UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA Magistrsko delo UPRAVLJANJE OSKRBNE VERIGE S POSLOVNO INFORMACIJSKIM SISTEMOM MICROSOFT DYNAMICS NAV 2015 Junij, 2016 Aljaž Bednjanič
UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA Magistrsko delo UPRAVLJANJE OSKRBNE VERIGE S POSLOVNO INFORMACIJSKIM SISTEMOM MICROSOFT DYNAMICS NAV 2015 Supply Chain Management in Microsoft Dynamics NAV 2015 Kandidat: Aljaž Bednjanič Študijski program: Ekonomske in poslovne vede Študijska usmeritev: Management informatike in elektronskega poslovanja Mentor: dr. Simona Sternad Zabukovšek Študijsko leto: 2015/2016 Maribor, junij 2016
ZAHVALA Iskreno se zahvaljujem mentorici dr. Simoni Sternad Zabukovšek za strokovno pomoč in nasvete pri izdelavi magistrskega dela. Najlepša hvala tudi staršem, Barbari in Roku ter Sergeji za vso podporo.
POVZETEK Večina podjetij si svojega poslovanja danes ne more predstavljati brez poslovno informacijskega sistema ERP, ki omogoča celovito podporo poslovanju znotraj vseh poslovnih področij. Microsoft Dynamics NAV velja za enega najbolj prodajanih sistemov ERP. Namenjen je predvsem majhnim in srednje velikim podjetjem, kar pa v slovenskem merilu vključuje tudi velika podjetja. Zasnova sistema je precej odprta, kar omogoča precejšno in enostavnejšo prilagoditev glede na specifične zahteve uporabnikov. Oskrbna veriga je temeljni poslovni proces podjetja. Njen namen je ustvariti ali dostaviti izdelek ali storitev do kupca, vključno s samo zasnovo in proizvodnjo. Oskrbno verigo sestavljajo dobavitelji, proizvajalci, distribucijski kanali in kupci. Management oskrbnih verig obsega upravljanje aktivnosti in procesov znotraj oskrbne verige, cilj pa je zagotavljanje zadovoljstva kupcev. Management oz. upravljanje oskrbne verige z uporabo sistema Microsoft Dynamics NAV pokriva področja prodaje, cenovne politike, nabave, obvladovanja zalog in upravljanja skladišča. Sistem je zasnovan na osnovi parametrov ponovnega naročanja zaloge in dejanskih ter pričakovanih povpraševanj kupcev. Cilj sistema načrtovanja je vzdrževanje optimalne ravni zalog. Parametri načrtovanja so definirani za vsak artikel posebej. Microsoft Dynamics NAV ponuja precejšnje število funkcionalnosti, ki pripomorejo k boljšemu upravljanju oskrbne verige. Uporaba sistemov ERP vpliva na upravljanje oskrbnih verig. Sistemi ERP izboljšajo pregled nad poslovanjem podjetja, omogočajo avtomatiziranje nabave itd. Z namenom preučevanja vpliva sistemov ERP na upravljanje oskrbne verige smo analizirali študijo, izvedeno na primeru tajvanskih IT podjetij. Ključne besede: Poslovno informacijski sistemi (ERP), Oskrbne verige, Management oskrbnih verig (SCM), Microsoft Dynamics NAV.
ABSTRACT Most companies today cannot imagine their business without an ERP system, which provides comprehensive support in operations within all business areas. Microsoft Dynamics NAV is considered one of the best-selling ERP systems. It is primarily intended for small and medium sized enterprises, but on the Slovenian scale this includes also large companies. The design of the system is quite open, which allows comprehensive and simple adjustments of the system, according to specific user requirements. Supply chain is the core business process of the company. Its purpose is to create or deliver a product or service to the customer, including design and production. The supply chain is composed of suppliers, manufacturers, distribution channels and customers. Supply chain management encompasses the management activities and processes within the supply chain, while its objective is ensuring customer satisfaction. Supply chain management using Microsoft Dynamics NAV includes sales, pricing policy, purchasing, inventory and warehouse management. The system design is based on the parameters of inventory re-ordering and actual and expected demands of the customers. The aim of the planning system is to maintain an optimal inventory. The planning parameters are defined for each item separately. Microsoft Dynamics NAV offers a significant number of features, which contribute to a better supply chain management. The use of ERP system affects the supply chain management. ERP systems improve the oversight of company operations, enable the automation of procurement, etc. To evaluate the impact of ERP systems on the supply chain management we have analyzed a study performed on Taiwanese IT companies. Keywords: Enterprise resource planning (ERP), Supply chain, Supply chain management (SCM), Microsoft Dynamics NAV.
KAZALO VSEBINE 1 UVOD... 1 1.1 Opis področja in opredelitev problema... 1 1.2 Namen, cilji in hipoteze raziskave... 1 1.3 Predpostavke in omejitve... 2 2 POSLOVNO INFORMACIJSKI SISTEMI ERP... 3 2.1 Opredelitev sistemov ERP... 3 2.2 Zgodovina sistemov ERP... 4 2.3 Zgradba sistemov ERP... 7 2.3.1 Moduli sistemov ERP... 7 2.3.2 Arhitektura sistemov ERP... 8 2.4 Ponudniki sistemov ERP... 11 2.5 Koristi in omejitve sistemov ERP... 15 3 OSKRBNE VERIGE IN MANAGEMENT OSKRBNIH VERIG... 19 3.1 Opredelitev oskrbne verige... 19 3.2 Opredelitev managementa oskrbnih verig... 19 3.3 Tokovi v oskrbni verigi... 20 3.4 Informacijski sistem v oskrbnih verigah... 21 3.5 Koristi oskrbne verige z uporabo sistema ERP... 23 4 MICROSOFT DYNAMICS NAV... 25 4.1 Opredelitev... 25 4.2 Zgodovina... 25 4.3 Novosti in smer razvoja... 29 4.4 Arhitektura... 31 4.5 Objekti in razvoj... 32 4.6 Moduli sistema Microsoft Dynamics NAV... 33 4.6.1 Vodenje financ... 34 4.6.2 Prodaja in trženje... 34 4.6.3 Nabava... 35 4.6.4 Skladišče... 36 4.6.5 Projekti... 37 4.6.6 Načrtovanje virov... 37 4.6.7 Servis... 37 4.6.8 Kadrovska evidenca... 38 4.6.9 Proizvodnja... 38 5 OSKRBNA VERIGA V SISTEMU MICROSOFT DYNAMICS NAV... 39 5.1 Sistem načrtovanja v Microsoft Dynamics NAV... 40 I
5.1.1 Izračun načrtovanja... 41 5.1.2 Načini ustvarjanja načrta... 41 5.1.3 Sporočila o dejanjih... 44 5.1.4 Parametri načrtovanja... 45 5.2 Ostale funkcionalnosti... 49 5.2.1 Različice... 49 5.2.2 Enote skladiščenja... 49 5.2.3 Rezervacije... 50 5.2.4 Sledenje naloga... 50 5.2.5 Potrjevanje... 50 5.2.6 Sestavni nalogi... 50 5.2.7 Napoved prodaje in proizvodnje... 51 5.2.8 Zagotavljanje naloga... 51 5.2.9 Nadomeščanje artikla... 52 6 ŠTUDIJA PRIMERA ZAKAJ SO SISTEMI ERP NEPOGREŠLJIVI ZA MANAGEMENT OSKRBNE VERIGE?... 53 6.1 Kompetence SCM-ja in postavljene hipoteze... 53 6.1.1 Operativni procesi SCM-ja... 53 6.1.2 Procesi načrtovanja in kontrole SCM-ja... 54 6.1.3 Vedenjski procesi SCM-ja... 54 6.2 Zasnova raziskave in zbiranje podatkov... 59 6.3 Analiza rezultatov... 59 6.3.1 Vpliv na operativne procese... 60 6.3.2 Vpliv na procese načrtovanja in kontrole... 60 6.3.3 Vpliv na vedenjske procese... 60 6.4 Razprava in posledice... 60 7 SKLEP... 62 8 LITERATURA IN VIRI... 64 II
KAZALO SLIK Slika 1: Razvoj sistemov ERP... 4 Slika 2: Uvedba modulov x-erp glede na ponudnika... 6 Slika 3: Trinivojska arhitektura sistema ERP... 10 Slika 4: Tržni deleži ponudnikov sistemov ERP... 12 Slika 5: Realizacija koristi sistema ERP... 17 Slika 6: Izmerjene koristi uvedbe sistema ERP... 18 Slika 7: Tokovi v oskrbni verigi... 21 Slika 8: Upravljanje oskrbnih verig znotraj sistema ERP... 23 Slika 9: Microsoft Dynamics licence... 25 Slika 10: Navigator... 26 Slika 11: Navision Financials 1.0... 27 Slika 12: Odjemalec Dynamics NAV 2013... 28 Slika 13: Smer razvoja sistema Microsoft Dynamics NAV... 30 Slika 14: Arhitektura Microsoft Dynamics NAV... 31 Slika 15: Razvojno okolje sistema Microsoft Dynamics NAV... 32 Slika 16: Tok prodajnih dokumentov v sistemu Microsoft Dynamics NAV... 35 Slika 17: Tok nabavnih dokumentov v sistemu Microsoft Dynamics NAV... 36 Slika 18: Področja oskrbne verige v Microsoft Dynamics NAV... 39 Slika 19: Delovni list načrtovanja... 42 Slika 20: Izračunaj regenerativni načrt... 44 Slika 21: Kartica artikla zavihek Načrtovanje... 46 Slika 22: Nadomeščanje artikla... 52 Slika 23: Model in hipoteze... 55 KAZALO TABEL Tabela 1: Moduli sistema ERP... 7 Tabela 2: Dvonivojska arhitektura... 9 Tabela 3: Trinivojska arhitektura... 10 Tabela 4: Ponudniki Tier I in njihovi produkti... 12 Tabela 5: Primerjava SAP-a, Oracle-a, Microsoft Dynamics... 15 Tabela 6: Prednosti sistemov ERP... 16 Tabela 7: Slabosti sistemov ERP... 16 Tabela 8: Številčenje objektov v sistemu Microsoft Dynamics NAV... 33 Tabela 9: Kriteriji načrtovanja... 42 Tabela 10: Sporočila o dejanjih... 45 Tabela 11: Različice... 49 Tabela 12: Gradniki koristi sistemov ERP in kompetenc SCM-ja... 56 III
SEZNAM OKRAJŠAV ATP Available to promise/ Razpoložljivo za zagotavljanje BI Business intelligence/ Poslovna inteligenca C/AL Client application language CASE Computer added software engeneering C/SIDE Client/ Server integrated development environment CRM Customer relationship management/ Upravljanje odnosov s strankami CTP Capable to promise/ Zmožno zagotavljanja EAM Enterprise asset management/ Upravljanje sredstev ERP Enterprise resource planning/ Poslovno informacijski sistem MES Manufacturing execution system/ Proizvodni informacijski sistem MPS Master production schedule/ Glavni načrt proizvodnje MRP Material requirements planning/ Sistem za načrtovanje materialov MRP II Manufacturing resource planning/ Sistem za načrtovanje proizvodnih resursov PLM Product lifecycle management/ Upravljanje življenjskega cikla proizvoda RTC Role tailored client SCM Supply chain management/ Management oskrbnih verig SCP Supply chain planning/ Upravljanje oskrbne verige SEPA Single euro payment area SKU Stockkeeping units/ Enote skladiščenja QMS Quality management system/ Sistem za upravljanje kakovosti WMS Warehouse management system/ Sistem za upravljanje skladišč x-erp Extended ERP/ Razširitev sistemov ERP IV
1 UVOD 1.1 Opis področja in opredelitev problema Danes smo priča nenehnim spremembam poslovanja podjetij. Na trgu se bije konkurenčen boj za doseganje čim višjega tržnega deleža. Ob tem je ključno, da znajo podjetja hitro in pravilno odreagirati z uporabo ustreznih informacij, ki so dostopne v realnem času. Oskrbna veriga (angl. Supply chain) pokriva tok storitev in blaga od dobavitelja do končnega uporabnika. Sestavljena je iz dobavitelja, proizvajalca in distribucijskih kanalov. Na oskrbno verigo moramo gledati kot celoto. Vanjo sta vključena tako dobavitelj kot kupec. Kompleksnost oskrbne verige je odvisna od same narave poslovanja podjetja. Management oskrbnih verig (angl. Supply chain management) obsega upravljanje vseh aktivnosti in procesov, ki omogočajo prodajo izdelkov ali storitev končnemu kupcu. Učinkovito upravljanje oskrbne verige poveča poslovno učinkovitost in konkurenčnost podjetja. V upravljanju oskrbne verige so informacije tiste, ki usmerjajo materialne tokove, jih pospešujejo in ustvarjajo. Pri tem odigrajo ključno vlogo poslovni informacijski sistemi, ki znajo te tokove uspešno obvladovati. Poslovno informacijski sistemi (angl. Enterprise resource planning, ERP) so eden izmed pomembnejših sistemov danes, ki celovito podpirajo poslovanje podjetja. Zgrajeni so tako, da z eno podatkovno bazo ponujajo podporo proizvodnji, prodaji, nabavi, kadrovski in finančni službi ter službi za upravljanje odnosov s strankami. 1.2 Namen, cilji in hipoteze raziskave Namen magistrskega dela je prikazati upravljanje oskrbne verige s poslovno informacijskim sistemom Microsoft Dynamics NAV. Po prijavi teme magistrskega dela in v času njegovega nastajanja je izšla nova verzija sistema Microsoft Dynamics NAV 2016. Tako izhajamo iz te verzije sistema, ki se vsebinsko glede našega raziskovalnega področja ne razlikuje od prejšnje verzije Microsoft Dynamics NAV 2015. Predstavili bomo koristi, ki jih uporaba takšnega poslovno informacijskega sistema prinaša. Največjo pozornost bomo namenili učinkovitemu planiranju materialnih potreb, ki je za uspešno oskrbno verigo ključno. Zadali smo si naslednje cilje: - predstaviti sisteme ERP; - podrobneje razložiti pomen oskrbnih verig in managementa oskrbnih verig; - predstaviti sistem Microsoft Dynamics NAV in kako je znotraj tega podprto upravljanje oskrbne verige; - na študiji primera prikazati, ali in kako vplivajo koristi uporabe sistema ERP na upravljanje oskrbnih verig. 1
