UČINKOVITOST POVEZANOSTI NABAVNE IN LOGISTIČNE FUNKCIJE V TRGOVSKEM PODJETJU Boštjan Bohinc bostjan.bohinc1@gmail.com Povzetek V prispevku želimo analizirati učinkovitost povezanosti nabavne in logistične funkcije v izbranem trgovskem podjetju. Omejevali se bomo na povezanost na področju kodiranja, označevanja in pakiranja blaga. Optimiziranje procesov je po trditvi določenih avtorjev vir bodoče konkurenčne prednosti podjetij in ta prispevek osvetljuje del procesa med nabavo in logistiko. Rezultati analize bodo v podjetju uporabljeni za izboljševanje povezanosti omenjenih enot. Ključne besede nabava, logistika, oskrbna veriga, optimiziranje procesa 1. Uvod 1.1. Opredelitev področja in opis problema Podjetja so v današnjem času pod stalnim pritiskom k zniževanju cen. Kavčič (2009, 9) ugotavlja, da morajo podjetja optimizirati stroške in učinkovito obvladovati procese znotraj podjetja in med posameznimi podjetji. V to jih silijo globalizacija poslovanja, nediferenciranost izdelkov, večja moč odjemalcev, pritisk na cenovna znižanja, vpliv elektronskega poslovanja in vedno bolj pomembnejša komponenta časa. Potrebno je izboljševanje konkurenčnosti oskrbne verige. S celovitim obvladovanjem le-te podjetja dosegajo njeno racionalizacijo in ustvarjajo nove konkurenčne prednosti (Kavčič 2009, 10). Bajec (2007, 8) ugotavlja, da morajo podjetja za zagotovitev preživetja oskrbno verigo stalno izpopolnjevati in konstantno analizirati. Uspešna bo tista oskrbna veriga, ki bo sposobna učinkovitejše zadovoljevati potrebe kupcev. Oskrbna veriga na relaciji dobavitelj-podjetje ponuja priložnost za številne logistične prihranke. Kavčič (2009, 25) navaja priložnost za logistične prihranke zaradi lokacije, zalog, zmanjševanja števila dokumentov, izboljševanja kakovosti, znižanja cen, hitrejšega pretoka informacij. Priložnost za prihranke je mogoče iskati v koordiniranem izvajanju operacij med dobaviteljem in kupcem. Nekoordinirano sodelovanje povzroča višje stroške pretoka izdelkov od dobavitelja do kupca (Štor, Mušinovič in Urbancl 2009, 12). Z namenom odpravljanja logističnih problemov je smotrno upoštevati celoten proces od dobavitelja do kupca. Zelo pomembno je upoštevanje interesov drugih oddelkov, ki sodelujejo v procesu (Štor, Mušinovič in Urbancl 2009, 13). Dobro izmenjevanje informacij med udeleženci oskrbne verige je osnova za izboljševanje procesa. V današnjem času se logistika spopada z novimi izzivi ter se spreminja hitreje kot kdajkoli prej (Knez, Cedilnik in Semolič 2007, 115). Prav zaradi hitro spreminjajočega se okolja je postalo upravljanje 373
oskrbnih verig in upravljanje logistike zahtevna naloga (Veselko 2006, 346). Logistična veriga naj bi konkurirala ostalim logističnim verigam. Veselko (2007, 69) navaja:»končni cilj upravljanja logistične verige je pridobitev konkurenčne prednosti, ki bo verigi zagotavljala uspeh na tržišču.«v trgovskem podjetju logistični stroški predstavljajo pomemben del celotnih stroškov podjetja. Tudi v proizvodnih podjetjih so stroški distribucije visoki in znašajo okoli 20 % prodajne vrednosti blaga (Štor, Mušinovič in Urbancl 2009, 13). Lahko pa ti stroški presežejo tudi 30 % in več prodajne cene. Glede na obseg stroškov ugotavljamo, da logistika nudi številne možnosti za njihovo zmanjševanje in izboljševanje učinkovitosti. Podjetje svojo priložnost lahko išče pri notranjih rezervah in v boljši organizaciji celotne oskrbne verige. Pomembnost notranjih prihrankov kaže ugotovitev, da ima en prihranjen evro v logistiki mnogo večji vpliv na dobiček podjetja kot za en evro povečana prodaja. Požar ponazori, če prinaša en evro v prodaji 2 % dobička, potem sta 2 