Navodila veljajo tako za Microsoft Excel (v slednjem so pripravljeni tudi prikazani primeri) kot tudi za OpenOffice Calc. Med obema programoma obstajajo malenkostne, a ne bistvene razlike.
Celice naslavljamo z njihovimi koordinatami, ki so sestavljene iz: (1) črkovne oznake stolpca, v katerem se celica nahaja (2) številčne oznake vrstice, v kateri se celica nahaja Med celicami se premikamo s kliki na levi gumb miške, lahko pa tudi s smernimi tipkami na tipkovnici. Podatke vpisujemo v celice tako, da: (1) izberemo celico (levi klik z miško) in začnemo pisati ALI (2) izberemo celico (levi klik z miško), nato pa kliknemo v polje z oznako fx neposredno nad tabelo in vanj vpišemo želeno vsebino POZOR Pri uporabi prvega načina prepišemo trenutno vsebino v celici Če torej želimo vsebino celice le spremeniti/popraviti in ne na novi napisati, uporabimo način št. 2 ali pa celico dvokliknemo in jo šele nato urejamo njeno vsebino. POZOR Ko v celico vpišemo neko vsebino je potrebno vnos potrditi, kar storimo s pritiskom na tipko ENTER. S tem se hkrati pomaknemo za eno celico navzol v istem stolpcu.
Dva osnovna tipa vsebine celic sta: (1) številka, pri čemer Excel prikaz vsebine takih celic avtomatsko poravna v desno (2) besedilo, pri čemer Excel prikaz vsebine takih celic avtomatsko poravna v levo Če je besedilo ali številka daljša kot je širina celice se prikaz avtomatsko razširi preko sosednjih celic, v primeru, da pa le-teniso prazne, pa je prikazan samo del vsebine (zgornji primer za besedilo Microsoft Excel ). Celotno vsebino celice, katere prikaz je tako skrajšan, vidimo tako, da kliknemo nanjo, pri čemer se nam vsebina prikaže v vrstici fx neposredno nad tabelo, ali pa tako celico dvokliknemo, pri čemer pridemo v način urejanja njene vsebine. Lahko tudi razširimo stoplec - z miško se pomaknemo na črto med oznakama stolpcev (vrtica z oznakami stolpcev tik pod poljem "fx"), kliknemo in držimo levi miškin gumb ter povlečemo. Ko vpisujemo formulo moramo vpisovanje začeti z enačajem (=), sicer Excel vpisano vsebino obravnava kot besedilo. V zgornjem primeru je vsebina celice B5 poravnana levo zato, ker smo še vedno v načinu urejanja vsebine (vpisana vsebina ni bila potrjena s pritiskom na ENTER).
Če želimo formulo v celici B5 urediti: (1) uporabimo vrstico fx neposredno nad tabelo ALI (2) dvokliknemo na celico B5 in urejanje opravimo neposredno v njej.
Oznake celic B3 in B4 lahko v formulo vpišemo na roko, kar je zamudneje, zraven tega pa se hitro lahko zmotimo. Enostavneje je, če začnemo v celico, kjer želimo imeti rezultat (v tem primeru celica B6), vpisovati formulo z enačajem (=), nato pa kliknemo na eno celico (B3), vnesemo znak +, za tem pa kliknemo še na drugo celico (B4). Na enak način lahko formulo za seštevanje razširimo tako, da le-ta sešteje vsebino poljubnega števila celic (npr. =B3+B4+C3+C4+C5+C6+C7+C8; rezultat je v tem primeru še vedno enak 3, saj so celice C3, C4, C5, C6, C7 in C8 prazne, pri čemer se to pri računskih operacijah seštevanja in odštevanja upošteva kot vrednost 0). Če se pri urejanju/popravljanju vsebine celice zmotimo, lahko urejanje prekličemo s pritiskom na tipko Esc (Escape). ZAKAJ V FORMULE KOT ARGUMENTE RAJE VPISUJEMO KOORDINATE CELIC IN NE DIREKTNO NJIHOVE VSEBINE? Zato, ker se rezultat funkcije samodejno posodobi, ko spremenimo vrednosti v celicah, ki so argumenti te funkcije. Na primer, če v zgornjem primeru spremenimo vrednost v celici B3 v 5, se bo v celici B6 avtomatsko izpisala vrednost 7. Funkcije začnemo kot vse formule vpisovati tako, da najprej napišemo enačaj (=). Če le-tega ne napišemo se vnešena funkcija obravnava kot besedilo. Imena funkcij lahko pišemo z malimi ali velikimi črkami (sum ali SUM), saj Excel avtomatsko spremeni črke v velike, ko potrdimo vnos v celico s pritiskom na tipko ENTER. Funkcija SUM lahko sprejme neomejeno število argumentov. (V nasprotju z nekaterimi drugimi funkcijami, ki sprejemajo samo določeno število argumentov, navedenih v točno določenem vrstnem redu). V primeru funkcije SUM lahko kombiniramo argumente, zapisane kot koordinate celic (pri čemer se prišteva vsebina le-teh), in argumente, zapisane kot običajne vrednosti. Primer take kombinacije: =SUM(B3;B4;1) (rezultat je v tem primeru 4). Koordinate celic lahko vpisujemo ročno ali pa jih v funkcijo vnašamo preko klikanja na ustrezne celice (glej prejšnjo sliko s primerom =B3+B4). Če kot argument funkcije SUM napišemo koordinato celice, ki vsebuje besedilo, javi funkcija napako. Podobno velja za vse ostale funkcije, če jim podajamo neprimerne argumente.