Preverili bomo naslednji hipotezi: H1: Upravljanje oskrbne verige s poslovno informacijskim sistemom Microsoft Dynamics NAV omogoča hitro odzivnost na povpraševanje in preprečuje kopičenje zalog. H2: Koristi uporabe sistemov ERP pozitivno vplivajo na upravljanje oskrbne verige. 1.3 Predpostavke in omejitve Predpostavljamo, da so podjetja z uporabo poslovno informacijskega sistema ERP in učinkovitega upravljanja oskrbne verige znotraj tega zmožna povečati učinkovitost in dobičkonosnost organizacije. Takšna podjetja znajo dobro načrtovati oskrbo, imajo pravočasne dobavne roke, učinkovito načrtujejo proizvodnjo in imajo urejene logistične procese. Kot omejitev lahko navedemo pomanjkanje domače strokovne literature na temo poslovno informacijskih sistemov, konkretno Microsoft Dynamics NAV, in dejstvo, da smo se osredotočili in analizirali en sistem izmed mnogih, ki so trenutno na trgu. 1.4 Predvidene metode raziskovanja Pri raziskovanju bomo uporabili tujo in domačo strokovno literaturo. Pri prevajanju tujih strokovnih izrazov si bomo pomagali s spletnim slovarjem informatike. V magistrskem delu bomo uporabili naslednje metode: - s historično metodo, ki se uporablja za preučevanje pojavov v preteklosti, bomo preučili začetke upravljanja oskrbnih verig in uporabe poslovno informacijskih sistemov; - deskriptivno metodo bomo uporabili za opisovanje dejstev, procesov in pojavov v zvezi z oskrbnimi verigami in poslovno informacijskimi sistemi; - z metodo kompilacije bomo povzeli opazovanja, stališča in rezultate drugih avtorjev; - z metodo klasifikacije bomo definirali določene pojme; - z metodo analize bomo predstavili dosedanja znanstvena spoznanja o raziskovalnem problemu. 2
2 POSLOVNO INFORMACIJSKI SISTEMI ERP 2.1 Opredelitev sistemov ERP Poslovno informacijski sistemi (angl.; Enterprise Resource Planning; v nadaljevanju sistemi ERP) 1 so sistemi, ki omogočajo integracijo transakcijsko usmerjenih podatkov in poslovnih postopkov preko celotne organizacije pa tudi vzdolž celotne oskrbne verige, ki sega skozi več organizacij (Ahlin & Zupančič, 2001, str. 283). Sistemi ERP predstavljajo temeljni program, ki ga podjetja uporabljajo za integracijo in koordinacijo informacij na vseh področjih poslovanja. Sistemi ERP podpirajo učinkovito delovanje poslovnih procesov z integracijo med poslovnimi področji, kot so prodaja in trženje, proizvodnja, logistika in računovodstvo (Monk & Wagner, 2013, str. 1). Sistemi ERP povezujejo in skladiščijo podatke različnih področij v podjetju. Sistem ERP povezuje oddelke v podjetju oz. večji del poslovnih postopkov v podjetju, kot so npr. postopek planiranja nabave, prodaje, trženja, odnosov s strankami, finance in kadrovske zadeve (Zupan, 2010). Wallace in Kremzar (2001, str. 5) opredeljujeta sisteme ERP kot celovite poslovne sisteme. Sestavljeni so iz modulov, kot so npr. marketing in prodaja, načrtovanje proizvodnje, nabava, distribucija, kakovost, človeški viri, finance in računovodstvo itd. Bistveno pri tem je, da je dosežena integracija brez podvajanja informacij. Sistem ERP opredelimo kot celovito povezan in na poslovnem modelu organizacije temelječ sistem, ki ob uporabi sodobne informacijske tehnologije vsem poslovnim procesom, tako same organizacije kot tudi z njo povezanih poslovnih partnerjev, zagotavlja optimalne možnosti načrtovanja, razporejanja virov in ustvarjanja dodane vrednosti (Kovačič & Vukšič, 2005, str. 278). Law in Ngai (2007, str. 418) definirata sisteme ERP kot sisteme, ki omogočajo interakcijo poslovnih procesov in informacijskih tokov na poslovnih področjih podjetja. S podporo izmenjave informacij vzdolž vrednostne verige podjetja pripomorejo k poslovni učinkovitosti. Sistemi ERP so računalniško podprti sistemi, namenjeni obdelavi transakcij v podjetju in planiranju v realnem času. Imajo naslednje karakteristike (O'leary, 2000, str. 27): so gotove programske rešitve z arhitekturo odjemalec/strežnik; v njih je integriranih večina poslovnih procesov v podjetju; obdelajo praktično vse transakcije podjetja; uporabljajo podatkovno bazo, v kateri je vsak podatek zapisan le enkrat; omogočajo dostop do podatkov v realnem času; obdelajo večino poslovnih dogodkov podjetja. 1 V slovenski literaturi zasledimo tudi naslednje prevode: celovite informacijske rešitve, celovite programske rešitve in poslovno informacijske rešitve. 3
Od sistemov ERP se pričakuje naslednje (O'Leary, 2000, str. 27): da omogočajo večvalutno in večjezično poslovanje, kar je zelo pomembno za multinacionalke; omogočajo podporo podjetjem v različnih panogah; imajo možnost prilagoditve samega sistema brez programiranja. 2.2 Zgodovina sistemov ERP Razvoj sistemov ERP tesno sledi spektakularnemu razvoju na področju računalniške strojne in programske opreme. Slika 1 prikazuje njihov časovni razvoj (Hossain idr., 2002, str. 17). Slika 1: Razvoj sistemov ERP Prirejeno po: Hossain idr. 2002, str. 18 4
V 50 letih so bili razviti poslovni sistemi, imenovani silosni sistemi (angl. Silo systems), ki so se uporabljali za avtomatiziranje enostavnih opravil. Zajemali so naročanje materiala z uporabo varne ravni zalog, načrtovanje kosovnic in delovne naloge. 2 Po letu 1965 so se pojavili sistemi za načrtovanje materialov (angl. Material Requirements Planning; v nadaljevanju MRP) (Sternad in Bobek 2007). Sistemi MRP so bili zelo veliki, okorni in dragi (ScienceDirect 2006). Razviti so bili v programskih jezikih, kot so COBOL, ALGOL in FORTRAN (Hossain idr., 2002, str. 18). Osnovni namen MRP je zagotoviti dostopnosti potrebnega materiala. Temeljni koncept planiranja materialnih potreb je temeljil na naslednjih vprašanjih (Blaževič idr., 2007, 39): Kaj bomo proizvajali? Katere komponente so za to potrebne? Kaj že imamo? Kaj vse je potrebno nabaviti? Ta štiri vprašanja so predstavljala temeljno proizvodno enačbo. Proces načrtovanja je vključeval spremljanje zalog s samodejno rezervacijo potrebnega materiala. MRP je na ta način ohranjal ravnovesje med nivojem zaloge in stroški (Blaževič idr., 2007, 39). Sistemi MRP so se hitro razvili v nekaj več kot»boljše programe za naročanje materialov«. Hitro je prišlo do spoznanja, da imajo sistemi MRP precej višje sposobnosti od zgolj predpostavljenih. Spoznali so, da je ta koncept uporaben za doseganje časovnih rokov. Znali so predpostaviti zamude (Blaževič idr., 2007, str. 39). Po letu 1975 so se pojavili sistemi za načrtovanje proizvodnih resursov (angl. Manufacturing Resource Planning; v nadaljevanju MRP II). Za razliko od MRP rešitev vsebujejo MRP II rešitve funkcionalnosti, ki omogočajo načrtovanje proizvodnih kapacitet in zbiranje informacij o stanju proizvodnega procesa ter uvajajo principe povratnih zank za opozarjanje na neustrezne zmogljivosti virov (Bobek & Sternad, 2007). Podjetje Gartner Group je leta 1990 začelo uveljavljati izraz sistemi ERP (Bobek & Sternad, 2007). Koncept sistemov ERP je podoben tistemu v MRP II. Njihov cilj je povečanje produktivnosti z zniževanjem stroškov, boljša komunikacija s strankami ter povezovanje vseh poslovnih področij znotraj podjetja. Sistemi ERP se od MRP II razlikujejo po naslednjih tehničnih značilnosti (Sheikh, 2003, str. 494): relacijski bazi podatkov; vsebujejo grafični uporabniški vmesnik; uporabi CASE (angl. Computer Added Software Engeneering) orodij; arhitekturi odjemalec/strežnik. Danes govorimo o sistemih ERP II, ki jih imenujemo tudi Razširitev sistemov ERP (angl. Extended ERP; v nadaljevanju x-erp). 2 Povzeto po: Sternad, 2011, str. 16 5
Podjetje Aberdeen Group strogo razlikuje med moduli sistemov ERP in moduli sistemov x-erp, kamor spadajo npr. moduli, kot so upravljanje odnosov s strankami (angl. Customer relationship management, CRM), management oskrbnih verig (angl. Supply chain management, SCM), proizvodni informacijski sistem (angl. Manufacturing execution system, MES) idr. Najpreprostejša definicija sistemov x-erp je, da so to poslovne aplikacije, ki razširijo funkcionalnost sistemov ERP, vendar so ločene aplikacije, saj se lahko uvajajo tudi kot samostojne aplikacije. Če jih ponuja ponudnik sistema ERP, so lahko nove verzije usklajene z jedrom sistema ERP ali pa tudi ne (Sternad, 2011, str. 36 37). Module sistema x-erp lahko podjetje uvede od ponudnika sistema ERP, ki ga sedaj uporablja, od drugega ponudnika sistemov ERP ali od ostalih ponudnikov. Slika 2 nam prikazuje, za katere možnosti se podjetja odločijo. Najpogosteje podjetja uvajajo razširitev ERP od svojega ponudnika sistema ERP. Prav tako se podjetja v veliki večini odločajo za uvajanje sistema x-erp kot modula in ne kot ločene aplikacije (Aberdeen Group, 2008, str. 8). Slika 2: Uvedba modulov x-erp glede na ponudnika 3 Vir: Aberdeen Group, 2008, str. 18. 3 Upravljanje življenjskega cikla proizvoda (angl. Product lifecycle management, PLM), Upravljanje odnosov z dobavitelji (angl. Supplier relationship management, SRM), Upravljanje oskrbne verige (angl. Supply chain planning, SCP), Sistem za upravljanje skladišč (angl. Warehouse management system, WMS), Poslovna inteligenca (angl. Business intelligence, BI), Sistem za upravljanje kakovosti (angl. Quality management system, QMS), Proizvodni informacijski sistem (angl. Manufacturing execution system, MES), Upravljanje sredstev (angl. Enterprise asset management, EAM) 6
2.3 Zgradba sistemov ERP 2.3.1 Moduli sistemov ERP Sistemi ERP se prodajajo po modulih ali kot ločene programske komponente (določen modul podpira finance, drugi načrtovanje proizvodnje itd.) Ogrodje sistema ERP predstavlja finančni modul (Bradford, 2008, str. 3). Takšna prodaja omogoča podjetjem fleksibilnost pri izbiri samih funkcionalnosti sistema. Nekateri moduli, kot npr. finance in računovodstvo, so implementirani skoraj v vseh podjetjih, ki uporabljajo sistem ERP (Bradford, 2008, str. 20). Tipični moduli sistemov ERP so prikazani v Tabeli 1. (Bradford, 2008, str. 3): Tabela 1: Moduli sistema ERP Proizvodnja Inženiring Kosovnice Načrtovanje Zmogljivosti Upravljanje poteka dela Nadzor kakovosti Obvladovanje stroškov Upravljanje procesov Projekti Upravljanje oskrbne verige Zaloga Naročila Nabava Konfiguracija izdelka Razporejanje dobaviteljev Provizije Obdelava zahtev Pregled blaga Finance Glavna knjiga Upravljanje denarnih Obveznosti sredstev Terjatve Osnovna sredstva Projekti Upravljanje stroškov Obračun Čas in prihodki Upravljanje aktivnosti Razpoložljivost Človeški viri Človeški viri Plače Izobraževanja Koristi Čas in prisotnost Upravljanje odnosov s strankami Prodaja in trženje Provizije Storitve Kupci in kontakti Podpora klicnemu centru + različni vmesniki za Kupce, Dobavitelje in Zaposlene Vir: Bradford, 2008, str. 3 7
