UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA Diplomski projekt ANALIZA IN VREDNOTENJE ZALOG Analysis and valuation of stocks Kandidat: Zdenka Kandal Študijski program: Redni BVS Študijska usmeritev: Marketing Mentor: dr. Bruno Završnik Študijsko leto: 2014/2015 Maribor, september 2015
ZAHVALA Zahvalila bi se vsem, ki so mi na takšen ali drugačen način pomagali in me motivirali v času študija. Zahvaljujem se tudi mentorju dr. Brunu Završniku za pomoč pri izdelavi diplomskega seminarja.
POVZETEK Zaloge najdemo v vsakem podjetju. Podjetja imajo lahko velike zaloge ali zaloge drobnega inventarja. Potrebe po zalogah so odvisne od tega, v kakšen namen se uporabljajo oziroma od tega, s čim se ukvarja podjetje. Delimo jih glede na njihove funkcije, in sicer poznamo serijske, varnostne, sezonske, razbremenilne, tranzitne in špekulativne zaloge. Poznamo tudi ekonomično količino naročila, pri kateri se ukvarjamo s tem, da raziščemo, kolikšna količina naročila nam je ekonomično najbolj ugodna za naročilo. Na večje količine naročenega blaga se lahko priznajo in uveljavljajo količinski popusti. Zaloge lahko naročamo na različne načine. Lahko uporabljamo ciklični sistem ali sistem intervalnega naročanja, sistem na točki naročila oziroma sistem naročanja stalne količine, planiranje materialnih potreb ravno ob pravem času oziroma t.i. just in time. Poznamo tudi zaloge, ki so povezane z neodvisnim in odvisnim povpraševanjem. V računovodstvu zaloge razvrščamo na več načinov. Vse zaloge v podjetju lahko analiziramo po različnih metodah. Te metode so katalog zalog, ABC analiza zalog in XYZ analiza zalog. Zaloge vrednotimo po metodah LIFO (last in first out), FIFO (first in first out), HIFO (highest in first out), metodi drsečih povprečnih cen in metodi po tehtanih povprečnih cenah. Seveda pa so z zalogami povezani stroški. Poznamo stroške vzdrževanja zalog, nabavne stroške oziroma stroške naročanja in stroške pomanjkanja zalog. Ključne besede: zaloge, katalog zalog, ABC analiza, vrednotenje ABSTRACT Stocks can be found in each company. Companies can have large stocks, or they just have the inventory stock. The need for inventories may be different, it depends what kind of a company is. Stocks can be divided based on their functions, which are serial stock, safety stock, seasonal stock, relief supplies, transit stocks and speculative stocks. Economic order quantity it is all about how much we order, that is still economically most favorable to order. In larger quantities of ordered goods may be recognized and enforced as quantity discounts. We can order stocks in different ways. We can use a cyclic system or interval ordering system, on the point of order or ordering system fixed quantity, planning material needs and just in time. There are also stocks which are related to the independent and dependent demand. In accounting we classified stock in several ways. All stocks in the company can also be analyzed by various methods. These methods are catalogue of stock, ABC analysis and XYZ analysis of stock. We can value stock based on this methods: LIFO (last in first out), FIFO (first in first out), HIFO (highest in first out), the method of floating average prices and weighted average prices. Of course, we have also costs with stocks. We know the cost of maintaining stock, acquisition costs or the costs of procurement and the cost of stock shortages. Key Words: Stock, catalogue stock, ABC analysis, valuation
KAZALO 1 UVOD 1 1.1 Opis področja in opredelitev problema 1 1.2 Namen, cilji in hipoteze raziskave 1 1.3 Predpostavke in omejitve 1 1.4 Predvidene metode raziskovanja 2 2 ZALOGA 3 2.1 Pomen in vloga zalog 3 2.2 Vrsta zalog glede na njihovo funkcijo 4 2.2.1 Serijske zaloge 4 2.2.2 Varnostne zaloge 4 2.2.3 Sezonske zaloge 5 2.2.4 Razbremenilne zaloge 5 2.2.5 Tranzitne zaloge 5 2.2.6 Špekulativne zaloge 5 2.3 Analiza ekonomične naročilne količine 5 2.3.1 Ekonomična količina naročila 5 2.3.2 Količinski popusti 6 2.4 Oblike sistemov naročanja 6 2.4.1 Ciklični ali sistem stalnega intervalnega naročanja 6 2.4.2 Sistem na točki naročila oziroma sistem naročanja stalne količine 7 2.4.3 Planiranje materialnih potreb 7 2.4.4 Nabava ravno ob pravem času (Just in time - JIT) 8 2.5 Zaloge povezane z neodvisnim in odvisnim povpraševanjem 9 2.6 Razvrščanje zalog v računovodstvu 10 3 OPREDELITEV IN POMEN ANALIZE ZALOG 11 3.1 Katalog zalog 11 3.2 ABC analiza zalog 11 3.2.1 Primer uporabe ABC analize 13 3.3 XYZ analiza 14 4 VREDNOTENJE IN STROŠKI ZALOG 16 4.1 Vrednotenje zalog 16 4.1.1 LIFO 16 4.1.2 FIFO 16 4.1.3 HIFO 16 4.1.4 Metoda drsečih povprečnih cen 16 4.1.5 Metoda po tehtanih povprečnih cenah 16 4.2 Stroški zalog 17 4.2.1 Ugotavljanje stroškov zaloge 17 4.2.2 Stroški vzdrževanja zalog 19 4.2.3 Nabavni stroški (stroški naročanja) 20 4.2.4 Stroški pomanjkanja zalog 21 5 RAZISKAVA 22 5.1 Cilj raziskave 22 5.2 Metoda raziskovanja 22 6 SKLEP 25 i
LITERATURA 26 ii
KAZALO SLIK SLIKA 1: PRIMER VZORCA ZA CIKLIČNI SISTEM NAROČANJA... 7 SLIKA 2: PLANIRANJE PROIZVODNJE IN KONTROLNI SISTEMI... 8 SLIKA 3: PRIMER ABC ANALIZE... 13 SLIKA 4: V KATEREM ODDELKU VAŠEGA PODJETJA SE UKVARJAJO Z ANALIZIRANJEM ZALOG?... 22 SLIKA 5: KAKŠNO METODO ANALIZIRANJA ZALOG V VAŠEM PODJETJU UPORABLJATE?... 23 SLIKA 6: KATERI NAČIN VREDNOTENJA ZALOG V VAŠEM PODJETJU NAJPOGOSTEJE UPORABLJATE?... 23 SLIKA 7: KATERO OBLIKO SISTEMA NAROČANJA UPORABLJATE V VAŠEM PODJETJU?... 24 SLIKA 8: KOLIKOKRAT LETNO UGOTAVLJATE STROŠKE NAROČANJA?... 24 KAZALO TABEL TABELA 1: LETNA PORABA MATERIALOV V ZALOGI... 14 TABELA 2: ABC RAZVRSTITEV ENOT V ZALOGI... 14 iii