Podobno kot v prejšnjem primeru, le da tokrat vpišemo območje, ki vsebuje več celic. Območje je vedno pravokotne oblike in se zapiše tako, da koordinate dveh diametralno nasprotnih oglišč ločimo z dvopičjem. Na primer, območje celic A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2, C3 lahko zapišemo na naslednje ekvivalentne načine: A1:C3 ali A3:C1 ali C1:A3 ali C3:A1 S funkcijo SUM lahko seštejemo celice večih območij, pri čemer oznake območij ločimo s podpičjem (kot že povedano, podpičje ločuje posamezne argumente, oznaka območja pa je en argument). Primer: =SUM(B3:B4;D3:F5) (rezultat je še vedno 3, saj so vse celice v območju D3:F5 prazne).
Na podoben način lahko ustvarimo serijo 1, 3, 5, 7,... (v tem primeru v prvi celici vpišemo 1 in 3, Excel pa na osnovi tega sam izračuna razmike znotraj vrste (v tem primeru 2)). V celico C5 vpišemo funkcijo, ki sešteva vsebino celic B3 in B4.
Vsebino celice C5 podobno kot pri ustvarjanju serije številk (glej prejšnji primer) povlečemo navzdol za 4 polja. Namesto, da bi se v vsaki celici izpisala vrednost 3 se izpišejo vrednosti 2, 0, 0 in 0. Zakaj pride do tega lahko ugotovimo, če pogledamo, kaj celice z nepričakovanim rezultatom dejansko vsebujejo. Vidimo, da se je v celici C7 območje celic, ki je argument funkcije, spremenilo iz prvotnega B3:B4 v B5:B6. Drugače povedano, območje se je premaknilo za dve vrstici navzdol gledano relativno na prvotno polje. ZAKAJ? Zato, ker smo tudi funkcijo prekopirali za dve vrstici navzdol gledano na prvotno polje (iz C5 v C7). Analogno, v polju C9 je sedaj funkcija =SUM(B7:B8), saj gre za kopiranje za 4 vrstice navzdol.
V tem primeru smo formulo v celici C5 zapisali tako, da smo PRED OZNAKE VRSTIC napisali še znak $. S tem znakom uvedemo t.i. absolutno naslavljanje celic. Ko tako zapisno funkcijo kopiramo v druge celice z vlečenjem navzdol se argument ohrani, t.j. se ne zamika relativno glede na prvotno zapisan argument (kot na prejšnji sliki). Analogno, če bi funkcijo v celici C5 kopirali horizontalno preko celic C4, C5,..., bi jo morali, če bi želeli kot argument ohraniti polje B3:B4, zapisati kot =SUM ($B3:$B4). Znak $ vpišemo torej pred tisto koordinato celic(e), za katero želimo, da se med kopiranjem funkcije ne spreminja relativno glede na izhodno celico. V obeh primerih bi lahko znak $ vpisali pred obe koordinati celic, t.j. $B$3:$B $4. Tako bi lahko funkcijo prekopirali z vlečenjem tako horizontalno kot vertikalno, pri čemer bi argument ostal zmeraj enak, to je območje celic B3:B4. Če želimo, da se nam vrednost neke celice izpiše v drugi celici, preprosto v celico napišemo enačaj in koordinate izvorne celice. Vsebina tako zapisane celice se bo avtomatsko spremenila, ko se bo spremenila vsebina izvorne celice. Na primer, če se vsebina celice C6 spremeni iz 3 v 5, se bo v celici E6 izpisalo 5 namesto 3.