Moduli, ki jih najdemo pravzaprav v vsakem uspešnem sistemu ERP, so naslednji (Hossain idr., 2002, str. 21 22): Računovodstvo, Finance, Proizvodnja, Transport, Prodaja in distribucija, Človeški viri, Upravljanje oskrbne verige, CRM, E-poslovanje. 2.3.2 Arhitektura sistemov ERP Za ustrezno razumevanje sistemov ERP je treba razumeti njihovo arhitekturo. Ta je opisana v nadaljevanju 4 Enonivojska arhitektura (datotečni strežnik) Datotečni strežnik vsebuje datoteke, ki tvorijo podatkovno bazo (angl. Database; v nadaljevanju PB) in se do njih dostopa s pomočjo operacijskega sistema. Vsi programski moduli, potrebni za dostop do podatkov sistema za upravljanje s podatkovnimi bazami (angl. Database management system; v nadaljevanju SUPB), in uporabniške aplikacije so nameščeni na strani odjemalca. Za datotečni sistem velja naslednje: računalnik izvaja procesiranje o podatki in aplikacija so tesno povezani, o prav vse akcije se izvajajo znotraj ene aplikacije, med strežnikom in odjemalcem se prenašajo celotne datoteke. Slabosti oz. težave, do katerih prihaja, so naslednje: obremenjenost omrežja zaradi prenosa velikih količin podatkov po omrežju, potrebna je zmogljiva strojna oprema na strani odjemalca, zahtevno vzdrževanje in nameščanje aplikacij. Dvonivojska arhitektura Pri dvonivojski arhitekturi gre za ločevanje programskih modulov. Uporabniške aplikacije so nameščene pri odjemalcih. Na podatkovnem strežniku pa je nameščen program, ki omogoča dostop do PB. Tabela 2 prikazuje porazdelitev nalog med odjemalcem in strežnikom. 4 Povzeto po FRI, 2015 8
Tabela 2: Dvonivojska arhitektura Odjemalec Izvaja uporabniški vmesnik Zahteva podatke Izvaja procesiranje podatkov Strežnik Izvaja shranjevanje podatkov Izvaja shranjene procedure Zagotavlja zaklepanje zapisov Skrbi za celovitost in varnost podatkov Vir: FRI, 2015 Značilnosti dvonivojske arhitekture so naslednje: PB je dodan strežniški in odjemalčev modul, odjemalec je odgovoren za logiko I/O procesiranja in logiko določenih poslovnih pravil, strežnik je odgovoren za dostop in shranjevanje podatkov, SUPB je nameščen le na strani strežnika. Prednosti takšne arhitekture so naslednje: zmogljivost odjemalčevih postaj je lahko nižja, po omrežju poteka manj prometa, izboljšana je celovitost podatkov, določena poslovna pravila se izvajajo na strežniku. Trinivojska arhitektura Danes mnogi sistemi ERP temeljijo na trinivojski arhitekturi (Bradford 2008, str. 16). Pomeni dodaten t.i. aplikacijski strežnik, kjer je nameščena uporabniška aplikacija. S tem razbremenimo odjemalčev sistem. Trinivojska arhitektura sistema ERP je prikazana na Sliki 3. 9
Slika 3: Trinivojska arhitektura sistema ERP Vir: Hossain idr. 2002, str. 22 Porazdelitev nalog med odjemalcem (1 nivo), aplikacijskim strežnikom (2 nivo) in podatkovnim strežnikom (3 nivo) je prikazana v Tabeli 3. Tabela 3: Trinivojska arhitektura Odjemalec Aplikacijski strežnik Podatkovni strežnik Izvaja uporabniški vmesnik Izvaja poslovna pravila Shranjuje podatke Zahteva podatke Opravlja procesiranje Izvaja shranjene procedure Vir: FRI, 2015 Zaklepa zapise Skrbi za celovitost in varnost podatkov 10
Poglejmo si še prednosti in slabosti trinivojske arhitekture. Prednosti: Skalabilnost. Število aktivnih aplikacijskih strežnikov je možno spreminjati. Izboljšana celovitost podatkov. Spremembe podatkov potekajo skozi drugi nivo Izboljšana je varnost podatkov. Zmanjšana potreba po redistribuciji aplikacij. Spremembe se izvedejo samo na aplikacijskem strežniku. Izboljšana razpoložljivost. Slabosti: Večja kompleksnost in več napora pri izdelavi aplikacij. Potrebna je dvojna komunikacija: z odjemalcem in s podatkovnim strežnikom. Manj programskih razvojnih orodij. Na trgu je (zaenkrat) veliko več razvojnih orodij za izdelavo dvonivojskih aplikacij. 2.4 Ponudniki sistemov ERP Tržišče sistemov ERP se glede na število uporabnikov znotraj same organizacije deli na tri kategorije (Bradford, 2008, str. 8): Kategorija Tier I organizacije z več kot 1000 zaposlenimi. Gre za organizacije s seznama Fortune 500 in organizacije, pri katerih prodaja presega 250 milijonov USD, vključno z državnimi upravami in drugimi javnimi agencijami. Kategorija Tier II srednje velike organizacije s 100 999 zaposlenimi, pri katerih se prodaja giblje med 2 250 milijonov USD. Kategorija Tier III organizacije s prodajo pod 2 milijonoma USD in z manj kot 100 zaposlenimi. Kategorijo Tier I sestavljajo ponudniki ERP-jev, katerih sistemi so najbolj kompleksni in robustni ter globalno prisotni. V to kategorijo spadajo ponudniki, prikazani v Tabeli 4 (Panorama Consulting Group, 2016a). Kategorijo Tier II sestavljajo ponudniki ERP-jev, katerih sistemi so v srednjem območju, kar se tiče kompleksnosti in robustnosti. V to kategorijo spadajo: Infor, Epicor, NetSuite, Sage, Service Pro, Odoo, CDC Software itd. (Panorama Consulting Group, 2016b). Kategorijo Tier III sestavljajo ponudniki ERP-jev, katerih sistemi so precej enostavni. Nudijo podporo enostavnim procesom (Panorama Consulting Group, 2016c). Tržni deleži ponudnikov sistemov ERP v obdobju od junija 2014 do oktobra 2015 so prikazani na Sliki 4 (Panorama Consulting Group 2016d). 11
Tabela 4: Ponudniki Tier I in njihovi produkti ERP ponudnik Microsoft Oracle SAP Infor Produkti ponudnika Dynamics AX, Dynamics CRM, Dynamics GP, Dynamics NAV, Dynamics POS, Dynamics RMS, Dynamics SL Oracle Fusion Applications, Oracle E-Business Suite, PeopleSoft, Enterprise, Siebel, JD Edwards EnterpriseOne, JD Edwards World, Hyperion Financial Performance Management, Primavera Enterprise Project Portfolio Management SAP Business One, SAP Business ByDesign, SAP Business All-in-One Infor10 ERP Enterprise, Lawson M3 ERP Enterprise, Infor 10 ERP Business (Syteline), Infor VISUAL, Infor10 ERP Process Business (Adage) Vir: Panorama Consulting Group, 2016a Tržni deleži ponudnikov sistemov ERP v obdobju od junija 2014 do oktobra 2015 so prikazani na Sliki 4 (Panorama Consulting Group 2016d). Po raziskavi Panorama Consulting Group (2016d) imajo najvišje tržne deleže podjetja SAP (26 %), Oracle (16 %), Infor (16 %) in Microsoft Dynamics (9 %). Sledijo ponudniki kategorije Tier II z 12 % deležem, Tier III in ostali sistemi pa predstavljajo preostalih 26 % tržišča. Slika 4: Tržni deleži ponudnikov sistemov ERP 26% 23% 12% 16% 9% 16% SAP Oracle Infor Microsoft Dynamics Tier II Tier III in ostali Vir: Panorama Consulting Group 2016d 12
V nadaljevanju so predstavljeni trije največji ponudniki sistemov ERP: 5 SAP Podjetje SAP velja danes za vodilnega ponudnika sistemov ERP. Glavna produkta podjetja SAP sta Business All-in-One in SAP Business One. SAP Business All-in-One je namenjen organizacijam z do 2500 zaposlenimi. SAP Business One je namenjen manjšim organizacijam z do 100 zaposlenimi. V glavnem podpira veleprodajo, maloprodajo, storitve in proizvodnjo. SAP za majhna in srednje velika podjetja ponuja še sistem SAP ByDesign. Namenjen je podjetnem med 100 in 500 zaposlenimi. Ta je na voljo v ZDA, Nemčiji, Franciji, Angliji, Indiji in na Kitajskem. Sistem nudi nižje stroške in manj potrebne infrastrukture. Sistem SAP ni tako odprti in prilagodljiv. To je tako prednost, kot slabost. Prednost v smislu, da omogoča poenotenje procesov preko podjetja, slabost pa se kaže v težji prilagoditvi sistema v primeru spremembe poslovnih procesov. Prednosti SAP: dobra podpora procesu izdelave po naročilu (angl. Make-To-Order), integriran modul maloprodaje, dobro razvita funkcionalnost nadzora kakovosti, dobro razvita funkcionalnost upravljanja denarnih sredstev, dobra podpora funkcionalnosti razvoja izdelkov. Microsoft Dynamics Microsoft je leta 2002 prevzel Navision od danskega proizvajalca programske opreme. Produkti se od leta 2006 tržijo pod imenom Microsoft Dynamics. Portfolio sestavlja: Microsoft Dynamics GP (prej poznan kot Great Plaints) je zasnovan za manjša in srednje velika podjetja in ponuja»out-of-the-box«funkcionalnosti. Microsoft Dynamics SL (prej poznan kot Solomon) je namenjen projektno orientiranim organizacijam in uporabi CRM. Microsoft Dynamics NAV (prej poznan kot Navision) je zasnovan za mala do srednje velika podjetja, vendar s širokimi zmožnostmi prilagoditve samega sistema. Microsoft Dynamics AX (prej poznan kot Axapta) je najbolj razširljiv in prilagodljiv izmed vseh Microsoft Dynamics produktov. Vključuje jasno strategijo za industrijsko vertikalizacijo s specifičnimi funkcionalnostmi za procesno proizvodnjo, maloprodajo, trgovino na debelo, distribucijo ter storitvene dejavnosti. V določenih državah pa tudi za javni sektor. Microsoft Dynamics CRM je poslovni sistem za upravljanje odnosov s strankami. 5 Povzeto po: Consulting Group 2014 13
Funkcijske prednosti Microsoft Dynamics: enostavno prilagajanje, visoka fleksibilnost, enostavna integracija, poznan uporabniški vmesnik (znan iz drugih aplikacij, npr. Microsoft Office), dobra podpora večvalutnemu poslovanju in lokalizacijam, zmogljiv MRP in dobra podpora procesom prodaje in nabave. Oracle Podjetje Oracle je bilo sprva znano po svojih bazah, nato pa je razširilo poslovanje še na sisteme ERP. Družba je razširila svoj delež na trgu z nenehno rastjo in prevzemom nekateri podjetij, vključno z JD Edwards, PeopleSoft ter Siebel CRM. S tem je podjetju uspel velik napredek, predvsem z združitvijo JD Edwards Enterprise One in Oracle EBS sistema. JD Edwards nudi dobro podporo proizvodni industriji. PeopleSoft je namenjen velikim organizacijam, zlasti na področju javnega sektorja in finančnih storitev. Novejše verzije sistema temeljijo na spletnem uporabniškem vmesniku. Oracle omogoča precejšno prilagodljivost glede spreminjajočih se poslovnih potreb. To lahko v nekaterih primerih postane slabost, saj je tako težje uveljaviti standardizirane procese v večjih organizacijah. Funkcijske prednosti Oracla so naslednje: dobra podpora na področju financ in računovodstva, dobro razvita IT arhitektura, E-portal omogoča enostavno interakcijo s kupci in dobavitelji, napreden konfigurator izdelkov, dobra podpora proizvodnim operacijam. 14
Tabela 5 prikazuje primerjavo treh največjih ponudnikov sistemov ERP (Panorama Consulting Group 2014): Tabela 5: Primerjava SAP-a, Oracle-a, Microsoft Dynamics Ponudnik SAP Oracle Microsoft Dynamics Tržni delež 26 % 17 % 11 % Čas implementacije (meseci) 15,5 22,5 12,5 Stroški projekta 2,55 milijona USD 2,25 milijona USD 1,8 milijona USD Vračilna (meseci) doba 23 16 24 Stopnja uspeha 62 % 71 % 67 % Stopnja neuspeha 28 % 29 % 33 % Motnje ob prehodu v živo 69 % 50 % 67 % Vir: Panorama Consulting Group 2014 Glede na rezultate v zgornji tabeli, podjetje SAP dosega najvišji tržni delež, sooča se z največ motnjami ob prehodu v živo ter dosega najnižjo stopnjo uspeha projektov. Oracle za razliko od podjetja SAP dosega najvišjo stopnjo uspešnih projektov, najkrajšo vračilno dobo projektov in najmanjši delež motenj ob prehodu v živo. Microsoft Dynamics dosega najnižji tržni delež izmed treh primerjanih ponudnikov, najdaljšo vračilno dobo projektov in najkrajši čas implementacije. 2.5 Koristi in omejitve sistemov ERP Sistemi ERP omogočajo dostop do informacij v realnem času. Ko je informacija enkrat vnesena v sistem, je na voljo vsem uporabnikom po vseh poslovnih področjih (seveda pod pogojem, da imajo le-ti pravice do ogleda in spreminjanja teh podatkov). Sistemi ERP so odlično orodje za preprečevanje človeških napak (Bradford, 2008, str. 4 7). Ena največjih kritik sistemov ERP je ta, da se s tem uvede standardiziran način vodenja poslovnih procesov. Medtem ko ta struktura narekuje uvedbo najboljših praks, lahko pride do nasprotja s kulturo podjetja oz. samih pričakovanj v podjetju ter posledično težav pri uvajanju. Nekateri se pritožujejo nad togostjo in omejitvami sistemov ERP. 15