prihranjena evra v logistiki pri ustvarjanju dobička enakovredna 100 evrom povečane prodaje (Požar 2003). V prispevku bomo proučevali področje kodiranja, označevanja, pakiranja blaga. Logistika se dnevno srečuje z navedenimi deli in zaznava določene prednosti, pomanjkljivosti. Nadalje želimo proučiti povezanost nabavne in logistične funkcije ter ustreznost organiziranja dela v izbranem podjetju. Osrednja naloga nabave je izbor blaga in zagotovitev razpoložljivosti blaga, po katerem kupci povprašujejo. Komercialni pogoji so za nabavo pomembni, vendar to ni edina naloga nabave. Ta naj bi med ostalimi nalogami vršila tudi vlogo prenosa povratnih informacij do dobaviteljev. Z analizo v tem prispevku želimo ugotoviti ali kodiranje, označevanje in pakiranje v izbranem podjetju prispeva k učinkovitosti oskrbne verige. Želimo ugotoviti zaznave logistike in nabave na področju kodiranja, označevanja in pakiranja ter učinkovitost prenosa povratnih informacij do dobaviteljev. Povraten prenos informacij pomeni izboljševanje procesa in izboljševanje oskrbne verige. Dobavitelji morajo razpolagati s pravimi informacijami. Oskrbna veriga naj bi sledila ciljem hitrega, organiziranega, poceni in kakovostnega pretoka blaga med dobavitelji in kupci. Natančna opredelitev zgoraj navedenih elementov na začetku oskrbne verige, pomeni prispevek k realizaciji učinkovitega pretoka blaga v oskrbni verigi. 1.2. Namen, cilji prispevka Namen prispevka je proučiti učinkovitost povezanosti logistike in nabave v izbranem trgovskem podjetju. Želimo ugotoviti, ali podjetje na omenjenem delu procesa lahko še išče priložnosti za izboljšave, z namenom zmanjševanja stroškov in izboljševanja učinkovitosti oskrbne verige. Cilj prispevka je ugotoviti povezanost logistike in nabave. Želimo ugotoviti razlike med zaznavo zaposlenih v logistiki in zaznavo zaposlenih v nabavi na področju kodiranja, označevanja in pakiranja blaga. Nadalje želimo ugotoviti ali obstoječa organizacija podpira ustrezen prenos povratnih informacij dobaviteljem, kar zagotavlja izboljševanje učinkovitosti oskrbne verige. V zaključku želimo predlagati priporočila poslovodstvu izbranega podjetja, po katerih bo podjetje lahko izboljšalo učinkovitost svoje oskrbne verige. V omenjenem prispevku bomo na relaciji dobavitelj-podjetje osvetlili možnost zniževanja stroškov na področju kodiranja, označevanja in pakiranja blaga. 374
1.3. Predpostavke in omejitve Analiza bo izvedena na poslovnem primeru izbranega trgovskega podjetja. Dejavnost podjetja je izvajanje nabavljanja, skladiščenja in prodajanja tehničnega blaga. Osredotočamo se na učinkovitost povezanosti nabavne in logistične funkcije ter na možnosti izboljševanja učinkovitosti oskrbne verige. 1.4. Predvidene metode raziskave Raziskovanje bo izvedeno z uporabljeno metodo spletnega anketiranja zaposlenih. Podatki bodo obdelani z orodjem Excel. Tabelaričnemu prikazu bo sledila razlaga ugotovitev. Zbrani podatki in ugotovitve analize bodo koristili podjetju pri izboljševanju procesa oskrbne verige. 2. Raziskava 2.1. Priprava na anketiranje Izhodišče priprave na anketiranje so bili cilji, kateri so navedeni v uvodnem poglavju prispevka. V izbranem podjetju smo v anketiranje vključili 88 zaposlenih v logistiki in nabavi. Anketirance smo izbrali v namenski vzorec. V podjetju smo izbrali zaposlene, kateri imajo izkušnje s problematiko kodiranja, označevanja, pakiranja blaga in zato bolje poznajo področje našega raziskovanja. Predpostavljamo, da bomo z namenskim vzorcem pridobili kvalitetne informacije, ki odražajo dejansko stanje obravnavane problematike. Pri izbiranju anketirancev smo si pomagali z informacijami zaposlenih. 