IZOBRAŽEVALNI CENTER GEOSS D.O.O. OE Višja strokovna šola POSTOPKI INVENTURE V OSNOVNI ŠOLI LITIJA DIPLOMSKO DELO Litija, maj 2013 Elizabeta Mlinar
IZOBRAŽEVALNI CENTER GEOSS D.O.O. OE Višja strokovna šola Ekonomist Diplomsko delo POSTOPKI INVENTURE V OSNOVNI ŠOLI LITIJA Mentorica: mag. Barbara Grintal Kandidatka: Elizabeta Mlinar Litija, maj 2013
ZAHVALA Zahvaljujem se mentorici mag. Barbari Grintal za koristne nasvete, čas in usmerjanje pri izdelavi diplomskega dela. Zahvala gre tudi prof. slovenščine Ireni Vrhovec za lektoriranje diplomskega dela. Tudi moja družina in ostali domači so mi v času študija stali ob strani, se veselili mojih rezultatov ter me podpirali pri pisanju diplomske naloge. V pomoč so mi bili tudi najožji sodelavci Osnovne šole Litija, ki so mi priskočili na pomoč z nasveti, informacijami, me podpirali in mi ves čas stali ob strani. Rada pa bi se zahvalila tudi prijateljem in sošolcem, ki so me podpirali v času študija in me spodbujali pri izdelavi diplomske naloge.
POVZETEK S popisom sredstev in virov sredstev oziroma inventuro uskladimo na določen dan knjižna stanja v glavni knjigi in stanja sredstev v pomožnih knjigah. Zaposleni Osnovne šole Litja se tako enkrat letno intenzivno lotevamo tega opravila. Popis so dolžne opraviti vsako leto vse pravne osebe na stanje 31.12. poslovnega leta zaradi pravilne zaključitve poslovnih knjig, ki so podlaga za sestavo letnega poročila. Aktivnosti povezane s popisom se lahko pričnejo izvajati največ 60 dni pred zaključkom poslovnega leta. Predmet popisa so neopredmetena osnovna sredstva, opredmetena osnovna sredstva, drobni inventar, denarna sredstva v blagajni in na računih, kratkoročne in dolgoročne časovne razmejitve in terjatve ter obveznosti. Če se s popisom ugotovi, da se evidentirani podatki razlikujejo od dejanskih, jih je potrebno uskladiti. Ker se zahtevnost popisa stopnjuje s številom osnovnih sredstev in drobnega inventarja ter števila lokacij, bomo poskušali v novi šoli popisovati z ročnim terminalom. KLJUČNE BESEDE: popis sredstev, predmet popisa, opredmetena osnovna sredstva, ročni terminal
ABSTRACT With an inventory of means and sources of those means, we adjust the condition of our inventory books on a specific day. We adjust enterings in the main book and the condition of means in the subsidiary books. The employees of Litija elementary school do the inventory intensively once every year. The inventory is an every year s obligation for all entities. It must be done by the 31 st of December of the business year, due to the correct closing of the business books, which are the basis for the annual report composition. All the activities connected to the inventory, may begin no more than sixty days before the end of the business year. The subjects of inventory are the basic non-subject means, basic subject means, little inventory, all money resources in the safe and all the accounts, short-term and long-term time demarcations as well as claims and liabilities. If the inventory shows that recorded data differ from the actual data, they need to be balanced. Pretentiousness of the inventory advances with the number of basic means, little inventory and number of locations. For that reason, we are going to try to make our inventory with a manual terminal in our new school. KEY WORDS: inventory of means, the subject of inventory, basic subject means, manual terminal.
Kazalo vsebine: 1 UVOD... 8 1.1 OPREDELITEV OBRAVNAVANE TEME... 8 1.2 NAMEN, CILJ, METODE DELA IN OSNOVNE TRDITVE DIPLOMSKE NALOGE... 8 1.2.1 Namen... 8 1.2.2 Cilj... 8 1.2.3 Metode dela... 9 1.2.4 Osnovne trditve diplomske naloge... 9 2 SPLOŠNO O POPISU SREDSTEV IN VIROV SREDSTEV... 10 2.1 ZAVEZANCI ZA POPIS... 10 2.2 PREDMET POPISA NA OSNOVNI ŠOLI LITIJA... 12 2.3 PREDSTAVITEV OSNOVNE ŠOLE LITIJA... 13 2.4 ČAS POPISA V OSNOVNI ŠOLI LITIJA... 13 3 PRIPRAVE NA POPIS V OSNOVNI ŠOLI LTIJA... 15 3.1 IZDAJA SKLEPOV... 15 3.2 NALOGE VODJE POPISA... 15 3.3 POPISNA KOMISIJA... 16 4 POPIS POSAMEZNIH VRST SREDSTEV IN OBVEZNOSTI DO NJIHOVIH VIROV... 18 4.1 NEOPREDMETENA OSNOVNA SREDSTVA... 18 4.2 OPREDMETENA OSNOVNA SREDSTVA... 18 4.2.1 Opredmetena osnovna sredstva, ki so predmet popisa... 19 4.2.2 Drobni inventar... 20 4.2.3 Vrednotenje opredmetenih osnovnih sredstev... 20 4.2.4 Register osnovnih sredstev in drobnega inventarja... 20 4.3 ODPIS NEOPREDMETENIH IN OPREDMETENIH OSNOVNIH SREDSTEV. 21 4.3.1 Amortizacijske stopnje... 23 4.3.2 Stanje neopredmetenih in opredmetenih sredstev v Osnovni šoli Litija... 24 4.4 DENARNA SREDSTVA V BLAGAJNI... 25 4.5 DENARNA SREDSTVA NA RAČUNIH... 26 5
4.6 AKTIVNE ČASOVNE RAZMEJITVE... 26 4.7 PASIVNE ČASOVNE RAZMEJITVE... 26 4.8 POPIS TERJATEV... 27 4.8.1 Stanje terjatev v Osnovni šoli Litija... 30 4.9 POPIS OBVEZNOSTI... 30 4.9.1 Stanje obveznosti v Osnovni šoli Litija... 32 5 POROČILO O POPISU... 33 5.1 POROČILO O OPRAVLJENEM POPISU... 33 5.2 SKUPNO POROČILO... 34 5.3 INVENTURNO POROČILO... 34 6 ANALIZA POSTOPKA INVENTURE NA OSNOVNI ŠOLI LITIJA... 36 6.1 ODSTRANITEV ODPISANIH SREDSTEV... 36 6.2 POPIS OB RUŠITVI PRIZIDKA ZARADI ZAČETKA GRADNJE NOVE ŠOLE LITIJA... 36 6.2.1 Popis z ročnim terminalom... 39 7 ZAKLJUČEK... 41 8 LITERATURA... 42 6
Kazalo tabel: Tabela 1:Predmet popisa... 12 Tabela 2: Seznam odpisa osnovnih sredstev in drobnega inventarja za leto 2012... 22 Tabela 3: Stopnje rednega odpisa neopredmetenih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev... 24 Tabela 4: Pregled opredmetenih in neopredmetenih sredstev po nabavni vrednost v letu 2011 in 2012... 24 Tabela 5: Pregled stanja terjatev v letu 2011 in 2012... 30 Tabela 6: Pregled stanja obveznosti v letu 2011 in 2012... 32 Kazalo slik: Slika 1: Rušenje prizidka... 37 Slika 2: Gradnja nove šole... 38 Slika 3: Nova šola po končani gradnji... 39 Slika 4: Ročni terminal... 40 Slika 5: Črtna koda... 40 7
1 UVOD 1.1 OPREDELITEV OBRAVNAVANE TEME Inventura je popis sredstev in virov sredstev na določen dan ter ugotavljanje razlik s stanjem, ki ga imamo zavedenega v poslovnih knjigah. S popisom uskladimo knjižna stanja in dejansko stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev. Uskladijo se računovodski podatki v glavni knjigi z dejanskimi evidentiranimi podatki, ki jih imamo zavedene v pomožnih knjigah. Zaposleni se tako enkrat letno intenzivno lotevajo popisa sredstev in virov sredstev. Letni popis oziroma inventuro so dolžne opraviti vsako leto vse pravne osebe na stanje 31.12. poslovnega leta. Popis je potrebno opraviti zaradi pravilne zaključitve poslovnih knjig, te pa so podlaga za sestavo letnega poročila. 1.2 NAMEN, CILJ, METODE DELA IN OSNOVNE TRDITVE DIPLOMSKE NALOGE 1.2.1 Namen Namen diplomske naloge je prikazati celoten postopek inventure oziroma letnega popisa sredstev in virov sredstev, ki ga vsakoletno opravljam kot knjigovodja administrator v računovodstvu Osnovne šole Litija. Predstavila bom, kaj vse inventura obsega in zakaj je inventura tako pomembna. 1.2.2 Cilj Cilj diplomske naloge je podrobneje opisati potek celotne inventure oziroma popisa sredstev in virov sredstev ter kaj s popisom ugotovimo oziroma kako lahko letni popis izboljšamo. To lahko dosežemo z bolj sodobno tehniko popisovanja z ročnim terminalom. Tako je popis osnovnih sredstev in drobnega inventarja opravljen hitreje in bolj ažurno. Pri obravnavanju vsebine diplomske naloge bom uporabila teoretično in praktično opisovanje. Pri teoretičnem delu diplomske naloge mi bo v pomoč domača literatura, 8
