BDO

Hramba dokumentacije mag. Tanja Urbanija BDO Svetovanje d.o.o. tanja.urbanija@bdo.si Kakršnokoli razmnoževanje in objavljanje gradiva ali izsekov iz gradiva brez dovoljenja avtorja ni dovoljeno. VSEBINA Zakonski roki za hrambo dokumentacije DDV DDPO SRS ZDavP Načini hrambe Za koliko let nazaj je lahko inšpekcija Okrajšave: DZ davčni zavezanec DIN. davčno inšpekcijski nadzor ZDavP-2 Zakon o davčnem postopku Stran 2 HRAMBA Podlaga, za koga? Podlaga: ZDDV-1: členi 84, 86, 122, 130, 136, 141, PZDDV: 118, 125, 152 (pogoji za hrambo elektronskih listin), 166, 170, Kdo mora to upoštevati: slovenski DZ, ki ima SI ID št. za DDV slovenski DZ, čeprav nima SI ID št. za DDV tuj DZ (iz EU ali izven EU), ki ima slovensko ID št. za DDV pazi na lokacijo (obvesti DURS) Stran 3 1

Kaj se hrani Kaj se hrani: računi izdani in prejeti (elektronski ali papirnati), pogodbe (kjer ni računov), potrdila o plačilu (pri plačani realizaciji) pazi razkorak s SRS, vidik inšpekcije obračun in vse kar je povezano z DDV-O obračunom (rok je drugačen kot za hrambo), imetnik mejne prodajalne hramba overjeni obrazci DDV-VP, imetnik pavšalnega nadomestila računi na podlagi katerih je uveljavil pavšalno nadomestilo, posebej transakcije in evidence z investicijskim zlatom, POZOR enako velja za račune, ki so izdani s strani malih DZ Stran 4 Koliko časa se hrani - splošno Splošno načelo 10 let po poteku leta, na katerega se računi nanašajo: rok ne teče od prejema računa rok 10 let teče od 1.1. naslednje leto po letu na katerega se račun nanaša hramba do izteka obdobja 10 let Primer: a) DZ ima prejet račun za storitev (strošek), ki se nanaša na leto 2010, prejem računa 5. 5. 2010: začetek roka 1. 1. 2011; konec hrambe 31. 12. 2020 b) DZ ima prejet račun za storitev (strošek), ki se nanaša na leto 2010, prejem računa 10. 1. 2011: začetek roka 1. 1. 2011; konec hrambe 31. 12. 2020 c) Kaj lahko letos uničimo računi, ki se nanašajo na leto 2002 ali starejše Stran 5 Koliko časa se hrani - nepremičnine Posebnost za nepremičnine 20 let po poteku leta, na katerega se računi nanašajo: kar je povezano z nepremičnino: nepremičnina kot taka pazi tudi, če je nakup po 76. a čl. ZDDV-1 vse kar povečuje nabavno vrednost nepremičnin po SRS kar vpliva na izračun popravka odbitka in formula za 20 let po moji oceni ne velja za str. ki se nanašajo na nepremičnino Primer: a) DZ ima prejet račun za dozidavo stavbe X, ki se nanaša na leto 1999: začetek roka 1. 1. 2000; konec hrambe 31. 12. 2019 b) Kaj lahko letos uničimo z vidika DDV še nič Stran 6 2

Elektronska hramba Elektronska hramba za: papirnati računu ALI elektronski računi POGOJI za elektronski račun od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe: a) prejemnik se mora strinjati z uporabo elektronskega računa, b) pristnost izvora zagotovitev identitete izdajatelja (dob.) c) celovitost vsebine vsebina računa se po izdaji ne spremeni, d) čitljivost. hramba el. računov + hramba rač. z elekt. sredstvi z el. sredstvi se morajo hranit tudi podatki, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine on line dostop do računov, ki so elekt. hranjeni DURS ima pravico do dostopa, prenosa in uporabe enaka pravica za tuj DURS Stran 7 Kaj če ne hranim Nimam arhiva ali ne hranim kot določa ZDDV-1 - težave: vidik DDPO verjetno cenitev davčne osnove vidik DDV hujši davčni prekršek - globa(za pravno osebo ali s.p. 2.000 125.000 EUR ; za odgovorno osebo 200 4.100 EUR) Stran 8 HRAMBA DDPO VIDIK Podlaga, za koga in kdo mora še hranit Podlaga: ZDDPO-2: členi 13, 18 (povezane osebe, ) bolj natančno ZDavP-2 Kdo mora to upoštevati: vsak, ki oddaja DDPO obračun (tudi negospodarstvo ), tudi stalne poslovne enote (SPE) tujih davčnih zavezancev v Sloveniji (če je v Sloveniji SPE), pavšalist (s.p. ali npr. d.o.o.) evidenco izdanih računov, tudi fizične osebe za npr. odmero dohodnine, kapitalskih dobičkov,. vsak za katerega davčni zakoni, standardi ali drugi predpisi določajo vodenje poslovnih knjig in evidenc Stran 9 3

