujemanje članov projektne skupine, slabo vodenje skupine, spreminjanje sodelujočih z vsakim projektom, razvoj dodatnega informacijskega sistema za potrebe posameznega projekta. Matrična organizacijska shema je skupek funkcijske in divizijske organizacijske sheme, po delovanju pa je podobna projektni. Razlika je v tem, da pri projektni organizacijski shemi zaposleni sodeluje pri projektu po potrebi, sicer pa opravlja svoje redno delo, na ta način je odgovoren dvema vodjema. Pri matrični organizacijski shemi pa gre za teamsko delovanje, ki pa v praksi še ni dobro razvito. Teamsko delo je dolgotrajen proces, ki zahteva usposabljanje ljudi za tak način dela. Če team ni pravilno usposobljen, se lahko zgodi, da zastavljeni cilji ne bodo doseženi, to pomeni, da ne bo pravih rezultatov. Pomembna je visoka motiviranost sodelujočih v teamu za doseganje rezultatov. V teamu naj bi imeli vsi sodelujoči enake ali podobne pristojnosti in odgovornosti, ki pa morajo biti v naprej natančno dogovorjene. Dinamična mreža je nova organizacijska shema, ki se pojavlja v novejšem času. To je organizacijska shema, ki s pomočjo računalnikov povezuje odjemalce, proizvajalce, delovno silo in trgovce. Prednost je v večji prilagodljivosti, boljši izrabi človekovih zmožnosti in učinkovitosti nasploh. Namesto oblikovanja organizacijske sheme gre za dogovarjanje izvajanja posameznih aktivnosti, pri čemer državne meje ne predstavljajo nobenega problema. Problem pa je pri nepoznavanju vseh vpletenih, saj se hitro lahko zgodi, da en akter začne sodelovati s konkurenco in tako uniči delovanje cele mreže. Pomembno je medsebojno sodelovanje vseh v takšni organizacijski shemi. 2.5.2. POMEMBNI POJMI PRI OBLIKOVANJU ORGANIZACIJSKE SHEME Cilji in rezultati. Cilj je nekaj, kar želimo doseči, rezultat pa je nekaj, kar je narejeno. Ugotavljanje rezultatov doseganja nekega cilja imenujemo uspešnost. Če Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 13

je zastavljen rezultat dosežen, pomeni, da smo dosegli želeni uspeh. Govorimo lahko o ciljih podjetja kot organizacije. Cilj organizacije najlažje dosežemo tako, da določimo naloge, ki bi pripomogle k doseganju zastavljenega cilja. Določene pa morajo biti tako, da je cilj dosežen v čim krajšem možnem času, s čim manjšimi stroški. Glede na to, da se cilji podjetja spreminjajo glede na okolje in razmere na trgu, je potrebno naloge nenehno prilagajati spremembam. Na spremembe v veliki meri vplivajo tudi zaposleni, saj se obstoječa shema podjetja lahko v spremenjenih okoliščinah obdrži le v primeru, da so se zaposleni pripravljeni prilagoditi spremembam. Če to ni možno, potem je potrebno zamenjati oziroma spremeniti organizacijsko shemo, to pa pomeni spremeniti nosilce ali druge dele organizacijske sheme. Naloga je nekaj, kar je potrebno narediti. Pri oblikovanju oziroma formulaciji naloge delovnega mesta moramo biti natančni. Najbolj pomembno je, da sami vemo, kaj hočemo, tako bomo lahko zaposlenemu razložili, kako jo bo opravil. Nosilci so osnovni element organizacijske sheme in so tvorec njenih sestavnih delov, imenujemo jih lahko tudi enote, ki so različno poimenovanje od divizij, oddelkov, do posamične delovne naloge. Oddelek je enota v podjetju, kjer se opravljajo določene naloge. Pomembno je, da ga ne enačimo z delovnimi nalogami. Potrebno je paziti tudi, da nosilca naloge ne enačimo z izvajalcem naloge. Nosilec je element v organizacijski sestavi, medtem, ko je zaposleni tisti, ki opravi nosilčeve naloge. V praksi je možno, da več zaposlenih opravlja naloge enega nosilca. Nosilce določimo glede na vsebino dela podjetja, izvajalce pa določimo glede na obseg posamezne vrste dela. Pri oblikovanju organizacijske sheme je potrebno smiselno povezovati naloge in nosilce delovnega procesa, kar predstavlja sistemizacija delovnih mest. Pomembno za oblikovanje delovnih mest je upoštevanje ciljev, ki jih podjetje želi doseči - in s tem iskanje kadra, ki ima ali je pripravljen pridobiti potrebna znanja za opravljanje svojega dela, in ki ne sloni samo na znanju, pridobljenem v času šolskega izobraževanja. 2.5.3. ANALIZA DELA Lipičnik (1998) navaja, da splošne sheme za analizo dela vsebujejo vsaj naslednje podatke: - Naloge Opis dela je posledica členitve in delitve dela ter je narejen po posebni tehnologiji. Pri analiziranju del obstoječe opise uporabimo in po potrebni opremimo z dodatnimi informacijami. Sklepi na podlagi opisa in nalog so lahko zelo težavni. V opisu lahko najdemo tudi naloge, ki jih opravljamo samo enkrat na več let. Zato so nekatere sheme za analizo dela Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 14