Odpor uporabnikov do sprememb, ki jih prinese uvedba sistema ERP, je pogosto precejšna ovira, sploh če le-ti niso deležni kakovostnih izobraževanj in delavnic pred uvedbo (Bradford, 2008, str. 4 7). Prednosti sistemov ERP in kako so le-te dosežene, so prikazane v Tabeli 6 (Hossain idr. 2002, str. 18 19): Tabela 6: Prednosti sistemov ERP Katera prednost? Dostop do zanesljivih informacij Kako je dosežena? Skupna PB, izboljšano poročanje. Zmanjšanje stroškov Prihranek časa, izboljšan nadzor nad podatki in posledično pomembnimi odločitvami. Prilagodljivost Spremembam poslovnim procesom se je enostavneje prilagoditi. Boljše vzdrževanje Razširitev Omogoča implementator, s katerim je podpisana vzdrževalna pogodba. Dodatni moduli, kot so CRM in SCM. E-poslovanje E-trgovina. Vir: Hossain idr. 2002, str. 18 19 Slabosti sistemov ERP in kako se jim izogniti, prikazuje Tabela 7 (Hossain idr. 2002, str. 18 19): Katera slabost Časovno potratna uvedba sistema Visoki stroški Tabela 7: Slabosti sistemov ERP Kako se jim izogniti? Kolikor se da zmanjšati občutljiva vprašanja glede notranje politike podjetja. Stroški lahko narastejo od nekaj tisoč do milijonov USD. Kompleksnost sistema Sistemi ERP imajo ogromen spekter funkcionalnosti. Treba se je osredotočiti in implementirati tiste, ki so za podjetje pomembni. Vir: Hossain idr. 2002, str. 18 19 Uvedba sistema ERP prinaša organizacijam številne poslovne koristi, ki v končni fazi upravičijo finančno naložbo. Kot kaže Slika 5, je 81 % organizacij zaznalo merljive koristi uvedbe sistema ERP. 16
Od tega je 41 % organizacij zaznalo manj koristi, kot je pričakovalo. 16 % organizacij ni zaznalo nobenih koristi, 3 % niso merili (Panorama Consulting Group, 2015 str. 13 14). Slika 5: Realizacija koristi sistema ERP 9% 3% 13% 31% 16% 28% 51-80% 0-30 % Nobenih izmerjenih koristi 31-50% 81-100% Niso merili Vir: Panorama Consulting Group, 2015, str. 13 Zaznane koristi so prikazane na Sliki 6. Najpogostejša zaznana korist (14 %) je izboljšana dosegljivost informacij in izboljšana integracija poslovnih področij. Sledi izboljšana zanesljivost informacij in zvišana produktivnost in učinkovitost z 11 %. 17
Slika 6: Izmerjene koristi uvedbe sistema ERP 16,00% 14,00% 12,00% 10,00% 8,00% 6,00% 4,00% 2,00% 0,00% 14,00%14,00% 11,00%11,00% 8,00% 8,00% 8,00% 7,00% 5,00% 5,00% 5,00% 4,00% 2,00% Vir: Panorama Consulting Group, 2015, str. 13 14 Med koristi in omejitve sistemov ERP štejemo (Motiwalla & Thompson, 2009): Učinkovitejše vzdrževanje in podpora sistema. Strokovnjaki za informacijske sisteme so osredotočeni na en sistem in tako je boljša tudi podpora uporabnikom. Enoten uporabniški vmesnik pomeni manj usposabljanja zaposlenih ter večjo produktivnost. Večja varnost podatkov. Prenos podatkov iz starega v nov sistem je lahko dolgotrajen in kompleksen proces. 18
3 OSKRBNE VERIGE IN MANAGEMENT OSKRBNIH VERIG 3.1 Opredelitev oskrbne verige Oskrbna veriga 6 (angl. Supply chain) je temeljni poslovni proces organizacije, čigar naloga je ustvariti in dostaviti produkt ali storitev od zasnove in izdelave do trga končne potrošnje. Nanaša se na pretok materiala, informacij, plačil in storitev od dobaviteljev surovin prek tovarn in skladišč do končnih kupcev. Vključuje tudi organizacije in procese, ki ustvarjajo in dostavljajo izdelke, storitve in informacije končnim porabnikom ter različna opravila, kot so nakupovanje, pretok plačil, ravnanje z materiali, načrtovanje in nadzor proizvodnje, logistiko, skladiščenje, distribucijo in dostavo (Krmac, 2010, str. 2 3). Oskrbna veriga je koncept horizontalne in vertikalne povezanosti med organizacijami, ki sinergijsko prispevajo k večji dodani vrednosti in koristi izdelka ali storitve, ki se zrcali v očeh končnega kupca. Sestavljena je iz dobavitelja, proizvajalca, distribucijskih kanalov, povezovalne mreže in odnosov v proizvodnji ali nabavi s storitvami. Uspešna in učinkovita oskrbna veriga zahteva povezovanje vseh procesov od nabave do distribucije izdelkov končnemu kupcu (Kavčič, 2011, str. 33). Oskrbno verigo lahko pojmujemo kot skupino medsebojno povezanih organizacij, katerih skupen namen je čim boljša oskrba končnih uporabnikov (Potočnik, 2002, str. 216). Oskrbne verige so dinamične, z nenehnim pretokom blaga, informacij in sredstev v različnih smereh oskrbne verige in med različnimi fazami oziroma udeleženci. Vsaka faza oziroma udeleženec oskrbne verige izvaja svoje procese, vendar deluje usklajeno in vzajemno z ostalimi fazami v oskrbni verigi. Uspešna oskrbna veriga obvladuje pretoke blaga, informacij in sredstev na način, ki zagotavlja visok nivo razpoložljivosti izdelka za kupce hkrati z ohranjanjem stroškov na nizki ravni (Završnik, 2008, str. 147). Oskrbna veriga zajema tok blaga ali storitev od njenega nastanka, dobavitelja do kupca ali končnega porabnika. Povezave med procesi zajemajo več aktivnosti. Na začetku v oskrbno verigo vstopajo surovine, ki se skozi oskrbno verigo predelajo v izdelke, ki so lahko namenjeni končnim kupcem ali pa služijo kot surovina za novo oskrbovalno verigo. V oskrbno verigo je vključenih več podjetij, ki v vsaki fazi dopolnjujejo produkt (Urbancl, 2011, str. 4) 3.2 Opredelitev managementa oskrbnih verig Upravljanje oskrbne verige (angl. Supply Chain Management; v nadaljevanju SCM) tako obsega upravljanje aktivnosti in procesov, ki omogočajo zagotovitev produkta ali storitve končnemu uporabniku. 6 V slovenski literaturi zasledimo tudi naslednje prevode: dobavna veriga, oskrbovalna veriga, preskrbovalna veriga. 19
Vključuje torej metode, sisteme in ljudi, ki stalno izboljšujejo integrirane procese organizacije načrtovanje povpraševanja, načrtovanje proizvodnje, načrtovanje in zagotavljanje dobav, načrtovanje in izvajanje logistike (skladiščenje in transport) (Krmac, 2010, str. 3). Management oskrbnih verig pomeni usklajeno izvajanje procesov in dejavnosti, ki imajo za rezultat dobavo izdelka do končnih kupcev. To vključuje procese, kot so: koordiniranje dejavnosti z dobavitelji, upravljanje zalog, transportni in skladiščni management, distribucijo, servisiranje, nadzor nad informacijskim sistemom in prodajne poti (Urbancl, 2011, str. 9). Management oskrbnih verig je sistemski pristop, s katerim podjetja pridobijo pregled nad celotno verigo od dobaviteljev do končnega kupca. Nastal je kot nadaljevanje razvoja sistemov MRP oziroma načrtovanja potreb po materialih večjih, v glavnem japonskih družb, ki so želele še izboljšati svoje delovanje (Završnik, 2008, str. 147). Razvoj managementa oskrbnih verig se ni končal, ampak se nadaljuje, predvsem po zaslugi hitro razvijajoče se informacijske tehnologije, katere največji dosežek je prav gotovo internet. Management oskrbnih verig je tako hkrati stalno razvijajoča se teorija kot tudi nenehno spreminjajoča se poslovna praksa (Završnik, 2008, str. 147). Management oskrbnih verig ima številne prednosti, še posebej v času globalizacije svetovne trgovine. Povezanost podjetja v oskrbno verigo omogoča zniževanje stroškov, hitrejše poslovanje in sklepanje številnih partnerstev v verigi. Izpopolnjen management oskrbnih verig postaja vedno bolj strateško naravnan in razpoznaven na globalnem trgu. Organizacije nenehno iščejo načine, kako dostaviti kupcu izdelke na najhitrejši, najcenejši in najboljši način. Managerji so spoznali, da strategije ne morejo izvajati sami, pomembno je sodelovanje z ostalimi organizacijami v oskrbni verigi (Završnik, 2008, str. 148). 3.3 Tokovi v oskrbni verigi V oskrbni verigi se pojavljajo materialni, informacijski in finančni tokovi. Materialni tok je fizični tok, ki nastaja v obliki proizvodov in storitev od dobavitelja do kupca kot tudi v nasprotni smeri. Zadovoljstvo kupca se kaže v materialnem toku. Informacijski tok je del materialnega toka. Dopolnjuje ga s koordinacijo in podpira pri izvedbi. Dobro odzivnost oskrbne verige zagotovimo z ustreznim informacijskim tokom ter s tem dosežemo zadovoljstvo kupca. 7 Za informacijski tok je priporočljiva sodobna informacijska oprema. Ta zagotavlja večji in predvsem hitrejši dostop do informacij. V proizvodnih podjetjih sta materialni in informacijski tok precej kompleksna. Informacijski tok poteka v obeh smereh, kar omogoča koordinacijo med členi verige. Tokovi v oskrbni verigi so prikazani na Sliki 7. 7 Povzeto po: Urbancl, 2011, str. 38 39 20
Slika 7: Tokovi v oskrbni verigi Vir: Urbancl, 2011, str. 39 Finančni tokovi so povezani z denarjem: plačila, krediti, lastništvo. Finančni tok zagotavlja neprekinjen proces izvajanja oskrbne verige. Usklajen je s poslovno politiko celotne oskrbne verige. 3.4 Informacijski sistem v oskrbnih verigah Eden od največjih sodobnih izzivov oskrbnih verig je ta, kako s pomočjo informacijskega sistema optimizirati oskrbno verigo. Optimizacija je potrebna najprej znotraj podjetja, saj je treba doseči, da se ob prejetju naročila oziroma plana prodaje prek sestavnic in specifikacij proizvoda izdela terminski plan proizvodnje in da se naroči vhodne materiale. V nadaljevanju mora informacijski sistem zagotavljati povezljivost z drugimi členi oskrbne verige (Urbancl, 2011, str. 22). Informacijska tehnologija (angl. Information technology; v nadaljevanju IT) je v oskrbnih verigah uporabna iz dveh vidikov, in sicer iz makro vidika, ki zajema obvladovanje odnosov s strankami, obvladovanje odnosov z dobavitelji in obvladovanje notranjih procesov oskrbne verige, ter mikro vidika, kar pomeni, da s pomočjo IT načrtujemo in izpolnjujemo zahteve znotraj podjetja (Križman & Rajter 2010, str. 21). Kadar razmišljamo o IT-sistemih in makro ter notranjih procesih v oskrbni verigi, moramo upoštevati določena izhodišča (Križman & Rajter 2010, str. 24) : izbira IT-sistema mora biti usklajena s ključnimi dejavniki v podjetju; izbrani IT-sistem mora biti tehnološko ustrezen; uporaba IT-sistema je namenjena pomoči pri odločanju in ne odločanju; vedno je treba gledati naprej. V sodobnem poslovanju igra pomembno vlogo sistem ERP, ki zagotavlja povezljivost informacij prek celotnega podjetja. Njegov namen je omogočiti informacijski tok med vsemi poslovnimi funkcijami znotraj podjetja kot tudi povezovanje z zunanjimi členi oskrbne verige. Novejša generacija sistemov ERP II pa je ključni povezovalec podjetij posameznih členov oskrbovalne verige, temelječ na spletni tehnologiji. Ta sistem omogoča zunanjim členom (kupcem in dobaviteljem) dostop do podatkov v realnem času. 21
Tu govorimo o t. i. collaborative commerce, torej informacijskem povezovanju med poslovnimi partnerji preko spleta (Urbancl, 2011, str. 23). V sodobnem tržnem gospodarstvu se kupec obravnava predvsem kot vir informacij in šele nato kot potrošnik izdelkov ali storitev podjetja. Informacije o potrebah, zahtevah in željah uporabnikov izdelkov ali storitev so podlaga za upravljanje podjetja v smeri ustvarjanja dodane vrednosti izdelkov ali storitev za uporabnike. Ustrezne informacije so managementu podlaga za sprejemanje pravočasnih in kakovostnih odločitev. Sodoben IT omogoča podjetju pridobivanje velikega števila koristnih in tudi manj koristnih informacij (Urbancl, 2011, str. 20). V poslovnem svetu se za izboljšanje pretokov znotraj oskrbnih verig uporabljajo orodja ali sistemi informacijsko-komunikacijske tehnologije. Pomemben mejnik v razvoju oskrbnih verig predstavlja pojav koncepta masovno prilagojene proizvodnje produktov (angl. Mass customization) po kupčevi meri, ki se je pojavil v času komercializacije interneta ob koncu dvajsetega stoletja. V tem času je pomembno vlogo v poslovanju podjetij dobilo tudi elektronsko poslovanje ali e-poslovanje (angl. e-business) (Krmac, 2010, str. 4). Prednosti/pridobitve učinkovite in uspešne uporabe informacij v logistiki in upravljanju oskrbnih verig se kažejo v sočasnem znižanju stroškov in povečanju zadovoljstva kupcev, kar je posledica (Krmac, 2010, str. 17): večjega poznavanja oskrbne verige in izboljšane vidljivosti vzdolž oskrbne verige, ki omogočata zmanjšanje zalog, saj zaloge»nadomestimo«z informacijami (organizacije skladiščijo tisto, po čemer bodo njihove stranke povpraševale, zato se zmanjšajo stroški, zadovoljstvo strank pa je večje, saj se čakalne dobe zmanjšajo ali izničijo); izboljšanega planiranja in zmanjšanje spremenljivosti v oskrbni verigi, saj zahteve in potrebe svojih strank bolje poznamo; uporabe sistemov ERP, ki omogočajo boljšo koordinacijo oziroma usklajevanje proizvodnih, tržnih in distribucijskih aktivnosti; izboljšana obdelava naročil in skrajšanje čakalnih dob, ki ju omogoča koordinacija logističnih informacijskih sistemov. Upravljanje oskrbnih verig je znotraj sistema ERP prepleteno s poslovnimi področji, ki so prikazana na Sliki 8. Gre za module človeških virov, prodaje in trženja, računovodstva in financ. 22