1 UVOD 1.1 Opis področja in opredelitev problema Zaloge predstavljajo drugo največjo premoženjsko kategorijo v bilanci stanja. Zajemajo približno 30 % vloženih sredstev podjetja, vendar jih zaradi različne porabe materiala težko določimo. Obenem predstavljajo neizkoriščen kapital, ki bi ga lahko porabili na drugačen način. Analiza zalog je pomemben del nabavne funkcije, saj si lahko le tako zagotovimo, da imamo zadostno število surovin na zalogi za uspešno opravljeno proizvodnjo. Z analizo zalog lahko tudi vnaprej predvidevamo, kdaj nam bo katerih surovin zmanjkalo, da bomo lahko vnaprej naročili potrebne surovine in se tako izognili zastojem v sami proizvodnji. 1.2 Namen, cilji in hipoteze raziskave Namen Namen diplomskega projekta je preučiti, kaj zaloge so, katere vrste analize zaloge poznamo in kako jih vrednotimo. Cilji Cilj diplomskega projekta je predstaviti, katere analize zaloge (katalog zalog, ABC in XYZ analiza zalog) in vrste vrednotenja zaloge (LIFO, FIFO, HIFO, metoda drsečih povprečnih cen in metoda tehtanih povprečnih cen) poznamo. Hipoteze H1: V večini podjetij se z analiziranjem zalog ukvarjajo v nabavnem sektorju. H2: V večini podjetij uporabljajo ABC analizo za analiziranje zalog. H3: V večini podjetij uporabljajo metodo FIFO (first in first out) kot metodo vrednotenja. H4: V večini podjetij uporabljajo metodo naročanja ravno ob pravem času. H5: V večini podjetij ugotavljajo stroške naročanj več kot trikrat. 1.3 Predpostavke in omejitve Predpostavljamo, da poznamo več načinov analiziranja zaloge, da imamo več načinov vrednotenja zaloge in da se z analiziranjem zaloge ukvarja nabava. Omejitev, na katero smo naleteli, je premalo literature. Poleg tega v nekaterih podjetij niso želeli odgovoriti na anketo. 1
1.4 Predvidene metode raziskovanja Pri nastajanju diplomskega projekta smo opredelili najpomembnejše pojme in jih pojasnili. Zbrali smo stališča in mnenja drugih avtorjev ter jih povezali v celoto. Podatke smo zbrali s pomočjo sekundarnih virov: knjig, učbenikov in spletnih strani. Praktični del smo izvedli z anonimnim anketiranjem, v katerega je bilo vključenih naključnih 10 podjetij. 2
2 ZALOGA 2.1 Pomen in vloga zalog Obseg zalog posameznega podjetja in načini upravljanja (managementa) zalog so v največji meri določeni s sistemom planiranja proizvodnje. Skladno z razvojem funkcije planiranja proizvodnje se je v preteklih letih razvilo tudi upravljanje zalog. Uspešnost vsakega proizvodnega podjetja je med drugim odvisna tudi od zalog. Zaloge na eni strani omogočajo neprekinjeno proizvodnjo, na drugi strani pa povzročajo stroške, saj je v njih vezan kapital, ki bi ga sicer lahko bolj koristno uporabili. Od tod izhaja konflikt med dvema poglavitnima ciljema upravljanja zalog podjetje naj bi v obliki zalog vezalo čim manjša sredstva, istočasno pa naj bi zagotavljalo normalno oskrbo proizvodnje brez zastojev. V večini proizvodnih podjetij zaloge danes tvorijo drugo največjo premoženjsko kategorijo v bilanci stanja - predstavljajo približno 30 % vloženih sredstev podjetja. Večja so le materialna sredstva in oprema. Številne raziskave, ki so jih opravila proizvodna podjetja, so pokazale, da stroški vzdrževanja zalog obsegajo od 20 do 40 % povprečne vrednosti zalog. To pomeni, da srednje velika podjetja plačujejo na leto približno 60 milijonov samo za to, da bi imela v svojih skladiščih zaloge v vrednosti 200 milijonov. Ta številka je v resnici veliko večja, kot si jo predstavlja povprečen poslovnež. Velik del zalog nastaja zaradi nepredvidenih sprememb v procesu materialne oskrbe. Zaradi tega se v praksi mnogokrat zgodi, da gospodarimo s previsokimi zalogami, pri tem pa pozabimo na stroške. Zaloge je težko določiti predvsem zaradi različne porabe materiala. Najlažje je seveda gospodarjenje z zalogami pri enakomerni porabi. Teoretično tu zalog sploh ne potrebujemo, saj lahko dobavo in porabo popolnoma uskladimo. Praktično pa so zaloge zaradi varnosti vendarle potrebne. Nemogoče pa je uporabljati neke posebne metode pri popolnoma neenakomerni porabi, ampak je treba tu zaloge sproti planirati in dopolnjevati vzporedno s porabo. Zaloge omogočajo normalno oskrbo porabnikov materiala tudi takrat, ko potrebe niso mogle biti točno planirane oziroma so bistveno drugačne (višje) od planiranih. Vzroki, zaradi katerih se pojavljajo potrebe po zalogah, so (Završnik, 2008, str. 61): neskladnost med časom proizvodnje in časom porabe; oddaljenost med krajem proizvodnje in krajem porabe; različni trgovski in finančni pogoji; potreba po varnosti oskrbe. 3
Turk (2002, str. 832) definira zalogo kot opredmetena sredstva, ki a) so namenjena prodaji v okviru rednega poslovanja, b) se proizvajajo zato, da se prodajo, c) naj bi se porabila pri proizvajanju proizvodov ali opravljanju storitev, namenjenih prodaji. Zaloga obsega količine določene vrste ali skupine materiala, drobnega inventarja, polproizvodov, delov, dokončanih proizvodov in trgovskega blaga, pa tudi nedokončane proizvodnje, ki pripadajo podjetju. Razlikovati je potrebno vrednost zalog od stroškov zalog ter opozorilno, varnostno, najmanjšo in največjo zalogo. Poslovnofinančno spadajo v zalogo tudi dani predujmi za zaloge. Računovodsko je izkazana po nabavnih vrednostnih, če ni, so večje od tržnih cen. Ocenjevanje vrednosti poslovno potrebnih zalog je zasnovano na njihovi pošteni tržni vrednosti, poslovno nepotrebnih zalog pa praviloma na njihovi opustitveni vrednosti. 2.2 Vrsta zalog glede na njihovo funkcijo Poznavanje zalog glede na njihovo funkcijo je koristno, ker moramo za vsako zalogo v podjetju vedeti, zakaj je nastala, šele potem lahko sprejemamo ustrezne rešitve glede zmanjševanja zalog. Le-teh torej ne smemo zmanjšati, če zanje obstajajo določeni utemeljeni razlogi. Najprej moramo odpraviti razloge za zaloge, zatem lahko zmanjšamo (odpravimo) določeno zalogo. Zmanjšanje zaloge, ne da bi pred tem odpravili razloge zanjo, nam namreč lahko povzroči vrsto težav in povečanje stroškov. Z vidika funkcije, ki jo opravljajo zaloge, ločimo (Rusjan, 2013, str. 315): - serijske zaloge; - varnostne zaloge; - sezonske zaloge; - razbremenilne zaloge; - tranzitne zaloge; - špekulativne zaloge. 2.2.1 Serijske zaloge Serijske zaloge oblikujemo zaradi želje po ekonomsko učinkoviti nabavi in proizvodnji. So posledica nabave in proizvodnje v določenih ekonomsko optimalnih količinah. Omogočajo razporeditev stroškov naročanja in stroškov priprave proizvodnje na večje število enot (o tem bomo več govorili v nadaljevanju), zato jih lahko zmanjšamo, če predhodno zmanjšamo stroške naročanja in priprave proizvodnje. Novejši koncepti poudarjajo predvsem zmanjševanje proizvodnih serij na podlagi krajšanja časov priprave strojev (set-up time) in zmanjševanje naročenih količin vhodnih materialov na podlagi spremenjenih odnosov z dobavitelji. Gre predvsem za razvijanje partnerskih odnosov z dobavitelji. Posledica so nižji stroški naročanja. O obojem bomo več govorili pri obravnavi novih proizvodnih konceptov (Rusjan, 2013, str. 315). 2.2.2 Varnostne zaloge Varnostne zaloge oblikujemo zaradi negotovosti glede povpraševanja, dobave in proizvodnje. Tako imamo zaloge dokončane proizvodnje, ker lahko v primeru proizvodnje na zaloge dejansko povpraševanje s strani kupcev zgolj predvidevamo. Če je dejansko povpraševanje večje od predvidenega, se ta del povpraševanja lahko 4