predvidele tudi ugotavljanje časovnega deleža posamezne naloge v strukturi vseh nalog. - Fizikalne in socialne delovne razmere Pri fizikalnih delovnih razmerah gre za ugotavljanje dejavnikov fizikalnega delovnega okolja, ki so jim delavci pri opravljanju dela izpostavljeni. Delovne okoliščine lahko z inštrumenti izmerimo ali pa presodimo na podlagi poznavanja razmer. V navodilih za analizo pogosto najdemo definicije posameznih pojavov, da bi analitiki na terenu lahko prepoznali posamezen pojav. Hkrati pa si želimo, da ga ne bi mogli zamenjati z drugimi pojavi. - Vrste odločitev Pri vsakem delu se mora delavec tako ali drugače odločati. Lahko srečamo več vrst odločitev pri enem samem delu. Zato nas v tej rubriki zanima, kakšne vrste odločitev mora delavec sprejemati pri opravljanju svojega dela. - Psihofiziološke funkcije Pri ugotavljanju psihofizioloških funkcij ne gre za to, da bi ugotavljali psihofiziološke funkcije konkretnega delavca, ampak za ugotavljanje, katere od teh funkcij zahteva delo. Ugotoviti hočemo, katere psihofiziološke funkcije mora imeti razvite delavec, da bi bil pri delu lahko uspešen. 2.6. OPIS DELOVNIH MEST V TEORIJI Opis delovnih mest oziroma opis del in nalog za posamezno delovno mesto izhaja iz sistemizacije delovnih mest. Vsebina za opis delovnih mest ni predpisana z zakonom o delovnih razmerjih. V opis del in nalog je potrebno natančno navesti naloge, ki naj bi jih zaposleni izvajal. Navedejo se tudi odgovornosti, ki izhajajo iz posameznega delovnega mesta. Iz odgovornosti pa seveda izhajajo tudi pristojnosti oziroma pooblastila glede na posamezno delovno mesto. Delimo jih lahko na strokovna, ki zajemajo delovne rezultate; organizacijska, ki zajemajo vodenje, in materialna, ki zajemajo delovna sredstva in predmete dela. Navesti moramo tudi ključne stranke (notranje in zunanje) zaposlenih na tem delovnem mestu ter organizacijske povezave in komunikacije. Pomembni so tudi podatki o delovnih pogojih, v katerih se delo opravlja (vplivi delovnega okolja, psiho-socialno okolje), posebne psihofizične obremenitve in drugi podatki s področja varnosti in zdravja pri delu. V sistemizacijo je pametno vključiti tudi način ocenjevanja uspešnosti na posameznem delovnem mestu. Uporabijo se splošne pisne ocene ali pa se uporabi izmerljive ključne kazalce uspeha. Določiti je potrebno pogoje za zasedbo posameznih delovnih mest. Navesti je potrebno želeno izobrazbo, funkcionalna in dodatna znanja, veščine, delovne izkušnje, sposobnosti in druga pomembna določila. Povzemam najpomembnejše metode za analizo delovnih mest, ki jih navaja Belčič (2002). Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 15

Video snemanje S tem si lahko pomagamo, da ugotovimo kakšne fizične lastnosti so potrebne za opravljanje dela, s tem preučimo gibalne sposobnosti. Vendar je tu več slabosti, saj delavci niso navdušeni nad snemanjem, umetno lahko povečujejo ali zmanjšujejo tempo dela, kvalitativni vidik dela pa je pogosto skrit. Nekatera delavna mesta so takšna, da nam študija snemalnega učinka ne bo v korist. Sistematično opazovanje Pri tej metodi, ki se pogosto uporablja, opazovalec sistematično vpisuje podatke v naprej pripravljeno shemo. S tem lahko zajame vrstni red in logiko nalog, dolžnosti in njihovo trajanje, težje pa je določiti njihov pomen in zahtevnost. Slabost je enaka kot pri prejšnji metodi, saj ni preveč koristna za miselne procese. Več koristi pa je predvsem pri tistem delu, kjer je izrazita vidna stran dela. Vprašalniki Najpomembnejše pri tej metodi je dobra priprava vprašalnika, lahko zajema vprašanja zaprtega tipa, kjer so podani možni odgovori, lahko odprtega tipa, kjer vprašani samostojno odgovarja. Podatki se na koncu zberejo in obdelajo. Vprašalnik lahko izpolnjujejo delavci, zaposleni na določenem delovnem mestu. Intervju