ki jo uporabljam tudi pri vsakoletnem opravljanju popisa, in ostala literatura. Pri praktičnem delu diplomske naloge pa bom uporabila lastne izkušnje, ker sem pri inventuri vodja popisa že več kot 10 let. Moje delo obsega tudi evidentiranje osnovnih sredstev in drobnega inventarja, spremljanje teh sredstev vse od prvega evidentiranja sredstva ob nakupu ter spremljanje sredstva do konca življenjske dobe odpisa. 1.2.3 Metode dela V svoji diplomski nalogi bom uporabila različne metode dela, kot so: metoda kompilacije (povzemanje drugih avtorjev), metoda diskripcije (opisovanje procesov, dejstev), metoda analize (pojasnjevanje nekih delov glede na celoto). 1.2.4 Osnovne trditve diplomske naloge Pri izvedbi popisa oziroma inventure se je potrebno držati rokov in navodil o popisu sredstev. S popisom pregledamo in uskladimo podatke, ki so zavedeni v glavni knjigi in pomožnih knjigah. Inventuro je potrebno opraviti natančno in ažurno. Popis osnovnih sredstev in drobnega inventarja lahko opravimo bolj ažurno z ročnim terminalom. 9
2 SPLOŠNO O POPISU SREDSTEV IN VIROV SREDSTEV Po Zakonu o računovodstvu (Uradni list RS 23/99 in 30/02) je potrebno pripraviti za koledarsko leto letno poročilo. Čeprav vodimo poslovne knjige ažurno in natančno, se kljub temu lahko zgodi, da se stanja sredstev in obveznosti do njihovih virov razlikujejo. Te razlike ugotavljamo enkrat letno, in sicer z inventuro oziroma letnim popisom. Vse pravne osebe ob koncu leta obvezno usklajujejo stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev z dejanskim stanjem, ki ga ugotavljamo s popisom. Stanje sredstev in obveznosti do virov mora biti usklajeno s stanjem v glavni knjigi in pomožnih knjigah na dan 31. decembra poslovnega leta. Popis se lahko opravi izjemoma tudi med letom, in sicer zaradi statusnih sprememb, prenehanja delovanja in drugih primerih določenih z zakonom.»če se s popisom ugotovi, da se evidentirani in dejanski podatki razlikujejo, jih je treba uskladiti ter tako zagotoviti, da so knjižna stanja (računovodski podatki) podlaga za čim bolj realne in torej tudi kakovostne računovodske informacije.«(zupančič, 2012, 19).»Popisi so: obvezni po predpisih (redni letni in pri podjetjih v stečajih ali likvidacijskem postopku) in neobvezni (izredni, na primer pri prevzemu ali oddaji vseh vrst sredstev, tatvinah, elementarnih nesrečah in v drugih izrednih primerih), ki pa so priporočljivi, saj pripomorejo k pravilnemu izkazovanju sredstev in obveznosti do njihovih virov, predvsem pa k razreševanju ugotovljenih popisnih razlik.«(zupančič, 2012, 19). 2.1 ZAVEZANCI ZA POPIS»Pravne osebe in podjetniki so dolžni vsako leto popisati sredstva: dolgoročna in kratkoročna sredstva, dolgoročne in kratkoročne obveznosti, kratkoročne aktivne in pasivne časovne razmejitve, rezervacije 10
ter kapital, zaradi pravilne zaključitve poslovnih knjig, ki so podlaga za sestavitev letnega poročila.«(zupančič, 2012, 21).»Upoštevanje slovenskih računovodskih standardov (splošne in posebne) opravijo popis: gospodarske družbe, podjetniki, gospodarske javne službe, društva in invalidske organizacije.«(zupančič, 2012, 21).»Upoštevanje Zakona o računovodstvu pa so dolžni opraviti popis proračun in proračunski uporabniki ter pravne osebe javnega prava in pravne osebe zasebnega prava, ki ne vodijo poslovnih knjig po Zakonu o gospodarskih družbah, Zakonu o gospodarskih javnih službah in Zakonu o društvih.«(zupančič, 2012, 21).»Glede na računovodsko obravnavanje in izkazovanje poslovnih dogodkov v poslovnih knjigah spadajo naštete pravne osebe med: določene in druge uporabnike enotnega kontnega načrta ter pravne osebe zasebnega prava. Na podlagi Zakona o računovodstvu je minister za finance (ki je pooblaščen izdati podzakonske predpise za pravne osebe javnega prava) izdal pravilnik o enotnem kontnem načrtu za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava. Drugi uporabniki enotnega kontnega načrta so državni proračuni in občinski proračuni, državni in občinski organi in organizacije, ožji del lokalnih skupnosti, Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije, Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije ter javni skladi, ki so jih ustanovile občine in država. Določeni uporabniki enotnega kontnega načrta so pravne osebe javnega prava iz četrtega odstavka 15. člena Zakona o računovodstvu. Ti pridobivajo prihodke tudi iz prodaje blaga in storitev ter iz drugih ne proračunskih virov. To so predvsem javni zavodi in agencije, ki so jih ustanovile občine in država.«(zupančič, 2012, 21). 11
2.2 PREDMET POPISA NA OSNOVNI ŠOLI LITIJA Tabela 1:Predmet popisa Neopredmetena dolgoročne premoženjske kontne podskupine 003 osnovna sredstva pravice Opredmetena osnovna sredstva zemljišča zgradbe nepremičnine v gradnji ali izdelavi oprema drobni inventar kontne podskupine 020 kontne podskupine 021 kontne podskupine 029 kontne podskupine 040 kontne podskupine 041 Drobni inventar kontne podskupine 31 Denarna sredstva v blagajni Denarna sredstva na računih Kratkoročne časovne razmejitve Terjatve blagajna na kontih podskupine 100 podračun Uprave za javna na kontih podskupine 110 plačila aktivne kontne podskupine 190, časovne razmejitve 191, 199 pasivne kontne podskupine 290, časovne razmejitve 291, 292 terjatve do kupcev kontne podskupine 12 terjatve do uporabnikov kontne podskupine 14 enotnega kontnega načrta Obveznosti obveznosti do dobaviteljev obveznosti do zaposlenih obveznosti do uporabnikov enotnega kontnega načrta druge kratkoročne obveznosti iz poslovanja Vir: Lasten, 2013 kontne podskupine 22 konti podskupine 21 konti podskupine 24 konti podskupine 23 12