DDPO in ostali VIDIKI Kaj se hrani in kako Kaj se hrani: računi izdani in prejeti (elektronski ali papirnati), pogodbe (kjer ni računov), vse kar vpliva na davek (DDPO, dohodnino,.) posebnosti: prenosna družba hranit dokumentacijo povezano s prenosom premoženja (še 10 let do konca koledarskega leta, v katerem je bila transakcija opravljena) - vse enako velja za prevzeme, združitve, delitve, transferne cene 10 let po zaključku leta, na katerega se dok. nanaša odtegljaji (70. čl. ZDDPO-2) 10 let Kako: papirnata ali elektronska oblika. Stran 10 Ostali VIDIKI Kje in koliko časa se hrani spl. Če se dokumentacija hrani v tujini obvesti DURS (rok 10 dni od začetka hrambe obvesti DURS). Splošno načelo (vsi dokumenti in evidence) do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanašajo, če z ZDavP-2 ali zakonom o obdavčenju ni drugače določeno (32. čl. ZDavP-2). Fizične osebe (41. čl.) 5 let po poteku leta na katerega se davčna obveznost nanaša 3. odst. 125. čl. ZDavP-2: Pravica do izterjave davka zastara v petih letih od dneva, ko bi ga bilo treba plačati. Primer: začetek roka od dneva, ko je treba DDPO plačati (za leto 2012 plačilo 10.4.2013). DDPO za leto 2007 plačilo 10.4.2008 5 let 10.4.2013 po tem datumu inšpekcija za 2007 ni več možna, če se vmes ni rok pretrgal Stran 11 Ostali VIDIKI Kje in koliko časa se hrani spl. 3. odst. 125. čl. ZDavP-2:. V primeru naknadno ugotovljene obveznosti v davčnem nadzoru, teče relativni rok zastaranja pravice do izterjave davka od dneva izvršljivosti odmerne odločbe - torej 5 let od izvršljivosti Primer: marca 2013 imam DIN za DDPO za leto 2007 zapisnik junij 2013, dodatni zapisnik 17. 8. 2013 (20 dni), odločba 18. 9. 2013 (prejem 25. 9.) izvršljiva 25. 10. 2013 rok poteče 26. 10. 2018 Ker je bila inšpekcija - vse kar se nanaša na DDPO 2007 hramba do 26. 10. 2018 Če ne bi bilo inšpekcije hramba do 11. 4. 2013 Stran 12 4

Ostali VIDIKI Kje in koliko časa se hrani spl. Loči med pravica do odmere davke IN pravica do izterjave davka. DPN, davek od darila pravica do odmere zastara 10 let od dneva, ko bi bilo treba davek napovedati. Če je inšpekcijski postopek izterjava davka po določbi - če je plačilo 30 dni po prejemu - zastara 5 let od 30 dni po prejemu to je rok za hrambo Stran 13 POSEBNOSTI ZDavP-2 Zahteve za elektronsko obdelavo in dostop DURS-a Elektronsko obdelovanje podatkov (38. čl.) Na zahtevo DURS moraš zagotoviti: izpis podatkov v urejenih strukturiranih rač. datotekah v standardni obliki, ki omogoča pregled dostop in vpogled v el. podatke dostop in vpogled v programsko in strojno opremo ter baze podatkov ter omogočiti preizkušanje ustreznosti el. prg. in elektronske obdelave podatkov Dostop DURS: on line, lokalni priklop, oddaljeni priklop, na elektronskih medijih Stran 14 POSEBNOSTI ZDavP-2 Kaj mora storiti / imeti davčni zavezanec podatke, ki jih prejme ali izdela v elekt. formatu tako hraniti in omogočiti dostop do tega, zagotoviti berljivost izvornih podatkov, zagotoviti urejeno hranjenje, dostop do elekt. knjig in evidenc tudi, če jih ima druga oseba ali če so v tujini, hraniti podatke v primerni obliki, ki omogoča inšpiciranje v razumnem času, dati na razpolago dokumentacijo (določeno kaj mora ta imeti), iz katere je razviden popolni opis elektronskega sistema za vodenje poslovnih knjig in evidenc, sprememba elektronske rešitve - dokumentirana Stran 15 5