Slika 8: Upravljanje oskrbnih verig znotraj sistema ERP Vir: Monk & Wagner, 2013, str. 9 3.5 Koristi oskrbne verige z uporabo sistema ERP Koristi oskrbne verige v povezavi z uporabo sistema ERP so naslednje (Panorama Consulting Group, 2016d): 1. Celostni pregled nad poslovanjem podjetja. Uporabniki sistema imajo na voljo učinkovit pregled nad artikli. To pomeni, da imajo na voljo podatke, s katerimi lahko optimizirajo nivo zalog, izboljšajo učinkovitost nabave in proizvodnje. 2. Avtomatizirana nabava. Sistemi, kot so SAP, Oracle in Microsoft Dynamics, omogočajo samodejno kreiranje nabavnih nalogov do dobaviteljev, ko raven zaloge pade pod določeno točko. S pomočjo te funkcionalnosti zmanjšamo možnost pomanjkanja artiklov v določenih kritičnih trenutkih proizvodnje. 3. Učinkovitost dobaviteljev. Sistemi ERP omogočajo spremljanje učinkovitosti dobaviteljev, kar pomeni njihove dostavne čase, stroške, stopnjo napak itd. Podatki te vrste pripomorejo k doseganju ugodnejših pogojev ali zamenjave dobavitelja z ustreznejšim. 4. Odkrivanje prevar. Sistemi ERP omogočajo preglednost nad podatki. Organizacije imajo na voljo vso zgodovino poslovanja znotraj sistema ERP. 5. Ekonomija obsega. Poznati odgovore na koliko, kje in kdaj je podjetje plačalo, je pomemben podatek v pogajanju glede cen v oskrbni verigi. 23
Delovno okolje z uporabo sistema ERP z učinkovito razdelanim SCM-jem lahko prinese številne koristi (CompuData, 2016): izboljšana učinkovitost različnih oddelkov in organizacij, ki sodelujejo znotraj oskrbne verige; izboljšana storitev za kupce, kar prinaša številne poslovne priložnosti; avtomatizacija poteka dela zmanjšuje stroške poslovanja. 24
4 MICROSOFT DYNAMICS NAV 4.1 Opredelitev Microsoft Dynamics NAV ali popularno Navision je eden najbolj znanih in prodajanih sistemov ERP, namenjen predvsem majhnim in srednjim, v slovenskem merilu pa tudi velikim organizacijam. Vse funkcionalnosti v osnovni rešitvi podprejo večino zahtev poslovanja. Odprta zasnova omogoča, da se sistem hitro prilagodi specifičnim zahtevam uporabnika (Result, 2016). V aprilu 2013 je sistem Microsoft Dynamics NAV uporabljalo 94.000 podjetij. Število uporabnikov NAV je ocenjeno na okoli 2 milijona. Microsoft Dynamics NAV predstavlja 45 % deleža vseh Dynamics rešitev. Sledi mu GP (21 %), CRM (19 %), AX (9 %) in SL (6 %) (TechNet, 2016). Razmerja v številu licenc Microsoft Dynamics prikazuje Slika 9. Slika 9: Microsoft Dynamics licence 9% 6% 19% 45% 21% NAV GP CRM AX SL Vir: TechNet, 2016 4.2 Zgodovina Začetki sistema Microsoft Dynamics NAV segajo v leto 1983, ko so v Kopenhagnu Jesper Balser, Peter Bang in Torben Wind ustanovili podjetje PC&C ApS. Prvi produkt podjetja se je imenoval PC Plus. Na trg je prišel leta 1984. Šlo je za preprosto rešitev za računovodstvo, namenjeno predvsem malim podjetjem. Prvi slogan družbe se je imenoval»beauty of Simplicity«. 8 Leta 1987 je podjetje spremenilo ime v Navision Software, svoj računovodski sistem pa v Navigator. Slika 10 prikazuje sistem Navigator 1. 8 Poglavje povzeto po: Babic, 2009 25
Slika 10: Navigator Vir: Dynamics User Group, 2015 Zraven novega imena je nova verzija pomenila precejšno nadgradnjo glede same funkcionalnosti. Leta 1990 je izšla nova verzija sistema, imenovana Navigator 3. Ta je spet pomenila nadgradnjo z vgrajenim delovnim okoljem, raznimi obrazci in poročili. Navigator 3 je bil zrel sistem, ki je omogočil prodor iz Skandinavije na tuje trge- v Nemčijo, Anglijo in Španijo. Do leta 1992 pa tudi v ZDA. Leta 1993 je podjetje Microsoft predstavilo svoj prvi operacijski sistem Windows. Podjetje Navision Software si je močno prizadevalo razviti sistem, združljiv z novim operacijskim sistemom. Uspelo jim je leta 1995, ko je izšel Navision Financials 1.0, združljiv z Windows 95 in Windows NT operacijskim sistemom. Slika 11 prikazuje osnovni meni sistema Navision Financials 1.0. 26
Slika 11: Navision Financials 1.0 Vir: Dynamics User Group, 2015 Sistem se je v naslednjih letih postopoma izboljševal. Med letoma 1997 in 1999 je sistem doživel precejšno nadgradnjo z vpeljavo pogodb, proizvodnje in distribucije. Podjetje Navision Software se je leta 2000 združilo z danskim podjetjem Damgaard Data A/S. Poznano je bilo po svojem produktu Axapa, ki je bil na voljo zgolj na Danskem in v ZDA. Tako je nastalo podjetje NavisionDamgaard A/S, ki pa se je hitro preimenovalo v Navision A/S. Leto 2001 je pomenilo izdajo sistema Navision Attain, ki je vseboval večvalutno in večjezično podporo. Leto 2002 je bilo prelomno, saj je Microsoft kupil Navision A/S za 1,45 milijarde dolarjev. To je bil najdražji prevzem Microsofta do tedaj. Uvedli so nov oddelek Microsoft Business Solutions. To leto je prineslo dve novi verziji, in sicer verzijo 3.10. in 3.60. Leta 2003 je bila izdana verzija 3.70, in sicer spet z novim imenom Microsoft Business Solutions-Navision s precejšnjimi izboljšavami. Resnično nadgradnjo pa pomeni verzija 2004, ki je ponudila prenovljen uporabniški vmesnik, podoben tistemu v Outlooku. Sistem je zamenjal precej imen, kar je pomenilo za stranke določeno negotovost. Microsoft se je zato odločil za novo blagovno znamko. Septembra 2005 je nastal Dynamics NAV. Prva verzija pod novim imenom je izšla leta 2007, in sicer Microsoft Dynamics NAV 5.0. Naslednjo veliko spremembo je prineslo leto 2009 z verzijo Microsoft Dynamics NAV 2009. Ta je bila prvič predstavljena novembra 2008. 27
Microsoft je predstavil nov uporabniški vmesnik, prirejen vlogam uporabnikom (angl. Role Tailored Client, RTC), ki je zamenjal dosedanjega klasičnega (angl. Classic Client). Nova verzija sistema je prinesla nov objekt, imenovan Page, sam razvoj poročil pa se je preselil v Visual Studio Report Designer. Verzija Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 je prinesla dolgo pričakovano integracijo s sistemom Dynamics CRM. Ta verzija sistema kot prva ni več podpirala klasičnega odjemalca. Microsoft Dynamics NAV 2013 je izšel septembra 2012. Orodje RapidStart, namenjeno migracijam podatkov, je doživelo precejšnjo nadgradnjo. Nova verzija je pomenila nadgradnjo tudi v razvojnem okolju. V veliko pogledih je ta verzija prinesla to, kar je večina partnerjev pričakovala, da bo na voljo že v Microsoft Dynamics NAV 2009. Slika 12: Odjemalec Dynamics NAV 2013 Vir: Dynamics User Group, 2015 Oktobra 2013 je izšel Microsoft Dynamics NAV 2013 R2. Od prejšnjih verzij se je razlikoval po tem, da se varnostne kopije delajo v SQL, ustvarjanje podjetij pa v NAV odjemalcu. Nova verzija vključuje prenovljeno funkcionalnost upravljanja denarnih sredstev in SEPA (angl. Single Euro Payment Area). SEPA pomeni enotno območje plačil v evrih. To je okolje, v katerem lahko potrošniki, poslovni subjekti in drugi uporabniki plačilnih storitev pri ponudnikih plačilnih storitev plačujejo in prejemajo plačila v evrih pod enakimi osnovnimi pogoji, z enakimi pravicami in obveznostmi, in sicer ne glede na to, ali se takšno plačilo izvršuje znotraj posamezne države ali med državami območja SEPA (Sepa Slovenija, 2014). 28
Oktobra 2014 je izšla verzija Microsoft Dynamics NAV 2015. Leto kasneje pa še Microsoft Dynamics NAV 2016. Novosti verzije 2016 so predstavljene v naslednjem poglavju. Zgodovinski pregled verzij sistema Microsoft Dynamics NAV (TechNet 2016): DOS verzije: PC Plus (1984.), Navigator: 1.xx, 2.xx, 3.xx (1987 1990). Windows verzije: Navision Financials 1.00: 1.00, 1.00A, 1.00B, 1.10, 1.10A, 1.20, 1.30, Navision Financials 2.00: 2.00, 2.00A, 2.00B, 2.00C, 2.01, 2.01A, 2.01B, Navision Financials 2.50: 2.50, Navision Financials 2.60: 2.60, 2.60A, 2.60B, 2.60C, 2.60D, 2.60E, Navision Solutions 3.00: 3.00, Navision Attain 3.01: 3.01, 3.01A, 3.01B, Navision Attain 3.10: 3.10, 3.10A, 3.10B, Navision Attain 3.60: 3.60, 3.60A, Microsoft Business Solutions Navision 3.70: 3.70, 3.70A, 3.70B, Microsoft Business Solutions NAV 4.00: 4.00, 4.00 SP1, 4.00 SP2, 4.00 SP3, Microsoft Dynamics NAV 5.00: 5.00, 5.00 SP1, Microsoft Dynamics NAV 2009: ("6.00") 2009, 2009 SP1, 2009 R2, Microsoft Dynamics NAV 2013: ("7.00") 2013, 2013 R2 (Oktober 2013), Microsoft Dynamics NAV 2015 (Oktober 2014), Microsoft Dynamics NAV 2016 (Corfu) (Q4 2015). 4.3 Novosti in smer razvoja Microsoft je v zadnjih letih dal precejšnji poudarek na razvoj sistema Microsoft Dynamics NAV. Zadnjih nekaj let praktično vsako leto izide nova verzija sistema. Kratek vsebinski pregled novosti in smer razvoja sistema prikazuje Slika 13. 29
Slika 13: Smer razvoja sistema Microsoft Dynamics NAV Vir: Totovic, 2015 V nadaljevanju poglavja sledi predstavitev novosti Dynamics NAV 2016. 9 Microsoft Dynamics NAV 2016 vključuje delovne tokove (angl. Workflows). Ti pomenijo številne možnosti avtomatizacije standardnih ERP procesov: obveščanje, odobritve, omejitve in definiranje korakov v procesu. Kreiranje delovnih tokov je uporabnikom omogočeno na enostaven način preko standardnega vmesnika. Vse funkcionalnosti delovnih tokov pa so dostopne tudi na mobilni verziji. Integracija med Microsoft Dynamics NAV in Microsoft Dynamics CRM omogoča dostopnost vseh podatkov iz Dynamics CRM (poslovne priložnosti, pogodbe, statusi) v Microsoft Dynamics NAV in obratno. To pomeni, da so podatki o naročilih, računih in stanju na računih, zapisani v NAV, vidni tudi v CRM-ju. S povezovanjem Microsoft Dynamics NAV in Dynamics CRM rešitev lahko učinkovito vodimo stranko skozi t. i. "lead-to-cash" proces od poslovne priložnosti v CRM-ju preko sklenitve pogodbe in vodenja poslovanja s stranko v NAV-u do celovite in enotne obravnave stranke v obeh sistemih brez potrebnega podvajanja podatkov in z enostavno navigacijo med obema sistemoma. Enoten izgled rešitve na vseh napravah omogoča, da imajo uporabniki, ki so na terenu ali na oddaljenih lokacijah, dostop do vseh relevantnih podatkov. Spletni odjemalec je primarno namenjen občasnim uporabnikom. Za uporabnike, ki so pogosto na potovanjih ali opravljajo delo zunaj pisarne, je na voljo mobilna podpora. Podprte so naprave, ki tečejo na ios, Android in Windows operacijskih sistemih. Elektronska pošta, koledar in datoteke iz Office 365 se povezujejo s podatki, poročili in poslovnimi procesi v Microsoft Dynamics NAV 2016. Povzeto po: Adacta, 2016 30
Microsoft Dynamics NAV 2016 omogoča integracijo s Power BI aplikacijo, vključno z osveževanjem podatkov. 4.4 Arhitektura Sistem Microsoft Dynamics NAV temelji na trinivojski arhitekturi, ki je prikazana na Sliki 14 (Lorente & Lorente, 2013, str. 9): SQL Server namenjen shranjevanju podatkov znotraj PB-ja; Microsoft Dynamics NAV Server skrbi za izvajanje poslovne logike in komunikacije. Prav tako zagotavlja dodaten nivo varnosti med odjemalcem, PBjem ter avtorizacijo uporabnika; Odjemalec Windows, spletni, tablični in mobilni. Slika 14: Arhitektura Microsoft Dynamics NAV Prirejeno po: Lorente & Lorente, 2013, str. 9 31