pokriva iz varnostnih zalog. Zaloge vhodnih materialov varujejo pred negotovostmi s strani dobaviteljev, npr. glede dobavnih rokov, kvalitete dobavljenih materialov in podobno. Zaloge nedokončane proizvodnje se uporabljajo zaradi negotovosti, povezane z okvarami strojev, s slabimi proizvodi, spremembami v naročilih in podobno. Opozorimo naj, da lahko vsako od teh zalog zmanjšamo, če prej zmanjšamo negotovost, ki je razlog za oblikovanje določenih zalog (Rusjan, 2013, str. 315). Turk (2002, str. 798) definira varnostno zalogo kot zalogo, ki omogoča želeno stopnjo varnosti preskrbe glede na možne spremembe dobavnih rokov in količin odjema. 2.2.3 Sezonske zaloge Sezonske zaloge so povezane s sezonskimi nihanji v povpraševanju, zaradi česar zmogljivost proizvodnje in povpraševanje nista usklajeni v vsakem od posameznih časovnih obdobij znotraj planskega obdobja. Eden izmed načinov kratkoročnega usklajevanja povpraševanja in zmogljivosti proizvodnje je povečanje zalog v tistih obdobjih, ko proizvodne zmogljivosti presegajo povpraševanje (o tem smo že podrobneje govorili pri mesečnem planiranju) (Rusjan, 2013, str. 316). 2.2.4 Razbremenilne zaloge Razbremenilne zaloge oblikujemo, da bi postala posamezna delovna mesta neodvisna od dogajanj na drugih delovnih mestih, zato so značilne predvsem za montažno linijo. Z njimi zmanjšamo neizkoriščenost delovnih mest na liniji, ker zmanjšamo posledice pojava bloka (predhodni delavec delo konča, naslednji pa še opravlja aktivnost). Razlike v časih izvajanja se tako blažijo s povečanjem in zmanjševanjem razbremenilne zaloge med dvema delovnima mestoma. Razbremenilne zaloge lahko bistveno povečajo učinkovitost montažne linije, vendar je njihovo povečanje smiselno samo do določene ravni (Rusjan, 2013, str. 316). 2.2.5 Tranzitne zaloge Tranzitne zaloge nastanejo zaradi prevozov vhodnih materialov od dobaviteljev in dokončanih proizvodov do distributerjev oziroma kupcev. Odvisne so predvsem od lokacije proizvodnih obratov in izbranega načina transporta (Rusjan, 2013, str. 316). 2.2.6 Špekulativne zaloge Špekulativne zaloge uporabljamo predvsem v primeru, ko pričakujemo večje spremembe na trgu (npr. zvišanje cen materialov ali pomanjkanje določenega materiala v prihodnosti) (Rusjan, 2013, str. 316). 2.3 Analiza ekonomične naročilne količine 2.3.1 Ekonomična količina naročila Količina naročila je ekonomična, kadar je vsota stroškov zaloge in stroškov naročila na enoto najnižja. Naročanje velike količine pri dobaviteljih omogoča, da stroške naročanja 5
(fiksne stroške) razporedimo na veliko količino materiala. Prednost naročanja velike količine je torej v zmanjšanju stroškov na enoto. Pomanjkljivost takšnega naročanja pa je, da je večja količina izdelkov dalj časa v zalogi, kar povzroči višje stroške vzdrževanja zaloge na enoto izdelka (Weele, 1998, str. 188). 2.3.2 Količinski popusti V današnjem času je značilno, da so pogodbe v različnih panogah najpomembnejši dejavnik. Prav tako se materiali, ki jih bo potrebno kupiti in so strateško pomembni, običajno nabavljajo iz dobavne verige partnerja. Obstajajo številni drugi materiali, ki jih dobavljajo zunanji dobavitelji. V takem primeru je ekonomično izbrati dobavitelja, pri katerem se lahko odločimo za velikost naročila v kratkem času in nam da količinski popust. Ti materiali so lahko proizvodi, ki se uporabljajo direktno v proizvodnji. Pogosto se uvrščajo pod C izdelke, kot tudi materiale za vzdrževanje, popravilo in različne posle. V primeru proizvodov je kakovost blaga opredeljena tudi z industrijskim standardom. Pogosti so številni dobavitelji, med katerimi lahko izbiramo (Stadtler & Kilger, 2008, str. 224). 2.4 Oblike sistemov naročanja Načrtovanje pomeni odločanje o prihodnjem delovanju podjetja. Vsako odločanje o prihodnosti je zato lahko zasnovano samo na predvidevanju dogajanja, ki bo vplivalo na prihodnje poslovanje (Rusjan, 1999, str. 55). 2.4.1 Ciklični ali sistem stalnega intervalnega naročanja Ciklični sistem zalog se uporablja za pokritje povpraševanja med dvema zaporednima proizvodnima serijama istega izdelka. Npr. imamo proizvodni obrat za barvo, v katerem se proizvaja modra in rumena barva, ki se dvakrat tedensko izmenjata. Proizvodnja mora pokriti vsa povpraševanja, ki so v tem in naslednjem tednu. Tako je proizvodna količina enaka povpraševanju v dveh tednih. Vloga cikličnega naročanja zaloge je zmanjšanje stroškov za vzpostavitev in čiščenje proizvodnega obrata (nastavitev ali preklop stroškov). Najti pravo ravnotežje med fiksnimi stroški namestitve in stroški zalog je običajno kritična naloga, saj je od te odločitve odvisno tudi število drugih izdelkov. Za analizo končnih zalog v okolju je večinoma dovolj, da razmislimo o ciklično proizvodnem vzorcu s povprečno velikostjo zalog (q p ) v časovnem intervalu, ki pokriva več proizvodnih ciklov. Potem raven zalog sledi t. i. ''žaga-zob'' vzorcu, ki je prikazan na sliki 1. Povprečen cikel zalog CS je polovica povprečne zaloge: (1) Povprečna zaloga je lahko izračunana iz celotne proizvodne postavitve (su) in celotnega povpraševanja (d p ) med intervalom analiziranja: (2) 6
Vse, kar potrebujemo za analiziranje ciklične nabave zalog, je število proizvodne postavitve in celotno povpraševanje (Stadtler & Kilger, 2008, str. 57). Slika 1: Primer vzorca za ciklični sistem naročanja Vir: (Stadtler & Kilger, 2008, str. 58) 2.4.2 Sistem na točki naročila oziroma sistem naročanja stalne količine Ta sistem se že dolgo uporablja v razvitih gospodarstvih v proizvodnem in storitvenem sektorju. Bistvo tega sistema je v tem, da ima vsaka postavka svoj optimum zalog in da temelji na ''order point'' (točki naročila) ter ''order quantity factors'' (količinskih dejavnikih), ne pa na komponenti časa. V točki naročila imamo t.i. signalno zalogo, pri kateri je treba sprožiti postopek za nabavo. Treba jo je določiti tako, da bo nova količina materiala prispela prav takrat, ko bo dosežena varnostna zaloga v skladišču. Torej mora biti enaka porabi v dobavnem roku oziroma za toliko višja od varnostne zaloge. Sistem na točki naročila zahteva dve stvari za vsako postavko zaloge (Završnik, 2008, str. 75): 1. Vnaprejšnjo določitev točke naročila, kar omogoča avtomatično ponovno naročilo v trenutku, ko nivo zalog doseže to točko. Točka naročila je določena tako, da se nivo zalog znižuje v času, ki ga dobavitelj potrebuje za dostavo blaga. Nivo zalog doseže minimum v trenutku, ko prispe nova pošiljka blaga, kar pomeni, da se s tem dvigne nivo zalog na planirani maksimum. 2. Vnaprejšnjo določitev količine blaga ob vsakokratni dobavi. Določitev le-te temelji na ceni, pogostosti uporabe postavke in drugih proizvodnih in administrativnih dejavnikih. 2.4.3 Planiranje materialnih potreb Planiranje materialnih potreb se začne v prodajnem oddelku s sestavljanjem prodajnega plana. Z njim ocenjujejo količino, za katero vodstvo meni, da jo je mogoče prodati v naslednjih mesecih. Podatke prikažejo za skupine izdelkov in posamezne 7