Tudi pri tej metodi analitik uporablja vnaprej pripravljeno shemo vprašanj, glede na izkušnje in izurjenosti analitika pa so vprašanja lahko tudi bolj strukturirana. Prednost pred vprašalnikom je v tem, da je možna dvosmerna komunikacija in zbiranje podatkov poteka v bolj sproščenem vzdušju. Postavijo se dodatna vprašanja, da dobi odgovore na pomembnejše teme. Tudi tu lahko uporabimo delavce zaposlene na posameznem raziskovanem delovnem mestu, lahko celo v skupinah. Pisanje dnevnika Namesto omenjenih metod je za nekatere dlje trajajoče delovne procese in umsko zahtevnejše procese bolj uporabno pisanje dnevnika. Delavec na takem delovnem mestu si v naprej določenih intervalih zapisuje opravljeno delo. Vodenje dnevnika pa je zamudno in lahko tudi negativno vpliva na potek delovnega procesa, zato med delavci ni priljubljen. Študij dokumentacije, tehnoloških oziroma delovnih postopkov, predpisov, navodil in podobno. Pri tej pogosti metodi analitik pridobi zlasti začetne in sorazmerno objektivizirane informacije o tem, kaj mora delavec delati. Tedaj opisujejo bolj normativno kot dejansko stanje, vendar je tudi to pomembno, saj v nekaterih primerih zaradi narave dela med zahtevanim in dejanskim sploh ne more biti posebnih razlik. Lastno opravljanje dela To je verjetno najbolj verodostojna metoda, saj analitik naloge in dolžnosti sam poizkuša opraviti. Uporabnost metode pa je vprašljiva, saj je težko pričakovati, da bi analitik na tak način spoznaval posamična dela. Za pravilno odločitev je najboljša kombinacija različnih metod, saj idealna metoda ne obstaja, vsaka ima prednosti in pomanjkljivosti. Zbrane podatke potem med seboj primerjamo, kontroliramo, popravljamo, dopolnjujemo in se za dokončno analizo posvetujemo s strokovnjakom, seveda pa je po zakonu v to potrebno vključiti tudi sindikat. Osnovni podatki o delovnem mestu, ki jih je običajno potrebno določiti, so (povzeto Belčič, 2002): Naziv delovnega mesta, določiti je potrebno ime ali naziv, koristno je, da ima delovno mesto tak naziv, da se že iz naziva vidi, za kakšno vrsto dela gre. Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 16

Šifra delovnega mesta, ki naj bo v taki obliki, da se v primeru večjih podjetij natančno vidi, v kateri oddelek sodi posamezno delovno mesto. Kratek opis nalog in dolžnosti, to je najpomembnejši podatek pri določitvi delovnega mesta. Je osnova delovnega mesta, pomembno je, da je opis dovolj širok in natančen, da ga ni potrebno venomer spreminjati ob spremembi zakonodaje. Opis mora imeti tudi določene meje pristojnosti in odgovornosti na posameznem delovnem mestu. Poglavitni cilji kot dopolnilo k opisu nalog in dolžnosti. Dobro je, če je možno cilje kvantificirati, saj se s tem lahko izognemo nepravilni izbiri kadrov, izpadanju delovnih ur, nepotrebnim stroškom. Pomembno je, da smo usmerjeni k oblikovanju vlog, pri katerih delavec z aktivnim delovanjem vpliva na rezultate, ki so v korist podjetju. Tu mislimo na razvijanje novih programov ali dodelava že obstoječih, uvajanje novih, izboljšanih metod dela, spreminjanje danih razmer, širjenje poslovnih povezav. Delovne razmere, določiti je potrebno okolje dela, delovne pogoje, opremo in predmete dela. Telesne aktivnosti, določiti, kakšne telesne sposobnosti so potrebne za opravljanje določenih nalog. Stopnja in trajanje obremenitve Ocena primernosti z zdravstvenega vidika in ogroženosti, ki vključuje tudi nevarnost nezgode pri delu. Potrebno je podati oceno tveganja za zdravstveno stanje na posameznem delovnem mestu. 2.7. UPORABA SISTEMIZACIJE DELOVNIH MEST ZA NAMENE IZBIRE DELAVCEV, NAGRAJEVANJA, NAPREDOVANJA IN IZOBRAŽEVANJA TER USPOSABLJANJA DELAVCEV 2.7.1 IZBIRA DELAVCEV Postopek zaposlovanja novih delavcev je sestavljeno iz več korakov. Pomembno je pravilno načrtovanje izbora kadrov in ustrezna priprava pogojev za izbor. Zaposlovanje v širšem smislu obsega (Lipičnik, 1996, 91) celo verigo aktivnosti, od planiranja do ravnanja z že zaposlenimi delavci. Zaposlovanje v ožjem smislu pa predstavlja le en del procesa zaposlovanja v širšem smislu. Zaposleni predstavljajo največji strošek za večino podjetij. S stroški niso mišljeni samo stroški plač, ampak vsi stroški dela, določeni z zakoni in kolektivno pogodbo, pri čemer moramo upoštevati tudi vlaganja v razvoj zaposlenega, preden pride do točke, da se začne vložek vračati. Pomembno je, da ne pride do nepotrebnih izgub, ko zaposleni iz različnih vzrokov v delo ne vlagajo vsega možnega znanja, prizadevnosti, ustvarjalnosti, časa. Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 17