2.3 PREDSTAVITEV OSNOVNE ŠOLE LITIJA Zaposlena sem v Osnovni šoli Litija. Šola leži na desnem bregu reke Save. Kot samostojen vzgojno-izobraževalni zavod deluje od 1. januarja 1993, ko se je litijska osnovna šola razdelila na dve samostojni šoli, na Osnovno šolo Gradec in Osnovno šolo Litija. V okviru osnovne šole deluje še Podružnična osnovna šola Sava, Podružnična osnovna šola Darinke Ribič Polšnik, Podružnica s prilagojenim programom, od 01. januarja 2009 Enota vrtec Polhek, ki deluje na polšniški podružnični šoli (Letno poročilo o delovanju zavoda Osnovne šola Litija za leto 2012, 2013). Na Polšniku imamo novo šolo, tako da so pogoji za delo in osebni razvoj zelo ugodni. Šola je zelo prostorna, ima veliko telovadnico in velik zunanji prostor za igro in sprostitev šolarjev ter vrtčevskih otrok. Na matični šoli pa so se v letošnjem šolskem letu pogoji za delo precej spremenili, ker so med letnimi počitnicami porušili prizidek Osnovne šole Litija, da se je gradnja nove osnovne šole lahko začela. Kljub prostorski stiski smo uredili obstoječe prostore za potrebe pouka. Na Osnovno šolo Gradec smo preselili opremo štirih učilnic, kjer gostujemo s štirimi oddelki. 2.4 ČAS POPISA V OSNOVNI ŠOLI LITIJA Aktivnosti povezane s popisom se pričnejo, ko ravnatelj šole sprejme sklep o popisu sredstev Osnovne šole Litija. Popisne aktivnosti povezane z letnim popisom oziroma inventuro se lahko pričnejo izvajati največ 60 dni pred 31. decembrom poslovnega leta, popis pa se opravi po stanju na 31. decembra. Fizični popis osnovnih sredstev, drobnega inventarja se opravi do 31. 12. v letu, ki se popisuje. 13
Popis obveznosti do dobaviteljev se opravi najkasneje 20 dni po prejemu zadnjega računa, ki se navezuje na leto, za katerega se opravlja popis. Denarna sredstva v blagajni se popisujejo na dan popisa oziroma prvi dan novega obračunskega obdobja, vendar pred začetkom dela v blagajni. Ko so denarna sredstva popisana, se blagajna za koledarsko leto zaključi in pripravi otvoritev za nemoteno delo v novem koledarskem letu. Med sredstva, ki se lahko popisujejo v daljših časovnih obdobjih, uvrščamo knjige, filme, arhivsko gradivo, kulturne spomenike, likovne umetnine, Ta sredstva se popisujejo vsakih pet let. 14
3 PRIPRAVE NA POPIS V OSNOVNI ŠOLI LTIJA 3.1 IZDAJA SKLEPOV Ravnatelj šole izda sklep o popisu sredstev šole, kjer najprej imenuje vodjo popisa ter komisije za popis sredstev. Ravnatelj imenuje: vodjo popisa, centralno popisno komisijo, komisijo za popis terjatev, obveznosti in denarnih sredstev, komisijo za popis osnovnih sredstev in drobnega inventarja: - na matični šoli, - Podružnici s prilagojenim programom, - Podružnični osnovni šoli Sava, - Podružnični osnovni šoli Darinke Ribič Polšnik, - Enoti vrtca Polhek Polšnik. V vsaki popisni komisiji je en predsednik in dva oziroma več članov. Vsak zaposlen, ki je v podpis komisiji, dobi sklep, iz katerega je razvidno, v kateri popisni komisiji je. Sklep mora podpisati in vrniti vodji popisa. Predsednik popisne komisije prejme tudi navodila o popisu, ki jih pripravi vodja popisa s pomočjo ravnatelja šole. 3.2 NALOGE VODJE POPISA Popis organizira ter vodi praviloma delavec iz računovodstva, ki je odgovoren za točnost in pravilnost popisa. Vodja popisa pripravi s pomočjo ravnatelja šole navodila o popisu sredstev in obveznosti do virov sredstev, ki lahko veljajo več let. 15
Vodja popisa še pripravi: podrobna navodila za delo, rokovnik popisnih aktivnosti, načrt dela in določi roke izvedbe popisa, popisni material, popisni material za popis terjatev in obveznosti, denarnih sredstev. Vodja popisa preda popisni material komisijam, ki so zadolžene za popis. Ko je popis zaključen, vodja popisa pripravi letno inventurno poročilo, ki je priloga računovodskemu poročilu in ga predloži računovodji in ravnatelju šole. Kakovost popisa je v veliki meri odvisna od dobre priprave na popis. Osnovna sredstva morajo biti na vidnem mestu označena z inventurnimi številkami, vsi prostori, ki se popisujejo, morajo biti urejeni, da lahko popis poteka nemoteno. 3.3 POPISNA KOMISIJA Popis oziroma inventuro izvaja popisna komisija, ki naj bi vključno s predsednikom imela vsaj tri člane. Za popis opredmetenih osnovnih sredstev in drobnega inventarja se vnaprej pripravijo popisni listi, ki vsebujejo naslednje podatke: ime sredstva, inventarno številko, nahajališče, številko prostora, nabavno vrednost ter prostor, kjer popisna komisija vpisuje količino. Ko popisna komisija prejme navodila za popis in popisne liste, lahko ob določenem datumu, ki je naprej določen, prične popisovati vsa sredstva, ki so predmet popisa. 16
Popisna komisija: ugotavlja, prešteva, natančno popisuje sredstva, ki so predmet popisa ter podatke popisuje v popisne liste, natančno mora popisati sredstva, ki jih popisuje, ugotavlja razlike med stanjem ugotovljenim s popisom ter knjižnim stanjem. Ko so vsi popisni listi popisani, jih popisna komisija podpiše in skupaj zbrane vrne vodji popisa. Na podlagi Zakona o računovodstvu in Slovenskih računovodskih standardov ter Sklepu o popisu sredstev šole, moramo na Osnovni šoli Litija upoštevati roke in navodila o popisu sredstev. S tem potrjujem svojo prvo trditev, da se je pri izvedbi popisa oziroma inventure potrebno držati rokov in navodil o popisu sredstev. 17
4 POPIS POSAMEZNIH VRST SREDSTEV IN OBVEZNOSTI DO NJIHOVIH VIROV 4.1 NEOPREDMETENA OSNOVNA SREDSTVA Popis neopredmetenih sredstev v Osnovni šoli Litija zajema: dolgoročne premoženjske pravice (kontne podskupine 003). Popisna komisija pregleda knjigovodske listine, ki so podlaga za evidentiranje neopredmetenih sredstev, podatke vpiše v popisne liste in te podatke primerja s knjigovodskimi. 4.2 OPREDMETENA OSNOVNA SREDSTVA»Opredmeteno osnovno sredstvo je sredstvo v lasti ali finančnem najemu, ki se uporablja pri ustvarjanju proizvodov ali opravljanju storitev oziroma dajanju v najem ali za pisarniške namene ter se bo po pričakovanjih uporabljalo v več kot enem obračunskem obdobju.«(slovenski računovodski standard 1, 2006).»Opredmeteno osnovno sredstvo, ki izpolnjuje pogoje za pripoznanje, se ob začetnem pripoznanju ovrednoti po nabavni vrednosti. Sestavljajo jo njegova nakupna cena, uvozne in nevračljive nakupne dajatve ter stroški, ki jih je mogoče pripisati neposredno njegovi usposobitvi za nameravano uporabo, zlasti stroški dovoza in namestitve ter ocena stroškov razgradnje, odstranitve in obnove. Med nevračljive nakupne dajatve se všteje tudi tisti davek na dodano vrednost, ki se ne povrne. Od nakupne cene se odštejejo vsi trgovski in drugi popusti. Donacije in državne podpore za pridobitev opredmetenih osnovnih sredstev se ne odštevajo od njihove nabavne vrednosti, temveč se vštevajo med dolgoročne odložene prihodke in se porabijo skladno z obračunano amortizacijo. Nabavno vrednost lahko sestavljajo tudi stroški izposojanja v zvezi s pridobitvijo opredmetenega osnovnega sredstva od njegove usposobitve za uporabo.«(slovenski računovodski standard 1, 2006). 18