izdelke. Razlika med prodajnim planom in že razpoložljivo zalogo dokončanih izdelkov je količina, ki jo morajo proizvesti. Ta podatek je osnova za planiranje proizvodnje in kontrolnega sistema (slika 2), pri tem pa razlikujemo naslednje sestavine (Weele, 1998, str. 242): - proizvodni program; - planiranje izdelavnih virov; - razčlenitev proizvodnega programa; - splošno preverjanje zmogljivosti; - planiranje materialnih potreb; - planiranje proizvodnih zmogljivosti; - izstavitev naročila; - upoštevanje prioritet; - usklajevanje zmogljivosti. Slika 2: Planiranje proizvodnje in kontrolni sistemi Vir: (Vollman, Berry & Whybark 1984, povzeto po Weele, 1998, str. 243) 2.4.4 Nabava ravno ob pravem času (Just in time - JIT) Just in time oziroma JIT organizira vse operacije tako, da se zgodijo takrat, ko so potrebne. Operacije niso narejene prehitro (kar bi posledično vodilo do tega, da bi 8
produkti in materiali bili na zalogi dokler jih ne bi potrebovali) in ne prepozno (kar bi pomenilo slabe storitve za stranke). To lahko vidimo npr. takrat, ko naročimo taksi, da nas pobere ob 12.00. Če taksi pride ob 11:30, še nismo pripravljeni in bo taksist zapravljal čas s sedenjem in čakanjem. Če pride ob 12:30, nismo zadovoljni ter ne bomo več uporabljali njihovih storitev. Ko taksi pride ob 12:00 ravno ob pravem času za našo potovanje ne zapravlja asa s čakanjem, mi pa smo zadovoljni, da je storitev prišla ravno takrat, ko smo hoteli (Waters, 2003, str. 341). Z just in time operacijami se dejavnosti dogajajo ravno ob času, ko je to potrebno (Waters, 2003, str. 342). 2.5 Zaloge povezane z neodvisnim in odvisnim povpraševanjem Pri planiranju zalog moramo ločiti zaloge, povezane z neodvisnim in zaloge, povezane z odvisnim povpraševanjem. S pokrivanjem neodvisnega povpraševanja pokrivamo povpraševanje izven podjetja, s pokrivanjem odvisnega povpraševanja pa pokrivamo potrebe znotraj podjetja. Neodvisno povpraševanje je povpraševanje po dokončanih proizvodih s strani subjektov izven podjetja. Je torej pod vplivom dejavnikov trga in zunaj kontrole proizvodnje. Ker to povpraševanje določajo subjekti izven podjetja, tega povpraševanja ni mogoče točno določiti, temveč ga moramo predvidevati (metode predvidevanja povpraševanja). Med zaloge, povezane z neodvisnim povpraševanjem spadajo zaloge dokončane proizvodnje in rezervni deli in komponente, ki se prodajajo na trgu. Odvisno povpraševanje je povpraševanje po materialih, surovinah, sestavnih delih, sklopih in podobno (v nadaljevanju bomo govorili o materialih ali o komponentah). Odvisno povpraševanje je direktno povezano s povpraševanjem po dokončanih proizvodih, to je z neodvisnim povpraševanjem. Povpraševanje po posameznih materialih zato lahko izračunamo na podlagi povpraševanja po dokončanih proizvodih. Pri tem povpraševanju torej ni negotovosti, ko je enkrat določeno, kakšna naj bi bila proizvodnja za pokritje neodvisnega povpraševanja (Rusjan, 1997, str. 26). Pri neodvisnem povpraševanju uporabljamo načelo nadomeščanja. Ko se zaloga porablja, se v določenem trenutku izda novo naročilo, na podlagi katerega se bo čez določen čas dopolnila stara zaloga. Pri odvisnem povpraševanju uporabljamo načelo ugotavljanja potreb po materialih. V tem primeru se zaloga ne dopolnjuje zato, ker je padla na določen nivo, ampak ker se je za to pokazala potreba v smislu proizvodnje višjih sestavnih delov oziroma dokončanih proizvodov (Rusjan, 1997, str. 27). 9
2.6 Razvrščanje zalog v računovodstvu Slovenski računovodski standardi 2006 (2012, str. 64), so razvrstili zaloge na sledeči način: 1. Zaloge so praviloma sredstva v opredmeteni obliki, ki bodo porabljena pri ustvarjanju proizvodov ali opravljanju storitev oziroma pri proizvajanju za prodajo ali prodajo v okviru rednega poslovanja. 2. Zaloga materiala zajema količine v skladišču, dodelavi in predelavi ter na poti od dobavitelja, če jih je kupec že prevzel. Kot material se lahko šteje tudi drobni inventar z dobo koristnosti do leta dni, lahko pa tudi tisti z dobo koristnosti več kot leto dni, če njegova posamična nabavna cen ne presega 500 evrov. 3. Zaloga v postopku proizvajanja zajema nedokončano proizvodnjo in polproizvode. Nedokončana proizvodnja lahko obsega tudi opravljanje storitev, ki so do konca obračunskega obdobja dokončane, od naročnika pa še ne prevzete (potrjene). 4. Zaloga, namenjena prodaji, zajema dokončane proizvode in trgovsko blago v skladišču ter količine na poti do kupca, dokler jih ne prevzame ter trgovsko blago in količine na poti od dobavitelja, če jih je kupec že prevzel. 5. Dani predujmi za material in trgovsko blago, ki se v bilanci stanja izkazujejo v povezavi z zalogami, se knjigovodsko izkazujejo kot terjatve. 6. Količine v zalogah je potrebno ločevati od poškodovanih stvari v zalogi, proizvodov iz ustavljene proizvodnje, proizvodov slabše kakovosti in trgovskega blaga, po katerem ni velikega povpraševanja in zato slabo prodaja. 7. Zaloge, pridobljene pri drugih uskupinjenih podjetjih, je treba ločevati od zalog, ki z njimi niso povezane. 10