Za poslovanje podjetja je pomemben pravilen izbor delavca, to se pozna predvsem v manjših podjetjih, saj nepravilna izbira kandidatov lahko pripelje do propada podjetja. Zato je pomembno, da upoštevamo vse ključne lastnosti kandidata, ki konkurira za prosto delovno mesto. Neustrezno izbrana oseba namreč s svojim delovanjem lahko povzroči pravo zmedo med zaposlenimi. To se lahko pozna tudi v večjih podjetjih, kjer je organizacija razdeljena na oddelke in se potem ruši organizacija oddelka. Proces privabljanja in selekcije kadrov je strokovno zahtevno delo, za katerega marsikdo (od novonastalih podjetnikov in menedžerjev) misli, da je enostavno in da ga skoraj vsakdo obvlada. V praksi se hitro izkaže zmotnost takšnega stališča. Kandidate za zaposlitev lahko v podjetje privabimo na različne načine: - s pomočjo prijateljev in znancev, da povabijo primerno osebo, - da zaposlimo štipendiste ali osebe, ki so pri delodajalcu opravljali obvezno šolsko oziroma študijsko prakso in so se dobro izkazale, - z objavo prostih delovnih mest na zavodu za zaposlovanje, - s pomočjo objave oglasov v medijih (časopisih, revijah, radiu, v novejšem času predvsem na internetu in podobno), - s pomočjo kadrovskih agencij, - s pomočjo šol, ki kadre usposabljajo, - s sodelovanjem na sejmih kadrovskih potencialov. Objava prostega delovnega mesta mora biti v skladu z delovnopravno zakonodajo. Izdelava in privlačnost oglasa objave delovnega mesta pa je odvisna od višine finančnih sredstev, ki so temu namenjena. Na objave se lahko prijavi tudi več sto iskalcev zaposlitve, sploh v večjih, uspešnih in bolj uglednih podjetjih. Po prispetju vlog, ki so po navadi v pisni obliki, po elektronski ali navadni pošti, je potrebno začeti selekcijo kandidatov. To je najbolj odločilna poteza v procesu zaposlovanja, saj v primeru, da se odločimo za napačnega kandidata, le ta ne bo prinašal k razvoju in širitvi podjetja. Ta napaka je lahko bolj očitna v podjetjih z manj zaposlenimi, saj se v večjih podjetjih lahko skrije, ker vpliva le na delovanje posameznega oddelka. Več škode je lahko narejeno, kadar gre za napačno izbiro vodstvenega ali strokovnega kadra. Zato je potrebno selekciji kandidatov nameniti veliko pozornost; če v podjetju ni zaposlenega kadrovskega strokovnjaka, je pametno poiskati pomoč zunanjega kadrovskega svetovalca. Menedžerjem je pri izbiri novih sodelavcev lahko v pomoč Načrt v sedmih točkah (Rodger, 1952, 143): 1) Fizični izgled: zdravje, zunanjost, nastop, predvsem vedenje in govor. 2) Pridobitve: izobrazba, kvalifikacije, izkušnje. 3) Splošna inteligenca: intelektualne kapacitete. 4) Sposobnosti: mehanične, senzorične, motorične, intelektualne. Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 18

5) Interesi: intelektualni, praktični, konstrukcijski, fizične aktivnosti, socialni, umetniški, športni. 6) Nagnjenja: sprejemljivost, vpliv na druge, stanovitnost, zanesljivost, samozaupanje. 7) Posebni pogoji: posebne zahteve pri delu. Ali se odločimo za pravo osebo, ugotovimo običajno po preteku določenega časa; to je verjetno med temeljnimi razlogi, da mnogi delodajalci zaposlujejo za določen čas, saj se šele po preteku tega časa lahko oceni prava podoba izbranega kandidata. 2.7.2. NAGRAJEVANJE, NAPREDOVANJE IN IZOBRAŽEVANJE DELAVCEV Jasno je, da morajo biti zaposleni za svoje delo plačani glede na njihov prispevek. Če zaposleni ve, da je njegovo delo opaženo in primerno nagrajeno, bo to njegov prvi motivacijski dejavnik za čim bolj uspešno delo, to pa pomeni tudi dobro poslovanje podjetja. Za vsako delovno mesto je naprej potrebno določiti osnovno plačo, ki izhaja iz vrednotenja zahtevnosti dela, opravil, ki so potrebna za to delovno mesto. Pomembno je, da za določitev uporabimo strokovno priznane in ugotovljene dejavnike, ki pomembno vplivajo na posamezno delovno mesto. V primeru, da so osnovne plače