4.5 Objekti in razvoj Razvoj znotraj sistema Microsoft Dynamics NAV poteka v razvojnem okolju C/SIDE (angl. Client/ Server Integrated Development Environment). Zasnova Microsoft Dynamics NAV temelji na sedmih različnih tipih objektov (Studebaker & Studebaker, 2013, 314 315): Table. Objekt, namenjen shranjevanju podatkov. Page. Objekt, namenjen prikazovanju, spreminjanju in dodajanju podatkov. Objekt lahko izpostavimo kot spletno storitev (angl. Web Service), tako da lahko druge aplikacije berejo, dodajajo ali spreminjajo podatke. Report. Objekt je namenjen predogledu poročil in tiskanju izhodnih dokumentov. Codeunit. Objekt se uporablja za grupiranje kode določenega funkcijskega področja. Query. Objekt je namenjen pridobivanju podatkov iz ene ali več tabel. Podatki so lahko neposredno prikazani v Microsoft Excel, XML ali OData. Uporablja se za preračunavanje podatkov. XML port. Objekt se uporablja za uvažanje ali izvažanje podatkov. Menu Suite. Ta objekt pomeni za uporabnika»vstopna vrata«v sistem. Namenjen je urejanju menijev uporabniškega vmesnika. Slika 15 prikazuje razvojno okolje sistema Microsoft Dynamics NAV. Slika 15: Razvojno okolje sistema Microsoft Dynamics NAV Vir: Adacta Build, 2016 Ko govorimo o objektih, velja omeniti, da sistem ni objektno orientitran (angl. objectorientiert), ampak temelji na objektih (angl. object-based). 32
To pomeni, da lahko uporabljamo objekte, ki so na voljo, ne moremo pa dodajati novih. Čeprav se morda sliši omejujoče, pa je takšen razvoj precej enostavnejši (Lorente & Lorente, 2013, str. 315). Razvoj poteka v programskem jeziku C/AL (angl. Client Application Language). Ta ima precej podobnosti s programskim jezikom, imenovanim Pascal (Studebaker & Studebaker, 2013, str. 25). Vsi objekti v razvojnem okolju C/SIDE imajo svoj ID. Številčenje objektov v Microsoft Dynamics NAV je urejeno na naslednji način (Tabela 8) (Studebaker & Studebaker, 2013, str. 27): Tabela 8: Številčenje objektov v sistemu Microsoft Dynamics NAV Rang objekta Uporaba 1 9999 Osnovni sistemski objekti 10.000 49.999 Objekti, vezani na države 50.000 99.999 Objekti, vezani na kupca (naročnika) 100.000 98.999.999 Objekti Microsoft Dynamics NAV partnerjev Nad 98.999.999 Objekti, namenjeni Microsoftu Vir: Studebaker & Studebaker, 2013, str. 27 4.6 Moduli sistema Microsoft Dynamics NAV Sistem Microsoft Dynamics NAV sestavljajo naslednji moduli (Lorente & Lorente, 2013, str. 8): Vodenje financ (angl. Financial Management). Pokriva naslednja področja: Knjigovodstvo, Predračune GK, Kontne preglednice, Upravljanje denarnih sredstev, Terjatve in obveznosti, Osnovna sredstva, Poročanje DDV in Plačila znotraj podjetja. Prodaja in trženje (angl. Sales & Marketing). Pokriva naslednja področja: Kupci, Obdelava naročil, Cenovna politika, Kontakti, Marketinške kampanje itd. Nabava (angl. Purchase). Zajema naslednje: Dobavitelji, Obdelava naročil, Odobritve, Planiranje, Vrednotenje učinkov itd. Skladišče (angl. Warehouse). Pokriva naslednja področja: Dobava in prevzem zalog, Lokacije, Sestava, Komisioniranje itd. Proizvodnja (angl. Manufacturing). Pokriva naslednja področja: Oblikovanje izdelka, Kapacitete, Načrtovanje, Izvajanje, Vrednotenje učnikov. Projekti (angl. Job). Pokriva naslednja področja. Načrtovanje in izvajanje projektov. 33
Načrtovanje virov (angl. Resource Planning). Servis (angl. Service) Upravljanje servisnih artiklov, Upravljanje pogodb, Obdelava nalogov itd. Kadrovska evidenca (angl. Human Resources) Upravljanje z zaposlenimi in odsotnostmi. V nadaljevanju poglavja sledi kratka predstavitev posameznih modulov. 4.6.1 Vodenje financ Finančni modul predstavlja temelj sistema Microsoft Dynamics NAV. Finančni modul vključuje (Studebaker & Studebaker, 2013, str. 16): glavno knjigo, upravljanje denarnih sredstev, terjatve, obveznosti, zalogo in osnovna sredstva, podporo večvalutnemu in večjezičnemu poslovanju. 4.6.2 Prodaja in trženje Oddelek prodaje se uporablja za upravljanje vseh prodajnih aktivnosti, kot so ponudbe, prodajni nalogi in vračila. Vse aktivnosti se nanašajo na kupce. Kartica kupca vsebuje ogromno informacij, vendar je zgolj nekaj obveznih za vnos pred kreiranjem transakcij. Nanašajo se predvsem na knjižne skupine. Vsak kupec ima lahko odgovornega prodajnega referenta. Microsoft Dynamics NAV ponuja poročila za pregled prodaje po prodajnih referentih. Kupcem lahko določimo kreditni limit, za katerega v primeru, da je presežen, dobimo obvestilo ob kreiranju naloga. Kupce lahko razvrščamo po cenovnih skupinah ali skupinah popusta kupca. Določimo način dobave, valuto, v kateri poslujemo s kupcem, in jezik. Kreiramo lahko več bančnih računov kupca. 10 Microsoft Dynamics NAV vključuje sledeče prodajne dokumente: prodajna ponudba, okvirni prodajni nalog, prodajni nalog, prodajni vračilni nalog, izdani račun in izdani dobropis. Slika 16 prikazuje tok informacij preko dokumentov. S temnejšo barvo so označeni tisti dokumenti, ki lahko pomenijo začetek procesa. Vsi podatki se prenašajo iz predhodnega dokumenta na naslednji dokument. Možno je ustvarjenje novih dokumentov s kopiranjem katerega izmed že obstoječih prodajnih dokumentov v sistemu. 10 Povzeto po: Lorente & Lorente, 2013, str. 20 24 34
Slika 16: Tok prodajnih dokumentov v sistemu Microsoft Dynamics NAV Vir: Lorente & Lorente, 2013, str. 22 Znotraj cenovne politike definiramo različne cenovne pogoje. Tako cene kot popusti se lahko nanašajo na določenega kupca, skupino kupcev, vse kupce ali kampanjo. Sistem vedno ponudi najugodnejšo ceno za kupca. Ob ustvarjanju prodajnega naloga nam hitri zavihek Podrobnosti vrstice prodaje prikazuje število prodajnih cen in popustov, ki se lahko uporabijo na dokumentu. Podrobnosti vidimo s klikom na številko, kjer lahko obstoječo najugodnejšo ceno nadomestimo s katero izmed ponujenih. Funkcionalnost trženja se nanaša na kontakte. Vrste kontaktov so kupci, dobavitelji in bančni računi. Te lahko kategoriziramo glede na panožno skupino ali glede na delovne obveznosti. Lahko pa kreiramo svoj kriterij. Področje priložnosti omogoča spremljanje prodajnih priložnosti. 4.6.3 Nabava Oddelek nabave se uporablja za upravljanje naslednjih nabavnih dokumentov: nabavna ponudba, nabavni nalog, okvirni nabavni nalog, nabavni vračilni nalog, prejeti račun in prejeti dobropis. Slika 17 prikazuje tok informacij preko dokumentov. S temnejšo barvo so označeni tisti dokumenti, ki lahko pomenijo začetek procesa. Vsi podatki se tako kot na prodajni strani prenašajo iz predhodnega dokumenta na naslednji dokument. Možno je ustvarjenje novih dokumentov s kopiranjem katerega izmed že obstoječih nabavnih dokumentov v sistemu. 35
Slika 17: Tok nabavnih dokumentov v sistemu Microsoft Dynamics NAV Vir: Lasten Sistem vključuje orodja za planiranje nabavnih aktivnosti glede na potrebe podjetja. Za razliko od prodaje se na nabavni strani vse aktivnosti nanašajo na dobavitelje. Kartica dobavitelja je precej podobna kartici kupca. Enako kot na prodajni strani lahko uporabimo sistem potrjevanja. Model cenovne politike je podoben tistemu na prodajni strani z eno razliko. Definiranje cen (stroškov) in popustov je vedno vezano na določenega dobavitelja. Sistem ponuja možnost neposredne dobave. To uporabimo, kadar želimo, da so artikli dobavljeni kupcu neposredno od dobavitelja (Lorente & Lorente, 2013, str. 25 27). 4.6.4 Skladišče Znotraj skladišča se od časa, ko je blago sprejeto in preden se ga proda in s tem dobavi, zvrsti niz skladiščnih dejavnosti. Tipične dejavnosti so odlaganje artiklov, prenos artiklov znotraj skladišča, komisioniranje za sestavo, proizvodnjo ali dobavo. 11 Vse dejavnosti znotraj skladišča se navezujejo na artikle. Kartica artikla vsebuje veliko podatkov. Definiramo lahko več merskih enot artikla, kategoriziramo artikle glede ne skupino in kategorijo artikla, izbiramo lahko med več načini vrednotenja. Ti so FIFO, LIFO, Specifično, Povprečno in Stalno. Določimo nadomeščanja, navzkrižna sklicevanja, dopolnjevanje zalog itd. Artikel ima lahko več različic. To je koristno, ko imamo več artiklov s skoraj enakimi lastnostmi. V procesu skladiščenja lahko uporabimo enote skladiščenja. Artikle lahko sledimo po šaržah ali serijski številki. Skladišča v Microsoft Dynamics NAV imenujemo lokacije. Prenosni nalog je dokument, s katerim prenašamo artikle med lokacijami. 11 Lorente & Lorente, 2013, str. 27 32 36
Gre za dokument, ki je podoben prodajnemu ali nabavnemu nalogu. Knjiženje prenosnega naloga poteka v dveh korakih dobava in prevzem na novo lokacijo. Vsaka kartica artikla vsebuje polje»zaloga«. Pomeni število osnovnih merskih enot artikla, ki jih imamo na zalogi. Polje se samodejno preračunava v realnem času. Sistem vsebuje več pogledov v zalogo. Tako lahko preverimo razpoložljivost artikla po: dogodku, obdobju, različici, lokaciji, nivoju kosovnice in časovnici. 4.6.5 Projekti Oddelek projektov podpira skupne naloge projektnega vodenja, kot so oblikovanje projekta, razporejanje virov kot tudi zagotavljanje informacij, potrebnih za upravljanje proračuna in spremljanje napredka. Projekti se uporabljajo za vodenje dolgoročnih projektov, ki vključujejo delovne ure uporabnikov, delovne ure strojev in zalogo (Lorente & Lorente, 2013, str. 40). 4.6.6 Načrtovanje virov Mnoga podjetja uporabljajo modul načrtovanja virov za sledenje časa in truda, vloženega v zagotavljanje storitev. Zaposleni lahko porabi določen čas za pogovor s kupcem o določenem projektu. Ta čas in trud se nato lahko zaračunata kupcu na prodajnem nalogu. Oddelek načrtovanja virov je povezan s projekti, servisom in sestavnimi nalogi (Lorente & Lorente, 2013, str. 45). 4.6.7 Servis Zagotavljanje servisa kupcem je pomemben del vsakega podjetja, ki močno pripomore k zadovoljstvu in lojalnosti strank. Upravljanje in nadzor nad servisom ni lahka naloga, zato je na voljo več orodij. S temi orodji lahko znotraj sistema opravljamo naslednje naloge: 12 kreiranje servisnih nalogov; sledenje delom za popravilo in dobaviteljem; določimo osebje glede na znanje in razpoložljivost; zagotovimo oceno storitve in servisni račun. Kreiramo lahko servisne pogodbe, določimo politiko popustov in prikažemo zemljevid poti za serviserje. V oddelku servisa imamo opravka s servisnimi artikli. Vsak servisni artikel ima svojo unikatno številko in je lahko povezan z artiklom. Artikli imajo lahko garancijo in so sestavljeni iz več komponent. Kreirani so lahko samodejno ob prodaji artikla ali ročno. 12 Povzeto po: Lorente & Lorente, 2013, str. 47 52 37
4.6.8 Kadrovska evidenca Modul kadrovske evidence je manj obsežen, zajema pa kritično komponento poslovanja. To so ljudje. Vključuje naslednja področja: zbiranje raznih informacij o zaposlenih, kot so npr. stopnja izobrazbe, spremljanje odsotnosti z dela oz. bolniške in razne splošne informacije (Lorente & Lorente, 2013, str. 52). 4.6.9 Proizvodnja Proces v oddelku proizvodnje se prične s kreiranjem kosovnic, definiranjem proizvodnih postopkov in konča s končnim izdelkom. Sistem zagotavlja orodja za urnik proizvodnih dejavnosti, porabo časa, izmet itd. 13 Oblikovanje izdelka se začne s kreiranjem kartice artikla. Vsak končni izdelek in vsaka komponenta ima svojo kartico artikla. Za vsako komponento je treba definirati, ali jo nabavljamo, sestavljamo ali proizvajamo. Za končne artikle, ki jih proizvajamo, kreiramo kosovnico in proizvodni postopek. Sistem razlikuje med tremi tipi kapacitet. Te so hierarhično urejene. Najvišje je proizvodni oddelek, nato proizvodne celice in viri. Vsaka proizvodna celica lahko pripada le enemu proizvodnemu oddelku. Sistem Microsoft Dynamics NAV podpira kooperacijo. O kooperaciji govorimo, ko dobavitelj opravi enega ali več operativnih korakov v proizvodnji. Gre za ustaljen operativni postopek. Sistem vsebuje več orodij za urejanje kooperantskih del: proizvodne celice z dodeljenim dobaviteljem; strošek proizvodne celice na osnovi enot ali časa; delovni list kooperantskih del (s to funkcijo najdemo delovne naloge in material pošljemo kooperantu), s katerim sistem samodejno kreira nabavne naloge. 13 Povzeto po: Studebaker & Studebaker, 2013, str. 33 40 38