3 OPREDELITEV IN POMEN ANALIZE ZALOG Zaloge tipičnega industrijskega podjetja obsegajo od 5.000 do 50.000 različnih postavk (enot). Začetno planiranje in kasnejši nadzor zalog se opravlja na osnovi poznavanja posamezne postavke in končnega proizvoda, ki je sestavljen iz teh postavk. Začetni pogoj za uspešno upravljanje zalog je razvoj celovitega kataloga zalog, ki mu sledi natančna in temeljita ABC analiza (Završnik, 2008, str. 63). 3.1 Katalog zalog Za pripravo kataloga zalog je potrebno vse postavke v zalogah natančno opisati, identificirati s proizvajalčevo številko proizvoda, označiti z uporabnikovo identifikacijsko številko in klasificirati. Skrbna priprav in vzdrževanje takšnega kataloga imata dva pomena (Završnik, 2008, str. 63): 1. Katalog zalog služi kot sredstvo komuniciranja. Osebju iz različnih oddelkov omogoča, da svoje delo opravlja učinkoviteje. Oblikovalec ima npr. možnost, da izbere enega od dveh alternativnih delov, ki jih potrebuje pri oblikovanju. Z uporabo kataloga zalog se lahko hitro prepriča, ali je kateri od delov na zalogi. Če ugotovi, da je eden izmed alternativnih delov na zalogi, drugi pa ne, mu je jasno, da bo čas dobave krajši in stroški nižji za del, ki je že v podjetju. 2. Katalog zalog je pomemben za sam proces nadzora zalog. Posebej pomembno je, da zmanjšamo število zapisov za identične dele. Podjetje namreč kupi enak del od različnih proizvajalcev in velikokrat se zgodi, da je v katalogu zalog zajetih več različnih številk za enak del. Identične dele vseh dobaviteljev je zato potrebno združiti pod eno oznako. 3.2 ABC analiza zalog Pravila na osnovi ABC analize povečajo prodajno neravnovesje po Paretovem načelu. To pomeni, da bi vsak izdelek prejel pozornost glede na svoj razred. A izdelki bi morali imeti tesni nadzor inventarja, bolj zaščitena skladišča in boljše napovedi prodaje. Sprememba vrstnega reda bi morala biti pogosta, s tedensko ali celo dnevno reorganizacijo. Izogibati se moramo, da bi ostali brez izdelkov A, saj je to naša prioriteta. Premeščanje C izdelkov je manj pogosto. Tipično pravilo za inventar za C izdelke pravi, da imamo samo eno enoto v skladišču in reorganiziranje samo takrat, ko dejansko poteka dobava. Ta pristop nas vodi do tega, da ostanemo brez zalog po vsakem nakupu, kar lahko sprejmemo, saj so C izdelki tisti izdelki, ki imajo najmanjše povpraševanje in večje tveganje za prevelike stroške zalog. Za C izdelke ni vprašanje, koliko enot imamo v zalogah, ampak ali bomo imeli sploh ta izdelek na zalogi. B izdelki spadajo v razred med A in C. Najpomembnejši vidik razreda B je v tem, da vidimo in opazujemo, ali se bo izdelek razvil v smeri proti A razredu ali proti C razredu. 11
Razdeliti zaloge na A, B in C razrede je relativno naključno. To grupiranje samo predstavlja dokaj enostavno razlaganje Paretovega načela. V praksi ni edino merilo obseg prodaje, ki bi igralo glavno vlogo v pomembnosti postavke. Vpliv na to, da ostanemo brez zaloge za našega klienta, bi moralo vplivati na strategijo zaloge. (Collignon & Vermorel, 2012) Turk (2002, str. 13) je opredelil ABC analizo kot množico pojavov (npr. kupcev) razčlenjeno na pomembnostne skupine A, B in C glede na izbrano sodilo (npr. vrednost prodaje). Pri vsaki skupini je primerjan odstotek pojavov z odstotkom izbranega sodila (npr. v skupini A je 8 % kupcev in 75 % vrednosti prodaje, v skupini B 25 % kupcev in 20 % vrednosti prodaje, v skupini C pa preostalih 67 % kupcev in 5 % vrednosti prodaje). Če bi želeli za vse vrste materiala oziroma blaga, ki ga kupujemo, določiti najugodnejšo (optimalno) količino vsakokratnega naročila, bi bilo to povezano z nesorazmerno velikimi stroški. V praksi so ugotovili, da pretežni del vrednosti vsega nabavljenega materiala oziroma blaga sestavlja le nekaj izdelkov. Z ABC analizo razdelimo vse izdelke glede na njihov delež v celotni vrednosti nabavljenega materiala na tri skupine: A izdelki, B izdelki in C izdelki. Najpomembnejša je skupina A izdelki, kateri v nabavni službi (in podjetju nasploh) posvečajo največjo pozornost, medtem ko skupini B izdelki in C izdelki proučujejo manj skrbno in bolj poredko (Schneider, 2003, str. 43). Primer: A-izdelki: delež v skupni vrednosti 80 %, delež v številu izdelkov 15 %; B-izdelki: delež v skupni vrednosti 15 %, delež v številu izdelkov 35 %; C-izdelki: delež v skupni vrednosti 5 %, delež v številu izdelkov 50 %. 12
Slika 3: Primer ABC analize Vir: (Schneider, 2003, stran 43) Iz skice je razvidno, da 15 % vseh izdelkov v skladišču predstavlja kar 80 % skupne vrednosti zaloge (skupina A), medtem ko 50 % skupnega števila izdelkov predstavlja kar 95 % skupne vrednosti zaloge (skupini A + B). To spoznanje omogoča pomembno racionalizacijo nabavnega in skladiščnega poslovanja. Izdelki skupine A dajejo največjo težo pri odločitvah o nabavi, skladiščenju in kontroliranju, zlasti pri določanju količin, načinu obveščanja (varnostna zaloga), označevanju pretoka skozi skladišče itd. Izdelkom skupine C posvečajo le malo pozornosti zaradi njihove skromne vrednosti, zato jih kupijo le enkrat letno. Skladiščenje je decentralizirano, dokumentacijo kontrolirajo le občasno. Skupina B je nekako v sredini med A in C (Schneider, 2003, str. 43). 3.2.1 Primer uporabe ABC analize V podjetju uporabljajo pri montaži svojih proizvodov deset različnih komponent. V tabelah 1 in 2 prikazujemo planirano količinsko in vrednostno porabo posamezne komponente ter razvrstitev komponent v skladu z ABC analizo (Rusjan, 1997, str 59). 13
Tabela 1: Letna poraba materialov v zalogi Št. enote v zalogi Letna vrednost porabe v EUR % od skupne porabe 1 396,43 40,8 2 312,97 32,1 3 104,32 10,7 4 62,59 6,4 5 54,25 5,6 6 31,3 3,2 7 6,26 0,3 8 3,34 0,3 9 1,77 0,2 10 0,94 0,1 Vir. Rusjan, 1997, str. 60 Tabela 2: ABC razvrstitev enot v zalogi Klasifikacija Število enot v zalogi Letna vrednost porabe % porabe A 1,2 709,4 12,9 B 3,4,5 221,17 22,7 C 6,7,8,9,10 43,61 4,4 Vir: Rusjan, 1997, str. 60 Na podlagi rezultatov iz tabele 2 so v podjetju sprejeli naslednje politike glede zalog (Rusjan, 1997, str. 60): 1. Za zaloge iz skupine A je potrebno izbrati enega izmed dobaviteljev. Pri izbiri dobaviteljev je prvi kriterij cena, drugi zanesljivost dobav in tretji kakovost. 2. Zaloge iz skupine A bomo naročali na podlagi optimalne količine. Za zaloge iz skupine B in C bomo uporabljali periodični sistem (za B naročila vsaka dva meseca, za C naročila vsakih šest mesecev). 3. Za zaloge iz skupine A bomo zagotovili kontinuirano in zanesljivo evidenco stanja zalog. Inventura za zaloge iz skupine A se izvaja vsaka dva meseca. 4. Pri predvidevanju porabe moramo za komponente iz skupine A zagotoviti čim bolj zanesljive ocene. 3.3 XYZ analiza Za smotrno odločanje zlasti pri planiranju materialnih potreb ABC analiza ni dovolj, saj ne upošteva dinamike porabe (npr. zelo drag material, ki se je v majhnih količinah potreboval le občasno nekajkrat na leto, se razvrsti v razred C, čeprav je lahko zelo pomemben za poslovanje). Zato se jo dogradi z analizo (Ljubič, 2006, str. 329): stalnosti (stabilnosti in ustaljenosti (stacionarnosti)) porabe in zanesljivosti napovedovanja porabe. 14