določene na pamet, lahko hitro pride do trenja med zaposlenimi. Pri določitvi plač pa je potrebno upoštevati tudi zakonodajo, ki ureja ta del. Po Uhanu (2000) se osnovne plače določajo s pomočjo naslednjih osnov: - Osnovna sestavina za določanje osnovne plače je zahtevnost opravil in iz njih izvedena zahtevnost delovnega področja delavca. - Osnovno plačo določajo merila merljiva in ocenjevana - za vodoravno napredovanje, praviloma v okviru istega delovnega področja. - V preteklosti smo imeli sisteme, s katerimi smo uravnavali razlike med dejansko in zahtevano izobrazbo, znanje na eni strani ter razliko med potrebno in zahtevano prakso oziroma izkušnje na drugi strani. Vse bolj pomembno je določati osnove glede na dejansko izobrazbo - ne le formalno. Obstajajo različne rešitve, kako določiti osnovno plačo v primerih razlik med zahtevanim znanjem po sistemizaciji in dejanskim znanjem, usposobljenostjo delavca. - Dodatne usposobljenosti in spretnosti delavca, če niso bile vključene v izračun že z metodo vrednotenja zahtevnosti, saj brez teh ne bi bilo mogoče opravljati s sistemizacijo določenih del oziroma opravil. Med dodatna znanja štejemo različna znanja jezikov, določene izpite (sodne), pooblastila in podobne dodatne usposobljenosti. - V osnovno plačo že z vrednotenjem zahtevnosti opravil vključujemo tiste pogoje dela (delovne obremenitve, ki izhajajo iz delovnih razmer), ki so zanje značilne, to je neločljivo povezane z opravljanjem opravil. V osnovno plačo moramo dodatno všteti tiste pogoje dela, ki se pojavljajo občasno, v takšnih primerih samo za čas trajanja občasnih obremenitev. - Kaže se potreba po uvedbi posebnega kriterija za deficitarnost (ali suficitarnost) poklicev, kot jih ugotavljajo zavodi za zaposlovanje. Tako bi v osnovno plačo vključili Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 19

vse večji vpliv delovanja trga delovne sile. Delno je to že vidno pri najbolj iskanih poklicih in delavcih, ki opravljajo dela za najbolj iskana področja dela, na primer ravnateljev ali direktorjev in vrhunskih strokovnjakov. Vendar ima tudi ta sestavina začasen značaj, traja lahko le toliko časa kot traja deficitarnost - ali obratno suficitarnost. - V določanje osnovnih plač je mogoče po vnaprejšnjem dogovoru in pravni ureditvi vnesti še druge kriterije. Za vodilne delavce je v razvitih državah na primer značilno vključevanje bonusov, bonitet, privilegijev, in drugih možnosti po sistemu zainteresiranosti, ki prinašajo neke ugodnosti in so vključene v osnovno plačo in niso povezane z rezultati. Navedene osnove pa je mogoče spreminjati glede na potrebe podjetja, kar je tudi nujno potrebno glede na hitre spremembe v današnjem času. Pri ugotavljanju zahtevnosti del je potrebno upoštevati vse umske in fizične sposobnosti zaposlenega na delovnem mestu, ki ga zahteva posamezni delovni postopek. Ugotavljamo jih lahko z uporabo znanih skupin sestavin: umske in telesne sposobnosti povprečnega delavca, njegova znanja in spretnosti, ki so potrebna za opravljanje ocenjevanih opravil; odgovornost delavca za opravljanje opravil; umskih in telesnih obremenitev delavca pri opravljanju opravil; vplivov okolja, delovnih razmer (pogojev), v katerih delavec opravlja opravila. Nagrajevanje se uporablja tudi za napredovanje in izobraževanje zaposlenih. Pomembno je, da se delavci izobražujejo na svojem delovnem področju, da ves čas sledijo razvoju in spremembam na trgu. Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 20

3. EMPIRIČNI DEL 3.1 PREDSTAVITEV PODJETJA Za diplomsko delo sem izbrala pripravo sistemizacije dela na primeru majhnega podjetja. Podjetje bi bilo ustanovljeno z zasebnim slovenskim kapitalom. Po obliki bo ustanovljeno podjetje družba z omejeno odgovornostjo. Registrirano bo za različne dejavnosti, glavna dejavnost po SKD pa bo G46.190 Nespecializirano posredništvo pri prodaji raznovrstnih izdelkov. Glavna poslovna dejavnost podjetja bo dobava in montaža kvalitetnih talnih oblog. Značilnost teh talnih oblog je posebna karakteristika materialov. Tekstilna talna obloga se odlikuje z enostavnim čiščenjem in vzdrževanjem. Ker je dobavljiva v ploščah, se lahko v primeru hujše poškodbe in ob predpostavki, da smo ob nabavi naredili