»Nabavna vrednost je znesek denarnih sredstev ali denarnih ustreznikov ali pa poštena vrednost drugih nadomestil, plačana oziroma dana za pridobitev sredstev času njegove nabave ali gradnje ali, kjer je primerno, znesek, pripisan k temu sredstvu ob začetnem pripoznanju.«(slovenski računovodski standard 1, 2006).»Knjigovodska vrednost je znesek, s katerim se sredstvo pripozna po odštetju vseh nabranih amortizacijskih popravkov in nabranih izgub zaradi oslabitve.«(slovenski računovodski standard 1, 2006).»Opredmeteno osnovno sredstvo se začne amortizirati prvi dan naslednjega meseca potem, ko je razpoložljivo za uporabo.«(slovenski računovodski standard 1, 2006).»Za opredmeteno osnovno sredstvo se v knjigovodskih razvidih izkazuje posebej nabavna oziroma prevrednotena nabavna vrednost, posebej amortizacijski popravek vrednosti in posebej nabrana izguba zaradi oslabitve, v bilanci stanja pa zgolj knjigovodska vrednost, ki je znesek, s katerim se sredstvo izkaže po odštetju vseh nabranih amortizacijskih popravkov vrednosti in nabranih izgub zaradi oslabitve.«(slovenski računovodski standard 1, 2006). 4.2.1 Opredmetena osnovna sredstva, ki so predmet popisa Med opredmetena osnovna sredstva v Osnovni šoli Litija uvrščamo: zemljišča (kontne podskupine 020), zgradbe (kontne podskupine 021), nepremičnine v gradnji ali izdelavi (kontne podskupine 029), opremo (kontne podskupine 040), drobni inventar (kontne podskupine 041) (Perner, 2011a) Opredmetena osnovna sredstva se popisujejo po nahajališčih, vsako lokacijo pa popisuje druga popisna komisija. Posebna popisna komisija popiše sredstva na podružničnih šolah, na matični šoli pa je popis bolj obsežen in se popisna komisija razdeli na komisijo za popis sredstev na razredni stopnji ter popis na predmetni stopnji. 19
4.2.2 Drobni inventar Računovodsko prepoznavanje sredstev kot drobnega inventarja v računovodskih razvidih bomo izvedli za vse nabavljene količine, pri katerih bo vrednost posamezne postavke večja od 40 in manjša od 500, pri čemer se jim bo določila posamična ali skupna inventurna številka. Za predmete drobnega inventarja, katera vrednost je manjša od 40 se lahko vodi samo količinska evidenca. V kolikor se takšna evidence vodijo, je potrebno drobni inventar tudi redno (letno) popisati (Perner, 2008). 4.2.3 Vrednotenje opredmetenih osnovnih sredstev»opredmetena osnovna sredstva se vrednotijo po nabavni vrednosti oziroma po ocenjeni vrednosti, če nabavna vrednost ni znana. Do pridobitve ocenjene vrednosti se lahko posamezna opredmetena osnovna sredstva vrednotijo tudi po vrednosti 1 EUR.«(Pravilnik o računovodstvu, 2008, 19). 4.2.4 Register osnovnih sredstev in drobnega inventarja Evidenca osnovnih sredstev in drobnega inventarja mora vsebovati podatke, kot so: inventarno številko (zaporedna številka osnovnega sredstva ali drobnega inventarja), opis osnovnega sredstva (opis naj bo čim bolj podroben, da pri popisu nimamo težav), datum pridobitve sredstva, konto, številka in naziv nahajališča (npr. Podružnična šola Sava), številka in naziv prostora (npr. prostor učilnica, tajništvo, ravnatelj), nabavna vrednost, amortizacijska stopnja, če je osnovno sredstvo. 20
Vsako osnovno sredstvo ali drobni inventar, ki ga šola kupi, ker ga potrebuje pri opravljanju svoje dejavnosti, na podlagi listine (računa) zavede v svoje poslovne knjige in register osnovnih sredstev in drobnega inventarja. Inventarna številka mora biti na vidnem mestu, da potem ni težav pri popisu. Če se inventarna številka poškoduje ali odstrani, jo nadomestimo z novo. Od leta 2011 imamo na novih sredstvih že inventarne številke s črtno kodo, stara osnovna sredstva pa so še označena z navadnimi nalepkami. 4.3 ODPIS NEOPREDMETENIH IN OPREDMETENIH OSNOVNIH SREDSTEV Odpis neopredmetenih in opredmetenih osnovnih sredstev je lahko reden ali izreden.»reden odpis se opravlja v skladu s Slovenskimi računovodskimi standardi. Za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava predpiše stopnje in način, po katerem se opravlja redni odpis, minister, pristojen za finance.«(zakon o računovodstvu, 42. člen).»izredni odpis se opravi v primeru odtujitve ali uničenja opreme in drugih opredmetenih osnovnih sredstev, trajne izločitve iz uporabe, znižanja tržnih cen za istovrstna sredstva ter v primeru skrajšanja predvidene življenjske dobe, ki je bila upoštevana za izračun stopnje za odpis.«(zakon o računovodstvu, 43. člen).»proračun, proračunski uporabniki in druge osebe javnega prava redno odpisujejo oziroma obračunavajo amortizacijo neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev (v nadaljevanju: osnovna sredstva), kot je to določeno s tem pravilnikom. Redni odpis je oblikovanje popravkov vrednosti osnovnih sredstev v poslovnih knjigah, za znesek amortizacije, obračunan po letnem obračunu. Izredni odpis se opravi v primeru odtujitve osnovnih sredstev, trajne izločitve iz uporabe in zaradi prevrednotenja zaradi oslabitve osnovnih sredstev.«(pravilnik o načinu in stopnjah 21
odpisa neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev, 1. člen). Za osnovna sredstva je rok odpisa določen s stopnjami rednega odpisa v Pravilniku o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o načinu in stopnjah odpisa neopredmetenih in dolgoročnih sredstvih in opredmetenih osnovnih sredstvih, ki je bil objavljen v Uradnem listu RS, številka 120/07 z dne 27.12.2007. (Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o načinu in stopnjah odpisa neopredmetenih in dolgoročnih sredstvih in opredmetenih osnovnih sredstvih). Tabela 2: Seznam odpisa osnovnih sredstev in drobnega inventarja za leto 2012 INVENT. NAZIV SREDSTVA ZNESEK: ZNESEK: RAZLOG SREDSTVO Št. Opis: Nabavna Sedanja Odpisa Os.sr./dr.inv. vred. vred. 1618 omara mala s steklom 20,19 0,00 uničeno os.sr. 1619 omara mala 19,28 0,00 uničeno os.sr. 2957 stol lesen višina 42 32,78 0,00 zlomljen os.sr. 2962 stol lesen višina 42 32,78 0,00 zlomljen os.sr. 3043 stol kovinski višina 46 25,34 0,00 zlomljen os.sr. 3044 stol kovinski višina 46 25,34 0,00 zlomljen os.sr. 3045 stol kovinski višina 46 25,34 0,00 zlomljen os.sr. 4407 akvarij- drobni inv. 177,46 0,00 uničeno dr.inv. 4154 tiskalnik HP INK 610 187,00 0,00 pokvarjen os.sr. SKUPAJ: 545,51 0,00 Vir: Lasten, 2013 Primer tabele je namenjen lažjemu evidentiranju odpisanih osnovnih sredstev in drobnega inventarja, ki je priloga skupnemu poročilu o popisu osnovnih sredstev in drobnega inventarja. Tabelo pripravljam sproti, ko pregledujem popisne liste in evidentiram odpise, ki jih je predlagala popisna komisija. Ko je tabela pripravljena v program, ki je namenjen evidentiranju osnovnih sredstev in drobnega inventarja, zavedem odpise. Znesek vseh odpisanih sredstev se mora ujemati z odpisi v tabeli. 22