Ta analiza razvršča materialne postavke v skupine X, Y in Z, pri čemer v skupino X sodijo materialne postavke, katerih poraba nastopa stalno, v vseh terminskih enotah in je v daljšem časovnem obdobju ustaljena, (približno) enaka v vseh terminskih enotah in jo je mogoče napovedati zelo zanesljivo; v skupino Y spadajo postavke, katerih poraba je sicer stalna v vseh terminskih enotah, a nestacionarna (različna v posameznih terminskih enotah), napoved porabe pa srednje zanesljiva; v skupino Z razvrščamo materialne postavke z občasno (naključno, sporadično) porabo in povsem nezanesljivo napovedjo. Po izkušnjah sodi v skupino X okrog 50 % števila materialnih postavk, ne glede na razvrstitev po ABC), v skupino Y približno 20 % števila materialnih postavk in v skupino Z 30 % materialnih postavk. 15
4 VREDNOTENJE IN STROŠKI ZALOG 4.1 Vrednotenje zalog Turk (2002, str. 275) je opredelil metode vrednotenja zalog kot metode, po katerih se v denarni merski enoti izražajo zaloge. Pri zalogah materiala in trgovskega blaga se količine praviloma množijo z nabavnimi cenami, pri nedokončani proizvodnji in zalogah proizvodov pa praviloma po proizvajalnih stroških, čeprav so možnosti tudi za zoženo lastno ceno in spremenljive stroške. V nobenem primeru vrednost zalog ne sme presegati čiste iztržljive vrednosti. Glede na časovno opredelitev teh cen oziroma stroškov pri vrednotenju zalog se uporabljajo metode vrednotenja po drsečih povprečnih cenah, po tehtanih povprečnih cenah, fifo, lifo itd. 4.1.1 LIFO Turk (2002, str. 247) je opredelil metodo LIFO (metoda vrednotenja) kot metodo vrednotenja, po kateri je gibanje količine vsake vrste stvari ovrednoteno tako, da so porabljene količine obračunane po povratnem zaporedju zadnjih cen nabav, končne količine pa po zaporedju prvih cen nabav. 4.1.2 FIFO Turk (2002, str. 116) je opredelil metodo FIFO (metoda vrednotenja) kot metodo, po kateri so porabljene količine obračunane po prvih cenah zaloge, preostale pa po zadnjih. 4.1.3 HIFO Turk (2002, str. 137) je opredelil metodo HIFO (metoda vrednotenja) kot metodo, po kateri je gibanje količin določene vrste stvari ovrednoteno tako, da so porabljene količine obračunane po najvišjih cenah količin v zalogi, preostale količine pa po najnižjih. 4.1.4 Metoda drsečih povprečnih cen Turk (2002, str. 272) je opredelil metodo vrednotenja gibanja zalog po drsečih povprečnih kot metodo vrednotenja, po kateri se ob vsakem novem prejemu v zalogo iste vrste izračunava tedaj veljavna povprečna cena količinske enote, po tej pa obračunava vsaka oddaja iz zaloge, dokler ne pride do novega prejema, ko se izračuna nova povprečna cen količinske enote. 4.1.5 Metoda po tehtanih povprečnih cenah Turk (2002, str. 272) je opredelil metodo vrednotenja stanja zalog po tehtanih povprečnih cenah kot metodo vrednotenja zalog, po kateri se za celotno obdobje izračuna tedanja povprečna cena (ali stroški) enote iste vrste. Po tej ceni se obračunajo v obdobju oddane količine a tudi končne zaloge. 16
4.2 Stroški zalog Zaloge in gospodarjenje z materialom povzroča stroške, ki jih je mogoče razdeliti v nekaj skupin (Ljubič, 2006, str. 321): 1. stroški naročanja (nabavnih akcij) oziroma priprave proizvodnje (proizvodnih akcij); 2. stroški zalog (držanje zaloge materialnih postavk); 3. stroški nezaloženosti (pomanjkanja). Skupni stroški gospodarjenja z materialom so seštevek stroškov zaloge in stroškov nabavne (oziroma proizvodne) akcije. Stroškov nezaloženosti pri tem običajno ne upoštevamo. Za (kupljene) materiale so to (Ljubič, 2006, str. 324):, (3) kjer pomeni: Sg = skupni stroški gospodarjenja z materialom; Sz = stroški zaloge; Sn = stroški naročanja nabavne akcije; Sp = stroški priprave izdelave; Sr = stroški lansiranja (razpisa) proizvodnje. 4.2.1 Ugotavljanje stroškov zaloge Pri ugotavljanju stroškov zaloge ločimo več skupin stroškov. Te so: okoliščinski (oportunitetne) stroški sredstev, vloženih v spremenljivo zalogo, ki se spreminjajo z njeno vrednostjo; posredni stroški zaloge, ki se nekoliko spreminjajo z njeno vrednostjo; posredni stroški zaloge, ki se nekoliko spreminjajo z uporabljeno površino; posredni stroški zaloge, ki so stalni. Uporaba katerih koli sredstev mora njihovim financerjem nekaj prinašati. Če so sredstva pridobljena s posojilom, se v zvezi s tem pojavljajo stroški obresti, ki so upoštevani pod b). Če so, nasprotno, sredstva krita s kapitalom, pa morajo prinašati dobiček. Zato kaže v tem primeru koeficient čiste dobičkonosnosti kapitala, to je razmerje med čistim dobičkom in kapitalom, upoštevati tudi pri ugotavljanju stroškov spremenljive zaloge. Če na primer organizacija v povprečju dosega 10 % čistega dobička na kapital, je tudi 10 % vrednosti spremenljive zaloge njen vloženi strošek, ki ga je seveda treba povečati še za davke v zvezi z dobičkom. Če pa bi organizacija lahko sredstva, ki so vložena v spremenljivo zalogo, uporabila tako, da bi prinašala večji odstotek čistega dobička, bi morali tako ugotovljeni izgubljeni čisti dobiček skupaj z ustreznimi davki upoštevati kot okoliščinski (oportunitetni) strošek spremenljive zaloge. Te stroške je mogoče na količinsko enoto izbrane vrste materiala v zalogi izračunati tako, da nabavno ceno količinske enote pomnožimo z ustreznimi koeficientom čiste dobičkonosnosti kapitala, ki ga je mogoče doseči pri kaki drugi različici, ali vsaj s splošnim koeficientom čiste dobičkonosnosti kapitala, delimo pa s koeficientom obračanja zaloge, saj posamezna količinska enota v zalogi ne veže sredstev vse leto. 17