nekaj plošč zaloge, posamezna plošča nadomesti. Na ta način stranka zamenja ploščo sama in si tako prihrani nepotrebne stroške. Zaradi enostavne montaže je primerna za najemne prostore, saj je ni potrebno lepiti na podlago, ker ima posebno patentirano večplastno hrbtišče, ki ji omogoča stabilnost. Glavni namen tekstilne talne obloge pa je, da daje prostoru poseben topel čar. Gumasta talna obloga je mešanica umetnega in naravnega kavčuka, ki se ponaša z dolgo življenjsko dobo in visoko odpornost na obrabo, saj s svojo prožnostjo prenaša ekstremne obremenitve. Glavna značilnost te talne obloge je tudi negorljivost in gospodarno čiščenje, poleg tega pa je tudi prijetnega videza. Poleg glavnih produktov bo podjetje tudi ponudnik drugih materialov, ki bodo zanimivi za trg. Predstavitve talnih oblog bi se izvajala predvsem pri projektantih, saj oni določajo, kakšna vrsta in kakovost sta potrebni za določeno dejavnost (šole, vrtci, hoteli, knjižnice, bolnišnice, zdravstveni domovi, domovi za ostarele, muzeji, banke, zavarovalnice, kulturne ustanove in drugi prostori, kjer se zbira veliko ljudi). Na tej osnovi torej določajo, kakšna vrsta talne obloge je najbolj primerna za določeno vrsto objekta. Seveda pa so najzanesljivejši kupci investitorji ali končni porabniki. Poleg kvalitetne talne obloge pa je pomembna tudi kvalitetna montaža. Montažo bi podjetje izvajalo s pomočjo zunanjih sodelavcev, ki bi jih v sklopu izobraževanja prav tako kot zaposlene seznanjali z novitetami in jim pomagali s svetovanji ob morebitnih napakah in težavah, ki bi se pojavljale ob njihovem delu. Podjetje bo ponujalo celovite in strokovne rešitve za tla. Proizvodi, ki jih bo podjetje ponujalo, imajo ustrezne certifikate, ki so dokaz za najvišjo kakovost in prijaznost do okolja. Eden od načrtovanih ciljev podjetja je širitev poslovanja na države nekdanje Jugoslavije, predvsem Hrvaško, Srbijo, Makedonijo, nato pa še v Bosno in Črno Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 21

Goro, vendar je pomembno najprej postaviti trdne temelje za preboj na trg v Sloveniji. Potrebno je določiti delovna mesta za novoustanovljeno podjetje in pripadajoče pogoje za zasedbo le teh. Saj se lastnik zaveda, da je za uspeh podjetja zelo pomembno izkoristiti znanje, sposobnosti in lastnosti vseh zaposlenih. Podjetje, ki se bo ukvarjalo z uvozom in prodajo ter montažo kvalitetnih talnih oblog, naj bi zaposlovalo delavce na naslednjih delovnih mestih: Direktor podjetja Pomočnik direktorja za komercialo Pomočnik direktorja za računovodstvo Računovodja Koordinator zunanje trgovine Referent zunanje trgovine Koordinator prodajne službe Referent prodajne službe Vodja marketinga Samostojni vodja projektov (4 delovna mesta oziroma pozicije) Vodja projekta Poslovni asistent Vodja tehnične službe Področni vodja - Adriatic regije v kasnejšem obdobju poslovanja. Za navedena delovna mesta je potrebno sestaviti opis delovnih mest in nalog, jim določiti odgovornosti in pristojnosti, velja pa za oba spola. 3.2. POSLOVNE FUNKCIJE V PODJETJU Ključne poslovne funkcije v predstavljenem podjetju so naslednje: - kadrovska, - nabavna, - prodajna, - finančna. Podjetje je sorazmerno majhno, zato bo zelo pomembno sodelovanje med vsemi funkcijami v podjetju ali pa celo združevanje nekaterih funkcij na enem delovnem mestu. Posamezne poslovne funkcije, kot je računalniški inženiring, bomo v začetni fazi združevali z drugimi službami ali si pomagali z zunanjimi sodelavci. KADROVSKA FUNKCIJA Zavedamo se, da je kadrovska funkcija za razvoj podjetja in njegovih zaposlenih ključnega pomena. Ker v začetku poslovanja v podjetju ne bo sredstev, da bi imelo podjetje samostojno kadrovsko službo, poleg tega pa gre za majhno podjetje, si bo podjetje pomagalo z zunanjimi strokovnjaki s tega področja. V podjetju pa bo Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 22