4.3.1 Amortizacijske stopnje»amortizacija je razporejanje vrednosti amortizirljivega sredstva na zneske, v katerih ga v ocenjeni dobi njegove koristi postopoma zapušča in ki pomenijo stroške.» (Slovenski računovodski standard 13, 2006).»Amortizirljiva sredstva so sredstva, ki: se uporabljajo v obdobju daljšem od poslovnega leta, imajo omejeno dobo koristnosti, so namenjena uporabi pri proizvajanju ali dobavljanju proizvodov in storitev, se posojajo drugim za plačilo ali se posedujejo iz drugih razlogov.«(slovenski računovodski standard 13, 2006).»Osnovna sredstva se redno odpisujejo posamično, z uporabo metode enakomernega časovnega amortiziranja, ki se mora dosledno uporabljati iz obračunskega obdobja v obračunsko obdobje.«(pravilnik o načinu in stopnjah odpisa neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev, 4. člen). Ne amortizira se: zemljišč, kulturnih, umetniških in zgodovinskih vrednosti, naravnih bogastev, 23
Tabela 3: Stopnje rednega odpisa neopredmetenih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev Zaporedna številka Naziv amortizacijska stopnja 1 Programska oprema 20,00 2 Upravne in poslovne stavbe 3,00 3 Ostale ceste 3,00 4 Oprema šol, fakultet 12,00 5 Pisarniška oprema 12,00 6 Oprema za opravljanje negospodarske 20,00 dejavnosti 7 Računalniki 50,00 8 Druga računalniška oprema 25,00 9 Oprema za radijski promet 15,00 7 Druga oprema za opravljanje 12,00 8 Druga neomejena oprema 11,00 9 Šolska učila-druga 12,00 10 Oprema za snemanje 20,00 11 Osebni avtomobil 12,50 12 Terensko vozilo 20,00 13 Drobni inventar 100 Vir : Lasten, 2013 4.3.2 Stanje neopredmetenih in opredmetenih sredstev v Osnovni šoli Litija Tabela 4: Pregled opredmetenih in neopredmetenih sredstev po nabavni vrednost v letu 2011 in 2012 Sredstva: Leto 2012 Leto 2011 razlika Neopredmetena osnovna sredstva: Licence 8.175,96 9.362,59-1.186,63 Opredmetena osnovna sredstva: Zemljišča 182.413,26 182.413,26 0,00 Gradbeni objekti 2.827.375,49 3.209.688,22-382.312,73 Nepremičnine v gradnji 2.547.811,78 735.637,17 1.812.174,61 Oprema šole 514.009,24 529.022,81-15.013,57 Drobni inventar 182.268,70 178.528,84 3.739,86 Skupaj: 6.262.054,43 4.844.652,89 1.417.401,54 Vir: Lasten, 2013 24
Med neopredmetenimi osnovnimi sredstvi so licence za računalniške programe. Iz tabele je razvidno, da se je ta postavka glede na preteklo leto znižala, in sicer zaradi odpisa neuporabne programske opreme. Nabavna vrednost zemljišč se ni spremenila. Skupna nabavna vrednost gradbenih objektov se je glede na preteklo leto zmanjšala zaradi izločitve prizidka matične šole in športnega igrišča, ker se na tem mestu gradi nova šola. Vrednost nepremičnin v gradnji se je povečala zaradi gradnje nove šole. Med opremo in druga opredmetena osnovna sredstva v Osnovni šoli Litija uvrščamo: opremo učilnic in kabinetov, opremo za pisarniške prostore, opremo za razdelilno šolsko kuhinjo, opremo za Vrtec Polhek Polšnik, računalniško opremo, opremo za vzdrževanje, čiščenje in ogrevanje prostorov, službena avtomobila, opremo počitniškega objekta, učila večjih vrednosti in drobni inventar. Nabavna vrednost opreme se je glede na preteklo leto zmanjšala zaradi večjega odpisa pohištva zaradi rušitve prizidka, kar je bilo povezano z gradnjo nove šole. Vsa oprema, ki smo jo odpisali, je bila amortizirana, uničena in tako neuporabna. V letu 2012 smo imeli tudi manj novih nabav glede na preteklo leto. Nabavna vrednost drobnega inventarja pa se je glede na leto 2012 povečala zaradi nabave dodatnega pohištva in igralnih kotičkov ter sušilnega stroja za potrebe vrtca, učil za potrebe izvajanja pouka ter ostale opreme, ki jo uvrščamo med drobni inventar. 4.4 DENARNA SREDSTVA V BLAGAJNI Popis denarnih sredstev v blagajni se opravi na dan popisa oziroma prvi dan novega obračunskega obdobja pred začetkom dela v blagajni. 25
4.5 DENARNA SREDSTVA NA RAČUNIH Zadnji izpisek koledarskega leta, ki je predmet popisa, je podlaga za popis denarnih sredstev na računih. 4.6 AKTIVNE ČASOVNE RAZMEJITVE»Aktivne kratkoročne časovne razmejitve zajemajo kratkoročne odložene stroške oziroma kratkoročne nezaračunane prihodke, ki se izkazujejo posebej in razčlenjujejo na pomembnejše vrste.«(slovenski računovodski standard 12, 2006). Popis aktivnih časovnih razmejitev zajema: kratkoročno odložene odhodke (konti podskupine 190) predhodno nezaračunane prihodke (konti podskupine 191) druge aktivne časovne razmejitve (konti podskupine 199) Komisija popiše na podlagi listin, po katerih so bile opravljene knjižbe v knjigovodstvu in iz katerih izhaja stanje izkazano na ustreznih kontih. 4.7 PASIVNE ČASOVNE RAZMEJITVE»Pasivne kratkoročne časovne razmejitve zajemajo kratkoročne vnaprej vračunane stroške oziroma kratkoročne vnaprej vračunane odhodke in kratkoročne vnaprej vračunane stroške oziroma kratkoročne vnaprej vračunane odhodke in kratkoročne odložene prihodke, ki se izkazujejo posebej in razčlenjujejo na pomembnejše vrste.«(slovenski računovodski standard 12, 2006). Popis zajema: vnaprej vračunane odhodke (konti podskupine 290), kratkoročno odložene prihodke (konti podskupine 291), 26
druge pasivne časovne razmejitve (konti podskupine 299).»V skladu z 31. členom pravilnika o kontnem načrtu določeni uporabniki enotnega kontnega načrta v tej skupini izkazujejo največ 12 mesecev vnaprej vračunane stroške oziroma odhodke ter kratkoročno odložene prihodke, za katerih pripoznanje še niso izpolnjeni pogoji. Prejeta sredstva, namenjena pokrivanju izbranih odhodkov, določenih s predpisom ali odločitvijo pristojnega organa občine ali države, se prenašajo med prihodke prek kontov časovnih razmejitev.«(perner, 2011b, 7). Komisija popiše na podlagi listin, po katerih so bile opravljene knjižbe v knjigovodstvu in iz katerih izhaja stanje izkazano na ustreznih kontih. 4.8 POPIS TERJATEV»Terjatve so na premoženjskopravnih in drugih razmerjih zasnovane pravice zahtevati od določene osebe plačilo dolga, dobavo kakih stvari ali opravitev kake storitve.«(slovenski računovodski standardi 5 - terjatve, 2006).»Terjatve se pojavljajo večinoma do kupcev ali drugih financerjev prodanih proizvodov in opravljenih storitev, lahko pa tudi do dobaviteljev prvin poslovnega procesa, do zaposlenih, do udeležencev pri razporejanju poslovnega izida, do financerjev in do uporabnikov finančnih naložb.«(slovenski računovodski standardi 5 - terjatve, 2006). Terjatve so glede na zapadlost plačila razdeljene na dolgoročne in kratkoročne terjatve. Dolgoročne terjatve zapadejo v plačilo v obdobju, ki je daljši od enega leta. Kratkoročne terjatve pa zapadejo v plačilo v obdobju, ki je krajši od enega leta. Terjatve se popišejo po stanju v poslovnih knjigah na dan 31. decembra. Komisija za popis terjatev preveri in ugotovi realnost zneskov, ki se izkazujejo kot terjatve, ugotovi razloge za nepravočasno izterjavo oziroma plačilo terjatev. Popis terjatev obsega vse skupine kontov, ki se vodijo kot terjatve. 27