POSEBNOSTI ZDavP-2 Kaj mora storiti / imeti davčni zavezanec Globe (398a. čl.) če imaš, prodaš ali vzdržuješ program, ki omogoča brisanje, prilagajanje, popravljanje podatkov (pravna oseba 50.000 150.000 EUR; večje gosp. družbe še višje + 2.000 6.000 EUR za odgovorno osebo pravne osebe) Stran 16 VIDIK SRS SRS 21, 22, 23 (SRS 21.14) sam opredeliš v internih aktih način hrambe (papirnato ali elektronko) velja za listine, poslovne knjige, če je elektronsko podatkovne zbirke na različnih nosilcih podatkov (lahko tudi digitalizirana oblika), podjetje določi prostor hrambe in dogovorne osebe, hramba s skrbnostjo dobrega gospodarja. Roki: Trajno: glavna knjiga (SRS 22.19), letni računovodski izkazi (SRS 23.26), končni obračuni plač zaposlencev (SRS 23.26), izplačilne liste za obdobja za katere ni končnih obračunov. Stran 17 VIDIK SRS 2 leti: pomožni obračuni Kaj opredeliš sam: način hrambe, rok hrambe (izvirne listine SRS 21.14) opredeli v interni aktih ob upoštevanju ustreznih predpisov Ostalo pomembno: letni obračuni hrani v izvirniku ko se rok izteče uničenje kakšno in kako Stran 18 6

VIDIK SRS Podjetja v stečaju ali likvidaciji (SRS 37) Obdobje pred stečajem ali likvidacijo velja vse kot sicer - po zaključku postopka dokumentacija se hrani v ustreznem arhivu (strošek bremeni stečajno maso) Roki: trajno: letna poročila pred uvedbo postopka, začetna bilanca in zaključna bilanca 5 let po zaključku postopka: glavna knjiga, pomožne poslovne knjige in dnevnik, končni obračuni plač zaposlenih in izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač, 1 leto po zaključku: vmesni računovodski izkazi, knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži, in z zakonom predpisane listine 6 mesecev po zaključku postopka: knjigovodske listine plačilnega prometa v pooblaščenih finančnih inštitucijah, prodajni kontrolni bloki, pomožni obračuni in podobne knjigovodske listine Stran 19 VIDIK SRS Podjetja v stečaju ali likvidaciji Po preteku roka so dokumentacija komisijsko uniči. 6. odst. 32. čl. ZDavP-2 ob prenehanju je treba obvestit DURS kje se hrani dokumentacija Stran 20 TOREJ Razlike DDV hramba 10 let po letu na katerega se račun nanaša (nepremičnine 20 let) DDPO načelno 5 let od dneva, ko bi bilo treba davek plačati če ni inšpekcije Vrsta davka DDV DDPO Od kje naprej rabim arhiv Računi, ki se nanašajo na obdobje od 2003 dalje Od 2007 dalje (hramba do 10. 4. 2013) po 10. 4. 2013 obračuni DDPO od 2008 dalje Stran 21 7

POVZETEK Rok hrambe 10 let : 10 let po poteku leta na katerega se nanaša računi (prejeti, izdani, dobropisi, bremepisi, popravki, ), izvozni in uvozni dokumenti, dokumenti, ki dokazujejo EU dobavo pridobitev (CMR, ), popisi (če razlika vpliva na DDV), TRR če je plačana realizacija, obračuni DDV, izračuni odbitnih deležev,. Trajno: GK, letni izkazi, končni obračuni za zaposlence. Stran 22 POVZETEK Rok hrambe 20 let: po letu na katerega se nanaša vse kar se nanaša na nepremičnine (prenove) če ni strošek 5 let od dneva, ko je treba davek plačati (če ni vmes inšpekc.) (5 let + 10. april) če vpliva na DDV 10 let vse v povezavi z avtorskimi honorarji, podjemne pogodbe (če vpliva na DDV 10 let) register osnovnih sredstev (težava so vsako leto novi vpisi) analitične evidence (gibanja materiala, kupcev, dobaviteljev) vsa ostala dokumentacija (evidenca zalog v trgovini,.) Stran 23 TOREJ ne meči proč dokumentacije s 1. 1. vsako leto za npr. DDPO je presečni datum 10. 4. glej vrsto davka, ki zahteva najdaljšo hrambo to je DDV ZAKAJ: od 10. 4. 2013 nič ne pomaga, če vržemo proč npr. prejete račune za DDPO za leto 2007 za namene DDV moramo račune še imeti ne glej samo SRS bančni izpiski če je plačana realizacija jih rabiš 10 let Nasvet: oznake na registratorju: trajna ALI začasna hramba napiši kaj je v registratorju napiši datum od kdaj naprej hranjenje ni več obvezno (izločitev iz arhiva) ko izločiš kam boš dal na uničenje poslovna skrivnost Stran 24 8

Edini razlog za čas je, Da se ne zgodi vse naenkrat. Albert Einstein Stran 25 Hvala. Vprašanja? Gradivo in izvajanje predavanja predstavljata splošne situacije in lahko služijo zgolj kot okvir ali splošno vodilo pri proučevanju davčnih problemov. Gradivo je namenjeno izobraževanju in ni davčni nasvet. Družba BDO d.o.o. in avtorice gradiva in seminarja ne prevzemajo nobene odgovornosti za posledice, ki bi nastale kot rezultat samostojnega udejstvovanja na podlagi predstavljenega gradiva. Svetujemo vam, da se glede podrobnosti ali uporabe predstavljenih primerov v konkretnih situacijah obrnete na svetovalce. Stran 26 9