kadrovsko funkcijo prevzel in opravljal predvsem direktor skupaj z računovodsko službo. NABAVNA FUNCKIJA Nabavna funkcija bo za organizacijo dela v podjetju ena najpomembnejših funkcij. Od tega, kako bo organizirana, je odvisno delo ostalih funkcij v podjetju, ki so odvisne od nabavne funkcije, to je predvsem prodajna funkcija. Naloga nabavne funkcije v novo ustanovljenem podjetju bo najprej skrb za že izbrane dobavitelje talne obloge, komunikacijo z njimi in ohranjanje odnosov, pomoč pri načrtovanju nabavljenih količin, skrb za pravočasno prispetje blaga in organizacijo prevoza ter reševanje morebitnih reklamacij. Potrebno bo skrbeti za stalno vodenje evidenc pripeljanega blaga, analizo trga in spremljanje novosti ter konkurenčnosti na trgu. PRODAJNA FUNKCIJA Ključna funkcija v podjetju je prodajna funkcija, saj je od prodaje odvisno doseganje zastavljenih ciljev in ustvarjanje dobička. Prodajna funkcija mora zelo tesno sodelovati z ostalimi poslovnimi funkcijami. Prodajni službi je v veliko pomoč tudi marketinška funkcija, ki predstavlja del prodajne funkcije. S pomočjo dobrih marketinških potez je prodaja bolj uspešna. Glavna naloga prodajne funkcije je prodaja blaga in storitev, ki jih podjetje trži. Pomembno je nenehno iskanje novih prodajnih poti, reklamiranje in predstavljanje prodajnega programa morebitnim kupcem, stalna analiza trga in nenehno prilagajanje spremembam na trgu. Po tem, ko se zaposleni v prodajni službi dogovori za posel, je njegova naloga, da poskrbi za sklenitev pogodbe ali prejem naročilnice za dogovorjeno dobavo ali dobavo z vgraditvijo naročenega blaga, s tem določi prodajne pogoje, cene, roke, kraj prevzema blaga, v današnjem času je pomembno tudi poskrbeti za ustrezno finančno zavarovanje terjatve. Naslednja faza je naročilo nabavni službi, ki poskrbi za naročilo in dostavo naročenega blaga v skladišče. Ker predstavljeno podjetje na trg dobavlja kvalitetne talne obloge, je za nas pomembno, da imamo dobre reference, saj se bodo manjši kupci redko vračali, zato smo odvisni od dobrih priporočil teh kupcev in večjih podjetij ali organizacij, ki bodo kupovali naše blago in storitve. Za kupce je pomembno, da jim jasno predstavimo prednosti prodajnega materiala in jih seznanimo s potrebnimi navodili za čiščenje in njihovo vzdrževanje. Za uspešno opravljanje prodajne funkcije je pomembna hitra komunikacija s strankami in hitra odzivnost vseh potrebnih služb in funkcij. Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 23

Določitev prodajnih ciljev je pomembno za obstoj in razvoj vsakega podjetja. FINANČNA FUNKCIJA Glavni cilj finančne funkcije je zagotavljati oziroma ohranjati plačilno sposobnost družbe, pomembno pa je tudi obvladovanje odnosa med kratkoročno in dolgoročno plačilno sposobnostjo ter donosnostjo, saj se lahko hitro zgodi, da prevelika plačilna sposobnost vpliva na zmanjšanje donosnosti - ali obratno. Pri obravnavanem podjetju bo imela finančna funkcija zelo pomembno vlogo, saj bo pomembno prispevala k skrbi za finančni tok poslovanje podjetja, nadziranju stroškov in načrtovanju poslovnih ciljev. V okviru finančne funkcije se bodo opravljala tudi vsa računovodska dela, kontroling in obračun plač za zaposlene. 3.3. OBLIKOVANJE SHEME ZA OPIS DELOVNIH MEST 3.3.1. SPLOŠNO O SHEMI IN OPISU DELOVNIH MEST Razdelitev po poslovnih funkcijah v podjetju nam pomaga pri oblikovanju delovnih mest. Pri načrtovanju delovnih mest je pomembno, da se za vsako delovno mesto določi število izvajalcev, poleg tega je pomembno določiti, kakšne so možnosti združitve dela različnih delovnih mest, saj ni mogoče zanesljivo predvidevati razvoja podjetja in obsega poslovanja za daljše časovno obdobje. Pravilnik o organizaciji in sistemizaciji delovnih mest daje vpogled v organizacijsko zgradbo podjetja, vrsto in položaj delovnih mest v organizacijskem sestavu, določa sestavine opisov delovnih mest, določila za ustanovitev in ukinitev delovnih mest ter zajema pravna določila razporeditve, pogoje in obveznosti zaposlenih za zasedbo delovnih mest. Sestavni del pravilnika so navadno sheme organizacijskih enot in delovnih mest. Osnova za oblikovanje sheme za opis delovnih mest je akt o sistemizacije delovnih mest v podjetju. Bistveno za organizacijo dela v podjetju je smotrno in strokovno pripravljena in izvedena sistemizacija dela. Prva faza pri pripravi delovnih mest je analiza celotne dejavnosti podjetja. Za ocenjevanje in analiziranje obstaja več vrst metod. Najboljša je kombinacija različnih vrst. Pri uporabi katerekoli metode pa je potrebno upoštevati vsa dela, ki naj bi se na določenem delovnem mestu izvajala, ne glede na to, ali se trenutno na tem mestu izvajajo ali ne. Potrebno jih je dolgoročno vključiti v delovni proces ali pa ob spremembah poskrbeti za reorganizacijo. Opravila je potrebno razdeliti v skupine opravil glede na dejavnost podjetja, v okviru opravljanja v posameznih poslovnih funkcijah.(uhan, 1996, 41). Organizacijski pristop z razčlenjevanjem posameznih delov oziroma sestavin delovnega procesa Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 24