Popisuje se: kratkoročne terjatve do kupcev (kontne podskupina 12) kratkoročne terjatve do uporabnikov enotnega kontnega načrta (kontna podskupina 14) druge kratkoročne terjatve (kontna podskupina 17) Za lažje in hitrejše delo popisne komisije računovodska služba pripravi sezname odprtih terjatev po stanju 31. decembra. Popisni komisiji predloži tudi dokumentacijo, potrebno za preverjanje stanja v izpisu. Medsebojno usklajevanje terjatev je ena izmed oblik računovodske kontrole, ki nam zagotavlja pravilnost podatkov v poslovnih knjigah (Čižman, 2012). Popisna komisija razvrsti popisane terjatve do kupcev kontne podskupine 12 na: odprte in še ne zapadle (to so terjatve, ki se nanašajo na mesečno obveznost december, ki zapadejo 18. januarja) zapadle obveznosti (za katere se pošiljajo opomini) sporne in dvomljive (za te terjatve se vodi postopek)»terjatve, za katere domnevamo, da ne bodo poravnane oziroma ne bodo poravnane v celotnem znesku, je treba šteti kot dvomljive, če se zaradi njih začne sodni postopek, pa kot sporne. Če domnevamo, da terjatve ne bodo poravnane, v poslovnih knjigah popravimo njihovo vrednost v znesku, za katerega domnevamo, da ne bo poravnan.«(perner, 2011b, 9). V Slovenskih računovodskih standardih 5 terjatve (2006) b) 5.23 je določeno, da se pripoznanje terjatev v knjigovodskih razvidih in bilanci stanja odpravi (poenostavljeno odpiše), če se ne obvladujejo več nanjo vezane pogodbene pravice. Te se ne obvladujejo, če se pravica do koristi, podrobno določene v pogodbi, izrabijo, če ugasnejo ali se odstopijo (Perner, 2011b, 9). 28
»Odhodki iz odpisov terjatev so za davčne namene po šestem odstavku 21. člena ZDDPO-2 priznani (če niso bili priznani že ob prevrednotenju zaradi oslabitve): na podlagi pravnomočnega sklepa o potrditvi prisilne poravnave, v delu, v katerem terjatve niso bile poplačane oziroma niso bile poplačane v celoti, na podlagi neuspešno končanega izvršilnega postopka sodišča ali brez sodnega postopka za poplačilo terjatev, če zavezanec dokaže, da bi stroški sodnega postopka presegli poplačilo terjatev, oziroma brez sodnega postopka za poplačilo terjatev, če zavezanec dokaže, da so bila opravljena vsa dejanja, ki bi jih opravil s skrbnostjo dober gospodarstvenik, za dosego poplačila terjatev oziroma brez sodnega postopka za poplačilo terjatev, če zavezanec dokaže, da so nadaljnji pravni postopki ekonomsko neupravičeni.«(perner, 2011b, 9-10).»Ni vedno nujno, da bo izpeljan določen sodni postopek, temveč je lahko odhodek ob odpisu terjatve davčno priznan tudi brez izpeljanega sodnega postopka, če so izpolnjeni pogoji, če bi stroški sodnega postopka presegli znesek poplačila terjatev oziroma če zavezanec dokaže, da so bila opravljena vsa dejanja, ki bi jih opravil s skrbnostjo dober gospodarstvenik, za dosego poplačila terjatev oziroma če dokaže, da so nadaljnji postopki ekonomsko neupravičeni.«(perner, 2011b,10). Terjatve zastarajo v obdobju petih let, če ni z zakonom določen za zastaranje drugačen rok. Komisija pri popisu terjatev priloži izpis vseh terjatev, ki jih razvrsti na neplačane in neizterljive, na terjatve, za katere se vodi sodni postopek, na terjatve, za katere domnevamo, da bodo poravnane v določenem obdobju. 29
4.8.1 Stanje terjatev v Osnovni šoli Litija Tabela 5: Pregled stanja terjatev v letu 2011 in 2012 Terjatve: Leto 2012 Leto 2011 razlika Terjatve do kupcev 21.630,08 21.702,45-72,37 Terjatve do uporabnikov enotnega kontnega načrta 201.219,15 226.869,08-25.649,93 Druge kratkoročne terjatve 6.783,03 6.490,43 292,60 Skupaj: 229.632,26 255.061,96-25.429,70 Vir: Lasten, 2013 Terjatve do kupcev izkazujemo na podlagi izstavljenih računov fizičnim osebam, torej staršem za plačilo šolske prehrane in drugih stroškov dejavnosti, ki se izvajajo v okviru šole, in za plačilo oskrbnin za otroke, ki obiskujejo Enoto vrtca Polhek na Polšniku. Račune izstavljamo tudi pravnim osebam, in sicer za plačilo uporabe prostora na naši šoli. Med terjatve do uporabnikov enotnega kontnega načrta uvrščamo plače zaposlenih za december 2012, plačilo obveznosti za izplačilo za regresirano prehrano za mesec december 2012, plačilo zahtevkov za prehrano in terjatve na podlagi izstavljenih računov pravnim osebam. Sredstva so se glede na preteklo leto zmanjšala zaradi zmanjšanja stroškov dela zaposlenih zaradi izvajanja Zakona za uravnoteženje javnih financ. Druge kratkoročne terjatve se izkazujejo na podlagi zahtevkov za refundiranje bolniških odsotnosti zaposlenih daljših od 30 dni in za nego otroka. 4.9 POPIS OBVEZNOSTI»Obveznost je pravno razmerje, na podlagi katerega je ena od strank upravičena zahtevati od druge določeno dajatev, storitev; kot takšna je predmet računovodskega obravnavanja in vključevanja v bilanco stanja, vendar ni istovetna z dolgom. Dolg je tisto, kar mora kdo vrniti, poravnati, zlasti v denarju. Poleg obveznosti v zvezi z 30
dolgovi obstajajo tudi druge obveznosti, na primer v zvezi s kapitalom.«(slovenski računovodski standard 11, 2006). Komisija popisuje naslednje obveznosti: kratkoročne obveznosti do dobaviteljev (konti podskupine 22) Za obveznosti do dobaviteljev se opravi popis najkasneje 20 dni po prejemu zadnjega računa, ki se navezuje na leto, za katerega se opravlja popis. Komisija primerja obveznosti, ki so izkazane v glavni knjigi in pomožnih knjigah. Za obveznosti pripravi seznam, ki se mora ujemati s knjižbami v glavni knjigi. Pri popisu obveznosti je potrebno priložiti dokumentacijo za preverjanje stanja, in sicer izpiske odprtih postavk, ki jih prejmemo od dobaviteljev. Z zgoraj navedenimi trditvami lahko potrdim svojo drugo trditev, da s popisom sredstev in obveznosti do virov sredstev pregledamo in uskladimo podatke, ki so zavedeni v glavni knjigi in pomožnih knjigah. Komisija še popiše: kratkoročne obveznosti do zaposlenih (konti podskupine 21) druge kratkoročne obveznosti iz poslovanja (konti podskupine 23) kratkoročne obveznosti do uporabnikov enotnega kontnega načrta (konti podskupine 24). Popisna komisija popiše obveznosti po vrstah in na enak način kot terjatve. 31