Funkcija IF zahteva tri argumente, med seboj ločene s podpičjem: (1) logični test (primeri: A3>2 (vsebina celice A3 je večja kot 2), A3=C8 (vsebina celice je enaka vsebini celice C8), C5<=4 (sebina celice C5 je manjša ali enaka 4), A3= ha (vsebina celice A3 je enaka ha; v primeru, da navajamo besedilo, mora slednje biti v narekovaju) (2) vrednost, ki jo funkcija vrne, če logični test velja; lahko je beseda ali črka (v tem primeru jo moramo zapisati v narekovajih) ali pa tudi število (narekovajev ne uporabimo) (3) vrednost, ki jo funkcija vrne, če logični test ne velja; lahko je beseda ali črka (v tem primeru jo moramo zapisati v narekovajih) ali pa tudi število (narekovajev ne uporabimo) V logičnem testu lahko primerjamo števila ali besedila; v slednjem primeru seveda ne veljajo znaki večje oz. manjše (>, <) V zgornjem primeru želimo doseči, da se v celici izpiše beseda dva, če celica v sosednjem levem stolpcu vsebuje število 2, oz. se izpiše ni dva, če celica v sosednjem levem stoplcu vsebuje karkoli drugega ali pa je celo prazna. Funkcijo bomo izpisali samo v zgornji celici, nato pa jo bomo s potegom skopirali po stolpcu. POZOR - v tem primeru pred koordinatami celic ne pišemo znaka $, saj želimo, da se koordinate celice, ki jo v logičnem testu Celoten zapis funkcije (glej tudi besedilo pri prejšnji sliki).
Rezultat, ki ga dobimo, ko funkcijo skopiramo po stoplcu. Z dvoklikom na celico C7 se izpiše formula, ki jo vsebuje. Vidimo, da je s kopiranjem funkcije prišlo do enakega relativnega zamika koordinat celic, na katere se funkcija nanaša, saj pred koordinate nismo napisali znaka $.
S funkcijo COUNTIF lahko enostavno preštejemo vse celice v nekem območju celic, katerih vsebina zadostuje pogoju. Funkcija zahteva dva argumenta: (1) območje celic, ki ga analiziramo oz. območje, znotraj katerega preštevamo celice, ki zadostujejo pogoju (2) pogoj, katerega mora izpolnjevati vsebina celice Rezultat funkcije COUNTIF je tako vedno le celo število. Primer 1 (slika zgoraj): Preštejemo, koliko celic v območju B3:B8 vsebuje število 1. Če iščemo enakost ni potebno navajati enačaja, lahko pa ga (zgornji zapis formule je enakovreden zapisu =COUNTIF(B3:B8; =1 ). Pogoj, ki vsebuje enačaje/neenačaje, je potrebno napisati v narekovajih. Rezultat je v tem primeru 5. Primer 2 (slika zgoraj): Preštejemo, koliko celic v območju B3:B8 vsebuje število besedo abc. Če iščemo enakost ni potebno navajati enačaja, lahko pa ga (zgornji zapis formule je enakovreden zapisu =COUNTIF (B3:B8; = & abc ). Enačaj/neenačaj je vedno potrebno napisati v narekovajih, prav tako besedilo, a znotraj ločenih narekovajev. Med Enačajem/ neenačajem in besedilom mora biti znak &. Rezultat je v tem primeru 3.
Primer 3 (slika zgoraj): Preštejemo, koliko celic v območju B3:B8 vsebuje število število, manjše ali enako 2. Celoten pogoj je lahko napisan v enotnih narekovajih. Rezultat je v tem primeru 5. Primer 4 (slika zgoraj): Preštejemo, koliko celic v območju B3:B8 ne vsebuje besedila abc. Podite pozorni na formulacijo in na zapis znaka za neenakost. Rezultat je v tem primeru enak 3.