omogoča oblikovati temeljno organizacijsko bazo kot podlago za oblikovanje nadaljnjih širših organizacijski enot in njihove povezanosti z vsemi drugimi organizacijskimi dejavniki v učinkovit delovni sistem. Druga faza je izvedba sistemizacije dela s pomočjo združevanja opravil, ki so bila oblikovana na osnovi analiziranja celotne dejavnosti podjetja, to pa je odvisno od osnovne naloge dejavnosti podjetja. Združevanje dejavnosti po skupinah ali enotah je za izdelovalca zelo odgovorno, strokovno in zapleteno. Pri tem so izdelovalcu v pomoč poleg njegovih usposobljenosti in znanja tudi njegove osebnostne lastnosti. V podjetju bomo pri oblikovanju upoštevali strokovne podlage in ugotovitve pri sestavi in organizaciji delovnih mest.»analiza delovnih mest je tehnični postopek, s katerim ugotavljamo: - iz katerih nalog in dolžnosti je delovno mesto sestavljeno, - kako se naloge in dolžnosti izvajajo, - v kakšnih objektivnih okoliščinah se naloge in dolžnosti izvajajo, - kakšne psihične in telesne lastnosti ter posebne spretnosti in druge lastnosti delavca zahteva izvajanje nalog in dolžnosti.«(belčič, 2002, 80-81) Način izdelave analiz je v veliki meri odvisno od velikosti podjetja. Zakon o delovnih razmerjih namreč ne predpisuje vsebine sistemizacije, ampak le določa obvezne elemente. Okvirne metode ali sheme za analizo delovnih mest Belčič (2002, 81) deli v tri skupine: - usmerjene na delo (job-oriented); te poudarjajo podatke o nalogah in dolžnostih, ki morajo biti opravljene, - usmerjene na delavca (worker-oriented), ki poudarjajo podatke o tem, kaj mora delavec storiti, da bodo naloge in dolžnosti opravljene, - usmerjene na delavčeve lastnosti (attribute-oriented), ki poudarjajo podatke, kakšne lastnosti naj ima delavec, da bo lahko opravljal naloge in dolžnosti. 3.3.2. OPIS SHEME ZA OBLIKOVANJE DELOVNIH MEST V novo ustanovljenem podjetju bomo za začetek oblikovali naslednja delovna mesta (v oklepaju je število izvajalcev oziroma zaposlenih): - Vodstvo podjetja direktor (1) - Pomočnik direktorja za prodajo (1) - Finance in računovodstvo (2) - Marketing, oblikovanje in design (1) - Vodenje projektov (5) - Področno vodenje Adriatic regija (1) - Tehnična služba (1) - Nabava (2) - Prodaja (2) Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 25

- Poslovni sekretar (1) Organigram predstavljenega podjetja je predstavljen na sliki 1. Slika 1: Organigram podjetja. Vir: dokumentacija podjetja 3.4. OPIS DELOVNIH MEST V PODJETJU 3.4.1 DOLOČITEV IN OPIS DELOVNIH MEST V okviru omenjenih izhodišč predstavljam kratke opise delovnih mest. Natančne podatke navajam v katalogu delovnih mest. V podjetju bodo aktualna naslednja delovna mesta, pri čemer so vsa delovna mesta navedena v moški slovnični obliki, čeprav veljajo za oba spola, na primer referent zunanje trgovine/referentka zunanje trgovine. V podjetju namreč ni delovnih mest, ki bi bila primerna izključno za moški ali za ženski spol. Direktor podjetja. Glavne naloge so načrtovanje strategije razvoja podjetja, vodenje, planiranje, organiziranje, usklajevanje in kontrola poslovanja podjetja; spremljanje izvajanja nalog in ocenjevanje uspešnosti skupin in posameznikov; skrb za izvajanje splošnih in organizacijskih aktov družbe; vodenje in zastopanje podjetja; vzdrževanje potrebnih stikov z javnostmi in strokovnimi institucijami; dela in naloge s posebnimi pooblastili in odgovornostmi. Pomočnik direktorja za prodajo. Glavna naloga je voditi in organizirati poslovanje komercialne službe, skrbi za organizacijo prezentacij arhitektom, investitorjem in ostalim strankam, predstavlja strankam program talnih oblog, Mateja Cvelbar: Sistemizacija delovnih mest v majhnem podjetju stran 26