4.9.1 Stanje obveznosti v Osnovni šoli Litija Tabela 6: Pregled stanja obveznosti v letu 2011 in 2012 Obveznosti: Leto 2012 Leto 2011 razlika Obveznosti do zaposlenih plače 162.672,59 223.082,26-60.409,67 Obveznosti do dobaviteljev 31.787,94 25.297,71 6.490,23 Druge kratkoročne obveznosti iz poslovanja 32.450,76 9.173,06 23.277,70 Skupaj: 226.911,29 257.553,03-30.641,74 Vir :Lasten, 2013 Kratkoročne obveznosti do zaposlenih ter druge kratkoročne obveznosti iz poslovanja nam predstavljajo obveznosti za plače zaposlenih za mesec december 2012. Te obveznosti so bile poravnane 4. 1. 2013. Kratkoročne obveznosti so v letu 2012 manjše kot v letu 2011 zaradi manjše mase plač zaradi izvajanja Zakona za uravnoteženje javnih financ. Obveznosti do dobaviteljev so izkazane na podlagi prejetih računov. 32
5 POROČILO O POPISU 5.1 POROČILO O OPRAVLJENEM POPISU Komisije za popis sredstev s pomočjo vodje popisa pripravijo poročila o popisu. Poročilo o popisu pripravi: komisija za popis terjatev, obveznosti in denarnih sredstev, komisija za popis osnovnih sredstev in drobnega inventarja posebej za: - matično šola, - Podružnico s prilagojenim programom, - Podružnično osnovno šolo Sava, - Podružnično osnovno šolo Darinke Ribič Polšnik, - Enoto vrtca Polhek Polšnik. Poročila o popisu morajo vsebovati: podatke o predsedniku in članih popisa, času in vrsti sredstev, ki so predmet popisa, seznam in vzroke za odpis neuporabnih osnovnih sredstev ali drobnega inventarja, pojasnilo o razlikah, ki so bile posledica zamenjav podobnih vrst sredstev, posebnosti pri popisu, seznam novo nabavljenih sredstev, ki so bila nabavljena po izpisu popisnih list in jih zaradi tega ni na popisnih listih. Da lahko na šoli izdelamo poročilo o popisu, mora biti inventura natančna in ažurna. S tem potrjujem svojo tretjo trditev. 33
5.2 SKUPNO POROČILO Centralna popisna komisija na podlagi poročil o opravljenem popisu s strani vseh popisnih komisij pripravi skupno poročilo oziroma inventurni elaborat. Inventurni elaborat je skupek podatkov vsek poročil. Tu vse podatke posameznih popisnih komisij centralna popisna komisija združi v celoto. Skupno poročilo obsega celoten popis: osnovnih sredstev in drobnega inventarja, kjer je priložen celoten seznam odpisov osnovnih sredstev in posebej drobnega inventarja. V tem poročilu so razvidne tudi nove nabave osnovnih sredstev ali drobnega inventarja po izpisu popisnih list, ker teh nabav na popisnem listu ni, jih moramo popisati naknadno. Obsega tudi popis knjig, ki smo ga opravili v popisu za leto 2012. V skupnem poročilu popisna komisija navede skupno stanje terjatev in obveznosti, denarnih sredstev v blagajni in transakcijskem računu Osnovne šole Litija, ki pa so podrobneje prikazana v poročilu o popisu terjatev in obveznosti ter denarnih sredstev Osnovne šole Litija. 5.3 INVENTURNO POROČILO Kot vodja popisa pripravim tudi inventurno poročilo, ki je priloga letnemu poročilu Osnovne šole Litija. V inventurnem poročilu povzamem: nabavno vrednost posameznih osnovnih sredstev in drobnega inventarja, odpise osnovnih sredstev in drobnega inventarja, nove nabave teh sredstev v letu, ki se ga popisuje, nepremičnine, ki se pridobivajo. 34
Posebna rubrika v tem poročilu je tudi drobni inventar gradiv učbeniškega sklada in knjig, kjer povzamem nove nabave knjig in gradiv učbeniškega sklada in izločitve v letu, ki se popisuje. V inventurnem poročilu prikažem še: stanje denarnih sredstev v blagajni in transakcijskem računu, stanje terjatev do kupcev, do države in nadomestil, stanje obveznosti do zaposlenih, do dobaviteljev in kratkoročnih obveznosti iz poslovanja, ter aktivne in pasivne časovne razmejitve. Ko je vse to obrazloženo, je inventura oziroma popis zaključen. 35
6 ANALIZA POSTOPKA INVENTURE NA OSNOVNI ŠOLI LITIJA 6.1 ODSTRANITEV ODPISANIH SREDSTEV Zaposleni se enkrat letno intenzivno lotevajo inventure. Letni popis oziroma inventuro smo dolžni opraviti vsako leto na stanje 31.12. Popis je potrebno opraviti zaradi pravilne zaključitve poslovnih knjig, ki so podlaga za sestavo letnega poročila. Kot vodja popisa se tako vsako leto srečujem s problemom, kam pospraviti osnovna sredstva in drobni inventar, ki je poškodovan, neuporaben ali zastarel in ga je potrebno odpisati in izločiti iz uporabe. Sredstva, ki se odpišejo, je potrebno fizično izločiti iz prostorov. Pri nas to izvedemo na sledeč način. Na primer odpadna elektronika, ki ne deluje ali je zastarela (računalniki, televizorji, monitorji), se zbira pri računalnikarju. Nato naročimo odvoz te elektronike, in sicer pri podjetju, ki se ukvarja z odvozom odpadne elektronike. Če je te elektronike dovolj, to podjetje opravi odvoz brezplačno. Sredstva se popiše in fotografira, da smo jih dejansko izločili. Na koncu napišem zapisnik o odvozu odpadne elektronike, ki je priloga pri popisu oziroma inventuri. Na enak način uredimo tudi z odpadnim pohištvom. 6.2 POPIS OB RUŠITVI PRIZIDKA ZARADI ZAČETKA GRADNJE NOVE ŠOLE LITIJA V mesecu juniju 2012 so se pričela gradbena dela nove šole. Preden so stavbo porušili, je bilo potrebno vse pohištvo preseliti v star del stavbe, v kateri se bo do selitve v novo šolo izvajal pouk. Ravnatelj je skupaj z učitelji pripravil načrt, v katerih razredih bodo določene učilnice in se bo izvajal pouk. Izkoristili smo čim več prostorov, tako da smo knjižnico pregradili. Kljub temu je knjižnica dovolj velika, pridobili pa smo še en razred za izvajanje pouka. Tehnični pouk in gospodinjstvo se izvajata v posebnih učilnicah prilagojenega programa. Nato je bilo potrebno v vse razrede namestiti pohištvo, bodisi iz dela stavbe, ki jo bodo porušili bodisi iz obstoječih razredov, ker je bilo pomembno prilagoditi učilnice glede na starost otrok. Štiri učilnice razrednega pouka pa smo preselili na Osnovo Šolo Gradec, saj približno 70 učencev iz tretjega in petega razreda in 4 učiteljice naše šole vsak dan z 36
organiziranim avtobusnim prevozom peljejo na sosednjo šolo in po končanem pouku spet pripeljejo v šolo. Najprej so porušili del stare stavbe ter športno igrišče ter na tem delu začeli graditi novo stavbo. Stavba že lepo napreduje in upam, da bo do planiranega časa tudi dokončana. Moja naloga je bila seveda prenos osnovnih sredstev in drobnega inventarja po novem stanju. Najprej sem izpisala vsa osnovna sredstva in drobni inventar, ki se je nahajal v delu stavbe, ki je bila namenjena rušenju, ter vsa sredstva v razredih nižje stopnje. Učitelj, ki je bil zadolžen za določen razred, ki se je nahajal v delu stavbe, ki je bila namenjena rušenju, je moral na list napisati, kam so katero pohištvo selili. Nujno je bilo potrebno slediti pohištvu. Ko se je pohištvo namestilo po razredih, so učitelji oddali natančno izpolnjene liste, tako da sem potem prenesla ta sredstva. V mesecu decembru, ko je čas inventure, sem ponovno opravila popis in preverila, da so stanja inventarja po prostorih, ki jih sedaj uporabljamo za izvajanje pouka, prava. Slika 1: Rušenje prizidka Vir: Arhiv Osnovne šole Litija, 2012 37