Funkcija UPPER pretvori zapis besedila v takšnega, da vsebuje zgolj velike tiskane črke (vse male črke se spremenijo v velike). Rezultat zgoraj zapisane formule je BIO. S funkcijo LEN preštejemo število znakov, ki jih vsebuje argument, vključno s presledki in ne-alfanumeričnimi znaki (npr. @, #, $, &,...). Argument je lahko zapisan direktno v formuli, lahko pa je v obliki reference na neko drugo celico (kot v zgornjem primeru). Rezultat zgoraj zapisane formule je 8. Formulo bi lahko zapisali tudi kot =LEN( Danes je ).
Funkcija MID nam da določeno število zaporedno si sledečih znakov znotraj daljšega zaporedja znakov, začenši z določenega mesta. Funkcija tako sprejme tri argumente: (1) zaporedje znakov, iz katerega želimo izpis le njegovega dela, (2) mesto v zaporedju, na katerem se nahaja prvi znak v delu zaporedja znakov, ki ga želimo izpisati in (3) koliko znakov naprej od pod točko (2) opisanega mesta želimo izpisati. Kot znak se štejejo tako presledki kot tudi ne-alfanumerični znaki. Primer zgoraj: V stolpcu se izpiše BIOKEMIJA tako, da je v eni celici zgolj po ena črka. Izvorno zaporedje je v celici B3 (pozor na znak $), začetno mesto je zapisano v stolpcu levo (tu ne uporabimo znaka $), na koncu pa je vrednost 1, saj želimo samo po eno črko v vsaki celici. Funkcija VLOOKUP vrne vrednost iz nekega območja kolon, pri čemer dano vrednost primerja z vrednostmi v levem stolpcu znotraj tega območja, vrednost pa vrne iz iste vrstice določenega stolpca istega območja. Funkcija sprejme 4 argumente: (1) vrednost, ki jo želimo najti, (2) tabelo (območje celic), znotraj katerega iščemo vrednost pod (1), pri čemer mora območje vsebovati tudi stolpec, iz katerega želimo rezultat, hkrati pa mora biti stolpec, po katerem iščemo, najbolj levi v območju, (3) zaporena oznaka stolpca, gledano relativno na pod (2) specificirano območje, iz katerega nam naj vrne vrednost, (4) (NEOBVEZEN ARGUMENT) je lahko FALSE (znotraj območja iščemo popolno ujemanje) ali TRUE (kot zadetek se lahko vzame približek izbrane vrednosti, če ne najde popolnega ujemanja ujemanja). Če bi v zgornjem primeru v celico B11 vpisali E, v celico B12 pa =VLOOKUP (B11;B3:C6;2;FALSE), bi dobili vrnjeno napako, saj črke E ni v tabeli, po kateri iščemo, v primeru =VLOOKUP(B11;B3:C6;2;TRUE) pa bi dobili vrednost 4, saj je črka E po abecedi najbližje črki D, pri kateri pa je v tabeli zapisana vrednos 4. FALSE in TRUE po enakem principu delujeta tudi v primeru iskanja števil.
Funkcija MATCH vrne relativen položaj celice z neko določeno vrednostjo v območju celic, po katerem iščemo. Trije argumenti: (1) vrednost, katere položaj oz. položaj ustrezne celice iščemo, (2) območje celic, po katerem iščemo, (3) tip ujemanja ima lahko tri vrednosti in sicer 1 (poišče največjo vrednost, ki je manjša ali enaka iskani vrednosti), -1 (poišče najmanjšo vrednost, ki je večja ali enaka iskani vrednosti) ali 0 (poišče vrednost, ki je identična iskani vrednosti); za 1 mora biti tabela sortiran naraščajoče, za -1 pa padajoče, za 0 pa je lahko nesortirana. V zgonjem primeru se kot rezultat v celici C9 izpiše vrednost 2, saj je črka B v drugi vrstici stolpca, po katerem iščemo. Funkcijo INDEX se lahko uporablja na dva načina in sicer za ARRAY ali za REFERENCE; v nadaljevanju je opisana uporaba za ARRAY (reference ne pride v poštev za kolokvij). Funkcija INDEX vrne vrednost iz določene vrstice ali stolpca določenega območja celic/tabele. V zgornjem primeru dobimo kot rezultat v celici C10 vrednost 2, saj se le-ta nahaja v drugi vrstici stolpca. Argumenti: (1) stolpec, iz katerega nam naj funkcija vrne neko vrednost in (2) vrstica tega stolpca (gledano relativno na vrh stolpca), iz katere nam naj funkcija vrne vrednost. V tem in prejšnjem primeru (funkcija MATCH) smo obe funkciji uporabili eno za drugo in dosegli efekt funkcije VLOOKUP.