2.2. Analiza odgovorov anketiranja in interpretacija ugotovitev Analizo pridobljenih odgovorov bomo izvedli na način primerjave odgovorov zaposlenih v logistiki in nabavi. Na osnovi primerjave odgovorov bomo podali ugotovitve in priporočila za optimalnejše izvajanje procesa v oskrbni verigi. Osredotočili se bomo na razlago in iskanje razlik v povprečjih. Izpostavili bomo etiketiranje, označevanje in pakiranje blaga kot elemente, kateri prispevajo k učinkovitosti oziroma neučinkovitosti oskrbne verige. Zbiranje podatkov z anketiranjem je potekalo 7 dni. Ocenjujemo, da je bil odziv anketirancev dober, saj smo prejeli 39 % vrnjenih anket. V nadaljevanju prispevka je prikazana analiza dobljenih odgovorov elektronskega anketiranja. Povezanost nabavne in logistične funkcije Zaposleni ocenjujejo, da je v povprečju povezanost med logistiko in nabavo dobra (glej tabelo 1). Ugotavljamo, da zaposleni v nabavi splošno povezanost med logistiko in nabavo 375
ocenjujejo v povprečju kot boljšo kot jo ocenjujejo v logistiki. Tabela 1: Povezanost logistike in nabave LOGISTIKA NABAVA Kako ocenjujete splošno povezanost logistike in nabave?* 3,28 3,44 * Povprečna ocena na petstopenjski lestvici od 1 do 5, pri čemer pomeni 1 slaba povezanost, 5 zelo dobra povezanost. Zanimiva je ugotovitev, da kar 52 odstotkov vseh anketirancev v nabavi in logistiki ocenjuje, da standardi v logistiki niso usklajeni s standardi nabave (glej tabelo 2). Navedeno ugotovitev še posebej potrjujejo zaposleni v logistiki. Odgovor kaže na morebitno neusklajenost poslovnih politik nabave in logistike. Nabava sledi ciljem nakupa po optimalni ceni in količinah. Logistika sledi ciljem hitrega, organiziranega, poceni in kakovostnega pretoka blaga. To pomeni višje zahteve do dobaviteljev in praviloma višjo nakupno ceno blaga, kar ni skladno s cilji nabave. Povzamemo lahko, da neusklajenost standardov ne prispeva k učinkoviti oskrbni verigi. Tabela 2: Usklajenost standardov logistike s standardi nabave DA NE NE VEM Ali so standardi logistike usklajeni s standardi nabave? 39 % 52 % 9 % Zaposleni v nabavi in logistiki med seboj pogosto komunicirajo in izmenjujejo informacije oziroma odpravljajo operativne neskladnosti, saj je kar 64 odstotkov anketirancev odgovorilo, da dnevno sodelujejo z drugo enoto (glej tabelo 3). Preostalih 36 odstotkov anketirancev ima stike z drugo enoto tedensko, mesečno ali redkeje. Podatek kaže na dejstvo, da zaposleni v povprečju porabijo veliko časa za interno komuniciranje preko telefona ali elektronske pošte. Tabela 3: Pogostost sodelovanja z nabavo oziroma logistiko Dnevno Tedensko Mesečno ali več Kako pogosto sodelujete z nabavo oziroma logistiko? 64 % 26 % 10 % Organiziranost nabave in logistike Avtorji razlagajo, da je organizacijske enote potrebno oblikovati tam, kjer se naloge v organizaciji toliko povečajo in razširijo, da njihovo uspešno vodenje in organiziranje ne more več opravljati ena oseba (Ivanko 1999, 128). 376
Smiselno je težiti za enako velikimi organizacijskimi enotami, zaradi česar je te lažje upravljati in učinkovito nadzirati. Na osnovi odgovorov zaposlenih ugotavljamo, da več kot polovica anketirancev meni, da obstoječa organiziranost ne dosega želenih poslovnih učinkov (glej tabelo 4). Ugotovitev kaže na dejstvo, da je po mnenju anketirancev mogoče s spremembo organiziranosti doseči višje poslovne učinke in tako izboljšati učinkovitost dela. Tabela 4: Učinkovitost organizacije nabave, logistike DA NE NE VEM Menite, da organiziranost nabave oziroma logistike dosega želene poslovne učinke? 