Med posredne stroške, ki se nekoliko spreminjajo z vrednostjo zaloge (pod b), štejemo ustrezni del obresti od posojil in zavarovalnih premij ter stroške kala, loma, okvar in razbitja, poslabšanja kakovosti in zastarevanja. Vsekakor jih moramo ugotavljati za proučevano vrsto materiala v zalogi posebej. Stroški te skupine so sicer res deloma omejeno stalni, saj se obresti ne spreminjajo ob vsaki spremembi vrednosti zaloge. Kljub temu jih v zvezi s spremenljivo zalogo lahko poenostavljeno obravnavamo kot spremenljive in jih upoštevamo pri izračunavanju najugodnejše velikosti naročila za krajši čas. Koristno je takšen postopek pojasniti npr. ob zavarovalni premiji. Zavarovalno premijo je zmeraj mogoče primerjati z vrednostjo zavarovane zaloge. Torej je mogoče izračunati tudi odstotek zavarovalne premije, ki pride na spremenljivo zalogo in se posledično spreminja z njeno velikostjo. Njen odstotek kot stalni strošek pri izračunavanju zanemarimo. Iz tega zgleda vidimo, kako je mogoče tovrstne stroške izračunati na količinsko enoto spremenljive zaloge. Stroške kala, loma, okvar in razbitja lahko pri proučevani vrsti materiala predvidimo na podlagi izkušenj in jih izrazimo v odstotku od njegove nabavne cene. Težje je predvidevati zmanjševanje vrednosti zaradi poslabšanja kakovosti zastarevanja, s tem pa tudi ustrezen odstotek od nabavne cene količinske enote. Med posredne stroške, ki se nekoliko spreminjajo v skladu z uporabljeno površino (pod c), se štejejo plače za dela v skladišču in pri popisovanju, stroški materiala v zvezi s paletami in zabojniki itd. Če celotni letni znesek tovrstnih stroškov delimo s površino, ki je na voljo za vse vrste materialov, dobimo njihov letni znesek na kvadratni meter površine. Če vemo, kolikšna površina pride na količinsko enoto proučevane vrste materiala in kolikokrat v letu dni lahko uporabimo isto površino za razmestitev novih količin, lahko načeloma izračunamo, kolikšni so tovrstni letni stroški. Težava je, da je ponovna uporaba istega prostora odvisna od izračunane najugodnejše velikosti naročila. Tovrstni stroški, ki pridejo v letnem merilu na količinsko enoto v zalogi, niso znani prej kot najugodnejša velikost naročila. Slednjo lahko izračunamo šele tedaj, ko so nam tovrstni stroški, ki pridejo v letnem merilu na količinsko enoto v zalogi, že znani. V zadnjo skupino stroškov zaloge spadajo plače poslovodskega osebja v skladišču, amortizacija skladišč in opreme, obresti in zavarovalne premije, ki pridejo na skladišča in opremo in okoliščinski (oportunitetni) stroški v zvezi s tem. To so stroški obstoječih zmogljivosti, ki jih pri izračunavanju najugodnejše velikosti naročila za krajši čas ni potrebno preračunavati na količinsko enoto v zalogi (Turk, Kavčič & Kokotec-Novak, 2003, str. 503-504) 18
4.2.2 Stroški vzdrževanja zalog Dejstvo je, da zaloge povzročajo stroške. Številne raziskave so pokazale, da znašajo letni stroški vzdrževanja proizvodnih zalog v povprečju približno 25 % vrednosti zalog. Stroške vzdrževanja zalog sestavlja pet glavnih elementov (Završnik, 2008, str. 66): 1. oportunitetni stroški investiranih sredstev (12-20 %); 2. stroški zavarovanja (2-4 %); 3. davek na premoženje (1-3 %); 4. stroški skladiščenja (1-3 %); 5. stroški zastaranja, poškodovanja in uničenja (4-10 %). Skupni stroški vzdrževanja zalog se torej gibljejo med 20 in 40 % (Završnik, 2008, str. 66). Da lahko z zalogo upravljamo uspešno, je potrebno najti pravo ravnotežje med stroški in koristmi vzdrževanja zaloge. Stroški vzdrževanja vključujejo denar, ki se je porabil za nakup zaloge, za skladiščenje in zavarovanje. Prednost tega je, da imamo vedno zadostno količino zalog, da lahko zadovoljimo povpraševanje strank. Vedno imejmo v mislih, da nam prevelika zaloga prinaša več stroškov, saj lahko privede do primanjkljaja v denarnem obtoku in povzroča odvečne stroške skladiščenja. Če imamo premalo zaloge, se nam zmanjša prihodek v obliki zmanjšanja prodaje, hkrati pa tudi zmanjšuje zaupanje strank v našo dobavo izdelkov, ki jih prodajamo. Imeti napačno zalogo pomeni izgubljeni dobiček v obliki izgubljene prodaje, odpisov zaloge in slabe storitve za stranke. Imeti pravo zalogo, ki jo lahko prodamo, lahko vodi do: - povečane prodaje; - novih strank; - povečanja zaupanja strank; - izboljšanja denarnega obtoka; - novih vlagateljev. Iskanje pravih dobaviteljev za podjetje lahko zmanjša stroške nadzora zalog. Dobavitelj lahko ima zalogo pri sebi ali pa jo lahko pošlje direktno strankam v našem imenu. Dobavitelj lahko mogoče tudi ponudi način plačila, ki nam lahko pomaga znižati stroške zalog. Npr. lahko se pogajamo za 30-dnevne plačilne pogoje z našimi strankami in 45- dnevne plačilne pogoje z dobaviteljem. To bi pomenilo, da nam ni potrebno imeti nobenega denarja, vezanega na zalogo. (Queensland Government, 2014) 19
4.2.3 Nabavni stroški (stroški naročanja) Stroški naročanja nabavnih akcij za kupljene materialne postavke nastajajo predvsem zaradi delovanja nabavne službe in vključujejo: pripravo zahtev specifikacij materiala in (nabavnih) naročil; komuniciranje pošta, telefon, elektronska pošta; potni stroški delavcev nabave; transport ( v kolikor se blago ne nabavlja fco. Naročnik); prevzem in vhodno kontrolo; pripravo za uskladiščevanje; stroške plačilnega prometa plačila računa. Poenostavljeno smatramo, da so stroški naročanja enaki za vse materialne postavke. Lahko pa smo natančni in jih ugotavljamo ločeno za posamezne materialne postavke ali za skupine z nabavnega vidika sorodnih postavk. V vsakem primeru predpostavljamo, da so stroški naročanja neodvisni od količine naročila. Stroški naročanja se običajno ugotavljajo enkrat letno, ko se ob zaključnem računu ugotovi skupni znesek stroškov nabavne dejavnosti. Za proizvodne akcije stroški priprave vključujejo(ljubič, 2000, str. 348-349): zagon in pripravo izdelave; 1. zagon strojev in naprav (npr. preurejanje, namestitev, in nastavitev orodij, predgrevanje, poskusno delo ipd.), 2. priprava materiala za izdajo in porabo (npr. razrez, komisioniranje ipd.), 3. interni transport do mesta porabe, lansiranje delovnih nalogov (služba operativne priprave proizvodnje); 1. razpis delovne dokumentacije, 2. razdeljevanje dela, interni transport med delovnimi mesti; zaključevanje dela; 1. končna kontrola kakovosti, 2. priprava za uskladiščenje, 3. zajemanje podatkov o dosežkih, 4. obračun proizvodnje. Stroški pripravljalno-zaključnih časov, ki so vključeni v proizvodne postopke, ne bremenijo stroškov proizvodnih akcij. Prav tako v stroške proizvodnih akcij ne sodijo stroški podobremenitve kapacitet (zastojev). Stroški priprave proizvodnje so načeloma različni za različne vrste izdelkov (sestavnih delov gradnikov, končnih izdelkov) in se jih naj ne bi posploševalo. Tudi za te stroške predpostavljamo, da so neodvisni od količine izdelave (lansirane količine izdelkov). Stroški naročanja (oziroma priprave proizvodnje), preračunani na enoto materialne postavke (ali izdelka), so tako padajoči. Čim večja je naročena količina, toliko manjši delež stroškov enkratnega naročila (priprave proizvodnje) odpade na eno enoto materiala (sestavnega dela, gradnika ali izdelka) (Ljubič, 2000, str. 349). 20