Funkcijo SUMIF uporabljamo za pogojno vstoto - funkcija sešteje zgolj tiste vrednosti, ki ustrezajo pogoju. Pogoj pišemo v narekovajih. V zgornjem primeru seštejemo zgolj tiste vrednosti znotraj območj B3:B7, katerih vrednost je manjša od 5. Rezultat je 9,3. Funkcija UPPER pretvori zapis besedila v takšnega, da vsebuje zgolj velike tiskane črke (vse male črke se spremenijo v velike). Rezultat zgoraj zapisane formule je BIO.
Funkcija SUBSTITUTE v nekem zaporedju znakov zamenja določene znake z drugimi. V zgornjem primeru dobimo rezultat tio. Če bi formulo zapisali kot =SUBSTITUTE(B3; b ; ) bi dobili rezultat io (s tem smo dosegli izbris znaka b). Funkcija CONCATENATE združi znake ali vrste znakov v enotno vrsto (npr. združi posamezne črke v zaporedje črk, združi cifre v zaporedje cifer,...). Funkcija sprejme neomejeno število argumentov, med seboj ločenih s podpičjem. V prikazanem primeru (slika zgoraj) bi v polju C2 kot rezultat dobili ABCD. Enak rezultat bi dosegli, če bi zapisali =CONCATENATE( A ; B ; C ; D ). Če hočemo v zaporedje znakov vnesti presledek, ga moramo izrecno navesti kot argument (presledek med narekovajema). Funkcije CONCATENATE ni mogoče uporabljati tako, da kot argument navedemo območje celic (npr. =CONCATENATE(B2:B5) vrne napako).
Funkcija MAX vrne največjo vrednost znotraj nabora vrednosti. Sprejme samo take argumente v obliki števil. V zgornjem primeru je rezultat 5,7. Enako bi lahko dosegli z zapisom =MAX(1;5;3;5,7) ali =(MAX(B2;B3;B4;B5). Funkcija FIND poišče neko zaporedje znakov znotraj drugega zaporedja znakom (npr. določeno črko znotraj zaporedja črk). Funkcija sprejme 3 argumente: (1) znak ali zaporedje znakov, ki ga iščemo, (2) zaporedje znakov, znotraj katerega iščemo in (3) od katerega znaka v zaporedju pod točko (2) se naj iskanje izvrši. Ta argument ni nujen; če ga izrecno ne podamo, se uporabi njegova privzeta vrednost 1. Kot rezultat funkcije dobimo mesto znotraj zaporedja znakov, kjer se prvič pojavi iskano zaporedje znakov (gledano z leve proti desni). Rezultat v zgornjem primeru je 3 (zaporedje CD se začne na 3. mestu znotraj zaporedja ABCDEFGH. V primeru, da bi enako iskanje opravili v zaporedju A BCDEFGH (presledek), bi rezultat bil 4 (presledki se torej obravnavajo kot znak). Iskanje je občutljivo glede na velike oz. male črke. Če se iskano zaporedje v drugem zaporedju pojavi večkrat, dobimo kot rezultat vedno zgolj prvo pojavljanje v smeri desno od začetka iskanja.
Funkcija AVERAGE vrne povprečje (aritmetično sredino) števil, ki jih podamo kot argumente. kot argumente lahko vpišemo številke direktno (ločimo jih s podpičjem), lahko vpišemo celice, ki vsebujejo številke (oznake celic ločimo s podpičjem), lahko pa tudi eno ali več območij celic. V zgornjem primeru dobimo rezultat 5,4875 (=(5,5+5,8+5,35+5,4)/4). Funkcija FORECAST vrne vrednost y, ki jo napove za dano vrednost x. Ustrezno vrednost y funkcija izračuna na osnovi linearne regresijske analize danih podatkov (vrednosti x in pripradajoče vrednosti y). Argumenti, ki jih (zapisane v istem vrstnem redu) sprejme funkcija FORECAST: (1) vrednost x, kateri želimo izračunati ustrezno vrednost y, (2) znane vrednosti y in (3) znane vrednosti x. V zgornjem primeru imamo v celicah od A2 do A7 zapisane neke vrednosti x, v celicah B2 do B7 pa ustrezne vrednosti y. Če je npr. x 3, je y 7. Če želimo izračunati koliko je y če je x enak 5, napišemo funkcijo kot na sliki zgoraj; rezultat je 11.