39 % 59 % 2 % Nabava in logistika po mnenju anketirancev nista enakovredna oddelka (glej tabelo 5). Navedena ugotovitev je pomembna in kaže na dejstvo, da je obstoječe stanje mogoče optimizirati in tako izboljševati učinkovitost oskrbne verige. Poudariti moramo, da v logistiki nastaja velik del stroškov, kateri pomembno vplivajo na uspešnost oziroma slabšo uspešnost podjetja. Tabela 5: Enakovrednost enot nabave in logistike DA NE NE VEM Ali sta po vašem mnenju logistika in nabava enakovredna oddelka? 30 % 68 % 2 % Kodiranje blaga Kodiranje omogoča preprosto identifikacijo blaga v distribucijski verigi. Blago se označi s kodnim zapisom, kar omogoča uporabo optičnih čitalcev, hitrejšo identifikacijo in večjo produktivnost dela. Dobavitelji naj bi blago označili z ustreznim kodnim zapisom. Anketiranci ocenjujejo, da je blago na zalogi v povprečju srednje dobro kodirano. Povprečna ocena v logistiki je 3,6 na petstopenjski lestvici, pri čemer 1 pomeni slabo, 5 zelo dobro (glej tabelo 6). Povprečna ocena v nabavi na petstopenjski lestvici je 3,9. Na podlagi razgovorov z zaposlenimi lahko nižjo oceno v logistiki razložimo z dejstvom, da zaposleni v logistiki fizično preverjajo kodiranje blaga in ugotavljajo odstopanja od standardov, po katerih bi moralo biti celotno prispelo blago kodirano. V odgovoru bi pričakovali, da je blago 100 odstotno kodirano, kar zagotavlja hiter in učinkovit pretok blaga v distribucijski verigi. Označevanje blaga Označevanje omogoča identifikacijo blaga in je potrebno, da udeleženci v oskrbni verigi blago prepoznajo. Vsak nivo pakiranja naj bi vseboval določene podatke, na osnovi katerih je mogoče identificirati vsebino pakiranja. Lastnosti blaga opredeljujejo način in nivoje pakiranja. 377
Pri označevanju artiklov, transportnih enot in palet ugotavljamo, da anketiranci ocenjujejo blago kot srednje dobro označeno. Povprečna ocena v logistiki je 3,8 na petstopenjski lestvici od 1 do 5 (glej tabelo 6). Povprečna ocena v nabavi na petstopenjski lestvici je 4,0. Nižjo oceno v logistiki lahko obrazložimo z dejstvom, da se logistika operativno srečuje s problematiko in jo tudi odpravlja in je tako bolje informirana. Pakiranje blaga Problematika pakiranja blaga je povezana s pojmom minimalna prodajna enota. Pojem označuje najmanjšo količino, katera se lahko proda. V primeru, da pakirna enota ni usklajena z minimalno prodajno enoto nastajajo v logistiki neracionalnosti in dodatni stroški zaradi odpiranja originalnih kartonov dobaviteljev. Blago v razsutem stanju je potrebno dodatno transportno zaščititi, kar pomeni časovno motenje procesa ter nastanek nepotrebnih stroškov embaliranja blaga. Usklajenost pakiranja s strani dobaviteljev z minimalno prodajno enoto je pomembna z vidika učinkovitosti, racionalnosti dela. Povprečna ocena v logistiki je 3,5 na petstopenjski lestvici od 1 do 5 (glej tabelo 6). Povprečna ocena v nabavi na petstopenjski lestvici je 3,7. Ponovno je povprečna ocena v logistiki nižja od povprečne ocene zaposlenih v nabavi. Glede na povprečno oceno ocenjujemo, da nabava na področju pakiranja nima vseh povratnih informacij o ustreznosti pakiranja. Posledično informacije glede ustreznosti ali neustreznosti pakiranja niso posredovane dobaviteljem. Tabela 6: Ustreznost kodiranja, označevanja in pakiranja blaga LOGISTIKA NABAVA Ocenjujete, da je blago na zalogi ustrezno kodirano?* 3,6 3,9 Ocenjujete, da je blago na zalogi ustrezno označeno?* 3,8 4,0 Ocenjujete, da je blago na zalogi ustrezno pakirano?* 3,5 3,7 * Povprečna ocena na petstopenjski lestvici od 1 do 5, pri čemer pomeni 1 slabo, 5 zelo dobro. 