4.2.4 Stroški pomanjkanja zalog Stroški izčrpanja oziroma pomanjkanja zalog so tisti stroški, ki so povezani z neizpolnitvijo kupčevega povpraševanja. So posledica premajhnih zalog, s katerimi bi lahko zadovoljili vso povpraševanje. Sem sodijo stroški pomanjkanja zalog končnih proizvodov (izgubljen dobiček iz naslova neizpolnjenih naročil kupcev, stroški, povezani z izgubljenimi kupci, ki so odšli h konkurentom, dodatno nastali stroški zaradi potrebe po čim hitrejši izvedbi naročila nadurno delo, direktna nabava pri drugih dobaviteljih in dodatni transportni stroški) in stroški pomanjkanja zalog znotraj proizvodnega procesa (stroški zaustavitve proizvodnje zaradi pomanjkanja vhodnih osnovnih materialov, stroški neizkoriščenosti delovnih sredstev in zaposlenih, znižana morala zaposlenih, ki vpliva na produktivnost, dodatni stroški ponovnega zagona proizvodnje) (Waller, 2002, 231). 21
5 RAZISKAVA 5.1 Cilj raziskave Z raziskavo sem želela ugotoviti, kako v naključno izbranih podjetjih obravnavajo, analizirajo in vrednotijo zalogo, katere sisteme naročanja zalog uporabljajo in kolikokrat letno ugotavljajo stroške, ki so posledica zalog v njihovem podjetju. 5.2 Metoda raziskovanja Za metodo raziskovanja sem izbrala anonimno anketiranje. Anketirala sem deset različnih podjetjih iz različnih sektorjev. Pridobljene odgovore oziroma rezultate sem nato vnesla in jih oblikovala v pregledne grafikone. Slika 4: V katerem oddelku vašega podjetja se ukvarjajo z analiziranjem zalog? V katerem oddelku vašega podjetja se ukvarjajo z analiziranjem zalog? 10% Nabavni sektor Računovodstvo Marketing Drugo 90% V devetih anketiranih podjetjih so odgovorili, da se z nabavo ukvarja nabavni sektor, kar predstavlja 90 % vseh anketiranih podjetij. Eno podjetje je odgovorilo z odgovorom drugo, kar predstavlja 10 % vseh anketiranih podjetij. 22
Slika 5: Kakšno metodo analiziranja zalog uporabljate v vašem podjetju? Kakšno metodo analiziranja zalog uporabljate v vašem podjetju? 60% 10% 30% Katalog zalog ABC analiza zalog XYZ analiza zalog Drugo Na vprašanje, kakšno metodo uporabljajo v njihovem podjetju za analiziranje zalog, jih je v največji meri (kar 60 %) odgovorilo, da uporabljajo ABC analizo zalog. Temu sledi katalog zalog, ki ga uporabljajo v 30 % anketiranih podjetij. XYZ analizo zalog uporabljajo v 10 % anketiranih podjetij. Slika 6: Kateri način vrednotenja zalog najpogosteje uporabljate v vašem podjetju? 10% Kateri način vrednotenja zalog najpogosteje uporabljate v vašem podjetju? 10% FIFO - first in first out LIFO - last in first out 10% 10% 60% HIFO - highest in first out Metoda drsečih povprečnih cen Metoda po tehtanih povprečnih cenah Pri vprašanju, kateri je najpogostejši način vrednotenja, jih je največ odgovorilo, da uporabljajo metodo FIFO (first in first out metoda), ki jo uporablja 60 % anketiranih podjetij. Sledijo LIFO (last in first out), HIFO (highest in first out), metoda drsečih povprečnih cen in metoda po tehtanih povprečnih cenah, ki imajo vse enak odstotek uporabe v anketiranih podjetjih, to je na vsako metodo 10 %. 23
Slika 7: Katero obliko sistema naročanja uporabljate v vašem podjetju? 30% Katero obliko sistema naročanja uporabljate v vašem podjetju? Ciklični ali sistem stalenga intervalnega naročanja 50% Sistem na točki naročila oz. sistem naročanja stalne količine Načrtovanje potreb po materialu 10% Ravno ob pravem času 10% Na vprašanje, katero obliko sistema naročanja uporabljajo, jih je največ odgovorilo ciklični ali sistem stalnega intervalnega naročanja, kar predstavlja 50 % vseh anketiranih podjetij. Sledi sistem ravno ob pravem času, ki je enak 30 % vseh anketiranih podjetij. Na koncu sta z enakim odstotkom 10 % sistem na točki naročila oziroma sistem naročanja stalne količine in načrtovanje potreb po materialu. Slika 8: Kolikokrat letno ugotavljate stroške naročanja? Kolikokrat letno ugotavljate stroške naročanja? 10% 10% Enkrat Dvakrat 20% Trikrat Več kot trikrat 60% Na zadnje vprašanje, kolikokrat letno ugotavljate stroške naročanja, je 60 % anketiranih odgovorilo enkrat, 20 % dvakrat, 10 % trikrat in 10 % več kot trikrat letno. 24
6 SKLEP V diplomskem projektu sem predstavila zaloge, analiziranje, vrednotenje in stroške zalog. Le-te so zelo pomemben del vsakega podjetja, saj brez njih ni mogoče normalno poslovati. Poznamo več vrst zalog. Razlikujejo se po tem, za kaj se bodo uporabljale. Obstaja meja, do katere je naročanje še ekonomično. Če jo prekoračimo, imamo večje stroške z zalogami, saj jih imamo v skladišču dlje in jih moramo vzdrževati. Sistemi naročanja se razlikujejo od podjetja do podjetja. Odvisno je od tega, za kakšen material gre. V računovodstvu imajo svoj način razvrščanja zalog. Zaloge lahko analiziramo s pomočjo kataloga zalog, ABC in XYZ analize zalog. Vrednotimo jih lahko po metodah FIFO, LIFO, HIFO, metodi drsečih povprečnih cen in metodi po tehtanih povprečnih cenah. V podjetju se ugotavljajo tudi stroški zalog. To so stroški naročanja, stroški zalog in stroški nezaloženosti. V diplomskem projektu sem izvedla anonimno anketo, s pomočjo katere sem želela raziskati, katera je najpogostejša metoda vrednotenja in analiziranja zalog. Zanimalo me je tudi, kateri sistem naročanja uporabljajo v podjetju in kolikokrat letno ugotavljajo stroške naročanja. Raziskovala sem tudi, v katerem sektorju podjetja se ukvarjajo z analiziranjem zalog. Za pomoč pri raziskavi sem si postavila 5 hipotez, ki sem jih na koncu raziskave potrdila ali ovrgla. Hipoteza 1: V večini podjetij se z analiziranjem zalog ukvarjajo v nabavnem sektorju. Kot je razvidno iz grafa, se najpogosteje ukvarjajo z analiziranjem zalog v nabavnem sektorju. To hipotezo potrjujem. Hipoteza 2: V večini podjetij uporabljajo ABC analizo za analiziranje zalog. Iz odgovorov je razvidno, da je najpogosteje uporabljena ABC analiza. To hipotezo potrjujem. Hipoteza 3: V večini podjetij uporabljajo metodo FIFO (first in first out) kot metodo vrednotenja. Kot vidimo na grafu, je največ anketiranih podjetij odgovorilo z odgovorom FIFO (first in first out). To hipotezo potrjujem. Hipoteza 4: V večini podjetij uporabljajo metodo naročanja ravno ob pravem času. V večini podjetij ne uporabljajo metode naročanja ravno ob pravem času. To hipotezo zavračam. Hipoteza 5: V večini podjetij ugotavljajo stroške naročanj več kot trikrat. V večini podjetij ugotavljajo stroške enkrat letno. To hipotezo zavračam. Od vseh 5 hipotez sem tri potrdila, dve pa ovrgla. 25