5 OSKRBNA VERIGA V SISTEMU MICROSOFT DYNAMICS NAV Sistem Microsoft Dynamics NAV se pogosto uporablja v podjetjih, kjer je proces oskrbne verige močno prisoten. Microsoft Dynamics NAV se uporablja v klasičnih podjetjih z oskrbno verigo, kot so proizvodna podjetja, trgovine na debelo in trgovine na drobno. Z razširitvami (angl. add-on) pa se sistem uporablja tudi v transportu in industriji recikliranja (Brummel, 2014, str. 20). Upravljanje oskrbne verige je znotraj sistema vezano na naslednja področja (Studebaker & Studebaker 2013, str. 17): obdelava prodajnih nalogov in cenovna politika, nabava, obvladovanje zalog, upravljanje skladišča. Slika 18 prikazuje področja znotraj sistema, vezana na upravljanje oskrbne verige. Slika 18: Področja oskrbne verige v Microsoft Dynamics NAV Vir: Studebaker & Studebaker 2013, str. 17 Sistem Microsoft Dynamics NAV nam omogoča dober pregled nad nalogi in zalogo. Enostavni pregledi materialov, proizvodnih specifikacij, zaloge, stanja nalogov, proizvodnih planov, popustov, statusov dobave pomagajo uporabnikom delati učinkoviteje z dobavitelji in lažje zadovoljiti potrebe kupcev. Sistem Microsoft Dynamics NAV omogoča (Microsoft Dynamics NAV, 2009): vpogled v stanje zalog artiklov v realnem času; zagotavljanje naloga, si čimer lahko damo kupcem informacije o dobavnih časih; sledenje artiklom skozi celoten proces od nabave, proizvodnje, distribucije z uporabo sledenja in enot skladiščenja; 39
ustvarjanje napovedi prodaje in proizvodnje na podlagi realnih informacij o povpraševanju in oskrbi; učinkovito pogajanje z dobavitelji na podlagi informacij o stroških, dostavnih časih, zagotavljanju kakovosti; prilagoditev sistema potrebam podjetja; koordinacijo nad pretokom artiklov preko različnih lokacij v podjetju. 5.1 Sistem načrtovanja v Microsoft Dynamics NAV Sistem načrtovanja deluje na osnovi dejanskih in pričakovanih povpraševanj kupcev ter parametrov ponovnega naročanja zaloge. 14 Upoštevajo se vsi podatki o povpraševanju in oskrbi. Prikaže se neto rezultate in predlaga spremembe, ki oskrbo uravnovesijo, tako da le-ta zadosti povpraševanju. Načrtovanje je sestavljeno iz dveh elementov: povpraševanja in oskrbe. Ta morata biti vedno v ravnovesju, saj lahko le tako povpraševanju zadostimo pravočasno in na cenovno ugoden način. S povpraševanjem označujemo vsakršno bruto potrebo, npr. prodajni nalog, servisni nalog, potrebo komponente iz delovnega naloga, odhodni prenos, okvirni nalog ali napoved. Z oskrbo označujemo kakršnokoli dopolnitev zalog, npr. zalogo, nabavni nalog ali dohodni prenos. Cilj sistema načrtovanja je zagotoviti optimalno raven zalog. Kar pomeni, da če se začne povpraševanje zmanjševati, bo sistem načrtovanja predlagal ustrezne ukrepe. Ti so lahko odložitev, količinsko zmanjšanje ali preklic obstoječih nalogov za dopolnitev zaloge. Funkcionalnost načrtovanja je namenjena nabavnim oz. proizvodnim referentom. Dejanja, ki jih sistem ponudi, so morebitna nabava, sestava in/ali prenos med lokacijami. Gre torej za predloge novih nabavnih ali prenosnih nalogov. Izračun načrtovanja poteka preko Delovnega lista načrtovanja (angl. Planning Worksheet) ali Delovnega lista zahtevnic (angl. Requisition Worksheet). Delovni list zahtevnic se uporablja za dopolnjevanje zalog preko nabavnih in prenosnih nalogov in je MRP orientiran (Dynamics NAV Team Blog, 2011). Delovni list načrtovanja je nadgradnja delovnega lista zahtevnic, saj je tako MRP kot MPS orientiran in zraven dopolnjevanja zalog preko nabavnih in prenosnih nalogov vključuje tudi proizvodne naloge (Dynamics NAV Team Blog, 2011). 14 Povzeto po: Microsoft Corporation, 2010 40
V nadaljevanju bomo predstavili načrtovanje z uporabo Delovnega lista načrtovanja, saj je bolj kompleksen in zajema vse funkcionalnosti načrtovanja, ki jih sistem Dynamics NAV ponuja. 5.1.1 Izračun načrtovanja Izračun načrtovanja deluje tako, da sistem predlaga določena dejanja (sporočila o dejanjih), ki zadevajo možne dopolnitve zalog s strani dobaviteljev, prenose med skladišči ali proizvodnjo. V primeru, da nalog za dopolnitev zalog že obstaja, lahko sistem predlaga povečanje števila nalogov, da zadostimo spremembam povpraševanja. 15 Sistem načrtovanja lahko na zahtevo izračuna Glavni načrt proizvodnje MPS (angl. Master Production schedule) ali Načrtovanje potreb po materialih MRP (angl. Material Requirements Planning) ali oba naenkrat. MPS je izračun glavnega načrta proizvodnje, ki temelji na dejanskem povpraševanju in napovedi proizvodnje. Izračun MPS-ja se izvede za končne artikle z napovedjo ali/in vrsticami prodajnega naloga. Tem artiklom pravimo»artikli MPS«in so dinamično določeni ob začetku izračunavanja. MRP je izračun potreb po materialih, ki temelji na dejanskem povpraševanju za komponente in napovedmi proizvodnje na ravni komponent. MRP je izračunan le za artikle, ki niso artikli MPS-ja. Splošni namen izračuna MRP-ja je po artiklih zagotoviti časovno določen formalni načrt, kako pravi artikel dobaviti ob pravem času na pravo mesto v pravi količini. Za izračun MPS-ja in MRP-ja se uporablja enak načrtovalni algoritem. V obeh primerih so v algoritem vključeni poračun, vnovična raba obstoječih nalogov za dopolnitev zalog in sporočila o dejanjih. Sistem načrtovanja preveri, po čem je ali bo veliko povpraševanje in kaj je na razpolago ali pričakovano (oskrba). Ko so te količine poračunane druga z drugo, program prikaže poročila o dejanjih. To so lahko predlogi za ustvaritev novega naloga, spremembe v obstoječem nalogu (količine ali datuma) ali za preklic naloga. Pod izrazom nalog so mišljeni delovni nalogi, nabavni nalogi in prenosni nalogi. 5.1.2 Načini ustvarjanja načrta Podjetja ustvarjajo načrt oskrbe po določenem postopku, kamor so vključene časovne zahteve ustvarjanja načrta. Po kateri metodi bo torej načrt ustvarjen, kako pogosto itd. Načrt lahko izračunamo na tri načine: 16 1. Izračunaj regenerativni načrt. Pomeni obdelavo oz. ustvarjanje celotnega načrta za material. Sistem v tem primeru izbriše vse načrtovane naloge oskrbe, ki so naložene. Vnovično načrtovanje se izvede za vse artikle v PB-ju. Slika 19 prikazuje Delovni list načrtovanja. 15 Povzeto po: Microsoft Corporation, 2010 16 Povzeto po: Microsoft Corporation, 2016b 41
Slika 19: Delovni list načrtovanja Vir: Adacta Build 2016 Ob izbiri funkcije Izračunaj regenerativni načrt se odpre okno za vnos kriterijev načrtovanja (Slika 20). Načrtovanje lahko izvedemo za posamične artikle ali za vse artikle hkrati in s kriteriji, navedenimi v Tabeli 9. Tabela 9: Kriteriji načrtovanja Kriterij MPS MRP Začetni datum Opis V primeru potrditve polja sistem pripravi izračun glavnega načrta proizvodnje. Upoštevani so vsi artikli z odprtimi prodajnimi nalogi in/ali napovedmi proizvodnje. V primeru potrditve polja sistem pripravi izračun načrtovanja potreb po materialih. Upoštevani so vsi artikli z odvisnimi potrebami. Začetni datum se uporablja za oceno razpoložljivosti zaloge. Pomeni začetni datum načrtovanega obdobja. Končni datum Pomeni končni datum v načrtovalnem obdobju. Po tem datumu se ne upoštevata povpraševanje in oskrba. 42
Ustvari in pokaži prvo napako Uporabi napoved V primeru, da potrdimo polje, se bo načrtovanje ustavilo, ko bo sistem naletel na napako. Prikazalo se bo sporočilo z informacijami o prvi napaki. V delovnem listu načrtovanja bodo zapisane le vrstice načrtovanja, ki so bile izračunane, preden je prišlo do napake. V primeru, da polja ne potrdimo, bo sistem izračun izvedel do konca. Morebitna sporočila o napakah pa bodo prikazana na koncu. Izberemo lahko napoved, ki jo bo sistem pri izračunu načrtovanja upošteval kot povpraševanje. Izključi pred napoved Izberemo, koliko izbrane napovedi želimo vključiti v načrtovanje, tako da vnesemo datum, pred katerim napovedano povpraševanje ne bo vključeno. Upoštevajte parametre plana za opozorila o izjemah Privzeto je to polje potrjeno. Oskrba v vrsticah načrtovanja se praviloma ne spreminja glede na parametre načrtovanja. Namesto tega sistem načrtovanja predlaga samo oskrbo za zadostitev točno določenemu povpraševanju. Vir: Microsoft Corporation 2016b 2. Izračunaj načrt neto sprememb. Pomeni obdelavo načrta neto sprememb. Sistem med samim načrtovanjem upošteva artikle z dvema vrstama sprememb: Spremembe v povpraševanju/oskrbi: sem prištevamo spremembe količin na prodajnih nalogih, napovedih proizvodnje, proizvodnih nalogih in nabavnih nalogih. Med spremembe količine spada tudi nenačrtovana sprememba ravni zaloge. Spremembe parametrov načrtovanja: sem prištevamo spremembe varnostne zaloge, signalne količine, spremembe v ciklu naročanja, kosovnice ali izračunu pretočnega časa. 3. Dobi sporočila o dejanjih. Pomeni kratkoročno načrtovanje s sporočili o dejanjih. Te uporabnika opozorijo na spremembe, ki so se zgodile, odkar je bil nazadnje izračunan regenerativni načrt ali načrt neto sprememb. Pri vseh načinih načrtovanja sistem v delovni list vnese postavke. 43
Slika 20: Izračunaj regenerativni načrt 5.1.3 Sporočila o dejanjih Vir: Adacta Build, 2016 Sporočila o dejanjih označujejo predloge sprememb, s katerimi uravnovesimo povpraševanje in oskrbo. 17 Sporočila o dejanjih se ustvarijo postopoma z upoštevanjem šifre najnižjega nivoja vsakega artikla. Na ta način zagotovimo, da bodo upoštevani vsi artikli, pri katerih je prišlo ali bo prišlo do sprememb v oskrbi ali povpraševanju. Uporabnik lahko določi dovoljeni odklon z namenom, da prepreči odvečna in nepomembna sporočila o dejanjih. Tako so ustvarjena sporočila o dejanjih le za spremembe, v katerih je presežena določena količina ali število dni. Sistem ustvari sporočila o dejanjih, ki so posledica neravnovesja med povpraševanjem in oskrbo. Ta so prikazana v Tabeli 10. 17 Povzeto po: Microsoft Corporation 2016b 44
Tabela 10: Sporočila o dejanjih Vrsta sporočila Novo Spremeni količino Prerazporedi Prerazporedi spremeni količino Prekliči in Opis Sistem predlaga to vrsto sporočila, če povpraševanja ni mogoče izpolniti s preostalimi vrstami sporočil. Prav tako se to sporočilo pojavi, če za obravnavani artikel v ciklu naročanja ni odprtih nobenih nalogov za oskrbo. Sistem predlaga to vrsto sporočila, ko pri povpraševanju, ki je povezano z nalogi za oskrbo, pride do spremembe količine. V primeru, da se pojavi novo povpraševanje, sistem v ciklu naročanja poišče obstoječi nalog za oskrbo in zanj izda sporočilo o dejanjih. Sistem predlaga to vrsto sporočila, ko pride do spremembe datuma, kar pomeni neravnovesje v omrežju nalogov. Če oskrba pokriva povpraševanje, sistem prikaže sporočilo o dejanju, ki predlaga, da v skladu s stanjem premaknemo nalog za oskrbo. V primeru, da nalog za oskrbo pokriva povpraševanje iz več kot enega prodajnega naloga, pride do prerazporeditve naloga za oskrbo na datum prvega povpraševanja. Sistem predlaga to vrsto sporočila, ko pride v nalogu do sprememb tako količine kot tudi datuma. Sistem predlaga to vrsto sporočila, če je bilo povpraševanje»nalog za nalog«izbrisano ali če zaradi katerih drugih dejavnikov, npr. popravkov zaloge, takrat ko so ustvarjena sporočila o dejanjih, ni bilo potrebe po nalogu za oskrbo. Vir: Microsoft Corporation 2016b 5.1.4 Parametri načrtovanja Parametri načrtovanja so za vsak artikel definirani na Kartici artikla. Ti se lahko uporabljajo v kombinaciji artikel, varianta in lokacija z uporabo enot skladiščenja. 18 Nastavitve se nahajajo na Kartici artikla pod zavihkom Načrtovanje. Ob vnosu podatkov na Sliki 21 je treba upoštevati, da izpolnimo ustrezna polja glede na izbrani Način naročanja. Določena polja se pri izračunavanju potreb upoštevajo samo, če je izbran specifičen način. Polja, ki se pri posameznem načinu ne uporabljajo, posivijo in jih ni mogoče izpolniti. Vse količine se v polja vnaša v osnovni merski enoti. 18 Povzeto po: Adacta, 2013b 45