3. Ugotovitve in priporočila za izboljšanje učinkovitosti distribucijske verige Na podlagi zbranih podatkov ugotavljamo, da nabava in logistika po mnenju anketirancev nista enakovredna oddelka, iz česar nastajajo težave v procesu. Hitrost oskrbe blaga je nižja, stroški manipulacije blaga višji in zato posledično oskrbna veriga manj učinkovita kot bi lahko bila. Poslovno politiko obeh enot bi bilo potrebno uskladiti. Z ustrezno organizacijo bi bilo smiselno zagotoviti enakovrednost oddelkov. Učinkovit nadzor bi pomenil spremljanje in usmerjanje nosilcev v želeni smeri. Kakovosten povraten tok informacij do predhodnih udeležencev v oskrbni verigi je zagotovo pomemben element učinkovitega procesa ter preprečevanja ponavljanja enakih neskladnosti. Obsežno interno komuniciranje zaposlenih je 378
mogoče zmanjševati z usklajenimi standardi dela, kateri usmerjajo ravnanje zaposlenih. Poslovno politiko glede kodiranja, označevanja in pakiranja bi bilo smiselno uskladiti z dobavitelji. Poudariti velja, da višji nivo standardov pomeni višjo učinkovitost oskrbne verige. Povzamemo lahko, da kodiranje, označevanje in pakiranje blaga prispeva k učinkovitosti oskrbne verige. Glede na rezultate anketiranja ocenjujemo, da je mogoče učinkovitost dela še nadgraditi. V podjetju je prenos povratnih informacij do dobaviteljev uveden. Z nadgradnjo distribucijskih standardov ter standardov dela je proces mogoče nadgraditi. Obstoječo organizacijo je smiselno prilagoditi v smer enakovrednosti poslovnih funkcij, kar bo vodilo v učinkovitost procesa. Pomanjkanje distribucijskih standardov vodi v dnevno usklajevanje med logistiko in nabavo. Zaposleni so obremenjeni z dnevnim kontaktiranjem in odpravljanjem tekoče problematike. Postavitev usklajenih distribucijskih standardov in uskladitev teh bi navedeno problematiko odpravilo. Izvedeno anketiranje kaže, da zaposleni ocenjujejo učinkovitost povezanosti med nabavno in logistično funkcijo kot dobro. Sodelovanje med enotama nudi kljub dobri oceni anketirancev še možnosti za izboljševanje. Obstoječa organizacija zagotavlja prenos povratnih informacij do dobaviteljev, vendar zaradi neenakovrednosti poslovnih funkcij nabave in logistike, ter zaradi sledenja različnim ciljem, pogosto informacije ne dosežejo svojega namena. Učinkovitost povezanosti poslovnih funkcij je mogoče izboljševati, kar bo vodilo v zmanjševanje stroškov, izboljševanje hitrosti procesa ter tako k učinkoviti oskrbni verigi. Rezultat raziskave ni mogoče neposredno posploševati na ostala podjetja. Ugotovitve in predlogi iz analize lahko pomagajo managerjem v ostali trgovskih podjetjih pri organiziranju učinkovite oskrbne verige. Literatura 1. Bajec, P. 2007. Metodologija outsourcinga logističnih funkcij s poudarkom na strateških odločitvah podjetja. Magistrsko delo. Portorož: Fakulteta za pomorstvo in promet. 2. Ivanko, Š. 1999. Temelji organizacijskih proučevanj. Novo mesto: Visoka šola za upravljanje in poslovanje. 3. Kavčič, K. 2009. Management oskrbnih verig in model taktnega časa. Koper: Fakulteta za management Koper. 4. Knez, M., M. Cedilnik in B. Semolič. 2007. Logistika in poslovanje logističnih podjetij. Celje: Fakulteta za logistiko Celje - Krško. 5. Požar, D. 2003. Stroškovni in kakovostni vidiki v logistični dobavni verigi. Članek predstavljen na posvetovanju Partnerstvo v logistični dobavni verigi, Inštitut za transport in logistiko, Portorož, Slovenija. 6. Štor, M., F. Mušinovič in B. Urbancl. 2009. Sodobni transport in poslovna logistika. Celje: Fakulteta za komercialne in poslovne vede. 7. Veselko, G. 2006. Management oskrbovalne verige v elektronskem poslovnem okolju. Organizacija 39: 346-5. 8. Veselko, G. 2007. Upravljanje logističnih verig v globalnem okolju. Koper: Društvo za akademske in aplikativne raziskave. 379