Ko bo nova stavba zgrajena, bo potrebno ponovno seliti vsa osnovna sredstva, in sicer osnovna sredstva in drobni inventar, ki bo še uporaben. Najprej se bo z zaposlenimi naredil načrt, kaj je še uporabno in kaj bodo uporabljali v novi šoli. Potrebno bo ločiti, kaj se bo selilo v novo šolo, pregledati, kje manjkajo nove inventarne številke, ker imamo novo pohištvo in ostalo označeno že s črtnimi kodami, stara sredstva pa so označena z navadnimi nalepkami. Slika 2: Gradnja nove šole Vir: Arhiv Osnovne šole Litija, 2013 38
Slika 3: Nova šola po končani gradnji Vir: Ravnikar-Potokar, 2013 6.2.1 Popis z ročnim terminalom Po novem bomo na Osnovni šoli Litija v novi stavbi izvajali popis z ročnim terminalom in bo tako inventura opravljena hitreje in še bolj ažurno. Ker se zahtevnost popisa povečuje s številom osnovnih sredstev in lokacij, je pomembno, da se popis opravi kakovostno in verodostojno. V ta namen je bila razvita rešitev namenjena popisu osnovnih sredstev po fizičnih lokacijah (Popis osnovnih sredstev, Inventura s pomočjo črtne kode, 2013). Za izvedbo popisa z ročnim terminalom je potrebno vsa osnovna sredstva in drobni inventar opremiti s posebnimi odpornimi nalepkami s črtno kodo, nato z ročnim terminalom odčitamo lokacijo in osnovno sredstvo ali drobni inventar in zbrane podatke izvozimo v program za osnovna sredstva in tam podatke obdelamo. Na naši šoli imamo zelo napredne programe podjetja Saop, zato menim, da večjih težav pri popisu ne bo, potrebno bo samo vsa osnovna sredstva in drobni inventar 39
opremiti z nalepkami s črtno kodo in kupiti ročni terminal, ki nam bo omogočal ta popis. Slika 4: Ročni terminal Vir: Naturalis.si, 2013 Slika 5: Črtna koda Vir: Črtna koda Osnovne šole, 2013 Za popis osnovnih sredstev in drobnega inventarja lahko na šoli uporabimo ročni terminal, s čimer bo delo bolj ažurno. To potrjuje mojo četrto trditev. 40
7 ZAKLJUČEK Inventura je popis sredstev in virov sredstev na določen dan ter ugotavljanje razlik s stanjem v poslovnih knjigah. S popisom se uskladijo računovodski podatki v glavni knjigi z dejanskimi evidentiranimi podatki v pomožnih knjigah. Popis je potrebno opraviti zaradi pravilne zaključitve poslovnih knjig ob koncu poslovnega leta, ki so podlaga za sestavo letnega poročila. Inventura oziroma popis je zelo pomembno opravilo, ki ga je potrebno opraviti natančno in ažurno. Če se s popisom sredstev ugotovi, da se podatki, ki so evidentirani v poslovnih knjigah, razlikujejo z dejanskimi podatki sredstev, ki so predmet popisa, jih je potrebno uskladiti. S pridobitvijo nove šole bo potrebno spremeniti način popisovanja osnovnih sredstev in drobnega inventarja, da bo popis manj zamuden in delo kakovostno. Uvedli bomo nov sistem popisa, in sicer z ročnim terminalom. Osnovna sredstva in drobni inventar bo potrebno opremiti s posebnimi odpornimi nalepkami s črtno kodo. S tem bo popis manj zamuden in bolj priročen. Naj zaključim z mislijo» Pri vsakem delu je najpomembnejši začetek (Platon)«. 41
8 LITERATURA 1. Čižman, M., 2012. Popis sredstev in obveznosti do njihovih virov za leto 2012. Revija za računovodstvo in finance, let. 39, št. 10, str. 23. 2. Črtna koda Osnovne šole Litija, 2013. Interni vir Osnovne šole Litija. Litija, Osnovna šola Litija. 3. Inventurno poročilo Osnovne šole Litija za leto 2011, Litija, 2011. Interni vir Osnovne šole Litija. Litija, Osnovna šola Litija. 4. Inventurno poročilo Osnovne šole Litija za leto 2012, Litija, 2012. Interni vir Osnovne šole Litija. Litija, Osnovna šola Litija. 5. Letno poročilo o delovanju zavoda Osnovna šola Litija za leto 2012, 2013. Interni vir Osnovne šole Litija. Litija, Osnovna šola Litija. 6. Perner, V., 2011a. Pravila o popisu sredstev in obveznosti do njihovih virov. Ljubljana, CPA Perner d.o.o. 7. Perner, V., 2011b. Popis posameznih vrst sredstev in obveznosti do njihovih virov. Ljubljana, CPA Perner d.o.o. 8. Perner, V., 2008. Navodila za računovodsko obravnavanje drobnega inventarja. Ljubljana, CPA Perner d.o.o. 9. Arhiv Osnovne šole Litija, 2012. Interni vir Osnovne šole Litija. Litija, Osnovna šola Litija. 10. Pravilnik o načinu in stopnjah odpisa neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev, 2005. Uradni list Republike Slovenije, št. 45. 11. Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o načinu in stopnjah odpisa neopredmetenih in dolgoročnih sredstvih in opredmetenih osnovnih sredstvih, 2007. Uradni list Republike Slovenije, št. 120. 12. Zupančič, M.,2012. Popis sredstev in obveznosti do njihovih virov za leto 2012. Revija za računovodstvo in finance, let. 39, št. 10, str. 19 in 21. 42
INTERNETNI VIRI: 1. Popis osnovnih sredstev, Inventura s pomočjo črtne kode, 2013. Elektronski vir: http://www.info-kod.si/si/invertura, [dostop 11.03. 2013]. 2. Pravilnik o računovodstvu, 2008. Elektronski vir: http://www.mf.gov.si/fileadmin/mf.gov.si/pageuploads/javno_ra%c4%8dunovodst vo/predpisi/neuradna_pre%c4%8di%c5%a1%c4%8dena_besedila/pravilnik_ra cunovodstvo.pdf, [dostop 12.03. 2013]. 3. Naturalis.si, 2013. Ročni terminal. Elektronski vir, http://www.naturalis.si/inventuraosnovnih-sredstev/, [dostop 07.02.2013]. 4. Ravnikar-Potokar, R., 2013. Natečaj OŠ Litija. Elektronski vir: http://www.ravnikarpotokar.si/portal/modules/freetextbox/ imageview.aspx=path =http://www.ravnikarpotokar.si/files/userfiles/galerije/robert/ natecaj-os-litija/013.jpg, [dostop 21.03. 2013]. 5. Slovenski računovodski standard 1, 2006. Standard a)1.1., c)1.10., c)1.17. in c)1.22.; C. Opredelitev ključnih pojmov 1.46. a) in c). Elektronski vir: http://www.sirevizija.si/dokumenti/srs/srs_2006/srs/srs01.pdf, [dostop 20.05.2013]. 6. Slovenski računovodski standard 13, 2006. Opredelitev ključnih pojmov 13.26. a) in b). Elektronski vir: http://www.racunovodja.com/clanki.asp?clanek=601, [dostop 20.05.2013]. 7. Slovenski računovodski standard 5 - terjatve, 2006. Elektronski vir: https://www.racunovodja.com/clanki.asp?clanek=564, [dostop 11.03.2013]. 8. Slovenski računovodski standard 12, 2006. Kratkoročne časovne razmejitve, B. Standard. Elektronski vir: http://www.racunovodja.com/clanki.asp?clanek=600, [dostop 17.03.2013]. 43
9. Slovenski računovodski standard 11, 2006. Kratkoročni dolgovi, Č. Pojasnilo 11.38. Elektronski vir: http://www.racunovodja.com/clanki.asp?clanek=581, [dostop 11.03. 2013]. 8. Zakon o računovodstvu,1999. Uradni list Republike Slovenije št. 23. 44
IZJAVA O AVTORSTVU IN SOGLASJE K OBJAVI DIPLOMSKEGA DELA Študent/ka Elizabeta Mlinar izjavljam, da sem avtor/ica diplomskega dela z naslovom Postopki inventure v Osnovni šoli Litija, ki sem ga napisala pod mentorstvom mag. Barbare Grintal in dovolim objavo diplomskega dela na internetni strani šole. V Litiji, 21.04.2013 Elizabeta Mlinar