Slika 21: Kartica artikla zavihek Načrtovanje Vir: Adacta Build, 2016 V nadaljevanju sledi predstavitev pomena posameznih nastavitev. Način naročanja Izbiramo lahko med štirimi različnimi načini naročanja, in sicer: Fiksna količina za naročanje: kot že ime pove, sistem pri naročanju uporabi fiksno količino, ki je definirana v polju»količina za naročanje«; Največja količina: sistem predlaga količino, ki je definirana v polju»največja količina v zalogi«; Nalog: sistem ustvari predlog naloga za vsako posamezno povpraševanje; Šarža za šaržo: sistem ustvari predlog naloga s količino, ki ustreza vsoti vseh potreb, zapadlih znotraj cikla naročanja; Prazno: sistem ne ustvari nobenega predloga nalogov za ta artikle. Načrtovanje je v tem primeru ročno. Rezerviraj Izberemo, ali želimo za konkreten artikel uporabljati rezervacije. Izbiramo lahko med naslednjimi možnostmi: Nikoli: artikla ni mogoče rezervirati; Po izbiri: artikel samodejno ne bo rezerviran, lahko pa se ga rezervira ročno; Vedno: sistem artikel rezervira samodejno. 46
Način sledenja naloga Izberemo, ali naj sistem artiklu sledi ter posreduje sporočila o dejanjih. Izbiramo lahko med naslednjimi možnostmi: Noben: za artikel se ne ustvarjajo sporočila o dejanjih in sledenje; Samo sledenje: sistem sledi artiklu, vendar ne posreduje nobenih sporočil o dejanjih; Sledenje in sporočila o dejanjih: sistem ustvari sledenje in posreduje sporočila o dejanjih za artikel. Obstaja enota skladiščenja Polje nam prikazuje informacijo o tem, ali za konkreten artikel obstaja enota skladiščenja. Dovoljen odklon Določimo lahko časovno obdobje, v katerem ne želimo, da sistem načrtovanja predlaga spremembe razporeda obstoječih dobavnih naročil. Količina dovoljenega odklona Določimo količino dovoljenega odklona, da blokiramo nepomembne predloge sprememb za obstoječe ponudbe. Kritično V primeru, da je polje obkljukano, program v izračun vključi razpoložljivosti artikla med zagotavljanjem naloga nadrejenega elementa. Varnostni pretočni čas Vnesemo lahko datumsko formulo v primeru zamud pri proizvodnji ali nabavi. Varnostna količina v zalogi V polje vnesemo količino, ki naj bi bila vedno na voljo. S tem se zavarujemo pred nihanji v povpraševanju in oskrbi. V primeru, da je dejanska količina v zalogi manjša od varnostne količine v zalogi, sistem ustvari predlog naloga. Naslednja tri polja se uporabljajo v primeru izbranega načina naročanja Šarža za šaržo. Vključi zalogo Privzeto polje je obkljukano. Pomeni pa, da program upošteva pričakovani razpoložljivi saldo zaloge. 47
Obdobje uskopinjevanja šarže Definiramo časovno funkcijo za določitev obdobja, v katerem se večkratna povpraševanja združijo v eno nabavno naročilo. Obdobje prerazporeditve Polje se uporablja v povezavi s poljem»obdobje uskopinjevanja šarže«. Signalna količina Pomeni najmanjšo želeno količino artikla v zalogi. Količina za naročanje Uporabimo za fiksno določitev količine za naročanje. Polje se uporablja v kombinaciji z načinom naročanja»fiksna količina za naročanje«. Največja količina v zalogi Uporablja se v primeru načina naročanja»največja količina«. Pomeni pa količino, ki se jo želi uporabiti kot največjo količino v zalogi. Nivo presežka V polje vnesemo količino, ki še lahko presega načrtovan seznam naročanja, preden sistem predlaga, da se zmanjša obstoječa nabavna naročila. To polje je uporabno v primeru, če želimo, da ostane načrt dobave nespremenjen po manjših spremembah, kot je odpoved zanemarljive količine povpraševanja. To polje je aktivno samo takrat, kadar je v polju»način naročanja«izbrana možnost»fiksna količina za naročanje«ali»največja količina«. Časovni okvir V polju definiramo časovno obdobje, ki opredeljuje ponavljajoč načrtovalni okvir artikla. To polje je aktivno samo takrat, kadar je v polju»način naročanja«izbrana možnost»fiksna količina za naročanje«ali»največja količina«. Najmanjša količina naloga V polju definiramo najmanjšo dovoljeno količino za predlog naloga artikla. Največja količina naloga V polju definiramo največjo dovoljeno količino za predlog naloga artikla. 48
Količnik za nalog V polju definiramo količino, ki se uporabi kot količnik za nalog. Program bo po potrebi zaokrožil količino za predlog naloga navzgor v skladu s količnikom. Če so npr. pakiranja pri dobavitelju po 10 kosov artikla, podjetje pa jih potrebuje samo 5, se bo v primeru, da se v polje»količnik za nalog«vpiše 10, kreiral nalog za 10 kosov artikla. 5.2 Ostale funkcionalnosti Sistem Microsoft Dynamics NAV ponuja precejšen spekter funkcionalnosti, ki pripomorejo k uspešnejšemu obvladovanju oskrbne verige. Njihova predstavitev sledi v nadaljevanju poglavja. 5.2.1 Različice Funkcionalnost različic (angl. Item Variants) nam omogoča, da razdelimo artikel v več različnih kategorij, brez da s tem kreiramo nov artikel. Poglejmo si primer uporabe funkcionalnosti v Tabeli 11. Podjetje prodaja majice s tremi velikostmi (S, M, L) in štirimi barvami (bela, črna, rdeča in modra). To je vsega skupaj dvanajst različic artikla (Brummel, 2013, str. 265). Tabela 11: Različice Velikost in barva S-bela S-črna S-rdeča S-modra M-bela M-črna M-rdeča M-modra L-bela L-črna L-rdeča L-modra 5.2.2 Enote skladiščenja 19 Vir: Brummel, 2013, str. 265 Enote skladiščenja (angl. Stockkeeping units, SKU) definiramo kot artikel na določeni lokaciji in/ali kot različice. Enote skladiščenja so povezane s karticami artiklov, vendar jih ne zamenjujejo, temveč dopolnjujejo. Z uporabo enot skladiščenja lahko podjetja z več lokacijami dodajajo informacije o dopolnjevanju zalog, naslove in nekatere informacije za knjiženje na ravni lokacije. Tako lahko dopolnijo več različic istega artikla na vsaki lokaciji ali pa naročajo artikle za vsako lokacijo na osnovi informacij za dopolnjevanje, določenih za vsako lokacijo. Glavne informacije na»kartici enote skladiščenja«so: strošek enote, informacije o sistemu dopolnjevanja zalog, informacije o proizvodnji. 19 Povzeto po: Adacta, 2013a 49
5.2.3 Rezervacije Rezervacije so namenjene prodajnim referentom, ki želijo rezervirati zalogo artiklov za določen prodajni nalog, in zaposlenim v proizvodnji, ki želijo rezervirati komponente za proizvodni nalog (Microsoft Official Training Materials for Microsoft Dynamics, 2009). Rezervacije nastavimo za vsak artikel posebej na Kartici artikla pod zavihkom Načrtovanje. Izbiramo lahko med tremi načini, predstavljenimi v poglavju 5.1.4. Rezervacija predstavlja vez med postavko točno določenega povpraševanje in oskrbe. Rezervacija razveljavi privzet način vrednotenja. Okno rezervacij je dostopno iz vseh nalogov, tj. tako povpraševanja kot oskrbe. V oknu rezervacij uporabnik izbere postavko, za katero se bo rezervacija ustvarila. Vedno se ustvarita dve postavki rezervacije pozitivna in negativna. Negativna se navezuje na povpraševanje, pozitivna pa na oskrbo (Microsoft Dynamics ERP, 2013). 5.2.4 Sledenje naloga Funkcionalnost sledenja naloga (angl. Order Tracking) omogoča uporabnikom sledenje povezave med oskrbo in ustreznim povpraševanje. Sledenje naloga je uporabno, ko želimo poiskati prvotno povpraševanje, za katerega smo ustvarili delovni ali nabavni nalog, ki oskrbuje določeno povpraševanje. Sledimo lahko iz nabavnega ali delovnega naloga, da poiščemo prodajni nalog, ki je sprožil povpraševanje, ali pa v obratni smeri, da iz prodajnega naloga poiščemo delovni nalog ali nabavni nalog, ki oskrbuje povpraševanje (Microsoft Dynamics ERP, 2013). 5.2.5 Potrjevanje Potrjevanje dokumentov (angl. Approvals) pomaga avtomatizirati proces samega potrjevanja dokumentov, kot so prodajni in nabavni nalogi. Ko vzpostavimo potrjevanje dokumentov, definiramo potrjevalca za vsakega uporabnika. Vsakemu uporabniku lahko v primeru odsotnosti primarnega potrjevalca določimo nadomestnega potrjevalca. Za vsakega uporabnika lahko nastavimo zneskovno omejitev nalogov, ki jih je potrebno v primeru, da so preseženi, pred izdajo poslati v potrditev (Microsoft Corporation, 2009). 5.2.6 Sestavni nalogi Sestavni nalog (angl. Assembly Order) je tip dokumenta, s katerim iz večjega števila artiklov in/ali uporabe virov sestavimo nov artikel (paket). Podobno kot proizvodni nalogi so sestavni nalogi interni dokumenti podjetja. Izgled naloga je podoben prodajnemu nalogu. Artikel za sestavo je artikel, ki vključuje kosovnico sestave (Microsoft Corporation, 2016c). 50
5.2.7 Napoved prodaje in proizvodnje Z napovedovanjem ustvarimo pričakovano povpraševanje. Ustvarimo lahko napoved prodaje in napoved proizvodnje. To lahko naredimo skupaj ali vsako posebej. Neposredno povpraševanje nastane s prodajnimi in delovnimi nalogi. Ob zagonu regenerativnega načrta se neposredna povpraševanje poračuna z napovedjo. 20 Z napovedovanjem lahko predvidimo različne možne scenarije in učinkovito ter cenovno ugodno načrtujemo povpraševanje. Z ustreznim napovedovanjem lahko definiramo datume zagotavljanja naloga in omogočimo pravočasno dostavo. To lahko odločilno vpliva na zadovoljstvo kupcev. Napoved prodaje so predvidevanja prodajnega oddelka o tem, kaj se bo v prihodnosti prodajalo. Napoved proizvodnje se nanaša na predvidevanje načrtovalca proizvodnje, koliko končnih artiklov je treba proizvesti v določenem obdobju za izpolnitev napovedane prodaje. Napoved sestavljajo podatki o številki artikla, datum napovedi in napovedana količina. Napoved označimo kot Prodajni artikel, Komponento ali Oboje. Vrsta napovedi Prodajni artikel se uporablja za napovedovanje prodaje. Napoved proizvodnje ustvarimo z vrsto Komponenta. Oboje se uporablja kot pregled napovedi prodaje in proizvodnje. 5.2.8 Zagotavljanje naloga Funkcionalnost zagotavljanja naloga (angl. Order Promising) se uporablja za obveščanje kupcev o datumih dostave. Glede na pričakovan datum razpoložljivosti NAV preračuna ustrezen datum dobave in datum dostave. Sistem za to uporablja dva različna koncepta: 21 Razpoložljivo za zagotavljanje (angl. Available to promise, ATP), Zmožno zagotavljanja (angl. Capable to promise, CTP). Koncept Razpoložljivo za zagotavljanje deluje na podlagi sistema rezervacij. Izvede se preverjanje razpoložljivosti nerezervirane količine artiklov v zalogi z upoštevanjem proizvodnih, nabavnih, prenosnih in prodajnih vračilnih nalogov. Na podlagi teh informacij sistem preračuna datum dostave naloga kupcu glede na razpoložljivost artiklov v zalogi ali načrtovanih prevzemnih. Koncept Zmožno zagotavljanja predpostavlja scenarij»kaj če«(angl.»what if«), po katerem artikel ni na zalogi in v načrtovanih prevzemih. Sistem preračuna najzgodnejši datum dostave glede na to, ali se ga proizvede, nabavi ali prenese. 20 Povzeto po: Microsoft Corporation, 2016a 21 Povzeto po: Microsoft Corporation, 2016d 51
5.2.9 Nadomeščanje artikla Nadomeščanje artikla (angl. Item Substitution) uporabljamo v primerih, ko artikla, ki ga želimo, ni na zalogi in lahko uporabimo nadomestni artikel. 22 V primeru, da količina zahtevanih artiklov preseže količino, ki je razpoložljiva v zalogi, se prikaže okno, kjer je potrjeno polje Nadomestki obstajajo (Slika 22). Slika 22: Nadomeščanje artikla Vir: Adacta Build, 2016 22 Microsoft Corporation, 2016e 52